BESTUURSOVEREENKOMST
BESTUURSOVEREENKOMST
(hieronder wordt ook verstaan het bestuursreglement in de zin der Wet) De onderhavige bestuursovereenkomst gaat in per 1 mei 2020
Preambule
Deze overeenkomst heeft ten doel de in de statuten van de Stichting Noorderpoort (hierna kortweg ‘Stichting’) opgenomen bepalingen met betrekking tot het functioneren van het college van bestuur en de raad van toezicht van de Stichting praktisch uit te werken. Waar in deze overeenkomst over ‘hij/hem’ wordt gesproken, is tevens bedoeld ‘zij/haar’.
Artikel 1. Bestuurstaak
1.1 Het college van bestuur is verantwoordelijk voor de algehele gang van zaken binnen de Stichting. Alle zaken die betrekking hebben op het beleid, de strategie, de beleidsvaststelling en de beleidsuitvoering van de Stichting behoren tot de verantwoordelijkheid van het college van bestuur.
1.2 Het college van bestuur is behoudens de in de statuten gestelde beperkingen gerechtigd tot alle daden van bestuur.
1.3 Deze overeenkomst wordt ondertekend door het college van bestuur en door de raad van toezicht.
1.4 Het college van bestuur is gehouden de raad van toezicht alle relevante informatie te verstrekken over de gang van zaken en de beleidsvoering binnen de Stichting.
1.5 De raad van toezicht heeft een actieve plicht om ten behoeve van haar functioneren zelf informatie te vergaren binnen de Stichting.
1.6 Het college van bestuur faciliteert op verzoek van de raad van toezicht actieve informatievergaring binnen de Stichting en desgewenst bij relevante externe stakeholders.
1.7 Het college van bestuur en de raad van toezicht maken afspraken over de minimale informatievoorziening door het college van bestuur aan de raad van toezicht en over de wijze waarop het college van bestuur de actieve informatievergaring door de raad van toezicht faciliteert.
Artikel 2. Portefeuilleverdeling
2.1 De raad van toezicht benoemt een lid van het college van bestuur tot voorzitter.
2.2 Met inachtneming van het bepaalde in lid 1 regelen de leden van het college van bestuur onderling hun portefeuilleverdeling, waarbij de integrale verantwoordelijkheid van elk lid van het college van bestuur in stand blijft.
2.3 De portefeuilleverdeling behoeft de goedkeuring van de raad van toezicht.
2.4 De portefeuilleverdeling wordt ter kennis gebracht van de binnen de Stichting functionerende medezeggenschapsorganen en van de leidinggevenden binnen de Stichting.
Artikel 3. Verantwoordelijkheid
3.1 De leden van het college van bestuur zijn ten aanzien van hun bestuurstaak vanuit het oogpunt van collegiaal bestuur zowel tezamen als ieder voor zich verantwoording verschuldigd aan de raad van toezicht.
3.2 Het afleggen van verantwoording geschiedt gezamenlijk in een overleg tussen de raad
van toezicht en het college van bestuur mede op basis van een schriftelijke verantwoording.
3.3 De eindverantwoordelijkheid van het college van bestuur geldt onverminderd de individuele verantwoordelijkheid van de leden van het college van bestuur ter zake van de hen toegewezen portefeuilles en op basis daarvan taken en aandachtsgebieden.
Artikel 4. Vergaderingen
4.1 Het college van bestuur vergadert minimaal eenmaal per maand.
4.2 Ieder lid van het college van bestuur is bevoegd wegens dringende redenen een vergadering van het college van bestuur bijeen te roepen.
4.3 De vergaderingen van het college van bestuur zijn besloten, maar het college van bestuur kan desgewenst anderen uitnodigen om met adviserende stem aan de beraadslagingen deel te nemen.
4.4 Elk lid van het college van bestuur is bevoegd de beleidsvoering van de collega in de vergadering aan de orde te stellen.
4.5 De vergaderingen van het college van bestuur worden geleid door de voorzitter.
Artikel 5 Besluitvorming
5.1 Besluiten kunnen slechts worden genomen in een vergadering van het college van bestuur, waarbij beide leden van het college van bestuur aanwezig zijn.
5.2 Besluitvorming vindt in beginsel plaats op basis van consensus. Consensus is aanwezig als beide leden van het college van bestuur instemmen met het besluit.
5.3 Indien geen consensus wordt bereikt, wordt het betreffende voorstel geagendeerd voor besluitvorming in de eerstvolgende vergadering van het college van bestuur.
5.4 Wanneer wederom geen consensus kan worden bereikt, heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.
5.5 De besluiten van het college van bestuur worden openbaar gemaakt voor zover dit krachtens wettelijke bepalingen vereist is of - daarenboven – indien het belang van de Stichting hierom vraagt. De leden van het college van bestuur bepalen gezamenlijk de wijze van verslaglegging en openbaarmaking.
Artikel 6. Evaluatie en conflicten
6.1 Het college van bestuur evalueert één maal per jaar de eigen werkwijze en het gezamenlijk en individueel functioneren van zijn leden.
6.2 Het college van bestuur informeert de raad van toezicht over de uitkomsten van de in lid 1 bedoelde evaluatie. De raad van toezicht kan deze informatie betrekken bij de
periodieke functioneringsgesprekken die hij met de (leden van) het college van bestuur voert.
6.3 Het college van bestuur voert ten minste eenmaal jaar, desgewenst onder leiding van een onafhankelijke derde, een gesprek met de raad van toezicht over hun onderlinge samenwerking en leggen de resultaten daarvan vast.
6.4 In geval van conflicten binnen het college van bestuur wordt de raad van toezicht daarover terstond geïnformeerd.
6.5 In geval van ernstige conflicten tussen de raad van toezicht en (een lid van) het college van bestuur als geheel wordt voor de procedure hieromtrent verwezen naar arbeidsovereenkomsten tussen de Stichting en de leden van het college van bestuur.
Artikel 7. Waarneming
7.1 De leden van het college van bestuur nemen elkaar waar.
7.2 De in het kader van het eerste lid gemaakte onderlinge afspraken worden ter kennis gebracht van de raad van toezicht, van de binnen de Stichting functionerende medezeggenschapsorganen en van de leidinggevenden binnen de Stichting.
Artikel 8. Belanghebbendenbeleid
8.1 Het college van bestuur stelt een beleid op over de dialoog met zogenaamde externe belanghebbenden, zulks na overleg met de raad van toezicht. Het college van bestuur publiceert dit via de website van de Stichting en rapporteert over de uitvoering van dit beleid in het jaarverslag van de Stichting.
8.2 Het door het college van bestuur vastgestelde externe belanghebbendenbeleid behoeft de goedkeuring van de raad van toezicht.
8.3 Het college van bestuur bespreekt het gevoerde beleid aangaande de dialoog met de externe belanghebbenden en de verantwoording daarover met de binnen de Stichting
functionerende medezeggenschapsorganen.
Artikel 9. Belangenverstrengeling
9.1 Elk lid van het college van bestuur is zich er van bewust dat in zijn handelen en nalaten belangenverstrengeling aan de orde zou kunnen zijn. Hij spant zich er voor in om belangenverstrengeling (of de schijn daarvan) te voorkomen. Zodra hij redelijkerwijs tot de conclusie moet komen dat er sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling of daarop door een derde wordt aangesproken meldt hij dit aan zijn collega lid van het college van bestuur en aan de voorzitter van de raad van toezicht. Hij verschaft de voorzitter van de raad van toezicht en zijn collega daarover alle relevante informatie.
9.2 Indien de voorzitter van de raad van toezicht en zijn collega unaniem tot de conclusie komen dat er in redelijkheid sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling draagt de bestuurder de behartiging van en de besluitvorming aangelegenheid of aangelegenheden per direct over aan diens collega.
9.3 Indien enigerlei twijfel bestaat of blijft bestaan over de (veronderstelde) belangenverstrengeling beslist de raad van toezicht buiten aanwezigheid van de betrokken bestuurder hoe daarmee wordt omgegaan.
Artikel 10 Toezicht
10.1 De raad van toezicht heeft op grond van de wet en de statuten van de Stichting de navolgende taken en bevoegdheden:
a. Het benoemen, schorsen, ontslaan en vaststellen van de bezoldiging van de leden van het college van bestuur;
b. Het goedkeuren van deze bestuursovereenkomst;
c. Het goedkeuren van de begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en – voor zoveel van toepassing - het strategisch meerjarenplan van de Stichting;
d. Het toezien op de naleving van de wettelijke verplichtingen en de omgang met de branchecode door het college van bestuur;
e. Het toezien op de rechtmatige verwerving en op de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen van de Stichting;
f. Het aanwijzen van een accountant die verslag uitbrengt aan de raad van toezicht;
g. Het jaarlijks afleggen van verantwoording over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden in het jaarverslag van de Stichting;
h. Het zo nodig voorzien in het interim bestuur van de Stichting
i. Het benoemen, schorsen en ontslaan van de leden van de raad van toezicht;
j. Vaststellen en wijzigen van de statuten van de Stichting.
10.2 De raad van toezicht evalueert jaarlijks de leden van het college van bestuur en eveneens het functioneren van het college als team en bespreekt met hen de verwachtingen en wensen voor
de toekomst. De raad van toezicht zorgt voor vastlegging van de conclusies en afspraken in een dossier dat wordt beheerd door de raad van toezicht.
10.3 Jaarlijks evalueert de raad van toezicht zijn eigen inrichting en functioneren als collectief en de bijdragen van de afzonderlijke leden. Het college van bestuur geeft evenwel vooraf aan hoe het tegen het functioneren van de raad van toezicht en zijn leden aankijkt. Conclusies en afspraken worden vastgelegd in een dossier dat door de raad van toezicht wordt beheerd.
10.4 Het is voor de leden van de raad van toezicht niet toegestaan om benoemd te worden in of te solliciteren naar een functie in het college van bestuur bij de Stichting of een instelling die daarmee samenhangt of daaruit voortkomt.
10.5 De raad van toezicht vermijdt bij de uitoefening van zijn taken belangenverstrengeling. De leden melden mogelijke belangenverstrengeling bij de voorzitter. Deze leden van de raad van toezicht nemen niet deel aan discussie en besluitvorming bij tegenstrijdige belangen.
Artikel 11. Ondernemingsraad en Centrale studentenraad
11.1 Periodiek overleg met de ondernemingsraad en de Centrale studentenraad wordt gevoerd door het college van bestuur. Ten minste éénmaal per jaar voert de raad van toezicht inhoudelijk overleg met de ondernemingsraad over onderwerpen ter zake waarvan de raad van toezicht bevoegd is.
Artikel 12. Scholen en Stafdirecties
12.1 Het college van bestuur bepaalt bij procuratieregeling en een eventueel afzonderlijke overeenkomst welke taken en bevoegdheden aan de scholen- en staf directies worden toegekend. Deze regeling en eventuele overeenkomst worden ter kennisname en advies voorgelegd aan de raad van toezicht.
Artikel 13. Vaststelling van deze overeenkomst
13.1 Deze overeenkomst kan worden aangehaald als “Bestuursovereenkomst Stichting Noorderpoort”.
13.2 Wijziging van deze overeenkomst geschiedt door het college van bestuur en vaststelling daarvan slechts na verkregen goedkeuring door de raad van toezicht.
xxxxxxx X. Xxxxxxx voorzitter Raad van Toezicht