Procedimiento para Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultorías
Procedimiento para Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultorías
Objetivo: Establecer los lineamientos para gestionar los diferentes procesos de contratación de adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultoría
Versión: 7.0
Fecha de vigencia: 2 xx xxxxx del 2017
Procedimiento para Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultorías Tabla de Contenido
Tabla de contenido
4 Responsabilidades y Políticas 7
5.1 Elaboración de Solicitud de Inicio de Contratación 10
5.2 Aprobación de Solicitud de Inicio de Proceso de Contratación 11
5.3 Emisión de Certificados 12
5.3.1 Emisión de certificado de disponibilidad en Bodega en caso de bienes 12
5.3.2 Revisión de constancia en el PAC 12
5.3.3 Emisión de Certificado de Disponibilidad Presupuestaria 13
5.3.4 Revisión de constancia en el POA 13
5.4 Elaboración de Xxxxxxx y Resolución de Inicio 13
5.5 Autorización de inicio del proceso 14
5.6 Publicación del Procedimiento de Contratación 15
5.7 Preguntas, Respuestas y/o Aclaraciones 16
5.8 Recepción y Apertura de Ofertas 16
5.9 Convalidación de Errores y Calificación de las Ofertas 17
5.10 Adjudicación o Declaratoria de Proceso Desierto 18
5.11 Elaboración del Contrato 19
Procedimiento para Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultorías Tabla de Contenido
5.12.1.1 Subasta Inversa con Comisión Técnica 20
5.12.1.2 Subasta Inversa en General 20
5.12.2.1 Particularidades del Proceso de Licitación 21
5.12.3 Menor Cuantía para Ejecución de Obras 21
5.12.4 Contrataciones en situaciones de emergencia 21
5.12.5 Adquisición de bienes inmuebles 21
5.12.6 Contratación directa de consultoría 22
5.12.6.1 CALIFICACIÓN DE OFERTAS Y NEGOCIACIÓN POR CONTRATACIÓN DIRECTA 22
5.12.7 Consultoría por lista corta o concurso público 22
5.12.7.1 Calificación de Ofertas y Negociación por Lista Corta o Concurso Público 22
5.13.1 Adquisición de bienes, servicios y obras por Xxxxxx Xxxxxxx 22
5.14 Contrataciones Específicas 24
5.14.2 Equipos de Oficina, Equipos de Audio y Video, Bienes Muebles, Electrodomésticos y Menaje 24
5.14.3 Aplicaciones Informáticas, Equipos de Computación y de Comunicaciones 24
5.14.4 Suministros de Oficina 24
6 Disposiciones transitorias 25
Procedimiento para Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultorías
Tabla de Figuras
Tabla de Figuras
Figura 1-Responsables de actualización de procesos de contratación en Software .....................................
Figura 2- Responsables para actualización en procesos de ínfima cuantía en software ..............................
Este documento describe el procedimiento general para la contratación o adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultoría; y las particularidades de los diferentes procesos de contratación pública en la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, en el marco de sus atribuciones.
Adquisiciones: Es el área responsable de la gestión de los procedimientos de contratación y del manejo y administración del Portal Institucional del Sistema Nacional de Contratación Pública xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx para la adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultorías de CELEC EP – HIDROPAUTE
Archivo Administrativo: Departamento de la Unidad de Negocio destinada para el almacenamiento y gestión de documentos físicos de la institución.
Área Requirente: Todas las unidades operativas o administrativas de CELEC EP-HIDROPAUTE que requieran la provisión de un determinado bien, servicio, obra y/o consultoría para la ejecución de sus actividades, representadas por las Subgerencias o Jefaturas de área. En estas áreas se inicia el Procedimiento de Contratación y serán las encargadas de generar la solicitud de contratación, para lo cual verificarán que la contratación conste en el Presupuesto Anual, Plan Anual de Contrataciones y observarán lo establecido en los artículos 23 y 25 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública LOSNCP, artículo 4 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y las resoluciones emitidas por el SERCOP.
Adjudicación: Es el acto administrativo por el cual el Gerente de Unidad, otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado.
Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx para su contratación directa como resultado de la aplicación de convenios marco.
Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP): Documento emitido por la Subgerencia Financiera por el cual se establece el compromiso presente o futuro de un valor para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.
Comisión Técnica: Es la responsable de llevar adelante el proceso de contratación. Para su conformación y su desempeño se sujetará a lo previsto en la normativa legal vigente.
Control previo al comprometido: Control efectuado por los funcionarios en la cadena de los procesos de adquisiciones sobre la Solicitud de Contratación y sus documentos vinculados.
Delegado: Es la persona debidamente facultada designada por la Gerencia de la Unidad de Negocio mediante Resolución para que a nombre de ésta actúe en los procesos de contratación, según su alcance.
Documento desmaterializado: Documento físico que ha sido escaneado, cargado en el Modulo Documental IFS y reposa en el Archivo Administrativo de forma posterior a haber sido asegurada la fiel correspondencia entre el documento físico y el digital.
Documentación original: Documentos digitales con firma electrónica o documentos físicos con firma holográfica. Para los trámites internos en la Unidad de Negocio se aceptan como originales los documentos desmaterializados.
Evidencia de contratación: Información documentada que debe ser notificada de forma obligatoria por el ordenador de gasto en su informe, cuya información de respaldo reposa en su expediente.
Herramienta de planificación: Herramienta informática disponible para la administración de proyectos, contratos, actividades operativas y gastos en la que se registra el avance de los mismos y se cuenta con información asociada a su planificación.
Habilitante de pago: Información documentada vinculada a un pago que sustenta su razonabilidad.
Justificación de la contratación: Documento que sustenta de forma técnica y/o legal la necesidad, así como el presupuesto referencial asociado a una adquisición.
Lista de habilitantes de pago y evidencia de contratación: Documento que detalla los habilitantes de pago y evidencias de contratación, necesarios para realizar los pagos y verificar la adecuada ejecución de un contrato, respectivamente.
JURIDESK: Software para la atención de servicios jurídicos.
Modulo Documental IFS: Módulo del software IFS destinado para el almacenamiento y gestión de documentos digitales.
Modulo Facilitador de Contratación: Aplicativo desarrollado por el SERCOP para la elaboración de los pliegos denominado “USHAY”.
Pliegos: Documentos precontractuales elaborados en base a los lineamientos y modelos establecidos por el SERCOP y/o adaptados por CELEC EP-HIDROPAUTE para la determinación de las especificaciones técnicas, condiciones económicas, legales y contractuales para la adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios o consultorías.
Proveedor: Persona natural o jurídica nacional o extranjera que se encuentra inscrita en el Registro Único de Proveedores (RUP), excepto en ínfima cuantía, de conformidad con la LOSNCP, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras, prestar servicios, y consultorías requeridos por CELEC EP- HIDROPAUTE.
Portal Institucional: Sistema informático oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por el área requirente al inicio de un proceso precontractual.
Responsable de Solicitud de Contratación.- Funcionario delegado del área requirente para ejecutar las actividades iniciales de un proceso de contratación.
SERCOP: Servicio Nacional de Contratación Pública.
Solicitud de Contratación: Documento elaborado por las áreas requirentes, en función del cual se elabora los pliegos para los procedimientos de contratación.
Solicitud de Inicio de Proceso de Contratación Ínfima Cuantía: Documento elaborado por las áreas requirentes, en función del cual se procede a la revisión y aprobación.
Ley Orgánica de Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento.
Resoluciones emitidas por el Órgano Rector de la Contratación Pública.
4 Responsabilidades y Políticas
4.1 Responsabilidades
Responsable de Solicitud de Contratación
Determinar y justificar la necesidad de la contratación así como su presupuesto referencial en el formato establecido.
Contar con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos, especificaciones técnicas debidamente aprobados por la Subgerencia o Jefatura del área requirente.
Dar seguimiento y gestión al cumplimiento del flujo de aprobaciones en las etapas preparatoria y precontractual del proceso de contratación.
Revisar la existencia de los recursos y la correcta planificación existente tanto en el Plan Anual de Contrataciones y Presupuesto de la Unidad de Negocio.
Elaborar la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN acorde a los formatos establecidos por CELEC Matriz para Obras, Bienes, Servicios y Consultoría.
Verificar que la contratación a realizar cumpla con la normativa legal aplicable al procedimiento de contratación.
Definir la lista de habilitantes de pago y evidencias de contratación.
Ingresar la información en el Módulo Documental del IFS (Solicitud de contratación, lista de habilitantes de pago y evidencias de contratación, justificación de la contratación, entre otros).
Subgerencia o Jefatura de Área Requirente
En caso de contratación directa de consultoría, solicitar autorización a la Gerencia de Unidad de Negocio, del consultor a ser invitado en el procedimiento de contratación.
Revisar, realizar control previo al comprometido y aprobar la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN, la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN y demás documentos vinculados.
Jefatura de Adquisiciones
Crear la carpeta virtual (expediente) del proceso de Contratación en el Módulo Documental IFS.
Revisar, realizar control previo al comprometido de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y elaborar los pliegos en el módulo facilitador del Portal Institucional del SERCOP y en caso de régimen especial en los modelos establecidos por el SERCOP.
Gestionar y realizar el seguimiento a las actividades relacionadas con los procedimientos de contratación en el Portal Institucional del SERCOP.
Recibir la documentación entregada por los oferentes (ofertas, convalidaciones, consultas, entre otros).
Verificar en el Catalogo Electrónico la existencia o no de los bienes o servicios requeridos y emitir la correspondiente certificación.
Ingresar los pliegos en el Módulo Documental IFS.
De ser necesario, complementa la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN.
Subgerencia Financiera
Elaborar y suscribir el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria, mediante el cual establece el compromiso del valor solicitado para el pago futuro.
Gerencia de Unidad de Negocio
Autorizar el inicio del proceso y aprobar los pliegos del procedimiento de contratación.
En caso de que el valor referencial de la contratación supere el monto autorizado por la Gerencia General de CELEC EP, tramitar la respectiva autorización.
Suscribir las resoluciones y autorizaciones necesarias para la gestión de las contrataciones.
Revisar y autorizar los informes del Delegado o Comisión Técnica.
En caso de procedimientos de contratación declarados desiertos, autorizar la reapertura, su archivo o la adquisición a través de otra modalidad de contratación.
Designar el Delegado o Comisión Técnica para la tramitación de la contratación.
D elegado o Comisión Técnica
Revisar y realizar control previo al comprometido de los pliegos, oferta y documentos de convalidación.
Ejecutar, gestionar y realizar el seguimiento de todas las actividades referentes al procedimiento de contratación.
Elaborar las Actas pertinentes.
Remitir la información a publicar en el Portal Institucional del SERCOP al área de Adquisiciones por lo menos dos horas antes del horario establecido en el cronograma.
Elaborar y gestionar el Informe del Proceso de Contratación en el cual incluye la recomendación expresa de adjudicación o declaración de proceso desierto.
Custodiar temporalmente el expediente de contratación (toda la documentación original generada en el proceso) hasta la entrega del informe del proceso de contratación.
En caso de requerirse ejecutar la sesión de negociación, para lo cual deberá disponer de información respecto a las condiciones xxx xxxxxxx del bien, servicio o consultoría a contratar. (Art. 47 del Reglamento a la LOSNCP y resoluciones pertinentes).
Ingresar, vincular y distribuir a quien corresponda los documentos digitales en el Módulo Documental de IFS.
De ser necesario, complementar la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN.
Subgerencia Jurídica
Elaborar las resoluciones necesarias para el desarrollo del proceso de contratación en el Módulo Documental de IFS.
Elaborar el contrato e ingresar su información en el Módulo Documental de IFS.
Calificar las garantías de buen uso del anticipo y fiel cumplimiento del contrato y entregar a Xxxxxxxx para su custodia.
Revisar las garantías técnicas otorgadas por el proveedor.
Archivo administrativo
Cumplir el INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE ARCHIVOS, para asegurar que los documentos bajo su custodia corresponden a los documentos desmaterializados empleados en el procedimiento de adquisiciones.
4.2 Políticas
No se debe considerar dentro de la forma de pago las memorias técnicas, ni existir fórmulas polinómicas.
En la forma de pago de contratos de servicios complementarios debe solicitarse copia simple de rol, certificado de no adeudar al IESS y planilla del IESS.
En las especificaciones técnicas o términos de referencia de servicios u obras debe indicarse que el contratista debe utilizar el formato de planilla definido por Hidropaute e indicar que para el cálculo de la planilla debe utilizar dos decimales y redondeo al final.
Indicar las condiciones mínimas que debe poseer la garantía técnica y que su vigencia inicia a partir de la suscripción del acta entrega recepción definitiva.
En caso de entregas parciales no debe considerarse la suscripción de actas de entrega recepción parcial excepto para adquisición de bienes.
5.1 Elaboración de Solicitud de Inicio de Contratación
R esponsable de Solicitud de contratación
1. Genera la justificación de la contratación y define la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN.
2. Verifica en el Módulo de Gestión de Proyectos de IFS, la existencia de la actividad tanto en el Plan Operativo Anual (POA), Presupuesto y en el Plan Anual de Contrataciones (PAC).
3. Cuando la contratación no conste en el Plan Anual de Contrataciones o amerite una reforma, gestiona de acuerdo al INSTRUCTIVO PARA MODIFICACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN.
4. En caso de requerirse movimientos presupuestarios, reforma el presupuesto acorde el
INSTRUCTIVO PARA MODIFICACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN.
5. Elabora la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN acorde a los formatos establecidos por CELEC EP Matriz disponibles en el Módulo Documental de IFS, observando lo establecido en los artículos 23 y 25 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública LOSNCP, artículo 4 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y resoluciones vigentes suscritas por el SERCOP. Vincula la justificación de la contratación y la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN.
6. Cuando aplique y en lo que corresponda, dependiendo del tipo de contratación, vincular los TÉRMINOS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL; GESTIÓN AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL PARA CONTRATACIONES.
7. Define los niveles de revisión de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
8. Inicia el proceso de aprobación en el Módulo Documental de IFS.
Los TÉRMINOS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL; GESTIÓN AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL PARA
CONTRATACIONES se encuentran disponibles en el SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Para la elaboración de pliegos se deberá analizar la aplicabilidad de cada uno de los puntos mencionados en dichos términos. En caso de ser necesario se deberá solicitar soporte específico al área de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Social Ambiental.
5.2 Aprobación de Solicitud de Inicio de Proceso de Contratación
Responsable de la revisión de solicitud de contratación
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
2. Xxxxxx y realiza el control previo al comprometido de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y sus documentos vinculados.
3. De ser el caso, firma electrónicamente y aprueba la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y sus documentos vinculados. En caso de rechazo detalla con la nota correspondiente.
Subgerencia o Jefatura del área requirente:
4. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
5. Xxxxxx y realiza el control previo al comprometido de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y sus documentos vinculados.
6. De ser el caso, firma electrónicamente y aprueba la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y sus documentos adjuntos. En caso de rechazo detalla con la nota correspondiente.
5.3 Emisión de Certificados
5.3.1 Emisión de certificado de disponibilidad en Bodega en caso de bienes
Analista de Inventarios y Xxxxxxx o su Delegado
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase
2. Revisa la disponibilidad de bienes en Bodega.
3. Genera la solicitud de compra en IFS por las cantidades solicitadas, indicando como nota en cada una de las líneas la especificación detallada en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
4. Emite y firma electrónicamente el Certificado de Disponibilidad en Bodega. Vincula el Certificado de Disponibilidad en Bodega en el Módulo Documental de IFS y aprueba el paso en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
Subgerencia o Jefatura del área requirente:
5. Revisa las cantidades de la solicitud de compra frente a los máximos y mínimos establecidos, así como la correspondencia entre las descripciones de los artículos de inventario y las especificaciones técnicas de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
6. De ser el caso autoriza la Solicitud de Compra.
5.3.2 Revisión de constancia en el PAC
Jefatura de adquisiciones
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase
2. Xxxxxx y realiza el control previo de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y sus documentos vinculados.
3. Verifica en el Catalogo Electrónico la existencia o no de los bienes o servicios requeridos y emite la correspondiente certificación que vincula en el Módulo Documental de IFS en la fase que corresponde.
4. Revisa en el Plan Anual de Contratación el tipo de procedimiento de contratación a aplicar, en caso de duda, consulta mediante JURIDESK.
5. De existir la contratación en el PAC aprueba el paso en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN indicando el código de PAC asignado a la actividad caso contrario rechaza.
En caso de requerir modificación al PAC de información asociada a CPC, cuatrimestre, partida, monto y descripción no será rechazada.
5.3.3 Emisión de Certificado de Disponibilidad Presupuestaria
Asistente de presupuesto
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase
2. Genera el CDP en el Módulo Documental de IFS en base a la información detallada en la
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y sus documentos vinculados.
3. Vincula el CDP a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN e inicia su proceso de aprobación
En caso de incremento del presupuesto disponible o cambios de cédula presupuestaria notifica al área requirente para que regularice el presupuesto acorde al INSTRUCTIVO PARA MODIFICACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN sin rechazar el paso, sin embargo dejará constancia en el histórico de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
Subgerencia Financiera
4. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase
5. De ser el caso autoriza el CDP con su firma electrónica y aprueba el paso
La aprobación del paso en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN lo realiza automáticamente el Módulo Documental de IFS una vez autorizado el CDP por el Subgerente Financiero.
5.3.4 Revisión de constancia en el POA
Analista de programación y seguimiento
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase
2. De existir la contratación como una actividad en el POA aprueba el paso en el Sistema de Gestión Documental, indicando de ser necesario un fiscalizador interno en caso de obras, caso contrario rechaza.
5.4 Elaboración de Xxxxxxx y Resolución de Inicio
Jefatura de Adquisiciones
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase
2. Elabora los pliegos en el MÓDULO FACILITADOR DE CONTRATACIÓN de acuerdo con lo establecido en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y sus documentos vinculados. En caso de contrataciones de Régimen Especial se elabora los pliegos en función de los modelos establecidos por el SERCOP.
3. En el caso de régimen especial, la Jefatura de Adquisiciones elabora el pliego y solicita mediante JURIDESK la revisión.
4. Una vez completados los pliegos asocia a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN en el Módulo Documental de IFS.
5. De ser el caso aprueba el paso en los pliegos y en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
Subgerencia Jurídica
6. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
7. Elabora la resolución de inicio y la vincula a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN en el Módulo Documental de IFS.
Para los procesos de licitación, se procurará que el delegado de la Subgerencia Jurídica que participa en las comisiones técnicas, sea el responsable de elaborar las correspondientes resoluciones, elaboración de contrato y asesoría durante la administración del mismo. Para el resto de procedimientos de contratación, el especialista que elabora la resolución de inicio será quien elabore el contrato y asesorará durante la administración del mismo
8. Aprueba el paso en los pliegos y resolución de inicio en el Módulo Documental de IFS.
Jefatura de Adquisiciones
9. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
10. Incluye el cronograma del procedimiento de contratación en los pliegos.
11. Aprueba el paso en los pliegos y resolución de inicio en el Módulo Documental de IFS.
5.5 Autorización de inicio del proceso
Gerente
12. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase
13. Autoriza con su firma electrónica y aprueba en el Módulo Documental de IFS los pliegos y la resolución de inicio.
La fase suscribir resolución de inicio y pliegos en la solicitud de contratación lo realiza automáticamente el Módulo Documental de IFS.
La resolución de inicio de proceso y aprobación de pliegos deben ser firmadas electrónicamente.
5.6 Publicación del Procedimiento de Contratación
Jefatura de Adquisiciones
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
2. Con toda la información debidamente legalizada, publica el procedimiento de contratación en el Portal Institucional del SERCOP xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
3. Aprueba el paso en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN del Módulo Documental de IFS.
4. Distribuye la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN al Delegado del Proceso o Presidente de la Comisión Técnica para su conocimiento y gestión.
5. A partir de este numeral, en todos los casos que se requieran publicaciones en el Portal Institucional del SERCOP, se debe notificar y asegurar la disponibilidad de los correspondientes documentos a la Jefatura de Adquisiciones con un mínimo de dos horas de anticipación.
D elegado o Comisión Técnica
6. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
7. Ejecuta las tareas de la fase precontractual del proceso de contratación.
8. Según sea el caso, envía la documentación física original generada como ofertas, certificados de recepción de ofertas y actas de negociación para su desmaterialización acorde el INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE ARCHIVO en caso de existir.
5.6.1. Reprogramación de cronograma
D elegado o Comisión Técnica
1. En caso de requerirse reprogramación del cronograma y solo hasta antes de la fecha límite de Respuestas y Aclaraciones, genera la motivación y la remite mediante memorando a la Gerencia de Unidad de Negocio.
Gerencia de Unidad de Negocio
2. Autoriza y notifica a la Subgerencia Jurídica para la elaboración de la Resolución de Reprogramación de Cronograma.
Subgerencia Jurídica
3. Elabora la resolución de reprogramación de cronograma.
4. Vincula la resolución a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
5. Aprueba el paso en la resolución
Gerencia de Unidad de Negocio
6. Recibe la alerta de IFS para inicio de la fase.
7. Suscribe y aprueba la resolución de reprogramación mediante firma electrónica.
Jefatura de Adquisiciones
8. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
9. Registra la reprogramación del cronograma y publica la resolución en el portal institucional del SERCOP.
5.7 Preguntas, Respuestas y/o Aclaraciones
D elegado o Comisión Técnica
1. Verifica en el Portal Institucional del SERCOP las preguntas efectuadas por parte de los interesados y prepara sus respuestas mediante el formato vigente ACTA DE RESPUESTA Y/O ACLARACIONES.
2. En caso de ser necesario aclaraciones con respecto al procedimiento de contratación, el Delegado o la Comisión Técnica, las describe en el ACTA DE RESPUESTA Y/O ACLARACIONES.
3. Envía por correo electrónico el acta de respuesta y/o aclaraciones a la Jefatura de Adquisiciones.
Jefatura de Adquisiciones
4. Publica el ACTA DE RESPUESTA Y/O ACLARACIONES en el Portal Institucional del SERCOP
5. Ingresa el ACTA DE RESPUESTA Y/O ACLARACIONES en el Módulo Documental de IFS y la vincula a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
5.8 Recepción y Apertura de Ofertas
Jefatura de Adquisiciones
1. De acuerdo al plazo establecido, recibe las ofertas de los interesados y emite los correspondientes
CERTIFICADOS DE RECEPCIÓN DE OFERTA.
2. Entrega las ofertas mediante el REPORTE DE OFERTAS recibidas a la Comisión Técnica o Delegado.
Delegado del proceso o la Comisión Técnica
3. Realiza la apertura, sumilla las hojas de las ofertas y elabora el ACTA DE APERTURA DE OFERTAS en el formato vigente, indicando por lo menos la identificación de los oferentes, descripción básica de las ofertas y valor total de las ofertas.
4. Envía por correo electrónico el ACTA DE APERTURA DE OFERTAS a la Jefatura de Adquisiciones.
Jefatura de Adquisiciones
5. Publica el ACTA DE APERTURA DE OFERTAS en el Portal Institucional del SERCOP.
6. Ingresa el ACTA DE APERTURA DE OFERTAS en el Módulo Documental de IFS y la vincula a la
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
5.9 Convalidación de Errores y Calificación de las Ofertas
Delegado del proceso o la Comisión Técnica
1. Recibidas las ofertas, las revisa(n) y en caso de que exista necesidad de convalidación de errores, elabora el ACTA DE CONVALIDACIÓN DE ERRORES en el formato vigente.
2. Envía por correo electrónico el ACTA DE CONVALIDACIÓN DE ERRORES a la Jefatura de Adquisiciones.
Jefatura de Adquisiciones
1. Publica el ACTA DE CONVALIDACIÓN DE ERRORES en el Portal Institucional del SERCOP.
2. Ingresa el ACTA DE CONVALIDACIÓN DE ERRORES en el Módulo Documental de IFS y la vincula a la
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
3. Entregados los documentos para la convalidación de errores por parte de los oferentes, emite el respectivo Certificado de Recepción y entrega dicha convalidación a la Comisión Técnica o Delegado.
D elegado del proceso o la Comisión Técnica
4. Califica(n) las ofertas, elabora el ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS en el formato vigente.
5. Envía por correo electrónico el ACTA DE CONVALIDACIÓN DE ERRORES a la Jefatura de Adquisiciones.
Jefatura de Adquisiciones
6. Publica el ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS en el Portal Institucional del SERCOP.
7. Ingresa el ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS en el Módulo Documental de IFS y la vincula a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
D elegado del proceso o la Comisión Técnica
8. Elabora(n) el INFORME DEL DESARROLLO DEL PROCESO en el formato vigente recomendando la adjudicación o declaración de proceso desierto.
9. Envía por correo electrónico el INFORME DEL DESARROLLO DEL PROCESO a la Jefatura de Adquisiciones.
10. Remite el expediente físico (ofertas, convalidaciones, certificados de recepción de ofertas y actas firmas holográficamente) al archivo administrativo acorde al INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE ARCHIVO. Documentos originales (digitales) disponibles en el Módulo Documental de IFS no deberán ser remitidos en el expediente físico.
Jefatura de Adquisiciones
11. Carga el INFORME DEL DESARROLLO DEL PROCESO en el Módulo Documental de IFS y lo vincula a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
Archivo administrativo
12. Luego de desmaterializados y vinculados los documentos distribuye a la Jefatura de Adquisiciones.
Jefatura de Adquisiciones
13. Verifica que los documentos se encuentren completos en el Módulo Documental de IFS y que la documentación física se haya entregado al archivo administrativo.
14. Aprueba el paso en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
El informe de desarrollo del proceso debe contener un punto final llamado Conclusiones donde se detalle el siguiente enunciado:
“En base a los antecedentes se recomienda que el procedimiento de contratación (Insertar código y objeto del proceso), se adjudique o declare desierto (se ordene su reapertura en los mismos términos o se archive el proceso), al oferente (Ingresar razón social y ruc del oferente ganador) por el monto (ingresar valor en números)”
5.10 Adjudicación o Declaratoria de Proceso Desierto
Subgerencia Jurídica
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
2. Elabora la Resolución de Adjudicación o Declaratoria de Proceso Desierto y la vincula en el Módulo Documental de IFS para la suscripción de la Gerencia de Unidad.
Gerencia de Unidad de Negocio
3. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
4. Suscribe y aprueba mediante firma electrónica la Resolución de Adjudicación o Declaratoria de Proceso Desierto.
Para un procedimiento declarado desierto, puede realizar la reapertura en base a la misma modalidad u otro tipo de contratación acorde a la resolución de declaratoria de desierto de un procedimiento de contratación.
La aprobación del paso en la solicitud de contratación lo realiza automáticamente el Módulo Documental de IFS.
Jefatura de Adquisiciones
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
2. Publica la resolución en el portal Institucional del SERCOP.
3. Distribuye la Resolución de Adjudicación o declaratoria de desierto mediante el Módulo Documental de IFS al área requirente.
4. Aprueba el paso en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
5.11 Elaboración del Contrato
Subgerencia Jurídica
1. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
2. Solicita mediante correo electrónico a la Gerencia de Unidad de Negocio, designe al Administrador de Contrato.
3. Procede con la elaboración del contrato considerando de ser el caso lo indicado en el sub numeral 2 del numeral 5.3.4 de este procedimiento.
4. Sumilla y gestiona la suscripción de los ejemplares con el oferente adjudicado y la Gerencia de Unidad de Negocio.
5. Tramita la protocolización del contrato en caso de requerirse.
6. Ingresa la información del contrato suscrito en el Módulo Documental de IFS
7. Envía el contrato y el certificado bancario al archivo administrativo para su desmaterialización acorde al INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE ARCHIVO.
8. Califica y envía las garantías a tesorería.
Asistente de archivo
9. Desmaterializa el contrato y el certificado bancario.
10. Vincula el contrato a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y el certificado bancario al proveedor mediante IFS.
11. Distribuye en el IFS el contrato a tesorería, presupue.sto, inventarios, adquisiciones y Administrador del Contrato.
Administrador del contrato
12. Publica el contrato en el Portal Institucional del SERCOP.
Asistente de presupuesto
13. Vincula el CDP al contrato.
T esorería
14. Desmaterializa las garantías, sube la información en el Módulo Documental de IFS y las vincula al contrato.
Inventarios
15. Para el caso de bienes, genera la orden de compra utilizando como fuente la solicitud de compra.
Adquisiciones
16. Verifica que la documentación este completa y aprueba la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN, a partir de lo cual no es factible realizar modificaciones al proceso.
5.12 Particularidades
5.12.1 Subasta inversa
5.12.1.1 Subasta Inversa con Comisión Técnica
Jefatura de Adquisiciones
1. Gestiona la suscripción de la resolución de calificación de participantes.
5.12.1.2 Subasta Inversa en General
Responsable de Solicitud de Contratación
1. En procedimientos en los cuales sea necesario hacer referencia a marcas de fábrica o comercio, elabora el informe técnico que sustente la necesidad de llevar a cabo la contratación, en donde se explique en forma clara el objeto y alcance de la misma.
D elegado o Comisión Técnica
2. Cuando se presenta una sola oferta y en caso de ser necesario un proceso de negociación el Delegado o Comisión Técnica suscribe el ACTA DE NEGOCIACIÓN en el formato vigente.
3. Envía por correo electrónico el ACTA DE NEGOCIACIÓN a la Jefatura de Adquisiciones.
Jefatura de Adquisiciones
4. Publica el ACTA DE NEGOCIACIÓN en el Portal Institucional del SERCOP
5. Carga el ACTA DE NEGOCIACIÓN en el Módulo Documental de IFS y la vincula a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
6. De existir más de una oferta calificada y habilitada, monitorea el proceso de puja y el informe de puja,vincula a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y lo distribuye al Delegado o Comisión Técnica.
5.12.2 Licitación
5.12.2.1 Particularidades del Proceso de Licitación
Jefatura de Adquisiciones
1. Recibida la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN envía a la Gerencia de Unidad de Negocio mediante memorando la solicitud de conformación de la Comisión Técnica para la elaboración de los pliegos respectivos.
Gerencia de Unidad de Negocio
2. Designa a los miembros de la Comisión Técnica y notifica a la Jefatura de adquisiciones.
Jefatura de Adquisiciones
3. Notifica a cada uno de los miembros de la Comisión Técnica.
5.12.3 Menor Cuantía para Ejecución de Obras
1. Luego y según la calificación y publicación del ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS, la Jefatura de Adquisiciones habilita a los oferentes calificados para que el Portal Institucional del SERCOP realice el sorteo respectivo; y se notifica al Delegado del proceso.
5.12.4 Contrataciones en situaciones de emergencia
Referirse a INSTRUCTIVO DE ACTUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA.
5.12.5 Adquisición de bienes inmuebles
Referirse al PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES POR DECLARATORIA DE UTILIDAD PÚBLICA.
5.12.6 Contratación directa de consultoría
5.12.6.1 CALIFICACIÓN DE OFERTAS Y NEGOCIACIÓN POR CONTRATACIÓN DIRECTA
Delegado
El Delegado o la Comisión Técnica realiza los procesos de negociación necesarios, elabora el ACTA DE NEGOCIACIÓN FINAL y remite vía correo electrónico a la Jefatura de Adquisiciones para su publicación en el Portal Institucional del SERCOP.
5.12.7 Consultoría por lista corta o concurso público
5.12.7.1 Calificación de Ofertas y Negociación por Lista Corta o Concurso Público
Comisión Técnica
1. De las ofertas técnicas calificadas, verifica la evaluación de las ofertas económicas asignadas por el Portal Institución del SERCOP.
Jefatura de Adquisiciones
2. Notifica mediante correo electrónico a la Comisión Técnica, el orden de prelación de los consultores calificados para proceder con el proceso de negociación.
C omisión Técnica
3. Realiza los procesos de negociación necesarios, elabora el ACTA DE NEGOCIACIÓN FINAL y remite vía correo electrónico a la Jefatura de Adquisiciones para su publicación en el Portal Institucional.
5.12.8 Régimen especial
El área requirente a más de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN, deberá remitir el informe técnico justificando la necesidad por razones de funcionalidad o necesidad tecnológica u otra justificación que faculte acogerse al Régimen Especial.
5.13 Xxxxxx Xxxxxxx
5.13.1 Adquisición de bienes, servicios y obras por Xxxxxx Xxxxxxx
Área Requirente
1. Elabora e ingresa la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN SERVICIOS/BIENES Y SERVICIOS– ÍNFIMA CUANTÍA
en el Módulo Documental IFS.
Analista de Inventarios y Xxxxxxx o su Delegado
2. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
3. Para el caso de bienes, revisa la disponibilidad de bienes en Bodega.
4. Para el caso de bienes, genera la solicitud de compra en IFS indicando en sus artículos la especificación técnica, registrando en el campo “notas” del IFS.
5. Emite y firma electrónicamente el Certificado de Disponibilidad en Bodega y lo vincula en el Módulo Documental de IFS y aprueba el paso en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
Jefatura de área requirente
6. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
7. Para el caso de bienes, valida y de ser el caso autoriza la solicitud de compra.
Jefatura de Adquisiciones
8. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
9. Solicita cotizaciones y realiza el análisis de ofertas. Para el caso de bienes, se realiza una vez autorizada la solicitud de compra.
10. Aprueba la fase.
Asistente de presupuesto
11. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
12. Genera el CDP en el Módulo Documental de IFS en base a la información detallada en la
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN y sus documentos vinculados.
13. Vincula el CDP a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN e inicia su proceso de aprobación
En caso de incremento del presupuesto disponible o cambios de cédula presupuestaria notifica al área requirente para que regularice el presupuesto acorde al INSTRUCTIVO PARA MODIFICACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN sin rechazar el paso, sin embargo dejará constancia en el histórico de la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
Subgerencia Financiera
14. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
15. De ser el caso autoriza el CDP con su firma electrónica y aprueba la fase.
La aprobación de la fase en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN lo realiza automáticamente el Módulo Documental de IFS una vez autorizado el CDP por el Subgerente Financiero.
Jefatura de adquisiciones
16. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
17. Genera la orden compra vinculando el CDP.
Subgerencia Administrativa
18. Recibe la notificación de IFS para inicio de la fase.
19. Autoriza y suscribe electrónicamente la orden de compra.
Jefatura de adquisiciones
1. Vincula la orden de compra a la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
2. Aprueba la fase en la SOLICITUD DE CONTRATACIÓN.
5.14 Contrataciones Específicas
5.14.1 Vehículos
El área solicitante responsable de canalizar estos requerimientos de vehículos es la Subgerencia Administrativa, quien debe contar con la autorización de la Gerencia de Unidad de Negocio.
5.14.2 Equipos de Oficina, Equipos de Audio y Video, Bienes Muebles, Electrodomésticos y Menaje
El área solicitante responsable de canalizar estos requerimientos es la Jefatura de Servicios Generales.
5.14.3 Aplicaciones Informáticas, Equipos de Computación y de Comunicaciones
El área Solicitante responsable de canalizar estos requerimientos es Tecnología de la Información y Comunicaciones (TIC).
5.14.4 Suministros de Oficina
El área Solicitante responsable de canalizar estos requerimientos es Adquisiciones.
5.14.5 Capacitación
El área Solicitante responsable de canalizar estos requerimientos es Talento Humano.
5.14.6 Publicidad e Imagen
El área Solicitante responsable de canalizar los requerimientos de publicidad, auspicios y eventos públicos es la Especialista de Comunicación.
- Los procesos que han ingresado a la Jefatura de Adquisiciones antes de la vigencia de esta versión del procedimiento, se tramitarán acorde a lo estipulado en la versión anterior de este procedimiento. Si los procesos son devueltos por adquisiciones estos serán tramitados acorde esta nueva versión.
- Los procesos que han ingresado a la Jefatura de Adquisiciones antes de la vigencia de esta versión del procedimiento, una vez firmado el contrato, el administrador deberá elaborar la correspondiente lista de habilitantes de pago y evidencias de contratación.
- Los procedimientos que se encuentren publicados en el Portal Institucional del SERCOP y en caso de ser declarados como desiertos, de ser requerida nuevamente su publicación en iguales condiciones a las iniciales, serán tramitados acorde a lo estipulado en la versión anterior de este procedimiento.
- Las adquisiciones mediante el procedimiento de ínfima cuantía definido en el presente documento, entrarán en vigencia a partir del primero xx xxxxx de dos mil diecisiete.
Se deroga el Procedimiento para adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultorías versión 6.0.
Procedimiento para Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultorías Página 26 de 26
Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultoría