TURINYS
PATVIRTINTA
Akcinės bendrovės „Klaipėdos nafta“ Generalinis direktorius
Xxxxxxxxx Xxxxxx 20180607
MAŽOS VERTĖS PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO PROCEDŪRA |
NR. PRC008 VERSIJA 1 |
PROCEDURE FOR LOW-VALUE PROCUREMENT ORGANIZATION |
TURINYS
5. BENDRIEJI MAŽOSIOS VERTĖS PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO REIKALAVIMAI 4
6. MAŽOS VERTĖS PIRKIMŲ PROCESO MODELIS 7
MVP2. MVP pasiūlymų vertinimas 11
MVP3. MVP sutarties sudarymas 14
8. ĮGYVENDINIMAS IR KONTROLĖ 17
Dokumento rengėjai:
Xxxxx Xxxxxxxxxxx, procesų analitikė
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, Pirkimų skyriaus vadovas Xxxxxx Xxxxxxx, pirkimų vadybininkė
1. PASKIRTIS
1.1. Mažos vertės pirkimų organizavimo procedūra (toliau – Procedūra) nustato akcinės bendrovės
„Klaipėdos nafta“ (toliau - KN) numatomų vykdyti prekių, paslaugų ir darbų mažos vertės pirkimų (toliau – pirkimai) būdus ir jų atlikimo tvarką.
1.2. Procedūra nustato pirkimų atlikimo reikalavimus, užtikrinančius pirkimų teisėtumą, lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo ir skaidrumo principų laikymąsi bei leidžiančius įsigyti KN reikalingų prekių, paslaugų ar darbų, racionaliai naudojant tam skirtas lėšas.
2. TAIKYMO SRITIS
2.1. Šios Procedūros reikalavimai taikomi KN darbuotojams, vykdantiems pirkimus pagal pareiginius nuostatus, pirkimų komisijų nariams bei KN generalinio direktoriaus įsakymu patvirtintiems pirkimų iniciatoriams.
2.2. Ši Procedūra yra KN vykdomų pirkimų valdymo proceso dalis.
3. NUORODOS
3.1. Procedūra yra parengta vadovaujantis šiais dokumentais:
Lietuvos Respublikos pirkimų, atliekamų vandentvarkos, energetikos, transporto ar pašto paslaugų srities perkančiųjų subjektų įstatymas (toliau – Įstatymas) – reglamentuoja pirkimų valdymo, atlikimo tvarką, įskaitant pirkimo–pardavimo sutarčių vykdymą ir ginčų sprendimo tvarką, nustato pirkimų subjektų teises, pareigas ir atsakomybę.
Atliekant mažos vertės pirkimus, privalomai taikomos Įstatymo I skyriaus, 44, 47 straipsnių, 68 straipsnio 1 dalies, 90 straipsnio, 94 straipsnio 5, 6, 7 ir 9 dalių, 99 straipsnio, VI ir VII skyriaus
nuostatos. Jeigu neskelbiama apklausa atliekama Įstatymo 79 straipsnio 1 dalies 3 punkte, 3 dalies 1, 2 ir 4 punktuose ar 5 ir 6 dalyse nustatytomis sąlygomis ar į neskelbiamą apklausą kviečiamas tik 1 (vienas) vienas tiekėjas, Įstatymo 34 straipsnio reikalavimų, išskyrus 34 straipsnio 3 dalyje nustatytą reikalavimą, gali būti nesilaikoma. Be to, gali būti nesilaikoma Įstatymo 90 straipsnio reikalavimų, jeigu atliekama neskelbiama apklausa ir numatoma pirkimo sutarties vertė yra ˂ 10 000 EUR (dešimt tūkstančių eurų) be pridėtinės vertės mokesčio (toliau – PVM).
Pirkimų organizavimo procedūra – nustato KN vykdomų pirkimų organizavimą nuo pirkimų planavimo iki pirkimo sutarties sudarymo ar pirkimo procedūrų pasibaigimo kitu būdu.
Tiekėjo kvalifikacijos reikalavimų nustatymo metodika – Viešųjų pirkimų tarnybos prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus įsakymu patvirtintas dokumentas, nustatantis metodiką, kaip išsiaiškinti, ar tiekėjas yra kompetentingas, patikimas ir pajėgus įvykdyti pirkimo sąlygas. Atliekant mažos vertės pirkimus, ši metodika yra rekomendacinė.
3.2. Procedūra parengta ir joje atitinkamos procedūros reglamentuojamos, atsižvelgus į nurodytas mažos vertės pirkimams privalomai taikomas Įstatymo normas bei jų taikymo išimtis.
4. SĄVOKOS IR SANTRUMPOS
4.1. Šioje Procedūroje naudojamos sąvokos ir sutrumpinimai:
DVS – Dokumentų valdymo sistema.
Mažos vertės pirkimas – tai:
• supaprastintas pirkimas, kai prekių ar paslaugų pirkimo numatoma vertė yra ˂ 58 000 EUR be PVM, o darbų pirkimo numatoma vertė yra ˂ 145 000 EUR be PVM;
• Įstatymo 13 straipsnio 9 dalyje nurodytas pirkimas, kai, neatsižvelgdama į tai, kad numatoma pirkimo vertė yra lygi mažos vertės pirkimo vertės ribai arba ją viršija, KN turi teisę Įstatymo nustatyta tvarka atlikti mažos vertės pirkimą toms atskiroms pirkimo dalims, kurių bendra vertė yra ˂ 58 000 EUR be PVM to paties tipo prekių ar paslaugų sutarčių vertės, o perkant darbus –
˂ 145 000 EUR be PVM.
Neskelbiama apklausa – pirkimo būdas, kai KN kreipiasi į pasirinktus tiekėjus, kviesdama pateikti pasiūlymus dėl perkamo objekto.
Pirkimo dokumentai (toliau – Pirkimo dokumentai) – KN tiekėjams pateikiami su pirkimu susiję dokumentai: kvietimas pateikti pasiūlymą, skelbimas apie pirkimą (jei taikoma), pirkimo sąlygos (jei taikoma), techninė specifikacija (jei taikoma), pirkimo–pardavimo sutarties projektas (jei jis parengtas), kiti dokumentai, jų paaiškinimai (patikslinimai).
Pirkimo komisija (toliau – Komisija) – KN arba jos įgaliotosios organizacijos vadovo įsakymu sudaryta pirkimo komisija, kuri, vadovaudamasi Procedūros nuostatomis ir kitais jos veiklai taikomais teisės aktais vykdo KN pirkimus.
Pirkimo organizatorius (toliau – Pirkimo organizatorius) – KN generalinio direktoriaus paskirtas darbuotojas, kuris KN nustatyta tvarka organizuoja ir vykdo mažos vertės pirkimus, kai tokiems pirkimams vykdyti nesudaroma Komisija arba KN Pirkimų skyriaus darbuotojas, turintis teisę organizuoti ir vykdyti pirkimus pagal jo pareiginius nuostatus.
PPP – Pirkimo poreikio paraiška.
Skelbiama apklausa – pirkimo būdas, kai KN apie atliekamą mažos vertės pirkimą paskelbia Centriniame viešųjų pirkimų portale (CVPP) Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (toliau - CVP IS) priemonėmis ir/ar kituose elektroniniuose pirkimų portaluose (Mercell, DealLink ir kt.).
4.2. Kitos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Įstatyme ir kituose pirkimų organizavimą bei vykdymą reglamentuojančiuose Lietuvos Respublikos teisės aktuose bei KN norminiuose dokumentuose.
5. BENDRIEJI MAŽOSIOS VERTĖS PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO REIKALAVIMAI
5.1. KN, vykdydama mažos vertės pirkimus, siekia racionaliai naudoti tam skirtas lėšas.
5.2. Planuojant pirkimus ir jiems rengiantis, negali būti siekiama išvengti Procedūroje nustatytos tvarkos taikymo ar dirbtinai sumažinti konkurenciją. Laikoma, kad konkurencija yra dirbtinai sumažinta, kai pirkimu tam tikriems tiekėjams nepagrįstai sudaromos palankesnės ar nepalankesnės sąlygos.
5.3. Norėdama įsigyti prekių, paslaugų ar darbų, KN atlieka pirkimą savarankiškai arba gali įgalioti kitą perkantįjį subjektą ar perkančiąją organizaciją, taip pat gali susitarti su kitais pirkimo subjektais kartu atlikti bendrus pirkimus. KN taip pat gali naudotis pagalbinės pirkimų veiklos paslaugų teikėjų paslaugomis.
5.4. Įsigyjant prekes, paslaugas ir darbus, kurių planuojama pirkimo sutarties vertė ≥ 10 000 EUR be PVM, KN pirmenybę teikia pirkimams iš Centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO), jeigu Lietuvos Respublikoje veikiančios CPO siūlomos prekės ar paslaugos, per sukurtą dinaminę pirkimų sistemą ar pagal sudarytą preliminariąją sutartį galimos įsigyti prekės, paslaugos ar darbai, visiškai atitinka KN poreikius ir KN negali prekių, paslaugų ar darbų įsigyti efektyvesniu būdu racionaliai naudodama tam skirtas lėšas.
5.5. KN privalo motyvuoti savo sprendimą neatlikti pirkimo naudojantis CPO paslaugomis ir saugoti tai patvirtinantį dokumentą kartu su kitais Pirkimo dokumentais. Šis reikalavimas netaikomas, kai KN vykdo mažos vertės pirkimą neskelbiamos apklausos būdu ir numatoma tokio pirkimo sutarties vertė yra ˂ 10 000 EUR be PVM.
5.6. Mažos vertės pirkimą vykdo Pirkimo organizatorius arba Komisija. Atvejus, kada pirkimą vykdo
Pirkimo organizatorius, o kada – Komisija, nustato KN Pirkimų organizavimo procedūra.
5.7. Nustatant pirkimo būdą, Pirkimo organizatorius ar Komisija prioritetiniu pirkimo būdu turi laikyti skelbiamą tiekėjų apklausą. Pirkimas neskelbiamos tiekėjų apklausos būdu įprastai vykdomas Procedūros 5.16 punkte nurodytais atvejais.
5.8. KN visais atvejais turi teisę savo iniciatyva nutraukti pradėtas pirkimo procedūras. Tai gali būti atliekama bet kuriuo metu iki pirkimo sutarties (preliminariosios sutarties) sudarymo. Pirkimo procedūras nutraukti privaloma, jeigu buvo pažeisti lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principai ir atitinkamos padėties negalima ištaisyti.
5.9. Pirkimo dokumentai rengiami lietuvių kalba. Papildomai Pirkimo dokumentai gali būti rengiami ir kitomis kalbomis. KN taip pat turi teisę konkretaus pirkimo atveju nerengti Pirkimo dokumentų (ar jų dalies) lietuvių kalba, kai tai yra neracionalu.
5.10. Pirkimo dokumentuose turi būti:
5.10.1. pageidaujamo įsigyti pirkimo objekto aprašymas, savybės;
5.10.2. informacija, ar KN vertins tiekėjo kvalifikaciją. Jei taip, nurodoma, kokie reikalavimai tiekėjo kvalifikacijai taikomi ir kokius dokumentus, įrodančius kvalifikacijos atitiktį nurodytiems reikalavimams, tiekėjas privalės pateikti. Pirkimo organizatorius ar Komisija nustato tiekėjo kvalifikacijos reikalavimus savo nuožiūra arba vadovaudamiesi rekomendacine Tiekėjo kvalifikacijos reikalavimų nustatymo metodika;
5.10.3. informacija, ar KN tikrins tiekėjo (subtiekėjo (-jų), jei tokie bus pasitelkiami) pašalinimo iš pirkimo procedūrų pagrindų nebuvimą. Jei taip, nurodomi tiekėjo pašalinimo pagrindų nebuvimo reikalavimai ir kokius dokumentus, įrodančius tiekėjo pašalinimo pagrindų nebuvimą, tiekėjas privalės pateikti KN;
5.10.4. informacija, kuriame pirkimo procedūrų etape KN prašys pateikti tiekėjo kvalifikaciją ir/ar tiekėjo pašalinimo pagrindų nebuvimą įrodančius dokumentus (jei taikoma). Pirkimo organizatorius (Komisija) gali prašyti šiuos dokumentus pateikti kartu su pasiūlymu arba šiuos dokumentus pateikti gali būti prašoma tik galimo laimėtojo, įvertinus visus gautus pasiūlymus;
5.10.5. informacija, pagal kokį vertinimo kriterijų KN išrinks ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą. Ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas nustatomas pagal vieną iš šių vertinimo kriterijų:
5.10.5.1. pagal kainos ar sąnaudų ir kokybės santykį;
5.10.5.2. pagal sąnaudas, kurios apskaičiuojamos pagal gyvavimo ciklo sąnaudų metodą;
5.10.5.3. pagal kainą.
5.10.6. informacija, ar po gautų pasiūlymų įvertinimo dėl jų atitikimo Pirkimo dokumentuose nustatytiems reikalavimams KN vykdys derybas. Jei bus pasirinkta derybų procedūra – informacija apie derybų būdą ir kad KN derasi dėl pateiktų pirminių ir vėlesnių pasiūlymų ir pirkimo sutarties sąlygų, siekdama geriausio rezultato pagal pirkimo dokumentuose keliamus reikalavimus.
5.10.7. informacija, ar po gautų pasiūlymų įvertinimo KN vykdys elektroninį aukcioną. Jei taip, informacija, kad elektroninis aukcionas bus vykdomas CVP IS priemonėmis pagal tvarką, numatytą Įstatymo 88 straipsnyje.
5.10.8. jei pirkimo sutartis (preliminarioji sutartis) bus sudaroma raštu, Pirkimo organizatorius (Komisija) gali, bet neprivalo nurodyti pagrindines sutarties sąlygas (pvz., sutarties prievolių įvykdymo terminai, mokėjimo tvarka, delspinigių dydis ir kt.) arba pateikti sutarties projektą;
5.10.9. pasiūlymų pateikimo terminas;
5.10.10. informacija, kad tiekėjai savo pasiūlymuose privalo nurodyti, kuri jų teikiama informacija yra konfidenciali;
5.10.11. informacija, kad pasiūlymuose nurodytos kainos ar sąnaudos bus vertinamos eurais. Jeigu pasiūlymuose kainos nurodytos užsienio valiuta, jos bus perskaičiuojamos eurais pagal Europos Centrinio Banko skelbiamą orientacinį euro ir užsienio valiutų santykį, o tais atvejais, kai orientacinio euro ir užsienio valiutų santykio Europos Centrinis Bankas neskelbia, – pagal Lietuvos banko nustatomą ir skelbiamą orientacinį euro ir užsienio valiutų santykį paskutinę pasiūlymų pateikimo termino dieną;
5.10.12. kitas Pirkimo dokumentų turinio nuostatas Pirkimo organizatorius ar Komisija nustato savarankiškai pagal konkretaus pirkimo pobūdį, atsižvelgiant į Įstatymo 48 str. 2 d. nuostatas.
5.11. Pirkimo procedūros prasideda:
5.11.1. kai Pirkimo organizatorius (Komisijos posėdžių sekretorius) išsiunčia (elektroniniu paštu, CVP IS ar kitomis priemonėmis) tiekėjams Pirkimo dokumentus (arba kreipiasi į tiekėjus žodžiu Procedūroje nustatytais atvejais), jei pirkimas atliekamas neskelbiamos apklausos būdu;
5.11.2. kai Viešųjų pirkimų tarnyba paskelbia CVP IS KN pateiktą skelbimą apie pirkimą ir/ arba
5.11.3. kai KN apie pirkimą paskelbia kituose elektroniniuose pirkimų portaluose.
5.12. Pirkimo procedūros baigiasi, kai:
5.12.1. sudaroma pirkimo sutartis (preliminarioji sutartis) (Įstatymo 41 str. 2 d. 1 p. numatytas atvejis);
5.12.2. negaunama nei vieno tinkamo pasiūlymo ar nesudaroma pirkimo sutartis (preliminarioji sutartis) (Įstatymo 41 str. 2 d. 2, 4, 5, 6 p. numatyti atvejai);
5.12.3. nusprendžiama nutraukti pirkimą.
5.13. Kiekviena atlikta pirkimo procedūra patvirtinama toliau nurodomais dokumentais:
5.13.1. jei atliekama apklausa žodžiu, pirkimą patvirtinantys dokumentai yra: PPP, D026 Pirkimo pažyma (jei sutartis sudaroma raštu), sutartis ir CVP IS paskelbta informacija apie ją, o jei sutartis sudaryta žodžiu – sąskaita, PVM sąskaita faktūra arba kiti buhalterinės apskaitos dokumentai;
5.13.2. jei atliekama apklausa raštu, pirkimą patvirtinantys dokumentai yra: PPP, susirašinėjimo informacija, Pirkimo dokumentai, D026 Pirkimo pažyma (kai pirkimą vykdo Pirkimo organizatorius), protokolai, fiksuojantys Komisijos sprendimus ar surašomi derybų ar susitikimų su tiekėjais atveju, taip pat raštu sudaryta sutartis ir CVP IS paskelbta informacija apie ją, o jei sutartis sudaryta žodžiu – PPP, sąskaita, PVM sąskaita faktūra arba kiti buhalterinės apskaitos dokumentai.
5.14. Tiekėjai, pateikę pasiūlymus pirkimui, nedalyvauja Pirkimo organizatoriui ar Komisijai susipažįstant su pateiktais pasiūlymais.
5.15. Jei Pirkimo dokumentuose buvo numatyta, kad KN vykdys derybas ir jos vykdomos, pasirašyti šalių pasiektų susitarimų nereikalaujama, šalių pasiekto susitarimo patvirtinimas yra galutinis pasiūlymas.
5.16. Vykdydama neskelbiamą apklausą, Pirkimo organizatorius ar Komisija privalo apklausti ne mažiau kaip 3 tiekėjus, kurie vykdo su pirkimo objektu susijusią veiklą (apklausa laikoma įvykusia, jei gautas bent vienas KN nustatytus reikalavimus atitinkantis pasiūlymas).
5.17. Atvejai, kai Pirkimo organizatorius ar Komisija, vykdydami pirkimą neskelbiamos tiekėjų apklausos būdu, gali apklausti mažiau nei 3 tiekėjus:
5.17.1. kai planuojama pirkimo vertė yra < 3 000 EUR be PVM;
5.17.2. kai perkamos KN darbuotojų mokymo ir konferencijų paslaugos;
5.17.3. jeigu prekes patiekti, paslaugas suteikti ar darbus atlikti gali tik konkretus tiekėjas dėl vienos iš šių priežasčių:
a) pirkimo tikslas yra sukurti ar įsigyti unikalų meno kūrinį ar meninį atlikimą;
b) konkurencijos nėra dėl techninių priežasčių;
c) dėl išimtinių teisių, įskaitant intelektinės nuosavybės teises, apsaugos.
Šio punkto b) ir c) papunkčiai gali būti taikomi, kai nėra pagrįstos alternatyvos ar pakaitalo ir įsitikinus, kad konkurencijos nebuvimas nėra sukurtas dirbtinai sugriežtinus pirkimo reikalavimus;
5.17.4. esant kitoms objektyviai pateisinamoms aplinkybėms ar/ir vykdant neskelbiamus mažos vertės pirkimus, atitinkančius Įstatymo 79 straipsnyje nustatytas neskelbiamų derybų sąlygas; tokią pirkimo procedūrą Pirkimo organizatorius ar Komisija privalo suderinti (raštu) su Pirkimų skyriaus vadovu.
5.18. KN CVP IS priemonėmis Viešųjų pirkimų tarnybai jos nustatyta tvarka pateikia per kalendorinius metus sudarytų pirkimo sutarčių, atlikus mažos vertės pirkimą, ataskaitą. Ataskaita pateikiama per 30 dienų, pasibaigus ataskaitiniams kalendoriniams metams.
6. MAŽOS VERTĖS PIRKIMŲ PROCESO MODELIS
6.1. Mažos vertės pirkimų valdymo procesas susideda iš mažos vertės pirkimų organizavimo, gautų pasiūlymų vertinimo ir sutarties sudarymo procesų.
MVP1. MVP organizavimas
PAVADINIMAS | APRAŠAS | YPATYBĖS |
Pradinė sąlyga: Patvirtinta PPP | Patvirtinta Pirkimo poreikio paraiška, pagal kurią reikia vykdyti pirkimą. | |
Skelbiama apklausa | ||
MVP1.1 Parengti skelbiamus Pirkimo dokumentus | Jei pirkimą skelbiamos apklausos būdu vykdo Pirkimo organizatorius, jis parengia Pirkimo dokumentus pagal Procedūros 5.9 punkte nurodytus reikalavimus. Jei pirkimą skelbiamos apklausos būdu vykdo Komisija, Komisijos posėdžių sekretorius parengia Pirkimo dokumentų projektą pagal Procedūros 5.9 punkte nurodytus reikalavimus ir suderina juos DVS su Komisijos nariais. | Pirkimo organizatorius Komisija Dokumentų valdymo sistema D022 Pirkimo poreikio paraiška |
PAVADINIMAS | APRAŠAS | YPATYBĖS |
poreikio paraiška D024 Pirkimo poreikio paraiška D025 Pirkimo poreikio paraiška Pirkimo dokumentai Skelbimas | ||
MVP1.2 Paskelbti apie pirkimą | Pirkimo organizatorius (Komisijos posėdžių sekretorius) užpildo Skelbimą apie pirkimą CVP IS ir išsiunčia jį Viešųjų pirkimų tarnybai, įkelia į CVP IS Pirkimo dokumentus. Pagal poreikį, Pirkimo organizatorius (Komisijos posėdžių sekretorius) paskelbia apie pirkimą kituose elektroniniuose pirkimų portaluose. | Pirkimo organizatorius Komisijos posėdžių sekretorius CVP IS Elektroniniai pirkimų portalai Skelbimas |
Apie pirkimą paskelbta | Skelbimas paskelbtas CVP IS ir/ar kituose elektroniniuose pirkimų portaluose. | |
Pradinė sąlyga: Ne vėliau kaip 2 d. d. iki termino pabaigos | Ne vėliau kaip likus 2 d. d. iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos. | |
Gauti prašymai dėl patikslinimo | Iš tiekėjų gauti prašymai paaiškinti ar patikslinti Pirkimo dokumentus. | |
MVP1.3 Patikslinti/ paaiškinti Pirkimo dokumentus | Pirkimo organizatorius (Komisijos posėdžių sekretorius) siunčia paaiškinimus/ patikslinimus užklausą pateikusiam bei visiems prie pirkimo prisijungusiems tiekėjams. Jei paaiškinimai/ patikslinimai teikiami KN iniciatyva, jie taip pat siunčiami visiems prie pirkimo prisijungusiems tiekėjams. Paaiškinimai ar patikslinimai turi būti pateikiami likus ne mažiau kaip 1 d. d. iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos. | Pirkimo organizatorius Komisijos posėdžių sekretorius CVP IS, kiti elektroninių pirkimų portalai Pirkimo dokumentai |
Neskelbiama apklausa | ||
MVP1.4 Apklausti tiekėjus žodžiu | Jei planuojama pirkimo vertė yra ˂ 10 000 EUR be PVM, Pirkimo organizatorius gali apklausti tiekėją (-us) žodžiu (telefonu, tiesiogiai prekybos vietoje, vertindamas internete tiekėjų skelbiamą informaciją apie prekių, paslaugų ar darbų kainą ir kitaip). | Pirkimo organizatorius D022 Pirkimo poreikio paraiška |
MVP1.5 Parengti Pirkimo dokumentus | Jei neskelbiamą tiekėjų apklausą raštu vykdo Pirkimo organizatorius, jis parengia Pirkimo dokumentus pagal Procedūros 5.9 punkte nurodytus reikalavimus; Jei neskelbiamą tiekėjų apklausą raštu vykdo Komisija, Komisijos posėdžių sekretorius parengia Pirkimo dokumentus pagal Procedūros 5.9 punkte nurodytus reikalavimus ir juos suderina DVS su Komisijos nariais. | Pirkimo organizatorius Komisijos posėdžių sekretorius |
MVP1.6 Pateikti Pirkimo | Pirkimo organizatorius (Komisijos posėdžių sekretorius) el. paštu (arba CVP IS priemonėmis) siunčia Pirkimo | Pirkimo organizatorius |
PAVADINIMAS | APRAŠAS | YPATYBĖS |
dokumentus | dokumentus neskelbiamoje apklausoje dalyvaujantiems tiekėjams. | Komisijos posėdžių sekretorius |
Pasiūlymų teikimo termino pabaiga | Suėjo pasiūlymų pateikimo terminas, teikti pasiūlymų nebegalima. | |
Pabaiga: Gauti pasiūlymai | Vykdant skelbiamą ar neskelbiamą apklausą, buvo gauti (-as) tiekėjų (-o) pasiūlymai (-as). Tolimesni veiksmai MVP2. | |
Apklausa neįvyko | Vykdant skelbiamą ar neskelbiamą apklausą, iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos nebuvo gauta nei vieno pasiūlymo, arba visi pateikti pasiūlymai buvo atmesti, arba pirkimo procedūra buvo nutraukta. | |
MVP1.7 Priimti sprendimą dėl tolimesnių veiksmų | Kai pirkimą vykdo Pirkimo organizatorius, jis užpildo Pirkimo pažymą, pateikdamas informaciją, kad vykdomam pirkimui pasiūlymų nebuvo gauta arba pasiūlymai buvo atmesti, arba pasikeitė aplinkybės ir siūlo (prieš tai žodžiu suderinęs su Pirkimo iniciatoriumi): 1) nutraukti PPP vykdymą arba 2) pradėti pirkimą iš naujo pagal tą pačią PPP. D026 Pirkimo pažyma DVS suderinama su KN atsakingais asmenimis. Kai pirkimą vykdo Komisija, ji sprendimą (-us) dėl tolimesnių veiksmų užfiksuoja Komisijos posėdžio protokole. | Pirkimo organizatorius Komisijos posėdžio sekretorius DVS |
Pabaiga: Pirkimas neįvyko | Pirkimas neįvyko arba buvo nuspręsta nutraukti PPP vykdymą. |
MVP2. MVP pasiūlymų vertinimas
PAVADINIMAS | APRAŠAS | YPATYBĖS |
Pradinė sąlyga: Gauti pasiūlymai | MVP1 Skelbiamos ar neskelbiamos apklausos metu buvo gauti (-as) tiekėjų (-o) pasiūlymai (-as). | Pasiūlymas |
Pradinė sąlyga: Gauti patikslinti pasiūlymai | Gauti tiekėjų patikslinti pasiūlymai, jei buvo prašyta tiekėjo (-ų) patikslinti pasiūlymą (MVP2.2) | Pasiūlymas |
MVP2.1 Susipažinti su | Suėjus terminui, Pirkimo organizatorius (Komisija) | Pirkimo |
PAVADINIMAS | APRAŠAS | YPATYBĖS |
pateiktais pasiūlymais | susipažįsta su pateiktais pasiūlymais. Įvertinamas pasiūlymų atitikimas Pirkimo dokumentuose nustatytiems reikalavimams. | organizatorius Komisija Pasiūlymas |
Pabaiga: Pasiūlymas atmestas | Pasiūlymas nepriimtinas, jei yra bent viena iš šių sąlygų: • neatitinka Pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų, įskaitant reikalavimus tiekėjų kvalifikacijai (jei taikoma), tiekėjo (subtiekėjo (-ų), jei tokie bus pasitelkiami) pašalinimo pagrindų nebuvimui (jei taikoma), kokybės vadybos sistemos ir (arba) aplinkos apsaugos vadybos sistemos standartams (jei pirkimo dokumentuose tokie standartai buvo nustatyti); • neatitinka Pirkimo dokumentuose nurodyto pasiūlymų vertinimo kriterijaus; • pasiūlyta kaina viršija pirkimui skirtas lėšas, KN nustatytas prieš pradedant pirkimo procedūrą, ir pirkimo iniciatoriaus parengtas didesnės kainos pagrindimas nėra patvirtintas Pirkimų organizavimo procedūroje nustatyta tvarka ar toks pagrindimas nebuvo parengtas; • pasiūlymas gautas pavėluotai arba kitomis, nei nurodyta pirkimo sąlygose, priemonėmis; • dėl pasiūlymo KN turi įrodymų apie neleistino susitarimo ar korupcijos atvejus; • pasiūlyta tiekėjo nepagrįsta ar netinkamai pagrįsta neįprastai maža xxxxx (jei KN prašė pagrįsti neįprastai mažą kainą). • Tiekėjo pateikta pasiūlymo forma iš esmės neatitinka KN kartu su Pirkimo dokumentais pateiktos pasiūlymo formos. Pasiūlymas netinkamas, jei: neatitinka pirkimo objekto ir be esminių pakeitimų negali patenkinti Pirkimo dokumentuose nustatytų pirkimo objektui keliamų reikalavimų. | |
MVP2.2 Paprašyti patikslinti pasiūlymo duomenis | Jei tiekėjas pateikė netikslius, neišsamius ar klaidingus dokumentus ar duomenis apie atitiktį Pirkimo dokumentų reikalavimams, arba šių dokumentų ar duomenų trūksta, Pirkimo organizatorius (Komisija), nepažeisdami lygiateisiškumo ir skaidrumo principų, prašo tiekėją šiuos dokumentus ar duomenis patikslinti, papildyti arba paaiškinti per nustatytą protingą terminą. | Pirkimo organizatorius Komisija El. paštas CVP IS |
Pabaiga: Paprašyta patikslinti | Išsiųstas prašymas patikslinti pasiūlymą. | |
MVP2.3 Vykdyti derybas su tiekėjais | Xxx Xxxxxxx dokumentuose buvo numatyta galimybė vykdyti derybas, Pirkimo organizatorius (Komisija) vykdo derybas, siekdami geriausio Pirkimo dokumentuose nurodyto KN poreikius atitinkančio rezultato ir laikantis šių sąlygų: | Pirkimo organizatorius Komisija CVP IS |
PAVADINIMAS | APRAŠAS | YPATYBĖS |
a) derybos gali būti vykdomos žodžiu arba raštu; b) visiems tiekėjams taikomi vienodi reikalavimai, suteikiamos vienodos galimybės ir pateikiama vienoda informacija; c) tretiesiems asmenims ir derybose dalyvaujantiems tiekėjams negali būti atskleidžiama jokia derybų metu iš tiekėjo gauta informacija, taip pat informacija apie derybų metu pasiektus susitarimus; d) negalima derėtis dėl pirkimo objekto ir planuojamos pasirašyti pirkimo ar preliminariosios sutarties sąlygų, kurios Pirkimo dokumentuose buvo aiškiai įvardintos kaip esminės; e) negalima derėtis dėl kvalifikacinių reikalavimų tiekėjui, pasiūlymo vertinimo kriterijų ir vertinimo tvarkos; f) nepriklausomai nuo to, ar derybos vykdomos žodžiu ar raštu, Pirkimo organizatorius (Komisija) gali paprašyti tiekėjų pateikti galutinį pasiūlymą raštu. | El. paštas | |
MVP2.4 Paprašyti pateikti galutinius pasiūlymus | Kai vykdomos derybos su pasiūlymus pateikusias tiekėjais, Pirkimo organizatorius (Komisija) gali kviesti (žodžiu arba raštu) tiekėjus pateikti galutinius pasiūlymus raštu. | Pirkimo organizatorius Komisijos posėdžių sekretorius CVP IS El. paštas |
Gauti galutiniai pasiūlymai | Pasiektas susitarimas ir gauti galutiniai tiekėjų pasiūlymai. | Pasiūlymas |
MVP2.5 Įvertinti gautus pasiūlymus | Jei buvo gautas daugiau nei vienas pasiūlymas, Pirkimo organizatorius (Komisija) pasiūlymus vertina pagal Pirkimo dokumentuose nustatytą pasiūlymų vertinimo kriterijų. | Pirkimo organizatorius Komisija Pasiūlymas |
MVP2.6 Sudaryti pasiūlymų eilę | Jei pirkimo vertė yra ≥ 3 000 EUR be PVM ir pasiūlymų yra daugiau negu 1, Pirkimo organizatorius ar Komisija, įvertinę tiekėjų pasiūlymus, sudaro pasiūlymų eilę. Į pasiūlymų eilę įtraukiami tie tiekėjai, kurių pasiūlymai atitiko Pirkimo dokumentuose nustatytus reikalavimus ir nebuvo atmesti. Pasiūlymų eilė nustatoma ekonominio naudingumo mažėjimo tvarka. Jei kelių tiekėjų pasiūlymų ekonominis naudingumas yra vienodas, nustatant pasiūlymų eilę, pirmesnis įrašomas tiekėjas, kurio pasiūlymas pateiktas anksčiausiai. | Pirkimo organizatorius Komisija Pasiūlymas |
MVP2.7 Nustatyti laimėtoją | Jei pirkimo vertė yra < 3 000 EUR be PVM arba jei pasiūlymą pateikė ar apklausai buvo pakviestas tik 1 tiekėjas, pasiūlymų eilė nenustatoma. | Pirkimo organizatorius Komisija |
Pabaiga: Nustatytas laimėtojas | Nustatytas tiekėjas, kuriam siūloma sudaryti pirkimo sutartį (MVP3). |
MVP3. MVP sutarties sudarymas
PAVADINIMAS | APRAŠAS | YPATYBĖS |
Pradinė sąlyga: Nustatytas tiekėjas | Nustatytas tiekėjas (MVP2), kurio pasiūlymas yra ekonomiškai naudingiausias. | |
Ne vėliau kaip per 5 d. d. | Ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo laimėtojo nustatymo. | |
MVP3.1 Informuoti apie pirkimo procedūros rezultatus | Pirkimo organizatorius (Komisijos posėdžių sekretorius) raštu informuoja suinteresuotuosius pirkimo dalyvius ne vėliau kaip per 5 d. d. nuo sprendimo priėmimo apie nustatytą pasiūlymų eilę ir laimėjusį pasiūlymą. Jei buvo priimtas sprendimas nesudaryti pirkimo ar preliminariosios sutarties ar pradėti pirkimą iš naujo, nurodomos priežastys, dėl kurių buvo priimtas toks sprendimas. Tiekėjas, kurio pasiūlymas nustatytas laimėjusiu, kviečiamas sudaryti pirkimo ar preliminariąją sutartį ir jam nurodomas terminas, iki kada jis turi pasirašyti pirkimo ar preliminariąją sutartį. Šie reikalavimai netaikomi, kai pirkimo sutartis sudaroma žodžiu arba kai pirkimo sutartis, kurios | Pirkimo organizatorius Komisijos posėdžių sekretorius CVP IS, el. paštas |
PAVADINIMAS | APRAŠAS | YPATYBĖS |
numatoma vertė yra < 10 000 EUR be PVM, sudaroma preliminariosios sutarties pagrindu. | ||
MVP3.2 Sudaryti pirkimo sutartį žodžiu | Jei pirkimo sutarties vertė yra < 3 000 EUR be PVM ir nėra pagrindo ar objektyvių priežasčių, dėl kurių turėtų būti sudaroma rašytinė sutartis (pavyzdžiui, nesudėtingas pirkimo objektas, sutartis įvykdoma iškart ir pan.), Pirkimo organizatorius arba pirkimo iniciatorius susitaria žodžiu su laimėjusį pasiūlymą pateikusiu tiekėju dėl perkamų prekių tiekimo, paslaugų teikimo ar darbų vykdymo arba Pirkimo organizatorius inicijuoja pirkimo sutarties pasirašymą (prieš tai užpildęs ir suderinęs D026 Pirkimo pažymą), jei mano, kad sutartis pagal pirkimo pobūdį turi būti rašytinė arba jei rašytinės sutarties pageidauja tiekėjas. Šiuo atveju sutartis turi būti parengta laikantis Procedūros 7.3 punkto nuostatų. | Pirkimo organizatorius Sutartis |
MVP3.3 Sudaryti sutartį raštu | Kai pirkimo sutarties vertė yra ≥ 3 000 EUR be PVM, Pirkimo organizatorius (Komisijos posėdžių sekretorius) inicijuoja pirkimo sutarties pasirašymą (parengia sutartį pagal Procedūros 7.3 punkto nuostatas ir ją suderina DVS pagal KN Dokumentų derinimo ir tvirtinimo lentelėje nustatytus reikalavimus). | Pirkimo organizatorius Komisijos posėdžių sekretorius DVS Sutartis |
Atsisakyta sudaryti sutartį | Jei tiekėjas, kuriam buvo pasiūlyta sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį, raštu atsisakė ją sudaryti arba iki KN nurodyto laiko nepasirašė pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties, ar atsisakė sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį Pirkimo dokumentuose nustatytomis sąlygomis, Pirkimo organizatorius (Komisija) gali siūlyti pasirašyti sutartį kitam pirkimo dalyviui pagal Procedūros 7.4 punkto nuostatas. | |
MVP3.4 Priimti sprendimą dėl tolimesnių veiksmų | Pirkimo organizatorius (užpildęs ir suderinęs D026 Pirkimo pažymą) ar Komisija (sprendimu, užfiksuotu protokole) priima sprendimą dėl pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo su tiekėju, kurio pasiūlymas pagal nustatytą pasiūlymų eilę yra pirmas po tiekėjo, atsisakiusio sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį (prieš tai paprašius pateikti ir patikrinus dokumentus, nurodytus Procedūros 5.9.2 ir/arba 5.9.3 punktuose, jei tokie reikalavimai buvo nurodyti Pirkimo dokumentuose) arba dėl pirkimo procedūrų nutraukimo. | Pirkimo organizatorius Komisijos posėdžių sekretorius DVS Sutartis |
Pabaiga: Pirkimo sutartis nesudaryta | Pirkimo sutartis nesudaryta, buvo nuspręsta nutraukti pirkimo procedūras. |
7. SUTARTIES SUDARYMAS
7.1. Sudaromoje pirkimo sutartyje (preliminariojoje sutartyje) turi būti nustatomas ne ilgesnis kaip 3 metų nuo sutarties sudarymo prekių tiekimo, paslaugų teikimo, darbų atlikimo laikotarpis, išskyrus pagrįstus atvejus, nurodytus Įstatymo 94 str. 5 dalyje, kai, atsižvelgiant į perkamo objekto ypatybes ir siekiant racionalaus lėšų panaudojimo, būtina šį laikotarpį pratęsti.
7.2. Sutarties sudarymo atidėjimo terminas netaikomas.
7.3. Kai pirkimo sutartis sudaroma raštu, joje turi būti nurodoma:
7.3.1. perkamos prekės, paslaugos ar darbai, preliminarus, o jeigu įmanoma – tikslus jų kiekis;
7.3.2. kainodaros taisyklės;
7.3.3. mokėjimo tvarka;
7.3.4. sutarties prievolių įvykdymo terminai;
7.3.5. sutarties įvykdymo užtikrinimas;
7.3.6. informacija, kad, vykdant pirkimo sutartį, PVM sąskaitos faktūros, sąskaitos, kreditiniai ir debetiniai dokumentai bei avansinės sąskaitos turi būti teikiami naudojantis informacinės sistemos „E.sąskaita“ priemonėmis, išskyrus, kai mobilizacijos, karo ir nepaprastosios padėties atveju CVP IS ar informacinės sistemos „E.sąskaita“ pažeidimų, dėl kurių negalimas KN ir tiekėjo bendravimas ir keitimasis informacija naudojantis šiomis sistemomis ir kai pirkimo sutartis sudaroma žodžiu;
7.3.7. asmuo ar asmenys, atsakingi už sutarties vykdymą, sutarties ir pakeitimų paskelbimą pagal Įstatymo 94 straipsnio 9 dalies nuostatas;
7.3.8. informacija, kad pirkimo sutartis ar preliminarioji sutartis gali būti keičiama vadovaujantis Įstatymo 97 straipsnio nuostatomis, jei pirkimo ar preliminariojoje sutartyje ar KN galiojančiuose norminiuose dokumentuose nenustatyta kitaip;
7.3.9. informacija, kad pirkimo sutartis ar preliminarioji sutartis gali būti nutraukiama vadovaujantis Įstatymo 98 straipsnio nuostatomis, jei pirkimo ar preliminariojoje sutartyje ar KN galiojančiuose norminiuose dokumentuose nenustatyta kitaip;
7.3.10. kita informacija pirkimo sutartyje pateikiama pagal poreikį, atsižvelgiant į pirkimo objekto specifiką (pvz., informacija apie subtiekėjus, sutarties nutraukimo atvejai ir kt.).
7.4. Jeigu tiekėjas, kuriam buvo pasiūlyta sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį, raštu atsisako ją sudaryti arba iki KN nurodyto laiko nepasirašo pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties, ar atsisako sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį pirkimo dokumentuose nustatytomis sąlygomis, laikoma, kad jis atsisakė sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį. Tuo atveju KN gali siūlyti sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį tiekėjui, kurio pasiūlymas pagal nustatytą pasiūlymų eilę yra pirmas po tiekėjo, atsisakiusio sudaryti pirkimo sutartį ar preliminariąją sutartį (prieš tai paprašiusi pateikti ir patikrinusi dokumentus, nurodytus Procedūros
5.9.2 ir/arba 5.9.3 punktuose, jei tokie reikalavimai buvo nurodyti Pirkimo dokumentuose).
7.5. Pirkimų organizatorius ar Komisijos posėdžių sekretorius laimėjusio dalyvio pasiūlymą, sudarytą pirkimo sutartį, preliminariąją sutartį ir šių sutarčių pakeitimus, išskyrus informaciją, kurios atskleidimas prieštarautų informacijos ir asmens ir kitų duomenų apsaugą reguliuojantiems teisės aktams arba visuomenės interesams, pažeistų teisėtus konkretaus tiekėjo komercinius interesus arba turėtų neigiamą poveikį tiekėjų konkurencijai, ne vėliau kaip per 15 dienų nuo pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo ar jų pakeitimo, bet ne vėliau kaip iki pirmojo mokėjimo pagal jį pradžios turi paviešinti CVP IS Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka.
7.6. Procedūros 7.5 punkte nurodytas reikalavimas netaikomas:
7.6.1. pirkimams, kurie atlikti pasiūlymą pateikus žodžiu ir/arba pirkimo sutartį sudarius žodžiu;
7.6.2. pirkimams, kurie atlikti neskelbiamos apklausos būdu, vadovaujantis Procedūros 5.16 punkto
5.16.3 papunkčio b) ir c) atvejų nuostatomis, kai laimėjusiu dalyviu nustatomas fizinis asmuo;
7.6.3. pirkimams, kurie atlikti neskelbiamos apklausos būdu, siekiant nupirkti KN darbuotojų mokymo ir konferencijų paslaugas, ekspertų komisijų, komitetų, tarybų narių, taip pat jų pasitelkiamų ekspertų teikiamas nematerialaus pobūdžio (intelektines) paslaugas ir laimėjusiu dalyviu nustatomas fizinis asmuo;
7.6.4. pirkimams, kurie atlikti neskelbiamos apklausos būdu, vadovaujantis Procedūros 5.16 punkto
5.16.3 papunkčio a) nuostata, kai laimėjusio dalyvio pasiūlymo, pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties dalių paskelbti nėra techninių galimybių. Tokiu atveju KN turi sudaryti galimybę susipažinti su nepaskelbtomis laimėjusio dalyvio pasiūlymo, pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties dalimis.
7.7. Pasirašant ar nutraukiant pirkimo sutartį, preliminariąją sutartį, vykdant ir keičiant pirkimo sutartį, KN ir tiekėjo bendravimas bei keitimasis informacija gali vykti elektroniniu paštu arba CVP IS priemonėmis.
7.8. Pirkimo sutartis ar preliminarioji sutartis keičiama vadovaujantis Įstatymo 97 straipsnio nuostatomis, jei pirkimo ar preliminariojoje sutartyje ar KN galiojančiuose norminiuose dokumentuose nenustatyta kitaip.
7.9. Pirkimo sutartis ar preliminarioji sutartis nutraukiama vadovaujantis Įstatymo 98 straipsnio nuostatomis, jei pirkimo ar preliminariojoje sutartyje ar KN galiojančiuose norminiuose dokumentuose nenustatyta kitaip.
7.10. Pirkimo organizatorius ar Komisijos posėdžių sekretorius, vadovaudamiesi Įstatymo 99 straipsnio nuostatomis, ne vėliau kaip per 10 dienų CVP IS Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka skelbia informaciją apie pirkimo sutarties neįvykdžiusius ar netinkamai ją įvykdžiusius tiekėjus (tiekėjų grupės atveju – visus grupės narius), taip pat apie ūkio subjektus, kurių pajėgumais rėmėsi tiekėjas ir kurie su tiekėju prisiėmė solidarią atsakomybę už pirkimo sutarties įvykdymą, jeigu pažeidimas įvykdytas dėl tos pirkimo sutarties dalies, kuriai jie buvo pasitelkti.
8. ĮGYVENDINIMAS IR KONTROLĖ
8.1. Pirkimų skyriaus vadovas yra atsakingas už šios Procedūros įgyvendinimo ir reikalavimų laikymosi priežiūrą ir kontrolę.
8.2. Procedūra peržiūrima ir esant poreikiui atnaujinama ne rečiau kaip kartą per 2 (dvejus) metus.