Contrato 136 de 2021
Contrato 136 de 2021
Realizar la estructuración integral del proyecto Línea 2 del Metro de Bogotá, incluyendo los componentes legal, de riesgos, técnico y financiero
Entregable 0 – Plan de Trabajo y cronograma general de actividades V5
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Financiera de Desarrollo Nacional Julio de 2021
Control de cambios | |||
Versión del documento | Sección | Descripción del cambio | Fecha y radicado |
1 | Todo el documento | Primera versión del documento. | 04/05/2021 radicado EXT21- 0002669 |
2 | Todo el documento | Atención a las observaciones enviadas por EMB el 18/05/2021 radicado ETXS21-0001876 | 04/06/2021 radicado EXT21- 0003501 |
3 | Todo el documento | Atención a las observaciones enviadas por EMB el 17/06/2021 radicado EXTS21-0002454 | 28/06/2021 radicado EXT21- 0004206 |
4 | Ajuste cronograma y numeral 5.2 | Alcance a la versión 3 en concordancia con lo definido en el acta # 1 del Comité Técnico | 05/08/2021 radicado EXT21- 0005570 |
5 | Ajuste al capítulo 6 | Atención a observaciones emitidas en radicado EXTS21 - 0003694 | 15/09/2021 |
Tabla de contenido
4 Propuesta metodológica de trabajo 7
4.2 Instancias de coordinación del proyecto 10
4.2.1 Comité Técnico del Contrato 136 de 2021 10
4.2.2 Reuniones periódicas temáticas 11
4.3 Proceso para la aprobación de productos y entregables 12
4.4 Gestión de las comunicaciones 12
4.4.1 Protocolo de comunicaciones 12
5 Cronograma General de actividades 14
5.1 Fase 1 planeación y proceso de selección de asesores 14
5.1.1 Definiciones preliminares de la Fase 1 15
5.1.2 Estrategia para incentivar la entrega anticipada de los productos 17
5.2 Fase 2 Análisis, Estudios y Diseños de factibilidad (aval técnico y fiscal) 18
5.3 Fase 3 – Estudios y Diseños para la estructuración integral 18
5.4 Fase 4 – Estructuración Integral 18
6 Contratación de interventoría integral 21
6.1 Cronograma preliminar del proceso FDN-VE-CP-15-2021 ¡Error! Marcador no definido.
ANEXOS
Anexo 1: Cronograma general de ejecución del proyecto
Este documento corresponde al Entregable 0 – FDN- Plan de Trabajo y Cronograma general de actividades del Contrato Interadministrativo número 136 del 12 xx xxxxx de 2021, con acta de inicio del 20 xx xxxxx del mismo año, que tiene como contratante a la Empresa Metro de Bogotá y como contratista a la Financiera de Desarrollo Nacional – FDN. De acuerdo con la Cláusula Quinta (V)- forma de pago del Contrato Interadministrativo este es el primer documento para desarrollar por parte del contratista.
El objetivo del plan de trabajo como instrumento de planificación es establecer los lineamientos para organizar el trabajo a realizar entre los distintos actores del Contrato y así lograr las metas establecidas en el tiempo propuesto. De esta manera se busca optimizar la coordinación institucional y establecer las instancias de seguimiento para el cumplimento de los objetivos contractuales. Por lo anterior ante cualquier contradicción que exista entre el Contrato 136 de 2021 (incluidos sus anexos y apéndices) y el presente documento, primará lo acordado por las partes en el citado contrato.
Es importante mencionar que, de acuerdo con lo establecido en el contrato, en este entregable se presentan los lineamientos generales del esquema de trabajo entre las partes. Más adelante, en el entregable 1 – Plan de trabajo, metodología y cronograma detallado técnico, lega y financiero, y en el entregable 1A – Plan de trabajo y metodología general de riesgos, se presentará el detalle metodológico y la desagregación del cronograma que incluirá las diferentes actividades requeridas para cumplir el objeto contractual, identificando las etapas de debida diligencia, los estudios y diseños a nivel de factibilidad y la estructuración integral.
El presente documento consta de cuatro partes I) Marco contractual, en el que se presenta de manera sucinta la base contractual de la Estructuración, II) Objetivos contractuales, donde se presenta un resumen del objeto y alcances del contrato III) Propuesta metodológica de trabajo, con la aproximación de la organización interinstitucional IV) Cronograma, que refleja de manera general las fases, hitos y plazos para la ejecución de las distintas actividades objeto del contrato.
Por último, se resalta que el cronograma general presentado en el último capítulo del presente documento ha sido elaborado teniendo en cuenta lo contenido en el anexo 2 – Especificaciones del Servicio, y lo establecido en el contrato 136 de 2021, en el que se reconoce que “(…) ha sido elaborado bajo unos supuestos de ejecución por cuanto la continuación o avance de algunas actividades dependen de decisiones o acciones de terceros ajenas a LA EMB y LA FDN, motivo por el cual podrán ser modificados en cualquier tiempo por las Partes (…)”
La figura a continuación presenta el esquema contractual, sobre el cual se rige el contrato 136 de 2021 suscrito entre la Financiera de Desarrollo Nacional y la Empresa Metro de Bogotá.
De acuerdo con lo establecido en el contrato 136 de 2021 – Cláusula décima tercera, las funciones del Comité Técnico son:
• Adoptar su propio reglamento.
• Analizar asuntos que resulten relevantes para la ejecución del Contrato y el cronograma.
• Revisar el avance del cronograma del Contrato y las actividades del mismo.
• Las demás que se asignen en el reglamento.
De acuerdo con lo establecido en el contrato 136 de 2021, a continuación, se presenta el objeto contractual general, así como el alcance de cada uno de los componentes contemplados en el mencionado contrato.
Realizar la estructuración integral del proyecto Línea 2 del Metro de Bogotá, incluyendo los
componentes legal, de riesgos, técnico y financiero (el “Proyecto”).
La siguiente figura presenta el resumen del alcance en cada uno de los componentes que hacen parte de la estructuración integral de la línea 2 del meto de Bogotá.
Entregable 0 - Plan de Trabajo y cronograma general de actividades Estructuración Integral – Línea 2 del Metro de Bogotá
4 Propuesta metodológica de trabajo
A continuación se presenta la estructura del equipo que ha dispuesto la FDN para la ejecución del contrato 136 de 2021, así como las instancias de coordinación propuestas para el seguimiento y toma de decisiones eficientes para el correcto desarrollo del proyecto.
Para la correcta y satisfactoria ejecución del contrato 136 de 2021, la Financiera de Desarrollo Nacional cuenta con un equipo de gerencia técnico especializado con amplios conocimientos y experticia en el desarrollo de proyectos de transporte e infraestructura del país.
A continuación, se presenta la estructura del equipo propuesto así como el perfil de cada uno de sus integrantes
Xxxxxx, como Vicepresidente de Estructuración, es el encargado de:
• La dirección general del proyecto
• Liderar la definición e implementación de la estrategia para el desarrollo y correcta ejecución del proyecto.
• Establecer e implementar los mecanismos que permitan la eficacia en la ejecución, seguimiento y cierre del proyecto.
• Identificar e implementar las mejoras prácticas xxx xxxxxxx que puedan ser adoptadas para el desarrollo del proyecto.
Xxxx Xxxxxx, como gerente del proyecto, es el encargado de
• Liderar el proceso de preparación y ejecución del proyecto.
• Administrar de manera efectiva el proceso de gestión y seguimiento al proyecto
• Coordinar la gestión para la identificación y desarrollo de los procesos de contratación para los subcontratistas del proyecto de acuerdo con las necesidades que se identifiquen.
• Establecer estrategias efectivas de relacionamiento y comunicación con la Empresa Metro de Bogotá.
• Propender por que los entregables de los consultores, se encuentren alineados con los objetivos del proyecto en desarrollo. planteando lineamientos que contribuyan al cumplimiento del alcance del proyecto.
• Administrar de manera efectiva el proceso de planeación y ejecución presupuestal del proyecto, asegurando que éstos cumplan con los lineamientos de la organización.
• Gestionar oportunamente las respuestas a los requerimientos que se registren en desarrollo del contrato.
• Identificar e implementar las mejoras prácticas xxx xxxxxxx que puedan ser adoptadas para el desarrollo del proyecto.
Xxxxx y Xxxxxxx, en sus roles como directores del proyecto, serán los encargados de
• Coordinar tomar las decisiones de índole técnico y administrativo del proyecto, y de propender por el cumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el contrato en el tiempo indicado.
• Coordinar y supervisar el trabajo del equipo a cargo.
• Proponer e implementar acciones para la mitigación de los riesgos en la ejecución del contrato.
• Coordinar la elaboración de los términos de referencia de los consultores requeridos para el desarrollo del proyecto y participar en su evaluación cumpliendo las políticas y lineamientos de la organización, velando por la calidad de la selección.
• Liderar, ejecutar y hacer seguimiento a la gestión del contrato, asegurando el cumplimiento de los compromisos establecidos.
• Evaluar y analizar los entregables de los consultores. requeridos para la ejecución del contrato, planteando recomendaciones que contribuyan al cumplimiento del alcance del proyecto.
• Analizar y controlar la información presupuestal del contrato, efectuando el seguimiento y buscando el cumplimiento de la programación del flujo de caja.
Xxxxxxx, como analista del proyecto es la encargada de:
• Recolectar, consolidar y analizar información requerida para la ejecución del proyecto
• Apoyar en la elaboración de los términos de referencia de los consultores requeridos para el desarrollo del contrato y participar en su evaluación cumpliendo las políticas y lineamientos de la organización.
• Revisar, organizar y entregar los documentos requeridos para adelantar los procesos internos.
• Elaborar los documentos y requerimientos de información necesarios para la adecuada ejecución del proyecto.
• Apoyar las labores de supervisión del contrato.
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Xxxxx Xxxxxxx, como abogada del proyecto, es la encargada de la gestión contractual y jurídica de todos los aspectos relacionados con la ejecución del proyecto
4.2 Instancias de coordinación del proyecto
Con el fin de tener un seguimiento continuo a la ejecución del contrato, así como de poder anticipar las discusiones y tomar decisiones de manera acertada y oportuna, a continuación se describen las instancias de coordinación propuestas por la Financiera de Desarrollo Nacional.
4.2.1 Comité Técnico del Contrato 136 de 2021
El contrato 136 de 2021, en su cláusula décimo segunda establece la creación del Comité Técnico con el fin de facilitar e impulsar la ejecución del contrato. De acuerdo con la mencionada cláusula, el Comité Técnico tiene las siguientes características:
• Periodicidad: Se deberá establecer en el reglamento.
• Convoca: Se deberá establecer en el reglamento
• Miembros: i) Por parte de LA EMB, por el Gerente General o su delegado, y el supervisor del Contrato y ii) por parte de LA FINANCIERA, por el Vicepresidente de Estructuración de Proyectos o su delegado.
• Invitados: Las Partes podrán invitar a las sesiones del Comité Técnico a las entidades y actores que consideren conveniente.
• Funciones:
o Adoptar su propio reglamento.
o Analizar asuntos que resulten relevantes para la ejecución del Contrato y el cronograma.
o Revisar el avance del cronograma del Contrato y las actividades del mismo.
o Las demás que se asignen en el reglamento.
• Secretaría técnica: La FDN realizará la Secretaría Técnica del Comité. Las ayudas de memoria que se elaboren deberán guardarse en el repositorio de información dentro los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de cada una de las reuniones y la EMB tendrá de dos (2) días hábiles para realizar observaciones.
4.2.2 Reuniones periódicas temáticas
• Periodicidad: Según necesidad y desarrollo del proyecto
• Convoca: FDN o EMB
• Miembros: Equipo EMB y Equipo FDN, según temática.
• Invitados: Dependiendo de los temas a revisar, se invitará a los especialistas y/o consultores involucrados. En todo caso, tanto la FDN como la EMB podrán invitar a los miembros su equipo que consideren pertinente.
• Funciones:
o Hacer seguimiento del desarrollo de temas componentes técnicos puntuales
o Tener un control técnico y pormenorizado de las diferentes especialidades que componen el proyecto
o Anticipar las discusiones y decisiones necesarias para el correcto desarrollo de cada componente del proyecto
• Secretaría técnica: La FDN realizará la Secretaría Técnica de las reuniones. Las actas que se elaboren deberán ser guardadas en el repositorio de información dentro los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de cada una de las reuniones y la EMB tendrá de dos (2) días hábiles para realizar observaciones.
Las partes, con un día hábil de anticipación a la reunión, procurarán acordar los temas a discutir en la misma, los cuales incluirán, entre otros, los compromisos adquiridos en sesiones previas, en el caso de existir.
4.3 Proceso para la aprobación de productos y entregables
De acuerdo con lo establecido en el Anexo 3 del contrato 136 de 2021, a continuación, se describe el procedimiento para la revisión y aprobación de entregables:
1. La FDN entregará a LA EMB los entregables en la fecha establecida en el cronograma, previa revisión de la Interventoría de los entregables técnicos en que se requiere de aquella, en el que dejará constancia de que el entregable, en su desarrollo básico y formal, cubre los aspectos incluidos en la respectiva especificación técnica o alcance según corresponda. Para los productos que no requieran interventoría, estos se entregarán con la carta remisoria de La FDN en la que dejará constancia de que el entregable, en su desarrollo básico y formal, cubre los aspectos incluidos en la respectiva especificación o alcance según corresponda.
2. LA EMB procederá con la revisión del respectivo entregable en cuanto a su alcance y tendrá hasta diez (10) días hábiles desde la recepción del entregable para efectuar y entregar sus observaciones a la FDN.
3. La FDN ajustará el entregable y entregará la nueva versión dentro de los siguientes quince
(15) días hábiles a la recepción de las observaciones.
4. Las Partes harán su mejor esfuerzo para que el número de revisiones a su cargo no exceda de tres (3) revisiones por entregable. No obstante, las Partes reconocen que, dada la complejidad de algunos entregables, el número de revisiones puede ser superior o requerir plazos superiores; en este último evento se podrán acordar mayores plazos de revisión. A partir de la segunda revisión, los plazos se reducirán a ocho (8) días hábiles.
5. Surtido el proceso de revisión, la FDN remitirá cada uno de los entregables junto con su correspondiente aprobación de la Interventoría en los casos que ésta intervenga, o con la carta remisoria de la FDN en la que deje constancia que el entregable ha sido elaborado en cumplimiento de las especificaciones previstas en el Contrato y sus Anexos
4.4 Gestión de las comunicaciones
4.4.1 Protocolo de comunicaciones
Se proponen unos lineamientos básicos que permitan la adecuada transferencia de información entre los actores que participan en el proyecto.
• FDN será el canal exclusivo de la comunicación entre los asesores externos de la FDN y la EMB. Así, en el momento en que la EMB requiera comunicarse con los Asesores Externos de la FDN y viceversa, deberá ser a través de FDN.
• Cuando la FDN requiera comunicarse con algunos de los equipos de EMB, la coordinación se realizará a través del Supervisor del Contrato por parte de la Empresa Metro de Bogotá y/o quien este designe.
• Se creará un directorio con la información básica de los profesionales involucrados en el proyecto por parte del contratante y contratista. Con los correos de este directorio se abrirá un correo exclusivo para el proyecto con el dominio @xxx.xxx.xx, (funcionará como correo destino) a fin de que todos los participantes cuenten la misma información. El directorio se guardará en el repositorio de información que se describe más adelante
• Adicionalmente con el fin de asegurar una oportuna respuesta por parte de la FDN en los diferentes temas que puedan surgir en el marco de la ejecución del proyecto se ha creado el
correo electrónico xxxxxxxxxxxxx0@xxx.xxx.xx, al cual se deben dirigir todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto.
• Adicionalmente las comunicaciones relacionadas con el proyecto deberán dirigirse al correo electrónico XXXX_Xxxx0@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
• Teniendo en cuenta que el desarrollo del contrato interadministrativo se inicia en una época donde prevalece en el trabajo virtual, es importante mencionar que todas las comunicaciones que se den vía correo electrónico se consideraran oficiales:
Radicación de informes y entregables establecidos contractualmente: Serán enviados y radicados por correo electrónico (xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx ) especificando la versión del documento y de igual manera, se guardarán en el repositorio destinado por la FDN para tal fin como se explica más adelante.
4.4.2 Gestión Documental
La FDN mantendrá los archivos de todos los documentos del proyecto en formato electrónico (digital) y en papel, según sea necesario. Incluyendo la información suministrada por los contratistas.
Se implementará un sistema de control documental de las versiones enviadas y revisadas, así como una codificación que permita tener registro correcto de la trazabilidad de aprobaciones y revisiones. A través de una carpeta compartida en la plataforma virtual (Google drive) que maneje la FDN se dará acceso al supervisor del contrato por parte de EMB y a las personas que éste expresamente autorice.
La carpeta compartida que ha dispuesto la FDN para tal fin, tiene por nombre “Contrato 136_2021”la cual, en su interior está dividida en tres carpetas
1. Entregables_FDN: Carpeta en la cual se guardarán todos los entregables que hacen parte del contrato 136, y en la cual el equipo de FDN tendrá permisos de “Editor”, y el equipo de EMB tendrá permisos de “Observador”.
Esta carpeta estará a su vez dividida en 26 subcarpetas de acuerdo con los entregables pactados en el contrato, y se guardarán todas las versiones de los entregables teniendo en cuenta la siguiente codificación: aammdd_Entregable##_Nombre_Versión##
De acuerdo con lo anterior, y como ejemplo, el presente documento será guardado en la Carpeta 1.Entregables_FDN, subcarpeta Entregable 0, con el nombre 210504_Entregable0_Plan de trabajo y cronograma general de actividades_v1
Una vez se surta el proceso de revisión del entregable y este sea aprobado, se guardará en la subcarpeta correspondiente y se reemplazará el consecutivo de la versión por las siglas VA. Por ejemplo, cuando el entregable 0 sea aprobado, se guardará con la siguiente codificación: 210504_Entregable0_Plan de trabajo y cronograma general de actividades_VA.
En caso de que por algún motivo el entregable aprobado sufra modificaciones, las nuevas versiones se guardarán con el consecutivo en letras que le corresponda. Para e caso del
ejemplo, en el caso de existir una nueva versión después del entregable aprobado, este se guardará como 210504_Entregable0_Plan de trabajo y cronograma general de actividades_VB
• Información_secundaria_EMB_FDN: Carpeta en la cual se compartirán los insumos e información secundaria necesaria para la ejecución del contrato, y en la cual tanto EMB como FDN tendrán permisos de “Editor”.
Dicha carpeta a su vez se dividió en dos:
1. Información_EMB: Contendrá aquella información de la cual es propietaria la Empresa Metro de Bogotá, y que servirá como insumo para la ejecución de contrato.
2. Información_terceros: Carpeta que contendrá aquella información que sea suministrada por entidades ajenas a la EMB. Dentro de esta carpeta, se creó un repositorio para guardar, adicionalmente, la correspondencia cruzada con dichas entidades para la consecución de la información.
2. Ayudas de memoria: En esta carpeta se guardarán las ayudas de memoria de los comités técnicos y de las reuniones temáticas que se desarrollen en el marco de la ejecución del contrato. Como se mencionó anteriormente, las ayudas de memoria deberán ser guardadas en este repositorio de información a más tardar dos (2) días hábiles después de cada reunión.
En el caso en que alguna de la información que vaya a reposar en el recurso compartido sea considerada como confidencial, esta deberá ser comprimida en ZIP, debe contar con una clave robusta, y con cifrado en AES256. Las claves de acceso a dicha información deberán ser enviadas en un mensaje de correo electrónico independiente. En el caso de que la EMB suministre información a FDN, la clave deberá ser enviada al correo xxxxxxxxxxxxx0@xxx.xxx.xx. En caso contrario, el supervisor de EMB indicará el correo al cual se debe enviar la correspondiente clave.
El tipo de información se establecerá de acuerdo con las definiciones contenidas en la Plantilla Acuerdo de Confidencialidad que se constituye como un anexo del Acta de inicio del Contrato Interadministrativo 136
Para la entrega de documentos se usará una portada con el logo de la EMB y de la FDN incluyendo además el logo de los asesores externos que acompañen el proceso y la respectiva codificación que corresponda a la versión del documento.
5 Cronograma General de actividades
El contrato 136 de 2021 consta de cuatro fases en las cuales se espera cumplir con unos hitos pactados en el Anexo 2 – Especificaciones generales del servicio del contrato interadministrativo 136 de 2021y que se describen a continuación:
5.1 Fase 1 planeación y proceso de selección de asesores
En esta fase se espera llevar a cabo todas las acciones tendientes a la selección y contratación de los asesores para desarrollar la estructuración, técnica, legal, financiera y de riesgos. En este sentido, se construirán los términos y condiciones contractuales y los respectivos anexos para la selección de los asesores, y se suscribirán los correspondientes contratos.
La FDN, según su manual de contratación diseñará, en el proceso de selección de los subcontratistas, una estrategia con el propósito de incentivar un avance rápido de los estudios, diseños y análisis del proyecto necesarios para construir los requisitos para acceder a la cofinanciación de la nación que se requieren.
• Hito # 1: Contratación asesores y presentación del cronograma detallado.
5.1.1 Definiciones preliminares de la Fase 1
Actualmente, la FDN se encuentra en el desarrollo de la Fase 1 del contrato, en el cual se tienen los siguientes avances preliminares y que podrán ser sujetos de modificación durante la ejecución de la mencionada Fase:
5.1.1.1 Definición de estructura de contratación
La FDN ha analizado diferentes opciones para la ejecución de la contratación de asesores externos que la acompañarán en el desarrollo del contrato 136 de 2021, optándose por hacer un proceso de selección integrado, es decir, que un solo contratista asesore a la FDN en los aspectos técnicos, legales, financieros y de riesgos de la estructuración de la línea 2 del metro de Bogotá. Lo anterior teniendo en cuenta que este esquema de contratación permite disminuir el riesgo asociado al tiempo de ejecución del contrato, así como el riesgo de interfaz que se pueda presentar entre los distintos asesores.
5.1.1.2 Conformación de los oferentes – Estructuras plurales
Las estructuras plurales podrán estar conformadas hasta un máximo de 7 personas jurídicas para el desarrollo de todos los componentes (componente legal, financiero y técnico). Sólo podrá haber hasta máximo 3 integrantes por cada componente y ningún integrante podrá tener una par- ticipación inferior a 5% de la estructura plural.
5.1.1.3 Requisitos habilitantes (no exhaustivos)
Se han definido preliminarmente los siguientes requisitos habilitantes para cada uno de los oferentes:
1. Requisitos Legales
• Carta de presentación de la oferta suscrita por representante legal o apoderado quien deberá acreditar su calidad
• Certificado de Existencia y Representación Legal y/o Documento Legal idóneo
• Documento de conformación de proponente plural (si aplica)
• Garantía de seriedad de la oferta
2. Requisitos financieros
• Indicador de Liquidez
• Nivel de endeudamiento
3.Requisitos técnicos
• Experiencia del oferente (técnica, legal y financiera)
5.1.1.4 Criterios de selección
Las ofertas presentadas y que superen el proceso de verificación y cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes serán objeto de evaluación de su oferta técnica y económica de acuerdo con los siguientes criterios
• Personal profesional principal (46 puntos)
• Metodología y enfoque (40 puntos)
o Entendimiento y retos del proyecto y aplicación de experiencias al caso de Bogotá .
o Entendimiento y retos del proyecto y aplicación de experiencias al caso de Bogotá.
o Enfoque y metodología para desarrollar el Proyecto
o Estrategia para lograr en los tiempos planteados los hitos relevantes para la ejecución de la consultoría, en particular, pero sin limitarse a los relacionados con el aval técnico y las aprobaciones y autorizaciones de las entidades públicas a nivel nacional y distrital.1
o Mecanismos de coordinación y control para desarrollar y aplicar en el desarrollo del proyecto (interfases, coordinación con la FDN, interventoría, EMB y al interior del equipo)
o Estrategias para agilizar los trabajos de campo considerando las restricciones de cronograma, entre otros.
• Oferta económica (10 puntos)
• Precios unitarios para gastos reembolsables (4 puntos)
5.1.1.5 Cronograma preliminar del proceso
El cronograma preliminar para la ejecución de la convocatoria pública se muestra en la siguiente tabla
Actividad | Fecha / Año |
Publicación de TCC preliminares | 11 xx xxxx de 2021 |
Presentación de TCC | 00 xx xxxx xx 0000 |
Xxxxxxxxx de observaciones | 20 xx xxxx de 2021 |
Publicación de TCC definitivos | 26 xx xxxx de 2021 |
Fecha límite para entrega de observaciones | 04 xx xxxxx de 2021 |
Publicación de respuesta a observaciones a los TCC | Hasta el 15 xx xxxxx de 2021 |
Entrega de las ofertas a la FINANCIERA | 14 de julio de 2021 |
Evaluación de los requisitos habilitantes de las ofertas y subsanación de requisitos | Desde el 14 de julio hasta el 21 de julio de 2021 |
Publicación de informe de evaluación de los requisitos habilitantes | 21 julio de 2021 |
1 Este eje de calificación (el de mayor peso dentro de la calificación del criterio 2) se incluyó como estrategia para incentivar un avance rápido de los estudios, diseños y análisis del proyecto necesarios para construir los requisitos para acceder a la cofinanciación de la nación.
Observaciones de los interesados al informe de verificación de los requisitos habilitantes | Hasta el 23 de julio de 2021, hasta las 8:00 am |
Respuestas a los interesados frente a las observaciones | 27 de julio de 2021 |
Exposición virtual de la “Metodología y Enfoque” de los oferentes habilitados | 28 y 29 de julio de 2021 (el orden y horario específico de las exposiciones se hará según el orden de llegada de las propuestas a los oferentes) Cada Oferente deberá entregar el documento de soporte en el momento que haga la exposición |
Audiencia de apertura de la oferta económica y aceptación de la mejor Oferta | 30 de julio de 2021, a las 10:00 a.m. |
Suscripción contrato | 6 xx xxxxxx de 2021 |
Entrega de pólizas | Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato |
5.1.2 Estrategia para incentivar la entrega anticipada de los productos
De acuerdo con lo establecido en el anexo 2 del contrato 136 de 2021, “EL CONTRATISTA, según su manual de contratación diseñará, en el proceso de selección de los subcontratistas, una estrategia con el propósito de incentivar la entrega anticipada de los estudios, diseños y análisis del proyecto necesarios para construir los requisitos para acceder a la cofinanciación de la nación que se requieren.”
En atención de lo anterior, la FDN implementó las siguientes medidas en los procesos de selección de asesores:
• Se establecieron fechas de entrega de los productos y entregables de tal manera que se tenga un tiempo suficiente para la revisión y atención de observaciones antes de la entrega formal a la FDN, lo que permitirá tener mayor celeridad en el proceso de aprobación de entregables entre FDN y EMB.
• En cuanto a la evaluación de oferentes del proceso FDN – VE – 07 de 2021, como parte de los ejes de evaluación del Criterio 2 – Metodología y enfoque de trabajo, se incluyó Estrategia para lograr en los tiempos planteados los hitos relevantes para la ejecución de la consultoría, en particular, pero sin limitarse a los relacionados con el aval técnico y las aprobaciones y autorizaciones de las entidades públicas a nivel nacional y distrital. Dicho eje es el que más puntaje representa dentro del criterio (12/40)
• El alcance planteado en el proceso FDN – VE -CP – 12 – 2021, (interventoría) tiene un enfoque proactivo, que permita la optimización de tiempos de ejecución del proyecto. En este sentido, en el marco del proceso de selección se incluyó, dentro del criterio de evaluaciónde Metodología y enfoque de trabajo, el siguiente enfoque: “Mecanismos de coordinación y control que se proponen implantar y desarrollar y aplicar du-rante sus actividades como INTERVENTOR (interfases, coordinación con la FDN y la EMB). Asi-mismo, se espera que se presenten los mecanismos que ayudarán a trabajar proactivamente con el Consultor, la FDN y la EMB, y que deriven en tiempos optimizados de ejecución”
5.2 Fase 2 Análisis, Estudios y Diseños de factibilidad (aval técnico y fiscal)
De acuerdo a los establecido en el Anexo 2, “Tanto la FDN como la EMB, de acuerdo con la distribución de competencias y obligaciones pactadas en el contrato, producirán los documentos y los informes necesarios para la presentación de los documentos requeridos en la Resolución No. 20203040013685 29/09/2020 del Ministerio de Transporte.
A solicitud de LA EMB, la FDN elaborará entre el mes 9 y 12 una certificación en la que, con base en el avance de los estudios y diseños del Proyecto a la fecha de la certificación y el alcance previsto en el presente Anexo, se estime el CAPEX del mismo a dicha fecha y se indiquen, con fundamento en lo anterior, las posibles variaciones que razonablemente se puedan presentar, con el fin de que el ente territorial decida proceder con la solicitud del aval técnico al Ministerio de Transporte.”
• Hito # 2: Entregar a EMB de forma integral los documentos requeridos para presentar ante el gobierno Nacional y obtener el aval técnico y el aval fiscal del Proyecto para acceder a la cofinanciación por parte de la Nación, en el marco de la Ley 1955 de 2019 y la Resolución 20203040013685 del Ministerio de Transporte entre el mes 9 y 12, posteriores a la firma del acta de inicio.
De acuerdo con lo establecido en el Anexo 3 del contrato 136 de 2021, la fecha máxima de entrega de estos documentos completos, incluidas sus revisiones, no podrá superar el mes 12 contado a partir del acta de inicio.
5.3 Fase 3 – Estudios y Diseños para la estructuración integral
Tiene por objetivo, desde el componente técnico, finalizar los estudios y diseños de todas las disciplinas del Proyecto, para posteriormente definir las especificaciones técnicas y tratamientos requeridos para la o las contrataciones que permitan su diseño de detalle, construcción y operación, según las definiciones logradas en conjunto con los compontes financieros, legales y de riesgos. Esta fase podrá desarrollarse de forma concomitante con la fase 2 y fase 4 del contrato.
Una vez culminados los estudios y diseños del Proyecto en cumplimiento de las obligaciones contractuales y el alcance previsto, se estimará el valor del CAPEX del Proyecto que se utilizará como referencia para adelantar el(los) proceso(s) de selección por parte de LA EMB.
• Hito # 3: Presentar los productos finales asociados a todas las especificaciones técnicas contenidas en el apéndice 1 del presente documento (a más tardar en el mes 18 contados desde el acta de inicio)
5.4 Fase 4 – Estructuración Integral
Tiene por objetivo realizar los análisis y estudios requeridos en los componentes técnicos, legales, financiero y de riesgos, que permitan valorar las condiciones del Proyecto y de esta forma estructurar de forma integral el modelo de transacción para la ejecución de este en sus fases de ingeniería de detalle; construcción de obras; fabricación y montajes de equipos de los sistemas y subsistemas, pruebas y puesta en marcha del sistema y operación y mantenimiento, así como la elaboración integral de todos los documentos requeridos para llevar acabo los procesos de
selección que se determinen para los lograr el alcance del Proyecto (contrato (s) principal (es)) y de los demás contratos derivados y complementarios para la ejecución del Proyecto.
Esta fase se realizará por medio de los productos que cubren los componentes técnicos, legales financiero y de riesgos.
• Hito # 4: Presentar la información y el sustento necesario para elaborar el CONPES que declare la importancia estratégica del Proyecto. (a más tardar el mes 11 contados a partir del acta de inicio)
• Hito # 5: Entregar la propuesta de convenio de cofinanciación del Proyecto (a más tardar en el mes 15 contados a partir del acta de inicio)
• Hito #6: Entregar todos los documentos requeridos para abrir el proceso de precalificación para el o los contratos principales para la ejecución del Proyecto (a más tardar en el mes 22 contados a partir del acta de inicio)
• Hito # 7: Entregar todos los documentos requeridos para abrir la o las licitaciones de el o los contratos principales para la ejecución del Proyecto (a más tardar en el mes 28 contados a partir del acta de inicio)
• Hito # 8: Adjudicar el o los contratos principales para la ejecución del Proyecto. (a más tardar en el mes 31 contados a partir del acta de inicio)
Teniendo en cuenta lo anterior, así como los alcances detallados en el Anexo 2 del Contrato 136 de 2021 – Especificaciones del servicio, a continuación, se presenta una tabla con las fechas propuestas para la entrega a EMB de cada uno de los entregables pactados en el contrato. Es importante mencionar que el cronograma detallado de ejecución será presentado con el entregable 1 – Plan de trabajo, metodología y cronograma detallado técnico, legal y financiero, y con el entregable 1A – Plan de trabajo y metodología de riesgos
Entregable | Productos | Fecha de entrega a EMB 2 |
Entregable 1 | Plan de trabajo, metodología y cronograma detallado técnico | 30/08/2021 |
Plan de trabajo y metodología legal | ||
Plan de trabajo y metodología financiero | ||
Entregable 1a | Plan de trabajo y metodología riesgos | 20/10/2021 |
Entregable 2 | Debida diligencia técnico | 20/12/2021 |
Debida diligencia legal | ||
Debida diligencia financiero | ||
Entregable 3 | Debida diligencia riesgos | 22/03/2022 |
Benchmark y análisis preliminar riesgos | ||
Entregable 4 | Resumen ejecutivo, valoración y certificación CAPEX y OPEX. | 20/04/2022 |
Informe técnico Aval técnico | ||
Entregable 5 | ET06-Topografía | 20/01/2022 |
ET01-Demanda | ||
Entregable 6 | ET09-Interferencia con redes de servicios | 20/05/2022 |
2 Paso 1 del Proceso para la aprobación de productos y entregables, descrito en la sección 4.3
Entregable | Productos | Fecha de entrega a EMB 2 |
ET07-Diseño geométrico vial | ||
ET10-Geotecnia y pavimentos | ||
ET17-Material rodante | ||
ET20-Diseño geométrico sistema metro | ||
Entregable 7 | ET02-POP | 21/06/2022 |
ET15-PMP | ||
Entregable 8 | ET24-Proyecto de túnel | 21/07/2022 |
Entregable 9 | ET11-Estructuras | 22/08/2022 |
Entregable 10 | ET25-Estaciones y edificios | 22/08/2022 |
Entregable 11 | ET08-Urbanismo y paisajismo | 20/09/2022 |
ET19-Patios y talleres | ||
Entregable 12 | ET03-Tránsito y PMT | 20/10/2022 |
Entregable 13 | ET04-Predial | 20/10/2022 |
ET05-Ambiental y social | ||
Entregable 14 | ET14-RAMS | 20/10/2022 |
ET12-Señalización, control de trenes | ||
ET13-Comunicaciones | ||
ET16-puertas de andén | ||
ET18-Alimentación eléctrica y tracción | ||
ET22-Superestructura de vía | ||
ET23-CCO | ||
Entregable 15 | ET21-BIM | 20/10/2022 |
Entregable 16 | ET26-Costos de inversión - CAPEX | 20/10/2022 |
ET27-Programa obra y flujo inversiones | ||
ET28-OPEX | ||
ET29-Evaluación B/C | ||
Entregable 17 | Matriz de riesgos y contingencias | 20/10/2022 |
Esquema de asignación de riesgos | ||
Entregable 18 | Tratamiento riesgos asegurables y no asegurables | 20/12/2022 |
Análisis condiciones xx xxxxxxx | ||
Entregable 19 | Estructuración programa de seguros y garantías | 20/02/2023 |
Entregable 20 | Modelo financiero y análisis de escenarios y viabilidad financiera y jurídica del proyecto | 20/01/2023 |
Diseño e implementación de la estructura de la transacción y viabilidad jurídica | ||
Entregable 21 | Documentación (estudios previos, hoja de términos y cuarto de datos) PMO | 20/01/2023 |
Apéndices técnicos y prepliegos proceso PMO | ||
Pliegos contrato PMO | ||
Entregable 22 | Documentación (estudios previos, hoja de términos y cuarto de datos) contrato principal | 20/02/2023 |
Entregable | Productos | Fecha de entrega a EMB 2 |
Apéndices técnicos y prepliegos proceso principal (precalificación, manifestación int.) | ||
Entregable 23 | Documentación (estudios previos, hoja de términos y cuarto de datos) interventoría | 20/12/2023 |
Documentación (estudios previos, hoja de términos y cuarto de datos) Auscultación | ||
Apéndices técnicos y prepliegos proceso interventoría | ||
Apéndices técnicos y prepliegos proceso Auscultación | ||
Entregable 24 | Pliegos contrato principal | 22/08/2023 |
Entregable 25 | Informe final acompañamiento proceso selección | 20/12/2023 |
En el anexo 1 del presente documento se encuentra el cronograma general de la ejecución del proyecto, en el cual se incluye el detalle de la programación de fechas de la fase 1 del contrato 136 de 2021.
6 Contratación de interventoría integral
De acuerdo con lo establecido en la cláusula décima primera del contrato 136 de 2021- Interventoría integral, En el evento en que LA FDN contrate un tercero para el desarrollo del Componente Técnico, esta se obliga a contratar una interventoría integral para el seguimiento y control, el análisis, revisión, evaluación y aprobación de los entregables especificados en el Anexo 2 – Especificaciones del Servicio y su Apéndice 1 – Componente Técnico
En cumplimiento de lo anterior, se decidió contratar la interventoría integral en dos etapas: Parte A
- Seguimiento, control, análisis, revisión evaluación y aprobación de los entregables correspondientes de las Fases 2 y 3 – Estudios y Diseños de factibilidad, y, Parte B - Seguimiento, control, análisis, revisión evaluación y aprobación de los Apéndices Técnicos correspondientes a la Fase 4 – Estructuración integral.
Para la Parte A mencionada anteriormente, la FDN llevó a cabo el proceso de selección FDN – VE –
CP – 15 – 2021 con el siguiente Cronograma del Proceso
Actividad | Fecha |
Publicación de TCC definitivos | 05 xx xxxxxx de 2021 |
Fecha límite para entrega de observaciones | 17 xx xxxxxx de 2021, 5:00 pm |
Publicación de respuesta a observaciones a los TCC | Hasta el 20 xx xxxxxx de 2021 |
Entrega de las ofertas a la FINANCIERA | 01 de septiembre de 2021, 4:00 p.m. xxxx.xxxxxx.xxx/xxx-xxxx-xxx |
Evaluación de los requisitos habilitantes de las ofertas y subsanación de requisitos | Desde el 01 de septiembre hasta el 07 de septiembre de 2021 |
Actividad | Fecha |
Publicación de informe de evaluación de los requisitos habilitantes | 07 septiembre de 2021 |
Observaciones de los interesados al informe de verificación de los requisitos habilitantes | Hasta el 8 de septiembre de 2021, hasta las4:00 pm |
Respuestas a los interesados frente a las observaciones | 09 de septiembre de 2021 |
Exposición virtual de la “Metodología y Enfoque” de los oferentes habilitados | 10 de septiembre de 2021 (el orden y horario específico de las exposiciones se hará según el orden de llegada de las propuestas a los oferentes) Cada Oferente deberá entregar el documento de soporte en el momento que haga la exposición |
Audiencia de apertura de la oferta económica y aceptación de la mejor Oferta | 10 de septiembre de 2021, a las 04:00 p.m. xxxx.xxxxxx.xxx/xxx-xxxx-xxx |
Suscripción contrato | 17 de septiembre de 2021 |
Entrega de pólizas | Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato |
EL contrato producto del proceso de selección descrito anteriormente tendrá una duración de dieciséis (16) meses, esto es hasta enero de 2023. Por lo anterior, y con el objetivo de dar continuidad al proceso de interventoría, la FDN espera realizar un proceso de selección para la contratación de la Interventoría Parte B en el tercer trimestre del año 2022. Lo anterior permitirá asegurar la transferencia de conocimiento de los productos desarrollados en la fase 2 y 3 del contrato a la Interventoría Parte B, quien será encargada de la supervisión de los productos desarrollados en la Fase 4.
El cronograma detallado del Proceso de Selección mencionado será compartido con la Empresa Metro de Bogotá una vez se de apertura a este.