OPRICHTINGSAKTE DIENSTVERLENENDE VERENIGING WESTHOEK
OPRICHTINGSAKTE DIENSTVERLENENDE VERENIGING WESTHOEK
In het jaar tweeduizend zeventien, op tweeëntwintig december,
voor mij, mevrouw Xxxx Xxxxxxx, burgemeester van Diksmuide, te Diksmuide.
ZIJN VERSCHENEN
De navolgende gemeenten,
1. De gemeente Alveringem, met zetel te 0000 Xxxxxxxxxx, Xxxx-Xxxxxxxxxxxxx 00.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxxxx Xxxxxxxxx, wonende te Alveringem (rijksregisternummer: 57.11.16-327.79 ; identiteitskaartnummer: 592-4777611-54)
De secretaris, Xxxxxx Xxxxx, wonende te Menen (rijksregisternummer: 74.02.05-199.55
; identiteitskaartnummer: 000-0000000-00)
2. De gemeente De Panne, met zetel te 8660 De Panne, Xxxxxxx 00.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxx Xxxxxxxx, wonende te De Panne (rijksregisternummer: 69.03.05- 254.96; identiteitskaartnummer: 592-0016389-77)
De secretaris, Xxxxxx Xxx Xxxxxx, wonende te De Panne (rijksregisternummer: 73.05.10-
104.97 ; identiteitskaartnummer: 592-0370283-18)
3. De stad Diksmuide, met zetel te 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxx 0.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxx Xxxxxxx , wonende te Diksmuide (rijksregisternummer: 69.05.16- 138-90; identiteitskaartnummer: 592-0261321-84)
De secretaris, Xxxxx Xxxxxx, wonende te Koekelare (rijksregisternummer: 79.11.08-
058.80 ; identiteitskaartnummer: 591-8582494-36)
4. De gemeente Heuvelland, met zetel te 8950 Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxx 00.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxx Xxxxxxxx, wonende te Heuvelland (rijksregisternummer:
53.09.09-397.24; identiteitskaartnummer: 592-2402085-58)
De secretaris, Xxxxxx Xxxxxxxxxx, wonende te Heuvelland (rijksregisternummer: 69.05.07-245.59 ; identiteitskaartnummer: 592-5629287-70)
5. De gemeente Houthulst, met zetel te 8650 Houthulst, Xxxxx 0
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De eerste schepen, Xxxx Xxxxxxxx, wonende te Houthulst (rijksregisternummer:
55.07.14-427.66 ; identiteitskaartnummer: 000-0000000-00 ) – op basis van het delegatiebesluit als bijlage, ondertekend door de burgemeester Xxx Xxxxxxxxxxxxx op 13 december 2017.
De secretaris, Xxxxxxxx Xxxxxxx, wonende te Houthulst (rijksregisternummer: 52.10.21-
260.78 ; identiteitskaartnummer: 592-2522772-77)
6. De stad Ieper, met zetel te 0000 Xxxxx, Xxxxx Xxxxx 00.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De voorzitter gemeenteraad, Xxx Xxxxxxxxx, wonende te Ieper (rijksregisternummer: 69.10.18-017-89; identiteitskaartnummer: 592-7082178-95).
De secretaris, Xxxxxx Xxxxxxxxxx, wonende te Ieper (rijksregisternummer: 68.05.07- 327.53; identiteitskaartnummer: 592-5863439-64)
7. De gemeente Koekelare, met zetel te 0000 Xxxxxxxxx, Sint-Maartensplein19.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxxxxx Xxxxxxx, wonende te Koekelare (rijksregisternummer: 64.08.05-245.35 ; identiteitskaartnummer: 591-9935811-09)
De secretaris, Xxxxxx Xxxx, wonende te Koekelare (rijksregisternummer: 77.03.14-
075.76 ; identiteitskaartnummer: 591-7547895-39)
8. De gemeente Kortemark, met zetel te 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 00.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxx Xxxxxxxxxx, wonende te Kortemark (rijksregisternummer: 62.04.14-337-88 ; identiteitskaartnummer: 592-1612929-94)
De secretaris, Xxxx Xx Xxxxx, wonende te Ichtegem (rijksregisternummer: 81.06.29-
256.35 ; identiteitskaartnummer: 592-3450209-97)
9. De gemeente Langemark-Poelkapelle, met zetel te 0000 Xxxxxxxxx-Xxxxxxxxxxx, Kasteelstraat 1.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxxx Xxxxxxx, wonende te Langemark-Poelkapelle (rijksregisternummer: 66.04.22-223.46 ; identiteitskaartnummer: 592-6954402-68)
De secretaris, Xxxxxx Xx Xxxxxx, wonende te Langemark-Poelkapelle (rijksregisternummer: 71.02.28-096-84 ; identiteitskaartnummer: 591-7306926-18)
10. De stad Lo-Reninge, met zetel te 8647 Lo-Reninge, Xxxxx 00.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxx Xxxxxxx , wonende te Lo-Reninge (rijksregisternummer:
60.11.23-259.97 ; identiteitskaartnummer: 000-0000000-00)
De secretaris, Xxxx Xxxxxxxx , wonende te Lo-Reninge (rijksregisternummer: 59.01.26-
315.54 ; identiteitskaartnummer: 592-0292726-61)
11. De stad Mesen, met zetel te 8957 Mesen, Xxxxx 00.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxxx Xxxxxx , wonende te Mesen (rijksregisternummer: 69.05.05- 449.12; identiteitskaartnummer: 591-9578542-88)
De secretaris, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, wonende te Ieper (rijksregisternummer: 62.03.17-
235.93 ; identiteitskaartnummer: 592-1051593-97)
12. De stad Nieuwpoort, met zetel te 0000 Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxxx 0.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, wonende te Nieuwpoort (rijksregisternummer: 54.06.14-367.01 ; identiteitskaartnummer: 591-7758413-67)
De secretaris, Xxxxxx Xxxxxxxx , wonende te Nieuwpoort (rijksregisternummer: 79.06.24-
185.20 ; identiteitskaartnummer: 79.06.24-185-20)
13. De stad Poperinge, met zetel te 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxx 0.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, wonende te Poperinge (rijksregisternummer: 73.08.22-075.78 ; identiteitskaartnummer: 591-8128467-66)
De secretaris, Xxxxxxxxxx Xxxxx, wonende te Poperinge (rijksregisternummer: 66.03.27-
227.79 ; identiteitskaartnummer: 592-1226184-88)
14. De stad Veurne, met zetel te 8630 Veurne, Sint-Denisplaats 16.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De voorzitter gemeenteraad, Xxxxx Xxxxx, wonende te Veurne (rijksregisternummer: 56.01.07-043.57 ; identiteitskaartnummer: 592-3885983-50)
De secretaris wnd., Xxxxxx Xxxxxx, wonende te De Panne (rijksregisternummer: 80.07.27-
312.25 ; identiteitskaartnummer: 592-6472302-58)
15. De gemeente Vleteren, met zetel te 8640 Vleteren, Xxxxxxxxxxxxx 00.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxxxxx Xxxxxxxx, wonende te Vleteren (rijksregisternummer: 66.04.14-483-26 ; identiteitskaartnummer: 592 0692068 54)
De secretaris, Xxxx Xxxxxxxxxxxx, wonende te Vleteren (rijksregisternummer: 80.01.09-
152.04 ; identiteitskaartnummer: 592-0852959-22)
16. De gemeente Zonnebeke, met zetel te 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxxx 0.
Hier vertegenwoordigd door de gemeenteraad waarvoor de akte wordt ondertekend door: De burgemeester, Xxxx Xxxxx, wonende te Zonnebeke (rijksregisternummer: 55.12.20- 257-91 ; identiteitskaartnummer: 591-9824296-44)
De secretaris wnd., Xxxxx Xxxxxxxxxx , wonende te Langemark-Poelkapelle (rijksregisternummer: 88.02.23-395.01 ; identiteitskaartnummer: 592-6156891-91)
17. De “WEST-VLAAMSE INTERCOMMUNALE”, dienstverlenende vereniging, afgekort “WVI”, waarvan de maatschappelijke zetel en kantoren gevestigd zijn te 0000 Xxxxxx (Assebroek), Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, B.T.W.-nummer 0205.157.869, ondernemingsnummer 0205.157.869.
Intergemeentelijk samenwerkingsverband beheerst door het decreet van 6 juli 2001 houdende de Intergemeentelijke Samenwerking, waarvan de oprichting en het ontwerp der statuten goedgekeurd werden bij Koninklijk Besluit van 28 januari 1964, gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 19 februari 1964, opgericht bij onderhandse akte van 30 mei 1964, waarvan de statuten werden neergelegd ter Griffie van de Rechtbank van Koophandel te Brugge op 9 juni 1964 onder nummer A/119, gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 18 juni 1964 onder nummer 19.157, en waarvan de statuten het laatst werden gewijzigd bij besluit van de buitengewone algemene vergadering van 26 mei 2016, verschenen in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van 5 juli 2016 en goedgekeurd bij Ministerieel Besluit van 22 juli 2016.
Hier vertegenwoordigd door Xxxxx Xxxxxxx wonende te Oudenburg (rijksregisternummer: 61.11.29-351.40 ; identiteitskaartnummer: 592-0777984-28), algemeen directeur en Xxxx Xxxxxxxxxx wonende te Kortemark (rijksregisternummer: 62.04.14-337-88 ; identiteitskaartnummer: 592-1612929-94), die optreden als vertegenwoordiger van de WVI.
Xxxxx rechtspersonen naar Belgisch recht en hierna gezamenlijk “oprichters” genoemd.
Alle voormelde gemeenten zijn vertegenwoordigd overeenkomstig artikel 182, §1 van het Gemeentedecreet door de voorzitters van de gemeenteraden of de burgemeester en de gemeentesecretarissen, of de personen aan wie zij de bevoegdheid hebben opgedragen tot ondertekening overeenkomstig artikel 184 van het Gemeentedecreet. De opdrachten tot ondertekening en medeondertekening zijn als bijlage 1 bij deze akte gevoegd.
Comparanten verklaren een intergemeentelijk samenwerkingsverband met rechtspersoonlijkheid op te richten overeenkomstig het Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking (hierna genoemd “het decreet” of afgekort “DIS”) meer bepaald een dienstverlenende vereniging genaamd Westhoek met zetel te Xxxxx Xxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx.
Zij verzoeken mij in mijn hoedanigheid van burgemeester van de gemeente waar de zetel wordt gevestigd, om in overeenstemming met artikel 30 van het Decreet de oprichtingsakte te verlijden. Onverminderd het administratief goedkeuringstoezicht, verkrijgt deze oprichtingsakte krachtens artikel 30 van het Decreet geldigheid op datum van haar dagtekening door de ondertekening door de vertegenwoordigers van alle aan de oprichting deelnemende gemeenten.
VOORAFGAANDE UITEENZETTING
De comparanten verklaren dat, overeenkomstig artikel 25 en volgende van het Decreet, een overlegorgaan is opgericht dat aan de deelnemende gemeenten een bundel ter beschikking heeft gesteld waarin volgend documenten werden opgenomen:
• Een grondige motiveringsnota;
• Een bestuursplan met een omschrijving van de maatschappelijke opdrachten en de daaraan verbonden wijze van dienstverlening, en met een beschrijving van de bestuurlijke organisatie van de opdrachthoudende vereniging;
• Een ondernemingsplan voor een periode van zes jaar, met een omschrijving van de bedrijfsopdrachten, de financiële structuur en de in te zetten middelen, en de controlemogelijkheden op de uitvoering;
• Een ontwerp van statuten.
Het overlegorgaan heeft op vijftien september tweeduizend zeventien bij consensus goedkeuring verleend aan een definitief voorstel houdende de intergemeentelijke samenwerking voor de verhoging van de bestuurskracht van Westhoekgemeenten door de oprichting van de dienstverlenende vereniging Westhoek.
De gemeenteraadsbeslissingen tot goedkeuring van het definitieve voorstel, waarvan de laatste is genomen op eenentwintig december tweeduizend zeventien, worden als bijlage 2, samen met de motiveringsnota als bijlage 3, het bestuursplan als bijlage 4 en het ondernemingsplan als bijlage 5 bij deze oprichtingsakte gevoegd.
Door de oprichting van de dienstverlenende vereniging (DVV) Westhoek wordt het overlegorgaan ambtshalve ontbonden.
De 18 lokale besturen uit de regio Westhoek en de WVI werken sinds 1994 beleidsmatig samen via het Westhoekoverleg. Deze samenwerking berust op een overeenkomst die telkens vanaf het begin van een lokale legislatuur voor een periode van 6 jaar door de respectieve gemeenteraden wordt goedgekeurd. Sinds 2005 wordt verdergaande samenwerking gestructureerd via de interlokale vereniging Westhoekpersoneel (WHP). De 17 gemeenten en de WVI zijn in de Algemene Vergadering van Westhoekoverleg en het beheerscomité van WHP vertegenwoordigd door respectievelijk de burgemeester en de algemeen directeur.
Westhoekoverleg zal als beleidsvoorbereidend overlegorgaan blijven bestaan in ondersteuning van de 18 lokale besturen en hun intergemeentelijke samenwerking. De Dienstverlenende Vereniging wordt opgericht om de beleidsuitvoering m.b.t. de intergemeentelijke samenwerking van de Westhoekgemeenten efficiënter te laten verlopen.
De comparanten verklaren vervolgens dat de statuten van de dienstverlenende vereniging Westhoek als volgt luiden:
STATUTEN
Artikel 1. Definities
Coördinator: de persoon die belast wordt met het ondersteunen van de bijeenkomsten van het Westhoekoverleg, hij/zij is tevens secretaris van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van de DVV Westhoek.
Westhoekoverleg: de conferentie van 18 burgemeesters van de Westhoek (arr. Diksmuide, Ieper en Veurne), het OCMW voorzittersoverleg en secretarissenoverleg van dezelfde groep van Westhoekgemeenten.
TITEL I. – NAAM, RECHTSVORM, DOEL, ZETEL, DUUR, DEELNEMERS, AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 2. Naam
De dienstverlenende vereniging zoals omschreven door onderhavige statuten is onderworpen aan het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. Zij wordt dienstverlenende vereniging Westhoek, afgekort DVV Westhoek genoemd.
Artikel 3. Rechtsvorm
De vereniging neemt de rechtsvorm aan van een ‘dienstverlenende vereniging’ overeenkomstig artikel 12 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking (hierna vermeld als “het decreet”).
De vereniging is een publiekrechtelijke rechtspersoon met een rechtsvorm waarvan de kenmerken vastgesteld zijn krachtens de bepalingen van het decreet. Ongeacht haar doelstellingen hebben haar verbintenissen geen handelskarakter.
Voor al wat niet uitdrukkelijk geregeld is door dit decreet noch door onderhavige statuten, zijn op het samenwerkingsverband met rechtspersoonlijkheid de bepalingen van toepassing van het wetboek voor de vennootschappen die gelden voor de vennootschapsvorm van de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid.
Artikel 4. – Doel
De DVV Westhoek wordt opgericht om beleidsondersteuning te bieden aan en beleidsuitvoerend te werken voor de lokale besturen voor drie grote pijlers: regionale samenwerking, intergemeentelijke personeelsleden, regionale projecten. Voor elk van deze pijlers wordt gewerkt binnen de benoemde beleidsdomeinen (cf. infra).
De DVV Westhoek streeft volgende maatschappelijke doelstellingen na:
- de samenwerking tussen de deelnemende lokale besturen te bevorderen in functie van een versterking van de deelnemende besturen en een versterking van de ontwikkeling van de streek.
- het ondersteunen van de aangesloten deelnemers bij beheers-, beleidsmatige en uitvoerende taken die ertoe bijdragen dat de besturen zich verder kunnen focussen op de kwalitatieve uitvoering van hun kerntaken en dienstverlening. Dit kan onder meer door diensten door personeel van de dienstverlenende vereniging te laten verlenen in dienste van deelnemende lokale besturen.
- het uitvoeren van projecten in opdracht van en onder de voorwaarden bepaald door de deelnemers binnen de beleidsdomeinen van de dienstverlenende vereniging.
- Adviesverlening, belangenbehartiging, organiseren van (o.a. interbestuurlijk) overleg, netwerking en opleiding.
Deze doelstellingen zijn van toepassing binnen de beleidsdomeinen waarop de deelnemende besturen verantwoordelijkheid en bevoegdheid hebben. Concreet gaat het over de domeinen administratie en financiën, bestuurszaken, communicatie, dierenwelzijn, economie en tewerkstelling, e-government, erfgoed, handhaving, ICT, GIS en digitalisering, informatieveiligheid, juridische ondersteuning, mobiliteit, omgeving
(milieu, natuur en ruimtelijke ordening), personeel en organisatie, technische diensten, vrije tijd (cultuur, sport, jeugd), veiligheid en preventie, welzijn en samenleving, wonen, participatie en proces- en projectregie. Dit kan indien nodig uitgebreid worden.
De vereniging mag alle verrichtingen doen, die betrekking hebben op haar doel of die de verwezenlijking van dit doel kunnen bevorderen of vergemakkelijken.
De dienstverlening wordt verstrekt op kostendelende basis, dit wil zeggen dat de deelnemers aan de dienstverlenende vereniging enkel hun aandeel in de individuele en gezamenlijke uitgaven en kosten, verbonden aan de geleverde diensten, betalen.
Artikel 5. Zetel
De maatschappelijke zetel van de dienstverlenende vereniging Westhoek is gevestigd in het stadhuis van Diksmuide x/x Xxxxx Xxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx. De operationele zetel is gevestigd in het streekhuis Westhoek, Xxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxxx. De maatschappelijke zetel mag naar een andere plaats worden overgebracht, zonder evenwel op een andere plaats gevestigd te kunnen worden dan in één van de deelnemende gemeenten en in een lokaal dat toebehoort aan deze gemeente of aan de vereniging.
Artikel 6. Duur
De dienstverlenende vereniging Westhoek is opgericht op 22 december 2017 voor een termijn van 8 jaar. Na afloop van deze periode kan de dienstverlenende vereniging Westhoek opeenvolgende keren verlengd worden voor een termijn die telkens de duur van 18 jaar niet overschrijdt.
Artikel 7. Deelnemers
De vereniging is samengesteld uit de deelnemers, zoals vermeld in het register van deelnemers met opgave van de aandelen, die aan onderhavige statuten is gevoegd en er wezenlijk deel van uitmaakt.
Concreet gaat het over de 16 gemeentebesturen uit de regio Westhoek (Alveringem, De Panne, Diksmuide, Heuvelland, Houthulst, Ieper, Koekelare, Kortemark, Langemark- Poelkapelle, Lo-Reninge, Mesen, Nieuwpoort, Poperinge, Veurne, Vleteren, en Zonnebeke) en de West-Vlaamse Intercommunale (WVI).
Artikel 8. Aansprakelijkheid
De deelnemers zijn noch onderling, noch met de vereniging hoofdelijk aansprakelijk; hun aansprakelijkheid is beperkt tot hun inbreng.
De vereniging kan slechts verbintenissen aangaan voor een duur die haar bestaanstermijn overschrijdt voor zover alle maatregelen werden getroffen opdat het naleven van deze verbintenissen de vereffening niet zou bezwaren noch bemoeilijken.
TITEL II. KAPITAAL, MAATSCHAPPELIJKE AANDELEN, INBRENG, RECHTEN EN VERPLICHTINGEN
Artikel 9. Maatschappelijk kapitaal en werkingsmiddelen (art. 68 DIS) Maatschappelijk kapitaal
Het vast gedeelte van het maatschappelijk kapitaal bedraagt 34.000 euro. Het
maatschappelijk kapitaal is onderverdeeld in aandelen ten name van vijfentwintig euro (€ 25,00) elk.
Elke gemeente in de dienstverlenende vereniging Westhoek is aandeelhouder van 80 aandelen (met een totale waarde van € 2.000).
De West-Vlaamse Intercommunale is aandeelhouder van 80 aandelen (met een totale waarde van € 2.000).
Er worden twee soorten maatschappelijke aandelen gevormd:
- A-aandelen toegekend aan de gemeenten
- B-aandelen toegekend aan andere openbare rechtspersonen, m.n. de West-Vlaamse Intercommunale.
De aandelen kunnen niet overgedragen worden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de Algemene Vergadering.
In geval van overdracht zullen de overgedragen aandelen, ongeacht van welke categorie ze zijn, behoren tot de categorie van aandelen waartoe de overnemer behoort.
Werkingsmiddelen
De gemeentelijke bijdrage in de algemene werkingskosten bedraagt maximum € 1,5 per inwoner per gemeente te storten aan de DVV Westhoek voor de werking van de vereniging. De jaarlijkse bijdrage in de werkingskosten wordt door de Algemene Vergadering vastgesteld.
Artikel 10. Bepalingen kapitaalsverhoging
Het aandeel van het kapitaal te plaatsen door de partners bij toetreding, is vastgesteld op vijfentwintig (€ 25) euro waarbij
- De gemeenten ten minste 80 aandelen plaatsen.
- De openbare rechtspersonen (m.n. de West-Vlaamse Intercommunale) die toetreden tot de vereniging moeten eveneens elk tenminste 80 aandelen plaatsen.
De algemene vergadering besluit over elke verhoging of vermindering van het geplaatste maatschappelijk kapitaal. De deelnemers die wensen aan een kapitaalsverhoging deel te nemen moeten hiermee vooraf hun individueel akkoord betuigen.
De deelnemende besturen en de West-Vlaamse Intercommunale verbinden zich ertoe om een bijdrage van respectievelijk € 2.000 te leveren in het basiskapitaal van de DVV Westhoek.
Artikel 11. Modaliteiten storting kapitaal
De modaliteiten van storting van het maatschappelijk kapitaal en de werkingsmiddelen worden vastgelegd door de Raad van Bestuur.
De deelnemer, die in gebreke blijft de gevraagde stortingen op het bepaald tijdstip te doen, zal aan de vereniging de wettelijke rente per jaar betalen.
Artikel 12. Toetreding of uitsluiting (art. 32- 34DIS)
De toetreding en de uitsluiting van een deelnemer tijdens de duur van de vereniging is onderworpen aan een besluit van de Algemene Vergadering. Een besluit wordt genomen bij meerderheid van twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen.
De toetreding van een gemeente of een andere openbare rechtspersoon of de uitbreiding van hun aansluiting bij de vereniging, is afhankelijk van een daartoe strekkende beslissing van de gemeenteraad of hun bestuursorganen op basis van een onderzoek,
eventueel vergelijkend in de mate dat er zich verschillende beheersvormen reëel aanbieden.
De toetredingsbeslissing van een dienstverlenende vereniging wordt genomen door hun Algemene Vergadering. De toetredingsbeslissing van een projectvereniging wordt genomen door hun Raad van Bestuur.
Een deelnemer kan alleen voor een zware fout of voor het niet-naleven van zijn verbintenissen worden uitgesloten. De betrokken deelnemer dient opgeroepen en gehoord te worden zo hij dit wenst.
Indien een uitgesloten deelnemer of een vereniging de eerder aan de vereniging toevertrouwde activiteiten zal blijven uitoefenen, zullen overeenkomsten in verband met de bestemming van de goederen en het lot van het personeel, behorend tot de overgenomen activiteiten afgesloten worden vooraleer aan de uitgesloten deelnemer zijn gerechtigd aandeel wordt uitbetaald.
Tijdens de duur van de vereniging is geen uittreding mogelijk.
Bij uittreding hebben deelnemers recht op een terugbetaling van de nominale waarde van hun aandelen tenzij het eigen vermogen gedaald is onder het totaal van het maatschappelijk kapitaal. In dat geval krijgt men hun pro rata aandeel van het eigen vermogen.
TITEL III. ALGEMENE VERGADERING
Artikel 43 van het decreet op de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat een dienstverlenende vereniging ten minste dient te beschikken over een algemene vergadering en een raad van bestuur.
Artikel 13. Samenstelling – onverenigbaarheid - plaatsvervanger
De algemene vergadering is samengesteld uit de vertegenwoordigers van de deelnemers. Voor de gemeenten worden zij rechtstreeks aangewezen door de gemeenteraden uit hun leden, voor de WVI door de organen die bevoegd zijn tot deelneming of toetreding te beslissen (art. 44 DIS).
Er bestaat een onverenigbaarheid tussen het mandaat van vertegenwoordiger op de algemene vergadering en dat van lid van de raad van bestuur (art. 51 DIS).
De onverenigbaarheden die bepaald zijn in artikel 48 van het decreet zijn eveneens van toepassing op de vertegenwoordigers op de algemene vergadering.
Elk deelnemend gemeentebestuur vaardigt één effectief vertegenwoordiger aan voor de Algemene Vergadering. Gemeenten kunnen één plaatsvervangend vertegenwoordiger aanduiden voor het geval de effectieve vertegenwoordiger niet aanwezig kan zijn. Elke andere partner in de dienstverlenende vereniging, vaardigt één effectief vertegenwoordiger af naar de algemene vergadering. Bijgevolg bestaat de algemene vergadering uit 17 effectieve leden. De vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger wordt herhaald voor elke algemene vergadering.
Artikel 14. Bevoegdheden
De algemene vergadering is bevoegd voor al wat aan dit orgaan conform het decreet intergemeentelijke samenwerking en onderhavige statuten is voorbehouden.
Artikel 15. Agenda
De raad van bestuur stelt de agenda van de algemene vergadering vast. De agenda wordt uiterlijk 30 kalenderdagen voor haar zitting aan alle deelnemers verstuurd per e- mail. De documenten zijn eveneens raadpleegbaar op het documentenplatform van de DVV Westhoek.
De uitnodiging bevat de agenda en alle stukken en documenten die door de raad van bestuur aan de algemene vergadering ter beschikking of ter beraadslaging moeten worden voorgelegd. Deze documenten geven de mogelijkheid om de voorgestelde agendapunten te onderzoeken.
De zittingen van de algemene vergadering zijn openbaar (art. 44 DIS).
De algemene vergadering mag enkel beraadslagen over de punten die op de agenda staan.
Artikel 16. voorzitter (art. 56-57DIS)
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur of bij zijn afwezigheid door de ondervoorzitter van de raad van bestuur.
Artikel 17. quorum en stemming (art. 44-58DIS)
De vergadering beraadslaagt op geldige wijze met een aanwezigheidsquorum vastgesteld op de gewone meerderheid van het aantal statutair bepaalde stemmen, zowel globaal als in de groep der deelnemende gemeenten.
Is de vergadering niet talrijk genoeg om te beraadslagen en te besluiten dan zal een nieuwe vergadering bij hoogdringendheid worden samengeroepen met dezelfde agenda. Deze vergadering vindt plaats binnen de dertig kalenderdagen. Zij mag beraadslagen en besluiten, welke ook de vertegenwoordiging van de deelnemers is.
Het aantal stemmen(art. 44) waarover elke deelnemer in de algemene vergadering beschikt, wordt vastgelegd op
- 1 stem per deelnemend gemeentebestuur,
- 1 stem voor de West-Vlaamse Intercommunale,
Beslissingen worden steeds bij gewone meerderheid genomen, behoudens wat bepaald is in art. 22 van deze statuten.
Artikel 18. Bijeenkomsten algemene vergadering
- De algemene vergadering komt twee keer per jaar bijeen.
- Jaarlijks wordt de jaarvergadering georganiseerd. (art. 44-65) De algemene vergadering stelt de jaarrekening vast in de loop van het eerste semester van het volgende boekjaar. Dit gebeurt aan de hand van het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de revisor. Terzelfdertijd verleent de algemene vergadering kwijting aan de bestuurders en de revisoren.
- In de loop van het laatste trimester van elk jaar, wordt minstens één buitengewone algemene vergadering belegd. In deze buitengewone algemene vergadering worden de nog te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het volgende boekjaar besproken.
De raad van bestuur stelt de begroting op, die onderwerp vormt van deze buitengewone algemene vergadering.
Artikel 19. Notulen (art. 52DIS)
De notulen van de beraadslaging van de algemene vergadering moeten binnen de dertig dagen aan alle deelnemers, overgemaakt worden. De notulen worden ondertekend door de voorzitter en secretaris.
Artikel 20. Toezicht (art. 75 bis DIS)
Van de besluiten van de Algemene Vergadering wordt binnen de twintig dagen na het nemen van het besluit, een lijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden verzonden aan de Vlaamse Regering. Vanaf de dag van verzending aan de Vlaamse Regering wordt deze lijst gedurende minstens twintig dagen ter inzage gelegd van het publiek. Dezelfde lijst wordt gepubliceerd op de website van de vereniging. (art. 75 bis)
Artikel 21. Presentiegeld (art. 60 DIS)
Er kan een presentiegeld of andere vergoedingen voorzien worden voor de bestuurlijke werking van de dienstverlenende vereniging. Deze bepaling geldt eveneens voor de inzet van deskundigen.
Artikel 22. Statutenwijziging (art. 38-42DIS)
De wijzigingen in de statuten en in de bijlagen worden artikelsgewijs aangenomen door de algemene vergadering met een drie vierde meerderheid, zowel voor het geheel van de geldig uitgebrachte stemmen, als voor de geldig uitgebrachte stemmen van de vertegenwoordigde gemeenten, en op voorwaarde dat de gewone meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten haar instemming betuigt.
Uiterlijk negentig kalenderdagen voor de algemene vergadering die de statutenwijziging moet beoordelen, wordt een door de raad van bestuur opgesteld ontwerp aan alle deelnemers voorgelegd. De beslissingen ter zake van hun raden die de oorspronkelijke statuten hebben goedgekeurd, bepalen het mandaat van de respectievelijke vertegenwoordigers op de algemene vergadering en worden bij het verslag gevoegd. Met andere woorden, over iedere wijziging van de statuten moet in de gemeenteraden worden beraadslaagd en beslist.
De deelnemers die nalaten binnen de gestelde termijn een beslissing te nemen en voor te leggen, worden geacht zich te onthouden. De onthouding bepaalt het mandaat van hun vertegenwoordiger op de algemene vergadering.
Het verslag van de algemene vergadering houdende wijziging van de statuten wordt, samen met de bijbehorende documenten waaronder de beslissingen van de deelnemers, binnen een termijn van dertig kalenderdagen na zijn dagtekening aan de toezichthoudende overheid voorgelegd.
De statutenwijzigingen worden op dezelfde wijze als de oprichtingsakte neergelegd en bekendgemaakt.
Een volledig gecoördineerde tekst van de statuten wordt neergelegd in de zetel van de vereniging, bij de toezichthoudende overheid en in de gemeentehuizen van elke deelnemende gemeente binnen een termijn van dertig kalenderdagen na de ontvangst door de vereniging van het goedkeuringsbesluit of na het verstrijken van de termijn, bedoeld in de laatste zin van artikel 40 van het decreet.
De statutenwijzigingen zijn slechts uitvoerbaar nadat ze zijn goedgekeurd bij ministerieel besluit of door het verstrijken van de termijn voor goedkeuring. Er kan geen terugwerkende kracht aan verbonden worden die verder reikt dan de eerste januari van het boekjaar waarin de Algemene Vergadering de wijzigingen heeft aangebracht.
Er kunnen geen statutenwijzigingen aan de deelnemers worden voorgelegd in de loop van het jaar waarin verkiezingen voor een algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd, tenzij ingevolge een wettelijke of reglementaire verplichting of om het aantal mandaten binnen het intergemeentelijk samenwerkingsverband te verminderen.
Artikel 23. Evaluatierapport (art. 70 DIS)
De raad van bestuur legt aan de jaarvergadering, die telkens plaatsvindt in de loop van het eerste werkingsjaar na het jaar waarin verkiezingen voor de algehele hernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd, een evaluatierapport voor over de werking van de vereniging. Dat rapport bevat een nieuw ondernemingsplan voor de komende zes jaar of een gemotiveerd voorstel om het samenwerkingsverband te beëindigen met inachtneming van de statutair bepaalde rechten van de deelnemers. Alle deelnemers ontvangen dit rapport uiterlijk zes weken voor de datum van de jaarvergadering en bepalen het mandaat van hun vertegenwoordiger.
Artikel 24. Bedrijfsrevisor (art. 61 DIS)
De algemene vergadering benoemt één of meerdere commissarissen onder de leden van het Instituut der Bedrijfsrevisoren, die instaan voor de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid, vanuit het oogpunt van het decreet en van de statuten, van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening.
TITEL IV. RAAD VAN BESTUUR
Artikel 25. Samenstelling (art. 47DIS)
De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur met volgende samenstelling:
- 16 gemeentelijke bestuursleden tot de inwerkingtreding van het decreet lokaal bestuur; conform de overgangsregelingen in art. 57 DIS
- 3 leden met raadgevende stem
- 1 bestuurslid voor de West-Vlaamse Intercommunale.
De zittingen van de raad van bestuur zijn niet openbaar (art. 18 DIS).
Aanstelling bestuursleden (art. 46DIS)
De leden van de raad van bestuur worden benoemd door de algemene vergadering. Bij de samenstelling van de raad van bestuur worden gemeentelijke bestuurders afgevaardigd.
Elke gemeenteraad kan beslissen om kandidaten voor te dragen die geen lid zijn van de raad maar van wie de deskundigheid met betrekking tot de statutair bepaalde doelstellingen manifest aantoonbaar is en ook als dusdanig uitdrukkelijk wordt gemotiveerd (art. 46-art. 47 DIS).
De benoeming van de bestuurders gebeurt bij geheime stemming.
Indien een voorgedragen kandidaat niet wordt benoemd door de algemene vergadering, doet de betrokken deelnemer een andere voordracht. De nieuwe kandidaat woont als
waarnemer de vergaderingen van de raad van bestuur bij tot de eerstvolgende algemene vergadering waaraan de benoeming wordt voorgelegd.
Niemand kan door meer dan één deelnemer worden voorgedragen of benoemd, noch mandaten gelijktijdig uitoefenen in de uitvoerende organen van meer dan drie dienstverlenende of opdrachthoudende verenigingen.
De leden van de raad van bestuur kunnen afgezet worden door de algemene vergadering, indien zij daden hebben gesteld die een ernstig nadeel kunnen berokkenen aan de belangen van de vereniging.
Aanstelling leden met raadgevende stem (art. 52 4de al. DIS)
Iedere deelnemende gemeente heeft het recht één gemeenteraadslid verkozen op een lijst waarvan geen enkele verkozene deel uitmaakt van het college van burgemeester en schepenen, aan te duiden tot lid van de raad van bestuur met raadgevende stem, en deze aanduiding voor te leggen aan de algemene vergadering.
In de oproeping voor die algemene vergadering wordt de aandacht van de gemeenten gevestigd op dit recht. Indien het aantal gemeenten dat van dit recht gebruik maakt ten hoogste drie bedraagt, neemt de algemene vergadering akte van de gemeenteraadsbeslissingen en wonen de aldus aangeduide leden met raadgevende stem vanaf dat ogenblik de zittingen van de raad van bestuur bij.
Indien het aantal gemeenten dat van het in dit artikel bepaalde recht gebruik maakt, meer dan drie bedraagt, neemt de algemene vergadering akte van de gemeenteraadsbeslissingen.
Bij het afvaardigen van leden met raadgevende stem wordt rekening gehouden met de regionale spreiding door één vertegenwoordiger uit het arrondissement Diksmuide, één uit het arrondissement Ieper en één uit het arrondissement Veurne aan te duiden.
De aanstelling is voor een duur van twee jaar. Deze aanstelling is verlengbaar.
Bij verlies van het mandaat van een lid met raadgevende stem vóór het verstrijken van de duur bepaald in de vorige alinea van dit artikel, heeft de gemeente die de oorspronkelijke aanduiding heeft verricht, het recht onmiddellijk een vervangend lid voor te dragen bij gemeenteraadsbeslissing aan de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging.
Aanstelling bestuurslid West-Vlaamse Intercommunale
Het Directiecomité van WVI duidt de algemeen directeur of een directeur aan als vertegenwoordiger om te zetelen in de raad van bestuur van de vereniging.
Artikel 26. Duur van het mandaat (art. 57 DIS)
De duur van het mandaat van bestuurder wordt op zes jaar vastgesteld, behoudens de beperkingen voorzien in het onderhavig artikel. De uittredende bestuurders zijn herkiesbaar.
Een bestuurder verliest zijn mandaat bij het nemen van ontslag. Alle mandatarissen zijn van rechtswege ontslagnemend bij verlies van hun openbaar mandaat, uitgezonderd in geval van algehele vernieuwing van de gemeenteraden. In dat geval moet binnen de eerste drie maanden van het jaar volgend op dat van de verkiezingen, een algemene vergadering worden bijeengeroepen waarbij tot een algehele vervanging van de raad van
bestuur wordt overgegaan, voor zover de raden van de deelnemende besturen die de voordracht moeten doen, reeds in hun nieuwe samenstelling vergaderd hebben. Is dat niet het geval, dan worden de betrokken nieuwe bestuurders benoemd door de algemene vergadering waarvan sprake is in artikel 17 van onderhavige statuten, die tevens kwijting verleent aan de bestuurders die het voorgaande boekjaar in functie waren en die tot dan de verantwoordelijkheid blijven dragen overeenkomstig artikel 26 van onderhavige statuten.
Elke bestuurder is van rechtswege ontslagnemend zodra hij het vertrouwen niet meer bezit van de deelnemer die hem heeft voorgedragen, doch slechts vanaf het ogenblik dat door deze deelnemer bij de vereniging een nieuwe kandidaat wordt voorgedragen bij wijze van raadsbesluit betekend aan de vereniging.
Wanneer een mandaat open komt te staan, kunnen de overblijvende bestuurders voorlopig een bestuurder benoemen, voorgedragen door dezelfde deelnemer als deze die de uittredende bestuurder heeft aangeduid. De algemene vergadering zal in haar eerstkomende bijeenkomst overgaan tot de definitieve verkiezing van deze nieuwe bestuurder. De aldus benoemde bestuurder voltooit het mandaat van deze die hij vervangt.
Artikel 27. Voorzitter (art. 56 DIS)
De Raad van Bestuur kiest in zijn schoot, een voorzitter en één ondervoorzitter onder de bestuurdersvertegenwoordigers van de gemeenten.
Artikel 28. Aansprakelijkheid
De bestuurders zijn niet persoonlijk gebonden door de verbintenissen van de vereniging. De bestuurders zijn overeenkomstig het gemeen recht verantwoordelijk voor de vervulling van de taak die hen is opgedragen en zijn aansprakelijk zonder hoofdelijkheid voor de tekortkomingen in de normale uitoefening van hun bestuur.
Artikel 29. Quorum (art. 58 DIS) en stemming – volmacht (art. 59 DIS)
Om geldig te beraadslagen en te beslissen is een aanwezigheidsquorum vastgesteld op de gewone meerderheid van het aantal statutair bepaalde stemmen, zowel globaal als in de groep van de gemeentebestuurders van de deelnemende gemeenten.
Indien op een zitting de vereiste leden niet in voldoende aantal zijn, wordt een nieuwe vergadering bijeengeroepen binnen de vijftien dagen; de raad kan dan geldig besluiten, wat ook het aantal der aanwezigen is, doch enkel voor de punten die bij de eerste bijeenroeping op de agenda waren geplaatst.
De beschikkingen van dit artikel dienen herinnerd bij elke bijeenroeping tot de vergadering van de raad van bestuur.
Elke gemeentelijke bestuurder en bestuurder West-Vlaamse Intercommunale, beschikt over één stem in de raad van bestuur. Een bestuurder kan slechts één andere bestuurder vertegenwoordigen die hem daartoe schriftelijk volmacht geeft.
Volmachtgever en volmachtdrager moeten tot dezelfde groep deelnemers (resp. deelnemers-gemeenten, deelnemer-openbare rechtspersonen) behoren. De volmacht moet de naam van beiden vermelden alsmede de datum van de enkele zitting, waarvoor de volmacht wordt verleend.
De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders.
Artikel 30. Zitting Raad van Bestuur
De raad van bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter. Deze is gehouden de raad van bestuur ten minste driemaal per jaar bijeen te roepen en op aanvraag van ten minste vier bestuurders. De oproeping, agenda en alle bijkomende stukken worden minstens zeven dagen voor de bijeenroeping aan alle bestuurders toegestuurd.
De secretaris staat in voor de voorbereiding en opvolging.
Artikel 31. Notulen (art. 52DIS)
De vergaderingen van de Raad van Bestuur zijn niet openbaar. De gedetailleerde notulen met bijgevoegd het stemgedrag van de individuele leden en alle documenten waar in de notulen naar verwezen wordt, liggen ter inzage van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van de aangesloten gemeenten, onverminderd de decretale bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur.
De notulen worden binnen de dertig kalenderdagen toegestuurd aan alle bestuurders en aan de aangesloten deelnemers.
Eensluidende afschriften en uittreksels worden getekend door de coördinator, de voorzitter of een gevolmachtigde aangeduid door de raad van bestuur.
Op verzoek van een raadslid vraagt het deelnemend bestuur om de notulen en alle stukken waarnaar in de notulen wordt verwezen elektronisch ter beschikking te stellen. De vereniging stelt de gevraagde stukken elektronisch ter beschikking aan het deelnemende bestuur en het deelnemend bestuur bezorgt deze aan het raadslid. Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de raadsleden wegens schending van het beroepsgeheim overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.
Artikel 32. Toezicht
Van de besluiten van de raad van bestuur wordt binnen de twintig dagen na het nemen van het besluit een lijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden verzonden aan de Vlaamse Regering. Vanaf de dag van verzending aan de Vlaamse Regering wordt deze lijst gedurende minstens twintig dagen ter inzage gelegd van het publiek. Dezelfde lijst wordt gepubliceerd op de website van de vereniging. (art. 75 bis)
Artikel 33. – Bevoegdheden (art. 49DIS)
De raad van bestuur is bevoegd voor alles wat niet uitdrukkelijk overeenkomstig het decreet of onderhavige statuten voorbehouden is aan een ander orgaan. De raad van bestuur mag aan één of meer van zijn leden de bevoegdheden delegeren, die hij bepaalt.
Artikel 34. – personeelsaangelegenheden (art. 69DIS)
Binnen een termijn van drie maanden na goedkeuring van de statuten van de dienstverlenende vereniging en na onderhandelingen conform de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en de uitvoeringsbesluiten daarbij, stelt de raad van bestuur een administratief en geldelijk statuut op, met inachtneming van de beginselen van behoorlijk bestuur, en
in voorkomend geval, een arbeidsreglement conform de wettelijke bepalingen die gelden voor het contractuele personeel.
Een afschrift van de besluiten betreffende de rechtspositieregeling van het personeel, vermeld in artikel 69 van het decreet, wordt binnen twintig dagen na het nemen van het besluit verzonden naar de toezichthoudende overheid.
De raad van bestuur is bevoegd voor alle personeelsaangelegenheden, maar kan al wat betrekking heeft op de uitvoering van het administratief en geldelijk statuut en het arbeidsreglement, in het kader van het individuele personeelsbeheer, verder delegeren.
Artikel 35. – Verbintenissen jegens derden (art. 49DIS)
Ten aanzien van derden, wordt de vereniging conform het decreet rechtsgeldig verbonden door de raad van bestuur. De raad van bestuur kan niettemin gemachtigden van de vereniging aanstellen. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde of voor een reeks bepaalde rechtshandelingen zijn geoorloofd. De gemachtigden verbinden de vereniging, binnen de perken van de hun verleende volmacht.
Artikel 36. – Onverenigbaarheden (art. 51 DIS)
Een lid van de raad van bestuur mag niet:
1) aanwezig zijn bij een beraadslaging of besluit over zaken waarbij hij een rechtstreeks belang heeft, of waarbij zijn bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad, een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben.
Dit verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot de tweede graad, als het gaat om voordrachten van kandidaten, benoemingen, afzettingen en schorsingen;
2) rechtstreeks of onrechtstreeks deelnemen aan overeenkomsten afgesloten met de vereniging;
3) als advocaat, notaris of zaakwaarnemer optreden in rechtsgedingen tegen de vereniging. Het is hem verboden, in dezelfde hoedanigheid, ten behoeve van de vereniging te pleiten, raad te geven of op te treden in enige betwisting, tenzij dit kosteloos gebeurt.
4) optreden als raadsman van een personeelslid in tuchtzaken.
De bepalingen opgenomen in artikel 48 van het decreet intergemeentelijk samenwerking, zijn van toepassing.
Daarnaast bestaat er een onverenigbaarheid van vertegenwoordiger op de Algemene Vergadering en een lid van een ander orgaan.
Artikel 37. – Rapportage (art. 53DIS)
De op voordracht van de deelnemende gemeenten benoemde bestuurders brengen minstens tweemaal per jaar tijdens een openbare vergadering van de gemeenteraad die hen heeft voorgedragen, verslag uit over de uitoefening van hun mandaat en verstrekken toelichting bij het beleid van de vereniging.
In de gemeenten die geen bestuurder hebben voorgedragen of waarvan de voorgedragen kandidaat niet is benoemd, wordt in dezelfde omstandigheden de toelichting verstrekt door de voorzitter van de raad van bestuur of de door de voorzitter daartoe gedelegeerde bestuurder.
Titel V. – JAARREKENING – BESTEMMING VAN HET RESULTAAT
Artikel 38. Jaarrekening (art. 64-66 DIS)
De boekhouding wordt gevoerd overeenkomstig de wetgeving op de boekhouding van de ondernemingen en met naleving van de richtlijnen die de overheid uitvaardigt met betrekking tot de boekhoudkundige verrichtingen.
De jaarrekeningen worden vastgesteld door de algemene vergadering in de loop van het eerste semester van het volgende boekjaar aan de hand van het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de revisor. Samen met de uitnodiging worden deze documenten ter beschikking gesteld van de deelnemers, die het mandaat van hun afgevaardigde ter zake bepalen.
De algemene vergadering verleent terzelfder tijd kwijting aan de bestuurders en de revisoren.
Indien de jaarrekeningen niet worden vastgesteld overeenkomstig het eerste lid van artikel 65 van het decreet, dan wordt, binnen een termijn van negentig kalenderdagen een nieuwe algemene vergadering bijeengeroepen waaraan de gewijzigde rekeningen, met naleving van de procedure in artikel 65 van het decreet, worden voorgelegd. Bij herhaalde niet-vaststelling wordt artikel 75 octies van het decreet toegepast.
Artikel 39. Toezicht jaarrekening (art. 67 DIS)
De jaarrekeningen worden binnen een termijn van dertig kalenderdagen na hun vaststelling door de algemene vergadering, door de bestuurders neergelegd bij de Nationale Bank van België, met vermelding dat ze nog onderworpen zijn aan het administratief toezicht.
Binnen een termijn van dertig kalenderdagen wordt de Nationale Bank van België op de hoogte gebracht van het verstrijken van de in het voorgaande lid bepaalde termijn.
Artikel 40. Winst
De nettowinst is het verschil tussen enerzijds het totaal van alle ontvangsten van de vereniging en anderzijds het totaal van alle rechtstreekse en onrechtstreekse kosten en lasten, waartoe de bedrijvigheid van de vereniging aanleiding heeft gegeven.
Op de jaarlijkse winst wordt ten minste vijf per honderd afgenomen voor het vormen van het wettelijk reservefonds tot ten minste een tiende van het maatschappelijk kapitaal bereikt wordt.
De overblijvende winst zal overgedragen worden naar de beschikbare reserve.
De algemene vergadering heeft nochtans het recht, op voorstel van de raad van bestuur, na de voorafneming voor de wettelijke reserve, het saldo van de winst op de beschikbare reserve te storten of geheel of gedeeltelijk op het volgend boekjaar te boeken.
Er worden geen dividenden uitgekeerd.
Artikel 41. Verlies (art. 68 DIS)
Wanneer een boekjaar met verlies wordt afgesloten dan wordt dit verlies vereffend door middel van een terugneming op de beschikbare reserve. Indien dit ontoereikend is wordt het verlies op het volgend boekjaar overgebracht.
Wanneer ten gevolge van geleden verlies het netto actief van de vereniging gedaald is tot minder dan de helft van het vast gedeelte van het kapitaal, moet de algemene vergadering bijeenkomen binnen een termijn van ten hoogste zestig kalenderdagen nadat het verlies is vastgesteld om te beraadslagen en te beslissen over een door de raad van bestuur opgesteld saneringsplan.
De raad van bestuur verantwoordt zijn voorstellen in dit saneringsplan dat uiterlijk drie weken voor de algemene vergadering aan alle deelnemers en aan de toezichthoudende overheid wordt voorgelegd, samen met de oproepingsbrief en alle bijbehorende documenten waaruit de noodzaak van het saneringsplan blijkt.
Een afschrift van de besluiten van de raad van bestuur betreffende het saneringsplan, vermeld in artikel 68 van het decreet, wordt binnen twintig dagen na het nemen van het besluit verzonden naar de toezichthoudende overheid.
De algemene vergadering beslist onder de voorwaarden bepaald in artikel 39 van het decreet. Indien het saneringsplan niet of in onvoldoende mate wordt aanvaard, kan artikel 75 octies van het decreet worden toegepast.
Artikel 42. – Leningen
De dienstverlenende vereniging kan bij gemotiveerd besluit van de Raad van Bestuur leningen aangaan en giften of toelagen ontvangen.
TITEL VI. VERLENGING, ONTBINDING, VEREFFENING
Artikel 43. – Verlenging termijn (art. 34 – 36DIS)
Na afloop van de statutair bepaalde duur kan de vereniging opeenvolgende keren verlengd worden voor een termijn die telkens niet langer mag zijn dan achttien jaar.
Op verzoek van de gewone meerderheid van het totale aantal deelnemers en op voorwaarde dat dit verzoek gedragen wordt door een drie vierde meerderheid van het aantal deelnemende gemeenten, kan de laatste algemene vergadering die het verstrijken van de duur voorafgaat, tot de verlenging beslissen met een drie vierde meerderheid van het aantal stemmen. De daartoe strekkende gemeenteraadsbeslissingen worden bij het verslag van de algemene vergadering gevoegd en zijn gebaseerd op een onderzoek, eventueel vergelijkend in de mate er zich verschillende beheersvormen reëel aanbieden.
Uiterlijk negentig kalenderdagen voor de algemene vergadering die beslist over de verlenging wordt de agenda door de raad van bestuur aan alle deelnemers toegezonden.
De deelnemers die niet wensen te verlengen kunnen daartoe niet verplicht worden en houden op deel uit te maken van de vereniging op het einde van het jaar waarin tot de verlenging door de algemene vergadering is beslist. Vooraf leggen zij hun daartoe strekkende beslissing voor die wordt gevoegd bij het verslag van de algemene vergadering. Ze moeten de door hen aangegane contractuele verbintenissen naleven, maar zijn voor het overige geen schadevergoeding verschuldigd. De derde laatste, voorlaatste en de laatste leden van artikel 37 van het decreet zijn op hen van toepassing.
Deelnemers die nalaten over de verlenging te beslissen of hun beslissing mee te delen, worden geacht verder deel uit te maken van de vereniging.
Indien de duur van de vereniging verstrijkt in de loop van het jaar waarin de verkiezingen voor een algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden
georganiseerd, wordt over de verlenging pas beslist in het daaropvolgende jaar, zowel door de betrokken gemeenteraden als door de eerste algemene vergadering in de loop van dat jaar. Zolang wordt de oorspronkelijke duurtijd verlengd.
Artikel 44. Ontbinding (art. 37 DIS)
Op verzoek van drie vierde van het aantal deelnemende gemeenten, en aan de hand van de daartoe strekkende gemeenteraadsbeslissingen, kan de algemene vergadering met een drie vierde meerderheid van het aantal stemmen tot de vervroegde ontbinding van de vereniging beslissen.
Bij ontbinding krachtens het voorgaande lid of door het verstrijken van de statutair bepaalde duur die niet verlengd wordt, wijst de algemene vergadering die de ontbinding vaststelt, de vereffenaars aan op dezelfde wijze als bepaald is voor de bestuurders. Een beperkt college van vereffenaars kan samengesteld worden op dezelfde wijze als een directiecomité. Alle andere organen vervallen op het ogenblik van de ontbinding.
Het voltallige personeel van de vereniging wordt overgenomen, hetzij door de deelnemers, hetzij eventueel door de overnemers van de activiteit, in verhouding tot de kapitaalsinbreng of overeenkomstig de onderling bereikte akkoorden, en zonder dat de personeelsleden door deze plicht tot overname gebonden zijn.
De nieuwe werkgever waarborgt de rechten die de vereniging op het ogenblik van haar ontbinding, hetzij statutair, hetzij contractueel voor de werknemers vastgesteld had. Het door een gemeente overgenomen personeel komt, met behoud van zijn geldelijk statuut, terecht in een overgangskader dat geen invloed heeft op de personeelsformatie en uitdovend is.
De gemeenten hebben een recht van voorkeur op overneming van de op hun grondgebied gelegen installaties tegen boekwaarde.
TITEL VII. ONDERSTEUNENDE STRUCTUREN
Artikel 45. Directiecomité (art. 54 DIS)
Het dagelijks bestuur kan door de raad van bestuur statutair toevertrouwd aan een directiecomité dat de leden uit zijn midden benoemt en dat tevens belast is met de voorbereiding van de vergaderingen van de raad van bestuur.
Het totale aantal leden van het directiecomité van de DVV Westhoek bedraagt ten hoogste één derde van dat van de raad van bestuur.
Ieder lid van het directiecomité heeft één stem.
Een of meer leden van het leidinggevend personeel van de DVV Westhoek kunnen met raadgevende stem zitting hebben in het directiecomité. Hun mandaat beïnvloedt het toegestane aantal leden niet.
De vergaderingen van het directiecomité zijn niet openbaar. De gedetailleerde notulen met bijgevoegd het stemgedrag van de individuele leden en alle documenten waar in de notulen naar verwezen wordt, liggen ter inzage van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van de aangesloten gemeenten, onverminderd de decretale bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur.
REGISTER VAN DEELNEMERS MET OPGAVE VAN AANDELEN
AANDEELHOUDERS A AANDELEN
1. Gemeente Xxxxxxxxxx 00
0. Xxxxxxxx Xx Xxxxx 80
3. Gemeente Xxxxxxxxx 00
0. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx 80
5. Gemeente Houthulst 80
6. Gemeente Ieper 80
7. Gemeente Xxxxxxxxx 00
0. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx 80
9. Gemeente Langemark-Poelkapelle 80
10. Gemeente Lo-Reninge 80
11. Gemeente Mesen 80
12. Gemeente Nieuwpoort 80
13. Gemeente Poperinge 80
14. Gemeente Veurne 80
15. Gemeente Vleteren 80
16. Gemeente Zonnebeke 80
AANDEELHOUDER B AANDELEN
1. West-Vlaamse Intercommunale 80
SLOTBEPALINGEN
Onderhavige akte wordt kosteloos geregistreerd overeenkomstig artikel 161, 3° van het Wetboek van Registratierechten.
Volmacht
De oprichters verlenen bijzondere volmacht aan de instrumenterende notaris om alle nuttige of noodzakelijke administratieve formaliteiten te vervullen inzake de neerlegging van de vereniging bij de bevoegde rechtbank en de publicatie in het Belgisch Staatsblad.
Bevestiging van identiteit
De notaris bevestigt dat de identiteit van de comparanten haar werd aangetoond aan de hand van hogervermelde bewijskrachtige identiteitsbewijzen.
Verklaring comparanten
1. De comparanten verklaren elk dat zij niet het voorwerp zijn van een maatregel inzake de wet van vijf juli negentienhonderd achtennegentig betreffende de collectieve schuldenregeling en geen kennis te hebben van enige indiening van een verzoek dienaangaande, en dat zij niet in staat van faillissement verkeren en geen bestuurder of zaakvoerder zijn van een failliete vennootschap.
2. De comparanten verklaren overeenkomstig artikel 9, paragraaf 1, xxxxxx’x 2 en 3 van de Organieke Wet Notariaat dat zich hier volgens hen geen tegenstrijdigheid van belangen voordoet en dat zij alle bedingen opgenomen in huidige akte voor evenwichtig houden en deze uitdrukkelijk aanvaarden zowel voor zichzelf als voor hun rechtsopvolgers.
De comparanten bevestigen tevens dat de instrumenterende notaris hen naar behoren heeft ingelicht over de rechten, verplichtingen en lasten, die voortvloeien uit onderhavige akte en hen op een onpartijdige wijze raad heeft verstrekt. Zij bevestigen tevens dat zij hen er op attent heeft gemaakt dat, moesten er toch eventuele tegenstrijdige
belangen of onevenwichtige bedingen aanwezig zijn, zij de vrije keuze hebben een andere notaris aan te wijzen of zich te laten bijstaan door een raadsman.
Bijlagen
Overeenkomstig artikel 30 van het Decreet zijn volgende bijlagen bij deze akte gevoegd om deel uit te maken van het oprichtingsdossier:
1. Opdrachten tot ondertekening en medeondertekening
2. Gemeenteraadsbeslissingen en de beslissing van de algemene vergadering van de WVI tot goedkeuring van het definitieve voorstel
3. Motiveringsnota
4. Bestuursplan
5. Ondernemingsplan
Waarvan akte. Opgemaakt en verleden te Diksmuide, op het stadhuis. Na voorlezing hebben de comparanten samen met mij, Burgemeester Xxxx Xxxxxxx, onderhavige akte getekend.
‘volgen de handtekeningen’
Voor de gemeente Alveringem Voor de gemeente De Panne
X. Xxxxxxxxx | X. Accou | X. Xxxxxxxx | V. Van Ackere |
Burgemeester | Secretaris | Burgemeester | Secretaris |
Voor de stad Diksmuide Voor de gemeente Heuvelland
X. Xxxxxxx | X. Xxxxxx | X. Xxxxxxxx | X. Xxxxxxxxxx |
Burgemeester | Secretaris | Burgemeester | Secretaris |
Voor de Gemeente Houthulst Voor de stad Ieper
X. Xxxxxxxx | J. Schacht | X. Xxxxxxxxx | S. Depraetere |
Schepen | Secretaris | Voorzitter | Secretaris |
gemeenteraad |
Voor de gemeente Koekelare Voor de gemeente Kortemark
P. Lansens | X. Xxxxxx | X. Xxxxxxxxxx | X. Xx Xxxxx |
Burgemeester | Secretaris | Burgemeester | Secretaris |
Voor de gemeente Langemark Voor de gemeente Lo-Reninge Poelkapelle
X. Xxxxxxx | S. De Wandel | L. Morlion | X. Xxxxxxxx |
Burgemeester | Secretaris | Burgemeester | Secretaris |
Voor de stad Mesen voor de stad Nieuwpoort
X. Xxxxxx | X. Xxxxxxxxxxx | X. Xxxxxx Xxxxxxx | X. Xxxxxxxx |
Burgemeester | Secretaris | Burgemeester | Secretaris |
Voor de stad Poperinge voor de stad Veurne
X. Xxxxxxxxx | X. Xxxxx | X. Xxxxx | B. Craeye |
Burgemeester | Secretaris | Voorzitter | Secretaris wnd. |
gemeenteraad |
Voor de Gemeente Vleteren voor de Gemeente Zonnebeke
S. Mourisse | X. Xxxxxxxxxxxx | X. Sioen | X. Xxxxxxxxxx |
Burgemeester | Secretaris | Burgemeester | Secretaris wnd. |
Voor de WVI
X. Xxxxxxx X. Xxxxxxxxxx Algemeen directeur Bestuurder
Geregistreerd op het Registratiekantoor VEURNE op 29 dec 2017 Bladen: 11 Verzendingen: 0
Boek 5/454 Blad 46 Vak 12
Ontvangen registratierechten: vijftig euro (€50,00) Voor de ontvanger
Xxxx Xxxxx
DIENSTVERLENENDE VERENIGING WESTHOEK
Redactie: Xxxxxx Xxxx
INHOUD
2 Bevoegdheid en juridische grond 3
3 Feiten, context en argumentatie 3
1
Sinds 1994 werken de 18 Westhoekgemeenten samen in het kader van Westhoekoverleg. Momenteel is het Westhoekoverleg aan zijn 4de protocol (2014-2019) toe waarbij werk maken van een betere structurering van Westhoekoverleg als koepel voor intergemeentelijke samenwerking (IGS) naar voor wordt geschoven:
“Westhoekgemeenten kiezen ervoor de samenwerking te versterken om de uitdagingen van vandaag en morgen als lokale besturen aan te gaan. Er wordt wel gekozen voor efficiënte, transparante en resultaatgerichte samenwerking en niet voor vrijwillige fusies waarvoor er geen draagvlak is in de regio en waardoor het debat inzake lokale bestuurskracht blokkeert.” Deze ambitie werd verder verankerd in het streekpact Westhoek. Zowel het 4de protocol van Westhoekoverleg als het streekpact werden goedgekeurd door de 18 raden.
In het 4de protocol (2014-2019) van Westhoekoverleg werd een financiering van Westhoekoverleg overeengekomen waaraan t.e.m. 2019 niet zal worden gewijzigd in functie van verdere ontwikkelingen inzake intergemeentelijke samenwerking in de streek.
Intergemeentelijke samenwerking is verder geëvolueerd in de streek voor diverse domeinen, waarvan de voornaamste worden weergegeven in volgende tabel:
Nieuw bestuursniveau met rechtspersoonlijkheid | Veiligheid | 4 politiezones en 1 hulpverleningszone |
Projectvereniging | Cultuur | 18 gemeenten zijn betrokken bij 4 projectverenigingen waarvan Achthoek en CO7 de meeste Westhoekgemeenten bundelen |
Autonoom Provinciebedrijf | Toerisme | Samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijk budget geregeld via een autonoom provinciebedrijf m.n. Westtoer |
Interlokale Vereniging | Wonen | 5 ‘woonwinkels’ in de vorm van ‘Interlokale Vereniging’ bedienen 16 Westhoekgemeenten |
Sport | er wordt intergemeentelijk samengewerkt met 16 Westhoekgemeenten in 4 verschillende ‘Interlokale Verenigingen’ | |
Jeugd | 2008-2014: intergemeentelijke samenwerking tussen 18 Westhoekgemeenten via de Interlokale Vereniging Westhoekpersoneel vanaf 2015: 15 Westhoekgemeenten werken verder samen met intergemeentelijk budget | |
Welzijn | Vanaf 2015 intergemeentelijke samenwerking tussen 18 Westhoekgemeenten met intergemeentelijk budget op basis van een integratie van de beide regionale welzijnsraden en structurering via de interlokale vereniging Westhoekpersoneel | |
Vzw | Natuur en landschap | 2 regionale landschappen bedienen 14 Westhoekgemeenten op basis van een vzw-structuur |
In 2005 werd een interlokale vereniging ‘Westhoekpersoneel’ opgericht door de Westhoekgemeenten om de invulling van gespecialiseerde (inter)gemeentelijke functies (cf. milieuambtenaar, duurzaamheidsambtenaar, stedenbouwkundig ambtenaar) mogelijk te maken via intergemeentelijke samenwerking.
De huidige sectorale intergemeentelijke samenwerking in de Westhoek wordt in hoofdzaak aangestuurd door de betrokken vakschepenen. Deze brede politieke betrokkenheid uit de lokale besturen bij intergemeentelijke samenwerking wordt als een sterkte ervaren en moet naar de toekomst toe verder worden gegarandeerd.
Sinds 1994 is de interbestuurlijke samenwerking in de regio verder toegenomen door o.a. de ontwikkeling van Resoc Westhoek (en zijn voorganger Streekplatform Westhoek), de ondersteuning van de regionale werking door de WVI en de gebiedswerking van de Provincie West-Vlaanderen.
2
In de vorige lokale legislatuur nam Westhoekoverleg zelf het initiatief om door de KUL een sociaalgeografische en bestuurlijke analyse te maken van de Westhoek onder de noemer ‘bestuurlijke strategie’ (2010-2012).
Hiermee werd bevestigd dat de schaal van de Westhoek beantwoordt aan een maatschappelijke realiteit op het terrein en dat het bijgevolg aangewezen is om bestuurlijke ontwikkelingen op dit niveau verder te bekijken.
De recente agendapunten van Westhoekoverleg tonen aan dat verdergaande samenwerking tussen gemeenten aan de orde is. Hier kan worden verwezen naar volgende thema’s:
• Ontwikkeling gezamenlijke mobiliteitsvisie n.a.v. besparingen De Lijn en de opstart van de Vervoersregioraad voor de pilootregio ‘basisbereikbaarheid’ in de Westhoek;
• Ontwikkeling van een financieel vereveningsmodel voor intergemeentelijke bedrijventerreinen;
• Ontwikkeling gezamenlijk standpunt m.b.t. opmaak Beleidsplan Ruimte Vlaanderen;
• Samenwerking met de maatwerkbedrijven voor het onderhoud van de waterhydranten;
• De gezamenlijke intekening op de burgemeestersconvenant;
• De vraag van individuele gemeenten om samen te werken met de West-Vlaamse Intercommunale voor de invulling van gespecialiseerde functies door ‘intergemeentelijke ambtenaren’;
• De intentieverklaring ‘intergemeentelijke samenwerking Westhoek’ waarbij 3 doelstellingen naar voor geschoven worden m.b.t. samenwerking tussen administratieve en technische diensten omtrent de gemeentelijke bedrijfsvoering, de samenwerking tussen gemeente en OCMW en het verbeteren van de besluitvorming op streekniveau.
De voornemens van de Vlaamse Regering m.b.t. de interne staatshervorming inzake regiovorming, fusies van gemeenten, afslanking van Provincies, decentralisatie en lokale bestuurskracht leiden er toe dat er door lokale besturen ook in de Westhoek kritischer wordt gekeken t.a.v. de bestaande modellen van samenwerking. Van belang hierbij is dat Westhoekoverleg zelf het initiatief heeft genomen om de regioscreening uit te voeren in de vorige legislatuur, en de resultaten hiervan heeft doorgegeven aan de Vlaamse Overheid. Op basis hiervan kwam de Vlaamse overheid tot de vaststelling dat de Westhoek een bestaand bekken van bestuurlijke samenwerking is.
Ten tweede heeft de afslanking van de provincies voor wat betreft de persoonsgebonden aangelegenheden directe gevolgen gehad voor het samenwerkingsmodel in de Westhoek. Dit leidde o.m. tot creatie van een Welzijnsplatform van de 18 OCMW’s i.s.m. private welzijnspartners ter vervanging van de 2 voormalige
welzijnsraden. Ook de oprichting van achthoek voor de samenwerking rond cultuur en erfgoed in het Noorden van de streek in vervanging van de twee voormalige samenwerkingsverbanden kan hier worden vernoemd.
Tenslotte heeft ook de West-Vlaamse Intercommunale (WVI) een denkoefening gemaakt waarbij zij bereid is haar werking meer regionaal te oriënteren.
2 BEVOEGDHEID EN JURIDISCHE GROND
• het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
• het decreet op de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001;
• het gemeentedecreet
3 FEITEN, CONTEXT EN ARGUMENTATIE
Er is de sterke nood aan een structuur met rechtspersoonlijkheid in de regio die optreedt als juridische werkgever voor intergemeentelijk personeel en als structuur voor het intekenen op diverse projectontwikkelingsmogelijkheden t.v.v. de streek; een structuur waar bestaande samenwerkingsverbanden kunnen inkantelen waarbij de aansturing door de vakschepenen van de samenwerking behouden blijft en een duidelijke plaats moet krijgen; een structuur waar de provincie, sociale partners en private welzijnspartners op
3
basis van een protocol bij betrokken kunnen worden; een structuur die de basis kan vormen voor een efficiëntere en transparantere ondersteuning van intergemeentelijke samenwerking in de Westhoek;
In 2011 ging WVI van start met een hervormingstraject, wat in 2015 leidde tot een drieledig protocol ter begeleiding van de gefaseerde uitbouw en structurering van de intergemeentelijke samenwerking in de 3 WVI- regio’s. Op basis van dit protocol is een mogelijkheid geschapen om i.s.m. de WVI een dienstverlenende vereniging voor de 18 Westhoekgemeenten op te richten met als taakstelling: de uitvoering van de regiogerichte taken (bv. herbestemming parochiekerken, opmaak mobiliteitsvisie, welzijnsplatform,
jeugdforum, …) , eigen projectontwikkeling (bv. leader, EFRO, Vlaamse oproepen, …) , en de inzet van
intergemeentelijke ambtenaren (informatieveiligheidsconsulent, werftoezicht, handhavingsambtenaar, …). De raad van bestuur van deze dienstverlenende vereniging bestaat uit de burgemeesters van de betrokken gemeenten. Om deze vereniging op te richten wordt een traject doorlopen met de betrokken gemeenten, te starten met het nemen van een principebeslissing tot medewerking in de loop van maart ’16 en een
raadsbeslissing tot oprichting van een overlegorgaan in de mei ’16.
Op de algemene vergadering van Westhoekoverleg van 27 november ’15 werd goedkeuring verleend aan een intentieverklaring m.b.t. intergemeentelijke samenwerking in de Westhoek waarbij drie ambities naar voor werden geschoven: gemeentelijke bestuurskracht door samenwerking tussen administratieve en technische diensten; uitwisseling op Westhoekniveau omtrent samenwerking gemeente/ocmw; en goede besluitvorming op streekniveau.
Eind 2015 en voorjaar 2016 werden er vijf regionale infosessies op diverse locaties in de regio georganiseerd om de schepenen, secretarissen te informeren over het afgelegde traject en de ambities voor de regionale samenwerking in de toekomst.
• Bijlage 1: drieledig protocol WVI ter begeleiding van de gefaseerde uitbouw en structurering van de intergemeentelijke samenwerking in de 3 WVI-regio’s;
• Bijlage 2: intentieverklaring intergemeentelijke samenwerking Xxxxxxxxxxxxxxx 00 nov. ’15;
• Bijlage 3: slides ‘een intercommunale voor de Westhoek’.
Om de intergemeentelijke samenwerking in de Westhoek efficiënter en transparanter te laten verlopen en bijgevolg beter te structureren en te versterken is de oprichting van een dienstverlenende vereniging noodzakelijk.
Deze DVV dient de bestaande samenwerking zo veel als mogelijk op te nemen en zal dienen als structuur voor toekomstig samenwerking tussen de gemeenten. Deze samenwerking zal zowel gericht zijn op het ontwikkelen van shared services als op gemeenschappelijke projectontwikkeling.
4
DIENSTVERLENENDE VERENIGING WESTHOEK
Redactie: Xxxxxx Xxxx
INHOUD
1.1 Beleidsvoorbereiding – Westhoekoverleg ILV 2
1.2 Beleidsbeslissing – Gemeente CBS - Raad 2
1.3 Beleidsuitvoering – Dienstverlenende Vereniging Xxxxxxxx 0
0 Xxxxxxxxxxxxxx van de Dienstverlenende vereniging 3
2.1 Bundeling samenwerking op Westhoekniveau 3
2.2 Bundeling Projectontwikkeling op westhoekniveau 4
2.3 Ter beschikking stelling Intergemeentelijke ambtenaren 4
3 Opportuniteiten voor de toekomst 4
4.1 Gemeentelijke jaarlijkse bijdrage 5
4.2 Bijdrage WVI in functie van de tewerkstelling van een coördinator 5
4.3 Inkomsten die op basis van projectwerking worden verworven 6
4.4 Inkomsten naar aanleiding van de creatie van Intergemeentelijke Ambtenaren ten behoeve van clusters van gemeenten 6
1
De dienstverlenende vereniging (DVV) Westhoek wordt opgericht om de bestuurskracht van de Westhoekgemeenten te verhogen.
Deze dienstverlenende vereniging wordt opgericht om een drieledig besluitvormingsmodel voor de intergemeentelijke samenwerking in de Westhoek mogelijk te maken. Hiermee wordt een intergemeentelijk model voor beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering gecreëerd, gebaseerd op een gemeentelijke beleidsbeslissing.
1.1 BELEIDSVOORBEREIDING – WESTHOEKOVERLEG ILV
Beleidsvoorbereiding voor de intergemeentelijke samenwerking in de Westhoek wordt ondergebracht in het in 1994 opgerichte burgemeestersoverleg het zgn. Westhoekoverleg van de 18 Westhoekgemeenten, de streekgedeputeerde(n) en de algemeen directeur van de WVI. Sinds 2001 maakt ook het OCMW voorzittersoverleg deel uit van het Westhoekoverleg. Sinds 2016 maakt het secretarissenoverleg van deze gemeenten integraal deel uit van dit Westhoekoverleg.
Het Westhoekoverleg, zijnde het overleg tussen burgemeesters, secretarissen en ocmw voorzitters van de 18 Westhoekgemeenten bestaat autonoom en brengt hiervoor de nodige middelen bijeen op basis van de
Interlokale Vereniging ‘Westhoekoverleg’ (ca. 10 cent per inwoner). Deze middelen worden louter aangewend voor de werking van het overleg.
Westhoekburgemeesters en gemeentesecretarissen ontmoeten elkaar maandelijks op aparte overlegtafels. Er is een vertegenwoordiging van het secretarissenoverleg op het burgemeestersoverleg.
Voor de organisatie en de werking wordt beroep gedaan op de personele ondersteuning van de DVV Westhoek.
Voor de ontwikkeling van beleid kan advies worden gevraagd aan de DVV Westhoek en vice versa: voor de uitvoering van beleid kan de DVV Westhoek advies vragen aan het Westhoekoverleg.
1.2 BELEIDSBESLISSING – GEMEENTE CBS - RAAD
De beleidsbeslissing die volgt op de beleidsvoorbereiding en aan de uitvoering van het lokale beleid vooraf gaat situeert zich op het niveau van de raad en het college van de deelnemende besturen. Op dit gemeentelijke niveau wordt bepaald of en op welke wijze invulling gegeven wordt aan beleidsvoorbereidende concepten die voorspruiten uit het Westhoekoverleg.
1.3 BELEIDSUITVOERING – DIENSTVERLENENDE VERENIGING WESTHOEK
De beleidsuitvoering kan worden toevertrouwd aan de op te richten DVV Westhoek. Deze DVV Westhoek moet de nodige schaalgrootte creëren om op een kwalitatieve en professionele manier invulling te geven aan lokaal beleid.
Met de oprichting van de DVV Westhoek wordt GEEN nieuwe bestuurslaag gecreëerd.
De DVV wordt opgericht voor een periode van 8 jaar en functioneert als ondersteunend structuur voor de samenwerking in de regio Westhoek met volgende maatschappelijke doelen.
1. Ondersteuning van lokale besturen bij de uitvoering van hun taken door het verlenen van ondersteunende diensten;
2
2. Samenwerking tussen besturen bevorderen in functie van een versterking van de deelnemende besturen en een versterking van de ontwikkeling van de streek;
3. Ondersteuning van besturen bij beheers-, beleidsmatige en uitvoerende taken die er toe bijdragen dat de besturen zich verder kunnen focussen op de kwalitatieve uitvoering van hun kerntaken en dienstverlening, door o.m. het delen van intergemeentelijk personeel;
4. Uitvoering van projecten in opdracht van en onder de voorwaarden bepaald door de deelnemers;
5. Adviesverlening, belangenbehartiging, organiseren van (o.a. interbestuurlijk) overleg, netwerking en opleiding.
De DVV Westhoek wordt aangestuurd door een algemene vergadering en een raad van bestuur.
De algemene vergadering bestaat uit 18 effectieve leden en 18 plaatsvervangende leden aangeduid door de raad. De 17 deelnemende gemeenteraden en de WVI hebben per vertegenwoordiger één stem. De vertegenwoordiger van WVI is een personeelslid van WVI.
De raad van bestuur bestaat uit 17 gemeentelijke bestuursleden bij voorkeur aangeduid uit het CBS van de deelnemende besturen, 3 raadgevende bestuursleden en 1 bestuurslid voor de WVI m.n. de Algemeen Directeur of iemand van de directie.
De 17 gemeentelijke bestuursleden worden bij voorkeur aangeduid uit het CBS omdat de DVV gericht is op beleidsuitvoering. Beleidsuitvoering is bij uitstek ook de bevoegdheid van het CBS.
De vertegenwoordiger van WVI is bij voorkeur de Algemeen Directeur die ervoor garant kan staan dat de nauwe relatie met de werking van WVI wordt bewaard.
De mogelijkheid wordt voorzien om in de toekomst een directiecomité op te richten.
Voor de ontwikkeling van gedragenheid in de streek voor de werking van de DVV, wordt aangesloten bij de bestaande overlegtafels in de schoot van de streekwerking Westhoek.
De coördinator staat in voor de opvolging van de werking van de dienstverlenende vereniging. De coördinator bereidt de vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering voor, staat in voor het secretariaat en de opvolging van de uitvoering van de gemaakte afspraken.
De coördinator is de brugfiguur tussen de DVV Westhoek, WVI en het Westhoekoverleg. Hij staat in voor de organisatie van het burgemeestersoverleg en het secretarissenoverleg van de achttien Westhoekgemeenten.
2 DOELSTELLINGEN VAN DE DIENSTVERLENENDE VERENIGING
De werking van de DVV Westhoek is gericht op het realiseren van dit drieledige model m.b.t. intergemeentelijke samenwerking, op gezamenlijke projectontwikkeling én op de aanstelling van
‘intergemeentelijke ambtenaren’ voor specifieke clusters van Westhoekgemeenten mogelijk te maken.
2.1 BUNDELING SAMENWERKING OP WESTHOEKNIVEAU
Het drieledig model vereist dat er door de DVV de nodige capaciteit wordt ontwikkeld om de werking van het Westhoekoverleg en de DVV mogelijk te maken.
De werking van het Westhoekoverleg is gericht op het bijeen brengen van het burgemeestersoverleg, het secretarissenoverleg en het ocmw voorzittersoverleg. Dit zijn de centrale overlegfora om de beleidsvoorbereiding op intergemeentelijk niveau mogelijk te maken.
3
De werking van de DVV is gebaseerd op de bijeenkomsten van de algemene vergadering en de raad van bestuur, die ondermeer instaan voor de opmaak van de jaarrekeningen. Via deze werking wordt beleidsuitvoering op intergemeentelijk niveau mogelijk gemaakt.
Deze fora steunen op de personeelsinzet die via de DVV Westhoek en WVI mogelijk wordt gemaakt en heeft betrekking op de inzet van een voltijdse coördinator burgemeestersoverleg (WVI), een administratief medewerker, en een stafmedewerker welzijn.
De financiële middelen die bij opstart van de DVV worden bijeen gebracht zullen de bijdrage voor de Werking van Westhoekoverleg zoals voorzien voor 2018 niet overschrijden. Deze middelen worden bij aanvang van de DVV ingezet voor de tewerkstelling van een algemene coördinator, administratief medewerker, een regionale welzijnscoördinator, een coördinator vrije tijdsbeleid en voor de logistieke en administratieve kosten voortvloeiend uit de werking van de DVV Westhoek.
2.2 BUNDELING PROJECTONTWIKKELING OP WESTHOEKNIVEAU
De oprichting van de DVV Westhoek maakt het mogelijk dat projectontwikkeling ten behoeve van Westhoekgemeenten aan een door Westhoekgemeenten gedeelde rechtspersoonlijkheid wordt toevertrouwd.
In de streek bestaat een uitgebreide traditie om gebruik te maken van Europese projectfinanciering voor het bereiken van projectdoelen op intergemeentelijk niveau. Voorbeelden hiervan zijn talloze interreg en leaderprojecten die in de streek zijn uitgerold. Deze projecten die worden toevertrouwd aan de DVV Westhoek kunnen ook op andere projectfinanciering steunen zoals bv. de Vlaamse of provinciale overheid.
2.3 TER BESCHIKKING STELLING INTERGEMEENTELIJKE AMBTENAREN
De DVV Westhoek zal dienen als structuur om gespecialiseerde functies in gemeenten in te vullen. Het betreft hier functies die een zeer grote mate van specialisering vergen of die zeer technisch van aard zijn. Vaak hebben gemeenten geen behoefte aan een voltijdse invulling van dit type functies. Voorbeelden van deze functies zijn een informatieveiligheidsconsulent, handhavingsambtenaar, GIS-ambtenaar, een milieu- of duurzaamheidsambtenaar, een stedenbouwkundig ambtenaar, etc.
Voor de invulling van deze intergemeentelijke functies kunnen clusters van gemeenten een beroep doen op de DVV Westhoek. De gemeenten die deel uitmaken van deze clusters staan in voor de financiering van de invulling van de functie.
3 OPPORTUNITEITEN VOOR DE TOEKOMST
Op langere termijn kan de werking van de DVV verder worden uitgebreid om nieuwe of bestaande domeinen van intergemeentelijke samenwerking te incorporeren. In 2017 bestonden volgende samenwerkingsverbanden buiten de DVV om die hiervoor in aanmerking kunnen komen:
Projectvereniging | Cultuur | 18 gemeenten zijn betrokken bij 4 projectverenigingen waarvan Achthoek en CO7 de meeste Westhoekgemeenten bundelen |
Autonoom Provinciebedrijf | Toerisme | Samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijk budget geregeld via een autonoom provinciebedrijf m.n. Westtoer |
4
Interlokale Vereniging | Wonen | 5 ‘woonwinkels’ in de vorm van ‘Interlokale Vereniging’ bedienen 16 Westhoekgemeenten |
Sport | er wordt intergemeentelijk samengewerkt met 16 Westhoekgemeenten in 4 verschillende ‘Interlokale Verenigingen’ | |
Jeugd | 2008-2014: intergemeentelijke samenwerking tussen 18 Westhoekgemeenten via de Interlokale Vereniging Westhoekpersoneel vanaf 2015: 15 Westhoekgemeenten werken verder samen met intergemeentelijk budget | |
Welzijn | Vanaf 2015 intergemeentelijke samenwerking tussen 18 Westhoekgemeenten met intergemeentelijk budget op basis van een integratie van de beide regionale welzijnsraden en structurering via de interlokale vereniging Westhoekpersoneel | |
Vzw | Natuur en landschap | 2 regionale landschappen bedienen 14 Westhoekgemeenten op basis van een vzw-structuur |
Om verdere invulling te geven aan deze intergemeentelijke samenwerking in de schoot van de DVV Westhoek ontwikkelt de coördinator van de DVV Westhoek voorstellen t.a.v. het Westhoekoverleg, waar gemeenten zich over kunnen uitspreken om deze terreinen van samenwerking toe te voegen aan de DVV Westhoek.
Voor de financiering van de werking doet de DVV Westhoek beroep op 5 bronnen van inkomsten.
4.1 GEMEENTELIJKE JAARLIJKSE BIJDRAGE
Gemeenten brengen een bijdrage bijeen op basis van een bedrag per inwoner, te storten aan de DVV Westhoek. Deze bijdrage wordt ingezet voor de werking van de DVV. De algemene vergadering van de DVV Westhoek bepaalt jaarlijkse de hoogte van deze bijdrage.
Voor de opstart van de DVV Westhoek in 2018 zal het niveau van deze bijdrage niet hoger liggen dan de bijdrage die werd gedaan in het kader van Westhoekoverleg en de Interlokale Vereniging Westhoekpersoneel.
Deze middelen worden aangewend voor de personeelskosten, administratieve kosten en logistieke kosten die voortvloeien uit de werking van de DVV Westhoek.
4.2 BIJDRAGE WVI IN FUNCTIE VAN DE TEWERKSTELLING VAN EEN COÖRDINATOR
WVI als partner van de DVV Westhoek zet een voltijdse coördinator in zonder hiervoor een vergoeding te vragen ten behoeve van de DVV Xxxxxxxx xxxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx XX00 functietitel expert van het personeelsstatuut van de West-Vlaamse Intercommunale op 31/12/2017.
5
4.3 INKOMSTEN DIE OP BASIS VAN PROJECTWERKING WORDEN VERWORVEN
Middelen noodzakelijk voor de uitvoering van een project worden bijeen gebracht in de schoot van de DVV Westhoek door de aan het project deelnemende gemeenten. Inkomsten van regionale projecten komen toe aan de DVV Westhoek.
Gemeenten betalen een bijdrage om individueel beroep te doen op intergemeentelijk personeel dat via de DVV Westhoek wordt aangesteld om invulling te geven aan gespecialiseerde of technisch functies in de gemeente. Deze bijdragen zijn kostendekkend op basis van een relatieve verdeling volgens inzet t.a.v. de deelnemende besturen.
Per te delen personeelslid wordt een overeenkomst afgesloten tussen de DVV Westhoek en de deelnemende gemeenten. Per overeenkomst wordt een sluitende regeling gemaakt voor de financiering van de overheadkost.
De DVV kan leningen aangaan en giften of toelagen ontvangen (cf. art. 62).
De gedetailleerde notulen (incl. stemgedrag) en bijhorende documenten van de raad van bestuur liggen ter inzage van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van de aangesloten gemeenten onverminderd de decretale bepalingen inzake openbaarheid van bestuur (art. 52).
De documenten van de raad van bestuur en algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging worden via een documentenplatform digitaal ter beschikking gesteld van
- Burgemeester
- De leden van de algemene vergadering en de raad van bestuur van de DVV Westhoek
- Gemeentesecretaris deelnemende besturen
Minstens twee maal per jaar brengen de benoemde bestuurders van de raad van bestuur of algemene vergadering verslag uit aan de gemeenteraad over de uitoefening van hun mandaat in de dienstverlenende vereniging.
6
ondernemingsplan DVV Xxxxxxxx - 0000-0000
UITGAVEN | prognose 2018 | prognose 2019 | prognose 2020 | prognose 2021 | prognose 2022 | prognose 2023 | prognose 2024 | prognose 2025 | |
BUNDELING SAMENWERKING | consumptiegoederen | 5 500,00 | 5 610,00 | 5 722,20 | 5 836,64 | 5 953,38 | 6 072,44 | 6 193,89 | 6 317,77 |
onkosten activiteiten | 1 300,00 | 1 326,00 | 1 352,52 | 1 379,57 | 1 407,16 | 1 435,31 | 1 464,01 | 1 493,29 | |
studiedagen personeel | 1 500,00 | 1 530,00 | 1 560,60 | 1 591,81 | 1 623,65 | 1 656,12 | 1 689,24 | 1 723,03 | |
lidmaatschap | 510,00 | 520,20 | 530,60 | 541,22 | 552,04 | 563,08 | 574,34 | 585,83 | |
documentatie | 1 600,00 | 1 632,00 | 1 664,64 | 1 697,93 | 1 731,89 | 1 766,53 | 1 801,86 | 1 837,90 | |
kantoorbehoeften | 1 200,00 | 1 224,00 | 1 248,48 | 1 273,45 | 1 298,92 | 1 324,90 | 1 351,39 | 1 378,42 | |
verzendingskosten | 900,00 | 918,00 | 936,36 | 955,09 | 974,19 | 993,67 | 1 013,55 | 1 033,82 | |
copies | 1 700,00 | 1 734,00 | 1 768,68 | 1 804,05 | 1 840,13 | 1 876,94 | 1 914,48 | 1 952,77 | |
drukwerk | 1 000,00 | 1 020,00 | 1 040,40 | 1 061,21 | 1 082,43 | 1 104,08 | 1 126,16 | 1 148,69 | |
automatisering | 2 500,00 | 2 550,00 | 2 601,00 | 2 653,02 | 2 706,08 | 2 760,20 | 2 815,41 | 2 871,71 | |
infonet WHO | 3 000,00 | 3 060,00 | 3 121,20 | 3 183,62 | 3 247,30 | 3 312,24 | 3 378,49 | 3 446,06 | |
nieuwsbrief | 200,00 | 204,00 | 208,08 | 212,24 | 216,49 | 220,82 | 225,23 | 229,74 | |
website | 500,00 | 510,00 | 520,20 | 530,60 | 541,22 | 552,04 | 563,08 | 574,34 | |
inrichting burelen | 300,00 | 306,00 | 312,12 | 318,36 | 324,73 | 331,22 | 337,85 | 344,61 | |
huisvesting | 6 000,00 | 6 120,00 | 6 242,40 | 6 367,25 | 6 494,59 | 6 624,48 | 6 756,97 | 6 892,11 | |
telefoon/gsm/internet | 2 300,00 | 2 346,00 | 2 392,92 | 2 440,78 | 2 489,59 | 2 539,39 | 2 590,17 | 2 641,98 | |
loonkosten | 266 000,00 | 273 980,00 | 282 199,40 | 290 665,38 | 299 385,34 | 308 366,90 | 317 617,91 | 327 146,45 | |
reiskosten | 4 500,00 | 4 590,00 | 4 681,80 | 4 775,44 | 4 870,94 | 4 968,36 | 5 067,73 | 5 169,09 | |
loon-administratiekosten | 3 000,00 | 3 090,00 | 3 182,70 | 3 278,18 | 3 376,53 | 3 477,82 | 3 582,16 | 3 689,62 | |
honoraria derden | 500,00 | 510,00 | 520,20 | 530,60 | 541,22 | 552,04 | 563,08 | 574,34 | |
netwerking | 500,00 | 510,00 | 520,20 | 530,60 | 541,22 | 552,04 | 563,08 | 574,34 | |
onverwachte uitgaven | 10 000,00 | 10 000,00 | 10 000,00 | 10 000,00 | 10 000,00 | 10 000,00 | 10 000,00 | 10 000,00 | |
financiële kosten | 200,00 | 204,00 | 208,08 | 212,24 | 216,49 | 220,82 | 225,23 | 229,74 | |
BUNDELING PROJECTONTWIKKELIN G | Versterkt streekbeleid | 2 500,00 | 2 500,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
jeugdforum | 77 832,04 | 50 000,00 | 51 000,00 | 52 020,00 | 53 060,40 | 54 121,61 | 55 204,04 | 56 308,12 | |
INTERGEMEENTELIJKE XXXXXXXXXX | 00 000,00 | 50 000,00 | 100 000,00 | 100 000,00 | 150 000,00 | 150 000,00 | 180 000,00 | 180 000,00 | |
TOTAAL UITGAVEN | 445 042,04 | 425 994,20 | 483 534,78 | 493 859,30 | 554 475,92 | 565 393,06 | 606 619,37 | 618 163,76 | |
ondernemingsplan DVV Xxxxxxxx - 0000-0000
INKOMSTEN | prognose 2018 | prognose 2019 | prognose 2020 | prognose 2021 | prognose 2022 | prognose 2023 | prognose 2024 | prognose 2025 | |
WERKING | bijdragen gemeenten | 196 650,00 | 196 650,00 | 196 650,00 | 196 650,00 | 196 650,00 | 196 650,00 | 196 650,00 | 196 650,00 |
bijdragen OCMW's | 21 631,50 | 21 631,50 | 21 631,50 | 21 631,50 | 21 631,50 | 21 631,50 | 21 631,50 | 21 631,50 | |
bijdragen gemeenten jeu | 21 714,16 | 21 714,16 | 21 714,16 | 21 714,16 | 21 714,16 | 21 714,16 | 21 714,16 | 21 714,16 | |
WVI | 120 000,00 | 123 600,00 | 127 308,00 | 131 127,24 | 135 061,06 | 139 112,89 | 143 286,28 | 147 584,86 | |
PROJECTONTWIKKELING | samenwerkingsovereenk | 16 932,00 | 8 635,32 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
digitale nieuwsbrief | 3 615,00 | 3 615,00 | |||||||
jeugdforum Leader | 39 586,78 | ||||||||
INTERGEMEENTELIJKE XXXXXXXXXX | 00 000,00 | 50 000,00 | 100 000,00 | 100 000,00 | 150 000,00 | 150 000,00 | 180 000,00 | 180 000,00 | |
GIFTEN | private partners | 4 150,00 | 4 150,00 | 4 150,00 | 4 150,00 | 4 150,00 | 4 150,00 | 4 150,00 | 4 150,00 |
reserves Westhoekoverle | 450 555,85 | ||||||||
ONVERWACHTE INKOMSTEN | |||||||||
financiële opbrengsten | 100,00 | 100,00 | 100,00 | 100,00 | 100,00 | 100,00 | 100,00 | 100,00 | |
TOTAAL INKOMSTEN | 924 935,29 | 430 095,98 | 471 553,66 | 475 372,90 | 529 306,72 | 533 358,55 | 567 531,94 | 571 830,52 | |
verschil | 479 893,25 | 4 101,78 | -11 981,12 | -18 486,40 | -25 169,21 | -32 034,51 | -39 087,43 | -46 333,23 | |
evolutie reserves | 479 893,25 | 483 995,03 | 472 013,91 | 453 527,51 | 428 358,30 | 396 323,79 | 357 236,36 | 310 903,13 | |