MANUAL DE CONTRATACION DERIVADA VERSION 2 DEL PATRIMONIO AUTONOMO FC – FONDO DE SEGURIDAD VIAL
MANUAL DE CONTRATACION DERIVADA VERSION 2 DEL PATRIMONIO AUTONOMO FC – FONDO DE SEGURIDAD VIAL
AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL
MANUAL DE CONTRATACIÓN PARA EL PATRIMONIO AUTÓNOMO
FONDO DE SEGURIDAD VIAL
NIT: 830.053.994-4
Versión 2 aprobada en Comité Fiduciario del 15 xx xxxxxx de 2019
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
OBJETO
El presente manual, el cual integra el contrato, tiene por objeto regular los procedimientos y requisitos mediante los cuales, la Fiduciaria Colpatria S.A., actuando en su condición de vocera del Patrimonio Autónomo – Fondo de Seguridad Vial, celebrará los contratos que le indique la Agencia Nacional de Seguridad Vial, en su condición de Fideicomitente, con cargo a los recursos del fideicomiso.
ALCANCE
El presente manual se aplicará al fideicomitente, a la sociedad fiduciaria como vocera del Patrimonio Xxxxxxxx, quien se encargará de celebrar contratos con los terceros interesados, en los términos del contrato xx xxxxxxx celebrado y de este manual, el cual tiene efectos modificatorios respecto del contrato principal.
RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN
De acuerdo con lo previsto por el inciso 2º del Parágrafo del artículo 7º de la Ley 1702 de 2013, se establece que “El patrimonio autónomo que se constituya ejecutará los recursos atendiendo única y exclusivamente a la finalidad y funciones asignadas a la Agencia Nacional de Seguridad Vial que operará en materia contractual bajo normas y reglas del Derecho privado observando en todo los principios contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Nacional.” (Xxxxxxxx y subrayado fuera de texto)
PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN
La contratación que se realice a través del FIDEICOMISO estará orientada por los principios contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia que a su tenor literal indican:
“ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.
“ARTICULO 267. El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.
Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la ley. Esta podrá, sin embargo, autorizar que, en casos especiales, la vigilancia se realice por empresas privadas colombianas escogidas por concurso público de méritos, y contratadas previo concepto del Consejo de Estado.
La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la Contraloría podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.
La Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.”
1.5. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES:
Para la contratación con LA AGENCIA, los proponentes deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes, de tal manera que durante la evaluación de las propuestas se puedan realizar las verificaciones de los requisitos habilitantes en el respectivo certificado.
APLICACIÓN DE LA GUÍA PARA LAS ENTIDADES ESTATALES CON RÉGIMEN PRIVADO DE CONTRATACIÓN.
Para todos los efectos legales, la Agencia Nacional de Seguridad Vial, deberá dar aplicación a lo señalado en la Guía para las Entidades Estatales con régimen privado de Contratación, expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública.
CAPÍTULO II
MODALIDADES DE SELECCIÓN
La contratación de bienes y servicios con cargo al PATRIMONIO AUTÓNOMO FC FONDO DE SEGURIDAD VIAL podrá efectuarse por las siguientes modalidades:
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN |
CUANTÍA |
REQUISITOS |
Directa |
Hasta 70 SMLMV |
Literal c) Capítulo IV |
Sin límite de cuantía |
De conformidad con los literales a), b), d) e), f), g), h), i), j), k) y l) del Capítulo IV. |
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Convocatoria Privada |
Superior a 70 SMLMV hasta 700 SMLMV |
Capítulo V |
Convocatoria Pública |
Superior a 700 SMLMV en adelante |
Capítulo VI |
En razón a lo anterior y teniendo que anualmente el presupuesto de la ANSV cambia, se revisarán al inicio de cada vigencia fiscal las cuantías de conformidad con el marco de referencia establecido.
CAPÍTULO III
SOLICITUD DE ELABORACIÓN DEL CONTRATO
El Director o Coordinador del Fideicomiso de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, previa solicitud del área técnica correspondiente, remitirá al Director del Fideicomiso de la Fiduciaria la solicitud de elaboración del contrato diligenciando el Formato el formato diseñado para tal efecto, con la información que allí obra, incluyendo:
Servicio o producto que se pretende contratar.
Justificación de la contratación y necesidad que se pretende satisfacer con el contrato
Identificación del procedimiento para la celebración del Contrato.
Determinación general y específica del objeto a contratar (bien, obra o servicio) y las condiciones técnicas, financieras y jurídicas del servicio o producto requerido.
Criterios de evaluación a tenerse en cuenta (aplica para convocatoria privada y convocatoria pública).
Si es contratación, previa convocatoria pública o privada, la ANSV deberá indicar las características jurídicas, técnicas y financieras que requiere de las personas que pueden presentarse a dicha convocatoria. Para tal efecto, deberá indicar los requisitos habilitantes y los de la oferta, así como definir los criterios de evaluación que aplicarán en el proceso.
En los términos del Numeral (iv) del numeral 6.11., de la Cláusula 6ª, Obligaciones del Fideicomitente, y del literal D) de la Cláusula No. 9.2.1., el procedimiento para realizar dicha labor consiste en: a) Obtener de la Agencia el resultado del análisis del estudio xx xxxxxxx. b) La Agencia deberá determinar el valor del presupuesto basado en el estudio xx xxxxxxx elaborado y suministrado por ella misma.
La AGENCIA indicará la fuente de pago con la cual se financiará el contrato (Xxxxx y programa según certificación de la oficina Asesora de Planeación de la ANSV).
Valor.
Forma de pago del contrato indicando periodicidad, fechas xx xxxxx, esquema operativo para la presentación de cuentas de cobro / facturas al supervisor o interventor del contrato designado por la ANSV
Requisitos para que se autorice el pago por parte de la ANSV, según el precio, forma y naturaleza del contrato a celebrar. (Nota: Los requisitos para el giro por parte de la Fiduciaria serán los determinados en el Manual operativo de Pagos aprobado, aclarando en todo caso, que para pagarse cualquier dinero a los contratistas deberá mediar una instrucción expresa del fideicomitente en tal sentido y el VoBo del supervisor o interventor).
El plazo de ejecución de las prestaciones y el término de vigencia para efectos de su liquidación.
Funcionario o área responsable de la supervisión del contrato.
Los amparos que debe otorgar el proponente y contratista precisando los riesgos a asegurarse, sus montos, los medios xx xxxxxx y el plazo de las garantías, así como los beneficiarios.
Los documentos que debe conformar anexo del contrato.
Obligaciones del contratista.
Instrucción de utilización de formato previamente aprobado o de elaboración de un nuevo tipo de minuta.
Términos de la subsanación de ofertas y procedimiento aplicable
Datos completos de la persona a contratar –razón social, NIT, número de teléfono y correo electrónico de contacto-
IMPORTANTE: La Agencia debe garantizar que previo a la instrucción fiduciaria, el futuro contratista o los proponentes que ésta designe para la convocatoria privada estén debidamente inscritos en la plataforma SECOP.
Las instrucciones fiduciarias se cargarán como un anexo del contrato en la plataforma SECOP, y para el caso de los procesos de selección (público o privado), la instrucción fiduciaria y sus anexos (estudios xx xxxxxxx, justificación, matriz de riesgo, cotizaciones) se cargarán como estudios previos.
Observaciones. En caso de variación de las reglas generales previstas en este manual para un contrato particular, se expresará el cambio en esta casilla.
Documentos Exigidos a los Contratistas:
PERSONAS JURÍDICAS |
Fotocopia Cédula de Ciudadanía Representante Legal |
Fotocopia del Registro Único Tributario RUT |
Certificado de Existencia y Representación Legal con vigencia no mayor a treinta (30) días y documento legal de creación. |
Autorización para comprometer a la Persona Jurídica, en caso de ser necesario |
Certificado de pago de aportes parafiscales de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. |
Copia de certificación bancaria, con vigencia no mayor a treinta (30) días. |
Declaración que haga constar que no está incurso en causales de inhabilidad o incompatibilidad que le impidan ser parte del proceso |
Certificación de no estar incurso en causal de disolución o liquidación, de conformidad con la normativa vigente en la materia. |
PERSONAS NATURALES:
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Serán verificados por la ANSV
Debe coincidir la actividad económica entre RUT
Los certificados judiciales y de policía y los antecedentes disciplinarios y fiscales deben obtenerse directamente en los sistemas de información de la Policía Nacional, Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la República.
**La presente lista es de carácter enunciativo, por lo que, si el proceso contractual lo amerita, la ANSV o la Fiduciaria pueden requerir de los oferentes o potenciales contratistas la remisión de los soportes adicionales que sean necesarios para dar continuidad al proceso de vinculación. **
**Cuando se realice un proceso de selección por convocatoria privada o convocatoria pública, el candidato que sea seleccionado por la Agencia deberá aportar para el perfeccionamiento del contrato, los documentos para el control SARLAFT conforme a las directrices que imponga la normatividad de la Superintendencia Financiera de Colombia y las políticas de Fiduciaria Colpatria S.A, quien tendrá plena autonomía para requerir del contratista los soportes necesarios para la verificación y mitigación de riesgos legales. En los eventos de contratación directa, los documentos SARLAFT de la persona a contratar deberán ser remitidos por la ANSV junto con la solicitud de servicios**
REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de elaboración de contrato, el Director del Fideicomiso de la fiduciaria remitirá al Director o Coordinador de la AGENCIA las solicitudes de complemento de información o aclaraciones que considere necesaria y suficiente para elaborar los pliegos de condiciones y el contrato, en los términos de la Cláusula 7.3., del Contrato xx Xxxxxxx.
La Agencia deberá precisar con qué recursos se financiará el proceso de selección o la ejecución del contrato, según corresponda, en los términos de la ley y del contrato, a fin de garantizar la contratación solicitada, de acuerdo con la fuente de pago establecida por la AGENCIA.
Cuando la información que requiera la FIDUCIARIA se encuentre completa y suficiente continuará el trámite.
RESPUESTA A LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN O ACLARACIONES
Dentro del día (1) hábil siguiente a la recepción de la solicitud de información, documentos o aclaraciones, la AGENCIA, por medio del coordinador del fideicomiso deberá suministrar la información solicitada.
El tiempo de respuesta variará dependiendo de si se trata de CONTRATACIÓN DIRECTA o CONTRATACIÓN, previo proceso de CONVOCATORIA PÚBLICA.
EXIGENCIA DE GARANTÍAS
En la solicitud y orden de contratación, la AGENCIA deberá determinar (i) qué riesgos deberán quedar cubiertos, (ii) su modo o forma xx xxxxxx, (iii) además el monto o valor a amparar, todo lo cual dependerá de la complejidad del objeto del contrato y de las circunstancias de su ejecución. De no expresarse situación específica al respecto, las siguientes serán las reglas aplicables para las garantías:
En los contratos de prestación de servicios con persona natural con valor inferior a setenta salarios mínimos legales mensuales (70 SMMLV) no se exigirá garantía, a menos que expresamente así lo solicite la AGENCIA.
Cuando se pacte la entrega de productos o bienes se estará con arreglo a la exigencia de garantías de la solicitud de contratación, la cual, como mínimo deberá contemplar los riesgos de calidad y cumplimiento, entre otras más que determine el panorama de riesgos mínimos efectuados por la AGENCIA.
Cuando la realización de la labor exija obras, conducción de vehículos o manipulación de equipos o sustancias que puedan causar daños se exigirá garantía de responsabilidad civil extracontractual con cobertura no inferior a doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes, a menos que el valor del contrato supere esa cifra, en cuyo caso, el valor asegurado corresponderá al menos al mismo del contrato.
Cuando se trate de la conducción de vehículos cubiertos por póliza en el amparo de responsabilidad civil, no se exigirá póliza de responsabilidad civil al contratar conductores.
Cuando deba proveerse personal se pactará el amparo de pago de salarios y prestaciones sociales.
Cuando se adquieran equipos, se pactará el amparo de correcto funcionamiento o se verificará el otorgamiento de garantía de al menos un (1) año.
Si la solicitud de contratación no dispone cosa diferente, las cuantías y duración de los amparos podrán ser los mismos que se prevén para los contratos estatales que se rigen para los sujetos al ámbito de aplicación del Estatuto General de la Contratación (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Ley 1474 de 2011 y demás decretos reglamentarios).
MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
El mecanismo de solución debe ser una regla aplicable a todos los contratos celebrados con personas naturales o jurídicas de derecho colombiano conforme a las siguientes directrices:
En todos los contratos se planteará el arreglo directo como primer mecanismo, con plazos de hasta treinta (30) días prorrogables por otros 30 (si se conviene en ello) a partir del momento en que se convoque la instancia, Si transcurrido el plazo no se alcanza acuerdo, las partes estarán en libertad de entablar ante el juez del domicilio contractual las acciones legales a que haya lugar, de conformidad con las normas procesales vigentes.
Los términos para el arreglo directo podrán modificarse, de conformidad con la naturaleza, el término y la cuantía del contrato que se pretende suscribir.
De otro lado, podrá establecerse el mecanismo de arbitraje, si a ello hubiere lugar, de conformidad con la naturaleza, cuantía y riesgos del proceso. En caso de que se establece cláusula compromisoria, se tendrá en cuenta lo siguiente.
En los casos en que el valor del contrato sea inferior a ciento cincuenta salarios mínimos legales mensuales (150 SMMLV), se contará con un árbitro únicamente.
Se resolverá en derecho.
En los casos en que el valor del contrato supera los 300 SMMLV salarios mínimos se acudirá al Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá.
En los contratos de menos de 300 SMMLV puede acudirse a otro Centro de Conciliación, cuyos honorarios resulten razonables, las partes convendrán el Centro específico al que acudirán en tal caso.
El presente procedimiento se podrá modificar de acuerdo a la naturaleza del contrato y los requerimientos de la agencia.
CAPÍTULO IV
CONTRATACIÓN DIRECTA
Consiste en la selección del contratista sin efectuar comparación de ofertas. Se aplicará cuando se presente cualquiera de las siguientes circunstancias, sin perjuicio de que la Entidad pueda adelantar el proceso de selección en la modalidad de convocatoria pública o privada.
Las causales son:
Cuando se requiera la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión misional, o para la ejecución de trabajos artísticos o el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Los servicios de apoyo a la gestión corresponden a aquellos relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales que requiera la entidad.
Cuando se esté en presencia de un caso de fuerza mayor, caso fortuito o urgencia extrema, que no permita llevar a cabo el procedimiento de comparación de ofertas. La urgencia de la contratación deberá ser justificada por el área solicitante y aprobada por el Director General de la ANSV o quien haga sus veces.
Cuando la cuantía del bien o servicio a contratar sea inferior a setenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (70 SMLMV), caso en el cual se instruirá a la Fiduciaria para que celebre una orden de prestación de servicios, de conformidad con el formato establecido para tal efecto. En el presente caso no se requerirá estudio xx xxxxxxx.
Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. Se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en la justificación que soporta la instrucción fiduciaria.
El arrendamiento de inmuebles.
De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 20 de la Ley 1702 de 2013, modificado por el artículo 30 de la Ley 1753 de 2015, el Patrimonio Autónomo – Fondo de Seguridad Vial podrá suscribir convenios con las autoridades de tránsito y con la Policía Nacional que tengan por objeto acciones de fortalecimiento institucional, como las preventivas y de control, incluyendo entre éstas el uso de dispositivos de detección de infracciones de tránsito que generen mayor riesgo de accidente.
Convenios y contratos interadministrativos. Se realizarán cuando concurran dos o más entidades estatales de conformidad con la definición contenida en el artículo 2 de la Ley 80 de 1993.
Convenios de asociación con entidades privadas sin ánimo de lucro, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política de Colombia, Decreto 092 de 2017 y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o deroguen.
Convenios de cooperación o asociación internacional. Se realizarán cuando concurran entidades o empresas de derecho público o privado extranjeras, de reconocida idoneidad.
Cuando se declare desierto el proceso de convocatoria privada
Cuando se trate de contratos con medios de comunicación y/o para diseño, producción e impresión de todo tipo de piezas publicitarias y educativas.
Cuando se trate de contratos cuyo objeto este directamente relacionado con el uso de aplicaciones y plataformas tecnológicas, que puedan emplearse para la articulación de planes, programas o acciones dirigidas al cumplimiento de objetivos de políticas de seguridad vial, con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras. En estos casos se utilizarán las formalidades de contratación aplicables a la orden de servicios.
Para los eventos descritos en los literales f), g) h) e i) el Patrimonio Autónomo no interviene como parte celebrante dada la naturaleza jurídica pública de estos instrumentos-, sino que concurre al negocio jurídico únicamente para asegurar la disponibilidad de los recursos requeridos para la ejecución del contrato / convenio y para pagar las obligaciones que contraiga la ANSV en desarrollo de los mismos.
La Agencia debe remitir junto con el formato de solicitud de contratación dirigida a la Fiduciaria lo siguiente:
Todos los soportes relacionados en el ítem denominado “documentos exigidos a los contratistas (persona natural o persona jurídica)” que se relacionan en el numeral 1 del capítulo III del presente Manual.
Para las órdenes de servicios de qué trata el literal c), además de lo antes señalado, deberán remitir la respectiva cotización, oferta de servicios o documento que soporte del valor del contrato aceptado por la Agencia, en los casos que aplique.
Los documentos SARLAFT junto con todos los documentos exigidos en las listas de chequeo de la Fiduciaria, los cuales, han sido socializados previamente con la ANSV.
CAPITULO V
CONVOCATORIA PRIVADA
Consiste en el proceso de selección que con base en listados suministrados por la Agencia contentivos de al menos tres (3) personas naturales o jurídicas capaces de satisfacer el objeto, la ANSV solicite por conducto del Patrimonio Autónomo a éstos presentar propuesta.
Se aplicará en los procesos en que el objeto sea la provisión de bienes o servicios cuyo valor sea superior a SETENTA (70) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES y hasta SETECIENTOS (700) SALARIOS MÍNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES, o en los casos que se haya declarado desierto un proceso de convocatoria pública.
El procedimiento será similar al que se prevé para el proceso de selección pública, excepto en cuanto a:
Una vez la AGENCIA haya remitido a la FIDUCIARIA los pliegos o términos preparados por esta última, la invitación a la lista de posibles oferentes se remitirá a más tardar al día (1) hábil siguiente de manera personal a cada uno por medio de la plataforma SECOP, o el medio que se determine para tal efecto se colgará igualmente de los pliegos de condiciones y anexos aprobados previamente por la ANSV.
En caso de que los oferentes formulen preguntas a los términos xxx xxxxxx, estas deberán ser presentadas en el buzón SECOP y las mismas serán contestadas por la ANSV a través del correspondiente buzón.
En caso de que, por efectos de la complejidad del negocio jurídico a celebrarse se requiera un término adicional, antes de que opere el vencimiento del plazo inicial, la Fiduciaria remitirá a la ANSV comunicación en la que indique el término adicional que requiere y la razón en la que sustenta su solicitud, la cual será estudiada y concentrada entre las partes.
Los plazos para recibo de propuestas serán de entre uno (1) y dos (2) días hábiles. Este plazo podrá modificarse de conformidad con la complejidad del proceso.
La evaluación deberá rendirse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al cierre del término para presentar ofertas. Este plazo podrá modificarse de conformidad con la complejidad del proceso.
Posteriormente, se concederá un (1) día hábil para dar traslado del informe de evaluación a los oferentes y dos (02) adicionales para que la ANSV atienda las inquietudes u observaciones hechas en esta etapa.
Finalmente, se procederá a la adjudicación dentro del día (1) hábil siguiente.
En la celebración del negocio se tendrán en cuenta los aspectos generales señalados en el capítulo VII.
En la modalidad de selección por convocatoria privada no se realizará audiencia pública de aclaración de pliegos, en tanto las inquietudes hechas en el marco del proceso se consolidan y se publicar en el portal SECOP 2 o por el medio que se estime pertinente en los términos de referencia.
En el proceso de convocatoria y celebración del negocio se tendrán en cuenta los aspectos generales señalados en el capítulo VII
CAPÍTULO VI
CONVOCATORIA PÚBLICA.
DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO ESTIMADO DEL PROCESO.
La AGENCIA remitirá los “estudios xx xxxxxxx” o del “sector económico” o la “cotización xxx xxxxxxx” en la cual basa la determinación o fijación del presupuesto, a los efectos de que dicha información sea incorporada en el pliego de condiciones o las reglas de la convocatoria que deba elaborar la Fiduciaria.
Determinado el presupuesto del proceso, la fiduciaria deberá verificar si el fideicomiso cuenta con recursos para amparar el contrato, de acuerdo con la fuente de financiación indicada por la AGENCIA.
Si no existieren recursos devolverá la solicitud de contratación a la AGENCIA para que realice los ajustes del caso.
ELABORACIÓN DE PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES O TÉRMINOS DE REFERENCIA Y MINUTA.
Dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de elaboración del contrato con toda la información requerida o a la fecha en que se determine el presupuesto del contrato, según el punto anterior, la fiduciaria elaborará para la revisión y aprobación de la AGENCIA el pliego de condiciones o términos de referencia que propone emplear en la convocatoria pública, el cual contendrá toda la información que deberá suministrar la AGENCIA de que trata el numeral 1º del Capítulo 1º del presente Manual, complementada con la (i) definición de los criterios de selección a aplicar, (ii) el calendario o cronograma para adelantar la convocatoria pública, según la naturaleza y complejidad del proceso y del contrato a celebrarse, (iii) medios y montos de amparo y, en suma, todos los aspectos connaturales, esenciales y sustanciales necesarios para perfeccionar en forma plena el negocio jurídico a celebrar, evitando la frustración de la adjudicación del contrato. En todo caso, los pliegos de condiciones presentados por la FIDUCIARIA para aprobación se realizarán aplicando los términos y condiciones señalados instrucción fiduciaria remitida por la AGENCIA, quien será responsable de haber analizado y establecido previamente la pertinencia y viabilidad tanto jurídica, como financiera y técnica de las instrucciones que remite a la FIDUCIARIA.
Al proyecto xx xxxxxx de condiciones deberá ir anexa la minuta del respectivo contrato.
Dichos documentos se enviarán a la AGENCIA a los efectos de que le imparta aprobación, en señal de apropiación de la información.
El procedimiento relacionado en el numeral 2 estará sujeto al número de proyectos de pliegos de condiciones a realizarse en el mismo periodo.
En igual sentido, de manera excepcional cuando se requiera un término adicional, la Fiduciaria remitirá a la AGENCIA comunicación en la que indique el término adicional que requiere, el cual no será superior al inicial y la razón en la que sustenta su solicitud. Si dentro del día hábil siguiente a la radicación no se ha emitido pronunciamiento alguno por parte de la agencia, se entenderá aprobada.
APROBACIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES O TÉRMINOS DE
REFERENCIA Y DE LA MINUTA.
La AGENCIA, dentro del día (1) hábil siguiente a la fecha de recepción de los pliegos de condiciones y la respectiva minuta de contrato, impartirá aprobación al texto de dichos documentos o efectuará las observaciones que considere pertinentes a la sociedad fiduciaria.
La Fiduciaria procederá en el evento que se hagan observaciones a los proyectos xx xxxxxx y/o contrato a realizar los ajustes a que haya lugar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de las glosas efectuadas.
Las minutas de cada tipo de contrato, respecto de las cuales se imparta aprobación por parte de la Agencia, serán tomadas, en los sucesivo, como modelos a aplicar en contrataciones de similares y semejantes condiciones, lo que no obsta para que, sobre el análisis de una especial complejidad del contrato, de su objeto o circunstancias de desarrollo deba ser particularmente ajustada.
En cualquier caso, la Agencia siempre deberá impartir aprobación a la primera minuta de cada texto de contrato que se pretenda celebrar como señal de aprobación de su contenido y condiciones.
**Nota: Los términos de aprobación de los pliegos de condiciones se podrán modificar si de acuerdo a la naturaleza del negocio se hace necesario extender el plazo previsto en este Manual**
APERTURA DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA Y PUBLICACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES.
Dentro del día (1) siguiente al vencimiento del plazo previsto en el punto anterior, la AGENCIA montará en el portal SECOP la apertura de la convocatoria pública. Igualmente publicará la versión final de los pliegos de condiciones aprobados a la Fiduciaria y sus anexos.
5. AUDIENCIA DE ACLARACIONES A PLIEGOS
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haberse publicado los pliegos de condiciones, la sociedad fiduciaria, en su condición de vocera del patrimonio autónomo deberá realizar una audiencia pública para que todos los interesados formulen las observaciones que consideren pertinentes sobre el contenido de los pliegos de condiciones.
La audiencia se realizará por parte de la sociedad fiduciaria en el sitio y hora que ésta señale. De dicha audiencia se levantará acta.
En dicha audiencia participará los delegados de la AGENCIA quienes resolverán las respectivas dudas sobre los aspectos técnicos, económicos y jurídicos de la contratación a celebrarse, en lo que corresponda, aun cuando estará asistido por parte de la fiduciaria.
Las observaciones al proceso podrán presentarse en forma escrita, únicamente en el día señalado para la realización de la Audiencia, y de las mismas se dará traslado a la Agencia para que emita la respuesta a que haya lugar. El consolidado de las respuestas se publicará en el portal SECOP para el conocimiento de los proponentes.
6. ADENDAS
Si se deben realizar modificaciones al pliego como resultado de la audiencia, la ANSV solicitará a la sociedad fiduciaria la elaboración de la adenda respectiva y los términos de la misma.
Una vez efectuada la solicitud, la fiduciaria propondrá un texto de xxxxxx y lo enviará a la AGENCIA para su aprobación, lo que hará dentro de los dos días hábiles siguientes.
Recibida la aprobación de la modificación, ésta se publicará en el portal SECOP, el día siguiente a la recepción de la publicación.
7. PLAZO DE LA CONVOCATORIA
El plazo de la convocatoria será el término que corre entre la fecha de publicación de pliegos en el portal SECOP y la fecha para la recepción de propuestas.
Tal plazo, por regla general será de entre tres (3) y cinco (5) días hábiles.
Si la AGENCIA desea modificar ese plazo, así lo deberá indicar al estudiar y realizar observaciones a los pliegos. La misma regla se aplicará en caso de que la Fiduciaria informe sobre situaciones imprevistas que la conducen a requerir de mayor plazo.
8. EVALUACIÓN.
Vencido el plazo para la recepción de propuestas radicadas en el portal SECOP por parte de los oferentes, la FIDUCIARIA y la AGENCIA realizarán las respectivas evaluaciones de requisitos habilitantes, dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso de selección
Ahora bien, teniendo en cuenta que el proceso contractual se desarrolla en línea con la intervención de equipos de trabajo tanto de la Agencia como del Patrimonio Autónomo, las propuestas serán evaluadas así:
El PATRIMONIO AUTÓNOMO realizará la evaluación jurídica habilitante de las propuestas recibidas y remitirá el correspondiente informe para aprobación de la AGENCIA. Por su parte, la AGENCIA desarrollará la evaluación financiera, técnica y económica del proceso a través del equipo de trabajo previamente designado1.
Una vez finalizado esto, la AGENCIA consolidará el informe y lo publicará en el portal SECOP.
9. SUBSANACION DE LAS OFERTAS
La Agencia determinará para cada caso los términos de subsanación de las ofertas, situación que deberá desarrollarse en la solicitud de servicio.
10. PUBLICACION DE INFORME DE EVALUACION y TRASLADO A OFERENTES PARA OBSERVACIONES:
Vencido el plazo para subsanar los requisitos habilitantes la AGENCIA publicará el informe de evaluación de propuestas en el SECOP, a fin de que los oferentes puedan presentar sus observaciones al informe, para lo cual se otorgará un plazo de un (1) día hábil o el que se indique en los pliegos de condiciones.
RESPUESTA A OBSERVACIONES DEL INFORME DE EVALUACION:
La AGENCIA revisará las observaciones hechas por los oferentes y emitirá la respuesta correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al cierre del plazo para la formulación de inquietudes y observaciones. Dicha respuesta será publicada en el portal SECOP.
10. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO.
La AGENCIA, realizará la respectiva calificación de las propuestas y adjudicará el contrato indicando cuál de las propuestas hábiles selecciona, así como el orden de elegibilidad de las restantes. El acto de adjudicación será publicado por la AGENCIA en el portal SECOP y en igual sentido se instruirá a la FIDUCIARIA para que proceda a la celebración del contrato con el proponente escogido por la AGENCIA.
En el proceso de convocatoria y celebración del negocio se tendrán en cuenta los aspectos generales señalados en el capítulo VII
CAPÍTULO VII
ASPECTOS GENERALES
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.
No podrán celebrar contratos con la sociedad fiduciaria, en su condición de vocera del Patrimonio Autónomo, aquellas personas que la Constitución y la ley declaran inhábiles para celebrar contratos con las entidades estatales, en los términos del artículo 13 de la Ley 1150 de 2007.
Para facilitar la corroboración de tal condición, conformará el pliego de condiciones o las reglas de la invitación un formato que deberán suscribir, bajo la gravedad de juramento, cualquier proponente que formule oferta, afirmando no encontrarse en causal de inhabilidad o incompatibilidad regulada en los términos de la Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011.
CRONOGRAMA DEL PROCESO
Los plazos establecidos en los cronogramas para los procesos de convocatoria pública y privada, podrán ser ajustados en la medida en que se agoten de manera anticipada las etapas del proceso, asegurando la no vulneración de los derechos de los proponentes.
ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
En los procesos que se celebren por convocatoria privada y pública, se tendrá en cuenta que en el evento en que el primer adjudicatario del Contrato, no concurra a la firma y perfeccionamiento del mismo dentro del plazo establecido, se entenderá que renuncia a los derechos adquiridos con la adjudicación y se podrá celebrar el contrato con el proponente que haya ocupado el segundo lugar en el orden de elegibilidad.
Para tal efecto, la ANSV instruirá expresamente al Patrimonio Autónomo indicándole el nuevo adjudicatario con quien deberá suscribir el contrato.
PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la adjudicación del contrato por parte de la AGENCIA, la fiduciaria perfeccionará el contrato mediante su firma por parte del contratista y del representante legal de la sociedad fiduciaria o funcionario competente para ello, actuando en su condición de vocera del patrimonio autónomo.
Para la ejecución del contrato, se requiere de la aprobación de las garantías, Una vez surtido este requisito, la Fiduciaria remitirá a la ANSV el acta de inicio del respectivo contrato para la suscripción respectiva entre el contratista y el supervisor.
El abogado del fideicomiso de la sociedad fiduciaria impartirá aprobación a las garantías que se hayan dispuesto en el pliego y/o en la minuta del contrato y que debe otorgar el contratista a favor del Patrimonio Autónomo – Fondo de Seguridad Vial.
Una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución, se remitirá el mismo día (1) hábil una copia, por parte del Director del Fideicomiso de la Fiduciaria al Coordinador del Fideicomiso de la AGENCIA, para que se ejerza la supervisión del mismo y una copia al contratista.
Sin perjuicio de las reglas de conservación del archivo público descritas en la Ley 594 de 2000, la actividad contractual del Patrimonio Autónomo y los expedientes de contratación para los procesos de selección se publicarán en el portal SECOP.
ADICIÓN Y PRÓRROGA A LOS CONTRATOS O CONVENIOS
La adición a los contratos o convenios no podrá ser superior al cincuenta por ciento (50%) del valor inicialmente contratado o convenido. La misma debe estar plenamente sustentada por parte de la ANSV.
La prórroga no tendrá límite de tiempo, sin embargo se requiere que la misma sea sustentada por parte de la ANSV.
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
Los contratos de prestación de servicios no requerirán liquidación.
En tratándose de contratos de tracto sucesivo o aquéllos que sean de ejecución instantánea pero que se otorgue un plazo para su cumplimiento superior a un (1) mes, deberán ser liquidados.
A tal efecto, el supervisor designado por la AGENCIA remitirá a la Fiduciaria el proyecto de liquidación a los efectos de citar al contratista para su suscripción junto con el supervisor.
El acta de liquidación sólo podrá ser suscrita si el contratista expidió los amparos finales que correspondan y cuando haya presentado los paz y salvos laborales y de seguridad social o los documentos equivalentes, a fin de verificar el cumplimiento de tal tipo de obligaciones.
En el acto de liquidación se hará contener el resumen contable y económico del contrato, además de hacerse constar, si así corresponde, el cumplimiento de las obligaciones de las obligaciones recíprocas.
DECLARATORIA DE CONVOCATORIA DESIERTA
La ANSV podrá declarar desierto un proceso de selección por convocatoria pública o privada cuando: a) No se presenten propuestas b) Ninguno de los proponentes cumpla los requisitos habilitantes. c) Las propuestas presentadas sean rechazadas conforme a los requisitos y/o condiciones plasmados en los términos de referencia o, d) Cuando las propuestas presentadas sean inconvenientes a los intereses de la ANSV.
Igualmente, la ANSV tendrá la facultad de reiniciar el proceso de selección a través de la modalidad de convocatoria privada o contratación directa.
MINUTA DE CONTRATOS
La Agencia aprobará la primera minuta de cada clase de contrato que se haya solicitado formalmente, con base en el proyecto que le remita la Fiduciaria. Una vez aprobada una minuta para una clase dada, toda celebración de contratos se realizará directamente con base en aquella, a menos que en el documento “Solicitud de contratación” se indique un tratamiento diferente o que se remitan minutas o cláusulas específicas por parte de la AGENCIA.
La Fiduciaria deberá elaborar las cláusulas generales de los contratos, las cuales garantizarán y prevendrán cualquier tipo de contingencia o riesgo jurídico que pueda devenir en reclamaciones o acciones jurídicas en contra de la ANSV. Si el contrato a celebrar demanda la incorporación de cláusulas especiales ya sea por asuntos técnicos, necesidad del fideicomitente o de otro orden, las mismas deberán ser planteadas y suministradas por la Agencia para que sean efectivamente incluidas dentro del proyecto de contrato a elaborar por parte de la Fiduciaria, el cual, estará sujeto a la revisión y aprobación por parte de la Agencia.
La Fiduciaria proyectará una propuesta de tratamiento en los eventos de incumplimiento del contrato, los cuales serán revisados por la Agencia y aprobados en señal de conformidad.
PREVENCIÓN DE ACTIVIDADES ILEGALES, CONOCIMIENTO DEL CLIENTE – CUMPLIMIENTO DE POLITICAS SARLAFT
Para la vinculación del contratista seleccionado por la Agencia, independiente de la modalidad de selección aplicada, será necesario que éste de cumplimiento a las políticas y procedimientos de SARLAFT determinados por la normatividad expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia.
La celebración del contrato estará sujeto a la previa verificación y aprobación de los controles en materia de prevención de riesgo SARLAFT por parte de la Fiduciaria
Así mismo, se aplicarán las reglas e incluirán las cláusulas de índole legal y reglamentaria que apliquen, como las relativas a las declaraciones de origen de los ingresos y a la aplicación de políticas para el adecuado autocontrol y gestión del riesgo xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo.
PUBLICIDAD DE LA CONTRATACIÓN – INTERACCIÓN SECOP
En atención a que los procesos contractuales adelantados por la ANSV a través del Patrimonio Autónomo deben atender los principios contemplados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de 1991, la AGENCIA publicará desde su cuenta transaccional la actividad contractual del Patrimonio Autónomo en el portal SECOP. Para tal efecto, la FIDUCIARIA remitirá a la AGENCIA los documentos precontractuales y contractuales que el Patrimonio Autónomo genere (pliegos de condiciones, adendas, contratos, otrosíes) en formato PDF a efectos de que éstos sean publicados en la plataforma SECOP.
Hecha esta precisión y sin perjuicio que la AGENCIA determine incorporar nuevos documentos a publicar en su cuenta del SECOP, los documentos a cargarse en la plataforma por parte de la AGENCIA, serán los que se indican a continuación:
Para el caso de la Contratación Directa, se publicará:
La solicitud de contratación.
El Contrato.
Las garantías aprobadas
Liquidación, si a ello hubiere lugar.
Las prórrogas, adiciones u otrosíes modificatorios del contrato.
Para el caso de la Convocatoria Privada, se publicará:
Términos de Referencia (anexo)
Invitación a los proponentes.
Documento de respuesta a observaciones en caso de que aplique
Evaluación de requisitos habilitantes
Respuesta a observaciones del informe de evaluación
Adendas
Evaluación final y adjudicación
El Contrato.
Garantías aprobada
Liquidación
Las prórrogas, adiciones u otrosíes modificatorios del contrato
Instrucción fiduciaria y sus anexos (estudios previos)
Para el caso de la Convocatoria Pública, se publicará:
Términos de Referencia.
Acta de Audiencia de Aclaración de Términos
Adendas
Evaluación de requisitos habilitantes
Respuesta a observaciones del informe de evaluación
Evaluación final y acto de adjudicación.
El Contrato.
Liquidación
Las prórrogas, adiciones u otrosíes modificatorios del contrato
Instrucción fiduciaria y sus anexos (estudios previos)
CAPÍTULO VII
SEGUIMIENTO, CONTROL Y VIGILANCIA
La Supervisión y/o Interventoría será ejercida por la ANSV, de acuerdo a sus reglamentos internos que determine para el efecto.
DISCLAIMER
Las causales de contratación en sus diferentes modalidades y las cuantías aplicables a los procesos de selección del Patrimonio Autónomo FC – Fondo de Seguridad Vial fueron determinadas exclusivamente por la Agencia Nacional de Seguridad Vial, de acuerdo al análisis de sus necesidades y el cumplimiento misional de su objeto.
El Patrimonio Autónomo FC – Fondo de Seguridad Vial obra como un simple ejecutor instrumental de la voluntad de la Agencia Nacional de Seguridad Vial en su condición de fideicomitente dentro del contrato xx xxxxxxx mercantil 043 de 2018, razón por la cual, el desarrollo y la toma de decisiones de todas las etapas de los procesos de selección por convocatoria, los contratos, las modificaciones y en general los actos realizados por el fideicomiso en materia contractual son previamente analizados y viabilizados desde el punto de vista jurídico, financiero y técnico por parte la Agencia Nacional de Seguridad Xxxx, quien instruye en su totalidad la gestión del fideicomiso.
La Agencia Nacional de Seguridad Vial declara indemne al Patrimonio Autónomo FC – Fondo de Seguridad Vial de las reclamaciones promovidas por terceros en materia de gestión contractual cuando éstas sean producto de instrucciones fiduciarias emitidas por la Agencia.
APROBÓ COMITÉ FIDUCIARIO:
____________________________ _________________________________
XXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX
Secretario General2 Asesora Delegada de Dirección General3
ANSV ANSV
Versión aprobada en comité virtual fiduciario de fecha 15 xx xxxxxx de 2019
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx – Asesora Secretaria General ANSV
ANEXO 1
SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO PARA CONTRATOS DIFERENTES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Formato No.1
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Contrato xx Xxxxxxx Mercantil No.4 Agencia Nacional de Seguridad Vial – Fiduciaria Colpatria S.A. Solicitud de Contratación de bienes o productos diferentes de prestación de servicios con |
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Tipo de Contrato (obra, suministro, compraventa, arrendamiento, otro) |
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Centro de Costo |
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Dependencia |
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Ciudad y Fecha |
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Dirigido a: |
Cargo |
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MECANISMO DE SELECCIÓN |
Convocatoria Pública: ( ) Convocatoria Privada: ( ) |
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Justificación (Necesidad a Satisfacer)
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Justificación de la modalidad de selección |
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Objeto del contrato a celebrar |
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Obligaciones del Contratista
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Obligaciones de la ANSV |
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Duración |
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Valor Total |
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Forma de Pago |
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Requisitos de Pago |
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Exigencia de Garantías (amparos, montos, plazo y beneficiarios) |
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Supervisor del Contrato |
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Capacidad Jurídica |
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Capacidad Financiera |
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Factores de Calificación
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Personal requerido (si a ello hubiere lugar) |
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Cronograma del Proceso |
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Se utiliza minuta aprobada previamente formato |
SI (__) NO (__) Observaciones |
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Cláusula Compromisoria |
SI (__) NO (__) Observaciones |
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Observaciones |
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Documentos a anexar |
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Elaboró:
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Nombre y Firma |
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Revisó: Superior inmediato:
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Nombre y Firma |
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Autorizó: Director General o delegatario:
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Nombre y Firma |
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ANEXO 2
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN POR LA MODALIDAD DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Formato No.2
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Contrato xx Xxxxxxx Mercantil Patrimonio Autónomo Fondo de Seguridad Vial Partes: Agencia Nacional de Seguridad Vial – Fiduciaria Colpatria S.A.
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Centro de Costo |
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Dependencia |
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Ciudad y Fecha |
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Dirigido a: |
Cargo |
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Beneficiario |
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Cédula o Nít |
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Justificación
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Objeto |
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Obligaciones
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Duración |
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Valor Total |
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Forma de Pago |
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Perfil |
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Supervisor del Contrato |
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Soportes |
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Requisitos para el pago |
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Documentos a anexar |
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Observaciones |
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Preparó:
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Nombre, Firma y cargo |
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Revisó: Superior inmediato:
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Nombre, Firma y cargo |
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Autorizó: Director General o delegatario.
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Nombre y Firma |
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El contenido de este manual es autorizado y convenido en forma íntegra por las partes y de él se derivan los efectos jurídicos vinculantes.
2 Nombrada mediante Resolución ANSV Nº 205 del 29 xx xxxx de 2019
3 Delegada como miembro del Comité Fiduciario mediante Resolución XXXX 000 xxx 00 xx xxxxx xx 0000.