CAMPEONATO EMA RUTA ESTADIO. ALICANTE (España) 2018. CONTRATO
CAMPEONATO XXX XXXX ESTADIO. ALICANTE (España) 2018. CONTRATO
Preámbulo
1. Organización, Fecha y Localización.
1.1 Composición del LOC (Comité Local Organizador)
1.2 Fecha y Localización
2. Obligaciones del LOC
2.1 Potestad sancionadora
2.2 Tasa de autorización ( no reembolsable)
2.3 Fianza (reembolsable)
2.4 Sponsorización
2.5 Beneficios y Pérdidas
2.6 Informe y Recuento
2.7 Compromisos adquiridos por LOC
2.8 Logo de EMA
2.9 Derechos de filmación y televisión
2.10 Seguro de Responsabilidad Civil
2.11 Cabinas para licitadores/ Organizadores y socios de EMA
3. Desarrollo y Preparación de la Competición
3.1 Visitas de inspeción de EMA al lugar de la competición.
3.2 Organización General de los servicios de Timing y Proceso de Datos.
3.3 Reglamento Técnico- Programa de la Competición-Jurado de Apelaciones- Descalificaciones
3.4 Referencias de Género
3.5 Oficiales designados por EMA
3.6 Oficiales designados por LOC
3.7 Información de los atletas- Guía de mano de los competidores
3.8 Competidores eliminados
3.9 Controles de dopaje
3.10 Ceremonias de Apertura y Clausura
4. Requisitos de los competidores y del consejo.
4.1 Idiomas
4.2 Alojamiento y Salas de Reuniones
4.3 Alojamiento y Transportes de los miembros del consejo.
4.4 Salas de Reuniones en el Campeonato
4.5 Transporte General
4.6 Acompañantes
4.7 Boletín de inscripción
4.8 Declaración Responsable de cada atleta
5. Inscripciones
5.1 Tasa de Inscripción
5.2 Competidores
5.3 Pago de la tasa de inscripción en EMA
5.4 Declaración responsable del competidor
6. Premios y Publicidad del Campeonato.
6.1 Premios y Medallas
6.2 Publicidad del Campeonato
7. Aplicación del Contrato.
7.1 Aplicación del contrato
7.2 Jurisdicción aplicable.
7.3 Enmiendas
7.4 Referencias de Género.
7.5 Casos de Fuerza Mayor
8. Firmas
8.1 Ciudad/ Municipio
8.2 Órgano afiliado al IAAF
PREÁMBULO
El presente contrato se realiza entre EUROPEAN MASTERS ATHLETICS (a partir de ahora "EMA") y el Comité Local Organizador ( a partir de ahora "LOC") en relación a la 16ª edición del Campeonato de Atletismo sin Estadio de 2018 (EMACNS).
El Comité Local Organizador estará formado por la REAL FEDERACIÓN ESPAÑOLA DE ATLETISMO ( RFEA ), la FEDERACIÓN DE ATLETISMO DE LA COMUNIDAD VALENCIANA, la empresa ASESORES Y ORGANIZADORES DEPORTIVOS DE ALICANTE,
S.L y el CLUB ATLETISMO BENACANTIL. El Ayuntamiento de Alicante tendrá la condición de colaborador en la organización de la prueba, sin que en ningún caso se le pueda considerar parte del LOC.
El LOC expresa aquí su voluntad de organizar la 16ª edición del Campeonato de Atletismo sin Estadio (EMACNS) (a partir de ahora "el Campeonato"), de acuerdo a la constitución, los estutos y el reglamento de la Competición de EMA ( incluidas en el manual de EMA), el reglamento del WORLD MASTERS ATHLETICS (a partir de ahora "WMA") y el reglamento de la ASOCIACIÓN INTERNACIONAL DE FEDERACIONES DE ATLETISMO (a partir de ahora "IAAF") y durante la ejecución de este contrato entre EMA y LOC se aplicará la base anterior.
Por la presente, y bajo estos términos EMA sanciona y autoriza a LOC a celebrar el Campeonato en los siguientes términos y condiciones:
1. ORGANIZACIÓN, FECHA Y LOCALIZACIÓN.
1.1 Composición del LOC (Comité Local Organizador)
El LOC recibirá el nombre de:
Comité Organizador Campeonato Europa Master en Ruta – Alicante 2018
El LOC deberá ser una entidad legal y /o será representada por:
a) Xxxx Xxxxxxx with ID 06566033 Q como Presidente de la RFEA con registro:
Real Federación Española de Atletismo: número 4 registro en el Consejo Español de Deportes con CIF Q2878003 y domicilio en Madrid, Xxxx Xxxxxxxxxx, 00.
b) Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Mas con DNI: 00.000.000 F y Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx con D.N.I:
00.000.000 M.
cuyo registro es:
Asesores y Organizadores Deportivos de Alicante, S.L, registro mercantil de la provincia de Alicante, tomo 1.474 general, folio 91, hoja número A-14991 y con CIF X-00000000.
Club Atletismo Benacantil, registro 4116.
Fecha inscripción en el registro:
Los respresentantes autorizados del LOC son:
Presidente: Xxxx Xxxxxxx C.E.O: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx
Tesorero: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Mas
El LOC tienen como entidad bancaria a: La Caixa.
Se adjunta en el anexo una carta de acuerdo con el Afiliado Nacional, miembro del IAAF.
1.2 Fecha y Localización.
El Campeonato se celebrará en el término municipal de ALICANTE.
Las instalaciones del Campeonato se localizan en: término municipal ALICANTE
Estas instalaciones deberán ser consecuentes con el programa, el número de inscritos y el tipo de competiciones. Están detalladas en el anexo técnico.
El Ayuntamiento de Alicante facilitará el uso por parte de la organización, de aquellos espacios e instalaciones públicas necesarias para el desarrollo de las pruebas que componen el evento. Para ello se compromete a tramitar y obtener cuantos permisos sean necesarios, facilitando escrito de autorización a la organización, donde se especificarán las fechas y horarios de uso.
2. OBLIGACIONES DEL LOC
2.1 Potestad Sancionadora.
El LOC acepta y reconoce a EMA como la única autoridad administrativa europea en Atletismo y como el único organismo competente en relación a normativa técnica del Campeonato.
Las inscripciones al Campeonato deberán realizarse de manera individual o a través de los respectivos afiliados de EMA, los cuales tendrán que validar todas las inscripciones nacionales. El afiliado natinal deberá enviar a EMA una copia de los pagos realizados al LOC con la relación del número de inscripciones.
El LOC deberá establecer el calendario de eventos y grupos de edad y, de acuerdo con EMA, determinará los aspectos del Campeonato, incluyendo además, pero no únicamente, lo relacionado con las Ceremonias de Apertura y Clausura, la Fiesta de los Atletas y la Presentación de las Medallas, todo lo cual deberá ser detallado en el apéndice técnico.
2.2 Canon
Con el objeto de la obtención de la autorización de EMA para la celebración del Campeonato, el LOC acuerda abonar a EMA la cantidad en concepto de canon de 14.000 euros (catorce mil euros) netos, a pagar en dos plazos. EMA recibirá la totalidad de dicho canon.
Del total devengado en concepto de canon, la empresa Asesores y Organizadores Deportivos de Alicante, S.L, y el Club Atletismo Benacantil aportará en primer lugar 6.000 euros que deberá abonarse no más tarde del 00 xx xxxxxxx 0000 o en el momento de la firma del convenio. Una vez sea efectivo el depósito por parte de la empresa Asesores y Organizadores Deportivos, S.L, y el Club Atletismo Benacantil y así lo hayan verificado cada una de las partes implicadas, la Concejalía de Deportes abonará a EMA 8.000 euros también en concepto de canon.
En caso de que el LOC, por cualquier causa, renunciara a organizar el Campeonato, la cantidad total de la tasa arriba referida deberá ser abonada a EMA.
2.3 Fianza (reembolsable)
Con el propósito de presentar al Consejo de EMA su candidatura, el LOC se compromete a abonar a EMA la suma de 8000 euros (ocho mil euros ) en concepto de fianza. EMA tendrá derecho a quedarse con parte o con la totalidad de esa cantidad en caso de que el LOC no cumpla en el tiempo pactado con las obligaciones económicas pactadas en el presente contrato. El pago de esta fianza deberá estar acompañado de la firma del contrato entre EMA y LOC.
Esta suma, 8000 euros, será reembolsada a LOC tras el cumplimiento de todas las obligaciones por parte de LOC. El LOC acuerda no reclamar ningún reembolso por parte de EMA en el caso de alguna disputa entre EMA y el LOC hasta la resolución de dicha disputa. Los criterios en relación a las obligaciones del LOC incluirán, aunque no estarán limitados a lo siguiente:
a. La impresión y distribución dentro de los 3 meses siguientes a la finalización del Campeonato de los resultados ( folleto, video, DVD o cualquier otro formato) por los cuales los competidores habrán pagado al LOC; Estos materiales deberán también reflejar la lista completa de afiliados/ países y el número de atletas inscrtos por afiliado/ país.
b. Entrega por parte del LOC de los informes (técnicos y financieros) del Campeonato a EMA, en los 6 meses siguientes a la finalización del Campeonato.
c. Entrega por parte del LOC a EMA, dentro del plazo de 6 meses después de la finalización del Campeonato, de un resumen financiero incluyendo todo la información de gastos e ingresos.
d. Realización y cumplimiento de todos los materiales, provisiones técnicas y financieras llevadas a cabo para el desarrollo del Campeonato.
2.4 Esponsorización
El LOC podrá negociar esponsorización económica con organismos gubernamentales de carácter nacinal, regional o municipal, con particulares y/o con el sector corporativo, excepto con fabricantes de cualquier producto o servicio considerado por EMA como perjudicial para los mejores intereses de EMA y de acuerdo al reglamento del IAAF. Además, dichos sponsors deberán ser informados por escrito de que las inscripciones del Campeonato deberán ser conformes a la Constitución, Estatutos y Reglamento de la Competición EMA. El LOC entregará con suficiente antelación una lista de futuros Sponsors al Presidente de Ema para su aprobación. Antes de la aprobación por parte de EMA, el LOC deberá haber firmado un contrato con el sponsor.
En el supuesto de que EMA tenga la intención de llegar a acuerdos con alguna empresa comercial, como parte de este acuerdo, se le pedirá al LOC la provisión de suficiente espacio publicitario y otras consideraciones para los sponsors de EMA. A cambio, el LOC recibirá algún reembolso económico por parte de EMA para la puesta en marcha del Campeonato o cualquier compensación financiera. Las condiciones específicas de este intercambio deberán ser determinadas mediante negociaciones entre el LOC y EMA bajo acuerdo dentro de un plazo de al menos 6 meses antes del comienzo del Campeonato.
EMA se reserva el derecho a ocupar hasta 2 páginas del folleto de inscripciones para su agencia de publicidad, con el objeto de publicitar a sus sponsors (dichos sponsor no impedirán ni afectarán a los sponsors del LOC).
2.5 Beneficios y Pérdidas.
EMA no tiene ningún derecho sobre los beneficios obtenidos por el LOC en la organización del Campeonato.
El LOC no hará partícipe a EMA de ningún perjuicio, deuda o responsabilidad, incluidas las tasas o costes de abogados, en las que pueda incurrir el LOC antes, durante o después de la celebración del Campeonato.
Asimismo, el LOC no se hará responsable de ninguna deuda contraida por EMA en relación a este evento, a no ser que sea previamente acordado por escrito por el LOC.
El Ayuntamiento de Alicante, a través de la Concejalía de Deportes, tampoco será responsable de ninguna de las posibles deudas, perjuicios o responsabilidades económicas o de otra naturaleza que se produzcan con motivo de la organización y/o ejecución del evento.
2.6 Informe y Recuento.
El LOC entregará al Tesorero de EMA durante el primer día de competició del Campeonato un informe detallado con todos los aspectos de las tasas de inscripción, incluyendo un listado de inscripciones por afiliados según la nación y el presupuesto. Al mismo tiempo el LOC abonará a EMA las tasas de inscripción de EMA.
EL informe final (incluyendo el presupuesto) deberá ser enviado al Tesorero de EMA no más tarde de 180 días después de la Competición. La distribución del resultado de los apoyos deberá realizarse no más tarde de 3 meses después de la Competición. La devolución de la fianza se efectuará cuando se realice esta última tarea.
2.7 Compromisos adquiridos por el LOC.
En el caso de que el LOC se comprometa a ofrecer algún servicio adicional o beneficio a los competidores, estos compromisos se considerarán vinculantes y deberán formar parte de este Contrato y señalados a continuación.
2.8 Logo de EMA.
El LOC deberá comprometerse a mostrar el logo de EMA de manera prominente y apropiada en todos los eventos, funciones y actividades relacionadas con el Campeonato. El LOC deberá comprometerse a mostrar el logo de EMA en la portada de todas las publicaciones oficiales del Campeonato y de manera prominente en todas las publicaciones y material que se impriman en relación con el Campeonato. El LOC deberá garantizar que EMA recibe un reconocimiento apropiado mediante el anuncio público de los eventos y actividades oficiales del Campeonato.
2.9 Derechos de Filmación y Televisión.
El LOC deberá recibir el consentimiento de EMA por escrito en relación a la venta o uso de derechos de filmación del Campeonato. Las condiciones deberán ser acordadas por el LOC y EMA. Cualquier aprobación no será denegada injustificadamente.
2.10 Seguro por daños y responsabilidad civil.
En relación a la contratación de un seguro por parte del LOC, éste deberá indemnizar y defender directa o indirectamente a los Oficiales de EMA, a los atletas y a los espectadores en lo que se refiere a toda responsabilidad, incluidos los costes de abogados y costes derivados de pérdidas o daños a personas o propiedades de cualquier tipo ocasionados por la administración del Campeonato incluyendo, sin límite, todos los daños consecuentes, excepto aquellas pérdidas o daños resultantes de los actos intencionados de EMA, sus Oficiales, atletas o espectadores.
Una reconocida compañía de seguros deberá emitir dicha póliza a EMA y al LOC como asegurados adicionales. Esta póliza deberá cubrir toda y cualquier responsabilidad ocasionada por negligencia y su límite no podrá ser inferior a 2.000.000 de euros por reclamación individual. Una copia de dicha póliza de seguro deberá ser entregada a EMA no más tarde de 6 meses antes del comienzo del Campeonato, así como un justificante del pago de la prima debida de la póliza. El borrador de esta póliza deberá ser enviada a EMA antes de la reunión del Consejo EMA.
La póliza deberá especificar que el seguro cubre la duración del montaje, preparación y finalización del Campeonato. El Campeonato se considerará finalizado cuando el LOC haya llevado a cabo todos los compromisos relacionados en el párrafo 5. Si el LOC no realiza la contratación de la póliza en el plazo establecido, EMA suscribirá la póliza con cobertura para el LOC, a coste del LOC.
En caso de daño ocasionado a personas o propiedades, el único responsable será el LOC, quien renunciará a demandar a EMA.
2.11 Mostradores / stands para organizadores y socios de EMA / Organizadores y Socios de EMA.
El LOC deberá proveer stands para los próximos organizadores del Campeonato EMA (de hasta 10m2) y para todos los socios de EMA en el xxxx xxx xxxx de inscripciones.
3. DESARROLLO Y PREPARACION DE LA COMPETICIÓN.
3.1 Visitas de Inspección de EMA.
Después de la adjudicación del con, el Consejo de EMA designará hasta 3 personas para la primera visita de inspección.
El LOC se hará cargo de las comidas y el alojamiento (2 noches) de las visitas de inspección (hasta 3 visitas) del Director Técnico de EMA (TD), el Gerente-Delegado de Organización de EMA (OD/TM) u otras personas (máximo 3 personas) que designe el Presidente de EMA. Las visitas deberán realizar antes del inicio del Campeonato.
3.2 Organización General de los Servicios de Timing y Proceso de Datos.
El LOC deberá proveer un paquete de servicios que incluya al menos lo siguiente:
- Un sistema de inscripción on line con pago mediante tarjeta de crédito; impresión de petos, pases y listas de clasificación.
- Un sistema de Foto-Finish y display con cronómetro para los eventos sin estadio.
- Un sistema de Procesador de Datos: confirmación de inscripción, listas de salida, sistema de gestión en tiempo real, rankings, impresión y envío de resultados de la web, todo ello incluyendo los equipos necesarios (servidores, ordenadores portátiles, tablets...)
- Sistemas de Información: listas de salida y resultados en tiempo real en pantallas táctiles para los speakers, el jurado y los atletas (un minimo de 10 monitores de varios tamaños).
- Sistema de entrega de medallas que permita mostrar la "ceremonia del podium" a través de 50 antenas nacionales.
- Contador de vueltas automático con chip de frecuencia de radio y detección de salida con monitor de 50 pulgadas para mostrar los datos a jueces y atletas.
- Gestión Rfid para los eventos sin estadio para las carreras que incluya detección de salida (5 metros de ancho) y un contador de vueltas para el circuito xx xxxxxxxx (alrededor de 1500 chips).
- Recogida electrónica de datos y tablón de anuncios para los eventos xx xxxxxxx, mediante tablets (para 5 jueces, el juez principal y el grabador).
- El coste de todos estos servicios será asumido por el LOC.
3.3 Reglamento Técnico / Programa de la Competición / Jurado de Apelaciones / Descalificaciones.
X. XXX tendrá la decisión final en lo referente a la interpretación de las reglas técnicas y el apéndice técnico que acompaña a este contrato.
B. EMA es la autoridad final en lo que respecta al programa, incluyendo los aspectos generales y los detalles del esquema de los eventos de la competición (horarios). EMA consultará al LOC para determinar estas cuestiones.
C. El Presidente de EMA designará a un Jurado de Apelación y tendrá en consideración aquellas propuestas hechas por el LOC en la composición de este jurado. Las protestas fallidas no serán
admitidas y serán acumuladas por EMA.
X. XXX se reserva el derecho a descalificar a cualquier competidor que viole las reglas de EMA o a quien sus oficiales de seguridad, o sus delegados, consideren que se ha comportado de forma amenazadora, haya atentado contra la seguridad, la salud y el bienestar de otro o quien no esté comportándose de forma correcta en los eventos.
X. Xx pista deberá tener las dimensiones establecidas por el IAFF y deberá ser certificada por IAAF. Una copia de esa certificación deberá ser entregada al Gerente de EMA.
F. Las carreras sin estadio deberán medirse de acuerdo a los estandares de AIMS. Se entregará un certificado a este respecto al Gerente de EMA en un plazo no inferior a 30 días antes del inicio de las competiciones.
G. El LOC suministrará la cantidad mínima de herramientas e instrumentos determinada por el Gerente de EMA o quienes sean designados por el, tal y como se establece en el Apéndice Técnico que se adjunta a este contrato.
3.4 Referencias de Género.
Todas las referencias al género masculinos deberán ir acompañadas del género femeninno y todas las referencias al singular deberán incluir el plural y viceversa.
3.5 Oficiales designados por EMA.
EMA establecerá las funciones de los Oficiales Internacionales según las necesidades específicas de los atletas principales y las competiciones de EMA. EMA designará a los Oficiales Internacionales incluyendo, pero no exclusivamente, a los siguientes:
X. Xxxxxxxx de Organización y Técnico de EMA ( Gerente de EMA para pruebas Indoor /con estadio o sustituto autorizado). Este delegado es normalmente miembro del Consejo y su alojamiento y comidas están cubiertas en este contrato.
B. El resto de Oficiales Internacionales serán nombrados de entre la lista de personas aprobadas por el Consejo EMA:
- 5 Jueces Internacionales xx xxxxxxx a pie (IRWJ), más un Juez Principal xx Xxxxxxx a Pie con potestad para supervisar el circuito de la carrera a pie y coordinar a los jueces. Éste será nombrado por el Director Técnico de EMA. El LOC se encargará de la totalidad de los gastos de su viaje, alojamiento y manutención.
- Medidor Internacional xx Xxxxxxx (nombrado por el Director Técnico de EMA).
El LOC se encargará de suministrar alojamiento y comidas de trabajo a todos los oficiales internacionales arriba mencionados, a no ser que se disponga lo contrario.
Estos miembros (A y B) se alojan normalmente en el mismo lugar que los miembros del Consejo EMA.
3.6 Oficiales designados por el LOC.
Como mínimo 6 meses antes del Campeonato, el LOC entregará al Gerente sin estadio de EMA la estructura de la gestión de la competición, con toda la información de contacto de su personal designado para cada función en la preparación del campeonato. Cualquier cambio en esta estructura o en la información de contacto deberá ser comunicada de inmediato al Gerente de EMA.
El Juez Internacional xx Xxxxxxx a Pie (IRWF) o (ARWJ) deberá representar al menos a 4 países. El LOC abonará su viaje, alojamiento y gastos de comida durante al menos 1 día antes de la competición y hasta 1 día después.
Estos jueces podrán recibir otras atribuciones durante los días libres entre los eventos xx xxxxxxx a pie.
3.7 Información de los Atletas – Folleto de Mano de los Competidores.
El Gerente de EMA deberá facilitar a LOC un borrador con el folleto de mano de los competidores, actualizado desde el último campeonato. El LOC deberá, bajo ningún coste, ofrecer a cada competidor un folleto de mano.
El Gerente de EMA deberá facilitar un listado de competidores en cada prueba, según grupo de edad, con número de competidores y reglamentación de la competición, los records del campeonato, instrucciones para los atletas, áreas de competición, tabla de horarios, rutas y horarios de transporte, el esquema de presentación de medallas, y cualquier otra información necesaria en relación al Campeonato. Este folleto del Competidor deberá estar disponible para cada atleta dentro del paquete de inscripción en el mostrador de inscripción dos días ante del inicio de los Campeonatos.
Al margen de la entrega a los atletas de este folleto de mano en el mostrador de inscripciones, el LOC deberá colgarlo en la web del Campeonato no más tarde de 21 días antes del inicio de los Campeonatos.
Será también obligación del LOC colgar en la web del Campeonato el listado completo y detallado de las inscripciones, igualmente, no más tarde de 4 semanas antes de la fecha de cierre para inscripciones. Estos listados deberán incluir resúmenes estadísticos de registros de Afiliados y número de eventos en los que se registran, especificando mujeres, hombres y registros totales.
3.8 Competidores eliminados.
El LOC no podrá aceptar ninguna inscripción de ningún atleta cuando el Secretario de EMA haya advertido de su suspensión para la competición. El LOC recibirá de EMA un listado de competidores eliminados en la fecha del cierre de inscripciones.
3.9 Control antidoping.
El LOC se compromete a aceptar las normas sobre control antidopaje de IAAF /WMA/WADA. Durante el desarrollo de las competiciones se realizará un control anti drogas a un atleta de cada
200. El control consistirá en una búsqueda de EPO en orina.
El LOC deberá facilitar al Consejo de EMA 6 meses antes del inicio de los campeonatos todos los detalles en relación a la gestión y procedimientos de estos controles antidopaje. Si el Consejo no está de acuerdo ni con la gestión ni con el procedimiento de estos controles, obligará al LOC a escoger una organización dedicada al antidopaje, de entre un listado de organizaciones certificadas con ISO.
3.10 Ceremonias de Apertura y Clausura.
Los preparativos en relación a las ceremonias de apertura y clausura deberán ser aprobados por el Consejo de EMA antes de los Campeonatos.
-La Ceremonia de Apertura deberá incluir el desfile de los atletas con el uniforme de cada país, la respectiva bandera de cada país y un cartel. Las banderas y el cartel deberán ser provistos por el LOC.
4. REQUISITOS DE LOS COMPETIDORES Y DEL CONSEJO.
4.1 Idiomas
.Los cuatro idiomas oficiales de EMA en los que se deberá imprimir todo el material son: Inglés; Italiano; Francés y Alemán. El idioma de las Ceremonias será el inglés.
.Todos los materiales, incluidos el boletín de inscripción y el folleto de mano del competidor, deberán estar en inglés, xxxxxxxx, xxxxxxx y alemán. El inglés deberá utilizarse en todos los comunicados y anuncios y también en todas las ceremonias. Se podrán utilizar otros idiomas adicionales en la medida de lo posible.
4.2 Alojamiento y Salas de Reuniones.
El LOC deberá garantizar suficiente alojamiento durante el periodo del Campeonato. El LOC deberá además garantizar que los costes de alojamiento no excederán las tarifas normales según la temporada, incluyendo la tarifa "fin de semana".
El LOC deberá garantizar que los asistentes individuales, grupos y/o agencias de viajes también tendrán acceso a las tarifas normales de la temporada, incluyendo la tarifa "fin de semana", a pesar del período en que hayan hecho sus reservas.
El LOC deberá fijar una oficina de alojamiento para tratar los temas del alojamiento de los Campeonatos. El LOC podrá utilizar un agente de viajes externo, no obstante el LOC y este agente deberán garantizar que las tarifas de alojamiento no sean más elevadas que la tarifa normal (incluyendo tarifa fin de semana). Será obligación del LOC y del agente de viajes coordinar este tema con el Delegado de Organización de EMA (OD).
Se adjuntará al presente contrato una lista con los precios medios por persona en todas las catergorías (2,3,4 y 5 estrellas, habitaciones y campings).
La agencia de viajes deberá facilitar al Patronato Municipal de Turismo el listado de los hoteles reservados antes de la celebración del Campeonato, que deberán estar ubicados exclusivamente en el término municipal de Alicante.
4.3 Transporte y Alojamiento del Consejo.
El LOC deberá proveer el alojamiento, incluyendo desayuno y 2 comidas por día de todo el equipo de EMA (6 personas: 2 miembros del Consejo; 2 Gerentes Técnicos; 2 Oficiales de Seguridad, durante el período del Campeonato más 2 días y noches adicionales en un alojamiento de 4 estrellas o equivalente.
El LOC deberá proveer estas mismas condiciones de alojamiento y comidas para los
miembros del Consejo EMA, el Gerente sin Estadio y el Delegado de Organización, durante sus visitas de preparación.
Se deberá facilitar transporte (libre de coste) únicamente para el Gerente EMA no Estadio y 2 miembros del Consejo EMA (2 vehículos).
4.4 Salas de Reuniones en los Campeonatos.
El LOC acuerda por la presente proveer xx xxxxx de reuniones a EMA (libre de costes), en las que se celebrarán numerosas reuniones durante el desarrollo de los Campeonatos.
4.5 Transporte General.
El LOC deberá ofrecer el transporte a todos los participantes desde los puntos acordados de llegada hasta la ciudad de la competicion. El servicio de transporte deberá facilitarse desde 2 días antes del primer día de competición, incluyendo también 1 día después del último día de competición.
Durante la competición, el LOC deberá facilitar un servicio gratuito de shuttle bus y /o transporte a todos los participantes inscritos desde el lugar oficial de alojamiento (diferente del alojamiento privado de los participantes) hasta todas las instalaciones deportivas desde el período de 2 días antes del primer día de competición hasta el día siguiente al último día de la competición.
Dicho servicio de transporte deberá comenzar al menos 2 horas antes de la hora de inicio de las competiciones cada día y estar en funcionamiento hasta 1 hora después de la finalización de los campeonatos en cada instalación. Deberá funcionar a intervalos no mayores de 30 minutos, a no ser que EMA lo estipule de otra manera.
Se entiende que el servicio gratuito de shuttle bus no puede no estar disponible para toda la lista de alojamientos. En este sentido, el LOC deberá indicar en su listado de alojamientos los que dispondrán de este servicio.
El LOC deberá proveer de transporte (gratuito) a todas las reuniones de EMA.
El Ayuntamiento de Alicante facilitará un bono gratuito de 4 viajes del transporte público de la ciudad para 1.050 personas inscritas en el campeonato. Si se supera esta cifra de inscritos, el bono de transporte para el resto de inscritos también se facilitarán gratuitamente, pero a cargo del LOC ( la empresa Asesores y Organizadores Deportivos de Alicante, S.L y Club Atletismo Benacantil ).
En el caso de que algún hotel se encuentre mal comunicado y alejado de los circuitos, el LOC ( la empresa Asesores y Organizadores Deportivos de Alicante, S.L y el Club Atletismo Benacantil ) facilitará un shuttle bus.
4.6 Acompañantes.
Las personas acompañantes de los competidores (esposas y/o familiares, fácil y claramente identificados) no deberán abonar ninguna tasa de inscripción para ver las competiciones, incluidas las Ceremonias de Apertura y Clausura.
Los acompañantes también tendrán acceso al servicio de transporte organizado por el LOC; Se podrá cargar un coste adicional por el acceso a este sistema de transporte, con el acuerdo previo de EMA. (normalmente 5 euros).
4.7 Boletín de Inscripciones.
El Gerente de EMA sin Estadio deberá facilitar al LOC un borrador del Boletín de Inscripción del anterir Campeonato. El LOC deberá enviar por e-mail 6 meses antes del inicio del Campeonato, una versión actualizada del Boletín de Inscripción (incluyendo el formulario de inscripción, el esquema de la competición general con los días pero no las horas de cada evento) a cada uno de los miembros del Consejo EMA.
El Consejo EMA tendrá la decisión final sobre todos los aspectos del Boletín de inscripción y lo aprobará o mandará hacer modificaciones. En caso de que el Consejo pida modificaciones, el LOC las incluirá en el borrador y lo enviará a EMA, al Gerente de pruebas Indoor y al de No Estadio, con el objeto de obtener la aprobación final de EMA previo a su publicación y distribución.
Para los países afiliados a EMA, todos los formularios de inscripción deberán ser autorizados y validados por los miembros de EMA. Cualquier papel de inscripción deberá ir firmado o firmado electrónicamente y con el Sello de Validación de los Miembros, a no ser que el Miembro acuerde con el LOC su propio sello de validación. El listado completo de Estados Miembro de EMA, tal y como lo habrá facilitado el Secretario de EMA, deberá ser anotado en el Boletín de Inscripción.
EL LOC acepta que la publicación del borrador del Boletín de Inscripción previo a la aprobación final por parte de EMA supondrá costes no recuperables, de los que se hará cargo el propio LOC. El Boletín de inscripción deberá contener como mínimo lo siguiente:
A. En la portada se deberá dejar un espacio prominente en el que se hará constar que EMA es el organismo sancionador.
B. Un mapa en que se dibujen las instalaciones en relación a los alojamientos, donde también se marquen las distancias entre los puntos más importantes.
C. El mensaje y la fotografía del Presidente de EMA.
D. El derecho de todos los atletas y afiliados a realizar el pago mediante tarjetas de crédito /débito, restringido al uso de de tarjetas de crédito/débito internacionales, las cuales serán especificadas por el LOC, a su discreción, o mediante giro bancario.
E. Los nombres y funciones de los Delegados designados de EMA y los Oficiales responsables de cada área o aspecto del evento.
F. Fecha límite de presentación de Inscripciones: 18 xx xxxxx de 2018. Se deberá dar suficiente tiempo a los Afiliados (que no atletas) para el procesamiento y entrega de los formularios de inscripción de los competidores. Se deberá permitir un máximo de 2 semanas a partir de la fecha fin de inscripciones, es decir, desde el 25 xx Xxxxx 2018, para la entrega al LOC de los formularios de inscripción de los Afiliados de EMA o Federaciones Nacionales. A pesar de esta disposición, no se aceptarán las inscripciones fuera de plazo de los atletas (independientes de los Afiliados de EMA o Federaciones Nacionales) .
G. El Boletín de Inscripción deberá editarse en Xxxxxx, Xxxxxxx, Español y Alemán, y en la correspondiente lengua madre, si procede.
4.8 Declaración Responsable de cada Atleta.
El LOC deberá incluir en cada formulario de inscripción una exención de responsabilidad y de indemnización, que deberá ser firmada por cada competidor, en beneficio del LOC, de EMA,
de IAAF y de sus respectivos oficiales. Esta declaración deberá contener lo siguiente:
A. El inscriptor confirma que se encuentra en buen estado de salud; que ha entrenado correctamente para la competición; que se encuentra lo suficientemente preparado para participar en los eventos en los que se ha inscrito y por tanto se encuentra en disposición de cumplir con las reglas de la competición; que no representa ningún peligro para él o para el resto de competidores; que participa bajo su propia responsabilidad y que se ha registrado correctamente a través del Afiliado de EMA de su país de acuerdo a su nacionalidad. Aquellos atletas que tengan más de una nacionalidad deberán registrarse a través del Afiliado de EVAA por el que se registraron en el Campeonato Europeo. Existe un procedimiento de cambio de afiliación que se explica en el manual de EMA. Este procedimiento deberá seguirse antes de poder ser aceptado bajo otra nacionalidad. Los atletas mal registrados podrán ser eliminados de la competición.
B. El inscriptor exime totalmente al LOC, EMA y al IAFF y a sus oficiales de cualquier responsabilidad o daño que pudiera mantener en relación con los Campeonatos.
C. El inscriptor entiende y acepta que los Campeonatos se celebran según lo dispuesto en la Constitución de EMA, sus Estatutos y las Reglas de la Competición; tal y como se lee en el Reglamento de IAAF, extendiéndose a la aceptación de este reglamento por WMA.
D. El inscriptor acepta someterse a pruebas de drogas o de género, según lo establecido por los códigos y reglamento de EMA/WMA/IAAF/WADA. También aceptará la prohibición de algunas sustancias previstas en el listado anti Doping de WMA y en el Reglamenteo de IAAF. Sólo se permitirán estas sustancias previo certificado de "Uso Terapéutico" que deberá ser entregado al oficial Médico del servicio Anti Doping de EMA.
En relación al Anti Doping, los atletas deberán firmar obligatoriamente y de forma irrevocable que conocen y consienten lo siguiente:
D.1 Se realizarán controles antidoping en los Campeonatos, de acuerdo al código y Reglas anti doping de EMA/WMA/IAAF.
Reglas relativas al Doping y código anti Doping WADA:
D.2 La jurisdicción de sus afiliados, alternativamente a las Organizaciones de control anti doping de las Federaciones de IAAF.
D.3 La jurisdición de CAS para cualquier reclamación en contra de una decisión de EMA
D.4
D.5La necesidad de solicitar a EMA, a través de su coordinador Anti Doping, de los Standard TUE (Exención Uso Terapéutico), cuyas solicitudes han de ser remitidas como mínimo 30 (treinta) días con anterioridad a la fecha de inicio de la COMPETICIÓN. Las solicitudes enviadas con retraso en relación con los Standard TUE (Exención Uso Terapéutico) sólo serán tenidas en consideración a discreción del panel TUE.
D.6 Los atletas dan su consentimiento a que la información relativa a su nombre, edad, sexo, afiliado EMA, pruebas en las que ha participado y resultados sean publicitadas en las
páginas web de EMA y LOC.
D.7 Los atletas dan su consentimiento a permitir que EMA guarde sus datos en la Base de Datos de Registro de EMA, que se utilizará para que EMA facilite a cada atleta con su Tarjeta de Registro al Masters exclusiva, así como para el contacto entre el atleta y EMA, Afiliado Nacional o LOC durante el Campeonato únicamente.
5. PARTICIPACIÓN
5.1 Cuota de Inscripción.
El LOC cobrará a cada competidor una Cuota de Inscripción, que incluirá el Libro de Competición (Reglas de las competiciones, programa de eventos, competidores....) y que se compondrá de las siguientes cantidades:
EMACNS | |
Primer Evento (incluye Cuota EMA) | 50 € |
2º Evento y posteriores | 20 € |
Cross Relays (a abonar por los equipos) | 30 € |
Cuota EMA: |
Entre 0 y 1000 atletas registrados, la cuota de EMA se establece en 22 € por atleta registrado A partir de 1001 atletas registrados, la cuota EMA se establece en 15 € por atleta registrado
La cuota máxima puede ser aumentada con la aprobación de EMA.
No se aceptarán nuevas inscripciones fuera de plazo bajo ninguna circunstancia, a menos que cuente con la autorización previa del Director Técnico de EMA (TBM) y sólo en circunstancias imprevistas.
5.2 Participantes.
El LOC facilitará una carta del ógano de gobierno (Reunión del Consejo de EMA) en relación con que todos los participantes tengan permiso para entrar en el país con motivo de la celebración de este campeonato, y que a ninguno de ellos se le deberá denegar el visado de entrada por el simple motivo de su país de origen.
EL LOC no aceptará ninguna solicitud de participación de de nadie al que el EMA haya suspendido de la competición. El Secretario del EMA deberá facilitar al LOC y de manera regular un listado de competidores excluidos.
5.3 Pago de Cuota de Inscripción EMA.
El LOC deberá abonar para cada participante la cuota de inscripción EMA correspondiente. El Pago ha sido definido en el artículo 5.1
5.4 Autorización por parte de los Participantes.
El LOC deberá incluir las siguientes estipulaciones en el Boletín de Inscripciones de cada participante:
Con la firma de este este Boletín de Inscripción acepto participar y competir en estos Campeonatos EMA bajo las reglas de IAAF/WMA/EMA.
Además, también asumo plena responsabilidad en caso de accidente, lesión o daño tanto a mí mismo como a mis pertenecias como consecuencia de mi participación en el Campeonato Europeo Masters de Atletismo (EMACS/EMACI/EMCNS).
Me encuentro en forma, sano y preparado para tomar parte en stos Campeonatos.
Me atendré a las reglas de Fair Play y Xxxxxxx Xxxxxx y aceptaré las decisiones tomadas por el Jurado de Apelaciones.
6. PREMIOS Y PUBLICIDAD DE LOS CAMPEONATOS
6.1 Premios y Medallas
EL LOC distinguirá con las medallas correspondientes a este Campeonato, y que deberán ser aprobadas por el Consejo del EMA con una antelación de 6 meses al que quede primero, segundo y tercero en cada competición individual y de relevos y en cada categoría de edad.
Los premios deberán ser entregados a los competidores de modo apropiado y en una ceremonia oficial.
6.2 Publicidad de los Campeonatos.
El LOC se compromete a publicitar el Campeonato EMACNS hasta con 2 años previos a la celebración del mismo mediante folletos o flyers en los diferentes Campeonatos del EMA, así como en su propia página web y un año antes en el Boletín de Inscripción. Las lenguas utilizadas deberán ser inglés, así como la lengua del organizador. Se recomienda igualmente el uso de otras lenguas para respetar la variedad de la cultura y tradiciones europeas.
7. CONTRATO
7.1. El Contrato.
El contrato de EMACNS tendrá validez a partir de la decisión tomada por parte del Consejo EMA en su Comité Anual en el año de la candidatura – como mínimo 2 años previos al Campeonato.
Para poder optar a ser candidato de la decisión del Consejo de EMA, el LOC deberá haber firmado y aceptado el Contrato, así como haber facilitado los siguientes anexos:
– Carta del Afiliado Nacional IAAF
– Carta de apoyo del Representante Político Regional (Alcalde – Presidente)
– Propuesta por parte de la Compañía Aseguradora
– Constitución del LOC (Comité Local Organizador)
– Listado de los principales establecimientos hoteleros (una media de las diferentes categorías) que serían colaboradores del ELAC e incluyendo las tarifas actuales (ver punto 4.1)
Por su parte, EMA deberá haber facilitado:
– Su Consitución (ver web xxx.xxxx.xx)
– El Formulario standard del Boletín de Inscripción.
– Los informes relativos al Campeonato previo.
– La lista de verificación de organización de EMA
El LOC, de acuerdo al punto 2.2, deberá haber realizado el pago de la mitad del canon impuesto por EMA.
El Contrato entrará en validez sólo con posterioridad a la decisión del Consejo EMA y tras la recepción de la mitad del canon y la Fianza de Ejecución. Los LOC (Comité Local de Organización) que no hayan salido elegidos tendrán sus contratos cancelados sin contar con derechos contra EMA.
7.2 Ley Aplicable.
Este Contrato ha sido realizado de acuerdo a la ley de Suiza, lugar de registro de EMA: Cualquier disputa deberá ser resuelta teniendo en cuenta el arbitrio de este país.
7.3. Modificaciones y cambios.
Cualquier modificación, corrección o cambio de este presente contrato deberá ser realizado por escrito, realizada correctamente por las partes (EMA/LOC) y deberán ser anexadas a este propio
contrato.
7.4. Referencias en cuanto a utilización de género.
Cualquier referencia a la utilización del género masculino deberá incorporar también el género femenino. Cualquier referencia realizada en singular deberá incluir el plural.
7.5. Fuerza Mayor.
Si durante el desempeño de las funciones del LOC de cualquier obligación o ejercicio a partir del presente acuerdo éste debe de ser interrumpido o retrasado por cualquier motivo no imputable a las partes de este acuerdo: casos fortuitos o enemigo público, o como consecuencia xx xxxxxx, disturbio, tempestad, terremoto o fuerzas naturales o a partir de los actos de terceras personas ajenas a este contrato, el LOC será excusado de continuar con el desarrollo de sus funciones durante el período de tiempo necesario para remediar los efectos de esta eventualidad.
Las partes acuerdan en los términos y condiciones arriba especificados y expuestos en las páginas precedentes.
8. FIRMAS
Ciudad/Fecha
/
Aprobado y aceptado en favor de:
8.1 Ciudad.
XXX XXXXXXXXXX MAS /
(Concejal de Deportes y Turismo , nombre y firma)
8.2 Organismo Afiliado IAAF / Afiliado XXX Xxxxxxx Athletic:
XXXX CHAPADO XXXXXXX /
(Presidente, Nombre y Firma)
XXXX XXXX XX XXXXXX XXXXX /
(Secretario, Nombre y Firma)
8.3 Comité Organizador Local (LOC):
XXXX CHAPADO XXXXXXX /
( Presidente, Nombre y Firma)
XXXXXXX XXXXXX XXXXX /
(CEO, Nombre y Firma)
XXXX XXXXXXX XXXXXXX MAS /
(Tesorero, Nombre y Firma)
8.4 EUROPEAN MASTERS ATHLETICS (EMA):
/
(Presidente, Nombre y Firma)
/
(Vicepresidente/Tesorero, Nombre y Firma)
8.5 Real Federación Española de Atletismo ( RFEA )
|
(President, Name and Signature)
8.6 Federación de Atletismo de la Comunidad Valenciana
|
(President, Name and Signature)