KA1:

KA1:

Sutartis

Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Bendrojo ugdymo ir suaugusiųjų švietimo

programų skyriaus vadovas

Dotacijos sutartis

• Sutarties šalys;

• Priedai

• I. Finansuojamo projekto santrauka;

• II. Skiriamas biudžetas;

• III. Finansinės ir sutarties taisyklės;

• IV. Dokumentų šablonai.

-Specialiosios sąlygos aukščiau Bendrųjų;

-Specialiosios ir Bendroios sąlygos aukščiau priedų;

III priedas aukščiau kitų priedų; II priedas aukščiau I priedą.

Dotacijos sutartis

I.1 straipsnis – Susitarimo objektas;

I.2 straipsnis – Susitarimo įsigaliojimas ir trukmė (projekto pradžios ir pabaigos datų nukėlimas);

I.3 straipsnis - Didžiausia suma ir dotacijos forma:

I.3.1 – Didžiausia dotacijos suma;

I.3.2 – Biudžeto eilučių perkėlimai:

-Iš administravimo išlaidų į kelionę ir pragyvenimo išlaidas (dviems kelionės dienoms, savaitgaliams tarp kursų);

-Iš bet kurios kategorijos į specialius poreikius;

-Negalima perkelti į administravimo išlaidas.

I.4 straipsnis – Mokėjimai ir ataskaitos

I.4.1 – Išankstinis mokėjimas;

I.4.2 – Tarpinės ataskaitos ir kiti išankstiniai pervedimai:

-vienerių metų projektai (80% ir 20%);

-dvejų metų projektai (40%, 40% (panaudota 70% pirmo mokėjimo) ir 20%).

I.4.3 – Galutinė ataskaita ir prašymas pervesti likusią sumą;

I.4.4 – Likučio išmokėjimas;

I.4.5 – Dokumentų, ataskaitų nepateikimas

I.4.6 – Prašymų pervesti pinigus ir ataskaitų kalbos.

I.5 straipsnis – Institucijos sąskaita (ne veiklos sąskaita, nebūtinai PIC gauti dokumente, „neišnulinama“);

I.6 strapsnis – Šalių pranešimų duomenys;

I.7 straipsnis – Dalyvių saugumas (Europos sveikatos draudimo kortelė, kitos draudimo rūšys);

I.8 strapsnis – Sutarties šalių teisiniai ginčai;

I.9 straipsnis – Rezultatų panaudojimas;

I.10 straipsnis – IT įrankų naudojimas - Mobility Tool;

Bendrosios sąlygos

A dalis. Teisinės ir administracinės nuostatos

II.1. Bendrieji dotacijos gavėjo įsipareigojimai;

II.2. Šalių tarpusavio pranešimai;

II.3. Atsakomybė už nuostolius;

II.4. Interesų konfliktas;

II.5. Konfidencialumas;

II.6. Asmens duomenų tvarkymas;

II.7. ES finansavimo matomumas:

II.7.1. Informacija apie Sąjungos finansavimą ir ES ženklo naudojimą;

II.7.2. Atsakomybės apribojimo nuostatos, neįskaitant EK atsakomybės.

II.8. NA ir ES teisės naudotis rezultatais (įskaitant intelektinės ir pramoninės nuosavybės teises);

II.9. Projekto vykdymui būtinas sutarčių sudarymas;

II.10. Paslaugų pirkimas įgyvendinant projektą pagal subrangos sutartis;

II.11. Sutarties pakeitimai;

II.12. Reikalavimų atlikti mokėjimus perdavimas trečiosioms šalims

II.13. Nenugalimos jėgos aplinkybės

II.14. Projekto vykdymo sustabdymas/atidėjimas

II.15. Sutarties nutraukimas

B DALIS. FINANSINĖS NUOSTATOS

II.16. Tinkamos išlaidos

II.16.1 Fiksuotų normų finansavimo sąlygos

II.16.2 Fiksuotų normų apskaičiavimas:

A. Kelionės

B. Pragyvenimo išlaidos

C. Administravimo išlaidos

D. Kursų mokestis

II.16.3 Realių išlaidų finansavimo sąlygos

II.16.4 Realių išlaidų apskaičiavimas

II.16.5 Netinkamos išlaidos

II.17 – Kiti mokėjimų reikalavimai;

II.18 – Galutinės dotacijos sumos nustatymas:

-Dotacija negali būti naudojama pelnui gauti;

-Ataskaita teikiama per 60 d. po projekto pasibaigimo.

Dotacijos sumažinimas dėl prasto, dalinio ar vėluojančio projekto įgyvendinimo (III priedas).

NA informuoja dotacijos gavėja apie ataskaitos teikimo rezultatus per 60 dienų. Gavėjas turi 30 d. nesutikti su vertinimo rezultatais.

II.19 – Lėšų susigrąžinimas

II.20 - Patikros ir auditai

II.21 – Monitoringas ir vertinimas

Erasmus+

1 veikla (KA1)

Finansų valdymas

(Mokyklinio ugdymo ir suaugusiųjų švietimo sektoriai)

• Administravimo išlaidos;

• Kelionės išlaidos;

• Kursų mokestis;

• Pragyvenimo išlaidos;

• Specialieji poreikiai.

Galimas panaudojimas:

- papildomas mokestis kursų organizatoriams (administration fee, etc.), jei

prašo kursų organizatoriai;

- mokestis partneriams pagal susitarimą;

- dalyvių pedagoginis, kalbinis, kultūrinis ir kt. parengimas;

- sklaida;

- papildomi dalyviai;

- ir kt.

Dėmesio: administravimo lėšos negali būti didinamos mažinant dalyviams skirtas mobilumo lėšas.

Atsiskaitymas: priimančiosios organizacijos dalyviui išduotas pažymėjimas ar kitas dokumentas (Europass mobilumo dokumentas), patvirtinantis dalyvavimą veikloje, nurodant dalyvio vardą, pavardę, veiklos tikslą, pradžios ir pabaigos datas

Kelionės išlaidos

Atstumų skaičiuoklė („Distance calculator“)

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx

Atsiskaitymas:

⮚ - priimančiosios organizacijos dalyviui išduotas pažymėjimas ar kitas dokumentas (Europass mobilumo dokumentas), patvirtinantis dalyvavimą veikloje, nurodant dalyvio vardą, pavardę, veiklos tikslą, pradžios ir pabaigos datas

⮚ - kelionės bilietai ir apmokėjimai už juos tuo atveju, jei mobilumo vizito pradžios vieta yra kita negu siunčiančiosios organizacijos vieta ir mobilumo vizito tikslas / galutinis taškas yra kitas negu priimančiosios organizacijos vieta.

Kursų mokestis

70 EUR per dieną vienam dalyviui, maksimali suma 700 EUR vienam dalyviui už kursą

Atsiskaitymas:

-pagal realias išlaidas, t.y. dengiamas tik pagal faktinį dienų, kuriomis

vyksta kursai, skaičių.

Atsiskaitymas: priimančiosios organizacijos dalyviui išduotas pažymėjimas ar kitas dokumentas (Europass mobilumo dokumentas), patvirtinantis dalyvavimą veikloje, nurodant dalyvio vardą, pavardę, veiklos tikslą, pradžios ir pabaigos datas

Pragyvenimo išlaidos

• Mobilumo vizito trukmė (neįskaitant kelionės dienų):

– nuo 2 dienų iki 2 mėn.

• Esant būtinybei galima pridėti po vieną dieną kelionei išvykstant į mobilumo vizitą ir grįžtant po jo arba esant savaitgaliui ne trumpesniuose nei dviejų savaičių kursuose. Tokiu atveju šios papildomos dvi dienos įskaičiuojamos į bendrą veiklos trukmę, o išlaidos dengiamos iš projekto administravimo lėšų

• Atsiskaitymas: priimančiosios organizacijos dalyviui išduotas pažymėjimas ar kitas dokumentas (Europass mobilumo dokumentas), patvirtinantis dalyvavimą veikloje, nurodant dalyvio vardą, pavardę, veiklos tikslą, pradžios ir pabaigos datas

Lėšos specialiesiems poreikiams

• Apskaičiavimas: 100% tinkamų išlaidų, kurios yra būtinos užtikrinti sėkmingą asmenų, turinčių specialiųjų poreikių, dalyvavimą projekte, net jeigu ir nebuvo numatyta paraiškoje.

• Atsiskaitymas:

- pagal realiai patirtas išlaidas

- sąskaitos, įrodančios patirtas išlaidas (nurodant sąskaitą išrašiusiojo asmens vardą, pavardę, sumą ir valiutą, sąskaitos išrašymo datą)

Netinkamos išlaidos

⮚ Skolų ar nuostolių padengimas;

⮚ Palūkanų mokėjimas;

⮚ Valiutų keitimo mokesčiai;

⮚ Mokėjimai, kurie jau yra atlikti panaudojant kito ES

projekto ar programos lėšas;

⮚ Neekonomiškos išlaidos;

⮚ Banko sąskaitų atidarymo ir administravimo išlaidos;

⮚ Įrangos išperkamosios nuomos mokesčiai;

⮚ Abejotini sandoriai.

Projekto monitoringas ir patikra

• Galimi patikrų tipai:

- galutinės ataskaitos vertinimas (100 % dotacijos gavėjų)

- išsami dokumentų patikra

- patikra vietoje:

⮚ - įgyvendinant projektą

⮚ - pasibaigus projektui ir įvertinus galutinę ataskaitą

⮚

• Atliekant patikras, projekto koordinatorius pateikia NA savo organizacijos išlaidas pateisinančių dokumentų originalus arba kopijas, patvirtintas „Kopijos tikrumo“ žyma.

1 lentelė

Išlaidų kategorija	Galutinės ataskaitos vertinimas	Išsami dokumentų patikra	Patikra vietoje (projekto metu)	Patikra vietoje (pasibaigus projektui)
Kelionės lėšos	galutinė ataskaita	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai	veiklų tinkamumas ir įgyvendinimas; dalyviai	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai; projekto išlaidų įrašai institucijos sąskaitose
Pragyvenimo lėšos	galutinė ataskaita	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai	veiklų tinkamumas ir įgyvendinimas; dalyviai	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai; projekto išlaidų įrašai institucijos sąskaitose
Administravimo lėšos	galutinė ataskaita	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai	veiklų tinkamumas ir įgyvendinimas; dalyviai	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai; projekto išlaidų įrašai institucijos sąskaitose
Kalbinio parengimo lėšos	galutinė ataskaita	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai	veiklų tinkamumas ir įgyvendinimas; dalyviai	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai; projekto išlaidų įrašai institucijos sąskaitose
Lėšos specialiesiems poreikiams	galutinė ataskaita	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai	veiklų tinkamumas ir įgyvendinimas; dalyviai	galutinė ataskaita ir pateisinantys dokumentai; projekto išlaidų įrašai institucijos sąskaitose

⮚ Kelionė: kelionės bilietai, įlaipinimo talonai, sąskaitos už kelionės išlaidas (kiekvienam dalyviui);

⮚ Pragyvenimo išlaidos: dokumentas, įrodantis mobilumą (kelionės dokumentai), priimančios institucijos išduotas sertifikatas, pasirašyta mokymosi sutartis ir pan.

⮚ Administravimo išlaidos: dokumentai, įrodantys pedagoginį, kultūrinį, kalbinį pasirengimą, veiklos monitoringo atlikimą įrodantys dokumentai; dokumentai, įrodantys mokymosi rezultatų pripažinimą (pvz., Europass), mobilumo dokumentų užpildymas mobility tool sistemoje.

⮚ Kursų mokestis: sąskaitos ir mokėjimo pavedimai už kursus, kursų organizatorių išduotas dalyvio sertifikatas.

Dotacijos sumažinimas

• Dotacijos galutinio mokėjimo sumažinimas galimas NA nustačius silpną, dalinį ar pavėluotą projekto įgyvendinimą remiantis:

- projekto koordinatoriaus pateikta projekto galutine ataskaita

- mobilumo veiklų dalyvių individualiomis ataskaitomis Mobility tool

• Kitos galimo dotacijos sumažinimo priežastys:

- monitoringo vizito, dokumentų išsamios patikros ar patikros vietoje rezultatais

- galutinės ataskaitos vertinimo rezultatais (jei surenkama mažiau nei 50 balų iš 100 galimų ir nepaisant to, kad visos projekto mobilumo ir kitos veiklos buvo tinkamos ir įgyvendintos). Tokiu atveju atitinkamai mažinamos tinkamos projekto

administravimo ir ypatingosios išlaidos, sudarančios galutinį mokėjimą:

- 41 – 50 balų (imtinai) – 25%

- 26 – 40 balų (imtinai) – 50%

- 0 – 25 balai (imtinai) – 75%

Rekomendacijos

• Sudaryti projekto administravimo darbo grupę (projekto koordinatorius / vadovas,

finansininkas, kiti darbuotojai), patvirtintą institucijos vadovo įsakymu

• Parengti projekto biudžetą/sąmatą pagal paraiškoje numatytas veiklas ir skirtas vieneto kainas (unit costs)

• Numatyti apyvartinių lėšų projekto įgyvendinimui 100% ir valiutos konvertavimo išlaidoms

padengti bendrame institucijos biudžete

• Nuolat sekti projekto lėšų judėjimą ir panaudojimą siekiant išsiaiškinti, ar tinkamai įsisavinamos lėšos, ar neviršijamos projekto sutartyje numatytos išlaidos

• Vykdyti projekto finansinių dokumentų kontrolę – „keturių akių principas“

• Ant projekto finansinių dokumentų (sąskaitų, sutarčių) rašyti projekto numerį

• Visus projekto finansinius dokumentus kaupti vienoje byloje

Švietimo mainų paramos fondas

Xxxxxxxxx Xxxxx x. 12, 01112 Vilnius

Tel.: (0 0) 000 0000, 000 0000, 000 0000, 000 0000

Faksas (0 0) 000 0000

El. paštas xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx

xxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xx xxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx xxxxxxxx@xxxx.xx

xxxxxxxxx@xxxx.xx

xxx.xxxx.xx