JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

LICITACIÓN PÚBLICA JEP-LP-001-2018

Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones

Objeto:

PRESTAR SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES MISIONALES.

Bogotá D.C., Octubre de 2018

INTRODUCCIÓN

La JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ, (en adelante JEP), en virtud del principio de publicidad establecido en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, pone a disposición de los interesados y de las Veedurías Ciudadanas los documentos y estudios previos, el Pliego de Condiciones y sus anexos para el presente proceso de contratación, el cual contiene la información particular y las condiciones y requisitos del proceso.

Los interesados deberán leer completamente este Pliego de Condiciones y sus anexos, toda vez que para participar en el proceso, deben tener conocimiento integral de su contenido.

El aviso de convocatoria, los estudios y documentos previos que incluyen el análisis del sector, el pliego de condiciones, así como cualquiera de sus anexos se encontrarán a disposición del público en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP II

El presente proceso de selección, así como el contrato que de él se derive, se sujetarán a la Constitución Política, al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 0019 de 2012 y el Decreto 1082 de 2015, y las disposiciones aplicables a la naturaleza del objeto de este proceso de selección y del contrato respectivo, y las demás normas concordantes. El artículo 2° numeral 1 de la Ley 1150 de 2007 establece: “…La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo…”, en consecuencia, en atención al objeto a contratar y a la cuantía el proceso de selección que aquí nos ocupa se realizara a través de Licitación Pública.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015, los interesados y las veedurías ciudadanas podrán presentar observaciones al presente documento a través del SECOP II.

La JEP se reserva el derecho de solicitar toda la información incluida en las propuestas y de solicitar a las autoridades competentes o a los particulares correspondientes, información relacionada con el contenido de las mismas.

I. RECOMENDACIONES

La JEP está interesada en recibir propuestas para seleccionar al Contratista para “PRESTAR SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES

MISIONALES”, de conformidad con lo establecido en el presente documento.

Para efectos de lo anterior, se recomienda a los oferentes que previo a elaborar y presentar sus ofertas, tengan en cuenta lo siguiente:

i) Solamente podrán manifestar interés, participar en sorteo de consolidación y presentar oferta las Micro

Pequeñas y Medianas Empresas “Mypimes” que acrediten dicha condición.

ii) Verificar que no se encuentran incursos dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones, constitucional y legalmente establecidas para licitar y contratar.

iii) Examinar al detalle el contenido xxx xxxxxx de condiciones, y anexos del presente proceso, así como de las normas contenidas en el Estatuto General de la Contratación Pública.

iv) Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley y en el presente pliego de condiciones.

v) Suministrar toda la información requerida a través del presente pliego o requerimientos efectuados.

vi) Diligenciar totalmente los anexos y formatos que hacen parte integral del presente pliego.

vii) Elaborar y presentar su propuesta en estricto acatamiento de lo dispuesto en el presente pliego, verificando la integridad y coherencia de los ofrecimientos.

viii) Examinar que las fechas de expedición de los documentos que se presenten son las exigidas por la

JEP.

ix) Manifestar expresamente, en la carta de presentación de la oferta, que la misma contiene información reservada, cuando a ello hay lugar, de lo contrario se entenderá que el proponente autoriza a la JEP, para publicar dicha información.

Los estudios y documentos previos que incluyen el análisis del sector, están a disposición del público en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP II.

Los interesados pueden presentar observaciones al presente documento en la oportunidad establecida para el efecto en el Cronograma del proceso.

II. ASPECTOS GENERALES

2.1 INVITACIÓN A LAS VEEDURÍAS CIUDADANAS

En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y del literal C) del artículo 15 de la Ley 850 de 2003, La JEP, invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social al presente Proceso de Contratación, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones que consideren convenientes, intervengan en las audiencias y a que consulten los Documentos del Proceso en el SECOP II.

2.2 COSTOS DERIVADOS DE PARTICIPAR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

Los costos y gastos en que los interesados incurran con ocasión del análisis de los Documentos del Proceso, la presentación de observaciones, la preparación y presentación de las Ofertas, la presentación de observaciones a las mismas, la asistencia a audiencias públicas y cualquier otro costo o gasto relacionado con la participación en el Proceso de Contratación estará a cargo exclusivo de los interesados y Proponentes.

2.3 COMUNICACIONES

Las comunicaciones relacionadas con el Proceso de Contratación deben hacerse electrónicamente por el SECOP II, o en físico a la Carrera 7 No. 63 – 44 Piso 7, Grupo de Contratos y Compras JEP.

Las comunicaciones deben contener: El número del Proceso de Contratación; los datos del remitente que incluyen nombre, dirección física, dirección electrónica y teléfono; así como la identificación de los anexos presentados con la comunicación.

Las comunicaciones y solicitudes enviadas a LA JEP, por canales distintos a los mencionados no serán tenidas en cuenta por la JEP hasta que sean remitidas por uno de los medios descritos en la presente sección. LA JEP dará respuesta a las observaciones a través de un documento publicado en el SECOP II.

2.4 IDIOMA

Los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los Proponentes o por terceros para efectos del Proceso de Contratación o para ser tenidos en cuenta en el mismo, deben ser otorgados y presentados en castellano. Los documentos con los cuales los Proponentes acrediten los requisitos habilitantes de que trata la sección IV que estén en una lengua extranjera, deben ser traducidos al castellano y presentarse junto con su original.

Para el momento de la Adjudicación, el Proponente que resulte adjudicatario debe presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados por escrito en lengua extranjera, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 251 del Código General del Proceso, cumpliendo el trámite de apostilla o consularización.

2.5 LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR.

Los documentos presentados por el Proponente no requieren legalización alguna salvo por lo establecido en la presente sección respecto de los documentos otorgados en el exterior y por los poderes generales o especiales que deben ser otorgados ante notario público.

El Proponente debe presentar con su Oferta los documentos otorgados en el exterior sin que sea necesaria su legalización de acuerdo con la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros y la Ley 1564 de 2012. Para el momento de la Adjudicación el Proponente debe presentar los documentos otorgados en el extranjero, legalizados de conformidad con la normativa aplicable.

III. OBJETO DEL CONTRATO, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS OBLIGACIONES

3.1 El objeto del contrato es:

PRESTAR SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES MISIONALES.

3.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:

El contratista prestará sus servicios como operador para la realización de actividades de operación logística programadas por la Jurisdicción Especial para la Paz, de conformidad con las instrucciones y obligaciones dispuestas en el Estudio Previo, y el Anexo Técnico (adjunto) que contiene el detalle de actividades a ejecutar.

3.2.1 CLASIFICACIÓN UNSPSC.

La clasificación de los bienes objeto del Proceso de Contratación, son los siguientes:

Clasificación UNSPSC	Segmento	Familia	Clase
80141600	Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos	Comercialización y distribución	Actividades de ventas y promoción de negocios
78111800	Servicios de transporte almacenaje y correo	Transporte de pasajeros	Transporte de pasajeros por carretera
90101600	Servicios de viajes, alimentación alojamiento y entretenimiento	Restaurante y catering (servicios de comidas y bebidas)	Servicios de banquetes y catering
90111500	Servicios de viajes, alimentación alojamiento y entretenimiento	Instalaciones hoteleras, alojamientos y centros de encuentro	Hoteles y moteles y pensiones
90111600	Servicios de Viajes, alimentación alojamiento y entretenimiento	Instalaciones hoteleras, alojamientos y centros de encuentro	Facilidades para encuentros
80141900	Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos	Comercialización y distribución	Exhibiciones y ferias comerciales

3.3. OBLIGACIONES:

3.3.1 GENERALES DEL CONTRATISTA:

1. Conocer a cabalidad el pliego de condiciones, el estudio previo y el Contrato, para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia y cumplir con satisfactoriamente el objeto del Contrato dentro de los parámetros establecidos en ellos, y en la propuesta económica presentada.

2. Asumir la responsabilidad de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en este contrato.

3. Participar en las reuniones que sean convocadas por la supervisión, relacionadas con la ejecución del contrato.

4. Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la información objeto del presente contrato.

5. Entregar a la JEP, periódicamente y al finalizar el contrato, o cuando el supervisor o interventor lo solicite, todos los documentos y archivos (físicos y electrónicos) a su cargo y que se produzca en ejecución de sus obligaciones, debidamente inventariados conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, que se encontrarán en el instructivo adjunto que hace parte integral del contrato.

6. Entregar a la Dirección Administrativa de la JEP a la finalización del plazo de ejecución, o cuando esta, o el supervisor o interventor del contrato lo solicite, los bienes devolutivos que le hayan sido asignados en custodia.

7. Utilizar en debida forma las claves asignadas para el ingreso a los sistemas de información y gestión de la JEP, que requieran para la ejecución del contrato y al finalizar el mismo, informar para su desactivación y, garantizar la seguridad y reserva de la información conocida por estos u otros medios durante la ejecución del contrato.

8. Colaborar en el suministro de información y elaborar respuestas a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano o cualquier otra autoridad, en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato y de asuntos relacionados con el mismo.

9. Solicitar autorización escrita de la JEP para utilizar el nombre, emblema o sello oficial con fines publicitarios o ajenos a los establecidos en los lineamientos de la JEP.

10. Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la JEP, según la normatividad vigente.

11. Mantener actualizados los sistemas de información sobre los cuales se les haya asignado usuario y contraseña durante la ejecución del contrato y entregar al supervisor las evidencias del estado en que se encuentre, en los informes de ejecución contractual parcial o final.

12. Realizar los pagos al SISS (salud, pensión y riesgos laborales, o parafiscales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes.

13. No contratar menores de edad para el ejercicio del objeto contractual, así como a no permitir que se subcontrate a menores de edad para tales efectos, dando aplicación a la Resolución 1677 de 2008 del Ministerio de la Protección Social y los Pactos, Convenios y Convenciones Internacionales ratificados por Colombia, sobre los derechos de los niños.

14. Mantener durante la ejecución del contrato, las condiciones presentadas en la propuesta, en forma permanente y con altos niveles de eficiencia técnica y profesional, para atender sus obligaciones, respetando y cumpliendo las condiciones establecidas en el pliego de condiciones y en la oferta.

15. Disponer durante toda la ejecución del contrato, el personal calificado y debidamente capacitado, de conformidad con lo indicado en su propuesta y en el pliego de condiciones, según el caso.

16. Reportar cualquier novedad o anomalía, de manera inmediata al supervisor y/o interventor del contrato.

17. Acatar las directrices que durante el desarrollo del contrato le imparta la JEP, a través del supervisor y/o interventor del contrato.

18. Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento expreso de Autoridad competente.

19. Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones, aunque no estén específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del contrato.

20. Utilizar los mecanismos que sean necesarios para poder garantizar la autenticidad, integridad y

conservación de los documentos electrónicos, cuando a ello hubiere lugar.

21. Llevar a cabo el tratamiento establecido para los riesgos asignados en la matriz correspondiente.

22. Constituir la garantía única, de conformidad con lo establecido en el Estudio Previo, el Pliego de condiciones y el Contrato, y mantenerla vigente hasta su liquidación.

23. Cumplir con las calidades y especificaciones técnicas de los bienes que hacen parte de la oferta.

24. Cumplir con los precios ofertados, condiciones jurídicas, económicas, técnicas y comerciales presentadas en la propuesta.

25. Las demás que se requieran para la buena prestación del objeto contractual y que sean acordadas con la JEP.

3.3.2 ESPECIALES DEL CONTRATISTA.

Para desarrollar el objeto del contrato y dar cumplimiento cabal al mismo, el contratista se compromete a:

1. Prestar servicios como operador logístico para la organización y ejecución de actividades para la participación y atención de víctimas en la JEP, atendiendo a enfoques diferenciales; la difusión y pedagogía sobre el SIVJRNR y la JEP, dirigidas a víctimas o eventuales comparecientes, organizaciones sociales y entidades aliadas en la implementación de la JEP; el fortalecimiento de las capacidades institucionales; y, en general, aquellas que la Secretaría Ejecutiva establezca para facilitar el cumplimiento de sus funciones misionales y la acción de las Salas, Secciones y Comisiones de Género, Étnica y Territorial y Ambiental de la JEP.

2. Cumplir con los lineamientos y especificaciones contenidas en el anexo técnico, establecido como parte integral del contrato.

3. Cumplir con los niveles de servicio establecidos para la ejecución del contrato:

ACTIVIDAD

DEFINICIÓN

MEDICIÓN

NIVEL SERVICIO

Cotización de evento

Días de presentación

Tiempo contado desde la solicitud hasta la presentación de la cotización

Dos (2) días hábiles

Radicación de cuentas

Días de presentación

Tiempo contado desde la finalización del evento hasta la presentación de la factura

Cinco (5) días hábiles

Parágrafo: En el Anexo Técnico se encuentran detallados completamente los niveles de servicio dispuestos para el cumplimiento del contrato.

4. Orientar, planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos debidamente aprobados por la JEP. de acuerdo con los requerimientos de la solicitud en los tiempos establecidos, siguiendo las especificaciones detalladas en el anexo técnico y las demás que para tal fin establezca el supervisor del contrato.

5. Presentar al supervisor tres (3) cotizaciones de cada evento solicitado, dentro de los tiempos

establecidos en el Anexo Técnico, velando por el cumplimiento de las políticas de austeridad. Las cotizaciones deben hacerse a nombre propio y no de la JEP.

6. Operar toda la logística necesaria (convocatoria, transporte local, regional, nacional y/o internacional, alojamiento, alimentación, infraestructura física, tecnológica, mobiliario, y demás requerimientos establecidos en el anexo técnico), para llevar a cabo la realización de cada uno de los eventos aprobados por el supervisor del contrato y en los términos descritos en la solicitud del evento.

7. Realizar la contratación y/o adquisición de cualquier bien o servicio logístico, previa autorización del supervisor del contrato. Los bienes o servicios adquiridos para la realización de un evento que no sean aprobados previamente por éste no serán pagados por la JEP .

8. Buscar las mejores tarifas y descuentos corporativos, de acuerdo con las condiciones particulares del territorio donde deba desarrollarse la respectiva actividad. Todos los descuentos, tarifas preferenciales, cortesías y demás beneficios que otorguen los proveedores como resultado de la realización de un evento deben ser trasladados por el CONTRATISTA a la JEP .

9. Responder a los requerimientos realizados por la JEP a través del supervisor, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes o dentro del término entregado en la solicitud.

10. Solicitar autorización al supervisor del contrato cuando requiera realizar alguna modificación a los eventos o actividades programadas, justificando el cambio y sólo hasta que sea aprobada la modificación por el supervisor se procederá con la realización del evento.

11. Realizar el pago de honorarios a conferencistas, talleristas y expositores que sean requeridos en los eventos, y los materiales requeridos para el desarrollo de la actividad, de acuerdo con la propuesta y la aprobación entregada por el supervisor, y cumplir con la forma de pago establecida en el anexo técnico.

12. Garantizar el suministro de transporte local, intermunicipal, nacional y/o internacional, alojamiento, alimentación a los conferencistas, talleristas y expositores, de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el anexo técnico. También aplicará esta obligación para los asistentes, cuando la JEP así lo autorice.

13. Pagar a los proveedores de bienes y servicios contratados para la realización de los eventos, de acuerdo con los plazos establecidos en las negociaciones comerciales que realice. Las condiciones comerciales que se pacten con los proveedores son de su responsabilidad y por ningún motivo podrá trasladarse a la JEP , ni condicionar la realización de un evento o consecución de un requerimiento logístico a las condiciones de pago establecidas por un proveedor, como es el caso de pagos anticipados. Por ningún motivo el operador podrá condicionar o amparar su responsabilidad frente al pago de proveedores, con el momento de realización del pago por parte de la JEP .

14. Dar el tratamiento adecuado, según la normatividad ambiental vigente, a los residuos y basuras que se generen en la realización de cada evento. El procedimiento presentado para tal fin dentro de la propuesta será de obligatorio cumplimiento.

15. Tramitar oportunamente los permisos y licencias que se requieran ante las autoridades administrativas competentes para la realización de eventos.

16. Informar de manera inmediata al supervisor, cualquier situación que pueda alterar o altere el normal desarrollo de cada uno de los eventos.

17. Presentar al supervisor del contrato alternativas de solución inmediatas ante problemas o contingencias que se presenten, antes y durante la realización del evento.

18. Informar al supervisor del contrato mediante correo electrónico los imprevistos que se presenten durante el desarrollo de los eventos para su aprobación previa. La autorización de imprevistos la realiza el supervisor por escrito a través de un correo electrónico. En todo caso deberá diligenciarse el formato de autorización de imprevistos en el formato indicado por la JEP para tal. Lo ejecutado por el contratista sin la autorización correspondiente no será reconocido ni pagado por la JEP .

19. Consolidar una base de datos del evento, de acuerdo con la solicitud del supervisor, de los asistentes

a cada evento, indicando nombre, número de identificación, domicilio, teléfono y correo electrónico, entre otros.

20. Aplicar la evaluación de los servicios logísticos a cada uno de los eventos, en los formatos remitidos por el supervisor del contrato y tabular los resultados obtenidos. Cuando la evaluación comprenda además aspectos de tipo misional deberá garantizar su aplicación. Se debe remitir en medio físico y magnético al supervisor las evaluaciones de los servicios logísticos aplicadas, así como su tabulación e informe de análisis.

21. Entregar los documentos soporte para el trámite de pagos dentro del término establecido en el anexo técnico - cierre del evento y radicación de cuentas.

22. Mantener durante la ejecución del contrato, las características de calidad presentadas en la propuesta.

23. Dar cumplimiento a la oferta y a los valores agregados ofertados durante la ejecución del contrato.

24. Establecer un sistema de comunicación permanente con el supervisor, con el fin de garantizar la correcta ejecución del contrato. En tal sentido, se debe establecer comunicación por cualquier medio disponible (correo electrónico, celular, video llamada, reporte fotográfico inmediato, etc.), para evidenciar el cumplimiento de las especificaciones de la solicitud de evento, antes y durante la ejecución del evento.

25. Tener una oficina y un representante legal ubicado en Bogotá D.C. con disponibilidad permanente y capacidad para firmar documentos, adquirir compromisos, atender requerimientos legales, administrativos y financieros que se necesiten durante la ejecución del contrato. Para efectos de cumplimiento de esta obligación, el contratista para la suscripción del acta de inicio acreditará con la documental correspondiente que cumple con lo aquí establecido.

26. Ubicar en el lugar del evento el personal requerido, con las cualidades y cantidades requeridas por la JEP , para el desarrollo óptimo de los mismos, cuando a ello haya lugar.

27. Mantener el porcentaje de comisión propuesto durante toda la ejecución del contrato.

28. Cuando la cotización presentada por el operador logístico para la realización de un evento, prestación de un servicio y/o suministro de un bien, este por encima de los precios xxx xxxxxxx, podrán exigirse nuevas cotizaciones o la JEP podrá presentar una cotización menor, la cual deberá acoger el operador y sobre la cual se pagará el porcentaje de comisión propuesto.

29. Entregar los siguientes informes:

• Entregar al supervisor un informe técnico, administrativo y financiero, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la finalización de cada uno de los eventos donde detalle la logística utilizada, listado de asistentes, los costos, las eventualidades presentadas y las soluciones aplicadas.

• Presentar mensualmente a la JEP a través del supervisor, un Informe consolidado de la ejecución financiera del contrato, indicando eventos realizados y saldo del valor del contrato a la fecha de expedición del informe.

• Entregar a la JEP a través del supervisor un informe al finalizar el plazo de ejecución del contrato, donde se presenten los resultados obtenidos y el consolidado de la ejecución financiera. El informe deberá ser presentado en medio físico y magnético.

30. Las demás establecidas en el anexo técnico y todas aquellas que se requieran para lograr el cumplimiento del objeto del contrato.

3.3.4 OBLIGACIONES DE LA JEP:

1. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato.

2. Designar al supervisor del contrato.

3. Certificar y efectuar los pagos causados por EL CONTRATISTA.

4. Entregar la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA,

siempre y cuando no sea obligación del mismo.

5. Todas las demás que resulten necesarias e indispensables para el cabal cumplimiento de los fines del contrato.

3.4 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

El presupuesto oficial asignado para esta contratación asciende a la suma de NOVECIENTOS SESENTA Y CUATRO MILLONES SETECIENTOS TRES MIL SEISCIENTOS CATORCE PESOS MCTE ($964.703.614),

incluido XXX, y todos los gastos, impuestos y erogaciones en que se incurra para la ejecución del contrato, según consta en el Certificado de Disponibilidad.

En cumplimiento del artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, se analiza el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de Riesgo.

El presupuesto asignado para la contratación se obtuvo del estimado de programación de eventos con sus respectivos requerimientos de servicios:

• COMISION. La JEP estimó una comisión de máximo del 6% incluido los impuestos a que haya lugar, determinado con el promedio de la cotización más baja recibida del estudio xx xxxxxxx (cotizaciones que se anexan en la carpeta y se adjunta en la plataforma SECOP II) y el porcentaje de comisión del Contrato de Prestación de Servicios No. 21 de 2018 celebrado entre la JEP y OPTIMA TM S.A.S., y que actualmente se encuentra en ejecución.

• COSTOS DIRECTOS O REEMBOLSABLES. Son los costos que corresponden a todos los insumos necesarios para el buen desarrollo de los eventos como lo son gastos de hoteles, gastos de transporte, alimentación, equipos o ayudas tecnológicas, salones, etc. que se requieran para desarrollar los eventos programados.

DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS
Comisión (máximo 6%)	$ 54.606.034
Costos Directos o Reembolsables	$ 910.100.570
TOTAL	$964.706.604

* El porcentaje de distribución de los recursos, en especial para los costos directos, se ajustará de conformidad con el resultado del proceso de contratación en razón al menor valor de comisión ofertada. La suscripción del contrato será por la totalidad del presupuesto oficial.

El proceso se encuentra respaldado con el Certificado de disponibilidad Presupuestal.

3.5. FORMA DE PAGO:

El valor del contrato será cancelado de la siguiente forma:

COSTOS DIRECTOS O REEMBOLSABLES. Pagos mensuales de los eventos previamente

legalizados con recibo a satisfacción por el supervisor.

EVENTO LEGALIZADOS: Entiéndase acompañado de la relación de gastos y las facturas o comprobantes de egreso por los gastos incurridos por EL CONTRATISTA.

PAGO DE COMISIÓN. Se cancelará mensualmente de acuerdo con los eventos legalizados con recibo a satisfacción por el supervisor.

Aunado al cumplimiento de los requisitos anteriores, EL CONTRATISTA deberá presentar la factura o cuenta de cobro, y acreditar ante el supervisor del contrato el pago a los sistemas de seguridad social integral, salud, pensión, y riesgos laborales, de conformidad con la normatividad vigente.

Todo pago está sujeto a cupo PAC.

DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EL PAGO

• Informe de actividades (si aplica) debidamente firmado por el supervisor y/o interventor de contrato, el apoyo a la supervisión (si aplica) y el contratista.

• Certificado de cumplimiento o acta de recibo a satisfacción expedido por el supervisor del contrato.

• Copia de la planilla de pago de los aportes al régimen de seguridad social, para el periodo cobrado, en proporción al valor mensual del contrato, cuando se trate de personas naturales.

• Certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, que acredite el cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales, ICBF, SENA y cajas de compensación familiar de los últimos seis (6) meses, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o aquella que lo modifique, adicione o complemente, cuando se trate de personas jurídicas.

Nota: (Sólo aplica para régimen común) De conformidad con el Numeral 7° Parágrafo 1° del artículo 499 del Estatuto Tributario, “Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3300 UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente en el Régimen Común”. Por lo anterior los contratistas que para el presente año superen el monto establecido o quienes ya estuvieren inscritos en el Régimen Común, deberán presentar factura de venta, con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA), para cada pago.

3.6. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Será contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución y hasta el 31 de diciembre 2018, o hasta agotar los recursos, lo que primero ocurra.

3.7. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Territorio Nacional.

IV. REQUISITOS HABILITANTES

4.1 REQUISITOS HABILITANTES.

La JEP verificará con el Registro Único de Proponentes el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Esto se hará de acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.5.2 y 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015 y el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente.

FACTORES DE VERIFICACIÓN
Capacidad Jurídica	Cumple/No Cumple
Capacidad Financiera	Cumple/No Cumple
Capacidad Técnica	Cumple/No Cumple

Los requisitos habilitantes serán verificados en el RUP o directamente por la JEP cuando la información no se encuentre completa en éste, para lo cual, los proponentes deberán aportar la información exigida en el artículo 2.2.1.1.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, según sea el caso.

El análisis de los documentos solicitados no da derecho a la asignación de puntaje, pero conducirá a determinar si el proponente CUMPLE o NO CUMPLE con las condiciones para participar, lo cual HABILITA o RECHAZA las propuestas para su evaluación técnica y económica. Se estudiarán y analizarán los requisitos esenciales de orden legal, verificando su estricto cumplimiento, para el efecto se verificarán los siguientes documentos:

4.1.1 CAPACIDAD JURÍDICA.

Para efectos de verificar la capacidad jurídica, el proponente deberá entregar con su oferta los siguientes documentos:

X. XXXXX DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA LA PROPUESTA

La Carta de Presentación debe estar debidamente diligenciada y firmada por el proponente: persona natural, el representante legal para personas jurídicas, persona designada para representarlo en caso de consorcio, unión temporal o apoderado debidamente constituido, evento en el cual se debe anexar el poder debidamente conferido ante notario público o autoridad judicial competente donde se indique expresamente que cuenta con poder para suscribir la propuesta en el monto señalado y en caso de ser beneficiario de la adjudicación, suscribir el contrato respectivo.

En la Carta de Presentación deberá indicarse el nombre del proponente, y de su representante legal

indicando su nombre en forma clara, número de documento de identidad y demás datos requeridos en el

respectivo formato anexo al pliego de condiciones. El oferente deberá anexar fotocopia de la cédula de

ciudadanía de quien suscribe la oferta. Igualmente, en esta carta de presentación, el oferente deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que no se encuentra incurso en las inhabilidades o incompatibilidades para contratar con el Estado, establecidas en la Constitución Política, Ley 80 de 1993.

El proponente cuyo representante legal tenga limitaciones estatutarias para presentar la propuesta y suscribir el contrato, debe incluir en su propuesta el documento que acredite la autorización para participar

en la presente convocatoria, otorgada por el mecanismo de dirección de la empresa, facultado por los estatutos para aprobar esta clase de actos.

En caso de presentación conjunta de la propuesta, la carta de presentación debe estar firmada por el representante legal de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, a menos que se establezca un representante o mandatario común.

APODERADOS: Los Proponentes podrán presentar Ofertas por intermedio de apoderado, evento en el cual deberán anexar el poder otorgado en legal forma, escrito y autenticado en el que se confiera al apoderado, de manera clara y expresa, facultades amplias y suficientes para actuar, obligar y responsabilizar a todos y cada uno de los integrantes en el trámite del presente proceso y en la suscripción del Contrato. El apoderado podrá ser una persona natural o jurídica, pero en todo caso deberá tener domicilio permanente, para efectos de este proceso, en la República de Colombia, y deberá estar facultado para representar conjuntamente al Proponente y a todos los integrantes de la Estructura plural, a efectos de adelantar en su nombre de manera específica las siguientes actividades: (i) formular Oferta para el proceso de selección que trata este Pliego;

(ii) dar respuesta a los requerimientos y aclaraciones que solicite la Entidad en el curso del presente proceso; (iii) recibir las notificaciones a que haya lugar dentro del proceso, incluyendo la de Adjudicación;

(iv) Suscribir en nombre y representación del Adjudicatario el Contrato.

B. DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN (SI APLICA)

Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para presentar propuesta o contratar, debe adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor del presupuesto oficial.

En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, el representante legal de cada una de las personas jurídicas que los integren, si tienen la anterior restricción, deben contar con dicha autorización, hasta por el valor del presupuesto oficial, teniendo en cuenta que la responsabilidad de todos sus integrantes es solidaria, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7º de la Ley 80 de 1993 y en los artículos 1568, 1569 y 1571 del Código Civil.

C. FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL PROPONENTE Y DE QUIEN SUSCRIBA LA CARTA DE PRESENTACIÓN

Si el proponente es una persona natural nacional deberán acreditar su existencia mediante la presentación de copia de su CÉDULA DE CIUDADANÍA válida y si es persona natural extranjera residenciado en Colombia, mediante la copia de la CÉDULA DE EXTRANJERÍA expedida por la autoridad competente.

C. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

El proponente (Persona Xxxxxxxx) deberá presentar el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal o por la autoridad competente que certifique, de acuerdo con la naturaleza del proponente; con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anterior a la fecha fijada para el cierre del proceso, donde conste que de acuerdo con su objeto social se contempla la realización de las actividades objeto del contrato, y que cuenta con la capacidad

jurídica para celebrar y ejecutar contratos.

Además, deberá indicar la duración de la sociedad, la cual no podrá ser inferior a la vigencia del contrato y tres (3) años más.

En caso de consorcio o unión temporal (personas jurídicas), cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado con los requerimientos establecidos anteriormente.

El proponente persona natural singular y los miembros del proponente Plural (personas naturales), deberán anexar copia de la cedula de ciudadanía y Certificado de Matricula Mercantil del establecimiento de comercio según el caso.

En caso de personas naturales que no estén obligadas a inscribirse en el registro mercantil, como es el caso de las profesiones liberales, no deberán acreditar tal requisito.

Si la oferta se presenta a nombre de una sucursal, se deberán anexar los Certificados, tanto de la Sucursal como de la Casa Principal.

Si el proponente es persona jurídica que legalmente no está obligada a registrarse en la Cámara de Comercio, deberá allegar el documento legal idóneo que acredite su existencia y representación o reconocimiento de personería jurídica, con fecha de expedición no mayor a (30) días calendario anterior al cierre del proceso contractual.

En caso de personas extranjeras no inscritas en el registro mercantil o en el registro único de proponentes por no tener domicilio o sucursal en el país, deberán aportar los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la sociedad extranjera en el país de origen. Así mismo, su decisión de establecer negocios en Colombia deberá cumplir con los requisitos señalados en el artículo 472 del Código de Comercio.

Cuando el proponente fuere una persona jurídica sin ánimo de lucro domiciliada en Bogotá, D.C., el proponente deberá presentar el Certificado de inspección, vigilancia y control, con vigencia no mayor a 30 días calendario, expedido por la Subdirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de Personas Jurídicas, sin ánimo de lucro – y/o la Entidad que ejerza el control y vigilancia, la fecha de expedición no puede ser superior a sesenta (60) días hábiles, en el mismo debe constar que la sociedad puede ejercer su objeto social, cumple con los requisitos exigidos y no tiene sanciones o límites a su ejercicio social y se encuentra al día en su documentación. Así mismo, su objeto social debe corresponder al objeto del presente proceso de selección o actividades afines.

Igualmente deberá anexarse la Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la persona jurídica o del apoderado según sea el caso.

Si la Cámara de Comercio a la que se encuentre inscrito hace parte del RUES, la Entidad verificará este requisito por el SECOP II.

D. DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, SI ES LA

CONDICIÓN DEL OFERENTE O PROMESA DE SOCIEDAD FUTURA

Los proponentes que se presenten bajo una de estas modalidades deberán presentar el documento que acredite la conformación del Consorcio o Unión Temporal con el lleno de los requisitos exigidos por el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993.

En el documento de constitución deberá constar la siguiente información:

a) Los proponentes indicarán si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal.

b) En caso de unión temporal deberán señalar los términos y porcentaje de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de LA JEP.

c) Designar la persona que para todos los efectos representará el consorcio o a la unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

d) Indicar el término de duración del consorcio o unión temporal, el cual no podrá ser inferior al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

NOTA 1: Para la presentación de los documentos que se enuncian como requisitos habilitantes jurídicos, cada uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal deberá acompañarlos y/o acreditarlos en forma individual, sin perjuicio del documento de constitución del consorcio o unión temporal.

En los casos en que se conformen sociedades bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el único objeto de presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal, la responsabilidad y sus efectos se regirá por las disposiciones previstas en la ley para los consorcios, por lo tanto, en caso de uniones temporales es obligatorio señalar los términos y porcentaje de participación de cada integrante en la propuesta y en la ejecución del contrato, so pena de ser tomada como consorcio.

NOTA 2: El porcentaje de participación y responsabilidades de los integrantes de la Unión Temporal, en la sumatoria deberá corresponder al 100% de las obligaciones generales, específicas y, productos.

NOTA: PARA PRESENTARSE COMO PROPONENTE PLURAL ES NECESARIO CREAR UN USUARIO EN EL SECOP II PARA EL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL Y PRESENTAR LA PROPUESTA POR MEDIO DEL USUARIO DE LA UNIÓN TEMPORAL, SO PENA QUE LA PROPUESTA NO SEA TENIDA EN CUENTA.

E. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

Para garantizar la seriedad de la oferta, cada oferente debe constituir a favor de la Jurisdicción Especial para la Paz – JEP, NIT 901.140.004-8, garantía de seriedad de la oferta a FAVOR DE ENTIDADES OFICIALES por cualquiera de los métodos admitidos de conformidad con las reglas establecidas por el Decreto 1082 de 2015; si esta es una póliza, deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. El valor de la garantía deberá ser por la suma equivalente al 10% del valor total del presupuesto oficial del proceso, con una vigencia mínima de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre del proceso de selección; en todo caso el amparo de la garantía de seriedad de la oferta deberá extenderse hasta la aprobación de la garantía única de cumplimiento que

ampare la actividad contractual, para lo cual, LA JEP, requerirá a los proponentes para que realicen la ampliación de los plazos de la vigencia, de ser el caso.

Cuando la oferta la presente un Consorcio o Unión Temporal, la garantía debe ser tomada a nombre del Consorcio o Unión Temporal y sus integrantes, en este caso, debe quedar claro en la garantía los integrantes del consorcio o unión temporal y su participación en el mismo.

Si el oferente favorecido con la adjudicación no suscribe el correspondiente contrato, LA JEP, se reserva la facultad, de exigir al oferente clasificado en segundo (2°) lugar, la prórroga de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, hasta la expedición del contrato, y así sucesivamente a los demás oferentes; siempre y cuando, su oferta sea favorable para la JEP.

La NO entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma. Para entender que se ha entregado la garantía, alguno de los elementos de ella deberá permitir inferir que se constituyó para amparar el presente proceso.

F. CERTIFICACIÓN O CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DEL PAGO DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES

Expedida por el Representante Legal o el revisor fiscal en cuanto a que la sociedad se encuentra x xxx y salvo en los últimos seis (6) meses, en el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones, Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, cuando a ello haya lugar.

Si se trata de un consorcio o unión temporal, se deberá allegar la certificación de cumplimiento antes mencionada para cada uno de los miembros.

Cuando el proponente sea persona natural, deberá acreditar los documentos de afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social, anexando copia del pago y planilla donde se relacionen los conceptos cancelados, realizado en el mes inmediatamente anterior a la fecha del cierre del plazo para presentar las ofertas.

Para el caso en que el Oferente tenga un acuerdo de pago vigente, deberá certificar que se encuentra al día con los pagos acordados en el mismo, al mes anterior al cierre.

Nota: Junto con la certificación deberá anexarse copia del documento de identificación del revisor fiscal o contador junto con copia de la tarjeta profesional su vigencia y antecedentes disciplinarios, este certificado deberá tener una vigencia no superior a 3 meses.

G. COPIA DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO DEL PROPONENTE.

En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes deberá aportar este documento.

Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia y las personas naturales sin domicilio en Colombia, no deben presentar el Registro Único Tributario (RUT), toda vez que en él se deben inscribir toda persona natural o jurídica que deba cumplir obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que el adjudicatario sea una persona jurídica extranjera sin sucursal en Colombia o una persona natural sin domicilio en Colombia, ésta

deberá inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT).

X. ANTECEDENTES PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA, POLICÍA NACIONAL, REGISTRO NACIONAL DE MEDIDAS CORRECTIVAS RNMC.

La JEP consultará en la página web de la Procuraduría General de la Nación los antecedentes disciplinarios del proponente; y en la página web de la Contraloría General de la República el Boletín de Responsables Fiscales, así como los antecedentes penales y de policía en la página web de la Policía Nacional.

I. CERTIFICADO VIGENTE DE INSCRIPCIÓN Y CLASIFICACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP)

Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en

Colombia y cuando se trate de Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes, que aspiren a celebrar el o los contratos que se deriven del presente proceso contractual, deberán acreditar su inscripción vigente y en firme en el Registro Único de Proponentes, de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que regulan la materia. Para efectos de la evaluación se tendrá en cuenta lo siguiente: •La fecha de expedición del certificado debe ser no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del presente proceso. •La inscripción en el Registro Único de Proponentes deberá estar vigente y en firme y así probado a más tardar el día límite estipulado para subsanar los requisitos habilitantes; En caso que la Inscripción en el Registro Único de Proponentes no se encuentre vigente y en firme hasta el término de traslado del informe de evaluación, la propuesta será RECHAZADA.

Si la Cámara de Comercio a la que se encuentre inscrito hace parte del RUES, la Entidad verificará este requisito por el SECOP II.

J. CERTIFICACIÓN DONDE SE ACREDITE SI CUENTA CON PERSONAL DISCAPACITADO Y CONDICIÓN DE MYPIME

Para efectos de los factores de desempate de que trata el artículo 2.2.1.1.2.2.9. Numeral 4, el proponente debe acreditar que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997, circunstancia que se acredita con el certificado expedido por la Oficina del Trabajo de la respectiva zona con las constancias firmadas por el representante legal y/o por el revisor fiscal en la que conste la contratación del personal por lo menos con un (1) año de anterioridad y la condición de mantenerlo por un lapso igual al de la contratación.

En el caso de consorcios, uniones temporales cada uno de los integrantes que tenga esta condición, debe acreditarla.

Para los efectos de desempate y en el caso de consorcio, unión temporal se tendrán en cuenta la participación y el aporte de experiencia de que trata el artículo 2.2.1.1.2.2.9 numeral 4 del Decreto 1082 de 2015.

EN CASO, DE NO APORTAR CON LA PROPUESTA LA CERTIFICACIÓN QUE ACREDITE LA CONDICIÓN ANTERIOR, SE PRESUMIRÁ QUE EL PROPONENTE NO CUENTA CON PERSONAL EN

CONDICIÓN DISCAPACIDAD SUPERIOR AL 10% EN SU NÓMINA, POR LO TANTO, AL NO ADJUNTAR EL DOCUMENTO O CERTIFICACIÓN ASUME Y ACEPTA EL RIESGO CON LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA EN CASO DE PRESENTARSE UN EMPATE Y DETERMINAR EL ORDEN DE ELEGIBILIDAD.

Por su parte, la condición de MYPIME nacional para efectos de desempate de que trata el numeral 3 del artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082 de 2015, se debe acreditar mediante RUP.

K. FOTOCOPIA TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR PÚBLICO O DEL REVISOR FISCAL, CUANDO EN LA PROPUESTA SE ANEXEN DOCUMENTOS SUSCRITOS POR EL REVISOR FISCAL O UN CONTADOR PÙBLICO

La fotocopia aportada deberá ser legible, ir acompañada por el certificado de vigencia de la junta central de contadores y ser concordante con el contador o revisor fiscal que firma los documentos que soportan la propuesta presentada por el proponente. En los casos en que el proponente presente la tarjeta profesional de contador diferente al que firma los documentos de la oferta se entenderá que no se aportó la fotocopia de la tarjeta profesional. El revisor fiscal que firme los documentos aportados en la oferta deberá ser el registrado en el certificado de existencia y representación.

M. PROPONENTE EXTRANJERO

Conforme al artículo 20 de la Ley 80 de 1993. “En los procesos de contratación estatal se concederá al proponente de bienes y servicios de origen extranjero, el mismo tratamiento y en las mismas condiciones, requisitos, procedimientos y criterios de adjudicación que el tratamiento concedido al nacional, exclusivamente bajo el principio de reciprocidad. Se entiende por principio de reciprocidad, el compromiso adquirido por otro país, mediante acuerdo, tratado o convenio celebrado con Colombia, en el sentido de que a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les concederá en ese país el mismo tratamiento otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones, requisitos, procedimientos y criterios para la adjudicación de los contratos celebrados con el sector público. Parágrafo 1°. El Gobierno Nacional, en los acuerdos, tratados o convenios que celebre para estos efectos, deberá establecer todos los mecanismos necesarios para hacer cumplir el tratamiento igualitario entre el nacional y el extranjero tanto en Colombia como en el territorio del país con quien se celebre el mencionado acuerdo, convenio o tratado. Parágrafo 2°. Cuando para los efectos previstos en este artículo no se hubiere celebrado acuerdo, tratado o convenio, los proponentes de bienes y servicios de origen extranjero podrán participar en los procesos de contratación en las mismas condiciones y con los mismos requisitos exigidos a los nacionales colombianos, siempre y cuando en sus respectivos países los proponentes de bienes y servicios de origen colombiano gocen de iguales oportunidades. El Gobierno Nacional establecerá los mecanismos para asegurar el cumplimiento de la reciprocidad prevista en este parágrafo.”

En todos los casos, deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior con el propósito de que puedan obrar como prueba conforme a lo dispuesto en el artículo 251 del Código General del Proceso, y las demás normas concordantes vigentes.

Persona Natural Nacional sin Domicilio en Colombia

Además de anexar la Cédula de Ciudadanía Colombiana deberá anexar una declaración juramentada en la que manifieste que se encuentra domiciliada en el extranjero.

Las personas naturales sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el país un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del presente proceso de selección, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el presente documento, así como para representarla judicial o extrajudicialmente.

Persona Natural Extranjera sin Domicilio en Colombia

La persona natural sin domicilio en Colombia acreditará su existencia mediante la presentación de copia de su pasaporte.

Persona Jurídica de Origen Extranjero sin Sucursal en Colombia

La capacidad jurídica de las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia se acredita mediante los documentos previstos por la legislación del país de origen, los cuales deben aportarse al Proceso de Contratación.

Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio no anterior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de la Oferta, en el cual conste su existencia, fecha de constitución, objeto, duración (la duración de esta sociedad debe ser por lo menos por la vigencia del contrato y un año más), nombre representante legal, o nombre de la persona que tenga la capacidad de comprometerla jurídicamente, y sus facultades, señalando expresamente que el representante no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, o aportando la autorización o documento correspondiente del órgano directo que lo faculta. PARÁGRAFO: Es necesario anexar el documento que haga las veces de identificación tributaria.

Acreditar que su objeto social le permite desarrollar el objeto del contrato a celebrarse, teniendo en cuenta a estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.

Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el país un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del presente proceso de selección, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el presente pliego de condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente.

El poder que otorga las facultades, en caso de ser expedido en el exterior, deberá cumplir todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior con el propósito que puedan obrar como prueba.

Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en consorcio o unión temporal, y en tal caso bastará para todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del consorcio o unión temporal.

NOTA: En caso de adjudicársele el contrato deberá constituir una sucursal en Colombia.

4.1.2. CAPACIDAD FINANCIERA

Para la verificación de la situación financiera del proponente y de conformidad con lo establecido por el Decreto 1082 de 2015, se solicita allegar el registro RUP actualizado con la información financiera a 31 de diciembre de 2017, emitido por la Cámara de Comercio y con fecha de expedición no mayor de 30 días. Todos los proponentes, sean personas naturales, jurídicas, sociedades unipersonales, consorcios y/o uniones temporales, deberán cumplir con los siguientes índices financieros:

INDICADOR

MARGEN SOLICITADO

INDICE DE LIQUIDEZ.

Fórmula: Activo corriente/pasivo corriente.

Mayor o igual a 1,5

INDICE DE ENDEUDAMIENTO.

Formula: Nivel de endeudamiento = Pasivo total /activo total

*100

Menor o igual al 65%

RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES

Fórmula: Cobertura de intereses = Utilidad Operacional

/Gastos de Intereses.

Mayor o igual a 1,5

CAPITAL DE TRABAJO

Fórmula: Activos corrientes – Pasivos corrientes

Mayo o igual al 20%

NOTAS:

• En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los indicadores requeridos, deberá cumplirse por lo menos por uno de sus integrantes.

• Si en alguno de los Indicadores relacionados anteriormente se determina que el Proponente no se encuentra dentro de los parámetros establecidos, la evaluación para los requisitos financieros será “NO CUMPLE”.

• En todo caso para el cálculo de los indicadores financieros, la entidad sólo tendrá en cuenta la información financiera relacionada en el Registro Único de Proponentes que se encuentre vigente a la fecha de cierre del presente proceso de selección.

• Los datos y cifras reflejados en el RUP, declaración xx xxxxx y estados financieros y demás información financiera solicitada deberán ser tomados fielmente de los libros de contabilidad como lo indica la normatividad vigente, para lo cual no deberá presentar inconsistencias.

4.1.2.1 CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

La verificación de la capacidad de organización ser realizará de conformidad con el Artículo 2.2.1.1.1.5.3 Numeral 4 del Decreto 1082 de 2015, se medirá el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de los activos, así:

ÍNDICE

FÓRMULA

NIVEL

Rentabilidad del Patrimonio

(Utilidad operacional / Patrimonio)

*100

Mayor o igual a 1%

Rentabilidad del Activo

(Utilidad Operacional / Activo Total)

*100

Mayor o igual a 1%

Este aspecto no otorgará puntaje, pero habilitará o deshabilitará la propuesta para la verificación de la capacidad financiera, experiencia, evaluación técnica. Se evaluará con CUMPLE O NO CUMPLE.

Para el caso de los consorcios o uniones temporales, por lo menos uno de sus integrantes deberá cumplir con este requisito.

Para efectos de verificar la capacidad financiera, el proponente deberá entregar con su Oferta los siguientes documentos:

a. Proponentes con información vigente en el RUP.

Todos los proponentes que demuestren interés en el presente proceso de contratación deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes (RUP) con el fin de que la entidad realice la verificación de los requisitos habilitantes de carácter financiero de conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 y el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019

de 2012.

b. Proponentes personas extranjeras no inscritas en el registro único de proponentes.

Las personas naturales y jurídicas, o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en Procesos de Contratación convocados por las Entidades deben inscritas en el RUP, salvo excepciones previstas de forma taxativa en ley (artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015.

c. Proponentes consorcios o uniones temporales.

En el caso de los consorcios o uniones temporales, los integrantes deberán presentar cada uno su correspondiente Certificado de inscripción, calificación y clasificación en el RUP.

Para el cálculo de los indicadores se sumará la certificación presentada para cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, y del resultado se calculará el indicador respectivo para el año solicitado.

El RUP del proponente o de los integrantes del proponente en Consorcio o Unión temporal deberá estar vigente al momento de la presentación de la propuesta, de conformidad con lo establecido en la ley.

4.1.3 CAPACIDAD TÉCNICA.

4.1.3.1 CLASIFICACIÓN DEL PROPONENTE EN EL RUP:

El proponente singular persona natural o jurídica y los miembros del consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura, deberán registrar en el RUP los contratos que hayan suscrito y ejecutado para prestar los bienes y servicios que pretenden ofrecer, dichos contratos ejecutados para contabilizar la experiencia deberán encontrarse contenidos en al menos uno (01) de los siguientes Códigos de Clasificación de Bienes y Servicios, hasta el tercer nivel, expresado su valor en SMMLV. De igual manera se debe anexar las certificaciones de los contratos ejecutados con entidades públicas y/o privadas.

Clasificación UNSPSC	Segmento	Familia	Clase
80141600	Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos	Comercialización y distribución	Actividades de ventas y promoción de negocios
78111800	Servicios de transporte almacenaje y correo	Transporte de pasajeros	Transporte de pasajeros por carretera
90101600	Servicios de viajes, alimentación alojamiento y entretenimiento	Restaurante y catering (servicios de comidas y bebidas)	Servicios de banquetes y catering
90111500	Servicios de viajes, alimentación alojamiento y entretenimiento	Instalaciones hoteleras, alojamientos y centros de encuentro	Hoteles y moteles y pensiones
90111600	Servicios de Viajes, alimentación alojamiento y entretenimiento	Instalaciones hoteleras, alojamientos y centros de encuentro	Facilidades para encuentros
80141900	Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos	Comercialización y distribución	Exhibiciones y ferias comerciales

4.1.3.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE (FORMATO NO. 4)

Para efectos de la acreditación de la experiencia el proponente persona natural o jurídica y cada uno de

los integrantes del consorcio o unión temporal, deberán acreditar la experiencia requerida en el Registro Único de Proponentes así:

El proponente debe presentar máximo tres (3) certificaciones de contratos suscritos, iniciados ejecutados y terminados con anterioridad al cierre del proceso de selección, que guarde relación con el objeto contractual, es decir cuyo objeto y/o actividades desarrolladas correspondan a ADMINISTRACIÓN, ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACCIONES LOGÍSTICAS PARA LA REALIZACIÓN DE

EVENTOS, y cuyo valor sumado sea igual o superior al Presupuesto Oficial Establecido para el proceso.

Adicional deberá demostrarse, con la sumatoria de las certificaciones aportadas, que se han atendido eventos con una participación mayor a 2.000 personas. Al menos una de las certificaciones aportadas, deberá corresponder a un evento realizado en una ciudad diferente a Bogotá, con una participación mínima de 150 personas.

Nota 1: Para el efecto de traducir el valor del contrato en salarios mínimos mensuales legales vigentes, se tendrá en cuenta el valor xxx xxxxxxx mínimo de la fecha de suscripción del contrato que se pretenda acreditar.

Salarios Mínimos por año Valor mensual

ENERO 1º. de 2009 a DICIEMBRE 31 de 2009 496.900,00

ENERO 1º. de 2010 a DICIEMBRE 31 de 2010 515.000,00

ENERO 1º de 2011 a DICIEMBRE 31 de 2011 535.600,00

ENERO 1º de 2012 a DICIEMBRE 31 de 2012 566.700,00

ENERO 1º de 2013 a DICIEMBRE 31 de 2013 589.500,00

ENERO 1º de 2014 a DICIEMBRE 31 de 2014 616.000,00

ENERO 1º de 2015 a DICIEMBRE 31 de 2015 644.350,00

ENERO 1º de 2016 a DICIEMBRE 31 de 2016 689.454,00

ENERO 1º de 2017 a DICIEMBRE 31 de 2017 737.717,00

ENERO 1º de 2018 a DICIEMBRE 31 de 2018 781.242,00

1: Cada uno de los integrantes de los consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura, deberán acreditar al menos un contrato, con las mismas condiciones expuestas y en conjunto deberán acreditar máximo la cantidad dispuesta anteriormente.

2: La experiencia del oferente plural corresponde a la suma de la experiencia que acredite cada uno de los integrantes del oferente plural.

3: Cuando un oferente adquiera experiencia en un contrato como integrante de un contratista plural, la experiencia derivada de ese contrato corresponde a la ponderación del valor de contrato por el porcentaje de participación.

4: Para aquellas personas naturales o jurídicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en Colombia, que estén excluidos de forma taxativa de acuerdo a la ley para realizar la inscripción en el RUP, deben acreditar que cumplen con los requisitos habilitantes.

5: En caso de que la entidad requiera información adicional para corroborar la acreditación de la experiencia, solicitará la documentación que considere pertinente para su verificación.

Notas a la acreditación de experiencia:

Teniendo en cuenta que en el RUP no se indica la totalidad de la información requerida para acreditar los requisitos de la experiencia, el proponente deberá allegar la documentación soporte a efectos de acreditar los datos que no están soportados en el RUP y la Certificación, en caso que la certificación no permita verificar la información El Proponente deberá anexar a la propuesta copia del contrato o de los documentos soportes que sean del caso, que permita tomar claramente la información que falte en la certificación.

Para la verificación de este requisito, el proponente deberá indicar en la propuesta, cuál de los contratos certificados en el Registro Único de Proponentes (RUP) deben ser tenidos en cuenta por la entidad con el fin de ser habilitado.

• En caso que los SMMLV no coincida entre la información consignada en el FORMATO EXPERIENCIA y el RUP, se tomará el valor registrado en el RUP.

• En caso que el consecutivo del RUP registrado en EL FORMATO EXPERIENCIA no coincida con el RUP se solicitará aclaración al proponente sobre el número de consecutivo correcto.

Los contratos con los cuales se verificará la experiencia deben estar registrados en el RUP, por lo que el oferente deberá indicar cuál o cuáles de ellos serán los que LA JEP tendrá en cuenta para la verificación de la experiencia mínima, El o los contratos no registrados en el RUP no serán válidos para soportar la experiencia.

Contenido mínimo de las Certificaciones de contratos:

i. Nombre de la entidad contratista y contratante. Debe tratarse de personas naturales o jurídicas, pertenecientes al sector público o privado.

ii. Objeto del contrato. Debe corresponder al objeto a contratar.

iii. Vigencia del Contrato. Indicando fecha de inicio de la ejecución y terminación.

iv. Valor total del contrato: Deberá indicarse el valor total de cada contrato, incluidas las adiciones que pudieron presentarse durante su ejecución.

v. Dirección y teléfono de la entidad o empresa contratante. vi. Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año) vii. Cargo y firma de quien expide la certificación

viii. Porcentaje de participación en caso de Consorcio o Unión Temporal.

ix. Si el contrato fue objeto de cesión o recibido en cesión, la certificación debe indicar fecha de la cesión y el porcentaje ejecutado por cedente y cesionario.

• No se aceptarán auto certificaciones. Las certificaciones sobre la experiencia del proponente deben ser suscritas por el representante legal o la persona autorizada para el efecto, de la empresa o entidad contratante.

• No serán válidas las certificaciones expedidas por grupos empresariales o empresas en situación de control, expedidas desde casa matriz o empresa controlante a sucursal, filial, subsidiaria, asociada o controlada. Para aportar a la oferta certificaciones de contratos ejecutados entre empresas de un mismo grupo o en situación de control, la certificación deberá estar firmada por el representante legal del cliente final o persona facultada, para ser calificada como válida.

• No se tendrán en cuenta, ni serán objeto de verificación los contratos ejecutados en la modalidad de subcontratación.

4.1.3.3 CERTIFICACIÓN REGISTRO NACIONAL DE TURISMO OPC

Cuando se trate de proponente singular o plural deberán allegar copia del Registro Nacional de Turismo y su certificado de actualización como operador profesional de congresos, ferias y convenciones expedido por el Ministerio de Comercio, Industria Turismo, vigente a la fecha de cierre del proceso de selección, de conformidad con lo establecido en la Ley 300 de 1996, el artículo 12 de la Ley 1101 de 2006 y la Ley 1558 de 2012. En el caso de estructuras plurales proponentes se deberá allegar el registro de cada uno de sus integrantes

4.1.3.4 ALIANZAS ESTRATÉGICAS

El proponente deberá presentar los documentos que acrediten la existencia y suscripción de una Alianza Estratégica con una (1) agencia de viajes, con cubrimiento nacional y, un (1) hotel en la ciudad de Bogotá que brinde a LA JEP tarifas especiales.

Para el caso de acreditar la alianza estratégica, LA JEP lo verificará a través de certificación escrita, suscrita por el representante legal de la agencia u hotel aliado del proponente, en la que manifieste la existencia de una alianza estratégica y en donde indique de manera expresa que otorgará tarifas especiales y/o descuentos por volumen a LA JEP en caso de requerir sus servicios.

Al menos uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá presentar en la oferta las Alianzas Estratégicas exigidas anteriormente.

4.3.3.5 COMPROMISO CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES

El oferente deberá aportar junto con los requisitos enunciados anteriormente el FORMATO N° 5

COMPROMISO CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES como requisito habilitante técnico.

El proponente deberá disponer, en caso de que sea seleccionado, de todo el personal técnico, administrativo y de apoyo necesario para el desarrollo del contrato en general con la experiencia y capacidad suficiente para adelantar la ejecución, lo cual no implica un valor adicional del contrato.

V. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y ADJUDICACIÓN FACTORES DE EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN

De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015, se entenderá por el ofrecimiento más favorable lo siguiente:

Ofrecimiento más favorable: La Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.

En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio, Si la Entidad Estatal decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones:

1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

4. El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

La Entidad Estatal debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo.

La Entidad Estatal debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo-beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido.

A continuación, se relacionan los siguientes criterios que permiten la escogencia del ofrecimiento más favorable para la Entidad.

Con el fin de garantizar la selección de la oferta u ofertas más favorables para la JEP y para el fin que se pretende satisfacer con la licitación pública, se tendrá en cuenta el precio y la calidad, en la forma en que se expresa a continuación:

Factor	Puntaje Máximo
Propuesta Económica	490
Valores Agregados	400
Apoyo a la Industria Nacional	100
Xxxxxxx para proponentes con trabajadores con discapacidad	10
TOTAL	1000 puntos

Los factores de escogencia y calificación corresponden a todos los aspectos técnicos que otorgan puntaje, y su evaluación estará a cargo del Comité Evaluador de la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP, con base en la revisión de las certificaciones y demás documentos de carácter técnico presentados por los proponentes, de la siguiente manera:

5.2.1 PROPUESTA ECONÓMICA (490 PUNTOS)

El proponente deberá presentar y diligenciar la oferta económica electrónica a través del SECOP II”, certificando bajo la gravedad del juramento que toda la información que registra en el formato es veraz. En dicho formulario presentará: el porcentaje de la comisión de eventos expresado en números enteros con máximo dos decimales que ofrece cobrar por la ejecución del contrato, y este no podrá ser mayor al 6%, según lo estimado por LA JEP.

El porcentaje propuesto corresponde a la comisión del contratista y esta debe incluir IVA y estará sujeta a todos los impuestos y retenciones a que haya lugar.

Los costos y gastos en que incurran los oferentes para la elaboración y presentación de las propuestas serán de su propia cuenta y riesgo. LA JEP no reconocerá ni reembolsará ningún valor por este concepto.

Con las propuestas hábiles, que son aquellas que cumplen con todos los requisitos exigidos en los presentes pliegos, se aplicará la formula indicada más adelante.

Se procederá a realizar la evaluación económica de las propuestas y la asignación de puntajes, para el porcentaje de la comisión de eventos de acuerdo con el siguiente procedimiento:

• DETERMINACIÓN DEL MÉTODO PARA LA PONDERACIÓN DEL FACTOR ECONÓMICO.

Se seleccionará el método de ponderación de la Propuesta económica de acuerdo con los métodos que se nombran a continuación:

NUMERO	METODO
1	MEDIA ARITMETICA
2	MEDIA ARITMETICA ALTA
3	MEDIA GEOMETRICA CON PRESUPUESTO OFICIAL

Para la determinación del método se tomarán los primeros dos dígitos decimales de la TRM que rija el día hábil siguiente a la fecha prevista para el cierre del proceso. El método debe ser escogido de acuerdo a los rangos establecidos en la tabla que se presenta a continuación.

Se determinará el método de acuerdo a los rangos establecidos en el cuadro que se presenta a continuación. Esta TRM se tomará del sitio web del Banco de la República de Colombia, xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxxx- estadisticas/see_ts_cam.htm#trm.

RANGO (INCLUSIVE)	NUMERO	METODO
DE 0.00 A 0.33	1	MEDIA ARITMETICA
DE 0.34 A 0.67	2	MEDIA ARITMETICA ALTA
DE 0.68 A 0.99	3	MEDIA GEOMETRICA CON PRESUPUESTO OFICIAL

• MEDIA ARITMÉTICA.

Consiste en la determinación del promedio aritmético de las Ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicho promedio aritmético, como resultado de aplicar las siguientes fórmulas:

̅ = Media aritmética.

= Valor de la oferta i sin decimales

n = Número total de las Ofertas válidas presentadas

Obtenida la media aritmética se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente fórmula.

Donde,

̅̅ = Media aritmética.

= Valor total de cada una de las Ofertas i, sin decimales. i = Número de oferta.

En el caso de ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética se tomará el valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

Las Propuestas que no estén definidas como Hábiles no se les tendrá en cuenta puntaje alguno, por concepto de Apoyo a la Industria Nacional y Factor de Calidad.

• MEDIA ARITMETICA ALTA.

Consiste en la determinación de la media aritmética entre el valor total sin decimales de la Oferta válida más alta y el promedio aritmético de las Ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicha media aritmética, como resultado de aplicar las siguientes fórmulas:

Donde,

̅ = Media aritmética alta

= Valor total sin decimales de la oferta más alta

̅ = Promedio aritmético de las ofertas válidas

Obtenida la media aritmética alta se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente fórmula:

Donde,

̅ = Media aritmética alta

= Valor total sin decimales de cada una de las Ofertas i i = Número de oferta

En el caso de Ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética alta se tomara el valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética alta y el valor de la Oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

Los factores de las propuestas que no estén definidas como válidas no se les tendrá en cuenta puntaje alguno, por concepto de Apoyo a la Industria Nacional y Factor de Calidad.

• MEDIA GEOMÉTRICA

Consiste en establecer la media geométrica de las Ofertas válidas y el presupuesto oficial un número determinado de veces y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas a dicha media geométrica, como resultado de aplicar las fórmulas que se indican en seguida.

Para el cálculo de la media geométrica con presupuesto oficial se tendrá en cuenta el número de Ofertas válidas y se incluirá el presupuesto oficial del Proceso de Contratación en el cálculo tantas veces como se indica en el siguiente cuadro:

Y así sucesivamente, por cada tres Ofertas válidas se incluirá una vez el presupuesto oficial del presente Proceso de Contratación.

Posteriormente, se determinará la media geométrica con la inclusión del presupuesto oficial de acuerdo a lo establecido en el cuadro anterior, mediante la siguiente fórmula:

Donde,

= Media geométrica con presupuesto oficial.

= Número de veces que se incluye el presupuesto oficial (PO).

= Número de Ofertas válidas.

= Presupuesto oficial del Proceso de Contratación.

= Valor de la oferta económica sin decimales del Proponente i.

Establecida la media geométrica se procederá a determinar el puntaje para cada Proponente mediante el siguiente procedimiento:

Dónde:

= Media geométrica con presupuesto oficial.

= Valor total sin decimales de cada una de las Ofertas i i = Número de oferta.

En el caso de Ofertas económicas con valores mayores a la media geométrica con presupuesto oficial se tomará el valor absoluto de la diferencia entre la media geométrica con presupuesto oficial y el valor de la oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

5.2 VALORES AGREGADOS (400 PUNTOS)

El proponente que aporte certificación bajo la gravedad de juramento, en la que ofrezca como valor agregado sin costo adicional para LA JEP, los elementos relacionados en la siguiente tabla, obtendrá dicha ponderación:

VALORES AGREGADOS	PUNTAJE
• Veinticinco (25) porta pendones en araña de 2X1 metros, estructura en aluminio, desarmable, liviano, estuche en tela, con impresión digital de 1440 dpi, sobre blackout mate 14oz. Impresión según diseño oficial de la JEP, entregado por la JEP. • Diez (10) porta pendones en araña de 2X1 metros, estructura en aluminio, desarmable, liviano, estuche en tela, con impresión digital de 1440 dpi, sobre blackout mate 14oz. Impresión según diseño oficial de la Unidad de Investigación y Acusación, entregado por la JEP.	250
• Veinticinco (25) chalecos en drill color gris con el nombre de la entidad en la parte trasera bordado (verde) y en la parte delantera en logo bordado, talla M y L, cremallera y 3 bolsillos. • Veinticinco (25) cachuchas en drill color gris con el logo de la JEP bordado con herraje metálico para graduar. Los diseños serán entregados por la JEP.	150
TOTAL	400 puntos

En todo caso se aclara que en el evento que el adjudicatario del proceso haya ofertado por este concepto, en los eventos cuyo número de asistentes sea superior a 100, deberá garantizar para los primeros 100 asistentes su ofrecimiento sin costo para la entidad.

Si el proponente no aporta las certificaciones en la propuesta, deberá entenderse que el puntaje obtenido corresponde a cero (0) puntos

Para el efecto puede diligenciarse el FORMATO No. 6 VALORES AGREGADOS.

5.3 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100 PUNTOS)

En cumplimiento de lo señalado en la Ley 816 de 2003 “por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública” y en aplicación de lo establecido en el artículo 2.2.1.2.4.2.1 del Decreto 1082 de 2015, se otorgarán los siguientes puntajes:

CRITERIO	PUNTAJE
Servicios de origen nacional	100
Servicios de origen nacional y extranjero	* 80
Servicios de origen extranjero	50
TOTAL, MÁXIMO	100

*Este puntaje se otorgará siempre y cuando el recurso humano de origen nacional para atender el desarrollo de la ejecución del contrato sea mínimo del 60%, lo cual deberá manifestarse en la correspondiente oferta expresamente.

Se tendrán como servicios de origen nacional, aquellos prestados por empresas constituidas de acuerdo a la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia. Lo anterior será verificado en el Registro Único de Proponentes para personas jurídicas, o con la copia de la cédula de ciudadanía o de extranjería, si es el caso.

Así mismo, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. Dicho tratamiento será verificado en la Página Web de Colombia Compra Eficiente.

5.4 Puntaje para proponentes con trabajadores con discapacidad (10 puntos)

Se otorgará hasta 10 Puntos, a los proponentes que acrediten la vinculación de trabajadores con discapacidad en su planta de personal, de acuerdo con los siguientes requisitos:
	1. La persona natural, el representante legal de la persona jurídica o el revisor fiscal, según corresponda, certificará el número total de trabajadores vinculados a la planta de personal del proponente o sus integrantes a la fecha de cierre del proceso de selección.

	2. Acreditar el número mínimo de personas con discapacidad en su planta de personal, de conformidad con lo señalado en el certificado expedido por el Ministerio de Trabajo, el cual deberá estar vigente a la fecha de cierre del proceso de selección.

	Verificados los anteriores requisitos, se asignará 10 Puntos a quienes acrediten el número mínimo de trabajadores con discapacidad, señalados a continuación:

	Número total de trabajadores de la planta de personal del proponente	Número mínimo de trabajadores con discapacidad exigido
	Entre 1 y 30	1
	Entre 31 y 100	2
	Entre 101 y 150	3
	Entre 151 y 200	4
	Más de 200	5
Parágrafo. Para efectos de lo señalado anteriormente, si la oferta es presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, se tendrá en cuenta la planta de personal del integrante del proponente plural que aporte como mínimo el cuarenta por ciento (40%) de la experiencia requerida para la respectiva

contratación.

5.5 ORDEN DE ELEGIBILIDAD

Se establecerá el orden de elegibilidad de los proponentes, ordenando las propuestas según el puntaje total obtenido por las mismas, de mayor a menor y se asignará el primer puesto en el orden de elegibilidad al mayor puntaje, el segundo al siguiente, y así sucesivamente.

La valoración de las propuestas surtida conforme con lo previsto en los numerales anteriores será objeto del informe de evaluación, del cual se dará traslado a los diferentes proponentes.

5.6 CRITERIOS DE DESEMPATE.

De acuerdo al artículo 2.2.1.1.2.2.9 de Decreto 1082 de 2015, el cual determina que en el caso de que el empate subsista luego de la priorización de los factores de escogencia y calificación establecidos en el Pliego de Condiciones del Proceso de Contratación, serán aplicados los siguientes criterios de preferencia en el siguiente orden:

a) En caso de empate, se preferirá al oferente que obtenga el mayor puntaje en el criterio técnico.

b) En caso de persistir el empate, se preferirá al oferente que obtenga el mayor puntaje en el criterio económico.

c) Xx persiste se preferirá el proponente o proponentes que obtengan el mayor puntaje en apoyo a la industria nacional.

d) En caso de persistir el empate, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

e) Si persiste el empate se preferirá la oferta presentada por una Mipyme nacional.

f) De continuar el empate se preferirá la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

g) Si persiste el empate preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

h) Utilizar el método aleatorio para seleccionar el oferente así: Mediante sorteo por balotas, para lo cual se citará oportunamente a los Representantes Legales (o delegados debidamente facultados) de las propuestas empatadas, quienes procederán a escoger las balotas, las cuales se numerarán de acuerdo a la cantidad de proponentes.

En primer lugar se realizará un sorteo para establecer cuál será el orden en que cada proponente escogerá la balota.

Realizado este primer sorteo los proponentes procederán a escoger balota en el orden que se haya determinado y se adjudicará el proceso de selección al proponente que saque la balota con el número mayor y cuyo resultado es aceptado de antemano por los proponentes involucrados en el empate sin lugar a reclamación alguna.

VI. OFERTA

6.1 PRESENTACIÓN

Los Proponentes deben presentar sus Ofertas por SECOP II; acompañadas de los anexos correspondientes y de la garantía de seriedad de la Oferta.

Presentación de la propuesta a través del SECOP II:

Si el proponente presenta con su propuesta documentos que han perdido legibilidad o claridad, la JEP podrá solicitar las aclaraciones o explicaciones sobre dichos documentos, los cuales deberán ser allegados por los proponentes dentro del término que al efecto sea fijado, so pena del rechazo de la propuesta.

El valor de la propuesta económica deberá incluir todos los costos directos e indirectos para la completa y adecuada ejecución del contrato objeto del presente proceso de selección.

La presentación de la Oferta implica la aceptación por parte del Proponente de la distribución de Riesgos efectuada en el Pliego de Condiciones.

Una vez vencido el plazo para presentar Ofertas, la Jurisdicción Especial para la Paz, abrirá las ofertas tal como lo indica el SECOP II.

No se admitirá la presentación de propuestas parciales, esto es, las presentadas por una parte del objeto del Contrato.

Los proponentes no pueden presentar alternativas técnicas y económicas.

Incurrirá en causal de RECHAZO la oferta, cuando se presente propuesta alternativa condicionada a la adjudicación del contrato.

Solamente en caso de indisponibilidad del SECOP II, se deberán enviar las propuestas al correo electrónico: xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx; para lo cual, tanto proveedores como entidad estatal seguirán el procedimiento de la guía para actuar en caso de indisponibilidad del SECOP II de Colombia Compra Eficiente.

6.2 VALIDEZ DE LAS OFERTAS

La Oferta debe tener una validez de 90 días, contados a partir de su presentación. En el caso de una suspensión que supere este término, la JEP solicitará la ampliación de la oferta al proponente por un término igual a la suspensión.

6.3 RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN

Los Proponentes son responsables de advertir si la información presentada en la Oferta contiene información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, debiendo indicar tal calidad y expresar las normas legales que le sirven de fundamento.

La JEP, mantendrá la reserva de la información en el Proceso de Contratación frente a terceros. LA JEP se

reserva el derecho de revelar dicha información a sus agentes o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.

La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las Ofertas, no puede ser revelada a los proponentes ni a terceros hasta que LA JEP, comunique que el informe de evaluación se encuentra disponible para que los Proponentes presenten las observaciones correspondientes.

6.4. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Los Proponentes que hayan acreditado los requisitos habilitantes de que trata la sección IV serán evaluadas, de acuerdo con lo establecido en la sección V.

6.5. RECHAZO

En adición a otras causas previstas por la ley, La JEP, rechazará las Ofertas presentadas por los Proponentes que:

a. Cuando no se cumplan los requisitos habilitantes o cuando no se subsanen los mismos durante el término para subsanar establecido en la Ley.

b. Cuando el proponente o uno de los miembros del Consorcio o de la Unión temporal, se encuentre incurso en las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la constitución o la ley.

c. La presentación de varias propuestas para un proceso por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona, o la participación de una misma persona en más de una propuesta para un mismo proceso.

d. Cuando un proponente haga parte directa o indirectamente de dos o más consorcios o uniones temporales.

e. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse.

f. Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación.

g. Cuando LA JEP, compruebe que la propuesta contiene información o documentos que no guardan correspondencia con lo solicitada, previa verificación de la información correspondiente.

h. Cuando la propuesta se presente en forma parcial o extemporánea, o se radique en un medio distinto al SECOP II.

i. Cuando la oferta económica (comisión) no se encuentre en los rangos establecidos, o no se anexe propuesta económica.

j. Cuando no se manifieste interés o no encontrarse en el listado de máximo 10 oferentes resultantes del sorteo de consolidación.

k. Si la Entidad comprueba el incumplimiento del oferente o de sus representantes o empleados por hechos constitutivos de corrupción durante el proceso de selección. Si esta comprobación se da con posterioridad a la adjudicación, La JEP, podrá dar por terminado de manera anticipada el contrato por causa imputable al contratista, haciendo aplicables todas las consecuencias previstas para esta situación.

l. Cuando no coincida la información diligenciada en los formatos con la información de los documentos soporte solicitados como aclaración por parte de LA JEP. LA JEP, entiende que la información no coincide cuando no exista correspondencia entre la información contenida en el documento soporte frente a la relacionada por el proponente en los respectivos formatos.

m. Cuando el proponente o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal se encuentre reportado en el boletín de responsables fiscales que expide la Contraloría General de la República.

n. Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados o alterados tendientes a inducir a error a la Administración.

o. Las demás establecidas en la normatividad vigente y previstas en este pliego de condiciones.

VII. ACUERDOS COMERCIALES

En cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 y de conformidad con lo contenido en la Regla 2 literal D) del manual para el manejo de acuerdos comerciales en proceso de contratación de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE que a letra dice: “Si la Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto oficial del Proceso de Contratación es inferior al valor a partir del cual el Acuerdo Comercial es aplicable, el Proceso de Contratación no está cubierto y en consecuencia, NO es necesario hacer análisis adicional alguno”.

En virtud de lo anterior, se determina que el presente proceso de selección no está cobijado por acuerdo comercial alguno y no se encuentra limitado a MiPymes nacionales.

VIII. RIESGOS

De conformidad con lo establecido en el Artículo 4 de la ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015, se procede en el presente estudio a tipificar, estimar y asignar los riesgos previsibles del contrato, así:

• Tipificación del Riesgo: es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que a criterio de la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP, pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

• Asignación del Riesgo: es el señalamiento que la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP, de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada asumiendo su costo.

• Criterios Para La Estimación: La estimación consiste en valorar la probabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto de los riesgos que han sido tipificados y que teniendo en cuenta su materialidad, requieren una valoración.

Para los efectos del presente documento, la estimación es una técnica que permite dar una aproximación de la magnitud del riesgo previsible de acuerdo con su probabilidad e impacto. A continuación se dan a conocer la estimación cualitativa y cuantitativa del riesgo:

No.

Clase

Fuente

Etapa

Tipo

DESCRIPCIÓN

(Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)

Consecuencia de la ocurrencia del evento

Probabilidad

Impacto

Valoración del Riesgo

Categoría

General

Interno

Planeación

Operacional

Se presenta cuando los requisitos habilitantes solicitados por el área técnica no se ajustan a la

modalidad de selección que se pretende adelantar.

Demoras para iniciar el proceso de selección

Probable

Mayor

8/10

Extremo

General

Externo

Selección

Operacional

Se presentan cuando una vez realizado el sondeo en el mercado para establecer el

presupuesto del proceso, no se recibe propuesta alguna en los tiempos requeridos por la entidad.

Retraso en la solicitud de la contratación

Raro

Insignificante

2/10

Bajo

No.	Clase	Fuente	Etapa	Tipo	DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)	Consecuencia de la ocurrencia del evento	Probabilidad	Impacto	Valoración del Riesgo	Categoría
3	General	Externo	Selección	Operacional	Se da cuando un oferente presenta una oferta que sea tipificada como artificialmente baja por la entidad.	El incumplimiento del objeto contractual y el desequilibrio económico del contratista.	Raro	Insignificante	2/10	Bajo
4	General	Externo	Selección	Operacional	Se presenta cuando una vez solicitadas las pólizas con el fin de amparar el cumplimiento contractual, el contratista seleccionado no allega las mismas con prontitud.	Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y afectación en el logro de los objetivos y satisfacción de la necesidad propuesta.	Improbable	Menor	4/10	Bajo
5	General	Externo	Ejecución	Operacional	Ocurre cuando se presentan retrasos o incumplimientos en la prestación del servicio a cargo del contratista, con ocasión de la ejecución del contrato.	Afectación de la ejecución del contrato, satisfacción de la necesidad y posible incumplimiento de las obligaciones y actividades pactadas en el contrato.	Posible	Moderado	6/10	Alto
6	General	Externa	Ejecución	Regulatorio	Ocurre cuando se presentan demoras por parte de la Entidad en las aprobaciones previas de los servicios.	Afecta el incumplimiento de las obligaciones del contratante a cargo del Supervisor del contrato, relacionadas con la aprobación de los servicios.	Improbable	Menor	4/10	Bajo

La forma de mitigar los riesgos anteriormente definidos es la siguiente:

No.	¿A quién se le asigna?	Tratamiento/ Controles a ser implementado s			Impacto después del tratamiento		¿Afecta el equilibrio económico del	Persona responsabl e por implementa r el tratamiento	Monitoreo y revisión
No.	¿A quién se le asigna?	Tratamiento/ Controles a ser implementado s	Probabilidad	Impacto	Valoración	categoría	¿Afecta el equilibrio económico del	Persona responsabl e por implementa r el tratamiento	¿Cómo se realiza el monitoreo ?	Periodicida d ¿Cuándo?
1	Contratante	Revisión y apoyo en la elaboración de los estudios previos.	Improbable	Insignificante	3/10	Bajo	No	Dependencia solicitante y Dirección Administrativa.	Asesoría a las dependencias, revisión y ajuste del estudio previo. Constante actualización normativa.	Cada vez que lo requiera la dependencia que presenta la solicitud de contratación.
2	Contratante	Se establecen plazos perentorios para él envió de las cotizaciones solicitadas.	Raro	Insignificante	2/10	Bajo	No	Dependencia solicitante- contratista	Veriﬁcar el cumplimiento de los plazos establecidos para presentar cotizaciones.	Cada vez que se envíen solicitud de cotización del bien o servicio a contratar.
3	Contratante, Contratista	Xxxxxx en el mercado antes de dar inicio a la publicación del proceso para tener unos precios base referencia	Raro	Insignificante	2/10	Bajo	No	Dependencia solicitante	Revisando las cotizaciones que soportan los estudios xx xxxxxxx y así poder establecer cuál es el valor real del bien o servicio	Cada Vez que se envíen invitaciones a cotizar.
	Contratante, Contratista		Raro	Insignificante	2/10	Bajo			a contratar.
4	Contratante	Seguimiento al contratista seleccionado.	Raro	Insignificante	2/10	Bajo	No	Dirección Administrativa	Comunicación constante vía telefónica o escrita con el contratista para que xxxxxxx la garantía exigida en	Al siguiente día de la adjudicación
									los tiempos
									requeridos.

Contratante

Seguimiento y veriﬁcación del cumplimiento de las

obligaciones pactadas en el contrato.

Raro

Insignificante

2/10

Bajo

El supervisor del contrato

A través de la verificación del cumplimiento de las

obligaciones del contratista, en

los plazos establecidos en el contrato.

Permanente y previo a la expedición del recibo a

satisfacción

Contratante

Revisión y aprobación oportuna de la documentación e información inherente a los servicios del contrato.

Raro

Insignificante

2/10

Bajo

El supervisor del contrato

Seguimiento y supervisión constante y aprobaciones oportunas.

Conforme a los plazos contractuales.

IX. GARANTÍAS

El adjudicatario deberá constituir dentro de los tres (03) días siguientes a la suscripción del contrato, a favor de la Jurisdicción Especial para la Paz- JEP con Nit 901.140.004-8, la garantía única en los términos de la Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015, que cubra los siguientes amparos, en las cuantías y vigencias que se establecen a continuación:

a) Cumplimiento del contrato: Por una cuantía equivalente al treinta (30%) del valor del contrato y debe extenderse por todo el plazo de ejecución y seis (6) meses más, contados a partir del perfeccionamiento del contrato.

b) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Por una cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor del contrato y deberá extenderse por el plazo del mismo y tres (3) años más, contados a partir del perfeccionamiento del contrato.

c) Calidad del Servicio: Por una cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato y deberá extenderse por seis (6) meses a partir de la terminación del plazo de ejecución.

d) Responsabilidad Civil Extracontractual: Por una cuantía equivalente a Doscientos (200) SMMLV, la vigencia de esta garantía será igual al plazo de ejecución del contrato, contados a partir del perfeccionamiento del contrato.

• El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución de prórrogas y modificaciones de las garantías contractuales serán por cuenta del contratista.

• El contratista se compromete a reponer las garantías contractuales cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros; igualmente en el caso que prorrogue la vigencia del contrato, deberá ampliar o prorrogar las citadas garantías contractuales.

• El monto de la garantía se repondrá por el contratista, cada vez que en razón de las multas impuestas, el valor asegurado se disminuyere o agotare.

NOTA: el oferente favorecido deberá aportar certificación del pago de las primas de las pólizas relacionadas anteriormente.

X. INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN

La JEP realizará la supervisión del presente contrato por intermedio del Subsecretario de la Secretaría Ejecutiva o a quien este delegue, quien será responsable de velar por los intereses de la Entidad en procura de que el contratista cumpla con las obligaciones contractuales y cuenta con el perfil y experiencia idónea para asumir la labor.

XI. CRONOGRAMA

El siguiente es el Cronograma del Proceso de Contratación:

Publicación del Aviso (artículo 30 de la Ley 80 de 1993)

19/10/2018 08:00 AM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Publicación del aviso de convocatoria pública

19/10/2018 08:00 AM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Publicación de estudios

previos

19/10/2018 08:00 AM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Plazo para presentar observaciones al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones

01/11/2018 05:00 PM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Respuesta a las observaciones al proyecto xx Xxxxxx de

Condiciones

02/11/2018 11:00 PM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Fecha prevista de publicación xxx xxxxxx de condiciones

definitivo

02/11/2018 11:59 PM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Expedición y publicación acto administrativo de apertura del proceso de selección

02/11/2018 11:59 PM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Audiencia de asignación de

Riesgos

06/11/2018 03:00 PM

Sede Jep – Piso 12

Carrera 7 Nro 63 – 44, Bogotá D.C

Presentación de Observaciones a los Pliegos de Condiciones definitivos

06/11/2018 05:00 PM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Respuesta a las observaciones al Pliego de Condiciones

07/11/2018 07:00 PM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Plazo máximo para expedir

adendas

07/11/2018 07:00 PM

Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx

Presentación de Ofertas	14/11/2018 10:00 AM	Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx
Apertura de Ofertas	14/11/2018 10:05 AM	Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx
Informe de presentación de Ofertas	14/11/2018 10:20 AM	Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx
Publicación del informe de evaluación de las Ofertas	16/11/2018 11:00 PM	Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx
Presentación de observaciones al informe de verificación o evaluación	23/11/2018 05:00 PM	Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx
Audiencia de Adjudicación	27/11/2018 02:00 PM	Sede Jep – Piso 12 Carrera 7 Nro 63 – 44, Bogotá D.C
Publicación Acto Administrativo de adjudicación o de Declaratoria de Desierto	28/11/2018 11:00 PM	Página del SECOP II xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/XXX/xxx/Xxxxx.xxxx
Firma del Contrato	30/11/2018 11:00 PM	Sede Jep – Subdirección de Contratos - Piso 6 Xxxxxxx 0 Xxx 00 – 44, Bogotá D.C
Entrega de las garantías de ejecución del contrato	30/11/2018 11:00 PM	Sede Jep – Subdirección de Contratos - Piso 6 Xxxxxxx 0 Xxx 00 – 44, Bogotá D.C

ANEXOS Y FORMATOS:

Formato No. 1. Carta de presentación propuesta Formato No. 2. Constitución Consorcios Formato No. 3. Constitución Unión Temporal

Formato No. 4. Experiencia específica del proponente. Formato No. 5. Compromiso de Cumplimiento de Condiciones Formato No. 6. Valores Agregados

Anexo No. 1. Anexo Técnico Operador Logístico Anexo No.2. Minuta del contrato

Ciudad y Fecha: Señores

FORMATO N° 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

JURISDICCION ESPECIAL PARA LA PAZ

Ciudad

Asunto: Presentación propuesta LICITACIÓN PÚBLICA JEP-LP-XXX-2018

Nosotros los suscritos de acuerdo con las condiciones que se estipulan en la LICITACIÓN PÚBLICA JEP-LP-XXX-2018 hacemos la siguiente oferta seria e irrevocable para la y en caso de que nos sea aceptada nos comprometemos a expedir las garantías correspondientes en el tiempo determinado

Declaramos así mismo:

a. Que esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse sólo comprometen a los firmantes de esta carta.

b. Que ninguna otra persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta oferta ni en el contrato probable que de ella se derive.

c. Que conocemos todos los documentos del proceso y aceptamos las obligaciones y especificaciones técnicas en ellos contenidas.

d. Que si se nos adjudica el contrato nos comprometemos a efectuar los tramites a que haya lugar, y expedir y suscribir las garantías dentro de los términos señalados para ello.

e. Que hemos revisado las adendas y aceptamos su contenido.

f. Que conocemos el plazo establecido para la ejecución del contrato el cual se contará a partir de la suscripción del acta de inicio.

g. Que autorizo a la JEP a verificar toda la información incluida en la propuesta y a solicitar a las autoridades competentes o a los particulares correspondientes, información relacionada con el contenido de la misma.

h. Que conozco las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con las entidades estatales, de conformidad con el artículo 8º y siguientes de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, de las sanciones establecidas por trasgresión a las mismas en el numeral 7 del artículo 26 y en el artículo 52 de la citada ley, así como los efectos legales consagrados en el numeral 1 del artículo 44 de la misma norma, así como también las establecidas en la Ley 1474 de 2011, y el Decreto 1082 de 2015 y declaro bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la firma del presente documento, que no me encuentro incurso en ninguna de ellas ni tampoco la sociedad que represento.

En la eventualidad de que nos sea adjudicado el proceso de la referencia, me comprometo a realizar todos los trámites necesarios para la legalización del respectivo contrato, dentro del plazo máximo que fije la entidad, de conformidad con la invitación pública.

Que conozco y acepto que en desarrollo de los principios de transparencia, igualdad e imparcialidad toda la información incluida en la propuesta y en especial la incluida para acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la invitación será pública y cualquier proponente o persona interesada, podrá obtener copia de la misma.

Que la suscripción de la presente carta de presentación no subsana o reemplaza aspectos específicamente solicitados dentro de la presente invitación.

Atentamente,

Nombre o Razón Social del Oferente: Nit Nombre y Firma del Representante Legal: CC No de Dirección Teléfonos Fax Firma:

FORMATO N° 2 CONSTITUCIÓN CONSORCIOS

Bogotá D. C., de de 2018 Señores

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

Ciudad

Apreciados Señores:

Ref.: Constitucion Consorcio

Los representantes y , debidamente autorizados para actuar en nombre de

y , nos permitimos manifestar por este documento que hemos convenido asociarnos en CONSORCIO denominado: , para participar en la LICITACIÓN PÚBLICA JEP- LP -XXX-2018 para contratar: (objeto a contratar) y por lo tanto manifestamos lo siguiente:

1.- La duración de este consorcio será igual al plazo del contrato y tres (3) años más. 2.- El consorcio está integrado así:

NOMBRE	PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN

3.- La responsabilidad de los integrantes del consorcio es solidaria, ilimitada y mancomunada.

4.- El representante del consorcio es , identificado con cédula de ciudadanía No

de , quien está expresamente facultado para firmar, presentar la propuesta, y en caso de salir favorecidos con la adjudicación, para firmar el contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplias y suficientes facultades. En su ausencia, se designa como representante suplente a

, identificado con cédula de ciudadanía No de .

5.- Para todos los efectos el presente documento será considerado el único constitutivo del proponente asociativo.

En constancia se firma en a los días del mes de de 2018

NOMBRE Y FIRMA
	NOMBRE Y FIRMA
C.C. No.	C.C. No.

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL CONSORCIO

C.C. No.

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE SUPLENTE DEL CONSORCIO

C.C. No.

FORMATO N° 3 CONSTITUCIÓN UNIÓN TEMPORAL

Bogotá D.C., de de 2018 Señores

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

Ciudad

Apreciados Señores:

Ref.: Constitución Unión Temporal

Los representantes , y , debidamente autorizados para actuar en nombre de , y , nos permitimos manifestar por este documento que hemos convenido asociarnos en UNIÓN TEMPORAL denominada: , para participar en la LICITACIÓN PÚBLICA JEP- LP -XXX-2018, para contratar: (objeto a contratar) y por lo tanto manifestamos lo siguiente:

1.- La duración de esta UNIÓN TEMPORAL será igual al plazo del contrato y tres (3) años más.

2.- La UNIÓN TEMPORAL está integrada por las siguientes personas que desarrollarán las actividades con los porcentajes de participación que a continuación se indican:

NOMBRE	ACTIVIDAD	% DE PARTICIPACIÓN

3 - La responsabilidad de los integrantes de la UNIÓN TEMPORAL será solidaria.

4.- El representante de la UNIÓN TEMPORAL es , identificado con cédula de ciudadanía No de , quien está expresamente facultado para firmar, presentar la propuesta y en caso de salir favorecidos con la adjudicación, para firmar el contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplias y suficientes facultades. En su ausencia, se designa como representante suplente a , identificado con cédula de ciudadanía No

de .

5.- Para todos los efectos el presente documento será considerado el único constitutivo del proponente asociativo.

En constancia se firma en a los días del mes de de 2018

NOMBRE Y FIRMA	NOMBRE Y FIRMA
C.C. No.	C.C. No.

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL CONSORCIO

C.C. No.

NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE SUPLENTE DEL CONSORCIO

C.C. No.

FORMATO N° 4 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.

INFORMACIÓN SOBRE LA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE

PROPONENTE: PERSONA QUE ACREDITA LA EXPERIENCIA:

RELACIÓN DE CONTRATOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA

Número Consecutivo en el RUP

Nombre del Contratista

Contratante (Razón social)

Número del contrato

Objeto del Contrato

Fecha de inicio

Fecha de terminación

Valor

Proporción participación (ejecución de unión temporal (UT) o consorcio (C)

Cumplimiento

Persona contacto y teléfono de la Entidad Contratante

(aaaa/mm/dd)

UT - C

(%)

Duración

Valor ($)

DECLARO BAJO LA GRAVEDAD DE JURAMENTO QUE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO ES VERDADERA.

NOTA 1: Para acreditar la experiencia específica el Proponente deberá cumplir con los siguientes requisitos y demás contenidos en el pliego de condiciones:

• El valor a acreditar debe ser expresado sin decimales, es decir, ajustado a la unidad.

• La sumatoria de los contratos con los que se pretenda acreditar la experiencia, deberá ser igual o superior al cien por ciento (100%) del presupuesto oficial estimado en expresado en SMMLV, a la fecha de su terminación.

El valor actualizado del contrato ejecutado se calculará en Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) para el año en que se firmó el contrato, de acuerdo con tabla anexa.

PERIODO	MONTO MENSUAL
Enero 1 de 2009 a Dic. 31 de 2009	$ 496.900
Enero 1 de 2010 a Dic. 31 de 2010	$ 515.000
Enero 1 de 2011 a Dic. 31 de 2011	$ 535.600
Enero 1 de 2012 a Dic. 31 de 2012	$ 566.700
Enero 1 de 2013 a Dic. 31 de 2013	$589.500
Enero 1 de 2014 a Dic. 31 de 2014	$616.000
Enero 1 de 2015 a Dic. 31 de 2015	$644.350
Enero 1 de 2016 a Dic. 31 de 2016	$689.455
Enero 1 de 2017 a Dic 31 de 2017	$737.717
Enero 1 de 2018 en adelante	$781.242

El número de salarios mínimos legales mensuales vigentes, debe ser igual al número de SMLMV del presente proceso de contratación.

Firma representante legal o apoderado

1. (1) Indicar día, mes y año.

FORMATO No. 5

COMPROMISO CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES

Lugar y fecha

Señores

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

Bogotá D.C

Ref.: LICITACIÓN PÚBLICA JEP - LP- XXX- 2018

El suscrito como representante legal (o apoderado) de

de conformidad con lo requerido para la presentación de la Oferta

, declaro conocer, entender, aceptar y dar cumplimiento a la totalidad de las condiciones técnicas establecidas, en el Estudio Previo y Anexos y el Pliego de Condiciones que hacen parte integral del presente proceso.

Así mismo me comprometo en caso de que sea seleccionado, a disponer de todo el personal técnico, administrativo y de apoyo necesario para el desarrollo del contrato en general con la experiencia y capacidad suficiente para adelantar la ejecución, lo cual no implica un valor adicional del contrato.

Atentamente,

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO

C. C. No NIT

FORMATO No. 6 VALORES AGREGADOS

Lugar y fecha Señores

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

Bogotá D.C

Referencia: LICITACIÓN PÚBLICA JEP - LP – XXX - 2018

Yo XXXXXXXXXXXXXXXXXXX, identificado con la cédula de Ciudadanía No. XXXXXXXXX, en mi calidad de representante legal o apoderado de XXXXXXXXXXXXXXXXX actuando de manera directa, certifico, bajo la gravedad de juramento, que me comprometo con la JEP a cumplir con los valores agregados sin costo como lo describo a continuación:

VALORES AGREGADOS OFERTADOS

NOTA: El ofrecimiento de estos servicios adicionales es totalmente gratuito y no compromete para nada a LA JEP en pagar un valor adicional a la oferta económica presentada por el proponente.

FIRMA DEL PROPONENTE (REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO)

X. X. Xx

Xxxxx Xx. 0 XXXXXX XXX XXXXXXXX

Xxxxx los suscritos a saber: de una parte, XXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad vecino de la ciudad de Bogotá D.C., identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXXX, actuando en calidad de XXXXXXXXXX, nombrada mediante xxxxx No. XX del X de XXXX de 2018, debidamente posesionado y facultado para contratar de conformidad con el Acto Legislativo 01 de 2017, quién actúa en nombre y representación de la JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ, con NIT No. 901.140.004-8 y quien en adelante se denominará LA JEP, y, por la otra: XXXXXXXXXXXXXX identificado (a) con la cédula de ciudanía No. XXXXXXX y quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido suscribir el presente contrato de suministro, el cual se regirá por las siguientes cláusulas y previas las siguientes:

CONSIDERACIONES

Que mediante Estudio Previo del XX de XXXX de 2018, la Subsecretaría de la Secretaría Ejecutiva, soportó técnica, presupuestal y jurídicamente la necesidad de suscribir un contrato para “PRESTAR SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES MISIONALES”.

Que el régimen jurídico de contratación aplicable a LA JEP es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, salvo las excepciones legales.

Que se adelantó proceso de LICITACIÓN PÚBLICA JEP-LP-001-2018

Que mediante Resolución XX de 2018 se adjudicó el proceso a XXXXX.

Que por lo anterior es procedente la suscripción del presente contrato de suministro regido por las siguientes:

CLAUSULAS:

CLÁUSULA PRIMERA. - OBJETO:

PRESTAR SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS POR LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES MISIONALES.

CLÁUSULA SEGUNDA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: ESPECIFICAS:

1. Prestar servicios como operador logístico para la organización y ejecución de actividades para la participación y atención de víctimas en la JEP, atendiendo a enfoques diferenciales; la difusión y pedagogía sobre el SIVJRNR y la JEP, dirigidas a víctimas o eventuales comparecientes, organizaciones sociales y entidades aliadas en la implementación de la JEP; el fortalecimiento de las capacidades institucionales; y, en general, aquellas que la Secretaría Ejecutiva establezca para facilitar

el cumplimiento de sus funciones misionales y la acción de las Salas, Secciones y Comisiones de Género, Étnica y Territorial y Ambiental de la JEP.

2. Cumplir con los lineamientos y especificaciones contenidas en el anexo técnico, establecido como parte integral del contrato.

3. Cumplir con los niveles de servicio establecidos para la ejecución del contrato:

ACTIVIDAD

DEFINICIÓN

MEDICIÓN

NIVEL SERVICIO

Cotización de evento

Días de presentación

Tiempo contado desde la solicitud hasta la presentación de la cotización

Dos (2) días hábiles

Radicación de cuentas

Días de presentación

Tiempo contado desde la finalización del evento hasta la presentación de la factura

Cinco (5) días hábiles

Parágrafo: En el Anexo Técnico se encuentran detallados completamente los niveles de servicio dispuestos para el cumplimiento del contrato.

4. Orientar, planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos debidamente aprobados por la JEP. de acuerdo con los requerimientos de la solicitud en los tiempos establecidos, siguiendo las especificaciones detalladas en el anexo técnico y las demás que para tal fin establezca el supervisor del contrato.

5. Presentar al supervisor tres (3) cotizaciones de cada evento solicitado, dentro de los tiempos establecidos en el Anexo Técnico, velando por el cumplimiento de las políticas de austeridad. Las cotizaciones deben hacerse a nombre propio y no de la JEP.

6. Operar toda la logística necesaria (convocatoria, transporte local, regional, nacional y/o internacional, alojamiento, alimentación, infraestructura física, tecnológica, mobiliario, y demás requerimientos establecidos en el anexo técnico), para llevar a cabo la realización de cada uno de los eventos aprobados por el supervisor del contrato y en los términos descritos en la solicitud del evento.

7. Realizar la contratación y/o adquisición de cualquier bien o servicio logístico, previa autorización del supervisor del contrato. Los bienes o servicios adquiridos para la realización de un evento que no sean aprobados previamente por este no serán pagados por la JEP.

8. Buscar las mejores tarifas y descuentos corporativos, de acuerdo con las condiciones particulares del territorio donde deba desarrollarse la respectiva actividad. Todos los descuentos, tarifas preferenciales, cortesías y demás beneficios que otorguen los proveedores como resultado de la realización de un evento deben ser trasladados por el CONTRATISTA a la JEP.

9. Responder a los requerimientos realizados por la JEP a través del supervisor, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes o dentro del término entregado en la solicitud.

10. Solicitar autorización al supervisor del contrato cuando requiera realizar alguna modificación a los eventos o actividades programadas, justificando el cambio y sólo hasta que sea aprobada la

modificación por el supervisor se procederá con la realización del evento.

11. Realizar el pago de honorarios a conferencistas, talleristas y expositores que sean requeridos en los eventos, y los materiales requeridos para el desarrollo de la actividad, de acuerdo con la propuesta y la aprobación entregada por el supervisor, y cumplir con la forma de pago establecida en el anexo técnico.

12. Garantizar el suministro de transporte local, intermunicipal, nacional y/o internacional, alojamiento, alimentación a los conferencistas, talleristas y expositores, de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el anexo técnico. También aplicará esta obligación para los asistentes, cuando la JEP así lo autorice.

13. Pagar a los proveedores de bienes y servicios contratados para la realización de los eventos, de acuerdo con los plazos establecidos en las negociaciones comerciales que realice. Las condiciones comerciales que se pacten con los proveedores son de su responsabilidad y por ningún motivo podrá trasladarse a la JEP, ni condicionar la realización de un evento o consecución de un requerimiento logístico a las condiciones de pago establecidas por un proveedor, como es el caso de pagos anticipados. Por ningún motivo el operador podrá condicionar o amparar su responsabilidad frente al pago de proveedores, con el momento de realización del pago por parte de la JEP.

14. Dar el tratamiento adecuado, según la normatividad ambiental vigente, a los residuos y basuras que se generen en la realización de cada evento. El procedimiento presentado para tal fin dentro de la propuesta será de obligatorio cumplimiento.

15. Tramitar oportunamente los permisos y licencias que se requieran ante las autoridades administrativas competentes para la realización de eventos.

16. Informar de manera inmediata al supervisor, cualquier situación que pueda alterar o altere el normal desarrollo de cada uno de los eventos.

17. Presentar al supervisor del contrato alternativas de solución inmediatas ante problemas o contingencias que se presenten, antes y durante la realización del evento.

18. Informar al supervisor del contrato mediante correo electrónico los imprevistos que se presenten durante el desarrollo de los eventos para su aprobación previa. La autorización de imprevistos la realiza el supervisor por escrito a través de un correo electrónico. En todo caso deberá diligenciarse el formato

19. de autorización de imprevistos en el formato indicado por la JEP para tal. Lo ejecutado por el contratista sin la autorización correspondiente no será reconocido ni pagado por la JEP.

20. Consolidar una base de datos del evento, de acuerdo con la solicitud del supervisor, de los asistentes a cada evento, indicando nombre, número de identificación, domicilio, teléfono y correo electrónico, entre otros.

21. Aplicar la evaluación de los servicios logísticos a cada uno de los eventos, en los formatos remitidos por el supervisor del contrato y tabular los resultados obtenidos. Cuando la evaluación comprenda además aspectos de tipo misional deberá garantizar su aplicación. Se debe remitir en medio físico y magnético al supervisor las evaluaciones de los servicios logísticos aplicadas, así como su tabulación e informe de análisis.

22. Entregar los documentos soporte para el trámite de pagos dentro del término establecido en el anexo técnico - cierre del evento y radicación de cuentas.

23. Mantener durante la ejecución del contrato, las características de calidad presentadas en la propuesta.

24. Dar cumplimiento a la oferta y a los valores agregados ofertados durante la ejecución del contrato.

25. Establecer un sistema de comunicación permanente con el supervisor, con el fin de garantizar la correcta ejecución del contrato. En tal sentido, se debe establecer comunicación por cualquier medio disponible (correo electrónico, celular, video llamada, reporte fotográfico inmediato, etc.), para evidenciar el cumplimiento de las especificaciones de la solicitud de evento, antes y durante la

ejecución del evento.

26. Tener una oficina y un representante legal ubicado en Bogotá D.C. con disponibilidad permanente y capacidad para firmar documentos, adquirir compromisos, atender requerimientos legales, administrativos y financieros que se necesiten durante la ejecución del contrato. Para efectos de cumplimiento de esta obligación, el contratista para la suscripción del acta de inicio acreditará con la documental correspondiente que cumple con lo aquí establecido.

27. Ubicar en el lugar del evento el personal requerido, con las cualidades y cantidades requeridas por la JEP, para el desarrollo óptimo de los mismos, cuando a ello haya lugar.

28. Mantener el porcentaje de comisión propuesto durante toda la ejecución del contrato.

29. Cuando la cotización presentada por el operador logístico para la realización de un evento, prestación de un servicio y/o suministro de un bien, este por encima de los precios xxx xxxxxxx, podrán exigirse nuevas cotizaciones o la JEP podrá presentar una cotización menor, la cual deberá acoger el operador y sobre la cual se pagará el porcentaje de comisión propuesto.

30. Entregar los siguientes informes:

a. Entregar al supervisor un informe técnico, administrativo y financiero, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la finalización de cada uno de los eventos donde detalle la logística utilizada, listado de asistentes, los costos, las eventualidades presentadas y las soluciones aplicadas.

b. Presentar mensualmente a la JEP a través del supervisor, un Informe consolidado de la ejecución financiera del contrato, indicando eventos realizados y saldo del valor del contrato a la fecha de expedición del informe.

c. Entregar a la JEP a través del supervisor un informe al finalizar el plazo de ejecución del contrato, donde se presenten los resultados obtenidos y el consolidado de la ejecución financiera. El informe deberá ser presentado en medio físico y magnético.

31. Las demás establecidas en el anexo técnico y todas aquellas que se requieran para lograr el cumplimiento del objeto del contrato.

GENERALES:

1. Conocer a cabalidad el pliego de condiciones, el estudio previo y el Contrato, para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia y cumplir con satisfactoriamente el objeto del Contrato dentro de los parámetros establecidos en ellos, y en la propuesta económica presentada.

2. Asumir la responsabilidad de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en este contrato.

3. Participar en las reuniones que sean convocadas por la supervisión, relacionadas con la ejecución del contrato.

4. Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la información objeto del presente contrato.

5. Entregar a la JEP, periódicamente y al finalizar el contrato, o cuando el supervisor o interventor lo solicite, todos los documentos y archivos (físicos y electrónicos) a su cargo y que se produzca en ejecución de sus obligaciones, debidamente inventariados conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, que se encontrarán en el instructivo adjunto que hace parte integral del contrato.

6. Entregar a la Dirección Administrativa de la JEP a la finalización del plazo de ejecución, o cuando esta, o el supervisor o interventor del contrato lo solicite, los bienes devolutivos que le hayan sido asignados en custodia.

7. Utilizar en debida forma las claves asignadas para el ingreso a los sistemas de información y gestión de la JEP, que requieran para la ejecución del contrato y al finalizar el mismo, informar para su desactivación y, garantizar la seguridad y reserva de la información conocida por estos u otros medios durante la ejecución del contrato.

8. Colaborar en el suministro de información y elaborar respuestas a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano o cualquier otra autoridad, en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato y de asuntos relacionados con el mismo.

9. Solicitar autorización escrita de la JEP para utilizar el nombre, emblema o sello oficial con fines publicitarios o ajenos a los establecidos en los lineamientos de la JEP.

10. Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la JEP, según la normatividad vigente.

11. Mantener actualizados los sistemas de información sobre los cuales se les haya asignado usuario y contraseña durante la ejecución del contrato y entregar al supervisor las evidencias del estado en que se encuentre, en los informes de ejecución contractual parcial o final.

12. Realizar los pagos al SISS (salud, pensión y riesgos laborales, o parafiscales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes.

13. No contratar menores de edad para el ejercicio del objeto contractual, así como a no permitir que se subcontrate a menores de edad para tales efectos, dando aplicación a la Resolución 1677 de 2008 del Ministerio de la Protección Social y los Pactos, Convenios y Convenciones Internacionales ratificados por Colombia, sobre los derechos de los niños.

14. Mantener durante la ejecución del contrato, las condiciones presentadas en la propuesta, en forma permanente y con altos niveles de eficiencia técnica y profesional, para atender sus obligaciones, respetando y cumpliendo las condiciones establecidas en el pliego de condiciones y en la oferta.

15. Disponer durante toda la ejecución del contrato, el personal calificado y debidamente capacitado, de conformidad con lo indicado en su propuesta y en el pliego de condiciones, según el caso.

16. Reportar cualquier novedad o anomalía, de manera inmediata al supervisor y/o interventor del contrato.

17. Acatar las directrices que durante el desarrollo del contrato le imparta la JEP, a través del supervisor y/o interventor del contrato.

18. Salvaguardar la información confidencial que obtenga o conozca en el desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento expreso de Autoridad competente.

19. Desempeñar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y adecuado cumplimiento de sus obligaciones, aunque no estén específicamente señaladas y que sean de la naturaleza del contrato.

20. Utilizar los mecanismos que sean necesarios para poder garantizar la autenticidad, integridad y conservación de los documentos electrónicos, cuando a ello hubiere lugar.

21. Llevar a cabo el tratamiento establecido para los riesgos asignados en la matriz correspondiente.

22. Constituir la garantía única, de conformidad con lo establecido en el Estudio Previo, el Pliego de condiciones y el Contrato, y mantenerla vigente hasta su liquidación.

23. Cumplir con las calidades y especificaciones técnicas de los bienes que hacen parte de la oferta.

24. Cumplir con los precios ofertados, condiciones jurídicas, económicas, técnicas y comerciales presentadas en la propuesta.

25. Las demás que se requieran para la buena prestación del objeto contractual y que sean acordadas con la JEP.

CLÁUSULA TERCERA. - OBLIGACIONES DE LA JEP

1. Exigir la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato.

2. Designar al supervisor del contrato.

3. Certificar y efectuar los pagos causados por EL CONTRATISTA.

4. Entregar la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA, siempre y cuando no sea obligación del mismo.

5. Dar autorización para el ingreso a las instalaciones de la JEP de los equipos, herramientas, materiales y/o insumos, al igual que al personal del contratista que sea reportado de manera adecuada y cumpla con los requerimientos de Seguridad y Control, si hay lugar a ello.

6. Todas las demás que resulten necesarias e indispensables para el cabal cumplimiento de los fines del contrato.

CLÁUSULA CUARTA. - AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA Y AUSENCIA DE RELACIÓN LABORAL:

EL CONTRATISTA obrará con plena autonomía administrativa, y no existirá entre EL CONTRATISTA

y LA JEP relación laboral alguna.

CLÁUSULA QUINTA. - PLAZO DE EJECUCIÓN:

CLÁUSULA SEXTA. - VALOR DEL CONTRATO:

El presupuesto oficial asignado para esta contratación asciende a la suma de NOVECIENTOS SESENTA Y CUATRO MILLONES SETECIENTOS TRES MIL SEISCIENTOS CATORCE PESOS MCTE ($964.703.614),

incluido XXX, y todos los gastos, impuestos y erogaciones en que se incurra para la ejecución del contrato, según consta en el Certificado de Disponibilidad.

El presupuesto asignado para la contratación se obtuvo del estimado de programación de eventos con sus respectivos requerimientos de servicios:

• COMISION. La JEP estimó una comisión de máximo del 6% incluido los impuestos a que haya lugar, determinado con el promedio de la cotización más baja recibida del estudio xx xxxxxxx (cotizaciones que se anexan en la carpeta y se adjunta en la plataforma SECOP II) y el porcentaje de comisión del Contrato de Prestación de Servicios No. 21 de 2018 celebrado entre la JEP y OPTIMA TM S.A.S., y que actualmente se encuentra en ejecución.

• COSTOS DIRECTOS O REEMBOLSABLES. Son los costos que corresponden a todos los insumos necesarios para el buen desarrollo de los eventos como lo son gastos de hoteles, gastos de transporte,

alimentación, equipos o ayudas tecnológicas, salones, etc. que se requieran para desarrollar los eventos programados.

DISTRIBUCION DE LOS RECURSOS
Comisión (máximo 6%)	$ 54.606.034
Costos Directos o Reembolsables	$ 910.100.570
TOTAL	$964.706.604

El proceso se encuentra respaldado con el Certificado de disponibilidad Presupuestal.

CLÁUSULA SÉPTIMA. - DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

El valor del presente contrato se cancelará con cargo al CDP No.

CLÁUSULA OCTAVA. - FORMA DE PAGO:

El valor del contrato será cancelado de la siguiente forma:

COSTOS DIRECTOS O REEMBOLSABLES. Pagos mensuales de los eventos previamente legalizados con recibo a satisfacción por el supervisor.

EVENTO LEGALIZADOS: Entiéndase acompañado de la relación de gastos y las facturas o comprobantes de egreso por los gastos incurridos por EL CONTRATISTA.

PAGO DE COMISIÓN. Se cancelará mensualmente de acuerdo con los eventos legalizados con recibo a satisfacción por el supervisor.

Todo pago está sujeto a cupo PAC.

CLÁUSULA NOVENA. - SUPERVISION:

La Supervisión del presente contrato la efectuará el Subsecretario de la Secretaría Ejecutiva, Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, o a quien éste designe para vigilar y velar por el cabal cumplimiento de las obligaciones de las partes, de conformidad con lo estipulado en el Contrato, en la Ley, y en el Manual de Contratación de LA JEP, y hacer los requerimientos del caso y en especial:

a) Velar por el cumplimiento de las obligaciones de las partes.

b) Verificar el cumplimiento del contrato en cuanto a plazo, lugar, cantidad, calidad, planes, proyectos y acciones.

c) Efectuar los requerimientos que sea del caso a EL CONTRATISTA cuando las exigencias de cumplimiento así lo requieran.

d) Informar al líder o líderes de la contratación sobre los cambios que se presenten durante la ejecución del contrato y velar porque se suscriban por las partes las correspondientes modificaciones, adiciones o prorrogas que se requieran.

e) Suscribir el acta de inicio.

f) Certificar sobre el cumplimiento de las obligaciones cumplidas y verificar los informes presentados por EL CONTRATISTA.

g) Elaborar los informes parciales y los certificados de cumplimiento para el pago del valor del contrato de acuerdo con lo establecido en la cláusula de forma de pago.

h) Elaborar el informe final de supervisión, con el fin de dar trámite a la liquidación del contrato, si a ello hubiere lugar.

i) Xxxxx por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información del ejercicio de su supervisión o interventoría, por lo tanto, deberán entregar todos los documentos y archivos (físicos y electrónicos) a su cargo y que se produzca en ejercicio de sus funciones, de acuerdo con los procedimientos internos de gestión documental establecidos por LA JEP.

j) Las demás funciones inherentes a la supervisión.

Parágrafo: En caso de ausencia parcial o total del supervisor, el ordenador de gasto designará uno nuevo, previa solicitud radicada ante el Grupo de Contratos y Compras, para lo cual no se requerirá de modificación contractual y el oficio con la nueva designación se comunicará a las partes.

CLÁUSULA DÉCIMA. - DE LA CESIÓN DEL CONTRATO:

De conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, el contrato es “intuito personae” en consecuencia no podrá ser cedido a ningún título por EL CONTRATISTA sin la autorización previa, expresa y escrita de LA JEP.

CLÁUSULA UNDÉCIMA INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERALES POR PARTE DE LA JEP Y SOMETIMIENTO A LAS LEYES NACIONALES:

De conformidad con el artículo 14, numeral 2, 15,16 y 17 de la Ley 80 de 1993, el presente contrato se rige por los principios de interpretación, modificación y terminación unilaterales y de sometimiento a las leyes nacionales de que traten las precitadas normas, las cuales se entienden incorporadas al presente contrato.

CLÁUSULA DUODÉCIMA. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, CONFLICTOS DE INTERÉS y ORIGEN Y DESTINACIÓN DE RECURSOS:

Para los efectos de los artículos 8° y 9° de la Ley 80 de 1993, de la Ley 1474 de 2011 y del Decreto 1082 de 2015, EL CONTRATISTA teniendo conocimiento de las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés para contratar de que tratan las disposiciones legales citadas y de las responsabilidades legales de que tratan los artículos 26, numeral 7°, 44 y 52 de la Ley 80 de 1993,

declaran por el presente documento, bajo la gravedad de juramento no encontrarse incursos en ninguna de tales inhabilidades e incompatibilidades, ni conflictos de interés, el que se entiende surtido con la suscripción del presente contrato.

Parágrafo Primero.- Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste podrá ceder el contrato previa autorización escrita de LA JEP, y si ello no fuere posible EL CONTRATISTA renunciará a su ejecución (artículo 9 de la Ley 80 de 1993).

Parágrafo Segundo.- Presentada la causal de inhabilidad o incompatibilidad o conflicto de interés, EL CONTRATISTA deberá informar a LA JEP dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su acontecimiento, ante lo cual LA JEP tomará la decisión que en derecho corresponda. En caso de incumplimiento del deber de información, LA JEP ejercerá las acciones legales correspondientes.

Por último, EL CONTRATISTA manifiesta que los recursos que componen su patrimonio no provienen xx xxxxxx de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de cualquier actividad ilícita; de igual manera manifiesta que los recursos recibidos en desarrollo de éste contrato, no serán destinados a ninguna de las actividades antes descritas.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. - PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL:

EL CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad del juramento que cumplirá con sus obligaciones a los sistemas de seguridad social en salud, pensión, y riesgos laborales y en caso de incumplimiento, será responsable de las consecuencias y sanciones xx xxx.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. - INDEMNIDAD DE LA JEP:

EL CONTRATISTA mantendrá indemne a LA JEP contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, que se ocasionen durante la ejecución del objeto de este contrato. En caso de que se instaure demanda o acción legal alguna, o se formule reclamo contra LA JEP, por asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad de EL CONTRATISTA, LA JEP, se lo comunicará lo más pronto posible para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas pertinentes previstas por la ley para mantener indemne a LA JEP y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. Si en cualquiera de los eventos previstos en esta cláusula, a EL CONTRATISTA no asume debida y oportunamente la defensa de los intereses de LA JEP, éste podrá hacerlo directamente, previa notificación escrita a EL CONTRATISTA y éste último pagará todos los gastos en que LA JEP incurra por tal motivo.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. - CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Las partes se obligan a guardar estricta confidencialidad sobre toda la información sometida a reserva debidamente identificada como tal por la parte originadora y conocida en virtud del desarrollo y ejecución del presente contrato, así como la información que la parte receptora debe entender y saber que es confidencial por su naturaleza y sensibilidad para la parte dueña de dicha información.

Esta obligación de confidencialidad se aplicará para todos los casos, salvo que la información confidencial sea requerida por autoridad competente, caso en el cual, deberán dar aviso de tal hecho

a la parte originadora dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que le sea notificada la orden, o sea conocida la solicitud. Igualmente, el deber de confidencialidad se tendrá como levantado cuando dicha información sea poseída por la otra parte con anterioridad a este contrato, por un medio legal o, cuando sea públicamente accesible por un medio legal o, cuando sea hecha pública por su dueño o poseedor legal. Asimismo, las partes se comprometen a exigir a todo tercero que por medio de cualquiera de las partes tenga acceso a esta Información, la misma reserva a que se refiere esta cláusula y tomarán las medidas de control y precauciones necesarias para asegurar el cumplimiento de la misma.

PARÁGRAFO. La presente cláusula de confidencialidad se mantendrá vigente mientras la información catalogada como tal conserve el carácter de reservada o bien durante dos (2) años luego de que dicha información fuera compartida con las otras partes, cualquiera de los dos que ocurra primero. En todo caso estará sujeta a la reglamentación sobre información confidencial de los artículos 260 a 266 de la Decisión 486 de la Comisión del Acuerdo xx Xxxxxxxxx y lo previsto en el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, respecto de la información y documentos reservados, artículo 24 sustituido.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. - MULTAS:

En caso xx xxxx o incumplimiento parcial de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA, LA JEP impondrá multas, de la siguiente manera: a) Multas por xxxx en los plazos establecidos para el cumplimiento de las obligaciones: si EL CONTRATISTA incumple los plazos establecidos para el cumplimiento de las obligaciones en las fechas que se acuerden, deberá pagar a LA JEP, por cada día calendario de retraso, el 0.5% del valor del contrato, sin que en total estas multas sobrepase el 10% del valor del contrato; b) Multas por incumplimiento parcial: si durante la ejecución del contrato EL CONTRATISTA incumple alguna otra de las obligaciones contractuales, LA JEP le impondrá multas equivalentes al 0.5% del valor del contrato, sin que el total de estas multas sobrepase el diez por ciento (10%) del valor total de mismo. EL CONTRATISTA autoriza a LA JEP para descontar y tomar el valor de las multas de que tratan los literales anteriores, una vez en firme la resolución que las impone, de cualquier suma que le adeude LA JEP, sin perjuicio de que las haga efectivas conforme a la ley. El pago o la deducción de dichas multas no exonera a EL CONTRATISTA de la obligación de cumplir con el objeto del contrato, ni de las demás obligaciones y responsabilidades que emanen del mismo.

Parágrafo: Para su imposición se seguirá el procedimiento establecido en la Ley 1474 de 2011 o la norma que lo adicione, modifique, derogue o sustituya.

CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA. - PENAL PECUNIARIA:

Se fija como cláusula penal pecuniaria la suma equivalente hasta el diez por ciento (10%) del valor total del contrato, independientemente de la indemnización plena de los perjuicios a que hubiere lugar, en caso de incumplimiento parcial o total del contrato por parte de EL CONTRATISTA, la cual pagará a LA JEP sin necesidad de requerimiento judicial, en un término no mayor de veinte (20) días a partir de la fecha en que se declare el incumplimiento. Para su interposición se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA. - CADUCIDAD ADMINISTRATIVA:

En caso de que se presente algún hecho constitutivo de incumplimiento por parte de EL CONTRATISTA que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato. LA JEP, mediante acto administrativo debidamente motivado, declarará la caducidad y dará por terminado el presente contrato, sin perjuicio de las acciones penales y civiles a que hubiere lugar.

CLÁUSULA DECIMA NOVENA. - SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES:

Las partes en aras de solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la ejecución del presente contrato, acudirán a los mecanismos de solución previstos en la Ley, tales como la conciliación, amigable composición y transacción.

CLÁUSULA VIGÉSIMA-. LIQUIDACIÓN:

De conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, el contrato derivado del presente proceso de selección será objeto de liquidación dentro de los 6 meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución.

CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y DOMICILIO CONTRACTUAL:

El lugar de desarrollo del contrato será en el Territorio Nacional. El domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA. NOTIFICACIONES A LAS PARTES:

Para efectos de la notificación a las partes se tendrán en cuenta los siguientes datos:

LA JEP

Dirección: Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 Xxxxxx

Teléfono:

EL CONTRATISTA:

Dirección: xxxxxxxxx Ciudad: xxxxxxx Teléfono: xxxxxxxxxx

De conformidad con el artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas concordantes, EL CONTRATISTA autoriza expresamente LA JEP a remitir notificaciones electrónicas al siguiente correo electrónico: xxxxxxxxx@xxx.xx

Igualmente, EL CONTRATISTA se obliga durante el plazo de ejecución del contrato y durante el plazo

para su liquidación, a actualizar su información de notificación física y electrónica. Por lo anterior, toda notificación a realizar por parte de LA JEP se remitirá a las ultimas direcciones informadas, por lo que los efectos que ellas conlleven serán asumidos por EL CONTRATISTA en caso que se abstenga de actualizar la información.

CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA. - INTEGRACIÓN INSTRUMENTAL DEL CONTRATO:

Hacen parte integral del presente contrato, el Estudio Previo, fichas técnicas, pliegos de condiciones, adendas y demás documentos que identifican a EL CONTRATISTA, la propuesta de EL CONTRATISTA, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y los demás documentos soportes de la contratación.

CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA - PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION:

Este contrato requiere para su perfeccionamiento de las firmas de las partes. Como requisito de ejecución se requiere del registro presupuestal, y la aprobación de la garantía de cumplimiento.

En constancia se suscribe a los

POR LA JEP POR EL CONTRATISTA

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXx

Proyectó: XXXX Reviso: XXX

Minuta sujeta a modificaciones

Document Metadata

Table of Contents

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

Document Metadata