ESTUDIOS PREVIOS CÓDIGO: F-BS-05
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ESTUDIOS PREVIOS |
CÓDIGO: |
F-BS-05 |
VERSIÓN: |
03 |
Villavicencio, Fecha: ________
ÁREA SOLICITANTE: Secretaría _____________
FUNCIONARIO CON CAPACIDAD PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO. (REPRESENTANTE LEGAL U ORDENADOR DEL GASTO): Secretario de___________________ con domicilio en la ciudad xx Xxxxxxxxxxxxx, en calidad de Secretaria de __________, del Departamento del Meta, nombrada mediante Decreto __________, y posesionada con el acta decreto __________, facultada para contratar según lo establecido en el decreto __________, proferido por el Gobernador del Departamento del Meta.
RUBRO: Los compromisos contractuales que se deriven del contrato requerido, serán con cargo al rubro presupuestal _________________________________ del presupuesto de gastos de la actual vigencia fiscal.
PRESUPUESTO: Certificado disponibilidad presupuestal No. ______ de fecha _______.
OBJETO A CONTRATAR: La Gobernación del Meta para el cumplimiento de los fines Estatales requiere contratar: _______.
CLASIFICACIÓN UNSPSC
_________
_________
LUGAR DE EJECUCIÓN: El lugar de ejecución de este contrato es el Municipio de _______________.
VALOR DEL CONTRATO: El presupuesto estimado para este contrato es la suma de: _____________________ pesos $ _________________ moneda corriente
DESEMBOLSOS Y PAGOS: El Departamento del Meta desembolsará los dineros presupuestados para la futura contratación de la siguiente manera:
ANTICIPO.
Un (1) ANTICIPO equivalente al ______ POR CIENTO (__%), del valor total del contrato el cual deberá ser amortizado en su totalidad hasta antes de liquidarse el mismo. Es preciso resaltar que dichos dineros no se pueden destinar a fines distintos a los relacionados con la ejecución y el cumplimiento del contrato, y teniendo en cuenta su condición de bienes públicos hasta el momento en que sean amortizados mediante su ejecución, su manejo inadecuado, el cambio de destinación o su apropiación inadecuada dará lugar a las responsabilidades correspondientes. La amortización del anticipo se realizará en _______ periodos.
MANEJO DEL ANTICIPO: El contratista deberá constituir una cuenta bancaria de ahorros, no conjunta, a nombre del contrato, de acuerdo con lo establecido en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011 y la Directiva Presidencial 004 de 2003.
Los recursos entregados en calidad de anticipo son de propiedad xxx xxxxxx y en consecuencia los rendimientos financieros que los mismos generen deberán ser reintegrados a la Tesorería Departamental hasta antes de la liquidación del contrato.
PAGOS.
La Gobernación del Departamento del Meta pagará al contratista el valor de ejecución del contrato así: ___________ pagos _(periodicidad)________; previo cumplimiento de la acreditación de pagos de parafiscales, seguridad social del personal empleado para la ejecución del contrato, el respectivo informe de actividades elaborado por el contratista, informe elaborado por el interventor o supervisor del contrato según sea el caso, factura, certificación del interventor o supervisor del cumplimiento de las obligaciones contractuales, laborales y de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales por parte del contratista.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El tiempo estimado para la ejecución del contrato es de: __________.
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: El objeto a contratar se encuentra consagrado dentro del plan anual de adquisiciones de la entidad para la vigencia actual.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD – OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA:
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CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS - ESPECIFICACIONES ESPECIALES - OBLIGACIONES DE LAS PARTES - DOCUMENTOS ANEXOS QUE ACOMPAÑAN EL ESTUDIO PREVIO:
Estudios Técnicos: ________
Estudios Económicos y xx xxxxxxx: La elaboración de este estudio y la determinación del valor del contrato fue determinada por el siguiente estudio xx xxxxxxx:
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_______________________________________
_______________________________________
Estudios Jurídicos: ________
OBLIGACIÓN DE LAS PARTES:
En cumplimiento del objeto del contrato el Departamento se compromete a:
1. Constituir la reserva presupuestal que garantice el giro de los recursos del contrato a suscribir.
2. Cancelar el valor pactado en el contrato en las condiciones establecidas siempre y cuando el supervisor o interventor certifique el cumplimiento del objeto contractual.
3. Evaluar y aprobar a través del supervisor o interventor del contrato los informes presentados por el contratista establecidos para tal fin.
4. Vigilar que se ejecute y sea efectiva la obligación del contrato.
El contratista en cumplimiento del objeto convenido se obliga con el departamento a:
_____________
DOCUMENTOS ANEXOS QUE ACOMPAÑAN EL ESTUDIO PREVIO:
Certificado del Banco de Proyectos (Para contratos con recursos de inversión)
Estudio xx Xxxxxxx.
Estudio del Sector.
Presupuesto Oficial.
Certificado de disponibilidad.
Certificado del Plan Anual de Adquisiciones.
__________
REQUISITOS HABILITANTES DEL OFERENTE: para establecer los requisitos habilitantes, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.5.3 Decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique) se debe tener en cuenta:
Riesgo del proceso de contratación,
El valor del contrato objeto del proceso de contratación,
El análisis del sector económico respectivo,
El conocimiento de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
1. Experiencia – Los contratos celebrados por el interesado para cada uno de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor expresado en smmlv.
Los contratos celebrados por consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales el interesado tenga o haya tenido participación, para cada uno de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor expresado en smmlv.
2. Capacidad Jurídica – La capacidad jurídica del proponente para prestar los bienes obras, o servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales y la capacidad del representante legal de las personas jurídicas para celebrar contratos y si requiere, autorizaciones para el efecto con ocasión de los límites a la capacidad del representante legal del interesado en relación con el monto y el tipo de las obligaciones que puede adquirir a nombre del interesado.
3. Capacidad Financiera – Los siguientes indicadores miden la fortaleza financiera del interesado:
A) Índice de liquidez: activo corriente dividido por el pasivo corriente;
B) Índice de endeudamiento: pasivo total dividido por el activo total;
C) Razón de cobertura de intereses: utilidad operacional dividida por los gastos de intereses.
4. Capacidad Organizacional – los siguientes indicadores miden el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de activos del interesado:
(A) Rentabilidad del patrimonio: utilidad operacional dividida por el patrimonio.
(B) Rentabilidad del activo: utilidad operacional dividida por el activo total.
La experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional serán desarrolladas en los pliegos de condiciones.
MODALIDAD DE SELECCIÓN: De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique), la escogencia del contratista se efectuara con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía.
En el presente proceso de selección el objeto a contratar consiste en___________________ , con un presupuesto oficial de __________________ ($_________) M/CTE.
Por tanto, de acuerdo al objeto y el presupuesto oficial, el proceso de selección para la contratación cuya prestación demanda la secretaría de _________________, según los estudios y documentos previos, será la modalidad de ____________________, de conformidad con lo regulado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique), y demás normas que los modifiquen o adicionen.
FACTORES DE SELECCIÓN: La Gobernación del Meta, previo análisis comparativo de los precios de las ofertas que se ciñan a los requisitos establecidos en el presente estudio previo, seleccionará el ofrecimiento más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca, aplicando los mismos criterios para todas ellas, lo que permite asegurar una selección objetiva teniendo en cuenta para tal efecto lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique) a que se refiere el artículo 5 de la ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la ley 1474 de 2011.
ANÁLISIS, TIPIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS RIESGOS:
De conformidad con la disposición contenida en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 en desarrollo del presente contrato, los riesgos que afecten al contratista en cuanto a variaciones de las condiciones originalmente pactadas, deben ser considerados. Se entiende por riesgo cualquier posibilidad de afectación del bien o servicio que limite, retrase o suspenda la ejecución del contrato, o perjudique en cualquier forma, y de acuerdo con la tipificación de los riesgos, su integridad.
Es preciso resaltar que los riesgos que asume la entidad son aminorados con la elaboración detallada y coherente de estos estudios previos, a través de los cuales se determinaron claramente las especificaciones técnicas y alcances del bien o servicio a contratar. No obstante, el futuro contrato a celebrar no comporta mayores riesgos para la entidad durante su ejecución.
N |
Clase |
Fuente |
Etapa |
Tipo |
Descripción |
Consecuencia de la ocurrencia del evento |
Probabilidad |
Impacto |
Valoración |
Categoría |
¿A quién se le asigna? |
Tratamiento/Control a ser implementado |
Impacto después del tratamiento |
¿Afecta la ejecución del contrato? |
Responsable por implementar el tratamiento |
Fecha estimada en que se inicia el tratamiento |
Fecha estimada en que se completa el tratamiento |
Monitoreo y revisión |
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Probabilidad |
Impacto |
Valoración |
Categoría |
¿Cómo se realiza el monitoreo? |
Periodicidad |
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[Numerar consecutivamente empezando en 1] |
[General/Específico] |
[Interno/Externo] |
[Planeación/Selección/Contratación/Ejecución] |
[Económico/ Social o político/ Operacional/ Financiero/ Regulatorio/ De la naturaleza/ Ambiental/ Tecnológico] |
[Describir el Riesgo] |
[Describir la consecuencia de la ocurrencia del evento] |
[1/2/3/4/5] |
[1/2/3/4/5] |
[2/3/4/5/6/7/8/9/10] |
[Bajo/Medio/Alto/Extremo] |
[Entidad Estatal/Contratista] |
[Describir el tratamiento o control a ser implementado] |
[1/2/3/4/5] |
[1/2/3/4/5] |
[2/3/4/5/6/7/8/9/10] |
[Bajo/Medio/Alto/Extremo] |
[Sí/No] |
[Entidad Estatal/Contratista] |
[Incluir fecha o evento con el cual se inicia el tratamiento] |
[Incluir fecha o evento con el cual se inicia el tratamiento] |
[Definir la forma de realizar el monitoreo] |
[Definir la periodicidad del monitoreo] |
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GARANTÍAS: La Gobernación del Meta, exigirá para la suscripción del contrato las siguientes garantías:
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______________________________________
EXCEPCIONES AL OTORGAMIENTO DEL MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO:
CASOS EN LOS CUALES NO SON EXIGIBLES LAS GARANTÍAS:
__________
APROBACIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Las garantías exigidas por la entidad deberán ser ratificadas por acto aprobatorio.
INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA RELATIVAS A MANTENER LA SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA – CADUCIDAD: Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo.
INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA SE ENCUENTRA COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO. Una vez verificada la página web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se encontró que el presente proceso de selección si ___ o no ___ se encuentra relacionado en los Tratados Internacionales vigentes.
APROBACIÓN: conforme a lo plasmado en este estudio previo, el mismo es aprobado por el Secretario de ______________________ de la Gobernación del Meta.
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Ordenador del Gasto
Cargo
Dependencia
Proyectó Nombre
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO (No Imprimir) |
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Villavicencio Fecha _____________ |
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ÁREA SOLICITANTE: Dependencia que requiere la celebración del contrato o convenio |
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FUNCIONARIO CON CAPACIDAD PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO. (REPRESENTANTE LEGAL U ORDENADOR DEL GASTO): Representante legal de la entidad con facultades para suscripción de contratos; deberá acreditarse la calidad del funcionario y las debidas autorizaciones para contratar. |
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RUBRO: Identificación de ítem del rubro dentro del acto administrativo aprobatorio del presupuesto de la entidad. |
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PRESUPUESTO: Numero del certificado disponibilidad presupuestal. |
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OBJETO A CONTRATAR: La entidad debe determinar la esencia de la necesidad descrita, |
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LUGAR DE EJECUCIÓN: El lugar de la geografía donde se deberá ejecutar el objeto del contrato. |
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VALOR DEL CONTRATO: Valor total del contrato |
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DESEMBOLSOS Y PAGOS ANTICIPO: Se señala el porcentaje equivalente al valor total del contrato. Se deberá describir la forma de realizar la amortización del anticipo. FORMA DE PAGO: Manera periódica como se pagará al contratista (mensual, bimensual, entre otros). De acuerdo con lo señalado por el artículo 91 de la ley 1474 de 2011, en los contratos de obra, concesión, salud, cuyo monto sea superior a la menor cuantía de la entidad y para los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que se reciban a título de anticipo, según se opte por una u otra figura en el contrato. |
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TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: En meses y días. |
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ÍTEM DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Identificación del ítem consagrado dentro del plan anual de adquisiciones adoptado por la entidad para la respectiva vigencia. |
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NECESIDAD – OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA: Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
En este análisis deberán concretarse, entre otros, los siguientes aspectos:
Deberá hacerse un señalamiento claro y preciso de las razones por las cuales es necesaria esa contratación y los beneficios que la misma traiga a la entidad conforme a los deberes del Estado.
Dicho requisito tiene como objetivo que previo a la apertura de los procesos contractuales se determinen los factores de tipo objetivo que hagan necesaria la contratación pública y justifiquen la existencia de la necesidad que se pretende suplir con el proceso de selección.
Lo que implica que las entidades públicas no pueden alegar criterios subjetivos soportados en la inconveniencia del futuro contrato para dar por terminado el proceso de selección. |
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CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS - ESPECIFICACIONES ESPECIALES - OBLIGACIONES DE LAS PARTES - DOCUMENTOS ANEXOS QUE ACOMPAÑAN EL ESTUDIO PREVIO: En este punto debe hacerse un juicio de análisis conforme a lo plasmado en el “OBJETO A CONTRATAR”, estipulando el resultado de los estudios que motivan el proceso de selección contractual, que serán conocidos como estudios de factibilidad, los cuales deben partir de tres parámetros fundamentales:
Estudios Técnicos: Que tienen como objetivo dotar a la administración de elementos de juicio objetivos que justifiquen no solo la necesidad existente de bienes o servicios, sino que describan las condiciones de modo, tiempo y lugar y especificaciones en que deben ser adquiridos. Ej. Requerimientos para la compra de un software, planos, diseños.
Estudios Económicos: Analizan los elementos y la información necesaria en relación con los costos fijos y variables, para determinar la existencia dentro de la entidad pública de los recursos necesarios para la correcta ejecución del objeto del contrato, Ej. Establecer la existencia de recursos para efectuar compra de predios necesarios para la construcción de obras de infraestructura vial, o adquisición de bienes y servicios.
Estudios Jurídicos: Determinan de conformidad con los requerimientos técnicos y económicos el marco legal que ha de aplicarse al proceso de selección y a la futura contratación.
Es importante señalar entonces que según el estatuto general de la contratación existen diferentes modalidades de contratos que según condiciones específicas serán adjudicados conforme al mecanismo de selección donde encajen teniendo en cuenta su naturaleza y en algunos casos su cuantía.
Clasificación de contratos estatales según su naturaleza:
Arts. 32 ley 80 de 1993 y 4º ley 1150 de 2007:
1º Contrato de obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, el mantenimiento, la instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
2º Contrato de consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tiene por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
3º Contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: son los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o el funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados; o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas.
4º Contrato de concesión: son los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial de una obra o bien destinado al servicio o uso público.
5º Encargos fiduciarios y fiducia pública: Los encargos fiduciarios y los contratos xx xxxxxxx mercantil que a la fecha de promulgación de esta ley hayan sido suscritos por las entidades estatales, continuarán vigentes en los términos convenidos con las sociedades fiduciarias.
Los actos y contratos que se realicen en desarrollo de un contrato xx xxxxxxx pública o encargo fiduciario cumplirán estrictamente con las normas previstas en este estatuto, así como con las disposiciones fiscales, presupuestales, de interventoría y de control a las cuales esté sujeta la entidad estatal fideicomitente.
6º Arrendamiento o adquisición de bienes inmuebles: Para la adquisición de inmuebles, deberá tenerse en cuenta lo previsto por el artículo 2.2.1.2.1.4.10 Y 2.2.1.2.1.4.11 del decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique). Para efectos de adquisición de inmuebles se solicitará un avalúo comercial que servirá como bases de negociación, dicho avalúo lo podrá adelantar el instituto geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx o cualquier persona natural o jurídica de carácter privado que se encuentre inscrita en el registro nacional de avaluadores.
7° En la legislación civil y comercial se encuentran otras definiciones que deben atenderse a la hora de identificar el contrato a celebrar. Por ejemplo:
OBLIGACIÓN DE LAS PARTES: Obligaciones y deberes de cada uno de los extremos contractuales.
DOCUMENTOS ANEXOS QUE ACOMPAÑAN EL ESTUDIO PREVIO: Todos aquellos documentos previos que hacen parte del estudio previo; tales como estudios, conceptos, licencias previas etc. |
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REQUISITOS HABILITANTES DEL OFERENTE: Es importante hacer una diferenciación entre las condiciones habilitantes al proponente y los elementos relativos a la oferta o propuesta.” los factores como la experiencia y la capacidad financiera, jurídica y de organización de los proponentes se definen como “requisitos habilitantes” que no otorgan puntaje, y por tanto, deben considerarse bajo el criterio de admisión o rechazo, los cuales sólo son verificables a través del certificado de la Cámara de Comercio. |
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MODALIDAD DE SELECCIÓN: Las modalidades de selección o escogencia del contratista se encuentran definidas por el artículo 2º de la ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique): veamos: Licitación pública: Opera como regla general de contratación, artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes y como lo estipula el artículo 2º, numeral 1º de la Ley 1150 de 2007.
Selección abreviada: Por las características técnicas uniformes y de común utilización del objeto a contratar, y/o la cuantía (menor cuantía), Art. 2.2.1.2.1.2.1 Decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique).
Concurso de méritos: Procedimiento de selección de consultores o proyectos, en los que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación Art 2.2.1.2.1.3.1 decreto1082 de 2015 (o la norma que lo modifique).
Contratación directa: modalidad de contratación que no exige el desarrollo de convocatoria pública y que sólo procede de forma taxativa para las causales previstas en la subsección 4 del Decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique).
Contratación Mínima contrato de bienes, servicio y obra pública del 10% de la Menor cuantía de la entidad, de acuerdo al artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique).
Cuando la modalidad de contratación la determina la cuantía o valor a contratar debemos remitirnos a lo consagrado por el inciso b numeral 2º artículo 2º ley 1150 de 2007, para prescribir el rango dentro del cual se encuentra la suma respecto del presupuesto anual de la entidad. |
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FACTORES DE SELECCIÓN: Los FACTORES DE CALIFICACIÓN se deben aplicar exclusivamente en función de la oferta, entendida como los elementos del negocio jurídico sobre los cuales la entidad licitante va a efectuar la comparación de las propuestas para obtener la más favorable, teniendo en cuenta los elementos técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenidos en los pliegos de condiciones. (Artículo 5° de la ley 1150 de 2007). |
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ESTUDIO XX XXXXXXX: Establecer el presupuesto oficial de la contratación a través de mecanismos como solicitud de cotizaciones, consulta de bases de datos especializadas, análisis de consumos y precios históricos
Cuando se emplee la MODALIDAD DE SOLICITUD DE COTIZACIONES, las mismas se deben requerir remitiendo a los interesados toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente, como gastos que deberá asumir el contratista, ejemplo: gastos de transporte, impuestos, publicación, etc.
se sugiere que las solicitudes de cotización contengan como mínimo la siguiente información:
Cuando por las condiciones xxx xxxxxxx del bien o servicio a contratar se requiera la REVISIÓN DE BASES DE DATOS, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio.
Las bases de datos consultadas deben ser especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar.
Para emplear el mecanismo de ANÁLISIS DE PRECIOS HISTÓRICOS se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en el comercio del bien o servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra. |
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ANÁLISIS, TIPIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS RIESGOS: Comprende la valoración de los riesgos previsibles asumidos por la entidad contratante y por el contratista.
Se traduce en el valor asegurado, tipos de amparos y cuantías de los mecanismos de cobertura, en las medidas de mitigación que se adopten en la ejecución de lo pactado y en el panorama financiero del contrato.
Este estudio debe efectuarse en cumplimiento de lo ordenado por el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 2.2.1.1.1.6.3 del decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique).
El documento CONPES 3714 DE 2011 - 01 DE DICIEMBRE DE 2011 Fijó los lineamentos de política pública para el manejo de RIESGO PREVISIBLE y un conjunto de bases para la definición del alcance del ejercicio de TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS en la Contratación. En la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx link manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación se puede descargar las tablas para determinación de riesgos previsibles y la tabla. El Decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique) define Riesgo como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. También, el Decreto 1082 (o la norma que lo modifique) establece que la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
La administración de Riesgos es el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal de los eventos en el Proceso de Contratación. La administración de Riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente propone administrar los Riesgos del Proceso de Contratación siguiendo los pasos enumerados a continuación: 1. Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación. 2. Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación. 3. Evaluar y calificar los Riesgos. 4. Asignar y tratar los Riesgos. 5. Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.
El punto inicial es identificar el contexto en el cual interactúa la Entidad Estatal para conocer el ambiente social, económico y político, e identificar (i) sus propios Riesgos; (ii) los Riesgos comunes a sus Procesos de Contratación; y (iii) los Riesgos del Proceso de Contratación en particular.
Una vez establecido el contexto, la Entidad Estatal debe identificar e incluir en la matriz propuesta los Riesgos del Proceso de Contratación, identificados los Riesgos del Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe clasificarlos según su clase, su fuente, la etapa del Proceso de Contratación en la que se encuentra el Riesgo, y su Tipo, así:
Clase: General: es un Riesgo de todos los Procesos de Contratación adelantados por la Entidad Estatal, por lo cual está presente en toda su actividad contractual. Específico: es un Riesgo propio del Proceso de Contratación objeto de análisis.
Fuente: Interno: es un Riesgo asociado a la operación, capacidad, o situación particular de la Entidad Estatal (reputacional, tecnológico). Externo: es un Riesgo del sector del objeto del Proceso de Contratación, o asociado a asuntos no referidos a la Entidad Estatal (desastres económicos, existencia de monopolios, circunstancias electorales).
Etapa: Planeación: la etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y la fecha en la cual se decide continuar o no con el Proceso de Contratación. Durante esta etapa, la Entidad Estatal elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes. Dentro de las preguntas que la Entidad Estatal debe hacerse para identificar los Riesgos de la etapa de planeación se encuentran las siguientes: (i) La modalidad de contratación es adecuada para el bien servicio u obra necesitado. (ii) Los requisitos habilitantes son los apropiados para el Proceso de Contratación y es posible encontrar proponentes que los cumplan incluyendo los Riesgos relacionados con la habilidad para determinar requisitos habilitantes consistentes con el Proceso de Contratación y con el sector económico en el que actúan los posibles oferentes. (iii) El valor del contrato corresponde a los precios xxx xxxxxxx. (iv) La descripción del bien o servicio requerido es claro. (v) El Proceso de Contratación cuenta con las condiciones que garanticen la transparencia, equidad y competencia entre los proponentes. (vi) El estudio xx xxxxxxx permite identificar los aspectos de oferta y demanda xxx xxxxxxx respectivo. (vii) El diseño del Proceso de Contratación permite satisfacer las necesidades de la Entidad Estatal, cumplir su misión y si es coherente con el cumplimiento de sus objetivos y metas.
Selección: la etapa de selección está comprendida entre el acto de Apertura del Proceso de Contratación y la Adjudicación o la declaración de desierto del Proceso de Contratación. En la etapa de selección la Entidad Estatal selecciona al contratista. En esta etapa los Riesgos frecuentes son los siguientes: Contratación: Una vez adjudicado el contrato objeto del Proceso de Contratación, inicia la etapa de contratación en la cual se debe cumplir con el cronograma previsto para la celebración del contrato, el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y el cumplimiento de los requisitos para el perfeccionamiento, ejecución y pago. En esta etapa los Riesgos frecuentes son los siguientes: (i) Riesgo de que no se firme el contrato. (ii) Riesgo de que no se presenten las garantías requeridas en los Documentos del Proceso de Contratación o que su presentación sea tardía. (iii) Riesgos asociados al incumplimiento de la publicación o el registro presupuestal del contrato. (iv) Xxxxxxx asociados a los reclamos de terceros sobre la selección del oferente que retrasen el perfeccionamiento del contrato. Ejecución: la etapa de ejecución inicia una vez cumplidos los requisitos previstos para iniciar la ejecución del contrato respectivo y termina con el vencimiento del plazo del contrato o la fecha de liquidación si hay lugar a ella. Esta etapa puede extenderse cuando hay lugar a garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o a condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. En esta etapa se cumplen con las obligaciones previstas en el contrato, permitiendo el logro del objeto del Proceso de Contratación; en consecuencia los Riesgos frecuentes son los asociados al cumplimiento del contrato y el logro del objeto propuesto, el rompimiento del equilibrio económico del contrato, los asociados a la liquidación y terminación del contrato y aquellos relacionados con el incumplimiento de la normativa posconsumo.
Tipo: Riesgos Económicos: son los derivados del comportamiento xxx xxxxxxx, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros. Riesgos Sociales o Políticos: son los derivados de los cambios de las políticas gubernamentales y de cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato. Riesgos Operacionales: son los asociados a la operatividad del contrato, tales como la suficiencia del presupuesto oficial, del plazo o los derivados de procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos inadecuados o insuficientes. Riesgos Financieros: son (i) el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez para obtener recursos para cumplir con el objeto del contrato, y (ii) el riesgo de las condiciones financieras establecidas para la obtención de los recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías, y refinanciaciones, entre otros. Riesgos Regulatorios: derivados de cambios regulatorios o reglamentarios que afecten la ecuación económica del contrato. Riesgos de la Naturaleza: son los eventos naturales previsibles en los cuales no hay intervención humana que puedan tener impacto en la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequías, entre otros. Riesgos Ambientales: son los derivados de las obligaciones legales o reglamentarias de carácter ambiental, así como de las licencias, planes de manejo o de permisos y autorizaciones ambientales, incluyendo tasas retributivas y compensatorias, obligaciones de mitigación, tareas de monitoreo y control, entre otras. Riesgos Tecnológicos: son los derivados xx xxxxxx en los sistemas de comunicación de voz y de datos, suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato, obsolescencia tecnológica.: Por último, la Entidad Estatal debe describir cada uno de los Riesgos y determinar las posibles consecuencias de la ocurrencia de los mismos.
Evaluar y calificar los Riesgos La Entidad Estatal debe evaluar cada uno de los Riesgos identificados, estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del Proceso de Contratación y su probabilidad de ocurrencia. Esta evaluación tiene como fin asignar a cada Riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, la cual permite establecer la valoración de los Riesgos identificados y las acciones que se deban efectuar.
Asignación y tratamiento de los Riesgos Una vez realizada la evaluación y calificación de cada uno de los Riesgos asociados al Proceso de Contratación, la Entidad Estatal debe establecer un orden de prioridades para decidir: (a) Evitar el Riesgo, para lo cual debe decidir no proceder con la actividad que causa el Riesgo o buscar alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación. (b) Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a través de las garantías previstas en el Proceso de Contratación o en las condiciones del contrato estableciendo con claridad quien es el responsable. El principio general es que el Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma, bien sea por su experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras. (c) Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo o transferirlo es muy alto. En este caso se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o mitigar su impacto, así como el monitoreo. (d) Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser aceptado. Para el efecto se sugieren medidas como: (i) aclarar los requisitos, requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii) establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi) establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores. (e) Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia, en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del contrato.
Monitorear los Riesgos La Entidad Estatal debe realizar un monitoreo constante a los Riesgos del Proceso de Contratación pues las circunstancias cambian rápidamente y los Riesgos no son estáticos. La matriz y el plan de tratamiento deben ser revisadas constantemente y revisar si es necesario hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias. Este monitoreo debe: (a) Garantizar que los controles son eficaces y eficientes en el diseño y en la operación. (b) Obtener información adicional para mejorar la valoración del Riesgo. (c) Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos, los cambios, las tendencias, los éxitos y los fracasos. (d) Detectar cambios en el contexto externo e interno que puedan exigir revisión de los tratamientos del Riesgo y establecer un orden de prioridades de acciones para el tratamiento del Riesgo. (e) Identificar nuevos Riesgos que pueden surgir.
RIESGO PREVISIBLE: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como su tipificación.
Por su procedencia el riesgo previsible puede ser social, técnico, económico, financiero o jurídico
RIESGO IMPREVISIBLE: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, estos riesgos deberán estar considerados como costo del contrato en el porcentaje de Imprevistos como parte del A.I.U. (Administración, Imprevistos y Utilidad).
El mecanismo de cobertura del riesgo es el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante, a favor de esta o a favor de terceros, con el objeto de garantizar entre otros(i) la seriedad de su ofrecimiento, (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan de contrato y de su liquidación (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas y (iv) los demás riesgos a que se encuentren expuesta la administración según el contrato.
De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.3.1.2 del decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique), los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente como mecanismos de cobertura del riesgo cualquiera de las siguientes garantías: 1. Póliza de seguros 2. Patrimonio Autónomo 3. Garantía bancaria a primer requerimiento
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GARANTÍAS: Las garantías son un mecanismo de cobertura de riesgo entendido como el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante a favor de ésta o a favor de terceros, con el objeto de garantizar entre otros:
CLASES DE GARANTÍAS: En los procesos de contratación, los oferentes o contratistas podrán otorgar, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías: garantías: 1. Póliza de seguros 2. Patrimonio Autónomo 3. Garantía bancaria a primer requerimiento
Debe tenerse en cuenta sin embargo, que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada mediante póliza de seguros.
El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinaran teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que deben cubrir y las reglas del Decreto1082 de 2015 (o la norma que lo modifique).
A continuación se presenta, en forma sintética, las disposiciones contenidas en los decretos mencionados, en lo referente a los Riesgos y amparos, descripción del riesgo, el monto o cuantía y las vigencias, que se refieren al término durante el cual deben constituirse, para su adecuado manejo.
Condiciones de expedición:
La Póliza de Cumplimiento se sujetará a las siguientes condiciones de expedición:
“Se acuerda que, al tenor de lo dispuesto en el artículo 1077 del código de comercio, el beneficiario se encuentra facultado para demostrar extrajudicialmente la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida ante la aseguradora, sin que, en ningún caso, sea necesario acreditar la declaración judicial de incumplimiento o liquidación conjunta o unilateral del contrato.”
La Póliza de Cumplimiento no debe incluir ningún tipo de “Cláusula de Proporcionalidad” u otra de similar tenor, salvo las excepciones que sean aplicables dependiendo de la naturaleza del contrato. EXCEPCIONES AL OTORGAMIENTO DEL MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO:
CASOS EN LOS CUALES NO SON EXIGIBLES LAS GARANTÍAS: de acuerdo con lo señalado por el artículo 2.2.1.2.1.4.5 de decreto 1082 de 2015 (o la norma que lo modifique), las garantías no serán obligatorias:
1. En los contratos de empréstito. 2. En los contratos interadministrativos. 3. En los de seguros y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para cada entidad en el cual corresponderá a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. 4. En los contratos de prestación de servicios
La entidad podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta para:
1. Participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes. 2. En los procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas y uniformes y de común utilización, así como en los concursos de méritos en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada. 3. la entidad podrá igualmente abstenerse de exigir garantía única de cumplimiento para los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa, salvo que ene le Studio previo se establezca la necesidad de exigirla.
APROBACIÓN DE LA GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Antes del inicio de la ejecución del contrato, la entidad contratante aprobará la garantía constituida por el contratista, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.
INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA RELATIVAS A MANTENER LA SUFICIENCIA DE LA GARANTÍA – CADUCIDAD: Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución, y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo.
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INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA SE ENCUENTRA COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO. De acuerdo con lo preceptuado en el MANUAL PARA EL MANEJO DE LOS ACUERDOS COMERCIALES EN PROCESO DE CONTRATACIÓN las entidades estatales deberán observar las obligaciones que en materia de acuerdos internacionales y tratados de libre comercio (TLC) vinculen al Estado Colombiano, para lo cual establecerán si la respectiva contratación se encuentra cobijada por los mismos. Para el efecto verificaran a) Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas; b) Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas; c) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente mantendrá publicada en su página web y en el Secop la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar la verificación a que se refiere el presente artículo. Cuando la entidad identifique que debe aplicar las reglas especiales incluidas en los Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio, deberá tener en cuenta las previsiones que sobre los plazos se haga en el o los Acuerdos o Tratados aplicables al respectivo proceso. Si una contratación se encuentra cobijada por varios Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio, la entidad deberá adoptar los plazos que permitan cumplir con la totalidad de cada uno de ellos para el respectivo proceso.
Esta información puede ser consultada en la página web xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx A continuación se describen las contrataciones no cubiertas según dicho enlace de Internet. 1. Los contratos cuya selección se adelanta a través de la modalidad de contratación directa. 2. Los acuerdos no contractuales o cualquier otra forma de asistencia incluyendo donaciones, préstamos, aumentos de capital, incentivos fiscales, subsidios, garantías, acuerdos de cooperación, suministro público de mercancías y servicios a las personas o a los gobiernos de nivel regional o local y las adquisiciones que se realicen para proporcionar asistencia extranjera. 3. Las compras financiadas mediante donaciones, préstamos u otras formas de asistencia internacional, cuando su entrega se sujete a condiciones incompatibles con las establecidas por los Capítulos de Contratación Pública. 4. La contratación de empleados públicos y medidas relacionadas. 5. La adquisición de servicios de agencias o servicios de depósitos fiscales, servicios de liquidación y administración para instituciones financieras reguladas, y servicios de venta y distribución de deuda pública. 6. Servicios financieros, bancarios, financieros o especializados sobre deuda pública y administración de pasivos y deuda pública. 7. Los contratos de mercancías o servicios obtenidos o adquiridos de otras entidades colombianas. 8. Arrendamiento o adquisición de bienes inmuebles 9. Contratos relacionados con la defensa y seguridad nacional. 10. Los contratos hasta por US$ 125.000 que se encuentran para beneficio de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, equivalente a $272’541.000 hasta el 31 de diciembre de 2016. De acuerdo con esto, las contrataciones hasta por el monto señalado se encuentran excluidas del capítulo de compras y sobre las mismas no son predicables las obligaciones del acuerdo. 11. Los programas de reinserción a la vida civil originados en los procesos xx xxx, ayuda a los desplazados por violencia o de apoyo a los pobladores de zonas en conflicto. 12. Contratos realizados por las misiones del servicio exterior de Colombia exclusivamente para su funcionamiento y gestión. 13. Los bienes requeridos en la ejecución de servicios de investigación y desarrollo. 14. Los servicios de investigación y desarrollo, servicios de ingeniería y arquitectura, servicios públicos, servicios sociales, servicios de impresión y elaboración de programas de televisión, de acuerdo con las descripciones establecidas en la respectiva sección de Servicios del Capítulo de Contratación Pública de cada Acuerdo. 15. Las compras de bienes y servicios por parte de empresas y entidades del gobierno, destinadas a la venta o reventa comercial o a la producción o suministro de otros bienes y servicios para su posterior venta o reventa comercial. Así mismo, algunos acuerdos tienen sus propias exclusiones adicionales a las ya indicadas, por lo cual se deberá revisar la página web antes mocionada para establecer esta situación. |
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APROBACIÓN: El documento de estudios previos debe ser firmado por el funcionario nominador u ordenador del gasto, aprobado por el jefe de oficina respectivo y firmado por el funcionario que lo elaboró. |
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Proyectó: Nombres y Apellidos |
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
GOBERNACIÓN DEL META
Villavicencio, Meta
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SECRETARÍA
Dir.
Tel. Ext. Fax. Villavicencio, Meta
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