ACUERDO 0429/SO/14-03/2018

ACUERDO 0429/SO/14-03/2018

MX09.INFODF.ST.12.3

ACUERDO MEDIANTE EL CUAL SE APRUEBA LA NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

CONSIDERANDO

1. Que de conformidad con el artículo 37, y Décimo Séptimo Transitorio, de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México (LTAIPRC) el Instituto es un órgano autónomo de la Ciudad de México, especializado, independiente, imparcial, y colegiado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con plena autonomía técnica, de gestión y financiera, responsable de garantizar el cumplimiento de la LTAIPRC, así como de dirigir y vigilar el ejercicio de los derechos de Acceso a la Información y la Protección de Datos Personales en esta ciudad, conforme a los principios y bases establecidos por el artículo 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LGTAIP) y la LTAIPRC.

2. Que de conformidad con el artículo 21, de la LTAIPRC, el INFODF es un sujeto obligado al cumplimiento de la LTAIPRC.

3. Que los artículos 5, fracción VI, y 24 fracción VI, de la LTAIPRC, establece que entre los objetivos de esta Ley se encuentra mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en posesión de los sujetos obligados, así como constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable.

4. Que el artículo 53, fracción VIII, de la LTAIPRC, establece que el Instituto deberá emitir su reglamento interno, manuales y demás normas que faciliten su organización y funcionamiento, así como dictar todas aquellas medidas para el mejor funcionamiento del Instituto.

5. Que el artículo 1, de la Ley de Archivos del Distrito Federal (LADF) tiene por objeto regular el funcionamiento, la integración y administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración Pública del Distrito Federal, Órgano

Legislativo, Órgano Judicial y Organismos Públicos Autónomos del Distrito Federal, así como establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de los sistemas institucionales de archivos de los entes públicos obligados conforme a esta ley, así como del Consejo General de Archivos del Distrito Federal.

6. Que el numeral Primero de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos (Lineamientos), señala que éstos tienen por objeto establecer las políticas y criterios para la sistematización y digitalización, así como para la custodia y conservación de los archivos en posesión de los sujetos obligados, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, la localización eficiente de la información generada, obtenida, adquirida, transformada y contar con sistemas de información, ágiles y eficientes.

7. Que de conformidad con el artículo 3, fracción X, de la LADF, y numeral Segundo de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, el INFODF está obligado al cumplimiento xx xxx referida y de los Lineamientos.

8. Que los proyectos de normatividad son el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos, Reglamento del COTECIAD y manuales de organización y procedimientos de las unidades operativas del Sistema Institucional de Archivos, así como el Cuadro general de Clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental, todos del Instituto, mismos que se actualizan con las disposiciones que establecen los Lineamientos y la LADF.

9. Que los proyecto de mérito cumplen con las disposiciones estandarizadas en los ámbitos local y nacional, para contribuir al desarrollo normativo y de procesos técnicos en el marco del funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto, instrumentando medidas eficientes para el ejercicio de las mejores prácticas de gestión documental con las cuales se de cumplimiento cabal a las obligaciones que establece la normatividad aplicable en materia de archivos, mismas que representan acciones transversales sustantivas para el ejercicio de los derechos de acceso a la información pública y de protección de datos personales, toda vez que los mecanismos de organización y conservación documental proveen la estructura lógica a la información para su oportuna utilización.

10. Que de conformidad con los artículos 12 y 13 de la LADF, y 8 del Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del INFODF, el Instituto integró el Sistema Institucional de Archivos, con los componentes siguientes: normativo, integrado por Coordinación de Archivos (Jefatura de Departamento del Sistema Institucional de Archivos) y el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), así como el componente operativo, integrado por los archivos de trámite, concentración e histórico.

11. Que el COTECIAD aprobó, mediante Acuerdo COTECIAD 03/SO/11-08/2017, someter a consideración del Pleno del Instituto, los proyectos de mérito.

12. Que los proyectos de mérito fueron presentados ante el Comité de Transparencia del Instituto, en la Décima Séptima Sesión Ordinaria, de 5 de diciembre de 2017.

13. Que de conformidad con el artículo 13, fracciones V y XI, del Reglamento Interior del INFODF, es atribución del Presidente someter a la aprobación del Pleno, a propuesta propia o de cualquier otro Comisionado Ciudadano, las normas, lineamientos y demás documentos necesarios para el cumplimiento de las atribuciones del Instituto.

14. Que en el ejercicio de sus atribuciones, el Presidente del INFODF somete a la consideración del Pleno del Instituto, el Proyecto de Acuerdo mediante el cual se aprueba la normatividad e instrumentos archivísticos del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

Por las consideraciones y fundamentos anteriormente expuestos, el Pleno del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, emite el siguiente:

ACUERDO

PRIMERO. Se aprueba la normatividad e instrumentos archivísticos del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, en los términos de los documentos que, como anexos, forman parte del presente Acuerdo.

SEGUNDO. Se instruye al Encargado de Despacho de la Secretaría Técnica para realizar las gestiones necesarias, para que el presente Acuerdo sea comunicado para su ejecución y cumplimiento a los titulares de las Direcciones de las Unidades Administrativas, Secretarías y Órgano Interno de Control del Instituto, y a los integrantes del Comité de Transparencia y del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del INFODF, así como publicarlo en el Portal de Internet del INFODF.

TERCERO. El presente acuerdo entrará en vigor al momento de su aprobación.

Así lo acordó, por unanimidad, el Pleno del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, en sesión ordinaria celebrada el catorce xx xxxxx de dos mil dieciocho. Los Comisionados Ciudadanos, firman al calce, para todos los efectos legales a que haya lugar.

XXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX COMISIONADA CIUDADANA PRESIDENTA DE LA SESIÓN1	XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX COMISIONADO CIUDADANO
XXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX COMISIONADO CIUDADANO COMISIONADO CIUDADANO

1 De conformidad con el artículo 40 del Reglamento de Sesiones, relacionado con el artículo 32 del Reglamento Interior, ambos del INFODF.

REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

TÍTULO PRIMERO CAPÍTULO ÚNICO

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. El presente Reglamento establece la integración, organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, el cual es de observancia obligatoria para todas las personas que laboran en el Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias en la materia.

Artículo 2. Para los efectos del presente Reglamento, además de lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, y en los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, se entenderá por:

I. COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, y grupo interdisciplinario, de conformidad con el numeral cuarto, fracción XXV, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos;

II. Instituto: Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal;

III. LADF: Ley de Archivos del Distrito Federal;

IV. LGTAIP: Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública;

V. LTAIPRC: Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México;

VI. Lineamientos: Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos;

VII. Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite: Persona designada por el titular de la unidad administrativa y oficinas de Comisionados para participar en el COTECIAD, y llevar a cabo las funciones archivísticas en su instancia de adscripción;

VIII. Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos o área coordinadora de archivos: Persona designada por el Comisionado Presidente para llevar a cabo las funciones de esta unidad archivística, quien llevará las funciones del responsable de la Unidad de Archivo de Concentración e Histórico;

IX. Responsable de la Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes: Persona designada por el Comisionado Presidente para llevar a cabo las funciones de esta unidad archivística;

X. Reglamento: Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal; y

XI. Sistema: Sistema Institucional de Archivos.

XII. Transferencia primaria: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración;

XIII. Transferencia secundaria: El traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unida de Archivo Histórico para su conservación permanente.

Artículo 3. La interpretación y aplicación de este Reglamento se hará conforme a las disposiciones establecidas en la LGTAIP, LADF, LTAIPRC y los Lineamientos. Todo asunto en materia de archivos no contemplado en el presente Reglamento será resuelto por el COTECIAD y por el Comité de Transparencia en sus respectivas competencias.

Artículo 4. Para mayor difusión de la cultura archivística del Instituto se publicarán en el micro sitio de Internet del Sistema Institucional de Archivos, los principales documentos archivísticos normativos y técnicos.

Artículo 5. En materia de elaboración y tramitación de documentos se deberá cumplir con lo siguiente:

I. Todos los documentos elaborados en el Instituto se identificarán con el logotipo institucional, nombre del Instituto y Unidad Administrativa, órgano colegiado o grupo de trabajo que produce los documentos, así como el lugar, fecha, asunto, y código de clasificación archivística;

II. Los números de oficios deben asociarse al código de clasificación archivística como sigue: MX09.INFODF/(siglas de la Unidad Administrativa)/(sección y serie)/(número de oficio)/(año). Al cambio de denominación de las Unidades Administrativas y del Órgano Interno de Control, deberá iniciarse con un nuevo consecutivo; y

III. Las copias de conocimiento se podrán digitalizar y tramitar mediante correo electrónico.

Artículo 6. El titular de la Dirección de Administración y Finanzas, de la cual depende la Unidad Coordinadora de Archivos, suscribirá los oficios para las gestiones y seguimientos ante los titulares de las Unidades Administrativas, órganos colegiados y demás oficinas, relativos a las funciones en materia de archivos.

Artículo 7. El servicio centralizado de correspondencia en la Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes del Instituto, tendrá un horario de 09:00 a 15:00 y de 16:00 a 18:00 horas en días hábiles.

Artículo 8. El servicio xx xxxxxxxx de expedientes, de la Unidad de Archivo de Concentración e Histórico tendrá un horario de 09:00 a 15:00 y de 16:30 a 18:30 horas en días hábiles y será hasta por quince días naturales, pudiéndose refrendar.

Artículo 9. En materia del índice de expedientes reservados, éste se actualizará dentro de cada Unidad Administrativa en los meses de enero y julio de cada año, debiéndose incorporar como anexo la copia simple de los acuerdos de clasificación.

Artículo 10. En materia de transferencias primaria y secundaria de expedientes, éstas serán gestionadas anualmente dentro del primer mes del año, y estarán a cargo de la Unidad Administrativa productora de los documentos, con apoyo del responsable de la Unidad de Archivo de Trámite, Unidad de Archivo de Concentración, y Unidad de Archivo Histórico, según corresponda.

Artículo 11. Las bajas documentales serán con corte anual de los expedientes, atendiendo al procedimiento establecido en el Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo de Concentración del Sistema Institucional de Archivos.

Los documentos de comprobación administrativa inmediata no se transferirán a la Unidad de Archivo de Concentración y se eliminarán anualmente dentro del primer

mes del año en términos del procedimiento establecido en el Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo de Trámite. Los documentos de comprobación administrativa inmediata son los siguientes:

I. Registros y/o controles de correspondencia de entrada y salida;

II. Turnos y controles de gestión de correspondencia;

III. Vales o controles xx xxxxxxxx de expedientes;

IV. Xxxxxxxxxx y copias de conocimiento;

V. Solicitudes de servicio (fotocopias, etc…); y

VI. Vales de salida xx xxxxxxx y/o expedición de materiales de oficina.

TÍTULO SEGUNDO

DE LA ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CAPÍTULO I

DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA

Artículo 12. El Sistema está conformado por los componentes normativo y operativo, como sigue:

I. El componente normativo se integra por la Unidad Coordinadora de Archivos, el COTECIAD y el Comité de Transparencia; y

II.El componente operativo se integra por las unidades siguientes, siguientes:

a) Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes, a cargo de la Secretaría Técnica;

b) Unidad de Archivo de Trámite, a cargo de cada Unidad Administrativa, Órgano Interno de Control y Oficina de Comisionados;

c) Unidad de Archivo de Concentración, a cargo de la Dirección de Administración y Finanzas, y

d) Unidad de Archivo Histórico, a cargo de la Dirección de Administración y Finanzas.

Artículo 13. El COTECIAD se integra con la estructura siguiente:

I. Presidencia, a cargo del titular de la Dirección de Administración y Finanzas;

II. Secretaría técnica, a cargo del responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos;

III. Secretaría ejecutiva, a cargo del responsable de la Unidad de Transparencia;

IV. Vocales: Titulares de la Dirección de Asuntos Jurídicos, la Dirección de Tecnologías de Información, de la Dirección de Administración y Finanzas, y del Órgano Interno de Control, el responsable de la Unidad de Correspondencia, así como los responsables de los archivos.

V. Representantes del Órgano Interno de Control, Dirección de Asuntos Jurídicos y Dirección de Tecnologías de Información. Debido a que el titular de la Dirección de Administración y Finanzas preside el comité, la representación queda incluida.

Los responsables de las Unidades de Archivo de Trámite sustituirán a los titulares de las Unidades Administrativas, cuando se lleven a cabo las funciones del Grupo interdisciplinario en materia de análisis de los procesos, procedimientos y valoración institucional.

Artículo 14. El Comité de Transparencia se integrará con la estructura establecida en su Manual de Integración y Operación.

Artículo 15. Los integrantes del COTECIAD podrán nombrar un suplente mediante oficio, que lo sustituirá en caso de ausencia.

CAPÍTULO II

DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

Sección primera

De las funciones del componente normativo

Artículo 16. La Unidad Coordinadora de Archivos, además de las funciones establecidas en la LADF y los Lineamientos, tiene las funciones siguientes:

I. Asesorar a las Unidades Administrativas y demás áreas en los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos;

II. Revisar la Guía de archivo documental elaborada por cada Unidad Administrativa, el Órgano Interno de Control y Oficinas de Comisionados;

III. Gestionar la publicación del inventario de baja documental en el micro sitio del Sistema Institucional de Archivos;

IV. Dar seguimiento al cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico del Instituto;

V. Elaborar y proponer al COTECIAD proyectos de actualización de la normatividad archivística del Instituto;

VI. Elaborar y proponer al COTECIAD proyectos de actualización de los instrumentos de control y consulta archivísticos;

VII. Llevar a cabo y dar seguimiento a los programas de capacitación archivística;

VIII. Supervisar y apoyar en la implementación del sistema automatizado de gestión documental y administración de archivos, y

IX. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

Artículo 17. El COTECIAD, además de las funciones establecidas en la LADF y en los Lineamientos, tiene las funciones siguientes:

I. Llevar a cabo los procesos de análisis e identificación de los valores documentales para establecer los criterios de selección, vigencias y disposición documentales, en el catálogo de disposición documental;

II. Coordinarse con el Comité de Transparencia para el cumplimiento de sus respectivas atribuciones y funciones en materia de archivos;

III. Analizar y proponer la normatividad archivística para aprobación del Comité Transparencia, de conformidad con los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, para que este a su vez la someta a aprobación del Pleno del Instituto, de conformidad con el Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal;

IV. Analizar las propuestas en materia de sistemas de automatización de procesos archivísticos y enviarlas al Comité de Transparencia para su aprobación de conformidad con los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, para que este a su vez la someta a aprobación del Pleno del Instituto, de conformidad con el Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal;

V. Analizar y aprobar el proyecto de Programa Anual Institucional de Desarrollo Archivístico y enviarlo al Comité de Transparencia para su aprobación y este a su vez la someta a aprobación del Pleno del Instituto, de conformidad con el Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal;

VI. Presentar al Pleno del Instituto el informe anual de actividades del Sistema Institucional de Archivos, y

VII. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

Artículo 18. El Comité de Transparencia tiene las funciones establecidas en su Manual de Integración y Operación, y demás normatividad aplicable.

Sección segunda

De las funciones del componente operativo

Artículo 19. La Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes, además de las funciones establecidas en la LADF, Lineamientos, y el Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes, tiene las funciones siguientes:

I. Llevar a cabo la revisión de la correspondencia y su registro en el sistema automatizado correspondiente, formalizando en el acuse el sello, fecha, horade recepción, nombre y firma de persona que recibe, número de fojas del documento y anexos.

II. Llevar a cabo la entrega de correspondencia en los términos establecidos en el procedimiento respectivo;

III. Llevar a cabo la distribución de la correspondencia en tiempo y forma en las Unidades Administrativas, Órgano Interno de Control y Oficinas de Comisionados;

IV. Abstenerse de recibir documentos de carácter eminentemente personal, tales como estados de cuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos y otros, y

V. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

Artículo 20. La Unidad de Archivo de Trámite, además de las funciones establecidas en la LADF, Lineamientos, y el Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo de Trámite, tiene las funciones siguientes:

I. En materia de recepción de correspondencia de entrada:

a) Llevar a cabo la recepción, registro y distribución de la correspondencia en tiempo y forma;

b) Llevar a cabo la recepción de correspondencia dentro del horario laboral establecido, y

c) Abstenerse de recibir documentos de carácter eminentemente personal, tales como: estados de cuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos y otros.

II. En materia de elaboración y trámite de documentos deberá cumplir con los elementos establecidos en el artículo 5 del presente Reglamento, así como con lo siguiente:

a) Generar el control de gestión de los documentos de entrada y entregarlos a la brevedad posible, y

b) Generar la copia de acuse de los documentos de salida y entregarlos a la brevedad posible.

III. En materia de organización de documentos deberá:

a) Identificar y clasificar archivísticamente los expedientes con los datos completos en su carátula conforme se tramitan, y con su etiqueta en la ceja de expediente;

b) Ordenar los expedientes de acuerdo con la secuencia de las series documentales en el Cuadro general de clasificación archivística, y colocarlos en el mobiliario específico identificándolo con etiqueta de las series que contiene;

c) Describir los expedientes en los inventarios, y las series en la Guía de archivo de trámite;

d) Foliar y coser con hilo de algodón los expedientes concluidos;

e) Actualizar el índice de expedientes reservados, y

f) Elaborar el mapa de ordenación topográfica del Archivo de Trámite.

IV. En materia de acceso y consulta de expedientes:

a) Integrar y actualizar permanentemente la lista de personas autorizadas para custodiar y consultar los expedientes clasificados por el Comité de Transparencia, así como de los expedientes que forman parte de los sistemas de datos personales;

b) Llevar el control xx xxxxxxxx y consulta de expedientes, así como del acceso autorizado a expedientes que forman parte de los sistemas de datos personales, y

c) Actualizar la lista de personas autorizadas para préstamo y consulta de expedientes transferidos y en custodia de la Unidad de Archivo de Concentración.

V. En materia de disposición documental:

a) Asegurar que los expedientes a su cargo cumplan el plazo de conservación establecido en el Catálogo de disposición documental;

b) Elaborar los inventarios de transferencias, así como los de baja documental de los documentos de comprobación administrativa inmediata;

c) Gestionar la transferencia primaria de los expedientes que ya concluyeron su plazo de conservación, en el Archivo de Trámite, establecido en el Catálogo de disposición documental, anexando de manera impresa, y por correo, el inventario de transferencia primaria;

d) Entregar en la Unidad de Archivo de Concentración los expedientes de transferencia primaria cosidos, en contenedores con etiqueta; y según corresponda al tipo de expediente con datos personales, coordinar la entrega con el responsable de seguridad de los sistemas de datos personales, y

e) Eliminar en tiempo y forma los documentos de comprobación administrativa inmediata, en términos del procedimiento establecido en el Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo de Trámite.

VI. En materia de conservación de documentos gestionará la infraestructura y los recursos materiales indispensables para garantizar la integridad física de los documentos de archivo bajo su responsabilidad.

Artículo 21. La Unidad de Archivo de Concentración, además de las funciones establecidas en la LADF, Lineamientos, y el Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo de Concentración, llevará a cabo las funciones siguientes:

I. En materia de recepción de expedientes:

a) Revisar que los expedientes, previa recepción en la Unidad de Archivo de Concentración, contengan la información necesaria en la carátula de expedientes, su etiqueta en la ceja, foliados, que estén cosidos, descritos en el inventario de transferencia, así como los datos completos en la etiqueta del contenedor o caja; y

b) Xxxxxxx y acusar de recibo los expedientes transferidos.

II. En materia de organización de expedientes:

a) Verificar en coordinación con el responsable del Archivo de Xxxxxxx, que la identificación y clasificación archivística de expedientes a transferir se contenga en la carátula y cuente con su etiqueta en la ceja del expediente;

b) Instalar los expedientes en la estantería que corresponda en orden consecutivo de acuerdo con las series documentales del Cuadro general de clasificación archivística;

c) Elaborar el inventario de expedientes del Archivo de Concentración, así como el calendario de caducidades y la guía de archivo documental, y

d) Elaborar el mapa de ordenación topográfica.

III. En materia de acceso y consulta de expedientes:

a) Integrar y actualizar permanentemente la lista de personas autorizadas para solicitar el préstamo y/o consulta de expedientes transferidos por las Unidades Administrativas, en particular para los expedientes que forman parte de los sistemas de datos personales, y

b) Llevar el control xx xxxxxxxx y consulta de expedientes, así como la bitácora de acceso autorizado a expedientes que forman parte de los sistemas de datos personales.

IV. En materia de disposición documental:

a) Asegurar que los expedientes a su cargo cumplan el plazo de conservación establecido en el Catálogo de disposición documental;

b) Notificar por conducto del titular de la Dirección de Administración y Finanzas, a los titulares de las Unidades Administrativas, Órgano Interno de Control y Oficinas de Comisionados, el vencimiento del plazo de conservación de los expedientes -correspondientes a sus funciones-, en la Unidad de Archivo de Concentración, solicitándoles gestionar la transferencia secundaria o la baja documental;

c) Coordinar con el responsable de transferencia secundaria respectiva, la entrega de expedientes a la Unidad de Archivo Histórico, y según corresponda al tipo de expediente con datos personales, coordinar la entrega con el responsable de seguridad de los sistemas de datos personales; y

d) Coordinar con la Unidad Administrativa respectiva, la baja documental en términos del procedimiento establecido en el Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo de Concentración.

V. En materia de conservación de documentos gestionará la infraestructura y los recursos materiales indispensables para garantizar la integridad física de los documentos de la Unidad de Archivo de Concentración.

Artículo 22. La Unidad de Archivo Histórico, además de las funciones establecidas en la LADF, Lineamientos, y el Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo Histórico, llevará a cabo las funciones siguientes:

I. En materia de recepción de expedientes:

a) Revisar que los expedientes, previa recepción en la Unidad de Archivo Histórico, cumplan con los datos completos en la carátula de expediente, su etiqueta en la ceja, que estén cosidos, y descritos en el inventario de transferencia secundaria, y

b) Xxxxxxx y acusar de recibo los expedientes transferidos.

II. En materia de organización de expedientes:

a) Verificar en coordinación con el responsable del Archivo de Xxxxxxx, que la identificación y clasificación archivística de expedientes a transferir contengan la carátula, y cuenten con su etiqueta en la ceja del expediente;

b) Instalar los expedientes en la estantería que corresponda en el orden consecutivo de acuerdo con las series documentales del Cuadro General de Clasificación Archivística;

c) Elaborar el inventario de expedientes del Archivo Histórico, así como la guía de archivo documental; y

d) Elaborar el mapa de ordenación topográfica.

III. En materia de acceso y consulta:

a) Integrar y actualizar permanentemente la lista de personas autorizadas para préstamo y consulta de expedientes asociados a los sistemas de datos personales;

b) Llevar el control xx xxxxxxxx y consulta de expedientes, así como el acceso autorizado a expedientes que forman parte de los sistemas de datos personales;

IV. En materia de reprografía propondrá al responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos la digitalización de documentos con información pública para servicio de consulta;

V. En materia de conservación de documentos, gestionará la infraestructura y los recursos materiales indispensables para garantizar la integridad física de los documentos de la Unidad de Archivo Histórico; y

VI. En materia de difusión, actualizará la Guía de Archivo Histórico y gestionará su difusión en el micro sitio del Sistema Institucional de Archivos.

TÍTULO TERCERO

DE LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA CAPÍTULO I

De la organización y conservación

Artículo 23. Para la organización y conservación de archivos las Unidades Administrativas deberán llevar a cabo las acciones siguientes:

I. Identificar, clasificar, ordenar y describir los documentos y expedientes en términos del Cuadro general de clasificación archivística del Instituto; y

II. Conservar los documentos y expedientes en términos de los plazos establecidos en el Catálogo de disposición documental del Instituto.

Artículo 24. Las Unidades Administrativas deberán organizar y conservar los documentos y archivos electrónicos, observando la política de gestión, siguiente:

I. Los documentos electrónicos (archivos electrónicos) deberán integrarse en expedientes (carpetas electrónicas) y clasificarse de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística del Instituto;

II. Los documentos electrónicos (archivos electrónicos) deben conservarse por el plazo establecido en el Catálogo de disposición documental del Instituto, transferirse a la Unidad de Archivo de Concentración, y en su caso, a la Unidad de Archivo Histórico;

III. La guarda, custodia y protección de datos personales de los documentos electrónicos se llevará a cabo conforme al procedimiento establecido para soportes impresos como se refiere en los manuales de las unidades de archivo;

IV. Se organizarán y conservarán en expedientes electrónicos (carpetas electrónicas) los correos electrónicos que gestionen versiones finales de temas sustantivos de las Unidades Administrativas, de conformidad con sus atribuciones y funciones, para lo cual se podrá solicitar a la Dirección de Tecnologías de Información la creación de un correo electrónico xx xxxxx de correspondencia para cada Unidad Administrativa.

Para la atención de solicitudes de información de correos electrónicos, se entregará la información correspondiente al buzón de la Unidad Administrativa respectiva;

V. Los anexos de correos electrónicos de funciones y atribuciones sustantivas deberán integrarse con el mensaje de correo electrónico o mantenerse asociado a éste; y

VI. Los correos electrónicos que gestionen circulares masivas, copias de conocimiento y otro tipo de información que no sean versiones finales de documentos de atribuciones y funciones específicas de las Unidades Administrativas, podrán eliminarse directamente.

De la preservación de documentos

Artículo 25. Para la preservación de documentos, las Unidades Administrativas deberán llevar a cabo las acciones siguientes:

I. Conservar en buen estado físico los documentos que detentan, y reportar al responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos las incidencias que pudieran presentarse;

II. Procurar temperaturas y humedad adecuadas para la preservación de documentos;

III. Proteger los documentos con carpeta, fólder, contenedores o guardas, e instalarlos en archiveros de metal, cajas archivadoras u otro contenedor;

IV. Procurar que los estantes, archiveros y demás mobiliario para expedientes, se encuentren por lo menos 15 centímetros separados del suelo;

V. Mantener una buena circulación de aire en los depósitos de expedientes;

VI. Gestionar servicios de limpieza periódica del área de depósito de expedientes, de las estanterías y de los contenedores de expedientes; y

VII. Dar seguimiento a las fumigaciones periódicas.

De las acciones de protección civil en los archivos

Artículo 26. El personal archivístico en las unidades de Archivo de Concentración e Histórico, deberá llevar a cabo las acciones siguientes:

I. Utilizar guantes de algodón o de goma para impedir el contacto directo de la piel con los elementos nocivos;

II. Emplear bata de laboratorio;

III. Utilizar máscara para la protección de la cara;

IV. Emplear gafas industriales para la protección de los ojos;

V. Lavarse las manos y la cara después de terminar cada sesión de trabajo; y

VI. Las demás que se consideren necesarias para la protección de las personas.

Artículo 27. Los depósitos de archivos deberán tener mecanismos de señalización de salida de emergencia, extintores, detectores de humo, y demás instrumentos de prevención.

Del Plan para situaciones de emergencia

Artículo 28. El Plan para situaciones de emergencia, riesgo y catástrofes, es el siguiente:

I. En caso de incendio se deberán llevar a cabo las siguientes acciones:

a) Requerir de inmediato el apoyo de brigadistas de protección civil del Instituto, y en su caso, de las unidades de bomberos locales;

b) Cortar la corriente eléctrica y los conductos de gas;

c) Accionar los extintores de conformidad con las recomendaciones de los brigadistas de protección civil del Instituto, y

d) Controlado el fuego, ventilar el área y aislar los documentos afectados, procediendo en su caso, con el tratamiento respectivo.

II. En caso de inundación se deberán llevar a cabo las acciones siguientes:

a) Requerir de inmediato el apoyo de brigadistas de protección civil del Instituto;

b) Intentar cerrar el flujo general de agua;

c) Cubrir los materiales documentales con plástico, y

d) Trasladar los materiales documentarles afectados a otros repositorios secos y ventilados, y llevar a cabo el tratamiento respectivo.

III. Las acciones para situaciones de emergencia, riesgo y catástrofes, deberá realizarse por personal especializado, el cual podrá utilizar el siguiente equipo:

a) Máscara protectora;

b) Guantes desechables de plástico;

c) Anteojos o lentes protectores; y

d) Bata de laboratorio.

TRANSITORIOS

PRIMERO. El presente Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Pleno del Instituto.

SEGUNDO. Se abroga el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto, aprobado por el COTECIAD el 15 xx xxxxx de 2013.

TERCERO. Publíquese el presente Reglamento en el micro sitio del Sistema Institucional de Archivos del Instituto.

CUARTO. Notifíquese el presente Reglamento a los titulares de las Unidades Administrativas y oficinas, para su aplicación y cumplimiento.

REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

Disposiciones Generales

Artículo 1. El presente Reglamento establece la operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, el cual es de observancia obligatoria, en el ámbito de sus respectivas competencias.

Artículo 2. Para los efectos del presente Reglamento, además de lo establecido en el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos, la Ley de Archivos del Distrito Federal, y en los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos, se entenderá por:

I. COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, y grupo interdisciplinario, que establecen los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos;

II. Instituto: Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal;

III. LADF: Ley de Archivos del Distrito Federal;

IV. Lineamientos: Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos; y

V. Reglamento: Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal;

Artículo 3. La interpretación y aplicación de este Reglamento se hará conforme a las disposiciones establecidas en el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos, la LADF y los Lineamientos. Todo asunto en materia de archivos no contemplado en el presente Reglamento será resuelto por el COTECIAD.

De las sesiones

Artículo 4. Las sesiones ordinarias se llevarán a cabo las veces que sean necesarias para el desahogo de los asuntos relacionados con sus funciones y

serán convocadas a través del titular del Comité. Las sesiones extraordinarias podrán ser convocadas cuando así lo requiera el asunto a tratar. Las sesiones serán reuniones internas de trabajo.

Artículo 5. Las convocatorias deberán ser comunicadas a cada uno de los integrantes por lo menos con veinticuatro horas previas a la sesión, y contendrán el orden del día, el lugar, la fecha y la hora en que se llevarán a cabo.

Artículo 6. El quórum indispensable para las sesiones del Comité será la mitad más uno de sus integrantes. Cuando no se reúna el quórum después de veinte minutos de la hora convocada, se diferirá la sesión para una nueva fecha, la cual se llevará a cabo con las personas que asistan a dicha sesión.

Artículo 7. Las sesiones se desarrollarán verificando el quórum, presentando y aprobando el orden del día, analizando los asuntos, y aprobando los acuerdos.

Artículo 8. Las decisiones se tomarán por mayoría simple de votos de los integrantes presentes en las sesiones. El Presidente del Comité tendrá voto de calidad en caso de empate.

Artículo 9. Los integrantes del COTECIAD tendrán derecho a voz y voto. Los invitados sólo tendrán derecho a voz.

Artículo 10. Los integrantes del Comité participarán en las sesiones a que sean convocados, votarán, suscribirán las actas, acuerdos y demás documentos derivados de las sesiones. Podrán proponer al Presidente del Comité asuntos a tratar en las sesiones, así como la participación de las personas que por la naturaleza de los asuntos a tratar deban estar presentes en la sesiones.

Artículo 11. Los acuerdos tomados por el Comité se circularán para suscribirse a más tardar al tercer día de la sesión respectiva.

Artículo 12. Los proyectos de acta de sesión se analizarán y aprobarán en la siguiente sesión para ser suscritos inmediatamente. Suscribirán el acta aprobada los integrantes del Comité que en la fecha en que se apruebe estén laborando en el Instituto.

De las funciones de los integrantes del COTECIAD Artículo 13. El Presidente del COTECIAD tiene las funciones siguientes:

I. Representar al Comité;

II. Convocar y presidir las sesiones;

III. Presentar ante el Pleno del Instituto para su aprobación, los proyectos de normatividad, programas, instrumentos archivísticos y demás propuestas elaboradas por la Unidad Coordinadora de Archivos, una vez aprobados por el Coteciad y el Comité de Transparencia.

IV. Presentar ante el Pleno del Instituto el informe anual de actividades del Sistema Institucional de Archivos, y

V. Las demás que le sean encomendadas por el Peno del Instituto.

Artículo 14. Son funciones de la Secretaría Técnica del COTECIAD:

I. Organizar las sesiones, elaborar los proyectos de orden del día, integrar la documentación relativa a los asuntos a tratar, elaborar y circular para firma los acuerdos y las actas de las sesiones, y demás documentos derivados de las sesiones.

II. Verificar el quórum, y apoyar al Presidente del COTECIAD en la conducción de las sesiones;

III. Dar seguimiento a los acuerdos y a las medidas acordadas por el COTECIAD;

IV. Llevar el registro de los acuerdos tomados en las sesiones, y

V. La demás que le sean encomendadas por el Comité.

Artículo 15. Son funciones de la Secretaría Ejecutiva del COTECIAD:

I. Comunicar al Presidente del COTECIAD las medidas aprobadas por el Comité de Transparencia del Instituto, relativas al resguardo y conservación de documentos y expedientes clasificados, y de aquellos que sean parte de los sistemas de datos personales;

II. Apoyar al responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos para dar seguimiento a la aplicación de la normatividad archivística aprobada por el COTECIAD;

III. Fungir como enlace entre el COTECIAD y el Comité de Transparencia en materia de intercambio de información archivística, y

IV. Las demás que le sean encomendadas por el Comité.

Artículo 16. Son funciones de los representantes:

I. El representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos apoyará a la Secretaría Técnica del COTECIAD en la elaboración de los proyectos de normatividad archivística y bridará asesoría a los integrantes del Comité en materia de interpretación jurídica y de aplicación normativa en temas archivísticos;

II. El representante del Órgano Interno de Control vigilará el cumplimiento de la normatividad archivística en el ámbito de su competencia;

III. El representante de la Dirección de Tecnologías de Información apoyará a la Secretaría Técnica del Comité en la elaboración de los proyectos en materia de documentos electrónicos y automatización y sistematización de procesos archivísticos;

IV. El representante de la Dirección de Administración y Finanzas emitirá opinión respecto de los recursos materiales y financieros para el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos, y

V. Las demás que les sean encomendadas por el Comité de acuerdo con sus competencias.

Artículo 17. Son funciones de los vocales:

I. Instrumentar en su respectiva Unidad Administrativa y Oficina, las actividades archivísticas para el cumplimiento de la normatividad y los procesos en materia de archivos;

II. Participar en las actividades que acuerde el Comité; y

III. Las demás que les sean encomendadas por el Comité.

TRANSITORIOS

PRIMERO. El presente Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Pleno del Instituto.

SEGUNDO. Se abroga el Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, aprobado por el Coteciad el 15 xx xxxxx de 2013.

TERCERO. Publíquese el presente Reglamento en el micro sitio del Sistema Institucional de Archivos del Instituto.

CUARTO. Se instruye al Presidente del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, para que notifique el presente Reglamento a los titulares de las Unidades Administrativas y oficinas, para su aplicación y cumplimiento.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA U OFICIALÍA DE PARTES DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

ÍNDICE

I. Presentación…………………………………….	2
II. Objetivo………………………………………….	2
III. Alcance……………………………………………	2
IV. Fundamento legal……………………………….	2
V. Organización…………………………………….	3
VI. Procedimientos…………………………………	4
VII. Formatos…………………………………………	6

I. PRESENTACIÓN

Cumplir con las tareas que imponen la transparencia, el acceso a la información pública y la protección de datos personales, conlleva al desarrollo y modernización de los archivos, los cuales constituyen sin lugar a duda un eje fundamental para el cumplimiento de los objetivos del Instituto.

Al proporcionar una estructura lógica a los documentos producidos, recibidos, organizados y administrados en el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto, se coadyuva con la identificación, localización y consulta oportuna de la información en la etapa activa del ciclo vital del documento.

El presente instrumento establece la organización y procedimientos para la recepción de la correspondencia de entrada y su distribución, así como de la gestión de correspondencia de salida.

II. OBJETIVO

Establecer la organización y procedimientos para la operación de la Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes (Unidad Central de Correspondencia), de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal (LADF) y los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos (Lineamientos).

III. ALCANCE

La organización y procedimientos del presente instrumento administrativo son de observancia para la Secretaría Técnica del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal (Instituto), de la cual depende la Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes, así como para todas las Unidades Administrativas en el ámbito de su competencia.

IV. FUNDAMENTO LEGAL

El presente instrumento se elabora con fundamento en el artículo 23 de la LADF y numerales segundo, sexto, fracciones I y II, séptimo y noveno, fracción II, inciso a), de

los Lineamientos, y artículo 27, fracciones I y III, del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

V. ORGANIZACIÓN

La Unidad Central de Correspondencia se integra como sigue:

Unidad Administrativa

Secretaría Técnica

Unidad Central de Correspondencia

VI. PROCEDIMIENTOS

1. Recepción de correspondencia.

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Unidad Central de Correspondencia	Recibe correspondencia externa. ¿La correspondencia se recibe sin cubierta, sobre o contenedor? Sí: continúa actividad 2 No: continúa actividad 3	Correspondencia
2	Unidad Central de Correspondencia	Verifica las formalidades de la correspondencia dirigida al Instituto, la fecha y anexos ¿La correspondencia cumple con los requisitos? Sí: pasa a la actividad 5. No: pasa a la actividad 4.	Correspondencia
3	Unidad Central de Correspondencia	Verifica en la correspondencia con cubierta, sobre o contenedor, las formalidades de la correspondencia dirigida al Instituto ¿La correspondencia cumple con los requisitos? Sí: pasa a la actividad 7. No: pasa a la actividad 6.	Correspondencia
4	Unidad Central de Correspondencia	Si la documentación no está completa se informa al mensajero y se asienta en el acuse de recibo. Continúa en la actividad 5.	Acuse de recibo
5	Unidad Central de Correspondencia	Otorga el acuse de recibo de la correspondencia: 1) Imprime en el original y las copias del documento en cuestión el sello de recibido de la Unidad Central de Correspondencia, marcando la fecha y la hora de su recepción; 2) Inmediatamente, imprime también en el original y las copias del propio documento el folio de registro correspondiente, entregando al interesado el acuse de recibo. Continúa en actividad 11.	Acuse de recibo
6	Unidad Central de Correspondencia	Si el empaque de correspondencia no está en buenas condiciones se revisará el contenido y, de encontrarse faltantes sobre todo en el caso de la valija, se levantará un acta que haga constar tal anomalía, asentándolo en el sistema manual o informático y en el registro del mensajero para cualquier aclaración subsecuente. Continúa en la actividad 8.	Acta y sistema automatizado
7	Unidad Central de Correspondencia	Imprime en el documento de acuse, el sello de la Unidad Central de Correspondencia.	Documento de acuse
8	Unidad Central de Correspondencia	Registra la correspondencia en el sistema automatizado.	Sistema automatizado

9	Unidad Central de Correspondencia	Genera en original y copia el control de gestión (anexo 1) que engrapa, debidamente requisitado, en cada una de las piezas de correspondencia.	Sistema automatizado y control de gestión
10	Unidad Central de Correspondencia	Ordena la correspondencia externa recibida por prioridad, carácter de la información (urgente, ordinario, confidencial, etcétera), y unidad administrativa, para su entrega.	Correspondencia
11	Unidad Central de Correspondencia	Asigna mensajero.	Sistema automatizado
12	Mensajero asignado	Entrega la correspondencia a la Unidad Administrativa respectiva.	Correspondencia y control de gestión
13	Unidad Administrativa	Recibe y verifica la correspondencia, asentando en el formato de control de gestión la fecha y hora de recepción, así como el nombre y firma de quien recibió en el control de gestión.	Correspondencia, y control de gestión
14	Unidad Administrativa	Devuelve copia de control de gestión.	Control de gestión
15	Mensajero asignado	Entrega a la Unidad Central de Correspondencia el control de gestión.	Control de gestión
16	Unidad Central de Correspondencia	Recibe el control de gestión y registra el seguimiento en el sistema automatizado.	Sistema automatizado y control de gestión
17	Unidad Central de Correspondencia	Elabora reporte de gestión de correspondencia.	Sistema automatizado y reporte de gestión de correspondencia
Fin del procedimiento

2. Gestión de correspondencia de salida.

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Unidad Administrativa	Registra en sistema automatizado la correspondencia de salida.	Sistema automatizado
2	Unidad Central de Correspondencia	Revisa registro y da seguimiento.	Sistema automatizado
3	Unidad Administrativa	Gestiona entrega de correspondencia y registra en el sistema automatizado.	Correspondencia.
4	Unidad Central de Correspondencia	Revisa registro, da seguimiento y genera reporte.	Sistema automatizado
Fin del procedimiento

Transitorios.

PRIMERO. El presente Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Pleno del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

SEGUNDO. Se abroga el Manual de Políticas y Procedimientos de la Unidad Central de Correspondencia, aprobado por acuerdo del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, de fecha 23 de septiembre de 2011.

TERCERO. Las actividades del sistema automatizado se llevarán a cabo una vez que se implemente el mismo.

VIII. FORMATOS

Anexo 1. Control de Gestión

Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal

Sistema Institucional de Archivos MX09.INFODF.ST.13.5

Control de Gestión

Ficha de control: (anotar el número de folio consecutivo)

Fecha: (anotar la fecha)

Hora: (anotar la hora)

Destinatario: (anotar el nombre del destinatario)

Unidad Administrativa: (anotar nombre de la UA)

Cargo: (anotar el cargo)

Remitente:

Cargo: Institución:

(anotar el nombre del remitente) (anotar el cargo)

(anotar el nombre de la institución)

Tipo de documento:

Asunto: Número de fojas: Anexos adjuntos:

(mencionar el tipo de documento: oficio, solicitud, recurso…) (mencionar brevemente el asunto del documento)

(anotar el número total de hojas del documento)

(mencionar si tiene anexos)

(nombre, hora y firma de quien recibe documento en la UA)

Nombre, hora y firma: Unidad Administrativa

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

ÍNDICE

I. Presentación…………………………………….	2
II. Objetivo………………………………………….	2
III. Alcance……………………………………………	2
IV. Fundamento legal……………………………….	3
V. Organización…………………………………….	3
VI. Procedimientos…………………………………	4
VII. Formatos…………………………………………	10

I. PRESENTACIÓN

Cumplir con las tareas que imponen la transparencia, el acceso a la información pública y la protección de datos personales, conlleva al desarrollo y modernización de los archivos, los cuales constituyen sin lugar a duda un eje fundamental para el cumplimiento de los objetivos del Instituto.

Al proporcionar una estructura lógica a los documentos producidos, recibidos, organizados y administrados en el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto, se coadyuva con la identificación, localización y consulta oportuna de la información en la etapa activa del ciclo vital del documento.

El presente instrumento establece la organización y procedimientos para la recepción y elaboración de la correspondencia, integración de expedientes, la descripción y ordenación de la información, consulta de expedientes, eliminación de documentos de corto plazo, transferencia primaria, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos.

II. OBJETIVO

Establecer la organización y procedimientos para la operación de la Unidad de Archivo de Trámite, a través de los instrumentos de control archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal (LADF) y los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos (Lineamientos).

III. ALCANCE

La organización y procedimientos del presente instrumento administrativo son de observancia general y obligatoria para las Unidades Administrativas, Órgano Interno de Control y Oficinas de Comisionados del INFODF.

IV. FUNDAMENTO LEGAL

El presente instrumento se elabora con fundamento en el artículo 23 de la LADF, y numerales segundo, cuarto, fracción V, sexto, fracciones I y II, séptimo y noveno, fracción II, inciso b), de los Lineamientos, y artículo 27, fracciones I y III, del Reglamento Interior del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

V. ORGANIZACIÓN

La Unidad de Archivo de Trámite se conforma como sigue:

Unidades Administrativas, Órgano Interno de Control y Oficinas de Comisionados

Unidad Administrativa, OIC y Oficina de Comisionados

Unidad de Archivo de Trámite

VI. PROCEDIMIENTOS

1. Recepción de correspondencia

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de correspondencia	Recibe correspondencia, revisa, acusa de recibo, y registra en el sistema automatizado.	Correspondencia, acuse, control de correspondencia, sistema automatizado, cuadro general de clasificación archivística, y catálogo de disposición documental
2	Responsable de correspondencia	Entrega correspondencia. ¿Está dirigido al titular de la Unidad Administrativa (UA)? Si: continúa actividad 3. No: continúa actividad 5.	Correspondencia
3	Titular de Unidad Administrativa	Recibe, revisa y da instrucciones para trámite o archivo.	Correspondencia
4	Responsable de correspondencia	Recibe correspondencia e instrucciones. ¿Requiere algún trámite? Si: continua actividad 5 No: continúa actividad 7	Correspondencia
5	Responsable de correspondencia	Genera control de gestión, entrega a responsable de atención, y registra seguimiento en sistema automatizado.	Sistema automatizado, correspondencia y control de gestión
FIN DE PROCEDIMIENTO

2. Elaboración de correspondencia de salida

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de elaborar documento	Solicita número consecutivo de documento
2	Responsable de correspondencia	Proporciona número consecutivo de documento	Control de Correspondencia de salida, y cuadro general de clasificación archivística
3	Responsable de elaborar documento	Elabora documento y, en su caso, presenta para autorización y/o firma del Titular de área.	Documento y cuadro general de clasificación archivística

4	Titular de Unidad Administrativa	Revisa y en su caso, autoriza y/o firma, y entrega para trámite. ¿Es documento para trámite interno? Si: continua actividad 5 No: continua actividad 6	Documento de salida
5	Mensajero	Entrega documento en la Unidad Administrativa destinataria, recibe acuse y entrega a responsable de correspondencia.	Documento de salida, acuse respectivo,
6	Responsable de correspondencia	Recibe acuse, registra seguimiento en el sistema, integra expediente o entrega a la persona que integra expediente (subdirector, jefe depto. etc…)	Acuse y sistema automatizado.
FIN DE PROCEDIMIENTO

3. Integración de expedientes

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de archivo de trámite (persona que integra expediente) (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…)	Revisa documentos ¿Existe expediente? Si: continua actividad 2 No: continua actividad 3	Documentos
2	Responsable de archivo de trámite (persona que integra expediente) (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…)	Integra documentos.	Documentos
3	Responsable de archivo	Abre expediente, integra	Folder, carátula de expediente, ceja de expediente, cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental.
	de trámite (persona que	cronológicamente documentos del
	integra expediente)	asunto, elabora carátula y ceja de
	(Subdirector, jefe Xxxxx.	expediente, numera los documentos
	etc…)	con lápiz y cierra expediente en la
		carátula.
FIN DE PROCEDIMIENTO

4. Elaboración de inventarios

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de archivo de trámite (persona que integra expediente) (Subdirector, Jefe Depto. etc…)	Describe el nombre de cada expediente en el inventario ordenándolos por serie documental consecutiva, y entrega a Titular de Unidad Administrativa para su firma de Visto Bueno.	Inventario, Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental
2	Titular de Unidad Administrativa	Revisa el inventario, firma de visto bueno y entrega a responsable de archivo de trámite.	Inventario.
FIN DE PROCEDIMIENTO

5. Elaboración de guía de archivo.

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de archivo de trámite.	Describe el nombre de cada serie en la Guía de archivo ordenándola de manera consecutiva.	Guía de archivo, Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental
2	Titular de Unidad Administrativa	Revisa la Guía, firma de visto bueno y entrega a responsable de archivo de trámite.	Guía de archivo

6. Elaboración de índice de expedientes reservados

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Titular de Unidad Administrativa	Recibe acuerdo de reserva e instruye elaboración y/o actualización de índice.	Índice de expedientes reservados
2	Responsable de archivo de trámite.	Describe el nombre de cada expediente en el índice ordenándolos por serie documental consecutiva, y entrega a Titular de Unidad Administrativa para su firma de Visto Bueno.	Índice de expedientes reservados
3	Titular de Unidad Administrativa	Revisa índice, firma de visto bueno y entrega a responsable de archivo de trámite.	Índice de expedientes reservados

7. Ordenación física de expedientes

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de archivo de trámite o persona que detenta los expedientes (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…)	Previa autorización del titular de la Unidad Administrativa, identifica el mobiliario para expedientes, elabora y adhiere etiqueta con nombre de la Unidad Administrativa, y código archivístico.	Expediente
2	Responsable de archivo de trámite o persona que detenta los expedientes (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…)	Acomoda expedientes por serie documental de manera consecutiva.	Expediente y cuadro general de clasificación archivística

3	Responsable de archivo de trámite o persona que detenta los expedientes (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…)	Elabora mapa de ordenación topográfica.	Mapa de ordenación topográfica
FIN DE PROCEDIMIENTO

8. Préstamo y consulta de expedientes

No. de Actividad	Responsable de archivo de trámite	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de Archivo de Trámite o persona que detenta los expedientes (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…)	Recibe solicitud, verifica nombre y firma autorizada, localiza expediente y proporciona formato xx xxxxxxxx y consulta de expedientes	Sistema/correo electrónico, formato xx xxxxxxxx y consulta, inventario de archivo de trámite
2	Solicitante	Recibe formato, lo requisita y entrega.	Formato préstamo y consulta
3	Responsable de Archivo de Trámite o persona que detenta los expedientes (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…) y Solicitante	Revisan de manera general el contenido del expediente.	Expediente
4	Responsable de Archivo de Trámite o persona que detenta los expedientes (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…)	Entrega el expediente y registra en el sistema	Expediente y sistema
5	Solicitante	Consulta expediente, y en su caso, refrenda el préstamo o lo devuelve.	Formato préstamo y consulta
6	Responsable de Archivo de Trámite o persona que detenta los expedientes (Subdirector, jefe Xxxxx. etc…)	En caso de devolución del expediente revisan de manera general el contenido del expediente.	Formato préstamo y consulta
7	Solicitante	Firma de devolución de expediente	Expediente
FIN DE PROCEDIMIENTO

9. Eliminación de documentos de comprobación administrativa

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de Archivo de Trámite	Identifica la documentación de comprobación administrativa inmediata y la describe en inventario de baja, y entrega al titular de la Unidad Administrativa para firma de visto bueno	Inventario de baja
2	Titular de Unidad Administrativa	Recibe, revisa inventario de baja y firma de visto bueno.	Inventario de baja
3	Titular de Unidad Administrativa	Convoca al responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos y al representante de la Órgano Interno de Control ante el Comité Técnico Interno de Administración de	Correo electrónico, inventario de baja

		Documentos (COTECIAD), y verifican documentos de comprobación administrativa inmediata, en caso de autorización de baja de los documentos, se remiten al responsable del Archivo de Trámite para su destrucción.
4	Responsable de Archivo de Trámite (responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos y al representante de la Órgano Interno de Control ante el Coteciad, y el titular de la Unidad Administrativa).	Elabora acta de baja documentos de comprobación administrativa inmediata, que deberá ser firmada por el responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos, el representante del Órgano Interno de Control ante el COTECIAD, y el titular de la Unidad Administrativa.	Acta de baja
5	Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos.	Publica el inventario de baja en el micro sitio del sistema institucional de archivos y rinde informe en el COTECIAD.	Micro sitio del sistema institucional de archivos, inventario de baja e informe.
FIN DE PROCEDIMIENTO

10. Transferencia primaria

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de Archivo de Trámite	Identifica e integra en la caja respectiva todos los expedientes que ya concluyeron su plazo de conservación, elabora el inventario de transferencia primaria, elabora la carátula de caja y el oficio de solicitud de transferencia y los entrega al titular de la Unidad Administrativa para su firma.	Carátula de caja, inventario de transferencia primaria y oficio
2	Titular de Unidad Administrativa	Recibe lo documentos mencionados en la actividad anterior, los revisa, firma y entrega.	Inventario de transferencia primaria y oficio
3	Responsable de Archivo de Trámite	Entrega oficio e inventario al titular de la Dirección de Administración y Finanzas	Inventario de transferencia primaria y oficio
4	Titular de la Dirección de Administración y Finanzas	Recibe, revisa, da respuesta fijando fecha y hora de recepción de expedientes en la Unidad de Archivo de Concentración.	Inventario de transferencia primaria y oficio
5	Responsable de Archivo de Trámite	Entrega cajas con expedientes en la fecha y hora fijada.	Expedientes e inventario de transferencia primaria

6	Responsable del Archivo de Concentración	Recibe cajas con expedientes, coteja con inventario de transferencia y acusa de recibo.	Expedientes e inventario de transferencia primaria
FIN DE PROCEDIMIENTO

Transitorios.

PRIMERO. El presente Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo de Trámite del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Pleno del instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

SEGUNDO. Se abroga el Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo de Trámite, aprobado por acuerdo del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, de fecha 23 de septiembre de 2011.

TERCERO. Las actividades del sistema automatizado se llevarán a cabo una vez que se implemente el mismo.

CUARTO. El sistema automatizado, deberá ser implementado a más tarar en tres meses después de haberse aprobado el presente Manual de Procedimientos de la Unidad de Archivo de Trámite. A efecto de que se dé cumplimiento al transitorio tercero.

QUINTO. Instrúyase al Director de Tecnologías de Información del INFODF, a efecto que se dé cumplimiento el transitorio tercero.

VII. FORMATOS.

Control de correspondencia de entrada

Control de correspondencia de salida

Control de gestión

Carátula de expediente

Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal

Sistema Institucional de Archivos

MX09.INFODF.(subfondo).(año)

CARÁTULA DE EXPEDIENTE

I.- PRODUCTOR

Unidad Administrativa: (Nombre de la Unidad Administrativa que genera el expediente)

II.- IDENTIFICACIÓN

Código de clasificación archivística:	(Código de clasificación de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística)
Nombre y asunto del expediente:	(Nombre y asunto del expediente)
Soporte documental:	(Documento impreso, electrónico, etc…)

III. ORDENACIÓN

Fecha de apertura:	(Fecha del sello de recepción del primer documento que integra el expediente)
Fecha de conclusión:	(Fecha de cierre de asunto)
Legajo No.:	(Número de legajo respecto del total. Ejemplo: 1/1)
Número de hojas:	(Total de hojas foliadas)

IV. VALOR DOCUMENTAL V. PLAZO DE CONSERVACIÓN

(años)

Administrativo:	(X)
Legal:	(X)
Fiscal:	(X)
Histórico:	(X)

Archivo de trámite:	(1 )
Archivo de concentración:	(2)
Total años:	(3)
Baja (si/no):	(No)

VI. SEGURIDAD DE ACCESO

Sistema de datos personales:	(colocar el nombre del sistema de datos personales)
Nivel de seguridad:	(colocar el nombre del nivel de seguridad)

VII. LEYENDA DE CLASIFICACIÓN

Fecha de sesión del Comité de Transparencia:	(fecha)		Sección reservada:	(mencionar número de hoja y párrafo)
Unidad Administrativa:	(nombre de la Unidad Administrativa)		Fundamento legal:	(anotar nombre de la norma, artículo, numeral, fracción, inciso, etc..)
RESERVADO:	(marcar X según el caso)		Periodo de reserva:	(anotar el número de años)
CONFIDENCIAL:	(marcar X según el caso)		Rubrica Unidad Administrativa:	(rúbrica del titular de Unidad Administrativa)

VIII. LOCALIZACIÓN TOPOGRÁFICA (anotar ubicación física)

Archivo de Trámite	Archivero No.	Cajón No.
	Contenedor No.	Estantería/Charola No.
Archivo de Concentración	Pasillo No.	Estantería No.
	Charola No.	Contenedor No.
Archivo Histórico	Pasillo No.	Estantería No.
	Charola No.	Contenedor No.

Etiqueta xx xxxx de expediente

MX09.INFODF.(SUBFONDO).(SECCIÓN).(SERIE).(NÚM.EXP).(AÑO) (NOMBRE DEL EXPEDIENTE)

Inventario de expedientes

Guía de archivo

Índice de expedientes reservados

Mapa de ordenación topográfica

Préstamo y consulta de expedientes

Carátula de contenedor/caja

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

ÍNDICE

VIII. Presentación…………………………….	2
IX. Objetivo…………………………………...	2
X. Alcance…………………………………...	2
XI. Fundamento legal……………………….	3
XII. Organización…………………………….	3
XIII. Procedimientos……………………….…	4
XIV. Formatos……………………………….…	10

I. PRESENTACIÓN

Cumplir con las tareas que imponen la transparencia, el acceso a la información pública y la protección de datos personales, conlleva al desarrollo y modernización de los archivos, los cuales constituyen sin lugar a duda un eje fundamental para el cumplimiento de los objetivos del Instituto.

Al proporcionar una estructura lógica a los documentos producidos, recibidos, organizados y administrados en el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto, se coadyuva con la identificación, localización y consulta oportuna de la información en la etapa semiactiva del ciclo vital del documento.

El presente instrumento establece la organización y procedimientos para la recepción e incorporación de expedientes, elaboración de inventarios, calendario de caducidades, guía de archivos, préstamo y consulta de expedientes, bajas documentales y transferencia secundaria, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos para llevar a cabo cada actividad.

II. OBJETIVO

Establecer la organización y procedimientos para la operación de la Unidad de Archivo de Concentración, a través de los instrumentos de control archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal (LADF) y los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos (Lineamientos).

III.ALCANCE

La organización y procedimientos del presente instrumento administrativo, son de observancia obligatoria para las personas que desempeñan funciones en la Unidad de Archivo de Concentración y para todas las Unidades Administrativas en el ámbito de su competencia.

IV. FUNDAMENTO LEGAL

El presente instrumento se elabora con fundamento en el artículo 23 de la LADF, numerales segundo, cuarto, fracción III, sexto, fracciones I y II, séptimo y noveno, fracción II, inciso c), de los Lineamientos, y artículo 27, fracciones I y III, del Reglamento Interior del Instituto.

V. ORGANIZACIÓN

La Unidad de Archivo de Concentración se ubica como sigue:

Unidad Administrativa

Dirección de Administración y Finanzas

Unidad de Archivo de Concentración

VI. PROCEDIMIENTOS

1. Recepción e incorporación de expedientes.

No. de Actividad	Responsable		Actividad		Método o herramienta
1	Responsable la Unidad Archivo Concentración	de de de	Recibe, revisa y coteja expedientes en el inventario transferencia primaria.	los de	Expedientes e inventario transferencia primaria	de
2	Responsable la Unidad Archivo Concentración	de de de	Acusa de recibo.		Acuse
3	Responsable la Unidad Archivo Concentración	de de de	Incorpora los expedientes en mobiliario respectivo.	el	Expedientes y mobiliario
4	Responsable la Unidad Archivo Concentración	de de de	Actualiza el mapa de ordenación topográfica		Mapa de ordenación topográfica
FIN DE PROCEDIMIENTO

2. Elaboración de inventario, calendario de caducidades y guía de archivo

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Describe el nombre de los expedientes en el inventario ordenándolos por serie documental.	Inventario de archivo de concentración, Cuadro general de clasificación archivística y Catálogo de disposición documental
2	Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Describe la sección y series y número de expedientes en el Calendario de caducidades.	Calendario de caducidades, Cuadro general de clasificación archivística y Catálogo de disposición documental
3	Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Describe las series de expedientes en la Guía de Archivo de Concentración.	Guía de archivo de concentración, Cuadro general de clasificación archivística y Catálogo de disposición documental
FIN DE PROCEDIMIENTO

3. Préstamo y consulta de expedientes

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Recibe solicitud, verifica nombre y firma autorizada, localiza expediente y proporciona formato xx xxxxxxxx y consulta de expedientes	Sistema/correo electrónico, formato xx xxxxxxxx y consulta, e inventario de archivo de concentración
2	Solicitante	Recibe formato, lo requisita y entrega.	Formato xx xxxxxxxx y consulta
3	Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Entrega el expediente y registra en el sistema	Expediente y sistema
4	Solicitante y responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Revisan de manera general el contenido del expediente.	Expediente
5	Solicitante	Consulta expediente, y en su caso, refrenda el préstamo o lo devuelve.	Formato préstamo y consulta
6	Solicitante y responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Revisan de manera general el contenido del expediente.	Formato préstamo y consulta
7	Solicitante	Firma de devolución de expediente	Expediente
FIN DE PROCEDIMIENTO

4. Bajas documentales

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Identifica en el calendario de caducidades los expedientes que ya concluyeron su plazo de conservación, confirma los plazos de conservación en el catálogo de disposición documental, elabora el inventario de baja y propuesta de oficio dirigido a la Unidad Administrativa productora de los expedientes o con funciones atinentes a la información o con atribuciones en materia de tratamiento de la información, y lo entrega para firma del titular de la Dirección de Administración y Finanzas.	Catálogo de disposición documental, calendario de caducidades, inventario de baja y oficio.
2	Titular de Dirección de Administración y Finanzas	Recibe, revisa documentos, firma y entrega para trámite.	Oficio, calendario de caducidades e inventario de baja.
3	Responsable de correspondencia	Entrega documento en la Unidad Administrativa destinataria, recibe acuse y	Documento de salida, acuse respectivo

	y mensajero	entrega a responsable de correspondencia.
4	Titular de la Unidad Administrativa	Recibe, revisa, firma calendario de caducidades e inventario de baja, elabora oficio de solicitud de baja dirigida al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.	Calendario de caducidades, inventario de baja y oficio.
5	Titular del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Recibe solicitud, calendario de caducidades e inventario de baja firmados, instruye al Secretario Técnico del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos elaborar convocatoria, proyecto de ficha técnica de valoración, proyecto de declaratoria de Valoración, y proyecto de dictamen de baja documental.	Oficio, calendario de caducidades e inventario de baja
6	Secretario Técnico del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Elabora convocatoria, proyecto de ficha técnica de valoración, proyecto de declaratoria de valoración, y proyecto de dictamen de baja documental.	Convocatoria, ficha técnica de valoración, declaratoria de valoración, dictamen de baja.
7	Titular del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Recibe proyectos, revisa, firma y entrega para trámite.	Convocatoria, ficha técnica de valoración, declaratoria de valoración, dictamen de baja.
8	Responsable de correspondencia y mensajero	Entrega documentos a los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, recibe acuse y entrega a responsable de correspondencia.	Convocatoria calendario de caducidades, inventario de baja, ficha técnica de valoración, declaratoria de valoración, dictamen de baja documenta.
9	Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Sesiona y emite el dictamen de baja documental.	Convocatoria, calendario de caducidades, inventario de baja, ficha técnica de valoración, declaratoria de valoración, dictamen de baja.
10	Titular del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Mediante oficio envía al titular de la Unidad Administrativa el dictamen de baja documental para que proceda a la destrucción de documentos.	Oficio y dictamen de baja documental
11	Titular de la Unidad Administrativa	Recibe dictamen, gestiona publicación de inventario de baja en el micro sitio del sistema institucional de archivos, elabora oficio para citar al Secretario Técnico del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, al Responsable del Archivo de	Oficio, dictamen de baja documental, inventario de baja

		Concentración y al representante del Órgano Interno de Control ente el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, para llevar a cabo la revisión del inventario de expedientes de baja.
12	Titular de la Unidad Administrativa o responsable del Archivo de Trámite, Secretario Técnico del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, al Responsable del Archivo de Concentración y al representante del Órgano Interno de Control ente el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Revisan el inventario de expedientes para baja. El Responsable del Archivo de Trámite destruye los documentos, y suscriben el Acta de Baja Documental.	Expedientes, inventario de baja y acta de baja documental.
FIN DE PROCEDIMIENTO

5. Transferencia secundaria

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración	Identifica en el Calendario de caducidades los expedientes que ya concluyeron su plazo de conservación, confirma los plazos de conservación en el Catálogo de disposición documental, elabora el inventario de transferencia secundaria, elabora propuesta de oficio dirigido a la Unidad Administrativa productora de los expedientes o con funciones atinentes a la información o con atribuciones en materia de tratamiento de la información, y lo entrega para firma del titular de la Dirección de Administración y Finanzas.	Catálogo de disposición documental, calendario de caducidades, inventario de transferencia secundaria y oficio.
2	Titular de Dirección de Administración y Finanzas	Recibe, revisa documentos, firma y entrega para trámite.	Oficio, calendario de caducidades e inventario de transferencia secundaria.

3	Responsable de correspondencia y mensajero	Entrega documento en la Unidad Administrativa destinataria, recibe acuse y entrega a responsable de correspondencia.	Documento de salida, acuse respectivo
4	Titular de la Unidad Administrativa	Recibe, revisa, firma calendario de caducidades e inventario de transferencia secundaria, elabora oficio de solicitud de valoración para transferencia secundaria dirigida al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.	Calendario de caducidades, inventario de transferencia secundaria y oficio.
5	Titular del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Recibe solicitud, calendario de caducidades e inventario de baja firmados, instruye al Secretario Técnico del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos elaborar convocatoria, proyecto de ficha técnica de valoración, proyecto de declaratoria de valoración, y proyecto de dictamen de transferencia secundaria.	Oficio, calendario de caducidades e inventario de transferencia secundaria
6	Secretario Técnico del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Elaborar convocatoria, y proyecto de ficha técnica de valoración, proyecto de declaratoria de valoración, y proyecto de dictamen de transferencia secundaria.	Convocatoria, ficha técnica de valoración, declaratoria de valoración, dictamen de transferencia secundaria.
7	Titular del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Recibe proyectos, revisa, firma y entrega para trámite.	Convocatoria, ficha técnica de valoración, declaratoria de valoración, dictamen de transferencia secundaria.
8	Responsable de correspondencia y mensajero	Entrega documentos a los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, recibe acuse y entrega a responsable de correspondencia.	Convocatoria calendario de caducidades, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de valoración, declaratoria de valoración, dictamen de transferencia secundaria
9	Comité Técnico Interno de Administración de Documentos	Sesiona y emite el dictamen de transferencia secundaria.	Convocatoria calendario de caducidades, inventario de transferencia secundaria, ficha técnica de valoración, declaratoria de valoración, dictamen de transferencia secundaria
10	Titular del Comité Técnico Interno	Mediante oficio envía al titular de la Unidad Administrativa el dictamen de transferencia	Oficio y dictamen de transferencia

	de Administración de Documentos	secundaria para que gestione por oficio la transferencia de expedientes al titular de la Dirección de Administración y Finanzas.	secundaria
11	Titular de la Unidad Administrativa	Solicita mediante oficio la transferencia de expedientes, al titular de la Dirección de Administración y Finanzas. Designa a la persona responsable de entregar los expedientes.	Oficio e inventarios de transferencia secundaria
12	Titular de la Dirección de Administración y Finanzas	Recibe, revisa, da respuesta fijando fecha y hora de recepción de expedientes en la Unidad de Archivo Histórico.	Oficio
13	Responsable designado por el titular de la Unidad Administrativa, y Responsable de la Unidad de Archivo de Concentración.	Entrega expedientes en la fecha y hora fijada.	Expedientes e inventario de transferencia secundaria.
14	Responsable del Archivo Histórico	Recibe expedientes, coteja con inventario de transferencia y acusa de recibo.	Expedientes e inventario de transferencia secundaria.
FIN DE PROCEDIMIENTO

Transitorios

PRIMERO. El presente Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo de Concentración del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Pleno del instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

SEGUNDO. Se abroga el Manual de Políticas y Procedimiento del Archivo de Concentración aprobado por acuerdo del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, de fecha 16 de diciembre de 2011.

TERCERO. Una vez que se implemente el sistema automatizado se incorporarán las actividades del presente procedimiento.

VII. FORMATOS.

Carátula de contenedor/caja

Mapa de ordenación topográfica

Inventario de expedientes

Calendario de caducidades

Guía de archivo

Préstamo y consulta de expedientes

Ficha técnica de valoración

Declaratoria de valoración

Dictamen de valoración

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO HISTÓRICO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

ÍNDICE

I. Presentación…………………………………….	2
II. Objetivo………………………………………….	2
III. Alcance……………………………………………	2
IV. Fundamento legal……………………………….	3
V. Organización…………………………………….	3
VI. Procedimientos…………………………………	4
VII. Formatos…………………………………………	6

I. PRESENTACIÓN

Cumplir con las tareas que imponen la transparencia, el acceso a la información pública y la protección de datos personales, conlleva al desarrollo y modernización de los archivos, los cuales constituyen sin lugar a duda un eje fundamental para el cumplimiento de los objetivos del Instituto.

Al proporcionar una estructura lógica a los documentos producidos, recibidos, organizados y administrados en el ejercicio de las atribuciones y funciones del Instituto, se coadyuva con la identificación, localización y consulta oportuna de la información en la etapa histórica del ciclo vital del documento.

El presente instrumento establece la organización y procedimientos para la recepción e incorporación de expedientes, elaboración de inventarios y guía de archivo, préstamo y consulta de expedientes, preservación y conservación de documentos, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos para llevar a cabo cada actividad.

II. OBJETIVO

Establecer la organización y procedimientos para la operación de la Unidad de Archivo Histórico a través de los instrumentos de control archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal (LADF) y los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos (Lineamientos).

III.ALCANCE

La organización y procedimientos del presente instrumento administrativo son de observancia obligatoria para las personas que desempeñan funciones en la Unidad de Archivo Histórico y para todas las Unidades Administrativas en el ámbito de su competencia.

IV. FUNDAMENTO LEGAL

El presente instrumento se elabora con fundamento en el artículo 23 de la LADF, numerales segundo, cuarto, fracción IV, sexto, fracciones I y II, séptimo y noveno, fracción II, inciso d), de los Lineamientos, y artículo 27, fracciones I y III, del Reglamento Interior del Instituto.

V. ORGANIZACIÓN

La Unidad de Archivo Histórico se ubica como sigue:

Unidad Administrativa

Dirección de Administración y Finanzas

Unidad de Archivo Histórico

VI. PROCEDIMIENTOS

1. Recepción e incorporación de expedientes.

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Recibe, revisa y coteja los expedientes en el inventario de transferencia secundaria.	Expedientes e inventario de transferencia secundaria
2	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Acusa de recibo.	Acuse
3	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Incorpora los expedientes en el mobiliario respectivo.	Expedientes y mobiliario
4	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Actualiza el mapa de ordenación topográfica	Mapa de ordenación topográfica
FIN DE PROCEDIMIENTO

2. Elaboración de inventario y guía de archivo

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Describe el nombre de los expedientes en el inventario ordenándolos por serie documental.	Inventario de archivo histórico, Cuadro general de clasificación archivística
2	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Describe las series de expedientes en la Guía de Archivo Histórico.	Guía de archivo histórico, Cuadro general de clasificación archivística
FIN DE PROCEDIMIENTO

3. Préstamo y consulta de expedientes

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Recibe solicitud, verifica nombre y firma autorizada, localiza expediente y proporciona formato xx xxxxxxxx y consulta de expedientes	Sistema/correo electrónico, formato xx xxxxxxxx y consulta e inventario de archivo histórico
2	Solicitante	Recibe formato, lo requisita y entrega.	Formato xx xxxxxxxx y consulta
3	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Entrega el expediente y registra en el sistema	Expediente y sistema
4	Solicitante y responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Revisan de manera general el contenido del expediente.	Expediente
5	Solicitante	Consulta expediente, y en su caso,	Formato xx xxxxxxxx y

		refrenda el préstamo o lo devuelve.	consulta
6	Solicitante y responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Revisan de manera general el contenido del expediente.	Formato xx xxxxxxxx y consulta
7	Solicitante	Firma de devolución de expediente	Expediente
FIN DE PROCEDIMIENTO

4. Preservación y conservación de documentos.

No. de Actividad	Responsable	Actividad	Método o herramienta
1	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Instruye revisión de materiales documentales.	Correo electrónico
2	Responsable de procesos técnicos	Identifica documentos con daño y los traslada al área de procesos técnicos.	Documentos dañados
3	Responsable de procesos técnicos	Realiza el diagnóstico mediante Control de Conservación y Restauración Documental, informa y solicita autorización para tratamiento técnico del Responsable del Archivo Histórico.	Control de conservación y restauración documental y correo electrónico.
4	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Autoriza proceso y firma control de conservación y restauración documental.	Control de conservación y restauración documental
5	Responsable de procesos técnicos	Aplica técnicas de conservación y preservación correspondientes.	Documentos dañados
6	Responsable de procesos técnicos	Informa a Responsable del Archivo Histórico la conclusión de procedimiento técnico.	Correo electrónico
7	Responsable de la Unidad de Archivo Histórico	Supervisa y autoriza reinstalación del material documental.	Correo electrónico
FIN DE PROCEDIMIENTO

Transitorios

PRIMERO. El presente Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Archivo Histórico del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Pleno del instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

SEGUNDO. Se abroga el Manual de Políticas y Procedimiento del Archivo Histórico, aprobado por acuerdo del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, de fecha 16 de diciembre de 2011.

TERCERO. Una vez que se implemente el sistema automatizado se incorporarán las actividades del presente procedimiento.

VII. FORMATOS

Carátula de contenedor/caja

Mapa de ordenación topográfica

Inventario de expedientes

Guía de archivo

Préstamo y consulta de expedientes

Control de conservación y restauración documental

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

ÍNDICE

I. Presentación…………………………………….	2
II. Fundamento legal……………………………….	3
III. Objetivos…………………………………………	3
IV. Sistematización….……………………………….	4
V. Codificación……………………………………….	5
VI. Instructivo………………………………………….	6

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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Ciudad de México, a 18 xx xxxxx de 2018

I. PRESENTACIÓN

La administración de documentos2 como metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización y uso de documentos a lo largo de su ciclo vital institucional requiere de sistemas de clasificación y conservación fortalecidos que posibiliten el aprovechamiento de la información partir de su producción y durante su debida gestión. Los presentes instrumentos archivísticos son el eje principal sobre el cual se instrumenten los procesos de integración de datos identificándolos, agrupándolos y sistematizándolos por sus clases y diferencias, así como conservándolos en las unidades de archivo respectivas.

El Cuadro general de clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental del InfoDF consideran los sistemas de datos personales como unidades indivisibles de los procesos archivísticos y a los cuales están asociados, permitiendo incorporar las estructuras técnico- funcionales para el cabal cumplimiento de las legislaciones en materia de archivos, transparencia, acceso a la información y protección de datos personales.

Los métodos de actualización de estos instrumentos consistieron en articular un análisis conceptual de la información a partir de sus productores, así como el estudio de la normatividad actualizada y de la creación de nuevos sistemas de datos personales registrados.

2 XXXXXXX XXXXXX, Xxxx Xxxxxxx, Metodología para la organización de sistemas institucionales de archivos (archivos de trámite, de concentración e históricos), Cuaderno 1, Cuadernos de la Serie Gestión de Documentos y Administración de Archivos. México. IFAI-AGN. 2011, página 69.

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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II. FUNDAMENTO LEGAL

Cuadro general de clasificación archivística: artículos 4, 20, fracciones III y VI, 21 fracción VI, y 35, fracción I, de la Ley de Archivos del Distrito Federal, y numerales Cuarto, fracciones XV, XXII, XLII, XLIII, y Décimo tercero, fracción I y último párrafo, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.

Catálogo de disposición documental: artículos 4, 20, fracciones III y VI, 21 fracción VI, y 35, fracción VIII, de la Ley de Archivos del Distrito Federal, y numerales Cuarto, fracción IX y Décimo tercero, fracción II, de los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.

III. OBJETIVOS

• Sistematizar y estandarizar la información de acuerdo con su productor y atribución.

• Establecer la codificación archivística para todas las Unidades Administrativas.

• Unificar y vincular el Cuadro general de clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental en un solo instrumento.

• Incorporar en cada una de las series documentales los valores documentales, plazos de conservación y su sistema de datos personales para el tratamiento integral de la información.

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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IV. SISTEMATIZACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

FONDO

El presente instrumento se estructura con los siguientes componentes:

Conjunto de documentos producidos por el INFODF

Unidades Administrativas del INFODF

SUBFONDO

División de las atribuciones y funciones del INFODF

SERIE

Atribuciones y funciones del INFODF

SECCIÓN

Subdivisión de las atribuciones y funciones del INFODF

SUBSERIE

Datos personales contenidos en los expedientes

SISTEMA DATOS PERSONALES

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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V. CODIFICACIÓN

MX

Código de país: MÉXICO (norma ISO 3166)

09

Clave de la entidad federativa (División geoestadística EUM. INEGI)

FONDO

INFODF

SUBFONDO

Siglas de la Unidad Administrativa

SECCIÓN

Número de la atribución del INFODF

SERIE

Número de la división de la atribución del INFODF

SUBSERIE

Número de la subdivisión de las atribuciones del INFODF

SISTEMA DATOS PERSONALES

Siglas SDP

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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VI.INSTRUCTIVO

Se coloca de manera inicial el código de país (MX), seguido del código de la entidad federativa (09), las siglas del INFODF (fondo), el código alfanumérico de la unidad administrativa productora del documento (subfondo) (6DAF: Dirección de Administración y Finanzas), el código de la atribución del INFODF (sección), y el código de la división y subdivisión de la atribución (serie), las siglas SDP en caso que el documento y expediente contengan datos personales, el número consecutivo del expediente y el año de apertura del expediente. Ejemplo: MX09.INFODF.6DAF.4.3.SDP.01.2017.

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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FONDO MX09.INFODF

CÓDIGO*	SUBFONDO	SISTEMAS DE DATOS PERSONALES
6CCA	COMISIONADO CIUDADANO-A PRESIDENTE (XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX)
6CCB	COMISIONADO CIUDADANO-B (XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX)
6CCC	COMISIONADA CIUDADANA-C (XXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX)
6CCD	COMISIONADO CIUDADANO-D (XXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXX)
6CCE	COMISIONADO CIUDADANO-E (XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX)
6ST	SECRETARÍA TÉCNICA
6SE	SECRETARÍA EJECUTIVA	• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS SERVICIOS DE ORIENTACIÓN, ASESORÍA Y SEGUIMIENTO DEL CENTRO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA TEL-INFODF. • EXPEDIENTES RELATIVOS A SOLICITUDES FÍSICAS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE DATOS PERSONALES PRESENTADAS ANTE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE ESTRATEGIAS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL.
6OIC	ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES SOBRE DECLARACIONES PATRIMONIALES Y DE CONFLICTO DE INTERSES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A QUEJAS, DENUNCIAS, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDAD, RECURSOS DE REVOCACIÓN E INCONFORMIDADES, SUSTANCIADOS POR LA CONTRALORÍA DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE ACTAS ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

*El Código, se compone por el número del artículo del Reglamento Interior que le da origen a la estructura del Instituto, y por las siglas de las Unidades Administrativas, OIC y Oficinas de Comisionados.          

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

PÁGINA

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MX09.INFODF.DAF.13.5

Ciudad de México, a 18 xx xxxxx de 2018

CÓDIGO	SUBFONDO	SISTEMAS DE DATOS PERSONALES
6DAJ	DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS	• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN, DENUNCIAS Y ESCRITOS INTERPUESTOS ANTE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A TRÁMITES EN MATERIA DE PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL QUE REALIZA LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE.
6DCCT	DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CULTURA DE LA TRANSPARENCIA
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS PARTICIPANTES CAPACITADOS POR EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL CONCURSO DE ENSAYO, "UNIVERSITARIOS CONSTRUYENDO TRANSPARENCIA" DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES DE CAPACITACIÓN.
6DEEGA	DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, ESTUDIOS Y GOBIERNO ABIERTO
6DVS	DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE PARTICIPANTES Y/O POBLACIÓN FOCALIZADA EN ACCIONES DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE BENEFICIARIOS DE LOS PROGRAMAS DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD CIVIL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL DISTRITO FEDERAL.
6DDP	DIRECCIÓN DE DATOS PERSONALES
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A LAS SOLICITUDES DE INVESTIGACIÓN REALIZADAS POR EL PRESUNTO INCUMPLIMIENTO A LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA EL DISTRITO FEDERAL.
6DTI	DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN	• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL SISTEMA INFOMEX.

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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CÓDIGO	SUBFONDO	SISTEMAS DE DATOS PERSONALES
6DAF	DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES. • PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRÁCTICAS PROFESIONALES.
6DCS	DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LA ENTREGA DE MATERIALES DE DIFUSIÓN. • PARTICIPANTES EN CONCURSOS ORGANIZADOS POR EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL EN MATERIA DE TRANSPARENCIA, RENDICIÓN DE CUENTAS, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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MX09.INFODF.DAF.13.5

Ciudad de México, a 18 xx xxxxx de 2018

FONDO MX09.INFODF

CÓDIGO*	SUBFONDO	SISTEMAS DE DATOS PERSONALES
6CCA	COMISIONADO CIUDADANO-A PRESIDENTE (XXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXX)
6CCB	COMISIONADO CIUDADANO-B (XXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX)
6CCC	COMISIONADA CIUDADANA-C (XXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX)
6CCD	COMISIONADO CIUDADANO-D (XXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXX)
6CCE	COMISIONADO CIUDADANO-E (XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXX)
6ST	SECRETARÍA TÉCNICA
6SE	SECRETARÍA EJECUTIVA	• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS SERVICIOS DE ORIENTACIÓN, ASESORÍA Y SEGUIMIENTO DEL CENTRO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA TEL-INFODF. • EXPEDIENTES RELATIVOS A SOLICITUDES FÍSICAS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE DATOS PERSONALES PRESENTADAS ANTE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE ESTRATEGIAS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL.
6OIC	ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES SOBRE DECLARACIONES PATRIMONIALES Y DE CONFLICTO DE INTERESES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A QUEJAS, DENUNCIAS, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDAD, RECURSOS DE REVOCACIÓN E INCONFORMIDADES, SUSTANCIADOS POR LA CONTRALORÍA DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE ACTAS ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL.

*El Código, se compone por el número del artículo del Reglamento Interior que le da origen a la estructura del Instituto, y por las siglas de las Unidades Administrativas, OIC y Oficinas de Comisionados.          

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

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MX09.INFODF.DAF.13.5

Ciudad de México, a 18 xx xxxxx de 2018

CÓDIGO	SUBFONDO	SISTEMAS DE DATOS PERSONALES
6DAJ	DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS	• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN, DENUNCIAS Y ESCRITOS INTERPUESTOS ANTE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A TRÁMITES EN MATERIA DE PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL QUE REALIZA LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE.
6DCCT	DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN Y CULTURA DE LA TRANSPARENCIA
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS PARTICIPANTES CAPACITADOS POR EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL CONCURSO DE ENSAYO, "UNIVERSITARIOS CONSTRUYENDO TRANSPARENCIA" DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES DE CAPACITACIÓN.
6DEEGA	DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, ESTUDIOS Y GOBIERNO ABIERTO
6DVS	DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE PARTICIPANTES Y/O POBLACIÓN FOCALIZADA EN ACCIONES DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE BENEFICIARIOS DE LOS PROGRAMAS DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD CIVIL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL DISTRITO FEDERAL.
6DDP	DIRECCIÓN DE DATOS PERSONALES
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A LAS SOLICITUDES DE INVESTIGACIÓN REALIZADAS POR EL PRESUNTO INCUMPLIMIENTO A LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA EL DISTRITO FEDERAL.
6DTI	DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN	• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL SISTEMA INFOMEX.

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

PÁGINA

12

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CÓDIGO	SUBFONDO	SISTEMAS DE DATOS PERSONALES
6DAF	DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. • SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES. • PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRÁCTICAS PROFESIONALES.
6DCS	DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
		• SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LA ENTREGA DE MATERIALES DE DIFUSIÓN. • PARTICIPANTES EN CONCURSOS ORGANIZADOS POR EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL EN MATERIA DE TRANSPARENCIA, RENDICIÓN DE CUENTAS, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

PÁGINA

13

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FONDO MX09.INFODF

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VALOR Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN (A partir del cierre de expediente)

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SISTEMA DE DATOS PERSONALES

Impreso

Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

1. LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD

1.1

PROYECTOS SOBRE LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD

X

X

X

2

5

7

X

1.2

LEYES

X

X

X

1

5

6

X*

1.3

NORMATIVIDAD GENERAL

X

X

X

2

5

7

X*

*Nota: Conservación permanente sólo xx xxxxx sustantivas para el Instituto y de su normatividad interna.

2. ASUNTOS JURÍDICOS

2.1

CONSULTAS

X

X

X

2

3

5

X

2.2

JUICIOS CONTENCIOSOS

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE.

X

2.2.1A

JUICIOS XX XXXXXX

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE.

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

PÁGINA

14

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VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fisca l

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

2.2.2A

JUICIOS LABORALES

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE.

X

2.2.3A

JUICIOS CONTENCIOSOS ADMINISTRATIVOS

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE.

X

2.2.4A

JUICIOS CIVILES

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE.

X

2.3

AVERIGUACIONES PREVIAS/CARPETA DE INVESTIGACIÓN

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE.

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

2.4

RECURSOS DE REVISIÓN

X

X

X

1

5

6

X*

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN Y DENUNCIAS INTERPUESTOS ANTE EL INFODF. SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL SISTEMA INFOMEX EXPEDIENTES RELATIVOS A SOLICITUDES FÍSICAS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE DATOS PERSONALES.

X

X X

*Nota: Conservación permanente sólo de recursos de revisión representativos.

2.5

CONVENIOS

X

X

X

2

10

12

X

2.5.1A

CONVENIOS DEL PROGRAMA DE PARTICIPACIÓN SOCIAL POR LA TRANSPARENCIA

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE PARTICIPACIÓN SOCIAL POR LA TRANSPARENCIA EN EL DISTRITO FEDERAL Y DEL PROGRAMA DE COINVERSIÓN PARA EL DESARROLLO SOCIAL DEL DISTRITO FEDERAL

X

2.5.2A

CONVENIOS DE COLABORACIÓN

X

X

X

2

10

12

X

2.6

EXHORTOS

X

X

X

1

5

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN Y DENUNCIAS INTERPUESTOS ANTE EL INFODF

X

2.7

DERECHO DE PETICIÓN

X

X

2

4

6

X

2.8

INSTRUMENTOS NOTARIALES

X

X

X

2

5

7

X

2.9

ESTADO PROCESAL JUICIOS

X

X

1

2

3

X

2.10

DENUNCIAS

X

X

X

1

10

11

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN Y DENUNCIAS INTERPUESTOS ANTE EL INFODF

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

2.10.1A

DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTO A LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA CDMX

X

X

X

1

10

11

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN Y DENUNCIAS INTERPUESTOS ANTE EL INFODF

X

2.10.2A

DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTO A LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA EL DISTRITO FEDERAL

X

X

X

1

10

11

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN Y DENUNCIAS INTERPUESTOS ANTE EL INFODF

X

2.11

LIBROS DE GOBIERNO

X

X

X

1

3

4

X

2.12

OPINIONES

X

X

X

2

4

6

X

2.13

INFORMES

X

X

X

2

4

6

X

2.14

RECURSOS DE REVOCACIÓN

X

X

X

1

5

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN Y DENUNCIAS INTERPUESTOS ANTE EL INFODF

X

2.15

CONTRATOS

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES DEL INFODF SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X X

2.16

ESTADO PROCESAL DE PROCEDIMIENTOS

X

X

1

2

3

X

2.17

PROPIEDAD INTELECTUAL

X

X

X

2

5

7

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A TRÁMITES EN MATERIA DE PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL QUE REALIZA LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

X

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

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Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

2.17.1A

DERECHOS DE AUTOR

X

X

X

2

5

7

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A TRÁMITES EN MATERIA DE PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL QUE REALIZA LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

X

2.18

PROPIEDAD INDUSTRIAL

X

X

X

2

5

7

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A TRÁMITES EN MATERIA DE PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL QUE REALIZA LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

X

2.18.1A

REGISTRO DE MARCAS

X

X

X

2

5

7

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A TRÁMITES EN MATERIA DE PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL QUE REALIZA LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

X

2.19

CERTIFICACIONES

X

X

X

1

2

3

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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Eliminación

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NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

2.20

ACTAS CIRCUNSTANCIADAS/CONSTANCIAS DE HECHOS

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A QUEJAS, DENUNCIAS, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDAD, RECURSOS DE REVOCACIÓN E INCONFORMIDADES, SUSTANCIADOS POR LA CONTRALORÍA DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL. SISTEMA DE DATOS PERSONALES RELATIVO A LOS EXPEDIENTES CONFORMADOS POR LA DIRECCIÓN JURÍDICA Y DESARROLLO NORMATIVO CON MOTIVO DE LOS PROCESOS CONTENCIOSOS EN LOS QUE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL FORMA PARTE

X

X

2.21

RECURSOS DE INCONFORMIDAD

X

X

X

1

5

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN Y DENUNCIAS INTERPUESTOS ANTE EL INFODF. SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL SISTEMA INFOMEX EXPEDIENTES RELATIVOS A SOLICITUDES FÍSICAS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE DATOS PERSONALES.

X

X X

3.PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN E INFORMES

3.1

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

X

X

2

4

6

X

3.2

PROYECTOS EN LA MATERIA

X

X

2

4

6

X

3.3

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

X

X

2

4

6

X

3.4

PROGRAMA DE DERECHOS HUMANOS DF

X

X

2

4

6

X

3.5

PROYECTOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN

X

X

2

4

6

X

3.6

INTEGRACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN

X

X

2

4

6

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

3.7

FORMATOS ADMINISTRATIVOS

X

X

2

4

6

X

3.8

ACCIONES DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

X

X

2

4

6

X

3.9

INFORMES TRIMESTRALES Y ANUAL

X

X

2

4

6

X

3.10

DIRECTORIOS

X

X

2

4

6

X

3.11

SEGUIMIENTOS

X

X

2

4

6

X

3.12

INDICADORES DE GESTIÓN

X

X

2

4

6

X

3.13

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

X

X

2

4

6

X

3.13.1P

OBSERVATORIO CIUDADANO DEL PRESUPUESTO PARTICIPATIVO

X

X

2

4

6

X

3.13.2P

ORGANISMOS PÚBLICOS AUTÓNOMOS DE MÉXICO

X

X

2

4

6

X

3.14

GESTIÓN DE TRANSICIÓN NUEVO PLENO Y LIBROS BLANCOS

X

X

X

2

4

6

X

4. RECURSOS HUMANOS

4.1

EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL

X

X

2

30

32

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

4.2

REGISTRO Y CONTROL DE PUESTOS Y PLAZAS

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

4.3

NÓMINA DE PAGO DE PERSONAL

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

4.4

HONORARIOS PROFESIONALES

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

4.5

SERVICIO SOCIAL Y PRÁCTICAS PROFESIONALES

X

X

1

2

3

X

PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRÁCTICAS PROFESIONALES

X

4.6

PAGO A TERCEROS

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

4.7

OTORGAMIENTO DE PRESTACIONES

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

4.8

JUBILACIONES

X

X

X

2

10

12

X

4.9

CURRÍCULA DE PERSONAL

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

4.10

SELECCIÓN DE PERSONAL

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

4.11

CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

4.12

PENSIONES

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL INFODF

X

5. RECURSOS FINANCIEROS

5.1

REGISTRO Y CONTROL DE PÓLIZAS

X

X

X

2

8

10

X

5.2

CONCILIACIONES BANCARIAS

X

X

X

2

8

10

X

5.3

LIBRO MAYOR

X

X

X

2

8

10

X

5.4

LIBRO DIARIO

X

X

X

2

8

10

X

5.5

AUXILIARES CONTABLES

X

X

X

2

8

10

X

5.6

ESTADOS FINANCIEROS

X

X

X

2

8

10

X

5.7

DICTAMEN DE ESTADOS FINANCIEROS

X

X

X

2

8

10

X

5.8

CONCILIACIONES PROGRAMÁTICO-PRESUPUESTALES

X

X

X

2

8

10

X

5.9

CUENTAS POR LIQUIDAR Y AFECTACIONES PRESUPUESTALES LÍQUIDAS

X

X

X

2

8

10

X

5.10

AFECTACIONES PRESUPUESTALES INTERNAS

X

X

X

2

8

10

X

5.11

INFORMES DE AVANCE PROGRAMÁTICO PRESUPUESTAL

X

X

X

2

8

10

X

5.12

CUENTA PÚBLICA

X

X

X

2

8

10

X

5.13

VIÁTICOS

X

X

X

2

8

10

X

5.14

PRESUPUESTO

X

X

X

2

8

10

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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SISTEMA DATOS PERSONALES

Impreso

Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administ rativo

Legal

Contable /Fiscal

Trámite

Concentr ación

TOTAL

Básico

Medio

Alto

6. RECURSOS MATERIALES

6.1

ADQUISICIONES

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES DEL INFODF

X

6.1.1R

LICITACIONES

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES DEL INFODF

X

6.1.2R

INVITACIONES

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES DEL INFODF

X

6.1.3R

ADJUDICACIÓN DIRECTA

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES DEL INFODF

X

6.2

SEGUROS

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES DEL INFODF

X

6.3

ADECUACIÓN, CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA

X

X

2

4

6

X

6.4

PADRÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES DEL INFODF

X

6.5

INVENTARIO FÍSICO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

X

X

2

4

6

X

6.6

PAPELERÍA Y MATERIALES DE OFICINA

X

X

1

2

3

X

6.7

COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS

X

X

X

2

10

12

X

7. SERVICIOS GENERALES

7.1

MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN E INSTALACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO

X

X

2

4

6

X

7.1

SERVICIO DE TRANSPORTE

X

X

2

4

6

X

7.2

PARQUE VEHICULAR

X

X

2

4

6

X

7.3

VALES DE COMBUSTIBLE

X

X

2

4

6

X

7.4

ACCIONES DE PROTECCIÓN CIVIL

X

X

2

4

6

X

7.5

COMITÉ DE PROTECCIÓN CIVIL

X

X

X

2

4

6

X

7.6

SERVICIOS BÁSICOS (ENERGÍA ELÉCTRICA, AGUA, PREDIAL, ETC.)

X

X

2

4

6

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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CÓDIGO	SECCIÓN Y SERIES	SOPORTE		VALOR Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN (A partir del cierre de expediente)						DISPOSICIÓN DOCUMENTAL			SISTEMA DATOS PERSONALES
		Impreso	Electrónico	VALOR			VIGENCIA (años)			Eliminación	Conservación	Conservar muestra	NOMBRE	NIVEL SEGURIDAD
				Administra tivo	Legal	Contable/Fi scal	Trámite	Concentrac ión	TOTAL					Básico	Medio	Alto
7.7	SEGURIDAD Y VIGILANCIA	X		X			2	4	6	X
7.8	LAVANDERÍA, LIMPIEZA, HIGIENE Y FUMIGACIÓN	X		X			2	4	6	X
7.9	TELEFONÍA Y RADIOLOCALIZACIÓN	X		X			2	4	6	X
7.10	MENSAJERÍA	X		X			1	2	3	X
8. TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN
8.1	PROGRAMAS Y PROYECTOS EN LA MATERIA	X		X			1	5	6	X
8.2	REDES DE COMUNICACIÓN DE DATOS Y VOZ	X		X			1	5	6			X	SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS SERVICIOS DE ORIENTACIÓN, ASESORÍA Y SEGUIMIENTO DEL CENTRO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA TEL-INFODF	X
8.3	SEGURIDAD INFORMÁTICA	X		X			1	5	6			X
8.4	DESARROLLO Y ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS	X		X			1	5	6			X	SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL SISTEMA INFOMEX	X
8.5	APOYO TÉCNICO A SISTEMAS	X		X			1	5	6	X
8.6	SERVICIOS Y PRODUCTOS EN INTERNET E INTRANET	X		X			1	5	6	X
8.7	LICENCIAS DE SOFTWARE	X		X	X		1	11	12			X
8.8	SOPORTE TÉCNICO	X		X			1	2	3	X
9. COMUNICACIÓN SOCIAL
9.1	PROGRAMAS Y PROYECTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL	X		X			2	4	6	X
9.2	PROGRAMA EDITORIAL	X		X			2	4	6			X
9.3	MATERIALES GRÁFICOS	X		X			2	4	6			X
9.4	COMUNICADOS DE PRENSA		X	X			2	4	6	X
9.5	INVITACIONES		X	X			2	4	6	X
9.6	ENTREVISTAS Y CONFERENCIAS	X		X			2	4	6			X
9.7	LOGÍSTICA DE EVENTOS	X		X			2	4	6	X
9.8	SÍNTESIS INFORMATIVA	X	X	X			1	2	3			X
9.9	INSERCIONES	X		X			2	4	6			X
9.10	CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN	X		X			2	4	6			X
9.11	PUBLICACIONES, IMPRESOS Y MATERIALES DE DIVULGACIÓN	X		X			2	4	6			X	SIST. DATOS PERS. ENTREGA MATERIALES DE DIFUSIÓN	X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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Impreso

Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

10. CONTROL, RESPONSABILIDADES Y AUDITORÍA

10.1

AUDITORÍA

X

X

X

2

8

10

X

10.2

REVISIONES DE CONTROL

X

X

X

2

8

10

X

10.3

SEGUIMIENTOS

X

X

X

2

8

10

X

10.4

QUEJAS Y DENUNCIAS

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A QUEJAS, DENUNCIAS, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDAD, RECURSOS DE REVOCACIÓN E INCONFORMIDADES, SUSTANCIADOS POR LA CONTRALORÍA DEL INFODF

X

10.5

RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A QUEJAS, DENUNCIAS, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDAD, RECURSOS DE REVOCACIÓN E INCONFORMIDADES, SUSTANCIADOS POR LA CONTRALORÍA DEL INFODF

X

10.6

DEFENSA JURÍDICA DE RESOLUCIONES

X

X

X

2

8

10

X

10.6.1C

JUICIOS DE NULIDAD

X

X

X

2

8

10

X

10.6.2C

JUICIOS XX XXXXXX

X

X

X

2

8

10

X

10.7

DECLARACIONES PATRIMONIALES

X

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES SOBRE DECLARACIONES PATRIMONIALES Y DE CONFLICTO DE INTERESES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

X

10.8

ACTAS ADMINISTRATIVAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN

X

X

X

2

8

10

X

ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

X

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

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VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

10.9

INCONFORMIDADES

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A QUEJAS, DENUNCIAS, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDAD, RECURSOS DE REVOCACIÓN E INCONFORMIDADES, SUSTANCIADOS POR LA CONTRALORÍA DEL INFODF

X

10.10

OPINIONES PROGRAMÁTICO-PRESUPUESTALES

X

X

X

2

8

10

X

10.11

RECURSOS DE REVOCACIÓN ANTE EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A QUEJAS, DENUNCIAS, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDAD, RECURSOS DE REVOCACIÓN E INCONFORMIDADES, SUSTANCIADOS POR LA CONTRALORÍA DEL INFODF

X

10.12

CONCILIACIÓN Y SANCIÓN A PROVEEDORES

X

X

X

2

8

10

X

10.13

REVISIÓN DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL

X

X

X

2

8

10

X

10.14

AUDITORÍA SUPERIOR DE LA CIUDAD DE MÉXICO

X

X

X

2

8

10

X

10.15

DOCUMENTACIÓN DE AUDITOR EXTERNO

X

X

X

2

8

10

X

10.16

DECLARACIONES DE CONFLICTO DE INTERÉS

X

X

X

X

2

8

10

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES SOBRE DECLARACIONES PATRIMONIALES Y DE CONFLICTO DE INTERSES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

X

11. TRANSPAREENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

11.1

EVALUACIÓN XX XXXXXXXX DE TRANSPARENCIA EN INTERNET

X

X

2

4

6

X

11.1.1T

EVALUACIÓN XX XXXXXXXX DE TRANSPARENCIA EN INTERNET, DE INSTITUCIONES PÚBLICAS

X

X

2

4

6

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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SISTEMA DATOS PERSONALES

Impreso

Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

11.1.2T

EVALUACIÓN XX XXXXXXXX DE TRANSPARENCIA EN INTERNET, DE ASOCIACIONES POLÍTICAS, SINDICATOS Y OTROS SUJETOS OBLIGADOS.

X

X

2

4

6

X

11.1.3T

MONITOREOS XX XXXXXXXX DE TRANSPARENCIA Y PNT

X

X

2

4

6

X

11.2

VISITAS, INSPECCIONES Y REVISIONES

X

X

2

4

6

X

11.3

ASESORÍAS Y ORIENTACIÓN

X

X

2

4

6

X

11.3.1T

ASESORÍAS Y ORIENTACIÓN A SUJETOS OBLIGADOS EN GENERAL

X

X

2

4

6

X

11.3.2T

ASESORÍAS Y ORIENTACIÓN A PARTICULARES

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS SERVICIOS DE ORIENTACIÓN, ASESORÍA Y SEGUIMIENTO DEL CENTRO DE ATENCIÓN TELEFÓNICA TEL-INFODF

X

11.4

SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL SISTEMA INFOMEX EXPEDIENTES RELATIVOS A SOLICITUDES FÍSICAS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE DATOS PERSONALES PRESENTADAS ANTE EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

X

X

11.5

PADRÓN DE SUJETOS OBLIGADOS

X

X

2

4

6

X

11.6

CENSOS, DIAGNÓSTICOS, MÉTRICAS

X

X

2

4

6

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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Impreso

Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

11.7

INFORMES E ÍNDICES DE CUMPLIMIENTO EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ACCESSO A LA INFORMACIÓN

X

X

2

4

6

X

11.8

PROMOCIÓN ACADÉMICA EN PLANES DE ESTUDIO EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

X

X

2

4

6

X

11.9

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

X

X

2

4

6

X

11.10

RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL (RETAIP)

X

X

2

4

6

X

11.11

SISTEMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA (ACCESO A LA INFORMACIÓN)

X

X

2

4

6

X

11.12

DESARROLLO DE MATERIAL DIDÁCTICO

X

X

2

4

6

X

11.13

JORNADAS DE PROMOCIÓN DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y TRANSPARENCIA

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE PARTICIPANTES Y/O POBLACIÓN FOCALIZADA EN ACCIONES DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD

X

11.14

VISTA A LOS ÓRGANOS DE CONTROL

X

X

X

2

4

6

X

11.15

MEJORES PRÁCTICAS DE TRANSPARENCIA

X

X

2

4

6

X

11.16

CRITERIOS Y METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

X

X

2

4

6

X

11.17

VENTANA ÚNICA DE TRANSPARENCIA

X

X

2

4

6

X

11.18

OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA

X

X

2

4

6

X

11.19

FERIA DE LA TRANSPARENCIA

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE PARTICIPACNTES Y/O POBLACIÓN FOCALIZADA EN ACCIONES DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD

X

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL

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SISTEMA DATOS PERSONALES

Impreso

Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativ o

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentració n

TOTAL

Básico

Medio

Alto

11.20

CERTÁMENES

X

X

2

4

6

X

PARTICIPANTES EN CONCURSOS ORGANIZADOS POR EL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DISTRITO FEDERAL EN MATERIA DE TRANSPARENCIA, RENDICIÓN DE CUENTAS, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

X

11.21

ENCUESTAS EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

X

X

2

4

6

X

11.22

PROGRAMAS Y PROYECTOS EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

X

X

2

4

6

X

11.22.1T

PROGRAMA DE PARTICIPACIÓN SOCIAL POR LA TRANSPARENCIA

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE PARTICIPACIÓN SOCIAL POR LA TRANSPARENCIA EN EL DISTRITO FEDERAL Y DEL PROGRAMA DE COINVERSIÓN PARA EL DESARROLLO SOCIAL DEL DISTRITO FEDERAL SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE ESTRATEGIAS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL

X X

11.23

GOBIERNO ABIERTO, DIÁLOGOS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE PARTICIPANTES Y/O POBLACIÓN FOCALIZADA EN ACCIONES DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD

X

11.24

CONCURSO DE ENSAYO

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL CONCURSO DE ENSAYO “UNIVERSITARIOS CONSTRUYENDO TRANSPARENCIA” DEL INFODF

X

11.25

COMITÉ DE TRANSPARENCIA

X

X

X

X

2

10

12

X

11.26

SECCIÓN DE TRANSPARENCIA EN INTERNET Y PLATAFORMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA

X

X

X

2

4

6

X

11.27

UNIDAD DE TRANSPARENCIA

X

X

X

2

4

6

X

11.28

TRANSPARENCIA PROACTICA

X

X

X

2

4

6

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

11.29

SISTEMA LOCAL DE TRANSPARENCIA

X

X

X

2

4

6

X

11.30

AJUSTES RAZONABLES

X

X

X

2

4

6

X

11.31

RENDICIÓN DE CUENTAS

X

X

X

2

4

6

X

11.32

INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO

X

X

X

2

4

6

X

11.33

ÍNDICE DE INFORMACIÓN RESERVADA

X

X

X

2

4

6

X

11.34

MEDIDAS DE APREMIO Y SANCIONES

X

X

X

2

4

6

X

12. SESIONES PLENO COMISIONADOS

12.1

CONVOCATORIAS, INVITACIONES, EXCUSAS, RECUSACIÓN

X

X

1

5

6

X

12.2

CARPETA DE SESIÓN

X

X

X

1

5

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A RECURSOS DE REVISIÓN, REVOCACIÓN, RECUSACIÓN Y DENUNCIAS INTERPUESTOS ANTE EL INFODF

X

12.3

ACUERDOS

X

X

X

1

11

12

X

12.4

ACTAS

X

X

X

1

11

12

X

12.5

SESIONES: PROGRAMA ANUAL DE SESIONES, VERSIONES ESTENOGRÁFICAS, IMAGEN, AUDIO Y VIDEO

X

X

1

2

3

X

12.6

OPINIONES Y RECOMENDACIONES

X

X

X

1

5

6

X

12.7

COMISIONES Y SUBCOMISIONES

X

X

1

5

6

X

12.8

DESIGNACIONES (PLENO, CONSEJO CONSULTIVO)

X

X

1

5

6

X

13. GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

13.1

ESTUDIOS, DIAGNÓSTICOS E INVESTIGACIONES ARCHIVÍSTICAS

X

X

1

2

3

X

13.2

PLANES, ESTRATEGIAS Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS

X

X

1

2

3

X

13.3

PROGRAMAS ARCHIVÍSTICOS

X

X

X

1

3

4

X

13.4

COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

X

X

X

X

2

10

12

X

13.5

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO ARCHIVÍSTICOS

X

X

X

2

4

6

X

13.6

PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

X

X

X

2

4

6

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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Impreso

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VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

13.7

COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA (CONTROLES: CORRESPONDENCIA, CONSULTA EXPEDIENTES, TURNOS, MINUTARIOS (COPIAS), ETC…

X

X

1

0

1

X

13.8

VALORACIÓN DOCUMENTAL

X

X

1

3

4

X

13.9

TRANSFERENCIAS

X

X

1

3

4

X

13.10

BAJAS DOCUMENTALES

X

X

X

2

10

12

X

13.11

CONSULTA, REPRODUCCIÓN Y DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

X

X

X

1

2

3

X

13.12

DIFUSIÓN ARCHIVÍSTICA

X

X

X

1

2

3

X

13.13

APOYO Y OPINIONES ARCHIVÍSTICAS

X

X

X

1

2

3

X

14. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL

14.1

CAPACITACIÓN

X

X

2

4

6

X

X*

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS PARTICIPANTES CAPACITADOS POR EL INFODF. SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE PARTICIPANTES Y/O POBLACIÓN FOCALIZADA EN ACCIONES DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD. SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DE PARTICIPACIÓN SOCIAL POR LA TRANSPARENCIA EN EL DISTRITO FEDERAL Y DEL PROGRAMA DE COINVERSIÓN PARA EL DESARROLLO SOCIAL DEL DISTRITO FEDERAL.

X X X

*Se darán de baja las constancias que no sean recogidas, al término de 6 meses del curso, diplomado, taller, etc…

14.1.1C

MATERIALES DE APOYO A LA CAPACITACIÓN

X

X

2

4

6

X

REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES DE CAPACITACIÓN.

X

14.2

SEMINARIO INTERNACIONAL

X

X

2

4

6

X

14.3

FORMACIÓN Y VINCULACIÓN CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS

X

X

2

4

6

X

14.4

COMITÉ EDITORIAL

X

X

X

2

4

6

X

14.5

SERVICIO PROFESIONAL DE TRANSPARENCIA XX XXXXXXX

X

X

X

2

4

6

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

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SOPORTE

VALOR Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN (A partir del cierre de expediente)

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SISTEMA DATOS PERSONALES

Impreso

Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

15. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

15.1

EVENTOS EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.1.1P

RED DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.1.2P

SEMINARIO INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.1.3P

MESAS DE TRABAJO

X

X

2

4

6

X

15.2

ANÁLISIS, ESTUDIOS Y OPINIONES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.3

SISTEMA INTEGRAL DE INDICADORES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.4

GUÍAS EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.5

ASESORÍAS

X

X

2

4

6

X

15.5.1P

ASESORÍAS A ENTES OBLIGADOS

X

X

2

4

6

X

15.5.2P

ASESORÍAS PARA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.6

MEJORES PRÁCTICAS EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.7

INDICADORES DE EVOLUCIÓN DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.8

PROYECTOS DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.9

PROGRAMAS EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.10

INNOVACIONES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.11

EVALUACIONES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.12

INFORMES INTERNOS

X

X

2

4

6

X

15.13

INFORMES DE ENTES OBLIGADOS

X

X

X

2

4

6

X

15.14

SISTEMAS DE DATOS PERSONALES

X

X

2

10

12

X

15.14.1P

GACETA OFICIAL (CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE SISTEMAS DE DATOS PERSONALES)

X

X

X

2

10

12

X

15.14.2P

NIVELES DE SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE DATOS PERSONALES

X

X

2

10

12

X

15.14.3P

FORMATOS CON MODELOS DE LEYENDA

X

X

X

2

10

12

X

XXXXXXXXX XX XXXXXX X XX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

X XXXXXXXXXX XX XXXXX XXXXXXXXXX XXX XXXXXXXX XXXXXXX

PÁGINA

31

MX09.INFODF.DAF.13.5

Ciudad de México, a 18 xx xxxxx de 2018

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO

SECCIÓN Y SERIES

SOPORTE

VALOR Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN (A partir del cierre de expediente)

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

SISTEMA DATOS PERSONALES

Impreso

Electrónico

VALOR

VIGENCIA (años)

Eliminación

Conservación

Conservar muestra

NOMBRE

NIVEL SEGURIDAD

Administrativo

Legal

Contable/Fiscal

Trámite

Concentración

TOTAL

Básico

Medio

Alto

15.14.4P

REGISTRO DE SISTEMAS DE DATOS PERSONALES

X

X

2

10

12

X

15.14.5P

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

X

X

2

10

12

X

15.14.6P

DICTÁMENES POR VIOLACIONES A LAS DISPOSICIONES

X

X

2

10

12

X

15.15

DESIGNACIÓN DE ENLACES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.16

DESIGNACIÓN DE RESPONSABLES DE SISTEMAS DE DATOS PERSONALES

X

X

2

4

6

X

15.17

VISTAS A LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A LAS SOLICITUDES DE INVESTIGACIÓN REALIZADAS POR EL PRESUNTO INCUMPLIMIENTO A LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA EL DISTRITO FEDERAL

X

15.18

QUEJAS

X

X

X

2

10

12

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES RELATIVOS A LAS SOLICITUDES DE INVESTIGACIÓN REALIZADAS POR EL PRESUNTO INCUMPLIMIENTO A LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PARA EL DISTRITO FEDERAL

X

15.19

VISITAS DE INSPECCIÓN

X

X

2

4

6

X

15.20

SOLICITUDES DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE DATOS PERSONALES

X

X

X

2

4

6

X

SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL SISTEMA INFOMEX EXPEDIENTES RELATIVOS A SOLICITUDES FÍSICAS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN DE DATOS PERSONALES.

X X

15.21

SISTEMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA (PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES)

X

X

X

X

2

4

6

X