UNIVERSITAS TARUMANAGARA PROGRAM PASCASARJANA

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌

UNIVERSITAS TARUMANAGARA PROGRAM PASCASARJANA

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN JAKARTA

TESIS

“EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERISASI PADA

PT XYZ ”

Diajukan Oleh :

Nama : XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX NIM : 117.03.0130

UNTUK MEMENUHI SEBAGIAN DARI SYARAT-SYARAT GUNA MENCAPAI GELAR MAGISTER MANAJEMEN 2005

UNIVERSITAS TARUMANAGARA PROGRAM PASCASARJANA

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

TANDA PERSETUJUAN TESIS

NAMA : XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX NO. MAHASISWA : 117. 03.0130

KONSENTRASI : MANAJEMEN KEUANGAN

JUDUL TESIS : EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERISASI PADA PT XYZ

Jakarta, 21 Juli 2005 Pembimbing Tesis

(Imo Gandakusuma, SE, MBA)

UNIVERSITAS TARUMANAGARA PROGRAM PASCASARJANA

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

TANDA PERSETUJUAN TESIS

SETELAH LULUS UJIAN TESIS

NAMA : XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX NO. MAHASISWA : 117.03.0130

KONSENTRASI : MANAJEMEN KEUANGAN

JUDUL TESIS : EVALUASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERISASI PADA PT XYZ

Tanggal: 26 Agustus 2005 KETUA PANITIA PENGUJI:

Xx. Xxxxx Xxxxxx, SE, MBA

Tanggal: 26 Agustus 2005 ANGGOTA PANITIA PENGUJI:

Xxx Xxxxxxxxxxx, SE, MBA Tanggal: 26 Agustus 2005 ANGGOTA PANITIA PENGUJI:

Xxxxx Xxxxxxxxxx, MBA, MSi.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan bimbingan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan tesis yang berjudul: “Evaluasi dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputerisasi Pada PT XYZ.”

Penyusunan tesis ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat guna mencapai gelar Sarjana Magister Manajemen pada Program Pascasarjana Magister Manajemen Universitas Tarumanagara.

Dalam penyusunan tesis, penulis memperoleh bantuan, bimbingan, dorongan maupun kritik yang membangun dari berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Namun demikian, penulis tidak melupakan bimbingan, bantuan, cinta, dedikasi dan dorongan dari segala pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Xxxxx Xx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, MSc selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Universitas Tarumanagara.

2. Bapak Imo Gandakusuma SE, MBA selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran serta kesabarannya dalam memberikan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini.

3. Segenap penguji tesis dan staf pengajar Program Pascasarjana Magister Manajemen Universitas Tarumanagara yang telah membagi pengalamannya kepada penulis selama studi.

4. Staf Perpustakaan Universitas Tarumanagara Program Pascasarjana dan Pejabat perusahaan yang telah memberi bantuan dalam rangka pengumpulan data untuk penyusunan tesis ini.

5. Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx selaku pimpinan Kantor Akuntan Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx & Rekan yang telah memberikan fasilitas dan dorongan moril sehingga tesis ini dapat tersusun.

6. Papa, Mama, Xxxxx dan Xxx yang tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun material.

7. Xxx Xxx, thanks a lot atas kecintaannya dan support-nya selama ini.

8. Rekan kerja penulis di Kantor Akuntan Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx & Rekan, yaitu Xxxxx, Xxxx, Xxxxx, Xxxxx, Xxxxx, Maya, Xxxxx dan Xxxxx atas informasi, tukar pikiran dan dorongan moril sehingga tesis ini dapat tersusun.

9. Seluruh teman-teman di Program Pascasarjana Angkatan XXIII Akhir Pekan atas kebersamaannya selama ini.

10. Teman-teman serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu atas segala perhatian dan sumbang saran yang telah diberikan selama penyusunan tesis ini.

Jakarta, 11 Juli 2005 Penulis,

(Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx)

RINGKASAN EKSEKUTIF

Dengan berkembangnya sistem informasi akuntansi perusahaan, maka timbul problematika yang mengganggu aktivitas operasional seperti: keterlambatan penerimaan bahan; terkadang bahan yang dibutuhkan tidak tersedia; jadual kerja sering tidak tepat; penetapan penurunan kualitas kurang jelas; data persediaan kurang akurat; persediaan bahan baku dan barang jadi menumpuk di gudang; penjadualan dan pengiriman barang kurang tepat waktu; sering terjadi pengembalian barang oleh Pelanggan (retur penjualan); penagihan dan penerimaan hasil tagihan kurang tepat waktu; verifikasi dan pembayaran hutang usaha kurang efisien dan efektif. Oleh karena itu, bagaimana problematika tersebut dapat diatasi dan bagaimana merancang sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan untuk mengatasi problematika secara efisien dan efektif sesuai pengendalian intern yang baik.

Untuk mengatasi problematika tersebut, maka perusahaan wajib memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern yang baik seperti: pemisahan fungsi yang memadai; sistem otorisasi (pemberian persetujuan) dan pencatatan pembukuan yang memadai; praktek-praktek yang dapat mempertajam pengendalian internal; pelaksanaan sistem dan prosedur dilakukan oleh karyawan yang kompeten; dan sistem dan prosedur yang terlaksana dengan efisien dalam penggunaan kertas/ formulir, karyawan, ruangan kerja dan fasilitas-fasilitas penunjang. Dengan memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern yang baik, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan evaluasi terhadap struktur organisasi perusahaan, evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi perusahaan dan perancangan sistem informasi akuntansi.

Berdasarkan pada teori-teori yang ada, maka hasil penelitian yang diperoleh adalah terdapat beberapa existing system and procedures yang belum memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern yang baik. Hal ini dapat terlihat jelas pada perbedaan antara existing system and procedures dengan proposed system and procedures yang disesuaikan dengan unsur-unsur pengendalian intern yang baik.

Dari hasil penelitian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa beberapa existing system and procedures memiliki kebaikan dan kelemahan yang cukup signifikan sehingga dapat mengganggu aktivitas operasional perusahaan. Kelemahan yang cukup signifikan tersebut diharapkan dapat segera teratasi dan tidak menimbulkan dampak negatif lainnya.

Beberapa kelemahan yang teridentifikasi pada existing system and procedures hendaknya wajib diperhatikan oleh perusahaan untuk menghindari kemungkinan dampak negatif lainnya. Perusahaan juga hendaknya mengimplementasikan sistem informasi akuntansi yang diusulkan (proposed system and procedures) yang bertujuan untuk menunjang penyediaan informasi keuangan perusahaan; meningkatkan nilai perusahaan di masa yang akan datang; mendukung tercapainya “Business Excellence“; menghasilkan informasi yang tepat dan berguna; menghasilkan dan mempertajam “Sistem Pengendalian Intern“ sehingga mempermudah deteksi adanya “Fraud“ dan “Waste“; dan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif baik sumber daya manusia, peralatan dan perlengkapan kantor serta ruangan kerja.

DAFTAR ISI

HALAMAN KATA PENGANTAR. i

RINGKASAN EKSEKUTIF iii

DAFTAR ISI v

DAFTAR TABEL vii

DAFTAR GAMBAR viii

DAFTAR LAMPIRAN ix

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Rumusan Permasalahan 2

1.3 Tujuan Penelitian 3

1.4 Metodologi Penelitian 4

1.5 Kerangka Penulisan 6

BAB II LANDASAN TEORI 7

2.1 Sistem Informasi Akuntansi 7

2.2 Pengendalian Intern 12

2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem 15

2.4 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan 17

2.5 Sistem Informasi Akuntansi Produksi 19

2.6 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 20

2.7 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas 21

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 24

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 24

3.2 Struktur Organisasi 25

3.3 Produk Perusahaan 29

3.4 Kinerja Singkat Perusahaan 30

BAB IV	ANALISIS DAN PEMBAHASAN..............................................................	33
	4.1 Evaluasi Struktur Organisasi...............................................................	34
	4.2 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi.................................................	36
	4.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi...........................................	39
	4.4 Perbedaan dan Perubahan Existing System and Procedures
	dibandingkan dengan Proposed System and Procedures....................	96
BAB V	KESIMPULAN DAN SARAN.....................................................................	119
	5.1 Kesimpulan..........................................................................................	119
	5.2 Saran....................................................................................................	124

DAFTAR PUSTAKA 130

LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

HALAMAN TABEL 3.4 IKHTISAR KEUANGAN 31

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN

GAMBAR 1.1	SKEMA KERANGKA PENELITIAN............................................	6
GAMBAR 3.1	STRUKTUR ORGANISASI............................................................	28
GAMBAR	PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
	PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN................................................	41
GAMBAR	PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
	PRODUKSI.......................................................................................	59
GAMBAR	PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
	PENJUALAN....................................................................................	65
GAMBAR	PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
	PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS................................	84

DAFTAR LAMPIRAN

HALAMAN

LAMPIRAN 1 Penjelasan Simbol-Simbol Yang Digunakan Dalam

Bagan Arus Prosedur Akuntansi. L-1

LAMPIRAN 2 Existing System And Procedures.................................................. L-2 LAMPIRAN 3 Proposal Tesis............................................................................... L-45

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dewasa ini perusahaan-perusahaan telah memasuki era teknologi sistem informasi, di mana batas antar negara semakin terbuka, ketika seluruh informasi dapat secara jelas terlihat sehingga memudahkan untuk melakukan aktivitas. Dengan penggunaan sistem informasi berbasis komputer secara terintegrasi, maka diharapkan personil perusahaan bekerja dengan prinsip “doing the right things (efficient)” dan “doing things right (effective)” sehingga dapat memenangkan persaingan yang semakin kompetitif serta dapat meningkatkan pangsa pasar secara substantial. Dua ungkapan tersebut bukan merupakan hal baru untuk melakukan aktivitas tetapi yang perlu dijabarkan dan dirumuskan adalah bagaimana melaksanakannya agar tercapai maksud dari ungkapan tersebut.

Untuk menjamin kelancaran operasional perusahaan pada masa kini dan mengantisipasi perkembangan perusahaan di masa mendatang maka manajemen perusahaan merasa perlu untuk merancang sistem informasi yang mendukung dan memperlancar aktivitas operasionalnya sehari-hari sehingga tercipta pengendalian intern yang memadai. Salah satu alat informasi penting dalam perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA wajib memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang memerlukan (baik internal maupun eksternal) dalam melaksanakan aktivitasnya sehingga memberikan informasi yang efisien dan efektif.

Dalam melakukan penelitian ini, dipilih PT XYZ sebagai tempat riset. PT XYZ merupakan perusahaan go public yang bergerak dalam bidang usaha industri manufaktur pembuatan kemasan plastik film terkemuka di kawasan Asia Tenggara.

Berdasarkan alasan-alasan yang telah dikemukakan di atas, maka disusun tesis berjudul : “Evaluasi dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputerisasi pada PT XYZ”

1.2 Rumusan Permasalahan

1.2.1 Ruang Lingkup Tesis

Untuk mendapatkan pembahasan yang terarah dan teratur, maka ditentukan ruang lingkup masalah agar masalah yang dibahas tidak menyimpang atau meluas ke masalah lain. Dalam tesis ini, penulis membatasi pembahasan dan pemecahan masalah pada sistem informasi akuntansi arus uang dan arus barang pada PT XYZ.

1.2.2 Problematika

Dalam sistem informasi akuntansi pada PT XYZ terdapat problematika yang dihadapi, yaitu:

1.2.2.1 Bagian Pembelian, terdiri dari:

- Terjadi keterlambatan penerimaan bahan.

- Terkadang bahan yang dibutuhkan tidak tersedia.

1.2.2.2 Bagian Produksi, terdiri dari:

- Jadual kerja (work schedule) sering tidak tepat.

- Penetapan penurunan kualitas (down grade) kurang jelas.

1.2.2.3 Bagian Persediaan, terdiri dari:

- Data persediaan kurang akurat.

- Persediaan bahan baku dan barang jadi menumpuk di gudang.

1.2.2.4 Bagian Penjualan, terdiri dari:

- Penjadualan dan pengiriman barang kurang tepat waktu.

- Sering terjadi pengembalian barang oleh Pelanggan (retur penjualan).

1.2.2.5 Bagian Penerimaan dan Pengeluaran Uang, terdiri dari:

- Penagihan dan penerimaan hasil tagihan kurang tepat waktu.

- Verifikasi dan pembayaran hutang usaha kurang efisien dan efektif.

1.2.3 Permasalahan Tesis

Adapun masalah yang menarik perhatian penulis adalah:

1. Bagaimana problematika dapat teratasi sesuai dengan pengendalian intern yang baik?

2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan secara efisien dan efektif serta sesuai dengan pengendalian intern yang baik pada PT XYZ?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan tesis adalah:

1. Memberikan gambaran bagaimana problematika dapat teridentifikasi dengan cepat dan akurat serta memberikan solusi terbaik.

2. Memberikan gambaran mengenai rancangan sistem informasi akuntansi secara efisien dan efektif serta sesuai pengendalian intern yang baik pada PT XYZ.

1.4 Manfaat Penelitian

Penulis berharap tesis ini dapat memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut:

1.4.1 Manfaat Praktis

Tesis ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak, yaitu:

1. Bagi Penulis:

Tesis ini dapat menambah wawasan pengetahuan penulis, khususnya dalam memahami, mengevaluasi serta merancang sistem informasi akuntansi dengan baik.

2. Bagi Perusahaan:

Perusahaan dapat menggunakan tesis ini sebagai salah satu bahan pertimbangan untuk merancang suatu sistem informasi akuntansi yang baik dalam rangka menyempurnakan kelemahan-kelemahan yang telah ada sebelumnya.

1.4.2 Manfaat Teoritis

Selain manfaat praktis, penulis juga mengharapkan tesis ini dapat digunakan sebagai bahan acuan atau referensi bagi:

1. Pihak-pihak yang akan melakukan penelitian mengenai hal-hal atau masalah-masalah yang tercakup dalam tesis ini.

2. Pihak-pihak yang akan meneruskan atau melakukan penelitian lebih lanjut mengenai hal-hal dan masalah-masalah yang tercakup dalam tesis ini.

1.5 Metodologi Penelitian

Dalam upaya mendapatkan data dan informasi penunjang serta teori pelengkap, penulis menggunakan metode deskriptif dan analitis, yaitu membandingkan data dan informasi dari perusahaan dengan landasan teoritis yang mempunyai hubungan dengan problematika tersebut.

Untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dalam melakukan penelitian, penulis menggunakan dua macam metodologi penelitian, yaitu:

1.5.1 Riset Kepustakaan (Library Research)

Pengumpulan data dan informasi dilaksanakan dari berbagai macam literatur yang berhubungan dengan pembahasan tesis dan dengan latar belakang teoritis akan dibandingkan dengan kenyataan yang ditemukan di perusahaan.

1.5.2 Riset Lapangan (Field Research)

Pengumpulan data dilaksanakan dengan cara kunjungan langsung ke perusahaan bersangkutan dan berkomunikasi langsung dengan pejabat terkait untuk mendapatkan informasi. Riset lapangan dilakukan dengan cara :

1. Wawancara (Interview), yaitu mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak terkait yang mempunyai kedudukan, tugas, dan wewenang dalam perusahaan.

2. Pengamatan (Observation), yaitu melakukan pengamatan langsung ke lokasi sehingga mengetahui kebenaran informasi yang didapat, terutama berkaitan dengan aktivitas operasional perusahaan.

Berikut ini disajikan kerangka penelitian pada Gambar 1.1.

1.5 Kerangka Penulisan

Kerangka penulisan tesis mencakup lima bab dimana setiap bab akan dirinci lagi dalam beberapa sub bab, yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan secara ringkas mengenai latar belakang, rumusan permasalahan, tujuan penelitian, metodologi penelitian dan kerangka penulisan yang menguraikan isi tiap-tiap bab.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini diuraikan dasar-dasar teoritis yang berhubungan dengan penulisan tesis, yaitu sistem informasi akuntansi, pengendalian intern, siklus hidup pengembangan sistem, sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan, produksi, penjualan, penerimaan dan pengeluaran kas.

BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Dalam bab ini diuraikan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, produk perusahaan dan kinerja singkat perusahaan.

BAB IV : ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas problematika dan memberikan solusi terbaik serta membahas perancangan yang dilakukan terhadap sistem informasi akuntansi pada PT XYZ.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini memuat kesimpulan mengenai hal-hal yang telah dibahas dan disertai beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

Dalam perusahaan dibutuhkan informasi yang tepat dan akurat. Hal ini penting karena informasi dapat mengarahkan dan memperlancar aktivitas perusahaan sehari-hari serta membantu dalam proses pengambilan keputusan. Informasi yang dimaksud adalah informasi akuntansi. Informasi akuntansi dihasilkan oleh suatu sistem, yang dikenal sebagai Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

SIA berguna bagi pihak intern (Direktur, Manajer dan Staf karyawan) maupun ekstern (Pemegang Saham, Investor, Kreditur, Instansi Pemerintah, Pelanggan, Pemasok, Masyarakat Umum). Diharapkan SIA dapat melindungi harta perusahaan dengan memberikan pengendalian intern yang baik sehingga kecurangan (Fraud) dan kesalahan dapat teridentifikasi.

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Untuk membahas SIA, perlu membahas terlebih dahulu pengertian akuntansi, akuntansi sebagai sistem informasi, sistem, prosedur, informasi, data, sistem informasi, sistem akuntansi dan sistem informasi akuntansi.

Pengertian Akuntansi menurut Statement No. 4 Accounting Principles Board yang dibahas oleh Xxxxxxx Xxxxxxxxxx dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:

“Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, mengenai satuan-satuan ekonomi, dan dimaksudkan untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi yaitu dalam penetapan pilihan yang tepat diantara beberapa alternatif tindakan. Tujuan umum akuntansi keuangan dan laporan keuangan adalah menyediakan informasi keuangan yang andal mengenai sumber daya dan kewajiban-kewajiban ekonom dari suatu badan usaha.” (Xxxxxxxxxx, 1989 : 10)

Pengertian Akuntansi sebagai Sistem Informasi dijelaskan oleh Xxxx X. Xxxxxx, Xxxxxx X. Xxxx, Xxxxx X. Xxxxx dalam bukunya Accounting adalah:

“Accounting may be defined as an information system that provides reports to various individuals or groups about economic activities of an organization or other entity.” (Xxxxxx, Xxxx, Xxxxx, 1996 : 9)

Pengertian sistem dan prosedur menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi adalah:

“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”

“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang.” (Mulyadi, 1997 : 6)

Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa antara sistem dan prosedur terdapat hubungan. Sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.

Untuk mendapatkan informasi, maka diperlukan data. Menurut Xxxxxxx XxXxxx, Xx dalam bukunya Management Information Systems terdapat perbedaan antara data dan informasi, yaitu:

”Data consists of fact and figure that are relatively meaningless to the user. Information is processed data, or meaningful data.” (XxXxxx, 1998 : 15-16)

Sedangkan perbedaan data dan informasi menurut Xxxx Xxxxxxxx dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:

“Data dapat diartikan sebagai kumpulan karakter, fakta atau jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem informasi. Biasanya data ini belum dapat digunakan sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen. Informasi merupakan keluaran (output) dari suatu proses pengolahan data.” (Xxxxxxxx, 1993 : 4)

Informasi merupakan hal yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Informasi yang baik akan menghasilkan kinerja yang baik. Informasi diperoleh dari proses pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya.

Pengertian Informasi menurut Xxxxx X. Cushing dalam bukunya Accounting Information System and Business Organization adalah seperti berikut:

“Information refers to an output of data processing that is organized and meaningful to the person who receives it.” (Cushing, 1982 : 11)

Xxxxxx X. Xxxxx memberikan pengertian mengenai informasi yang dibahas Xxxxxxxxx dalam buku Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer: Konsep Dasar dan Komponen adalah:

“Informasi adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.”(Xxxxx dalam Xxxxxxxxx, 1988 : 24)

Sistem Informasi menurut Xxxxx X. O’Brien dalam bukunya Management Information System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise adalah:

“An information system is an organized combination of people, hardware, software, communications network, and data resource that collects, transforms, and disseminates information in an organization.” (X’Xxxxx, 1999 : 9)

Sedangkan pengertian Sistem Informasi menurut Xxxxx X. Cushing dan Xxxxxxxx B. Xxxxxx dalam bukunya Accounting Information Systems adalah:

“An information system is an organized means of collecting, entering, and processing data and of storing, managing, controlling, and reporting information so that an organization can achieve its objectives and goals.” (Cushing dan Xxxxxx, 1994 : 6)

Pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah:

“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” (Mulyadi, 1997 : 3)

Pengertian sistem akuntansi menurut Xxxxxx X. Stettler yang dibahas Xxxx Xxxxxxxx dalam buku Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode adalah:

“Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat- alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.” (Stettler dalam Xxxxxxxx, 1993 : 4)

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Xxxxxx X. Xxxxxx dan Xxxxxxx X. Xxxxxxx dalam bukunya Accounting Information Systems adalah:

“An Accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial data into information.” (Xxxxxx dan Xxxxxxx, 1993 : 2)

2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi seperti berikut:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. (Mulyadi, 1997 : 19-20)

Menurut Xxxxxx X. Xxxxxxxxx, tujuan utama Sistem Informasi Akuntansi dalam dunia bisnis dan pemerintahan adalah:

1. To provide information that supports decision making.

2. To provide information that supports day-to-day operations.

3. To provide information that pertains to stewardship. (Xxxxxxxxx, 1991 : 8)

Dari beberapa kutipan tersebut, maka penulis menarik kesimpulan bahwa tujuan utama sistem informasi akuntansi adalah menyediakan informasi bagi manajemen sehingga setiap sistem yang dilaksanakan dapat memenuhi harapan manajemen serta memberikan informasi yang mendukung keputusan-keputusan manajemen.

2.1.3 Elemen-Elemen Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi terbentuk dari komponen-komponen yang saling berintegrasi dan saling berhubungan satu sama lain. Dalam bukunya, Xxxxxxx menjelaskan bahwa:

........ Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Seperti halnya bangunan rumah, sistem informasi memiliki komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi. Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok (disebut dengan information system building block) : masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan pengendalian. (Mulyadi, 1997 : 11)

Sedangkan Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi, sehingga Sistem Informasi Akuntansi juga mempunyai blok-blok terdiri dari:

1. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

2. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

6. Blok Kendali (Controls Block)

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. (Xxxxxxxxx, 1988 : 36-39)

2.2 Pengendalian Intern

Pada bagian ini dibahas pengertian, tujuan, elemen dan unsur-unsur dari pengendalian intern.

2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern

Istilah pengendalian intern pertama kali didefinisikan tahun 1948 oleh The Committee On Auditing Procedures sebagai berikut:

Pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan harta, mengecek kecermatan, dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan memastikan pentaatan pada kebijaksanaan yang telah ditetapkan manajemen. Definisi tersebut mungkin lebih luas daripada pengertian yang kadang-kadang diberikan untuk istilah ini. Definisi ini mengakui bahwa suatu “sistem” dengan fungsi-fungsi dari departemen akuntansi dan keuangan. (Xxxxxx xxx Xxxxxxxx, 1996 : 122)

Pengertian pengendalian intern dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) adalah:

Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. (IAI, 2001 : 319.2)

Pengendalian intern menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountant):

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan- ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.” (Xxxxxxx, 1990 : 2)

2.2.2 Tujuan Pengendalian Intern

Tujuan pengendalian intern adalah memberikan keyakinan yang memadai tentang:

1. Keandalan pelaporan keuangan.

2. Efektivitas dan efisiensi operasi.

3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. (IAI, 2001 : 319.2)

Tujuan pengendalian intern ditinjau dari manajemen perusahaan sebagai berikut:

1. Menjaga kekayaan organisasi.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3. Mendorong efisiensi.

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. (Mulyadi, 1997 : 165)

Menurut Xxxxx X. Xxxxx dan Xxxxx X. Loebbecke terdapat tujuh macam tujuan pengendalian intern yang harus dipenuhi untuk mencegah kesalahan dalam jurnal dan catatan, yaitu:

1. Transaksi yang dicatat adalah absah (keabsahan).

2. Transaksi diotorisasi dengan pantas (otorisasi).

3. Transaksi yang ada telah dicatat (kelengkapan).

4. Transaksi dinilai dengan pantas (penilaian).

5. Transaksi diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi).

6. Transaksi dicatat pada waktu yang sesuai (tepat waktu).

7. Transaksi dimasukkan ke berkas induk dengan pantas dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran). (Xxxxx xxx Xxxxxxxxx, 1993 : 306-307)

2.2.3 Elemen Pengendalian Intern

Terdapat beberapa elemen pengendalian intern meliputi:

1. Lingkungan pengendalian

Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang- orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.

2. Penaksiran resiko

Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko harus dikelola.

3. Aktifitas pengendalian

Adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.

4. Informasi dan komunikasi

Adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

5. Pemantauan

Adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. (IAI, 2001 : 319.2)

2.2.4 Unsur-unsur Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. (Mulyadi, 1997 : 166)

2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Dalam menyusun sistem informasi akuntansi yang baru maupun mengubah sistem informasi yang lama dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan System Life Cycle Development (Siklus Hidup Pengembangan Sistem). Pendekatan tersebut didasarkan pada siklus kehidupan sistem, di mana penyusunan sistem dilakukan melalui empat tahap, yaitu:

1. Tahap Analisis

2. Tahap Perancangan (design) dan pemilihan

3. Tahap Implementasi

4. Tahap Pelaksanaan sistem dan pengawasan pelaksanaan (Xxxxxxxx, 1993 : 169)

2.3.1 Tahap Analisis

Tahap ini menganalisis masalah yang dihadapi untuk memperoleh gambaran dari sistem yang sedang dipergunakan. Langkah yang dilakukan, yaitu:

1. Menentukan kebutuhan informasi.

2. Melakukan survey.

3. Menyusun cara pemenuhan kebutuhan atau cara memecahkan masalah. (Xxxxxxxx, 1993 : 173)

2.3.2 Tahap Perancangan (Design) Xxx Xxmilihan

Merupakan tahap penyusunan sistem informasi baru. Penyusunan sistem baru ditujukan untuk menyusun sistem yang dapat menutupi kekurangan sistem yang sedang berlaku tanpa menghilangkan prinsip pengendalian intern yang baik. Tahap ini dapat dipisahkan menjadi dua kelompok pekerjaan, yaitu:

1. Merancang sistem informasi yang baru.

2. Memilih komputer yang sesuai dengan yang dibutuhkan. (Xxxxxxxx, 1993 : 189)

Merancang sistem informasi dimulai dari merancang keluaran (output), masukan (input) dan

file, prosedur-prosedur termasuk merancang bukti transaksi yang digunakan.

1. Merancang Pengeluaran (Output)

Dalam perancangan perlu diingat bahwa informasi yang dihasilkan harus memenuhi kebutuhan manajemen maupun kebutuhan pihak luar. Jenis informasi apa saja yang dibutuhkan telah ditentukan dalam tahap analisis sistem sehingga dalam tahap perancangan akan disusun format (bentuk) laporan, isi, berapa jumlahnya dan pendistribusiannya.

2. Merancang Masukan (Input) dan File

Input dan file disusun dalam bentuk yang lebih baik untuk memudahkan pelaksanaannya. Perancangan input meliputi pembuatan format bukti transaksi yang digunakan. Sedangkan perancangan file dirancang susunan catatan (record) dalam tiap file yang digunakan seperti master file dan file transaksi.

3. Merancang Prosedur

Perancangan prosedur meliputi seluruh sub sistem yang ada dalam sistem informasi akuntansi. Yang dirancang yaitu prosedur dan langkah pemrosesan data.

2.3.3 Tahap Implementasi

Dalam tahap ini sistem informasi baru mulai dipasang dalam perusahaan untuk menggantikan sistem informasi lama.

2.3.4 Tahap Pelaksanaan Sistem Dan Pengawasan Pelaksanaan

Dalam tahap ini dimulai penggunaan sistem informasi baru untuk mengolah data. Selain itu, perencana melakukan pengawasan terhadap sistem baru untuk menentukan apakah sistem informasi baru mampu menutupi kelemahan sistem lama dan sejauh mana peningkatannya atas perbaikan pengendalian intern dalam sistem baru.

2.4 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan

Berikut dibahas Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan:

2.4.1 Prosedur permintaan pembelian dan pembelian:

1. Laporan Status Persediaan yang berisi saldo masing-masing persediaan diserahkan ke Seksi Pembelian. Kadang-kadang Seksi Utang juga diberi satu lembar. Laporan ini berfungsi sebagai Permintaan Pembelian ke Seksi Pembelian untuk membeli barang-barang yang sudah mendekati jumlah minimum (minimum stock).

2. Atas dasar Laporan Status Persediaan, Seksi Pembelian membuat Order Pembelian rangkap lima.

Lembar 1 dan 2 untuk Penjual. Lembar 2 oleh Penjual akan dikembalikan ke Seksi Pembelian sebagai pemberitahuan bahwa order itu sudah diterima.

Lembar 3 untuk Seksi Utang. Lembar 4 untuk Seksi Penerimaan.

Lembar 5 diarsipkan dalam Seksi Pembelian urut abjad nama penjual. Order Pembelian dimasukkan ke file transaksi pembelian lewat terminal.

3. Barang diterima oleh Seksi Penerimaan. Sesudah dihitung dan diperiksa, maka dibuatkan Laporan Penerimaan Barang rangkap 4 dan didistribusikan sebagai berikut:

Lembar 1 untuk Seksi Pembelian. Lembar 2 untuk Seksi Utang.

Lembar 3 untuk Gudang dan diserahkan bersama dengan barang. Lembar 4 diarsipkan di Seksi Penerimaan urut nomor.

Penerimaan barang ini oleh Seksi Penerimaan dimasukkan ke file transaksi pembelian dengan menggunakan terminal yang ada di Seksi Penerimaan.

4. File transaksi pembelian diproses dengan menggunakan Program Up Date Master File Persediaan dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Persediaan yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Kontrol Total dan Laporan Status Persediaan.

5. Faktur dari penjual diterima oleh Seksi Pembelian. Setelah diperiksa kebenarannya, yaitu dibandingkan dengan Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang, Seksi Pembelian menyetujui faktur itu untuk dibayar dan menyerahkannya ke Seksi Utang.

6. Seksi Utang memeriksa kebenaran faktur, membandingkannya dengan Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang, kemudian membuat Voucher rangkap 3. Lembar 1 dan 2 untuk Seksi Pengeluaran Uang.

Lembar 3 diarsipkan di Seksi Utang urut nomor.

7. Seksi Utang memasukkan data utang ke file transaksi utang lewat terminal yang ada di Seksi Utang.

8. File transaksi utang diproses dengan Program Up Date Master File Utang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Utang yang sudah di up date, Master File Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk Kontrol, dan Daftar Utang. Daftar Utang ini akan diserahkan ke Seksi Utang untuk digunakan sebagai referensi dalam membuat Voucher.

9. Seksi Pengeluaran Uang atas dasar Voucher akan menulis cek untuk membayar utang yang sudah jatuh tempo. Cek dan lembar kedua Voucher diserahkan pada

orang yang dibayar. Tanggal, jumlah dan data pengeluaran kas/ bank lainnya dimasukkan ke file transaksi kas/ bank keluar lewat terminal yang ada di Seksi Pengeluaran Uang. Voucher lembar pertama kemudian diarsipkan urut tanggal pembayaran.

10. File transaksi Kas/ Bank Keluar diproses dengan Program Up Date Master File Utang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Utang yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk Pengawasan dan Daftar Kas/ Bank Keluar. Daftar Kas/ Bank Keluar ini akan diserahkan ke Seksi Pengeluaran Uang.

(Xxxxxxxx, 1993 : 218-220)

2.4.2 Prosedur penerimaan bahan dari pembelian

A clerk in the Receiving Department first counts and inspects the received goods. Then he or she keys the count and inventory item numbers into a departmental terminal, together with the related Purchase Order number listed on the packing slip. Assuming that the goods are accepted, the program prints a prenumbered Receiving Report. A copy of this report accompanies the goods to the stores department to be signed and forwarded to the Accounts Payable Department. (Xxxxxxxxx, 1991 : 568)

2.4.3 Prosedur pengeluaran bahan untuk proses produksi

Orders are dispatched to work centers to begin production operations. Then, Labor-time Data and Material Issues are entered during production operations. The stores clerk enters data concerning Materials Issues by inserting the Material Issues Cards into the stores terminal and keying in the quantities issued to a particular order. (Xxxxxxxxx, 1991 : 692)

2.4.4 Prosedur retur pembelian

In the case of a return copies of the Debit Memorandum are also sent to the Storeroom (or Receiving Department) and the Shipping Department. The goods being returned are then released to the Shipping Department, which counts the goods, notes the count on the Debit Memorandum, and ships. The Shipping Department then forwards the Debit Memorandum to the Accounts Payable Department, which performs the steps just described. (Xxxxxxxxx, 1991 : 549)

2.5 Sistem Informasi Akuntansi Produksi

Xxxxxx X. Xxxxxxxxx dalam bukunya Accounting Information Systems menyatakan:

“The major purpose of the product conversion cycle is to facilitate the conversion of raw materials into products or finished goods.” (Xxxxxxxxx, 1991 : 663)

Berikut dibahas Sistem Informasi Akuntansi Produksi:

2.5.1 Prosedur perencanaan produksi

After receiving the bill of materials and the operations list, plus a materials inventory status or reorder report as prepared by inventory control, production and materials requirements planning does the following:

1. Prepares a production order and distributes copies, at the appropriate time, to production work centers and to accounting and control. A copy is also filed in the open production order file.

2. Explodes materials requirements and prepares a list to reflect the requirements, such as the list at the top of this page prepared from the order for five generators and bill of materials.

3. Refers to the materials inventory status report to determine that sufficient parts and materials are currently on hand.

4. Prepares material issue slips to request the issuance of the required materials and parts from stores.

5. Prepares move tickets to transfer the work in process from one work center to the next.

6. Enters the production order on the production schedule. Organized by calendar days & work stations, the schedule reflects for each open production order such detail as beginning and ending times of each operation to be performed, machines to be used, and order priorities.

7. Obtain approval from the customer for the production specifications and scheduled completion date of the ordered products. This approval may be routed through order entry. Otherwise, approval may be obtained by telephone with telegram confirmation.

(Xxxxxxxxx, 1991 : 682-683)

2.5.2 Prosedur operasi produksi

“Orders are dispatched to work centers to begin production operations. Then, labor time data and material issues are entered during production operations. Each employee enters data at the completion of each operation, and the computer system time-stamps the transaction with the data and ending time. The stores clerk enters data concerning materials issues by inserting the material issues cards into the stores terminal and keying in the quantities issued to a particular order.” (Xxxxxxxxx, 1991 : 692)

Kemudian apabila selesai melakukan proses produksi, maka:

“As work is completed on each production order, the products are inspected and data concerning the results are entered into the production order record. Accepted products are transferred to the finished goods warehouse or to shipping, where data from the final move ticket are entered via a terminal….Rejected products are noted for rescheduling and moved to a hold area.” (Xxxxxxxxx, 1991 : 693-694)

2.6 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Berikut Sistem Informasi Akuntansi Penjualan:

1. Seksi Pesanan Penjualan menerima pesanan dari langganan, atau dapat juga pesanan itu datang dari Salesman.

2. Apabila penjualan kredit itu ditolak oleh bagian kredit, maka Seksi Pesanan Penjualan akan memberitahukan kepada langganan. Dan bila penjualan tersebut disetujui oleh Bagian Kredit, maka Seksi Pesanan Penjualan akan menulis Surat Perintah pengiriman rangkap 3.

Lembar 1 untuk Bagian Gudang. Lembar 2 untuk Bagian Pengiriman.

Lembar 3 untuk dimasukkan ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di Seksi Pesanan Penjualan. Lembar ketiga ini kemudian diarsipkan di Seksi Pesanan Penjualan urut nomor.

3. Gudang Barang Jadi menyiapkan barang dan menyerahkannya ke Seksi Pengiriman beserta lembar pertama Surat Perintah Pengiriman.

4. Seksi Pengiriman menghitung barang dari Gudang, membungkus memasukkan lembar kedua Surat Perintah Pengiriman ke dalam bungkusan barang. Barang dikirim ke pembeli.

5. Lembar kedua Surat Perintah Pengiriman digunakan sebagai dasar untuk memasukkan data pengiriman barang ke file transaksi penjualan lewat terminal yang ada di Seksi Pengiriman, kemudian lembar kedua Surat Perintah Pengiriman diarsipkan urut nomor.

6. Sesudah dilengkapi dengan tanggal pengiriman barang, transaksi penjualan diproses dengan program pembuatan faktur. Hasilnya adalah empat lembar faktur.

Empat lembar faktur didistribusikan sebagai berikut :

Lembar 1 dan 2 untuk Pembeli. Lembar 3 untuk Seksi Piutang.

Lembar 4 untuk Seksi Pesanan Penjualan.

7. Oleh Seksi Pesanan Penjualan, lembar keempat dari faktur dicocokkan dengan Surat Perintah Pengiriman yang ada di arsip. Agar mudah mencari tembusan perintah pengiriman, maka nomor Surat Perintah Pengiriman, juga dituliskan dalam Faktur. Bila jumlah yang dikirim sesuai dengan yang dipesan, maka transaksinya selesai, tembusan faktur diarsipkan bersama dengan tembusan perintah pengiriman. Tetapi bila yang dikirim belum seluruh jumlah yang dipesan, maka Seksi Pesanan Penjualan membuat lagi perintah pengiriman untuk jumlah kekurangan (ini disebut back order).

8. File transaksi penjualan kemudian diproses lagi dengan menggunakan program Up Date Master File Piutang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File yang sudah di up date, Buku Besar yang sudah di up date dan Daftar Jumlah untuk Pengawasan. Jumlah-jumlah ini dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dari langkah ke-f di atas.

9. File transaksi penjualan beserta Master File Persediaan dan file Buku Besar diproses dengan program Up Date Master File Persediaan dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Persediaan yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Laporan Status Perseediaan dan Daftar Jumlah untuk Pengawasan. Jumlah-

jumlah ini dicocokkan dengan jumlah kontrol yang diperoleh dalam langkah ke-h di atas. Laporan Status Persediaan diserahkan ke Seksi Pembelian yang akan menjadi dasar untuk membuat Order Pembelian bila saldo Persediaan mencapai angka minimum.

10. Setiap akhir bulan, Master File Piutang diproses dengan program Analisa Umur Piutang, hasilnya Daftar Analisa Umur Piutang diserahkan ke Seksi Kredit dan Seksi Piutang. Selain itu Master of File Piutang ini juga diproses dengan program Penyusunan Pernyataan Piutang, hasilnya merupakan Surat Pernyataan Piutang diserahkan ke Seksi Piutang untuk dikirimkan ke langganan. Pengiriman Surat Pernyataan Piutang ini dilakukan bila sudah dicocokkan dengan Daftar Analisa Umur Piutang.

11. Setiap akhir bulan, file transaksi Penjualan diproses untuk membuat Daftar Distribusi Penjualan (analisa) berdasar jenis produk, daerah penjualan dan lain-lain.

(Xxxxxxxx, 1993 : 214-216)

2.7 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas

Berikut Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas:

1. Kasir menerima pelunasan berbentuk uang atau cek langsung dari langganan, atau lewat bank, atau lewat surat yang diterima oleh Bagian Surat Masuk yang kemudian diserahkan ke Kasir dengan Daftar Penerimaan Uang.

2. Seksi Surat Masuk memasukkan transaksi penerimaan uang melalui terminal.

3. Kasir membuat Bukti Kas Masuk rangkap 3, lembar 1 dan 2 diserahkan ke Langganan, lembar ketiga digunakan sebagai dasar untuk memasukkan transaksi penerimaan ke file lewat terminal. Lembar ketiga Bukti Kas/ Bank Masuk ini oleh Xxxxx kemudian diarsipkan urut nomor.

4. File transaksi uang masuk diproses dengan program Up Date Master File Piutang dan Buku Besar. Hasilnya adalah Master File Piutang yang sudah di up date, file Buku Besar yang sudah di up date, Daftar Jumlah untuk control dan Daftar Penerimaan Uang.

5. Daftar Penerimaan Uang diserahkan ke Seksi Audit Intern.

6. Laporan Bank setiap periode diserahkan ke Seksi Audit Intern sebagai dasar untuk menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank. (Xxxxxxxx, 1993 : 216)

Berikut Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yang terbagi menjadi:

2.7.1 Pengeluaran Kas Dengan Cek

Terbagi menjadi dua sistem, yaitu:

1. Tidak Memerlukan Permintaan Cek

Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, sistem akuntansi pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung, seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok di tangan Bagian Utang. Dalam voucher system Bagian Utang membuat bukti kas keluar (voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada Bagian Kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kreditur. Dengan demikian, pengeluaran cek untuk pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian tidak memerlukan dokumen permintaan cek, karena Bagian Utang menerima berbagai dokumen yang diperlukan untuk pembuatan bukti kas keluar dari sistem akuntansi pembelian, sehingga pembuatan bukti kas keluar (sebagai perintah pengeluaran kas) dapat secara otomatis dilakukan oleh Bagian Utang berdasarkan dokumen-dokumen yang terkumpul di tangannya. (Mulyadi, 1997 : 517)

2. Memerlukan Permintaan Cek

Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian, dokumen- dokumen pendukung seperti kontrak-kontrak pembelian jasa berada di tangan fungsi yang memerlukan jasa tersebut. Sebagai contoh Departemen Pemasaran memerlukan jasa konsultan dari sebuah kantor konsultan pemasaran. Kontrak pembelian jasa konsultan ini tidak ditangani melalui sistem akuntansi pembelian, namun ditangani oleh Departemen Pemasaran dan tembusan kontrak disimpan oleh Bagian Utang. Pembayaran jasa seperti ini biasanya dilakukan bertahap sesuai dengan tahapan penyerahan jasa oleh konsultan kepada perusahaan. Setiap tahap pembayaran jasa tersebut, Departemen Pemasaran mengajukan permintaan cek kepada Bagian Utang. Berdasarkan permintaan ini dan pengecekan tembusan kontrak yang dimilikinya, Bagian Utang membuat bukti kas keluar (voucher). Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada Bagian Kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pejabat yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada kantor konsultan pemasaran tersebut. Dengan demikian, pengeluaran cek untuk pembayaran pembelian jasa yang tidak dilaksanakan melalui sistem akuntansi pembelian memerlukan dokumen permintaan cek, karena Bagian Utang tidak menerima berbagai dokumen yang diperlukan untuk pembuatan bukti kas keluar, sehingga pembuatan bukti kas keluar (sebagai perintah pengeluaran kas) tidak dapat secara otomatis dilakukan oleh Bagian Utang berdasarkan dokumen-dokumen yang terkumpul di tangannya. Pembuatan bukti kas keluar oleh Bagian Utang dilakukan berdasarkan permintaan cek yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. (Mulyadi, 1997 ; 517-518)

2.7.2 Pengeluaran Kas Dengan Uang Tunai Melalui Dana Kas Kecil

Terdapat dua sistem dana kas kecil, yaitu:

1. Fluctuating Fund System (Saldo Dana Berubah)

2. Imprest Fund System (Saldo Dana Tetap).

Sedangkan prosedur terkait dengan pengelolaan dana kas kecil meliputi :

1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil.

2. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil.

3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil. (Mulyadi, 1997 : 537-542)

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT XYZ didirikan tahun 1980 dan merupakan pelopor industri kemasan plastik film di Indonesia. Perusahaan didirikan dalam rangka Undang-undang No.6 tahun 1968 dan UU No.12 tahun 1970 tentang Penanaman Modal Dalam Negeri berdasarkan Akta No.108 tanggal 7 Maret 1980 dari Xxxxxx Xxxxxx, S.H., notaris di Jakarta. Persetujuan Menteri Kehakiman Republik Indonesia telah diperoleh pada tanggal 25 September 1981 dengan Surat Keputusan No.Y.A.5/406/9 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.27 dan Tambahan No.391 tanggal 2 April 1982.

Anggaran Dasar telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta No.3 tanggal 2 Oktober 2003 dan No.20 tanggal 10 November 2003 dari Xxxxxxx Xxxxx, S.H., notaris di Jakarta, berkaitan dengan peningkatan modal dasar, modal ditempatkan dan disetor penuh. Akta perubahan telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C-23681 HT.01.04.TH.2003 tanggal 6 Oktober 2003 dan No.C-27759 HT.01.04.TH.2003 tanggal 19 November 2003.

Perusahaan berlokasi di Jl. Xxxxxxxx, Karang Asem Barat, Citeureup, Cibinong, Bogor 16810 dan memiliki jumlah karyawan sebanyak 799 orang (2003 : 777 orang). Sedangkan produksi komersial perusahaan dimulai tahun 1982.

Berdasarkan surat Izin dari Menteri Keuangan Republik Indonesia No.C2-9054 HT.01.04.Th92 tanggal 4 November 1992 dan Surat Pernyataan Efektif dari Ketua Badan Pengawas Pasar Modal (“BAPEPAM”) No.S-/854/PM/1992 tanggal 16 November 1992, perusahaan menawarkan 16.000.000 saham kepada masyarakat.

Perusahaan melaksanakan penawaran umum terbatas pertama atas sejumlah 12.000.000 saham yang disetujui dengan Surat Keputusan Ketua BAPEPAM No.S.220/PM/1994 tanggal 7 Februari 1994. Perusahaan mencatatkan seluruh sahamnya di Bursa Efek Jakarta.

Tahun 1989 perusahaan meningkatkan kapasitas produksi dengan mendirikan pabrik di Malaysia. Tahun 1991 mendirikan perusahaan di Amerika Serikat dan Hongkong yang bergerak dalam bidang perdagangan dan pemasaran produk-produk film.

3.2 Struktur Organisasi

Pada dasarnya struktur organisasi adalah hubungan timbal balik antar personil dalam menjalankan tugasnya. Dengan kata lain, struktur organisasi memfokuskan pembagian kegiatan kerja (job description) dan mewujudkan tingkat spesifikasi kegiatan kerja.

Dalam organisasi perusahaan diwajibkan tercipta kerjasama (teamwork) baik antara pimpinan dan bawahan. Hal ini untuk mencapai tujuan perusahaan (company’s goal). Dengan kerjasama baik dan pembagian tugas yang efisien dan efektif diharapkan dapat meningkatkan hasil produksi, penjualan dan meningkatkan keuntungan.

Terdapat beberapa macam struktur organisasi seperti Organisasi Garis (Line Organization), Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organization), Organisasi Fungsional (Functional Organization) dan Organisasi Matrik (Matrix Organization). Dilihat dari macam struktur organisasi PT XYZ, maka disimpulkan bahwa perusahaan menggunakan struktur organisasi garis/ lini. Hal ini dikarenakan bentuk tanggung jawab dan pengawasan secara langsung dari pimpinan ke bawahan dan seorang bawahan bertanggungjawab pada seorang atasan.

Wewenang garis memiliki kelebihan antara lain sederhana dan ada kesatuan perintah yang jelas. Sedangkan kekurangannya adalah bahwa atasan harus memiliki pengetahuan luas di bidangnya karena tidak memiliki staf yang membantu dalam memberikan saran dan petunjuk.

Berikut ini disajikan gambar struktur organisasi PT XYZ pada Gambar 3.1.

PT XYZ

Gambar 3.1 STRUKTUR ORGANISASI

R U P S

DEWAN KOMISARIS

Komisaris Utama

Komisaris

Komisaris Independen

Komite Audit

DIREKTUR UTAMA

Audit Manager

IT, HRD & Marketing

Director

Finance & Accounting

Director

Production, Technical,

QC, R & D Director

Xxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

General Manager Representative

Office Surabaya

Marketing General Manager

I T

General Manager

Human Resources Development

General Manager

Purchasing General Manager

Legal Assistant Manager

M S

Senior Manager

Xxxxxx Xxxxxxx

Finance Manager

Accounting Manager

Warehouse, Production &

Engineering Senior Manager

Xxxx Xxxxxxx

Operational Senior Manager

QC/ R & D General Manager

Xxxxxxxxx Xxxxxxx HS

Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Xxxx Mun Lie

Xxxx Xxxxxxxxxx

Xxxxxx A. Xxxxxxx

Technical Service Manager

Secretary

IT Manager

Compensation & Benefit

Manager

Procurement

Assistant Manager

System & Procedures

Credit Control

Cost Accounting

Production & Engineering

Manager I

S u m a d j a

O P P

Production Manager

S u k o n o

PET, CPP/ MET

Production Manager

Xxxx Xxxxxxxx

P P I C

Assistant Manager

Xxxxxxxx X.

Mechanical Engineering

Manager

Xxxx Xxxxxxxx

Electrical Engineering

Manager

Xxxxxxx Xxx

R & D Senior Manager

Xxxx Xxxxxxxx

Xxxxxxxxx Xxxxxx

Export Manager

Local Sales Manager

Sales & Marketing

Administration Manager

Software Group

Assistant Manager

Recrutment & HR System,

Training Assistant Manager

Hubungan Industrial, GA/ GS

Assistant Manager

Compensation

Senior Supervisor

Procurement

Supervisor

Financial Analysis

Treasury

General Accounting

I x x x x

Xxxxxxxxxx & Engineering

Manager II

G u n a w a n

Finishing

Assistant Manager

Xxx Xxxxx

PET Production

Senior Supervisor

Xxxxx Xxxxxxx

P P I C

Supervisor

Xxxxxxx Xxxxxxxx M. FX Xxxxxxxx Xxxxx X.

Mechanical

Assistant Manager

M. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx

Electrical

Senior Supervisor

Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx

R & D

Assistant Manager

Xxxxxxx Xxxxx

Export Coordinator

Local Coordinator

Sales & Marketing

Administration

System Analyst

Recrutment Ofiicer

Personnel Officer

Benefit Officer

Purchasing

Assistant Manager

Budget Control

Warehouse

Senior Supervisor

X. Xxxxx Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxxx

Finishing

Senior Supervisor

Xxxxxxxxxx

Processing

Supervisor

Xxxx Xxxxxxx

Mechanical Senior

Supervisor

Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

Electrical

Supervisor

Application

Senior Supervisor

Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Export Assistant Manager

Local Assistant Manager

(Converting)

Sales & Marketing Administration

Assistant Manager

Programmer

Analyst

Recrutment

Administration

Purchasing

Senior Supervisor

Finishing

Supervisor

Xxxxxx Xxxxx

Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx X.

QC Manager

GS Senior Supervisor

Export Executive

Local Sales Executive

HR System Officer

Purchasing Supervisor

Finishing

Supervisor

Iman N Inganta

M. Xxxx

Xxx Xxxxxxxx

Mechanical Supervisor

Sales & Marketing

Supervisor

General Service

CPP/ MET Production

Senior Supervisor

Xxxx Xxxxxxx

Xxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx

QC Senior Supervisor

Hardware Group

Assistant Manager

Sales & Marketing

Staff

Administration

Supervisor

Xxxxxx Xxxx X.

Pancha Putera

Xxxxxx Xxxxxx

Local Assistant Manager

(Non Converting)

Building Maintenance &

Cleaning Group Leader

QC Supervisor

Hardware Support

Senior Supervisor

Processing

Senior Supervisor

Xxxxx Xxxxxx

Xxxxx S. M.

Heru M.

Aris S.

Local Sales Executive

QA Supervisor

System Administration

Supervisor

Hardware Support

Supervisor

Transport & Perijinan

Sumber : Struktur Organisasi PT XYZ

Processing

Supervisor

Xxxx Xxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx

Technical Support

Xxxxxx

Xxx R. Xxxxxxx G. H. Saptono Sukuryanto

Berdasarkan struktur organisasi di atas maka organ inti perusahaan terdiri :

1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

2. Dewan Komisaris (Komisaris Utama, Komisaris dan Komisaris Independen)

3. Komite Audit (Berdasarkan Peraturan Bapepam)

4. President Director

5. Internal Audit Manager

6. IT, HRD & Marketing Director

7. Finance & Accounting Director

8. Production, Technical, R & D Director

9. General Manager Representative Office Surabaya

10. Technical Service Manager

11. Marketing General Manager

12. Information Technology (IT) General Manager

13. Human Resource Development (HRD) General Manager

14. Purchasing General Manager

15. Legal Assistant Manager

16. Management System (MS) Senior Manager

17. Finance Manager

18. Accounting Manager

19. Warehouse, Production & Engineering Manager

20. Operational Senior Manager

21. QC/ R&D General Manager

3.3 Produk Perusahaan

Perusahaan bergerak dalam bidang usaha industri manufaktur pembuatan kemasan plastik film (Biaxially Oriented Polypropylene Film/BOPP, Biaxially Oriented Polyester Film/BOPET, Cast Polypropylene Film/CPP dan Rigid Polyvinyl Chloride Film/PVC).

Saat ini perusahaan menghasilkan berbagai produk dengan empat merk dagang :

1. XXXXXX (Film jenis Biaxially Oriented Polypropylene/BOPP) dengan kapasitas terpasang sebesar 52.000 ton per tahun.

2. ARETA (Film jenis Biaxially Oriented Polyester/BOPET) dengan kapasitas terpasang sebesar 9.000 ton per tahun.

3. AVIN (Film jenis Polyvinyl Chloride/PVC) dengan kapasitas terpasang sebesar

5.000 ton per tahun. Saat ini divisi PVC telah di non aktifkan.

4. ARCYLENE (Film jenis Cast Polypropylene/CPP) dengan kapasitas terpasang sebesar 4.000 ton per tahun.

Produk-produk tersebut sebagian besar digunakan untuk kemasan fleksibel pada barang- barang konsumsi. Perusahaan juga memperoleh sertifikat ISO 9002 tahun 1998, selanjutnya diikuti oleh pabrik di Malaysia tahun 1999. Keberhasilan tersebut tetap dipertahankan hingga saat ini, dimana menunjukkan suatu komitmen yang kuat untuk memenuhi standar mutu internasional. Selain itu, seluruh produk grup XYZ telah mendapatkan sertifikat dari FDA (Food and Drug Administration).

3.4 Kinerja Singkat Perusahaan

Berikut ini Tabel 3.4 Ikhtisar Keuangan yang menggambarkan kinerja singkat perusahaan dari tahun 2002 sampai dengan tahun 2004 dan data diperoleh dari Laporan Keuangan Tahunan yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Ernst & Xxxxx.

IKHTISAR KEUANGAN			FINANCIAL HIGHLIGHT
	2002	2003	2004
Penjualan Bersih	918.54	844.71	946.88	Net Sales
Laba Kotor	258.27	194.63	180.10	Gross Profit
Laba Usaha	171.01	93.96	87.20	Operating Profit
Xxxx / (Rugi) Bersih	403.19	413.14	6.64	Net profit / (loss)
Jumlah Aktiva	1,571.67	1,355.39	1,425.76	Total Assets
Aktiva Lancar	623.17	455.20	532.30	Current Assets
Aktiva Tetap Bersih	883.83	839.00	830.22	Net Fixed Assets
Aktiva Lain-Lain	64.67	61.19	63.23	Other Assets
Kewajiban Lancar	1.669,96	224,52	314,33	Current Liabilities
Modal Xxxxx Xxxxxx	(935.69)	230.68	217.97	Net Working Capital
Jumlah Kewajiban	1,726.71	771.85	817.78	Total Liabilities
Jumlah Ekuitas	(197.83)	548.87	566.98	Total Equity
Jumlah Saham Yang Beredar	352	680	680	Shares Outstanding
(jutaan Saham)				(million shares)
Nilai Buku per Saham (Rp)	(562,00)	807.2	833.8	Share Book Value (Rp)
Laba / (Rugi) Bersih per Saham	1,145	926	10	Basic Earnings per Share (Rp)
Dasar (Rp)
Rasio Lancar	37,30%	202,70%	169,34%	Current Ratio
Rasio Kewajiban Terhadap Aktiva	109.9%	56.9%	57.4%	Debt to Total Assets Ratio
Rasio Kewajiban Terhadap	-872,80%	140.6%	144.2%	Debt to Total Equity Ratio
Ekuitas
Rasio Laba Terhadap Jumlah	25.7%	30.5%	0.5%	Return on Assets
Aktiva
Rasio Laba Terhadap Ekuitas	-203,80%	75.3%	1.2%	Return on Equity
Xxxxxx Xxxx Xxxxx	28.1%	23.0%	19.0%	Gross Profit Xxxxxx
Xxxxxx Xxxx Usaha	18.6%	11.1%	9.2%	Operating Profit Xxxxxx
Xxxxxx Xxxx / (Rugi) Bersih	43.9%	48.9%	0.7%	Net Profit / (Loss) Margin
Angka-angka pada seluruh tabel menggunakan notasi Inggris (dalam miliar Rupiah, kecuali dinyatakan lain) n.m. : not meaningful			Numerical notations in all tables are in English (in billion Rupiah, unless otherwise stated)

Sumber : Website Bursa Efek Jakarta (http:\\xxx.xxx.xx.xx) dan Website IndoExchange

(http:\\xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx).

Berdasarkan ikthisar keuangan pada tabel di atas, maka penulis memberikan gambaran perusahaan seperti berikut:

1. Penjualan Bersih terbesar terjadi pada tahun 2004 sebesar Rp 946,88 milyar.

2. Penurunan Laba Kotor dan Laba Usaha yang cukup signifikan terjadi pada tahun 2003 sebesar 32,70 % (Rp 258,27 milyar tahun 2002 menjadi Rp 194,63 milyar tahun 2003) dan 82 % (Rp 171,01 milyar tahun 2002 menjadi Rp 93,96 milyar tahun 2003). Penurunan Laba Kotor dan Laba Usaha tahun 2003 yang cukup signifikan tersebut terjadi karena adanya peningkatan harga bahan baku dan kemungkinan terjadinya peningkatan waste/ reject/ regran atas hasil produksi.

3. Penurunan Jumlah Aktiva, Aktiva Lancar, Aktiva Tetap Bersih dan Aktiva Lain-lain terbesar terjadi pada tahun 2003 sebesar 15,96 % (Rp 1.571,67 milyar tahun 2002 menjadi Rp 1.355,39 milyar tahun 2003), 36,9 % (Rp 623,17 milyar tahun 2002 menjadi Rp 455,2 milyar tahun 2003), 5,34 % (Rp 883,83 milyar tahun 2002 menjadi Rp 839 milyar tahun 2003) dan 5,69 % (Rp 64,67 milyar tahun 2002 menjadi Rp 61,19 milyar tahun 2003).

4. Modal Kerja Bersih, Jumlah Ekuitas dan Nilai Buku per Saham di tahun 2002 mengalami defisit sebesar Rp 935,69 milyar, Rp 197,83 milyar dan Rp 562 dengan total Kewajiban sebesar Rp 1.726,71 milyar.

5. Tahun 2003 terjadi peningkatan atas jumlah saham yang beredar dari tahun sebelumnya sebesar 328 juta lembar saham menjadi 680 juta lembar saham. Peningkatan atas jumlah saham yang beredar kemungkinan disebabkan karena terjadinya debt to equity maupun tambahan modal disetor lainnya oleh para Pemegang Saham.

6. Sedangkan nilai Laba/ (Rugi) per saham terkecil terjadi tahun 2004 sebesar Rp 10.

7. Rasio Lancar diperoleh dari Aktiva Lancar dibagi dengan Kewajiban Lancar. Rasio Lancar tahun 2002, 2003 dan 2004 tercatat sebesar 37,3 %, 202,70 % dan 169,34 %.

8. Rasio Kewajiban terhadap Aktiva diperoleh dari Jumlah Kewajiban dibagi dengan Jumlah Aktiva. Rasio Kewajiban Terhadap Aktiva tahun 2002, 2003 dan 2004 tercatat sebesar 109,9 %, 56,9 % dan 57,4 %.

9. Rasio Kewajiban terhadap Ekuitas diperoleh dari Jumlah Kewajiban dibagi dengan Jumlah Ekuitas. Tahun 2002, 2003 dan 2004 Rasio Kewajiban terhadap Ekuitas tercatat sebesar -872,8%, 140,6 % dan 144,2 %.

10. Rasio Laba terhadap Jumlah Aktiva diperoleh dari Laba/ (Rugi) Bersih dibagi dengan Jumlah Aktiva. Xxxxx Xxxx terhadap Jumlah Aktiva tahun 2002, 2003 dan 2004 tercatat sebesar 25,7 %, 30,5 % dan 0,5 %.

11. Rasio Laba terhadap Ekuitas diperoleh dari Laba/ (Rugi) Bersih dibagi dengan Jumlah Ekuitas. Tahun 2003 dan 2004 Rasio Laba terhadap Ekuitas tercatat sebesar

-203,8%, 75,3 % dan 1,2 %.

12. Margin Laba Kotor dan Margin Laba Usaha terbesar terjadi pada tahun 2002 sebesar 28,1 % dan 18,6 %. Sedangkan Margin Laba/ (Rugi) Bersih terbesar terjadi tahun 2003 sebesar 48,9 %.

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Setelah melakukan tinjauan terhadap PT XYZ, maka penulis akan mengevaluasi struktur organisasi, mengevaluasi dan merancang sistem informasi akuntansi serta memberikan gambaran perbedaan dan perubahan sistem informasi akuntansi yang sedang dipergunakan (existing) dengan sistem informasi akuntansi yang diusulkan (proposed). Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan operasi perusahaan telah mencerminkan pengendalian intern yang baik sesuai teori-teori pada bab sebelumnya.

Mengingat pentingnya sistem pengendalian intern, maka PT XYZ diharapkan dapat menerapkan pengendalian intern yang memadai di dalam aktivitas operasi perusahaan dan memperhatikan unsur-unsur pokok pengendalian intern yang baik. Tujuan dalam menerapkan pengendalian intern yang baik adalah menjaga keamanan harta perusahaan, memeriksa kebenaran dan ketelitian data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan yang telah ditetapkan serta menghindari kemungkinan penyelewengan maupun kecurangan (fraud) sehingga meningkatkan aktivitas perusahaan secara efisien dan efektif.

Selanjutnya akan dibahas mengenai evaluasi struktur organisasi, evaluasi dan perancangan sistem informasi akuntansi serta memberikan gambaran perbedaan dan perubahan sistem informasi akuntansi yang sedang dipergunakan (existing) dengan sistem informasi akuntansi yang diusulkan (proposed) pada PT XYZ.

4.1 Evaluasi Struktur Organisasi

Evaluasi Struktur Organisasi merupakan tahap awal dalam penyusunan dan perancangan sistem informasi akuntansi pada perusahaan. Berikut pembahasan evaluasi struktur organisasi.

Berdasarkan hasil observasi dan pengamatan, struktur organisasi di PT XYZ menggunakan struktur organisasi garis/ lini di mana seorang atasan mempunyai wewenang untuk memerintah bawahan langsungnya serta bawahan dapat memberikan saran/pendapat kepada atasan langsungnya atau memberikan bantuan kepada personil garis.

Penulis juga menemukan beberapa hal yang dapat menjadi perhatian dalam perkembangan struktur organisasi perusahaan maupun penyusunan struktur organisasi, antara lain:

4.1.1 Perubahan-Perubahan Pada Struktur Organisasi Selama Tahun 2003

1. Fungsi Purchasing tidak lagi dirangkap Fungsi Finance and Accounting.

2. Fungsi Purchasing juga tidak lagi merangkap Fungsi Produksi CPP dan Metalizing.

3. Fungsi PPIC tidak lagi merangkap Fungsi Produksi.

4. Fungsi Penjualan Regran telah sepenuhnya dilaksanakan di Divisi Pemasaran.

5. Fungsi Produksi tidak lagi membantu merekomendasikan Pembeli Regran.

4.1.2 Fungsi Purchasing

1. Fungsi Purchasing pada saat ini berada langsung dibawah Direktur Utama.

Operasional pelaksanaannya dilakukan oleh seorang General Manager. Bawahan dari General Manager ini khusus bertugas dalam bidang Purchasing.

2. Dalam menunjang pencapaian tujuan perusahaan secara menyeluruh, tujuan yang harus dicapai Departemen Purchasing adalah:

2.1 Mendatangkan bahan baku dan barang-barang lainnya yang sudah disetujui untuk dibeli secara tepat waktu, tepat kualitas dan tepat kuantitas di pabrik.

2.2 Membeli dengan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan dilihat dalam hubungan bisnis jangka panjang.

2.3 Secara kontinu mencari kemungkinan substitusi bahan dengan harga yang lebih rendah tetapi tidak mempengaruhi kualitas yang disyaratkan.

4.1.3 Fungsi Internal Audit

1. Fungsi Internal Audit pada saat ini telah dikepalai seorang Audit Manager, tanpa adanya bawahan.

2. Fungsi Internal Audit sementara akan ditekankan pada :

2.1 Pemeriksaan angka-angka keuangan dan barang, dalam arti mendeteksi terjadinya penyimpangan-penyimpangan berupa “Fraud” dan “Waste”.

2.2 Evaluasi terhadap berbagai risiko yang dapat terjadi dalam perusahaan serta mengusulkan tindakan-tindakan pencegahan. Misalnya: mengevaluasi risiko kemungkinan tidak tercapainya “On Time Delivery” dan mengusulkan tindakan- tindakan pencegahannya.

4.1.4 Kedudukan dan Hubungan Kerja Internal Audit

1. Pada saat ini Internal Audit lebih banyak bertanggung jawab kepada Dewan Direksi, yaitu Direktur Keuangan, Direktur Pemasaran dan Direktur Produksi.

2. Internal Audit berfungsi membantu Direktur Utama dalam memperoleh informasi tentang terjadinya penyimpangan-penyimpangan yang dapat menimbulkan risiko bagi perusahaan.

3. Fungsi Internal Audit bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama tetapi dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari tetap melayani kebutuhan khusus mengenai Internal Audit dari para Direktur lainnya.

4.2 Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi

Setelah tahap Evaluasi Struktur Organisasi telah selesai dilaksanakan dan Struktur Organisasi yang baru telah dibakukan dan disosialisasikan kepada pihak intern dan ekstern perusahaan, maka tahap selanjutnya adalah mengevaluasi sistem informasi akuntansi yang ada saat ini (existing system and procedure).

Hasil observasi terhadap sistem informasi akuntansi yang ada saat ini (existing system and procedure) dapat dilihat pada Lampiran I. Berikut evaluasi sistem informasi akuntansi pada PT XYZ.

Setelah penulis melakukan pengamatan dan analisa sistem pengendalian intern yang baik pada existing system and procedure PT XYZ (Lampiran I), maka penulis juga menemukan beberapa hal yang dapat menjadi perhatian, antara lain:

4.2.1 Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya perbedaan jumlah barang yang dikirim dengan yang seharusnya dikirim, yaitu:

order batal, kapasitas muat yang terbatas, tidak tersedianya sarana transportasi, kemasan yang non standar, permintaan pengiriman yang melebihi stock, kualitas

barang yang akan dikirim tidak memenuhi standar yang ditentukan, ketidaktersediaan barang yang akan dikirim di gudang, ditahan oleh Bagian Keuangan karena Pelanggan belum cukup membayar piutang lamanya.

4.2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan terfokus pada Prosedur Pembelian dan Penerimaan Barang, yaitu:

1. Sistem Oracle yang digunakan saat ini memungkinkan Bagian Purchasing membuat nomor Purchase Order (PO) secara manual (input nomor PO). Tiap Buyer mempunyai nomor urut PO sendiri. Hal ini dapat menyulitkan perusahaan dalam melakukan pengontrolan dokumen PO.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada calon-calon Supplier

ditandatangani dan dikirim oleh Xxxxx.

3. Semua surat jawaban SPPH diterima langsung oleh Bagian Purchasing, yaitu oleh

Buyer yang bersangkutan.

4. Buyer mentabulasi semua SPPH yang kembali untuk keperluan pembandingan.

4.2.3 Sistem Informasi Akuntansi Produksi

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada sistem informasi akuntansi produksi terfokus pada Prosedur Produksi, yaitu :

1. Terdapat 1 (satu) dokumen yang digunakan untuk 2 (dua) kegiatan yang berbeda, yaitu dokumen Form Bukti Permintaan/ Penyerahan Barang (BPPB). Dua kegiatan

tersebut adalah Gudang menyerahkan bahan baku ke Bagian Produksi dan Bagian Produksi melakukan retur bahan baku ke Gudang.

2. Kontrol fisik atas Sparepart yang rusak belum dilakukan. Saat ini pengambilan sparepart ke Gudang dapat dilakukan tanpa menunjukkan fisik sparepart yang akan diganti.

4.2.4 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada sistem informasi akuntansi penjualan terfokus pada Prosedur Pengeluaran Barang, yaitu:

1. Tampak terdapat beberapa formulir yang memiliki fungsi kurang lebih sama yang perlu diteliti lebih lanjut kemungkinan penggabungan, eliminasi atau penyederhanaannya. Contoh: Formulir-formulir Delivery Order (DO), Surat Perintah Kirim (SPK), Bukti Muat Barang (BMB) dan Surat Jalan (SJ).

2. Atas dasar Surat Perintah Kirim (SPK) yang dibuat oleh PPIC, Seksi Delivery Administration menyiapkan Surat Jalan (SJ) dan Warehouse menyiapkan Bukti Muat Barang (BMB).

Atas dasar SJ dan BMB, Seksi Jembatan Timbang (yang masih merupakan bagian dari Bagian Delivery) melakukan penimbangan. Hasil penimbangan di print-out dan dicocokkan dengan angka SJ dan BMB. Jika selisih kurang dari 15 % untuk penjualan lokal dan 30 % untuk penjualan ekspor, barang diberi ijin keluar oleh Bagian Delivery.

Security cukup melihat SJ untuk memberi ijin barang keluar. Karena keluarnya barang dari pabrik tampaknya cukup dengan SJ dan print-out hasil timbangan yang

dikeluarkan oleh Xxxxx Xxxxxxxx Administration dan Seksi Jembatan Timbang, yang kedua-duanya berada di bawah Bagian Delivery, maka penulis menilai prosedur kerja ini menimbulkan risiko barang hilang yang cukup besar.

4.2.5 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan pada sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas terfokus pada Prosedur Pencatatan dan Pembayaran Hutang Usaha, yaitu:

1. Aktivitas penerimaan Tagihan (Kontra Bon/ Tukar Faktur), pengecekan dan melengkapi dokumen tagihan Supplier dilakukan oleh Bagian Purchasing.

2. Bagian Purchasing sebagai Fungsi Pelaksanaan merangkap Fungsi Pengawasan.

Perangkapan fungsi seperti ini dapat melemahkan sistem pengendalian intern.

4.3 Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Tahap ketiga adalah perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan (proposed system and procedure) pada PT XYZ. Pembuatan proposed system and procedure berdasarkan pada tahap sebelumnya, yaitu hasil dari evaluasi existing system and procedure.

Berikut ini proposed system and procedure yang dapat dilihat dalam bentuk bagan arus dokumen (flowchart) sesuai dengan unsur pengendalian intern yang baik.

1.a.1. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN PACKAGING MATERIAL

PPIC STAFF	BUYER

a.1. Pembelian Packaging Material

Berdasarkan kebutuhan akan palet.

DATABASE

WOPM

Approved

ORAFIN

Foreman

dan

Supervisor

menandatangani WOPM.

Meminta Assistant Manager Purchasing

mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.

Input

Waktu

penyerahan dapat ditepati

Tidak

Memberitahukan User

ORAFIN

INPUT INVENTORY

Pembelian dilanjutkan

Mengupdate WOOR secara berkala.

PR disetujui oleh Supervisor, PPIC

Manager, Production Director.

Tidak

DATABASE

- Memberitahu User melalui telepon.

- PR dibatalkan melalui ORAFIN.

Approved

Input

DATABASE

ORAFIN

PEMBATALAN PR

ORAFIN

Daftar Supplier & Harga

WOOR

KETERANGAN :

Input

ORAFIN

INPUT PO

WOPM : Work Order Packaging Material ORAFIN : Oracle Finance

PR : Purchase Requisition

WOOR : Weekly Outstanding Order Report PO : Purchase Order

Berdasarkan PR, Buyer input PO di ORAFIN.

1.a.2. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN PACKAGING MATERIAL

BUYER

a.2. Pembelian Packaging Material

Tidak

Purchasing General Manager menyetujui PO melalui ORAFIN

> Rp 30 Juta

Direktur Utama menyetujui PO melalui ORAFIN.

Tidak

PO ditandatangani oleh General Manager.

> Rp 30 Juta

PO ditandatangani oleh Direktur utama.

1-3

By Fax

PPIC

WAREHOUSE

SUPPLIER

ACCOUNTING

WOOR

1-3

KETERANGAN :

WOOR : Weekly Outstanding Order Report PO : Purchase Order

1.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN PACKAGING MATERIAL

WAREHOUSE STAFF

b. Penerimaan Barang - Packaging Material

SUPPLIER

1, 2

DATABASE

SJ - S

Barang

Tidak

Cocok

Menandatangani dan mencap SJ.

Foto

Barang

SJ - S

- Lapor ke Departemen Pembelian

- Selanjutnya lihat Prosedur Klaim Barang

SUPPLIER

- Menyimpan barang pada tempat

xxxx telah

Input

ditentukan.

- Mengisi pada Kartu Jalur dan

Label Barang

ORAFIN

INPUT INVENTORY

PURCHASING

ACCOUNTING

PPIC

KETERANGAN :

SJ - S

SJ - S : Surat Jalan Supplier

PO : Purchase Order

LKKB : Laporan Kelainan/Kerusakan Barang LPPM : Laporan Penerimaan Packaging Material

CASHIER

LPPM

KJ : Kartu Jalur

LB : Label Barang

RR : Receiving Report

ACCOUNTING

LKKB

SJ - S

LPPM

LKKB

Verifikasi PO, SJ dengan fisik barang yang diterima.

1.c. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN BARANG DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN PACKAGING MATERIAL

CASHIER	ACCOUNTING STAFF	FINANCE

c. Penerimaan Tagihan Pembelian Packaging Material

WAREHOUSE STAFF

SUPPLIER

Inv - S

A/P Voucher

Inv - S

TTI

Selanjutnya lihat Prosedur

Pengeluaran Bank.

Melakukan verifikasi

Input

TTI

RR - 2

ORAFIN

INPUT PO (MODUL A/P)

A/P Voucher

KETERANGAN :

RR : Receiving Report

Inv - S : Invoice Supplier

PO TTI

A/P

: Faktur Pajak

: Purchase Order

: Xxxxx Xxxxxx Invoice

: Accounts Payable

Menandatangani A/P Voucher dan

meminta Accounting Manager menandatanganinya.

2.a.1. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN BAHAN BAKU (LOKAL), SPAREPART, ATK, PROYEK DAN UMUM

DEPARTMENT YANG MEMBUTUHKAN

ASSISTANT MANAGER/ BUYER

a.1. Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek dan Umum

Berdasarkan kebutuhan akan Bahan Baku, Spareparts/ATK/Proyek/Umum

Input

Assistant Manager mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.

ORAFIN

INPUT PR

Melakukan negosiasi ke Supplier.

Waktu penyerahan dapat ditepati

Tidak

Disetujui oleh Manager, Senior Manager, General Manager dan Direksi.

? Memberitahukan User

Pembelian dilanjutkan

Mengupdate WOOR secara berkala.

Tidak

- Memberitahu User melalui telepon.

WOOR

- PR dibatalkan melalui ORAFIN.

Input

Agen Tunggal Ya

Tidak

- Melakukan seleksi Supplier.

- Meminta Kuotasi Harga

beberapa

Database Daftar Supplier

Kuotasi Harga

ORAFIN

ENTER PEMBATALAN PR

Supplier.

SUPPLIER

Kuotasi Harga

DPPH

KETERANGAN :

PR : Purchase Requisition

WOOR : Weekly Outstanding Order Report DPPH : Daftar Perbandingan Penawaran Harga PO : Purchase Order

- Membandingkan/ term pembayaran.

negosiasi harga,

- Propose harga ke Purchasing General

Manager.

Setuju

Tidak

Meminta Penawaran Harga dari Supplier.

Input

ORAFIN

INPUT PO

2.a.2. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN BAHAN BAKU (LOKAL), SPAREPART, ATK, PROYEK DAN UMUM

BUYER

a.2. Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek dan Umum

Tidak

Purchasing General Manager menyetujui PO melalui ORAFIN.

> 30 Juta

Purchasing Director menyetujui PO melalui ORAFIN.

Setuju

Ya Print

Tidak

Meminta Penawaran Harga dari Supplier.

Tidak

PO ditandatangani oleh Purchasing General Manager.

> 30 Juta

PO ditandatangani oleh Purchasing Director.

Uang Muka

Lihat Prosedur Permintaan

Uang Muka untuk Pembelian.

Tidak

- Buyer melakukan pembelian.

- Selanjutnya lihat Prosedur

Penerimaan

Barang.

1 2

WOOR

PO PO 3

SUPPLIER

ACCOUNTING

PPIC

WAREHOUSE

KETERANGAN :

PO : Purchase Order

WOOR : Weekly Outstanding Order Report

PPIC : Production Planning & Inventory Control

2.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN & PENERIMAAN TAGIHAN PEMBELIAN BAHAN BAKU (LOKAL), SPAREPART, ATK, PROYEK DAN UMUM

CASHIER	ACCOUNTING STAFF	FINANCE

b. Penerimaan tagihan Pembelian Bahan Baku (Lokal), Sparepart, ATK, Proyek, Umum.

WAREHOUSE STAFF

Pada Saat Penerimaan Tagihan

SUPPLIER

Inv - S

A/P Voucher

Inv - S

Selanjutnya lihat Prosedur

Pengeluaran Bank.

TTI

Melakukan verifikasi

Input

TTI

ORAFIN

INPUT PO (MODUL A/P)

A/P Voucher

KETERANGAN :

RR : Receiving Report Inv - S : Invoice Supplier

PO TTI

A/P

: Faktur Pajak

: Purchase Order

: Xxxxx Xxxxxx Invoice

: Accounts Payable

Menandatangani A/P Voucher dan

meminta Accounting Manager menandatanganinya.

3.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU (IMPOR)

DEPARTEMEN YANG MEMBUTUHKAN

ASSISTANT MANAGER/ BUYER

Berdasarkan kebutuhan akan bahan baku impor.

Input

Assistant Manager mempelajari spesifikasi PR dan Jadual Permintaan Pembelian Bahan Baku.

ORAFIN

INPUT PR

Melakukan negosiasi ke Supplier.

Waktu penyerahan dapat ditepati

Tidak

Disetujui secara berjenjang dari Senior Supervisor, Assistant Manager, Manager dan General Manager

? Memberitahukan User

Pembelian dilanjutkan

Mengupdate WOOR secara berkala.

Tidak

- Memberitahu User melalui telepon.

WOOR

- PR dibatalkan melalui ORAFIN.

Input

Agen Tunggal Ya

Tidak

- Melakukan seleksi Supplier.

- Meminta Kuotasi Harga

beberapa

Database Daftar Supplier

Kuotasi Harga

ORAFIN

ENTER PEMBATALAN PR

Supplier.

SUPPLIER

Kuotasi Harga

DPPH

KETERANGAN :

PR : Purchase Requisition

WOOR : Weekly Outstanding Order Report DPPH : Daftar Perbandingan Penawaran Harga PO : Purchase Order

- Membandingkan/ term pembayaran.

negosiasi harga,

- Propose harga ke Purchasing General

Manager.

Setuju

Tidak

Meminta Penawaran Harga dari Supplier.

Input

ORAFIN

INPUT PO

3.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU (IMPOR)

BUYER

Tidak

Purchasing General Manager menyetujui PO melalui ORAFIN.

> 30 Juta

Purchasing Director menyetujui PO melalui ORAFIN.

Setuju

Ya Print

Tidak

Meminta Penawaran Harga dari Supplier.

Tidak

PO ditandatangani oleh Purchasing General Manager.

> 30 Juta

PO ditandatangani oleh Purchasing Director.

- Kirim PO ke Supplier melalui Faximile.

- Kirim Surat ke Asuransi untuk menutup Polis

pengiriman barang impor.

- Selanjutnya lihat Prosedur Asuransi.

Minta Shipping Schedule kepada Supplier.

Tidak

Pembayaran melalui L/C

- Meminta Departmen Keuangan

persiapkan slip TT.

- Lihat Prosedur Pengeluaran Bank

mem-

Aplikasi L/C

- TT ditandatangani oleh 2 (dua) Direktur

(Direktur Utama/ Keuangan,

Produksi,

Marketing).

- Lihat Prosedur Pembukaan L/C.

- L/C ditandatangani oleh 2 (dua) Direktur

(Direktur Utama/ Keuangan,

Direktur Produksi,

Direktur Marketing).

- Realisasi pembelian.

- Barang dikirim Supplier ke Pabrik, lihat

Prosedur Penerimaan

KETERANGAN :

PO : Purchase Order

L/C : Letter of Credit Inv - S : Invoice Supplier P/L : Packing List

B/L : Bill of Lading

CO : Certificate of Origin CV : Certificate of Vessel ORAFIN : Oracle Finance

TT : Telex Transfer Exim : Export Import

Barang.

SUPPLIER

Inv - S

P/L

B/L

- Dokumen diserahkan ke bagian Exim.

- Proses selanjutnya lihat Prosedur Clearing Barang Impor.

4. BAGAN ARUS PROSEDUR PENYELEKSIAN SUPPLIER

XXXXX/ SEKRETARIS DIREKTUR UTAMA	PURCHASING ASSISTANT MANAGER/ PROCUREMENT	PURCHASING GENERAL MANAGER/ DIREKTUR UTAMA

Dari Prosedur :

- Pembelian Packaging Material

- Pembelian Bahan Baku (Lokal)/Spareparts/

ATK/Proyek/Umum.

- Pembelian Bahan Baku Impor

DPPH

1 SUPPLIER

- Memeriksa DPPH

- Menandatangani DPPH

Setuju

Tidak

Meminta Xxxxx/ Sekretaris Direktur Utama mencari Supplier kembali.

- Mendisposisikan Supplier

DPPH

pada

DPPH

- Menandatangani DPPH

PH 1

DPPH

ARMVLR

APMVLR

ATVLR 1x PH

KETERANGAN :

PH : Penawaran Harga

DPPH : Daftar Perbandingan Penawaran Harga ARMVLR : Approved Raw Material Vendor List Report APMVLR : Approved Packaging Material Vendor List Report ATVLR : ApprovedTransportation Vendor List Report

DPPH - 1

ARMVPR - 1

APMVPR - 1

ATVLR - 1

5. BAGAN ARUS PROSEDUR EVALUASI KONDUITE SUPPLIER

BUYER	ASSISTANT MANAGER/ PURCHASING GENERAL MANAGER

APMVLR

RMVPR

ATVLR

TPMVPR

BRB

Melakukan penilaian.

Tidak

Perlu Dihapus

RMVPR

Tetap ada sebagai ARMVLR,

APMVLR, ATVLR.

TPMVPR

SRD

APMVLR

ARMVLR ATVLR PO

BRB

Menandatangani SRD.

SRD

SUPPLIER

TPMVPR

SRD

TRMVPR

PMVPR

RMVPR

TRMVPR

PMVPR

ARMVLR

TRMVPR

PMVPR

Menghapus Supplier dari Approved Vendor List.

Input

KETERANGAN :

ORAFIN

ENTER MODUL PURCHASING

RMVPR PMVPR TRMVPR TPMVPR SRD-2

APMVLR : Approved Packaging Material Vendor List Report ARMVLR : Approved Raw Material Vendor List Report ATVLR : Approved Transportation Vendor List Report

RR : Receiving Report

PO : Purchase Order

BRB : Bukti Retur Barang

RMVPR : Raw Material Vendor Performance Report PMVPR : Packaging Material Vendor Performance Report TRMVPR : Trend Raw Material Vendor Performance Report

TPMVPR : Trend Packaging Material Vendor Performance Report SRD : Surat Rekomendasi Delisting

6.a. BAGAN ARUS PROSEDUR KLAIM PEMBELIAN BARANG

Halaman 1 dari 2

WAREHOUSE STAFF/ QC STAFF	DEPARTMEN R & D	BUYER

Berdasarkan barang yang akan di

klaim, harus dibuat Foto, LKKB, NCR.

Buat Memo ke Supplier mengenai

kualitas bahan baku.

Memo

Bahan Baku

sudah dipakai

Memo

Minta perhitungan harga pokok atas

bahan yang telah diproses ke Department MS.

Tidak

WAREHOUSE STAFF

QC STAFF

Memo

CPR

LKKB

NCR

SUPPLIER

Foto

CPR

PURCHASING

GENERAL MANAGER

BUYER

MS STAFF

HPB

Tidak

Supplier Setuju

Negosiasi dengan Supplier

Diinformasikan ke Supplier

KETERANGAN :

LKKB : Laporan Kelainan Kerusakan Barang NCR : Non Conformance Report

CPR : Claim Progress Report HPB : Harga Pokok Bahan MS : Management Service

Selanjutnya melakukan pemotongan tagihan atau mengganti barang dengan barang yang sama.

6.b. BAGAN ARUS PROSEDUR KLAIM PEMBELIAN BARANG

BUYER

WAREHOUSE STAFF/

QC STAFF

LKKB

NCR

Foto

CPR

Tidak

Bisa Diretur

Barang kembali ke Gudang dan/ atau dimusnahkan

SP3B

1-4

SP3B

LKKB

NCR

Foto

SP3B

CPR

SP3B

CPR

SP3B

Foto

WAREHOUSE STAFF

PURCHASING

GENERAL MANAGER

ACCOUNTING

SUPPLIER

KETERANGAN :

LKKB : Laporan Kelainan Kerusakan Barang NCR : Non Conformance Report

CPR : Claim Progress Report HPB : Harga Pokok Bahan PO : Purhase Order

RR : Receiving Report

SP3B : Surat Perintah Pengembalian/ Penukaran Barang BA : Berita Acara

7. BAGAN ARUS PROSEDUR RETUR PEMBELIAN

WAREHOUSE STAFF

SUPPLIER

SP3B

BPB

- Meminta Warehouse Supervisor menanda- tangani BPB.

- BPB diserahkan ke Bagian Delivery untuk dibuatkan SJ.

SALES

ADMINISTRATION

BPB

1-2

SP3B

Input

ORAFIN

INPUT PENGELUARAN BARANG KE PERUSAHAAN LAIN

Barang Retur

BPB

1-2

SP3B

SUPPLIER

(Tanda tangan & Cap

Supplier)

ACCOUNTING

KETERANGAN :

SP3B : Surat Perintah Pengembalian/Penukaran Barang BPB : Bukti Pengeluaran

Barang

SJ : Surat Jalan

8. BAGAN ARUS PROSEDUR CLEARING BARANG IMPOR

EXIM STAFF	ACCOUNTING STAFF	DIREKSI

BUYER

PIB Inv PIB

Inv

SSP PPh

P/L

SSP PPh

- Mencari informasi kedatangan

kapal atas dasar

B/L.

- Menyiapkan dokumen impor

berdasarkan Inv,

B/L, P/L

P/L

SSP PPN

B/L

SSP PPN

B/L

PIB ditanda tangani oleh salah

satu Direksi.

Verifikasi kelengkapan data.

PIB

Input

SSP PPh

SSP PPN

Verifikasi oleh Purchasing Assistant

Manager .

ORAFIN

MODUL A/P

A/P Voucher

PIB

SSP PPh

- Meminta Accounting Manager melakukan

verifikasi

SSP PPN

menandatangani

sebatas wewenangnya.

- Pembayaran pajak,

dokumen dan

dokumen

lihat Prosedur

Pengeluaran Bank.

- Bayar melalui Bank.

- Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

A/P Voucher -1

BANK

PIB

SSP PPh

SSP PPN

KETERANGAN :

Melapor ke bea Cukai melalui EDI.

P/L : Packing List

B/L : Bill of Lading

A/P : Accounts Payable

PIB : Pemberitahuan Impor Barang

SSP PPh : Surat Setoran Pajak - Pajak Penghasilan

Input

INPUT

EDI

SPPB

SSP-PPN : Surat Setoran Pajak - Pajak Pertambahan Nilai DO : Delivery Order

EDI : Electronic Data Interchange

SPPB : Surat Persetujuan Pengeluaran Barang Inv : Invoice

- Di-fax ke kantor perwakilan PT XYZ Tbk. di Pelabuhan untuk pengurusan sewa gudang.

- Ambil DO di Kantor Pelayanan dengan melampirkan B/L.

- Ambil Barang di Pelabuhan.

9. BAGAN ARUS PROSEDUR PENERIMAAN BARANG LOKAL (BAHAN BAKU, SPAREPART, ATK, PROYEK, UMUM)

WAREHOUSE STAFF

SUPPLIER

1, 2

Barang

BUYER

WOOR

- Menyiapkan tempat penyimpanan.

- Verifikasi PO, SJ dengan fisik barang yang diterima.

Cocok

Tidak

LPRM

2x LPPM

atau

LKKB

Foto

- Tanda tangan Foreman dan Supervisor Gudang.

- Menandatangani dan mencap SJ.

Lapor ke Departemen Pembelian, selanjutnya lihat Prosedur Klaim Barang.

Barang

SJ LPRM

atau

1 1

atau

PEMBELIAN

ACCOUNTING

PPIC

LKKB

SJ LPRM 1

LPPM

- Menyimpan barang pada tempat yang telah ditentukan.

- Mengisi pada Kartu Jalur dan Label Barang.

LPPM

WOOR

BUYER

PPIC

Input

ORAFIN

MODUL INVENTORY

KETERANGAN :

PO : Purchase Order

WOOR : Weekly Outstanding Order Report SJ : Surat Jalan

LKKB : Laporan Kelainan/Kerusakan Barang LPRM : Laporan Penerimaan Raw Material LPPM : Laporan Penerimaan Packaging Material RR : Receiving Report

KJ : Kartu Jalur

LB : Label Barang

1 2

RR RR

RR 2

SJ 2

atau

LPPM

LPRM

ACCOUNTING CASHIER

WOOR

10. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBUKAAN L/C

BUYER	FINANCE STAFF	DIREKSI	ACCOUNTING STAFF

Berdasarkan PO yang telah disetujui

Purchasing Director.

1, 3

1-2

1, 3

PP L/C Impor

Meminta paraf Finance

Manager.

Menandatangani PP

L/C Impor.

Input

PP L/C Impor

Meminta paraf Assistant Procurement/

Purchasing General Manager

ORAFIN

INPUT MODUL A/P

A/P Voucher

Verifikasi oleh Accounting Manager dan menandatangani A/P Voucher.

1, 3

1-2

KETERANGAN :

PP L/C Impor

PP L/C Impor :

A/P Voucher

A/P

BPC

L/C

Purchase Order

Permintaan Pembukaan Letter of Credit Impor

: Accounts Payable

: Bukti Pengeluaran Cek

: Letter of Credit

BANK

Input

L/C

By Fax

SUPPLIER

ORAFIN

INPUT MODUL A/P

BPC

Menandatangani BPC dan meminta

Finance Manager menandatanganinya

BPC

PP L/C Impor

A/P Voucher

BPC

ACCOUNTING

11. BAGAN ARUS PROSEDUR PENUTUPAN ASURANSI

BUYER	ACCOUNTING STAFF

Berdasarkan PO yang telah disetujui

Purchasing Director.

Polis Asuransi

P/L

B/L

Buat Surat Permintaan Penutupan

Cargo Insurance.

Surat Asuransi

Untuk pembayaran polis, lihat

Prosedur Pengeluaran Bank.

PO dan Surat dikirimkan ke

Perusahaan Asuransi.

KETERANGAN :

Surat Asuransi

PO :

P/L :

B/L :

CO :

Purchase Order

Packing List Bill of Lading

Certificate of Origin CV : Certificate of Vessel DN : Debit Note

PERUSAHAAN

ASURANSI

Cover Note

Setelah menerima Shipping

dokumen dari Supplier.

P/L

B/L

Shipping dokumen dikirim ke

Perusahaan Asuransi.

PERUSAHAAN

ASURANSI

Polis Asuransi

P/L

B/L

1. BAGAN ARUS PROSEDUR PERSIAPAN PRODUKSI

PPIC	PRODUCTION MANAGER

SALES & MARKETING

ADMINISTRATION STAFF

1-2

1-3

PrO

1-2

ROF

Mengatur proses produksi.

Input

1-2

PrO

ROF

ORAFIN

MODUL INVENTORY

ROF

SUPERVISOR

PRODUKSI

Ada Stock

Finished Goods

Lihat Prosedur Pengiriman

Barang ke Pelanggan.

Tidak

PrO

- Menandatangani PrO

- PrO dibuat untuk tiap proses

produksi.

ROF-3

KETERANGAN :

ROF : Request Order Form PrO : Production Order

2. BAGAN ARUS PROSEDUR PERMINTAAN BAHAN BAKU DAN PEMBANTU UNTUK PRODUKSI

SUPERVISOR PRODUKSI	FOREMAN PRODUKSI	WAREHOUSE

PRODUCTION

MANAGER

1-2

PrO

BPB

PrO

ROF

- Menyiapkan bahan yang diminta

sesuai BPB.

- Menandatangani BPB

Meminta Bahan Baku yang diperlukan

untuk produksi dengan membuat OPB.

PrO

Bahan Baku

Pembantu

ROF

BPB

PRODUCTION

ADMINISTRATION

- Menandatangani BPB.

- Meminta tanda tangan Supervisor pada BPB.

- Menyerahkan bahan baku dan

pembantu sesuai

BPB

- Meminta Penerima (Foreman)

menandatangani

BPB

Menandatangani PL/PM

BPB

PrO

ACCOUNTING

KETERANGAN :

PrO : Production Order ROF : Request Order Form PL : Program Line

PM : Program Mixing

KJ : Kartu Jalur

LB : Label Barang

BPB : Bukti Permintaan Barang

Bahan Baku

Pembantu

Selanjutnya lihat Prosedur Produksi.

3. BAGAN ARUS PROSEDUR PRODUKSI

FOREMAN PRODUKSI	QC	FOREMAN FINISHING

Dari Prosedur Permintaan Bahan Baku dan Pembantu untuk Produksi.

PPIC

PrO 1

PL 1

WAREHOUSE STAFF

Bahan Baku

Jumbo

CoO

SLO

PM +

Bahan Pembantu

Melakukan pemeriksaan dan

memberikan status pada JT.

Disimpan sementara menunggu

JT Pass

proses aging.

Melakukan Proses Produksi

Jumbo

JT Pass

Jumbo

JT Pass

JT Reject JT Pending

Jumbo

Meminta QC memeriksa

SPR

DPR

Melakukan proses coating dan/ atau slitting.

setiap jumbo yang dihasilkan.

LHPJ

F/G Coating dan/atau Slitting

PPIC

Jumbo

KETERANGAN :

PrO : Production Order PL : Program Line

PM : Program Mixing

JT : Jumbo Ticket

SPR : Shiftly Production Report DPR : Daily Production Report

LPJ : Laporan Hasil Production Jumbo CoO : Coating Order

SLO : Slitting Order PckO : Packing Order

SLJH : Stock List Jumbo Harian TS : Transfer Slip

DSR : Daily Supervisor Report

Meminta QC memeriksa F/G Hasil Coating & Slitting.

F/G

Memberi barcode pada F/G

PckO

DSR

JT Reject/ Pending

- Bila dapat diperbaiki, melakukan proses

perbaikan.

- Bila tidak dapat diperbaiki, diproses

menjadi Regran.

Selanjutnya lihat Prosedur Penyerahan Barang Jadi ke Gudang.

4. BAGAN ARUS PROSEDUR PENYERAHAN BARANG JADI KE GUDANG

FOREMAN FINISHING	WAREHOUSE

Dari Prosedur Produksi

F/G

Memberi barcode pada F/G

- Memeriksa kesesuaian F/G yang

diterima dengan TS.

- Jika sesuai, menandatangani TS.

F/G

- Menandatangani TS.

- Meminta tanda tangan Supervisor

Produksi pada TS.

Menyimpan F/G.

DSR

KETERANGAN :

DSR : Daily Supervisor Report F/G : Finished Good

TS : Transfer Slip

LB : Label Barang

5. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGEMBALIAN BAHAN BAKU/PEMBANTU SISA PRODUKSI

FOREMAN PRODUKSI	WAREHOUSE

Berdasarkan sisa bahan baku/

pembantu yang tidak digunakan lagi.

Bahan Sisa

BRB

Menandatangani BRB.

BRB

Sisa

Bahan Baku dan/atau Pembantu

- Menandatangani BRB.

- Meminta tanda tangan Supervisor

Produksi pada BRB.

Simpan sisa bahan baku dan/atau

pembantu di Warehouse.

BRB

Input

ACCOUNTING

ORAFIN

MODUL INVENTORY

BPPB1-1

BRB

KETERANGAN :

Sisa

Bahan Baku dan/atau Pembantu

BRB : Bukti Retur Barang

PL : Program Line

PM : Program Mixing

KJ : Kartu Jalur

LB : Label Barang

6. BAGAN ARUS PROSEDUR DOWN GRADE BARANG JADI

QC/ QA SECTION	PPIC

Berdasarkan Barang Jadi yang telah

memenuhi kriteria untuk di down grade.

Input

- Menandatangani FPDGR.

- Meminta tanda tangan QC & R&D

General Manager xxxx

FPDGR.

ORAFIN

MODUL INVENTORY

KETERANGAN :

FPDGR : Finished Product Down Grade Reject

FPDGR-1

FPDGR

1. XXXXX XXXX PROSEDUR XXXXXXXXAN ORDER LOKAL

SALES EXECUTIVE

ASSISTANT MANAGER PPIC

LOCAL ADMINISTRATION COORDINATOR

CREDIT CONTROL

MANAGER/ XXXXXXXXX GENERAL MANAGER

Menentukan pelanggan lama/ baru.

Pelanggan Baru

Tidak

(Xxxxx S & D)

Generate RO menjadi OC

DO List Confirmed

5 1

DO List Confirmed

Menjawab kepastian waktu pengiriman/

1 ? spesifikasi melalui S & D.

Input

Periksa outstanding piutang

Memberi persetujuan DO List. Confirmed.

- Diskusi spesifikasi pesanan

- Up-date data master Customer

Input

Sesuai Jadual

Tidak

Memberitahu Sales Executive

OC (MODUL S & D)

- Meminta persetujuan untuk OC

Ada Piutang

Tidak

Minta persetujuan dari Marketing General

Manager untuk diproses lebih lanjut.

mengenai perubahan waktu penyerahan/ spesifikasi.

Manager.

dari Local

Menandatangani DO List Confirmed.

- Generate OC menjadi DO

INPUT

S & D

Input

DO List Confirmed

- Diskusi dengan PPIC mengenai kesanggupan

waktu penyerahan pesanan.

- Input RO setelah PPIC dan pelanggan setuju

mengenai waktu penyerahan. 7

DO (MODUL S & D)

CUSTOMER

DO List Confirmed (Xxxxx S & D)

PO-C

Berdasarkan DO List Confirmed & Memo Buffer Stock, PPIC mulai proses untuk produksi.

DO List Confirmed

Input

DO List Confirmed

INPUT RO (MODUL S & D)

Input

Meminta persetujuan untuk RO dari Marketing General Manager.

DO List Confirmed (MODUL S & D)

PO-C

DO List Confirmed-1

KETERANGAN :

PO-C : Purchase Order-Customer A/R : Accounts Receivable ROF : Request Order Form

S & D : Sales & Distribution

PPIC : Production Planning & Inventory Control RO : Request Order

OC : Order Contract

DO : Delivery Order

2. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG LOKAL

PPIC STAFF	CREDIT CONTROL	SALES ADMINISTRATION STAFF	WAREHOUSE

Dari Prosedur Penerimaan Order Lokal.

Setelah barang selesai diproduksi.

1 2

SPK

3 SPK

1-4

Input

Xxxxxxx Xxxxxxx Pelanggan

SPK dicap mengenai informasi tanggal pengiriman dan ukuran barang.

- Menyiapkan barang sesuai Delivery

Schedule dan Surat

Setuju dikirim

Jalan.

- Melakukan pemuatan barang ke truk.

ORAFIN

Tidak

Input

F/G

SPK

Minta persetujuan Marketing General Manager

ORAFIN

SHIPPING ENTRY

F/G

3 4

1-2

1x 1

Meminta Assistant Manager PPIC menandatangani SPK-1.

KETERANGAN :

SPK : Surat Perintah Kirim DS : Delivery Schedule F/G : Finished Goods

SJ 5x

- Meminta Bagian Delivery memesan truk.

- Meminta Sales Manager/ Marketing

Manager menandatangani DS xxx

SJ.

EKSPEDISI

ACCOUNTING

Untuk diarsip.

ORAFIN : Oracle Finance

SJ-5 SPK-1

CREDIT CONTROL

Untuk melakukan penagihan dan pembuatan Faktur, selanjutnya lihat Prosedur Pembuatan Faktur.

3.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJUALAN REGRAN, WASTE, REJECT

PPIC STAFF	XXXXXXXXX ADMINISTRATION MANAGER	LOCAL ADMINISTRATION COORDINATOR

Setiap awal bulan mengeluarkan

PPIC Stock Report Regran & Waste.

CUSTOMER

PO - C

Buat ROF secara manual.

Memeriksa ketersediaan stock

regran, waste atau reject.

PRODUCTION

DIRECTOR

ROF

Ada Stock

Tidak

Memberitahu pelanggan bahwa

barang yang dipesan tidak ada.

- Menandatangani ROF.

- Meminta Marketing Administration Manager/

Production

menandatangani ROF.

Director

KETERANGAN :

- Meminta Pelanggan membayar pesanan dan

mengirim bukti transfer.

PSR RW : PPIC Stock Report Regran & Waste

PO-C

ROF OC DO

S & D

: Purchase Order - Customer

: Request Order Form

: Order Contract

: Delivery Order

: Sales & Distribution

PO - C

Input

INPUT

PT XYZ Tbk. APPLICATION (OC)

PSR RW

- Minta persetujuan untuk OC dari

Marketing Administration Manager.

- Generate OC menjad DO.

Input

DO (MODUL S & D)

DO ditandatangani oleh Marketing Administration Manager

PSR RW

PO - C

CREDIT CONTROL

3.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJUALAN REGRAN, WASTE, REJECT

CREDIT CONTROL	SALES ADMINISTRATION STAFF

1 1

LOCAL ADMINISTRATION

COORDINATOR

PSR RW

PO - C

PSR RW

Siapkan SJ.

PO - C

Input

Memeriksa apakah transfer dari

Pelanggan sudah masuk ke rekening PT XYZ Tbk.

Transfer Masuk

Tidak

ORAFIN

(SHIPPING ENTRY)

Tidak menandatangani DO

Menandatangani DO.

1-4

1 1

PSR RW

PO - C

PSR RW

WAREHOUSE

PO - C

KETERANGAN :

ACCOUNTING

DO : Delivery Order ORAFIN : Oracle Finance

PSR RW : PPIC Stock Report Regran & Waste PO - C : Purchase Order Customer

SJ : Surat Jalan

3.c. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJUALAN REGRAN, WASTE, REJECT

WAREHOUSE

SALES ADMINISTRATION

STAFF

1-4

Menyiapkan barang sesuai SJ.

F/G

1-2

ACCOUNTING

EKSPEDISI

Untuk diarsip.

CREDIT CONTROL

Untuk melakukan penagihan dan pembuatan Faktur, selanjutnya lihat Prosedur Pembuatan Faktur.

KETERANGAN :

SJ : Surat Jalan

F/G : Finished Goods

4. XXXXX XXXX PROSEDUR PENERIMAAN ORDER EKSPOR

SALES EXECUTIVE

PPIC STAFF

EXPORT ADMINISTRATION COORDINATION/ SALES EXECUTIVE

CREDIT CONTROL

MARKETING MANAGER/ XXXXXXXXX GENERAL MANAGER

CUSTOMER

PO-C

(Xxxxx S & D)

Generate RO menjadi OC

- Memeriksa status pembayaran

pelanggan.

- Input informasi penerimaan

pembayaran.

Memberi persetujuan DO List Confirmed.

Menentukan pelanggan lama/ baru.

Pelanggan Baru

Tidak

Menjawab kepastian waktu pengiriman/ spesifikasi melalui S & D.

Sesuai Jadual

Input

OC (MODUL S & D)

Pembayaran Diterima

Tidak

Tidak input informasi penerimaan pembayaran di S & D.

DO List Confirmed

? Tidak

Ya Memberitahu Sales Executive

mengenai perubahan waktu

Meminta persetujuan untuk OC dari Export Manager.

Input

- Diskusi spesifikasi pesanan

- Up-date data master Customer

penyerahan/ spesifikasi.

Input

PROGRAM

OC S & D

PCEUNSGTEOMEDRI

INPUT

S & D

- Diskusi dengan PPIC mengenai kesanggupan

waktu penyerahan pesanan.

- Buat ROFE sebagai dasar pembuatan QPL.

- Input RO setelah PPIC dan pelanggan setuju

mengenai waktu penyerahan.

DO List Confirmed (Xxxxx S & D)

Berdasarkan DO List Confirmed & Memo Buffer Stock, PPIC mulai proses untuk produksi.

ODOC

(Tanda tangan Customer)

Menunggu informasi penyelesaian pembayaran dari Credit Control.

ROFE

Input

Generate OC menjadi DO

Input

DO (MODUL S & D)

DO List Confirmed

- Periksa outstanding piutang

- Periksa status L/C.

INPUT RO (MODUL S & D)

DO List Confirmed

Ada Piutang

Tidak

Minta persetujuan dari Marketing General

Manager untuk diproses lebih lanjut.

Meminta persetujuan untuk RO dari Manager/Marketing General Manager

Menandatangani DO List Confirmed.

KETERANGAN :

PO-C

DO List Confirmed

PO-C : Purchase Order-Customer A/R : Accounts Receivable

ROFE : Request Order Form Ekspor QPL : Quantity Packing & Loading S & D : Sales & Distribution

PPIC : Production Planning & Inventory Control RO : Request Order

OC : Order Contract

DO : Delivery Order

L/C : Letter of Credit

Input

List Confirmed (MODUL S & D)

DO List Confirmed-1

Dari Prosedur Penerimaan

Order Ekspor.

SPK

Setelah barang selesai diproduksi

Memeriksa status pembayaran

pelanggan.

Input

MARKETING STAFF

ORAFIN

SPK

Meminta Assistant Manager PPIC

menandatangani SPK.

5.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR

PPIC STAFF	FINANCE STAFF	MARKETING ADMINISTRATION STAFF

EXPORT

ADMINISTRATION COORDINATOR

PPIC STAFF/

MARKETING STAFF

QPL

- Minta informasi status L/C dari Finance.

- Cek ke PPIC melalui telepon mengenai

kesiapan barang untuk

Stuffing.

- Cek di Program S & D mengenai status DO List Confirmed.

DO List Confirmed (Xxxxx S & D)

- Cari informasi jadual kapal untuk pengiriman.

- Buat Shipping Instruction.

By Fax

SHIIPING COMPANY

- Ambil DO di perusahaan pelayaran.

KETERANGAN :

OC : Order Contract

QPL : Quality Packing & Loading L/C : Letter of Credit

P/L : Packing List

B/L : Bill of Lading

CO : Certificate of Origin

SPK : Surat Perintah Kirim

PPIC : Production Planning & Inventory Control DO : Delivery Order

S & D : Sales & Distribution SI : Shiping Instruction

PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang Exim : Export Import

ORAFIN : Oracle Finance SA : Shipment Advice

B/C : Beneficiary Certificate COA : Certificate of Analysis

PKB : Pemberitahuan Kesiapan Barang

Commercial Invoice

Memo Ekspor

Pengantar PEB

P/L

QPL

PEB

S/A

B/L

PKB

COA

SALES

ADMINISTRATION STAFF

EXIM

Setelah barang dimuat dikapal.

Persiapkan dokumen-dokumen ekspor dan tanda tangan oleh Marketing Administration Manager.

Deperindag

SHIPPING COMPANY

B/L

PEB

Mengirim semua dokumen ke Pelanggan.

Commercial Advice

P/L

B/L

CUSTOMER

5.b. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG EKSPOR

SALES ADMINISTRATION STAFF	WAREHOUSE STAFF	EXIM

MARKETING

ADMINISTRATION STAFF

Pengantar PEB

PEB

PKB

Pengantar PEB

PEB

PKB

BEA CUKAI

- DO digunakan untuk mengambil

kontainer dan pemesanan truk.

- Selanjutnya truk dikirim untuk pemuatan barang di gudang dan

pemuatan kontainer ke kapal.

Kartu Kuning

PEB

FINANCE STAFF

MARKETING

ADMINISTRATION STAFF

JPE

1-4

SPK

QPL

- Menyiapkan barang sesuai JPE dan SJ

- Melakukan pemuatan barang ke truk.

SPK dicap mengenai informasi tanggal

pengiriman dan ukuran barang.

F/G

Input

F/G

1-2

ORAFIN

SHIPPING ENTRY

ACCOUNTING

EKSPEDISI

Untuk diarsip.

CREDIT CONTROL

- Meminta Bagian Delivery memesan

truk.

- Meminta Sales Manager/ Marketing Manager menandatangani JPE dan SJ.

Untuk melakukan penagihan dan

pembuatan faktur, selanjutnya lihat Prosedur Pembuatan Faktur

SJ-5

JPE

1x 1

Memo Ekspor

Untuk keperluan pengiriman

barang di pelabuhan.

KETERANGAN :

SPK : Surat Perintah Kirim

QPL : Quality Packing & Loading PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang DO : Delivery Order

SJ : Surat Jalan ORAFIN : Oracle Finance

JPE : Jadual Pengiriman Export

PKB : Pemberitahuan Kesiapan Barang F/G : Finished Goods

6. BAGAN ARUS PROSEDUR RETUR PENJUALAN

SALES EXECUTIVE	TECHNICAL SERVICE STAFF	MARKETING GENERAL MANAGER

Berdasarkan barang yang akan diretur oleh

pelanggan dan setelah melakukan negosiasi yang menyetujui adanya retur, pelanggan diminta membuat Permintaan Retur Penjualan yang mencantumkan No. SJ dan No. DO.

CUSTOMER

Melakukan penelitian atas barang

yang dikomplain oleh Xxxxxxxxx.

Tidak

Setuju

SKRP

Klaim retur ditolak

Tidak

Setuju

Memeriksa masa kadaluarsa atas

barang yang akan diretur.

Tanda tangan CR

Ya CR

Tanda tangan CR

> 6 bulan

Klaim retur ditolak

Tidak

- Minta persetujuan Local Sales Manager.

- Buat CR secara manual.

Minta persetujuan Local Sales Manager/

General Manager Marketing

SKRP

CR-1

Diinformasikan ke QC Department

JCR

KETERANGAN :

SJ : Surat Jalan

DO : Delivery Order

SKRP : Surat Klaim Retur Penjualan CR : Complaint Report

QC : Quality Control

JCR : Jawaban Complaint Report SC : Settlement of Complaint MPB : Memo Penarikan Barang

- Buat Claim Form, Settlement of Complaint dan Memo Penarikan Barang.

- Minta persetujuan Marketing Director dan Production Director.

Claim Form

MPB

1x 1x 1x

- Menandatangani SC.

- Dikirim ke pelanggan untuk konfirmasi pelanggan.

- Menandatangani MPB.

- Dikirim ke Gudang untuk penarikan barang.

Diteruskan ke Finance untuk pembayaran klaim, lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

7. BAGAN ARUS PROSEDUR CONTOH PRODUK

SALES EXECUTIVE	SALES MANAGER/ XXXXXXXXX GENERAL MANAGER	SHIPPING	TECHNICAL SERVICE	PPIC	MARKETING ADMINISTRATION COORDINATOR

Berdasarkan permintaan

Customer

Customer.

atau

dari

promosi ke

1, 2

(MODUL S & D)

1, 2

AFF

(MODUL S & D)

Input

AFF

Memeriksa dan memberi persetujuan.

Memberi tanggapan terhadap SR.

Generate Sample DO.

Mengisi harga aktual.

Memeriksa dan memberi persetujuan.

Input

(MODUL S & D)

SRDO

(MODUL S & D)

AFF

Mencatat

secara

Meminta Sales Manager/ Marketing

General Manager menandatangani AFF.

manual sample DO.

KETERANGAN :

S & D AFF PPIC SRDO DO

: Sample Request

: Sales & Distribution

: Air Freight Form

: Production Planning & Inventory Control

: Sample Request Delivery Order

: Delivery Order

Catatan

Sample DO.

AFF AFF

AFF

Memeriksa dan menandatangani.

AFF

- Menindaklanjuti pengiriman dengan PPIC

Department.

- Pengiriman dapat dilakukan melalui Kurir atau dibawa langsung oleh Sales Executive.

8. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJADUALAN & PENGAWASAN PENGIRIMAN EKSPOR

DELIVERY - STAFF	DELIVERY SUPERVISOR

SURVEYOR

1-4

LKE

PEB

Memeriksa LKE.

Setuju

Tidak

- Mendampingi petugas melaksanakan

inspeksi

- Mendampingi petugas gudang melaksanakan stuffing.

- Melakukan penyegelan kontainer.

Kembali ke Delivery Staff.

LKE

- Menandatangani LKE.

- Distribusi LKE.

LKE

PPIC

MARKETING

WAREHOUSE

DELIVERY STAFF

KETERANGAN :

PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang PL : Packing List

CI : Commercial Invoice LKE : Laporan Kondisi Ekspor

9. BAGAN ARUS PROSEDUR PENJADUALAN & PENGAWASAN PENGIRIMAN LOKAL

DELIVERY	DELIVERY SUPERVISOR

WAREHOUSE

LPDS

RPVAL

Informasi mengenai pengiriman.

Memeriksa dan menandatangani

LPDS & RPVAL.

Input

LPDS

RPVAL

ORAFIN

DELIVERY STAFF

LPDS

RPVAL

Menandatangani RPVAL.

KETERANGAN :

LPDS : Laporan Penyimpangan Delivery Schedule RPVAL : Rekap Performance Vendor Angkutan Lokal ORAFIN : Oracle Finance

10. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMILIHAN & PENILAIAN SUB KONTRAKTOR

BUYER	ASSISTANT MANAGER/ GENERAL MANAGER PURCHASING	DELIVERY SUPERVISOR

DELIVERY STAFF

- Informasi mengenai Performance Vendor

Angkutan dan kebutuhan angkutan.

- Mencari dan meminta informasi angkutan.

Surat Penawaran

PERUSAHAAN

ANGKUTAN

Setuju

- Memasukkan Vendor angkutan ke Vendor

List Angkutan.

- Melakukan penilaian atas Vendor Angkutan.

Memberi persetujuan pada Surat

Penawaran.

Surat Penawaran

Tidak

Sesuai Permintaan

Melakukan negosiasi dengan Vendor

angkutan lain atau meminta Buyer mencari Vendor angkutan lain.

Surat Penawaran

Meminta persetujuan Assistant Manager/ General

Manager Purchasing.

Tidak

Surat Teguran

VENDOR ANGKUTAN

RPVAL

KETERANGAN :

RPVAL : Rekap Performance Vendor Angkutan Lokal

Unscheduled Delivery

CUSTOMER

11. BAGAN ARUS PROSEDUR PEMBATALAN/ PERUBAHAN PENYERAHAN BARANG

SALES EXECUTIVE	SALES MANAGER	DELIVERY SUPERVISOR	DELIVERY STAFF

1-4

Informasi perubahan

penyerahan barang.

MPP

Memo Delivery

Memeriksa dan menanda-

tangani MPP.

Fax

Membicarakan mengenai perubahan jadual

pengiriman dengan Marketing, Warehouse dan Vendor Angkutan.

Fax

Menandatangani Laporan

MPP MPP MPP MPP Unscheduled Delivery.

Tidak

FKL

> 3 hari

Memberitahu

Marketing

PPIC

R & D

SALES EXECUTIVE

Department secara lisan.

Diskusi dengan Department

terkait (PPIC, Delivery).

Memo Delivery

Perubahan diterima

Tidak

Buat Catatan.

Memo Delivery

KETERANGAN :

FKL

MPP

SPK

: Form Komunikasi Lisan

: Memo Perubahan Pengiriman

: Surat Perintah Kirim

MARKETING

Unscheduled Delivery

Memeriksa Laporan Unscheduled Delivery.

Unscheduled Delivery

12.a. BAGAN ARUS PROSEDUR FG STUFFING

WAREHOUSE SUPERVISOR	XXXXXXX (WAREHOUSE)	FORKLIFT DRIVER (WAREHOUSE)

Berdasarkan Prosedur,

- Pengiriman Barang Lokal.

- Pengiriman Barang Ekspor

SALES ADMINISTRATION STAFF

JPE

1-4

DES

JPE

1-4

1 DS

JPE

DES

1-4

Mencocokkan DS dengan Data Ending Stock.

- Menyiapkan barang di transfer area.

SJ - Melapor ke Foreman mengenai kesiapan

2 barang.

Memeriksa kelengkapan informasi di DS, JPE dan SJ.

Sesuai

Benar

Tidak

Mengembalikan DS, JPE dan SJ ke Sales Administration Staff

DES

JPE

1-4

Mengembalikan DS, JPE dan SJ ke Sales Administration Staff.

JPE

1-4

SALES ADMINISTRATION STAFF

5 1

DES

JPE

1-4

JPE

DES

1-4

Memeriksa barang di transfer area.

Memeriksa barang di transfer area dan meminta Foreman untuk memuat barang ke truk.

Sesuai DS, JPE dan SJ

4 ?

Tidak

Memberitahu forklift driver untuk mengganti barang.

JPE

DES

1-4

Menginformasikan kepada Supervisor

KETERANGAN :

DS : Delivery Schedule

DES : Data Ending Stock

JPE : Jadual Pengiriman Ekspor

STORE KEEPER

(Warehouse)

12.b. BAGAN ARUS PROSEDUR FG STUFFING

STORE KEEPER

(Warehouse)

OPERATOR

(Warehouse)

FORKLIFT DRIVER

(Warehouse)

Cross check barang yang dimuat dengan DS, DES dan JPE.

Setuju

Tidak

KETERANGAN :

WAREHOUSE

SUPERVISOR

DS DS

JPE

1-4

JPE

1-4

JPE

1-4

Download hasil scanning.

Melakukan pemuatan

Melakukan scanning pengeluaran

barang.

F/G

Input

SCANNING

BARCODE

F/G

JPE

1-4

DES

DS : Delivery Schedule

DES : Data Ending Stock

JPE : Jadual Pengiriman Ekspor F/G : Finished Goods

SJ : Surat Jalan

F/G

Mengembalikan Finished Goods barang ke Operator

Melakukan pengiriman Finished Goods ke Customer.

13.a. BAGAN ARUS PROSEDUR RECEIPT, STORAGE OF RETURNED ROLL

FOREMAN

(Warehouse)

STORE KEEPER

(Warehouse)

OPERATOR

(Warehouse)

PEMBAWA BARANG

MPB

Barang Retur

Mendata berat per roll.

Mendownload hasil scanning.

- Memeriksa apakah MPB sudah ditanda-

tangani Sales Executive.

- Mexxxxxxx Xxxxxx Xxxxx, SJ dan MPB.

Input

Setuju

Tidak

- Membuat Label Barcode.

- Menempel Label Barcode, Label Gudang

- Menscan Barcode.

ORAFIN

Ditolak.

Menandatangani dan memberi stempel pada SJ.

- Menandatangani RR.

- Membuat DPRR secara manual.

DPRR

1-3

Memeriksa DPRR & RR

WAREHOUSE

SUPERVISOR

DPRR

1-3

Membandingkan hasil download dan

Hasil Pendataan Berat.

Hasil Benar

Tidak

DPRR

Hasil

Pendataan Berat

Mengembalikan ke Operator untuk diperbaiki.

KETERANGAN :

SJ : Surat Jalan

MPB : Memo Penarikan Barang RR : Receiving Report

DPRR : Data Penerimaan Returned Roll ORAFIN : Oracle Finance

13.b. BAGAN ARUS PROSEDUR RECEIPT, STORAGE OF RETURNED ROLL

WAREHOUSE SUPERVISOR	QC STAFF

FOREMAN

(Warehouse)

DPRR

1-3

7 RR

DPRR

1-3

- Memeriksa kondisi barang retur.

- Mengisi status barang pada DPRR.

Memeriksa DPRR & RR

1-3

DPRR

Menindaklanjuti hasil investigasi QC Department

FINANCE

ACCOUNTING

DPRR

KETERANGAN :

RR : Receiving Report

DPRR : Data Penerimaan Returned Roll QC : Quality Control

PRODUCTION

F/G

Download data scanning

Input

Memeriksa barang dengan dokumen

dan kodisi kemasan.

Benar

Tidak

PROGRAM

FOXPRO

Mengembalikan barang ke Bagian

Production.

Input

SCAN

BARCODE

- Menandatangani TS dan menempelkan

label gudang pada kemasan.

- Meminta forklift driver untuk meletakkan barang ditempat yang telah ditentukan.

Memeriksa Hasil Download dan

Hasil Scanning.

Input data Pelanggan dan Lokasi

barang.

Input

KETERANGAN :

PROGRAM

FOXPRO

: Transfer Slip

LTHPFG : Laporan Transaksi Harian Penerimaan Finished Goods.

F/G : Finished Goods

LTHPFG

Hasil Download

14. BAGAN ARUS PROSEDUR PENERIMAAN & PENYIMPANAN BARANG JADI

STORE KEEPER

(Warehouse)

OPERATOR

(Warehouse)

FOREMAN

(Warehouse)

Hasil Download

Menandatangani LTHPFG

PRODUCTION

F/G

Download data scanning

Input

Memeriksa barang dengan dokumen

dan kodisi kemasan.

Benar

Tidak

PROGRAM

FOXPRO

Mengembalikan barang ke Bagian

Production.

Input

SCAN

BARCODE

- Menandatangani TS dan menempelkan

label gudang pada kemasan.

- Meminta forklift driver untuk meletakkan barang ditempat yang telah ditentukan.

Memeriksa Hasil Download dan

Hasil Scanning.

Input data Pelanggan dan Lokasi

barang.

Input

KETERANGAN :

PROGRAM

FOXPRO

: Transfer Slip

LTHPFG : Laporan Transaksi Harian Penerimaan Finished Goods.

F/G : Finished Goods

LTHPFG

Hasil Download

14. BAGAN ARUS PROSEDUR PENERIMAAN & PENYIMPANAN BARANG JADI

STORE KEEPER

(Warehouse)

OPERATOR

(Warehouse)

FOREMAN

(Warehouse)

Menandatangani LTHPFG

PPEENMGOEHMOUNDI

SDPOPD

BPPUM

BPE

1. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGELUARAN KAS KECIL

CASHIER	ACCOUNTING STAFF/ ASSISTANT/ ACCOUNTING MANAGER

SDPOPD

BPPUM

BPE

A/P Voucher

Verifikasi oleh Xxxxx

Verifikasi oleh Accounting Staff/

Assistant/ Accounting Manager melalui ORAFIN.

Tidak

Lolos dari Verifikasi

INPUT

SDPOPD

BPPUM

BPE

ORAFIN

MODUL A/P

Uang diserahkan kepada Pemohon dan

meminta Pemohon tanda tangan di Nota Pengeluaran

Dikembalikan ke Pemohon untuk

diperbaiki/ dilengkapi.

Tidak

Input

Cocok

Dikembalikan ke Kasir untuk

dilengkapi/ diperbaiki.

PPEENMGOEHMOUNDI

ORAFIN

MODUL A/P

SDPPOD

SDPOPD

BPPUM

BPE

A/P Voucher

KASIR

Menandatangani A/P Vouher 1.

KASIR

Diberikan ke Kasir untuk disimpan sementara sampai dengan pengisian kembali Kas Kecil, selanjutnya lihat Prosedur Pengisian Kas Kecil.

KETERANGAN :

SPPD : Surat Perintah Perjalanan Dinas BPPUM : Bukti Permohonan/Pembayaran Uang

Muka

BPE : Bukti Pendukung Ekstern NP : Nota Pengeluaran

Rp : Uang Rupiah

A/P : Accounts Payable

2. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGISIAN KAS KECIL

ACCOUNTING STAFF	ACCOUNTING MANAGER	CASHIER	TREASURY

Dari Prosedur Pengeluaran Kas Kecil

CASHIER

BPDPOUM

SPPD

BPDPOUM

BPE

SPPD

A/P Voucher

BPC

1-2

BPE

Verifikasi semua dokumen-dokumen

Cek

A/P Voucher

Input

Memeriksa semua dokumen-dokumen

- Verifikasi dokumen oleh Treasury.

- Selanjutnya lihat Prosedur Pengeluaran Bank.

ORAFIN

MODUL A/P

Cek

KETERANGAN :

BPC

BPPUM : Bukti Permohonan/Pembayaran Uang

Muka

Cek

SPPD : Surat Perintah Perjalanan Dinas

NP : Nota Pengeluaran

BPE : Bukti Pendukung Ekstern A/P : Accounts Payable

BPC : Bukti Pengeluaran Cek Rp : Uang Rupiah

Cek

Cek diuangkan oleh Petugas.

Uang disimpan di Petty Cash Box

3.a. BAGAN ARUS PROSEDUR PENGELUARAN BANK

TREASURY	FINANCE MANAGER	DIREKSI

Dari Prosedur ;

- Verifikasi dan Pembayaran Hutang Usaha

- Pengisian Kas Kecil

- Pertanggungjawaban Uang Muka

Cek

BPC

BPP 1

A/P Voucher

BPP

Cek

atau

BPP

atau

Menentukan pembayaran 1 (satu) Vendor atau lebih.

Verifikasi dokumen.

Tanda tangan Cek atau List Transfer

TREASURY

Batch

Tidak

Input

ORAFIN

MODUL A/P

KETERANGAN :

BPP : Bukti Pendukung Pembayaran A/P : Accounts Payable

DPB : Daftar Pembayaran ke Bank BPC : Bukti Pengeluaran Cek

LT : List Transfer

DPB

Input

ORAFIN

MODUL A/P

BPC

- Verifikasi Assistant/ Finance Manager.

- Buat Cek atau List Transfer (LT)

DPB

Cek

atau

BANK

BPC

BPP

BPC-2 DPB-1

Document Metadata

Table of Contents

UNIVERSITAS TARUMANAGARA PROGRAM PASCASARJANA

Document Metadata