MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA (BIENES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA) Proceso Contratación Bucaramanga PROCESO CONTRATACIÓN Código: MCO.01 MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA Versión: 06 Página 2 de 30 Profesional Planeación Director Contratación...
MANUAL DE
SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
(BIENES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA)
Proceso Contratación
Bucaramanga
2014
PROCESO CONTRATACIÓN Código: MCO.01
MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
Versión: 06
Página 2 de 30
Profesional Planeación Director Contratación
Aprobó: Vicerrector Académico
Fecha de aprobación: Abril 16 de 2008
Resolución No. 571
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3 1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 4 2. ALCANCE .............................................................................................................................. 4 3. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES ................................................................ 4 4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS .................................................................................. 6 5. NORMATIVIDAD ................................................................................................................ 11 6. RESPONSABILIDADES Y FACULTADES DE SUPERVISORES E INTERVENTORES ........ 13 7. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA .................................................... 16 7.1 Objetivo general ................................................................................................................... 16 7.2 Objetivos específicos .............................................................................................................. 16 8. DESIGNACIÓN DE LOS INTERVENTORES ...................................................................... 17 9. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR .................................................. 18 9.1 Funciones generales del supervisor y del interventor. ........................................................... 18 9.2 Funciones específicas del supervisor y del interventor .......................................................... 19 10. OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORÍA DE OBRA ...................................................... 21 11. INFORMES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR ..................................................... 24 12. LINEAMIENTOS GENERALES CONDUCENTES A LA DECLARACIÓN DE INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL ...................................................................................... 25 13. FORMATOS UTILIZADOS PARA REALIZAR LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA ........................................................................................................................ 27 14. ACTAS .................................................................................................................................. 28 14.1 Acta de Inicio del contrato: .................................................................................................. 29 14.2 Acta de Suspensión: .............................................................................................................. 29 14.3 Acta de Reinicio: ................................................................................................................... 29 14.4 Acta Parcial de Pago: ............................................................................................................ 29 14.5 Acta de Recibo: ..................................................................................................................... 29 14.5.1 Acta de Recibo Parcial: .......................................................................................... 30 14.5.2 Acta de Recibo Final: ............................................................................................. 30 14.6 Acta de Liquidación del Contrato: ........................................................................................ 30 15. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ..................................................................................... 30 16. SANCIONES ........................................................................................................................ 31
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INTRODUCCIÓN
El presente documento constituye el Manual de Supervisión e Interventoría en el que se definen las responsabilidades y funciones generales y técnicas que deberán asumir los supervisores y los interventores designados por la UIS en la ejecución de la vigilancia y control de los contratos de bienes, servicios y/o obra pública que celebra la Universidad. El manual contribuye a mejorar la calidad de la supervisión e interventoría, estableciendo criterios que facilitan la labor a desarrollar por cada supervisor e interventor dependiendo de la tipología de contratación, el cual permite normalizar las actividades a desarrollar y fijar parámetros mínimos para su ejecución. En el presente manual de supervisión e interventoría se desarrollan metodologías, formatos y procedimientos dirigidos a orientar las actividades de vigilancia, control, asesoría y coordinación en los contratos que celebra la Universidad. Las acciones incluidas en este Manual son de obligatorio cumplimiento por parte de los supervisores e interventores. De igual manera la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión o cualquier otro delegado del Rector de la Universidad realizarán seguimiento en su aplicación. El Manual de Supervisión e Interventoría es un documento dinámico, susceptible y accesible a los cambios y modificaciones que se pueden desprender de: correcciones, observaciones, normas y ajustes a las políticas institucionales, dentro de los estándares de calidad.
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1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para las actividades que deben realizar los supervisores o interventores designados que deban ejercer funciones de vigilancia y seguimiento a los procesos de adquisición de bienes y servicios o realización de obras civiles entre la Universidad y los contratistas, independientemente del tipo de contrato que se suscriba.
2. ALCANCE
Aplica al ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría las cuales serán ejercidas por funcionarios designados por la Universidad o contratistas externos, según corresponda, con el fin de cumplir a cabalidad los controles establecidos en el presente Manual en lo relacionado a
contratos de adquisición de bienes y servicios o realización de obras civiles por cuantías mayores o iguales a 50 SMLMV celebrados por la Universidad.
3. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES
El funcionario designado como supervisor o la persona natural o jurídica que sea contratada para desempeñarse como interventor en proyectos y contratos que suscriba la Universidad Industrial xx Xxxxxxxxx, deberá conocer y aplicar los principios que orientan la actividad de la administración pública establecidos en el artículo 209 de la Constitución Nacional, Artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Artículos 23, 24, 25, 26, 27 y 53 de la Ley 80 de 1993, los cuales se definen a continuación, así como, las normas técnicas de calidad en la gestión pública NTC GP-1000:2009. Celeridad: Impulso oficioso de los procedimientos. Suprimiendo los trámites innecesarios y utilizando formatos para actuaciones en serie, de acuerdo con su naturaleza. Control: Verificar, evaluar, comprobar, inspeccionar y revisar. Se demostrará disposición a todas las actividades de control que impliquen vigilancia, supervisión y seguimiento a las metas y objetivos propuestos. Coordinación: Cooperación y articulación en y entre entidades. Las actividades precisan de un adecuado y lógico nivel de entendimiento, comunicación, interacción e interdependencia. Debido proceso: La Procuraduría garantizará que toda actuación administrativa vinculada con la actividad contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y controvertir las decisiones de la administración.
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El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractual de selección de contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias. Economía: Se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la selección objetiva; que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios. Ecuación Contractual: Mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidas al momento de proponer o de contratar, según el caso. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Logro de los resultados planificados. Exige que la finalidad sea el logro oportuno de los objetivos, salvando de oficio los obstáculos puramente formales y evitando situaciones que limiten la toma de decisiones. La importancia de la eficacia reside en que un orden jurídico solo es válido cuando es eficaz. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Apunta a la necesidad de hacer todo aquello que resulte apropiado para la búsqueda del efecto deseado. Igualdad: Igualdad ante la Ley. Trato uniforme en situaciones similares. Descansa este principio en el tratamiento rigurosamente imparcial dado a todos los administrados, sin favorecer ni perjudicar a individuos o a grupos. Imparcialidad: Equivale a rectitud, equidad, neutralidad y objetividad. Se tendrá en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ninguna condición. Moralidad: Conducta y actitud que busca el bien común. Las funciones asignadas deben desarrollarse con el auténtico propósito de servicio, aplicando siempre la honestidad y el respeto a las normas sobre sus obligaciones, incompatibilidades y prohibiciones. Planeación: Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las necesidades de la Universidad. Publicidad: Divulgar los procesos y procedimientos. Las decisiones se darán a conocer oportunamente mediante comunicaciones, notificaciones, publicaciones o el medio que ordena la Ley. Responsabilidad: Busca el cumplimiento de los fines de la contratación, la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado y la protección de los derechos de la Entidad, del contratista y de
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los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, así como, señalar las consecuencias que sufren estos por sus acciones y omisiones. Los Contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad y por la buena calidad del objeto a contratar. Los contratistas interventores (si no son servidores públicos) y los asesores externos, son particulares que ejercen funciones públicas y por lo tanto están sujetos al régimen de responsabilidades aplicable a los servidores públicos. Selección objetiva: Es una obligación de la Procuraduría, respecto de todos los procesos y procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en ningún caso la selección del contratista puede ser subjetiva. Se considera que la selección es objetiva cuando la escogencia se base en el ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Supremacía de lo sustancial sobre lo formal: En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la Procuraduría en el pliego de condiciones. Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación. Transparencia: Facilitar el control social de la gestión garantizando el acceso a la información, de manera clara, nítida y traslucida. Exige que las actividades desarrolladas y la información que de ellas se desprenda, sea tan clara que todos la puedan ver.
4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Acta: Documento donde se escribe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas. A continuación se mencionan los tipos de actas en orden de suscripción: Acta de inicio: Documento en el cual se fija la fecha de iniciación del contrato, a partir de la
cual se contabiliza el plazo de ejecución del mismo. Debe ser firmada por el supervisor o interventor, ordenador de gasto y representante legal del contratista.
Acta Parcial de Pago: Documento que se firma para efectuar un pago parcial al cabo de un determinado periodo.
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Acta de Suspensión: Documento mediante el cual el supervisor o interventor y el
Contratista acuerdan la suspensión del contrato previa aprobación por parte del ordenador de gasto, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo.
Acta de Reinicio: Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades. El Contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esa fecha.
Acta de Recibo Parcial: Documento mediante el cual se registra el recibo por parte del supervisor o interventor, correspondiente a la ejecución parcial del objeto del contrato, registrándose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.
Acta de Recibo Final: Documento mediante el cual el supervisor o interventor y el contratista declaran que el contrato se ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrándose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.
Acta de Liquidación del Contrato: Documento final mediante el cual el Contratista hace entrega y el supervisor o interventor recibe a satisfacción lo estipulado en el objeto del contrato y donde consta el valor inicial y final ejecutado más los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse x xxx y salvo.
Anticipo: Son los recursos públicos entregados por la Universidad al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión avalado por el supervisor o interventor. Según el artículo 91 del Estatuto Anticorrupción, en los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. Apoderado: Persona a quien se confiere la facultad de actuar en nombre y representación del contratista, con poder para comprometerlo; facultad que debe ser otorgada mediante un documento expreso y escrito, con autenticación ante notario público. Cuando se trate de consorcio o uniones temporales, su representante no podrá conferir poder para la totalidad de sus actuaciones como tal dentro de la vigencia del contrato; en este evento, el consorcio o la unión temporal deberá designar un nuevo representante.
Contratista: Persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal con quien se celebra el respectivo contrato u orden.
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Contrato: Acuerdo de adquisición de bienes y/o servicio celebrado entre la Universidad y el contratista, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación. En el caso de la Universidad contratos con formalidades plenas, órdenes de prestación de servicios, órdenes de trabajo, órdenes de compra, órdenes de suministro, ordenes de consultoría, etc. Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico del objeto contratado (tiempo o valor del Contrato), y se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación. Contrato de Arrendamiento: Contrato en el que la Universidad se obliga recíprocamente a conceder el goce de un bien o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y el contratista a pagar por este bien, obra o servicio un precio determinado.
Contrato de Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Contrato de Compraventa: Contrato bilateral en el cual la Universidad (vendedora) se obliga a la transferencia de la propiedad de un bien y la otra (compradora) a pagar por ella un cierto precio. Contrato de Obra: Contrato celebrado por la Universidad con un Contratista para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Contratos de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Contrato de Suministros: El contrato de suministros es usado para la adquisición de bienes consumibles que posiblemente no se tengan identificados de forma detallada en el momento de suscribir el contrato. Este tipo de contrato permite realizar despachos y pagos parciales, los cuales no podrán exceder el valor inicial del contrato de suministro. Los bienes que generalmente se adquieren por medio de esta modalidad de contrato son: papelería, comestibles, aseo y cafetería, medicamentos, materiales (reparación y mantenimiento de planta física), reactivos y materiales de laboratorio. (Éste tipo de contrato no aplica para servicios).
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Orden de compra: Esta modalidad se utilizará para la adquisición de bienes o elementos. Se utilizará orden de compra cuando se tengan plenamente identificados los elementos a adquirir. Se realiza Orden de compra por el valor total. Se puede generar la orden de compra afectando varios centros de costo, siempre y cuando tengan el mismo ordenador de gasto, y que para cada uno de ellos se tenga CDP disponible. Orden de trabajo: La orden de trabajo se utiliza para la ejecución de obras o trabajos relacionados con la construcción, montajes, mejoras adicionales, conservación, restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no exceda los 300 SMLMV. Control de Calidad: Es el proceso mediante el cual se verifican las condiciones de los materiales, elementos, métodos, modelos, normas, etc., que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones requeridas para la ejecución del contrato de obras civiles. Convenio: Acuerdo de voluntades en el cual se pactan un objeto y unas obligaciones específicas entre las partes. Cuenta de Anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega la Universidad, para ser manejada en forma conjunta entre el contratista y el supervisor o interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta serán de la Universidad o de la Nación según el caso y deberán ser reintegrados al tesoro en la oportunidad establecida en la normatividad vigente para tal efecto. Imprevistos: Acontecimiento no previsto presentado durante la ejecución del contrato de obra y que se debe asumirse como un porcentaje de los costos directos del contrato. Incumplimiento: No cumplimiento del contratista de cualquiera de las obligaciones a su cargo derivadas del contrato celebrado, las cuales afecten de manera grave y directa la ejecución del contrato, pudiendo conducir a su paralización.
Interventor: Es la persona natural o jurídica contratada por la Universidad mediante contratación directa o mediante un proceso de selección, encargada de vigilar la ejecución del contrato principal y hacer cumplir las obligaciones que de éste se deriven. Interventoría: Es el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo hasta su liquidación definitiva. Sin embargo cuando la Universidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Ítem no previsto: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, que surgen durante la etapa de ejecución y son indispensables para cumplir con el objeto contratado; deberán
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ejecutarse previo análisis, estudio del precio unitario y celebración del contrato adicional correspondiente según el caso, contando con la aprobación del ordenador de xxxxx, y el visto bueno del interventor o supervisor. Modificación del contrato: Es el acuerdo que suscriben la Universidad y el contratista, para variar las condiciones del contrato (Especificaciones técnicas del producto, obligaciones del contratista, lugar de entrega, supervisor o interventor). Obra civil: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Obra Complementaria u Obra Adicional: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuya ejecución se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamiento y/o adecuada terminación a las obras contratadas, y deberá ejecutarse previo análisis, estudio y aprobación del precio unitario y celebración del contrato adicional correspondiente según el caso. Ordenador de Gasto: Funcionario delegado por la alta dirección de la Universidad para adjudicar y administrar recursos propios de su nivel de autoridad.
Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento del objeto contractual y demás obligaciones de las partes derivadas del contrato. Pliego de condiciones/ Términos de Referencia: Acto administrativo en el cual se fija unilateralmente por la Universidad el marco normativo bajo el cual se desarrollara el procedimiento de selección por licitación o convocatoria pública y la ejecución del contrato, contiene los derechos y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusión de los requisitos técnicos, financieros y jurídicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente el contratista durante la ejecución del contrato. Prórroga: La prórroga del contrato será aprobada por el Ordenador del gasto, previo concepto del Interventor o supervisor del contrato. La prórroga, adición o la modificación del mismo sólo se podrá realizar durante el desarrollo del contrato y antes del vencimiento del plazo. Se dará por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Universidad, se requiera en atención a los fines estatales. La prórroga y/o la adición, darán lugar a la modificación de la vigencia de las garantías constituidas por el contratista para la ejecución del contrato. Supervisor: Funcionario vinculado a la Universidad, designado para realizar las actividades de supervisión de un contrato o de una orden, llámese de servicio, consultoría, obra, trabajo, compra,
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suministro, etc. cuando no se requieren conocimientos especializados y que se ejercen a partir de la firma y perfeccionamiento del contrato hasta su liquidación definitiva.
Supervisión: Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, ejercida por la Universidad mediante la designación de sus funcionarios, cuando no se requieren conocimientos especializados. Suspensión: La suspensión de la ejecución del contrato se hará constar por las partes y el supervisor o interventor del contrato, en un Acta, con indicación de los motivos que llevaron a la misma. Deberá constar también la fecha del inicio de la suspensión, así como la fecha de la reanudación de la ejecución del contrato. El contratista deberá solicitar a la compañía de Seguros que expidió la garantía única del contrato el respectivo ajuste a las vigencias de los riesgos amparados, conforme al Acta.
Vigencia del Contrato: La vigencia del contrato empezará a contarse desde la fecha en que quede perfeccionado el contrato y cubrirá el término previsto para el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el plazo para su ejecución y el término que se haya señalado para practicar la liquidación final. Término que tiene la administración para hacer uso de sus poderes excepcionales.
5. NORMATIVIDAD
La normatividad mencionada a continuación es la que rige todas las actuaciones contractuales de la Universidad. ACUERDO SUPERIOR 067/2003: Estatuto Presupuestal UIS. ACUERDO SUPERIOR No. 046 de 2004: Creación de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión y se le asignan sus responsabilidades. ACUERDO SUPERIOR No. 019 DE 2005: Reglamento o Estatuto de Contratación de la Universidad. RESOLUCIÓN No. 809 DE 2005: Manual de Normas y Procedimientos de Contratación de la Universidad. RESOLUCIÓN No. 293 DE 2008: Documentos del Proceso de Contratación para el Sistema de Gestión de la Calidad de los procesos de apoyo de la Universidad. RESOLUCIÓN No. 743 DE 2009: Delegación de responsabilidades por parte del Rector en varios funcionarios de la Universidad. RESOLUCIÓN DE RECTORÍA 786 XX XXXX 30 DEL 2012: Delegación de la representación legal de la Universidad para asuntos contractuales.
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LEY 30 DE 1992 Por la cual se organiza el Servicio Público de la Educación Superior. LEY 80 de 1993 (Artículos 32 y 53) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. LEY 99 de 1993 Ley Ambiental y sus decretos reglamentarios. LEY 223/1995. (Artículo 162). “Las entidades de derecho público están exentas del pago del impuesto de timbre nacional” LEY 734 de 2002 (Artículo 53) Código Disciplinario Único. LEY 788 de 2002. Normas en Materia Tributaria. LEY 789 de 2002. Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo. LEY 828 de 2003. Por la cual se expiden normas para el control de la evasión del Sistema de Seguridad Social. LEY 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios por la cual se modifica la Ley 80 de 2003 LEY 1474 DE 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. LEY 1607 de 2012 Expedición de normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones. DECRETO 019 DE 2012 Se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. DECRETO 0803 DE 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012. DECRETO 0862 DE 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012. DECRETO 1510 DE 2013 Reglamentación del sistema de compras y contratación pública. DECRETO 1828 XX XXXXXX 27 DE 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012. XXXXXXX XX. 0000 XX 0000. Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales. Norma Técnica Colombiana NTC - ISO 9001:2008 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC - GP 1000:2009
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Las demás normas que sean concordantes.
6. RESPONSABILIDADES Y FACULTADES DE SUPERVISORES E INTERVENTORES
Teniendo en cuenta que las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, el presente manual se regirá por los siguientes artículos de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción: Artículo Nº 82 Responsabilidad de los interventores. Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la Universidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría. Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a la Universidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría. … Artículo Nº 83 Supervisión e interventoría contractual. … La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, se ejerza por la Universidad cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Universidad podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. La Interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la Universidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la Universidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Universidad a través del supervisor que designe.
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El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la Universidad a través de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. … Artículo Nº 84 Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. … Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la Universidad de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2000 quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen. Parágrafo 4°. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio. Artículo Nº 85 Continuidad de la Interventoría.
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Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Parágrafo. Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal; el Gobierno Nacional regulará la materia. En este evento podrá darse aplicación al artículo 7° de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garantía pueda ser dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecución del respectivo contrato.
7. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
Los supervisores e interventores son colaboradores de la Institución, que garantizan el cumplimiento del objeto contractual en términos de eficiencia, eficacia, economía e imparcialidad, pero sin despojar de la responsabilidad que corresponde a la Universidad. Su papel es vital, ya que de su buena gestión depende la calidad de los productos ofrecidos por la Universidad.
7.1 Objetivo general
El objetivo general de la labor de supervisión e interventoría es vigilar y controlar en forma eficaz y de manera permanente todas las etapas contractuales, para hacer cumplir las especificaciones técnicas, tiempos, las actividades administrativas, legales, financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidas en los respectivos contratos. La supervisión e interventoría se originan con la celebración de un contrato, siendo el supervisor o interventor, el responsable del contrato en su ejecución, desarrollo y liquidación. Responde además a la necesidad que tiene la administración de controlar que el proceso de celebración (precontractual: diseño-planeación-gestión financiera, elaboración de pliegos o instructivos, y del contrato), se correspondan mutuamente en forma equilibrada y eficiente en aras de cumplir con la finalidad u objetivos trazados originalmente.
7.2 Objetivos específicos
Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado. Especialmente en relación con: Las especificaciones técnicas del objeto contratado. Actividades administrativas a cargo del contratista.
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Actividades legales. Actividades financieras y presupuestales. Toda estipulación contractual. Proteger los intereses de la Entidad y salvaguardar su responsabilidad. Vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado. Los plazos, términos y demás condiciones contractuales, garantizando la eficiente y
oportuna inversión de los recursos establecidos contractualmente.
Exigir: En la medida que la función de la supervisión o interventoría encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación de exigir al Contratista el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin, tales como la aprobación de pólizas solicitadas en el contrato y el pago de gastos de legalización y demás documentos necesarios para su ejecución.
Prevenir: El mayor aporte de la supervisión e interventoría consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato.
Asegurar la calidad de los trabajos: Iniciando la vigilancia desde la revisión de los diseños
preliminares (si existen) hasta llegar a las pruebas físicas de operación y recibo de las obras, bienes o servicios contratados.
Verificar: El cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del contratista en la
ejecución del contrato y su liquidación.
Armonizar la interacción del contratante-contratista para favorecer el objetivo común de obtener un trabajo adecuado, funcional y de óptima calidad.
8. DESIGNACIÓN DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES
La UIS ejercerá control y vigilancia sobre la ejecución de los contratos a través de un supervisor o un interventor, quien tendrá como función verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista, con el propósito de que el objeto se desarrolle dentro de los términos de calidad, oportunidad y economía. La supervisión una vez haya sido designada, no podrá ser transferida a otro funcionario de la institución y por ningún motivo se podrá subcontratar para que un contratista externo desarrolle las funciones de supervisión. En todos los contratos mayores o iguales a 50 SMLMV con formalidades plenas deberá contratarse un interventor y/o asignarse un supervisor que vele por el adecuado cumplimiento del objeto del contrato. El supervisor y/o interventor reportará el avance y estado del contrato tanto al jefe de la unidad gestora, como al ordenador de gasto y al Director de Contratación y Proyectos de Inversión. (Art. 15 Acuerdo 019 de 2005). Para los contratos mayores o iguales a 50 SMLMV sin
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formalidades plenas, la interventoría y/o supervisión estará en cabeza del Jefe de la Unidad Gestora u Ordenador del Gasto. En todos los contratos menores a 50 SMLMV el supervisor por defecto es el jefe de la unidad gestora o el ordenador de gasto, sin embargo, ellos podrán delegar a un funcionario de su unidad como supervisor. El supervisor reportará mediante informe escrito la conformidad del cumplimiento del objeto contractual a quien lo haya designado (Jefe de la unidad gestora u ordenador de gasto) requisito sin el cual no se puede proceder con el trámite institucional de pago al contratista. Cuando se designa un supervisor debe quedar registrado explícitamente dentro de la Orden Contractual o Contrato con Formalidad Plena y se notificará mediante correo electrónico. Los funcionarios de la Universidad que intervengan en la contratación como ordenadores de gasto, asesores, administradores, interventores, supervisores, liquidadores o beneficiarios directos del objeto del contrato, estarán sujetos a las restricciones por conflicto de intereses que adopte el Rector de la Universidad, conforme a los siguientes criterios: preservar la independencia de los funcionarios y garantizar la plena imparcialidad en el proceso de contratación; precaver o evitar el nepotismo; asegurar la igualdad de oportunidades a los proponentes y precaver o evitar que los servidores de la Universidad deriven beneficios indebidos de la contratación. (Art. 6 Acuerdo 019 de 2005). La contratación de la Interventoría deberá tener en cuenta el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Ley 80 de 1993 o en las leyes que la adicionen, modifican o sustituyan.
9. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR
9.1 Funciones generales del supervisor y del interventor.
El supervisor y/o el interventor ejercerá, en nombre de la Universidad, un control integral sobre el proyecto o contrato, para lo cual podrá, en cualquier momento, exigir al contratista la información que considere necesaria, así como la adopción de medidas para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del contrato. Además de las actividades generales antes mencionadas, asistirá y asesorará a la Universidad en todos los asuntos de orden técnico, financiero, económico y jurídico que se susciten durante la ejecución del contrato. El supervisor y el interventor están facultados para revisar todos los documentos del contrato, cuando por razones técnicas, económicas, jurídicas o de otra índole, el contratista solicite cambios o modificaciones.
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El contratista deberá acatar las órdenes que le imparta por escrito la supervisión o la interventoría; no obstante, si no estuviese de acuerdo con las mismas así deberá manifestarlo por escrito al supervisor o interventor y a la Universidad, antes de proceder a ejecutarlas; en caso contrario, responderá solidariamente con el supervisor o interventor si del cumplimiento de dichas órdenes se derivaran perjuicios para la Universidad. Los desacuerdos entre el contratista y el supervisor o interventor, que no puedan resolverse directamente por ellos, serán decididos por el representante legal de la Universidad o su delegado. Con el fin de hacer seguimiento efectivo al desarrollo del contrato, el supervisor o interventor podrá solicitar informes acerca del mismo a las dependencias involucradas, las cuales están en la obligación de suministrarlos en forma oportuna so pena de incurrir en mala conducta. El interventor responderá civil, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a la entidad, derivadas de la celebración y ejecución de los contratos respecto a los cuales hayan ejercido sus obligaciones. Y el supervisor debe ser consciente de sus derechos y funciones y deberá responder civil, fiscal, disciplinaria y penalmente por el incumplimiento de sus obligaciones.
9.2 Funciones específicas del supervisor y del interventor
Cuando lo estipule el contrato, la supervisión o interventoría deberá abrir con el contratista una
cuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deberá ser manejada en conjunto (contratista – supervisor o interventor) y debe ser independiente de sus cuentas particulares.
Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por la Universidad para la entrega
del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversión del anticipo, para este efecto deberá exigir según corresponda la programación de las entregas y/o trabajos, el flujo de inversión del contrato y el plan de inversión del anticipo.
Exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas vigentes sobre la seguridad industrial,
salud ocupacional y medio ambiente. Asimismo verificar periódicamente que el trabajo sea desarrollado en relación con estos requerimientos.
Verificar que el contratista realice el análisis de riesgos de la labor contratada, identificando los
peligros asociados a cada una de las actividades a realizar, priorizando los riesgos críticos y formulando los controles correspondientes.
Verificar que el contratista o la Universidad, según el caso, solicite los permisos, autorizaciones
o licencias a que haya lugar para la ejecución del contrato.
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Exigir cuando no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas a la parte morosa,
la exacta satisfacción de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de voluntades y las garantías ofrecidas para asegurar el cumplimiento.
Colaborar con el contratista en la correcta ejecución de los trabajos con orden y eficiencia,
resolviendo con prontitud los requerimientos técnicos del contratista, previniendo con su experiencia y análisis los posibles inconvenientes técnicos y financieros en el desarrollo del contrato.
Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas de
participación, referente a los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicación de los mismos al contrato, así como el equipo exigido para la ejecución de los trabajos. Además de ser necesario, puede exigir el cambio de personal o equipo siempre y cuando esté de acuerdo con lo establecido por la Universidad.
Informar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la realidad de la
ejecución contractual, mediante la presentación periódica de los informes de supervisión e interventoría sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del contrato, sustentando el cumplimiento del objeto del contrato con cada factura o cuenta de cobro, para el correspondiente pago al contratista utilizando los formatos destinados para tal fin a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.
Revisar el cumplimiento de los pagos realizados por el Contratista por conceptos de Seguridad
Social de sus trabajadores y parafiscales a que estuviere obligado.
Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir de las especificaciones técnicas generales, particulares contratadas y su experiencia.
Xxxxxxxx, revisar, suscribir y radicar oportunamente las actas y demás documentos necesarios
para la ejecución del contrato.
Revisar las solicitudes de adición en valor y/o prórrogas, modificaciones, suspensiones, etc., del plazo de ejecución del contrato, requeridas por el contratista y emitir un concepto técnico respecto a la Universidad. Así mismo, verificar y adelantar las acciones pertinentes para que éstas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.
Verificar que el contratista presente los paz y salvos a que haya lugar según la naturaleza del
contrato.
Programar y coordinar con el contratista y con la Universidad las reuniones de seguimiento a la ejecución del contrato. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato, así como se tratan y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato, acordando entre las partes soluciones prácticas y oportunas.
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Coordinar el reintegro a la Universidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.
Verificar los estándares de calibración que deben poseer los equipos o máquinas adquiridas por
la Universidad y que se encuentren bajo su responsabilidad. Asimismo, la trazabilidad de los patrones utilizados en los dispositivos de medición y calibración.
Velar por que el contratista realice todas y cada una de las pruebas de supervisión técnicas
contenidas en las normas de diseño y construcción sismo resistente según la Xxxxx Xxxxx Resistente Colombiana vigente. Asimismo, debe garantizar que los equipos utilizados en las pruebas estén debidamente calibrados y la trazabilidad de los patrones utilizados.
Velar por la correcta ejecución presupuestal.
Verificar el uso correcto de los elementos de protección personal en el sitio de trabajo durante
la ejecución de las actividades.
Velar por que el contratista dé estricto cumplimiento a la señalización de la obra en sitios indicados por el supervisor o interventor, los cuales se mantendrán, modificarán y adecuarán según la evolución de los trabajos y riesgos emergentes.
Verificar el cumplimiento de la normatividad legal ambiental y de seguridad y salud ocupacional,
al igual que las políticas institucionales definidas por la universidad, para estos componentes.
Efectuar la evaluación de los proveedores de bienes y/o servicios de la Universidad de acuerdo a la cuantía de la contratación, como lo establece el documento ICO.01 Instructivo para la Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
10. OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORÍA DE OBRA
Además de las obligaciones contenidas en los Pliegos de Condiciones/Términos de Referencia y en los respectivos contratos, el interventor tendrá las siguientes: Verificar que los estudios, diseños y planos cumplan con las condiciones actuales del proyecto,
las normas y especificaciones vigentes y aprobar de ser el caso, los estudios, diseños y planos, requeridos en la vigencia de la ejecución de la obra.
Revisar y aprobar la documentación correspondiente a: Hojas de Vida del personal; Relación de
equipo ofrecido; Análisis de precios unitarios (en medio físico y magnético); Programa de obra (en medio físico y magnético); Programa de Inversiones (en medio físico y magnético); Flujo de caja; Instalaciones provisionales; Plan de Calidad (en medio físico y magnético) y otros exigidos en el Pliego de Condiciones/Términos de Referencia.
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Exigir al constructor, una vez se tenga la orden de inicio expedida por la Universidad, la iniciación de los trabajos; dentro de los términos y condiciones establecidos en el respectivo contrato y en cumplimiento de la programación contractual vigente. Para el inicio de aquellas actividades que requieran los permisos y/o autorizaciones ambientales se deberá contar con ellos previamente.
Controlar la correcta inversión del anticipo concedido al contratista de la obra, vigilado
mediante fiducia y autorizando los desembolsos que correspondan a los gastos del contrato efectuados y que estén de acuerdo con el programa de inversiones aprobado por la Universidad; si se tratase de pago anticipado igualmente controlará el buen manejo e inversión del mismo.
Disponer, administrar y mantener, en sitios cercanos a la obra, durante el tiempo de ejecución
del contrato, personal profesional, técnico y administrativo, instalaciones, equipos de laboratorio y control y una organización logística adecuada para el ejercicio de las obligaciones de interventoría.
Llevar junto al constructor un diario de la obra que deberá permanecer disponible en la oficina
de campo de la interventoría, en el cual se consignarán todas las instrucciones, observaciones, ejecuciones y determinaciones relacionadas con el desarrollo de la obra. Éste deberá iniciarse el día en que se realice la reunión técnica inicial.
Durante todo el desarrollo del proyecto verificará que el equipo ofrecido por el contratista en
su propuesta se encuentre completo y en perfecto estado de funcionamiento. El interventor exigirá el cambio o adición del equipo necesario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su requerimiento; de no darse cumplimiento a lo anterior, deberá iniciar las acciones que conlleven al cumplimiento de estas obligaciones, mediante requerimiento escrito con copia al supervisor y a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.
Durante todo el desarrollo del proyecto deberá mantener actualizada una relación diaria de los
profesionales, trabajadores y equipo del constructor empleados en la ejecución de las obras y en las oficinas o campamentos. El interventor podrá exigir el cambio o adición del personal necesario; de no darse cumplimiento a lo solicitado, deberá iniciar las acciones que conlleven al cumplimiento de estas obligaciones, mediante requerimiento escrito con copia al Supervisor y a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, en caso de reincidencia procederá a iniciar los procesos sancionatorios pertinentes cumpliendo con la normatividad vigente para el caso.
Efectuar ensayos de campo, de laboratorio para el control de calidad de materiales y productos
terminados con el objeto de verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones de construcción de la Universidad. En caso de incumplimiento de éstas, se abstendrá de recibir la obra requiriendo al contratista para que efectúe las acciones correctivas a que haya lugar informando al supervisor y la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.
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Realizar el seguimiento al avance físico – financiero del contrato de obra de acuerdo con los programas de obra e inversión, de tal manera que si se detectan atrasos e incumplimientos parciales o totales se requerirá oportunamente al contratista y se adopte un plan de contingencia adecuado y de continuar con los mismos atrasos, de ser procedente, se inicien los procesos sancionatorios establecidos en la reglamentación vigente.
Realizar las mediciones y calcular las cantidades de obra ejecutadas, las cuales deben ser
consignadas en una pre-acta detallada. Elaborar acta de recibo parcial de las obras ejecutadas en el mes o periodo a reconocer al contratista de acuerdo con las normas y especificaciones técnicas, dichas actas serán suscritas conjuntamente con el constructor y constituyen el soporte para el recibo definitivo de la obra.
Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y registrar las operaciones
efectuadas con los fondos del mismo, manejo de los anticipos, así como del trámite oportuno de contratos adicionales, actas de modificación de cantidades de obra, aprobación de precios para ítem no previstos.
Elaborar informe en el formato correspondiente (Numeral 13 del presente manual) y
presentarlo a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes de ejecución durante la vigencia de la interventoría. En dicho informe debe aparecer el estado de la obra teniendo en cuenta aspectos técnicos, económicos, financieros, legales, contractuales, estado del equipo, personal, materiales, programa de trabajo, avance en la ejecución de la obra, problemas pendientes de solución que afecten la realización del proyecto y en general todo aquello que de una u otra forma esté relacionado con el desarrollo de la obra.
Asesorar y suministrar la información técnica – financiera y en general cualquier información
que la Universidad requiera. Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, resolviéndolas
oportunamente y emitir concepto técnico, financiero y legal según el caso, con los correspondientes soportes, documentos y justificaciones remitiéndolas al supervisor y a la Universidad, para su trámite.
Efectuar el Acta de Entrega y Recibo Definitivo de la obra mediante la elaboración del acta
correspondiente, con la presencia del Representante Legal o delegado de obra e Interventoría y supervisor o delegado del Rector de la Universidad, pues éste, a partir de ese momento, será quien haga el seguimiento a la calidad de las obras y su posterior mantenimiento.
El interventor deberá cumplir con el Código de Ética Profesional en el ejercicio de todas las
actuaciones inherentes al desarrollo del contrato. Los Ingenieros Directores de Interventoría y de obra, están obligados a visitar el sitio de las
obras objeto del contrato de obra, como mínimo una vez al mes y estar presente cuando la Universidad lo requiera.
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Exigir al constructor el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial y salud
ocupacional del personal a su cargo. Elaborar proyecto de acta de liquidación de obra y allegar la documentación requerida para la
liquidación del respectivo contrato de obra e interventoría de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. (Acta de Visita Previa, Acta de Recibo Definitivo, relación de pagos, Certificación con los debidos soportes del pago de parafiscales hasta el mes final de ejecución de obra e interventoría, Certificación Bancaria de cierre de cuenta de anticipo, Paz y Salvo de proveedores, comunidad y trabajadores, pólizas y garantías actualizadas y aprobadas, cierre ambiental el cual debe incluir la (s) certificación (es) expedida por la autoridad ambiental competente en la que se indique que el proyecto no registra procesos en curso y otros).
Durante las etapas contractual y postcontractual del contrato de interventoría el interventor
atenderá las solicitudes de apoyo que le formule la Universidad, en los procesos administrativos y/o judiciales, según el caso que se lleguen a adelantar con ocasión de la ejecución de las obras objeto de la interventoría. Así mismo y teniendo en cuenta la responsabilidad que pueda imputarse al interventor por la mala calidad de la obra ejecutada por el contratista, se constituye en un deber de la interventoría el acompañamiento la Universidad en los procesos administrativos y judiciales que se lleguen a iniciar en cualquier momento después de liquidado el contrato de interventoría.
Cumplir instrucciones y demás obligaciones establecidas por la Universidad.
11. INFORMES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR
En los contratos de ejecución instantánea se presentará un informe de supervisión o interventoría al finalizar la ejecución del contrato el cual servirá de soporte para la cancelación del pago final. En caso de requerir adicionar el contrato en tiempo o valor, el supervisor o interventor deberá presentar un informe de supervisión o interventoría para la suscripción de dicho contrato adicional. En los contratos de tracto sucesivo mayores a tres meses, el supervisor o interventor presentará un informe mensual.
Los informes de supervisión o interventoría se deben elaborar según los formatos establecidos por el Proceso Contratación de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de contratación, anexando siempre la lista de chequeo del informe. El director de Contratación y Proyectos de Inversión remitirá al supervisor del contrato, copia de los documentos contractuales, el MCO.01 Manual de Supervisión e Interventoría y la GCO.01 Guía para la Elaboración de Informes y Actas de Supervisión e Interventoría. Para las interventorías realizadas por personal externo a la Universidad, además de la entrega de los documentos anteriormente citados, se definirá la periodicidad de entrega de éstos, en el contrato establecido para el interventor.
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Los informes deben ser remitidos debidamente firmados por el supervisor o interventor designado por la Universidad a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.
12. LINEAMIENTOS GENERALES CONDUCENTES A LA DECLARACIÓN DE
INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
Teniendo en cuenta que el objeto de la supervisión e interventoría es el control y vigilancia de las acciones del contratista, con el fin de lograr el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el contrato y sus elementos integrantes (Por ejemplo pliegos de condiciones, términos de referencia junto a sus anexos, cotizaciones, propuesta presentada por el contratista y el contrato mismo), especialmente en relación con:
Las especificaciones técnicas del objeto contratado. Actividades administrativas a cargo del contratista. Actividades legales. Actividades financieras y presupuestales. Toda estipulación contractual. Proteger los intereses de la Universidad y salvaguardar su responsabilidad. Vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado
En cumplimiento de su deber el supervisor o interventor designado debe seguir los siguientes lineamientos en caso de identificar un posible incumplimiento por parte del contratista: Verificar que efectivamente el contratista está incumpliendo una o varias de las obligaciones
adquiridas en el contrato, afectando su ejecución. Realizar el requerimiento escrito al contratista para que dé cumplimiento a las condiciones
pactadas en el contrato y en los pliegos de condiciones definitivos, fijando un plazo para dar respuesta.
Si al finalizar el plazo dado no se recibe respuesta o solución por parte del contratista, el
interventor requiere por escrito al contratista, con copia a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión de la Universidad, indicando los hechos y soportes en que se basa el inicio del proceso, para lo cual le dará un término de tres (3) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación, para que dé respuesta por escrito y cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas en el contrato.
Una vez recibida la respuesta que presente el contratista, el interventor o supervisor deberá
evaluar si sus explicaciones son válidas, si lo son, se termina el proceso y se archiva la actuación. El contratista tiene la obligación de atender los requerimientos de su supervisor o interventor.
De no atenderse de forma oportuna los requerimientos del supervisor o interventor, o si una
vez evaluada la respuesta del contratista, a juicio del supervisor o interventor, persiste un
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incumplimiento parcial o total que pueda llevar consigo su paralización, el supervisor o interventor elaborará un informe el cual deberá remitir nuevamente a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión de la Universidad, detallando la siguiente información:
- Las circunstancias del incumplimiento. - Las explicaciones entregadas por el contratista. - Los motivos por los cuales la supervisión o interventoría no encuentra justificado el
incumplimiento y las pruebas que soportan el informe. - Toda la documentación de soporte.
La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión revisa y analiza la documentación e
informa al contratista con copia a la compañía de seguros, del posible incumplimiento, para que esta tome las medidas necesarias.
Xxxxxxxxse dado oportunidad al contratista de realizar descargos, la Dirección de
Contratación y Proyectos de Inversión enviará a la oficina de asesoría jurídica de la Universidad la documentación pertinente para declarar el incumplimiento mediante acto administrativo motivado suscrito por el interventor o supervisor y/o ordenador del gasto, con el apoyo de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión de la Universidad, en donde consten las causales del incumplimiento, un resumen de la ejecución del contrato, las obligaciones pendientes por parte del contratista y una estimación del monto de la pérdida. Si existe clausula penal en el contrato pactado se ordenará iniciar el trámite ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa para hacerla efectiva.
Finalmente se ordenará la respectiva liquidación unilateral, la cual se notificará personalmente al contratista y a los terceros interesados o subsidiariamente por edicto al contratista y a los terceros interesados (Conforme lo señalado en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo) y al garante, si tiene pólizas.
El contratista o su garante (de existir) podrán interponer recurso de reposición contra la
Resolución que contenga la terminación y declaración de incumplimiento, preservando el debido proceso. El término para la interposición del recurso es de cinco (5) días hábiles, a partir de la notificación, de acuerdo con lo previsto en el artículo 51 del Código Contencioso Administrativo, la Universidad decidirá el recurso mediante acto administrativo motivado.
Finalmente la Oficina Asesora Jurídica, con relación a la Clausula Penal, podrá iniciar el trámite
correspondiente ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa para que sea el Juez o tribunal Administrativo quien evalúe la viabilidad en la imposición o cobro de la cláusula penal y se ordene su pago al tercero garante o al mismo contratista.
De igual forma, una vez en firme, enviará a la Cámara de Comercio la información
concerniente a la declaración de incumplimiento e informará igualmente a la procuraduría general de la nación para ser incluida en el Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad "SIRI".
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13. FORMATOS UTILIZADOS PARA REALIZAR LOS INFORMES DE SUPERVISIÓN E
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La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión con el fin de apoyar sus funciones como supervisor o interventor pone a su disposición en la intranet los documentos MCO.01 (Manual de Supervisión e Interventoría), GCO.01 (Guía para la elaboración de informes y actas de interventoría) y los respectivos formatos para presentar los informes de acuerdo al tipo de contrato, puede acceder a ellos, siguiendo los pasos que se enuncian a continuación: xxx.xxx.xxx.xx Sistemas de información Intranet (puede ingresar con su clave personal, o digitando la palabra publico, publico) Sistema de Gestión Integrado Mapa de procesos de documentación Contratación O si lo prefiere puede seguir el link: Documentos del Proceso de Contratación La Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión estableció los siguientes formatos para la elaboración de los diferentes informes de supervisión e interventoría según la tipología de contratación, así: Prestación de Servicios y Consultoría: Los informes de supervisión e interventoría referentes a cualquiera de estas modalidades de contratación se realizan diligenciando el documento FCO.14 Informe supervisión e Interventoría para Contratos OPS o Consultorías, en el cual se realiza un resumen general del estado del contrato y el cumplimiento de las obligaciones del contratista con respecto al periodo reportado en el informe. Suministro: Para la realización de los informes de supervisión e interventoría en los contratos de suministro se diligencia el formato FCO.15 Informe de supervisión e Interventoría Contratos de Suministro, en el cual se describe el estado general del contrato, indicando el total aprobado en actas y el porcentaje de ejecución del contrato, así como el cumplimiento de las obligaciones del contratista y los aportes parafiscales y de seguridad social. En él se describe la cantidad ejecutada el objeto contratado, ítem por ítem, a la fecha del informe. Arrendamiento: Para los contratos de arrendamiento el informe de supervisión e interventoría se llevará a cabo en el formato FCO.16, en el cual se registra el resumen general del estado del contrato, el cumplimiento de las obligaciones del contratista y las observaciones y recomendaciones de la supervisión o interventoría. Obra: En los contratos de obra se realizará el informe correspondiente al formato FCO.17 Informe de supervisión e Interventoría contratos de Obra, el cual se diligenciará teniendo en cuenta aspectos generales del supervisor o interventor, aspectos generales de obra, aspectos financieros,
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aspectos técnicos, seguimiento al control de calidad de la obra y finalmente las conclusiones y recomendaciones realizadas por parte de la supervisión o interventoría. Compra Venta: En los contratos de compraventa se diligenciará el formato FCO.18 Informe de supervisión e Interventoría contratos de compraventa, en el cual se registra el estado general del contrato, cumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de los equipos, cumplimiento de las obligaciones del contratista, relación de los equipos recibidos, anexos y observaciones y recomendaciones por parte de la supervisión o interventoría.
Lista de chequeo Informe de Interventoría: Para facilitar el seguimiento realizado por parte de la supervisión o interventoría y la presentación de los informes de los contratos de Prestación de Servicios, Consultoría, Suministro, Arrendamiento, Obra y Compraventa, el formato FCO.19 Lista de Chequeo Informe de supervisión e Interventoría permite revisar de manera general el avance y estado del contrato.
14. ACTAS
Es fundamental para el ejercicio de la supervisión o Interventoría, registrar en actas, todo el desarrollo del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidación. El jefe de la unidad gestora, supervisor, interventor deberá elaborar en cada caso bajo su responsabilidad las siguientes actas:
14.1 Acta de Inicio del contrato:
Documento que suscriben el Supervisor o Interventor, representante legal del contratista y Ordenador de Gasto, en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha final para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Esta acta marca el inicio del desarrollo físico del contrato y por tanto, el
punto xx xxxxxxx para el control del plazo y seguimiento por parte del Supervisor o Interventor.
14.2 Acta de Suspensión:
Documento mediante el cual el Supervisor o Interventor y el representante legal del contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo, previa aprobación por parte del ordenador de gasto y de la Supervisión o Interventoría.
14.3 Acta de Reinicio:
Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades. El contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esa fecha.
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14.4 Acta Parcial de Pago:
Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado período.
14.5 Acta de Recibo:
El recibo y aceptación de los bienes y servicios contratados se realizará de conformidad con las especificaciones y características estipuladas en el contrato, y dentro de los términos allí señalados. Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o servicio, suscribiendo acta de recibo parcial o acta de recibo final, según sea el caso, la cual debe estar firmada por el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista. En el evento en que se presenten diferencias entre el bien o servicio solicitado y el recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontación del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas.
14.5.1 Acta de Recibo Parcial:
Documento mediante el cual se registra el recibo por parte del supervisor o interventor de la ejecución parcial del objeto del contrato intervenido, registrándose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.
14.5.2 Acta de Recibo Final:
Documento mediante el cual el supervisor o interventor y el representante legal del contratista declaran que el contrato se ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrándose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos a satisfacción.
14.6 Acta de Liquidación del Contrato:
Documento mediante el cual el representante legal del contratista hace entrega y el Supervisor o Interventor y el Ordenador de Xxxxx reciben a satisfacción lo estipulado en el objeto del contrato, donde consta el valor inicial y final ejecutado más los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse x xxx y salvo. El supervisor o interventor incluirá en las actas toda aquella información que permita identificar el contrato, su plazo y valor, su ejecución, relación de pagos, reclamaciones y demás aspectos necesarios para dar por terminado el contrato, el contenido general de las actas de Supervisión e Interventoría se establece en el documento GCO.01Guia para la elaboración de informes y actas de Supervisión e Interventoría.
15. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
PROCESO CONTRATACIÓN Código: MCO.01
MANUAL DE SUPERVISIÓN E
INTERVENTORÍA
Versión: 06
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Deberá efectuarse la liquidación de los contratos en los siguientes casos, como se establece en el Artículo 16 del Acuerdo Superior No. 019 de 2005 (Manual de Contratación): Cuando el contrato termine anticipadamente, sin haberse cumplido la totalidad de su objeto. En los contratos de ejecución sucesiva, cuya duración exceda de tres (3) meses. En los contratos de ejecución sucesiva con formalidades plenas. En los contratos en que se pacten precios unitarios o formas de pago que requieran la
constatación periódica del avance de ejecución. Cuando se haya pactado en el contrato.
El proyecto de liquidación será preparado por el supervisor o interventor del contrato, o por el jefe de la unidad gestora o por el funcionario de la Universidad que éste delegue en cada caso bajo su responsabilidad, de conformidad con lo establecido en el Artículo 17 del Acuerdo Superior No. 019 de 2005 (Manual de Contratación): “La competencia para aprobar la liquidación de los contratos suscritos por el Rector es privativa del Rector y no podrá ser delegada”. En los demás casos, la liquidación será aprobada por el ordenador de gasto delegado, que lo suscribió, previo dictamen del Director de Contratación y Proyectos de Inversión cuando en virtud de la cuantía el contrato sea con formalidades plenas. Cuando la cuantía sea inferior a 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberá remitirse al Director de Contratación y Proyectos de Inversión copia del acta de liquidación junto con la memoria técnica de lo ejecutado”.
16. SANCIONES
El supervisor o interventor responderá por el incumplimiento de sus obligaciones, así como por los hechos u omisiones que fueren imputables a él y que causen daño a la Universidad. La Universidad tendrá plena autonomía para definir el tipo de responsabilidad (civil o penal) que reclamará del supervisor o interventor y estará obligada a llamar en garantía o iniciar acción de repetición para obtener de éste la indemnización integral del perjuicio que logre probar.
PROCESO CONTRATACIÓN Código: MCO.01
MANUAL DE SUPERVISIÓN E
INTERVENTORÍA
Versión: 06
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE
APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01 Abril 16 de 2008 Creación del documento
02 Noviembre 24 de 2008 Se incluyeron tres funciones técnicas del interventor.
03 Enero 18 de 2011
Se modifica el objetivo y alcance del manual, se incluyen algunas definiciones y el numeral 8 (se dividen las funciones de los interventores para cuantías mayores a 50 SMLMV según la tipología de la contratación.), numeral 9 (funciones generales del interventor para cuantías menores a 50 SMLMV según la tipología de contratación), numeral 10 (Informes del interventor), numeral 11(formatos utilizados para realizar los informes de interventoría), numeral 12 (actas), numeral 13 (recibo de bienes y servicios contratados) y numeral 14 (liquidación del contrato).
04 Mayo 04 de 2011
Se modifica el objetivo y el alcance de manual para que sea de única aplicación a los contratos que celebra la Universidad cuya cuantía sea igual o mayor a 50 SMLMV. Se amplía un objetivo de la interventoría en el numeral 5. Se elimina la subdivisión del numeral 9, dejando solo informes del interventor para contratos mayores o iguales a 50 SMLMV.
05 Septiembre 20 de 2012
Se modifica el nombre del documento por Manual de Supervisión e Interventoría, se crea la figura de supervisor en todo el documento, se incluye el numeral de Responsabilidades y Facultades de Supervisores e Interventores de acuerdo a la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y el numeral Lineamientos Generales Conducentes a la Declaración de Incumplimiento Contractual.
06 Agosto 08 de 2014
Modificación del nombre del documento, fortalecimiento introducción, objetivo y alcance. Complemento de los principios constitucionales y legales, abreviaturas, definiciones y normatividad legal aplicable. Modificación y refuerzo de la definición de Interventor, Interventoría, Supervisor y Supervisión. Replanteamiento de los objetivos de la supervisión e interventoría (Objetivo General y Objetivos Específicos) Clarificación de Funciones Generales y Funciones Específicas de los supervisores e interventores. Inclusión de las Obligaciones de la Interventoría de Obra Establecimiento por orden de suscripción de los tipos de acta.