INFORMA:
AL SEÑOR DIRECTOR EJECUTIVO DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA
INFORMA:
REF.: AUDITORIA ESPECIAL PROCESO DE CONTRATACION Y CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO DE OBRA DE REFACCION EDIFICIO INE NACIONAL
I. ANTECEDENTES
1. Antecedentes
A efectos de cumplir con el Programa de Operaciones Anual Reformulado gestión 2012, de la Unidad de Auditoria Interna y al Memorando UAI Nº 006/2012 de fecha 01 de noviembre de 2012, se ha ejecutado la Auditoria Especial “Proceso de Contratación y Cumplimiento del Contrato de Obra de Refacción Edificio INE Nacional”.
2. Objetivo
El objetivo del examen es expresar una opinión independiente sobre el cumplimiento del ordenamiento jurídico administrativo y obligaciones contractuales establecidas en el contrato de obra de refacción del edificio INE nacional, suscrito entre el Instituto Nacional de Estadística y la Empresa Constructora Unipersonal Roca Fuerte.
3. Objeto
El objeto del examen, es verificar aquella documentación administrativa y legal, que respalda el proceso de contratación y en consecuencia el cumplimiento al contrato de obra de refacción del edificio INE nacional.
También se revisó el Informe Final de Peritaje de Obras.
4. Alcance
Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental, aprobada mediante Resolución Nº CGR/026/2005 el 24 de febrero de 2005, con un alcance del 100%, a la Dirección de Administración y Servicios y La Unidad legal del Instituto Nacional de Estadística ubicado en la ciudad de La Paz, por el periodo comprendido entre mayo 2008 á diciembre de 2009.
Posteriormente, se verificó hechos posteriores evaluando los procedimientos administrativos y legales seguidos, hasta el mes xx xxxxx de la gestión 2010.
5. Metodología
La metodología aplicada en el presente examen, fue la ejecución de procedimientos necesarios para la obtención de evidencia suficiente y competente relacionada con pruebas documentales, físicas y analíticas siguientes:
Entrevista: Mediante preguntas directas a los funcionarios de la Dirección Administrativa y en caso de ser necesario a otras Direcciones.
Documentales: Comprobación, verificando la evidencia que apoya o sustenta una transacción, a fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad.
Físicas - Inspección, reconocimiento físico.
Comparación, de las operaciones realizadas por la Entidad versus la normativa vigente, identificando las diferencias y semejanzas.
Revisión Selectiva, seleccionamos la documentación para su análisis correspondiente, en la presente examen se decidió efectuar el análisis del 100% de los comprobantes.
Rastreo, Se efectuará el seguimiento a operaciones que así lo requiera, para efectuar su correspondiente evaluación.
II. RESULTADOS DEL EXAMEN
De la evaluación al proceso de contratación y cumplimiento al Contrato de Obra Refacción del Edificio INE Nacional, se encontraron los siguientes hallazgos:
PROCESO DE CONTRATACION
1. OBSERVACIONES AL PROCESO DE CONTRATACION Sobre la responsabilidad de la Máxima Autoridad Ejecutiva
a) No se cumplió con la conclusión y la recepción de la obra.
b) No evidenciamos el documento en el cual la MAE, designó la Comisión de Recepción. Sin embargo, en los documentos revisados verificamos la existencia de 2 informes de recepción provisional, firmados por diferentes miembros.
Sobre la responsabilidad del RPA
c) En la designación de los integrantes de la Comisión de Calificación, evidenciamos que el Ing. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, Ingeniero en Obras Civiles fue contratado como consultor de línea, hecho que no está de acuerdo con la normativa vigente a esa fecha. Sin embargo, en el contrato firmado en el punto 24.3 de la cláusula VIGESIMA CUARTA, señala “…La SUPERVISION de la obra será realizada por un consultor individual….”
Sobre la responsabilidad de la Unidad Administrativa
d) No se ejecutó las garantías por incumplimiento al contrato, debido a que no se realizó la entrega definitiva, ni por la mala ejecución de la obra.
e) No se evidenció el seguimiento efectuado por la Unidad Administrativa, a fin de verificar el cumplimiento de condiciones y plazos establecidos en el proceso de contratación.
Lo descrito anteriormente, incumple lo establecido en el Decreto Supremo 29190, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios del 11 de julio de 2007, vigente en las fechas del proceso de contratación, en los siguientes artículos:
a) Incumple el Articulo 12.- (Máxima Autoridad Ejecutiva). “La Máxima Autoridad Ejecutiva – MAE de cada entidad publica, es responsable del proceso de contratación desde su inicio hasta su conclusión, con la recepción del bien, obra o servicio…….”.
b) Incumple el Articulo 12 (Máxima Autoridad Ejecutiva), inciso d) “Designar a la Comisión de Recepción, pudiendo delegar esta función al RPC o RPA”.
También incumple el Articulo 6.- (Comisión de Recepción). “La comisión de recepción será designada por la MAE La
comisión estará conformada por personal de planta de la entidad”.
c) Incumple el Articulo 15.- (Comisión de de Calificación). “La comisión de calificación será designada por el RPC o el RPA y estará conformada por personal de planta de la entidad… ”.
d) Incumple el Articulo 18.- (Unidad Administrativa). “La Unidad Administrativa, en cada proceso de contratación tiene como principales funciones:
Inciso h) Ejecutar las garantías previos informes técnicos y legales de áreas competentes”.
e) Incumple el Articulo 18.- (Unidad Administrativa), inciso i) “Ejecutar seguimiento para el cumplimiento de las condiciones y plazos establecidos en los procesos de contratación”.
Lo descrito, se debió al descuido de los servidores públicos designados para el cumplimiento del proceso de contratación, al omitir lo establecido en el Decreto Supremo 29190 “Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios” del 11 de julio de 2007.
En consecuencia el proceso de contratación se encuentra incompleto, ya que no existen designaciones, firmas de actas por funcionarios sin nombramiento oficial, por otra parte, la designación de un consultor como fiscal no acorde con la norma en vigencia.
R1. Se sugiere al Señor Director General Ejecutivo, que a través de la Dirección de Administración y Servicios se instruya al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos, lo siguiente:
Que en lo sucesivo, se deberá evitar situaciones como la descrita, tomando los recaudos que correspondan en la ejecución de procedimientos de contratación, cumpliendo con toda la normativa vigente, además de establecer los elementos esenciales de organización, funcionamiento y de control interno, relativos a la Administración de Bienes y Servicios.
Comentario de la Unidad Auditada
Todas estas recomendaciones han sido tomadas en cuenta, sobre todo considerando que el 2012 se han efectuado refacciones en oficinas del INE Xxxxxxxx, proceso en el que se han tomado todos los recaudos que correspondan en la ejecución de procedimientos de contratación, cumpliendo con toda la normativa vigente.
2. INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
De la revisión al cumplimiento del Contrato de Obra de Refacción del Edificio INE Nacional, suscrito entre el Instituto Nacional de Estadística y la Empresa Constructora Roca Fuerte, determinamos el incumplimiento a las siguientes cláusulas:
a) CLAUSULA CUARTA.- (PLAZO DE EJECUCION DE LA OBRA)
El Contratista incumplió los plazos establecidos, al no haber realizado la entrega definitiva de la obra, en la fecha establecida que era de 90 días calendario.
b) CLAUSULA QUINTA.- (MONTO DEL CONTRATO)
El segundo párrafo, señala que el precio o valor final de la obra, será el resultante de la aplicación de los precios unitarios de la propuesta adjudicada, en base a las cantidades de obra que se han establecido en el formulario de propuesta.
En la documentación verificada, no se evidencio documentación que permita definir el valor final de la obra.
El tercer párrafo, se refiere a que el precio establecido en el contrato, comprendió, todos los elementos necesarios para la realización hasta el acabado satisfactorio y posterior entrega definitiva de la obra.
En nuestra revisión verificamos que el costo establecido, fue cambiado mediante Orden de Cambio Nº 1. Sin embargo, en definitiva la obra no fue entregada a plena satisfacción.
c) CLAUSULA SEPTIMA.- (DE LA GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO).
Esta cláusula en su segundo párrafo, señala que ante cualquier incumplimiento por parte del Contratista, la garantía debería ejecutarse a favor del INE.
Esta acción, no fue ejecutada debido a que la Garantía de Cumplimiento de Contrato por Bs7.832.95, se encontraba vencida cuando se rechazo la recepción definitiva de la obra, según el siguiente detalle:
Fecha de vencimiento de la garantía 20/02/2009
Fecha de recepción rechazada 07/04/2009
Total días sin vigencia de la garantía 46
El cuarto párrafo, indica que la Garantía de Cumplimiento de Contrato debería mantenerse actualiza a requerimiento del Supervisor.
En la evaluación, no encontramos evidencia de que el Supervisor hubiese solicitado actualización alguna.
El quinto párrafo, menciona que las garantías de cumplimiento de contrato y de correcta inversión de anticipo, estarán bajo custodia de la Unidad Administrativa sin eximir de responsabilidad al Supervisor.
Al respecto, hemos verificado que en el Informe Nº 045/2008 del 30/12/2008, el Supervisor al finalizar su contrato como consultor (31/12/2008), hace la devolución de las garantías a la Dirección de Bienes y Servicios, hecho que contradice a este párrafo, ya que las garantías deberían estar bajo custodia de la Unidad Administrativa.
d) CLAUSULA DECIMA QUINTA.- (REAJUSTE DE PRECIOS)
Esta cláusula determinaba que no procedía él reajuste de precios.
En el examen evidenciamos, que el precio fue reajustado por Orden de Cambio Nº 1.
e) CLAUSULA DECIMA OCTAVA.- (CAUSAS DE FUERZA MAYOR Y/O CASO FORTUITO).-
El sexto párrafo, establece que las demoras en la entrega de la obra, no podían considerarse como fuerza mayor o caso fortuito, ya que el contratista debería tomar las previsiones necesarias para evitar demoras.
En la auditoría verificamos que el Contratista en fecha 25/02/2009, solicitó la ampliación de 30 días para la entrega de la obra, argumentando que el entablonado no se halla a disposición en el mercado. Al respecto, consideramos que este hecho no se puede considerar como fuerza mayor o fortuito ya que de acuerdo al contrato, el Contratista debió tomar y adoptar todas las previsiones necesarias para evitar demoras.
f) CLAUSULA DECIMA NOVENA.- (TERMINACION DEL CONTRATO)
En el punto 19.4 se establece que mediante carta notariada, se comunicara la intención de resolver el contrato. Al respecto, si dentro de los 15 días hábiles siguientes de la fecha de notificación, se enmendaran las fallas se normalizará el desarrollo de los trabajos. Al contrario, si no existiera respuesta el proceso de resolución continuara, a cuyo fin se notificará mediante carta notariada a la otra parte, de que la resolución de contrato se ha hecho efectiva.
En la evaluación practicada, no evidenciamos la primera carta notariada de intención de resolver el contrato, habiéndose emitido directamente la carta notariada CITE: INE-DAS-DIR 761/10 de fecha 28/05/2010 procediendo a resolver el contrato.
g) CLAUSULA VIGESIMA CUARTA.- (FISCALIZACION Y SUPERVISION DE LA OBRA)
En el punto 24.1 de esta cláusula señala las funciones que debía desarrollar el Fiscal de Obra, en el examen establecimos que no se efectuó una fiscalización permanente al cumplimiento del contrato de la obra, acto que derivó en la Resolución del Contrato.
El punto 24.3, detallan las funciones que debía desarrollar el Supervisor, al respecto, evidenciamos que este funcionario no cumplió las labores de supervisión y control técnico de la obra, ya que no emitió informes sobre el cumplimiento o incumplimiento por parte del supervisor.
Mediante informe INE/DAS/CN-CON. RECEP. N° 002/2009 de fecha 29 xx xxxx de 2009, los miembros de la Comisión de Recepción Provisional, solicitan la contratación de un Perito, para que evalué la obra realizada por la Empresa Constructora ROCA FUERTE.
Mediante informe INE/DAS/USA N° 025/2009 de fecha 29 de noviembre de 2009, la Comisión de recepción expresan su conformidad con el contenido del informe técnico efectuado por el Perito contratado, razón por la que no firmarán el Acta de Recepción Definitiva y recomiendan que el Fiscal de Obra revise las planillas de avance de obras aprobadas y pagadas, así como las ordenes de cambio autorizadas por el Supervisor. Asimismo, las cláusulas del contrato y los ítems de las especificaciones técnicas, que no fueron ejecutados o que tuvieron una mala ejecución de obra.
h) CLAUSULA TRIGESIMA.- (MOROSIDAD Y SUS PENALIDADES).-
En esta cláusula se quedo convenido entre ambas partes contratante y contratado que una vez firmado el contrato, se otorgará 15 días calendario para modificar el cronograma de ejecución de obra, y presentado para su aprobación al Supervisor.
En este sentido, verificamos que el Contratista, solicitó el ajuste al cronograma en fecha 10 de noviembre de 2008, 69 días calendario después de emitido la Orden de Proceder, efectuado en fecha 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000.
Xx xx xxxxxx xxxxxxx, se menciona que al establecer morosidad en la entrega de la obra, y superado el límite máximo del 20% del monto total del contrato, el Supervisor comunicará oficialmente esta situación al Contratante.
Al respecto, no hemos evidenciado documento alguno que demuestre que el Supervisor cumplió con este procedimiento.
El quinto párrafo, se estipula que el Supervisor es el directo responsable del cobro de multas mediante descuentos de los Certificados o Planillas de Pago, sin el perjuicio que el Contratante ejecute la boleta de garantía de contrato.
De igual manera en la evaluación practicada, no hemos evidenciado documentación alguna que demuestre que el supervisor hubiese ejecutado este procedimiento.
i) CLAUSULA TRIGESIMA PRIMERA.- (RESPONSABILIDAD Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA)
El punto 31.4 establece, que el Contratista no podrá entregar obra defectuosa o mal ejecutada, aduciendo errores en los planos y en las especificaciones técnicas, ya que estos deberían ser subsanados por su cuenta.
En la verificación realizada, se ha evidenciado que en el Acta de Recepción Provisional de 19 de diciembre de 2008, la Comisión de Recepción manifiesta que existieron observaciones y dan un plazo de 70 días calendario para subsanar las observaciones.
En el Informe de Recepción Definitiva, elaborado en fecha 29 xx xxxx de 2009 por la Comisión de Recepción, en resumen indican que después de un recorrido por la obra algunas de las observaciones no fueron subsanadas, por lo que deciden no firmar el Acta de Recepción Definitiva y solicitan la contratación de un Profesional para efectuar las pruebas Técnicas que correspondan.
Al respecto, verificamos que el profesional contratado para realizar el Peritaje, mediante informe de fecha 2 de octubre de 2009, señala que la obra ha sido mal ejecutada.
El punto 31.10, señala que el Contratista debería emplear personal técnico clave, mencionado en su propuesta.
Según el Peritaje efectuado, no existe evidencia de que el Contratante hubiese empleado el personal técnico clave, de acuerdo a su propuesta.
El punto 31.12, determina que el Contratista a la terminación de la obra dejara la obra libre de obstáculos y desperdicios.
Por el Peritaje practicado, establecemos que el Contratista no efectuó, el retiro del material de construcción no utilizado, ni realizó la limpieza de la obra.
j) CLAUSULA TRIGESIMA SEXTA.- (COMISION DE RECEPCION DE OBRAS)
Esta clausula señala que una Comisión de Recepción, tendrá actuación obligatoria en todos los procesos de recepción de obras.
En la evaluación ejecutada, no evidenciamos documentación alguna de designación de los miembros de la Comisión de Recepción de Obras, en forma oficial, al contrario verificamos la existencia de tres comisiones con diferentes funcionarios, que emitieron informes de recepción.
k) CLAUSULA TRIGESIMA SEPTIMA.- ( RECEPCION DE LA OBRA)
El segundo párrafo, establece que cinco días antes de que fenezca el plazo de ejecución de la obras, mediante libro de ordenes se solicitará al supervisor día y hora para el acto de entrega provisional de la obra.
En este sentido, no hemos encontrado evidencia que pruebe que el Contratista hubiese solicitado al Supervisor, día y hora para la realización del Acto de Recepción Provisional de la Obra mediante el Libro de Ordenes.
Lo señalado, contraviene lo estipulado en el Contrato de Obra de Refacción Edificio INE Nacional, suscrito entre Instituto Nacional de Estadística y la Empresa Constructora Roca Fuerte, en todas las cláusulas especificadas además de la CLAUSULA TERCERA.- (DEL OBJETO Y CAUSA) que textualmente indica:
“El Contratista se compromete y obliga por el presente Contrato, a ejecutar todos los trabajos necesarios para la obra de Refacción del edificio INE Nacional, hasta su acabado completo, con estricta y absoluta sujeción a las condiciones, precio, dimensiones, regulaciones, obligaciones, tiempo de ejecución estipulado y características técnicas establecidas en el presente contrato y en los documentos que forman parte del presente instrumento legal, que en adelante se denominara la OBRA”.
“Para garantizar la correcta ejecución y conclusión de la obra hasta la conclusión del contrato, el CONTRATISTA se obliga a ejecutar el trabajo, a suministrar equipo, mano de obra y materiales, así como todo lo necesario de acuerdo con los documentos del DBC y propuesta presentada”.
Lo reportado, fue ocasionado por el descuido de los funcionarios designados como Fiscal y Supervisor, en cumplir a cabalidad las funciones encomendadas, dando como resultado, que la refacción del edifico no hubiese sido concluido a plena satisfacción, además de no haberse ejecutado la boleta de garantía de cumplimiento de contrato, así como la no aplicación de las multas correspondientes.
R2. Se sugiere al Señor Director General Ejecutivo, que a través del Director de Administración y de Servicios instruya, a la Unidad de Administración y Servicios que para evitar situaciones como la descrita, en los procesos de contratación efectúen sus funciones en cumplimiento estricto de la normativa vigente, además de controlar lo siguiente:
El plazo de las contrataciones, mediante un seguimiento exhaustivo.
Cualquier modificación referido a monto o plazo deberían realizarlo mediante Adenda u otro similar.
Designar a un responsable, para el control de las fechas de vigencia de las boletas de garantías (de correcta inversión de anticipo, cumplimiento de contrato), a objeto de actualizarlas oportunamente, evitando de que estas se venzan antes de que concluya el trabajo establecido en el contrato.
Cuando se presenta la necesidad de resolver un contrato, este procedimiento se lo realice en observancia estricta de la normativa en vigencia.
Velar que el Supervisor como el Fiscal designado, cumpla con las funciones designadas.
Efectuar el control del cumplimiento del contrato, aplicando las multas que correspondan cuando exista incumplimiento.
Controlar que el contratista, cumpla con la contratación del personal técnico propuesto en los términos de referencia.
Controlar que los nombramientos de los miembros de la Comisión de Recepción, sean designados en forma oficial mediante documento pertinente.
Que la Entrega provisional de obras, se la realice en observancia de la normativa en vigencia.
Comentario de la Unidad Auditada
Todas estas recomendaciones han sido tomadas en cuenta, sobre todo considerando que el 2012 se han efectuado refacciones en oficinas del INE Xxxxxxxx, proceso en el que se han tomado todos los recaudos que correspondan en la ejecución de procedimientos de contratación, cumpliendo con toda la normativa vigente.
3. RECEPCION PROVISIONAL Y FINAL
En la evaluación del proceso del Contrato de Obra de Refacción Edificio INE Nacional sin número, suscrito en fecha 24 de julio de 2008, hemos evidenciado lo siguiente:
a) La existencia de dos Actas de Recepción Provisional, las dos de fecha 19 de diciembre de 2008, sin nombramiento oficial, estas actas están firmadas por diferentes funcionarios excepto por el Fiscal de obras que firma ambas.
b) Hemos establecido que el Supervisor de la obra fue contratado como consultor individual. Al respecto, en la cláusula Trigésima Sexta (Comisión de Recepción de Obras), del Contrato en el segundo párrafo textualmente señala lo siguiente:
“La Comisión de recepción designada por la Máxima Autoridad Ejecutiva estará conformada por personal de línea de la Entidad”
Lo expuesto, no está de acuerdo con el Art. 16 del Decreto Supremo 29190 de 11 de julio de 2007, norma vigente en el momento de suscripción del Contrato y que señala:
“La comisión de recepción será designada por la MAE. Tendrá la responsabilidad de efectuar la recepción del bien, obra o servicio y dar su conformidad, verificando el cumplimiento de los términos y condiciones del contrato. Este hecho no exime las responsabilidades del proveedor ni del supervisor, cuando corresponda, respecto de la entrega de la obra, bien o servicio. La comisión estará conformada por personal de planta de la entidad”.
Lo descrito, fue ocasionado por inobservancia a la normativa por los funcionarios encargados de llevar este procedimiento, así como la falta de compatibilización del contrato con la normativa en vigencia, por parte del funcionario que elaboro el contrato, dando como efecto la existencia de dos comisiones de recepción sin nombramiento oficial y que un consultor fue nombrado como Supervisor, cuando esta función tenía que ser desarrollado por un funcionario de planta.
R3. Se sugiere al Director General Ejecutivo, instruir a:
Director de Administración y Servicios a su vez instruya, a la Unidad de Administración de Servicios, que a partir de la fecha los procedimientos de contrataciones los realice en estricta aplicación de la normativa vigente, estableciendo los elementos esenciales de organización, funcionamiento y de control interno, a fin de evitar que situaciones como la descrita se vuelva repetir.
Unidad de Asesoría Legal instruya a sus dependientes, que deberán tomar las previsiones que correspondan para evitar situaciones como la descrita para lo cual deberán elaborar los contratos, en observancia de la normativa en vigencia, utilizando los modelos de contratos emitidos por el Órgano Rector.
Comentario de la Unidad de Asesoría Legal
1. Los Abogados dependientes de Asesoría Legal, para la elaboración de contratos cumplen con las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios NB SABS, aprobadas mediante Decreto Supremo N° 181 de 28 xx xxxxx de 2009 y el Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicio RESAP del Instituto Nacional de Estadística, aprobado mediante Resolución Administrativa.
2. Los contratos administrativos de bienes y servicios requeridos, son elaborados conforme al modelo de contrato aprobado por el Órgano Rector del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, que debe ser conforme al publicado en el SICOES.
3. De manera previa a dar viabilidad a cualquier modificación contractual y elaboración de adendas, Asesoría Legal procede a la verificación de la existencia del informe técnico correspondiente elaborado por la Unidad Solicitante, certificación presupuestaria, informe de evaluación de cumplimiento de los términos de referencia, además de elaborarse el informe legal respectivo, previo análisis jurídico.
Comentario de la Dirección de Administración y Servicios
Todas estas recomendaciones han sido tomadas en cuenta, sobre todo considerando que el 2012 se han efectuado refacciones en oficinas del INE Xxxxxxxx, proceso en el que se han tomado todos los recaudos que correspondan en la ejecución de procedimientos de contratación, cumpliendo con toda la normativa vigente.
4. CONTRATO DE OBRA
Efectuada la compulsa entre el Documento Base de Contratación (DBC) del proceso de Contratación de Obra de Refacción Edificio INE Nacional sin número, suscrito en fecha 24 de julio de 2008, versus el modelo propuesto por el Órgano Rector, como resultado verificamos que el DBC ha sido objeto de modificaciones. Al respecto, no encontramos documentación que pruebe que se solicitó autorización justificando las causales técnicas y legales al Órgano Rector.
Lo descrito, no está acorde con lo establecido en el Artículo 24 del D.S. 29190 de 11 de julio de 2007 “Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios”, que señala:
“Artículo 24. El Documento Base de Contratación - DBC, es el instrumento que contiene los aspectos administrativos, técnicos y legales del proceso de contratación.
Según las modalidades de contratación el Órgano Rector elaborará y aprobará los modelos de los DBC, cuya utilización es obligatoria por las entidades públicas.
Cuando las entidades públicas requieran incorporar aspectos que modifiquen los DBC, deberán solicitar en forma escrita al Órgano Rector la aprobación de estas modificaciones, justificando las causales técnicas y legales para el efecto…”.
Lo comentado, fue originado por descuido de los funcionarios encargados de efectuar los procedimientos de contratación, dando como efecto que el proceso evaluado no esté acorde con la normativa en vigencia.
R4. Se sugiere al Señor Director General Ejecutivo, que a través del Director de Administración y de Servicios, se instruya al responsable de la Unidad de Administración de Servicios, utilizar en los procesos de contratación dependiendo de la modalidad, el Documento Base de Contratación (DBC) proporcionado por el Órgano Rector, cuya utilización es obligatoria por las entidades públicas, y que se constituye en el instrumento que contiene aspectos administrativos, técnicos y legales del proceso de contratación.
Asimismo, en caso de requerir alguna modificación en el DBC, deberá previamente solicitar en forma escrita al Órgano Rector, la aprobación de estas modificaciones, justificando las causales técnicas y legales.
Comentario de la Unidad Auditada
Todas estas recomendaciones han sido tomadas en cuenta, sobre todo considerando que el 2012 se han efectuado refacciones en oficinas del INE Xxxxxxxx, proceso en el que se han tomado todos los recaudos que correspondan en la ejecución de procedimientos de contratación, cumpliendo con toda la normativa vigente.
III. CONCLUSIÓN
Como resultado de la evaluación, al cumplimiento del ordenamiento jurídico administrativo y obligaciones contractuales del proceso de contratación y cumplimiento al Contrato de Obra de Refacción Edificio INE Nacional, se concluye que no se cumplieron con los procedimientos en el marco de la normativa vigente, de acuerdo a los hallazgos reportados.
Sin embargo, corresponde informar que en fecha 00 xx xxxx xx 0000, xx Xxxxxxx mediante carta notariada resolvió el contrato, la boleta de garantía no se encontraba vigente, no se multo a la Empresa por incumplimiento de contrato, habiéndose detenido el último pago, importe que asciende a Bs19.609.33.
Por los hechos reportados y al existir indicios de Responsabilidad por la Función Pública, la Unidad de Auditoría Interna, efectuará un examen especial en la gestión 2013.
IV. RECOMENDACIÓN
El presente informe mediante nota XXX.XXX. Nº 091/2012, fue puesto en conocimiento de la Dirección de Administración y Servicios, en cumplimiento al Art. 2º de la Resolución Nº CGR-1-010/97, emitido por la Ex Contraloría General de la Republica.
Es cuanto informamos a su autoridad, para los fines consiguientes.
La Paz, diciembre 19 de 2012