TÉRMINOS DE REFERENCIA N° 2016-0020
TÉRMINOS DE REFERENCIA N° 2016-0020
PARA:
“Contratar el suministro de Uniformes y termos para los programas de la Fundación EPM, así como los bienes conexos o complementarios que hagan parte de la oferta del contratista.”
Enero 2016
TABLA DE CONTENIDOS
1.1. LA FUNDACIÓN EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN 4
1.2.4. "Oferente - Proponente" 4
1.4. NORMAS DE CONTRATACIÓN 11
1.6. PUBLICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA 12
1.7. FECHA DE ENTREGA DE PROPUESTAS 12
1.8. CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES 13
1.9. AMPLIACIÓN DEL PLAZO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 13
1.10. INTERPRETACIÓN, ACLARACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 13
1.11. PREPARACIÓN DE LA OFERTA 14
1.11.1. Precios de la Oferta 14
1.11.2. Impuestos, deducciones y gastos 14
1.13.1. Autorización para retención de pagos y renuncia a emplazamiento 16
1.14. INFORMACIÓN RESERVADA 17
1.15. MEDIDAS DE ANTICORRUPCIÓN 17
1.17. REQUISITO HABILITANTES DE PARTICIPACIÓN 18
1.18. REQUISITOS CONTRACTUALES HABILITANTES PARA PARTICIPAR 18
1.18.1. Registro Único de Proponentes 18
1.18.2. Experiencia General 18
1.18.4. Consorcios, Uniones Temporales u otra forma de asociación 19
1.19. REQUISITOS LEGALES DE PARTICIPACIÓN 20
1.19.1. Acreditación de existencia y representación legal 20
1.19.2. Certificado o constancia de pago de la seguridad social integral y de los recursos parafiscales 20
1.19.3. Garantía de seriedad de la propuesta 21
1.19.4. Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses 21
1.20. REQUISITOS FINANCIEROS DE PARTICIPACIÓN 22
1.20.1. Capacidad Financiera 22
1.21. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTA 22
1.22. VALIDEZ DE LA PROPUESTA 22
1.23. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 23
1.24. FIRMA DE LA PROPUESTA 23
1.25. RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS 23
2. FORMULARIOS DE LA OFERTA 23
2.1. CARTA DE PRESENTACIÓN PROCESO DE CONTRATACIÓN 23
2.3. FORMULARIO DE MULTAS E INCUMPLIMIENTOS 26
3. FACTORES DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y ACEPTACIÓN DE LA OFERTA 27
3.1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 27
3.1.1. Confrontación aritmética de los precios 27
3.1.2. Procedimiento en caso de error u omisión o desviaciones en la cotización 28
3.1.4. Verificación de la información 28
3.2. FACTORES DE EVALUACIÓN 28
3.3. COMPARACIÓN DE PROPUESTAS 30
3.4. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA 30
3.5. TERMINACIÓN DEL PROCESO 30
3.6. CONDICIONES DE DESEMPATE 30
3.7. ETAPA DE AJUSTE ECONÓMICO 31
4. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN 31
4.1. EL CONTRATO Y SUS DOCUMENTOS 31
4.2. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO 31
4.5. VALOR TOTAL DEL CONTRATO 33
4.6. RENOVACIÓN DEL CONTRATO 33
4.7. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA 33
4.8. CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN 33
4.9. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO 33
4.10. RECLAMOS DEL CONTRATISTA 34
4.11. PERSONAL DEL CONTRATISTA 34
4.12. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 34
4.13. MODIFICACIÓN A LOS TÉRMINOS DE LA CONTRATACIÓN 34
4.14. INTERVENTOR DEL CONTRATO 34
1. INFORMACIÓN AL OFERENTE
1.1. La Fundación Empresas Públicas de Medellín
“ Según lo estipulan sus estatutos: “…es una persona jurídica, sometida al derecho privado, sin ánimo de lucro, de utilidad común e interés social, de nacionalidad colombiana, que tiene su domicilio en la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia. Su objeto estará enmarcado siempre en la política de Responsabilidad Social Empresarial y guiado por el criterio del desarrollo sostenible, y comprenderá el desarrollo de actividades para el fomento de la innovación, investigación científica, desarrollo tecnológico, participación comunitaria y de medio ambiente, proyección institucional, social, educativa y cultural en los campos relacionados con los servicios públicos domiciliarios y las telecomunicaciones, así como las actividades complementarias y conexas, propias de todos y cada uno de ellos. Dicho objeto podrá ejercerse dentro o fuera del territorio nacional.…”.
1.2. Definiciones
Siempre que en cualquier parte de estos documentos aparezcan las siguientes expresiones, se interpretará como sigue:
Es aquella que se ciñe esencialmente a la solicitud de oferta.
Es el Oferente favorecido a quien se le acepta la oferta para la ejecución del respectivo contrato, para lo cual ejecutará todas las actividades necesarias, conexas con el objeto de la contratación y demás actividades complementarias que LA FUNDACIÓN EPM requiera de acuerdo con sus necesidades.
Término abreviado que se utilizará para hacer referencia a LA FUNDACIÓN EPM.
1.2.4. "Oferente - Proponente"
Significará la persona jurídica, natural, consorcio o unión temporal que a nombre propio o de la sociedad que representa(n), firma(n) la oferta.
1.3. Objeto
Contratar el suministro de uniformes y termos para los programas de la Fundación EPM, así como los bienes conexos o complementarios que hagan parte de la oferta del contratista.
El presente contrato tendrá dentro de su alcance cubrir de todas las necesidades que se generen para la Entidad en tema de dotación de uniformes y termos, sus bienes conexos y/o complementarios que permitan el desarrollo del objeto, con la observancia de las normas técnicas que correspondan a cada uno de los requerimientos.
“Especificaciones técnicas generales”
A continuación se detallan las especificaciones técnicas que serán evaluadas con la oferta presentada, no sin antes dejar claro que durante la vigencia del contrato se podrán requerir nuevos bienes (diseño) o servicios de esta naturaleza o complementarios.
ITEM | IMAGEN | ESPECIFICACIONES TECNICAS |
CAMISETA | CAMISETA TIPO POLO HOMBRE Y DAMA Camiseta tipo polo en franela bávara de fabricato composición 50% poliéster 50% algodón, cuellos y puños tejidos, corte tipo almilla en frente y espalda en verde (según pantone). Bordados en ambas mangas con logo fundación EPM, bordado en espalda con logo del programa y bordado en punto corazón con logo del programa y frente derecho con logo de la fundación EPM. | |
CAMIBUSO | CAMIBUSO TIPO POLO HOMBRE Y DAMA Camibuso a tipo polo en franela bávara de fabricato composición 50% poliéster 50% algodón, cuellos y puños tejidos, corte tipo almilla en frente y espalda en verde (según pantone). Bordados en ambas mangas con logo fundación EPM, bordado en espalda con logo del programa y bordado en punto corazón con logo del programa y en frente derecho con logo de la fundación EPM. |
CHAQUETA | CHAQUETA TIPO ROMPE VIENTOS PARA HOMBRE Y DAMA Chaqueta tipo rompe vientos en tela universal xx Xxxxxxxxx stock 21282, color 176030-4655, capucha oculta, 2 bolsillos laterales, forrada en franela bávara de corazón fabricato tono a tono, cremallera en nylon tono a tono, bordado en espalda con logo de la fundación EPM, en punto corazón con logo del programa y en frente derecho con logo de la fundación EPM. | |
CHALECO DAMA | CHALECO PARA HOMBRE Y DAMA Chaleco en universal xx Xxxxxxxxx stock 21282, color 176030-4655, forrado en maya pool tono a tono, 4 bolsillos con tapa y broche, cremallera en nylon tono a tono y tapa cierre con broches tono a tono, bordado en punto corazón con logo del programa, bordado en frente derecho con logo de la fundación EPM y bordado en espalda con logo de la fundación EPM. |
PANTALON | PANTALÓN DRIL STRESCH Pantalón tipo camuflado (6 bolsillos) en dril stresch Everest color caqui tanto para hombre como para dama. | |
PAVA | Color Café | |
RIÑONERA | Color Café |
CAMISA FORMAL | CAMISA FORMAL PARA HOMBRE Y DAMA Camisa manga larga en Xxxxxx xx Xxxxxxxxx, stock 27290, color 110601- 1002, almilla doble. (Xxxxxxxxxx, banda y perilla en tela Xxxxxx Xx color 165932 xx Xxxxxxxxx) un bolsillo. Bordado en punto corazón con logo de la fundación EPM | |
CAMISA FORMAL HOMBRE | CAMISA FORMAL PARA HOMBRE Y DAMA Camisa manga larga en Xxxxxx xx Xxxxxxxxx, stock 27290, color 110601- 1002, almilla doble. (Xxxxxxxxxx, banda y perilla en tela Xxxxxx Xx color 165932 xx Xxxxxxxxx) un bolsillo. Bordado en punto corazón con logo de la fundación EPM |
PANTALON FORMAL DAMA | PANTALÓN TIPO GEF EN DRIL STRESCH Pantalón tipo Gef en dril stresch Everest color caqui | |
PANTALON FORMAL HOMBRE | PANTALÓN CLASICO PARA HOMBRE DRIL STRESCH Pantalón tipo clásico en dril stresch Everest color caqui |
CHALECO FORMAL DAMA | CHALECO TEJIDO PARA HOMBRE Y DAMA Chaleco tejido cuello en V tipo colegial, color verde según pantone | |
CHALECO FORMAL HOMBRE | CHALECO TEJIDO PARA HOMBRE Y DAMA Chaleco tejido cuello en V tipo colegial, color verde según pantone | |
TERMO | Termo en aluminio, 500 ml, en colores, con tapa rosca con empaque anti derrame y carabinero (mosquetón) . Técnica de marcado: serigrafía, adherencia garantizada de la marca, a 1 tinta. |
1.4. Normas de Contratación
Debe tenerse presente que el proceso de contratación a que se refieren estos términos de referencia, se rige en todas las etapas, por las disposiciones legales aplicables en Colombia y por las normas de contratación vigentes en LA FUNDACIÓN, en especial las del derecho civil y comercial y las propias del contrato de suministro.
La ejecución de las obligaciones, objeto de la presente contratación, se cumplirán de acuerdo con las normas y condiciones generales estipuladas en los términos de referencia.
1.5. Cronograma
Actividad | Plazo | Lugar |
Publicación en la página web | Desde el 15 de Enero de 2016 hasta el 29 de Enero de 2016 hasta las 10:30 a.m. | |
Plazo para presentar observaciones a los términos de referencia | Hasta el 26 de Enero de 2016 hasta las 4:30 p.m. | |
Respuesta a las observaciones presentadas a los términos de referencia | Hasta el 27 de Enero de 2016 hasta las 5:00 p.m. | |
Recepción de ofertas Técnica y económica | Se recibirán propuestas hasta el dia 29 de Enero de 2016 hasta las 10:30 a.m. de manera física. | Oficinas de la Fundación EPM - Xxxxxxx 00 Xx 00- 000 Xxxx 0 Xxxxx- Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxx EPM. Sede Principal, Centro de Administración Documental (CAD), oficina 05- 155 |
Evaluación de Propuestas | Del 29 de Enero de 2016 al 16 de Febrero de 2016 | No aplica |
Visita técnica | Entre el 29 de Enero de 2016 y el 11 de Febrero de 2016 | En las instalaciones de los participantes que resulten HABILITADOS, es decir, que cumplan cabalmente con los requisitos de participación listados en los presentes Términos. |
Comunicación de selección | Entre el 17 y 18 de Febrero de 2016 | Se informará al correo electrónico suministrado por los proponentes. |
Legalización y Acta de inicio del contrato | Para la legalización del contrato tendrá 4 días hábiles contados a partir de recibido por parte del contratista la notificación de aceptación de su propuesta; posterior a dicha fecha se emitirá el acta de inicio. | Fundación EPM |
Tiempo de Ejecución | Desde la suscripción del acta de inicio hasta el 31 de Diciembre de 2016 |
Independiente del tiempo de entrega por pedido requerido. | ||
Acta de liquidación del contrato | 4 meses siguientes a partir de la terminación del contrato |
1.6. Publicación de los términos de referencia.
Desde el 15 de Enero de 2016 hasta el 29 de Enero de 2016 hasta las 10:30 a.m. se publicarán los Términos de Referencia en la página xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx
1.7. Fecha de entrega de propuestas.
El proponente tendrá hasta el 29 de Enero de 2016 a las (10:30 a.m.) para presentar la propuesta, debidamente sellada y marcada, en original y debidamente foliado.
Las propuestas deberán ser entregadas en las oficinas de la Fundación EPM ubicadas en la Xxxxxxx 00 Xx 00-000 Xxxx 0 Xxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxxxx de Administración Documental oficina 05-155.
La propuesta deberá ser remitida por el proponente a:
DIRECTORA EJECUTIVA
Fundación EPM
Edificio Empresas Públicas de Medellín, Xxxxxxx 00 # 00-000 Xxxx 0 Xxxx Xxxxx, Xxxxxxx 00-000 Xxxxxxxx – Colombia
Tel: 000 00 00
FAX: 000 00 00
La oferta debe enviarse con suficiente antelación para que sea recibida en las instalaciones de la Fundación EPM a más tardar en la fecha y antes de la hora fijada. En todo caso, LA FUNDACIÓN no se hará responsable del retardo o extravío que se derive de esta forma de presentación. Las ofertas que se reciban después del plazo fijado para el cierre de la contratación, serán devueltas al Oferente en las mismas condiciones en que fueron recibidas.
Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto sobre la oferta por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de la misma, fijado en los documentos de la contratación.
Cuando lo estime conveniente LA FUNDACIÓN, podrá prorrogar la fecha de entrega de las propuestas antes de su vencimiento, por el tiempo que considere necesario.
La propuesta deberá ser presentada en dos sobres diferentes, uno de ellos debe contener la propuesta técnica (especificaciones técnicas, documentos legales y contractuales que acrediten los requisitos de participación) y el otro la propuesta económica, los sobres deberán ser marcados con el objeto de la solicitud de oferta, nombre del Oferente e identificación del original y copias respectivas. Igualmente, deben tener la frase "NO ABRIR ANTES DE LAS HORAS DEL
DÍA ... DE ".
Si el sobre o paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas en el párrafo anterior, LA FUNDACIÓN no asumirá responsabilidad alguna, en caso de que la oferta sea traspapelada o abierta prematuramente.
Si un proponente desea retirar su propuesta antes del cierre de la convocatoria, deberá presentar una solicitud en tal sentido, firmada por la misma persona autorizada para la entrega de la oferta. La propuesta le será devuelta sin abrir, en el momento de la apertura de las propuestas, previa expedición de un recibo firmado por el funcionario responsable por parte de la FUNDACION y por el solicitante.
NO SE ACEPTA EL ENVÍO DE PROPUESTAS POR CORREO ELECTRÓNICO
La presentación de propuesta no es obligatoria ni vinculante, por esta razón la FEPM no se obliga a adelantar el proceso de contratación antes de ser adjudicado el proceso. Así mismo todos los costos y gastos en que incurra el proponente con ocasión de la preparación y presentación de la propuesta , oferta y/o cotización o cualquier otro costo o gasto relacionado con la participación en el procesos de contratación, estará a cargo exclusivo de los interesados y proponenetes, siendo de carácter aleatorio su resultado, por lo que no genera indemnización alguna, ya que se entiende que la etapa precontractual no obliga a la contratación.
1.8. Correspondencia y Comunicaciones
Toda la correspondencia relacionada con consultas, aclaraciones y observaciones de la presente contratación, deberán ser dirigidas al correos electrónico xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx
LA FUNDACIÓN por su parte dará respuesta a las comunicaciones presentadas mediante comunicados de aclaraciones los cuales serán publicados en la página web xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Se aclara que el único medio oficial de comunicación de toda la información relacionada con el proceso contractual es el portal xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx
En todo caso, la propuesta deberá ser entregada en las oficinas de LA FUNDACIÓN, Xxxxxxx 00 # 00 – 125, Xxxxxxxx xx xxx XXX, Xxxx 0, Xxxx Xxxxx, xxxxxxx 00-000.
1.9. Ampliación del Plazo del Proceso de Contratación
LA FUNDACIÓN podrá ampliar el plazo de publicación del proceso de contratación antes de su vencimiento, cuando lo considere conveniente y por el número de días que considere necesarios.
1.10. Interpretación, Aclaración y Modificación de los Documentos
1.10.1. Interpretación
El interesado en participar en este proceso de contratación deberá examinar cuidadosamente todas las instrucciones, formularios, condiciones, especificaciones, planos, anexos, adendas y toda la información suministrada por LA FUNDACIÓN para participar en el proceso de contratación, los cuales constituyen la única fuente de información para la presentación de la propuesta.
El interesado en participar en este proceso de contratación, podrá solicitar aclaración a los documentos de este proceso mediante comunicación dirigida a LA FUNDACIÓN al correo xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx , dentro del término señalado para ello en los presentes términos de referencia.
LA FUNDACIÓN responderá mediante la publicación del comunicado en la página web xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx y en caso de que se requiera se adecuarán los términos de referencia de acuerdo a las observaciones presentadas por los proponentes.
Una vez publicados los términos de referencia, LA FUNDACIÓN podrá, antes de que se venza el plazo de publicación, modificar los documentos del proceso de la contratación, mediante adendas que se publicarán en la página web xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx, los cuales serán de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas.
Cualquier modificación que el proponente quiera introducir a su propuesta deberá ser hecha en la misma forma y por los mismos medios que aquella, antes de la fecha y hora de entrega de las propuestas. Llegadas éstas, no podrán ser modificadas.
PARÁGRAFO: Si las modificaciones dan origen a la ampliación del plazo para el cierre de la contratación y apertura de propuestas, así se dará a conocer en su momento.
1.11. Preparación de la oferta
La información que se consigna en este capítulo contiene los elementos básicos para la formulación de la propuesta en cuanto pueda afectar el precio, el plazo de ejecución, las condiciones de los mismos, etc. El proponente debe verificarla completamente y cerciorarse que no alberga dudas respecto a ella. En caso contrario, debe elevar las consultas por escrito que considere pertinentes, en las oportunidades que estos documentos le conceden.
El oferente, en la preparación de la oferta, deberá tener presente que el proceso de contratación, la celebración y la ejecución del contrato a que se refiere esta solicitud de oferta, se rige en todas las etapas por las disposiciones legales aplicables en Colombia, especialmente las del derecho privado.
Igualmente, incluirá con la oferta, toda la información técnica disponible que permita una mejor evaluación de la misma y podrá el proponente vincular en la misma los valores adicionales o valores agregados prestados de obtener la mejor calificación y ser seleccionado en la evaluación como contratista. Sin embargo, dichos valores adicionales o agregados no constituyen criterios de evaluación ni obtendrán puntaje que afecte la selección.
LA FUNDACIÓN no considerará ofertas que omitan información o documentos que sean esenciales para la valoración de las mismas.
Los oferentes deberán detallar los precios cotizados, según lo estipulado en el numeral 2.2 “formulario de precios” de la presente solicitud de oferta.
Se deberán cotizar precios en pesos colombianos, los cuales deben incluir todos los costos que se causen, de acuerdo con la modalidad de entrega.
En los precios deberán estar además incluidos los gastos legales del contrato y todos los costos que deba asumir el Contratista por su ejecución, en la forma en que se haya estipulado.
Los precios de los bienes y servicios cotizados en la oferta serán firmes para las cantidades que se adquieran inicialmente y constituirán la única y adecuada remuneración por los bienes y servicios que se compromete a suministrar, y se referirán al pago de éstos debidamente instalados y en adecuado funcionamiento o entregados, de acuerdo con las condiciones estipuladas en esta solicitud de oferta.
1.11.2. Impuestos, deducciones y gastos
El oferente deberá conocer las normas vigentes en Colombia en materia tributaria, por lo tanto, al preparar la oferta deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato tales como el de retención en la fuente, si es del caso, el de Industria y Comercio, así como el valor que ocasione la constitución de garantías, derechos e impuestos a que haya lugar por ley.
LA FUNDACIÓN deducirá de los pagos todos los impuestos y hará las retenciones a que haya lugar, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Cuando con posterioridad a la fecha del cierre del proceso contractual, los impuestos que incidan directamente en los precios cotizados con criterio legal (no económico) tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, o se dé la creación de nuevos impuestos que también incidan directamente en los precios cotizados con criterio legal (no económico), ello será tenido en cuenta por LA FUNDACIÓN para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos o hacerle las deducciones, según la real incidencia que la modificación o eliminación de los impuestos existentes o la creación de gravámenes tengan en los precios cotizados con criterio legal (no económico). Se consideran impuestos o gravámenes que inciden directamente sobre los precios cotizados con criterio legal (no económico), aquellos que tienen como materia imponible el gasto o consumo (aduanas, impuesto sobre las ventas - IVA -, impuestos selectivos al consumo del nivel departamental).
Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA.
PARÁGRAFO 1: Todas las actividades que deban ser realizadas para el cumplimiento del objeto deberán ser contempladas por el CONTRATISTA, en la preparación de su oferta, por lo cual, LA FUNDACIÓN, no se hará responsable por costos adicionales a los ofertados, y que hayan sido omitidos por EL CONTRATISTA, por lo que se reitera a los oferentes la importancia de hacer un analisis minucioso de su oferta económica, ya que una vez presentada la misma sobre los bienes iniciamnete requeridos, la misma en caso de ser aceptada obliga al contratista.
1.12. Plazos
Es el plazo de la vigencia del contrato. La liquidación del contrato se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato.
El plazo de ejecución del contrato será desde la firma del acta de inicio y hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2016. Sin embargo, para cada solicitud existirá un plazo de entrega que en ningún caso podrá superar el plazo del contrato y que se estimará de acuerdo con la necesidad a satisfacer por la FUNDACIÓN.
Una vez se notifique al proponente su selección, el oferente constituirá las garantías exigidas por LA FUNDACIÓN, así como presentará la siguiente documentación:
Formulario diligenciado del registro único de proveedores de LA FUNDACIÓN.
Certificación bancaria que indique la cuenta bancaria donde LA FUNDACIÓN deberá consignar los pagos del contrato.
Fotocopia del Registro Único Tributario -RUT-, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la empresa.
Las pólizas del contrato, en caso de que se soliciten y su respectivo recibo de pago.
Y ejecutará los demás actos que se requieran para el inicio de la ejecución del contrato dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de aceptación de su propuesta.
El contrato se entenderá perfeccionado, una vez sea presentada la oferta por el proponente y la misma sea aceptada por la FUNDACIÓN de forma escrita. Lo anterior dando aplicación a la regulación mercantil que en Colombia existe sobre la oferta.
Para efectos de la presentación de la propuesta el oferente presentará la siguiente documentación anexa a los documentos de habilitación de la propuesta:
Fotocopia del Registro Único Tributario -RUT-, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la empresa.
Las pólizas de seriedad de la oferta y su respectivo recibo de pago.
Paz y salvo de pago de seguridad social y parafiscales del empleador, firmado por el revisor fiscal o contador con número de tarjeta profesional, según aplique.
Sin estos requisitos observados en debida forma la propuesta no será habilitada para calificación, recuerde adjuntar la información debidamente foliada y suscribir los documentos a que haya lugar, en especial LA POLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.
1.13. Pagos
LA FUNDACIÓN hará pagos sujetos a entregables al contratista por cada pedido de dotación, los que se desembolsaran 30 días después de recibido el pedido y aceptada la factura a satisfacción, mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario del documento de cobro y/o contratista previa aprobación de los documentos requeridos, según certificación que deberá adjuntar para efectos de pago con las autorizaciones y firmas correpondientes.
Los pagos se efectuarán de la siguiente forma:
Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación del documento de cobro y solo se efectuarán cuando haya aprobación por parte del interventor del contrato del recibo a satisfacción de los bienes, enseres, servicios conexos o complemetarios y que el Contratista haya presentado oportunamente el paz y salvo del pago de salarios, seguridad social, aportes parafiscales y cajas de compensación, debidamente firmado por el Revisor Fiscal o el Contador según corresponda, con copia de la T.P. y el certificado correspondiente de la Junta nacional de contadores debidamente actualizado, acompañado de la copia de la pila o planilla de pago de los meses de cobro.
1.13.1. Autorización para retención de pagos y renuncia a emplazamiento
El Contratista autoriza a LA FUNDACIÓN para retener total o parcialmente de cualquiera de los pagos pendientes a su favor, la suma que considere necesaria para protegerse de pérdidas debidas a la no devolución a LA FUNDACIÓN de materiales, herramientas o equipos que le hubieren podido suministrar, a trabajos defectuosos o no corregidos por el contratista, para el pago de sanciones, de reclamos, pleitos, acciones legales o perjuicios imputables al contratista. Cuando el motivo que originó la retención sea subsanado por el contratista (de ser el caso), LA FUNDACIÓN hará la devolución de los pagos retenidos, sin que haya lugar al reconocimiento y pago de suma alguna por esta retención.
Para efectos de la constitución en xxxx por retraso en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, el contratista renuncia expresamente a los requerimientos xx xxx. No obstante lo anterior, LA FUNDACIÓN comunicará al contratista todo evento que a su juicio pueda determinar incumplimiento para que, si es del caso, aquel pueda manifestar las razones que lo causaron y se llegue a los acuerdos que sean procedentes. Si transcurridos cinco (5) días hábiles desde la fecha de la comunicación de LA
FUNDACIÓN, el contratista no ha acreditado circunstancias que justifiquen el retraso, o si las razones no son de recibo para LA FUNDACIÓN, ésta procederá a hacer las retenciones correspondientes.
1.14. Información Reservada
La información contenida en estos términos de referencia es propiedad de LA FUNDACIÓN y tiene carácter confidencial. En consecuencia al hacer uso de éstos, el proponente no adquiere propiedad sobre la información y únicamente podrá hacer uso de ella para efectos de la elaboración de su propuesta. En el evento en que se llegare a causar perjuicios a LA FUNDACIÓN con ocasión de la violación de la mencionada obligación de reserva, el proponente deberá indemnizar a LA FUNDACIÓN por tal concepto.
Los proponentes deberán indicar expresamente en la carta de presentación de la propuesta, qué información de la consignada en su propuesta tiene el carácter de reservada, con el fin de que LA FUNDACIÓN se abstenga de entregar la misma, cuando cualquier persona natural o jurídica ejerciendo el derecho de petición, solicite copia o información de las propuestas. LA FUNDACIÓN presume que la información financiera, económica y el contenido técnico de la propuesta tienen carácter de reserva, por tanto esta información no será entregada a terceros o a los demás proponentes que participen en el proceso de evaluación.
1.15. Medidas de Anticorrupción
Se exige al El Proponente y a todos los miembros del grupo de trabajo observar los más altos niveles éticos y denunciar todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tenga conocimiento o sean informados, durante el proceso de selección o la ejecución del contrato. Los actos de fraude y corrupción están prohibidos. Fraude y corrupción comprenden actos de: (i) práctica corruptiva; (ii) práctica fraudulenta; (iii) práctica coercitiva; y (iv) práctica colusoria. Las definiciones que se transcriben a continuación corresponden a los tipos más comunes de fraude y corrupción, pero no son exhaustivas. Una práctica corruptiva consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor para influenciar las acciones de otra parte. Una práctica fraudulenta es cualquier acto u omisión, incluyendo la tergiversación de hechos y circunstancias, que engañen, o intenten engañar, a alguna parte para obtener un beneficio financiero o de otra naturaleza o para evadir una obligación. Una práctica coercitiva consiste en perjudicar o causar daño, o amenazar con perjudicar o causar daño, directa o indirectamente, a cualquier parte o a sus bienes para influenciar las acciones de una parte; y Una práctica colusoria es un acuerdo entre dos o más partes realizado con la intención de alcanzar un propósito inapropiado, incluyendo influenciar en forma inapropiada las acciones de otra parte.
Si se comprueba que se han cometido dichas actuaciones fraudulentas, LA FUNDACIÓN dará aviso a las autoridades correspondientes, para que se inicien las investigaciones a que haya lugar
1.16. Participantes
Los proponentes, además de cumplir con los términos de los documentos del proceso de contratación, deberán acreditar, mediante las pruebas documentales necesarias el cumplimiento en su totalidad de los requisitos de participación que se relacionan a continuación.
En la presente contratación podrán participar personas jurídicas, naturales, consorcio, uniones temporales o cualquier otra forma de asociación nacional o extranjera domiciliadas o con sucursal en Colombia.
Esta condición será verificada por LA FUNDACIÓN, para lo cual el oferente deberá aportar toda la información necesaria para ello.
1.17. Requisito habilitantes de participación
Los requisitos habilitantes para participar, permiten a la Fundación EPM validar la idoneidad y pertinencia del proponente para entrar a participar en un proceso contractual con características específicas que llevan a la satisfacción de unas necesidades de la Fundación EPM, sus programas y espacios para la cultura.
Si bien los requisitos de participación, son factibles de subsanar y/o complementar; quien no cumpla con los requisitos exigidos una vez hecha la respectiva verificación; no podrá continuar en el proceso de evaluación de su propuesta dejándolo así por fuera del mismo. Por lo tanto, se recomienda a los interesados en participar, leer atentamente y cumplir cabalmente con los requisitos exigidos en estos Términos de Referencia, no solo para participar, sino en todo lo demás aquí contenido.
1.18. Requisitos contractuales habilitantes para participar
1.18.1. Registro Único de Proponentes
El proponente deberá aportar el Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio con una expedición no superior a un (1) mes. La información señalada como requisitos habilitantes (legales y contractuales y financieros) para participar podrá ser verificada a través de este documento. Por tanto, se recomienda actualizar toda la información del proponente ante la Cámara de Comercio para el efecto.
N/A para entidades fuera del país sin sucursal en Colombia.
Los proponentes que deseen participar en el proceso de contratación deberán acreditar experiencia relacionada con el objeto de la contratación de por lo menos tres (03) contratos debidamente terminados en los dos (2) últimos años. Se aceptarán contratos en ejecución siempre y cuando se certifique que el mismo tiene una ejecución mínima del 80%. Los contratos deberán ser certificados por la firma o entidad contratante (pública o privada), en el cual se indique:
Descripción del trabajo realizado
Nombre del contacto y teléfono
Valor total
Fecha de inicio
Fecha de terminación
Si el contrato se encuentra en ejecución deberá especificar el porcentaje de desarrollo del contrato.
Si el contrato se ejecuta por órdenes de trabajo, actas de ejecución u órdenes de servicio deberá presentarse una certificación expedida por la entidad contratante en la que certifique que se trata de contratos diferentes. De no presentar este documento, la Fundación EPM asumirá que se trata de un solo contrato en el cual se ejecutan diferentes eventos, entendimiento que se entiende aceptado por el proponente al momento de presentar su oferta.
Concepto de satisfacción del servicio
En el caso de uniones temporales, consorcio o cualquier otra forma de asociación cada integrante deberá acreditar la experiencia solicitada.
En el caso de experiencia con la Fundación EPM, bastará para su acreditación, indicar de manera expresa en la propuesta el número del contrato al que desea hacer alusión.
LA FUNDACIÓN se reserva el derecho de comprobar la idoneidad de los proponentes, con la obligación que tienen éstos de suministrar la información solicitada en los términos de referencia y especificaciones sobre experiencia y cumplimiento.
Para efectos de esta certificación también podrán adjuntarse copia de los contratos suscritos anteriormente relacionados ya terminados con su debida acta de liquidación donde se determine el concepto de la prestasión del servicio.
Quienes deseen participar deberán certificar una antigüedad como comerciante persona natural o persona jurídica de al menos tres (3) años en ejecución de su objeto o actividades afines al objeto.
En el caso de uniones temporales o cualquier otra forma de asociación cada integrante deberá acreditar la experiencia solicitada en los términos expuestos anteriormente.
Para verificar esta antigüedad se debe presentar el certificado de existencia y representación legal para personas jurídicas o la matricula profesional, acta de grado o registro mercantil para personas naturales.
1.18.4. Consorcios, Uniones Temporales u otra forma de asociación
Cuando la propuesta sea presentada por Xxxxxxxxxx, Uniones Temporales u otras formas asociativas, deberán cumplir con las mismas exigencias xx Xxx.
Los proponentes indicarán si su participación es a título de Consorcio, Unión Temporal u otra forma asociativa, para lo cual deberán señalar las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos. Para ello se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
La responsabilidad de los consorcios será solidaria frente a LA FUNDACIÓN, de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.
Las Uniones Temporales deberán indicar su porcentaje de participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, el cual no podrá ser modificado sin la autorización previa de LA FUNDACIÓN.
En caso de no indicarse en el acta de conformación el porcentaje de participación, ni de manifestarse antes de la suscripción del contrato, se les dará el tratamiento de Consorcios para todos los efectos.
Cuando se conformen asociaciones bajo cualquiera de las modalidades previstas en la ley con el único objeto de presentar una propuesta o celebrar un contrato con LA FUNDACIÓN, la responsabilidad y sus efectos se regirán por las disposiciones previstas en la ley para los Consorcios.
Los Consorcios, Uniones Temporales o cualquier otra forma de asociación deberán designar la persona que para todos los efectos los representará y anexarán el acta mediante la cual se constituyen.
El Acta de constitución deberá indicar expresamente que el Consorcio, Unión Temporal o la respectiva asociación, no podrá ser disuelto ni liquidado, durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriban y su periodo de liquidación.
En caso de ser seleccionados los Consorcios, Uniones Temporales u otras formas asociativas deberán tener en cuenta lo siguiente:
Presentar ante LA FUNDACIÓN el correspondiente NIT dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de adjudicación.
Las facturas para pago deben ser expedidas por el Consorcio o Unión Temporal cumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario. Para proceder con su respectivo pago debe indicarse además, el nombre y el Nit de los integrantes del consorcio y el porcentaje de participación en el mismo.
1.19. Requisitos legales de participación
Para participar del proceso, el proponente deberá adjuntar la siguiente documentación:
1.19.1. Acreditación de existencia y representación legal
Las personas jurídicas acreditar su existencia y representación legal mediante certificado original expedido por la entidad competente de su domicilio principal, teniendo en cuenta que la duración de una sociedad, para los efectos de la contratación, debe ser al menos igual al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. El certificado que acredite la existencia y representación legal, no debe tener una fecha de expedición superior a un (1) mes, en la fecha de cierre del proceso de contratación; además copia de la cedula de ciudadanía del representante o proponente.
Además debe adjuntar copia de la cédula de ciudadanía del representante legal y copia del RUT actualizado. El objeto de la sociedad u organización deberá estar relacionado con el objeto de la presente contratación.
Para las personas naturales se debe adjuntar la copia de la cedula de ciudadanía, registro único tributario actualizado (entendido como expedido no antes del año 2015) y registro mercantil (si aplica, actualizado).
En todos los casos, el objeto de la sociedad y/o la actividad económica del proponente deberá estar relacionado con el objeto de la contratación.
Si del certificado de existencia y representación legal se desprende que el representante legal requiere de una autorización previa para celebrar contratos de determinada cuantía, se deberá anexar a la propuesta copia del acta correspondiente en donde se le autorice.
El certificado de existencia y representación legal, las actas y poderes, deben ser anexados a la propuesta.
Para el caso de Consorcios, Uniones Temporales u otra forma de asociación, cada uno de sus integrantes deberá presentar su respectivo certificado, el cual no debe ser superior a un (1) mes contados a partir de la fecha de cierre del proceso.
Dicho certificado debe estar acompañado del documento de conformación de la Unión temporal, consorcio y otra forma de asociación, con el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Ley para el efecto.
El proponente deberá presentar con su oferta el certificado o constancia de pago de los recursos parafiscales: seguridad social en salud, seguridad social en pensiones, seguridad social en riesgos profesionales, aporte a las Cajas de Compensación Familiar, aporte al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y aporte al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello hubiere lugar.
La certificación o constancia de pagos de aportes a los mencionados sistemas, cuando se trate de personas jurídicas, deberá ser expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el contador con número de tarjeta profesional durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiere constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a un (1) mes anterior a la fecha de entrega de la propuesta. Para el caso de personas naturales deberá aportar la constancia de afiliación al sistema de seguridad social.
Para el caso de Consorcios, Uniones Temporales u otra forma asociativa que se presente, cada uno de sus integrantes deberá aportar la respectiva certificación.
1.19.3. Garantía de seriedad de la propuesta
Junto con su propuesta, el proponente deberá presentar una garantía, otorgada por un banco o compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia, con domicilio en la ciudad de Medellín, aceptables en su procedencia, contenido y forma por LA FUNDACIÓN. Será respaldada por la firma del tomador, el sello de cancelado y el comprobante de pago.
La póliza deberá expedirse a favor de Entidades Privadas.
Mediante dicha caución el proponente garantizará:
• Que mantendrá su propuesta sin modificaciones de ninguna clase durante el período de validez y las ampliaciones a que hubiera lugar.
• Que celebrará el contrato, constituirá las garantías exigidas por LA FUNDACIÓN, allegará los certificados de existencia y representación legal que LA FUNDACIÓN le solicite, si se tratare de una persona jurídica; y ejecutará los demás actos que se requieran para iniciar la ejecución del contrato dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que el mismo le sea entregado con tales fines a él o a su dependiente o comisionado.
• La cuantía de la citada garantía corresponderá al veinte por ciento (20%) del valor del presupuesto estimado para el contrato, que corresponde a una suma de hasta CIENTO VEINTIOCHO MILLONES OCHOCIENTOS SETENTA Y SEIS MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y SIETE PESOS ML 128.876.757 y su vigencia será de noventa (90) días calendario, contados a partir de la hora cero (0) de la fecha de cierre de la contratación. Cualquier hora que aparezca en el documento distinto a la hora cero, se tendrá por no escrita.
• El proponente debe recordar suscribir la póliza, adjuntar el recibo de pago o xxxxxxxxxx xx xxx y salvo de la aseguradora, quien debe de tener domicilio en la ciudad de Medellín.
• Si el proponente favorecido no firmare el contrato dentro del plazo fijado en esta cláusula, LA FUNDACIÓN podrá hacer efectiva la garantía de seriedad, sin perjuicio de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados a LA FUNDACIÓN y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este evento la entidad podrá aceptar la oferta dentro de los treinta (30) días calendario, siguientes al proponente calificado en 2o. lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. El proponente que resulte calificado en segundo lugar, debe ampliar esta garantía por el término requerido para una posible aceptación de oferta a él.
Para comprobar el cumplimiento de este requisito, el proponente deberá anexar el certificado de la póliza constituida debidamente firmado (en original) por el Tomador y el recibo de pago de la prima.
1.19.4. Régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses
Antes de presentar su oferta, el interesado deberá verificar que no se encuentra incurso dentro del régimen de inhabilidades o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 sus normas que la modifican, complementan o aclaren ni que se encuentra en conflicto de intereses para contratar con LA FUNDACIÓN, ya que no podrán participar en las contrataciones o concursos, ni celebrar contratos, por sí o por interpuesta persona con LA FUNDACIÓN.
Para constancia de esto, junto con la propuesta deberá anexar un comunicado escrito declarando que no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad o incompatibilidad para contratar con el estado ni la entidad ni el representante legal inscrito; además, allí mismo deberá constar que no se encuentra incurso en ninguna conducta xx xxxxxx de activos, financiación al terrorismo o reportado en centrales de riesgo y que autoriza a la Fundación a realizar la consultas en listas LA/FT para los efectos correspondientes, tanto del representante legal como de la entidad. Con la sola presentación de la cotización NO se entenderá que no se encuentra incurso dentro de dicho régimen.
El documento deberá ser emitido y debidamente firmado por el Representante Legal de la entidad. La Fundación se reserva el derecho de verificar en listados autorizados la veracidad de la información consignada en la constancia adjunta.
1.20. Requisitos financieros de participación
Los proponentes deberán acreditar una adecuada capacidad financiera para el desarrollo del objeto del contrato en relación con el monto del mismo, para la realización de dicho análisis se requerirá por parte del proponente la presentación de sus estados financieros certificados y dictaminados, con fecha xx xxxxx al 31 de diciembre de 2014 y el balnce de prueba con corte a 31 de diciembre de 2015. Los estados financieros objeto de evaluación deberán ser presentados con la clasificación de sus cifras a corto y largo plazo.
Este requisito también se podrá verificar mediante la presentación del Registro Único de Proponentes (RUP) expedido por la Cámara de Comercio.
LA FUNDACIÓN se reserva el derecho de requerir un mayor nivel de detalle y profundidad en la información suministrada por parte del proponente en caso de ser necesario.
Para el caso de consorcios, uniones temporales o cualquier otra forma de asociación al menos uno de los integrantes debe cumplir con este requisito.
Se evaluarán los siguientes índices:
CAPITAL DE TRABAJO: El Capital de Trabajo al 31 de Diciembre de 2014 debera ser superio o igual al 30% del valor del presupuesto asignado.
LIQUIDEZ: Índice de liquidez al 31 de Diciembre de 2014 debe ser igual o superior a 1.2 El índice de liquidez se obtiene al dividir el activo corriente por el pasivo corriente.
ENDEUDAMIENTO: Índice de endeudamiento al 31 de Diciembre de 2014 debe ser inferior al 70 por ciento (70%).
En el caso de uniones temporales o consorcios cada integrante deberá cumplir estos requisitos según su porcentaje de participación.
1.21. Documentos Integrantes de la Propuesta
La propuesta constará de los siguientes documentos:
Formularios de la propuesta debidamente diligenciados de conformidad con lo descrito en el capítulo 2 del presente documento, y con las reglas sobre preparación de ofertas.
Documentos que de conformidad con los numerales 1.18, 1.19 y 1.20: requisitos legales de participación, requisitos contractuales de participación y requisitos financieros de participación, que acrediten que el proponente está habilitado para presentar oferta y para ejecutar el contrato.
1.22. Validez de la Propuesta
La propuesta deberá tener una validez por un periodo de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de contratación, término dentro del cual LA FUNDACIÓN aceptará una de las ofertas o declararán terminado el proceso.
1.23. Documentos del proceso de contratación
Forman parte del proceso de contratación, los siguientes documentos:
Los términos de referencia.
Las adendas
Las aclaraciones a los anteriores documentos
Actas de reuniones, si aplica.
Documentos allegados por las partes como parte de la comunicación y el relacionamiento
1.24. Firma de la Propuesta
La propuesta debe estar firmada por el representante legal del proponente, si es persona jurídica o por el proponente, si se trata de una persona natural o por su mandatario o apoderado. Si el representante legal requiere alguna autorización especial para la presentación de la propuesta, deberá acreditarla. Igualmente, si se actúa por medio de apoderado, se debe presentar el poder, debidamente otorgado.
En caso de que la propuesta sea presentada por Unión Temporal, Consorcio u otra forma de asociación deberá estar firmado por la persona que representa para todos los efectos legales a la asociación.
1.25. Rechazo y eliminación de propuestas
LA FUNDACIÓN podrá rechazar y eliminar una o varias propuestas, sin que haya lugar a su calificación, en cualquiera de los siguientes casos:
1. Cuando el proponente no aporte o reúna los requisitos o calidades señaladas como requisitos legales, contractuales y técnicos para participar indicados en los términos de referencia y sin que hayan sido subsanados en el término otorgado para ello.
2. Cuando la propuesta sea presentada de manera extemporánea (luego de la hora de cierre).
3. Cuando no se aporte alguno de los DOCUMENTOS PARA CALIFICAR (EVALUAR) LA PROPUESTA.
4. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes para la misma contratación.
5. Si luego de evaluadas las propuestas, se encuentra contradicción entre los documentos aportados con la propuesta y lo confrontado con la realidad.
6. No estar inscrito en el Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio.
7. No cumplir con los índices financieros exigidos.
8. Cuando se aporten documentos que en la verificación se corrobore que son espurios o falsos.
9. No expedir la poliza de seriedad de la propuesta previo a la presentación de la propuesta.
LA FUNDACIÓN se reserva el derecho de admitir aquellas propuestas que presenten defectos de forma, omisiones o errores, siempre que éstos sean subsanables y no alteren el tratamiento igualitario de las mismas
2. FORMULARIOS DE LA OFERTA
2.1. Carta de Presentación Proceso de Contratación
De acuerdo con lo que se estipula en esta solicitud de oferta, el suscrito, habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la contratación y sus adendas y recibidas las aclaraciones solicitadas, propone ejecutar todo el trabajo requerido para el contrato que tiene por objeto la
“Contratar la adquisición de la dotación de Uniformes y termos para los programas de la
Fundación EPM, así como los bienes conexos o complementarios que hagan parte de la oferta del
contratista.”
De ser aceptada nuestra oferta, nos comprometemos a celebrar un contrato de conformidad con lo establecido en los documentos de la contratación y a presentar la documentación requerida, dentro del término indicado para ello.
Ejecutaremos el contrato por los precios señalados en nuestra oferta y en el plazo indicado en el numeral “Plazo de ejecución” de la solicitud de oferta, en las condiciones contractuales y técnicas exigidas en la solicitud de oferta y previstas por las normas que rigen la contratación con LA FUNDACIÓN y de conformidad con la aceptación de la oferta que se nos haga.
Mantendremos vigente nuestra oferta durante sesenta (60) días calendario, contados desde la fecha de entrega de la propuesta; procederemos a ampliar su validez y la vigencia de la garantía de seriedad, en caso que se exigiera, si se diere el caso contemplado de prorrogar la fecha para la aceptación de la oferta.
Manifestamos que si bien el proceso de contratación no se rige por la Ley 80 de 1993 sus normas que la modifican y aclaran, aceptamos que LA FUNDACIÓN se acoge al régimen de inhabilidades e incompatibilidades señaladas en ella y por tanto, manifestamos que no nos encontramos dentro de dicho régimen ni dentro de ninguna otra causal de inhabilidad o incompatibilidad señalada en la Constitución Política de Colombia, ni en conflicto de intereses, así como tampoco tenemos en curso proceso judicial alguno, con o en contra de LA FUNDACIÓN, o cualquiera otra entidad del grupo empresarial al que pertenece.
Declaramos finalmente que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que LA FUNDACIÓN considere necesarias para verificar su exactitud, y en caso de no ser ello satisfactorio para LA FUNDACIÓN, conforme a las exigencias de los documentos de la contratación, entendemos que nuestra oferta sea eliminada.
Aceptamos que LA FUNDACIÓN no se hará responsable del pago por cualquier concepto por las modificaciones hechas al contrato y sus documentos negociadas entre el interventor y el Contratista que no se hayan realizado en debida forma según el procedimiento interno de LA FUNDACIÓN y que no estén firmadas mediante documento escrito por las partes que suscriben el contrato, en consecuencia, renunciamos a ejercer cualquier acción civil, comercial, contractual o indemnizatoria tendiente a la reclamación por cualquier concepto.
Manifestamos expresamente que la presente oferta (si) (no) tiene información reservada. Atentamente,
- Nombre y firma del representante legal
- Datos de contacto: correo electrónico y número (s) de teléfono
2.2. Formulario de Precios
Diligencie cuidadosamente este formulario; cualquier error u omisión sustancial conducirá a la descalificación de su oferta; si es subsanable, LA FUNDACIÓN procederá a su corrección, aplicando el procedimiento descrito en el numeral 3.1. "Evaluación de las propuestas".
La unidad monetaria en la cual se hace la oferta deberá ser en pesos colombianos sin decimales.
ÍTEM | ELEMENTO | TIEMPO DE ENTREGA EN DIAS. | COSTO UNITARIO (ANTES DE IVA) | % IVA | COSTO TOTAL |
1 | CAMISETA DAMA | $ | $ | ||
2 | CAMISETA HOMBRE | $ | $ |
3 | CAMIBUSO DAMA | $ | $ | ||
4 | CAMIBUSO HOMBRE | $ | $ | ||
5 | CHAQUETA DAMA | $ | $ | ||
6 | CHAQUETA HOMBRE | $ | $ | ||
7 | CHALECO DAMA | $ | $ | ||
8 | CHALECO HOMBRE | $ | $ | ||
9 | PANTALON DAMA | $ | $ | ||
10 | PANTALON HOMBRE | $ | $ | ||
11 | PAVA | $ | $ | ||
12 | RIÑONERA | $ | $ | ||
13 | CAMISA FORMAL DAMA | $ | $ | ||
14 | CAMISA FORMAL HOMBRE | $ | $ | ||
15 | PANTALON FORMAL DAMA | $ | $ | ||
16 | PANTALON FORMAL HOMBRE | $ | $ | ||
17 | CHALECO FORMAL DAMA | $ | $ | ||
18 | CHALECO FORMAL HOMBRE | $ | $ | ||
19 | TERMO | $ | $ | ||
TOTAL ANTES DE IVA | $ | ||||
IVA | $ | ||||
TOTAL INCLUIDO IVA | $ | ||||
Nota 1: Todos los costos que se requieran para el desarrollo del contrato deberán ser tenidos en cuenta en su totalidad dentro del valor de su propuesta (transporte, personal, bodegaje, instalación, fluctuación cambiaria etc.). Si el proponente seleccionado en el desarrollo del contrato incurre en algún otro gasto necesario para cumplir el objeto del contrato deberá ser asumido por éste.
Nota 2: Es responsabilidad del proponente, verificar según el régimen de ventas al que pertenezca, si está obligado o no a liquidar IVA y bajo qué porcentaje, LA FUNDACIÓN no se hará responsable por sobrecostos que se generen por la inobservancia de normas específicas de cada proponente.
Nota 3: Los proponentes interesados podrán participar con uno, con varios y/o con todos los elementos requeridos y descritos en el numeral 8 “Especificaciones Técnicas”. LA FUNDACIÓN recibirá cotizaciones parciales y/o totales de los elementos y de la misma manera LA FUNDACIÓN podrá realizar la evaluación y selección parcial y/o total de los elementos.
No obstante, de participar con uno, con varios y/o con todos los elementos requeridos, los proponentes deberán acreditar las condiciones de participación exigidas.
Nota 4: Los proponentes deberán disponer de muestras de los productos cotizados, ya que serán tenidas en cuenta en la visita técnica como componente del factor de evaluación.
Nota 5: Los proponentes deberán garantizar dentro del precio propuesto la vinculación de los costos asociados para el cumplimiento de las normas técnicas que apliquen a los bienes de conformidad con la natutraleza y destinación de los mismos.
Nota 6: Esta propuesta no es obligatoria ni vinculante, por esta razón la FEPM no se obliga a adelantar el proceso de contratación antes de ser adjudicado el proceso. Así mismo todos los costos y gastos en que incurra el proponente con ocasión de la preparación y presentación de la propuesta, oferta y/o cotización o cualquier otro costo o gasto relacionado con la participación en el procesos de contratación, estará a cargo exclusivo de los interesados y proponentes, siendo de carácter aleatorio su resultado, por lo que no habrá lugar a reclamación o indemnización alguna, relacionada con la etapa precontractual o mera oferta.
Nota 7: El proponente en caso de salir de seleccionado y durante la relación contractual está obligado a entregar los documentos de cobro a tiempo de acuerdo con los servicios efectivamente prestados y con el visto bueno del interventor del contrato, en caso tal que la Fundación EPM incurriera en sobre costos, multas o sanciones por el no pago a tiempo de la obligaciones y estas sanciones fuesen imputables al contratista, este será el responsable y se descontará el valor del sobre costo, multa o sanción del pago a efectuarse.
Nota 8: El proponente seleccionado deberá garantizar que conserva sus precios indicados en la porpuestas, que cuenta con el stock necesario para el suministro de los bienes, así mismo el contratitsa debera asumir el riesgo financiero del contrato, esto es, la Fundación EPM no acepta modificación en lo precios incialmente cotizados por cambio en la TRM de la moneda de origen del bien.
2.3. Formulario de multas e incumplimientos
INFORMACIÓN SOBRE INCUMPLIMIENTOS, MULTAS Y/O MEDIDAS DE APREMIO Y/O SANCIONES
Los oferentes deberán informar las sanciones y/o multas y/o medidas de apremio o incumplimientos de que hayan sido sujetos los últimos cinco (5) años contados a partir de la fecha de cierre de esta contratación, en contratos con LA FUNDACIÓN y con otras entidades públicas o privadas, para lo cual deben suministrar la siguiente información:
Marque con una X | SI | NO |
¿Se le han cobrado o impuesto sanciones y/o multas y/o aplicado medidas de | ( ) | ( ) |
apremio durante el período indicado? | ||
¿Ha incurrido en incumplimientos durante el período indicado? | ( ) | ( ) |
Si su respuesta es afirmativa llene el siguiente cuadro y firme al final; si es negativa bastará con firmar.
No. del contrato | Entidad contratante | Concepto | No. de resolución y/o comunicación | Fecha de ejecutoría y/o de aplicación | Valor de la sanción y/o multa y/o medida de apremio |
Firma Representante Legal Nombre Representante Legal: Cedula Representante Legal:
3. FACTORES DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y ACEPTACIÓN DE LA OFERTA
3.1. Evaluación de las propuestas
LA FUNDACIÓN examinará las propuestas para determinar si los proponentes están habilitados para presentarla de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están completas, si los documentos han sido debidamente presentados, si hay errores de cálculo, y en general si se ajustan a los documentos de la contratación.
Para la Evaluación de las propuestas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, se realizarán las respectivas operaciones matemáticas de cada uno de los integrantes por separado, ponderando los puntajes de acuerdo con su porcentaje de participación, y de esta manera obtener el total de cada concepto a evaluar.
En caso de que la información suministrada por el oferente presente inexactitudes o sea necesaria su ampliación, LA FUNDACIÓN podrá solicitar información complementaria a la oferta durante el proceso de evaluación, para lo cual se otorgará un término al proponente para hacer entrega de la información solicitada, sin que con ella se pretenda mejorar o modificar sustancialmente la propuesta presentada.
Una vez que LA FUNDACIÓN haya determinado qué propuestas se ajustan a los documentos de la contratación, procederán a su evaluación y comparación, bajo el siguiente procedimiento:
3.1.1. Confrontación aritmética de los precios
LA FUNDACIÓN verificará el precio de cada propuesta, efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades, con los precios totales. En caso de discrepancia entre el precio unitario y el precio total, prevalecerá el unitario, a menos que pueda LA FUNDACIÓN, con certeza, determinar que el valor real se encuentra en el valor total, según se deduzca de la confrontación de los precios con los de los componentes de ese valor unitario, en los formularios diligenciados por el proponente, o en cualquier otra forma que dé certeza. En este caso el valor unitario será corregido para los efectos de evaluación de la oferta.
3.1.2. Procedimiento en caso de error u omisión o desviaciones en la cotización
En la evaluación de la propuesta, se revisará y determinará si existen errores, omisiones o desviaciones en los precios de la propuesta, caso en el cual LA FUNDACIÓN hará los análisis correspondientes.
Si el error puede corregirse con operaciones aritméticas, se procederá a su corrección.
En el caso de discrepancias entre el valor total de un ítem y el producto de su precio unitario por la cantidad, se verificará que la cantidad sea la establecida en los términos de referencia. En caso contrario, se tomará como válida la cantidad establecida en los términos de referencia. Si la cantidad es correcta y hay discrepancia entre el valor total y el producto de la cantidad por el precio unitario, se tomará como correcto el precio unitario y se modificará el valor total, a menos que en opinión de LA FUNDACIÓN haya un error obvio, como en el caso de colocación del punto decimal en el precio unitario, en cuyo caso se corregirá el precio unitario.
Si no es posible lo anterior y la desviación es sustancial se eliminará la propuesta.
Si el error u omisión en la cotización no es sustancial y es simplemente aritmético, se procederá a su corrección en los términos antes indicados.
- En caso de faltantes en un determinado ítem, se recurrirá en primer lugar a verificar si los precios del mismo pueden ser extraídos de la propia oferta; de ser así, el valor real del ítem será el valor corregido tanto para efectos de evaluación de la oferta y de comparación con las demás para la aceptación de la oferta.
- De no ser posible lo anotado en el numeral anterior, se tomará como valor del ítem faltante para efectos de evaluación y comparación, más no para aceptación de la oferta, el mayor valor cotizado para ese ítem por los demás proponentes, así sus propuestas hayan sido rechazadas. Luego se procederá previo a la aceptación de la oferta a determinar el precio con el proponente opcionado, el que de ningún modo será superior al considerado para comparación.
Cuando algún proponente ofrezca descuentos condicionados a determinado evento, éstos no serán tenidos en cuenta en la evaluación y comparación de las propuestas. Pero si la propuesta que ofrece un descuento de este tipo resulta favorecida, éste se hará efectivo en los términos que señale el proponente.
3.1.4. Verificación de la información
LA FUNDACIÓN confirmará las referencias relacionadas en la propuesta que consideren necesarias, para lo cual consultarán directamente a la persona indicada o a otras que puedan suministrar información sobre los trabajos realizados.
LA FUNDACIÓN se reserva el derecho de verificar tanto la información empresarial como la personal, y en caso de encontrarse falsedad en la misma, se descalificará la propuesta.
3.2. Factores de evaluación
Con el fin de garantizar la escogencia de la oferta más conveniente para LA FUNDACIÓN y para los fines que se pretende satisfacer con la contratación, se tendrán en cuenta los siguientes factores, los cuales serán aplicados a las propuestas que cumplan con los requisitos técnicos, contractuales y económicos, verificados como ya se indicó.
3.2.1. Criterios de evaluacion
Factores de evaluación Puntaje máximo
Calidad | 400 |
Tiempo de entrega | 400 |
Valor económico de la propuesta | 200 |
3.2.1.1. Calidad
La calidad tendrá una asignación de cuatrocientos (400) puntos, los cuales se evaluarán de la siguiente manera:
FACTOR | PUNTAJE | CRITERIOS DE ASIGNACIÓN DE PUNTAJES | |
Calidad | 400 | 400: Para toda institución que certifique que: (Visita técnica) Cumple etiquetado Cumple Cortes Cumple Acabados precisos (homogeneidad de color, uniformidad de costuras y tejidos, firmeza de botones y broches, buen funcionamiento de cierres) Concordancia de las tallas. Se permite el cambio o adecuación de las prendas. 80 Puntos: Por cada característica anterior cumplida 0 Puntos : Por cada característica anterior que no cumpla |
3.2.1.2. Tiempo de entrega
El tiempo de entrega ofrecido tendrá una asignación de cuatrocientos (400) puntos, los cuales se evaluarán de la siguiente manera:
FACTOR | PUNTAJE | CRITERIOS DE ASIGNACIÓN DE PUNTAJES |
Tiempo de entrega del producto | 400 | 400: Para toda Institución que entregue los elementos a un plazo máximo de 15 días calendario. 200: Para toda Institución que entregue los elementos en un plazo máximo de entre 16 y 20 días calendario 100: Para toda Institución que entregue los elementos en un plazo máximo de entre 21 y 30 días calendario 0: Para toda Institución que no entregue los elementos en los plazos anteriormente fijados. |
3.2.1.3. Factor económico: 200
El precio tendrá una asignación máxima de doscientos (200) puntos; los cuales se le adjudicarán a la propuesta que ponderando los diferentes precios presente un menor valor. A las demás propuestas se les asignará el puntaje de acuerdo con la siguiente fórmula.
Pm x 200 P = --------------
Pi
Dónde:
P: Puntaje para el factor precio.
Pm: Valor de la propuesta ponderada, más baja Pi: Valor de la propuesta xxxxxxxx.
000: Puntaje asignado a la propuesta que presente el menor precio ponderado
3.3. Comparación de propuestas
Una vez que se determine con exactitud el puntaje individual de las ofertas, se procederá a su análisis global teniendo en cuenta los factores de evaluación que se señalan en este documento, con el fin de seleccionar en su conjunto, cuál es la más favorable para LA FUNDACIÓN.
Ofrecimiento más favorable es aquel que teniendo en cuenta los factores de evaluación, a los que nos hemos referido en este capítulo, resulta ser el más ventajoso para LA FUNDACIÓN, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los documentos de la contratación.
Hechos los análisis del caso, se hará la comparación de las ofertas, mediante cotejo entre ellas, la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones que haya efectuado LA FUNDACIÓN, o sus consultores o asesores en caso de que hayan sido designados para ello.
El resultado del proceso de evaluación no se publica en la página web de LA FUNDACIÓN. Se indicará a cada proponente el resultado de su propuesta sin que se dé a conocer el resultado de la evaluación de las demás propuestas la cual tiene carácter de reserva.
3.4. Aceptación de la oferta
LA FUNDACIÓN aceptará para el contrato la oferta más favorable, que haya cumplido todos los aspectos técnicos, contractuales y los factores de escogencia en general, incluidos en estos términos de referencia, valorados de manera precisa y detallada de conformidad con los análisis establecidos en este documento
3.5. Terminación del proceso
El proceso de contratación se dará por terminado, en el evento de que existan motivos que impidan la selección objetiva del contratista.
La FUNDACIÓN declarará terminado el proceso de contratación sin que haya lugar al pago de indemnización, cuando se presenten hechos que impidan la escogencia objetiva, cuando no se presenten propuestas o ninguna de las presentadas se ajuste a los términos de referencia, cuando se haya violado la reserva de las propuestas de manera ostensible antes del cierre del proceso de contratación, o cuando, a juicio de LA FUNDACIÓN, las diferentes propuestas se consideren inconvenientes desde el punto de vista económico.
3.6. Condiciones de desempate
De presentarse un empate en las propuestas presentadas se preferirá a aquella en la cual el 10% del personal que tiene la empresa contratado por un tiempo no inferior a un año, contado a partir del cierre de la presente contratación sea personal en situación de discapacidad. De persistir el empate se preferirá a quien presentó primero la oferta.
3.7. Etapa de ajuste económico
Una vez evaluadas las propuestas LA FUNDACIÓN podrá realizar ajuste económico al valor de las propuestas presentadas previa negociación con el Proponente. Dicho ajuste se podrá realizar, según lo considere LA FUNDACIÓN, con las propuestas que ofrecieron las mejores condiciones técnicas para la prestación del servicio y que se ajustaron al presupuesto oficial o igualmente se hará en caso que todas las propuestas presentadas superen el presupuesto oficial y que cumplieron con las condiciones legales y contractuales para participar.
4. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN
4.1. El contrato y sus documentos
Forman parte del contrato los siguientes documentos:
Los términos de referencia, con base en el cual el oferente presentó su oferta.
Las adendas y aclaraciones a los términos de referencia.
La oferta y las comunicaciones del contratista en cuanto hayan sido aceptadas por LA FUNDACIÓN.
Las modificaciones o cambios que se convengan por escrito entre las partes durante la ejecución del contrato.
Las pólizas y la aceptación de la mismas.
El Acta de inicio
Todos los documento del contrato
En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente orden: el contrato, las modificaciones que se hagan en la ejecución del contrato, los términos de referencia con sus adendas, la oferta y sus aclaraciones aceptadas por LA FUNDACIÓN; así como los demás documentos mencionados.
4.2. Perfeccionamiento del contrato
El contrato se entenderá perfeccionado con el acuerdo de voluntades de las partes, es decir con la presentación de la oferta y la posterior aceptación por parte de la FUNDACIÓN, una vez cumplidos los requisitos de legalización estipulados en el numeral 1.5. “Cronograma” aparte “Plazo de legalización”.
PARAGRAFO: Para dar inicio al contrato será necesaria la suscripción de las pólizas exigidas en el contrato exigidas en el presente documento y la suscripción del acta de inicio por parte del Interventor y la comunicación de está al CONTRATISTA
4.3. Garantías
El contratista constituirá a favor de LA FUNDACIÓN, las garantías para amparar los riesgos señalados a continuación, las cuales serán otorgadas por un banco o compañía de seguros, legalmente establecida en Colombia, aceptables en su procedencia, contenido y forma por LA FUNDACIÓN.
En aquellos casos en que el oferente otorgue garantías por conducto de sucursales diferentes a las establecidas en la ciudad Medellín o por compañías aseguradoras que no tengan domicilio principal en Medellín, deberá acreditar ante LA FUNDACIÓN y a satisfacción de ésta, que todo lo relacionado con el manejo de todos los asuntos que tengan que ver con dichas garantías se hará por conducto de personas domiciliadas en Medellín y debidamente autorizadas por dichas compañías.
En la elaboración de las pólizas, el oferente deberá vigilar que el nombre de LA FUNDACIÓN debe figurar como FUNDACIÓN EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN acompañado de su NIT número 811.024.803-3. Igualmente, el número del NIT y el nombre del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y
representación legal de la sociedad oferente, cuando este es persona jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de una persona natural.
El valor de la prima respectiva, así como el de sus ampliaciones, será cubierto por el contratista. Las garantías deberán estar firmadas por el contratista y por la compañía aseguradora y acompañarse de sus respectivos recibos de pago de prima.
La garantía se constituirá en la misma moneda del contrato.
Cuando haya modificaciones de plazo, objeto o precio del contrato, el contratista deberá ampliar las garantías para conservar el monto porcentual y la vigencia aquí pactada, de no hacerlo, el contratista autoriza a la Fundación EPM a iniciar ante la respectiva asegurada los trámites necesarios para la modificación de las pólizas sin que se genere relación económica alguna entre la FUNDACIÓN y la aseguradora.
Las garantías deberán estar vigentes durante la vigencia del contrato y su liquidación, salvo la vigencia que para un amparo determinado se señale expresamente.
4.3.1. Riesgos que amparan las Garantías
El contratista Seleccionado deberá constituir las siguientes garantías para amparar los riesgos que se indican a continuación:
Para garantizar el total y estricto cumplimiento de todas las obligaciones que adquiere en el contrato. Dicha garantía deberá tener una cuantía igual al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y una vigencia igual al plazo de ejecución y cuatro (4) meses más.
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones
El contratista otorgará una garantía por los conceptos de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal asociado al proyecto, la misma se constituirá por una cuantía equivalente al cinco por ciento (10%) del valor total del contrato y una vigencia que comprenda el término de duración del mismo y tres (3) años más.
Calidad
Para garantizar la calidad del producto entregado, la garantía deberá asegurar una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia que comprenda la duración del mismo.
PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando haya modificación del plazo o del valor del contrato, EL CONTRATISTA deberá ampliar las garantías en los mismos términos de la modificación del contrato.
PARÁGRAFO SEGUNDO: el proponente seleccionado se obliga a entregar a LA FUNDACIÓN, los respectivos certificados del pago de la prima de cada una de las pólizas que deberá suscribir.
El presente contrato no podrá iniciarse sin que se hayan aceptado previamente las polizas por el área jurídica.
4.4. Domicilio contractual
Para todos los efectos legales y contractuales se tendrá como domicilio contractual el municipio de Medellín.
4.5. Valor total del contrato
El valor del contrato estará determinado por el valor total de los bienes a suministrar, incluyendo su instalación si aplica, las adiciones y prorrogas que se adelanten durante el mismo, teniendo en cuenta que por la naturaleza del mismo no se limitará en su adición y por el contrario el mismo se suscribirá con un valor indeterminado para su vigencia inicial y cada una de las renovaciones que frente al mismo se suscriban, circunstancia que esta en coherencia con el principio de la planeación de la entidad y sus áreas trasversales. No obstante, para efectos de expedición de polizas y control presupuestal, se emitirá el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal CDP por el valor aprobado para dichas adquisiciones en la vigencia que comprende el plazo del contrato.
4.6. Renovación del contrato
La Fundación podrá renovar el contrato hasta por dos (2) periodos iguales o inferiores al inicialmente pactado, previo cumplimiento del procedimiento interno de cada parte.
4.7. Cláusula penal pecuniaria
De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, de manera anticipada y expresa, se estipula como cláusula penal pecuniaria indemnizatoria, en caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones del contratista, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, en caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones del contratista, sin necesidad que se demuestre que hubo perjuicios. Si los hay y no quedan cubiertos por este valor, LA FUNDACIÓN podrá hacerlos efectivos por separado. El valor de dichos perjuicios se hará efectivo, a elección de LA FUNDACIÓN, deduciéndolo de las sumas que existan a favor del contratista, que estuviesen pendientes de pago o de la garantía de cumplimiento o por vía judicial.
4.8. Cesión y subcontratación
EL CONTRATISTA deberá comprometerse a responder contractualmente por el funcionamiento adecuado del objeto del contrato, si el proveedor del producto es un tercero, el contratista no se podrá excusar por el incumplimiento del contrato. El nivel máximo de subcontratación es uno (1) y hasta el 50% de las necesidades iniciales contratadas, es decir, el contratista no podrá subcontratar a una empresa y ésta a su vez a otra.
El contrato no podrá cederse sin autorización expresa y escrita de LA FUNDACIÓN, la cual en los casos en que se justifique plenamente, podrá ser concedida por el funcionario competente para aceptar la oferta o firmar el contrato, según el caso.
El contratista será, en todo caso, responsable por actos, errores u omisiones de sus empleados, subcontratistas, proveedores o agentes, quienes carecerán de toda acción contra LA FUNDACIÓN.
No habrá relación contractual, administrativa ni de ninguna índole entre LA FUNDACIÓN y los subcontratistas y proveedores.
4.9. Fuerza mayor y caso fortuito
El contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada, por fuera del control del contratista y que no implique falta o negligencia de éste.
Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana.
En el caso de fuerza mayor que afecte el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, el contratista tendrá derecho únicamente a la ampliación del plazo contractual pero no a indemnización alguna de LA FUNDACIÓN.
Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse a LA FUNDACIÓN por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan comenzado; dentro de los diez (10) días calendario siguientes el contratista suministrará a LA FUNDACIÓN todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que LA FUNDACIÓN pueda requerir.
4.10. Reclamos del contratista
Cualquier reclamo relacionado con el contrato deberá presentarlo el contratista por escrito a LA FUNDACIÓN o al Interventor, dentro de los ocho (8) días calendario, siguientes a la primera ocurrencia del hecho motivo del reclamo y éste se resolverá por acuerdo entre las partes, de lo contrario la Fundación no estará abocada al reconocimiento o tramite del mismo por no haberse adelantado dentro de la oportunidad acordada.
4.11. Personal del contratista
El personal asignado a la prestación del servicio objeto de estos términos de referencia podrá estar vinculado laboralmente con éste o ser subcontratado, no obstante la firma contratista debe garantizar el estricto cumplimiento a las regulaciones del Código Sustantivo del Trabajo y normas que lo complementan y adicionan.
Ni el personal del contratista ni el subcontratado adquieren vinculación laboral, administrativa, ni de ninguna índole con LA FUNDACIÓN, por lo tanto, será a cargo del contratista el pago de salarios, indemnizaciones, bonificaciones y prestaciones sociales a que el personal tenga derecho.
4.12. Solución de controversias
Las partes podrán decidir de común acuerdo si acuden a solucionar sus conflictos a uno de los Centros de Conciliación de la ciudad de Medellín.
4.13. Modificación a los términos de la contratación
Toda modificación a las especificaciones técnicas, plazo de ejecución y demás información contenida en los términos de referencia, el contrato y sus documentos solo serán válidas si se acuerdan entre las partes que firman el contrato y/o el Interventor del contrato cuando se le hayan delagado específicamente estas funciones, previo cumplimiento del procedimiento interno de contratación de LA FUNDACIÓN.
4.14. Interventor del contrato
LA FUNDACIÓN designará una persona encargada de la administración del contrato cuya función principal es el acompañamiento, control y enlace entre el Contratista y LA FUNDACIÓN. No le está permitido en su calidad de Interventor modificar el valor, plazo, especificaciones técnicas y demás información contenida en el contrato y sus documentos. LA FUNDACIÓN no se hará responsable del pago por cualquier concepto en las modificaciones negociadas entre el Interventor y el Contratista que no se hayan realizado en debida forma según el procedimiento interno de LA FUNDACIÓN.