Bijlage bij brief met kenmerk <>
Bijlage bij brief met kenmerk <>
Subsidievoorwaarden Stichting Pica ten behoeve van het project <>
Overwegende dat:
1. Stichting Pica tot doel heeft de wetenschappelijke en openbare informatievoorziening in Nederland te bevorderen;
2. Stichting Pica dit onder andere doet door het subsidiëren van projecten en activiteiten die de samenwerking tussen bibliotheken stimuleren;
3. projecten de belangen van de individuele bibliotheken dienen te overstijgen en de samenwerking tussen hen te bevorderen. Tevens dienen de projecten gericht te zijn op het versterken van de rol van de bibliotheek in de informatieketen;
4. wetenschappelijke en/of openbare bibliotheken aanvragen kunnen doen bij Stichting Pica ter verkrijging van subsidie voor projecten die binnen het doel van Stichting Pica vallen;
5. <> een partij is die in aanmerking kan komen voor subsidie;
6. <> een projectvoorstel heeft ingediend bij Stichting Pica;
7. Stichting Pica heeft besloten subsidie te reserveren voor de uitvoering van het Project <>;
8. Stichting Pica afspraken over de toekenning van de subsidie en de verdere wijze van financiering van het Project <> heeft vastgelegd in deze Subsidievoorwaarden;
9. <> door ondertekening van deze Subsidievoorwaarden verklaart akkoord te gaan met voornoemde afspraken.
Definities
Project door <> in het ingediende Projectvoorstel omschreven Project <>.
Projectvoorstel document waarin het Project is omschreven en op basis
waarvan de uitvoering bewaakt wordt.
Projectresultaat resultaten van het project zoals omschreven in het
Projectvoorstel.
Penvoerder instelling die de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het Project op zich heeft genomen, zijnde <>.
Projectuitvoerder instelling die (een deel van) de uitvoering van het Project
op zich heeft genomen; dit kan zowel de Penvoerder zijn als ook één van de deelnemende partijen aan het Project.
Subsidievoorwaarden deze voorwaarden die bepalen op welke wijze het Project
uitgevoerd dient te worden ter verkrijging van subsidie hiervoor.
Algemeen
1. Uitgangspunt voor de projectuitvoering is het Projectvoorstel. Het betreft het document met het kenmerk <>. Dit Projectvoorstel is als bijlage 1 aan de Subsidievoorwaarden gehecht en maakt onlosmakelijk deel uit van de Subsidievoorwaarden.
2. Projectuitvoering vindt plaats in de periode van <> tot en met <>.
3. Voor zover de Penvoerder de uitvoering van bijdragen aan de Projectresultaten opdraagt aan de deelnemende partijen of derden, draagt de Penvoerder zorg voor deugdelijke overeenkomsten met de deelnemende partijen of derden. Deze overeenkomsten geven ten minste de rechten en verplichtingen van de deelnemende partijen aan het Project weer. Verder zullen deze overeenkomsten er ten minste ook toe leiden dat de deelnemende partijen of derden de bijdragen aan het Projectresultaat middels de Creative Commons Naamsvermelding 4.0 Unported licentie beschikbaar stellen.
4. De Penvoerder zal de desbetreffende overeenkomst(en) op eerste verzoek van Stichting Pica aan Stichting Pica doen toekomen.
5. De hierboven genoemde verplichting voor de Penvoerder geldt ook ten aanzien van eventueel gedurende de looptijd van het Project toe te treden deelnemers aan het Project.
6. De Penvoerder dient voorziene overschrijdingen van de begroting van het Project en/of de tijdsplanning tijdig aan Stichting Pica te melden, en eventuele bijstellingen tijdig ter goedkeuring aan Stichting Pica voor te leggen. Stichting Pica meldt de Penvoerder schriftelijk of Stichting Pica instemt met de bijstellingen.
7. Indien het tijdens de projectuitvoering naar de mening van Stichting Pica gewenst of noodzakelijk is het Project niet langer te continueren dan wel de wijze van continuering aan te passen, zal Stichting Pica hierover in overleg treden met de Penvoerder.
Subsidie
8. Stichting Pica kent voor de uitvoering van het Project tot maximaal € <> subsidie toe.
9. Het verkrijgen van eventuele subsidies voor het Project van andere partijen dan Stichting Pica dient ter goedkeuring aan Stichting Pica te worden voorgelegd.
Projectbewaking
10. De inhoud en inrichting van de rapportages is neergelegd in Bijlage 2 (OP TE STELLEN STUKKEN), welke bijlage onlosmakelijk met de Subsidievoorwaarden is verbonden.
Projectresultaten
11. De Penvoerder en eventueel deelnemende partijen dragen er zorg voor dat zij beschikken over auteursrechten, databankrechten en/of andere intellectuele eigendomsrechten (gezamenlijk te noemen: IE-rechten) met betrekking tot hetgeen zij inbrengen in het Project dan wel dat Projectuitvoerder en deelnemende partijen een gebruikslicentie hebben voor het (realiseren van het) in het Projectvoorstel omschreven doel.
12. De Penvoerder en de deelnemende partijen dragen er zorg voor dat de Projectresultaten middels de Creative Commons Naamsvermelding 4.0 Unported licentie door hen beschikbaar wordt gesteld.
13. Indien partijen van mening zijn dat een (tussentijds) Projectresultaat of een eindresultaat van het Project voor commerciële exploitatie vatbaar is, treden zij hierover in overleg.
14. Stichting Pica kan nimmer worden gedwongen om tot eventuele publicatie, niet- commerciële ter beschikkingstelling of commerciële exploitatie over te gaan van de Projectresultaten.
Administratieve procedures
15. De administratieve procedures staan beschreven in Bijlage 3 (OPVRAGEN EN BETAALBAAR STELLEN SUBSIDIE), welke bijlage onlosmakelijk met de Subsidievoorwaarden is verbonden.
Implementatie en exploitatie
16. De Penvoerder stelt een disseminatie- en exploitatieplan op waarin wordt vastgelegd op welke wijze de kennis opgedaan bij de uitvoering van het Project en
bereikte resultaten en producten van het Project, zo optimaal mogelijk worden verspreid danwel benut.
17. Het opstellen van het voornoemde plan maakt onderdeel uit van de activiteiten genoemd in het Projectvoorstel.
18. Bij communicatie over het Project, op welke wijze dan ook, dient melding te worden gemaakt van de financiële ondersteuning door Stichting Pica. In bijlage 4 (TEKST OP TE NEMEN IN COMMUNICATIEVE UITINGEN), is hiervoor een voorbeeldtekst opgenomen. Bijlage 4 is onlosmakelijk verbonden met de Subsidievoorwaarden.
Mediation/arbitrage
19. Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één partij als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. Partijen zullen zich tot het uiterste inspannen, mede door het inschakelen van door het NMI erkende mediators, om geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van het Project onderling op te lossen. Er is sprake van een geschil indien één der partijen zulks in een aangetekende brief aan de wederpartij bekend maakt. Geschillen die niet in onderling overleg dan wel met behulp van een mediator kunnen worden beslecht, zullen worden beslecht door arbitrage waarbij één arbiter wordt aangewezen door Stichting Pica, één arbiter door de Penvoerder en één arbiter (voorzitter) door beide partijen.
Utrecht, <datum ondertekening>
Namens Stichting Pica, Namens <>
<>
Voorzitter Stichting Pica
Bijlage 1 PROJECTVOORSTEL
Bijlage 2
OP TE STELLEN STUKKEN
1. De Penvoerder dient het eindrapport en een financiële rapportage in elektronische vorm in bij Stichting Pica. Daarnaast mogen de stukken ook per papieren post worden toegezonden.
2. De stukken zijn openbaar, tenzij de aard van het project dit niet toelaat. Over het niet openbaar zijn van bepaalde (onderdelen in) stukken dient de Projectvoerder vooraf met Stichting Pica te overleggen.
3. Stichting Pica heeft het recht het eindrapport te verveelvoudigen en op te slaan op elk gewenst medium, alsmede openbaar te maken ten behoeve van de instellingen van de partijen die in Stichting Pica participeren.
4. Bij elke publicatie van het eindrapport van het Project dient de Projectuitvoerder melding te maken van de medefinanciering van Stichting Pica. Daartoe dient hij de tekst zoals opgenomen in Bijlage 4 van de Subsidievoorwaarden in zijn publicatie op te nemen.
Bijlage 3
OPVRAGEN EN BETAALBAAR STELLEN SUBSIDIE
Opvragen en betaalbaar stellen subsidie
1. De Penvoerder mag alleen tegelijk met het indienen van het eindrapport de toegekende subsidie opvragen bij Stichting Pica. Daarnaast dient de Penvoerder een financiële verantwoording (kostenoverzicht) in te dienen in het standaard SURF- formaat. De financiële verantwoording dient dezelfde indeling te volgen als die in het Projectvoorstel, en dus de verdeling naar materiële, personele en overige kosten, en daarbinnen de indeling van het Project in werkpakketten of fases.
2. Indien Stichting Pica het eindrapport en de financiële rapportage goedkeurt, zal Stichting Pica de subsidie betaalbaar stellen waarop de Penvoerder dan recht heeft.
3. Indien Stichting Pica de financiële rapportage afkeurt, stelt Stichting Pica geen subsidie betaalbaar. Stichting Pica stelt vervolgens de verder te volgen procedure vast en brengt de Penvoerder hiervan binnen een redelijke termijn op de hoogte.
4. De Penvoerder dient zelf zorg te dragen voor onderlinge verrekening en betaalbaar stellen van subsidie aan deelnemers in het Project.
5. Stichting Pica stelt in afwachting van de financiële verantwoording maximaal 80% van genoemde subsidiebedrag betaalbaar. De eindafrekening vindt plaats nadat Stichting Pica de financiële verantwoording heeft ontvangen.
6. De Penvoerder verstrekt uiterlijk binnen drie maanden na goedkeuring van het eindrapport door Stichting Pica een financiële verantwoording van de projectkosten (gebaseerd op de financiële verantwoording in de eindrapportage) aan Stichting Pica.
7. Als projectkosten worden uitsluitend in aanmerking genomen de volgende rechtstreeks aan de uitvoering van het Project toe te rekenen, na de indiening van de aanvraag (Projectvoorstel) door de Projectuitvoerder, gemaakte en betaalde kosten:
a. loonkosten, met dien verstande dat wordt uitgegaan van een maximaal uurloon van € 75 per persoon per uur;
b. kosten van verbruikte materialen en hulpmiddelen gebaseerd op historische aanschafprijzen;
c. kosten van de voor het Project aangeschafte machines en apparatuur;
d. kosten van het gebruik voor het Project van machines en apparatuur die in bezit zijn van de deelnemer aan het Project of van derden.
8. De Projectuitvoerder dient in het kader van de toerekening van kosten te voldoen aan de volgende vereisten:
a. Urenregistratie (op basis van urenoverzichten per dag) per medewerker, per maand gedateerd en geautoriseerd. Voor instellingen waar nog geen gebruik wordt gemaakt van een integrale urenregistratie kan voor de bepaling van de uren worden volstaan met een verklaring van tijdsbesteding per medewerker, per werkpakket, per maand. De verklaring van tijdsbesteding dient in dit geval binnen een week na afloop van de maand door de betreffende projectmedewerker aan de projectleider te worden overlegd ter autorisatie.
b. Kosten gemaakt na het einde van de projectperiode zijn alleen declarabel voor zover de kosten betrekking hebben op:
• het opstellen van de eindrapportage;
• de bespreking van de eindrapportage met Stichting Pica.
c. Adequate vastlegging van offertes, bestelformulieren, facturen en betalingsdocumenten;
d. Gedateerde autorisatie van projectkosten door de Projectuitvoerder;
e. Adequate vastlegging van documentatie aangaande besluitvorming tot inhuren van onderaannemers en/of leveranciers;
f. Deugdelijke onderbouwing inzake toerekeningsgrondslagen van kosten.
g. De Projectuitvoerder dient bij de allocatie van de ontvangen projectgelden de verdeling naar werkpakketten zoals opgenomen in de subsidietoekenning te volgen. Substitutie van projectgelden binnen de begroting en besteding is niet toegestaan tenzij Stichting Pica daarvoor schriftelijke toestemming heeft verleend.
Bijlage 4
TEKST OP TE NEMEN IN COMMUNICATIEVE UITINGEN
De Projectuitvoerder is verplicht onderstaande tekst op te nemen in haar communicatieve uitingen betreffende het project. De Projectuitvoerder kan contact opnemen met Stichting Pica om te overleggen over onderstaande tekst en/of aanvullend beeldmateriaal, of over bredere verspreiding van publicaties binnen de relevante doelgroepen.
Verplichte tekst:
Dit project is tot stand gekomen met steun van Stichting Pica, de organisatie die wetenschappelijke en openbare informatievoorziening bevordert door onder meer het financieren van projecten. Meer informatie over Stichting Pica is te verkrijgen bij de secretaris van Stichting Pica.