MANUAL DE CONTRATOS PROIMÁGENES COLOMBIA

MANUAL DE CONTRATOS PROIMÁGENES COLOMBIA

CAPÍTULO I | INTRODUCCIÓN 4

Artículo 1. Objeto. 4

Artículo 2. Definiciones. 4

Artículo 3. Integraciones. 4

Artículo 4. Principios rectores. 4

Artículo 5. Alcance. 4

Artículo 6. Excepciones. 4

Artículo 7. Régimen de contratación. 5

Artículo 8. Competencias y limitaciones. 5

CAPÍTULO II | POLÍTICAS GENERALES 6

Artículo 9. Introducción. 6

Artículo 10. Solicitudes. 6

Artículo 11. Firma electrónica o digital. 6

Artículo 12. Garantías. 6

Artículo 13. Publicidad. 7

Artículo 14. Documentos de la actividad contractual. 8

CAPÍTULO III | CONTRATACIÓN PARA BIENES O SERVICIOS 8

Artículo 15. Introducción. 8

Artículo 16. Cuantías. 8

Artículo 17. Restricciones. 8

Artículo 18. Análisis Precontractual. 9

A. Investigación xx xxxxxxx. 10

B. Articulación de la necesidad. 10

C. Idoneidad del contratista. 10

Artículo 19. Modalidades. 11

Artículo 20. Invitación abierta. 11

A. Fase preparatoria: 11

B. Parámetros la invitación abierta: 11

C. Trámite y solicitud: 14

Artículo 21. Selección simplificada. 14

Artículo 22. Selección de evaluadores de proyectos. 14

Artículo 23. Vinculación directa. 15

X. Xxxxxxxx de aplicación: 15

B. Procedimiento y reglas: 16

Artículo 24. Cuantía nivel 1. 17

Artículo 25. Parámetros contractuales. 17

Artículo 26. Supervisión y seguimiento. 18

Artículo 27. Garantías electorales. 19

CAPÍTULO IV | CONTRATOS DE ESTÍMULOS O INCENTIVOS 20

Artículo 28. Introducción. 20

Artículo 29. Régimen. 20

Artículo 30. Contratos FDC. 20

Artículo 31. Contratos Filmación Colombia. 20

Artículo 32. Otros contratos de estímulos o incentivos. 20

Artículo 33. Restricciones. 21

Artículo 34. Desarrollo y ejecución de los contratos. 21

CAPÍTULO V | CONVENIOS 21

Artículo 35. Introducción. 21

Artículo 36. Procedencia. 21

Artículo 37. Cuantías y selección. 22

Artículo 38. Remisión. 22

CAPÍTULO VI | DISPOSICIONES FINALES 22

Artículo 39. Derogatorias. 22

Artículo 40. Vigencia. 00

XXXXXX 00

Xxxxx 0 | Glosario de términos 00

Xxxxx 0 | Procedimiento de gestión contractual 00

Xxxxx 0 | Documentos y soportes 00

Xxxxx 0 | Documentos de la actividad contractual 00

Xxxxx 0 | Procedimiento para la modalidad de cuantía nivel 1 32

DOCUMENTOS RELACIONADOS 33

CAPÍTULO I | INTRODUCCIÓN

Artículo 1. Objeto.

Este Manual de Contratos constituye el marco general de contratación de Proimágenes. Tiene por objeto establecer los parámetros, principios rectores, procedimientos y demás elementos que rigen la contratación necesaria para la operación, el desarrollo del objeto social, y el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades de Proimágenes.

Artículo 2. Definiciones.

Aplican, para todos los efectos de este Manual de Contratos, los términos, los conceptos y las definiciones que se incorporan en su glosario de términos (anexo 1), incluyendo siglas y expresiones consignadas en el texto con mayúscula inicial.

Artículo 3. Integraciones.

Hacen parte integral de este Manual de Contratos, sus anexos, y todas las disposiciones sobre contratación contenidas en los estatutos de Proimágenes.

Las disposiciones de este Manual de Contratos pueden ser complementarias o subsidiarias a disposiciones contenidas en procedimientos, manuales, documentos regulatorios y/o lineamientos aplicables para casos específicos, incluyendo, pero sin limitarse a: el MC-1556, el MAR-1556, las reglas y bases de la convocatoria del FDC.

Parágrafo: en caso de incompatibilidad entre normas de carácter constitucional, legal o reglamentario y este Manual de Contratos, se aplicarán las primeras según su jerarquía.

Artículo 4. Principios rectores.

La celebración de contratos en Proimágenes está orientada por los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, incluyendo los principios de: selección objetiva, igualdad, ética, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, equidad, celeridad, imparcialidad, legalidad, publicidad, racionalidad, responsabilidad y transparencia.

Artículo 5. Alcance.

El alcance o ámbito de aplicación de este Manual de Contratos está en las formas de celebración de contratos de las que tratan los capítulos III (bienes y servicios), IV (estímulos e incentivos), y V (convenios), incluyendo su fase precontractual, contractual y poscontractual.

Artículo 6. Excepciones.

Este Manual de Contratos no es de aplicación obligatoria para los siguientes casos:

1. Cuando Proimágenes no actúe como contratante. Esto es, cuando la selección y vinculación esté dada a instancias de un tercero.

2. Cuando Proimágenes actúe en calidad de usuario o consumidor de servicios públicos domiciliarios. Estos incluyen los de acueducto y alcantarillado; energía eléctrica; telefonía; recolección, transporte y disposición final de desechos sólidos; gas natural; internet; y/o aquellos existentes de naturaleza afín a la de los anteriores.

3. Cuando Proimágenes actúe en calidad de usuario o consumidor de servicios bancarios, financieros y/o del sector asegurador.

4. Para la adquisición de tiquetes aéreos; hotelería y/u hospedaje; vigilancia judicial; alimentos en restaurante; pauta en prensa o medios digitales; licencias de software por medios electrónicos; y envíos por correo o mensajería.

5. Para la compra de combustible y pagos por peajes del vehículo de la corporación.

6. Para la adquisición de acreditaciones, inscripciones, participaciones y/o entradas a eventos nacionales e internacionales parte de los planes de promoción gestionados por Proimágenes.

7. En vinculaciones de índole laboral, incluyendo las de contratos de aprendizaje (ley 789 de 2002), contratos de práctica (ley 2043 de 2020), contratos de trabajo (Código Sustantivo del Trabajo), y demás afines.

8. En acuerdos conciliatorios o de transacción, tanto en fase prejudicial como judicial.

9. Para el otorgamiento de licencias o autorizaciones de uso material de titularidad de Proimágenes protegido por el régimen de derechos de autor y derechos conexos.

10. Para la compra de bienes o servicios de cuantía inferior a 2 SMMLV indispensables para la operación de Proimágenes, cobijados por la política de adquisiciones operativas menores.

11. Para la entrega de estímulos del FDC que, bajo determinación de la convocatoria, se realizan mediante reembolso o sin suscripción de contrato.

Parágrafo primero: sin perjuicio de su excepcionalidad, los supuestos de hecho previstos en este artículo se entienden cobijados, en lo pertinente, por lo dispuesto en los artículos 4, 7, 8, 17, 18, y 26 de este Manual de Contratos.

Parágrafo segundo: la Dirección Jurídica de Proimágenes debe considerar y aprobar, antes de su suscripción, los contratos que encuadren en los numerales 1, 7 y 8 de este artículo.

Parágrafo tercero: las ejecuciones de recursos con cargo al Aporte CINA amparadas en contratos celebrados directamente por el Ministerio de Cultura hacen parte de las establecidas en el numeral 1 de este artículo. Sin embargo, la ejecución debe aprobarse por el comité operativo del convenio 2710/2020.

Artículo 7. Régimen de contratación.

Proimágenes se rige por el derecho privado en lo referente a su contratación, según lo determina el inciso segundo del artículo 46 de la ley 397 de 19971. Por consiguiente, los contratos que celebra Proimágenes se rigen por las normas de derecho civil y comercial, sin perjuicio del cumplimiento de los principios enunciados en el artículo 4 de este Manual de Contratos2.

El régimen de contratación de derecho privado también aplica a los esquemas de estímulo e incentivo administrados o manejados por Proimágenes, conforme a lo señalado en el artículo 29 de este Manual de Contratos.

Artículo 8. Competencias y limitaciones.

Según los estatutos de Proimágenes, la competencia para suscribir contratos en nombre y representación de la corporación radica en su Director General, en su calidad de representante legal. Únicamente en faltas temporales o absolutas del Director3, la competencia para suscribir contratos recae en el representante legal suplente.

Adicionalmente, en la contratación de Proimágenes aplican los siguientes lineamientos:

1. Junta directiva. Según el artículo vigésimo cuarto de los estatutos de Proimágenes, la junta directiva de la corporación debe aprobar:

a) La celebración de actos y contratos cuya cuantía sea superior a trescientos (300) SMMLV, incluyendo el IVA en caso de aplicar. Esta limitación aplica tanto para los casos donde se realicen erogaciones, como en aquellos en donde deban recibirse recursos.

b) Cualquier acto que implique gravar y/o enajenar bienes inmuebles de propiedad de Proimágenes.

c) La realización de inversiones temporales con cargo al patrimonio de Proimágenes cuya cuantía sea superior a trescientos (300) SMMLV.

1 «Las asociaciones y fundaciones de participación mixta se las considera bajo la denominación genérica de entidades descentralizadas indirectas o de segundo grado, y están sometidas al mismo régimen jurídico aplicable a las corporaciones y fundaciones privadas, esto es, a las prescripciones del código civil y demás normas complementarias. El encuadramiento de las corporaciones y fundaciones en la condición de entidades estatales y la calificación de sus directivos como servidores públicos, para los efectos indicados, no modifica ni la naturaleza de aquellas ni la situación laboral particular de estos últimos con las referidas entidades, porque unas y otros siguen sometidos al régimen de derecho privado que les es aplicable» Corte Constitucional, sentencia C-230 de 1995.

2 Proimágenes es una entidad exceptuada del régimen público de contratación. No obstante, está obligada bajo los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades, y la publicación de la cual trata el artículo 13 de este Manual de Contratos (art. 13, ley 1150 de 2007 y ley 2195 de 2022).

3 De conformidad con la designación realizada en sesión 136 de la Junta Directiva de Proimágenes, el suplente está facultado para ‘ejercer excepcional y provisionalmente la facultad descrita en el literal ‘a’ del artículo vigésimo octavo de los estatutos; esto es, en situaciones de falta absoluta (renuncia o desvinculación definitiva) o temporal (permiso, licencia, incapacidad, vacaciones) del Director, las cuales se entienden como imposibilidad para el ejercicio de funciones y no pueden concurrir cuando el Director de la entidad se encuentre ejerciendo activamente su cargo. La designación y el ejercicio de la suplencia no implican cambio en las funciones y responsabilidades actuales del cargo de la persona nombrada".

Parágrafo: por disposición estatutaria, no se requiere autorización de la junta directiva para celebrar: (a) contratos financiados con recursos del FDC; (b) contratos financiados con recursos del FFC; (c) contratos financiados con el Aporte CINA; (d) Contratos Filmación Colombia.

2. CNACC. El CNACC debe autorizar los contratos con cargo al FDC, cuya cuantía supere ciento cincuenta (150) SMMLV, incluyendo, en caso de aplicar, el IVA (par. 1, num. 23, cláusula 2, contrato 2713/2015 con el Ministerio de Cultura). Para los casos de estímulos con cargo al FDC, el esquema contractual, las aprobaciones y los demás lineamientos, son descritos en el capítulo IV de este Manual de Contratos.

3. CPFC. La celebración de todos los Contratos Filmación Colombia debe autorizarse por el CPFC, en los términos del artículo 6 del MC-1556.

4. Comité convenio 2710/2020. Las contrataciones con cargo al Aporte CINA deben aprobarse en sus condiciones por el comité operativo del convenio 2710/2020 suscrito entre Proimágenes y el Ministerio de Cultura (numeral 2.12, cláusula segunda, convenio 2710/2020). Este requisito no aplica para Contratos Filmación Colombia.

CAPÍTULO II | POLÍTICAS GENERALES

Artículo 9. Introducción.

Este capítulo contiene políticas de carácter general y que tienen aplicación para todos los procesos que se encuentran en el ámbito del Manual de Contratos, de conformidad con el artículo 5.

Artículo 10. Solicitudes.

Todo Documento Contractual cuya elaboración se requiera por la Dirección Jurídica de Proimágenes debe estar precedido de una solicitud previamente aprobada por el Área Responsable, la cual contiene el Análisis Precontractual y los demás elementos necesarios para efectuar la contratación. Para cada solicitud, aplican las reglas, los formatos y los parámetros que se consignan en el procedimiento de gestión contractual (anexo 2).

La Dirección Jurídica puede gestionar los procesos de solicitud a través de medios electrónicos, y está facultada para definir los mecanismos e instrucciones específicas de aprobación y/o comunicación según criterios de disponibilidad tecnológica, eficiencia y documentación

Parágrafo. Para las solicitudes cuya modalidad sea la de invitación abierta, se precisan dos formatos: uno para solicitar el inicio del proceso, estableciendo las condiciones que se publicarán, y el necesario para solicitar el contrato una vez escogido el contratista, de conformidad con el sub-capítulo ‘trámite y solicitud’del artículo 20.

Artículo 11. Firma electrónica o digital.

Todo Documento Contractual que esté dentro del alcance de este Manual de Contratos debe suscribirse preferentemente por medios electrónicos, en la plataforma que se determine por la Dirección Jurídica, y procurando dar cumplimiento a los parámetros previstos por la ley 527 de 1999. Lo previsto en este numeral no impide la suscripción por medios físicos cuando se requiera por razones de disponibilidad.

Artículo 12. Garantías.

Las garantías de los contratos regulados por este Manual de Contratos se rigen bajo las siguientes políticas:

1. Por regla general, se requiere la constitución de una póliza de seguro con el siguiente esquema de amparos. Salvo por el caso del literal c), la vigencia debe ser igual al plazo del contrato más el plazo contractual previsto hasta la realización del xxxxx xx xxxxxxx:

a) Cumplimiento. Para Contratos de Prestación de Servicios, Contratos Reguladores de Condiciones de Estímulos FDC, Convenios, independientemente de su cuantía. El valor de esta cobertura debe corresponder al diez por ciento (10%) del valor total del contrato.

b) Buen manejo del anticipo. Para los Contratos de Prestación de Servicios que contemplen un primer pago destinado a cubrir costos iniciales, sin necesidad de evidencias de avance. El valor de esta garantía debe ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba como primer pago.

c) Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. Para todos los Contratos de Prestación de Servicios de cuantía nivel 4, y para aquellos de la misma tipología en cuantías nivel 2 y 3 donde, según la información suministrada por el área responsable, se requiera la contratación

de personal por cuenta y riesgo del contratista. El valor de esta garantía debe corresponder al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, y su vigencia debe ser igual al plazo del contrato más tres (3) años.

d) Responsabilidad extracontractual. Para todos los Contratos de Prestación de Servicios de cuantía nivel 4, y para aquellos de la misma tipología en cuantías nivel 2 y 3 cuyo objeto contemple la realización de actividades, eventos o proyectos en lugares de acceso público. El valor de esta garantía debe corresponder a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMMLV).

2. La dirección jurídica podrá solicitar otros tipos de garantías (e.g. fiducias en garantía, garantías bancarias, endosos, depósitos), o coberturas diferentes a las enunciadas en el numeral anterior, si lo estima pertinente según criterio riesgo.

3. Debe pactarse la acreditación de constitución de las garantías a Proimágenes a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la firma del contrato.

4. Antes de la realización de cualquier pago, desembolso, reembolso y/o anticipo, cada garantía pactada debe haberse aprobado por la Dirección Jurídica.

5. No es obligatoria la conformación de garantías en los siguientes casos:

a) Cuando en el contrato se pacte el pago del valor total del mismo contra la acreditación de la prestación del servicio a satisfacción de Proimágenes, o mediante reembolso de gastos previamente acreditados.

b) En contratos que se ejecuten fuera del territorio nacional con personas naturales o jurídicas contratadas bajo un régimen jurídico distinto al colombiano.

c) En contratos celebrados con personas naturales extranjeras, o personas jurídicas constituidas en el exterior.

d) Para contrataciones de cuantía nivel 1.

e) En Convenios en donde no haya pagos o aportes monetarios.

f) En Contratos Filmación Colombia, cuya aprobación y esquema de garantía se basa en reglas especiales, incluyendo el MAR-1556.

Parágrafo: El proceso de seguimiento de entrega, revisión, y aprobación de las garantías pactadas está a cargo de la Dirección Jurídica, según su distribución interna de funciones y bajo los parámetros incluidos en el procedimiento de gestión contractual (anexo 2).

Artículo 13. Publicidad.

Proimágenes debe publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el SECOP II, o la plataforma transaccional que haga sus veces, según lo dispuesto por la ley 2195 de 2022. Para los efectos de esta obligación, los documentos relacionados con la actividad contractual de Proimágenes son aquellos señalados en el artículo 14. Adicionalmente, aplican las siguientes disposiciones sobre publicidad:

1. El procedimiento de publicación está contemplado en los puntos 9, 10 y 11 del procedimiento de gestión contractual (anexo 2).

2. Los contratos, por regla general, deben publicarse dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción por ambas partes. Aplican las siguientes reglas especiales:

a) En la modalidad de cuantía nivel 1 los acuerdos deben publicarse dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción por el representante legal de Proimágenes.

b) En la modalidad de selección de evaluadores de proyectos, los acuerdos deben publicarse dentro de los tres (3) días siguientes a la divulgación de los resultados de la respectiva convocatoria, en aras de no afectar la reserva de estos como garantía de la integridad del proceso.

3. Las pólizas deben publicarse dentro de los tres (3) días siguientes a su aprobación por la Dirección Jurídica.

4. Los documentos precontractuales deben publicarse en el mismo momento de publicación del numeral anterior.

5. Los documentos poscontractuales deben publicarse dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción.

Parágrafo primero: el principio de publicidad está relacionado con la publicación del Plan Anual de Adquisiciones de Proimágenes a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera, todos los años.

Parágrafo segundo: las disposiciones de publicación no son aplicables a los contratos de los que trata el numeral 1 del artículo 6, pues son publicados por la entidad que inicia la contratación, ni a aquellos de naturaleza laboral previstos por el numeral 7 del mismo artículo4.

Artículo 14. Documentos de la actividad contractual.

Los documentos relacionados con la actividad contractual de Proimágenes, para efectos de publicidad, son aquellos estipulados en el anexo 4, los cuales son producidos a instancias de quienes intervienen en el proceso, durante las etapas precontractual, contractual y poscontractual5:

CAPÍTULO III | CONTRATACIÓN PARA BIENES O SERVICIOS

Artículo 15. Introducción.

Este capítulo regula la selección y vinculación contractual para la adquisición de bienes o servicios necesarios para Proimágenes, cuando esta actúa en calidad de contratante.

Artículo 16. Cuantías.

Para los efectos de la contratación regulada en este capítulo, y sin perjuicio de las competencias y limitaciones de las que trata el artículo 8, aplican las siguientes cuantías, determinadas en función del valor total o máximo del contrato:

Cuantía	Valor
Xxxxx 0	Más de 300 SMMLV + $1
Xxxxx 0	Entre 30 SMMLV + $1	y	300 SMMLV
Xxxxx 0	Entre 10 SMMLV + $1		30 SMMLV
Xxxxx 0	Menos de 10 SMMLV

Artículo 17. Restricciones.

No podrán participar en procesos de selección, directamente ni por interpuesta persona, en cualquiera de las modalidades previstas en este capítulo, ni celebrar contratos con Proimágenes6:

1. Quienes detecten la posibilidad de que sus intereses sean antagónicos con los de Proimágenes, lo cual pueda afectar la transparencia de las decisiones, acciones que les competan, y llevarlos a adoptar determinaciones de aprovechamiento personal, familiar o particular, en detrimento del interés público.

2. Quienes estén incursos en una causal de inhabilidad o incompatibilidad establecida en la normativa vigente, que le impida contratar con entidades de naturaleza estatal. Sin perjuicio de las disposiciones legales que rigen y aplican en esta materia, para los fines de este Manual de Contratación y a título ilustrativo, se enuncian las siguientes:

a) Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y/o las leyes.

b) Quienes hayan participado en procesos de selección o hayan celebrado los contratos de que trata el numeral anterior, estando inhabilitados. Esta inhabilidad aplica por 5 años contados desde el hecho de participación.

4 Colombia Compra Eficiente indica que «[...] los contratos derivados de relaciones laborales no deben ser publicados en el SECOP dado que a este tipo de relaciones no se les aplica la normativa del Sistema de Compra Pública». Fuente: x.xx/XXX0

5 Para entidades sometidas al derecho privado, el Consejo de Estado ha estimado que: «cada una definirá en su manual el procedimiento para contratar sus bienes y servicios. [...] En estos casos, el manual definirá las etapas y los documentos que forman parte del procedimiento, que realicen; y se publicarán en la plataforma del SECOP para cada procedimiento de contratación que se adelante, incluido el acto de adjudicación, por expresa disposición del literal g) del artículo 11 de la ley 1712 de 2014». Consejo de Estado. Concepto de unificación XX-000 xxx 00 xx xxxxx xx 0000

0 Proimágenes se cobija bajo el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal, según sea el caso.

c) Quienes hayan sido condenados en sentencia judicial a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas. Esta inhabilidad aplica por 5 años contados desde la ejecutoria del fallo respectivo.

d) Quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.

e) Los servidores públicos.

f) Los cónyuges o compañeros permanentes de (o quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con), cualquier otra persona que formalmente haya presentado Propuesta para un mismo proceso de selección.

g) Las sociedades (distintas de las anónimas abiertas), en las que el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado Propuesta, para un mismo proceso de selección.

h) Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la administración pública, delitos o faltas contempladas por la ley 1474 de 2011, o conductas delictivas contempladas por las convenciones o tratados de lucha contra la corrupción suscritos y ratificados por Colombia

i) Las personas jurídicas que hayan sido declaradas responsables administrativamente por la conducta de soborno transnacional.

j) Las personas jurídicas sobre las cuales se haya ordenado la suspensión de la personería jurídica en los términos xx xxx.

k) Las personas jurídicas cuyos representantes legales, administradores de hecho o de derecho, miembros de junta directiva, o sus socios controlantes, sus matrices, subordinadas y/o las sucursales de sociedades extranjeras, hayan sido beneficiadas con la aplicación de un principio de oportunidad por cualquier delito contra la Administración pública o el patrimonio del Estado.

l) Quienes hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores al dos punto cinco por ciento (2.5%) de las sumas máximas a invertir, por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral.

m) Quienes hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones, a las alcaldías o al Congreso de la República, con aportes superiores al dos por ciento (2.0%) de las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral.

n) Quienes fueron trabajadores (en los niveles directivo, asesor o ejecutivo), o miembros de la junta directiva o la asamblea general de Proimágenes. Esta incompatibilidad se extiende por el término de un (1) año contado a partir de la fecha del retiro.

o) Quienes tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, con las personas indicadas en el numeral anterior, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.

p) El cónyuge, compañero o compañera permanente de quienes se describen en los dos numerales anteriores.

q) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, y las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas, en las que los sujetos mencionados en los tres numerales anteriores tengan participación o desempeñen cargos de dirección o manejo.

r) Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad solo se predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.

s) Las personas que hayan ejercido cargos en el nivel directivo en entidades del Estado (y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título), durante los 2 años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios.

Artículo 18. Análisis Precontractual.

El Área Responsable debe llevar a cabo un análisis antes de iniciar cada proceso de contratación, entendido para los fines de este Manual de Contratación como ‘Análisis Precontractual’, el cual está bajo su responsabilidad y cuya información clave se consigna en el documento de solicitud del que trata el artículo 10.

El Análisis Precontractual, cuyos resultados se incluyen en cada solicitud, debe contemplar y abarcar los elementos y análisis expresados a continuación:

A. Investigación xx xxxxxxx.

Investigar el mercado, contemplando procesos y acciones que pueden incluir, más no necesariamente limitarse a, los siguientes:

- Un análisis o estudio para guiar la fijación del valor del contrato.

- Las alternativas existentes para satisfacer la necesidad.

- Las características del sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y/o de análisis de riesgo.

- Las razones que justifican la modalidad o tipo contractual elegido.

- Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes o servicios correspondientes.

- Los costos y alternativas que, a precios xx xxxxxxx, pueda demandar la celebración y ejecución del contrato.

- La disponibilidad de recursos, el origen presupuestal, las aprobaciones previas requeridas y la capacidad financiera para asumir la contratación.

- La existencia y disponibilidad de personas naturales o jurídicas en el mercado que puedan suplir la necesidad.

- Los procedimientos, trámites y requisitos que deben satisfacerse para llevar a cabo la selección de la otra parte y la celebración del contrato.

La justificación del valor estimado del contrato es de responsabilidad exclusiva del Área Responsable, y se entiende que obedece a la realización de esta investigación xx xxxxxxx.

B. Articulación de la necesidad.

Luego de la investigación xxx xxxxxxx, el Área Responsable debe efectuar una evaluación que permita entender y documentar la necesidad, contemplando lo siguiente:

- El contexto de origen de la necesidad de contratación.

- El objeto del contrato y las principales obligaciones derivadas del mismo.

- La modalidad de selección aplicable al caso.

- El valor estimado del contrato.

- El perfil mínimo requerido para el contratista.

- Los criterios para evaluar y seleccionar la alternativa más favorable.

En líneas generales, y a título ilustrativo, los criterios para esta evaluación pueden contemplar:

01. Económico: la oferta más favorable o con mayor descuento frente a los precios xx xxxxxxx.

02. Técnico: las características, elementos y garantías que aseguran que el producto o servicio puede alcanzar o superar el estándar de calidad de las especificaciones necesitadas.

03. Trayectoria: la experiencia y el tiempo de permanencia del proveedor en el mercado, la cual posiblemente se relaciona con conocimiento xxx xxxxxxx específico y las necesidades de sus clientes; adaptación rápida a los cambios de contexto; búsqueda de mejora continua.

04. Tiempo de entrega: tiempos de realización estimados y su oportuno cumplimiento.

C. Idoneidad del contratista.

Sin perjuicio de la modalidad aplicable para el caso, es necesario que el Área Responsable y asegure lo siguiente en términos de idoneidad:

- Que el oferente seleccionado cumple con los parámetros de formación, experiencia y de calificación requeridos para desempeñar adecuadamente la gestión de interés.

- La capacidad del oferente para cumplir el contrato7.

- Que, en caso de ser una persona jurídica, el oferente tiene sus documentos de acreditación de existencia y representación legal vigentes y actualizados.

- Que, en caso de ser una persona jurídica, el representante legal tiene capacidad suficiente para suscribir el contrato previsto.

- Que, en caso de ser una persona natural, el oferente está afiliado como independiente al sistema integral de seguridad social, si está obligado a ello.

- Que el oferente cumpla los estándares y parámetros requeridos por la normativa vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Parágrafo: según determinación del Área Responsable, es posible exigir una capacidad financiera mínima cuando no esté previsto el pago contra entrega a satisfacción. En tal caso, debe establecerse cómo se hará la verificación correspondiente.

Artículo 19. Modalidades.

Para la adquisición de bienes o servicios de la cual trata el numeral 1° del artículo 5 de este Manual de Contratos, la contratación debe efectuarse con arreglo a las modalidades especificadas a continuación. Cada una se regula detalladamente en los artículos siguientes.

1. Invitación abierta.

2. Selección simplificada.

3. Selección de evaluadores de proyectos.

4. Vinculación directa.

5. Cuantía nivel 1.

Artículo 20. Invitación abierta.

Esta es una modalidad de selección objetiva prevista, por regla general, para contrataciones de servicios de cuantías nivel 3 y 4. Se desarrolla a través de las fases establecidas a continuación:

A. Fase preparatoria:

Personas naturales	Personas jurídicas
N/A	Naturaleza jurídica
Oficio o profesión	Objeto social
Requisitos de formación	Requisitos de acreditación
Experiencia profesional general	Tiempo de constitución
Experiencia en área específica

Para cada contratación en esta modalidad, el Área Responsable debe realizar el Análisis Precontractual, bajo los parámetros del artículo 18 del Manual de Contratos, y definir la siguiente información mínima que conforma los términos de referencia a publicar:

Información mínima

Objeto

Actividades y obligaciones

Área Responsable

Perfil mínimo requerido, incluyendo el tipo de persona y la siguiente información, sin perjuicio de elementos adicionales que sean relevantes:

7 La capacidad del oferente se determina en términos de aptitudes financieras, operativas, de personal u otras afines, relacionadas con la posibilidad de este de cumplir el contrato satisfactoriamente. Entre otros elementos, se puede considerar si el oferente tiene suscrito(s) otro(s) contrato(s) de prestación de servicios que puedan afectar su idoneidad o incidir negativamente en su capacidad para cumplir el contrato necesario.

Fecha de apertura de la invitación abierta.

Criterios de evaluación.

Plazo de publicación.

Tipo de contrato.

Duración.

Lugar de ejecución.

Forma de pago.

Presupuesto (no debe publicarse si la mejor oferta económica es criterio de evaluación).

Información sobre las garantías a pactar.

B. Parámetros la invitación abierta:

Adicionalmente, para la fase inicial de cada invitación tienen aplicación parámetros generales:

a) Contenido mínimo de la Propuesta: en esta modalidad, cada Propuesta debe documentar la información pertinente sobre el producto o servicio ofrecido y se entiende como equivalente a la oferta mercantil definida desde el artículo 845 del Código de Comercio. Debe incluir, como mínimo, lo siguiente:

01. Perfil profesional, con descripción de acreditaciones y/o experiencia.

02. Valor.

03. Manifestación expresa de la intención de participar en el proceso de contratación, según los términos publicados.

04. Toda la información que resulte relevante para la evaluación, según los criterios de evaluación publicados con cada invitación.

Proimágenes puede definir formatos predeterminados para la presentación de la Propuesta en desarrollo de esta modalidad de contratación.

b) Documentos complementarios: sin perjuicio de otros documentos que se señalen en los términos de referencia de la invitación, cada Propuesta debe venir acompañada de los siguientes documentos:

01. Los documentos relacionados que identifican al oferente, descritos en el anexo 3 de este Manual de Contratos.

02. Los documentos que soporten el perfil, y las características (experiencia, acreditaciones, formación, etc.) del oferente. Para el cumplimiento de este requisito aplica libertad probatoria. Cada oferente debe determinar el documento idóneo para evidenciar el aspecto correspondiente, y este debe ser ponderado por Proimágenes a la luz de los parámetros publicados.

c) Causales de no aceptación: Son causales de no aceptación de Propuestas, en la modalidad de invitación abierta, las siguientes:

01. Cuando el oferente no reúna las condiciones de perfil mínimo exigidas para participar.

02. Cuando la Propuesta sea presentada fuera del término.

03. Cuando, a juicio de Xxxxxxxxxxx, se presenten documentos o informaciones cuya veracidad suscite duda.

04. Cuando el oferente o cualquiera de sus dependientes, contratistas o vinculados, hubieran intentado realizar conductas fraudulentas frente a Proimágenes o el proceso de contratación.

05. Cuando la Propuesta no sea presentada en castellano, o cuando el oferente suministre a Proimágenes documentos en idioma diferente sin la traducción correspondiente.

06. Cuando el oferente esté incurso en alguna restricción o causal de inhabilidad legal para contratar con Proimágenes.

d) Elementos subsanables:

01. Documentos con errores mecanográficos, fragmentos ilegibles o elementos que presenten errores técnicos que dificulten parcialmente su lectura, siempre y cuando tales imperfectos no versen sobre información de perfil mínimo o criterios de evaluación.

02. Documentos que no cumplan parámetros relacionados con la fecha de expedición o la vigencia.

03. Anexos o documentos que tengan información contradictoria o inconsistente respecto a la Propuesta u otros documentos presentados.

En estos casos, Proimágenes se debe contactar al oferente y solicitarle remitir la información corregida en un término no mayor a dos (2) días hábiles. En caso de que el ajuste no se efectúe en este tiempo y en el medio dispuesto, la Propuesta no puede aceptarse.

e) Tiempo de publicación: la publicación de invitaciones abiertas de cuantía nivel 3 debe realizarse así:

01. Contrataciones de cuantía nivel 3: mínimo, durante tres (3) días hábiles.

02. Contrataciones de cuantía nivel 4: mínimo, durante seis (6) días hábiles.

El Área Responsable puede establecer términos mayores, según la necesidad del caso específico, y en la publicación debe indicarse la fecha límite correspondiente.

f) Divulgación: la divulgación de cada invitación debe tener lugar en el sitio web dispuesto por Proimágenes. Adicionalmente, el Área Responsable debe divulgar directamente cada invitación con, mínimo, dos (2) de los oferentes identificados en la investigación xx xxxxxxx del Análisis Precontractual.

g) Elementos insubsanables: no se podrán aclarar o subsanar, en ningún caso, las siguientes situaciones:

01. Falta o carencia total de algún documento requerido.

02. Documentos totalmente ilegibles o que presenten errores técnicos que dificulten totalmente su lectura.

03. Incumplimiento de alguna de las condiciones para concursar.

04. Insuficiencia de información o datos en el documento de Propuesta.

Por consiguiente, no es admisible ninguna solicitud que tenga por objeto reemplazar, mejorar o complementar el contenido de la Propuesta, una vez esta haya sido enviada.

h) Modificaciones: Proimágenes puede introducir modificaciones en los términos de la invitación, siempre y cuando los cambios no incidan sustancialmente en el objeto, plazo y valor del contrato, ni en los requisitos del perfil mínimo. Estas modificaciones podrán ser:

01. Extensiones al plazo para recepción de Propuestas. Esta modificación solo puede ocurrir si en las tres (3) horas hábiles anteriores al vencimiento Proimágenes no ha recibido Propuestas. La extensión del plazo debe solicitarse por el Área Responsable y no puede superar el 50% del plazo inicialmente previsto.

02. Precisiones de orden técnico o descripciones detalladas de elementos mencionados en los términos de referencia, de forma general.

03. Aclaraciones o complementos requeridos por interesados durante la publicación, cuya información sea relevante para el proceso.

En caso de que haya oferentes que hayan remitido sus Propuestas antes de la solicitud de modificación por el Área Responsable, Proimágenes debe divulgar con estos las modificaciones realizadas.

i) Proceso de verificación: una vez recibida la Propuesta a través del correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx, el Área Responsable debe llevar a cabo la verificación de cumplimiento de requisitos habilitantes.

El Área Responsable puede requerir documentación adicional complementaria en caso de estimarlo necesario para el estudio de la Propuesta. En tal caso, debe contactarse con el postulante y solicitarle remitir la información corregida en un término no mayor a dos (2) días hábiles. En caso de que el ajuste no se efectúe en este tiempo y en el medio dispuesto, el proyecto no puede aceptarse.

j) Evaluación: una vez surtida la comprobación de los requisitos habilitantes, el Área Responsable debe efectuar la evaluación en atención a los criterios y parámetros especificados en los términos de referencia de cada invitación, y documentar el proceso mediante el formato de acta de evaluación aprobado vía Sistema de Gestión de Calidad.

k) Divulgación de resultados: los resultados deberán divulgarse mediante un correo electrónico enviado por el Área Responsable a quienes hayan enviado Propuestas, y en el sitio web de contrataciones de Proimágenes. Esta divulgación ocurre sin perjuicio de la publicación de actividad contractual en SECOP II.

l) Desempate: en dado caso que dos o más postulantes estén empatados en el proceso de evaluación, es posible acudir a los criterios de desempate desarrollados por el responsable del contrato y los criterios de desempate obligatorios, como medio de selección definitivo. Se tienen como criterios de desempate obligatorios:

01. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la de extranjeros.

02. Preferir la oferta de personas naturales con nacionalidad colombiana, o personas jurídicas constituidas y domiciliadas en Colombia.

03. Entrevista o examen para evaluar conocimiento sobre los procesos que se apoyarán con el contrato.

m) Invitaciones declinadas: se declararán declinadas las invitaciones abiertas en donde ocurra alguno de los supuestos enlistados en este numeral, previa evaluación y determinación del Área Responsable. En tal caso, el Área Responsable debe enviar un correo electrónico a quienes hayan remitido Propuestas, e informar a la Dirección Jurídica de Proimágenes sobre la situación.

01. Cuando Proimágenes no reciba Propuestas dentro del término previsto.

02. Cuando ninguno de los oferentes cumpla con los parámetros mínimos necesarios. Esto abarca incumplimiento de los proponentes sobre requisitos de contenido mínimo de la Propuesta y documentos complementarios; configuración de causales de no aceptación; o casos donde se haya requerido subsanación, sin que esta ocurra.

n) Otros elementos: además de los parámetros descritos en los numerales anteriores, aplican los siguientes:

01. Recepción de Propuestas: únicamente en el correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx, en donde se radican mediante el sistema de correspondencia de la entidad.

02. Las preguntas o solicitudes de aclaración sobre los términos serán directamente atendidas por el Área Responsable.

03. Son obligaciones estándar de Proimágenes: pagar el valor del contrato sujeto a su cumplimiento, revisar las garantías que constituya el contratista, y aprobarlas cuando estas cumplan lo pactado.

04. Cualquier interesado puede solicitar información sobre el resultado del proceso mediante el formulario PQR de Proimágenes, en atención a las disposiciones de la ley 1712 de 2014 (ley de transparencia y acceso a la información pública).

C. Trámite y solicitud:

En lo relacionado con el trámite ante la Dirección Jurídica de Proimágenes, aplican las siguientes disposiciones especiales:

1. El Área Responsable debe preparar los términos de referencia que quedarán consignados en el documento de solicitud y Análisis Precontractual, y remitir este a la Dirección Jurídica.

2. La fase de invitación y presentación de ofertas para esta modalidad está prevista para realizarse mediante el sitio web previsto por la Dirección Jurídica, accesible desde xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx. La publicación se efectúa a las 9:00 AM del día siguiente al recibo de la solicitud firmada.

3. La evaluación de Propuestas, una vez recibidas, debe realizarse desde el Área Responsable en un plazo máximo de dos (2) días contados desde el cierre de la publicación, y consignarse en el formato previsto. Este plazo puede duplicarse para contratos de cuantía nivel 4.

4. Una vez finalizada la fase de invitación, el Área Responsable debe remitir la solicitud de contrato en los términos del artículo 10 de este Manual de Contratos.

Artículo 21. Selección simplificada.

Esta es la modalidad de selección objetiva prevista, por regla general, para contrataciones de servicios cuantía nivel 2. Consiste en un esquema de selección por comparación de ofertas, que no requiere

obligatoriamente la realización de una invitación abierta previa, e implica el desarrollo de lo siguiente por parte del Área Responsable.

1. Efectuar el Análisis Precontractual, bajo los parámetros del artículo 18.

2. Identificar, mínimo, tres (3) alternativas de potenciales contratistas que reúnan las características de idoneidad, capacidad y disponibilidad para prestar el servicio.

3. Requerir la presentación de una Propuesta a cada una de las alternativas identificadas. Esta debe documentar la información pertinente sobre el producto o servicio ofrecido y es equivalente a la oferta mercantil definida desde el artículo 845 del Código de Comercio.

4. Evaluar las Propuestas, y realizar una selección desde los puntos de vista que pueden incluir: mejor oferta económica, mejores calidades técnicas, oportunidad en la prestación del servicio, trayectoria, calidad y/o tiempo de entrega, sin perjuicio de otras que puedan aplicarse a la luz de los principios rectores consagrados en el artículo 4.

Artículo 22. Selección de evaluadores de proyectos.

Esta es la modalidad de selección objetiva, está prevista única exclusivamente para la escogencia de personas naturales cuyos servicios son necesarios para llevar a cabo la evaluación de proyectos presentados a las convocatorias gestionadas o manejadas por Proimágenes para la asignación de estímulos o incentivos.

Aplican los siguientes parámetros y reglas:

1. El Área Responsable la responsable de gestionar la convocatoria para la cual se requieren los evaluadores. Desde esta, debe realizarse la selección directamente. Por consiguiente, no tiene intervención, responsabilidad ni ingerencia de parte de la Dirección Jurídica.

2. En el caso del FDC, la selección debe hacerse bajo los lineamientos, parámetros o instrucciones del CNACC, con apoyo en la gestión de la Dirección de Fomento Nacional.

3. Dependiendo del origen de la convocatoria, la selección también puede efectuarse a instancias del comité o grupo colegiado dispuesto en las cláusulas respectivas.

4. Para la selección pueden utilizarse los siguientes mecanismos:

a) Definición de listas de posibles evaluadores contenidos en bases de datos de Proimágenes, según perfil, en atención a las características de cada modalidad.

b) Confirmación de bancos de posibles evaluadores idóneos.

c) Convocatoria pública para recibir postulaciones. Esto se define por el Área Responsable, según criterio de necesidad.

5. No se precisa la elaboración de un contrato por la Dirección Jurídica. Se entiende que el acuerdo contractual se conforma por la Propuesta y el formato de acuerdo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.

6. Aplica el proceso de publicación previsto en el literal b) del artículo 13.

Artículo 23. Vinculación directa.

Esta es la modalidad de selección objetiva prevista exclusivamente para los casos descritos en el literal ‘A’ de este artículo.

A. Causales de aplicación:

Para la determinación y aplicación de la modalidad de selección prevista por este numeral, tienen aplicación los requisitos enlistados a continuación:

a) En casos de necesidad apremiante.

Esta causal aplica cuando concurran los siguientes requisitos:

01. Que la contratación está enmarcada dentro de la definición de necesidad apremiante del glosario de términos (anexo 1) de este Manual de Contratos.

02. Que la Dirección General de Proimágenes determine e informe la situación de necesidad apremiante en memorando interno. Esta declaratoria debe tener aval previo del Director Jurídico.

03. Que sea una contratación cuya realización expedita sea necesaria para evitar, prever o mitigar los efectos negativos de la necesidad apremiante.

b) Cuando haya ausencia de alternativas en el mercado.

Esta causal aplica únicamente en alguno de los supuestos de hecho enlistados a continuación, donde se entiende que existe solamente una persona natural o jurídica que pueda satisfacer la necesidad:

01. Cuando haya intangibles imprescindibles para la prestación del servicio, y la otra parte tenga las prerrogativas necesarias para disponer de los derechos de propiedad intelectual sobre estos en función del servicio.

02. Cuando se precise adquirir una licencia de uso sobre una obra protegida por derechos de autor, y/o una interpretación, fijación o difusión protegida por derechos conexos, en el entendido en que la otra parte tenga las prerrogativas necesarias para disponer de estos derechos exclusivos y autorizar utilizaciones.

03. Cuando se requiera un servicio o un bien que únicamente tiene un posible proveedor, bien sea porque este tiene exclusividad, o porque es único en el país o el territorio objeto del contrato. Cualquiera de los supuestos de este numeral debe certificarse por un tercero idóneo, diferente al proveedor.

04. Cuando se precise adelantar actividades o acciones misionales durante un evento o programa, en el entendido en que estas solamente puedan satisfacerse mediante su respectivo organizador, titular o responsable.

c) Para la prestación de Servicios Profesionales de Necesidad Misional (SPNM). Esta causal abarca cuando concurran los siguientes requisitos:

01. Que la contratación tenga por objeto la contratación de SPNM, entendidos como aquellos de naturaleza intelectual necesarios para el cumplimiento de las funciones u obligaciones de Proimágenes, o relacionados con sus gestiones operativas, logísticas, o asistenciales. No incluyen los servicios de consultoría.

02. Que el responsable del contrato haya constatado que la respectiva persona natural o jurídica tiene idoneidad y experiencia que se precisan según la naturaleza del contrato, de conformidad con el Análisis Precontractual.

d) Para la adquisición de bienes inmuebles.

Esta causal abarca la compra de bienes inmuebles cuya cuantía no sea de nivel 1. Debe estar precedida de:

01. El correspondiente Análisis Precontractual.

02. Un análisis comparativo de las condiciones de los bienes que satisfacen las necesidades identificadas, de las alternativas de adquisición, y de los precios xx xxxxxxx. Este debe realizarse por (i) la Dirección Administrativa y Financiera de Proimágenes y (ii) el Área Responsable.

03. Para el caso de bienes inmuebles, un avalúo con una persona natural o jurídica especializada.

e) Para el alquiler o arrendamiento de espacios físicos o bienes inmuebles:

Esta causal abarca el alquiler o arrendamiento de espacios físicos (incluyendo, pero sin limitarse a,

stands en ferias, mercados u otro tipo de eventos) o bienes inmuebles, debe estar precedida de:

01. Un análisis sobre las características del espacio o el bien inmueble, y sobre cómo estas son adecuadas para suplir la necesidad.

02. Un estudio de viabilidad de las opciones de alquiler o arrendamiento.

f) Para la contratación de personas naturales o jurídicas que se hayan catalogado por Proimágenes como Proveedores Críticos, lo cual presupone una selección objetiva y evaluación periódica a instancias del comité directivo de Proimágenes.

g) Para la vinculación de peritos, expertos o asesores técnicos para presentar o contradecir dictámenes periciales en procesos judiciales.

h) Cuando por disposición legal, estatutaria, reglamentaria o contractual la selección del proveedor del servicio deba efectuarla una instancia diferente a la respectiva Área Responsable o a la Dirección General de Proimágenes.

A título ilustrativo, esta causal tiene aplicación en casos como los siguientes: la selección del revisor fiscal, que estatuariamente está a cargo de la Asamblea General de Proimágenes; o del auditor del FDC que, por obligación del contrato de administración con el Ministerio de Cultura, debe realizarse por el Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía.

i) Para contratar la creación de obras protegidas por el derecho autoral que, por los componentes creativos y de originalidad requeridos, solamente puedan realizarse por determinado autor (persona natural).

Se exceptúan del objeto de esta causal: estudios, investigaciones, software, notas de prensa, fotografías institucionales o de locaciones, y piezas de diseño gráfico.

B. Procedimiento y reglas:

Para la modalidad de vinculación directa, el Área Responsable debe llevar a cabo el Análisis Precontractual. Asimismo, debe solicitarse a la persona seleccionada la remisión de una Propuesta, y debe darse cumplimiento de las políticas generales establecidas en el segundo capítulo de este Manual de Contratos.

Esta modalidad no requiere obligatoriamente de la realización previa de un concurso, ni de la gestión de tres (3) o más Propuestas. No obstante lo anterior, el Área Responsable debe asegurar la idoneidad de la persona a contratar, aplicando los lineamientos de este Manual de Contratos sobre el particular.

Artículo 24. Cuantía nivel 1.

Esta es la modalidad de selección objetiva prevista para adquisiciones de bienes y servicios cuya cuantía sea de nivel 1. Su gestión está directamente bajo responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera de Proimágenes, y se entiende como parte del proceso gestión de compras y activos. Por consiguiente, no tiene intervención, responsabilidad ni ingerencia de parte de la Dirección Jurídica.

A. Procedimiento y reglas:

Esta modalidad está regida por las siguientes reglas:

1. Todo proveedor potencial, tanto de bienes como de servicios, debe suministrar siempre una Propuesta donde se encuentre la información pertinente sobre el producto o servicio a adquirir.

2. Los acuerdos objeto de esta modalidad no requieren garantías. No obstante, se podrán requerir para casos puntuales y según criterio de necesidad, previa consulta a la Dirección Jurídica.

3. No se requiere obligatoriamente pluralidad de cotizaciones ni aplicación de criterios de selección. Sin embargo, siempre debe procurarse una selección objetiva, y realizarse el Análisis Precontractual, incluyendo, como mínimo: (a) investigación xx xxxxxxx; (b) articulación de la necesidad; (c) análisis de idoneidad del contratista.

4. Pueden contemplarse criterios de selección y justificación del precio a través de comparativo de precios, histórico pagado, cotizaciones u ofertas recibidas, al igual que otros que resulten pertinentes.

B. Parámetros contractuales:

El trámite y la conformación de los acuerdos cubiertos por esta modalidad, debe realizarse bajo los siguientes parámetros:

1. El Área Responsable debe diligenciar el acuerdo de compra de bienes y servicios aprobado mediante el Sistema de Gestión de Calidad, y acompañarlo de los documentos establecidos en el anexo 3 de este manual. No se contempla la elaboración de contrato por la Dirección Jurídica.

2. El acuerdo debe contemplar, por regla general y salvo por solicitud expresa del proveedor, el pago contra la prestación a satisfacción del servicio. Esta disposición no aplica para compra de bienes.

3. Puede prescindirse del formato establecido en el numeral anterior para la vinculación de evaluadores de la convocatoria permanente de cortometrajes.

4. Se entiende que el acuerdo contractual se conforma por la Propuesta y el formato mencionado en el numeral anterior. No se precisa la elaboración de un contrato por la Dirección Jurídica.

5. La Dirección Administrativa y Financiera debe realizar la publicación del acuerdo bajo los parámetros del artículo 13 y el artículo 14.

6. Para servicios habituales, es posible generar un solo acuerdo para varios servicios de un periodo específico, siempre y cuando no superen la cuantía nivel 1.

Parágrafo: El procedimiento establecido para esta modalidad se incorpora como anexo 5 de este Manual de Contratación.

Artículo 25. Parámetros contractuales.

La elaboración y el diseño de cláusulas de los contratos regulados por este capítulo se sujeta a las siguientes reglas:

1. Elaboración del contrato: la elaboración de los contratos referenciados en este capítulo debe darse a instancias de la Dirección Jurídica de Proimágenes, y surtirse bajo los modelos que estén previamente establecidos. Sin perjuicio de ello, aplican las siguientes reglas especiales:

a) Pueden ser elaborados por la parte diferente a Proimágenes: los contratos de arrendamiento, alquiler y compraventa; aquellos contratos en donde se precisen descripciones técnicas altamente especializadas; u otros contratos en donde obre una solicitud justificada. No obstante, antes de la suscripción, estos deben aprobarse por la Dirección Jurídica.

a) Sin perjuicio de cuál sea la cuantía o la modalidad, debe existir un contrato escrito para todos los acuerdos dirigidos a la adquisición o el otorgamiento de licencias para el uso de material protegido por el derecho de autor o los derechos conexos.

b) En las modalidades de selección de evaluadores de proyectos y cuantía nivel 1, donde no hay intervención de la Dirección Jurídica, se entiende que la Propuesta y el formato de acuerdo implementado mediante el Sistema de Gestión de Calidad constituyen el contrato. Este está exceptuado de lo preceptuado en los siguientes 3 numerales de este artículo.

2. Delimitación: los Contratos de Prestación de Servicios deben contemplar cláusulas sobre: (a) la inexistencia de relación laboral con el contratista y con las personas que este vincule para el cumplimiento del contrato; (b) la responsabilidad exclusiva a cargo del contratista por concepto de salarios y prestaciones sociales y demás emolumentos a favor de dichas personas.

3. Otras disposiciones: los contratos deben incorporar, como mínimo y además de las cláusulas básicas sobre objeto, plazo, obligaciones, valor, lo siguiente: una sanción pecuniaria por, mínimo, xxx xxxx por ciento (10%) del valor total pactado; disposiciones sobre indemnidad; el régimen legal de derecho privado; un aviso de privacidad para el tratamiento de los datos personales del contratista; y disposiciones sobre incumplimiento y/o resolución de controversias.

4. Restricciones sobre valor: se restringe, para los contratos regulados en este capítulo, la inclusión de disposiciones que impliquen: (a) pagos iniciales y/o anticipos que superen el cuarenta por ciento (40%) del valor del contrato; y (b) adiciones8 por más del cincuenta por ciento (50%) del valor inicial.

Parágrafo: además de las tipologías contractuales expresamente mencionadas en este Manual de Contratos, la Dirección Jurídica puede elaborar contratos de otro tipo bajo criterio de necesidad.

Artículo 26. Supervisión y seguimiento.

La supervisión y el seguimiento está a cargo del Encargado del Contrato (definido en el glosario de términos), bajo los parámetros, principios, procedimientos y demás elementos descritos a continuación:

1. Designación. En la etapa de planeación de cada proceso de contratación, antes de tramitar la correspondiente solicitud, el director del Área Responsable debe identificar al Encargado del Contrato. El Encargado del Contrato no requiere un perfil específico predeterminado, pero debe ser un empleado de Proimágenes cuyo cargo y/o responsabilidades tengan consonancia con la gestión relativa al contrato que supervisará.

2. Responsabilidad: La supervisión a cargo del Encargado del Contrato está integrada por el conjunto de gestiones necesarias para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contrato. El Encargado del Contrato debe hacer seguimiento a todos los contratos que le sean asignados por el director del Área Responsable. Quien será el Encargado del Contrato, para cada caso, se especifica en la solicitud de contratación. Sin perjuicio de las obligaciones específicas establecidas en este artículo, el Encargado del Contrato está a cargo de supervisar el desarrollo y cumplimiento del contrato, y la realización oportuna de los pagos o desembolsos pactados.

8 El caso del literal (b) se refiere a adiciones originadas en cambios no previstos en la fase precontractual, los cuales inciden en el alcance y el presupuesto del respectivo proyecto o proceso. No está relacionado, por ejemplo, con servicios de tracto sucesivo donde se definen tarifas u honorarios aplicables para el respectivo año calendario.

3. Obligaciones: específicamente, y sin perjuicio de otras acciones que resulten pertinentes para asegurar el cumplimiento oportuno de cada contrato, el Encargado del Contrato está a cargo de lo siguiente (lista enunciativa):

a) Conocer y entender los términos y condiciones del contrato.

b) Constatar que el contrato tenga las disposiciones necesarias para su seguimiento.

c) Supervisar y hacer seguimiento al desarrollo y la ejecución del contrato.

d) Xxxxxxxx informado al director del Área Responsable sobre el desarrollo y las novedades del contrato.

e) Verificar el cumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones pactadas.

f) Informar oportunamente a la Dirección Jurídica de Proimágenes cualquier situación de incumplimiento contractual.

g) Hacer seguimiento al plazo o vigencia pactada.

h) Tramitar oportunamente las prórrogas o suspensiones que resulten necesarias.

i) Identificar y advertir los riesgos que puedan afectar la eficacia del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos.

j) Identificar necesidades de cambio o ajuste.

k) Xxxxxxx directamente la relación con la otra parte.

l) Suscribir el informe del Encargado del Contrato, para documentar todo el proceso contractual.

m) Coordinar las aprobaciones de las instancias que se requieran para modificar los contratos, de ser el caso.

n) Velar por el cumplimiento de las directrices de obligatorio cumplimiento derivadas de la normativa vigente para el SG-SST de Proimágenes.

4. Prohibiciones: el Encargado del Contrato no puede: (a) tomar decisiones, celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad modificar los términos y condiciones del contrato, sin contar con previo aval por el director del Área Responsable, de las instancias de aprobación que apliquen para cada caso particular, y de la Dirección Jurídica de Proimágenes; (b) omitir, denegar o retardar el trámite y gestión de los asuntos a su cargo; (c) exonerar al contratista o proveedor de cualquiera de sus obligaciones contractuales.

5. Modificaciones: durante la ejecución de cada contrato, el Encargado del Contrato está a cargo de reportar las novedades que puedan afectar el desarrollo del objeto, y de coordinar las modificaciones contractuales que se precisen. Todas las modificaciones a los contratos, incluyendo las enunciadas en este numeral, deben ocurrir previa concertación con el director del Área Responsable, el Responsable del Presupuesto, y las instancias de aprobación que apliquen.

a) Incumplimiento. Cualquier situación de incumplimiento contractual debe informarse a la Dirección Jurídica de Proimágenes por escrito. La Dirección Xxxxxxxx debe realizar el análisis pertinente e informar oportunamente al director del Área Responsable y al Director General de Proimágenes sobre las posibles acciones a iniciar, a fin de recibir las respectivas instrucciones.

b) Prórroga. En caso de que resulte necesario, y se apruebe ampliar la fecha de vigencia inicialmente pactada, debe radicarse una solicitud de otrosí ante la Dirección Jurídica, mínimo, dos (2) días antes del vencimiento del contrato. El contratista o beneficiario debe prorrogar la garantía pactada en caso de que esta se haya pactado.

c) Adición y/o modificación. Cuando haya necesidad de efectuar alguna adición, modificación y/o aclaración a las estipulaciones contractuales, se debe gestionar un otrosí. En estos casos se deben ajustar y/o adicionar las garantías pactadas.

d) Suspensión del contrato. Únicamente, ante circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito ponderadas por la Dirección Jurídica de Proimágenes, es posible suspender temporalmente la ejecución del contrato. Dado el caso, aplican las siguientes condiciones:

01. Tanto la suspensión como la reanudación deben constar en acta firmada.

02. La suspensión debe pactarse por un lapso estimado inicialmente. No obstante, la reanudación puede suceder antes de este, si las circunstancias que dieron lugar a la suspensión se descartan.

03. Una vez finalizada la suspensión, debe adicionarse al plazo del contrato el término que esta efectivamente haya durado.

04. En caso de ser necesaria una extensión en el tiempo de suspensión, la otra parte debe informarlo oportunamente a Proimágenes. Cualquier extensión debe ser acordada y constar por escrito.

05. Si dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la finalización del plazo de suspensión previsto, la otra parte no acude a suscribir el acta de reanudación, o no informa a Proimágenes la necesidad de una extensión, el contrato debe reanudarse automáticamente con todos sus efectos. En este escenario, no se adiciona al plazo del contrato el lapso de suspensión.

06. Durante el período de suspensión se deben mantener vigentes las garantías pactadas.

e) Terminación anticipada. Una vez verificado el cumplimiento del contratista o del beneficiario, o en el caso de que se presenten circunstancias que justifiquen una terminación anticipada del contrato, es posible pactar y/o realizar una terminación anticipada mediante acta firmada.

f) Xxxxx xx xxxxxxx. Una vez terminados los contratos que celebre Proimágenes, las partes, dentro de los siguientes cuatro (4) meses a la fecha de terminación (anticipada o por plazo) deben suscribir un acta de xxxxx xx xxxxxxx para discriminar los desembolsos o pagos efectuados y dejar constancia de la situación final del contrato. El xxxxx xx xxxxxxx no aplica para contratos en la modalidad de cuantía nivel 1, y debe solicitarse por el Encargado del Contrato, previa verificación de cumplimiento de obligaciones.

Parágrafo: el empleado de Proimágenes que controle el presupuesto respectivo, especificado en la solicitud de contratación, y denominado como el ‘Responsable del Presupuesto’.

Artículo 27. Garantías electorales.

Proimágenes debe aplicar las previsiones legales vigentes en materia de garantías electorales, incluyendo la restricción de adelantar procesos en la modalidad de vinculación directa o mediante otras formas de contratación afines a esta, donde no exista un proceso competitivo y público, al igual que la de realizar cualquier forma de vinculación que afecte la nómina de la entidad.

CAPÍTULO IV | CONTRATOS DE ESTÍMULOS O INCENTIVOS

Artículo 28. Introducción.

Este capítulo hace referencia exclusiva a la vinculación contractual de las personas naturales o jurídicas a las cuales se asignen estímulos o incentivos con base en mecanismos de fomento administrados o manejados por Proimágenes.

Los contratos regulados en este capítulo son de naturaleza atípica y no presuponen la prestación de un servicio, ni la adquisición de un bien a favor de Proimágenes; tampoco se vinculan ni se derivan de un plan de anual de adquisiciones, pues no son negocios jurídicos de compra o adquisición.

Artículo 29. Régimen.

Los contratos relacionados con los esquemas de estímulo e incentivo administrados o manejados por Proimágenes se rigen por el derecho privado, en consonancia con el artículo 7 de este Manual de Contratos. Específicamente:

1. Los recursos del FDC se ejecutan de conformidad con las normas del derecho privado y de contratación entre particulares, por determinación del artículo 10 de la ley 814 de 2003.

2. La celebración de los Contratos Filmación Colombia (FFC y sistema CINA) se rige por el derecho privado y se sujeta a este Manual de Contratos, según lo determina el MC-1556 aprobado por el CPFC. El régimen de contratación también se estipula en los convenios que regulan la gestión de Proimágenes en relación con estos sistemas de inventivo.

3. En los demás casos, de esquemas de estímulo o incentivo gestionados por Proimágenes en virtud de convenio o disposición legal, aplica el régimen de contratación de la entidad.

Artículo 30. Contratos FDC.

La suscripción de contratos para regular la entrega de estímulos del FDC, en aquellas modalidades donde ello se ha previsto, se circunscribe a los términos de la convocatoria aprobada por el CNACC y publicada en el sitio web xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx, en consonancia con la ley 814 de 2003 y sus normas reglamentarias.

La coordinación de la fase precontractual de estos contratos está a cargo y es responsabilidad de la Dirección de Fomento Nacional de Proimágenes, y se asocia al procedimiento de otorgamiento de estímulos por convocatoria (FC-PR-1).

Parágrafo: el modelo de contrato y su clausulado debe concertarse anualmente entre la Dirección Jurídica, la Dirección de Fomento Nacional y la Subdirección de Operaciones FDC de Proimágenes.

Artículo 31. Contratos Filmación Colombia.

La aprobación de incentivos de la ley 1556 de 2012 por el CPFC, y la suscripción los Contratos Filmación Colombia, se circunscribe a los términos del MAR-1556 aprobado por el CPFC y publicado en el sitio web xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.

La coordinación de la fase precontractual de estos contratos está a cargo y es responsabilidad de la Dirección de Comisión Fílmica de Proimágenes, y se asocia a: el procedimiento para la aprobación de la solicitud de Certificados de Inversión Audiovisual (FC-PR-16) y el procedimiento para el otorgamiento de contraprestación de la ley 1556 FFC (FC-PR-15).

Parágrafo: el modelo de contrato y su clausulado es publicado en el sitio web de la Comisión Fílmica, como parte de los documentos relacionados con el MAR-1556.

Artículo 32. Otros contratos de estímulos o incentivos.

La suscripción de otros contratos para regular la entrega de estímulos o incentivos se circunscribe a los términos de la convocatoria o invitación pública específica, y a los formatos determinados por las áreas misionales responsables.

Artículo 33. Restricciones.

Las restricciones para la suscripción de los Contratos Filmación Colombia están determinadas por el MAR-1556. En el caso de contratos del FDC corresponden a las determinadas por el CNACC en la convocatoria publicada.

Artículo 34. Desarrollo y ejecución de los contratos.

Sin perjuicio de la naturaleza jurídica especial de los contratos regulados por este capítulo, para lo relacionado con puntos clave sobre su desarrollo y ejecución tienen aplicación las disposiciones específicas que se especifican a continuación:

1. El numeral 5 del artículo 26 , en todo lo relativo a: incumplimiento, prórroga, modificación, suspensión, terminación anticipada y xxxxx xx xxxxxxx.

2. Los numerales 2 a 4 del artículo 26, en lo atinente a supervisión y seguimiento, de la siguiente manera:

a) Contratos de estímulos FDC: las funciones de Encargado del Contrato corresponden al Subdirector de Operaciones FDC, quien adelantará las gestiones mediante los analistas del área. Este debe trabajar de manera coordinada con el Área Responsable (la Dirección de Fomento Nacional) y tiene una responsabilidad conjunta con este último.

b) Contratos Filmación Colombia: las funciones de Encargado del Contrato corresponden al Subdirector de Operaciones FFC y CINA. Este debe trabajar de manera coordinada con el Área Responsable (la Dirección de Comisión Fílmica) y tiene una responsabilidad conjunta con este último.

c) Otros: Para los demás contratos dentro del ámbito de este capítulo, el Área Responsable debe designar al Encargado del Contrato.

3. Sin perjuicio de lo establecido en el numeral anterior, la toma de decisiones sobre las solicitudes recibidas durante la ejecución de contratos de estímulos del FDC o de Contratos Filmación Colombia puede efectuarse desde un comité de proyectos conformado por: (1) el Director General;

(2) el Director del Área Responsable; (3) el Director Administrativo y Financiero; (4) el Director Jurídico y; (5) el Subdirector de Operaciones correspondiente.

Estos comités pueden reunirse cada vez que se requiera con, mínimo, tres (3) de sus miembros. Deben acatar los lineamientos especificados por parte de las instancias externas que apliquen, y dejar constancia de sus decisiones mediante acta.

CAPÍTULO V | CONVENIOS

Artículo 35. Introducción.

Este capítulo regula la vinculación mediante Convenios. Conforme a la definición del glosario de términos de este Manual de Contratos, el Convenio es un acuerdo de voluntades mediante el cual dos o más personas aúnan esfuerzos de diversa índole en favor de una finalidad común. El Convenio implica la determinación de aportes para ambas partes, los cuales pueden estar dados en dinero o en especie.

Artículo 36. Procedencia.

Proimágenes puede celebrar Convenios siempre que se reúnan las siguientes condiciones:

1. Que el objeto del Convenio corresponda directamente al desarrollo del objeto social de Proimágenes.

2. Que el Convenio no genere una relación conmutativa en el cual se presente uno o más de los siguientes elementos: (a) una contraprestación directa a favor de una u otra parte, (b) instrucciones precisas dadas para cumplir con el objeto del contrato; o (c) acuerdos en donde una de las partes solamente realice un aporte en dinero y no tenga más aportes.

3. Que esté determinado por el Área Responsable que la otra parte en el Convenio cumple con las condiciones de idoneidad, pertinencia, capacidad, y demás que garanticen un adecuado desarrollo de las actividades que serán objeto del Convenio.

Artículo 37. Cuantías y selección.

Para la celebración de Convenios por Xxxxxxxxxxx, sin perjuicio de lo establecido en los dos artículos anteriores, aplicarán las siguientes disposiciones:

1. Para determinación de la cuantía del Convenio tiene aplicación el esquema previsto en el artículo 18 de este Manual de Contratos.

2. La celebración de cualquier Convenio debe precederse de un Análisis Precontractual, exceptuando de estos lo previsto en el literal d).

3. La selección de la otra parte en el Convenio puede efectuarse de manera directa, sobre la base de las calidades específicas de la otra parte, de su posibilidad de llevar a cabo aportes monetarios o en especie necesarios para el desarrollo del Convenio, y de su interés compartido en el objeto del mismo.

4. La elaboración del Convenio puede realizarse por la Dirección Jurídica o por la otra parte, dependiendo de las particularidades del proceso. Para el primer caso, aplica el artículo 10 de este Manual de Contratos y, en cualquiera de los dos casos, debe haber aprobación por el área en mención.

Parágrafo: este Manual de Contratos no contempla dentro de su ámbito convenios con cuantía de nivel 1 ni convenios interadministrativos. Los primeros pueden gestionarse directamente desde las áreas responsables, deben constar por escrito, y sus pagos deben realizarse bajo los estándares que defina la Dirección Administrativa y Financiera. Los segundos se entienden bajo lo previsto en el numeral 1 del artículo 6 de este procedimiento.

Artículo 38. Remisión.

Para todo lo relacionado con este capítulo tienen aplicación, en lo pertinente, las disposiciones sobre restricciones, Análisis Precontractual, supervisión y seguimiento, y garantías electorales, del capítulo III.

Parágrafo: las menciones a ‘contratista’ en las disposiciones a las que hace referencia este artículo se entenderán en referencia a la otra parte del Convenio. En caso de contradicción entre una disposición relativa a la contratación de bienes y servicios y las reglas del anterior artículo, primarán las segundas.

CAPÍTULO VI | DISPOSICIONES FINALES

Artículo 39. Derogatorias.

Este Manual de Contratos deroga el procedimiento de contratación (GJ-PR-1), el ‘anexo 1 autorización de firmas (GJ-OD-1), el procedimiento para adquisición de bienes y servicios inferiores a 6 SMMLV, selección, evaluación y reevaluación de proveedores (GC-PR-1), y las todas disposiciones contenidas en documentos del Sistema de Gestión de Calidad que le sean contrarias o regulen las mismas materias.

Artículo 40. Vigencia.

Este Manual de Contratos estará vigente a partir de su publicación en el Sistema de Gestión de Calidad de Proimágenes.

ANEXOS

Anexo 1 | Glosario de términos

Para todos los efectos de este Manual de Contratos aplican los términos y las definiciones contenidas a continuación:

Aporte CINA: monto a cargo de productores de proyectos de obras audiovisuales no-nacionales que tiene por objeto cubrir la operación del sistema de evaluación, seguimiento de proyectos y otorgamiento xx XXXX, y se establece en el parágrafo 6 del artículo 9 de la ley 1556 de 2012, modificada por la ley 1955 de 2019. Este aporte, que se entiende como un porcentaje de la inversión total que cada productor realiza en el país, es de máximo un cinco por ciento (5%) sobre el treinta y cinco (35%) del valor nominal de los CINA. Conforme a las decisiones del Comité Promoción Fílmica y del Ministerio de Cultura, el Aporte CINA se maneja por Proimágenes.

Área Responsable: Dirección de Proimágenes de donde surge la necesidad de contratación y/o en la cual, según las determinaciones institucionales de funciones, se desarrolla la actividad o gestión relacionada con la contratación.

Certificado de Inversión Audiovisual en Colombia (‘CINA’): valor negociable emitido por el Ministerio de Cultura a productores extranjeros no-declarantes xx xxxxx en Colombia responsables de proyectos de obras audiovisuales no-nacionales producidas o posproducidas en el país, de manera total o parcial, y aprobadas por el Comité Promoción Fílmica Colombia. Ampara el sistema de descuento tributario creado en el artículo 9° de la ley 1556 de 2012, modificado por el artículo 178 de la ley 1955 de 2019 y reglamentado en el Decreto 474 de 2020, que adiciona el Decreto 1080 de 2015. El CINA permite un descuento sobre el impuesto sobre la renta para declarantes xx xxxxx en el país, hasta por un valor equivalente al treinta y cinco por ciento (35%) del valor de la inversión realizada por el productor extranjero en el respectivo proyecto audiovisual.

Conflicto de intereses: cualquier situación donde concurran intereses antagónicos entre el oferente o contratista y Proimágenes, la cual puede afectar la transparencia de las decisiones, acciones que le competen al primero, y llevarlo a adoptar determinaciones de aprovechamiento personal, familiar o particular, en detrimento del interés público.

Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía (‘CNACC’): encargado de la dirección del FDC, en los términos del artículo 12 de la ley 814 de 2003. Asimismo, ejerce las funciones señaladas en la ley 397 de 1997 para los demás Consejos Nacionales de las Artes y la Cultura, incluyendo la de ente asesor del Ministerio de Cultura para las políticas, planes y programas en su área. Su composición y funciones están reglamentadas en el decreto 1080 de 2015. La Secretaría Técnica del CNACC está a cargo de Proimágenes, quien participa con voz y sin voto.

Consultoría: servicio de naturaleza marcadamente especializada e intelectual, donde se aplican conocimientos de índole técnico o profesional en desarrollo de proyectos específicos (tales como estudios, proyecciones, interventorías o investigaciones).

Contrato: todo acuerdo de voluntades entre dos o más personas legalmente capaces en virtud del cual se crean, modifican o extinguen obligaciones.

Contrato de Prestación de Servicios: contrato que regula la prestación de un servicio profesional independiente por parte de una persona natural o jurídica. Esta persona se obliga sin subordinación y bajo su absoluta responsabilidad técnica, administrativa y financiera, a prestar un servicio que suple necesidades derivadas de la administración o el funcionamiento.

Contrato Regulador de Condiciones de Estímulos FDC: el que regula las condiciones mediante las cuales se otorgan apoyos o estímulos del FDC, bajo la ley 814 de 2003, a quienes resulten beneficiados con sus proyectos.

Contrato Filmación Colombia: el que regula las condiciones, obligaciones y demás requerimientos para que productores audiovisuales puedan recibir los incentivos establecidos en la ley 1556 de 2012. Para el caso del FFC, el Contrato Filmación Colombia regula lo pertinente al desembolso de la contraprestación definida en el primer inciso del artículo 9°; para el caso de los CINA, las condiciones para que Proimágenes pueda otorgar la certificación de cumplimiento necesaria para que el Ministerio de Cultura emita los CINA de los que trata el segundo y tercer inciso del mismo artículo.

Contratista: persona natural o jurídica a la cual se encarga la ejecución de una actividad o la prestación de un servicio por un precio determinado, asumiendo esta todos los riesgos para realizarlos con sus propios medios, con libertad y autonomía técnica.

Convenio: para los fines de este Manual de Contratos, se entiende como un acuerdo de voluntades mediante el cual dos o más personas aúnan esfuerzos de diversa índole en favor de una finalidad común. El Convenio implica la determinación de aportes para ambas partes, los cuales pueden estar dados en dinero o en especie.

Convenio Interadministrativo: acuerdo de voluntades entre dos o más entidades estatales (que, para efectos del régimen de contratación pública, están definidas en el artículo 2 de la ley 80 de 1993), mediante el cual se aúnan esfuerzos de diversa índole con el fin de cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar conjuntamente servicios. Las entidades en mención, incluyen las entidades descentralizadas indirectas previstas por el artículo 68 de la ley 489 de 1998.

CPFC: el Comité Promoción Fílmica Colombia, establecido por mandato legal como órgano de decisión de los instrumentos de estímulo de la ley 1556 de 2012.

Fondo para el Desarrollo Cinematográfico (‘FDC’): fondo de naturaleza parafiscal, creado por la ley 814 de 2003 como cuenta especial, sin personería jurídica, administrado por Proimágenes y dirigido por el Consejo Nacional de las Artes y la Cultura en Cinematografía.

Fondo Fílmico Colombia (‘FFC’): fondo-cuenta creado por la ley 1556 de 2012 como una cuenta especial del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, manejado por Proimágenes y dirigido por el Comité Promoción Fílmica Colombia.

Dirección Jurídica: la Dirección Jurídica de Proimágenes o el área que haga sus veces.

Documento Contractual: cualquier documento de carácter contractual (acuerdo de voluntades).

Análisis Precontractual: documento(s) que sirve(n) de soporte para el análisis de la necesidad de bienes o servicios, su contexto, la pertinencia de la futura contratación, y sus principales características. Debe cumplir con las características y los contenidos establecidos en este Manual de Contratos.

Encargado del Contrato: trabajador de Proimágenes designado por el director del Área Responsable para encargarse de la supervisión y el seguimiento a la ejecución del gasto y del contrato.

Garantía: Documento expedido por una compañía autorizada por la Superintendencia Financiera, cuyo beneficiario sea Proimágenes, donde se asegure el pago de perjuicios que se generen en la ejecución de un contrato.

Manual de Contratos: constituye el marco general de contratación de Proimágenes. Tiene por objeto establecer los parámetros, principios rectores, procedimientos y demás elementos que rigen la contratación necesaria para la operación, el desarrollo del objeto social, y el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades de Proimágenes.

MAR-1556: el Manual de Asignación de Recursos aprobado por el Comité Promoción Fílmica Colombia. Establece los principios, los requisitos y las condiciones para la postulación, aprobación, seguimiento y cobertura de proyectos audiovisuales con la contraprestación del FFC o con el descuento tributario amparado en CINA, según lo previsto en la ley 1556 de 2012.

MC-1556: el manual de contratación vigente de los incentivos de la ley 1556 de 2012, aprobado por el Comité Promoción Fílmica Colombia en Acuerdo N.º 63 de 2020; o aquel que haga sus veces.

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (‘MinCIT’): cartera ministerial a cargo de apoyar la actividad empresarial, productora de bienes, servicios y tecnología, así como la gestión turística de las regiones del país para mejorar su competitividad y su sostenibilidad e incentivar la generación de mayor valor agregado.

Plan Anual de Adquisiciones: instrumento establecido en el 2.2.1.1.1.4.1 del decreto 1082 de 2015, que debe contener la lista de bienes, obras y servicios que las entidades pretenden adquirir durante el año. Su elaboración está a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera de Proimágenes.

Productos: bienes tangibles susceptibles de compra, incluyendo, pero sin limitarse, a insumos, suministros, herramientas y productos terminados.

Proimágenes: el Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica ‘Proimágenes Colombia’. Es una corporación civil sin ánimo de lucro, de la cual hacen parte entidades públicas y privadas. Fue constituida bajo autorización del artículo 46 de la ley 397 de 1997, como una entidad autónoma, con personería jurídica propia y que, en lo referente a organización, funcionamiento y contratación, se rige por el derecho privado.

Propuesta: sin perjuicio de su denominación, forma o características específicas, es todo documento que exprese una manifestación de voluntad del oferente, y consigne la información pertinente sobre el

producto o servicio a contratar. Es equivalente a la oferta mercantil definida en el artículo 845 del Código de Comercio.

Proveedor Crítico: persona natural o jurídica que provee o abastece productos o servicios de uso frecuente y con una incidencia significativa en la operación y/o el cumplimiento del objeto social de Proimágenes. Los proveedores críticos son seleccionados anualmente por el Comité Directivo de Proimágenes.

Proveedor Habitual: Persona natural o jurídica que presta servicios o suministra productos con frecuencia periódica, y que no afecta la operación misional de la entidad.

Proveedor Ocasional: Persona natural o jurídica que presta servicios ocasionalmente.

Proveedores de servicios: denominación genérica para los tres (3) tipos de proveedores previstos en este Manual de Contratos: el Proveedor Estándar, el Proveedor de Impacto y el Proveedor Crítico.

Responsable del Presupuesto: empleado de Proimágenes a cargo de verificar la disponibilidad presupuestal y la viabilidad de contratación bajo las líneas definidas presupuestal y/o legalmente. Cada solicitud de contratación debe ser aprobada por el Responsable del Presupuesto que corresponda. Esta persona está a cargo de verificar que se efectúen los pagos o desembolsos pactados.

SPNM: sigla referente a los servicios profesionales de necesidad misional. Son aquellos servicios de naturaleza intelectual necesarios para el cumplimiento de las funciones u obligaciones de Proimágenes, o relacionados con sus gestiones operativas, logísticas, o asistenciales. No incluyen los servicios de consultoría.

SMMLV: salarios mínimos mensuales legales vigentes en Colombia.

SECOP II: Sistema Electrónico de Contratación Pública, en su segunda versión, administrado por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.

SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Necesidad apremiante: necesidad extraordinaria y difícilmente pronosticable que pueda generar una afectación o interrupción en la operación regular de Proimágenes.

Anexo 2 | Procedimiento de gestión contractual

Responsables	Acción	Descripción	Registro
Área Responsable / Encargado del Contrato	1. Presentación	Toda solicitud debe presentarse en el formato del Sistema de Gestión de Calidad vigente, mediante el mecanismo dispuesto por la Dirección Jurídica, y acompañarse de los documentos señalados en este, sin perjuicio de los dispuestos en el Manual de Contratos. En la solicitud, el director del Área Responsable, el Responsable del Presupuesto y el Encargado del Contrato garantizan el cumplimiento de las disposiciones pertinentes del Manual de Contratos.	GJ-FO-1 Solicitud para publicar invitación GJ-FO-(2, 5, 7, 15, 19, 22, 23, 26, 27) Solicitud de contratación
Área Responsable / Encargado del contrato	2. Documentación de soporte	Todas las solicitudes de Documento Contractual deben acompañarse de copias de los documentos y soportes definidos en el anexo 3 de este Manual de Contratos, y en los respectivos formatos de solicitud. No obstante, la Dirección Jurídica también puede requerir documentos de soporte adicionales bajo criterio de necesidad. En los casos previstos para solicitudes múltiples de contratos (definidos por los formatos del SGC), u otros que determine la Dirección Jurídica bajo criterio de oportunidad, la documentación de soporte puede remitirse mediante un enlace al repositorio institucional de los documentos.	N/A
Abogado / Asistente jurídico	3. Revisión	La revisión de cada solicitud (junto con su ingreso o notificación de necesidad de subsanación) debe realizarse por la Dirección Jurídica el mismo día en que se reciba. Si es recibida después de las 16:00, la verificación puede suceder dentro del día hábil siguiente.	GJ-FO-1 Solicitud para publicar invitación GJ-FO-(2, 5, 7, 15, 19, 22, 23, 26, 27) Solicitud de contratación / GJ-FO-14 Control de legalización de contratos
Abogado / Asistente jurídico	4. Ingreso y aprobación	La Dirección Jurídica únicamente puede recibir solicitudes que provengan del director del Área Responsable, según el mecanismo previsto, y que contemplen: (a) toda la información requerida en el formato respectivo; (b) la documentación requerida para la elaboración del Documento Contractual, según este Manual de Contratos y/o el formato de solicitud de contratación; (c) una redacción clara y fácilmente comprensible, incluyendo la explicación de siglas o términos técnicos, en caso de que se utilicen; (d) justificación suficiente sobre la selección. En los formatos para solicitudes múltiples, se entiende el ingreso aprobado o devolución por solicitud, más no por Documento Contractual. Las deficiencias en los documentos o la información de un solo Documento Contractual afectan toda la solicitud. A cada solicitud para una contratación nueva (excluyendo otrosíes) la Dirección Jurídica debe asignarle un código único que permita identificarla durante las fases precontractual, contractual, y poscontractual.	GJ-FO-1 Solicitud para publicar invitación GJ-FO-(2, 5, 7, 15, 19, 22, 23, 26, 27) Solicitud de contratación / GJ-FO-14 Control de legalización de contratos
		La Dirección Jurídica puede requerir que se subsanen o aclaren	GJ-FO-1
		las solicitudes, previa evaluación de las mismas, sin necesidad de	Solicitud para
		que estas sean radicadas nuevamente.	publicar
			invitación
		La subsanación debe ocurrir en el término de dos (2) días hábiles	GJ-FO-(2, 5,
Encargado del contrato / Director del Área Responsable	5. Subsanación	siguientes a la comunicación respectiva de la Dirección Jurídica. En caso contrario, debe procederse su presentación nuevamente. Puede realizarla el Encargado del Contrato, cuando se trate de documentación de soporte. Si se trata del documento de solicitud,	7, 15, 19, 22, 23, 26, 27) Solicitud de contratación / GJ-FO-14
		debe efectuarla el director del Área Responsable.	Control de
			legalización
			de
			contratos
Abogado / Director Jurídico	6. Elaboración del Documento	El proceso de elaboración de cada Documento Contractual se efectúa conforme a la distribución interna de funciones de la	Contrato / Google Drive /

	Contractual	Dirección Jurídica. Una vez ingresadas las solicitudes en la Dirección Jurídica, aplican los siguientes plazos en días hábiles, contados a partir del ingreso de la solicitud, para la elaboración de cada Documento Contractual y disposición para firma:	Google Hangouts Chat
		- Regla general para solicitudes de Documento Contractual: 3 días. - Contratos de estímulos o incentivos*: 7 días. - Contratos de cuantía nivel 4: 5 días. - Solicitudes múltiples de Documento Contractual: 5 días. - Solicitudes de revisión (documento elaborado por la otra parte): 2 días. * Con excepción de estímulos automáticos y Contratos Filmación Colombia.
		Carga del contrato en la plataforma de firma electrónica para visto bueno del Director Jurídico y suscripción por las partes.	Plataforma Signio
Auxiliar jurídico	7. Firma del contrato	Una vez suscrito el contrato, incluir el documento de ejecución contractual según el caso.	ER-FO-1 Control ejecución contractual apoyos FDC ER-FO-20 Control ejecución contractual otros estímulos GA-FO-19 Control ejecución contractual servicios GA-FO-61 Control ejecución contractual beneficiarios FFC
		La Dirección Jurídica tiene un plazo de ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción, para revisar, continuar el proceso de aprobación o, de ser el caso, requerir las correcciones necesarias.	GJ-FO-20 Acta de aprobación de pólizas de cumplimiento
		En caso de que se requieran subsanaciones, al recibir la garantía nuevamente comienza a contar el plazo de revisión del numeral anterior.
Asistente Jurídico / Abogado Junior / Director Jurídico	8. Aprobación de pólizas	Una vez sea posible avanzar con la pre-aprobación, el Asistente Jurídico debe diligenciar el formato GJ-FO-20 y suministrarlo al Abogado Junior junto con las garantías y demás documentos pertinentes. - Pre-aprobación: Cada garantía debe ser evaluada integralmente para pre-aprobación. Aplica un plazo de tres (3) días hábiles para llevar a cabo la pre-aprobación en el mismo formato GJ-FO-20. De requerirse subsanación, el proceso reinicia desde el numeral anterior.
		- Aprobación: Una vez efectuada la pre-aprobación debe realizarse un comité de aprobación con los integrantes definidos por la Dirección Jurídica. Este comité debe reunirse, mínimo, con periodicidad semanal, salvo que no haya garantías por aprobar. En el comité debe efectuarse una verificación general. La aprobación concluye con la firma del Director Jurídico en el formato GJ-FO-20. En su ausencia, basta con la firma del Abogado.
Dirección Jurídica: documentos pre y contractuales /	9. Publicación (ingreso)9	Ingresar al módulo denominado ‘régimen especial - sin oferta’.	SECOP II

9 La Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, ofrece la posibilidad a las entidades estatales de régimen especial de usar SECOP II que lo hagan como una herramienta de publicidad, y no de forma transaccional. Esto consta en dos (2) respuestas enviadas a consultas realizadas por Proimágenes, con códigos CCE-DES-FM-26, RS20220412004197 y RS20220608006815. La guía oficial sobre cómo llevar a cabo un proceso de publicación en SECOP II está en el siguiente enlace, punto 8, titulado ‘uso para publicidad’ (página 40).:

Área Responsable: documentos poscontractuales.
Dirección Jurídica: documentos pre y contractuales / Área Responsable: documentos poscontractuales.	10. Publicación (creación)	En el menú superior, costado izquierdo, primera columna, hacer clic en el botón ‘procesos’. En el menú que se despliega al seleccionar ‘procesos’, hacer clic en la opción ‘tipo de procesos’ En la opción 'contratación régimen especial’, hacer clic en ‘crear’.
Dirección Jurídica: documentos pre y contractuales / Área Responsable: documentos poscontractuales.	11. Publicación (edición)	Seleccionar los siguientes campos en el formulario:

Número del proceso	El número del proceso de contratación asignado
Nombre	Resumen del objeto (permite hasta 200 caracteres).
Unidad de contratación:	Dirección jurídica.
Equipo:	Área Responsable
Descripción:	Objeto del contrato
Relacionar con otro proceso:	No
Fase de presentación de ofertas	No
Código UNSPSC	Seleccionar la categoría o clasificación del servicio Para estímulos monetarios puede seleccionarse el código 93151611
Plan Anual de Adquisiciones:	Opcional
Información del contrato	Tipo, duración, y fecha de terminación
Acuerdos comerciales	No
Documentos tipo10 :	No
Decreto 248 de 202111:	No
Cronograma	Firma del contrato, inicio de ejecución, plazo.
Definir lotes	No
Definir plan de pagos	No
Solicitud de garantías por lotes	No
Solicitud de garantías de cumplimiento	Sí
Valor estimado.	No seleccionar 'usa lista de precios'.
Proyecto plan marco para la implementación del acuerdo xx xxx.	No.

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxx/xxx-xxx-xx-00xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx00-00- 2022.pdf

10 Según la ley 2022 de 2022 solo es obligatorio para entidades sometidas por el Estatuto General de la Contratación Pública (EGCP).

11 Únicamente es obligatorio para entidades que adquieren, suministran y entregan alimentos.

12. Publicación (contractual)	Hacer clic en la opción ‘ir a publicar’ y ‘publicar’.
13. Publicación (poscontractual)	Para publicar los documentos que se expiden posteriores a la firma del contrato se debe hacer a través de la sección 'modificación/adendas'. No debe hacerse clic en finalizar, de modo que la plataforma permita utilizar continuamente la sección de ‘Documentos del Proceso’ con el fin de incluir en esta toda la información relacionada con la etapa contractual y poscontractual. Para gestionar una modificación debe hacerse clic en 'crear'.
Área Responsable / Encargado del Contrato	14. Seguimiento	Hacer seguimiento a la ejecución del contrato
		De conformidad con lo establecido en el capítulo de seguimientos del procedimiento. Ver procedimientos GA-PR-3 Procedimiento para pagos con recursos de Proimágenes y/o convenios, GA-PR-2 Procedimiento para pagos con recursos del FDC y ER-PR-2 Procedimiento para revisión de informes financieros. Si se requiere hacer modificaciones, diligenciar los formatos que correspondan.	GJ-FO-6 Solicitud modificación a contrato
		Verificar cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales: verificar el cumplimiento del objeto del contrato y de la totalidad de las obligaciones del beneficiario o del contratista. Solicitar acta de xxxxx xx xxxxxxx con visto bueno.
Auxiliar administrativo	15. Xxxxx xx xxxxxxx	Elaborar acta de xxxxx xx xxxxxxx: Elaborar dentro del plazo establecido en el contrato el acta de xxxxx xx xxxxxxx (si aplica) y remitirla al responsable del seguimiento contractual para su visto bueno. Imprimir dos copias originales.	GA-FO-22 Acta bilateral de xxxxx xx xxxxxxx
		Hacer firmar acta de xxxxx xx xxxxxxx: Contactar al beneficiario o al contratista para la firma del acta de xxxxx xx xxxxxxx. En los casos de incentivos de la ley 1556 esta actividad la puede realizar el Asistente Jurídico de estimarse necesario.
Director General	16. Cierre del contrato	Firmar acta de xxxxx xx xxxxxxx.	N.A.

Destino del pago	Inversión o funcionamiento, según el caso
PGN	0
XXX	0
XXX	0
Recursos propios alcaldías	0
Recursos de crédito	0
Otros recursos:	Incluir el valor del contrato.
Registro SIIF12	No
CDP	No
Configuraciones avanzadas.	No
Cuestionario	Hacer clic en + 'Lista de precios de la oferta' y diligenciar los campos requeridos.
Documentos del Proceso	Cargar los documentos que complementan la información diligenciada en las otras secciones.

12 El decreto que reglamenta el SIIF (2674 de 2012) establece el ámbito de aplicación para entidades que hacen parte del PGN, no siendo este el caso de Proimágenes.

Anexo 3 | Soportes documentales

Sujeto	Documento
Contratos con personas naturales colombianas	- Cédula de ciudadanía. - Registro Único Tributario (RUT). Solo para residentes fiscales. Solamente para bienes y servicios: - Certificados o documentos de soporte de afiliación a seguridad social. - Acreditación de examen médico pre-ocupacional. - Propuesta.
Contratos con personas jurídicas colombianas constituidas por derecho privado	- Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con registro o matrícula mercantil vigente. - Cédula de ciudadanía del representante legal. - Acta del órgano directivo o constancia secretarial donde se autorice la celebración del contrato, en caso de existir limitaciones estatutarias para el representante legal. - Registro Único Tributario (RUT). Solamente para bienes y servicios: - Propuesta.
Contratos con personas jurídicas colombianas constituidas por derecho público	- Acto administrativo donde se acredite la existencia y representación legal. - Cédula de ciudadanía del representante legal. - Registro Único Tributario (RUT). Solamente para bienes y servicios: - Propuesta.
Contratos con instituciones de educación superior	- Certificado de existencia y representación legal emitido por el Ministerio de Educación. Solamente para bienes y servicios: - Propuesta.
Contratos con personas jurídicas constituidas fuera de Colombia	- Documento(s) emitido(s) por una entidad, institución o autoridad suficientemente facultada en el país de origen, en donde conste, como mínimo: (i) que la persona jurídica tiene un estatus activo, habilitado, vigente o equivalente a estos; (ii) el nombre o razón social actual de la persona jurídica; y (iii) qué personas que pueden ejercer la representación de la persona jurídica. El(los) documento(s) que tengan por emisor una autoridad pública debe(n) venir legalizados por cónsul o apostilla. - Pasaporte del representante legal. Solamente para bienes y servicios: - Propuesta.
Contratos con personas naturales extranjeras	- Pasaporte o la cédula de extranjería. Solamente para bienes y servicios: - Propuesta.
Otrosíes con personas jurídicas colombianas	- Certificado de existencia y representación legal con una vigencia no mayor a un mes.
Acuerdos de compra en la modalidad de adquisición Xxxxx 0	- Registro Único Tributario (RUT). - Propuesta.

Notas:

1. Los documentos de acreditación de existencia y representación legal de personas jurídicas deben presentarse con fecha de emisión no mayor a treinta (30) días calendario.

2. Los Contratos Filmación Colombia pueden tramitarse con los documentos allegados por los productores con la postulación para acreditar la existencia y la representación legal. En este caso, aplican los mismos requisitos de legalización previstos en el MAR-1556.

Anexo 4 | Documentos de la actividad contractual

Tipo de contrato	Precontractual	Contractual	Poscontractual
Contratos Filmación Colombia	- MAR-1556. - Certificación secretarial (aprobación CPFC).	1. Contrato firmado. 2. Pólizas. 3. Otrosíes	1. Informe de supervisión y seguimiento al contrato (GA-FO-91) 2. Acta de xxxxx xx xxxxxxx (GA-FO-22)
Contratos Estímulos FDC (Concurso)	- Convocatoria FDC. - Certificación secretarial (aprobación CNACC).
Contratos Estímulos FDC (Automáticos)	- Convocatoria FDC. - Constancia de aprobación del proyecto de la Dirección de Fomento Nacional
Contratos Otros Estímulos	- Convocatoria o invitación. - Constancia de asignación del estímulo por el Área Responsable
Contratos de Prestación de Servicios	- Documentos de solicitud y Análisis Precontractual.
Contratos de Prestación de Servicios con cargo a convenios	- Documentos de solicitud y Análisis Precontractual. - Acta de aprobación de comité operativo (si aplica).
Convenios	- Documentos de solicitud y Análisis Precontractual.
Contratos de arrendamiento
Contratos de adquisición de licencia de uso
Acuerdos con evaluadores (modalidad de selección de evaluadores para convocatorias)	- Invitación de la Dirección de Fomento. - ‘Acuerdo para evaluadores (GE-FO-10) - Instructivo para los miembros del comité evaluador (FC-FO-27)		Orden interna de pago (GA-FO-7)
Acuerdos en la modalidad de cuantía nivel 1	- Propuesta. - Formato aprobado de acuerdos de adquisición de bienes y servicios (GC-FO-13)

Anexo 5 | Procedimiento para la modalidad de cuantía nivel 1

Responsables	Actividad	Descripción actividades				Registro
Encargado del Contrato (Área Responsable)	1. Análisis Precontractual según el artículo 18	Una vez identificada la necesidad de bienes y/o servicios, realizar el Análisis Precontractual.				Correspondencia interna del Área Responsable.
Encargado del Contrato (Área Responsable) Profesional de activos fijos y tecnología	2. Elaboración del acuerdo	Diligenciar el formato de acuerdo, previa concertación con el director del Área Responsable y el Encargado del Presupuesto.				GC-FO-13 Acuerdo de compra de bienes o servicios
Director del Área Responsable	3. Envío del acuerdo	Enviar el formato de acuerdo a la Dirección Administrativa y Financiera.				GC-FO-13 Acuerdo de compra de bienes o servicios
Director Administrativo y Financiero	4. Aprobación de la solicitud	Enviar correo electrónico al director del Área Responsable, confirmando la aprobación, con copia al responsable del presupuesto y al profesional de activos fijos y tecnología.				Correo electrónico
Encargado del Contrato (Área Responsable) /	5. Aviso de selección	Aviso al proveedor sobre la aceptación de los términos de su propuesta.				Correo electrónico.
Profesional de activos fijos y tecnología.	6. Clasificación del proveedor	Verificar si existe un proveedor previamente clasificado y, en caso contrario, identificarlo e incorporarlo en el registro.				GC-FO-20 Listado de Proveedores Aprobados. / Cotizaciones.
Profesional de activos fijos y tecnología	7. Firma del acuerdo	Cargar el acuerdo en la plataforma Signio para visto bueno del Director Administrativo y Financiero.				Plataforma Signio
Encargado del Contrato (Área Responsable)	8. Supervisión y seguimiento	Llevar a cabo las gestiones de supervisión y seguimiento establecidas en el artículo 26 del Manual de Contratos				GA-FO-7 Orden interna de pago
Profesional de activos fijos y tecnología.	9. Firma	La última semana del mes calendario, cargar en un sobre de Signio los acuerdos aprobados durante el mes para firma del representante legal de Proimágenes.				Plataforma Signio
Profesional de activos fijos y tecnología.	10. Pago	Gestión de pago al proveedor.				Orden de pago
Profesional de activos fijos y tecnología.	11. Publicación en SECOP II	Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del representante legal, publicar en SECOP II los documentos especificados en el anexo 4 de este Manual de Contratos. Seleccionar los siguientes campos en el formulario:				SECOP II
			Número del proceso	El número del proceso de contratación asignado
			Nombre	Resumen del objeto (permite hasta 200 caracteres).
			Unidad de contratación:	Dirección Administrativa y Financiera.
			Equipo:	Área Responsable
			Descripción:	Objeto del contrato
			Relacionar con otro proceso:	No
			Fase de presentación de ofertas	No
			Código UNSPSC	Seleccionar la categoría o clasificación del servicio Para estímulos monetarios puede seleccionarse el código 93151611
			Plan Anual de Adquisiciones:	Opcional
			Información del	Tipo, duración, y fecha de

			contrato	terminación
			Acuerdos comerciales	No
			Documentos tipo13 :	No
			Decreto 248 de 202114:	No
			Cronograma	Firma del contrato, inicio de ejecución, plazo.
			Definir lotes	No
			Definir plan de pagos	No
			Solicitud de garantías por lotes	No
			Solicitud de garantías de cumplimiento	No
			Valor estimado.	No seleccionar 'usa lista de precios'.
			Proyecto plan marco para la implementación del acuerdo xx xxx.	No.
			Destino del pago	Inversión o funcionamiento, según el caso
			PGN	0
			XXX	0
			XXX	0
			Recursos propios alcaldías	0
			Recursos de crédito	0
			Otros recursos:	Incluir el valor del contrato.
			Registro SIIF15	No
			CDP	No
			Configuraciones avanzadas.	No
			Cuestionario	Hacer clic en + 'Lista de precios de la oferta' y diligenciar los campos requeridos.
			Documentos del Proceso	Cargar los documentos que complementan la información diligenciada en las otras secciones.

13 Según la ley 2022 de 2022 solo es obligatorio para entidades sometidas por el Estatuto General de la Contratación Pública (EGCP).

14 Únicamente es obligatorio para entidades que adquieren, suministran y entregan alimentos.

15 El decreto que reglamenta el SIIF (2674 de 2012) establece el ámbito de aplicación para entidades que hacen parte del PGN, no siendo este el caso de Proimágenes.

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