Z/21/124076/255666 Z/21/124076/255666 Z/21/124076/255666
Z/21/124076/255666
Z/21/124076/255666
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
Warmte Leidse Regio
Versie 22 september 2021
Partijen:
1. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Leiden, namens deze de wethouder Duurzame Verstedelijking, Ruimte & Wonen, mevrouw F. Spijker, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en
2. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Leiderdorp, namens deze de wethouder Duurzaamheid, de heer X.X. xxx Xxxxxxxxxx, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en
3. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Katwijk, namens deze de wethouder Duurzaamheid, de xxxx X. Xxxxx, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en
4. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Oegstgeest, namens deze de wethouder Duurzaamheid en Milieu, de xxxx X. Xxxxxxxx, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en
5. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Voorschoten, namens deze de wethouder Duurzaamheid, Milieu en Energie, mevrouw E. Spil, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet, en
6. De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Zoeterwoude, namens deze de wethouder Energietransitie, de xxxx X. xx Xxxx, daartoe gemachtigd door de Burgemeester op grond van artikel 171, tweede lid, Gemeentewet;
Samen te noemen “de deelnemende gemeenten”,
A. Overwegende dat:
a) Gemeenten samen met provincie, waterschap en netbeheerders staan voor de gezamenlijke opgave om te voldoen aan de doelstellingen op het gebied van CO2-reductie die zijn geformuleerd in de RES 1.0 van RES-regio Holland Rijnland,
b) Begin april 2021 de Colleges van B&W in de deelnemende gemeenten positief hebben besloten over de regionale samenwerking in de warmtetransitie, op de breedte van de warmtetransitie samen te werken en te streven een open regionaal energiesysteem met borging van publieke waarden te ontwikkelen,
c) Eind mei en begin juni 2021 de gemeenteraden van de deelnemende gemeente positief hebben besloten over het aangaan van en het beschikbaar stellen van budget voor de bovengenoemde samenwerking, zoals verder beschreven onder X.,
d) De inhoudelijke, organisatorische en procesmatige complexiteit en omvang van de opgave van de warmtetransitie het versterken vergt van onderlinge samenwerking en organisatie om gezamenlijk o.a.:
i. de regierol te kunnen pakken in samenspel met energiecoöperaties, woningcorporaties, netbeheerders, marktpartijen en medeoverheden;
ii. een betere sturing te krijgen op de borging van publieke waarden van betaalbaarheid, haalbaarheid, duurzaamheid, tijdigheid (van CO2 reductie) en betrouwbaarheid;
iii. de regionale afstemming te organiseren bij de vormgeving van warmte(net)beheer, de uitgifte van warmtekavels en totstandkoming van distributienetten, waar de bovenlokale aspecten van belang zijn, zodat duurzame warmte tijdig naar woningen gedistribueerd kan worden;
iv. een sterke en slagvaardige gespreks- en samenwerkingspartner te kunnen zijn.
e) Deelnemende gemeenten gezamenlijk een projectorganisatie wensen vorm te geven en hiervoor gezamenlijk financiële verplichtingen willen aangaan.
B. Gelet op:
De raadsbesluiten in de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten inhoudende het principebesluit tot samenwerking tussen de deelnemende gemeenten en de toestemming voor het vastleggen van nadere onderlinge afspraken ter uitvoering van deze principebesluiten van de gemeenteraden van de betreffende gemeente:
- Raadsbesluit Leiden van 3 juni 2021 met kenmerk RV 21.0026.
- Raadsbesluit Leiderdorp van 1 juni 2021 met kenmerk Z/21/116584/235295.
- Raadsbesluit Katwijk van 27 mei 2021 met kenmerk 1891088.
- Raadsbesluit Oegstgeest van 7 juni 2021 met kenmerk Z/20/131552.
- Raadsbesluit Voorschoten van 27 mei 2021 en met kenmerk Z/20/043433/238313.
- Raadsbesluit Zoeterwoude van 27 mei 2021 met kenmerk Z20/024355/59133-b, nr. 21/15.
Waarbij is afgesproken dat door de gemeente Katwijk een wensen- en bedenkingenprocedure wordt gehanteerd.
C. Komen als volgt overeen:
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze Overeenkomst wordt gebruik gemaakt van de volgende definities. Definities worden met een hoofdletter beschreven en kunnen met behoud van betekenis in meervoud gebruikt worden.
1. College: college van burgemeester en wethouders van een deelnemende gemeente.
2. Raad: de gemeenteraad van een deelnemende gemeente.
3. Overeenkomst: onderhavige samenwerkingsovereenkomst, ook aan te halen als SOK WLR.
4. Plan van Xxxxxx: Een door de Colleges vast te stellen en zo nodig aan te passen plan dat leidend is voor de nadere invulling van de onderlinge samenwerking, de te behalen doelen, de in te zetten middelen en de te leveren inspanningen. Het Plan van Aanpak vormt een integraal onderdeel van deze Overeenkomst en is als bijlage toegevoegd. Het Planvan Aanpak is ook aan te halen als PvA WLR.
5. Dienstverleningsovereenkomst: De Dienstverleningsovereenkomst Warmte Leidse Regio te sluiten tussen de deelnemende gemeenten, waarin nadere afspraken worden gemaakt over de financiele, personele en bedrijfsvoeringsaspecten van de samenwerking op grond van de Overeenkomst. De Dienstverleningsovereenkomst is ook aan te halen als DVO WLR.
Artikel 2 Doel
1. Deze Overeenkomst heeft als doel afspraken te maken over de samenwerking op het gebied van de energietransitie – vooralsnog beperkt tot de warmtetransitie – tussen de deelnemende gemeenten in de Leidse regio. Onderdeel van deze samenwerking is het uitwerken van een governance- en bedrijfsvoeringsstructuur voor de samenwerking op het gebied van de energietransitie voor de komende jaren.
2. De ambitie is om een open regionaal energiesysteem te ontwikkelen waarin publieke waarden zoals betaalbaarheid, betrouwbaarheid, tijdigheid en duurzaamheid zijn geborgd.
Artikel 3 Karakter van de samenwerking
1. De samenwerking richt zich op het opbouwen van uitvoeringskracht en deskundige kennis door de deelnemende gemeenten en het creëren van een strategische en sterke(re) positie met partners en naar derden. Door gezamenlijke beleidsvoorbereiding en -uitvoering streven de deelnemende gemeenten ernaar om de kwaliteit van keuzes en realisatie te verbeteren.
2. De samenwerking richt zich daarnaast op het coördineren van het ambtelijk overleg tussen deelnemende gemeenten in de Leidse regio. Daarnaast wordt de verbinding gelegd met de Duin- en Bollenstreek en andere gemeenten in de RES-regio Holland Rijnland. Deze regeling respecteert bestaande samenwerkingsvormen van de deelnemende gemeenten en sluit nieuwe samenwerking met anderen of aansluiting van deelnemende gemeenten bij andere bestaande samenwerkingsvormen niet uit.
3. Het doel en karakter van de samenwerking als beschreven in deze Overeenkomst is nader uitgewerkt in resultaten, inspanningen, organisatie en begroting in het Plan van Aanpak. De Colleges stellen het Plan van Aanpak vast.
Artikel 4 Governance
1. Deze Overeenkomst laat onverlet de beslissingsbevoegdheden van de Colleges over deze samenwerking en de daarop van toepassing zijnde kaderstellende en controlerende bevoegdheden van de Raden.
2. Alle gezamenlijke beslissingen van de deelnemende gemeenten waarop de samenwerking op grond van de Overeenkomst ziet worden in gezamenlijk overleg genomen door middel van consensus.
3. Er is een regionaal bestuurlijk overleg.
a. Het regionaal bestuurlijk overleg bestaat uit de portefeuillehouders warmtetransitie binnen de Colleges en één lid van het ambtelijk opdrachtgeversoverleg. Het bestuurlijk overleg komt elke maand bijeen.
b. Het regionaal bestuurlijk overleg stemt af over de strategische koers, geeft gezamenlijk bestuurlijke richting aan de voortgang van de uitvoering van het Plan van Aanpak en bereidt de informatievoorziening voor zodat de Colleges tenminste 3- maandelijks de Raden kunnen informeren over de te maken en gemaakte keuzes en verrichte inspanningen.
c. Het regionaal bestuurlijk overleg heeft onder meer tot taak het voorbereiden van collegebesluiten en raadsvoorstellen die te maken hebben met het doel van deze Overeenkomst.
4. Er is een ambtelijk opdrachtgeversoverleg.
a. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg voor uitvoering van het Plan van Aanpak bestaat uit ten minste twee directeuren vanuit de deelnemende gemeenten, waaronder de verantwoordelijk directeur van de gemeente Leiden.
b. Het ambtelijk opdrachtgeversoverleg vervult namens de Colleges van B&W het dagelijks opdrachtgeverschap naar de programmamanager.
5. Er is een programmamanager.
a. De programmamanager werkt in opdracht van en in het belang van alle samenwerkende gemeenten en is ambtelijk opdrachtnemer van het ambtelijk opdrachtgeversoverleg en van de Colleges.
b. De programmamanager is verantwoordelijk voor de doeltreffende en efficiënte realisatie van de beoogde doelen uit het Plan van Aanpak en de inzet van het beschikbaar gestelde budget, bijdragend aan de doelen van de samenwerking.
c. De programmamanager rapporteert maandelijks naar het regionaal bestuurlijk overleg en driemaandelijks naar de Colleges, zodat zij kunnen rapporteren naar de Raden. De rapportage betreft de tussentijdse resultaten en benutting van het budget.
d. De programmamanager stuurt het team van medewerkers aan en stuurt op de interne en externe uitvoering van de beoogde resultaten.
Artikel 5 Nadere afspraken
1. Om de samenwerking zoals genoemd in artikel 2 verder uitwerking te geven wordt tussen de deelnemende gemeenten de Dienstverleningsovereenkomst Warmte Leidse Regio gesloten.
2. De samenwerking met derden kan plaatsvinden in de vorm van overeenkomsten tussen één van de deelnemers namens alle deelnemende gemeenten en een of meerdere derden.
Artikel 6 Financiën
1. De deelnemende gemeenten zorgen voor de beschikbaarheid van voldoende capaciteit en middelen uit hun eigen organisaties om de gezamenlijke taken uit te voeren die zijn geformuleerd in het Plan van Aanpak.
2. De deelnemende gemeenten verdelen onderling alle kosten en risico’s, naar rato van de verdeelsleutel zoals bepaald in artikel 3 van de DVO WLR.
Artikel 7 Evaluatie samenwerking
1. De samenwerking binnen de kaders van deze Overeenkomst en zoals nader uitgewerkt in het PvA WLR en de DVO WLR wordt geëvalueerd uiterlijk 11 maanden na de datum van inwerkingtreding van de Overeenkomst. De uitkomsten van de evaluatie worden uiterlijk binnen twee maanden na de start van de evaluatie gerapporteerd aan Colleges en Raden. Er vindt zonodig aanvullend een (deel)evaluatie plaats voor 1 december 2022.
2. De evaluatie heeft betrekking op de bereikte (tussen)resultaten als benoemd in het PvA WLR, de organisatie en personeel, de werking van de samenwerkingsvorm zoals uitgewerkt in de SOK WLR en de DVO WLR en de kosten van de samenwerking. De evaluatie dient ter onderbouwing van een besluit over de toekomstige samenwerkingsvorm.
Artikel 8 Toetreding, wijziging, opheffing en uittreding
1. Gemeenten kunnen tot deze Overeenkomst toetreden.
2. Voor toetreding tot deze Overeenkomst en wijziging of opheffing ervan is instemming van de Colleges noodzakelijk.
3. Een deelnemende gemeente kan besluiten de samenwerking te beëindigen. Hiertoe is een besluit tot uittreding van haar College nodig welke bekendgemaakt wordt aan de andere gemeenten. Voor het uittreden gelden de volgende voorwaarden:
a. Het beëindigen van de samenwerking vindt plaats op een moment gekozen in bestuurlijk overleg, maar uiterlijk binnen 2 maanden na bekendmaking van het hiervoor bedoelde uittredingsbesluit.
b. Bij beëindiging van de samenwerking dienen de gemeenten de gezamenlijk in het kader van deze samenwerking aangegane contractuele verplichtingen inclusief eventuele personele verplichtingen te respecteren, met inachtneming van eventuele nadere afspraken die gemaakt kunnen worden over de verdeling van kosten.
4. Bij beëindiging van de samenwerking door een deelnemende gemeente of opheffing van de samenwerking worden de consequenties van de gedurende de samenwerking genomen beslissingen door de gemeenten gezamenlijk in beeld gebracht. Op basis hiervan vindt overleg plaats en worden nadere afspraken gemaakt over de gevolgen van de uittreding of opheffing. De relevante bepalingen hierover in de DVO WLR zijn van toepassing.
Artikel 9 Inwerkingtreding en duur
1. Deze Overeenkomst treedt in werking met ingang van 1 september 2021.
2. Deze samenwerking wordt in beginsel aangegaan voor de periode tot 1 januari 2023 met de mogelijkheid daarna te continueren voor een nader te bepalen periode.
Artikel 10 Geschillen
De deelnemende gemeenten verplichten zich om in geval van geschillen over de inhoud en uitvoering van deze Overeenkomst met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht dergelijke geschillen in der minne te beslechten.
Artikel 11 Slotbepaling
In alle gevallen waarin deze Overeenkomst niet voorziet, treden de deelnemende gemeenten met elkaar in overleg.
Artikel 12 Citeertitel
Deze Overeenkomst wordt aangehaald als: “Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse regio” of “SOK WLR”.
[Pagina met handtekeningen volgt]
Datum: Datum:
Plaats: Plaats:
Gemeente Leiden Gemeente Oegstgeest
F. Spijker X. Xxxxxxxx
Wethouder Duurzame Verstedelijking, Wethouder Duurzaamheid en Milieu Ruimte & Wonen
Datum: Datum:
Plaats: Plaats:
Gemeente Zoeterwoude Gemeente Leiderdorp
X. xx Xxxx X.X. xxx Xxxxxxxxxx
Wethouder Energietransitie Wethouder Duurzaamheid
Datum: Datum:
Plaats: Plaats:
Gemeente Katwijk Gemeente Voorschoten
X. Xxxxx E. Spil
Wethouder Duurzaamheid Wethouder Duurzaamheid, Milieu en Energie
Toelichting op de Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse regio
1. Begripsbepaling
Het PvA WLR is adaptief. Eventuele substantiële aanpassingen kunnen worden vastgesteld via de colleges. Kleine aanpassingen en nadere uitwerking van het PvA WLR die passen binnen het kader dat in het oorspronkelijke PvA WLR is vastgesteld door de colleges behoeven de instemming van het Regionaal bestuurlijk overleg.
2. Doel samenwerking
Het overkoepelend doel van de samenwerking is het beter borgen van publieke waarden in de warmtetransitie – meer in het bijzonder in het ontwikkelen van een open regionaal energiesysteem
– in het belang van de inwoners en andere belanghebbenden in de lokale samenleving.
3. Karakter van de samenwerking
Gemeenten Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten en Zoeterwoude hebben gezamenlijk besloten om te gaan samenwerken op het gebied van beleidsafstemming van de opgaven op het gebied van Warmtetransitie. In deze fase hebben de gemeenten gekozen om de onderlinge afspraken vast te leggen in de vorm van een samenwerkingsovereenkomst.
Deze samenwerking wordt aangegaan op grond van artikel 160 lid 1 onder b en d Gemeentewet. De colleges van de deelnemende gemeenten zijn namelijk bevoegd om deze overeenkomst te sluiten op grond van de bevoegdheid om privaatrechtelijke handelingen te verrichten, maar ook omdat de colleges hiermee uitvoering geven aan de besluiten van de gemeenteraden over de onderlinge samenwerking tussen de deelnemende gemeenten, zoals genoemd in onderdeel B van de samenwerkingsovereenkomst.
De samenwerkingsovereenkomst is gericht op de coördinatie en vergroting van synergie in de uitvoering van de gemeentelijke taken en regierol in de warmtetransitie. Echter, de bevoegdheden voor de uitvoering van al deze taken blijven bij de eigen gemeentelijke organisatie en worden niet bij een andere gemeente of een andere rechtspersoon neergelegd. Bij uitvoering binnen de eigen organisatie geldt daarom de normale politieke verantwoordelijkheid en informatieplicht van het college naar de gemeenteraad voor alles wat de ambtelijke organisatie doet.
Deze samenwerkingsovereenkomst treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 september 2021. De reden hiervoor is dat het wenselijk is om het reeds eerder afgegeven politieke en bestuurlijke mandaat met terugwerkende kracht te formaliseren, zodat ook gezamenlijk ondernomen acties uit deze periode onder de werking vallen van de Overeenkomst.
4. Governance
De governance en sturing kan eenvoudig gehouden worden in de fase tot eind 2022. Er is geen sprake van besluitvorming op basis van stemverhoudingen. Er wordt bestuurlijk samengewerkt op basis van consensus of wederzijdse afstemming.
Zowel uitvoering als coördinatie kan transparant worden vormgegeven en met nauwe betrokkenheid van beleidsadviseurs, managers, bestuurders, colleges en raden. Dit maakt dat er geen formele besluitvormingsafspraken nodig zijn. Via kwartaalrapportages kan verantwoording worden afgelegd.
5. Nadere afspraken ter uitvoering van het Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse regio
De deelnemende gemeenten maken ter uitvoering van de “Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse regio“ nadere afspraken met elkaar over noodzakelijke dienstverlening aan elkaar dan wel de uitvoering van bepaalde privaatrechtelijke rechtshandelingen door de gemeente Leiden namens de deelnemende gemeenten. Hierbij gaat het o.a. om gezamenlijke inkoop coördinatie, kostenverdeling van investeringen en gezamenlijke inzet van personeel.
Voor zover deze overeenkomsten verbintenissen bevatten die kunnen worden opgevat als een overeenkomst onder bezwarende titel, geldt dat de dienstverlening tussen de deelnemende gemeenten in beginsel geen plicht schept tot aanbesteden. De samenwerking voldoet immers aan de vereisten van artikel 2.24c Aanbestedingswet 2012, te weten van een samenwerking gericht op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen, waarbij de invulling van de samenwerking uitsluitend berust op overwegingen in verband met het openbaar belang en de deelnemende gemeenten op de open markt niet meer dan 20% van de onder die samenwerking vallende activiteiten voor hun rekening nemen. De gezamenlijke uitvoering van taken ter vervulling van de gemeentelijke rol als warmteregisseur en om de beschikbaarheid van een betrouwbare, betaalbare en open collectieve warmtevoorziening is bij uitstek een gemeenschappelijke doelstelling ter uitvoering van een dienst van openbaar belang dat ook uitsluitend berust op overwegingen van openbaar belang. De samenwerking ziet primair op beleidsafstemming op het gebied van warmtetransitie en de daarvoor benodigde onderteuning. Elke deelnemende gemeente blijft afzonderlijk verantwoordelijk voor de naleving van de geldende wet en regelgeving bij de verdere uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst.
Vanuit Leiden worden de kosten van de programmaorganisatie waaronder in ieder geval kosten voor personeelsinzet (intern en extern), huisvesting, ICT, administratiekosten en overige programmakosten, doorbelast aan de zes deelnemende gemeenten naar rato van inwoneraantal. Hierover worden in oktober 2021 nadere bedrijfsvoeringafspraken gemaakt.
6. Financiën
De deelnemende gemeenten spreken naar elkaar toe het commitment uit om de gezamenlijke organisatie van voldoende capaciteit en middelen te voorzien om de taakuitoefening mogelijk te maken.
Voor de gemeente Katwijk geldt dat met het raadsbesluit eind mei 2021 een deel van de bijdrage aan de 2 miljoen euro beschikbaar wordt gesteld en dat het college zich inspant om – als de rijksmiddelen uitvoeringslasten Klimaatakkoord beschikbaar worden gesteld – een extra raadsbesluit te nemen over het resterende deel van de bijdrage vanuit Katwijk.
De deelnemende gemeenten streven naar het in dienst nemen van een programmamanager. De programmamanager wordt dan budgethouder en daarmee verantwoordelijk voor de doelmatige inzet van de middelen. In geval sprake is van een extern ingehuurde programmamanager zal het budgethouderschap blijven liggen bij het ambtelijk opdrachtgeversoverleg. De financiële verantwoording maakt onderdeel uit van de integrale voortgangsrapportages per kwartaal.
7. Evaluatie
De samenwerking wordt aangegaan voor een periode van 1,5 jaar (tot eind 2022). Of de samenwerking dan gecontinueerd wordt is afhankelijk van de vraag of de organisatie ook de beoogde resultaten bereikt en prestaties neerzet. De evaluatie is vormvrij, het kan bijvoorbeeld via een visitatie, als het maar onafhankelijk is.
8. Toetreding, wijziging, opheffing en uittreding
Bestuurlijk is de intentie uitgesproken door de gemeenten uit de regio Duin- en Bollenstreek dat zij willen samenwerken met de Leidse regio. Vanuit de gemeenten in de Leidse regio is daar positief op gereageerd, als passend in de gedachte van een open regionaal energiesysteem met meerdere duurzame bronnen van warmte.
Voor besluitvorming door de colleges over toetreding tot of wijziging van de samenwerking is een onderbouwd voorstel en positief advies vanuit de portefeuillehouders nodig.
Van belang is verder dat als er sprake is van wijziging, opheffing of uittreding een zorgvuldige ontvlechting plaats vindt. Daarom is expliciet benoemd dat verplichtingen worden gerespecteerd en dat zonodig afspraken gemaakt worden over de verdeling van gemaakte kosten en aangegane verplichtingen.
Plan van aanpak Warmte Leidse regio
versie 22 september 2021
1. Inleiding
De gemeenten Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten en Zoeterwoude
gaan samenwerken aan de warmtetransitie (zoals vastgelegd in Raadsbesluiten van eind mei en begin juni 2021). Dit doen zij met het doel om gezamenlijk meer reductie van broeikasgassen door verbruik van fossiele brandstoffen voor de verwarming van de gebouwde omgeving te realiseren dan afzonderlijk. De complexiteit van de warmtetransitie en de hiermee samenhangende
vraagstukken vereisen een bovengemeentelijke aanpak, versterkend en verdiepend voor initiatieven op lokaal niveau. Om publieke waarden in de transitie te borgen is een versterking nodig van deskundigheid en positionering om als partners te kunnen werken met private en andere publieke partijen. Daarom wordt een gezamenlijke programmaorganisatie gevormd met de werknaam Warmte Leidse Regio (WLR).
Dit plan van aanpak beschrijft wat de opdracht van de programmaorganisatie WLR is voor de periode augustus 2021 tot en met december 2022 (paragraaf 2). Vervolgens welke resultaten we gaan bereiken (paragraaf 3), wat we daarvoor in de betreffende werkstromen gaan doen (paragraaf 4), met welke organisatie en bedrijfsvoering (paragraaf 5) en begroting (paragraaf 6).
2. Opdracht vertaald in strategie
De opdracht die de 6 gemeenten in de Leidse regio zichzelf hebben gesteld is om via de programmaorganisatie WLR samen te werken op de breedte van de warmtetransitie aan de doelstelling om meer en snellere reductie van broeikasgassen dan de gemeenten afzonderlijk kunnen bereiken.
Als regio nemen we onze verantwoordelijkheid voor een eerlijke transitie en duurzame en betaalbare energievoorziening voor al onze inwoners. Met elkaar willen we voor iedere gemeente in de regio voorzien in de beschikbaarheid van een robuuste mix van bronnen.
Onder samenwerking op de breedte van de warmtetransitie wordt verstaan dat niet alleen gekeken wordt naar collectieve warmtevoorziening (het benutten van restwarmte en geothermie) maar ook naar mogelijkheden en andere routes om de doelstelling te bereiken.
Een belangrijke deelopgave betreft eenduidig werken aan de ruimtelijke inpassing, zowel in de ondergrond als de bovengrond. Veel keuzes t.a.v. de infrastructuur voor de energietransitie overstijgen de gemeentegrenzen en vragen om een langere planningshorizon en gezamenlijke aanpak van ruimtelijke programmering.
Regionaal moet versterkend en verdiepend zijn aan wat er lokaal kan worden gerealiseerd. Uitgangspunt daarbij is dat lokaal gebeurt wat lokaal het beste kan en dat regionaal gebeurt wat meer deskundigheid, schaal of slagkracht vergt.
De strategie om deze opdracht invulling te geven is het ontwikkelen en realiseren van een open regionaal energiesysteem waarop meerdere bronnen van collectieve warmtevoorziening (waaronder restwarmte en geothermie) kunnen aansluiten en sprake is van knooppunten of energy hubs waar opslag van energie en uitwisseling tussen energiedragers mogelijk is. De visie hierop is opgenomen in bijlage 1. De veronderstelling bij deze strategie is dat een vorm van publieke sturing op deze knooppunten in het energiesysteem noodzakelijk is om publieke waarden - zoals betaalbaarheid en haalbaarheid voor inwoners, duurzaamheid, een betrouwbaar energiesysteem, laagste maatschappelijke kosten – te kunnen borgen. Om die reden is voorgesteld om de benodigde instrumenten in samenhang uit te werken en de noodzaak en meerwaarde van een regionaal investeringsfonds te onderzoeken. Vanuit een aantal raden is specifiek gevraagd steun te geven aan
lokale initiatieven van collectieven uit de samenleving (wijkniveau en energiecoöperaties). Meer inzetten op draagvlak en participatie vanuit inwoners is noodzakelijk. De strategie zal ook de komende 1,5 jaar adaptief moeten zijn en waar nodig moeten inspelen op landelijke of regionale ontwikkelingen. De scope van de opdracht is gericht op de warmtetransitie met oog voor de breedte van de energietransitie. De opgave richt zich allereerst op de Leidse regio, maar er zal ook actief verbinding gezocht worden met de RES-regio Holland Rijnland en de subregio’s binnen deze RES- regio. De periode tot eind 2022 is bedoeld in voorbereiding op de uitvoeringfase vanaf 1 januari 2023.
De regionale samenwerking is complementair aan de lokale opgave van de warmtetransitie in de gemeenten en versterkt en stimuleert deze op de volgende punten. Er wordt op regionaal niveau aansluiting geborgd met de RES, de transitievisies warmte (TVW’s) van de gemeenten en daaruit voortkomende initiatieven en projecten. De lokale uitwerking wordt versterkt en verdiept (door kennisopbouw en kennisdeling), gefaciliteerd en gecoördineerd wat betreft inpassing in het open regionale energiesysteem. Innovaties en lokale initiatieven op buurtniveau worden gefaciliteerd en gestimuleerd. Hierdoor vindt er kruisbestuiving plaats tussen de initiatieven in de verschillende gemeenten. Inpassing van de lokale initiatieven in het open regionaal energiesysteem wordt mogelijk gemaakt. Dit betreft ook periodieke communicatie en participatie met bewoners, energiecoöperaties en lokale initiatieven over de inspanningen voor een eerlijke transitie en wat we daarin als handelingsperspectief bieden.
De uitwerking van deze strategie is tweeledig:
- Het opbouwen van een deskundige en robuuste programmaorganisatie WLR met executiekracht en een sterke verbinding met de 6 lokale organisaties. Goed gepositioneerd in het krachtenveld van private en publieke partijen in de warmtetransitie. Met een duidelijke relatie naar de lokaal georganiseerde functies vergunningverlening, ruimte en beheer & onderhoud.
- Het regie voeren door proactief samen te werken met partners als woningcorporaties, netbeheerders, energiecoöperaties en ook met benutting van expertise vanuit marktpartijen. Deze partnerstrategie is gericht op het komen tot een ontwerp van een regionaal energiesysteem, de instrumentenmix uitwerken (financieel, beleidsmatig, ruimtelijk, communicatief en juridisch), de financiële consequenties voor partijen (van benodigde investeringen tot kosten voor huishoudens) doorrekenen en deze keuzes voorleggen aan de colleges en raden.
De raden willen goed op de hoogte zijn van de warmtetransitie en nauw aangesloten blijven bij de voortgang in de samenwerking binnen de Leidse regio. Afgesproken is om per kwartaal een voortgangsrapportage te maken die via de colleges naar de raden wordt gestuurd. Verder worden expertsessies voor raadsleden georganiseerd.
3. Resultaten
De samenwerkingsorganisatie WLR zal vanaf 1 augustus 2021 de volgende resultaten bereiken, geordend naar 4 werkstromen:
Resultaten werkstroom 1. ontwikkelen en keuzes maken vormgeving open regionaal energiesysteem:
- Per 1 oktober starten en uiterlijk per 1 februari 2022 samen met partners een rapportage te
hebben opgeleverd op basis van onderzoek naar een ontwerp (of meerdere scenario’s) van een open regionaal energiesysteem, inventarisatie van de ontwikkeling van de vraagkant en potentie en benutting van warmtebronnen, nadere duiding van de rolneming en rolverdeling tussen publieke, private en maatschappelijke partijen, de doorrekening van financiële consequenties en de inzet van instrumenten. Vanuit de optelsom van vastgestelde transitievisies warmte.
- Voor 1 april 2022 wordt de raden een besluit voorgelegd over de ontwikkeling van een open regionaal energiesysteem en de meerwaarde en inzet van instrumenten waaronder een regionaal investeringsfonds. Ook hebben we een vertaling van deze principes en waarden nodig in een gezamenlijk eisenpakket voor het bepalen van kabels en concessieverlening aan marktbedrijven.
- Voor 1 april 2022 zal – in lijn met de opdracht – een monitoringfunctie worden ingericht om vanaf 1 januari 2023 de ingeschatte effecten op de verwachte reductie van broeikasgassen als gevolg van gemaakte keuzes in beeld te brengen. Daarbij wordt aangesloten op landelijk of provinciaal gehanteerde methodieken, aannames en gegevens.
Resultaten werkstroom 2. uitvoeren van de warmtetransitie en voorbereiden op de fase vanaf 1/1/2023:
- Vanaf 20 september 2021 uitwerken van de transitievisies warmte richting uitvoering op bovenlokaal niveau. Nader te operationaliseren wat daarin de te bereiken resultaten zijn.
- Vanaf 1 augustus 2021 via bestuurlijk overleg met Gasunie en Vattenfall de randvoorwaarden en publieke waarden borgen die relevant zijn voor de beschikbaarheid van restwarmte via WLQ+ vanaf 2026.
- Voor 1 december 2021 SOK met Gasunie ontwikkelt als het gaat om het tracé WLQ+.
- Voor 1 november 2021 met energiecoöperaties in de regio een lijst van mogelijke lokale initiatieven in beeld gebracht om te stimuleren of versterken. Bestuurlijke keuzes hierover gemaakt voor 1 december 2021 en gerapporteerd aan de raden.
- Voor 1 januari 2021 scan op impact warmtetransitie voor inrichting, beheer en onderhoud functie gemeenten incl. werkwijze en systemen.
- Voor 1 februari 2022 in beeld welke kansen te benutten voor de ontwikkeling van andere duurzame bronnen dan restwarmte – waaronder de ontwikkeling van geothermie en aquathermie.
- Voor 1 juni 2022 een brede bijeenkomst georganiseerd, daarin zichtbaar maken wat bereikte resultaten zijn met collectieven uit samenleving en met partners.
Resultaten werkstroom 3. omgevingsmanagement, innovatie en markt:
- Voor 1 november 2021 plan van aanpak samenwerking met woningcorporaties gereed.
- Voor 15 december 2021 de samenwerking met partners zoals woningcorporaties, energiecoöperaties, Gasunie, Alliander, EBN, Invest-NL bevestigen in een bestuurlijke afspraak over gezamenlijke inspanningen en inzet van middelen.
- Vanaf 16 september samen met de kwartiermaker van de Duin- en Bollenstreek verkennen van samenwerking.
- Halfjaarlijks, dus voor eind 2021, medio 2022 en eind 2022 in kaart brengen van innovaties in de markt en waar deze toegepast kunnen worden in de Leidse regio.
- Vanaf 1 oktober 2021 ontwikkelen van verbinding tussen ontwerp en realisatie bottom-up (vanuit buurten en wijken) en top-down vanuit regionaal perspectief bijdragend aan borging van publieke belangen. Hoe daarop een sturend-regisserende rol wordt genomen door de zes gemeenten via Warmte Leidse regio.
- Voor 1 juli 2022 de marktconsultatie vormgeven.
- Gedurende het jaar faciliteren van gemeenten bij communiceren naar inwoners hoe we regionaal inspanningen leveren voor een eerlijke transitie en wat we daarin als handelingsperspectief bieden.
- Gedurende het jaar partijen in de omgeving betrekken bij en beïnvloeden als het gaat om de publieke waarden zoals betaalbaarheid en inspanningen gericht op de borging daarvan.
Resultaten werkstroom 4. samenwerking en organisatie:
- Per 5 oktober 2021 start van de volgende fase in de samenwerking, gebaseerd op een samenwerkingsovereenkomst die is vastgesteld in de colleges van Leiden, Leiderdorp,
Oegstgeest, Voorschoten en Zoeterwoude en ter wensen en bedenkingen wordt voorgelegd aan de raad van Katwijk.
- Per 1 oktober 2021 zorgen voor een werkplek waar het team samen kan komen. Voorkeur voor plek binnen stadskantoor van gemeente Leiden i.v.m. gunstige verbinding openbaar vervoer.
- Uiterlijk per 1 december maar eerder indien mogelijk is de programmamanager voor de fase tot eind 2022 aangesteld. Tot die tijd is de continuïteit geborgd van de tot nu toe opgebouwde samenwerking en ingezette strategie.
- Voor 1 december 2021 is de organisatie opgebouwd (bestaande uit tenminste 5 fte (verspreid over meerdere medewerkers) vast personeel en evt. aanvullend flexibele schil op medior/senior niveau) en waar nodig opgeleid en getraind teneinde als robuust, deskundig en proactief team te kunnen opereren in samenhang met de lokale organisaties en met andere partijen. Waar mogelijk medewerkers zowel lokaal als regionaal in te zetten zodat lokale binding wordt gerealiseerd. Hierbij wordt gedacht aan een verdeling van 60% regionaal en 40% lokaal.
- Voor 1 juli 2022 een onafhankelijke evaluatie (of visitatie) van samenwerking op de warmtetransitie afgerond hebben, de rapportage hierover toelichten aan colleges en raden.
- Voor 1 september 2022 de besluitvorming door raden in gang gezet over eventuele voortzetting en vormgeving van samenwerking vanaf 1 januari 2023. Voor 1 november 2022 de besluitvorming in de raden over voortzetting en (juridische) vormgeving van de samenwerking afgerond.
- Uiterlijk binnen 1 maand na afronding kwartaal (1 januari 2022, 1 april 2022, 1 juli 2022, 1 oktober 2022, 1 januari 2023) een voortgangsrapportage over de samenwerking gedeeld met de colleges en via de colleges met de raden. Ook zullen expertsessies en mondelinge toelichting in de lokale raden worden gefaciliteerd.
4. Werkstromen
Wij zien per werkstroom de volgende inspanningen op hoofdlijnen om te organiseren:
Werkstroom 1. ontwikkelen en keuzes maken vormgeving open regionaal energiesysteem:
- terugvertalen van doelstellingen op CO2 reductie in 2030 voor de Leidse regio naar benodigde bovenlokale inspanningen;
- inventarisatie TVW’s en ontwikkelingen geothermie in de Duin en Bollenstreek uitwerken in
regionale energiescenario’s (in vervolg op studie Fakton voor Leiden);
- strategische verkenning (zelf en met partners): nader uitwerken van publieke waarden; benutten van goede voorbeelden en expertise van elders;
- ontwikkelen instrumentenmix moeten volgen uit keuzes open regionaal energiesysteem (beleidsmatig, financieel, juridisch, communicatief). Verkenning regionaal investeringsfonds.
Werkstroom 2. uitvoeren van de warmtetransitie en voorbereiden op de fase vanaf 1/1/2023:
- terugvertalen van mogelijke aanlanding WLQ+ 2026 naar een plan gericht op de uitvoering in de periode 2023-2026;
- het versterken en verdiepen van de realisatie van initiatieven van onderop, die bijdragen aan een inclusieve benadering (voorkomen dat mensen achterblijven);
- het stimuleren van de ontwikkeling van duurzame bronnen (waaronder geothermie);
- waar nodig regionaal versterken wat lokaal gebeurt aan communicatie en participatie;
- het uitvoeren van een impactanalyse ondergrond/bovengrond (doorontwikkelen bestaande verkenningen ondergrond / bovengrond voor regio);
- organiseren en afspraken maken over meerjarige programmering van ruimtevraag warmtetransitie;
- vormgeven tracé en aanlanding WLQ+ en inzet leveren op PIP;
- mogelijke inbreiding en ontwikkeling warmtenet Vattenfall en mogelijke aansluiting geothermie uit Duin- en Bollenstreek onderzoeken en mogelijk maken.
- podium organiseren en daarmee voor partners en inwoners om verbinding tussen resultaten lokaal en bovenlokaal zichtbaar te maken.
Werkstroom 3. omgevingsmanagement, innovatie & markt:
- omgevingsmanagement (ontwikkelingen bij belanghebbenden in beeld houden en relaties onderhouden)
- onderzoeken van mogelijke samenwerking met andere gemeenten en partijen uit de Holland Rijnland RES-regio (Duin- en Bollenstreek en Alphen aan den Rijn / Rijn- en Veenstreek)
- partnerschap vormgeven (commitment bestuurlijk en management) en co-creatie
- marktontwikkelingen monitoren bijv. t.a.v. bronontwikkeling geothermie en innovaties
- marktconsultatie vormgeven (bijv. in twee rondes: voor 1 februari en voor 1 december 2022);
- commerciële strategie ontwikkelen met oog op fase vanaf 1/1/2023
- lobby, invloed uitoefenen op zaken als betaalbaarheid, via o.a. contacten met TK-leden Deze werkstroom levert inbreng en randvoorwaarden op voor de werkstromen 1 en 2.
Werkstroom 4. samenwerking en organisatie:
- werving & selectie van het team
- bekostiging van bovenlokale inzet van teamleden
- contracteren van dienstverleners
- opleiding en training organiseren
- bestuurlijk en ambtelijk overleg organiseren
- beeldvorming en besluitvorming faciliteren in colleges en raden
- (voortgangs)rapportage opstellen
- financiële administratie / budgetbewaking, etc.
Het is aan de programmamanager voor de fase vanaf september 2021 om de precieze werkzaamheden in de 4 werkstromen met de organisatie verder uit te werken.
5. Organisatie en bedrijfsvoering
Organisatie
Gegeven de beoogde resultaten is het van belang dat er een voldoende robuuste basisbezetting van het programmateam staat op 1 september 2021. Daarnaast is de ambitie om zo snel mogelijk zelf deskundigheid op te bouwen en daarbij minder afhankelijk te zijn van extern ingehuurd personeel. Daarom kiezen we voor een vormgeving van de organisatie waarbij gekoerst wordt op het in dienst hebben of nemen van een programmamanager en een compact team. Mocht dit onvoldoende vlot lukken dan wordt op tijdelijke basis ingehuurd.
Er zal voor de initiële 5 fte worden geïnventariseerd in hoeverre ambtelijke capaciteit vanuit de gemeenten gedetacheerd kan worden. Voor zover dat niet mogelijk is wordt inhuur van aanvullende externe expertise ingezet om de programmaorganisatie WLR van voldoende personeel te voorzien. Er zal via werkgroepen en/of gezamenlijk werken op locatie uitwisseling plaatsvinden tussen de programmaorganisatie WLR en gemeenten om zo lokale aanhaking te garanderen en te zorgen dat ook kennisopbouw in de uitwisseling tussen het regionale en lokale schaalniveau plaatsvindt.
Over het vergoeden van de inzet door eigen medewerkers in de gezamenlijke programmaorganisatie WLR worden in oktober 2021 nadere bedrijfsvoeringafspraken gemaakt in de DVO WLR. Afgesproken is in ieder geval dat kosten van inzet van personeel dat dat werkzaam zal zijn ter uitvoering van de regionale afspraken zoals vastgelegd in de SOK WLR, PvA WLR en DVO WLR in beginsel uit het gezamenlijk beschikbaar gestelde budget worden gedekt binnen werkstroom 4.
De ambitie is dat de organisatie vanaf 1 januari 2022 opgeschaald wordt tot het beoogde niveau en uiterlijk per 1 mei 2022 een organisatie is gevormd van 6 of 7 fte op medior-senior niveau met een 70
: 30 verhouding voor vast versus flexibel personeel.
Personele inzet
Over de inzet van medewerkers bij de samenwerkingsorganisatie WLR wordt met het management van de betreffende partner (werk)afspraken gemaakt, onder andere over de beschikbaarheid, aansturing, personele verantwoordelijkheden (inclusief persoonlijke ontwikkeling) en beloning. Bij een substantiële en structurele inzet voor het programma gelden de functiewaarderings- en salarisnormering van de gemeente Leiden. Eventuele tijdelijke toelagen voor deze inzet komen ten laste van het regionale programma.
Financiën en huisvesting
De programmamanager is verantwoordelijk voor het budget van de programmaorganisatie WLR. Wat betreft de bedrijfsvoering gaan we uit van het administratief inregelen van de financiële stromen via de gemeente Leiden. De programmaorganisatie wordt gehuisvest in het stadskantoor Level bij het CS van Leiden, als locatie die voor alle gemeenten in de Leidse regio (via openbaar vervoer) goed bereikbaar is. Vanuit Leiden worden de kosten van de programmaorganisatie waaronder in ieder geval kosten voor personeelsinzet (intern en extern), huisvesting, ICT, administratiekosten en overige programmakosten, doorbelast aan de 6 deelnemende gemeenten naar rato van inwoneraantal. Later zal de verdeelsleutel gelijk worden getrokken met de verdeelsleutel voor de uitvoeringslasten Klimaatakkoord. Hierover worden in oktober nadere bedrijfsvoeringafspraken gemaakt.
Integriteit, informatiebeveiliging en privacy
Het (samen)werken binnen de samenwerkingsorganisatie, werkgroepen e.d. vindt plaats in lijn met de gedragscode over integer handelen en de regelementen inzake informatiebeveiliging en privacy van de gemeente Leiden.
6. Begroting
Wat betreft de begroting vinden we het belangrijk om daar in deze fase – en voordat de programmamanager is aangesteld – een zekere mate van flexibiliteit in te houden en daarom de begroting op hoofdlijnen vorm te geven:
- 600k euro budget voor werkstroom 1 – programmatische inspanningen zoals onderzoek, ontwerp en doorrekening open regionaal energiesysteem, energiescenario’s, verkenning instrumentenmix waaronder regionaal investeringsfonds, ontwikkeling impactanalyse onder- en bovengrond
- 450k euro budget voor werkstroom 2 - stimuleren van realisatie initiatieven, bevorderen ontwikkeling duurzame bronnen en voorbereiding op uitvoering excl. cofinanciering
- 350k euro budget voor werkstroom 3 – omgevingsmanagement, innovatie, markt en lobby
- 600k euro budget voor werkstroom 4 – organisatie en personele kosten aanvullend op personele kosten inzet werkstromen 1 t/m 3; totale personele kosten 1,2 mln (incl. sociale lasten).
Opleidingskosten programmateam. Faciliteiten/ICT/werkplek.
In overleg met het management komen tot een nadere verdeling van de budgetten. In deze fase is een zekere mate van flexibiliteit van belang. Daarom wordt in de voorlopige begroting van de
inspanningen gerekend met een bandbreedte waarbij per onderdeel van het budget rekening wordt gehouden met 10% onvoorziene kosten.
De voorlopige verdeling van de budgetten over de jaarschijven 2021 (vanaf 1 augustus) en 2022 ziet er als volgt uit:
2021 | 2022 | Totaal | |
Werkstroom 1. Programmatische inspanningen zoals onderzoek, ontwerp & doorrekening open regionaal energiesysteem | 200k | 400k | 600k |
Werkstroom 2. Versterken van initiatieven, bevorderen ontwikkelingen en voorbereiden op uitvoering (excl. cofinanciering) | 155k | 295k | 450k |
Werkstroom 3. Omgevingsmanagement, innovatie en markt | 145k | 205k | 350k |
Werkstroom 4. Organisatie en samenwerking | 215k | 385k | 600k |
Totaal | 715k | 1.285k | 2.000k |
De verantwoording van de benutting van het beschikbaar gestelde budget verloopt via de voortgangsrapportages op kwartaalbasis.
Bijlage 1. Notitie keuze voor een open regionaal energiesysteem
versie 8 juni 2021 Samenvatting:
- als het politiek en bestuurlijk uitgangspunt is om te kiezen voor de ontwikkeling van een open
regionaal energiesysteem met laagste maatschappelijke kosten, best resterende maatschappelijke investeringen en borging van publieke waarden als betaalbaarheid, haalbaarheid, duurzaamheid, keuzevrijheid…
- … dan is het noodzakelijk om de volgende keuzes te maken:
Keuze 1. Kijk breder dan warmte. Het energiesysteem van de toekomst kent uitwisseling tussen warmte, elektriciteit en brandstoffen, is digitaal (platforms van handel en uitwisseling, regeltechniek en technische aansturing), is democratisch (steeds meer prosumerschap door inwoners en bedrijven) en is decentraal (decentrale bronnen / opwek, opslag en conversie en benutting, semi-autonome en zelfregulerende systemen);
Keuze 2. Bevorder en faciliteer lokale en innovatieve initiatieven met maatschappelijk eigenaarschap en zorg dat deze niet geblokkeerd worden door grootschalige bovenlokale initiatieven met commercieel rendement; mag niet ten koste gaan van inclusiviteit (betaalbaarheid); beschermen van sociaal-economisch kwetsbare groep inwoners en borgen van democratische besluitvorming; keuzevrijheid als vertrekpunt, maar ook solidariteit en betaalbaarheid dus schaal nodig; kan mogelijk ook nog in de fasen van transities verschillen
Keuze 3. Werk samen aan keuzes over een energiesysteem op een hoger schaalniveau dan lokaal en blijf steeds de verbinding leggen met de lokale uitwerking en de bovenregionale ontwikkelingen en consequenties
Keuze 4. Geef op grond van voorgaande keuzes de partnerstrategie en commerciële strategie vorm. Zorg dat stakeholders met belangen en bijdragen aan de realisatie van voorgaande keuzes als partners vanaf het begin betrokken zijn in het ontwerp van de aanpak tot eind 2022.
Met deze keuzes is het mogelijk een maatschappelijk (MKBA) optimaal open regionaal energiesysteem te ontwikkelen.
De warmtetransitie is de verandering die we als samenleving doormaken om CO2 te reduceren in de verwarming van woningen, maatschappelijk vastgoed en kantoorgebouwen (de gebouwde omgeving). De rol van gemeenten is om daarin verstandige keuzes te maken gebaseerd op publieke waarden: betaalbaar (laagst mogelijke kosten/prijs ten opzichte van fossiele alternatieven), haalbaar voor iedereen (inclusief), duurzaam (laagste CO2/kg) en betrouwbaar (beschikbaar), ruimtelijk optimaal afgewogen (ondergrond en bovengrond, in vergelijking met alternatieven). Maar primair is de warmtetransitie iets wat iedereen aangaat en ingrijpt op de persoonlijke levenssfeer van mensen. Waarin vertrouwen cruciaal is.
Een heldere rolverdeling is noodzakelijk. Gemeenten nemen niet alle verantwoordelijkheid in de warmtetransitie voor hun rekening. Bijvoorbeeld: Gasunie realiseert de aanleg van de WarmtelinQ+ warmtetransportnet van Rotterdam via Rijswijk naar de Leidse regio. Wij dragen als gemeenten bij aan de totstandkoming van distributienetten en daarmee de beschikbaarheid van restwarmte. Of die restwarmte betaalbaar is, is een vraag voor het Rijk. Of van betaalbare restwarmte gebruik wordt gemaakt is een keuze van eindgebruikers die hierover een contract sluiten met hun energiebedrijf.
De Tweede Kamer kan daarin keuzes maken, wij lobbyen voor goede keuzes in het belang van onze inwoners.
De warmtetransitie kent voor gemeenten een set aan grote en complexe opgaven. We hebben als gemeenten veel te leren (kennis opbouwen) en allerlei keuzes te maken. Wat zijn duurzame bronnen? Wie gaat welke rol vervullen? Welke keuzes zorgen voor een goede borging van publieke waarden? Wie gaat wat betalen? Moeten we investeren in duurzame energievoorziening of het juist aan de markt overlaten? Hoe kunnen overheden teveel afhankelijkheid van monopolisten of te hoge en verschillende prijzen voor warmte voorkomen? Gelukkig hoeven we al deze vragen niet ieder voor zich op te pakken.
De colleges van B&W van de 6 gemeenten vinden het verstandig en stellen daarom aan de raden voor om de warmtetransitie in regionale samenwerking gezamenlijk op te pakken. We kiezen als 6 gemeenten in de regio dus voor samenwerken op de warmtetransitie. Daarmee kunnen we betere keuzes maken en sterker staan dan afzonderlijk.
We werken als 6 gemeenten samen met woningcorporaties, netbeheerders, energiecoöperaties en
andere overheden (andere regio’s HR, aanpalende RES regio’s, rijk, provincie, waterschappen). Samen hebben we een collectieve verantwoordelijkheid. We spreken elkaar stevig aan, zodat iedereen zijn of haar eigen rol vervult. Hoe kunnen we bijv. met woningcorporaties samen optrekken om een goed open regionaal energiesysteem te organiseren. Welke investeringen komen kijken bij de totstandkoming van een regionaal energiesysteem en de vertaling daarvan op lokaal niveau. Hoe gaan we regionaal om met de ruimtevragen als gevolg van de uitbreiding van energiesystemen. Wie gaat welke investeringen doen en hoe gaan we daar met z’n allen voor betalen. Hoe kunnen we de kosten van duurzame energie voor inwoners laag krijgen en houden. Waar willen we mogelijk zelf in investeren als het gaat om het energiesysteem. Dat gaan we komend jaar verkennen. Om dat goed te kunnen doen hebben we geld nodig van het Rijk als vergoeding voor de extra uitvoeringslasten Klimaatakkoord. We spreken het Rijk en de provincie aan op het faciliteren van de rolneming als één overheid.
Vertrouwen tussen inwoners en overheden is de sleutel tot een eerlijke en geslaagde warmtetransitie. Het eerlijke verhaal vertellen is een belangrijke rol van gemeenten. Mensen hebben baat bij een transparant en geloofwaardig verhaal over een laagdrempelige warmtetransitie. Dat begint met de vraag wanneer de CV-ketel nog te vervangen of over isoleren op natuurlijke momenten, zoals bij verhuizing. Want nu is de warmtetransitie voor veel inwoners nog onvoldoende betaalbaar (onrendabele top) en nog niet haalbaar voor iedereen (energiearmoede). Dat levert onzekerheid en weerstand op. Gemeenten zullen in hun aanpak het vertrouwen van burgers moeten winnen door te laten zien hoe ze publieke waarden borgen.
Technisch bekeken zijn allerlei vormen van duurzame warmtevoorziening nodig op verschillende temperatuurniveaus, naar de mate waarin gebouwen geïsoleerd zijn. Hoe meer isolatie hoe lager de benodigde temperatuur. Ook is een onderscheid te maken tussen collectieve en individuele warmtevoorziening. Individueel is bijv. een warmtepomp, collectief is bijv. een warmtenet in de buurt of wijk. Restwarmte is één van de duurzame bronnen voor collectieve warmtevoorziening.
Restwarmte is een hoge temperatuurbron in de energiemix, naast bijvoorbeeld geothermie (middelhoge of lage temperatuur) en aquathermie (lage temperatuur). In de Leidse regio lijken alle drie soorten bronnen van duurzame warmte beschikbaar.
De collectieve warmtevoorziening wordt vaak geduid aan de hand van de warmteketen. De warmteketen bestaat uit bronnen, transport, distributie, levering en gebruik. Ook kan op allerlei plekken in de keten opslag en eventuele piek & backup van warmtevoorziening worden
georganiseerd. Als door Gasunie het transport van restwarmte via het transportnetwerk WarmtelinQ+ naar de Leidse regio georganiseerd kan worden zijn we er nog niet. Dan zijn nog distributienetten (op wijkniveau) en levering in de woningen nodig. Wie die gaat aanleggen, hoe en door wie dat wordt geregeld is nog niet bekend. In de komende decennia zal de collectieve warmtevoorziening steeds meer worden verbonden met gas en elektriciteit via vormen van opslag en conversie (bijv. Power2Heat). Ook zal het onderscheid tussen collectieve en individuele energievoorziening vervagen door combinaties van oplossingen op wijk-, buurt-, straat- en woningniveau. Daarom spreken we over een energiesysteem en niet alleen over de warmteketen.
Wij hebben het in de context van de Leidse regio over een open regionaal energiesysteem. Daaronder verstaan we de technische systeemkant: een energetisch open systeem, waarin meerdere leveranciers en afnemers mogelijk zijn, waarin verschillende modaliteiten en energiedragers mogelijk zijn (conversie) en waarin ruimte is voor innovaties. Maar ook de sociale systeemkant: waarin sprake is van transparantie als het gaat om kosten en de vorming van prijzen. Waarbij mensen vertrouwen hebben in de keuzes die gemaakt worden. Waarin mensen eigenaarschap willen nemen, niet alleen als consument maar ook als producent van energie. Waarin mensen met hun gedragskeuzes invloed kunnen uitoefenen op de prijs en duurzaamheid. Waarin ruimte is om vanuit de buurt of wijk initiatieven te kunnen nemen die passen in het systeem.
Een open regionaal energiesysteem komt niet vanzelfsprekend tot stand. De lokale of regionale afweging van maatschappelijke kosten en baten kan niet centraal worden geregisseerd (op landelijk niveau). De onafhankelijke publiek gereguleerde rol van landelijke en regionale netbeheerders is voor gas en elektriciteit wel geregeld, nog niet voor warmte en zeker nog niet voor de integraliteit van het energiesysteem. Het wetgevend kader voor duurzame warmtevoorziening is nog in ontwikkeling en kent vooralsnog een hiaat als het gaat om de borging van ketenverantwoordelijkheid voor de eerder genoemde publieke waarden. Dat lijkt namelijk te worden overgelaten aan marktpartijen. Een optimale afweging van publieke waarden en het energetisch-financieel en ruimtelijk afwegen van maatschappelijke kosten en baten lijkt het beste te kunnen worden vormgegeven op regionaal niveau.
Als centrale opgave voor gemeenten in de warmtetransitie hebben we daarom geformuleerd: hoe organiseren we in de Leidse regio de ontwikkeling van een open regionaal energiesysteem waarin publieke waarden zijn geborgd?
We kiezen er voor om de warmtetransitie te organiseren en ook te realiseren. Dat wil zeggen: keuzes maken, investeringen mogelijk maken en daar wellicht en indien nodig ook zelf aan bijdragen. Zo onze verantwoordelijkheid invullen voor een eerlijke transitie en duurzame en betaalbare toekomst voor al onze inwoners.
Vervolgstappen na de keuze voor een open regionaal energiesysteem:
Vervolgstap 1. bouw aan de partnerstrategie door als samenwerkende gemeenten/regio consequent aan het perspectief van een open regionaal energiesysteem te werken in een ontwikkel- en realisatieproces met netbeheerders, woningcorporaties en energiecoöperaties. En werk parallel een commerciële strategie uit (in relatie tot marktpartijen).
Vervolgstap 2. Zet het beleidsmatig, financieel, juridisch, communicatief en participatief- organiserend instrumentarium in. Als het gaat om het juridisch instrumentarium: hanteer niet alleen een marktordeningsprincipe voor het warmtesysteem (Wcw) maar voor het energiesysteem in de breedte rekening houdend met opslag en conversie, decentralisatie, democratisering en digitalisering.
Bijlage 2. Indicatie van inspanningen per werkstroom
Werkstroom 1.
- Inventarisatie van huidige stand van zaken, waaronder:
o Actualisatie van alle vastgestelde transitievisies warmte (TVW’s) tot één regionale TVW maken. Welke warmtesystemen zijn er al aanwezig (of in ontwikkeling) in de
regio en wat is de opgave voor de komende 10 jaar in de TVW’s; inzicht in de huidige en toekomstige warmte-, elektriciteits en brandstofvraag in de regio tot 2030;
o Actualisatie van lokale initiatieven (o.a. energiecoöperaties) en bovenregionale bronnen (zoals aanlanding WLQ+ in 2026 en Geothermie) naar plan 2023-2026;
o Overzicht in de warmte-/koude-, elektriciteits- en brandstofvraag en aanbod tot 2030 en hoe de match er uit ziet
- Bepalen basis ingrediënten om tot open regionaal energiesysteem te komen, waaronder:
o terugvertalen van doelstellingen, vraag (o.a. TVW) en mogelijk aanbod tot 2030 naar benodigde inspanningen;
o Met behulp van expertise de definitie open regionaal energiesysteem (Energiehubs en omwisseling, regionaal netwerk, opslag, piek en Back Up, distributieknooppunten, verkavelingsstructuur)
o Scenario’s schetsen om open regionaal energiesysteem te realiseren. Resultaat: denklijnen voor realisatie. Scenario’s zijn onder andere : volledig publiek, volledig privaat, of een mix daarvan (PPS o.i.d.) in verschillende verhoudingen.
o Instrumentarium definiëren dat nodig is om open regionaal energiesysteem te realiseren: financieel, juridisch, organisatorisch, berekening/monitoring CO2- reductie, planningsmodel (gericht op gebruik warmte WLQ vanaf 1-1-2026).
o Instrumentarium definiëren om publieke waarden te borgen: toetsings- en sturingscriteria voor gemeenten. Definiëren welke rol de overheid zou kunnen spelen om de waarden te borgen (Financier en risicodragend, aandeelhouder, facilitator)
o Demarcatie van wat bovenregionaal wordt georganiseerd en opgepakt, en wat lokaal
o Flexibiliteit en ruimte om vanuit de buurt of wijk of markt initiatieven te kunnen nemen die passen in het systeem (adaptief systeem);
o Uitwerken hoe de publieke waarden - zoals betaalbaarheid en haalbaarheid voor inwoners, een betrouwbaar energiesysteem, laagste maatschappelijke kosten – geborgd en getoetst worden in het maken van keuzes.
o Afwegingskader opstellen voor beoordeling scenario’s. Scenario’s en instrumentarium worden gewogen op haalbaarheid en realisatie ORES binnen de publieke waarden. De resulterende notitie heeft een politiek element, en zal daarom ook in de colleges worden vastgesteld.
- Quick scan mogelijke energiescenario’s en eventueel bijstellen basis ingrediënten, waaronder:
o Uitbreiding visiestudie Fakton van alleen Leiden tot een regionale visie.
o Quickscan voorbeelden in het land die als voorbeeld kunnen dienen (bv. Eindhoven of Amsterdam).
o Strategische verkenning (zelf en met partners) en marktconsultatie: hoe denken mogelijke partners en marktpartijen over deze materie? Resultaat: inzicht in huidige (on)mogelijkheden, input voor scenario’s, inzicht in haalbare snelheid/planning
o Resultaat is overzicht en inzicht in mogelijke transitiepaden en energiescenario’s rekening houdend met de beschikbaarheid van restwarmte en geothermie, maar ook alternatieve ontwikkelingen / innovaties
o Eventueel bijstellen basis ingrediënten
- Afweging en selectie van de meest haalbare scenario’s, waaronder;
o opstellen overzicht afweging t.b.v. besluitvorming gemeenten
o vertaling in de mogelijke inzet van instrumenten (na inventarisatie) om de transitiepaden te realiseren.
o Inzicht in partnerstrategie, commerciële strategie en samenwerkingsconstructies met netbeheerders en eventueel marktpartijen (en rol van de overheid hierin);
o selectie haalbare scenario’s en uitwerken transitiepad die deze scenario’s mogelijk
maakt / houdt (flexibel pad)
o een risicoallocatie en businesscase op hoofdlijnen van het transitiepad en van de verschillende onderdelen van de ORES
o resultaat is inzicht in de vorm in de hoofcontouren en afbakening van het ORES en bijbehorende instrumentaria
o voor de vervolgfase een stappenplan van regionale werkzaamheden en een stappenplan voor lokale werkzaamheden
Werkstroom 2.
In werkstroom 2 onderscheiden we twee onderdelen.
Binnen de Leidse regio:
- Het versterken en verdiepen van de realisatie van initiatieven van onderop;
- communicatie en participatie in buurten en wijken;
- het uitvoeren van een impactanalyse ondergrond/bovengrond (doorontwikkelen grand design Leiden voor regio),
- inpassing andere bronnen (geothermie, aquathermie etc.),
- mogelijke inbreiding en uitbouw warmtenet VF
- faciliteren van lokale initiatieven en innovatie (zijn lokale taak) en inpassing mogelijk maken in open regionaal systeem, en leren en opschalen van de innovaties.
Aan de grens van de Leidse regio (bovenregionale bronnen en uitwisseling):
- Faciliteren aanlanding WLQ+ en vormgeving PIP tracé WarmtelinQ+
- Faciliteren aansluiting Geothermie DBS
- Faciliteren aansluitingen Energie hubs en uitwisseling / omvorming energievorm
Werkstroom 3.
- Inventarisatie en actualisatie van stakeholderanalyse, waaronder:
o mogelijke partners (woningbouwcoöperaties, netbeheerders, financiers),
o mogelijke marktpartijen,
o energiecoöperaties en lokale initiatieven
o bovenregionale bronnen en initiatieven (WarmtelinQ+, Geothermie DBS)
- overall omgevingsmanagement;
- Verkennen en vormgeven partnerschap strategie, voor de verschillende energiescenario’s en voor de verschillende onderdelen van het regionale open systeem (energiehubs, opslag, warmtenetwerk);
- Verkennen samenwerking met bovenregionale stakeholders, waaronder Duin en Bollen Streek en andere Holland Rijnland gemeenten;
- afspraken maken met boven regionale partijen (waaronder de GasUnie voor de WarmtelinQ+) ten einde aan een collectieve oplossing voor de warmtetransitie binnen de Leidse regio gestalte te geven;
- Faciliteren en coördineren lokale initiatieven: de initiatieven zijn een lokale taak, in regionaal verband faciliteren, inpassen in ORES en leren en opschalen.
- marktontwikkelingen monitoren bijv. t.a.v. bronontwikkeling geothermie en innovaties en commerciële strategie ontwikkelen;
- Resultaat: Inzicht in partnerstrategie en commerciële strategie en in samenwerkingsconstructies met netbeheerders en eventueel marktpartijen (en rol van de overheid hierin), en inzicht in omvang samenwerkingsverband ORES in de regio
- Landelijke lobby;
Werkstroom 4.
- Uitvragen en aanstellen Programmamanager (loopt)
- Opzetten regionale team
- Naast deze werkstromen is ook inzet en budget nodig voor het vormgeven en ontwikkelen van de bestuurlijke samenwerking en de organisatie: werving & selectie van het team, contracteren van dienstverleners, opleiden, overleg, besluitvorming, rapportage etc.
- Naar aanleiding van de geselecteerde meest haalbare energiescenario’s het verder vormgeven van de bijbehorende organisatie structuur, resulterend in een voorstel voor een definitieve samenwerking tussen 6 of meer gemeenten vanaf 1 januari 2023.
- Uitwerken van spoorboekje met verwachte mijlpalen voor keuzes over verdere samenwerking in de Leidse regio (of breder), en specifiek de betrokkenheid van raden daarbij.
DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST
Warmte Leidse Regio
Versie 22 september 2021
Ondergetekenden,
1. De Gemeente Leiden, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wethouder Duurzame Ver- stedelijking, Ruimte & Wonen, mevrouw F. Spijker krachtens volmacht op grond van artikel 171, tweede lid Gemeentewet, en
hierna te noemen ‘Opdrachtnemer’ en
2. De Gemeente Leiderdorp, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wethouder Duurzaam- heid, de heer X.X. xxx Xxxxxxxxxx krachtens volmacht op grond van artikel 171, tweede lid Ge- meentewet, en
3. De Gemeente Katwijk, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wethouder Duurzaamheid, de xxxx X. Xxxxx krachtens volmacht op grond van artikel 171, tweede lid Xxxxxxxxxxx, xx
0. Xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wethouder Duur- zaamheid en Milieu, de xxxx X. Xxxxxxxx krachtens volmacht op grond van artikel 171, tweede lid Gemeentewet, en
5. De Gemeente Voorschoten, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wethouder Duur- zaamheid, Milieu en Energie, mevrouw E. Spil krachtens volmacht op grond van artikel 171, tweede lid Xxxxxxxxxxx, xx
0. Xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wethouder Energie- transitie, de xxxx X. xx Xxxx krachtens volmacht op grond van artikel 171, tweede lid Gemeente- wet;
Hierna gezamenlijk te noemen ‘Opdrachtgevers’.
Opdrachtnemer en Opdrachtgevers, tezamen te noemen: ‘Partijen’.
Overwegen dat:
- Opdrachtnemer en Opdrachtgevers gelijktijdig met het sluiten van onderhavige Dienstverle- ningsovereenkomst ook de “Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse Regio” (hierna: SOK WLR) hebben gesloten nadat colleges van burgemeester en wethouders van elke ge- meente hiermee hebben ingestemd;
- Partijen behoefte hebben om afspraken te maken over eenduidig opdrachtgeverschap naar derden toe in de uitvoering van de gezamenlijke opgaven zoals geformuleerd in de SOK WLR en het Plan van Aanpak Warmte Leidse Regio (hierna: PvA WLR);
- Opdrachtnemer op grond van volmacht namens Partijen zal optreden bij het verrichten van enkele privaatrechtelijke rechtshandelingen in het kader van de uitvoering van de SOK WLR;
- Partijen in de onderhavige Dienstverleningsovereenkomst afspraken willen vastleggen over de onderlinge taken en verantwoordelijkheden, risicoverdeling en over de wijze van afrekening voor het verrichten van diensten, besteden van gezamenlijke middelen en inzetten van perso- neel bij de uitvoering van de SOK WLR.
KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
Artikel 1 Definities
De in de Dienstverleningsovereenkomst met een hoofdletter aangeduide begrippen hebben de bete- kenis die daaraan in dit artikel 1 wordt toegekend.
1.1 SOK WLR: de Samenwerkingsovereenkomst Warmte Leidse Regio;
1.2 PvA WLR: Het Plan van Aanpak Warmte Leidse Regio dat als bijlage is opgenomen bij de SOK WLR, waarin een nadere uitwerking is opgenomen van de samenwerking tussen Partijen voor de komende periode;
1.3 Dienstverleningsovereenkomst of DVO WLR: de onderhavige dienstverleningsovereenkomst, inclusief alle Bijlagen.
1.4 Diensten: alle activiteiten die Opdrachtnemer ter uitvoering van de DVO WLR ten behoeve van de Partijen verricht.
1.5 Vergoeding: de geldbedragen die Opdrachtgevers voor het verrichten van de Diensten aan Op- drachtnemer dienen te betalen.
1.6 Hulpmiddel: een of meer hulpmiddelen die Opdrachtgevers van Opdrachtnemer in bruikleen krij- gen om de Diensten te kunnen ontvangen, zoals software en hardware.
1.7 Personeel: de door Partijen in te schakelen natuurlijke personen.
1.8 Bijlagen: de aan de DVO WLR gehechte documenten die integraal onderdeel van de DVO vor- men en waarin de in de DVO WLR vastgelegde afspraken nader worden omschreven.
Artikel 2 Voorwerp van de Dienstverleningsovereenkomst
2.1 Opdrachtgevers dragen aan Opdrachtnemer op de Diensten die verband houden met de uitvoe- ring van de SOK WLR zoals nader uitgewerkt in het PvA WLR, waarbij Xxxxxxxxxxxxx deze opdracht aanvaardt om de Diensten aan Opdrachtgevers te verrichten.
2.2 De volgende Diensten worden uitgevoerd door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtge- vers:
a) Inzet (al dan niet op inhuurbasis) van personeel dat werkzaam zal zijn ter uitvoering van de regionale afspraken zoals vastgelegd in de SOK WLR, PvA WLR en DVO WLR, waaronder in ieder geval de volgende functies:
i. Programmamanager,
ii. Programmasecretaris en
iii. Programmamedewerker.
b) Doen van inkopen en het voeren van eventuele aanbestedingsprocedures die daarvoor op grond van wet- en regelgeving nodig zijn;
c) Coördinatie van de uitvoering van de SOK WLR en het daarbij behorende PvA WLR alsook van de DVO WLR;
d) Huisvesting van de programmaorganisatie;
e) Administratie, advies en control, communicatie en zo nodig juridische en financiële advi- sering voor de programmaorganisatie;
f) Inzet van personeel ten behoeve van het coördineren en voorzitten van overleggen met partners, zoals woningcorporaties, energie coöperaties, medeoverheden en marktpar- tijen.
2.3 Als Opdrachtgevers nieuwe diensten wensen af te nemen die niet in de DVO zijn opgenomen, dan treden Partijen daarover tijdig in overleg.
2.4 Opdrachtnemer rapporteert viermaandelijks aan Opdrachtgevers middels integrale voortgangsrap- portages, aansluitend bij de P&C-cyclus van de gemeente Leiden een opgave van de besteedde middelen en uren van ingezette personeel, inclusief alle relevante afwijkingen ten opzichte van de gemaakte afspraken. Opdrachtnemer formuleert tevens voor de Opdrachtgevers een voorstel hoe hierop bij te sturen en legt deze ter instemming voor aan de Opdrachtgevers.
2.5 Eventuele meerkosten worden na instemming van de opdrachtgevers conform de verdeelsleutel in artikel 3 over de opdrachtgevers verdeeld.
2.6 Opdrachtgevers dragen er zorg voor dat de bevoegdheden tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die in het kader van de uit te voeren DVO WLR opgedragen zijn aan Opdracht- nemer, bij volmacht worden verleend aan de Directeur SO van de gemeente Leiden, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht.
2.7 Aanvragen en gegevensuitwisseling tussen Opdrachtgevers en Opdrachtnemer vinden in principe digitaal plaats.
Artikel 3 Vergoedingen en overige financiële bepalingen
3.1 Als uitgangspunt voor de gezamenlijke financiële verplichtingen en eventuele financiële risico’s in het kader van de onderhavige samenwerking geldt dat Partijen deze verplichtingen en risico’s ge- zamenlijk dragen en verdelen naar rato van de verdeelsleutel zoals opgenomen in artikel 3 van deze DVO WLR.
3.2 Opdrachtnemer ontvangt van Opdrachtgevers een Vergoeding voor de gemaakte kosten voor ge- leverde Diensten die verband houden met de uitvoering van de SOK en nader zijn uitgewerkt in het PvA WLR.
3.3 Voor het uitvoeren van de Diensten maakt de Opdrachtnemer kosten welke door Partijen vergoed worden: personeelskosten, kosten voor diensten, leveringen of werken, overheadkosten en moge- lijke kosten in verband met risico’s.
a) Voor de kosten van de inzet van personeel van Partijen gelden de uurtarieven per functie zo- als opgenomen in Bijlage 1.
b) De tarieven voor inzet van personeel kunnen één maal per jaar worden bijgesteld gelijk aan de indexatie van de personeelstarieven van de gemeente Leiden, deze index is gebaseerd op de wijzigingen in de CAO gemeenten. Indien de indexatie hoger blijkt dan op basis van de CAO te verwachten is, treden Opdrachtgever en Opdrachtnemer in overleg om tot een af- spraak te komen over de indexering.
c) Voor de kosten voor diensten, leveringen of werken van de door Opdrachtnemer gecontrac- teerde derde(n) geldt de daadwerkelijk gerealiseerde kosten.
d) Indien een Opdrachtgever (een bijdrage aan) een Dienst levert, bijvoorbeeld door inzet van eigen personeel ten behoeve van uitvoering van de regionale afspraken zoals vastgelegd in de SOK WLR, PvA WLR en DVO WLR, dan kan deze bijdrage voor vergoeding in aanmerking komen. Hierover worden vooraf tussen Partijen gezamenlijk schriftelijk afspraken over ge- maakt.
e) Voor overheadkosten zoals personeelszaken, huisvesting, ICT en administratie, hanteert Op- drachtnemer een overheadopslag van € 40 per productief gewerkt uur1. Voor extern inge- huurd personeel hanteert de Opdrachtnemer een opslag van 50% van het reguliere overhead- tarief. Een eventueel in te zetten financieel adviseur/projectcontroller wordt direct aan het pro- ject doorbelast, voor deze functie worden geen overheadkosten in rekening gebracht. Deze werkwijze van toerekenen van overhead is gelijk aan de werkwijze in het Leidse planproces. Voor de indexering van de overheadopslag geldt dezelfde afspraak als voor de personeelsta- rieven.
f) Niet alle overheadkosten zitten in het opslagtarief. Daar waar aanvullende kosten gemaakt moeten worden specifiek voor de programmaorganisatie, zoals bijvoorbeeld communicatie- kosten of licentiekosten voor specifieke software, wordt hier vooraf in de integrale voortgangs- rapportages melding van gemaakt en een besluit over genomen door Partijen.
g) Als Opdrachtnemer voorziet dat het totale bedrag in het PvA WLR wordt overschreden, dan geeft hij dat zo spoedig mogelijk schriftelijk aan bij de Opdrachtgevers. De Opdrachtgevers beslissen binnen 2 weken over een passende oplossing voor deze kosten, waarbij het uit- gangspunt geldt van gezamenlijke verantwoordelijkheid en een redelijke en billijke verdeling van kosten en risico’s.
1 Prijspeil 2022
h) Uitzondering op het vorige artikel betreft de financiële bedrijfsrisico’s die tussen Partijen in de SOK WLR, PvA WLR en de DVO WLR niet zijn verdisconteerd en die zich tussentijds voor- doen. Hierbij valt te denken aan (maar niet limitatief) reïntegratiekosten bij uitval van mede- werkers, kosten in verband met een bedrijfsongeval, juridische kosten in een geschil. Op- drachtgevers hebben gezamenlijk conform de kostenverdeelsleutel uit artikel 3 verantwoorde- lijkheid voor de kosten die voortvloeien uit deze risico’s. Om de risico’s voor Opdrachtgevers te beperken is Opdrachtnemer verplicht om Opdrachtgevers tijdig over de nadelen te informe- ren in de integrale voortgangsrapportage.
3.4 Alle kosten die door Opdrachtnemer worden gemaakt voor het uitvoeren van de Diensten, worden aan Partijen toegerekend volgens deze verdeelsleutel, gerelateerd aan het inwoneraantal:
a) Gemeente Leiden 44,8%
b) Gemeente Leiderdorp 9,9%
c) Gemeente Oegstgeest 9,0%
d) Gemeente Zoeterwoude 3,2%
e) Gemeente Voorschoten 9,3%
f) Gemeente Katwijk 24%.
3.5 De verdeelsleutel uit artikel 3.4 wordt herzien zodra vanuit de Rijksoverheid een definitief besluit is genomen over de verdeling van de uitvoeringslasten Klimaatakkoord. Vanaf dat definitieve be- sluit geldt tussen Partijen de verdeelsleutel dat van toepassing is op de uitvoeringslasten Klimaat- akkoord.
3.6 Voor zover Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Diensten inzet vraagt van het Service- punt71, worden zo nodig nadere afspraken hierover tussen Opdrachtnemer en Servicepunt71 vastgelegd in meerwerkovereenkomsten.
Artikel 4 Betaling en facturering
4.1. Betaling vindt plaats als volgt:
a) Opdrachtnemer stuurt bij de start van het jaar een voorschotfactuur, welke -indien ge- wenst- in maandbetalingen kan worden voldaan door Opdrachtgever;
b) Opdrachtnemer stuurt eind januari een (credit)verzamelfactuur aan Opdrachtgevers met opgaaf van de uiterste betaaltermijn van de verzamelfactuur, met vermelding van het deelbedrag per Opdrachtgever conform de kostenverdeelsleutel uit artikel 3 en verreke- ning met het betaalde voorschotbedrag.
c) Opdrachtgevers betalen de verzamelfactuur aan Opdrachtnemer uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst.
4.2. Opdrachtnemer zendt de facturen aan:
Gemeente Katwijk Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0
0000 XX Xxxxxxx
KvK: 27370956/000007706367
Gemeente Leiderdorp Xxxxxx-Xxxxxxxxxxxxx 0
0000 XX XXXXXXXXXX
KvK: 7364127/000012049859
Gemeente Oegstgeest Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 XX XXXXXXXXXX
KvK: 50025929/000000006556
Gemeente Voorschoten Xxxxxxxxx 00
0000 XX XXXXXXXXXXX KvK: 27381083/000002336561
xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Gemeente Zoeterwoude Xxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 XX XXXXXXXXXXX KvK: 27363529/000009009876
Artikel 5 Personele aspecten en plaats uitvoering diensten
5.1. Opdrachtnemer zet medewerkers in die, gelet op hun deskundigheid, opleiding en ervaring, voor de uitoefening van hun taken geschikt zijn. Wanneer sprake is van verzuim door bijvoorbeeld ziekte, treft Opdrachtnemer na afstemming met Opdrachtgevers, de nodige maatregelen om te komen tot een geschikte vervanging. De kosten voor noodzakelijke vervanging komen voor geza- menlijke rekening van Partijen.
5.2. De Diensten worden in beginsel verricht ten kantore van de Opdrachtnemer in Leiden.
5.3. Indien de Diensten worden verricht ten kantore van één of meerdere Opdrachtgevers, verleent Opdrachtgever het Personeel van Opdrachtnemer toegang tot de plaats waar de Diensten worden verricht, en stelt Opdrachtgever dit Personeel in staat de Diensten onder de bij die Partij gebruike- lijke arbeidsomstandigheden te verrichten gedurende de regulier geldende kantoortijden.
Artikel 6 Evaluatiemomenten
6.1. Artikel 7 van de SOK WLR over evaluatie is van overeenkomstige toepassing op de DVO WLR.
Artikel 7 Duur en beëindiging van de Dienstverleningsovereenkomst
7.1. Deze DVO WLR komt tot stand door ondertekening door Partijen en duurt voort zolang de SOK WLR geldt tussen Partijen.
7.2. De DVO WLR eindigt van rechtswege na de beëindiging door Partijen van de SOK WLR.
7.3. De DVO WLR kan met instemming van Partijen worden verlengd. Partijen geven minimaal drie maanden voor einddatum overeenkomst schriftelijk aan of deze overeenkomst wordt verlengd.
7.4. De DVO WLR kan tussentijds door Partijen, bij aangetekend schrijven, per einde van een kalen- dermaand worden opgezegd, mits daarbij een opzegtermijn van drie maanden in acht wordt geno- men.
7.5. Hulpmiddelen die Opdrachtnemer aan Opdrachtgever ter hand heeft gesteld voor het ontvangen van de Diensten, worden bij beëindiging van de DVO WLR door Opdrachtgever aan Opdrachtne- mer in oorspronkelijke dan wel overeengekomen staat geretourneerd.
Artikel 8 Desintegratiekosten
8.1. In geval van voortijdige beëindiging van de DVO WLR zijn desintegratiekosten voor rekening van de opzeggende partij. Partijen dragen zorg voor beperking van desintegratiekosten in geval van voortijdige beëindiging.
8.2. Bij voortijdige beëindiging van de DVO WLR door Partijen in gezamenlijk overleg en/of na afloop van de looptijd van de DVO WLR , worden de resterende desintegratiekosten door partijen gedra- gen naar rato van de verdeelsleutel zoals opgenomen in artikel 3.
8.3. De desintegratiekosten bestaan uit de volgende componenten:
8.3.1. De boekwaarde per beëindigingsdatum van investeringen die een direct verband
houden met de dienstverlening aan Opdrachtgevers, indien zij niet door één of meerdere Op- drachtgevers tegen de per beëindigingsdatum geldende boekwaarde worden overgenomen.
8.3.2. De naar rato van totale afnamevolumes berekende boekwaarde per beëindigingsdatum van investeringen die een indirect verband houden met de dienstverlening aan
Opdrachtgevers.
8.3.3. De toekomstige verplichtingen per beëindigingsdatum van lopende contracten die een direct verband houden met de dienstverlening aan Opdrachtgevers, indien deze
contracten niet door één of meerdere Opdrachtgevers per beëindigingsdatum worden overge- nomen.
8.4. De toekomstige personele verplichtingen die een relatie hebben met de dienstverlening aan Op- drachtgevers en die zich voordoen ná beëindiging van de DVO WLR worden verdeeld tussen Par- tijen naar rato van de verdeelsleutel zoals opgenomen in artikel 3.
Artikel 9 Contactpersonen en overleg
9.1. Partijen wijzen elk een contactpersoon aan die de contacten over de uitvoering van de DVO WLR onderhoudt. Partijen informeren elkaar (schriftelijk) over wie zij als contactpersoon hebben aange- wezen.
9.2. Contactpersonen kunnen Partijen alleen vertegenwoordigen en binden voor zover zij hiertoe be- voegd zijn en het de uitvoering van de DVO WLR betreft. Tot wijziging van de DVO WLR zijn zij niet bevoegd.
Artikel 10 Aansprakelijkheid en vrijwaring
10.1. Iedere aansprakelijkheid van Opdrachtnemer en/of personen, die namens deze worden ingezet bij werkzaamheden ten behoeve van deze opdracht tegenover Opdrachtgevers, ter zake van schade toegebracht aan Opdrachtgevers ten gevolge van enig handelen of nalaten is hierbij uit- gesloten. Dit is slechts anders, indien en voor zover sprake is van grove nalatigheid dan wel op- zet van Opdrachtnemer en/of personen, die namens deze worden ingezet bij werkzaamheden ten behoeve van de opdracht.
10.2. Opdrachtgevers verbinden zich hierbij om Opdrachtnemer en/of personen die namens deze wor- den ingezet bij werkzaamheden ten behoeve van deze opdracht te vrijwaren voor alle aanspra- kelijkheid en elke vordering, geldend gemaakt in of buiten rechte voortvloeiende uit of verband houdende met de uitvoering van de opdracht door genoemde personen. Dit is slechts anders, indien en voor zover sprake is van grove nalatigheid of opzet van Opdrachtnemer en/of personen die namens deze worden ingezet bij werkzaamheden ten behoeve van de opdracht.
10.3. Een situatie van overmacht welke een juiste uitvoering van een overeenkomst verhinderen, van alle bij het DVO WLR betrokken Personeel of materieel waaronder begrepen:
- gehele of gedeeltelijke werkstakingen,
- uitval van medewerkers door ziekte en/of ongevallen,
- brand, storingen aan en verlies van apparatuur en hulpmiddelen, is Opdrachtnemer niet aan te rekenen.
Artikel 11 Intellectueel eigendomsrechten
11.1. De DVO WLR strekt niet tot overdracht van intellectuele eigendomsrechten van de Opdrachtne- mer aan Opdrachtgevers, noch die van Opdrachtgevers aan Opdrachtnemer.
Artikel 12 Geheimhouding
12.1.Partijen verplichten zich gedurende de looptijd van de DVO WLR geheimhouding te betrachten omtrent elkaars (bedrijfs)aangelegenheden, politieke besluitvorming en de uitgewisselde informa- tie en zienswijzen in het kader van deze samenwerking.
12.2.Ook na beëindiging van deze DVO WLR geldt het bepaalde in deze DVO WLR ten aanzien van de geheimhoudingsplicht van Partijen onverkort.
Artikel 13 Geschillenregeling
13.1 Deze geschillenregeling is van toepassing op deze DVO WLR en op alle op grond daarvan tus- sen Partijen gesloten overeenkomsten.
13.2 In geval van een geschil over deze DVO WLR streven Partijen ernaar in goed onderling overleg tot een voor beide partijen aanvaardbare oplossing voor de ontstane situatie te komen. Geschil- len zullen zo kort mogelijk na het constateren daarvan op initiatief van de meeste gerede Partij en voor zover mogelijk door goed en constructief overleg worden opgelost.
13.3 Indien een geschil niet in overleg kan worden opgelost, kan gebruik worden gemaakt van on- derstaand escalatiemodel:
Contactpersoon Opdrachtgever <> Contractpersoon Opdrachtnemer
<> Directeur Opdrachtgever <> Directeur Opdrachtnemer
<> Gemeentesecretaris Opdrachtgevers <> Gemeentesecretaris Opdrachtnemer.
13.4 Indien een geschil volgens artikel 13.3 kan worden opgelost, wordt het geschil bestuurlijk be- slecht door een commissie bestaande uit een bestuurder van elk van de Partijen.
13.5 Indien een geschil niet na inzet van de bestuurlijke commissie zoals bedoeld in artikel 13.4 op- gelost kan worden, kan deze worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.
Artikel 14 Slotbepaling
14.1 Afwijkingen van deze DVO WLR zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.
Bijlagen:
- Bijlage 1 Tarieven 2021.
[Pagina met handtekeningen volgt]
Datum: Datum:
Plaats: Plaats:
Gemeente Leiden Gemeente Oegstgeest
F. Spijker X. Xxxxxxxx
Wethouder Duurzame Verstedelijking, Wethouder Duurzaamheid en Milieu Ruimte & Wonen
Datum: Datum:
Plaats: Plaats:
Gemeente Zoeterwoude Gemeente Leiderdorp
X. xx Xxxx X.X. xxx Xxxxxxxxxx
Wethouder Energietransitie Wethouder Duurzaamheid
Datum: Datum:
Plaats: Plaats:
Gemeente Katwijk Gemeente Voorschoten
X. Xxxxx E. Spil
Wethouder Duurzaamheid Wethouder Duurzaamheid, Milieu en Energie
BIJLAGE 1 Tarieven 2021
Voor de kosten voor diensten, leveringen of werken van de door Opdrachtnemer gecontracteerde derde(n) gelden de daadwerkelijk gerealiseerde kosten.
Voor inzet van personeel gelden de volgende kosten:
schaal | Kosten | Kosten per productief uur | Overhead | Rekentarief 2021/2022 |
6 | 55.342 | 41,00 | 40,00 | 81,00 |
7 | 60.583 | 45,00 | 40,00 | 85,00 |
8 | 68.815 | 51,00 | 40,00 | 91,00 |
9 | 77.880 | 58,00 | 40,00 | 98,00 |
10 | 86.551 | 64,00 | 40,00 | 104,00 |
10a | 92.469 | 68,00 | 40,00 | 108,00 |
11 | 98.407 | 73,00 | 40,00 | 113,00 |
11a | 104.556 | 77,00 | 40,00 | 117,00 |
12 | 110.758 | 82,00 | 40,00 | 122,00 |
13 | 119.420 | 88,00 | 40,00 | 128,00 |
14 | 130.471 | 97,00 | 40,00 | 137,00 |
15 | 142.435 | 106,00 | 40,00 | 146,00 |
16 | 154.639 | 115,00 | 40,00 | 155,00 |
17 | 167.019 | 124,00 | 40,00 | 164,00 |
18 | 180.657 | 134,00 | 40,00 | 174,00 |
Voor extern ingehuurd personeel hanteert de Opdrachtnemer een opslag van 50% van het reguliere overheadtarief bovenop het gehanteerde uurtarief van de door Opdrachtnemer gecontracteerde derde(n).
Een eventueel in te zetten financieel adviseur/projectcontroller wordt direct aan het project doorbelast, voor deze functie worden geen overheadkosten in rekening gebracht.