Condiciones para la Prestación de Servicios Nilo ERP, Software de Gestión Empresarial vía Web

Condiciones para la Prestación de Servicios Xxxx ERP, Software de Gestión Empresarial vía Web

Xxxx ERP es un aplicativo de gestión y contabilidad empresarial web enfocado para PYMES. El presente Acuerdo de Prestación de Servicios (en adelante, el “Acuerdo”) se celebra entre Negocios NEX S.A.S., compañía domiciliada en la Xxx 00 Xx. 00 X – 00, Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx, Xxxxxxxx, (xx adelante el “EL PROVEEDOR” o “PROVEEDOR”) y la persona natural, la entidad que a través de su representante legal o quien tiene la autoridad para actuar en nombre de la persona/entidad para la cual está utilizando el software o el servicio, acepta los términos estipulados en éste documento (en adelante el “EL USUARIO” o “USUARIO”), tal y como aparece identificado/a al final de este acuerdo al pie de su firma o en el formulario de aceptación diligenciado en el registro del sistema.

El presente Acuerdo delimita los Términos y Condiciones de uso y de acceso al Servicio que se define más adelante y se entiende perfeccionado a partir del momento en que el USUARIO acepte los mismos, al firmar el presente documento o al aceptar electrónicamente el mismo, que para todos los efectos tiene igual implicación. Como evidencia de lectura y aceptación de éste Acuerdo, el PROVEEDOR guardará el registro de quién aceptó sus condiciones en sus bases de datos, y dará por entendido que los ha socializado con los demás usuarios de la misma.

La persona que Acepta el presente Acuerdo manifiesta que: a) en caso de ser una persona natural, cuenta con mayoría de edad; en caso de representar a una persona jurídica, cuenta con la autoridad suficiente para vincular legalmente a la empresa y/o entidad a los términos y condiciones del mismo; b) ha leído, comprendido y socializado con los posibles usuarios del sistema el presente acuerdo; c) acepta el contenido del Acuerdo en su totalidad en nombre de la parte que representa o en nombre propio.

Además, como las condiciones pueden variar o ser modificadas a lo largo del tiempo, es obligación del USUARIO asegurarse de revisar y aceptar las condiciones más recientes disponibles en el sitio web xxxxx://xxx.xxxx.xxx o incluidas en El Software para su conocimiento y consulta.

1. Definiciones:

1.1. “Servicio” o “Servicios”: Hace referencia a la funcionalidad que el CLIENTE opera en su dispositivo o computador al utilizar la “Plataforma”, el “Aplicativo”, la “Aplicación” o el “Software” suministrado por EL PROVEEDOR, denominado comercialmente bajo la marca “XXXX” y es ofrecida en su sitio web y opera bajo el dominio xxxx.xxx y sus subdominios asociados, también hace referencia al centro de ayuda y formación Universidad Xxxx. Los términos “Plataforma”, “Aplicativo”,

“Aplicación” o “Software” anteriormente mencionados serán utilizados de forma sinónima en éste Acuerdo.

1.2. “Pago por el Servicio”, “Pago”, “Tarifas” o “Tarifa”: Se refiere al pago mensual o anual o importe vía suscripción o pago único específicamente acordado con el USUARIO en contraprestación del uso de la Aplicación o de servicios conexos a la misma, todo esto dentro de los criterios estipulados en el presente Acuerdo.

1.3. “Cuenta de Usuario”, “Usuario”: Hace referencia al mecanismo a través del cual cada persona nombrada accede al Servicio, utilizando un “login” y “password” individual e intransferible. Una Cuenta de Usuario sólo puede ser utilizada por una persona física a la vez.

1.4. "Titular de la cuenta", “Suscriptor”: El término "titular de la cuenta" o “suscriptor” hace referencia a la persona a nombre de quien está la tarjeta de crédito que se usó para registrar la cuenta en Xxxx.

1.5. “Usuario Invitado”: Significa cualquier persona o entidad, que no sea el Suscriptor o titular de la cuenta, que utiliza el Servicio con la autorización y bajo la responsabilidad del Suscriptor y/o del administrador de la aplicación en forma periódica o de vez en cuando.

1.6. “Licenciatarios”: Compañías terceras que han llegado a un acuerdo económico o de alianza de negocios con EL PROVEEDOR para proveer a éste tecnología, software o conocimiento relevante e instrumental en la prestación del Servicio.

1.7. “Socios de negocio” o “Aliado”: Personas naturales o Compañías que han llegado a un acuerdo económico o de alianza de negocios con EL PROVEEDOR para participar en la estructuración, comercialización, implantación, despliegue o mantenimiento del Servicio en cuestión.

1.8. Mantenimiento planeado: Mantenimiento de rutina ejecutado por EL PROVEEDOR para dar soporte y actualizar la Aplicación. Por definición, los Mantenimientos Planeados son informados con anticipación al CLIENTE y son ejecutados dentro de los horarios de mantenimiento pre-acordados con EL USUARIO en el presente Acuerdo.

1.9. Mantenimiento no-planeado: Mantenimiento correctivo o de emergencia ejecutado por EL PROVEEDOR para dar soporte a la aplicación y corregir una eventualidad que no se encontraba prevista (por ejemplo, corregir un error o ejecutar un parche de seguridad). Por definición, los Mantenimientos no-planeados ocurren aleatoriamente y por ende son ejecutados en cualquier horario y muchas veces no es posible informarlos con anticipación al USUARIO.

1.10. “XXXX”, “Xxxx ERP”, “Sistema Xxxx”: hace referencia a la marca comercial de la empresa Negocios NEX S.A.S. que provee el servicio y responsable del software.

1.11. “Aplicativos” o “Aplicativos Xxxx” o “Módulos”: Significa, según la modalidad que usted suscriba como USUARIO, las funcionalidades que posee la plataforma y son vendidos por suscripción acordes a los planes comerciales videntes.

1.12. "Sitio web": hace referencia al sitio donde se presentan todos los servicios que XXXX ofrece.

1.11. "Plan": hace referencia a las condiciones de uso que tienen el USUARIO según el pago que haya efectuado.

1.12. Datos del Cliente: Son los datos personales que El USUARIO ingrese o registre en el Software una vez comienza a operar el Servicio. Los Datos del Cliente incluyen, pero no se limitan, toda aquella información transaccional generada de manera específica cuando el USUARIO opera su negocio utilizando el Servicio, tal como la información contable, financiera, facturación, de datos de terceros, de datos de inventario, de cuentas por cobrar y por pagar, de datos referentes a nómina, y todos aquellos que sean necesarios para la correcta parametrización y operación del Software. El PROVEEDOR actuará como responsable del tratamiento de los datos personales que el USUARIO ingrese o registre en el Software una vez comienza a operar el Servicio. El USUARIO autoriza al PROVEEDOR para incluir en el Software los datos indicados, y será el responsable de obtener las autorizaciones de terceros para incluir sus datos en el Software, cuando éstas sean requeridas. El USUARIO mantendrá indemne al PROVEEDOR en caso de reclamos, demandas, multas, condenas, u otros perjuicios que se causen al PROVEEDOR en caso de que el USUARIO no haya obtenido las autorizaciones requeridas por la ley vigente en ese momento en Colombia respecto a la protección de datos (como lo son, por ejemplo, la Ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013).

Si bien la Plataforma donde se despliega el Servicio es fundamentalmente la misma para todos los clientes, los Datos del USUARIO, por su propia naturaleza, son diferentes para cada USUARIO. Los Datos del USUARIO son considerados por el PROVEEDOR como información estrictamente confidencial, y en consecuencia, el PROVEEDOR solamente tendrá acceso a ellos con el único propósito de que el Servicio se preste adecuadamente, obtener estadísticas y analizar los datos para mejorar su servicio. El PROVEEDOR podrá solicitar al USUARIO, y éste las pondrá a disposición del primero, las autorizaciones que haya obtenido de terceros para el tratamiento de datos, según las normas legales.

1.13. “Derecho de Propiedad Intelectual”: Significa cualquier patente, marca de productos o de servicios, nombre de dominio, nombre comercial, derechos de autor (derecho patrimonial

o derecho moral), modelo o diseño, know-how y cualquier otro derecho de propiedad

intelectual (de propiedad industrial o derechos de autor), reconocido legalmente, independientemente que esté registrado o no.

1.14. "Información confidencial": incluye toda la información de relevancia contable, tributaria, comercial, estratégica, técnica o legal, intercambiada entre las partes de este acuerdo, ya sea por escrito o en forma electrónica u oral (en este último caso, siempre que se confirme en un soporte físico), sin incluir información que es, o llegue a ser públicamente disponible, que no sea a través de la divulgación no autorizada por la otra parte. La información confidencial debe ser anunciada como tal al momento de ser remitida por una de las partes a la otra.

1.15. “Suscripción”: Significa su decisión expresa o tácita como USUARIO de adquirir o usar los servicios xx XXXX ERP. El uso que usted haga como USUARIO del servicio de los aplicativos xx XXXX implica un acto de suscripción del servicio.

2. Descripción del Servicio

XXXX xxxxxx el servicio de su aplicación web en dos modalidades, gratis y pago. XXXX podrá dejar de ofrecer el plan Gratis para usuarios. El usuario adquiere una licencia no-exclusiva, mundial y temporal e intransferible para usar el sistema XXXX según las condiciones del plan que haya elegido al momento de pagar por el servicio, o si es el caso acepta las condiciones que tiene al ser un usuario gratis, pero en ningún momento adquiere propiedad sobre la plataforma.

Los derechos de autor sobre las obras de software que componen la plataforma y los servicios serán de titularidad xx XXXX y bajo ninguna interpretación de éstos términos de servicio se entenderán transferidos al usuario.

El servicio xx XXXX se inicia al momento de registrar una cuenta en el sitio web xx XXXX, tras haber aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio consiste en el uso del software XXXX disponible en el subdominio del cliente que se encuentra bajo el dominio principal xxxx.xxx y todos los servicios disponibles en sitios web asociados (xxxx.xxx/xxxxx/ y xxx.xxxx.xxx) , aplicaciones móviles y API.

El usuario se hace conocedor de los servicios por los que está pagando a la hora de usar alguno de los planes que ofrece XXXX. Xxxx no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el usuario a la hora de elegir su plan, así como tampoco al momento de digitar o ingresar su información tanto personal como de la operación y marcha de su actividad empresarial ni tampoco de la clasificación que realice de la misma lo que afectará irremediablemente los resultados arrojados por el Software.

Xxxx da por entendido que el titular de la cuenta y los usuarios conocen cualquier cambio que se haga en la configuración de ésta, así como que realizará los cambios que considere pertinentes. Xxxx no se responsabilizará por la pérdida de información que ocurra por fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero tal y como se explica bajo el título “Operación del Sitio”.

Xxxx garantiza al usuario el libre acceso al sitio web xxx.xxxx.xxx, xxxx.xxx/xxxxx/ y aplicación móvil para ver la información allí disponible, bajo condiciones normales, sin embargo el

usuario acepta que existan circunstancias técnicas por las que ésta información puede llegar a estar inaccesible de manera temporal y por lo tanto exonera x XXXX de cualquier tipo de responsabilidad por este hecho, bajo el entendido de que esto puede obedecer a limitaciones inherentes al estado de la tecnología en la actualidad.

3.- USO DE SOFTWARE

Xxxx le otorga el derecho de acceder y utilizar el servicio a través del sitio web con las funciones de usuario disponibles para usted. Este derecho no es exclusivo, es intransferible, y está limitado y sujeto a lo prescrito en este documento y a sus adendas o modificaciones. Usted reconoce y acepta que es el responsable del uso del Servicio, y el responsable de todos los usuarios Invitados. Como Suscriptor usted decidirá qué acceso o nivel de acceso (permisos) tendrán sus diferentes usuarios, y deberá asegurarse de que todas las personas que usan el aplicativo conocen, cumplen y aceptan estos términos.

El presente Acuerdo entre el Suscriptor y Negocios NEX S.A.S. describe los términos de uso y los alcances, condiciones y limitaciones de los servicios de El Software, prestados bajo la modalidad “software como servicio” (SaaS) de acuerdo con su tipo de suscripción. El tipo de servicio puede ser bajo diferentes modalidades, bien para que El USUARIO lleve su propia información contable, con algunas funciones contables y transaccionales, o bien para que los contadores lleven la información contable de sus clientes (usuarios finales), pero sin funciones transaccionales, o bien para otras funcionalidades o modalidades definidas actualmente o que se definan en el futuro.

Si el servicio se adquiere para proporcionar servicios a otros, usted debe asegurarse de que está autorizado a hacerlo y que todas las personas para quienes se prestan servicios conocen todos los términos de este documento, sus adendas o modificaciones, para efectos de su cumplimiento.

Por la modalidad de contratación (SaaS) EL USUARIO no tendrá instalado el software en sus máquinas, sino que tendrá acceso al servicio vía web suministrado por Negocios NEX S.A.S. bajo el tipo de suscripción definido por EL USUARIO. El usuario podrá acceder al beneficio de exoneración de IVA definido por la DIAN y el ministerio de tecnologías de la información debido a que cumple con los requisitos exigidos en el numeral 24 del artículo 476 del estatuto tributario y reglamentaciones relacionadas. EL USUARIO tendrá acceso al servicio en la medida que mantenga el contrato vigente y a paz y salvo. En cualquier caso, que EL USUARIO no continúe o no quiera continuar con los servicios podrá bajar su información a archivos planos para no perder la información, ya que la misma no puede migrarse a otro software o plataforma y XXXX no puede hacerse responsable indefinidamente de la misma.

A cada USUARIO se le asigna un código identificador único, que solo podrán usar el número de usuarios y/o módulos y/o empresas autorizadas expresamente por XXXX, y sus características y descripción se encuentran detalladas en la página web de xxxx.xxx. EL USUARIO reconoce haber comprendido las características y funcionalidades del aplicativo contratado y que éste, siendo genérico, satisface las necesidades para las cuales suscribió el servicio pues se adecúa a las necesidades y procesos propios de su negocio.

Los usuarios que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. Xxxx da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a Negocios NEX S.A.S. de poseer información falsa sobre cualquier usuario.

XXXX ERP permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según el plan que cada titular o usuario de cuenta haya elegido al momento de registrar su cuenta. XXXX no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como tales para el uso de la plataforma y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma. De suceder una situación como ésta, XXXX no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma ni frente al usuario ni frente a terceros.

4.- ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS:

Para la utilización de los servicios xx XXXX ERP, EL USUARIO debe aceptar expresa o tácitamente los términos y condiciones del presente documento y que también se encuentran en la página web xxx.xxxx.xxx, pero puede cambiar en alguna actualización de este, de modo que para la utilización del servicio cada vez que se produzca una actualización de El Software, EL USUARIO debe leer, comprender y aceptar los nuevos términos y condiciones: se entenderá que EL USUARIO ha aceptado los términos de este contrato si hace uso de los servicios de cualquiera de los aplicativos o funcionalidades xx XXXX ERP y/o con el pago de la factura.

En caso de no aceptar los términos y condiciones del servicio, EL USUARIO no debe hacer uso de los aplicativos o funcionalidades. Xxxx no aceptará la modificación de estas condiciones generales, en la medida que son uniformes para todos los usuarios de los servicios. En el evento que el USUARIO no acepte las nuevas condiciones en caso que estas cambien, el USUARIO no podrá hacer uso del servicio.

Por lo mismo, las condiciones de este documento, sus adendas o modificaciones estarán vigentes respecto de la versión del Software habilitada al usuario. En caso de una actualización de versión o un ajuste de esta, cambio de software o de empaquetamiento, o de sistema operativo, o de plataforma, adición de módulos, funcionalidades o usuarios autorizado, es probable que estas condiciones cambien. Si el usuario representa una organización, está dando por entendido que la organización acepta ceñirse a este contrato y que tiene las facultades para actuar en nombre de aquella y por lo tanto obligarla frente x Xxxx y aceptar las obligaciones establecidas en el presente contrato.

5. Prerrequisitos para operar el Servicio:

5.1. Acceso a internet: Para poder acceder al Servicio de forma idónea, EL USUARIO debe contar con una conexión a internet. La conexión mínima recomendada para operar el Servicio es de mínimo 5 MB por segundo, la cual soportará hasta 3 usuarios concurrentes (siempre y cuando ese canal no se esté utilizando para otros asuntos). Adicionalmente, el USUARIO debe contar con 1.6 MB por segundo por cada usuario adicional que desee operar bajo una

misma conexión a internet. “Usuarios Concurrentes” se refiere al número de usuarios que acceden la Aplicación a la vez, utilizando una misma conexión a internet. El Servicio puede ser operado con anchos xx xxxxx menores, pero EL PROVEEDOR no se responsabiliza por el desempeño que presente el aplicativo si no se cumple el estándar mínimo de velocidad de conexión.

5.2. Equipo de cómputo adecuado: Para utilizar el Software de manera idónea, el usuario debe contar con equipo de cómputo con al menos 6 GB de RAM y una velocidad de procesamiento mínima de 2.5 Ghz así como la última versión disponible del browser gratuito “Chrome” de Google.

Responsabilidad limitada del PROVEEDOR frente a la infraestructura básica: EL PROVEEDOR no será responsable por experiencias insatisfactorias del usuario resultantes de no cumplir con la infraestructura mínima recomendada para operar la Plataforma. EL PROVEEDOR tampoco será responsable de dificultades en la comunicación causadas por dificultades en las redes o los servicios de proveedores de telecomunicaciones de terceros.

6. Niveles de Servicio:

Durante el término de duración del servicio, EL PROVEEDOR se compromete a lo siguiente:

6.1. Disponibilidad: los horarios de disponibilidad para los usuarios que adquieren planes diferentes al gratuito serán los siguientes: lunes a sábado de 6am a 10pm; Domingos y Feriados de 6am a 7pm, hora Colombiana. La disponibilidad es calculada sobre los horarios críticos, y su índice de disponibilidad es de 97%, puesto que en horas diferentes Negocios NEX S.A.S. se reserva el derecho a hacer mantenimiento y actualizaciones a la aplicación. Sin embargo, de no existir ninguna tarea de mantenimiento o actualización, el software estaría disponible para el usuario también en horarios considerados como no-críticos.

6.2. Mantenimiento planeado: En consecuencia, con lo anterior, EL PROVEEDOR se compromete a desplegar tareas de mantenimiento en horarios por fuera de los definidos como críticos, a saber: lunes a sábado de 10:01 pm a 5:59 am; domingo y feriados de 7:01 pm a 5:59 am.

En caso de requerir un mantenimiento que requiera mucho tiempo, este se realizará en lo posible los días domingos o festivos a partir del mediodía. De igual forma, EL PROVEEDOR procurará razonablemente informar a sus CLIENTES con 48 horas de anticipación sobre los horarios que efectivamente se utilizarán para dar mantenimiento planeado a la Plataforma.

6.3. Mantenimiento no-planeado: Con el propósito de garantizar la integridad y seguridad del Software, EL PROVEEDOR tendrá el derecho de desplegar mantenimientos no planeados cada vez que lo estime necesario y con la frecuencia que estime necesaria. EL PROVEEDOR procurará avisar a sus USUARIOS con la mayor anticipación permitida por la situación sobre dichos mantenimientos, los cuales podrán ocurrir sin limitaciones de horario y, debido a los inconvenientes que pretenden solventar (por ejemplo, la aplicación de un parche de seguridad recientemente publicado por una de las casas globales de infraestructura de software), de manera imprevista y no avisada.

Nota: Negocios NEX S.A.S. no tiene ningún tipo de responsabilidad y obligatoriedad de mantener dichos niveles de servicio para empresas o usuarios que usen el servicio por medio del plan gratuito. En los casos en los que no se pudiera acceder por el tipo de conexión o por un tipo de mantenimiento mencionado, ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio prestado por parte xx Xxxx.

El USUARIO reconoce que es consciente que la prestación y uso de los servicios que ofrece Xxxx dependen de terceros, por lo cual la afectación del servicio que se dé por incumplimientos por parte de terceros no recae sobre Negocios NEX S.A.S., entre ellos se encuentra fallos en conexión por parte del operador del cliente, proveedores tecnológicos de facturación electrónica, conexión con servicios DIAN, servicios de alojamiento en servidores web.

7. Servicios de soporte al USUARIO final:

Ayudas e instructivos en línea para la utilización del Software: Como parte del Servicio, EL PROVEEDOR facilitará al USUARIO documentación de apoyo, videos instructivos y otras ayudas en línea a través de su Portal de Clientes, dentro del aplicativo denominado “Universidad XXXX”. Adicionalmente, EL PROVEEDOR ofrecerá clases gratuitas en línea, con la frecuencia que estime conveniente, para capacitar al USUARIO en la utilización del Software. Utilizar el material instructivo en línea, como también atender los seminarios en línea, no tendrá un costo adicional para el USUARIO. El PROVEEDOR ofrece en sus planes pagos servicio de soporte personalizado vía CHAT o correo electrónico. Para los servicios de CHAT o correo, a menos que el plan especifique explícitamente lo contrario, el límite de consumo sin costo alguno para cada USUARIO, donde cada USUARIO se entiende como una empresa representada por un único NIT, es de 3 (tres) horas por mes (en total para todos los usuarios de dicho NIT). Si un USUARIO excede su consumo de servicio de CHAT o CORREO, EL PROVEEDOR tendrá potestad de cobrar, a su discreción y acorde a sus tarifas comerciales vigentes, por las horas de servicio al cliente adicionales prestadas durante dicho mes, previa aceptación del deseo del USUARIO de recibir este servicio adicional.

En caso de que el USUARIO no desee recibir dicho servicio adicional, el PROVEEDOR se reservará el derecho de suspender el servicio de chat, correo u otro tipo de servicios de atención personalizada durante el mes en cuestión, servicios éstos que se reanudarán al siguiente mes por las mismas 3 (tres) horas mensuales incluidas en los planes.

Se hace claridad que todo USUARIO podrá continuar utilizando las herramientas de autogestión de la plataforma, como los son los videos e instructivos presentes en el portal de ayuda en línea (“Universidad XXXX”), de manera ilimitada.

7.1. Soporte telefónico: EL PROVEEDOR podrá ofrecer servicios de soporte telefónico, e incluirlos en sus planes comerciales, esto para la atención de preguntas de los Usuarios Finales. Dicho Servicio será facturado al USUARIO por aparte, y no está incluido en el pago efectuado por el USUARIO en contraprestación del derecho de uso de la Aplicación. EL PROVEEDOR se reserva el derecho a crear paquetes comerciales con diferentes costos y niveles de soporte telefónico, y de modificar los mismos en el tiempo sin previo aviso.

7.2. Soporte presencial: EL PROVEEDOR podrá ofrecer servicios de soporte presencial en aquellas ciudades donde el volumen de clientes lo haga económicamente viable. Este soporte será facturado por aparte, y no está incluido en el pago que efectúa el USUARIO en contraprestación del derecho de uso de la Plataforma. EL PROVEEDOR se reserva el derecho a crear paquetes comerciales con diferentes niveles y ofertas de soporte presencial. En casos en que el USUARIO requiera soporte presencial en ciudades donde EL PROVEEDOR no tenga una presencia local de Ingenieros de Soporte, el USUARIO asumirá los costos de viaje incurridos en la prestación de dicho servicio. El servicio presencial en áreas donde EL PROVEEDOR no tenga presencia permanente no estará garantizado y será prestado bajo una modalidad de mejor esfuerzo, a no ser que medie compromiso escrito entre las partes especificando otros términos.

8. Medios de pago, tarifas y cargos

El usuario podrá elegir el plan y periodo de pago al momento de realizar el primer pago. Según el periodo elegido o negociado: mensual, semestral o anual. Los próximos cobros se realizan cada 30 días calendario posteriores al primer pago para el plan mensual.

El pago xx Xxxx es anticipado y el usuario acepta que se realicen cobros recurrentes según los periodos elegidos. Además, se compromete a notificar x Xxxx en caso tal de que no quiera que se genere el siguiente cobro, mínimo 2 días hábiles antes de su próxima fecha de cobro.

En caso de que el usuario no notifique x Xxxx, con anticipación sobre su deseo de no generar el cobro recurrente, este tendrá 5 días hábiles para pedir la devolución del dinero conforme el derecho de retracto previsto en el Estatuto del Consumidor (términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011).

En caso de que el usuario haya realizado por lo menos el consumo o uso de uno de los servicios contratados en los planes pagos se considera como aceptado los servicios adquiridos y se reserva el derecho de solicitud de devolución de dinero.

Xxxx ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web. Sin embargo, para acceder x Xxxx a través de algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario registrar por parte del titular de la cuenta alguna información, como por ejemplo un número de cuenta o tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera o que se encuentre vigente, para poder realizar el cobro por los servicios prestados en nuestro software online disponible en xxxx.xxx o en la aplicación móvil. Si existen retenciones de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el usuario.

Xxxx es consciente que poseer información de tarjetas de crédito o cuentas bancarias de los usuarios es delicado. Por lo tanto, está comprometido con mantener esta información segura y aislada de usos inadecuados.

Xxxx da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta por lo tanto no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta,

entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta.

Xxxx, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito, pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce los datos a los que no tiene acceso cualquier persona.

No obstante, el usuario autoriza x Xxxx a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional.

El usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Xxxxxxx y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita.

En cualquier caso, que EL USUARIO no haga el pago dentro de la oportunidad pactada para los suscriptores (5 días calendario) o incumpla cualquier obligación a su cargo en virtud de estas especificaciones, o de las disposiciones legales vigentes, Negocios NEX S.A.S. suspenderá el servicio y EL USUARIO no podrá acceder al software, hasta que el USUARIO se ponga nuevamente al día. Para otro caso diferente a suscripción el servicio se suspenderá el mismo día de la compra.

Las tarifas se basan en los servicios adquiridos por el tiempo contratado y no en el uso real, de manera que salvo acuerdo que exprese lo contrario, Xxxx no proporcionará ningún reembolso por el período que EL USUARIO no haya usado el servicio ni por el periodo restante por una suscripción prepaga, en caso que EL USUARIO no desee seguir usando los servicios. De todos modos, las obligaciones de pago por el periodo contratado son irrevocables unilateralmente por el usuario y las tarifas abonadas no son reembolsables siempre y cuando superen los tiempos mínimos establecidos por el estatuto del consumidor.

En caso xx xxxx EL USUARIO reconocerá y pagará x Xxxx el máximo interés moratorio admitido de acuerdo con el artículo 884 del Código de Comercio y demás disposiciones legales, sobre las sumas adeudadas según los plazos estipulados en la factura.

Dentro de la tarifa pactada con el USUARIO se incluye el uso de un espacio de almacenamiento razonable para las operaciones e información contable y administrativa del mismo que se tasa en 1 Gigabyte para los usuarios del planes pagos y 200 Megabyte para los gratuitos; sin embargo, en la medida que la información almacenada por el usuario supere este límite, Xxxx ERP procederá a efectuar el cobro adicional por el espacio en exceso utilizado, para aquellos planes que contemplen módulos de registro ilimitados se agregará el espacio para agregar las entradas de texto necesario. Es responsabilidad del USUARIO seguir las recomendaciones de uso de la plataforma.

Es posible que Xxxx ERP ofrezca precios preferenciales o descuentos por los productos o servicios, como resultado de planes promocionales, precios de introducción, precios u ofertas

de temporada, ofertas masivas, ofertas espontáneas, etc. La elegibilidad de dichos precios preferenciales o descuentos está condicionada a los términos de cada promoción, y salvo disposición en contrario, no tendrán vigencia mayor a treinta (30) días calendario desde su publicación. Xxxx se reserva el derecho de suspender o finalizar la promoción o descuento en el caso de que las facturas de esos cargos no se paguen en su totalidad de acuerdo con los plazos y condiciones pactadas.

En el caso que Xxxx xxxxxx un servicio no facturable, por ejemplo, dependiendo el tipo de servicio contratado y la cantidad de clientes que tengan el servicio, etc., estas condiciones comerciales se entenderán temporales y no obligan indefinidamente x Xxxx ya que pueden cambiar o se pueden suspender en cualquier momento. Xxxx notificará al USUARIO las nuevas condiciones que se definan, directamente o a través del portal (xxx.xxxx.xxx) y las mismas empezarán a regir en la fecha que se notifique en la comunicación. Tratándose de algún servicio sin contraprestación económica alguna, Xxxx se reserva el derecho a eliminar EL USUARIO de la nube si observa que después de tres (3) meses, EL USUARIO no está haciendo USO del servicio o de la plataforma. En este caso, la información ingresada por EL USUARIO también puede ser eliminada por Xxxx.

Negocios NEX S.A.S. se reserva también el derecho de cambiar las tarifas, planes y periodos de cobro publicados en cualquier momento, pero estos cambios no tendrán vigencia retroactiva.

9.- OBLIGACIONES DE LAS PARTES:

9.1.- Como USUARIO del servicio usted se obliga a:

a) Mantener actualizada la información, modificando cuando sea necesario cualquier cambio de estado de alguno de los datos proporcionados en la inscripción inicial.

b) No entregar información que corresponda a terceros sin su autorización, así mismo no entregar información inadecuada, o que afecte las disposiciones sobre datos personales, o que viole derechos de autor o de terceros, marcas u otros derechos de propiedad intelectual, convenios de confidencialidad, ni usar los servicios Xxxx ERP en actividades que tengan que ver con la explotación sexual, pornografía, proxenetismo, el turismo sexual y demás formas de abuso sexual, imágenes o videos con menores de edad, material que haga apología a la violencia, proselitismo armado o actividades de personas o grupos al margen de la ley, o que atenten contra los usos honestos. En caso contrario Negocios NEX S.A.S. podrá decidir unilateralmente la terminación del servicio de manera permanente.

c) Responsabilizarse por la clave de acceso y/o la administración de las claves que asigne y mantenerlas bajo confidencialidad y notificar x Xxxx de inmediato si se produce dicho acceso o uso no autorizado del servicio. Usted es responsable por todas las actividades que se realicen con su cuenta de usuario.

d) Contar con mecanismos de protección y detección de virus, e información no deseada, ya que Xxxx no responderá por daños o perjuicios derivados de ataques externos.

e) No infringir los derechos propiedad intelectual xx Xxxx sobre las marcas, nombres y los aplicativos. En este orden de ideas, usted no podrá, a título enunciativo, más no limitativo:

● (i) intentar socavar la seguridad o la integridad de los sistemas o redes informáticos xx Xxxx o, cuando los Servicios están alojados por un tercero, los sistemas informáticos y las redes de terceros;

● (ii) utilizar los Servicios de manera que pueda afectar la funcionalidad de los mismos o el Sitio web u otros sistemas utilizados para prestar los Servicios, o afectar la capacidad de cualquier otro usuario para utilizar los Servicios o el Sitio web;

● (iii) intentar obtener acceso no autorizado a ningún material que no sea el que le ha dado permiso expreso para acceder o al sistema informático en el que se alojan los Servicios.

● (iv) transmitir o ingresar al sitio web archivos que puedan dañar los dispositivos informáticos o software de otra persona, contenido o material o Datos en violación de cualquier ley (incluidos datos u otro material protegido por habeas data, derechos de autor o secretos comerciales) que no tiene el derecho de usar); o

● (v) intentar modificar, copiar, adaptar, reproducir, desensamblar, descompilar o aplicar ingeniería inversa a El Software o los programas informáticos utilizados para prestar los Servicios u operar el Sitio web, salvo que sea estrictamente necesario para utilizar cualquiera de ellos para el funcionamiento normal.

f) Contar con planes de contingencia que le permitan afrontar cualquier inconveniente que se pueda presentar con la información, independientemente de que el inconveniente sea o no de la responsabilidad de Negocios NEX S.A.S.

g) Las demás que se desprendan de las anteriores o que se consignen en este documento o en cualquier adenda o modificación al mismo.

9.2.- Xxxx ERP, por su parte se obliga a:

a) Habilitar el servicio contratado, para operar bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), de acuerdo al tipo de Servicio y con acceso al número limitado de usuarios expresamente facturados y cancelados por el USUARIO al momento de la suscripción del servicio.

b) Xxxxxxx garantia sobre el Software en los términos y condiciones que se expresan en este documento.

c) Hacer permanentemente monitoreo en la red, sistemas y elementos de comunicación y trabajo de los aplicativos xx Xxxx, para efectos del servicio, de la medición de la usabilidad del mismo y/o con fines estadísticos o para efectos internos.

d) Xxxx se reserva el derecho de usar libremente, de cualquier manera, incluso en futuras modificaciones de los productos o servicios, publicidad o materiales de marketing, las experiencias de los usuarios con El Software o El Servicio, los comentarios, sugerencias e ideas que EL USUARIO proporcione en desarrollo o con ocasión del uso de El Software o aplicativo o funcionalidad objeto del servicio, sin reconocer derecho, compensación o propiedad alguna al USUARIO que los envía sobre unos y otra. Si EL USUARIO envía dichos

comentarios, sugerencias o ideas x Xxxx, se entiende que con ello otorga permiso a Negocios NEX S.A.S. para usarlos, así como la información sobre su experiencia con Xxxx para ayudarnos a brindar y mejorar los servicios a que hace referencia este documento.

e) Brindar a los usuarios activos y a paz y salvo servicios de soporte, mantenimiento y garantía de manera virtual, sobre El Software y sobre el Servicio.

10. Funciones publicitarias de Google Analytics implementadas en Xxxx: Xxxx utiliza las audiencias de remarketing de Google Analytics para hacer análisis de su audiencia y para su uso en Google AdWords, esto con el fin de publicar campañas de remarketing dirigidas a sus usuarios. El usuario acepta que su información sea tratada para efectos de analítica de datos y por lo tanto permite que Xxxx utilice estas herramientas con fines estadísticos.

11. Modo de uso de las cookies

Xxxx, Mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas, Xxxx podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.

En esta medida, Xxxx podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. Xxxx usa esta información para fines analíticos. El usuario xx Xxxx podrá deshabilitar estas herramientas.

Las actividades de seguimiento adelantadas por Xxxx también podrán realizarse dentro de la aplicación, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencias, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el usuario ‘para conservar su privacidad.

12. Análisis de datos.

El usuario al crear su cuenta y hacer uso de la aplicación Xxxx ERP, acepta que EL PROVEEDOR pueda transferir, transmitir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, filiales, vinculadas o subordinadas de EL PROVEEDOR en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros.

El usuario que realiza el pago de una suscripción en cualquier momento puede solicitar a LA EMPRESA que detenga el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo xxxxxxxx@xxxx.xxx o comunicarse a través del chat de atención al cliente. Para hacer uso del aplicativo en su versión gratuita el usuario acepta el tratamiento de sus datos, en caso contrario el usuario no podrá hacer uso de la plataforma.

13.- Documentos Electrónicos

Tratándose de documentos electrónica, Xxxx ofrece a los aliados o suscriptores de los aplicativos o servicios xx Xxxx ERP, el módulo de facturación electrónica, el cual cuenta con cierta cantidad de documentos electrónicos como facturas electrónicas, notas crédito electrónicas y notas débito electrónicas incluidas en el costo mismo de la suscripción periódica que paga EL USUARIO. La tarifa de la suscripción que paga EL USUARIO por el Xxxx ERP le brinda acceso al usuario al número de documentos electrónicos indicados en la oferta comercial de cada plan hasta agotarlos, debiendo entonces adquirir paquetes que le habiliten nuevamente un número determinado de documentos electrónicos.

En ambos casos (aliados o suscriptores) el usuario es el único responsable del uso de los documentos electrónicos adquiridos, pero deberá mantener la suscripción al aplicativo xx Xxxx ERP vigente y a paz y salvo para tener acceso al módulo y a los servicios de facturación electrónica provistos por Xxxx y poder emitir documentos electrónicos a través del aplicativo xx Xxxx. Xxxx se reserva el derecho de modificar las condiciones de uso bajo esta modalidad, tarifas y demás requisitos, pero en este caso, estas no operan de manera retroactiva, es decir, tendrán vigencia a partir de la siguiente facturación que deba hacerse por este servicio.

Se sugiere al USUARIO elegir a Negocios NEX S.A.S. como aliado del proveedor de factura electrónica Cadena S.A. En el evento que no seleccione a nuestro aliado como proveedor tecnológico de documentos electrónicos, la responsabilidad xx Xxxx se limita a la generación y emisión del documento a través del Software licenciado, pero la implementación del otro sistema, la contratación con el otro proveedor tecnológico, el costo de cada uno de los documentos que genere, los servicios y la garantía que dicho proceso demande serán de la responsabilidad exclusiva del USUARIO con su proveedor tecnológico elegido.

PARAGRAFO: el USUARIO es el único responsable por la revisión, aprobación y generación del documento electrónico, y de sus efectos contables, fiscales, legales y tributarios, así como de los planes de contingencia necesarios, entre otros hasta la emisión de factura física provisional de ser necesario, para después subirlos a la plataforma electrónica, en cualquier evento de interrupción programada o que no esté asociada al software. El USUARIO se compromete a informar a Negocios NEX S.A.S. en cualquier caso que se presente cualquier tipo de error, modificación de información, y en general, de cualquier situación de la cual se pueda desprender algún efecto para Negocios NEX S.A.S., para el USUARIO o para terceros. El USUARIO se compromete a parametrizar y activar la Facturación de Contingencia en los casos que se requiera por la no disponibilidad del servicio del Proveedor Tecnológico y/o servicios asociados de la DIAN.

16.- CONFIDENCIALIDAD

Cada parte conservará la confidencialidad de toda la Información de la otra obtenida en relación con estos términos. Ninguna de las partes, sin el previo consentimiento por escrito de la otra parte, divulgará o pondrá a disposición de ninguna persona información confidencial que previamente notifique que así lo sea.

El usuario es responsable por mantener la privacidad de su cuenta de usuario incluyendo la contraseña y claves de acceso, y de proveer los mecanismos de seguridad de la información en sus propios equipos o dispositivos.

El manejo de datos del USUARIO estará acorde a la política de tratamiento de datos personales.

Si usted ya aceptó estos términos y condiciones digitalmente, no tiene que diligenciar las firmas físicas. De lo contrario, por favor diligencie las firmas abajo:

Por EL CLIENTE:

Firma:

Nombre:

Cc:

Fecha: