ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
CONTRATACION ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES
CONTRATACION DIRECTA
(Art. 82 Decreto Reglamentario 2474 de 2008 modificado por el decreto Nacional 4266 del 2010)
1. DEFINICION DE LA NECESIDAD ESTATAL.
Con el fin de mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar productos y servicios que respondan a las expectativas de los usuarios, el Congreso de la República, expidió la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, el cual se constituye en una herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, lo cual permite identificar y gestionar de manera eficaz las actividades misionales y de apoyo en las entidades públicas, haciendo especial énfasis en el mejoramiento continuo para la prestación de un mejor servicio a los ciudadanos colombianos.
Dentro de este contexto, el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 En el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para todos” subíndice A. 2 “Propiedad intelectual, instrumento de innovación” en el lineamiento estratégico de Protección uso y aprovechamiento se enfocara en fortalecer la Dirección Nacional de Derecho de Autor para el buen ejercicio de sus funciones misionales.
Dentro del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 2012 del Ministerio del Interior, en el componente de “Fomento de cultura de la Calidad y el Control” la dirección tiene como metas Planificar y ejecutar una auditoria anual de seguimiento del Sistema de gestión de calidad y Planificar y ejecutar recertificación del Sistema de Gestión de calidad en las entidades del Sector.
La Dirección, ha venido mejorando continuamente sus procesos en busca de la satisfacción de sus usuarios, es así, como en el año 2009, obtuvo el certificado de calidad bajo la norma ISO 9001:2008 No SG-2009001758 A,igualmente, fue recertificada bajo la norma NTCGP1000:2009 certificado entregado por Cotecna con No SG-2009001758 H, cuya vigencia de duración es por tres años, y es reanudable sobre la terminación satisfactoria de una auditoría de re-Certificación siempre y cuando la organización mantenga su Sistema de Gestión conforme con los requisitos, lo cual es verificado mediante auditorías de seguimiento y renovación anuales.
En el año 2009 el gobierno nacional expidió el decreto 4485, por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP1000:2009 y en el año 2011 la entidad renovó su certificado bajo la norma citada, por el mismo ente certificador.
COTECNA está acreditada por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia), y la última certificación expedida cubre el período comprendido entre el 10 de noviembre de 2009 y el 09 de noviembre de 2012.
Teniendo en cuenta el principio de Mejora Continua de la norma NTCGP 1000:2009 implementada en la DNDA, el cual indica que “Es fundamental que la mejora continua del desempeño global es un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad”, y dado que uno de lo objetivos estratégicos de la entidad es “Mejorar la eficiencia institucional mediante la implementación de sistemas de calidad de la gestión”, es necesario que la DNDA mantenga vigente la Certificación del SGC, y para esto se debe realizar una auditoria de seguimiento en cumplimiento de la normatividad vigente.
De otra parte, la Dirección Nacional de Derecho de Autor, si bien ya tiene implementado su Sistema de Gestión de Calidad, también necesita gestionar nuevamente la re-certificación por parte de una empresa reconocida y autorizada para tales efectos por el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP, con el fin de lograr la cualificación de su sistema de calidad y la validación de sus procesos y estrategias de mejoramiento continuo que le permitan a la Entidad no solo mantener su liderazgo institucional, sino ofrecer servicios de alta calidad.
Con el fin de darle continuidad al Sistema de Gestión de Calidad de la DNDA en los términos de la Norma Técnica NTCGP 1000:2009, y cumplir las directrices del Gobierno Nacional plasmadas tanto en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, como en el Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo 2012, concertado en el seno del Sector del Interior, se hace necesario contratar los servicios profesionales especializados en auditorías y certificación de sistemas de gestión de calidad de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2009.
2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR.
Contratar los servicios profesionales especializados en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de realizar la segunda visita de seguimiento y obtener la correspondiente re-certificación al Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2009 e ISO9001:2008.
2.1 ALCANCE DEL OBJETO.
Dentro de la ejecución del objeto del contrato de prestación de servicios profesionales se desarrollarán las siguientes actividades :
2.1.1 Visita de seguimiento al SGC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009
• Verificar que los procedimientos, documentación y cumplimiento de los requisitos mínimos de acuerdo a la normatividad aplicable se encuentren implementados.
• Evaluar los procedimientos y criterios de control estipulados con anterioridad por la firma certificadora.
• Verificar el plan de mejora continua implementado por la DNDA como respuesta a un SGC que busca el mejoramiento de sus procesos.
• Verificar los procedimientos llevados a cabo, conforme lo dispone la normatividad.
2.1.2 Certificación del SGC en la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009
• Tratar, de manera confidencial, la información obtenida de la DNDA en relación con las actividades desarrolladas para la Gestión del certificado y usarla solamente para los fines relacionados con la Gestión del mismo. En caso de que la autoridad competente requiera esta información, CQR informará por escrito a la organización.
• Cuando esta solicitud sea de terceros, diferentes a la auditoría competente, se solicitará a la DNDA previamente una autorización escrita para brindar esta información.
• Monitorear y evaluar la conformidad del cliente mediante las actividades de auditoría de acuerdo a los criterios de Certificación y documentos referidos en todas partes del término de la Certificación. La Certificación del Sistema de Gestión no es garantía de cumplimiento de requisitos legales o contractuales exigibles a los bienes o servicios cubiertos por el alcance de la Certificación.
• Mantener informada a la DNDA de cualquier cambio que pueda afectar la Certificación.
• Proveer, antes de la auditoría, el nombre(s) del(os) auditor(es) que auditarán a la DNDA.
• CQR solo asignará auditores calificados para el proceso.
• Emitir un certificado válido de acuerdo con la evaluación del Sistema de Gestión y determinación de que cumple con los requerimientos de las normas aplicables, al grado que todas las no-conformidades estén satisfactoriamente cerradas y el equipo auditor y el comité de Certificación de CQR aprueben la eficacia de las acciones correctivas.
• Informar a la DNDA que CQR tiene un procedimiento y proceso para el manejo de las quejas y apelaciones en caso tal que el cliente no esté conforme con la decisión o la acción
tomada por CQR.
• Previa autorización de la DNDA realizar Auditorías de Seguimiento por lo menos una vez al año, y las auditorías de re-Certificación cada 3 años para verificar que la DNDA sigue cumpliendo los requerimientos de la norma aplicable, con el fin de comprobar que se mantengan las condiciones que ameritaron el otorgamiento de la Certificación.
• Informar al Cliente sobre los resultados de la visita (auditoría) de seguimiento.
• Suspender o retirar la Certificación del cliente, si el cliente incumple cualquier acuerdo escrito que fue realizado entre CQR y la DNDA; si la DNDA toma una acción que fue determinada como perjudicial para CQR, y su programa de Certificación; si las auditorías no son realizadas dentro de un período
determinado de tiempo, xxxx en el pago de las obligaciones financieras a CQR; si no se ha cumplido satisfactoriamente con la implementación de una solicitud de acción correctiva dentro del plazo establecido (máximo 90 días calendario).
• No realizar trabajo o actividades que se consideren consultoría.
• Informar a la DNDA sobre las quejas recibidas por parte de sus usuarios en CQR.
• Asegurarse que el alcance de Certificación este claramente definido.
2.1.3 Entregables
No | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD | ENTREGABLES |
1 | INFORME DE AUDITORIA DE LA SEGUNDA VISITA DE SEGUIMIENTO | Contratista | Se realizará auditoría al Sistema de Gestión de Calidad, para corroborar el cumplimiento del mismo de conformidad con la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009 | INFORME DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO |
2 | AUDITORIA DE RECERTIFICACIO N | Contratista | Se realizará auditoría al Sistema de Gestión de Calidad, para corroborar el los requisitos de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009 | INFORME DE LA AUDITORIA DE RECERTIFICACION |
CERTIFICADOS DE CALIDAD: | ||||
3 | CERTIFICACION DE CALIDAD | Contratista | Se realizará la valoración del ejercicio de auditoría y se expedirá los Certificados de Calidad correspondientes. | a) 2 Originales del Certificado ISO 9001:2008 con acreditación ONAC. |
b) 2 Originales del Certificado ISO 1000:2009 con acreditación ONAC |
3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
Para el correcto desarrollo del objeto contractual y de su alcance el contratista seleccionado que ejecute el objeto del contrato, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Tener en cuenta los resultados del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad surtido en el año 2009, 2010 y 2011.
b. Tener en cuenta los desarrollos tecnológicos ejecutados por la entidad dentro del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
c. Tener en cuenta las pautas que en materia de identidad e imagen institucional ha definido la DNDA, con el fin de incorporarlas en los resultados de las actividades objeto del contrato.
d. Garantizar como persona jurídica, que el personal contratado cuente con la suficiente experiencia, idoneidad y conocimientos profesionales para la ejecución de las labores pactadas en el contrato.
e. A excepción de la Ley y la autoridad acreditadora la persona natural o jurídica a la cual le sea adjudicado el contrato, actuará de manera confidencial y no revelará a terceros, sin previo consentimiento por escrito del cliente de información que se considere confidencial.
f. Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
g. Cumplir con el objeto y obligaciones del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato.
h. Tener en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
i. Pagar los impuestos si a ello diere lugar.
j. Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
k. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones
innecesarias.
l. No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
m. No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación. 9. Dar cumplimiento al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
n. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
o. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato.
p. El contratista mantendrá indemne al CONTRATANTE, en caso de demandas,
reclamaciones o acciones legales con EL CONTRATANTE por las acciones u omisiones de EL CONTRATISTA, quien será notificado obligándose a responder por dichas reclamaciones y asumir todos los costos y gastos que se generen.
q. Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
4. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR.
a. La DNDA brindará al contratista el apoyo necesario para el desarrollo del contrato, para lo cual entregará toda la información necesaria, y facilitará el ambiente para la realización de la auditoría de seguimiento No. 2 al Sistema de Gestión de Calidad y de Re-Certificación del SGC en la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, y las demás reuniones de trabajo y ejecución de labores entre el contratista y los respectivos Jefes de Proceso de la entidad.
b. Efectuar los pagos que se generen acorde con las condiciones estipuladas en el contrato en cumplimiento del objeto.
c. Permitir el acceso del equipo auditor a todos los sitios e información correspondientes al Sistema de Gestión para el cual solicita o posee el certificado y designar un responsable para la coordinación de las actividades con CQR.
d. El cliente debe estar disponible para recibir la auditoría en las fechas previamente acordadas con CQR.
e. Para permitirle a CQR cumplir con la legislación que aplica a la salud y seguridad, la DNDA debe suministrarle a CQR toda la información disponible en relación con peligros conocidos o potenciales que el personal de CQR pueda encontrar durante su visita.
f. CQR debe tomar todas las medidas razonables para asegurarse que mientras esté en las instalaciones del Cliente, su personal cumple con todos los reglamentos de salud y seguridad de la DNDA, siempre y cuando la DNDA informe debidamente de los mismos a CQR.
g. No utilizar la Certificación con fines de desacreditar a CQR ( ej. una carencia o pérdida de la buena reputación o respeto), y no realizar ningún engaño o una declaración no autorizada sobre la Certificación.
h. Si la DNDA solicita que su certificado sea retirado, o si CQR suspende o retira el certificado, el cliente debe notificar por escrito y descontinuar el uso de toda publicidad que contenga cualquier referencia para su Certificación y devolver los originales de los certificados otorgados por CQR.
i) Asegurarse que los documentos, marcas, logos o informes, certificados o parte de ellos, no se utilicen de una manera engañosa.
j) Tener el uso del logo del organismo de acreditación aplicable, logo y marca de CQR (solicitar a la oficina de CQR).
K)Permitir la realización de Auditorías de Seguimiento, auditorías especiales/com plementarias para cierre de No Conformidades, levantamiento de suspensión, ampliación o reducción del alcance y otros tipos de auditorías necesarias para la verificación del cumplimiento con la norma pertinente y los procedimientos del cliente.
l) Completar mínimo una auditoría interna completa de todos los elementos de la norma pertinente y una revisión por la gerencia del Sistema de Gestión antes que la Auditoría de Certificación ocurra. Además, el solicitante debe haber generado al menos un mes de registros del Sistema de Gestión implementado antes de esta evaluación.
m) Asegurarse del cumplimiento de las normas aplicables asociadas con sus productos o servicios y Sistemas de Gestión, requerimientos del sector específico (sí aplica).
n) Cerrar las no conformidades identificadas de la auditoría en el tiempo establecido y enviar los soportes correspondientes de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas a la oficina de CQR (en un plazo no mayor a 90 días calendario a partir de la reunión de cierre de la auditoría de Certificación o visita de seguimiento).
o) Modificar toda la publicidad en caso de reducción del alcance de la Certificación.
p) Suministrar acceso a los registros de las comunicaciones de terceros, externos a la DNDA, como también, datos específicos u otra documentación relacionada con el cumplimiento legal o regulatorio para la revisión, cuando se requieran. Esto incluye los registros de todas las comunicaciones y las acciones tomadas en relación a los requerimientos de la norma de cada Sistema de Gestión u otros documentos normativos aplicables como las quejas y reclamos de las partes interesadas aplicables de clientes, la comunidad y tratamiento dado a los mismos, las sanciones impuestas por la autoridad competente por incumplimiento de requisitos legales o reglamentos aplicables, etc.
q) Pagar dentro de los plazos estipulados, las facturas que CQR le presenta a la organización por concepto de los servicios de Certificación.
r) Informar, sin demora, a CQR acerca de los cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión o el alcance del certificado tales como:
a. Cambios en la razón u objeto social.
b. Cambios en la dirección de contrato o los sitios bajo el alcance de la Certificación.
c. Cambios en la organización, en su estructura organizacional, en la de sus procesos y en el personal que este relacionado con la administración del Sistema de Gestión. (Aumento o disminución)
d. Cambios en el alcance de las operaciones bajo el Sistema de Gestión certificado
e. Cambios mayores en el Sistema de Gestión y sus procesos
f. Fusión, liquidación, cesión de acciones y en general cualquier otra operación que implique un cambio en la naturaleza jurídica de la organización.
g. En caso de presentarse intervención judicial o administrativa o sanciones impuestas por autoridad competente
h. Cese de actividades mayor a sesenta (60) días. (Lo anterior puede generar ajustes en los días de auditoria de seguimiento definidos en la oferta de servicios inicialmente enviada por el área comercial de CQR.)
s) De acuerdo con lo anterior, CQR se reserva el derecho de realizar auditorías especiales al Sistema de Gestión, para verificar el cumplimiento de los requisitos de la Certificación, lo cual podrá ocasionar la modificación, suspensión o cancelación del certificado, el cese temporal de actividades no dará lugar a la ampliación del período de validez del certificado.
t) La suspensión o cancelación del certificado implica la renuncia por parte de la organización a cualquier acción legal en contra de CQR, así mismo la
organización no podrá seguir utilizando el certificado para ningún fin a partir de la fecha en que le sea notificado por escrito o por cualquier otro medio la suspensión o cancelación del certificado, en caso que la organización siga usando el certificado, CQR podrá iniciar las acciones legales correspondientes y exigir a la DNDA el pago de los derechos y compensaciones por su uso indebido del certificado.
5. IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR
De acuerdo con el objeto descrito en el numeral 2 del presente documento, se realizará un proceso de Contratación Directa de servicios profesionales especializados en auditorías y certificación de sistemas de gestión de calidad de acuerdo a los parámetros establecidos en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, de tal modo que dicho proceso de contratación cumpla con los objetivos que justificaron su aprobación, puesto que dicho contrato cumple con las disposiciones del artículo 1 del Decreto 4266 de 2010, que modifica el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, al definir el contenido del literal (h) del numeral 4 de la Ley 1150 de 2007, referido a la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales– recoge el alcance expresado en sus antecedentes normativos y legislativos (Decreto 2170 de 2002).
Para contratar el servicio profesional, el mismo debe contratarse con la persona que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Para el caso se trata de un trabajo para el cual se requiere experiencia específica en la realización de auditorías de certificación de calidad, labor que por su misma esencia y de acuerdo a la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, no puede ser ejecutada por el personal de planta de la DNDA; pudiéndose realizar únicamente por empresas autorizadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
Por lo anteriormente expuesto, es procedente esta modalidad de contratación porque se realizarán actividades estrictamente profesionales en desarrollo de lo previsto en la Ley 1150 de 2007.
6. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato a celebrar, las normas aplicables a esta contratación están basadas en:
Literal h) del numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007
Decreto 4266 de 2010 por el cual se modifica el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008 quedando así: "Artículo 82. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden
encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita”.
Concepto DNP 20118010153521 xx xxxxx de 2011 sobre Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión
Artículo 1 del Decreto 4266 de 2010, que modifica el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008–al definir el contenido del literal (h) del numeral 4 de la Ley 1150 de 2007, referido a la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales– recoge el alcance expresado en sus antecedentes normativos y legislativos (Decreto 2170 de 2002).
Sentencia del Consejo de Estado No. 37044 del 07 xx xxxxx de 2011, en el cual se señala que no es necesaria la expedición del Acto Administrativo que justifica la contratación directa, en razón a la obligatoriedad de incluir en los estudios previos los fundamentos que justifican la contratación, encontrándose de esta manera ajustado el Decreto 2474 de 2008 a la ley.
Las demás disposiciones comerciales y civiles pertinentes.
Los conflictos que surgieren entre LA DIRECCIÓN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR y los proponentes con ocasión del presente proceso de selección, serán resueltos de conformidad con la legislación colombiana.
7. FORMA DE PAGO.
La forma de pago del contrato de prestación de servicios profesionales se realizará de la siguiente forma:
a) El valor de UN MILLÓN CUATROCIENTOS CURENTA Y TRES MIL NOVECIENTOS VEINTIUN PESOS ($1.443.921,oo) incluido IVA, correspondiente a la segunda auditoría de seguimiento al Sistema de Gestión ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, se cancelará dentro de los treinta (30) días siguientes a la realización de la auditoría de seguimiento, entrega del informe correspondiente donde autorice a la entidad continuar con la certificación hasta la fecha de vencimiento en el mes de noviembre de 2012 y certificado a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, certificado xx xxx y salva de salud, pensión y parafiscales y la factura correspondiente.
b) El valor de TRES MILLONES OCHOCIENTOS VEINTIOCHO MIL PESOS ($3.828.000,oo) incluido I.V.A., correspondiente a la Re-certificación del sistema de Gestión de Calidad en la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 se cancelará dentro de los treinta (30) días siguientes a la realización de la auditoría de Certificación, entrega del informe, emisión de los
certificados ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 en 2 originales acreditados por la ONAC, certificado a satisfacción expedido por el supervisor del contrato, certificado xx xxx y salva de salud, pensión y parafiscales y la factura correspondiente.
Sin embargo, se aclara que el pago estará sujeto al PAC y/o situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
8. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCION.
El contrato se ejecutará en la única sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor en la ciudad de Bogotá, y tendrá un plazo de nueve (9) meses para su ejecución, contados a partir del término que se fije en el contrato que se suscriba por las partes, así:
a) La visita de seguimiento se realizará dentro de la segunda quincena del mes xx xxxxx de 2012 previa suscripción y legalización del contrato.
De los resultados obtenidos en la auditoria de seguimiento, la entidad procederá a programar con las diferentes dependencias para que elaboren, presenten y ejecuten un Plan de Mejoramiento en los términos de la Norma NTCGP 1000:2009 como respuesta a los resultados de esta auditoria
La DNDA debe evaluar los informes o entregables pactados y realizar los comentarios del caso.
b) La re-certificación durante el mes de noviembre de 2012 y el tiempo restante para terminar la ejecución del contrato será utilizado para recibir el informe correspondiente y que la Entidad realice los comentarios del caso y presente el respectivo Plan de Mejoramiento a que hubiere lugar, en los términos de la Norma NTCGP 1000:2009.
9. CRONOGRAMA DE TRABAJO.
El Contratista deberá presentar un cronograma de trabajo detallado, en el cual se establezca la dependencia, jefatura o coordinación y el tiempo para la ejecución de las actividades pactadas en el presente contrato, así como el tiempo para la presentación de los respectivos informes de auditoría y el proceso de establecimiento y verificación del Plan de Mejoramiento a que hubiere lugar.
El cronograma presentado por el contratista, será verificado y ajustado si es el caso una vez se adjudique la oferta. Este documento hará parte integral del contrato a celebrar.
10. SOPORTES PARA LA ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES SIN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 4 de la ley 1150 de 2007 y lo pretendido por las partes en suscribir un contrato de prestación de servicios profesionales para la
auditoria de seguimiento y re – certificación del Sistema de Gestión de Calidad – SGC, de conformidad total con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP 1000:2009, para el estudio e iniciación del proceso contractual, la entidad ha analizado que los riesgos previsibles que afectan directamente la ejecución del contrato a celebrar son los siguientes:
CLASE | TIPIFICACIÓN DEL RIESGO | ASIGNACIÓN DEL RIESGO | ESTIMACIÓN DEL RIESGO | ||||
DESCRIPCIÓN | CONCEPTO | DNDA | CONTR ATISTA | EVALU ACION | VALO RACI ON | PONDE RACION . CLASE | |
ECONÓMICOS | RIESGOS TRIBUTARIOS | Los efectos favorables o desfavorables de las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes al momento de la presentación de la propuesta, será asumido por el contratista, cuando en el desarrollo del contrato se modifiquen las tarifas de los impuestos o eliminan los ya existentes. Siempre y cuando sean aplicables a este tipo de contratos. | X | BAJO | 5 | 12,5% | |
XXXX EN LOS PAGOS | Efectos económicos desfavorables derivados por la xxxx en el pago pactado en el contrato por fallas atribuibles a la administración, exceptuándose a los retrasos generados por fallas en los sistemas que soportan la plataforma financiera de la Entidad. | X | MEDIO | 10 | 25% | ||
SERVICIO | FALLAS DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES PRESTADOS | El contratista es responsable de la calidad e idoneidad de la prestación de sus servicios profesionales y del incumplimiento del objeto contractual y deberá cubrir todos los riesgos derivados del incumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el mismo. Si los servicios profesionales prestados, una vez realizadas el seguimiento a las obligaciones, actividades y al cronograma no cumplen con lo pactado, se reportará al contratista quien deberá dar una solución inmediata y asumir los costos adicionales que se generen | X | MEDIO | 10 | 25% | |
SOCIAL | RIESGO POLÍTICO | El riesgo político relacionado con conflictos ni ternos que afecten la ejecución del contrato, resultantes del presente proceso de selección, serán asumidos por el contratante. | X | BAJO | 5 | 12,5% | |
LABORAL | RIESGOS ACCIDENTALES | La posibilidad que el contratista sufra un determinado daño durante la ejecución del trabajo y/o actividad contratada | X | MEDIO | 10 | 25% |
11. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGO.
Una vez elaborados los estudios previos de la contratación, se establecieron los siguientes riesgos:
11.1 Riesgos Asegurables
Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que debe asumir el contratista y que son asegurables son los siguientes:
a. Que el futuro contratista no pueda dar cumplimiento a la ejecución del contrato.
b. Que el servicio prestado no corresponda o no se haga conforme a las especificaciones técnicas plasmadas en el contrato.
Para controlar estos riesgos, es conveniente estipular en el cuerpo del contrato, que el contratista se obligue a cumplir con lo ofertado, solicitando lo siguiente:
a. Póliza de cumplimiento por un 10% del valor total del contrato, con vigencia igual al tiempo de ejecución del contrato.
b. Póliza de salarios, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social e indemnizaciones. Para el personal que emplee el contratista en la ejecución del contrato, por un valor del 5% equivalente al valor total del contrato con una vigencia de tiempo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de expedición previa firma del contrato correspondiente.
11.2 Riesgos no asegurables
Se considera que los riesgos previsibles en la ejecución del contrato que deba asumir el contratista y que no son asegurables son los siguientes:
• Que durante la ejecución del contrato, el contratista afronte situaciones de índole laboral, administrativo y legal respecto de sus empleados que prestan el
servicio durante la ejecución del contrato, por lo cual el contratista siempre deberá garantizar, mantener y ofrecer la prestación del servicio.
11.3 Riesgos que asume la entidad
A partir de la fecha de suscripción del contrato la Dirección Nacional de Derecho de Autor, asume única y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se relacionan a continuación, además de aquellos que se deriven de lo pactado:
a. Los efectos derivados de la existencia de daño emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, en los términos del contrato y la legislación existente.
b. Los efectos originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato.
Para aminorar los riesgos, en el presente estudio previo se definió que el perfil del supervisor del contrato debe ser el funcionario encargado de la administración del SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, es decir el Asesor de la Dirección General que tiene a su cargo las funciones de la Oficina de Planeación.
12. VALOR ESTIMADO DEL SERVICIO
Teniendo en cuenta el contrato No. 008-2011 que se suscribió el 31 xx Xxxxx de 2011 para realizar la primera auditoría de seguimiento cuyo valor fue de $1’436.126 y el contrato No. 026-09 que se suscribió el 26 de octubre de 2009 para la certificación ISO 9001 y NTCGP 1000 cuyo valor fue de 3’306.000, el IPC y cotizaciones del 2012 por concepto de seguimiento y re-certificación por valor de $1.443.921 y $3. 828.000, se calcula que el valor estimado es de $5’500.000.oo que incluye impuestos, tributos, contribuciones aportes parafiscales o cualquier otro descuento que hubiere de realizarse por ley. Discriminados de la siguiente manera:
Se estima que el valor del desarrollo de las actividades descritas en el numeral 3, es el siguiente:
Actividad | Días estimadas de trabajo | Valor Total Horas por actividades |
Segunda auditoría de seguimiento ISO9001:2008 y NTCGP1000:2009 | 1 | 1.500.000 |
Re-certificación que incluye auditoría documental, auditoría de cumplimiento y expedición de la Certificación. | 3 | 4.000.000 |
TOTAL.................................................................................... | 5.500. 000 | |
13. PERFIL DE LA PERSONA A CONTRATAR
Se considera más beneficioso para la entidad, la contratación de una persona jurídica que esté debidamente autorizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública para realizar procesos de Certificación en Calidad en la Norma NTCGP
1000:2009, para lo cual deberá adjuntar al acredite.
14. PERSONAL REQUERIDO
correspondiente certificación que así lo
La persona jurídica a contratar tendrá bajo su cargo y responsabilidad la elección de los auditores para adelantar el proceso de certificación de la DNDA, cuyo perfil y hoja de vida deberá enviarse a la Dirección Nacional de Derecho de Autor, quien, en todo caso, dará su aprobación y consentimiento previo sobre los profesionales elegidos para adelantar dicho proceso.
15. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES.
• Certificación sobre habilidad para contratar con el Estado, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios vigentes, y el Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 literal j), y las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables.
• Certificación sobre pagos de seguridad social y aportes parafiscales al perfeccionamiento y en la ejecución del contrato (Art 50 Ley 797 e inciso segundo y parágrafo 1º del Artículo 41 de la Ley 80 y Articulo 23 de la Ley 1150/07). El pago a salud y pensión debe acreditarlo para la realización de cada pago derivado del contrato.
• Certificación expedida por la Cámara de Comercio con fecha de expedición no mayor a 30 días a la fecha de presentación de la propuesta.
• Registro Único Tributario expedido por la DIAN.
• Hoja de vida única persona jurídica
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.
• Fotocopia de la certificación expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública que lo acredita para realizar procesos de Certificación en Calidad en la Norma NTCGP 1000:2009.
• Información SIIF. (Este documento no es requisito habilitante)
El proponente deberá anexar DILIGENCIADO el Formato de Información de Proveedores o Contratistas Sistema de Información Integral Financiera SIIF, necesaria para la conformación de la base de datos y para el pago oportuno de las cuentas, por lo que el formato debe ser diligenciado en su totalidad de forma clara y precisa, en letra imprenta, a máquina o en computador.
Debe anexar la certificación de la Entidad Bancaria, en donde los datos del cuentahabiente deben coincidir con los datos del proponente. (Fecha de
expedición no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección).
• Experiencia del Proponente: Acreditar mínimo cuatro (4) años.
• Experiencia del proponente :
El proponente deberá allegar certificaciones de experiencia, las cuales deben acreditar la experiencia mínima de cuatro (4) años en la prestación de servicios de auditorías de certificación, específicamente norma técnica de calidad en la gestión pública y la participación de mínimo 50 personas en el sistema.
• Experiencia del equipo de trabajo (2 años por cada profesional participante):
Para la evaluación del equipo de trabajo se debe entregar la hoja de vida de cada uno de sus integrantes, donde se indique su nacionalidad, anexando fotocopia de la cédula, certificaciones requeridas que demuestren su experiencia profesional en área objeto del contrato y según el perfil al que se presenta.
Para las certificaciones del equipo de trabajo expedidas directamente por el proponente, deberá relacionarse adicionalmente las empresas y el contacto (interventor y/o supervisor, cargo, teléfono y dirección) de las empresas donde se realizaron los proyectos con los cuales trabajó el profesional.
La certificación debe contener mínimo la siguiente información:
- Razón social o nombre de la empresa contratante.
- Objeto del contrato
- Tiempo de labores y/o asesoría
- Calificación dada por la empresa contratante.
- Debe estar suscrita por el supervisor del respectivo contrato o el representante legal del Contratante, o quien haga sus veces.
• Oferta Económica.
La oferta debe contener como mínimo la siguiente información:
- Objeto, alcance del objeto y entregables del mismo, que deberán coincidir con los señalados en el numeral 2 del presente documento.
El costo del servicio debe incluir los impuestos que haya lugar acorde con el Estatuto Tributario Vigente.
- Cronograma de ejecución de actividades. Este cronograma deberá ser presentado atendiendo las dependencias y/o grupos que se les realizará la auditoría y el tiempo estimado con cada uno.
16. CONTENIDO MINIMO DE LA OFERTA
Las oferta que se realice por la persona jurídica que desee contratar, mínimo deberá contener:
16.1 Objeto, alcance del objeto y entregables del mismo, que deberán coincidir con los señalados en el numeral 2 y los respectivo subnumerales del presente estudio.
16.2 Plazo del Contrato. Teniendo en cuenta que se esta contratando la visita de seguimiento y la re-certificación, es necesario que el plazo se contemple desde la fecha de suscripción y por el término de 9 meses sin exceder el 31 de diciembre de 2012.
16.3 Cronograma de ejecución del proyecto. Este cronograma deberá ser presentado conforme a las especificaciones señaladas en el numeral 10 del presente documento.
16.4 Indicar el precio de la oferta, detallando si incluye impuestos, En el precio deberá discriminarse el valor de la ejecución de las actividades señaladas para la visita de seguimiento como para la Re-certificación.
16.5 Los documentos señalados en el numeral 15 que permitan acreditar el perfil de las personas encargadas de ejecutar el proceso de certificación.
16.6 Certificado de existencia y representación del oferente.
17. EVALUACIÓN.
Para adjudicar el contrato con la propuesta recibida, la entidad procederá a verificar los requisitos habilitantes, condiciones técnicas y el factor económico el cual no debe superar el presupuesto oficial disponible para esta contratación.
FACTORES | EVALUACION |
1. JURIDICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
2. TÉCNICOS | CUMPLE / NO CUMPLE |
3. ECONOMICOS | CUMPLE/ NO CUMPLE |
Requisitos jurídicos (Cumple/ no cumple)
Se verificará la presentación y validez de los documentos solicitados.
Requisitos Técnicos (Cumple / no cumple)
Se verificará que la propuesta técnica se ajuste a las necesidades de la entidad consignadas en los estudios previos.
Requisitos Económicos (Cumple / no cumple)
Se adjudicará la oferta que cumpla con los requisitos habilitantes, las especificaciones técnicas y que el precio no supere el presupuesto oficial estimado para la presente contratación, el cual se ha fijado en la suma ($5’500.000,oo) acorde con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 4012 del 07 xx xxxxx de 2012 expedido por la Subdirectora Administrativa.
18. ANÁLISIS CRITERIOS HABILITANTES Y EVALUACIÓN ECONÓMICA.
Se realizará a través de un comité de contratos conformado por la Subdirectora Administrativa, Delegado del nominador, Coordinadora del Grupo de Compras, Jefe Oficina Asesora Jurídica y Asesor del Director General que tienen funciones de la oficina de Planeación.
El presente documento corresponde al estudio previo de conveniencia y oportunidad para contratar los servicios profesionales especializados en auditorías y certificación de sistemas de gestión de calidad, con el fin de realizar la segunda visita de seguimiento al sistema de gestión ISO 9001 y NTCGP 1000 y obtener la correspondiente re-certificación del Sistema de Gestión de Calidad en la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. El presente documento se firma por el responsable en la ciudad de Bogotá D.C., a los siete (07) días del mes xx xxxxx de 2012.
XXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXX
Asesor del Director General con funciones de La Oficina de Planeación
Anexo: Propuestas del estudio xx xxxxxxx CDP 4012 xx Xxxxx 7 de 2012