SOLICITUD DE PROPUESTA (Sd) N° A2017-0001181

Señores

Interesados en presentar propuesta

FECHA: 18 de septiembre de 2017

REFERENCIA: Contratar el servicio de digitalización, registro de entradas y salidas de las comunicaciones físicas y digitales que recibe la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la

Paz

Estimado señor/Estimada señora:

Nos es grato dirigirnos a usted a fin de solicitarle la presentación de una Propuesta para la provisión de servicios de digitalización, registro de entradas y salidas de las comunicaciones físicas y digitales que recibe la SE de la JEP

En la preparación de su Propuesta le rogamos utilice y diligencie los formularios adjunto en los Anexos 2 y 3.

Su Propuesta debidamente firmada deberá ser presentada a más tardar el día 26 de Septiembre de 2017 a las 10:00 AM haciendo referencia al proceso y título de la consultoría a la dirección que se indica a continuación:

Su Propuesta deberá ser presentada como se indica a continuación: Los sobres deberán contener la siguiente información:

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Atención.: Sección Adquisiciones y Contratación - SAC Dirección: Xxx. 00 Xx. 00-00, Xxxx 0 Xxxxxxx xx Xxxxxxxx

Xxxxxx X.X. Xxxxxxxx

Asunto: Contratar el servicio de digitalización, registro de entradas y salidas de las comunicaciones físicas y digitales que recibe la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz

SDP N°. A2017-0001181

Proponente: Domicilio:

Ciudad: Teléfono:

País: Fax:

NO ABRIR ANTES DEL [indicar la fecha límite de presentación de la oferta]

No se aceptarán ofertas tardías, si por cualquier razón se llegaren a recibir, éstas serán devueltas al oferente sin abrir.

Su Propuesta deberá estar redactada en idioma español.

En el curso de la preparación de la Propuesta, será responsabilidad de usted asegurarse de que llegue a la dirección antes mencionada en la fecha límite o con anterioridad a dicha fecha. Las propuestas recibidas por el PNUD fuera del plazo indicado, por cualquier razón, no serán tomadas en consideración.

Los servicios propuestos serán revisados y evaluados en base a su integridad y ajuste a la Propuesta, y en su capacidad de respuesta a los requisitos de la SdP y todos los restantes anexos que detallan los requisitos del PNUD.

La Propuesta que cumpla con todos los requisitos, se ajuste a todos los criterios de evaluación y ofrezca una mejor relación calidad-precio será seleccionada y se le adjudicará el Contrato. Toda oferta que no cumpla con los requisitos será rechazada.

Si hubiera una discrepancia entre el precio unitario y el precio total, el PNUD procederá a realizar un nuevo cálculo, en el cual prevalecerá el precio unitario, y corregirá en consecuencia el precio total. Si el Proveedor de Servicios no acepta el precio final determinado por el PNUD sobre la base de su nuevo cálculo y corrección de errores, su Propuesta será rechazada.

Una vez recibida la Propuesta, el PNUD no aceptará ninguna variación de precios resultante de aumento de precios, inflación, fluctuación de los tipos de cambio o cualquier otro factor xx xxxxxxx. En el momento de la Adjudicación del Contrato u Orden de Compra, el PNUD se reserva el derecho de modificar (aumentar o disminuir) la cantidad de servicios y/o bienes, hasta un máximo de un veinticinco por ciento (25%) de la oferta total, sin cambios en el precio unitario ni en las restantes condiciones.

Todo Contrato u Orden de Compra emitido como resultado de esta SdP estará sujeto a las Condiciones Generales que se adjuntan al presente documento. El mero acto de presentación de una Propuesta implica que el Proveedor de Servicios acepta sin reparos los Términos y Condiciones Generales del PNUD, que se indican en el Anexo 4 de la presente SdP.

Rogamos tener en cuenta que el PNUD no está obligado a aceptar ninguna propuesta, ni a adjudicar ningún contrato u orden de compra. Tampoco se hace responsable de los costos asociados a la preparación y presentación de las propuestas por parte de los contratistas de servicios, con independencia de los efectos o la manera de llevar a cabo el proceso de selección.

El procedimiento de reclamo para proveedores establecido por el PNUD tiene por objeto ofrecer la oportunidad de apelar a aquellas personas o empresas a las que no se les haya adjudicado una orden de compra o contrato en el marco de un proceso de contratación competitivo. Si usted considera que no ha sido tratado con equidad, puede encontrar información detallada sobre los procedimientos de reclamo en el siguiente enlace:

xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx-xxx-xxxxxxxxx.xxxx

El PNUD insta a todos los potenciales contratistas de servicios a prevenir y evitar los conflictos de intereses, informando al PNUD si ellos o cualquiera de sus filiales o miembros de su personal han participado en la preparación de los requisitos, el diseño, la estimación de costos o cualquier otra información utilizada en este SdP .

El PNUD practica una política de tolerancia cero ante el fraude y otras prácticas prohibidas, y está resuelto a impedir, identificar y abordar todos los actos y prácticas de este tipo contra el propio PNUD o contra terceros participantes en actividades del PNUD. Asimismo, espera que sus contratistas de servicios se adhieran al Código de Conducta de los Contratistas de las Naciones Unidas, que se puede consultar en este enlace: xxxx://xxx.xx.xxx/xxxxx/xxx/xxx/xxxxxxx_xxxxxxx.xxx

Le agradecemos su atención y quedamos a la espera de sus propuestas.

Atentamente le saluda,

SECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

PNUD Colombia

Anexo 1

DESCRIPCIÓN DE REQUISITOS y TERMINOS DE REFERENCIA

Contexto de los requisitos

El pasado 24 de noviembre de 2016, se acordó entre el Gobierno Nacional y las FARC-EP la creación del “Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición” (SIVJRNR) compuesto por varios mecanismos y medidas, entre ellos, la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP). Así mismo, mediante el Acuerdo Especial se confío a la Naciones Unidas la designación del Secretario Ejecutivo quien tiene dentro de otras funciones, avanzar en: “Promover las decisiones y las medidas necesarias para que todos los órganos de la Jurisdicción Especial para la Paz, así como los magistrados y fiscales de la misma, puedan entrar a funcionar de manera oportuna, en instalaciones idóneas, con los soportes técnicos, informáticos, administrativos y personales que estos requerirán.

Adelantar las demás acciones necesarias con el fin de tener la capacidad institucional adecuada para que la Jurisdicción Especial para la Paz pueda cumplir eficientemente sus responsabilidades según lo establecido en el acuerdo de creación de dicha jurisdicción, en especial para garantizar la infraestructura, la contratación del personal, la puesta en marcha de sistemas de información y de gestión de procesos judiciales y los demás recursos tecnológicos, así como los recursos suficientes para el funcionamiento de todos los órganos de esta jurisdicción tanto en la ciudad donde se ubicará como en los lugares a los cuales deban desplazarse los magistrados y fiscales en cumplimento de sus funciones.” (Acuerdo Especial de Ejecución para Seleccionar al Secretario Ejecutivo de la Jurisdicción Especial para la Paz y Asegurar su oportuna puesta en funcionamiento, Numeral 6, pág. 283.)

Desde el mes xx xxxx de 2017, la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz, como mecanismo contingente y transitorio, ha venido implantando a través de un servicio, la solución ORFEO como herramienta de apoyo a la gestión de la correspondencia entrante y saliente y a la gestión de actas de sometimiento y compromiso; con estándares de seguridad para el control de integridad y confidencialidad de los documentos y la entrega de estadísticas en tiempo real. Es importante aclarar que la JEP no es propietaria ni posee las fuentes de los ajustes que se han incorporado al sistema.

Adicionalmente la JEP ha realizado también un fortalecimiento de la infraestructura tecnológica de la SE a través de la definición y apoyo para la contratación de los servicios de conectividad, alquiler de equipos de cómputo, servidores, Impresoras, escáner y las herramientas de productividad de Xxxxxx 000.

	tanto comunicaciones virtuales por el correo electrónico xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx como los envíos físicos. Debido a este aumento en la demanda y al poco personal para atender cada petición en los términos legales de respuesta, se ha generado un represamiento de comunicaciones pendientes de contestación que asciende aproximadamente a 1000. Es imperativo ejecutar una medida de descongestión con el fin de evacuar el alto número de peticiones por responder y prestar una atención oportuna a los requerimientos de las autoridades y demás interesados. Por lo que se requiere con carácter urgente la contratación de una firma que adelante de manera inmediata la digitalización y registro de las solicitudes represadas, tanto en medio físico como medio digital, en un sistema de gestión de correspondencia facilitado por el contratista, suministrando el personal operativo, soporte técnico, el hardware y software de base y aplicativos necesarios para su funcionamiento y actualización
Organismo asociado del PNUD en la implementación	Secretaría Ejecutiva (SE) de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) - Xxxxx 00# 00-00 Xxxx 0
Breve descripción de los servicios solicitados	Ver TdR
Relación y descripción de los productos esperados	Ver TdR -Numeral 6
Persona encargada de la supervisión de los trabajos/resultados del proveedor de servicios	Coordinador de Sistemas de Información y TI de la SE de la JEP
Frecuencia de los informes	Ver TdR -Numeral 6
Requisitos de los informes de avance	Ver TdR -Numeral 6
Localización de los trabajos	SE de la XXX Xxxxx 00# 00-00 Xxxx 0
Duración prevista de los trabajos	6 meses
Fecha de inicio estimada	1 de octubre de 2017
Fecha de terminación máxima estimada	28 de febrero de 2018
Viajes previstos	No aplica
Requisitos especiales de seguridad	No aplica
Instalaciones que facilitará el PNUD (es decir, no incluidas en la propuesta de precios)	No aplica
Calendario de ejecución, indicando desglose y calendario de actividades y subactividades	Obligatorio
Nombres y currículos de las personas participantes en la prestación de los servicios	Obligatorio

Moneda de la propuesta

Firmas Colombianas o extranjeras con sucursal en Colombia

☒Moneda local - COP$ (Pesos Colombianos)

* Firmas extranjeras sin sucursal en Colombia

☒Dólares EE.UU.

* Para efectos de comparación económica para la evaluación se tomará la Tasa representativa del Sistema de Naciones Unidas del mes de fecha de cierre de presentación de las propuestas.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) en la

propuesta de precios

No deberá incluir el IVA según lo dispuesto por el decreto 2076/92, Articulo 21

Período de validez de la/s propuesta/s (a partir de la fecha límite para la presentación de la propuesta)

90 días

En circunstancias excepcionales el PNUD podrá pedir al Contratista que amplíe el plazo de validez de la Propuesta más allá de lo que se ha iniciado inicialmente en las condiciones de salida de esta SdP. En este caso, el Contratista confirmará la ampliación por escrito, sin ningún tipo de

modificación ulterior a la Propuesta.

Propuestas parciales

No permitidas

Propuestas alternativas

No permitidas

Condiciones de pago1

Ver TdR – Numeral 9.

Persona/s autorizadas para revisar/inspeccionar/aprobar los productos/servicios finalizados y autorizar el

desembolso de los pagos.

Secretario Ejecutivo de la JEP Subsecretario Ejecutivo de la JEP

Coordinadora Programa Justicia Transicional - PNUD

Tipo de contrato que deberá firmarse

Contrato de servicios profesionales

Criterios de adjudicación de un contrato

 Mayor puntuación combinada (con la siguiente distribución: un 70% a la oferta técnica, un 30% al precio) y

 Plena aceptación de los Términos y Condiciones Generales de Contratación del PNUD (TCG). Se trata de un criterio obligatorio que no puede obviarse en ningún caso, con independencia de la naturaleza de los servicios solicitados. La no aceptación de los TCG será motivo de

inadmisión de la Propuesta.

Criterios de evaluación de una propuesta

ETAPA 1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TECNICAS (SOBRE 2)

Resumen del método de evaluación

1. Examen preliminar respecto a los

requisitos documentales mínimos y si las

Cumple

1 De preferencia, el PNUD no realizará desembolso alguno en forma previaa la firma del Contrato. Si el Proveedor de Servicios exige un pago por anticipado, su importe se limitará al 20% del total presupuestado. Para cualquier porcentaje superior ocualquier importe total superior a 30.000 dólares EE.UU., el PNUD exigirá del Proveedor la presentación de una garantía bancaria o de un cheque bancario pagadero al PNUD por el mismo importe del pago adelantado por el PNUD al Proveedor.

	Propuestas son en general correctas
	2. Cumplimiento requisitos mínimos solicitados de acuerdo a lo solicitado en los Términos de referencia (TdR)	Cumple	No Cumple
3. Puntuación de las Propuestas técnicas
		3.2 Personal Adicional.
			CRITERIO	Puntuación máxima
		3.2.1	Si presenta un profesional adicional con perfil en ingeniería de sistemas, con experiencia en desarrollo software aplicado al sistema de gestión ofertado, con mínimo 12 meses de experiencia certificada en la herramienta a implementar	50
		3.2.1	Si presenta un profesional adicional con perfil en manejo de bases de datos, con experiencia en el tema de bases de datos, con mínimo 12 meses de experiencia certificada en la herramienta a implementar.	50
			Total	100

CRITERIOS DE EVALUACIÓN	Puntaje máximo
3.1 Experiencia de la firma	500
3.2 Personal Adicional.	100
3.3 Enfoque metodológico y plan de trabajo propuesto	400
TOTAL	1000

3.1 Experiencia de la firma
CRITERIO	Puntuación máxima
250 puntos por cada contrato adicional de experiencia específica de la firma en los últimos 6 años. Máximo 500 puntos, máximo 2 contratos adicionales. Deben ser contratos, que demuestren experiencia especifica con el sistema de información ORFEO en:  Xxxxxxxx y/o mantener la puesta en marcha de la herramienta propuesta. (Acorde a la normatividad Vigente)  Conformación de Expedientes virtuales.  Xxxxxxx y/o gestión de la herramienta.	500
Total	500

3.3 Enfoque metodológico y plan de trabajo propuesto.
	CRITERIO	Puntuación máxima
3.2.1	El comité evaluador, de acuerdo con los productos y objetivos del contrato, calificarán el enfoque metodológico y el plan de trabajo propuesto por cada uno de los proponentes. En este sentido se evaluarán: 1. La oportunidad y eficiencia en el desarrollo de actividades y la entrega de productos 2. Conocimiento de las actividades y la entrega de productos incluidos en el plan de trabajo. 3. Las metodologías para cumplir con requisitos contractuales y con lo establecido por el Estado colombiano. (Archivo General de la Nación AGN, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MinTic, entre otros), debe estar claramente descrita en la propuesta.	400
	Total	400

EL PUNTAJE TÉCNICO MÍNIMO NECESARIO PARA QUE SEA EVALUADA LA PROPUESTA ECONÓMICA ES DE 700 PUNTOS.

ETAPA 2. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS (SOBRE 2)

Sólo se abrirán con fines de revisión, comparación y evaluación las Propuestas Financieras de los Proponentes que hayan alcanzado la puntuación técnica mínima y cumplido la primera etapa de evaluación

Resumen del método de evaluación

i) Están completas, es decir si incluyen los costos de los productos ofrecidos en la

propuesta técnica

Cumple

No Cumple

ii) Si presenta errores aritméticos, si los presenta, los corregirá, sobre la siguiente base:

a. Si existe discrepancia entre el precio unitario y el precio total, obtenido de multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el precio total será corregido.

b. Si el proponente en primer lugar de elegibilidad no acepta la corrección de errores, su propuesta será rechazada y el PNUD, en tal caso el PNUD podrá invitar a negociar un

posible contrato al proponente en segundo lugar de elegibilidad

Puntuación propuesta económica

Puntuación máxima

Precio más bajo ofertado / Precio de la oferta analizada x

1000

PUNTUACIÓN TOTAL COMBINADA: El puntaje combinado para cada propuesta, se obtendrá así:

[PUNTAJE TÉCNICO OBTENIDO X 70%] + [PUNTAJE ECONÓMICO OBTENIDO X 30%]

El PNUD adjudicará el

Contrato a:

Uno y sólo uno de los proveedores de servicios

Anexos a la presente SdP2

1. Descripción de requisitos y Terminos de referencia (Anexo 1)

2. Formularios de presentación de la Propuesta Tecnica (Anexo 2)

3. Formularios de presentación de la Propuesta Economica (Anexo 3)

4. Contrato y Términos y Condiciones Generales(Anexo 4)3

No. obligatorio de copias de la Propuesta que habrán de

presentarse

Original y una (1) Copia

Documentos de presentación obligatoria para establecer la calificación de los proponentes

SOBRE 1 – PROPUESTA TÉCNICA – Anexo 2

Formato - Carta para la presentación de propuesta técnica este formato debe estar debidamente firmado (por el representante legal o persona debidamente autorizada mediante documento idoneo) y adjunto a la propuesta técnica de lo contrario la propuesta será rechazada (la ausencia de este formato no es subsanable).

Formato propuesta técnica

A. Calificaciones del Proveedor de Servicios

1. Formato de Experiencia específica de la firma En este formato se debe diligenciar la experiencia específica de la firma, es una reseña de su experiencia de acuerdo a lo solicitado en esta SDP (la ausencia de la información necesaria para la evaluación no es subsanable).

2. Certificaciones de experiencia de la firma incluir el recibo a entera satisfacción o certificaciones de recibo a entera satisfacción o copia del Acta de liquidación, emitidas por las entidades contratantes, correspondientes a la experiencia específica incluída en la propuesta por el oferente.

3. Documentos de la empresa:

 Perfil de la empresa: descripción de la naturaleza del negocio, ámbito de experiencia, licencias, certificaciones, acreditaciones, etc.;

 Declaración por escrito de que la empresa no está incluida en la Lista Consolidada 1267/1989 del Consejo de Seguridad de las

2 Cuando la información esté disponible en la red, bastará con facilitar el enlace (URL) correspondiente.

3 Se previene a los Proveedores de servicios de que la no aceptación del contenido de los Términos y Condiciones Generales (TCG) podrá ser motivo de descalificación de este proceso de adquisición.

Naciones Unidas, o en la lista de la División de Adquisiciones de las Naciones Unidas o en cualquier otra lista de proveedores inelegibles de las Naciones Unidas.

 Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o Entidad competente según el caso, en el cual conste: inscripción, matrícula vigente, objeto social y facultades del representante legal. El objeto social debe permitir la actividad, gestión u operación que se solicita en esta SDP y que es el objeto del contrato que de ella se derive. El certificado debe tener antigüedad no superior a treinta (30) días. La duración de la persona jurídica debe ser igual al plazo del contrato y un año más. Éste documento debe ser entregado en original.

 Joint ventures, consorcios o Uniones temporales o asociaciones (SI APLICA)

Si el Proponente es un grupo de personas jurídicas que forman o han formado una Joint Venture, un consorcio o Union temporal o una asociación en el momento de la presentación de la Propuesta, deberá confirmar en su Propuesta que:

(i) han designado a una de las partes a actuar como entidad líder, debidamente investida de autoridad para obligar legalmente a los asociados de la Joint Venture conjunta y solidariamente, lo que deberá ser debidamente demostrado mediante un acuerdo debidamente firmado ante notario entre dichas personas jurídicas, acuerdo que deberá presentarse junto con la Propuesta, y

(ii) si se le adjudica el contrato, el contrato podrá celebrarse por y entre el PNUD y la entidad líder designada, quien actuará en nombre y representación de todas las entidades asociadas que componen la Joint Venture.

Después de que la Propuesta haya sido presentada al PNUD, la entidad líder designada para representar a la Joint Venture no podrá ser modificada sin el consentimiento escrito previo del PNUD. Además, ni la entidad líder ni las entidades asociadas de la Joint Venture podrán:

a) presentar una nueva Propuesta en representación propia, ni

b) como entidad líder o entidad asociada en nombre de otra Joint Venture que presente otra Propuesta.

La descripción de la organización de la Joint Venture, el consorcio o la asociación deberá definir con claridad la función que se espera de cada una de las entidades de la Joint Venture en el cumplimiento de los requisitos de la SdP, tanto en la Propuesta como en el acuerdo de Joint Venture. Todas las entidades que conforman la Joint Venture estarán sujetas a la evaluación de elegibilidad y calificación por parte del PNUD. Cuando una Joint Venture presente su trayectoria y experiencia en compromisos similares a los que exige la SdP, deberá presentar la información de la siguiente manera:

a) los compromisos que hayan sido asumidos

conjuntamente por la Joint Venture, y

b) los que han sido asumidos por las entidades individuales de la Joint Venture que se supone vayan a participar en la prestación de los servicios definidos en la SdP, y

Estén permanentemente o estuvieran temporalmente asociados con cualquiera de las empresas asociadas no pueden ser presentados como experiencia de la Joint Venture o de sus asociados, y únicamente podrán hacerlo valer los propios expertos individuales en la presentación de sus acreditaciones individuales.

Si la oferta de una Joint Venture es considerada por el PNUD como la más aceptable y la que ofrece la mejor relación calidad- precio, el PNUD adjudicará el contrato a esta Joint Venture, quien deberá firmar el contrato para todas las entidades asociadas y en nombre de éstas.

B. Calificación del personal clave

1. Formato Hojas de Vida del personal profesional propuesto y Carta de Compromiso. La información básica incluirá el número de años de trabajo en su ejercicio profesional, el nivel de responsabilidad asumida en las labores desempeñadas y toda la información necesaria de acuerdo a los requisitos de personal solicitados en esta SDP. La ausencia (en la propuesta) de la información necesaria para la evaluación de este aspecto no es subsanable

2. Certificaciones de estudios realizados y certificaciones laborales correspondientes a la experiencia específica del personal profesional solicitado.

C. Propuesta técnica de acuerdo a los requisitos señalados en los TDR y demás instrucciones de esta SDP que deberá incluir:

a. Metodología. En este formato el deberá realizar una descripción del enfoque y metodología a utilizar, la organización técnica, administrativa y logística que adoptará para cumplir con los Términos de Referencia (la ausencia este documento en la propuesta no es subsanable)

b. Recursos del Proponente en términos de equipo Se deben describir con los equipos que cuenta la organización y que se pondrán a disposición en caso de ser adjudicatario del contrato (la ausencia este documento en la propuesta no es subsanable)

c. Plan de Trabajo/ cronograma. Estimación del tiempo en que se realizará el trabajo desde su inicio hasta su terminación, así como fijación de fechas para la presentación de informes parciales e informe final (la ausencia del plan de trabajo/cronogama en la propuesta no es subsanable).

d. Composición del grupo de trabajo y asignación de actividades para la ejecución del trabajo.

SOBRE 2 – PROPUESTA FINANCIERA (Anexo 3)

Este formato debe estar debidamente firmado por el representante debidamente autorizado de lo contrario la propuesta será rechazada (la ausencia de este formato no es subsanable). Los proponentes que no incluyan en su propuesta económica todas y cada una de las actividades mínimas serán rechazados

Términos de Referencia (TdR)

A. Título del proyecto

No. DEL PROYECTO	102322
TÍTULO DEL PROYECTO	Apoyo a la puesta en marcha de la JEP a cargo de la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz
FECHA DE VENCIMIENTO DEL PROYECTO	28-02-2018
TÍTULO DE LA CONSULTORÍA / SERVICIO	Contratar el servicio de digitalización, registro de entradas y salidas de las comunicaciones físicas y digitales que recibe la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz
SEDE DE TRABAJO	Bogotá, D.C.

B. Descripción del proyecto

1. ANTECEDENTES:

“Promover las decisiones y las medidas necesarias para que todos los órganos de la Jurisdicción Especial para la Paz, así como los magistrados y fiscales de la misma, puedan entrar a funcionar de manera oportuna, en instalaciones idóneas, con los soportes técnicos, informáticos, administrativos y personales que estos requerirán.

confidencialidad de los documentos y la entrega de estadísticas en tiempo real. Es importante aclarar que la JEP no es propietaria ni posee las fuentes de los ajustes que se han incorporado al sistema.

En el desarrollo de estas acciones, se ha generado alta demanda de información por parte de las autoridades públicas y posibles beneficiarios de la Jurisdicción Especial para la Paz. Lo anterior ha significado un crecimiento constante en la cantidad de comunicaciones recibidas y a las que debe dárseles respuesta. Actualmente, se están allegando a la Secretaría aproximadamente unas 160 solicitudes diarias, lo cual incluye tanto comunicaciones virtuales por el correo electrónico xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx como los envíos físicos. Debido a este aumento en la demanda y al poco personal para atender cada petición en los términos legales de respuesta, se ha generado un represamiento de comunicaciones pendientes de contestación que asciende aproximadamente a 1000.

Es imperativo ejecutar una medida de descongestión con el fin de evacuar el alto número de peticiones por responder y prestar una atención oportuna a los requerimientos de las autoridades y demás interesados. Por lo que se requiere con carácter urgente la contratación de una firma que adelante de manera inmediata la digitalización y registro de las solicitudes represadas, tanto en medio físico como medio digital, en un sistema de gestión de correspondencia facilitado por el contratista, suministrando el personal operativo, soporte técnico, el hardware y software de base y aplicativos necesarios para su funcionamiento y actualización.

Se trata de la prestación de un servicio que incluye software, hardware y personal necesario para el cumplimiento de las obligaciones contractuales, con los elementos de software y hardware necesarios para preservar los criterios de seguridad y calidad de la información. Entonces no se pretende adquirir licenciamiento alguno. El tiempo de servicio requerido es de 6 meses.

2. OBJETIVOS

a) General:

Llevar a cabo el servicio de digitalización, registro de entradas y salidas de las comunicaciones físicas y digitales que recibe la SE de la JEP, a través de un sistema de gestión de correspondencia, que debe ser suministrado, instalado, configurado y ajustado por el contratista, incluyendo hardware-software de base, aplicativos y el talento humano, necesarios para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

b) Específicos:

1. Estructurar tecnológica y operativamente la gestión documental de la SE de la JEP.

2. Continuar con la Implementación y optimizar el sistema de gestión de correspondencia electrónica.

3. Definir y operativizar, con la supervisión de la SE los lineamientos del manejo de comunicaciones oficiales, garantizando la integralidad, confidencialidad y autenticidad de los mismos.

4. Parametrizar al interior de la herramienta informática de gestión documental suministrada por el contratista las Tablas de Retención Documental – TRD establecidas para la SE.

5. Garantizar la conformación de los expedientes generados de acuerdo con la parametrización de las TRD y el proceso de recepción, registro, radicación, digitalización, indexación y envío de comunicaciones oficiales.

6. Garantizar el proceso de incorporación de las actas de compromiso de libertad condicionada a la herramienta informática suministrada por el contratista, para la consulta, revisión y la generación de reportes estadísticos que den cuenta de la gestión realizada en esta materia por la SE.

C. Alcance de los servicios, resultados esperados y conclusión del objetivo

3. ALCANCE.

La gestión documental eficiente y eficaz de las entidades resulta imprescindible para la toma de decisiones estratégicas. De manera que, resulta necesario implementar un programa de gestión de correspondencia que permita disponer de manera ordenada todas las comunicaciones de entrada y comunicaciones de salida como un recurso decisivo en el desempeño de la entidad.

La SE de la JEP requiere continuar con la implementación del sistema de información como herramienta para realizar la gestión de correspondencia documental y electrónica de archivo, que observe los lineamientos aplicables establecidos por la normatividad vigente en materia de gestión documental, archivo y documento electrónico. Lo anterior en cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos”, en los Acuerdos 07 de 1994, 011 de 1996, 037 de 2002, 042 de 2002, 05 de 2013 y 02 de 2014 expedidos por el Archivo General de la Nación; en la Circular 035 de 2009 de la Procuraduría General de la Nación; en la Ley 1437 de 2011; en los Decretos 2609 y 2578 de 2012en la norma ISO 16175 de 2012 y , en la Guía N° 6 “Cero Papel en la Administración Pública” generada por la Dirección de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, entre otras normas vigentes en la materia.

Con el propósito de descongestionar y atender oportunamente todas las comunicaciones, se requiere de manera urgente la contratación de una firma que adelante de manera inmediata la digitalización y registro en un sistema de gestión de correspondencia con hardware y software de base necesarios para su implementación de las solicitudes en medio físico y digital, represadas que ascienden al orden de 1.500 y de las comunicaciones que se reciban diariamente en la JEP, tanto en medio físico como por correo electrónico.

El sistema ofertado debe ser una sola herramienta con arquitectura de tres capas, modular y escalable, la cual debe estar compuesta por módulos que sean completamente integrados. El oferente debe aportar la ficha técnica del software propuesto en donde se pueda verificar el cumplimiento de los requisitos definidos en las especificaciones técnicas.

La SE de la JEP como usuario final y beneficiario del servicio, requiere que la empresa a contratar cumpla los aspectos contenidos en las especificaciones técnicas esperadas, esto incluye una ficha técnica con los requerimientos funcionales y técnicos del sistema de información, para realizar la gestión de correspondencia documental y electrónica de archivo. Estos aspectos fueron estructurados teniendo en cuenta los requerimientos mínimos establecidos por el Archivo General de la Nación para la organización de archivos y demás normativa vigente en la materia.

4. ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DE LA JEP

En la actualidad la Secretaria Ejecutiva de la JEP cuenta con un servicio de gestión documental que usa software ORFEO, como herramienta de apoyo a la gestión de toda la correspondencia de entrada y salida, así como para la gestión del archivo. El servicio incluye el aplicativo, el servidor local con todo el software de base necesario, las personas necesarias para la operación y apoyo a los usuarios al igual que el personal técnico que realiza los ajustes requeridos para la atención de los requerimientos institucionales en materia de correspondencia y archivo. La Secretaria Ejecutiva de la JEP, no cuenta con los programas fuente del aplicativo y no posee titularidad alguna sobre las mejoras incorporadas. Solo es propietaria de los datos registrados.

El sistema actual ORFEO disponible en la SE dispone de la siguiente funcionalidad:

FUNCIONALIDADES
1. Radicación entrada	de	1.1. Digitalización Documentos	1.1.1. Firma desatendida	digital
		1.2. Reasignación trámites	de
2. Radicación Salida		2.1. Generación documentos.	de
		2.2. Cargue de anexos.
3. Radicación Interna de documentos		3.1. Generación documentos	de
		3.2. Cargue de anexos
4. Correspondencia		4.1. Modos y modalidades de envío.
		4.2. Planillas entrega.	de
		4.3. Devoluciones.
5. Expedientes		5.1. Creación
		5.2. Conformación
		5.3. Estados expediente	del	5.3.1. Abierto
			5.3.2. Cerrado
			5.3.3. Reabierto
6. Metadatos		6.1. Radicado	6.1.1. Parametrización
			6.1.2. Captura
		6.2. Expediente	6.2.1. Parametrización
			6.2.2. Captura
		6.3. Consulta	6.3.1. Radicado		6.3.1.1. Cuenta Interna
					6.3.1.2. Metadato
					6.3.1.3. Datos propios
			6.3.2. Expediente		6.3.2.1. Titulo
					6.3.2.2. Asunto
					6.3.2.3. Metadato

FUNCIONALIDADES
7. Log de auditoria	7.1. Usuario	7.1.1. IP
		7.1.2. Roll
	7.2. Transacción	7.2.1. Afectación Radicado	de
		7.2.2. Afectación Expedientes	de
8. Seguimiento web	8.1. Acceso con código Web seguridad	el de
8. Seguimiento web	8.2. Información del trámite y su estado actual

Ficha General de la Plataforma Tecnológica actual

Objetivo

Plataforma de software en la que se implementó

Sitios de instalación en producción

Hosting

Software

(Proyecto transitorio)

Postgres

Base de datos de Usuarios y de Gestión de correspondencia.

Operatividad actual: Sólo por página web.

Secretaría Ejecutiva de la JEP

Usuarios internos: Consultores de la SE Y pasantes, actualmente 49usr

Local

Servidor con 16GB ram, 1TB almacenamiento

Integración con base de datos de usuarios

Estadísticas de Uso, corte a julio 24 2017:

Descripción	Cantidad
Radicados de entrada	5.176 entradas de las cuales 2.256 están finalizadas
Radicados de salida	2.475 salidas de las cuales 1.427 están finalizadas
Documentos anexos pdf	10.039
Documentos anexos zip	37
Documentos anexos rar	48
Personas creadas Jurídicas	827
Personas creadas naturales	3.485 personas de las cuales 282 están grabadas sin documento
Radicados asociados entre si	2.260 de entradas a salidas 9 de salidas a salidas 627 de entrada a entradas

Descripción de los campos de radicación

Tipo	Nombre Campo	del	Descripción	Opciones Actuales
Clasificación general	Forma ingreso	de	Forma en que llega el documento a la JEP	Medio físico, medio digital
	Fecha de presentación		Fecha en que llega el documento
	Tipo de comunicación		Tipo de comunicación según clasificación macro	Entrada, salida, interna
	Tipo documento	de	Tipo de correspondencia	Comunicación general, derechos de petición, habeas corpus, oficio autoridad judicial, otros, pendiente sin formato, tutelas
	Serie		Series documentales	Acciones constitucionales, oficios autoridades judiciales, salidas
	Subserie		Subserie documental	Depende de la serie
	Tipo prioridad		Tipo prioridad	Rutina, urgente
	Grado reserva	de	Grado de reserva	Reservado, ordinario, público
	Asunto		Asunto del que trata la correspondencia
	Origen		numero de origen
	Responder con copia a		con copia para comunicaciones remitidas por terceros
Información del emisor	Tipo persona	de	Tipo de persona	Natural, jurídica
	Tipo documento	de	Tipo documento	Cédula, cedula de extranjería, NIT, otra, no aporta
	Número documento	de	Número de documento
	Primer nombre		Requerido
	Segundo nombre
	Primer apellido		Requerido
	Segundo apellido
	Sexo		Hombre, Mujer, Otro
	Etnia		Ninguna, Indígena, Afro, Xxxxxx, Rom
	Discapacidad		No, si
	Dirección contacto	de	Dirección de contacto
	Departamento de Ubicación		Departamento de Ubicación	Lista con DIVIPOLA	departamentos

Tipo	Nombre Campo	del	Descripción	Opciones Actuales
	Municipio Ubicación	de	Municipio de Ubicación	Lista con municipios DIVIPOLA
	Celular		Celular
	Teléfono		Teléfono
	Email contacto	del	Email del contacto
Anexar documentos Soportes			Se asigna un nombre al archivo y se calcula la función mySHA256
Asociar Radicados	Número radicado asociado	de	Se asigna asociaciones válidas a otros radicados existentes en el sistema

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ESPERADAS

Para la definición de los requisitos técnicos, se deben tener en cuenta los requerimientos mínimos establecidos por el Archivo General de la Nación para la organización e intervención de archivos. La SE de la JEP como usuario final y beneficiario del servicio requiere que el servicio a contratar cumpla con las siguientes especificaciones técnicas mínimas:

1. Cumplimiento de todas y cada una de las funcionalidades del sistema actual, descritas en el apartado “4. Estado actual del Sistema de Correspondencia de la JEP”.

2. Implementación efectiva del sistema de gestión de correspondencia documental electrónica de archivos. Como objetivo general la SE de la JEP requiere modernizar y optimizar la gestión de correspondencia documental, así como homogenizar y unificar los procesos asociados al trámite de documentos; se debe contar con un sistema informático que permita administrar el flujo de documentos de la entidad de acuerdo con la normativa.

3. Tablas de retención documental (TRD). Para la aplicación de las tablas de retención documental se debe tener en cuenta la metodología estipulada por el Archivo General de la Nación.

4. Estándares de gestión de correspondencia:

 Clasificación. La empresa desarrollará acciones orientadas a clasificar y ordenar los documentos de la SE de la JEP en las diferentes fases del ciclo vital (archivos de gestión y central) atendiendo a la estructura orgánica de la entidad.

 Ordenación. Los documentos previamente clasificados deberán ordenarse teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, cajas, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas (previo a la ordenación de la unidad de conservación se debe concertar con la entidad cual es la organización funcional que se debe realizar).

 Retiro del material abrasivo. Retirar el material abrasivo en los documentos; con el fin de no separar el documento que se componen de más de un folio, se puede emplear un fragmento o trozo de papel como barrera entre el material metálico y la documentación.

 Se usaran las unidades de conservación suministradas por la SE de la JEP y que cumplen con los estándares mínimos del AGN (cajas de archivo-Ref X200 y carpetas cuatro aletas)

 Rótulo de carpetas. El rótulo de la carpeta tendrá consignada la información que se encuentre en el FUID.

 Codificación xx xxxxx. La carpeta debe ser codificada con un código único xx xxxxxx.

 Rótulo xx xxxxx. El formato suministrado por la entidad, consta de siete (7) campos ya establecidos en el mismo.

5. Digitalización certificada de documentos4: los procesos de digitalización certificada de documentos definidos para la prestación del servicio requerido se enmarcan dentro la categoría de digitalización con fines de contingencia y continuidad según lo definido en la Circular Externa 005 del 11 de septiembre de 2012 expedida por el Archivo General de la Nación. Para la prestación de este servicio, se deben cumplir los siguientes requisitos: a) los documentos deben ser digitalizados en formato PDF/A; b) La resolución de la digitalización de los documentos debe realizarse entre 200dpi y 300 dpi; c) Siempre que sea posible se debe digitalizar en imagen escala de grises; d) Se debe aplicar las técnicas de compresión adecuada para que los documentos digitalizados utilicen recursos muy bajos (espacio en disco y tráfico de red) asegurando la legibilidad de los documentos; e) Se deben tipificar las imágenes teniendo en cuenta la estructura de las TRD; f) Se deben usar algoritmos de compresión sin pérdida; g) El proceso de digitalización debe ajustarse a la medida del original al 100%; h) Cada unidad documental digitalizada tendrá clasificada su tipología documental; j) Los archivos en formato PDF/A, deben tener capacidad de busqueda embebido (PDF/A texto); l) Los metadatos se definirán de mutuo acuerdo; m) Los documentos se conformarán en expedientes virtuales para facilitar su consulta.

El documento electrónico obtenido a través de un proceso de digitalización debe ser fiel al contenido original y garantizar su integridad, aunque puede contener variaciones mínimas relacionadas con los colores de la imagen final electrónica tales como desviación de tonos, modificaciones de color, entre otros.

El documento electrónico digitalizado resultante de un proceso de digitalización debe:

 Ser válido como documento electrónico con las características establecidas en la normativa existente.

 Ser fiel al documento en soporte físico en términos relativos proporcionales a la naturaleza, características o fines del producto de la digitalización.

 Ser íntegro, confidencial y auténtico.

6. Estándares de Calidad

Para asegurar la calidad de los principales productos del contrato como son la organización y digitalización de documentos, la empresa a contratar debe seguir los lineamientos establecidos a continuación:

4 Definimos digitalización certificada como: el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad.

 La empresa debe presentar durante el primer mes para aprobación por parte de la JEP, el proceso de aseguramiento de calidad para organización y digitalización incluyendo los indicadores y controles a aplicar, y así garantizar que una vez finalizado el contrato, cuente con los estándares de calidad necesarios.

 El proceso de aseguramiento de calidad debe aplicarse de manera continua durante la ejecución del contrato para todos los documentos que sean organizados y/o digitalizados. La empresa debe dejar las evidencias de la aplicación del proceso de aseguramiento de la calidad del producto definido, para el trámite de la respectiva cuenta de cobro.

6.1. Control de calidad para la aceptación del producto. Para la recepción parcial, semanal, quincenal o mensual según se acuerde entre las partes, se utilizará una metodología de muestreo de aceptación simple soportado en normas existentes para la organización de los archivos tomando como unidad de muestreo la caja. De tal manera que, el nivel aceptable será el máximo porcentaje de unidades defectuosas (2%) que se puede considerar satisfactorio en cada lote a inspeccionar. Los defectos que se evaluarán en la organización del archivo son los descritos en la siguiente tabla.

CRITERIOS - DEFECTOS EN:	DEFECTO CRÍTICO	DEFECTO MAYOR	DEFECTO MENOR
Aplicación TRD	X
Ordenación de la unidad documental	X	X
Alineación			X
Documentos con cintas, pegados			X

<<Para la digitalización de documentos se toma como unidad de muestreo el documento electrónico en formato PDF/A, el nivel aceptable de calidad será del 2.0%. El nivel aceptable será el máximo porcentaje de unidades defectuosas que se puede considerar satisfactorio en cada lote a inspeccionar. Los defectos que se evaluarán en la digitalización de los documentos son los descritos en la siguiente tabla.

CRITERIOS - DEFECTOS:

ILEGIBLE: Si en el documento se encuentran hojas oscuras, claras o borrosas que impiden la lectura normal del mismo. Se debe contrastar con el documento original y tomar las medidas correctivas pertinentes.

HOJA EN BLANCO: Si en el documento presenta hojas digitalizadas sin información, se deben suprimir.

ERROR POSICIÓN: Si en el documento se encuentran hojas giradas o en posición invertida, se deben colocar en la posición adecuada.

INCOMPLETO: Si el número de folios del documento físico es mayor al número de folios del documento digitalizado. Se debe contrastar con el documento original y tomar las medidas correctivas.

CRITERIOS - DEFECTOS:

ERROR TAMAÑO: Si el documento en tamaño oficio se ha digitalizado en tamaño carta. Se debe contrastar con el documento original y volver a digitalizar para que no se tengan perdidas de información.

ERROR FORMATO: Si el documento no se digitaliza en formato PDF/A se debe volver a digitalizar.

Si el documento no es digitalizado con OCR, se debe volver a digitalizar para garantizar la opción de búsqueda.

La JEP y la empresa se comprometen a tomar acciones correctivas y de mejora que permitan aumentar los niveles de calidad en la organización y digitalización de documentos durante la ejecución del convenio; como parte del mejoramiento continuo de cada uno de los procesos para el desarrollo del mismo.

Ficha Técnica del Sistema de información para realizar la Gestión de Correspondencia Documental

Electrónica de Archivo

ENTIDAD

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

Toda la solución ofrecida debe correr sobre un único servidor central, desde donde se administre la aplicación.

La solución debe trabajar sobre una base de datos Postgres.

La arquitectura de la solución debe permitir manejar tres tipos de capas denominadas (Base de datos, aplicación y web)

Permitir crear copia de seguridad de las bases de datos diarias y cifradas para mayor seguridad.

Permitir la restauración de las bases de datos cifradas de acuerdo con el esquema de backup establecido por la entidad.

La solución debe tener la característica de auto-recuperación de sus módulos cuando estos sufran alguna desconexión de la base de datos.

La herramienta deberá poderse implementarse en un entorno virtual.

Debe permitir acceder a la herramienta a los diferentes perfiles desde acceso web para cualquier máquina.

Su interfaz gráfica de usuario debe ser amigable y de fácil acceso y permitir configurar de la información básica a visualizar en la web de usuario.

Debe operar en navegadores web como Mozilla Firefox versión 47 y posteriores, Chrome 40 y posteriores.

La solución tecnológica debe operar 7 días a la semana 24 horas diarias.

La base de dato transaccional utilizada en el sistema de información debe tener

integridad referencial.

Ficha Técnica del Sistema de información para realizar la Gestión de Correspondencia Documental

Electrónica de Archivo

El esquema de seguridad del sistema de información debe preservar la integridad, confidencialidad, disponibilidad de la información y datos, así como la definición de perfiles de usuarios, grupos y la parametrización de sus

respectivos permisos de accesos.

El sistema debe permitir la radicación desde la web a través de formularios web que permitan la recepción de trámites y la distribución a las respectivas

bandejas de trámite.

El contratista debe entregar el procedimiento de copia de respaldo diario (backup) del sistema de información a ser ejecutado por la entidad.

El procedimiento debe ser probado por el contratista y aprobado por la entidad.

El contratista se compromete a realizar tres (3) pruebas de restauración de las copias de respaldo (backup) que genere. Estas pruebas serán acordadas, teniendo en cuenta la disponibilidad del servicio y en las mismas estará presente personal de la JEP. Para cada una de ellas se realizará el documento o acta correspondiente.

El contratista debe garantizar el proceso de migración de la información que se maneja en el actual sistema de correspondencia que maneja la JEP para que se

adecue al nuevo sistema a implementar

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

RADICACIÓN Y GESTIÓN

FUNCIONALIDAD DEL COMPONENTE

ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD

DETALLE DE LA FUNCIONALIDAD

FUNCIÓN PARAMETRIZA

BLE POR ROL

ENTRADA

Función

Registrar de forma consecutiva las comunicaciones de entrada que estén dirigidas a

la entidad

Sticker

El sistema debe generar un sticker desde el navegador, con el número de copias que sean necesarias para identificar las comunicaciones de

entrada.

Código Web

Llave de verificación de cada radicado emitido en el sticker de radicación entrada; para la verificación del proceso del radicado por medio

del portal web.

Terceros

Recibir de personas naturales o jurídicas. Las comunicaciones que se han necesarias. Conformando una base de datos de terceros para

la entidad.

No. De radicado

El sistema debe generar un numero de radicado consecutivo que evidencie por lo menos los siguientes valores año de gestión, código de área receptora, consecutivo de la comunicación y un identificador único de comunicaciones de

entrada.

SALIDA

Función

Registrar de forma consecutiva las comunicaciones con destino externo que se

generen en la entidad

No. Radicado

El sistema debe generar un número de radicado consecutivo que evidencie por lo menos los siguientes valores año de gestión, código de área receptora, consecutivo de la comunicación y un

identificador único de comunicaciones de salida

Tercero

Enviar a personas naturales o jurídicas. Las comunicaciones que sean necesarias.

Conformando una base de datos de terceros para la entidad.

INTERNA

Función

Registrar de forma consecutiva las comunicaciones internas que se generen en la

entidad.

No. Radicado

El sistema debe generar un número de radicado consecutivo que evidencie por lo menos los siguientes valores año de gestión, código de área receptora, consecutivo de la comunicación y un

identificador único de comunicaciones Internas.

Tercero

Para este tipo de comunicaciones el sistema debe restringir los terceros a los funcionarios activos

de la entidad.

PROPIOS

Función

El sistema debe permitir parametrizar no menos de 3 tipos de radicación híbridos (entrada, salida, interna), acorde a la lógica de negocio y registrar de forma consecutiva las comunicaciones que se generen en la entidad, según el tipo de

radicación.

No. Radicado

El sistema debe generar un número de radicado consecutivo que evidencie por lo menos los siguientes valores año de gestión, código de área receptora, consecutivo de la comunicación y un identificador único de comunicaciones, según el

tipo de radicación

Tercero

Enviar o recibir comunicaciones a personas naturales o jurídicas. Conformando una base de

datos de terceros para la entidad.

TRANSACCIONES

Función

El sistema debe permitir por lo menos las

siguientes acciones que me permiten gestionar el documento para su trámite.

Informar

Acción que permite notificar a uno o varios

empleados sobre el proceso de un trámite (radicado)

Visto Bueno

Acción que permite la asignación directa al rol jefe para la verificación y aprobación de un

documento radicado

Reasignar

Acción de asignación de uno o varios documentos

radicados entre los empleados

Devolver

Acción de retornar un documento radicado por rasos de asignación errónea o corrección de

datos

Agendar

Acción que permite la priorización o

programación de un documento radicado

Tipificar

Acción que permite la asignación de una valoración al documento a nivel de serie, sub serie y tipo documental. Lo anterior acorde a las

tablas de retención habilitadas para cada área.

Incluir en

Expediente

Acción que permite la asignación de un expediente al documento a nivel de serie, sub serie. Lo anterior acorde a las tablas de retención

habilitadas para cada área.

Archivar

Acción que permite dar por finalizado el trámite de un documento. Garantizado su tipificación e inclusión en un expediente. Lo anterior acorde a

las tablas de retención habilitadas para cada área.

CUSTODIA

Función

El sistema debe permitir trasladar los documentos físicos (entrada, interno) al personal responsable del proceso y custodia. Esto como trazabilidad física de la ubicación de los

documentos físicos de la entidad.

Lógica de negocio

La función de custodia debe ser parametrizable a la lógica de negocio de la entidad, para que se defina la trazabilidad de los documentos físicos

de la entidad.

Modalidades

El sistema debe permitir realizar el trámite de custodia de 2 formas a saber: por demanda desde el usuario actual que tenga el trámite o de forma masiva acorde a la lógica de negocio establecida. Generando en ambos casos trazabilidad visible

del histórico de transacciones.

ASOCIAR

Función

El sistema debe permitir, asociar a un trámite hasta 150 co-emitentes, garantizando la consulta por el remitente principal o cualquiera de los co-

emitentes.

Tercero

El sistema debe permitir asociar a personas naturales o jurídicas las comunicaciones que sean necesarias. Conformando una base de datos de terceros para la entidad, pero si el tercero no existe le debe permitir la creación del mismo, si el

usuario cuenta con este permiso.

CONSULTA

FUNCIONALIDAD DEL COMPONENTE

ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD

DETALLE DE LA FUNCIONALIDAD

FUNCIÓN PARAMETRIZA

BLE POR ROL

RADICADO

Función

El sistema debe permitir la recuperación y/o consulta de la información almacenada en él, a

nivel de radicado.

Número

El sistema debe permitir realizar la búsqueda ya sea por el número radicado completo o un

porcentaje del mismo (60%).

Datos Propios

El sistema debe permitir realizar la búsqueda, por los datos propios del radicado como mínimo los

siguientes, asunto, tercero, dirección, teléfono, no. de guía.

EXPEDIENTE

Función

El sistema debe permitir la recuperación y/o consulta de la información almacenada en él, a

nivel de expediente.

Número

El sistema debe permitir realizar la búsqueda ya

sea por el número completo o un porcentaje del mismo (60%).

Titulo

El sistema debe permitir realizar la búsqueda ya sea por el título del expediente completo o un

porcentaje del mismo (60%).

Otros

Trazabilidad. El sistema debe permitir conocer la etapa interna en la que se encuentra el

expediente.

METADATO

Función

El término metadatos describe varios atributos de los objetos de información y les otorga significado, contexto y organización. En el mundo digital, han aparecido categorías de metadatos adicionales para sustentar la navegación y la

gestión de archivos.

Radicado

El sistema debe permitir la consulta o recuperación de los radicados a través de los metadatos capturados en el momento de la radicación.

Expediente

El sistema debe permitir la consulta o recuperación de los expedientes a través de los metadatos capturados en el momento de la conformación del expediente.

SEGURIDAD

FUNCIONALIDAD DEL COMPONENTE

ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD

DETALLE DE LA FUNCIONALIDAD

FUNCIÓN PARAMETRIZA

BLE POR ROL

LOG

Función

El sistema debe contar con un log "registro" en el que consten cronológicamente los acontecimientos que cada usuario realiza en el sistema, el cual debe ser almacenado en una base de datos alterna e independiente que no afecte la

base de datos transaccional.

El sistema debe almacenar en el log la Ip, desde

donde se generan las transacciones del sistema

Transacción

El sistema debe almacenar en el log la transacción realizada, y si esta se realizó sobre un radicado

y/o expediente.

Rol

El sistema debe almacenar en el log, el nombre de la persona y el rol que generaron la acción en

el sistema.

ROLES

Función

El sistema debe funcionar bajo un esquema de roles y perfiles que sea dinámico y

parametrizables por cada una de las áreas.

Roles

El sistema debe permitir agrupar a los usuarios por responsabilidades y conceder permisos de

recurso a los miembros pertenecientes a un área.

Permisos

Las funcionalidades del sistema deben ser parametrizables por permisos de activo - inactivo

o jerarquía funcional.

Nivel de Seguridad

El sistema debe permitir reflejar la jerarquía de

acceso a la información

Matriz de

visualización

El sistema debe permitir parametrizar el acceso a cada rol, a diferentes áreas o los expedientes

conformados por estos, con el fin de restringir el acceso a información de carácter sensible.

Autenticación local

El sistema debe permitir que el usuario genere una contraseña segura, y esta sirva como factor

de autenticación propio de la aplicación

Autenticación

Directorio Activo

El sistema debe permitir su autenticación con un

directorio activo.

FUNCIONALIDADES BASE

FUNCIONALIDAD DEL COMPONENTE

ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD

DETALLE DE LA FUNCIONALIDAD

FUNCIÓN PARAMETRIZ ABLE POR ROL

DIGITALIZACIÓN

Función

El sistema debe permitir la conversión de documentos físicos a documentos digitales y esto en procesos en línea y/o por lotes de trabajo, según la lógica de negocio que se necesite aplicar.

Todo lo anterior de forma segura.

Alcance

El sistema debe realizar el proceso de digitalización en formato pdf/a a una resolución de 300 dpi y con capacidad de búsqueda. Esto se debe realizar acorde a lo definido en la tabla de retención documental es decir a nivel de tipo

documental según se defina.

Control de calidad

El sistema debe permitir realizar el conteo automático de folios, evidenciar el peso del

archivo y la fecha de digitalización

Firma desatendida

El sistema debe permitir realizar la firma desatendida (automática), de los documentos procesados a nivel de documento principal y/o

anexo según la TRD que se está aplicando.

Digitalización certificada

Firma de digitalización, que comprueba la integridad del resultado de este proceso debe ser fiel al contenido original y garantizar su

integridad

ANULACIÓN

Función

El sistema debe permitir, registrar y generar acta del proceso de anulación de los radicados internos o de salida, que no van a ser tramitados y por esto deben ser anulados. Todo lo anterior de forma controlada a través del esquema de

roles y perfiles

DESARCHIVAR

Función

El sistema debe permitir, registrar y generar el histórico, trazabilidad del proceso de des archivo de radicados, que fueron archivados y deben retornar a la gestión. Todo lo anterior de forma controlada a través del esquema de roles y

perfiles.

ADMINISTRADOR DE TERCEROS

Función

Es necesario que la base de datos de terceros sea administrable por los usuarios de correspondencia para que realicen la administración de los terceros del sistema, para

que ellos puedan activar y desactivar los terceros del sistema

AYUDA EN LÍNEA

Función

El sistema debe contar con una ayuda en línea compuesta por manuales, guías y videos, que permitan a los usuarios del sistema aclarar las dudas frecuentes sobre el uso de la herramienta.

PROCESOS MASIVOS

Radicación

El sistema debe permitir realizar procesos

masivos de radicación.

Expediente

El sistema debe permitir realizar procesos

masivos de conformación de expedientes.

TABLAS DE RETENCIÓN

El sistema debe permitir que las tablas de retención documental – TRD, constituyan un instrumento archivístico que permita la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico - funcional, e indique los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

FUNCIONALIDAD DEL COMPONENTE

ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD

DETALLE DE LA FUNCIONALIDAD

FUNCIÓN PARAMETRIZA

BLE POR ROL

SERIE

Función

El sistema debe permitir registrar y parametrizar las series documentales de las tablas de retención definidas por la entidad

SUBSERIE

Función

El sistema debe permitir registrar y parametrizar las subseries que pertenecen a cada una de la series documentales de las tablas de retención definidas por la entidad

TIPO DOCUMENTAL

Función

El sistema debe permitir registrar y parametrizar los tipos documentales de las tablas de retención definidas por la entidad.

MATRIZ RELACIONAL

Función

El sistema debe permitir realizar la relación de serie, subserie y tipos documentales registrados en cada área y sus respectiva transversalidad.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

El contratista debe realizar:

 Configuración y adecuación de parámetros.

 Modelamiento inicial.

 Personalización del sistema de información con un máximo de 180 horas de desarrollo y ajustes que deben ser concertados entre las dos partes. Los cambios no deben afectar la estructura y arquitectura del software y base de datos.

 Acompañamiento y seguimiento del paso a producción.

 Solución de problemas e incidencias acorde a los acuerdos de niveles de servicio establecidos.

 Afinamiento y optimización.

 Producción de reportes e indicadores de seguimiento, tales como: log de auditoría, de uso, transacción.

 Digitalización, radicación de documentos de entrada y salida, conformación de archivos físicos y digitales,

El sistema de información deberá automatizar los procesos de Gestión de

Correspondencia Documental establecidos en la entidad.

La información registrada en el sistema de información será propiedad de la JEP y no podrá ser usada por parte del contratista para fines comerciales, se deberá

firmar un acuerdo de confidencialidad.

La información consignada en el sistema deberá cumplir con los principios y disposiciones de la ley de protección de datos, así mismo se deberá contar con esquemas de seguridad de nivel técnico y funcional enmarcado en la arquitectura

de TI de la entidad.

El contratista realizará la transferencia de conocimiento funcional del sistema de información al personal designado por la JEP. El contratista estimará los tiempos que se requieren para esta actividad y acordará las fechas y condiciones, las cuales deben ser presentadas y aprobadas por la supervisión del contrato. Estas

actividades tienen que estar incluidas en el valor del contrato.

TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS

El contratista debe generar y poner a disposición material educativo, manual de usuarios y técnicos (en español) para el personal de la JEP y contratistas de la entidad.

Para cada participante en la transferencia de conocimientos le debe ser entregado un documento detallado según su rol y así mismo suministrar una versión digital de

cada documento a la supervisión.

La transferencia de conocimiento debe ser realizada en las instalaciones de la JEP.

En todo caso el contratista de acuerdo a su conocimiento y experticia debe suministrar el plan, programación y contenidos finales para la transferencia de

conocimientos, el cual será revisado y aprobado por la JEP.

ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

Tiempo de atención máximo durante fallos o incidencias será tenido en cuenta de la siguiente manera:

 Atención de nivel 1: Fallos urgentes que impiden el correcto funcionamiento sobre la herramienta y no permiten su uso

 Atención nivel 2: Fallos intermedios que aunque no impiden el uso de la herramienta si dificultan su utilización.

En los temas de soporte técnico para el primer nivel el tiempo máximo de corrección xx xxxxxx debe ser de dos (2) horas hábiles y para nivel 2 de máximo seis

(6) horas hábiles.

La atención al ser un servicio web podrá brindarse de manera remota, sin embargo, en caso de persistir las fallas se podrá requerir de asistencia en sitio sin costo alguno para la JEP.

El sistema de información cumpliendo la totalidad de las condiciones funcionales y no funcionales del sistema ORFEO que actualmente opera en la JEP y operando normalmente, deberá ser entregado dentro de los primeros tre días, postriores a la

firma del contrato

El personal estará en sitio en horario de oficina de lunes a viernes de 8:00am a 5:00 pm, para garantizar que lo ingrese a diario, quede gestionado y organizado en el mismo día.

El servicio técnico debe prestarse como mínimo en el horario: lunes a viernes de 8:30 AM a 5:30 PM.

El protocolo final para la medición y evaluación de indicadores será acordado entre el contratista y la JEP. En el protocolo se incluirá la gestión del Acuerdo de Niveles

de Servicio, evaluación del servicio y conformación de la base de conocimiento.

El contratista debe generar un reporte mensual con las herramientas de monitorización que utilice, donde registre los diferentes eventos que se generen en

la operación del sistema durante la puesta en marcha del sistema.

Todas las comunicaciones que lleguen a la JEP en un día, deben quedar completamente radicadas y entregadas a las bandejas de los responsables de

atenderla, es decir no debe presentarse atraso.

El personal asignado al proyecto, que se retire del proyecto deberá ser reemplazado en un plazo máximo de 72 horas sin que esto afecte el normal funcionamiento del

mismo.

Los tiempos de atención serán los siguientes:

 Recepción de tramite: 10 minutos

 Digitalización de tramite: 45 minutos

 Completar datos y asignación: 90 minutos

Establecer una estructura que garantice el registro de entradas y salidas mensuales mínimas y máximas según los costos que defina el contratista.

La carga mensual esperada contemplando posible picos y xxxxxx, se encuentra en el rango de entre 2000 y 4000 radicados mensuales, sumando radicados de entrada y de salida, con un máximo de 6000.

En caso que el contratante identifique que el número de radicado a futuro disminuirá, deberá informar al contratista con 10 días de antelación los cambios, para que el contratista tome las acciones necesarias para adecuar su

infraestructura (equipo de trabajo y hardware).

El contratista es responsable de todo el licenciamiento usado para la implementación y mejoras de toda la herramienta a utilizar durante la ejecución

del contrato.

El incumplimieto de cualquiera de los acuerdos de niveles de servicio descritos, producirá un descuento de medio salario minimo mensual legal vigente por cada dia xx xxxx en el cumplimiento.

Requerimientos de infraestructura Equipos necesarios como mínimo

La infraestructura mínima necesaria para la implementación del presente contrato debe ser suministrada por la empresa a contratar y debe contar como mínimo con los siguientes equipos, no sin antes aclarar que como se trata de un servicio, el contratista debe suministrar dentro de la ejecución del contrato, todos los elementos de infraestructura informática, necesarios para la correcta operación de la solución y el cumplimiento de las obligaciones contractuales, que incluyen los equipos y software necesarios para la operación diaria y la garantía de la seguridad de la información administrada, tal como los firewall físicos o lógicos, generación de copias de respaldo para ser almacenadas localmente o en el exterior, replicación

de servidores, mecanismos de recuperación en caso de desastres (DRP), basado en recuperación a partir de copias del software actualizado y copia de base de datos, así esos elementos no se encuentren en la relación presentada en este documento.

CANTIDAD	DESCRIPCIÓN	CONFORMACIÓN
1	Puntos de Radicación	Equipo de cómputo, scanner, impresora tipo zebra
3	Puntos de Digitalización	Equipo de cómputo, scanner, lector de código xx xxxxxx
2	Puntos de Gestión	Equipo de cómputo, scanner.
1	Servidor de aplicación	El servidor, debe contar con una capacidad mínima soportar 70 personas accediendo al sistema, con 1 TB de almacenamiento para los documentos del sistema.
1	Firewall físicos o lógicos	Los que se requieran dependiendo de la solución propuesta
1	Replicación de servidores	Con las características necesarias dependiendo de la solución propuesta y necesarios para recuperación en casos necesarios
1	Mecanismos o elementos de recuperación en caso de desastres (DRP),	Todos los que se requieran

Notas

1. Los equipos deben contar con todo el licenciamiento necesario y software antivirus. Su capacidad debe ser amplia y suficiente para el proceso

2. Los equipos de digitalización deben tener capacidad de 50 páginas por minuto, en documentos estándar

3. Los consumibles de scanner, Impresora (cinta, sticker), deben ser asumidos por el proveedor

5. ACTIVIDADES.

Sin menoscabo de las actividades de acompañamiento o de consulta, revisión y consenso de la SE, los servicios ofrecidos se desarrollarán bajo exclusiva cuenta y riesgo, cubriendo las siguientes actividades:

 Procesamiento y consolidación de la información recolectada.

 Recepción, radicación y registro de la correspondencia recibida y enviada.

 Adelantar los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución del contrato dentro de los plazos establecidos.

 Estructurar un plan de trabajo que incluya la planeación detallada de los recursos a utilizar y la metodología a aplicar para garantizar el cumplimiento de cada una de las actividades y servicios que conforman el contrato, así como elaborar la matriz de riesgos que contemple la forma de mitigar las eventualidades durante la ejecución, los cuales deben ser presentados dentro de la primera semana de ejecución del contrato para aprobación de los supervisores designados por la JEP.

 Asignar para la ejecución del contrato personal idóneo que garantice el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación.

 Guardar reserva de la información a la cual se tenga acceso durante el desarrollo del contrato. Cada una de las personas que conforme el equipo de trabajo deberá firmar un acuerdo de confidencialidad de la información que manipule o conozca.

x Presentar un informe mensual de ejecución a los supervisores designados por la JEP, el cual debe contener, además de la descripción general de las actividades adelantadas, entre otros aspectos: número de folios intervenidos y entregados y reporte de carga de expedientes electrónicos.

x Presentar un informe final de ejecución del contrato, el cual contenga una descripción de la totalidad de actividades adelantadas durante el plazo contractual, así como una valoración del impacto generado con el desarrollo del mismo.

6. ENTREGABLES ESPECIFICOS

No.

Entregable

Tiempo de entrega después de firmado el contrato.

ACTIVIDADES

Tiempo estimado para revisión y

aceptación

Revisión y aceptación a cargo de (cargo e institución)

Sisitema de informacion

3 días

Sistema de información que cumple la totalidad de las condiciones funcionales y no funcionales del sistema ORFEO que actualmente opera en la JEP y operando normalmente.

3 días

Coordinador de Sistemas de Información y TI

Plan de trabajo definitivo con descripción de metodologías, actividades a desarrollar, matriz de riesgos y productos a

entregar acordado con la SE.

1 semana

3 días

Coordinador de Sistemas de Información y TI

Informe mensual de actividades, del estado de la base de datos y de la operación del sistema de informacion

Diaria a partir de la segunda semana, generando informe mensual

 Disponibilidad de la infraestructura (equipos, licencias, personal, etc) que garantizan el cumplimiento de los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación.

 Procesamiento y consolidación de la información recolectada.

 Recepción, radicación y registro de la correspondencia recibida

 Digitalización y registro en el sistema de gestión de correspondencia provisto por el proveedor de todos los documentos de entrada (actas, oficios, derechos de petición y

tutelas)

1 día

Coordinador de Sistemas de Información y TI

Base de datos con toda la información gestionada en el sistema

1 días

Coordinador de Sistemas de

Información y TI

Sistema de información operando en las instalaciones de la JEP con las mejoras solicitadas

2 días

Coordinador de Sistemas de

Información y TI

Informe final de actividades, del estado de la base de datos y de la operación del sistema de informacion

1 día después de terminar el contrato

Entrega de la base de datos, la descripción de la estructura y especificaciones para migrar a otra solución.

1 día

Coordinador de Sistemas de Información y TI

D. Acuerdos institucionales

No aplica

E. Duración de los trabajos

7. Duración del contrato

La duración del contrato será de 6 meses.

8. Supervisión

La supervisión del contrato estará a cargo del Coordinador de Sistemas de Información y TI

F. Localización de los trabajos

En la sede de las oficinas de la SE de la JEP.

G. Calificaciones de los diferentes Proveedores de Servicios elegidos a varios niveles

a) Requisitos mínimos requeridos de la de la firma (el no cumplir los requisitos mínimos es causal de descalificación de la propuesta).

Experiencia especifica en la(s) siguiente(s) área(s)	El cumplimiento de la Experiencia de la firma se verificará a través de:
La persona jurídica deberá contar con experiencia específica en la prestación del servicio de operación y soporte con el sistema de información ORFEO.	Presentación de mínimo tres certificaciones de contratos prestados satisfactoriamente en los últimos “6” años.
La persona jurídica deberá contar con experiencia en la prestación de servicios del sistema de información con la herramienta ofertada.	Certificar mínimo “2” años.
La persona jurídica deberá demostrar que la herramienta ofertada debe haber sido implementada y/o actualizada, en entidades del estado colombiano.	Certificaciones que evidencien que la herramienta ofertada fue soportada, actualizada ó implementada por el oferente en mínimo dos entidades del estado

b) Equipo mínimo de trabajo requerido.

Para la realización del objeto de los presentes Términos de Referencia se requiere la vinculación de una persona jurídica que cuente con un equipo de dedicación exclusiva con mínimo los siguientes perfiles generales:

Cargo*

PERFILES: Formación académica y experiencia especifica. * (Solo se tendrá en cuenta la experiencia a partir de la fecha de grado

– no se tendrán en cuenta traslapos en las fechas)

Director del proyecto

Un (1) Profesional en ingeniería de sistemas, con postgrado en gerencia de proyectos que tenga amplia experiencia en el manejo y administración en el sistema de gestión ofertado, con mínimo 36

meses de experiencia certificada en la herramienta a implementar

Administrador del sistema

Un (1) profesional en ingeniería de sistemas, con experiencia en desarrollo software aplicado al sistema de gestión ofertado, con mínimo 24 meses de experiencia certificada en la herramienta a implementar

Líder documental

Un (1) Profesional en Ciencias de la información y Bibliotecología y/o archivística con postgrado en gestión de la información y del conocimiento. Con mínimo 24 meses de experiencia en procesos de gestión documental.

Auxiliar de Archivo (4)

Cuatro (4) Técnicos en general, con un mínimo 12 meses de experiencia en procesos de gestión documental.

*Se deben anexar las copias de los títulos profesionales y certificaciones de experiencia específica solicitada para cada uno de los profesionales.

Los oferentes deberán anexar debidamente firmada por el profesional propuesto, la carta de compromiso.

PERSONAL ADICIONAL El consultor debe comprometerse a suministar el siguiente personal y en caso de requerirse) de ser adjudicatarios se deben comprometer a entregar las hojas de vida del personal ofrecido que cumpla con los requerimientos estipulados a continuacion: el contratista debe contar con dos personas más con este perfil adicional:

Cargo*

PERFILES: Formación académica y experiencia especifica. *

(solo se tendrá en cuenta la experiencia a partir de la fecha de grado – no se tendrán en cuenta traslapos en las fechas)

Técnicos con experiencia en gestión documental

Dos (2) Técnicos en gestión documental, archivo o en áreas relacionadas con archivística, con experiencia de un año (1) en proyectos de gestión documental

El contratista debe contar con un equipo de trabajo suficiente para la implementación del sistema. El contratista deberá anexar la hoja de vida de cada uno de los miembros del equipo de trabajo ofertado y carta de compromiso. La JEP podrá solicitar cambio del personal asignado durante la ejecución del contrato, y deberá ser reemplazada por personal que cumpla con los mismos o mejores perfiles.

X. Xxxxxx de los precios de la propuesta y calendario de pagos

El contrato es un precio fijo basado en resultados al margen de la ampliación de la duración específica de este documento.

9. Valor del contrato y Forma de Pago

El valor del contrato será el valor MENSUAL de acuerdo a la carga realmente ejecutada contemplando posible picos y xxxxxx.

El monto mensual de costos, podrá ser revisado conujuntamente, en caso que el contratante identifique que el número de radicado a futuro disminuirá y el contratista podrá adecuar su infraestructura (equipo de trabajo y hardware) a la nueva condición.

Se pagará contra presentación de productos previo recibido a satisfacción.

I. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

a) La propuestas técnica y financiera deben prepararse y presentarse impresas en tinta indeleble, foliadas (páginas enumeradas consecutivamente), en legajo (organizada dentro de una carpeta) y deben contener el índice correspondiente. El representante autorizado del proponente debe rubricar todas las páginas de cada propuesta. Las propuestas no deberá contener escritos entre líneas ni sobre el texto mismo, excepto cuando ello sea necesario para corregir errores cometidos por el proponente; esas correcciones deberán confirmarse con la rúbrica de la persona o personas que firman la propuesta.

b) Tanto la propuesta técnica como la propuesta financiera, deben ser presentadas impresas, en un

(1) original y una (1) copia. El original y la copia de la propuesta técnica deberán estar dentro de un sobre cerrado en forma inviolable, marcada claramente como Propuesta Técnica, indicar el número del proceso y el nombre del proponente. El original y la copia de la propuesta financiera deberán estar dentro de un sobre cerrado también en forma inviolable, marcado claramente como Propuesta Financiera, indicar el número del proceso y el nombre del proponente, con la siguiente advertencia: NO ABRIR AL MISMO TIEMPO QUE LA PROPUESTA TÉCNICA.

Si hay discrepancias entre el original y las copias de la propuesta, prevalecerá el original.

c) La propuesta debe entregarse en la dirección y fecha indicada en la Hoja de datos. No se recibirán propuestas después de vencido el plazo para la presentación de las mismas. Si por cualquier razón se llegaren a recibir después de vencido el plazo para la presentación, éstas serán devueltas al proponente sin abrir.

Anexo 2

FORMULARIO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS POR LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS5

SOBRE 1

(La presentación de este formulario se realizará únicamente en papel de cartas de la empresa proveedora de servicios, en el que figurará el encabezamiento oficial de la misma6)

Formato: CARTA PARA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA

[Lugar, fecha]

Señores

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Sr. Representante Residente Bogotá - Colombia

Asunto: PROCESO N° Indíquese referencia Indíquese

Por la presente manifestamos que hemos examinado el documento de Solicitud de Propuestas (SDP) incluyendo todas y cada una de sus secciones, que estamos de acuerdo y en consecuencia cumplimos y aceptamos todas y cada una de las disposiciones en él contenidas para la consultoría del proyecto de la referencia, así como las establecidas por la Ley.

Los abajo firmantes ofrecemos proveer los servicios de consultoría para [indicar objeto de la consultoría] de conformidad con su Solicitud de Propuestas de fecha [indicar fecha de invitación] y con nuestra propuesta. Presentamos a continuación nuestra propuesta, que comprende esta propuesta técnica.

El período de validez de la propuesta es de Indíquese (Indíquese) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. Esta propuesta es de carácter obligatorio para nosotros y está sujeta a las modificaciones que resulten de las negociaciones del contrato.

Entendemos que ustedes no están obligados a aceptar ninguna de las propuestas que reciban. Además dejamos constancia de que no existen causales de inhabilidad o incompatibilidad que nos impida participar en la presente invitación y suscribir el contrato respectivo. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse solo comprometen a los firmantes de esta carta. Que ninguna entidad o persona distinta a los firmantes tienen interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. Que nos comprometemos a ejecutar el contrato en un plazo de [indicar plazo de ejecución], contados a partir de la fecha de la orden de iniciación del mismo. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribirlo dentro de los términos señalados para ello.

Atentamente,

Firma autorizada: [firma del representante autorizado] Nombre y cargo del signatario: [indicar nombre y cargo]

5 Este apartado será la guía del Proveedor de Servicios en la preparación de su Propuesta.

6 El papel de cartas oficial con el encabezamiento de la empresa deberá facilitar información detallada –dirección, correo electrónico, números de teléfono y fax– a efectos de verificación.

Nombre del proponente: [indicar nombre completo del proponente] Dirección: [indicar dirección y ciudad]

Teléfono y fax: [indicar número e indicativo de larga distancia] Correos electrónicos de contacto

FORMATO PROPUESTA TECNICA

[Insértese: lugar, fecha]

Señores

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Sr. Representante Residente Bogotá - Colombia

Estimado señor/Estimada señora:

Tenemos el placer de dirigirnos a ustedes para ofrecer al PNUD los siguientes servicios, de conformidad con los requisitos que se establecen en la Solicitud de Propuesta de fecha [especifíquese] y todos sus anexos, así como en las disposiciones de los Términos y Condiciones Generales de Contratación del PNUD.

A saber:

A. Calificaciones del Proveedor de Servicios

1. FORMATO Experiencia específica de la firma [En este formato se debe diligenciar la experiencia específica de la firma, se debe diligenciar uno por cada contrato o certificación] Utilizando el formato que sigue, proporcionar información sobre cada uno de los trabajos para los que la persona/firma/entidad fue contratada legalmente, ya sea individualmente o como uno de los integrantes de una asociación.

Según se haya indicado en la SDP, esta experiencia específica corresponde a: Indicar
Objeto de la consultoría que presenta como experiencia específica: Indicar Breve descripción de las actividades que se desarrollaron dentro de la consultoría: detallar
Nombre del Contratante: Indicar
Dirección: Teléfono: Fax: E-mail:	Indicar
	Indicar
	Indicar
	Indicar
Fecha de iniciación del contrato (día/mes/año): Indicar		Fecha de terminación del contrato(día/mes/año): Indicar
Valor inicial del contrato (Indicar la moneda): Indicar
Valor final del contrato (Indicar la moneda): Indicar

2. Certificaciones de experiencia de la firma-.

Anexe las certificaciones de experiencia de la firma de acuerdo a lo solicitado de esta SDP, emitidas por las entidades contratantes

3. Documentos de la empresa:

El proponente debe anexar, en este numeral la siguiente documentacion:

 Perfil de la empresa: descripción de la naturaleza del negocio, ámbito de experiencia, licencias, certificaciones, acreditaciones, etc.;

 Declaración por escrito de que la empresa no está incluida en la Lista Consolidada 1267/1989 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, o en la lista de la División de Adquisiciones de las Naciones Unidas o en cualquier otra lista de proveedores inelegibles de las Naciones Unidas.

 Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o Entidad competente

 Joint ventures, consorcios o Uniones temporales o asociaciones – Si aplica

B. Calificación del personal clave

1. Formato Hojas de Vida del personal profesional propuesto y Carta de Compromiso. [Diligenciar una hoja de vida por cada profesional solicitado, debe venir plenamente soportado mediante certificaciones]

Cargo propuesto para el presente proceso: indicar

Nombre de la firma: indicar

Nombre del profesional propuesto: indicar

Profesión: indicar

Fecha de nacimiento: indicar

Años de trabajo en la firma/entidad: indicar

Nacionalidad: indicar

Calificaciones principales:

[Indicar en aproximadamente media página la experiencia y la capacitación del profesional propuesto que sea más pertinente para las tareas del trabajo. Describir el nivel de responsabilidad del funcionario en trabajos anteriores pertinentes, indicando fechas y lugares.]

Formación Académica:

Indique la formación universitaria y otros estudios especializados realizados

INSTITUCIÓN DONDE ESTUDIO	PAÍS	FECHAS		TITULO OBTENIDO
INSTITUCIÓN DONDE ESTUDIO	PAÍS	INICIO	TERMINACIÓN	TITULO OBTENIDO
indicar	indicar	indicar	indicar	indicar
indicar	indicar	indicar	indicar	indicar

Experiencia laboral:

Indique la experiencia específica obtenida, según los requerimientos de la SDP.

EMPRESA EMPLEADORA

CARGO DESEMPEÑADO/TITULO DE LA CONSULTORIA

FUNCIONES DESEMPEÑADAS

FECHAS

% DEDICACIÓN

DESDE

(*)

HASTA

(*)

indicar

detallar

indicar

EMPRESA EMPLEADORA	CARGO DESEMPEÑADO/TITULO DE LA CONSULTORIA	FUNCIONES DESEMPEÑADAS	FECHAS		% DEDICACIÓN
EMPRESA EMPLEADORA	CARGO DESEMPEÑADO/TITULO DE LA CONSULTORIA	FUNCIONES DESEMPEÑADAS	DESDE (*)	HASTA (*)	% DEDICACIÓN
indicar	detallar	detallar	indicar	indicar	indicar
indicar	detallar	detallar	indicar	indicar	indicar
indicar	detallar	detallar	indicar	indicar	indicar
indicar	detallar	detallar	indicar	indicar	indicar
indicar	detallar	detallar	indicar	indicar	indicar
indicar	detallar	detallar	indicar	indicar	indicar

(*) Indicar el día/mes/año

Carta de Compromiso:

Yo, el abajo firmante, certifico que, según mi entender, estos datos describen correctamente mi persona, mis calificaciones y mi experiencia y me comprometo a prestar mis servicios profesionales en caso que se adjudique el Contrato a la firma o establecimiento de comercio [indicar el nombre de la firma]

El periodo de mis servicios se estima en _ indicar meses. No. del documento de identificación* _ indicar _

Nombre completo del profesional propuesto: indicar el nombre del profesional

Firma del profesional]

* Anexar soportes de los estudios y experiencia

4. Certificaciones de de estudios realizados y certificaciones laborales -.

Anexe las certificaciones de estudios y experiencia del personal profesional propuesto

C. Propuesta técnica para la realización de los servicios que deberá incluir (Metodología, recursos del oferente, plan de actividades y composición del grupo de trabajo con su asignación de actividades)

El Proveedor de Servicios debe describir cómo tiene previsto abordar y cumplir las exigencias de la SdP, y para ello proporcionará una descripción detallada de las características esenciales de funcionamiento, las condiciones de los informes y los mecanismos de garantía de calidad que tiene previstos, al tiempo que demuestra que la Metodología, los Recursos del Proponente en términos de equipo, el Plan de Trabajo y la Composición del grupo de trabajo y asignación de actividades propuestos será la apropiada teniendo en cuenta las condiciones locales y el contexto de los trabajos.

En este aparte incluya:

a. Metodología.

b. Recursos del Proponente en términos de equipo

c. Plan de Trabajo/Cronograma.

d. Composición del grupo de trabajo y asignación de actividades para la ejecución del trabajo

Atentamente,

Firma autorizada: [firma del representante autorizado] Nombre y cargo del signatario: [indicar nombre y cargo]

Nombre del proponente: [indicar nombre completo del proponente]

Anexo 3

PROPUESTA ECONÓMICA SOBRE 2

 El Proponente está obligado a preparar su Propuesta Financiera en un sobre separado del resto de la SdP.

 La Propuesta Financiera deberá ofrecer un desglose detallado de los costos.

 Diligenciar el formulario que se muestra en las siguientes páginas. El formulario incluye gastos específicos que podrán o no ser aplicables, pero que se utilizan a modo de ejemplo (Favor incluir CD con la propuesta financiera en Excel).

 Se entiende que todos los factores y costos que puedan afectar el costo o plazo para la ejecución de la consultoría, fueron tenidos en cuenta por el oferente al formular su propuesta, y que su influencia no podrá ser alegada por el oferente como causal que justifique incrementos de precios, desfase del cronograma de actividades o incumplimiento del contrato.

PRODUCTO	PROPUESTA ECONÓMICA
PRODUCTO	Unidad de tiempo o dedicación (día)	VALOR $COP) (DÍA)	VALOR TOTAL ($COP)	RESUMEN DE COSTOS
Producto 1 Informe mensual de actividades, del estado de la base de datos y de la operación del sistema de informacio (Incluye el valor de todas las actividades y costos necesarios para el desarrollo a satisfacción del mismo incluyendo todos los productos)
COSTOS DEL PERSONAL
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
VALOR TOTAL COSTOS DE PERSONAL				$ 0,00
DESCRIPCIÓN	CANTIDAD	VR UNIT ($COP)	VALOR TOTAL ($COP)
GASTOS VARIOS (a manera de ejemplo):
Gastos de comunicaciones			$ 0,00
Redacción, reproducción de informes			$ 0,00
Equipo de oficina, computadoras, etc			$ 0,00
Programas de computación			$ 0,00
Comunicaciones (Teléfono, Fax, Correro, etc)			$ 0,00
Otros (Agregar los que sean necesarios y detallar a que corresponden)			$ 0,00
VALOR TOTAL GASTOS VARIOS				$ 0,00
COSTO TOTAL PRODUCTO 1				$ 0,00

PRODUCTO	PROPUESTA ECONÓMICA
PRODUCTO	Unidad de tiempo o dedicación (día)	VALOR $COP) (DÍA)	VALOR TOTAL ($COP)	RESUMEN DE COSTOS
PRODUCTO 2 Informe final de actividades, del estado de la base de datos y de la operación del sistema de informacion (Incluye el valor de todas las actividades y costos necesarios para el desarrollo a satisfacción del mismo incluyendo todos los productos)
COSTOS DEL PERSONAL
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
Indicar nombre y Cargo del profesional que participa en esta actividad			$ 0,00
VALOR TOTAL COSTOS DE PERSONAL				$ 0,00
DESCRIPCIÓN	CANTIDAD	VR UNIT ($COP)	VALOR TOTAL ($COP)
GASTOS VARIOS (a manera de ejemplo):
Gastos de comunicaciones			$ 0,00
Redacción, reproducción de informes			$ 0,00
Equipo de oficina, computadoras, etc			$ 0,00
Programas de computación			$ 0,00
Comunicaciones (Teléfono, Fax, Correro, etc)			$ 0,00
Otros (Agregar los que sean necesarios y detallar a que corresponden)			$ 0,00
VALOR TOTAL GASTOS VARIOS				$ 0,00
COSTO TOTAL PRODUCTO 2				$ 0,00

VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA

DESCRIPCIÓN

VALOR ($COP)

Numero de

meses

Valor total

Informe mensual de actividades, del estado de la base de datos y de la operación del sistema de

información.

INDIQUESE

PRODUCTO 2 Informe final de actividades, del estado de la base de datos y de la operación del

sistema de informacion

INDIQUESE

VALOR TOTAL PROPUESTA

INDIQUESE

Atentamente,

Firma autorizada [firma completa e iniciales]: Nombre y cargo del firmante: Nombre de la empresa: Información de contacto:

[sírvanse sellar esta carta con el sello de su empresa, si lo tuvieren]

Anexo 4

ESTE ES EL MODELO DE CONTRATO DEL PNUD Y SE ADJUNTA COMO REFERENCIA PARA EL PROPONENTE. EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES CONDICIONES GENERALES DE LOS SERVICIOS TIENEN CARÁCTER OBLIGATORIO

Fecha

De mi consideración:

Ref.: / / [INSERTESE NUMERO Y TITULO DEL PROYECTO U OTRA REFERENCIA

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, Proyecto xxx (en adelante denominado “PNUD), desea contratar los servicios de vuestra [empresa/organización/institución], que ha sido debidamente creada conforme a las Leyes de [INSERTESE NOMBRE DEL PAIS] (en adelante denominado el “Contratista”) a fin de desempeñar los siguientes servicios [INSERTESE RESUMEN DESCRIPTIVO DE LOS SERVICIOS] (en adelante denominado los “Servicios”), conforme al siguiente Contrato:

1. Documentos del Contrato

1.1 Este Contrato quedará sujeto a las Condiciones Generales del PNUD para los Servicios Profesionales que se adjuntan como Anexo I. Las disposiciones de este Anexo han de regir la interpretación del presente Contrato y de ningún modo se considerará que el contenido de esta carta y de cualquier otro Anexo derogue el contenido de dichas disposiciones, salvo que se establezca lo contrario en forma expresa en la Sección 4 de esta Carta, bajo el título de “Condiciones Especiales”.

1.2 El Contratista y el PNUD también prestan su consentimiento a fin de obligarse por las disposiciones de los documentos que se enumeran a continuación, que prevalecerán el uno sobre el otro en el siguiente orden si surgiese algún conflicto:

a) la presente carta;

b) los Términos de Referencia [ref.......fechados ], adjuntos al presente como Anexo II;

c) la propuesta técnica del Contratista [ref....., fechada. ], según lo aclarado en el Acta de la reunión de

negociación7 [fechada ]. Ambos documentos no se encuentran adjuntos al presente pero las dos partes

conocen y poseen dichos documentos.

c. Todo lo anterior constituirá el Contrato entre el Contratista y el PNUD, y reemplazará el contenido de toda otra negociación y/o acuerdo, efectuados ya sea en forma oral o escrita, en relación con el asunto del presente Contrato.

2. Obligaciones del Contratista

2.1 El Contratista realizará y completará los Servicios descriptos en el Anexo II con la diligencia, cuidado y eficiencia debidos y conforme al presente Contrato.

2.2 El Contratista proveerá los servicios a través del personal clave que se enumera a continuación: Nombre Especialización Nacionalidad Período de servicio

7 Si hubiese actualizaciones de la propuesta técnica o se intercambiase correspondencia para aclarar determinados aspectos, también ha de incluirse esta información siempre que sea totalmente aceptable para el PNUD. Por otro lado, aquellos temas pendientes de resolución se abordarán en esta carta o en los TDR, según corresponda.

....	..............	...........	..................
....	..............	...........	..................

2.3 Para cualquier cambio en el personal clave mencionado más arriba se requerirá la aprobación previa por escrito de [NOMBRE Y CARGO], PNUD.

2.4 El Contratista también proveerá todo el apoyo técnico y administrativo necesario para asegurar la provisión oportuna y satisfactoria de los Servicios.

2.5 El Contratista realizará al PNUD las entregas que se especifican más abajo conforme al siguiente cronograma:

[LISTA DE PRODUCTOS] [INDICAR FECHAS DE ENTREGA}

por ejemplo,

Informe de progreso ../../....

............... ../../....

Informe final ../../....

2.6 Todos los informes se redactarán en idioma español y describirán en detalle los servicios provistos bajo este Contrato durante el período cubierto por dicho informe. El Contratista transmitirá todos los informes por

[CORREO ELECTRONICO, CORREO PRIVADO Y/O FAX] a la dirección especificada en 9.1 abajo.

2.7 El Contratista manifiesta y garantiza la precisión de toda la información o datos suministrados al PNUD a los fines de la firma de este Contrato así como la calidad de los productos a entregarse y de los informes previstos en el presente Contrato, conforme a las normas profesionales y de la industria más elevadas.

3. Precio y Pago8

3.1 En contraprestación por el desempeño total y satisfactorio de los Servicios del presente Contrato, el PNUD pagará al Contratista un precio fijo por el contrato de [INSERTESE MONEDA Y CANTIDAD EN CIFRAS Y LETRAS].

3.2 El precio de este Contrato no quedará sujeto a revisión o ajuste alguno debido a fluctuaciones de precio o moneda o a costos reales efectuados por el Contratista en la provisión de los servicios previstos en este Contrato.

3.3 Los pagos efectuados por el PNUD al Contratista no eximirán al Contratista de sus obligaciones bajo este Contrato ni serán considerados como aceptación por parte del PNUD de la provisión de los Servicios por parte del Contratista.

3.4 El PNUD efectuará los pagos al Contratista luego de haber aceptado las facturas presentadas por el Contratista en la dirección especificada en 9.1 abajo, ante el cumplimiento de las etapas correspondientes y por los siguientes montos.

ETAPA9	MONTO	FECHA OBJETIVO
Al .....		......	./../....
.........		......	../../....
.........		......	../../....

8 Esta versión de la sección 3 se utilizará para contratos de precio fijo. Estos contratos se usarán generalmente cuando sea posible estimar con una precisión razonable los costos de las actividades objeto del Contrato.

9 Si se efectúa un pago por adelantado habrá de definirse la primera etapa como “la firma del contrato por las partes”. Obsérvese que los pagos por adelantado solamente se realizarán en casos excepcionales y deben cumplir con las políticas y procedimientos del PNUD.

......... ...... ../../....

Las facturas indicarán las etapas completadas y el monto pagadero que corresponda.

4. Condiciones especiales10

4.1 Si el contratista no cumple con las fechas o plazos de entrega de los productos especificados de acuerdo a lo estipulado en el numeral 2.5 de esta documento, el PNUD podrá, sin perjuicio de las demás acciones que se deriven del contrato, deducir del precio del contrato, por liquidación de daños y perjuicios, una suma equivalente al 2,5% del precio de los productos entregados con retraso por cada semana de retraso, hasta el momento de la entrega, hasta alcanzar una deducción máxima xxx xxxx por ciento (10%) del Precio de los productos entregados con retraso. Una vez alcanzado el máximo, El PNUD podrá considerar la terminación del contrato.

4.2 En caso de ser aplicable la cláusula anterior el supervisor (o interventor) del contrato será el responsable de velar para que dicha deducción se haga efectiva y deberá realizar las gestiones administrativas necesarias para que se materialice.

5. Presentación de facturas

5.1 El Contratista enviará una factura original por correo para cada pago a ser efectuado conforme al presente Contrato a la siguiente dirección: .......................................................................................................................

Los pagos serán efectuados por el PNUD al proveedor mediante Giro bancario a la cuenta que el proveedor informe.

La(s) factura(s) presentada(s) deberá(n) contener la siguiente información:

1. Un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, por computador o en su defecto, PREIMPRESO y (2) apellidos y nombre ó razón social y NIT de la firma (si se trata de una empresa nacional)

2. La factura se debe dirigir a nombre de PROGRAMA DE LA NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO Proyecto PNUD/XXXXXXX

3. La(s) factura(s) deberá(n) traer discriminado el valor del IVA, si aplica.

5.2 El PNUD no aceptará las facturas presentadas por fax.

6. Tiempo y forma de pago

6.1 Las facturas se abonarán dentro de los treinta (30) días después de su aceptación por parte del PNUD. El PNUD realizará todos los esfuerzos necesarios a fin de aceptar una factura o avisará al Contratista sobre su no aceptación dentro de un plazo razonable posterior a su recepción.

6.2 El PNUD realizará todos los pagos a la siguiente cuenta Bancaria del Contratista:

[NOMBRE DEL BANCO]

[NUMERO DE CUENTA]

[DOMICILIO DEL BANCO]

7. Entrada en vigencia. Plazos

7.1 El Contrato entrará en vigencia cuando ambas partes lo hayan firmado.

10 Conforme a esta Sección se podrán proponer para su aprobación cláusulas especiales a fin de adaptar el contrato modelo a la situación específica. En este modelo de cláusula 4, se incluyen varias cláusulas de uso habitual. Si no se necesitasen, se han de eliminar. Si no existiesen condiciones especiales, se elegirá la versión alternativa de 4 a fin de que se corresponda con la cláusula 1.1.

7.2 El Contratista comenzará a proveer sus Servicios a más tardar el _[INSERTESE FECHA] y completará sus Servicios dentro de [INSERTESE CANTIDAD DE DIAS O MESES] a partir de la fecha de inicio.

7.3 Todos los plazos contenidos en este Contrato se considerarán esenciales en relación con la provisión de los Servicios.

8. Modificaciones

8.1 Cualquier modificación a este Contrato exigirá una enmienda por escrito entre ambas partes, debidamente firmada por el representante autorizado del Contratista y por [NOMBRE Y CARGO], del PNUD.

9. Notificaciones

9.1 A los fines de las notificaciones conforme al presente Contrato, a continuación se transcriben los domicilios del PNUD y del Contratista:

PNUD:

[INSERTESE REFERENCIA Y NUMERO DEL CONTRATO]

Contratista:

[INSERTESE NOMBRE, DOMICILIO Y NUMERO DE TELEFONO

Domicilio:

Nombre:

Si usted está de acuerdo con los términos y condiciones mencionados arriba tal como se han volcado en esta carta y en los Documentos del Contrato, le rogamos inicialar cada una de las páginas de esta carta y de los adjuntos y devolver a esta Oficina un original del presente Contrato, debidamente firmado y fechado.

Saludo a usted muy atentamente.

[INSERTESE NOMBRE Y CARGO]

Por [INSERTESE NOMBRE DE LA EMPRESA/ORGANIZACION]

Acordado y Aceptado:

Firma Nombre: Cargo: Fecha:

Términos y Condiciones Generales de los Servicios

1.0 CONDICIÓN JURÍDICA

Se considerará que el Contratista tiene la condición jurídica de contratista independiente con respecto al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Ni el personal del Contratista ni los subcontratistas que éste utilice se considerarán bajo ningún concepto empleados o agentes del PNUD ni de las Naciones Unidas.

2.0 ORIGEN DE LAS INSTRUCCIONES

El Contratista no solicitará ni aceptará instrucciones de ninguna autoridad externa al PNUD en relación con la prestación de sus servicios con arreglo a las disposiciones del presente Contrato. El Contratista evitará cualquier acción que pudiera afectar de manera adversa al PNUD o a las Naciones Unidas, y prestará sus servicios velando en todo momento por salvaguardar los intereses del PNUD.

3.0 RESPONSABILIDAD DEEL CONTRATISTA EN RELACIÓN CON SUS EMPLEADOS

El Contratista será responsable de la competencia profesional y técnica de sus empleados, y seleccionará para los trabajos especificados en el presente Contrato a personas fiables que trabajen de modo eficaz en la ejecución de los mismos, que respeten las costumbres locales y que hagan gala de un comportamiento sujeto a elevadas normas éticas y xxxxxxx.

4.0 CESIÓN

El Contratista no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar el presente Contrato, en todo o en parte, ni sus derechos, títulos u obligaciones en virtud del mismo, a menos que cuente con el consentimiento escrito previo del PNUD.

5.0 SUBCONTRATACIÓN

Cuando se requieran servicios de subcontratistas, el Contratista deberá obtener la aprobación y la autorización escritas previas del PNUD para todos los subcontratistas. La aprobación de un subcontratista por parte del PNUD no eximirá al Contratista de ninguna de sus obligaciones en virtud del presente Contrato. Las condiciones de todo subcontrato estarán subordinadas al presente Contrato y deberán ajustarse a las disposiciones del mismo.

6.0 LOS FUNCIONARIOS NO SE BENEFICIARÁN

El Contratista garantizará que ningún funcionario del PNUD o de las Naciones Unidas haya recibido o vaya a recibir beneficio alguno, directo o indirecto, como resultado del presente Contrato o de su adjudicación. El Contratista tendrá presente que la violación de esta disposición constituye un incumplimiento de una cláusula esencial del presente Contrato.

7.0 INDEMNIZACIÓN

El Contratista indemnizará, guardará, defenderá y mantendrá indemne, a su xxxxx, al PNUD, sus funcionarios, agentes y empleados contra todo tipo de juicio, reclamo, demanda o responsabilidad de cualquier naturaleza o especie, incluidos los costos y gastos conexos, que derivara de actos u omisiones del Contratista o de sus empleados, funcionarios, agentes o subcontratistas en la ejecución del presente Contrato. Esta cláusula será aplicable también, entre otros, a cualquier reclamo o responsabilidad relacionada con las indemnizaciones por accidente de trabajo de los empleados del Contratista, así como con las responsabilidades por sus productos y por el uso de inventos o mecanismos patentados, material protegido por derechos de autor u otros derechos intelectuales que pudieren presentar el Contratista, sus empleados, funcionarios, agentes,

personal a cargo o subcontratistas. Las obligaciones que se establecen en el presente Artículo no caducarán al término del presente Contrato.

8.0 SEGUROS DE RESPONSABILIDAD CIVIL ANTE TERCEROS

8.1 El Contratista proporcionará y luego mantendrá seguros a todo riesgo relativos a su propiedad y a todo equipo utilizado en la ejecución del presente Contrato.

8.2 El Contratista proporcionará y luego mantendrá los seguros necesarios para cubrir las indemnizaciones, o su equivalente, debidas a accidentes de trabajo de su personal, que permitan cubrir cualquier reclamo debido a accidentes o fallecimientos relacionados con el presente Contrato.

8.3 El Contratista también proporcionará y mantendrá seguros de responsabilidad civil por un monto adecuado, a fin de cubrir las reclamos de terceros por muerte o lesiones corporales, o por pérdida de propiedad o daños a ésta, que surjan de la prestación de los servicios incluidos en este Contrato, o en relación con éstos, o por el funcionamiento de cualquier vehículo, embarcación, aeronave u otro equipo alquilado por el Contratista o propiedad de éste, o sus agentes, funcionarios, empleados o subcontratistas, que realicen trabajos o presten servicios relacionados con este Contrato.

8.4 Con excepción del seguro de compensación de los trabajadores, las pólizas de seguro contempladas en este Artículo deberán:

8.4.1 Designar al PNUD como asegurado adicional;

8.4.2 Incluir una cláusula en la que la Compañía de Seguros renuncie a subrogarse en los derechos del Contratista en contra o respecto del PNUD;

8.4.3 Incluir una disposición por la cual el PNUD reciba de los aseguradores con treinta (30) días de anticipación el aviso por escrito de una cancelación o un cambio de cobertura.

8.5 A petición del PNUD, el Contratista proporcionará pruebas satisfactorias de la existencia de la póliza de seguro que exige el presente Artículo.

9.0 GRAVÁMENES/DERECHOS PRENDARIOSA

El Contratista no provocará ni permitirá la inclusión, por parte de nadie, de ningún derecho prendario, embargo, derecho de garantía u otro gravamen ante una instancia pública o ante el PNUD, debido a sumas adeudadas, vencidas o futuras, por trabajos realizados o materiales suministrados con arreglo al presente Contrato, o por cualquier otra demanda o reclamo contra el Contratista.

10.0 TITULARIDAD DEL EQUIPO

La propiedad de cualquier equipo y suministro que pudiera proporcionar el PNUD corresponderá al PNUD, y dicho equipo será devuelto a éste a la conclusión de este Contrato o cuando el mismo ya no sea necesario para el Contratista. El equipo deberá devolverse al PNUD en las mismas condiciones en que fue entregado al Contratista, sin perjuicio de un deterioro normal debido al uso. El Contratista será responsable ante el PNUD por el equipo dañado o deteriorado más allá de un desgaste normal.

11.0 DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL, PATENTES Y OTROS DERECHOS DE PROPIEDAD

11.1 A menos que se disponga expresamente de otro modo y por escrito en el Contrato, el PNUD será el titular de todos los derechos de propiedad intelectual y demás derechos de propiedad, incluyendo, con carácter no exhaustivo, patentes, derechos de propiedad intelectual y marcas comerciales relacionadas con productos, procesos, inventos, ideas, conocimientos técnicos o documentos, y de todo otro material que el Contratista haya desarrollado para el PNUD durante el periodo de vigencia

del presente Contrato y que esté directamente relacionado o haya sido directamente producido o preparado durante la duración del presente Contrato y en relación con el cumplimiento del mismo. Asimismo, el Contratista reconoce y acuerda que dichos productos, documentos y otros materiales corresponden a trabajos llevados a cabo en virtud del Contrato suscrito con el PNUD.

11.2 En la medida en que dicha propiedad intelectual, u otro derechos de propiedad, consista en cualquier clase de propiedad intelectual o derecho de propiedad del Contratista: (i) que exista con anterioridad al desempeño por el Contratista de sus obligaciones con arreglo al presente Contrato, o (ii) que el Contratista pudiera desarrollar o adquirir, o pudiera haber desarrollado o adquirido, independientemente del desempeño de sus obligaciones en virtud del presente contrato el PNUD no reclamará ni deberá reclamar ningún derecho de propiedad sobre la misma, y el Contratista concederá al PNUD una licencia perpetua para utilizar dicha propiedad intelectual u otro derecho de propiedad únicamente para los fines y requisitos del presente Contrato.

11.3 A petición del PNUD, el Contratista tomará todas las medidas necesarias, ejecutará todos los documentos necesarios y, en general, contribuirá a salvaguardar dichos derechos de propiedad y transferirlos al PNUD de acuerdo con los requisitos de la legislación aplicable y del Contrato.

11.4 Con arreglo a las disposiciones que anteceden, todo mapa, dibujo, fotografía, mosaico, plano, informe, cálculo, recomendación o documento, y toda información compilada o recibida por el Contratista en virtud de este Contrato, será propiedad del PNUD y deberá encontrarse a disposición del PNUD para su uso o inspección en momentos y lugares razonables; asimismo, deberá ser considerado como confidencial y será entregado únicamente a funcionarios autorizados del PNUD a la conclusión de los trabajos previstos en el presente Contrato.

12.0 UTILIZACIÓN DEL NOMBRE, EMBLEMA O SELLO OFICIAL DEL PNUD O DE LAS NACIONES UNIDAS

El Contratista no hará publicidad o divulgará de ninguna manera su calidad de contratista del PNUD, ni utilizará de modo alguno el nombre, emblema o sello oficial del PNUD o de las Naciones Unidas, abreviatura del nombre del PNUD o de las Naciones Unidas, con fines vinculados a su actividad comercial o de otro tipo.

13.0 NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN

La información y los datos propiedad de cualquiera de las Partes que durante el cumplimiento del presente Contrato fuera compartida o revelada por una parte (el “Divulgador”) a la otra(el “Receptor”) sea considerada como (“Información Confidencial”), deberá ser tratada con la diligencia y confidencialidad pertiente, y serán manejada de la siguiente manera:

13.1 El Receptor de la información deberá:

13.1.1 utilizar la misma discreción y el mismo cuidado para evitar la revelación, publicación o divulgación de la información que le facilite el Divulgador que tendría con una información similar de su propiedad que no deseara revelar, publicar o divulgar; y,

13.1.2 utilizar la información del Divulgador únicamente con los fines para los que le fue revelada.

13.2 Siempre y cuando el Receptor tuvieran acuerdo por escrito con las personas o entidades que se indican a continuación, que obligara a éstas a mantener el carácter confidencial de la información con arreglo al presente Contrato y al presente Artículo 13, el Receptor podría revelar la información a:

13.2.1 cualquier otra parte que le autorice el Divulgador, mediante consentimiento previo por escrito; y

13.2.2 los empleados, funcionarios, representantes y agentes del Receptor que tengan necesidad de conocer dicha Información para cumplir con las obligaciones del Contrato, y los empleados, funcionarios, representantes y agentes de cualquier entidad jurídica que el Receptor controle o que se encuentre bajo control compartido, y que tenga necesidad de conocer dicha Información para cumplir con las obligaciones del Contrato, teniendo en cuenta que a tal efecto se entiende por entidad jurídica controlada:

13.2.2.1 una entidad corporativa en la cual la Parte sea titular o controlede forma directa o indirecta, más del cincuenta por ciento (50%) de las acciones o participaciones con derecho a voto; o bien

13.2.2.2 cualquier entidad sobre la cual la Parte posea un control de gestión efectivo; o bien

13.2.2.3 el PNUD, o un fondo afiliado a éste, como FNUDC, UNIFEM o VNU.

13.3 El Contratista podrá revelar Información en la medida que exija la ley, siempre y cuando –sujeto a los Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, sin excepción alguna– el Contratista notifique al PNUD con suficiente antelación toda solicitud para la divulgación de la información, a fin de conceder al PNUD un tiempo razonable para tomar medidas de protección o cualquier otra medida adecuada previa.

13.4 El PNUD podrá revelar información en la medida en que se le solicite con arreglo a la Carta de las Naciones Unidas, las Resoluciones o Reglamentos de la Asamblea General o las normas promulgadas por el Secretario General.

13.5 El Receptor no estará impedido de revelar información obtenida por el Receptor de un tercero sin restricciones; o bien revelada por el Divulgador a un tercero sin obligación de confidencialidad; o bien que el Receptor conozca de antemano; o que haya sido desarrollada por el Receptor de manera completamente independiente a cualquier Información que le haya sido revelada.

13.6 Estas obligaciones y restricciones de confidencialidad mencionadas seguirán vigentes durante toda la vigencia del Contrato, incluyendo cualquier extensión del mismo; y, a menos que se disponga de otro modo , seguirán vigentes una vez rescindido el Contrato.

14.0 FUERZA MAYOR Y OTRAS MODIFICACIONES DE LAS CONDICIONES

14.1 Cuando se produzca cualquier caso de fuerza mayor y tan pronto como sea posible, el Contratista comunicará por escrito el hecho al PNUD junto con todos los detalles pertinentes, así como cualquier cambio que tuviera lugar si el Contratista no pudiera, por este motivo, cumplir todas o parte de sus obligaciones, ni cumplir sus responsabilidades con arreglo al presente Contrato. El Contratista también notificará al PNUD cualquier otra modificación en las condiciones, o la aparición de cualquier acontecimiento que interfiera o amenace interferir la ejecución del presente Contrato. Al recibir la notificación que establece esta cláusula, el PNUD tomará las medidas que a su criterio considere convenientes o necesarias en las circunstancias dadas, incluyendo la autorización a favor del Contratista de una extensión razonable de los plazos, para que éste pueda cumplir sus obligaciones según establece el presente Contrato.

14.2 En caso de que el Contratista no pudiera cumplir total o parcialemente las obligaciones contraídas bajo el presente Contrato, en razón del caso de fuerza mayor, el PNUD tendrá derecho a suspender o rescindir el presente Contrato en los mismos términos y condiciones previstos en el Artículo 15 – “Rescisión”–, con la salvedad de que el período de preaviso será de siete (7) días en lugar de treinta

(30) días.

14.3 Por fuerza mayor, en el sentido de este Artículo, se entienden los actos fortuitos, actos xx xxxxxx (declarada o no), invasiones, revoluciones, insurrecciones u otros actos de naturaleza o fuerza similar.

14.4 El Contratista reconoce y acuerda que, en relación con las obligaciones derivadas del presente Contrato que el Contratista deba desempeñar en o para cualquier ámbito en el cual el PNUD esté implicado, o preparado para implicarse, o a punto de retirarse de cualquier operación xx xxx, humanitaria o similar, las demoras o el incumplimiento de dichas obligaciones que surjan o que se relacionen con las condiciones extremas de dichos ámbitos o cualquier acontecimiento de disturbios civiles que ocurra en dichas áreas no se considerarán en sí y por sí casos de fuerza mayor en virtud del presente Contrato

15.0 RESCISIÓN

15.1 Cualquiera de las partes podrá rescindir el presente Contrato total o parcialmente por causa justificada, notificándolo a la otra Parte por escrito con un preaviso de treinta (30) días. La iniciación de un procedimiento arbitral con arreglo al artículo 16.2 infra (“Arbitraje”), no se considerará como rescisión del presente Contrato.

15.2 El PNUD se reserva el derecho de rescindir sin causa justificada el presente Contrato en cualquier momento, notificándolo por escrito al Contratista con quince (15) días de anticipación, en cuyo caso el PNUD reembolsará al Contratista todos los gastos razonables en los que éste hubiera incurrido con anterioridad a la recepción de la notificación de rescisión.

15.3 En caso de rescisión por parte del PNUD con arreglo al presente Artículo, no habrá pago alguno adeudado por el PNUD al Contratista, a excepción del que corresponda por los trabajos y servicios prestados satisfactoriamente, con arreglo a las cláusulas explícitas del presente Contrato.

15.4 En caso de que el Contratista fuera declarado en quiebra, en concurso de acreedoresl o fuera declarado insolvente, o bien si el Contratista cediera sus derechos a sus acreedores, o si se nombrara a un administrador judicial debido a la insolvencia del Contratista, el PNUD podría, sin perjuicio de otros derechos o recursos que pudiera ejercer, rescindir el presente Contrato en el acto. El Contratista informará inmediatamente al PNUD en caso de que se presente alguna de las situaciones arriba mencionadas.

16.0 RESOLUCION DE DISPUTAS

16.1 Resolución amigable: Las Partes realizarán todos los esfuerzos posibles para resolver de forma amigable cualquier disputa, controversia o reclamo, incumplimiento, rescisión o invalidez que surgiese en relación con el presente Contrato . En caso de que las partes desearan buscar una solución amigable mediante un proceso de conciliación, éste tendrá lugar con arreglo a las Reglas de Conciliación de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI) vigentes en ese momento, o con arreglo a cualquier otro procedimiento que puedan acordar las Partes.

16.2 Arbitraje: A menos que cualquier disputa, controversia o reclamo que pudiera surgir entre las Partes en relación con este Contrato, o con su incumplimiento, rescisión o invalidación, se resolviera amigablemente de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 16.1 supra dentro de los sesenta (60) días a partir de la recepción por una de las Partes de la solicitud de la otra Parte de una resolución amigable, dicha disputa, controversia o reclamo podrá ser sometida por cualquiera de las Partes a un proceso de arbitraje según el Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI vigente en ese momento. Las decisiones del tribunal arbitral estarán basadas en los principios generales del Derecho Comercial Internacional. En todas las cuestiones relacionadas con la obtención de pruebas, el tribunal arbitral deberá guiarse por el Reglamento Suplementario que Gobierna la Presentación y Recepción de la Evidencia en Arbitraje

Comercial Internacional de la Asociación Internacional de Abogados, en su edición del 28 xx xxxx de 1983. El tribunal arbitral tendrá la capacidad de ordenar la restitución o la destrucción de bienes u otras propiedades, tangibles o intangibles, o de cualquier información confidencial brindada en virtud del presente Contrato, u ordenar la rescisión del Contrato, u ordenar que se tome cualquier otra medida preventiva con respecto a los bienes, servicios o cualquier otra propiedad, tangible o intangible, o de cualquier información confidencial brindada en virtud del presente Contrato, en forma adecuada, y de conformidad con la autoridad del tribunal arbitral según lo dispuesto en el Artículo 26 (“Medidas cautelares”) y el Artículo 32 (“Renuncia al derecho a objetar”) del Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI. El tribunal arbitral no tendrá autoridad para imponer sanciones punitivas. Asimismo, a menos que se exprese de otro modo en el Contrato, el tribunal arbitral no tendrá autoridad alguna para adjudicar intereses que excedan del tipo de interés interbancario de Londres (LIBOR) vigente en ese momento, y cualquier interés aplicable deberá ser siempre interés simple. Las Partes estarán vinculadas por el fallo del tribunal arbitral resultante del citado proceso de arbitraje, a modo de resolución final de toda controversia, reclamo o disputa.

17.0 PRIVILEGIOS E INMUNIDADES

Nada de lo estipulado en el presente Contrato o que se relacione con el mismo se considerará como renuncia, expresa o implícita, a los Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios.

18.0 EXENCIÓN IMPOSITIVA

18.1 El Artículo 7 de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas dispone, entre otras cosas, que las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios, quedarán exentos del pago de todo tipo de impuestos directos, salvo las tasas por servicios públicos; además se exime a las Naciones Unidas de pagar los derechos aduaneros e impuestos similares en relación con los artículos importados o exportados de uso oficial. Si alguna autoridad gubernamental se negase a reconocer la exención impositiva de las Naciones Unidas en relación con dichos impuestos, derechos o gravámenes, el Contratista consultará de inmediato al PNUD a fin de determinar un procedimiento que resulte aceptable para ambas partes.

18.2 De igual modo, el Contratista autoriza al PNUD a deducir de la facturación del Contratista cualquier monto en concepto de dichos impuestos, derechos o gravámenes, salvo que el Contratista haya consultado al PNUD antes de abonarlos y que el PNUD, en cada caso, haya autorizado específicamente al Contratista el pago de los impuestos, derechos o gravámenes en cuestión. En este caso, el Contratista le entregará al PNUD los comprobantes escritos por el pago de dichos impuestos, derechos o gravámenes que haya realizado y que hayan sido debidamente autorizados.

19.0 TRABAJO INFANTIL

19.1 El Contratista declara y garantiza que ni él mismo ni ninguno de sus contratistas se encuentra involucrado en prácticas que violen los derechos establecidos en la Convención sobre los Derechos del Niño, en particular el Artículo 32 de la misma que, entre otras cosas, requiere que se proteja a los menores de la realización del desempeño de trabajos peligrosos que entorpezcan su educación o sean nocivos para su salud o para su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social.

19.2 Cualquier violación de esta declaración y estas garantías autorizará al PNUD a rescindir el presente Contrato de inmediato, mediante la debida notificación al Contratista y sin cargo alguno para el PNUD.

20.0 MINAS

20.1 El Contratista declara y garantiza que ni él mismo ni ninguno de sus suministradores se encuentran activa y directamente comprometido en actividades de patentes, desarrollo, ensamblado, producción, comercialización o fabricación de minas, o en actividades conexas relacionadas con los componentes utilizados en la fabricación de minas. El término “minas” se refiere a aquellos dispositivos definidos en el Artículo 2, Párrafos 1, 4 y 5 del Protocolo II anexo a la Convención de 1980 sobre Armas Convencionales Excesivamente Nocivas o de Efectos Indiscriminados.

20.2 Cualquier violación de esta declaración o garantías autorizará al PNUD a rescindir el presente Contrato en forma inmediata, mediante la debida notificación al Contratista, sin que esto implique responsabilidad alguna por los gastos de rescisión o cualquier otra responsabilidad por parte del PNUD.

21.0 CUMPLIMIENTO DE LA LEY

El Contratista cumplirá con todas las leyes, ordenanzas, normas y reglamentaciones que guarden relación con sus obligaciones, con arreglo al presente Contrato.

22.0 EXPLOTACIÓN SEXUAL

22.1 El Contratista deberá tomar todas las medidas necesarias para impedir la explotación o abuso sexual de cualquier persona por parte del Contratante o de cualquiera de sus empleados, o por cualquier otra persona que pueda ser contratada por el Contratista para prestar cualquier servicio en virtud del Contrato. Con este fin, todo intercambio sexual con cualquier persona menor de dieciocho años, con independencia de cualesquiera leyes relativas al consentimiento, constituirá un caso de explotación y abuso sexual de dicha persona. Además, el Contratista se abstendrá, y tomará todas las medidas adecuadas para que también lo hagan sus empleados u otras personas contratadas por él, de todo intercambio de dinero, bienes, servicios, ofertas de empleo u otros artículos de valor por favores sexuales o actividades que constituyan una explotación o degradación de cualquier persona. El Contratista reconoce y acuerda que estas disposiciones del presente Contrato constituyen una condición esencial del mismo, y que cualquier incumplimiento de esta representación y garantía autoriza al PNUD a rescindir el Contrato de inmediato mediante notificación al Contratista, sin obligación alguna relativa a gastos de rescisión o a compensación de ningún otro tipo.

22.2 El PNUD no aplicará la norma que antecede relativa a la edad en ningún caso en que el personal del Contratista o cualquier otra persona contratada por éste para prestar cualquier servicio en virtud del presente Contrato esté casado/a con la persona menor de dieciocho años con quien haya mantenido dicho intercambio sexual y cuyo matrimonio sea reconocido como válido ante la xxx xxx xxxx de ciudadanía de las personas involucradas contratadas por el Contratista.

23.0 FACULTAD PARA INTRODUCIR MODIFICACIONES

Con arreglo al Reglamento Financiero del PNUD, únicamente el Funcionario Autorizado del PNUD posee la autoridad para acceder en nombre del PNUD a cualquier modificación o cambio del presente Contrato, a renunciar a cualquiera de sus disposiciones o a cualquier relación contractual adicional de cualquier tipo con el Contratista. Del mismo modo, ninguna modificación o cambio introducidos en el presente Contrato tendrá validez y será aplicable frente al PNUD, a menos que se incluya en una enmienda al presente Contrato debidamente firmada por el Funcionario Autorizado del PNUD y por el Contratista.

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SOLICITUD DE PROPUESTA (Sd) N° A2017-0001181

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