Manual de Contratación,

.................................................................................................................................................... 106

5.15. Manejo de información documental 106

5.16. Actividades y procedimientos a cargo de la Supervisión e Interventoría 107

5.16.1. Etapa contractual 107

5.7. Prohibiciones de la supervisión e interventoría 110

5.8. Responsabilidad del supervisor o interventor 111

Capítulo VI – Desarrollo de comunicación con oferentes y contratistas 117

Capítulo VII – Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos 119

Capítulo VIII – Solución de controversias contractuales 120

Capítulo IX: Responsabilidades de cada uno de los intervinientes en la contratación 121

Capítulo X: Parte complementaria 123

10.1. Comité de contratación y compras 123

10.1.1. Composición 123

10.1.2. Sesiones 124

10.1.3. Funciones 124

10.1.4. Secretaría del Comité 125

10.2. Documentos y actuaciones generales aplicables a la licitación pública, el concurso de méritos y la selección abreviada 125

10.3. Aviso de convocatoria 125

10.4. Acto administrativo de apertura del proceso de selección 126

10.5. Pliego de condiciones 127

10.6. Xxxxxxx y formularios de respuesta a observaciones 128

10.7. Acta de diligencia de cierre del proceso de selección 128

10.8. Informe de evaluación 129

10.9. Conformación del comité asesor o evaluador 129

10.10. Requisitos para dar inicio al procedimiento de selección de contratistas 138

10.10.1. Proceso de selección (licitación, selección abreviada, mínima cuantía) 138

10.10.2. Para contratos de prestación de servicios Profesionales y de apoyo a la gestión: 139

10.10.3. Para contratos de arrendamiento de bienes inmuebles 140

10.10.4. Para adquisición de bienes inmuebles 141

10.10.5. Para contratos y convenios interadministrativos 141

10.10 6. Para convenios de cooperación celebrados al amparo del artículo 355

de la Constitución Política y normas complementarias 141

10.11. Modificación del contrato 141

10.12. Cesión del Contrato 143

10.13. Suspensión del contrato 143

10.14. Reinicio del Contrato 144

10.15. Terminación y Liquidación del Contrato 144

a) Normalmente 144

b) Anormalmente 144

10.15.1. Liquidación de Mutuo Acuerdo 145

10.15.2. Liquidación Unilateral del Contrato 146

10.15.3. Procedimiento para la Liquidación Unilateral 146

10.15.4. Contenido del acta de Liquidación 146

10.16. Buenas prácticas de Gestión Contractual: Mecanismos de Participación Ciudadana. Control Social 148

10.17. Reforma, Derogación, y Ajustes del Manual de Contratación 148

Capítulo I - Naturaleza jurídica del Municipio xx Xxxxx y su ubicación en la estructura del Estado Generalidades

Los Municipios son Entidades Territoriales organizadas de conformidad con lo previsto en la Constitución Política, las cuales se encuentran sujetas a un régimen especial, a saber, el Decreto 1333 de 1986. El artículo 39 de la ley 489 de 1998 señala: Las Gobernaciones, las Alcaldías, las Secretarías de Despacho y los Departamentos Administrativos son los organismos principales de la Administración en el correspondiente nivel territorial. Los demás les están adscritos o vinculados, cumplen sus funciones bajo su orientación, coordinación y control, en los términos que señalen la ley, las ordenanzas y los acuerdos, según el caso. De conformidad con la normatividad citada, el Municipio xx Xxxxx se encuentra ubicado en la estructura del Estado como un órgano principal de la Administración en el nivel territorial, garante del acceso a los servicios públicos en condiciones de equidad, de la seguridad humana, responsable de la ejecución de obras para el desarrollo, y facilitador de la inversión privada para la generación de crecimiento económico y empleo, mediante un proceso participativo de sus ciudadanos.

1.1. Objetivo del Manual de Contratación

Este manual ha sido elaborado con la intención de suministrar a todos los servidores públicos y contratistas de la entidad una herramienta ilustrativa y de fácil consulta, que oriente, apoye y defina las responsabilidades de los intervinientes en los procesos contractuales que adelanta el Municipio xx Xxxxx, de conformidad con las disposiciones que rigen la materia, en atención a los principios que orientan la función pública previstos en la Constitución Política y en la ley, así como los propios de la contratación estatal. De igual manera constituye, una norma de carácter interno, que regula los aspectos administrativos de trámite y desarrollo contractual, estableciendo los procedimientos, tareas y actuaciones que deben adelantarse al interior de la Alcaldía Municipal para la adquisición de bienes, obras y servicios a nombre del Municipio xx Xxxxx, necesarios para el cumplimiento de sus fines estatales. Las reglas establecidas, se ajustan a lo dispuesto en la normatividad legal aplicable así como los lineamientos expedidos por Colombia Compra Eficiente.

1.2. Marco legal y régimen de contratación del Municipio

La Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la ley 1437 de 2011, la ley 1474 de 2011, el

Decreto Reglamentario 1082 de 2015, el Decreto 092 de 2017, el Decreto 624 de 1989 y sus modificaciones, los decretos reglamentarios y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, constituyen el régimen jurídico de contratación aplicable al Municipio xx Xxxxx en desarrollo de los procesos de contratación.

También forman parte del marco legal de contratación, la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción); el Estatuto Orgánico de Presupuesto, compilado en el Decreto 111 de 1996, Ley 617 de 2000, Ley 819 de 2003 y Ley 1483 de 2011, el Régimen Municipal

Colombiano Decreto 1333 de 1989, y la Ley 489 de 1998.

INTEGRACIÓN NORMATIVA: Forman parte integral del presente manual de contratación las disposiciones establecidas en la Ley 1882 de 2018, así como las demás normas que lo reglamenten, modifiquen, aclaren, adicionen, sustituyan y/o deroguen.

1.3. Principios

Las actuaciones de los servidores públicos y contratistas intervinientes en el proceso contractual del Municipio xx Xxxxx, en virtud del interés general y del bien común, observarán los siguientes principios: Igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía,

celeridad, promoción de la competencia, manejo del riesgo, transparencia, imparcialidad, publicidad, debido proceso, buena fe, responsabilidad, planeación, coordinación y colaboración, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Igualmente, los de participación, selección objetiva, primacía de lo sustancial sobre lo formal (reglas de subsanabilidad), de la autonomía de voluntad, de la prevalencia del interés público, de la reciprocidad de prestaciones, de la confianza legítima, de la ecuación financiera, así como garantizar la libre concurrencia a los procesos de contratación y promoción de la competencia económica

1.4. Fines de la contratación

Los funcionarios del Municipio xx Xxxxx y en general todos los intervinientes en los procesos de contratación que desarrolle el mismo, deben tener en cuenta que todos los esfuerzos deben ir encaminados al logro de los objetivos del plan de desarrollo que en términos generales lo que persigue es el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Municipio xx Xxxxx.

Es por esto que los servidores públicos del Municipio xx Xxxxx, tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

1.5. Sistema integrado de gestión de calidad

Para el desarrollo de todas las etapas del Proceso de Contratación de Bienes y Servicios, se observarán los instructivos, procedimientos y formatos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx. Los formatos del Macroproceso de Apoyo Gestión de la Contratación, así como los documentos que se modifiquen o que hagan sus veces, deben ser utilizados por las partes intervinientes, con el fin de dar cumplimiento a la misión, visión, funciones, metas y objetivos institucionales del ente territorial.

1.6. Metodología gestión contractual

El presente Manual de Contratación emplea la metodología prevista para la Gestión Contractual en el sistema de gestión de calidad. En consecuencia el Proceso Gestión de Contratación (MAGC) pertenece al Macro-proceso de Apoyo del Sistema de Gestión de la Calidad del Municipio xx Xxxxx; el cual tiene como objetivo Garantizar la adquisición de

bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la entidad mediante la celebración de contratos, cumpliendo con la normatividad vigente. Contiene los siguientes procedimientos:

1. Registro de Proveedores (MAGCPRP)

2. Etapa de Planeación (MAGCPEP)

3. Etapa Precontractual (MAGCPEPC)

4. Selección de Proveedores (MAGCPSP)

5. Gestión de Legalización (MAGCPLE)

6. Control de la Ejecución (MAGCPCE)

7. Liquidación del Contrato (MAGCPLI)

1.1. Para la información sobre las buenas prácticas de la Gestión Contractual del Municipio xx Xxxxx, puede consultarse:

Las normas sobre desempeño transparente de la Gestión Contractual adecuada planeación.

En el procedimiento de Etapa de Planeación (MAGCPEP) contiene todas las actividades internas previas a los procesos de contratación establecidos por la ley 80 y demás decretos reglamentarios.

Las prácticas anticorrupción

El cumplimiento de las reglas del modelo estándar de control interno y cumplimiento de otras disposiciones de carácter general en cuanto resultan aplicables a los Procesos de Contratación.

El cumplimiento de las reglas del modelo estándar de control interno y de la Norma NTCGP1000:2009, que le aplica al Proceso de Gestión de Contratación se enmarca en el siguiente cuadro:

NTCGP 1000:2009			MECI:2005
Título	Numeral	Subsistema	Componente	Elementos
Requisitos Generales	4.1	Control Estratégico	Direccionamiento Estratégico
		Control Estratégico	Administración del Riesgo	Valoración del Riesgo
		Control de Gestión	Información	Información Primaria
				Información Secundaria
				Sistemas de Información
Gestión documental, Generalidades	4.2.1	Control de Gestión	Actividades de control Información

NTCGP 1000:2009			MECI:2005
Título	Numeral	Subsistema	Componente	Elementos
Manual de la calidad	4.2.2
Control de documentos	4.2.3
Control de los registros	4.2.4
Enfoque al cliente	5.2	Control Estratégico	Direccionamiento Estratégico
Política de la calidad	5.3	Control Estratégico	Direccionamiento Estratégico	Acuerdos éticos, compromisos y protocolos éticos
		Control Estratégico	Ambiente de control	Acuerdos éticos, compromisos y protocolos éticos
		Control de gestión	Actividades de control	Políticas de operación
Objetivos de la calidad	5.4.1	Control de gestión	Direccionamiento Estratégico	Planes y programas
Comunicación interna	5.5.3	Control de gestión	Comunicación pública	Comunicación organizacional

	Adquisición de bienes y Servicios	7.4	Control Estratégico	Direccionamiento Estratégico	Planes y programas
			Control de gestión	Comunicación pública	Comunicación informativa
			Control de gestión	Actividades de control	Controles
	Proceso de adquisición de bienes y servicios	7.4.1
	Información de la adquisición de bienes y servicios	7.4.2
	Verificación de los productos y/o servicios contratados	7.4.3
	Satisfacción del	8.2.1
NTCGP 1000:2009		MECI:2005
Título	Numeral	Subsistema	Componente	Elementos
cliente
Seguimiento y medición de los procesos	8.2.3	Control de evaluación	Autoevaluación	Autoevaluación de la gestión
			Autoevaluación	Autoevaluación del control
			Actividades de control	Indicadores
		Control de gestión	Comunicación pública	Medios de comunicación
		Control de gestión	Comunicación pública	Comunicación informativa
Control del producto y/o servicio no conforme	8.3	Control de gestión	Actividades de control	Controles
Análisis de datos	8.4	Control de gestión	Información	Información secundaria

Mejora continua

8.5.1

Control de evaluación

Planes de mejoramiento

Planes de

mejoramiento por proceso

Planes de

mejoramiento Institucional

Planes de

mejoramiento Individual

Acción correctiva

8.5.2

Control de

evaluación

Planes de

mejoramiento

Control de

gestión

Actividades de

control

Controles

Acción preventiva

8.5.3

Control de

evaluación

Planes de

mejoramiento

Control de

gestión

Actividades de

control

Controles

1.2. Código de ética

La actividad contractual deberá realizarse atendiendo los principios de competitividad, equidad e institucionalidad y los valores de calidad, eficiencia, eficacia, solidaridad, justicia, respeto, pro-actividad, trabajo en equipo, transparencia y responsabilidad, establecidos en el Código de Ética de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx.

1.3. Competencia para contratar

La competencia para celebrar contratos a nombre del Municipio xx Xxxxx se encuentra radicada en cabeza de quien ejerza el cargo xx Xxxxxxx Municipal. No obstante, dicho funcionario podrá delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos o convenios, así como desconcentrar la realización de procesos de contratación en funcionarios de nivel directivo, asesor o sus equivalentes, las cuales serán ejercidas teniendo en cuenta las normas del Estatuto General de la Contratación Pública, disposiciones legales vigentes y las reglas contenidas en el presente manual de contratación.

1.4. Delegación y desconcentración

El Representante legal de la entidad territorial, podrá delegar la competencia para la celebración de contratos en los funcionarios del nivel directivo, y asesor o sus equivalentes, en los términos establecidos en los artículos 9, 10, 11 y 12 de la ley 489 de 1998; en concordancia con lo establecido en el artículo 92 de la ley 1551 de 2012, expresando en el acto de delegación las funciones específicas cuya competencia se transfiere.

La realización de todas las actividades requeridas para la contratación de bienes, obras y servicios, estará delegada en la Secretaría General y/o en otra dependencia a cuyo cargo se encuentre delegada la competencia para la celebración de contratos, área (s) que asumirá(n) la responsabilidad de realización de todas las actividades, tareas y procedimientos requeridos, para lo cual deberá organizarse y ajustarse en su estructura interna de acuerdo a las necesidades que se evidencien para tal fin. De igual manera para la etapa pre contractual podrá solicitar la colaboración del área de compras de Secretaria General.

En ejercicio de la delegación, le corresponderá al Delegatario expedir todos los actos propios de la actividad contractual y pos contractual de los procesos de contratación y de la etapa precontractual; a excepción del estudio previo y los documentos o anexos que lo conforman los cuales serán elaborados por la secretaria generadora de la necesidad.

El Alcalde Municipal podrá en cualquier momento, reasumir la competencia sobre los asuntos delegados y revisar los actos expedidos por el delegatario.

El delegado para la contratación es el competente para que adelante el proceso de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento y expida los actos a que hubiere lugar con ocasión a la facultad sancionatoria contractual.

La aprobación de las garantías otorgadas corresponderá al funcionario que haya suscrito el contrato, sin importar la cuantía. Para el caso de aprobación de garantías correspondientes a contratos o convenios suscritos por la Alcaldesa, previamente deberá obtenerse visto bueno del Jefe de la Oficina Jurídica, garantizando así la revisión y correspondencia con las exigencias del contrato, para las aprobaciones de pólizas de contratos suscritos por el delegado, previamente se debe hacer la revisión por el abogado del área de contratación designado para el efecto, quien colocará su visto bueno como señal de verificación.

La constancia de aprobación de garantías podrá hacerse a través del sello o de acto administrativo.

Cada ordenador del gasto designará un funcionario de su dependencia, que será el encargado de llevar a cabo el trámite del proceso de contratación, el cual podrá ser de planta o contratista.

Así mismo cada Secretaria, Jefatura o Gerencia deberá designar un funcionario o contratista que actúe como enlace entre la secretaría encargada de desarrollar el proceso de contratación y la dependencia que genera la necesidad de contratación.

Capítulo II - de la Programación y Planeación

2.1. Programación de la Contratación

Durante esta etapa, la dependencia solicitante identificará la necesidad que se pretende satisfacer (objeto a contratar) y además solicitará su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe estar acorde con los objetivos y metas plasmados en el Plan de Desarrollo Municipal.

2.2. Del Plan Anual de Adquisiciones

En el Plan Anual de Adquisiciones, se incluirá toda aquella adquisición de bienes, obras o servicios que deba contratar el Municipio xx Xxxxx durante cada vigencia fiscal, así como aquellos que necesiten de vigencias futuras, atendiendo a las partidas presupuestales correspondientes.

Para su elaboración se tendrá en cuenta lo establecido en la normatividad vigente que se refiera a este tema.

Los Servidores Públicos responsables de los proyectos de inversión o rubros de funcionamiento, deberán garantizar la programación y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones. Por lo anterior, corresponde a cada dependencia realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos de inversión y/o los rubros de funcionamiento de la entidad y solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando éste se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisiciones, en los casos que se afecte con la contratación, recursos de inversión, previa obtención de la respectiva viabilidad de la Secretaria de Planeación y se hayan surtido los demás trámites pertinentes.

Para que proceda la contratación, el bien, obra o servicio que se pretenda adquirir necesariamente deberá estar relacionado en el plan anual de adquisiciones, lo cual deberá constar en el formato del estudio previo diligenciado para la contratación; identificando el tipo de presupuesto, es decir, de inversión o de gasto asignado, igualmente incluirse el nombre del proyecto radicado en la secretaría de planeación, cuando el presupuesto afectado sea de inversión o el nombre de la necesidad cuando el presupuesto afectado sea de gastos de funcionamiento.

La Secretaría General entregará a cada dependencia el consecutivo que corresponda para que sea anotado en los estudios previos que elaboren, con la finalidad que se pueda evidenciar el cumplimiento de la obligación descrita en el presente numeral. Sin el código del plan de compras no se podrá adelantar el proceso contractual.

Será obligación de la dependencia de compras de la Secretaria General revisar el plan anual de adquisiciones cada vez que llegue un estudio previo con la finalidad de acumular procesos contractuales en los que se pretende contratar bienes y servicios de las mismas características en aras de dar aplicación al principio de economía procesal. Por otra parte se resalta la importancia del plan anual de adquisiciones en relación a la simplificación de los términos de los procesos contractuales cobijados con acuerdos comerciales suscritos por Colombia.

2.3. Elaboración

Cada Secretaria generadora del proyecto de inversión o responsable de rubro de funcionamiento, una vez sea asignado el presupuesto de la vigencia respectiva, deberá:

Definir los requerimientos de los bienes, productos o servicios necesarios para la ejecución de los fines y objetivos institucionales que le competen, acorde con los recursos presupuestales y a su respectivo plan de acción, teniendo en cuenta el anteproyecto de presupuesto que la entidad presentó para la correspondiente vigencia.

Realizar el cargue de los objetos a contratar y demás datos requeridos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, a través del Clasificador UNSPSC.

La Secretaría General de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx será la encargada de consolidar todas las necesidades (inversión y funcionamiento) de la entidad, para la respectiva revisión, aprobación y adopción.

2.3.1. Revisión

Cada una de las Secretarías, Gerencias u Oficinas de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx deberá presentar ante la Secretaría General, la sustentación de las necesidades a satisfacer (objeto a contratar) incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones que se desarrollarán el año siguiente en reunión que será convocada por la Secretaría General en el mes de noviembre de cada año. A la reunión de revisión asistirán:

Secretario(a) General, quien revisará que los objetos contractuales propuestos estén acorde con las modalidades de selección propuestas.

Secretario(a) de Planeación, quien revisará: (i) que las necesidades están acorde con los lineamientos del proyecto y que apunten a lograr los objetivos propuestos en el plan de desarrollo; (ii) que los objetos propuestos estén acorde con las metas del proyecto; (iii) que tengan relación con los conceptos del gasto, y (iv) que la sumatoria de los mismos no sobrepase el valor asignado al respectivo proyecto de inversión

Secretario(a) de Hacienda, quien revisará: (i) que los objetos propuestos estén acorde con el rubro presupuestal; (ii) que tengan relación con los conceptos del gasto, y (iii) que la sumatoria de los mismos no sobrepase el valor asignado al respectivo rubro presupuestal.

2.3.2. Aprobación y Adopción

El Plan Anual de Adquisiciones propuesto, será aprobado y adoptado, en última instancia por el Comité de Contratación y compras, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta del comité.

El Plan Anual de Adquisiciones será adoptado, a más tardar el día 25 de enero de la vigencia fiscal correspondiente.

2.3.3. Divulgación

Una vez adoptado el plan, éste será remitido por la Secretaría General a las diferentes dependencias de la Alcaldía dentro del mes siguiente a su adopción.

2.3.4. Publicación del Plan

El Plan Anual de Adquisiciones será publicado en el SECOP y en la página web de la Alcaldía, a más tardar el día 31 de enero de cada vigencia fiscal.

El cumplimiento de la obligación anterior estará a cargo del área de compras de la Secretaría General, con el apoyo técnico de la Gerencia de Sistemas de Información.

2.3.5. Actualización y/o modificación del Plan

Para actualizar y/o modificar el Plan Anual de Adquisiciones adoptado, cada responsable del proyecto o responsable del rubro de funcionamiento deberá tramitar la solicitud de modificación ante el jefe de compras, a través del formato correspondiente señalando la justificación de la modificación.

La Alcaldía Municipal xx Xxxxx a través del área de compras actualizará el Plan Anual de Adquisiciones cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

Estas actualizaciones y/o modificaciones serán publicadas en el SECOP y en la página web de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx. Esta actividad será realizada por la Gerencia de Sistemas de Información y coordinada por el área de compras de la Secretaría General.

2.3.5.1. Ejecución del Plan

Cada responsable del proyecto o del rubro será el encargado de velar que el proceso contractual se ejecute en los tiempos señalados en el plan anual de adquisiciones. No obstante lo anterior, la Entidad no está obligada a adelantar los procesos de adquisición que se enumeren en el Plan Anual de Adquisiciones.

2.3.6. Seguimiento del Plan

Cada responsable del proyecto o del rubro tomará las medidas internas necesarias para garantizar el cumplimiento de la ejecución del plan a su cargo.

Corresponderá a las Secretarías de Planeación y de Hacienda Pública, realizar el acompañamiento desde el ámbito de su competencia. Sin perjuicio de lo anterior, se evaluará trimestralmente la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces, por parte de los integrantes del Comité de Contratación.

2.4. Planeación Contractual

La Secretaría o Dependencia que genera la necesidad, elaborará el borrador de los estudios previos que justifican la contratación. El citado borrador, debidamente diligenciado, deberá describir de manera clara y detallada lo que se requiere (Especificaciones técnicas, cantidades, colores, características, medidas, descripciones, definiciones, entre otras) y será remitido previamente, por correo electrónico al área de compras de la Secretaria General con el fin de que brinde la asesoría en el análisis del sector, para lo cual se tendrá en cuenta los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente o entidad que la sustituya.

El procedimiento de la dependencia de compras de la Secretaria General una vez reciba el estudio xx xxxxxxx es el siguiente:

1. El (la) jefe de compras será el responsable de recibir el borrador del estudio previo y asignarlo a cada uno de los analistas xx xxxxxxx.

2. Una vez el analista tiene asignado el estudio previo procederá a realizar las invitaciones a cotizar a través del SGPRO (Sistema Gestión de Proveedores), el sistema de proveedores que se encuentra clasificado por especialidades. Es de anotar que de igual manera se pueden hacer invitaciones por correo, telefónicamente o personal.

3. A través del SGPRO, se busca tener la mayor diversidad de proveedores que deseen participar en los diferentes procesos de contratación que realiza la Alcaldía Municipal xx Xxxxx, generándoles nuevas oportunidades y ofreciéndoles la posibilidad de conocer los procesos desde el momento que se encuentran en el área de compras hasta que son publicados en el SECOP.

4. El proveedor que no se encuentre inscrito en la página del SGPRO no lo exime de participar en el análisis del sector, una vez se contacte este proveedor se le darán las indicaciones y la recomendación para que realice su proceso de registro

5. Para realizar el análisis del sector se buscará en lo posible un contacto directo con el proveedor de acuerdo como lo señala Colombia Compra Eficiente, buscando obtener una información acorde a la realidad xxx xxxxxxx.

6. De acuerdo las diferentes modalidades de contratación se realizará el análisis del sector tal cual lo exige la norma.

7. Una vez el analista ubica al proveedor dentro de la especialidad, elegirá a cada uno de los que se encuentren allí inscritos y les enviará la invitación generándoles un código que al finalizar el análisis del sector se colocará dentro del acta del estudio para que sea comunicado tan pronto el proceso se encuentre publicado.

8. Es importante obtener la información clara y detallada por parte del área solicitante ya que en ocasiones por falta de especificaciones los estudios generan retrocesos que impactan de manera negativa en los tiempos de entrega.

9. Para el desarrollo de un análisis claro y confiable es necesario obtener xxx xxxxxxx una muestra mínimo de 4 cotizaciones ya que a mayor tamaño de la muestra mayor es la confianza en las conclusiones del análisis. Lo anterior sin perjuicios de que por circunstancias especiales no se pueda realizar estudios con

4 cotizaciones por lo cual en aras de lograr satisfacer la necesidad y en cumplimiento del principio de eficiencia y economía se procederá a realizarlo con 1 o 2, dejando por escrito las razones por las cuales el estudio se presentará con menos cotizaciones.

10. El tiempo establecido por el área de compras para el desarrollo del análisis al sector oscila entre 15 y 20 días siempre y cuando la información recibida se encuentre clara y no presente inconsistencias, ya que de lo contrario se procederá hacer una llamado a la dependencia solicitante para que aclare vía email, o personalmente las dudas que surjan en el estudio, de no aclarar las dudas en un término máximo de (2) dos días se procederá a la respectiva devolución al área solicitante.

11. La entidad podrá tomar como referencia los ofrecimientos económicos de los bienes o servicios que hayan sido adjudicados en procesos similares, con el fin de estructurar del estudio xx xxxxxxx.

12. En un acta se dejara constancias de las reuniones previas que se realicen con los posibles oferentes, esta acta comprenderá:

 Fecha de la reunión

 Asistentes

 Información que se solicita en la reunión

 Experiencia del posible proponente

 Capacidad Financiera

 De acuerdo al objeto del contrato se solicitara normas ambientales que regulen el bien o servicio ej.: ( Procesos de mantenimientos de vehículos, entre otros)

 Dentro de la reunión que se realice con el proveedor de acuerdo a la necesidad del bien a contratar es importante establecer si el posible oferente que necesita la entidad es proveedor de materias primas, fabricante, importador, ensamblador, distribuidor minoritas, mayorista, transportador etc.

 Las reuniones previas realizadas con los posibles oferentes son de suma importancia para el analista que desarrolla el estudio del sector, ya que le

ayudará a tener una información más clara sobre el bien o servicio que se pretende contratar.

 Una vez elaborado el análisis del sector, se socializará con el enlace de la dependencia solicitante los cambios que haya sufrido el borrador del estudio previo, así como los requisitos habilitantes que haya arrojado el mencionado análisis que harán parte del proceso de selección. Los requisitos de puntuación son propuestos por el área solicitante y aprobados por el área de contratación de la Secretaria General.

13. El estudio previo acompañado del análisis del sector se radicará con destino a la Dependencia ordenadora del gasto para la revisión del contenido del mismo, anexando obligatoriamente, certificado de disponibilidad presupuestal y todos los documentos técnicos, tales como diseños, planos, APUS, autorizaciones, fichas técnicas, muestras, análisis del sector suscrito, cotizaciones y en general los que correspondan según el caso concreto, que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones o del contrato, tal como lo exige la ley.

14. Cuando se trate de la elaboración del análisis del sector referente a una obra pública en dicho estudio participará el secretario de infraestructura o el ingeniero que éste designe, quien deberá colocar sus rubrica en el análisis del sector.

NOTA: Para la solicitud de CDP por parte de la Secretaria de Hacienda es requisito indispensable anexar el estudio previo con el análisis del sector respectivo.

NOTA: Es responsabilidad del enlace estar atento a los requerimientos que realice la dependencia de compras, para lo cual deberá estar permanentemente en coordinación con dicho grupo, a fin de lograr un estudio coordinado y eficiente que responda la necesidad a cubrir.

2.5. Estructura Grupo de Compras COMPRAS CENTRALIZADAS - Ventajas

• Mayor control sobre las requisiciones y compras

• Compras a gran escala: obtención de descuentos por consolidación de compras

• Personal del grupo de compras especializado por área o tipo de la necesidad

2.5.1. Organigrama

2.5.2. Flujo del Proceso de Compras y Contratación

Capítulo III – Del Proceso Contractual (Sección I - Etapa Precontractual)

3.1. Estudios y Documentos Previos

Con anterioridad a la apertura de los procesos de selección correspondientes, y caso de contratación directa antes de la celebración del contrato, la Secretaría o Dependencia que genera la necesidad, deberá elaborar los estudios previos que justifican la contratación. Estos estudios estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte

para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone.

Esta información deberá ser consignada en el FORMATO DE ESTUDIOS PREVIOS que se encuentre vigente al momento de su elaboración, para lo cual deberá tenerse en cuenta el INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

diseñado por la Agencia Colombiana para la Contratación Estatal-Colombia Compra Eficiente.

Para la elaboración de los estudios previos, se requiere de un análisis serio y completo de la necesidad y la conveniencia para el logro de los objetivos institucionales. Deberá contener la identificación del objeto a contratar, el proceso legal requerido para la contratación, los aspectos técnicos y financieros y demás requisitos, los cuales serán incluidos en el formato de estudios previos aprobado en su última versión, y firmado por el funcionario (Secretario de Xxxxxxxx, Jefe de Oficina, Gerente o Asesor) quien se hace responsable con su firma, de la calidad de la información plasmada y de su coincidencia con la realidad.

Nota: La responsabilidad de los estudios y documentos previos recae única y exclusivamente sobre el titular de la dependencia generadora de la necesidad que los elabora.

El objetivo fundamental del estudio previo es analizar todas las variables que pueden afectar los procesos de selección, los contratos y su futura ejecución, dando cumplimiento de esta manera a los principios que rigen la función administrativa, la gestión fiscal, de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente, y los propios de la contratación estatal.

Los estudios previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto xx xxxxxx de condiciones, cuando la modalidad de contratación así lo exija o con la Invitación en caso de mínima cuantía.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado con posterioridad a la apertura del proceso de selección de que se trate. Lo anterior en razón a las observaciones presentadas o a revisiones internas que realice la entidad, para lo cual la secretaría solicitante deberá remitir el estudio previo ajustado destacando de manera clara y precisa las modificaciones introducidas con el fin de que se puedan publicar en el SECOP.

En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados implique cambios fundamentales en los mismos, el Ordenador del Gasto, en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura del proceso de selección que corresponda de conformidad con las disposiciones establecidas en el Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

DISPOICIONES CONTEMPLADAS EN LA LEY 1882 DE 2018.

La elaboración de estudios, la evaluación de proyectos de iniciativa privada y las interventorías de los contratos, se podrán contratar mediante el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía o mínima cuantía según su valor.

El estudio previo debe contener:

A. La descripción de la necesidad que el Municipio pretende satisfacer con el Proceso de Contratación

Hace referencia a las causas, carencias, utilidades o provechos que determinan a la entidad contratar el bien, obra o servicio, así como las razones que sustentan la contratación del mismo, el cual, a su vez debe corresponder a la satisfacción del interés general observando los postulados que rigen la función administrativa.

De igual manera el bien, obra o servicio a contratar debe encontrarse previsto en el Plan Anual de Adquisiciones o el documento que haga sus veces y tener relación con el proyecto de inversión o rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos señalando el fin que apunta dentro del plan de desarrollo Municipal cuando se trate de recursos de inversión.

Dentro de la descripción de la necesidad, debe precisarse de manera puntual por qué se requiere la contratación del bien, obra o servicio, indicando el soporte técnico y/o normativo a que haya lugar.

De igual manera, en los estudios y documentos previos se deberá dejar constancia del análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de Análisis del Riesgo.

Para describir con claridad la necesidad que se desea satisfacer, puede responderse a las preguntas: Que necesito; para que lo necesito y porque lo necesito, haciendo mención de

las posibles opciones existentes para el logro del objetivo, explicando las razones que conllevan a determinar que la escogida es la mejor, la más conveniente.

Cuando se trate de un proceso de selección abreviada para contratar una obra el estudio previo deberá señalar si se requiere de interventoría externa para la verificación del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. En caso que se requiera, de manera simultánea con el estudio previo que justifica la escogencia del contratista para la ejecución de la obra deberá enviarse la solicitud para la selección del interventor.

Cada vez que se pretenda justificar la ejecución de una obra, la dependencia generadora de la necesidad deberá entregar los estudios previos junto con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.

B. Descripción del Objeto a Contratar

Hace referencia a la descripción general de las actividades y/o servicios que se deben ejecutar y/o de los productos que se deban suministrar con ocasión de la contratación. Debe precisarse el alcance del contrato a celebrar.

C. Objeto del Contrato

Corresponde a la descripción, detallada y precisa de los bienes, obras o servicios que requiere el Municipio contratar. Se sugiere tener en cuenta los siguientes parámetros para su estructuración:

o Debe iniciar con un verbo.

o Identificar el tipo de contrato a celebrar.

o No debe ser demasiado extenso.

o Debe coincidir con el registrado en el Plan Anual de Adquisiciones.

o No debe incluir las obligaciones contractuales.

o No debe ser demasiado específico. Esto previendo posibles modificaciones al contrato.

o El objeto del contrato, una vez pactado, es inmodificable, es por ello que debe redactarse de manera clara y resumida.

D. Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio a Contratar

Corresponde a los requerimientos desde el punto de vista técnico, tales como, descripción técnica detallada, cantidades, unidad de medida, colores, definiciones, especificaciones entre otras, que debe cumplir el bien, obra o servicio que se pretende contratar. Debe explicarse las calidades, especificaciones y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras o los servicios, cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual según el caso deberá incluir también la elaboración de diseños, planos, análisis técnicos entre otros.

Dentro de las especificaciones técnicas, la dependencia solicitante de la contratación deberá indicar si aplica lo siguiente:

Servicios conexos. Entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, etc.

Cuando el cumplimiento del objeto del contrato implique la satisfacción de estas actividades o servicios conexos, podrá preverse en los pliegos de condiciones o en la invitación, los diferentes plazos que tiene el contrato y la manifestación clara de que se liquidará una vez se cumpla con la obligación o actividad principal, dejándose la salvedad entre las partes sobre las actividades u obligaciones pendientes a cargo del contratista.

El supervisor o interventor del contrato será quien verifique que estas actividades u obligaciones pendientes se cumplan a cabalidad.

E. Identificación de autorizaciones, licencias y permisos requeridos para la ejecución del contrato

Como parte de los estudios previos, la dependencia que requiera el bien, obra o servicio a contratar deberá efectuar los análisis necesarios para determinar si antes de iniciar el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o permisos, y en caso de ser necesario tramitarlas ante las instancias correspondientes. En el evento que el bien, obra o servicio a contratar requiera de autorizaciones, licencias permisos ambientales o de curadurías urbanas, la dependencia solicitante deberá tramitarlos de manera previa a la radicación de la solicitud para contratar bienes y servicios y dejar constancia del cumplimiento de dicho trámite en los estudios y documentos previos.

En caso de adquisición de equipos de cómputo, programas informáticos y/o similares, el

estudio previo deberá contar con el visto bueno de la Gerencia u Oficina encargada de Sistemas, para la configuración de las especificaciones técnicas de los productos y la compatibilidad con los equipos y programas del Municipio (en caso de ser necesario).

En caso de que la necesidad que se justifica corresponda a contrato de obra, el estudio previo y el presupuesto estimado, deberán ser revisados previamente y contar con el visto bueno de la Secretaria de Infraestructura Pública.

F. Obligaciones del contratista

Deben establecerse las obligaciones a desarrollar, los productos a entregar a la Alcaldía, de acuerdo al objeto a contratar. Para construir las obligaciones del contratista, debe tenerse en cuenta el objetivo que se pretende lograr con la contratación, con la finalidad de determinar cuáles son aquellas actividades puntuales o específicas que debe realizar el contratista en cumplimiento del objeto pactado en el contrato. En tratándose de tales obligaciones (específicas) deben señalarse y relacionarse de manera taxativa en el estudio previo con el fin de que el futuro contratista puede elaborar su propuesta y que el supervisor o interventor pueda reclamar su ejecución.

Existen obligaciones generales para todos los contratos, que por disposición del presente manual son exigibles a todos los contratistas como son: Cumplir de buena fe el objeto contratado, ejecutar el objeto contractual de acuerdo con el contenido de la propuesta y en el plazo establecido, pagar los impuestos a que haya lugar, constituir la garantía (en caso de requerirse), y en caso de adicionarse el contrato o de prorrogarse, actualizar las garantías, estar al día con los aportes parafiscales, cotizando los montos legalmente establecidos, presentar informe(s) de gestión en los periodos de tiempo que corresponda según el plazo del contrato; y obligaciones específicas destinadas al cumplimiento satisfactorio del (los) objetivo(s) propuesto(s) y sin las cuales sería imposible cumplir el fin de la contratación. Las obligaciones específicas deben ser relacionadas en los estudios previos, luego consignadas en los pliegos de condiciones y finalmente podrán quedar incluidas dentro del texto contractual, o hacer remisión a los estudios previos.

Los encargados de diligenciar los estudios previos deben tener en cuenta que las obligaciones varían de acuerdo a la naturaleza, modalidad y características propias del objeto a celebrar en cada caso, teniendo especial cuidado en su determinación pues se constituyen en herramienta fundamental que le permite al Municipio a través de su interventor y/o supervisor verificar objetivamente la ejecución idónea y oportuna del contrato o exigir al contratista su cumplimiento.

G. Obligaciones de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx. (Municipio)

Deberán precisarse las obligaciones de la entidad necesarias para desarrollar el objeto del contrato. De acuerdo con la naturaleza del contrato, deberá detallarse las obligaciones que adquiere el Municipio con la suscripción del contrato, dentro de las cuales se cuenta: pagar al contratista en la forma y términos establecidos en el contrato, suministrar oportunamente la información que requiere el contratista para el cumplimento de sus obligaciones contractuales, realizar la supervisión y/o interventoría del contrato. Igualmente deberá describirse aquellas obligaciones puntuales que correspondan de acuerdo con el objeto contractual.

X. Xxxxx de ejecución del contrato

Es la estimación del término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto y obligaciones pactadas. Debe ser razonable y posible de cumplir. Se estimará en meses, días hábiles, días calendario o estableciendo una fecha concreta para su terminación.

Este plazo debe comprender tanto los tiempos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones principales del contrato, como para las accesorias.

En el caso de entrega de productos, en contratos de consultoría, deberá incluirse los plazos para la revisión por parte del supervisor o interventor, y el de la realización de los ajustes a que haya lugar por parte del consultor.

En la determinación del plazo de ejecución, la dependencia solicitante en la realización de los estudios técnicos de la contratación deberá tener en cuenta los tiempos administrativos para el perfeccionamiento y legalización del contrato, así como el principio de anualidad presupuestal y el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). De igual manera debe considerarse que previamente deberá surtirse el proceso de contratación correspondiente, por lo que no será posible establecer como punto xx xxxxxxx de ejecución del contrato la fecha en la que se elabora el estudio previo.

El plazo que se determine para la ejecución del contrato, debe ir en concordancia con su naturaleza (de ejecución instantánea o de tracto sucesivo) y con la forma de pago; igualmente deberá tenerse en cuenta las limitaciones establecidas en materia presupuestal.

De conformidad con lo establecido en la ley orgánica del presupuesto los contratos deberán ser ejecutados en la vigencia fiscal respectiva, salvo aquellos que se tramiten con recursos de vigencias futuras, para lo cual se deberá señalar en el estudio previo respectivo tal situación y aportarse copia del acto administrativo mediante el cual se haya otorgado la autorización, (Acuerdo) así como el acta de reunión del CONFIS territorial o del órgano que haga sus veces, en la que se imparta aprobación, previa consulta de las metas plurianuales del marco fiscal xx xxxxxxx plazo y de la capacidad máxima de endeudamiento de la entidad.

El plazo debe comprender tanto los tiempos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones principales del contrato, como para las accesorias.

Cuando exista en un mismo contrato actividades principales y otras conexas, se deberá dejar claro en el estudio previo los plazos de ejecución de cada una de ellas y a partir de qué momento inician.

I. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

Corresponde a las razones o argumentos legales que justifican la adopción de determinada modalidad de selección y de los elementos que componen el estudio previo. Los fundamentos jurídicos de la contratación de la modalidad de selección a adelantar serán los establecidos por la normatividad vigente.

J. Descripción del cargo /funcionario que ejercerá la supervisión del contrato.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, ejercida por el Municipio xx Xxxxx a través del funcionario que se designa para tal fin, cuando para el efecto no se requiere conocimientos especializados. Para la supervisión, el Municipio xx Xxxxx, podrá contratar personal de apoyo de la actividad del supervisor, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos, pero en todo caso las decisiones, autorizaciones y recibidos a satisfacción deberán ser suscritos por el funcionario de planta designado como

supervisor.

En el estudio previo se determinará con precisión el cargo, funcionario que ejercerá la supervisión del contrato, el cual debe contar con perfil o experiencia que le permita valorar y verificar la ejecución del mismo. En el caso de requerirse interventoría externa deberá señalarse expresamente tal condición. Se recomienda que el supervisor del contrato independiente de la denominación del cargo sea una persona idónea en el entendido que posea los conocimientos necesarios para vigilar eficientemente el cumplimiento del mismo. En caso de cambios en la supervisión el nuevo supervisor debe tener iguales o superiores características que su antecesor.

K. Valor estimado del Contrato Presupuesto Oficial

Corresponde al análisis económico que soporta el valor estimado del contrato a suscribir, teniendo en cuenta entre otros costos, los siguientes: Honorarios de años anteriores, variaciones de tasas de cambio, impuestos, contribuciones y pagos parafiscales, seguros y garantías, costos de transporte e instalación, utilidad, administración e imprevistos y demás costos directos o indirectos necesarios para la ejecución del contrato.

Es función de la dependencia solicitante, de acuerdo con el estudio xx xxxxxxx y análisis del sector realizado, determinar el monto del presupuesto oficial. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Alcaldía Municipal deberá incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuestos en la estimación de aquellos.

Tratándose de concursos de méritos, no se deberá publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en cuanto a los concursos en materia de arquitectura se deberá tener en cuenta lo señalado en el Decreto 2326 de 1995.

Si el contrato es de concesión, no se deberá publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración, tal como lo señala la ley.

El valor estimado debe anotarse en pesos colombianos, discriminando el IVA, el cual por disposición del presente manual se entiende incluido en el valor del contrato. En caso contrario, deberá hacerse la salvedad, para que sea tenida en cuenta al momento de expedir la disponibilidad y registro presupuestal por parte de la Secretaría de Hacienda.

Previamente, la dependencia que genera la necesidad, debe haber realizado consulta a la Secretaría de Hacienda, sobre la disponibilidad de recursos presupuestales para amparar

la obligación que se pretende contraer con la celebración del contrato y los rubros que la componen; actividad que se demuestra anexando al estudio previo, el certificado de disponibilidad presupuestal expedido por la Secretaría de Hacienda, de acuerdo con la solicitud y con el diligenciamiento del siguiente recuadro, que detalla la información extraída de la certificación.

Ítem	Capítulo/Artículo	Descripción del Capítulo/Artículo	Dep	Tipo Fuente	Valor

TOTAL

En todo caso la Secretaría y/o dependencia solicitante, el Jefe de presupuesto y el Secretario de Hacienda serán los responsables de la escogencia del rubro presupuestal que se debe afectar, de acuerdo con los preceptos legales, para la ejecución del contrato.

Los contratos que no requieren certificado de disponibilidad presupuestal son aquellos sobre los cuales el Municipio no causa erogación alguna en su presupuesto tales como: los convenios que celebre en los que reciba dinero, los contratos de arrendamiento en los que actué en calidad de arrendador, los comodatos, usufructo, entre otros.

DISPOSICIONES ESPECIALES CONTENIDAS EN LA LEY 1882 DE 2018.

Sin perjuicio de lo dispuesto anteriormente, se deberá entender que NO ES OBLIGATORIO CONTAR CON DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL para realizar la

publicación del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones.

L. Variables Consideradas para Calcular el Presupuesto Oficial (Estudios Xx Xxxxxxx/ Estudios Del Sector)

Para estimar el valor del contrato, se hace necesario indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, se deberá incluir la forma como se calculó para establecer el presupuesto y soportar los cálculos para su estimación.

El funcionario responsable, se contactará directamente con el área de compras o remitirá por correo electrónico las especificaciones del bien o servicio que requiera estudio xx xxxxxxx, con la finalidad de obtener el apoyo necesario para la realización de actividades tendientes a calcular el presupuesto oficial, previo análisis del sector correspondiente.

Lo anterior en aras de establecer los costos y valores unitarios que a precios xx xxxxxxx reales, podría demandar la celebración y ejecución del contrato, consultando precios, especificaciones, cantidad de bienes, obras y servicios etc.

Deberá detallarse claramente las especificaciones técnicas de los bienes o características de los servicios a contratar con la finalidad de permitir la correcta realización del estudio xx xxxxxxx. La calidad de la información plasmada en el estudio xx xxxxxxx y el análisis del sector será responsabilidad del funcionario o contratista designado del área de compras y el funcionario que suscribe el estudio previo, motivo por el cual deberán trabajar mancomunadamente para que el resultado se ajuste a la realidad con el menor margen de diferencia posible.

Con respecto a los estudios previos cuyo objeto a contratar implique la ejecución de obras, es imperativo contar con el presupuesto elaborado por la Secretaria de infraestructura, el análisis de precios unitarios (cuando aplique) y el visto bueno respectivo en el estudio, por parte de dicha dependencia así como en el correspondiente análisis del sector.

M. Forma de pago del valor del contrato.

De acuerdo con la naturaleza de la contratación y los lineamientos presupuestales del Municipio, la forma de pago definida debe mantener las condiciones económicas existentes al momento de la suscripción del contrato y facilitar su ejecución al contratista.

Por regla general, sólo se establecerán pagos contra servicio prestado, bien o producto entregado, recibido a satisfacción por el supervisor o interventor del contrato y acreditación de estar al día en la seguridad social y parafiscales. Cuando se trate de contratos de obra pública el último pago podrá ser contra acta de liquidación del contrato.

Para cada pago pactado deberá establecerse el porcentaje o valor y los requisitos de tramitar el mismo.

Para la periodicidad o modalidad de los pagos deberá tenerse en cuenta el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

En los estudios previos se deberá señalar:

o El monto del anticipo o pago anticipado si lo hubiere, que no podrá exceder del 50% del valor total del contrato.

o El porcentaje de amortización, que se efectuará preferiblemente en los primeros pagos del contrato.

o La constitución de la garantía que debe otorgar el contratista con el fin de amparar el buen manejo y correcta ejecución del anticipo o en caso de pago anticipado la garantía de devolución del mismo.

La amortización es el porcentaje que descuenta la Alcaldía al contratista del valor que reciba en cada pago, con el fin de compensar el valor entregado por ésta en calidad de anticipo.

Con el fin de salvaguardar los recursos del Estado, se efectúan dos (2) recomendaciones:

o No supeditar el inicio del plazo de ejecución de los contratos al giro de los recursos pactados en calidad de anticipo o pago anticipado, toda vez que, dentro del proceso de selección correspondiente, se efectúan exigencias y revisiones orientadas a verificar la solvencia económica y técnica del contratista que lo capacitan para iniciar la ejecución del objeto contractual sin condicionamientos económicos.

o En todo caso, el giro de recursos en cualquier modalidad deberá efectuarse hasta tanto se haya verificado el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato.

Dentro de las distintas formas de pago que pueden llegar a pactarse en los contratos se encuentran:

a) Precios unitarios: Cuando el objeto del contrato se desagrega en capítulos o ítems de obra y en el precio unitario de cada ítem de obra.

b) Administración delegada: Se presenta cuando se convienen unos procedimientos para que se reembolsen los verdaderos costos de ejecución del objeto contratado y se pacta un porcentaje a título de honorarios a favor del contratista

c) Reembolsos de gastos y honorarios: Cuando se establece una metodología para que el contratista financie la obra con sus propios recursos, pero donde el contratante, periódicamente, le reembolsa los gastos efectuados y le reconoce unos honorarios, generalmente porcentaje sobre costos.

d) Precio Global: el valor establecido en la cláusula de valor es vinculante y genera, por lo mismo, obligaciones mutuas pues señala la contraprestación a que tiene derecho el contratista por su trabajo pero, a su vez, señala para él la obligación de ejecutar la totalidad de la obra por ese precio. Es por lo mismo, una cláusula que señala el verdadero valor total del contrato, pues el contrato se celebró a precio determinado.

e) Honorarios: Se entiende por honorarios la remuneración por servicios que una persona presta a otra persona natural o jurídica, en la cual predomina el factor intelectual sobre el técnico, material, manual o mecánico. Por lo general, este tipo de servicios es prestado por personas con un título profesional, o con una gran experiencia y habilidad en un área específica de conocimiento. La realización de este tipo de servicios es propia de Profesiones liberales.

f) Por porcentajes: Se entiende por tales cuando el 100 por ciento del valor del contrato se divide por porcentajes.

Las modalidades correspondientes a los literales b) y c) se utilizan muy frecuentemente para ejecutar partes de un contrato donde las dificultades de ejecución lo hacen muy oneroso, donde se presentan contingencias especiales o donde se hace muy difícil predecir el valor real de su ejecución.

Para los casos de contratos de obra, concesión, salud y los que se deban adjudicar previo proceso de licitación pública deberá establecerse en el estudio previo la obligatoriedad del contratista de constituir fiducia o patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de recursos que constituyen el anticipo del contrato.

Cuando por necesidad del servicio, se requiera pactar cláusula de transporte terrestre o aéreo, en el estudio previo se realizará el correspondiente análisis y justificación sobre su pertinencia y procedencia.

N. Acuerdos Internacionales y/o Tratados Libre Comercio

El Municipio como entidad sometida al estatuto de contratación estatal deberá observar las obligaciones que en materia de Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio (TLC) vinculen al Estado Colombiano, para lo cual se verificará en los estudios previos, si la respectiva contratación a realizar se encuentra cobijada por los mismos. Para ello la dependencia solicitante de la contratación en conjunto con el grupo funcional de compras deberá hacer la respectiva verificación.

Para el efecto el funcionario que elabora el estudio previo deberá verificar:

o Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.

o Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.

o Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.

Para la elaboración del estudio previo deberá consultarse la página del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente en la cual se mantiene publicada la información actualizada relativa a los tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar la verificación a que se refiere el presente artículo.

Cuando se identifique que debe darse aplicación a las reglas especiales incluidas en los Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio, se deberá tener en cuenta las previsiones que sobre los plazos se haga en el o los Acuerdos o Tratados aplicables al respectivo proceso. Si una contratación se encuentra cobijada por varios Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio, se deberá adoptar los plazos que permitan cumplir con la totalidad de cada uno de ellos para el respectivo proceso.

O. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

Consiste en la explicación de los motivos por los cuales la entidad hace uso de los criterios de selección existentes, los cuales servirán de base para elegir al contratista con el cual se llevará a cabo la contratación, estos a su vez dependen de la modalidad de selección escogida y se encuentran plenamente identificados en la Ley para cada caso en particular. En términos generales corresponde a las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de calificación y que en últimas determinarán la escogencia del proponente; soportados en factores técnicos y económicos objetivos a efectos de obtener

la propuesta más favorable para la entidad, de acuerdo con las modalidades de contratación y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicación para cada una. Para su determinación se deberá tener en cuenta lo siguiente:

 Definir claramente la forma como se obtienen los puntos y/o porcentajes en cada criterio, como se obtienen los máximos y los mínimos y/o como se acumulan.

 La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y organizacional de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes, por lo cual no se les otorgará puntaje.

P. Requisitos Habilitantes: capacidad jurídica, capacidad financiera, condiciones de experiencia. (Capacidad residual solo para obra)

Son aquellos requisitos de orden jurídico, financiero o de experiencia, que debe ostentar y demostrar el oferente al momento de presentar la propuesta y que permiten que la misma pueda ser objeto de evaluación. Se determinan teniendo en cuenta el riesgo del proceso de contratación, el valor estimado para el contrato, el análisis del sector económico y de los proveedores. Generalmente se verifican a través de documentos tales como: cédula de ciudadanía, certificado de existencia y representación legal, autorización para contratar conferida por el órgano de administración respectivo en caso que sea requerido, del registro único de proponentes en caso que sea permitida su exigencia, certificado de cumplimiento de aportes parafiscales, estados financieros, registro único tributario, certificaciones de experiencia, entre otros. La Capacidad financiera debe consultar en todo caso las condiciones del objeto a contratar y estar acorde para cada tipo de contratos y a los lineamientos que sobre el particular expida Colombia Compra Eficiente o entidad que por ley tenga la competencia de reglamentar la materia.

De manera previa a la publicación de los pliegos definitivos en los procesos que se lleven a cabo a través de la modalidad de licitación pública, o aquellos que superen la menor cuantía de la entidad (subastas, concursos), tanto los requisitos habilitantes como los criterios de puntuación de propuestas, deberán haber sido puestos en consideración del comité de contratación, en los casos señalados, pudiendo sus miembros realizar recomendaciones al respecto, partiendo entre otras de las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos; no obstante la determinación de estos, será de responsabilidad conjunta entre el funcionario que elabora el estudio previo y el ordenador del gasto.

En lo que respecta a la capacidad residual cuando el proceso a adelantar sea la contratación de una obra, (excepto en la mínima cuantía) será deber de la entidad fijar la capacidad residual de conformidad con las normas que regulan la materia, la cual además

deberá tener en cuenta la existencia o no de anticipos.

DISPOSICIONES ESPECIALES CONTEMPLADAS EN LA LEY 1882 DE 2018.

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, deberán ser solicitados por la Alcaldía Municipal xx Xxxxx, y deberán ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad estatal hasta el plazo anteriormente señalado.

Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

La no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta NO SERÁ SUBSANABLE y será causal de rechazo de la misma.

En aquellos procesos de selección en los que se utilice e mecanismo de subasta, los documentos referentes a la futura contratación o a proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, deberán se solicitados hasta el momento previo a su realización.

En los procesos de contratación, la Alcaldía Municipal xx Xxxxx aceptará la experiencia adquirida por los· proponentes a través de la ejecución de contratos con particulares.

Q. Factores de escogencia y calificación

Estos factores se determinan de acuerdo con la modalidad de contratación aplicable, a manera de ejemplo se enuncian:

Licitación Pública

La ponderación de los elementos de Calidad (técnico) y precio (económico) soportados en puntajes o fórmulas.

La ponderación de los elementos de calidad (técnico) y precio (económico) que representen la menor relación de costo-beneficio para la Alcaldía Municipal xx Xxxxx.

Concurso de Méritos

La oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad (idoneidad del proponente, idoneidad del equipo de trabajo y metodología), con independencia del precio.

Selección abreviada – Menor Cuantía

La ponderación de los elementos de Calidad (técnico) y precio (económico) soportados en puntajes o fórmulas.

La ponderación de los elementos de calidad (técnico) y precio (económico) que representen la menor relación de costo-beneficio para la Alcaldía Municipal xx Xxxxx.

Selección abreviada – Subasta Inversa

Aquella con el menor precio (no se asigna puntaje).

Mínima Cuantía

Aquella con el menor precio (no se asigna puntaje).

Contratación Directa

No se necesita la presentación de varias ofertas.

Se suscribe el contrato con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el contrato, de acuerdo con las causales consagradas en la ley para esta modalidad de selección.

El establecimiento de dichos requisitos debe guardar proporción con el alcance del objeto a contratar, la cuantía y la responsabilidad que asumirá el contratista que sea elegido.

En caso de empate entre las ofertas presentadas se deberá tener en cuenta el mayor puntaje obtenido en los factores de escogencia en los términos xxx xxxxxx de condiciones conforme a lo señalado por las normas que regulen la materia o aquellas que los modifiquen.

Como método aleatorio para seleccionar el oferente frente a la presencia del empate se deberá acudir al mecanismo de balotas. Antes de la realización del sorteo, deberá explicarse a los asistentes las condiciones para la realización del mismo.

R. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo

Se deberá evaluar el riesgo que el proceso de contratación presenta para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con la reglamentación aplicable.

Se entienden como riesgos involucrados en la contratación, todas aquellas circunstancias previsibles, que se presentan durante el desarrollo y ejecución del contrato, y que pueden alterar el equilibrio financiero del mismo.

El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

La tipificación, estimación y asignación, del riesgo previsible corresponde al análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto del mismo, destacando la forma de prevenirlos y/o mitigarlos e indicando la parte que debe asumirlos.

Entre los factores a considerar se incluyen: los riesgos que afectan el equilibrio contractual directamente, riesgos colaterales al contrato, los riesgos del proceso, barreras de capacidad: económicas, operacionales y administrativas que pueda presentar el contratista.

La Estimación corresponde a la valoración del riesgo sopesando la probabilidad (frecuencia histórica, lapso de ocurrencia, opinión de expertos) vs la consecuencia apreciable en términos económicos. Para efectos de la tipificación, asignación y estimación de riesgos se deberá tener en cuenta las directrices que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente o entidad que la sustituya y a su vez se diligenciará la matriz de riesgo correspondiente. Además se recomienda revisar el documento CONPES 3714 de 2011 sobre la clasificación de los riesgos.

El análisis de los riesgos de la contratación es un trabajo serio, que debe ser elaborado por grupos interdisciplinarios teniendo en cuenta la incidencia económica que tiene sobre el contrato de que se trata.

S. Análisis de exigencias de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del cumplimiento del ofrecimiento o del contrato, así como la pertinencia división de las mismas.

Los funcionarios responsables de diligenciar los estudios previos, deberán realizar un

análisis serio de las garantías a requerir las cuales deberán, ser coherentes con el monto y la vigencia del contrato. Los amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, así como los riesgos que se deban cubrir. Las garantías deberán ser identificadas por el nombre que les confiera la ley.

Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista , en favor del Municipio o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros (i) la seriedad de su ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación; (iii) la responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas; y (iv) los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.

El mecanismo de cobertura del riesgo es por regla general indivisible, y sólo en los eventos previstos en el decreto 1082 de 2015 o norma que lo modifique, la garantía otorgada podrá ser dividida por etapas contractuales. Así por ejemplo, un contrato cuyo plazo se pacte por veinte 20 años las pólizas se expedirán por las diferentes etapas: Etapa de diseños, etapa de ejecución, etapa de operación y etapa mantenimiento; en caso de que el contrato no incluya etapas se podrán solicitar las garantías por periodos anuales, bianuales entre otros que no sea superior a cinco 5 años su vigencia.

Efectividad de la Garantía: Xxx como lo establece el citado decreto, toda modificación al contrato se debe hacer mediante adenda y en él se establecen las condiciones de las pólizas, es importante que el supervisor notifique a la compañía de seguros para que esta proceda con los certificados de modificación de manera oportuna y no se presenten retroactividades que hacen complicado su expedición.

Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural bajo la figura de unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural.

Las garantías que se soliciten en los procesos contractuales tendrán que ser expedidas a favor de la ALCALDÍA MUNICIPAL XX XXXXX NIT. 890.501.102 2.

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

o Contrato de seguro contenido en una póliza

o Patrimonio Autónomo

o Garantía Bancaria.

A continuación se encuentra un cuadro detallado que permite identificar los riesgos que la ley establece deben ampararse a través de garantías:

NOMBRE

RIESGOS O EVENTOS QUE AMPARA LA GARANTIA

VIGENCIA

SUFICIENCIA DE LA GARANTIA

1- Garantía de

seriedad de la Oferta:

1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de

seriedad de la oferta cuando el plazo para la Adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de

las ofertas.

3. La no suscripción del contrato sin justa causa por

parte del adjudicatario.

4. La falta de otorgamiento por parte del proponente

seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.

Desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato (90 días)

Su valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta.

Para Acuerdo Marco de Precio debe ser de mil (1.000) SMMLV.

Para subasta inversa y en el concurso de méritos debe ser equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado del Proceso de Contratación.

Cuando el valor de la oferta o el presupuesto estimado de la contratación sea superior a un millón (1.000.000) de SMMLV se aplicarán las siguientes reglas:

1. Si el valor de la oferta es superior a un millón (1.000.000) de SMMLV y hasta cinco millones (5.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%)

del valor de la oferta.

2. Si el valor de la oferta es superior a cinco millones (5.000.000) de SMMLV y hasta diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor de

la oferta.

3. Si el valor de la oferta es superior a diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran

al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor de la oferta.

2 Garantía de Cumplimiento

Buen Manejo y Correcta inversión del Anticipo: Cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal con ocasión de: (i) la no inversión del anticipo; (ii) el uso indebido del anticipo; y (iii) la apropiación indebida de los

recursos recibidos en calidad de anticipo.

Debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo que determine la Entidad Estatal.

El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) de la suma establecida como anticipo, ya sea este en dinero o en especie.

NOMBRE

RIESGOS O EVENTOS QUE AMPARA LA GARANTIA

VIGENCIA

SUFICIENCIA DE LA GARANTIA

Devolución del pago anticipado:

Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

Debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta que la Entidad Estatal verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine la Entidad

Estatal.

El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) del monto pagado de forma anticipada, ya sea este en dinero o en especie.

CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO:

Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

3. Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios derivados de:

(a) el incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable

al contratista;

(b) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es

imputable al contratista;

parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales; y

(d) el pago del valor de las multas y de la cláusula penal

pecuniaria.

Debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato

El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato a menos que el valor del contrato sea superior a un millón (1.000.000) de SMMLV, caso en el cual la Entidad Estatal aplicará las siguientes reglas:

1. Si el valor del contrato es superior a un millón (1.000.000) de SMMLV y hasta cinco millones (5.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%)

del valor del contrato.

2. Si el valor del contrato es superior a cinco millones (5.000.000) de SMMLV y hasta diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor del

contrato.

3. Si el valor del contrato es superior a diez millones (10.000.000) de SMMLV, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran

al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor del contrato.

4. Colombia Compra Eficiente debe determinar el valor de la garantía única de cumplimiento del Acuerdo Marco de Precios

de acuerdo con el objeto, el valor, la

naturaleza y las obligaciones contenidas en este

Xxxxxxx Municipal xx Xxxxx, Norte xx Xxxxxxxxx - Carrera 12 Nº 10-42 Código Postal 546552 Conmutador 5636300 EXT. 103 xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx

NOMBRE

RIESGOS O EVENTOS QUE AMPARA LA GARANTIA

VIGENCIA

SUFICIENCIA DE LA GARANTIA

4. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES

LEGALES E INDEMNIZACIONES

LABORALES. Este amparo debe cubrir a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado.

La Entidad Estatal no debe exigir una garantía para cubrir este Riesgo en los contratos que se ejecuten fuera del territorio nacional con personal contratado bajo un

régimen jurídico distinto al colombiano.

Esta garantía debe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3) años más.

El valor de la garantía no puede ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato.

5. ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por

cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción.

Esta garantía debe estar vigente por un término no inferior a cinco (5) años contados a partir de la fecha en la cual la Entidad Estatal recibe a satisfacción la obra.

La Entidad Estatal puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior a cinco (5) años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato.

La Entidad Estatal debe determinar el valor de esta garantía en los pliegos de condiciones de la Contratación, de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato.

NOMBRE

RIESGOS O EVENTOS QUE AMPARA LA GARANTIA

VIGENCIA

SUFICIENCIA DE LA GARANTIA

6. CALIDAD DEL SERVICIO. Este amparo cubre a la Entidad Estatal por los perjuicios derivados de la

deficiente calidad del servicio prestado.

. La Entidad Estatal debe determinar el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. En los contratos de interventoría, la vigencia de este amparo debe ser igual al plazo de la garantía de estabilidad del contrato principal en cumplimiento del parágrafo del artículo 85 de la Ley 1474 de

2011

. La Entidad Estatal debe determinar el valor de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato.

7. CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES. Este amparo debe cubrir la calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la Entidad Estatal

en cumplimiento de un contrato.

La Entidad Estatal debe determinar el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza, las obligaciones contenidas en el contrato, la garantía mínima presunta y

los vicios ocultos.

La Entidad Estatal debe determinar el valor de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza, las obligaciones contenidas en el contrato, la garantía mínima presunta y los vicios ocultos.

NOMBRE	RIESGOS O EVENTOS QUE AMPARA LA GARANTIA	VIGENCIA	SUFICIENCIA DE LA GARANTIA
RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL		La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.	El valor asegurado por los contratos de
			seguro que amparan la responsabilidad civil
			extracontractual no debe ser inferior a:
			1. Doscientos (200) SMMLV para contratos
			cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos
			(1.500) SMMLV.
			2. Trescientos (300) SMMLV para contratos
	La responsabilidad		cuyo valor sea superior a mil quinientos
	extracontractual de la		(1.500) SMMLV e inferior o igual a dos mil
	administración derivada de las		quinientos (2.500) SMMLV.
	actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solamente		3. Cuatrocientos (400) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) SMMLV e inferior o igual a
	puede ser amparada con un		cinco mil (5.000) SMMLV.
	contrato de seguro.		4. Quinientos (500) SMMLV para contratos
			cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000)
			SMMLV e inferior o igual a diez mil (10.000)
			SMMLV.
			5. El cinco por ciento (5%) del valor del
			contrato cuando este sea superior a diez mil
			(10.000) SMMLV, caso en el cual el valor
			asegurado debe ser máximo setenta y cinco
			mil (75.000) SMMLV.

T. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo

Las garantías no son obligatorias en los contratos de empréstito, interadministrativos, de seguro, de arrendamiento y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para el Municipio xx Xxxxx.

El Municipio podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, así como en los concursos de mérito en los que se exige la presentación de una propuesta técnica simplificada. La dependencia solicitante podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos celebrados bajo la modalidad de contratación directa salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo, para lo cual deberá justificarlo.

En los contratos de prestación de servicios cuya cuantía sea superior a la menor de la entidad se podrá solicitar garantías acordes con el objeto a contratar

Capítulo IV – Administrar los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo y demás actividades de gestión documental

El funcionario o contratista designado por la Secretaria ordenadora del gasto para desarrollar el proceso de contratación, será el responsable de la elaboración y proyección de los documentos y actos administrativos requeridos para la gestión contractual.

En caso de requerirse la publicación de documentos o actos administrativos relacionados con la gestión contractual, los mismos deberán ser enviados oportunamente al ordenador del gasto o al funcionario que este designa para tal fin, para su revisión y aprobación.

Una vez aprobados, el ordenador del gasto o la persona autorizada, deberá remitirlos al funcionario de la Gerencia de Sistemas o Dependencia que haga sus veces con el fin de que proceda oportunamente a su publicación en el portal único de contratación o en el medio que corresponda; momento a partir del cual se traslada la responsabilidad de publicación del ordenador del gasto al encargado en el área de sistemas de realizar la tarea de publicación.

Los funcionarios o contratistas encargados de sustanciar el proceso de contratación respectivo, deberán hacer seguimiento a la correcta publicación del documento, verificando que coincida en tiempo y en contenido con lo planeado. En caso de evidenciar alguna inconsistencia deberá adoptar las medidas pertinentes a fin de corregir el error e informar sobre el particular al ordenador del gasto para que se surta el trámite para la nueva publicación.

La custodia de los documentos del proceso de selección, es decir los documentos relacionados con los estudios previos, comunicaciones, pliegos de condiciones, avisos de convocatoria, propuestas presentadas, informes, contrato entre otros, estará a cargo del funcionario o contratista designado para desarrollar y liderar el proceso de contratación respectivo, una vez se suscriba el contrato, se cumplan los requisitos de ejecución y se designe el supervisor o interventor del mismo, deberá hacer entrega formal de los expedientes con la verificación de que todos los documentos se encuentran debidamente suscritos y completos al profesional de archivo de gestión documental de la Secretaría General, momento en el cual se traslada la responsabilidad de custodia de los documentos al área que recibe.

El archivo y la custodia final de la carpeta única del contrato a cargo de la Secretaría General, se ajustará a los plazos y condiciones establecidas en las Tablas de Retención Documental que para este tipo de documentos establezca la Alcaldía Municipal xx Xxxxx; una vez vencido el plazo de custodia, la Secretaría General procederá con su

transferencia documental al Archivo Central para su destinación final.

3.2. Pliegos de Condiciones

Los pliegos de condiciones serán elaborados y aprobados por el comité de Contratación con el fin de verificar que su clausulado se encuentre conforme con las necesidades de la contratación y con la normatividad vigente.

DISPOSICIONES ESPECIALES APLICABLES A LA LICITACIÓN PÚBLICA EN VIRTUD DE LA EXPEDICIÓN DE LA LEY 1582 DE 2018.

FORMA DE PRESENTAR LA PROPUESTA:

En los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra, la oferta estará conformada por dos sobres, un primer sobre en el cual se deberán incluir los documentos relacionados con el cumplimiento de los requisitos habilitantes, así como los requisitos y documentos a los que se les asigne puntaje diferentes a la oferta económica: El segundo sobre deberá incluir únicamente la propuesta económica de conformidad con todos los requisitos exigidos en el pliego de condiciones.

PUBLICIDAD DE INFORMES Y DOCUMENTOS CONTRACTUALES.

En los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra pública, la Alcaldía Municipal xx Xxxxx publicará el informe de evaluación relacionado con los documentos de los requisitos habilitantes y los requisitos que sean objeto de puntuación diferente a la oferta económica incluida en el primer sobre, dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones. En estos procesos el informe permanecerá publicado en el SECOP durante cinco (5) días hábiles, término hasta el cual los proponentes podrán hacer las observaciones que consideren y entregar los documentos y la información solicitada por la entidad estatal. Al finalizar este plazo, la entidad estatal se pronunciará sobre las observaciones y publicará el informe final de evaluación de los requisitos habilitantes y los requisitos objeto de puntuación distintos a la oferta económica. Para estos procesos, el segundo sobre, que contiene la oferta económica, se mantendrá cerrado hasta la audiencia efectiva de adjudicación, momento en el cual se podrán hacer observaciones al informe de evaluación, las cuales se decidirán en la misma. Durante esta audiencia se dará apertura al sobre, se evaluará la oferta económica a través del mecanismo escogido mediante el método aleatorio que se establezca en los pliegos de condiciones, corriendo traslado a los proponentes habilitado~ en la misma diligencia solo para la revisión del aspecto económico y se establecerá el orden de elegibilidad.

EROGACIONES A CARGO DEL CONTRATISTA.

Cuando en la ejecución de una obra pública se afecten bienes o patrimonio cultural o histórico de la nación, se deberá realizar una intervención de acuerdo a lo consagrado en la Ley 1185 de 2008; esta intervención deberá ser asumida por el concesionario o contratista encargado del proyecto quien para el efecto será el titular del permiso de intervención que otorgue el Instituto Colombiano de Antropología e Historia. No obstante, será obligación del concesionario o contratista contar con un profesional idóneo quien deberá hacer el acompañamiento al Plan de Manejo Arqueológico, bajo los parámetros que hayan sido definidos previamente por el Instituto Colombiano de Antropología e Historia. Los proyectos que se I encuentran eh ejecución al momento de expedición de la presente norma y definida la gestión en cabeza del profesional registrado, el contratista o concesionari9 podrá optar por mantener la responsabilidad en cabeza de dicho profesional o adoptar la solución pertinente.

PLIEGOS TIPO.

El Gobierno nacional adoptará documentos tipo para los pliegos de condiciones de los procesos de selección de obras públicas, interventoría para las obras públicas, interventoría para consultoría de estudios y diseños para obras p6blicas, consultoría en ingeniería para obras, los cuales deberán ser utilizados por todas las entidades sometidas al Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública en los procesos de selección que adelanten. Dentro de los documentos tipo el Gobierno adoptará de manera general y con alcance obligatorio para todas las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, las condiciones habilitantes, así como los factores técnicos y económicos de escogencia, según corresponda a cada modalidad de selección y la ponderación precisa y detallada de los mismos, que deberán incluirse en los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta la naturaleza y cuantía de los contratos. Para la adopción de esta reglamentación el Gobierno tendrá en cuenta las características propias de las regiones con el ánimo de promover el empleo local. La facultad de adoptar documentos tipo la tendrá el Gobierno Nacional, cuando lo considere necesario, en relación con otros contratos o procesos de selección. Los pliegos tipo se adoptarán por categorías de acuerdo con la cuantía de la contratación, según la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

En ese orden de ideas, la Alcaldía Municipal xx Xxxxx adoptará los pliegos tipo en cuanto sean expedidos por la entidad competente del Gobierno Nacional.

LIMITACIONES A LA PARTICIPACIÓN EN PROCESOS DE SELECCIÓN.

No podrán ser contratantes de esquemas de asociación público-privada bajo el régimen

previsto en la ley 1508 de 2012, las Sociedades de Economía Mixta, sus filiales, las empresas de servicios públicos domiciliarios y las Empresas Industriales y Comerciales del Estado o sus asimiladas. Lo anterior, sin perjuicio de que las entidades excluidas como contratantes puedan presentar oferta para participar en los procesos de selección de esquemas de asociación público privada regidos por esta Ley, siempre que cumplan con los requisitos establecidos para el efecto en el respectivo proceso de selección.

Para la selección de contratistas de proyectos de asociación público privada de iniciativa pública, podrá utilizarse el sistema de precalificación, en las condiciones que establezca el reglamento. Para el sistema de pre-calificación, se conformará una lista de precalificados mediante convocatoria pública, estableciendo un grupo limitado de oferentes para participar en el proceso de selección.

PROYECTOS DE ASOCIACIÓN PÚBLICO PRIVADA.

El Municipio xx Xxxxx adoptara las disposiciones contempladas en la Ley 1508 de 2012, modificada por la Ley 1882 de 2018, para la realización de proyectos de Asociación Público Privados.

PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos y entrega al profesional asignado

para trámite.

Estudio previo con los soportes Físicamente radicado

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar al día siguiente al del recibido.

Recibo de la solicitud de contratación con estudios previos e identificación de número de CDP Asignación del proceso para revisión y tramite

Estudio previo con los soportes Mensaje Correo electrónico Físicamente radicado

Coordinador del área de contratos de la dependencia que tenga delegación para contratar. Técnico operativo se encargará de entregar al abogado

designado con libro radicador

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al recibido por la coordinación.

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Respuesta sobre la revisión del estudio con observaciones (en caso de que ocurra)

Mediante Oficio o Mensaje Correo electrónico

Abogado asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro de los tres días hábiles siguiente al

recibido por el abogado.

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos y entrega al profesional asignado

para trámite. (en caso de que ocurra)

Estudio previos corregidos con los soportes

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido

Elaborar Aviso de Convocatoria, Obtención de aprobación de publicación de estudio previo y de borrador xx xxxxxx de condiciones,

asignación del número.

Documentos revisados y Correo electrónico con el visto bueno.

Documentos publicados en SECOP.

Abogado asignado de la dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación, coordinador,

Ordenador del Gasto y funcionario de la gerencia de sistemas

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al correo remitido por el Abogado

Publicación proyecto xx xxxxxx de condiciones, aviso y estudios previos

Estudios previos publicados en SECOP

Proyecto xx xxxxxx de condiciones publicado en SECOP

Aviso publicado en SECOP

Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación, funcionario de la gerencia de Sistemas.

A más tardar dentro del día hábil al recibido del correo.

Recepción de observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico,

económico o financiero)

Correo electrónico remisorio a las áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de pliegos de condiciones

Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Elaboración de ficha técnica de presentación ante comité de contratación

Ficha Técnica

Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación.

A más tardar dentro de los (3) tres días anteriores al vencimiento del

plazo del proyecto de pliegos.

Entrega de ficha técnica a Secretario de comité de Contratación

Correo electrónico

Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro de los (3) tres días anteriores al vencimiento del plazo del proyecto

de pliegos.

Revisión y análisis de contenido de ficha técnica. Aceptar, rechazar o

recomendar cambios cuando sea del caso

Acta de Comité de contratación con aceptación, rechazo o recomendaciones

de cambios cuando sea del caso

Comité de Contratación

Durante la reunión del comité

Ajuste a estudio previo y a proyecto xx xxxxxx de condiciones de acuerdo con las recomendaciones del comité de contratación.

Estudios previos corregidos y suscritos por el funcionario responsable.

Proyecto xx xxxxxx de condiciones ajustado

Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

1 día hábil

Proyectar las respuestas a las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso con el fin de

que proceda a revisar las respuestas

Formulario de respuestas a observaciones al Proyecto de Pliegos de condiciones

Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibido de la observación.

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Pliego de condiciones definitivo, resolución de apertura y estudios previos obtención de autorización para publicación

Correo electrónico o visto bueno del ordenador del gasto.

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de

contratación y ordenador del gasto

1 día hábil

Obtención de aprobación de publicación de estudio previo, resolución de apertura y xx xxxxxx

de condiciones definitivo

Correo electrónico o visto bueno del ordenador del gasto o quien este designe

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de

contratación y ordenador del gasto

1 día hábil

Publicación xx xxxxxx de condiciones definitivo y resolución de apertura del proceso de selección, estudios previos ajustados (si hay lugar)

Pliego de condiciones publicado en SECOP

Resolución de apertura publica publicada en SECOP

Estudios previos ajustados publicados en SECOP.

Profesional de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de contratación y ordenador del gasto.

Una vez se obtenga el visto bueno.

Organización de la información requerida para la audiencia de revisión y

asignación de riesgos previsibles y de precisión del contenido y alcance

de los pliegos de condiciones

Acta de audiencia de revisión y distribución de riesgos previsibles y de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones

Registro de asistencia

Abogado designado para la sustanciación del proceso

Al día siguiente a la publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Elaborar documentos requeridos para visita al lugar de ejecución del contrato y coordinar la misma (si es del caso)

Acta de visita al lugar de ejecución del contrato Registro de asistencia Certificados de asistencia a visita al lugar de ejecución del contrato.

Abogado designado para la sustanciación del proceso y el Profesional de la dependencia que requiere la necesidad.

1 día hábil antes de la visita.

Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo

técnico, económico o financiero)

Correo electrónico a las áreas competentes de observaciones recibidas al pliego de condiciones

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso. A fin de que revise las respuestas y proyecte las

Adendas (si es del caso)

Respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos Adenda(s)

Áreas competentes y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Coordinador de contratación Ordenador del gasto (Adenda)

A más tardar dentro de los dos 2 días hábiles siguientes al recibido.

Obtención de aprobación de publicación de respuestas a observaciones y adendas

Correo electrónico y visto bueno del ordenador del gasto

Abogado designado para la sustanciación del proceso, coordinador de contratación y ordenador del gasto

Antes de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para presentar propuestas en los horarios que señala la ley y el Decreto

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Publicación de adendas (cuando se requiera)

Adenda publicada

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas

Hasta antes de tres días anteriores a la fecha del cierre. Y en todo caso en el horario

comprendido de 7 am a 7 pm

Recepción de propuestas

Propuesta recibida en la planilla para tal fin en la que se requiere identificar la hora de recibo, el nombre del

proponente y la fecha de recepción

Abogado designado para la sustanciación del proceso

El día y hora fijado para el cierre

Organización de la información requerida para la Audiencia de cierre, y coordinar el trámite de la diligencia.

Apertura de propuestas.

Acta de audiencia de cierre

Registro de asistencia Documentos

publicados en SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas.

El día y hora fijado para el cierre

Designación del comité y Remisión de propuestas a los integrantes del Comité Evaluador mediante oficio junto con el pliego de condiciones.

Resolución designando comité Recibidos de oficios remisorios de propuestas de los integrantes del comité evaluador.

Abogado designado para la sustanciación del proceso, coordinador de contrato y

Funcionario del área de sistemas.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de las propuestas

Verificación del cumplimiento de requisitos habilitantes y de condiciones

adicionales si hay lugar a ello

Determinación de oferentes que pueden continuar el proceso de selección

Comité Evaluador

En el plazo señalado en la comunicación

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Realización de la evaluación por parte de cada integrante del Comité y envío al Abogado designado

para la sustanciación del proceso.

Informe de evaluación consolidado

Miembros del comité evaluador y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

En el plazo señalado en la comunicación

Solicitud de aclaraciones y explicaciones a los proponentes (cuando sea necesario)

Solicitudes de aclaraciones a los proponentes

Integrantes del Comité evaluador y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

En el plazo señalado en el pliego o en la solicitud de subsane.

Obtención de visto bueno para publicación de informe de evaluación

Correo electrónico o autorización de publicación.

Ordenador del gasto

1 día hábil

Publicación de informe de evaluación

Informe de evaluación publicado en el SECOP

Ordenador del gasto o quien este designe

5 días hábiles

Recepción de observaciones al informe de evaluación y remisión a los integrantes del Comité Evaluador.

Correo electrónico de observaciones a los integrantes del Comité Evaluador dependiendo la

naturaleza de la observación.

Abogado designado para la sustanciación del proceso

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación.

Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de evaluación

Respuestas a las observaciones al informe de evaluación recibidas por el ordenador del gasto

Miembro del Comité Evaluador de acuerdo con el contenido de la observación.

A más tardar dentro de los dos

(2) día hábiles siguiente al

recibido del correo (podrá ser mayor de acuerdo con la complejidad de la observación) en todo caso respetando el

plazo establecido en el pliego.

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Elaborar documentos requeridos para Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso licitatorio y coordinar la misma

Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso licitatorio la cual debe contener las respuestas a las observaciones al informe de evaluación.

Registro de asistencia Grabadora Resolución de adjudicación o de

declaratoria de desierta.

Abogado designado para la sustanciación del proceso

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de las respuestas de las observaciones al informe de evaluación.

Dirigir el desarrollo de la Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso licitatorio

Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso licitatorio firmada Resolución de adjudicación o de

declaratoria de desierta firmada.

Ordenador del Gasto Coordinador de contratación, Apoyado por el Abogado designado para la sustanciación del proceso

Durante el término de la audiencia

Publicación del Acta de audiencia de adjudicación Resolución de adjudicación

Publicación de la Declaratoria de

desierta del proceso.

Documentos publicados en SECOP

Ordenador del gasto Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario de la gerencia de sistemas

A más tardar dentro de los (3) días hábiles siguientes a la audiencia o lo que establezca el pliego de condiciones.

Suscripción del contrato.

Contrato suscrito por las partes y

publicado en el SECOP

Contratista y ordenador del gasto

En el plazo establecido en el

pliego de condiciones.

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Publicación de la oferta ganadora

Oferta publicada en el SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas

A más tardar dentro de los (3) días hábiles siguientes a la audiencia o lo que establezca el

pliego de condiciones

Expediente Contractual

Organizado de acuerdo a las normas de Archivo

Gestión Documental

Dentro de los (5) días hábiles

siguientes al recibo.

Liquidación del Contrato

Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato.

Resolución de liquidación unilateral

Supervisor e interventor del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaria ordenadora del gasto

A más tardar dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del plazo contractual para la liquidación bilateral. O en todo caso en el plazo

establecido por la ley

El Cierre del proceso

Acto administrativo que ordena el Cierre del proceso

Supervisor e interventor y/o ordenador del gasto

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación

ambiental de las obras o bienes,

NOTA 1: Se deberá tener en cuenta las reglas establecidas para el cumplimiento de los tratados internacionales.

Procedimiento selección abreviada de menor cuantía

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos y

entrega al profesional asignado para trámite.

Estudio previo con los soportes Físicamente radicado

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar al día siguiente al del recibido.

Recibo de la solicitud de contratación con estudios previos e identificación de número de CDP Asignación del proceso para revisión y tramite

Estudio previo con los soportes Mensaje Correo electrónico Físicamente radicado

Coordinador del área de contratos de la dependencia que tenga delegación para contratar. Técnico operativo se encargará de entregar al abogado designado

con libro radicador

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al recibido por la coordinación.

Respuesta sobre la revisión del estudio con observaciones (en caso de que ocurra)

Mediante Oficio o Mensaje Correo electrónico

Abogado asignado de la Dependencia en la que se desconcentren

las funciones de contratación

A más tardar dentro de los tres días hábiles siguiente al

recibido por el abogado.

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos y entrega al profesional asignado para trámite.

(en caso de que ocurra)

Estudio previos corregidos con los soportes

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido

Elaborar Aviso de Convocatoria, Obtención de aprobación de publicación de estudio previo y de borrador xx xxxxxx de condiciones, asignación del número.

Documentos revisados y Correo electrónico con el visto bueno.

Documentos publicados en SECOP.

Abogado asignado de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, coordinador, Ordenador del Gasto y funcionario de la

gerencia de sistemas

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al correo remitido por el Abogado

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Publicación proyecto xx xxxxxx de condiciones, aviso y estudios previos

Estudios previos publicados en SECOP

Proyecto xx xxxxxx de condiciones publicado en SECOP

Aviso publicado en SECOP

Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación, funcionario de la gerencia de Sistemas.

A más tardar dentro del día hábil al recibido del correo.

Recepción de observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico,

económico o financiero)

Correo electrónico remisorio a las áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de

pliegos de condiciones

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

Ajuste a estudio previo y a proyecto xx xxxxxx de condiciones de acuerdo con las observaciones.

Estudios previos corregidos y suscritos por el funcionario responsable.

Proyecto xx xxxxxx

de condiciones ajustado

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

1 día hábil

Proyectar las respuestas a las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso con el fin

de que proceda a revisar las respuestas

Respuestas a observaciones al Proyecto de Pliegos de condiciones

Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibido de la observación.

Pliego de condiciones definitivo, resolución de apertura y estudios previos

Pliego de condiciones, resolución de apertura y estudios previos

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de contratación y ordenador del gasto

1 día hábil

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Obtención de aprobación de publicación de estudio previo, resolución de apertura y xx xxxxxx de condiciones definitivo

Correo electrónico o visto bueno del ordenador del gasto o quien este designe

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de

contratación y ordenador del gasto

1 día hábil

Publicación xx xxxxxx de condiciones definitivo y resolución de apertura del proceso de selección, estudios previos ajustados (si hay lugar)

Pliego de condiciones publicado en SECOP

Resolución de apertura publica publicada en SECOP

Estudios previos ajustados

publicados en SECOP.

Profesional de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de contratación y ordenador del gasto.

Una vez se obtenga el visto bueno.

Recepción de manifestación de interés

Manifestación de interés recibida y archivada en el

expediente

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Dentro de los 3 días hábiles siguientes al acto de apertura

Consolidación del listado de manifestaciones de interés y publicación junto con el aviso de fijación de fecha para la audiencia de sorteo

en caso de ser procedente

Listado de manifestación de interés publicado en el SECOP. Adenda y aviso de sorteo Publicado en SECOP(en

caso de que sea procedente)

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Coordinador de contrato,

Ordenador del gasto

A más tardar al día siguiente contado a partir del vencimiento del plazo para publicar la lista de manifestación de interés.

Desarrollo de la audiencia, sorteo y elaborar el Listado de consolidación definitivo de oferentes (si es del caso)

Acta de audiencia de consolidación de oferentes Registro de asistencia

Listado de

consolidación de oferentes

Abogado designado para la sustanciación del proceso

En la hora y fecha para la audiencia.

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Publicación del acta de sorteo junto con la consolidación definitiva de oferentes

Publicación de acta de sorteo en el SECOP

Profesional de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de contratación, ordenador del gasto.

Funcionario de la gerencia de sistemas.

Al día siguiente a la realización de la audiencia.

Elaborar documentos requeridos para visita al lugar de ejecución del contrato y coordinar la misma (si es del caso)

Acta de visita al lugar de ejecución del contrato Registro de asistencia Certificados de asistencia a visita al lugar de

ejecución del contrato.

Abogado designado para la sustanciación del proceso y el Profesional de la dependencia que requiere la necesidad.

1 día hábil antes de la visita.

Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico,

económico o financiero)

Correo electrónico a las áreas competentes de observaciones recibidas al pliego de condiciones

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso. A fin de que revise las respuestas y

proyecte las Adendas (si es del caso)

Respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos Adenda(s)

Áreas competentes y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Coordinador de contratación Ordenador del gasto (Adenda)

A más tardar dentro de los dos 2 días hábiles siguientes al recibido.

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Obtención de aprobación de publicación de respuestas a observaciones y adendas

Correo electrónico y visto bueno del ordenador del gasto

Abogado designado para la sustanciación del proceso, coordinador de contratación y ordenador del gasto

Antes de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para presentar propuestas en los horarios que

señala la ley y el Decreto

Publicación de adendas (cuando se requiera)

Adenda publicada

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas

Hasta un día hábil antes de la fecha y hora establecida para el cierre

Recepción de propuestas

Propuesta recibida en la planilla para tal fin en la que se requiere identificar la hora de recibo, el nombre del

proponente y la fecha de recepción

Abogado designado para la sustanciación del proceso

El día y hora fijado para el cierre

Organización de la información requerida para la Audiencia de cierre, y coordinar el trámite de la diligencia.

Apertura de propuestas.

Acta de audiencia de cierre

Registro de asistencia Documentos

publicados en SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas.

El día y hora fijado para el cierre

Designación del comité y Remisión de propuestas a los integrantes del Comité Evaluador mediante oficio junto con el pliego de condiciones.

Resolución designando comité Recibidos de oficios remisorios de propuestas de los integrantes del comité evaluador.

Abogado designado para la sustanciación del proceso, coordinador de contrato y Funcionario del área de sistemas.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de las propuestas

Realización de la evaluación por parte de cada integrante del Comité y envío al Abogado designado

para la sustanciación del proceso.

Informe de evaluación consolidado

Miembros del comité evaluador y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

En el plazo señalado en la comunicación

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Solicitud de aclaraciones y explicaciones a los

proponentes (cuando sea necesario)

Solicitudes de aclaraciones a los proponentes

Integrantes del Comité evaluador y Abogado designado para la

sustanciación del proceso.

En el plazo señalado en el pliego o en la solicitud de subsane.

Obtención de visto bueno para publicación

de informe de evaluación

Correo electrónico o autorización de publicación.

Ordenador del gasto

1 día hábil

Publicación de informe de evaluación.

Informe de evaluación

publicado en el SECOP

Ordenador del gasto o quien este designe

3 días hábiles

Recepción de observaciones al informe de evaluación y remisión a los integrantes del Comité Evaluador.

Correo electrónico de observaciones a los integrantes del Comité Evaluador dependiendo la

naturaleza de la observación.

Abogado designado para la sustanciación del proceso

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación.

Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de evaluación

Respuestas a las observaciones al informe de evaluación recibidas por el ordenador del gasto

Miembro del Comité Evaluador de acuerdo con el contenido de la observación.

A más tardar dentro de los dos (2) día hábiles siguiente al recibido del correo (podrá ser mayor de acuerdo con la complejidad de la observación) en todo caso respetando el

plazo establecido en el pliego.

Proyectar para la firma del Ordenador del gasto el acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta.

Acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta del proceso de selección

abreviada de menor cuantía

Ordenador del gasto, Coordinador de contratos

Abogado designado para la sustanciación del proceso

A más tardar al día siguiente al recibo de las respuestas a las observaciones del comité.

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Publicación de acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta de la selección abreviada

Acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta del proceso de selección abreviada de menor cuantía publicado en el SECOP.

Ordenador del gasto, Coordinador de contratos

Abogado designado para la sustanciación del proceso, funcionario del área de sistemas

A más tardar dentro de los (3) días hábiles siguientes a la audiencia o lo que establezca el pliego de condiciones

Suscripción del contrato.

Contrato suscrito por las partes y

publicado en el SECOP

Contratista y ordenador del gasto

En el plazo establecido en el

pliego de condiciones.

Publicación de la oferta ganadora

Oferta publicada en el SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario de la misma oficina

encargado de la publicación

A más tardar dentro de los (3) días hábiles siguientes a la audiencia o lo que establezca el pliego de condiciones

Expediente Contractual

Organizado de acuerdo a las normas de Archivo

Gestión Documental

Dentro de los (5) días hábiles siguientes al recibo.

Liquidación del Contrato

Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato.

Resolución de liquidación unilateral

Supervisor e interventor del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaria ordenadora del gasto

A más tardar dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del plazo contractual para la liquidación bilateral.

O en todo caso en el plazo establecido por

la ley

El Cierre del proceso

Acto administrativo que ordena el Cierre del proceso

Supervisor e interventor y/o ordenador del gasto

Vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación

ambiental de las obras o bienes,

NOTA: Se deberá tener en cuenta las reglas establecidas para el cumplimiento de los tratados internacionales y la convocatoria limitada a MYPIMES de acuerdo a la cuantía del proceso.

Selección abreviada subasta inversa presencial

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos (ficha técnica) y entrega al

profesional asignado para trámite.

Estudio previo con los soportes Físicamente radicado

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar al día siguiente al del recibido.

Recibo de la solicitud de contratación con estudios previos e identificación de número de CDP

Asignación del proceso para revisión y tramite

Estudio previo con los soportes Mensaje Correo electrónico Físicamente radicado

Coordinador del área de contratos de la dependencia que tenga delegación para contratar. Técnico operativo se encargará de entregar

al abogado designado con libro radicador

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al recibido por la coordinación.

Respuesta sobre la revisión del estudio con observaciones (en caso de que ocurra)

Mediante Oficio o Mensaje Correo electrónico

Abogado asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro de los tres días hábiles siguiente al

recibido por el abogado.

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos (ficha técnica) y entrega al profesional asignado para trámite. (en caso de que ocurra)

Estudio previos corregidos con los soportes

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Elaborar Aviso de Convocatoria, Obtención de aprobación de publicación de estudio previo y de borrador xx xxxxxx de condiciones, asignación del número.

Documentos revisados y Correo electrónico con el visto bueno.

Documentos publicados en SECOP.

Abogado asignado de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, coordinador, Ordenador del Gasto y funcionario de la gerencia de sistemas

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al correo remitido por el Abogado

Publicación proyecto xx xxxxxx de condiciones, aviso, ficha técnica y estudios previos

Estudios previos publicados en SECOP

Proyecto xx xxxxxx de condiciones publicado en SECOP

Ficha técnica publicada en SECOP

Aviso publicado en SECOP

Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación, funcionario de la gerencia de Sistemas.

A más tardar dentro del día hábil al recibido del correo.

Recepción de observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, económico o financiero)

Correo electrónico remisorio a las áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de pliegos de condiciones

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

Ajuste a estudio previo y a proyecto xx xxxxxx de condiciones de acuerdo con las recomendaciones del comité de contratación

(en caso que superen la menor cuantía).

Estudios previos corregidos y suscritos por el funcionario responsable.

Proyecto xx xxxxxx de condiciones ajustado

Abogado designado para la sustanciación del proceso

1 día hábil

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Proyectar las respuestas a las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso con el fin de

que proceda a revisar las respuestas

Respuestas a observaciones al Proyecto de Pliegos de condiciones

Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibido de la observación.

Pliego de condiciones definitivo, resolución de apertura, ficha técnica y estudios previos ajustados

Pliego de condiciones, resolución de apertura y estudios previos

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de

contratación y ordenador del gasto

1 día hábil

Obtención de aprobación de publicación de estudio previo, resolución de apertura, ficha técnica y xx xxxxxx de condiciones definitivo

Correo electrónico o visto bueno ordenador del gasto

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de contratación y

ordenador del gasto

1 día hábil

Publicación xx xxxxxx de condiciones definitivo y resolución de apertura del proceso de selección, ficha técnica estudios previos ajustados (si hay lugar)

Pliego de condiciones publicado en SECOP

Resolución de apertura publica publicada en SECOP

Ficha técnica publicada en SECOP

Estudios previos ajustados

publicados en SECOP.

Profesional de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de contratación, funcionario del área de sistemas y ordenador del gasto.

Una vez se obtenga el visto bueno.

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos y remitir al área competente (en caso de observaciones

de tipo técnico, económico o financiero)

Correo electrónico a las áreas competentes de observaciones recibidas al pliego de condiciones

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso. A fin de que revise las respuestas y

proyecte las Adendas (si es del caso)

Respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos Adenda(s)

Áreas competentes y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Coordinador de contratación Ordenador del gasto (Adenda)

A más tardar dentro de los dos 2 días hábiles siguientes al recibido.

Obtención de aprobación de publicación de respuestas a

observaciones y adendas

Correo electrónico y visto bueno del ordenador del gasto

Abogado designado para la sustanciación del proceso, coordinador de

contratación y ordenador del gasto

Hasta un día hábil antes de la fecha y hora establecida para el cierre

Publicación de adendas (cuando se requiera)

Adenda publicada

Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de

contratación, quien publica

Hasta un día hábil antes de la fecha establecida para el cierre

Recepción de propuestas

Propuesta recibida en la planilla para tal fin en la que se requiere identificar la hora de recibo, el nombre del proponente y la fecha de recepción

Abogado designado para la sustanciación del proceso

El día y hora fijado para el cierre

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Organización de la información requerida para la Audiencia de cierre, y coordinar el trámite de la diligencia.

Apertura de propuestas.

Acta de audiencia de cierre

Registro de asistencia Documentos publicados en

SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas.

El día y hora fijado para el cierre

Designación del comité y Remisión de propuestas a los integrantes del Comité Evaluador mediante oficio junto con el pliego de condiciones.

Resolución designando comité Recibidos de oficios remisorios de propuestas de los integrantes del comité evaluador.

Abogado designado para la sustanciación del proceso, ordenador del gasto coordinador de contrato y

Funcionario del área de sistemas.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de las propuestas

Verificación de requisitos habilitantes por parte de cada integrante del Comité Abogado designado

para la sustanciación del proceso

Informe de verificación de requisitos habilitantes y de la ficha técnica consolidado

Miembros del comité evaluador y Abogado designado para la sustanciación del proceso

En el plazo señalado en la comunicación

Obtención de visto bueno para publicación de informe verificación de requisitos

habilitantes

Correo electrónico o autorización de publicación.

Ordenador del gasto o quien este designe

1 día hábil

Publicación de resultado de la verificación de requisitos habilitantes

Resultado de la verificación publicado en SECOP del

Abogado designado para la sustanciación del proceso, ordenador del gasto coordinador de contrato y

Funcionario del área de sistemas

3 días hábiles a partir de la publicación del informe

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recepción de observaciones al informe de evaluación y subsanes cuando hubiere lugar remisión a

los integrantes del Comité Evaluador.

Correo electrónico de observaciones a los integrantes del Comité Evaluador dependiendo la

naturaleza de la observación.

Abogado designado para la sustanciación del proceso

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación.

Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de verificación.

Revisar que se hayan subsanado los requisitos habilitantes y

emitir el informe definitivo

Acta de Respuestas a las observaciones al informe de evaluación recibidas por el ordenador del gasto

Miembro del Comité Evaluador de acuerdo con el contenido de la observación.

A más tardar dentro de los dos

(2) día hábiles siguiente al

recibido del correo (podrá ser mayor de acuerdo con la

complejidad de la observación)

Proyectar para la firma del Ordenador del gasto el acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta.

Acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta del proceso de selección

abreviada porsubasta

Ordenador del gasto, Coordinador de contratos

Abogado designado para la sustanciación del proceso

A más tardar al día siguiente al recibo de las respuestas a las observaciones del comité.

Adjudicación del contrato a oferente único habilitado (en caso que aplique)

Audiencia de apertura del sobre económico

Acto administrativo de adjudicación o

declaratoria de desierta

Ordenador del gasto, Coordinador de contratos

Abogado designado para la sustanciación

del proceso, miembros del comité

En el término que señale el cronograma xxx xxxxxx de condiciones

Elaborar documentos requeridos para la audiencia pública de subasta inversa y coordinar la misma

Registro de asistencia Formularios xx xxxxx

Registros de lances válidos ordenados en forma ascendente.

Grabadora

Coordinador de contratos

Abogado designado para la sustanciación del proceso

Un día antes de la fecha y hora para la subasta

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Apertura de sobres económicos, puesta a consideración de los miembros del comité evaluador

Conclusión del menor valor

Ordenador del gasto, Coordinador de contratos

Abogado designado para la sustanciación del proceso,

miembros del comité

Durante la audiencia de subasta

Lances económicos y determinación del menor valor ofrecido

Recomendación del comité evaluador

Proponentes, comité evaluador y ordenador del gasto. Abogado designado para la

sustanciación del proceso.

Durante la audiencia de subasta

Proyectar para la firma del Ordenador del gasto el acto administrativo de adjudicación o declaratoria desierta.

Acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta del proceso de selección abreviada por subasta

Coordinador de contratos

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Finalizada la audiencia de subasta

Publicación de acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta de la selección abreviada, acta de la audiencia,

registro de asistencia, lances

Acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta del proceso de selección abreviada publicado en el SECOP.

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas

A más tardar dentro de los (3) días hábiles siguientes a la audiencia o lo que establezca el

pliego de condiciones

Suscripción del contrato.

Contrato suscrito por las partes y

publicado en el SECOP

Contratista y ordenador del gasto

En el plazo establecido en el

pliego de condiciones.

Publicación de la oferta ganadora

Oferta publicada en el SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas

A más tardar dentro de los (3) días hábiles siguientes a la audiencia o lo que establezca el

pliego de condiciones

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Expediente Contractual

Organizado de acuerdo a las normas de Archivo

Gestión Documental

Dentro de los (5) días hábiles siguientes al recibo.

Liquidación del Contrato

Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato.

Resolución de liquidación unilateral

Supervisor e interventor del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaria ordenadora del gasto

A más tardar dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del plazo contractual para la liquidación bilateral. O en todo caso en el plazo establecido por la

ley

NOTA: Cuando la subasta supere la menor cuantía de la entidad se deberá cumplir el procedimiento referente a la citación del comité de contratación y compras antes de dar apertura al proceso.

NOTA: Se deberá tener en cuenta las reglas establecidas para el cumplimiento de los tratados internacionales y la convocatoria limitada a MYPIMES de acuerdo a la cuantía del proceso.

Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios con acuerdo marco de precios

SELECCIÓN ABREVIADA PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES POR MEDIO DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Registro de usuario/Ingres o a la Tienda Virtual del

Estado Colombiano

xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxx Usuario Registrado podrá ingresar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano

Analista de Compras / y Ordenador del gasto-

2 días hábiles

SELECCIÓN ABREVIADA PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES POR MEDIO DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Identificación de los bienes de características técnicas uniformes que

se requiera adquirir

Necesidad identificada

Dependencia generadora de la necesidad

2 días hábiles

Verificación de la existencia de acuerdo

marco de precios

Constancia de verificación

Funcionario designado por el ordenador del gasto

1 día hábil

Recibo de la solicitud de adquisición, junto con los estudios previos CDP (ficha técnica) y entrega al profesional

asignado para trámite.

Estudio previo con CDP y los soportes Físicamente radicado

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto, coordinador de contratación y abogado designado para el tramite

A más tardar al día siguiente al del recibido.

Respuesta sobre la revisión del estudio con observaciones (en caso de que ocurra)

Mediante Oficio o Mensaje Correo electrónico

Abogado designado para el tramite

A más tardar dentro de los tres días hábiles siguiente al recibido

por el abogado.

Recibo de la solicitud de contratación,

junto con los

Estudio previos corregidos con los soportes

Coordinador del área de contratos de la dependencia

que tenga

A más tardar dentro del

día hábil

SELECCIÓN ABREVIADA PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES POR MEDIO DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

estudios previos y sus anexos (ficha técnica) y entrega al profesional asignado para trámite. (en caso de que ocurra)

delegación para contratar. Técnico operativo se encargará de entregar al abogado designado con libro radicador.

siguiente al recibido

Análisis de las garantías

Documento de análisis

Abogado designado para el

desarrollo del procedimiento

1 día hábil

Elaboración del contrato

Solicitud de Compra

Comprador en la Tienda Virtual del Estado Colombiano

1 día hábil

+ 5 de días hábiles para la cotización (Variable dependie ndo de la necesidad

)

Suscripción del contrato

Orden de Compra

Ordenador del gasto en la Tienda

Virtual del Estado Colombiano

1 día hábil

NOTA: El Municipio podrá adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de acuerdo marco de precios teniendo en cuenta lo dispuesto en el decreto 1802 de 2015.

Concurso de méritos

CONCURSO DE MERITOS ABIERTO

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos y entrega al profesional

asignado para trámite.

Estudio previo con los soportes

Físicamente radicado

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar al día siguiente al del recibido.

Recibo de la solicitud de contratación con estudios previos e identificación de número de CDP Asignación del

proceso para revisión y tramite

Estudio previo con los soportes

Mensaje Correo electrónico

Físicamente radicado

Coordinador del área de contratos de la dependencia que tenga delegación para contratar.

Técnico operativo se encargará de entregar al abogado

designado con libro radicador

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al recibido por la coordinación.

Respuesta sobre la revisión del estudio con observaciones (en caso de que ocurra)

Mediante Oficio o Mensaje Correo electrónico

Abogado asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las

funciones de contratación

A más tardar dentro de los tres días hábiles siguiente al

recibido por el abogado.

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos y entrega al profesional asignado para

trámite. (en caso de que ocurra)

Estudio previos corregidos con los soportes

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido

Elaborar Aviso de Convocatoria, Obtención de aprobación de publicación de estudio previo y de

borrador xx xxxxxx de condiciones,

Documentos revisados y Correo electrónico con el visto bueno.

Documentos publicados en SECOP.

Abogado asignado de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación,

coordinador, Ordenador del Gasto

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al correo remitido por el Abogado

CONCURSO DE MERITOS ABIERTO
	ACTIVIDAD	PRODUCTO	RESPONSABLE	TIEMPO
	asignación del número.		y funcionario de la gerencia de sistemas
6	Publicación proyecto xx xxxxxx de condiciones, aviso y estudios previos	Estudios previos publicados en SECOP Proyecto xx xxxxxx de condiciones publicado en SECOP Aviso publicado en SECOP	Abogado asignado de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, coordinador, Ordenador del Gasto y funcionario de la gerencia de sistemas	A más tardar dentro del día hábil al recibido del correo. El plazo de publicación del proyecto xx xxxxxx es de 5 días hábiles.
7	Recepción de observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, económico o financiero)	Correo electrónico remisorio a las áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de pliegos de condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación
8	Ajuste a estudio previo y a proyecto xx xxxxxx de condiciones de acuerdo con las observaciones	Estudios previos corregidos y suscritos por el funcionario responsable. Proyecto xx xxxxxx de condiciones ajustado	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	1 día hábil

Proyectar las respuestas a las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso con el fin de que proceda a revisar las respuestas

Respuestas a observaciones al Proyecto de Pliegos de condiciones

Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibido de la observación.

ONCURSO DE MERITOS ABIERTO

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Pliego de condiciones definitivo, resolución de apertura y estudios previos

Pliego de condiciones, resolución de apertura y estudios previos

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de

contratación y ordenador del gasto

1 día hábil

Obtención de aprobación de publicación de estudio previo, resolución de apertura y xx xxxxxx de condiciones definitivo

Correo electrónico o visto bueno del ordenador del gasto o quien este designe

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de

contratación y ordenador del gasto

1 día hábil

Publicación xx xxxxxx de condiciones definitivo y resolución de apertura del proceso de selección, estudios

previos ajustados (si hay lugar)

Pliego de condiciones publicado en SECOP Resolución de apertura publica publicada en SECOP

Estudios previos ajustados publicados en SECOP.

Profesional de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, Coordinador de contratación y ordenador del gasto.

Una vez se obtenga el visto bueno.

Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico,

económico o financiero)

Correos electrónicos remisorio a las áreas competentes de observaciones recibidas a los pliegos de condiciones

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

CONCURSO DE MERITOS ABIERTO

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso. A fin de que revise las respuestas y proyecte las

Adendas (si es del caso)

Respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos

Adenda(s)

Áreas competentes y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro de los dos 2 días hábiles siguientes al recibido del correo

Obtención de aprobación de publicación de respuestas a observaciones y adendas

Correo electrónico y visto bueno del ordenador del gasto.

Abogado designado para la sustanciación del proceso, coordinador de contrato

Hasta un día hábil antes de la fecha y hora establecida para el cierre

Publicación de adendas (cuando se requiera)

Adenda publicada

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, y funcionario del área

de sistemas

Hasta un día hábil antes de la fecha establecida para el cierre

Recepción de propuestas técnicas y económicas

Propuesta recibida en la planilla para tal fin en la que se requiere identificar la hora de recibo, el

nombre del proponente y la fecha de recepción

Funcionaria de la ordenadora del gasto designada para el efecto

El día y hora fijado para el cierre

Organización de la información requerida para la Audiencia de cierre, y coordinar el trámite de la

diligencia.

Apertura de propuestas técnicas.

Acta de audiencia de cierre

Registro de asistencia

Documentos publicados en SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario del área de sistemas

encargado de la publicación

El día y hora fijado para el cierre

CONCURSO DE MERITOS ABIERTO

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Designación del comité y Remisión de propuestas a los integrantes del Comité Evaluador mediante oficio junto con el pliego de condiciones.

Resolución designando comité

Recibidos de oficios remisorios de propuestas de los integrantes del comité evaluador.

Abogado designado para la sustanciación del proceso, coordinador de contrato y Funcionario del área de sistemas.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de las propuestas

Realización de la evaluación por parte de cada integrante del Comité y envío al Abogado designado para la

sustanciación del proceso

Informe de evaluación consolidado

Miembros del comité evaluador y Abogado designado para la sustanciación del proceso

En el plazo señalado en la comunicación

Elaborar documentos requeridos para Audiencia de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos y coordinar la misma

Acta de audiencia de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos la cual debe contener las respuestas a las observaciones a los informes de evaluación.

Acta de acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato

Registro de asistencia Resolución de

adjudicación o de declaratoria de desierta.

Abogado designado para la sustanciación del proceso y Comité Evaluador, ordenador del gasto

Un día antes de la fecha fijada para la celebración de la audiencia

Dirigir el desarrollo de la Audiencia de definición del orden

de calificación y de apertura del sobre

Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del concurso

de méritos y publicación en el SECOP

Ordenador del Gasto, Comité evaluador Abogado

designado para la sustanciación,

Durante el termino establecido en el pliego

CONCURSO DE MERITOS ABIERTO

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de

desierta del concurso de méritos

Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta firmada y publicada en SECOP

profesional del área de sistemas designado para publicar

Suscripción del contrato.

Contrato suscrito por las partes y publicado en el SECOP

Contratista y ordenador del gasto

En el plazo establecido en el pliego de

condiciones.

Publicación de la oferta ganadora

Oferta publicada en el SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario de la misma oficina encargado de la publicación

A más tardar dentro de los (3) días hábiles siguientes a la audiencia o lo que establezca el

pliego de condiciones

Expediente Contractual

Organizado de acuerdo a las normas de Archivo

Gestión Documental

Dentro de los (5) días hábiles

siguientes al recibo.

Liquidación del Contrato

Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato. Resolución de liquidación unilateral

Supervisor e interventor del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaria ordenadora del gasto

A más tardar dentro de los 4 meses siguientes a la finalización del plazo contractual para la liquidación bilateral. O en todo caso en el

plazo establecido por la ley

NOTA: Cuando el concurso de méritos supere la menor cuantía de la entidad se deberá cumplir el procedimiento referente a la citación del comité de contratación y compras antes de dar apertura al proceso.

Concurso de méritos con precalificación

CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos y entrega al profesional asignado para trámite.

Estudio previo con los soportes Físicamente radicado

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto

A más tardar al día siguiente al del recibido.

Recibo de la solicitud de contratación con estudios previos e identificación de número de CDP Asignación del proceso para

revisión y tramite

Estudio previo con los soportes Mensaje Correo electrónico Físicamente radicado

Coordinador de contratación designará al abogado que sustanciará el proceso, quien recibirá del Funcionario encargado de hacer el reparto los documentos y estudios previos en el libro radicador.

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al recibido.

Respuesta sobre la revisión del estudio con observaciones (en caso de que

ocurra)

Mediante Oficio o

Mensaje Correo electrónico

Abogado asignado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro de los tres días hábiles siguiente al recibido por el abogado.

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos y sus anexos y entrega al profesional asignado para trámite. (en

caso de que ocurra)

Estudio previos corregidos con los soportes

El coordinador de contratación remitirá al abogado designado para la sustanciación del proceso, quien recibirá del Funcionario encargado de hacer el reparto los documentos y estudios previos corregidos en el libro radicador.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido

CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Numerar el proceso de concurso de méritos y

elaborar el aviso

Concurso de Méritos numerado Cronograma del aviso.

Coordinador de contrato y

-Abogado designado para la sustanciación del proceso. Funcionario del área de

sistemas encargado de la publicación.

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al correo remitido por el Abogado

Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos

Aviso de convocatoria revisado por el coordinador y ordenador del gasto

Correo electrónico con el visto bueno.

Aviso de convocatoria

publicado en SECOP.

Abogado asignado de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, coordinador, Ordenador del Gasto y funcionario de la gerencia de sistemas.

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al correo remitido por el Abogado

Organización de la información requerida para la Audiencia de recibo de las manifestaciones de intereses y demás documentos y coordinar el

trámite de la diligencia.

Expresiones de interés recibidas.

Acta de audiencia de cierre Registro de asistencia Documentos publicados en SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso. Funcionario de la gerencia de sistemas encargado de la publicación

El día y hora fijado en el aviso.

Recibir las expresiones de interés y remitirlas al Comité Evaluador.

Recibidos de oficios remisorios de expresiones de interés del

Comité Evaluador

-Abogado designado para la sustanciación del proceso

Durante el plazo establecido en el aviso.

Verificar y valorar las expresiones de

interés.

Informe de precalificación firmados por los

miembros de

Comité Evaluador

En el plazo señalado en el oficio remisorio

CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Comité Evaluador

Informe de precalificación

Visto bueno del ordenador del gasto

Informe de precalificación publicado en SECOP

Ordenador del gasto.

Abogado designado para la sustanciación del proceso. Funcionario de la gerencia de sistemas encargado de la publicación

Publicación por el término establecido en el aviso de convocatoria.

Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.

Recepción de observaciones al informe de precalificación y remisión a los integrantes del

Comité Evaluador.

Oficios remisorios de observaciones a los integrantes del Comité dependiendo la

naturaleza de la observación.

Abogado designado para la sustanciación del proceso

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación.

Organización de la información requerida para la audiencia de preclasificación.

Acta de audiencia de preclasificación Respuesta a observaciones.

Registro de asistencia

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Miembros del comité

A más tardar el día hábil siguiente a la audiencia.

Audiencia pública para elaborar la lista de precalificados.

Lista de precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo.

Acta de audiencia contestando las observaciones al informe de precalificación Notificación de la lista de precalificación.

Ordenador del gasto, coordinador de contratación

-Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Miembros del comité Funcionario de la gerencia de sistemas encargado de la publicación.

Durante la audiencia pública.

CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION
	ACTIVIDAD	PRODUCTO	RESPONSABLE	TIEMPO
		Publicación en el SECOP
14	Elaborar los Pliegos de condiciones definitivos, las cartas de invitación a los integrantes de la lista, estudios previos y la Resolución de apertura del proceso.	Pliegos de condiciones definitivos Publicado en el SECOP Cartas de invitación Estudios Previos. Resolución de Apertura	Ordenador del gasto, coordinador de contratación -Abogado designado para la sustanciación del proceso. Miembros del comité Funcionario de la gerencia de sistemas encargado de la publicación.	Dentro de los tres días hábiles de la conformación de la lista.
15	Obtención de aprobación de Pliegos de condiciones definitivos, las cartas de invitación a los integrantes de la lista, estudios previos y la Resolución de apertura del proceso	Correo electrónico o visto bueno del ordenador del gasto	Ordenador del gasto y Abogado designado para la sustanciación del proceso	1 día hábil
16	Publicación xx xxxxxx de condiciones definitivo y resolución de apertura del proceso de selección, estudios previos ajustados (si hay lugar)	Pliego de condiciones publicado en SECOP Resolución de apertura publica publicada en SECOP Estudios previos publicados en SECOP.	Abogado designado para la sustanciación del proceso. Funcionario de la gerencia de sistemas encargado de la publicación.	Durante el plazo que establezca la ley

CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, económico o

financiero)

Oficio remisorio a las áreas competentes de observaciones recibidas pliego de condiciones

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso. A fin de que revise las respuestas y proyecte las

Adendas (si es del caso)

Respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos Adenda(s)

Áreas competentes y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro de los dos 2 días hábiles siguientes al recibido del oficio

Obtención de aprobación de publicación de respuestas a

observaciones y adendas

Correo electrónico y visto bueno del ordenador del gasto.

Abogado designado para la sustanciación del proceso y coordinador de contratación

Hasta un día hábil antes de la fecha y hora establecida para el cierre

Publicación de adendas (cuando se requiera)

Adenda publicada

Abogado designado para la sustanciación del proceso y funcionario de la gerencia de

sistemas que se encarga de la publicación.

Hasta un día hábil antes de la fecha y hora establecida para el cierre

CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Recepción de propuestas técnicas y económicas

Propuesta recibida en la planilla para tal fin en la que se requiere identificar la hora de recibo, el nombre del proponente y la fecha de recepción

Funcionaria de la secretaria ordenadora del gasto designada para el efecto

El día y hora fijado para el cierre

Organización de la información requerida para la Audiencia de cierre, y coordinar el trámite de la diligencia.

Apertura de propuestas técnicas. Acta de audiencia de cierre Registro de asistencia Documentos

publicados en SECOP

Abogado designado para la sustanciación del proceso. Funcionario de la gerencia de sistemas encargado de la publicación

El día y hora fijado para el cierre

Designación del comité y Remisión de propuestas a los integrantes del Comité Evaluador

Recibidos de oficios remisorios de propuestas técnicas de los integrantes del comité

evaluador.

Ordenador del gasto, coordinador de contratación Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de las propuestas

Realización de la evaluación por parte de cada integrante del Comité y envío al Abogado designado para la sustanciación del proceso

Informe de evaluación consolidado

Miembros del comité evaluador y Abogado designado para la sustanciación del proceso

En el plazo señalado en la comunicación

CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION

ACTIVIDAD

PRODUCTO

RESPONSABLE

TIEMPO

Acta de acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato

Registro de asistencia Resolución de adjudicación o

de declaratoria de desierta.

Abogado designado para la sustanciación del proceso y Comité Evaluador, ordenador del gasto

Un día antes de la fecha fijada para la celebración de la audiencia

Dirigir el desarrollo de la Audiencia de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o

Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos y publicación en el SECOP

Resolución de

adjudicación o de declaratoria

Ordenador del Gasto, coordinador de contratación, Comité evaluador Abogado designado para la sustanciación, profesional de la gerencia de sistemas designado para publicar

Durante el termino establecido en el pliego

CONCURSO DE MERITOS CON PRECALIFICACION
	ACTIVIDAD	PRODUCTO	RESPONSABLE	TIEMPO
	declaratoria de desierta del concurso de méritos	de desierta firmada y publicada en SECOP
27	Suscripción del contrato.	Contrato suscrito por las partes y publicado en el SECOP	Contratista y ordenador del gasto	En el plazo establecido en el pliego de condiciones.
28	Publicación de la oferta ganadora	Oferta publicada en el SECOP	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y funcionario de la gerencia de sistemas	Durante el termino establecido en el pliego

Procedimiento de mínima cuantía

PROCEDIMIENTO MÍNIMA CUANTÍA

Nº

ACTIVIDAD

PRODUCTO/SALIDA

RESPONSABLE

TIEMPO

Recibo de la solicitud de contratación, junto con los estudios previos, CDP y sus anexos y entrega al profesional

asignado para trámite.

Estudio previo con los soportes

Físicamente radicado

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar al día siguiente al del recibido.

Recibo de la solicitud de contratación con estudios previos e identificación de número de CDP Asignación del

proceso para revisión y tramite

Estudio previo con los soportes

Mensaje Correo electrónico Físicamente radicado

Coordinador del área de contratos de la dependencia que tenga delegación para contratar. Técnico operativo se encargará de entregar al abogado designado con libro radicador

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes al recibido por la coordinación.

Respuesta sobre la revisión del estudio con observaciones (en caso de que ocurra)

Mediante Oficio o Mensaje Correo electrónico

Abogado asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación

A más tardar dentro de los dos días hábiles siguiente al

recibido por el abogado.

Recibo de la solicitud de contratación corregido, junto con los estudios previos, CDP y sus anexos y entrega al profesional asignado para

trámite. (en caso de que ocurra)

Estudio previos corregidos con los soportes

Recepcionista de la secretaría ordenadora del gasto.

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido

Elaboración de la invitación Pública

Obtención de aprobación de

Documentos revisados por el coordinador de

contratos y ordenador del gasto

Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Funcionario de la

A más tardar dentro de los dos

días hábiles siguientes al

publicación de estudio previo y de la IMC y asignación del número.

Correo electrónico con el visto bueno.

Invitación de mínima cuantía estudios previos con los respectivos

soportes publicados en SECOP

gerencia de sistemas encargado de la publicación.

correo remitido por el Abogado

Recepción de observaciones a la IMC y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico,

económico o financiero)

Correo electrónico remisorio a las áreas competentes de observaciones recibidas a la IMC

Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación

Proyectar las respuestas a las observaciones a la IMC y remitir al Abogado designado para la sustanciación del proceso. A fin de que revise las respuestas y proyecte las

Adendas (si es del caso)

Respuestas a observaciones a la IMC Adenda(s)

Áreas competentes y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

A más tardar dentro del día siguiente al recibido del Correo

Obtención de aprobación de publicación de respuestas a observaciones y adendas

Correo electrónico y visto bueno del ordenador del gasto

Abogado designado para la sustanciación del proceso, coordinador de contratos y ordenador del gasto

Hasta un día hábil antes de la fecha establecida para el cierre

Publicación de adendas (cuando se requiera)

Adenda publicada

Abogado designado para la sustanciación del proceso, ordenador del gasto y coordinador de contratos

Hasta un día hábil antes de la fecha establecida para el cierre

Elaborar los documentos requeridos para la Audiencia de cierre, y coordinar el

trámite de la diligencia.

Acta de audiencia de cierre

Abogado designado para la sustanciación del proceso,

Antes de la fecha del cierre

Recepción de propuestas

Propuesta recibida en la planilla para tal fin en la que se requiere identificar la hora de recibo, el

nombre del proponente y la fecha de recepción

Funcionaria de la ordenadora del gasto para el efecto

El día y hora fijado para el cierre

Solicitud de aclaraciones y explicaciones al proponente cuya oferta económica sea la de menor

valor (cuando sea necesario)

Solicitud de aclaración

Integrantes del Comité evaluador y Abogado designado para la sustanciación del proceso.

En el plazo señalado en la IMC o en la solicitud de subsane

Determinación de la propuesta de menor precio, y verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes por parte del mismo proponente, emitir

informe de evaluación.

Informe de evaluación de la oferta con menor precio

Abogado designado para la sustanciación del proceso y miembros del comité.

En el plazo establecido en la IMC

Obtención de visto bueno para publicación de

informe de evaluación

Correo electrónico o autorización de publicación.

Ordenador del gasto

1 día hábil

Publicación de la evaluación

Informe publicado

Ordenador del gasto, coordinador de contratación

-Abogado designado para la sustanciación del proceso.

Miembros del comité

evaluador Funcionario de la

En el plazo establecido en la invitación

gerencia de sistemas encargado de la

publicación.

Recepción de observaciones al informe de evaluación y remisión a los

integrantes del Comité Evaluador.

Oficios remisorios de observaciones a los integrantes del Comité Evaluador dependiendo la naturaleza de la observación.

Abogado designado para la sustanciación del proceso

A más tardar dentro del día hábil siguiente al recibido de la observación.

Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de evaluación

Respuestas a las observaciones al informe de evaluación recibidas

Miembro del Comité Evaluador de acuerdo con el contenido de la observación.

A más tardar dentro de los dos

(2) día hábiles siguiente al recibido del

correo (podrá ser mayor de acuerdo con la

complejidad de la observación)

Publicación de las respuestas a las observaciones al informe, carta de aceptación de oferta junto con la oferta ganadora

Respuestas a las observaciones a los informes de evaluación publicadas en SECOP

Carta de aceptación de oferta publicada en SECOP

Propuesta ganadora publicada en SECOP y

datos del contratista

Ordenador del gasto, abogado designado para la sustanciación del proceso.

Miembros del comité evaluador Funcionario de la gerencia de sistemas encargado de la publicación.

En el plazo que señala la invitación

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES PARA LA CONTRATACIÓN CON ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO Y DE RECONOCIDA IDONEIDAD.

De acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 092 de 2017, la Alcaldía Municipal xx Xxxxx adoptará los siguientes procedimientos para la suscripción de contratos con entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad.

 PROCEDENCIA DE LA CONTRATACIÓN CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ÁNIMO DE LUCRO Y DE RECONOCIDA IDONEIDAD.

La Alcaldía Municipal xx Xxxxx puede contratar con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad en los términos del artículo 355 de la Constitución Política, siempre que el Proceso de Contratación reúna las siguientes condiciones:

(a) Que el objeto del contrato corresponda directamente a programas y actividades de interés público previstos en el Plan Nacional o seccional de Desarrollo, con los cuales esta busque exclusivamente promover los de personas en situación debilidad manifiesta o indefensión, los derechos de minorías, el derecho a la educación, derecho x xxx, manifestaciones artísticas, culturales, deportivas y promoción de la diversidad étnica colombiana;

(b) Que el contrato no comporte una relación conmutativa en el cual haya una contraprestación directa a favor de la Entidad ni instrucciones precisas dadas por esta al contratista para cumplir con el objeto del contrato; y

(c) Que no exista oferta en el mercado de bienes, obras y servicios requeridos para la y política del plan de desarrollo objeto de la contratación, distinta de la oferta que hacen las entidades privadas sin ánimo lucro; o que, si existe, la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro represente optimización de los recursos públicos en términos de eficiencia, eficacia, economía y manejo del Riesgo.

En demás eventos, la Entidad Estatal deberá aplicar la Ley 80 1993, sus modificaciones y reglamentos.

Se deberá indicar expresamente en los Documentos del Proceso, cómo el Proceso de Contratación cumple con las condiciones establecidas en precedencia y justificar la contratación con estas entidades en términos eficiencia, eficacia, economía y manejo del Riesgo. Se deberá contar con la previa autorización expresa de su representante legal para cada contrato en particular que la Estatal planee suscribir bajo modalidad. El representante legal de la Entidad Estatal no podrá delegar la función de otorgar esa autorización. La Entidad Estatal deberá acreditar en los Documentos del proceso la

autorización respectiva.

RECONOCIDA IDONEIDAD.

La entidad sin ánimo de lucro es de reconocida idoneidad cuando es adecuada y apropiada para desarrollar las actividades que son objeto del Proceso Contratación y cuenta con experiencia en objeto a contratar. En consecuencia, el objeto estatutario de la entidad sin ánimo de lucro le deberá permitir a esta desarrollar el objeto del Proceso de Contratación que adelantará la Entidad Estatal.

La Entidad Estatal debe definir en los Documentos del Proceso las características que debe acreditar la entidad sin ánimo de lucro. Para el efecto, deberá tomar en consideración las pautas y criterios establecidos en la guía que expida la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente la cual deberá tener en cuenta las normas de trasparencia y acceso a la información aplicable a las entidades privadas sin ánimo de lucro que contratan con cargo a recursos de origen público y mejores prácticas en materia de prohibiciones, inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés.

PROCESO COMPETITIVO DE SELECCIÓN CUANDO EXISTE MÁS DE UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO DE RECONOCIDA IDONEIDAD.

La Alcaldía Municipal xx Xxxxx deberá adelantar un proceso competitivo para seleccionar la entidad sin ánimo de lucro contratista, cuando en la etapa planeación identifique que el programa o actividad de interés público que requiere es ofrecido por más de una Entidad sin ánimo de lucro.

En el proceso competitivo la Entidad Estatal deberá cumplir las siguientes fases:

(i) Definición y publicación de los indicadores de idoneidad, experiencia, eficacia, eficiencia, economía y de manejo del Riesgo y los criterios de ponderación para comparar las ofertas;

(ii) Definición de un plazo razonable para que las entidades privadas sin ánimo lucro de reconocida idoneidad presenten a la Entidad Estatal sus ofertas y los documentos que acrediten su idoneidad;

(iii) La evaluación de las ofertas de acuerdo a los parámetros definidos para el efecto.

La Alcaldía Municipal xx Xxxxx no está obligadas a adelantar el proceso competitivo previsto en precedencia, cuando el objeto del Proceso de Contratación corresponde a actividades artísticas, culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana, que solo pueden desarrollar determinadas personas naturales o jurídicas,

condición que debe justificarse en los estudios y documentos previos.

PROHIBICIONES-INHABILIDADES-INCOMPATIBILIDADES.

Las prohibiciones, inhabilidades, e incompatibilidades vigentes y aplicables a los procesos de selección tendrán plena aplicación en los procedimientos a los que se le aplica lo dispuesto en este acápite.

PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL.

En el desarrollo de contratos con entidades sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad serán aplicables todos los principios que rigen la contratación estatal y la función pública.

APLICACIÓN DE NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA.

La contratación a la que hace referencia el presente acápite está sujeta a la normas generales aplicables a la contratación pública excepto en lo reglamentado en precedencia.

REGISTRO EN SECOP.

Toda entidad sin ánimo de lucro que pretenda suscribir contratos con la alcaldía Municipal xx Xxxxx bajo las disposiciones ya mencionadas, deberá estar registrada en el SECOP, a efectos de acreditar los indicadores que sirvan de comparación y acreditación de idoneidad.

EXCLUSIÓN DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP).

No se requerirá la inscripción de las entidades privadas sin ánimo de lucro en el RUP para la contratación a la que hace referencia el presente acápite.

ASOCIACIÓN CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ÁNIMO DE LUCRO CUMPLIR ACTIVIDADES PROPIAS DE ENTIDADES ESTATALES.

Los convenios a los hace referencia el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, no estarán sujetos a competencia cuando la entidad sin ánimo de lucro comprometa recursos en dinero para la ejecución de esas actividades en una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio. Los recursos que compromete la entidad sin ánimo de lucro pueden ser propios o de cooperación internacional.

Si hay de una entidad privada sin ánimo lucro que ofrezca su compromiso de recursos en dinero para el desarrollo conjunto de actividades relacionadas con los cometidos y funciones asignadas por Ley a una Entidad, en una proporción no inferior al 30% del valor total del convenio, la Entidad Estatal debe seleccionar de forma objetiva a tal entidad y justificar los criterios de tal selección. Los convenios de asociación son distintos a los contratos a los que hacen referencia las disposiciones ya citadas.

Capítulo V – De la Supervisión e Interventoría de los contratos

5.1. Alcance de la interventoría y supervisión

El contenido del presente Capitulo de interventoría y supervisión es una guía y consulta; contiene disposiciones y recomendaciones que deben ser aplicadas por los funcionarios y/o contratistas designados formalmente para la realización del seguimiento a la correcta ejecución de los contratos y/o convenios que celebre el Municipio xx Xxxxx. Igualmente contiene disposiciones que deben ser acatadas por los contratistas.

La finalidad de este capítulo es proporcionar una herramienta eficaz que sirva de guía, para la correcta realización de las actividades y tareas que amerita el ejercicio de la labor de interventoría o supervisión designada a contratistas (interventores) o funcionarios de planta respectivamente.

5.2. Objetivo

El objetivo principal de la supervisión y/o interventoría consiste en velar porque el objeto y las obligaciones del contrato se cumplan en las condiciones de tiempo, modo y lugar pactados, durante el término del mismo y mientras subsistan obligaciones a cargo del contratista, con el fin de obtener los resultados esperados por la Alcaldía Municipal xx Xxxxx al contratar la adquisición de bienes, obras o servicios para garantizar el cumplimiento de los fines estatales.

El ordenador del gasto, adjunto a la designación de supervisión deberá, anexar copia de la propuesta ganadora. La obligación de vigilancia y control empieza a partir de la fecha de recibo del oficio de designación de supervisión o a partir de la suscripción del acta de inicio en el contrato de interventoría.

Es responsabilidad del supervisor e interventor suscribir con el contratista las actas de suspensión que se requieran, las cuales deberán estar debidamente motivadas en

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Manual de Contratación,

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