Samenwerkingsovereenkomst Pleegouderraad Parlan en Parlan Publicatie datum: 16 december 2021 Status: Vastgesteld
Publicatie datum: 16 december 2021 |
Status: Vastgesteld |
Inhoud
Afspraken over het omgaan met informatie 4
Bevoegdheden van de pleegouderraad 4
Procedure voordracht raad van Toezicht 5
Begripsbepaling
Artikel 1
In deze samenwerkingsovereenkomst wordt verstaan onder:
x. xxxx van bestuur: het orgaan dat belast is met de leiding van de instelling en de instelling vertegenwoordigt in het overleg met de pleegouderraad. De raad van bestuur kan deze taak delegeren naar een directeur of manager;
b. instelling: Parlan te Alkmaar, zijnde de instelling die diensten verleent aan cliënten;
c. raad van toezicht: het orgaan dat toezicht houdt op toezicht op het beleid en de gang van zaken van het bestuur.
x. xxxxxxxx: een jeugdige of ouder/vertegenwoordiger ten behoeve van wie de instelling werkzaam is.
e. pleegouderraad: een door de instelling ingesteld orgaan dat de gemeenschappelijke belangen van pleegouders behartigt en functioneert op basis van de Wmcz 2018;
f. coach/ondersteuner: de persoon die de pleegouderraad organisatorisch, secretarieel en inhoudelijk ondersteunt, adviseert en coacht;
g. LCvV: de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden is de commissie die is ingesteld door branche- en cliëntenorganisaties in de zorg en optreedt als commissie van vertrouwenslieden zoals bedoeld in artikel 14 van de Wmcz 2018;
h. wet: de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018.
De overlegvergadering
Artikel 2
1. De pleegouderraad en de raad van bestuur komen bijeen volgens een, door hen in onderling overleg jaarlijks vast te stellen, vergaderrooster. De ambitie is dat (een afvaardiging van) de raad van bestuur en de pleegouderraad minimaal 2 keer per jaar vergaderen.
2. Voorts komen de raad van bestuur en de pleegouderraad bijeen binnen twee weken nadat de pleegouderraad of de raad van bestuur daar schriftelijk, onder opgave van 3 redenen, om heeft verzocht. Dit verzoek wordt ingediend bij de voorzitter, via de coach/ondersteuner.
Artikel 3
1. Aan de overlegvergadering wordt deelgenomen door de raad van bestuur en de pleegouderraad.
2. De raad van toezicht vergadert één keer per jaar met de pleegouderraad, gekoppeld aan het overleg genoemd in artikel 6 lid 2.
3. Een overlegvergadering wordt niet gehouden als minder dan de helft van het aantal leden van de pleegouderraad aanwezig is of als de raad van bestuur afwezig is. Indien een vergadering op grond van het bepaalde in de eerste volzin niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven met dezelfde agenda. Deze vindt plaats in de eerste of tweede week na de afgelaste vergadering. Deze tweede vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal afwezige leden van de pleegouderraad.
4. Zowel de pleegouderraad als de raad van bestuur kan zich tijdens de overlegvergadering laten bijstaan door één of meer deskundigen.
Artikel 4
1. De overlegvergadering wordt beurtelings voorgezeten door de voorzitter van de pleegouderraad en de raad van bestuur, tenzij beide in onderling overleg een andere regeling treffen.
Artikel 5
1. Het voorstel voor de agenda voor de overlegvergadering wordt opgesteld voorafgaand aan een agendaoverleg door de coach/ondersteuner van de pleegouderraad, in overleg met de voorzitter en de raad van bestuur.
2. Tijdens het agendaoverleg met de Raad van bestuur, de voorzitter van de pleegouderraad, de secretaris van de pleegouderraad, de bestuurssecretaris en de coach/ondersteuner van de pleegouderraad wordt de definitieve agenda vastgesteld.
3. De overlegvergadering wordt door de coach/ondersteuner bijeengeroepen, ten minste zeven dagen voordat de vergadering wordt gehouden. De coach/ondersteuner voegt bij de oproep de agenda en de bijbehorende stukken.
4. De coach/ondersteuner is verantwoordelijk voor het (doen) opstellen van een verslag van de overlegvergadering. Dit verslag wordt tijdens de eerstvolgende overlegvergadering vastgesteld.
5. Een overlegvergadering wordt door de voorzitter geschorst wanneer de pleegouderraad of de raad van bestuur voor een bepaald onderwerp afzonderlijk beraad wenselijk acht.
Afspraken over het omgaan met informatie
Artikel 6
1. De raad van bestuur verstrekt de pleegouderraad, tijdig en desgevraagd, schriftelijk en/of mondeling alle inlichtingen en gegevens die de pleegouderraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft.
2. De raad van bestuur verstrekt 4 maal per jaar kwartaalrapportage aan de pleegouderraad.
3. De raad van bestuur verstrekt de pleegouderraad voorts ten minste één keer per jaar mondeling of schriftelijk algemene gegevens over het beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en dat in het komende tijdvak zal worden gevoerd.
4. De raad van bestuur verstrekt in de laatste vergadering van het jaar een overzicht van de te verwachten adviesaanvragen in het komende kalenderjaar. Tevens verstrekt de raad van bestuur overige documenten en nota's die de pleegouderraad nodig heeft voor het vaststellen van zijn werkplan.
5. De pleegouderraad ontvangt het geanonimiseerde jaarverslag van de klachtencommissie en klachtenfunctionaris.
Artikel 7
1. De pleegouderraad houdt de raad van bestuur op de hoogte van de wijze waarop de pleegouderraad met de pleegouders overlegt en van de wijze waarop de pleegouderraad de pleegouders informeert.
2. De pleegouderraad verstrekt de raad van bestuur alle relevante informatie.
Artikel 8
1. De raad van bestuur geeft de pleegouderraad de gelegenheid pleegouders en medewerkers te informeren over het werk van de pleegouderraad en de resultaten daarvan.
2. De raad van bestuur ondersteunt de pleegouderraad bij het regelmatig inventariseren van de wensen en meningen van de betrokken pleegouders en hun vertegenwoordigers.
Artikel 9
1. De raad van bestuur maakt in zijn jaarverslag gebruik van de gegevens uit het jaarverslag van de pleegouderraad.
Bevoegdheden van de pleegouderraad
Artikel 10
1. De pleegouderraad is bevoegd de raad van bestuur (ongevraagd) te adviseren over alle onderwerpen die voor pleegouders van belang zijn.
2. De raad van bestuur neemt geen, van een schriftelijk door de pleegouderraad gedaan advies, afwijkend besluit dan nadat dit besluit tenminste éénmaal in de overlegvergadering aan de orde is geweest.
3. De raad van bestuur doet van een besluit over een schriftelijk gedaan advies van de pleegouderraad schriftelijk, en, voor zover hij van het advies afwijkt, onder opgave van redenen, mededeling aan de pleegouderraad.
4. Wanneer de pleegouderraad een schriftelijk advies doet over één van de onderwerpen genoemd in het tweede lid van artikel 12, neemt de raad van bestuur geen van dat advies afwijkend besluit, tenzij hij het besluit moet nemen op grond van een wettelijk voorschrift of nadat de Commissie van Vertrouwenslieden heeft vastgesteld dat de raad van bestuur, bij afweging van de betrokken belangen, in redelijkheid het voorgenomen besluit kan nemen.
Artikel 11
1. In de medezeggenschapsregeling (artikel 13) is vastgelegd over welke voorgenomen besluiten de raad van bestuur de pleegouderraad in ieder geval in de gelegenheid stelt advies uit te brengen.
2. In de medezeggenschapsregeling (artikel 14) is vastgelegd over welke voorgenomen besluiten de raad van bestuur de pleegouderraad om instemming vraagt.
Artikel 12
1. De pleegouderraad kan bijeenkomsten voor pleegouders organiseren. Hierbij moet rekening worden gehouden met de algemene regels van de instelling en de huisregels van de afdelingen. De pleegouderraad draagt zorg voor afstemming met de betreffende afdelingen over de organisatie van het overleg met de pleegouders.
2. De pleegouderraad kan informatie verstrekken aan pleegouders over alle aangelegenheden die de pleegouderraad van belang acht.
3. De pleegouderraad kan medewerkers van de instelling raadplegen of deskundigen van buiten de instelling om informatie, bijstand en advies vragen.
Vergoeding
Artikel 13
De leden van de pleegouderraad ontvangen vergader-, reiskosten- en (indien nodig) oppasvergoeding. De hoogte van deze vergoedingen worden jaarlijks vastgesteld en vastgelegd in de notulen.
Procedure voordracht raad van Toezicht
Artikel 14
1. De pleegouderraad heeft het recht op bindende voordracht van 1 lid van de raad van toezicht.
2. Wanneer het lid van de raad van toezicht dat op bindende voordracht van de pleegouderraad is benoemd terugtreedt, wordt de pleegouderraad hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld door de raad van toezicht.
3. De raad van toezicht en de pleegouderraad spreken een termijn af waarbinnen de pleegouderraad een voordracht zal doen.
4. De raad van toezicht benoemt de kandidaat die de pleegouderraad heeft voorgedragen, tenzij deze kandidaat niet voldoet aan de eisen die volgens de statuten van de zorgaanbieder gelden voor alle leden van de raad van toezicht.
5. Indien de pleegouderraad geen gebruik maakt van zijn bevoegdheid om een kandidaat voor te dragen, is de raad van toezicht vrij om een kandidaat te benoemen die niet is voorgedragen door de pleegouderraad. Dit is ook het geval als de pleegouderraad geen voordracht doet binnen de in het derde lid bedoelde termijn. Na het verstrijken van de zittingstermijn van degene die is benoemd op basis van deze bepaling, wordt de pleegouderraad opnieuw in de gelegenheid gesteld om een kandidaat ter benoeming voor te dragen.
Geschillenregeling
Artikel 15
1. Geschillen tussen de raad van bestuur en pleegouderraad over de uitvoering van de wet en de samenwerkingsovereenkomst worden voorgelegd aan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden,
2. Bij inschakeling van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden stelt de raad van bestuur dan wel de pleegouderraad de andere partij terstond op de hoogte.
3. De kosten voor de Commissie van Vertrouwenslieden worden gedragen door de zorgaanbieder.
Slotbepalingen
Artikel 16
1. De samenwerkingsovereenkomst gaat in op de datum waarop deze is ondertekend door pleegouderraad en raad van bestuur.
2. ledere wijziging van de samenwerkingsovereenkomst treedt pas in werking nadat tenminste tweederde van het aantal leden van de pleegouderraad en de raad van bestuur hiermee ingestemd heeft.
3. De samenwerkingsovereenkomst eindigt door schriftelijke opzegging door een van beide partijen, met een opzegtermijn van drie maanden en met schriftelijke opgaaf van redenen.
4. De samenwerkingsovereenkomst zal na inwerkingtreding iedere jaarlijks door de pleegouderraad en de raad van bestuur worden geëvalueerd. Uiterlijk drie maanden voor het einde van deze periode maken de pleegouderraad en de zorgaanbieder een afspraak over de wijze waarop de evaluatie plaatsvindt.
5. Zowel de raad van bestuur als de pleegouderraad kunnen voorstellen doen ter verbetering/aanpassing van dit reglement.
6. Aangelegenheden die beide partijen raken maar die niet in de samenwerkingsovereenkomst zijn geregeld, worden behandeld in de geest van deze overeenkomst.
Contactpersonen
Onderwerp | Naam/ afdeling | Email adres | telefoonnummer |
Ondersteuner POR, praktische zaken | Xxxxx van ‘t Voort | 06-11040402 | |
Financien | bestuurssecretariaat | nvt | |
Communicatie | Xx.xxx | nvt | |
Organisatorische vragen/onderwerpen op bestuursniveau | bestuurssecretariaat | nvt |
Aldus vastgesteld en ondertekend op 16 december 2021 te Alkmaar.
Namens de instelling: Namens de pleegouderraad:
…………………………………… ……………………………………
Xxxxxxxx Xxx-Xxxxxxx, Xxxxxxxxx Xx Xxxx
Bestuurder Voorzitter pleegouderraad