PRONUNCIAMIENTO N.° 324-2009/DTN

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PRONUNCIAMIENTO N.° 324-2009/DTN

Entidad: Ministerio de Energía y Minas

Referencia: Concurso Público Nº 006-2009-MEM, convocado para la “Contratación del servicio de comunicaciones IP para el Ministerio de Energía y Minas”

1. ANTECEDENTES

Mediante Oficio Nº 001-2009-CE/CP Nº 0006-2009-MEM, recibido el 02.12.09, y subsanado el 07.12.09 el Presidente del Comité Especial a cargo del proceso de selección de la referencia remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE), las observaciones formuladas por el participante COSAPI DATA S.A. así como el informe técnico respectivo, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28º del Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley, y el artículo 58° de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, en adelante el Reglamento.

Sobre el particular, cabe señalar que la referida empresa presentó cuatro (4) observaciones, de las cuales no fueron acogidas las Observaciones Nº 1, 3 y 4, por lo que este Organismo Supervisor se pronunciará respecto de éstas. Asimismo, se emitirá pronunciamiento sobre el extremo no acogido de la Observación Nº 2, sin perjuicio de las observaciones de oficio que pudieran corresponder al amparo de lo establecido en el inciso a) artículo 58º de la Ley.

2. OBSERVACIONES

Observante: COSAPI DATA S.A.

Observación Nº 1 Contra la experiencia del postor

El observante cuestiona que en el factor de evaluación denominado: “Experiencia del postor en la actividad”, se pueda acreditar la venta de equipos de telefonía IP o similares al objeto de la convocatoria, toda vez que el objeto de la presente convocatoria es un servicio, por lo que sería incongruente con el objeto de la convocatoria, conforme lo establece el artículo 43º del Reglamento. En vista de lo señalado, el observante solicita suprimir la referida opción de las Bases.

Pronunciamiento

Sobre el particular, cabe precisar que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 43º del Reglamento, corresponde al Comité Especial determinar los factores de evaluación técnicos a ser utilizados, los que deberán ser objetivos y congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad.

A su vez, debe tenerse presente que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 45º del Reglamento, la experiencia del postor se calificará en la ejecución de servicios en la actividad y/o en la especialidad, considerando el monto facturado acumulado por el postor durante un periodo determinado de hasta ocho (8) años a la fecha de la presentación de propuestas, por un monto máximo acumulado de hasta cinco (5) veces el valor referencial de la contratación, la que será acreditada con un xxxxxx xx xxxx (10) servicios en cada caso, prestados a uno o más clientes, sin establecer limitaciones por el monto o el tiempo de cada servicio que se pretenda acreditar.

Al respecto, cabe precisar que la experiencia en la actividad implica la calificación de trabajos generales, contrariamente a lo ocurrido con la experiencia en la especialidad que solo puede calificarse trabajos iguales y/o similares al objeto de la convocatoria. Por ello, no resultaría restrictiva la inclusión del factor en cuestión, puesto que la calificación de trabajos generales en un tiempo determinado, se encuentra prevista por la normativa aplicable al presente caso.

Sin embargo, ello no puede significar evaluar la experiencia obtenida en cualquier tipo de actividad incluso de aquellas que resultan distintas a la naturaleza del objeto de la convocatoria puesto que se estaría distorsionando la finalidad del factor de evaluación.

En el presente caso, con motivo de la absolución a la observación, el Comité Especial, decidió modificar el factor de la siguiente manera:

A.1 Experiencia en la Actividad 30 Puntos

Se calificará considerando el monto facturado acumulado por el postor por la prestación de servicios referidos a telefonía IP: Arrendamiento o ventas de equipos de telefonía IP o similares al objeto de la convocatoria efectuadas a empresas del sector público o privado, durante los últimos ocho (8) años a la fecha de la presentación de propuestas, por un monto máximo acumulado de hasta cinco (5) veces el valor referencial. La experiencia se acreditará a través de la presentación de contratos y la respectiva conformidad por la prestación efectuada o mediante comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con un xxxxxx xx xxxx (10) servicios o ventas en cada caso, prestados a uno o más clientes, sin establecer limitaciones por el monto o el tiempo de cada servicio que se pretenda acreditar. Serán considerados para la evaluación los diez (10) primeros servicios o ventas en orden de presentación, según expediente foliado. (Anexo Nº 6).

La cancelación de los comprobantes de pago podrá constar en:

- Voucher de depósito en entidad del sistema bancario.

- Reporte de estado de cuenta de entidad del sistema bancario.

- El mismo comprobante de pago con la indicación de cancelado o pagado.

En el caso de servicios en ejecución periódica, solo se considerará la parte que haya sido ejecutada hasta la fecha de presentación de propuestas, debiendo adjuntar la conformidad

de la misma o acreditar su pago.

La asignación de puntaje será de acuerdo al siguiente criterio:

Condición /Criterio	Puntaje
Mayor a 5 veces el valor referencial (S/.12’620,970.00)	30 Puntos
Mayor a 4 veces el valor referencial (S/.10’096,776.00) hasta 5 veces el valor referencial (S/.12’620,970.00)	25 Puntos
Mayor a 3 veces el valor referencial (S/.7’572,582.00) hasta 4 veces el valor referencial (S/.10’096,776.00)	20 Puntos
Mayor a 2 veces el valor referencial (S/.5’048,388.00) hasta 3 veces el valor referencial (S/.7’572,582.00)	15 Puntos
Mayor a 1 vez el valor referencial (S/.2’524,194.00) hasta 2 veces el valor referencial (S/.5’048,388.00)	10 Puntos

Como puede advertirse el factor en cuestión permite que los postores acrediten su experiencia en la actividad con la venta de bienes cuando el objeto de la convocatoria corresponde a la contratación de un servicio. En ese sentido, al resultar incongruente con el objeto de la convocatoria, y contrario a la definición de experiencia en la actividad lo dispuesto en el factor “Experiencia en la Actividad”, este Organismo Supervisor ha decidido ACOGER la observación formulada, por lo que el Comité Especial deberá suprimir la posibilidad de acreditar la experiencia en la venta de bienes.

Sin perjuicio de lo expuesto, corresponderá que el Comité Especial defina con claridad cuáles serán los trabajos sobre los que deberán versar los servicios a presentar a fin de acreditar la experiencia en la actividad.

Asimismo, tal como se aprecia, se estaría otorgando el máximo puntaje solamente a la acreditación de montos mayores a cinco (5) veces el valor referencial, lo cual contraviene la normativa de contratación gubernamental que precisa que dichos montos se calificarán hasta cinco (5) veces el valor referencial de la contratación o ítem materia de la convocatoria. En tal sentido, corresponderá efectuar las correcciones que resulten pertinentes.

Observación Nº 2 Contra la documentación obligatoria

El observante cuestiona la exigencia planteada en el literal b) de la documentación obligatoria, en la que se refiere que el fabricante de la solución, a través de una carta dirigida a la Entidad deberá sustentar su fortaleza financiera y asegurar la vigencia de la solución por un periodo no menor a los 36 meses de contratación del servicio. Ello, en la medida que, la documentación a presentar debe corresponder al postor y no al fabricante. Por lo que solicita suprimir dicho requerimiento.

Pronunciamiento

Al respecto, con motivo de la absolución realizada por el Comité Especial, se acogió en parte la observación, y se dispuso que sólo se presentará una carta del fabricante de la solución dirigida a la Entidad, que asegure la vigencia tecnológica de la misma por un periodo no menor a 36 meses.

Ahora bien, en la medida que solamente se retiró de las Bases una de las exigencias cuestionadas por el observante, este Organismo Supervisor se pronunciará sobre la pertinencia de requerir el documento descrito anteriormente.

Sobre el particular, corresponde señalar que una vez presentadas las propuestas, otorgada la buena pro y, consecuentemente, suscrito el contrato que de ello derive, el proveedor, y solo él, se encuentra obligado ante la Entidad a cumplir con los términos de dicho contrato, en esa medida resulta irrelevante que la Entidad requiera la presentación de la carta del fabricante.

En tal sentido, se advierte que la obligación de presentar el citado requisito en el sobre de la propuesta técnica podría limitar innecesariamente la participación en el proceso de selección, estando los proveedores supeditados a presentar un documento emitido por un tercero ajeno al proceso de selección, el cual no tendría ninguna obligación al respecto.

Por tanto, este Organismo Supervisor dispone ACOGER la Observación en el extremo descrito, por lo que, con motivo de la integración de la Bases, dicho requisito deberá ser retirado del sobre de propuesta técnica.

Observación Nº 3 y Nº 4 Contra los Términos de referencia

Mediante la Observación Nº 3, el observante cuestiona que las Bases del proceso de selección señalen que “el sistema de comunicación unificada ofertado deberá permitir el acceso tecnológico controlado a otras organizaciones y las redes públicas de mensajería instantánea (MSN, América Online y Yahoo) con listas de usuarios seguros y cifrados”, toda vez que dicho punto estaría orientado a una solución de Microsoft (OCS), lo cual contravendría los principios que rigen las contrataciones del Estado.

De otro lado, por medio de la Observación Nº 4, el observante cuestiona que las Bases del proceso de selección señalen que “el sistema de comunicaciones unificada deberá soportar escalabilidad y ampliar las comunicaciones en tiempo real a clientes, proveedores y usuarios en no menos de 100, 000 usuarios”, lo cual contravendría los principios que rigen las contrataciones del Estado. Por lo que solicita suprimir este punto o en su defecto que la capacidad mínima soportable sea de 30 000 usuarios.

Pronunciamiento

De acuerdo con el artículo 13º de la Ley es facultad de la entidad definir su requerimiento, sin mayores restricciones que las previstas por la normativa; en atención a ello, de acuerdo con el artículo 11º del Reglamento, aquello que requiera la entidad debe incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios y ejecución de obras requeridos.

Con respecto a la Observación Nº 3, la Entidad indica que, el requerimiento de comunicación unificada para el presente concurso se refiere a la integración del sistema de correo voz ofertado, el sistema de mensajería Microsoft Exchange 2007 y Telefonía IP. Indican además que la actual plataforma que poseen es Microsoft, por lo que la solución deberá integrarse de manera óptima a ésta y a posibles actualizaciones de la misma.

Ahora bien, al absolver la Observación Nº 4, la Entidad señala que, su requerimiento se precisa para la solución de comunicación unificada en el sentido de escalabilidad y ampliar las comunicaciones en tiempo real con empresas relacionadas al sector, proveedores y usuarios, y no hace referencia al rendimiento de la misma. Es por ello que la solución debe soportar como mínimo 100, 000 usuarios.

Por tanto, en atención a lo manifestado por la Entidad este Organismo Supervisor decide NO ACOGER las observaciones Nº 3 y Nº 4. Sin perjuicio de lo señalado, el Comité Especial conjuntamente con las Bases integradas deberá registrar la información que dé cuenta de la existencia de una pluralidad de proveedores en capacidad de cumplir con las características del sistema requerido para la prestación del presente servicio.

3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO

En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58° de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a dicha Ley y su Reglamento:

1. Modificación del calendario del proceso de selección

De conformidad con lo dispuesto por los artículos 58° y 59º del Reglamento, la integración de Bases se produce luego de la notificación del Pronunciamiento que emita el OSCE. Por tanto, el Comité Especial deberá modificar las fechas de integración de Bases, de presentación de propuestas y de otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que debe mediar un lapso no menor de cinco (5) días hábiles entre la fecha en la que el Comité Especial publique la integración de Bases en el SEACE y la presentación de propuestas, a tenor del artículo 24º del Reglamento.

Finalmente, cabe precisar que, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 53° del Reglamento, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases; por lo que la fecha límite prevista para acceder al registro de participantes también deberá ser modificada tomando en cuenta la nueva fecha de integración.

2. Propuesta Técnica

El literal m) de la documentación obligatoria deberá ser suprimido del contenido del sobre técnico, toda vez que se encuentra relacionado a un factor de evaluación; sin perjuicio de que la información que contiene sea incluida en la parte pertinente de las Bases.

3.3 Contenido de la propuesta económica

3.3.1 De acuerdo a lo indicado en el artículo 40° del Reglamento, en el sistema de suma alzada el postor debe formular su propuesta por un monto fijo integral y por un determinado plazo de ejecución. Así, de la norma glosada, se infiere que tratándose de procesos bajo el sistema de suma alzada, el postor sólo se encuentra obligado a presentar en su propuesta económica el valor total de la oferta, no así los precios unitarios.

Ahora bien, en el literal a) del numeral 2.10 de las Bases, se indica que como parte de la propuesta económica, deberá consignarse la oferta económica y el detalle de los precios unitarios cuando este sistema haya sido establecido en las Bases.

Sin embargo, como puede apreciarse en el numeral 1.7 de las Bases, se ha dispuesto que el sistema de contratación sea el de “suma alzada”, por lo que conforme a lo indicado, y con la finalidad de no inducir a error a los postores en la formulación de su propuesta económica, deberá suprimirse la referencia de consignar los precios unitarios cuando este sistema haya sido establecido en las Bases.

Asimismo debe retirarse la indicación dispuesta en dicho numeral, referido a que los precios unitarios deberán ser expresados con más de dos decimales, puesto que como ha sido señalado anteriormente, la contratación a ser efectuada corresponde al de suma alzada.

3.3.2 Por otro lado, en atención a lo dispuesto por el artículo 68º del Reglamento, deberá precisarse que solo cabe la subsanación de la propuesta económica cuando se trate de defectos de foliación y de rúbrica de cada uno de los folios que la componen.

4. Factores de evaluación

1. Factores en la experiencia Especialidad

Con motivo de la absolución a la Observación Nº 3 formulada por la empresa BELLTECH PERÚ S.A.C el factor quedó redactado de la siguiente manera:

“Se calificará considerando el monto facturado acumulado por el postor por la prestación de servicios referidos a servicios de sistemas de comunicaciones IP que comprende el suministro de telefonía, centrales, mantenimiento, soporte ó iguales al objeto de la convocatoria efectuadas a empresas del sector público o privado, durante los últimos ocho (8) años a la fecha de la presentación de propuestas, por un monto máximo acumulado de hasta dos (2) veces el valor referencial. Estos servicios o soluciones no deberán ser menores a 500 usuarios”.

Al respecto, la Entidad deberá precisar si el servicio de comunicaciones IP, a fin de acreditar la experiencia en la especialidad, deberá comprender el suministro de telefonía, centrales, mantenimiento y soporte, de forma independiente o de manera conjunta (solución), a fin de que dichos servicios califiquen como similares al objeto de la convocatoria. Si los servicios descritos serán aceptados de manera conjunta, como una solución, corresponderá que el Comité Especial amplié las actividades que serán consideradas similares, ello a fin de propiciar la mayor participación de postores.

A tal efecto, cabe señalar que cuando la norma se refiere a la experiencia en la especialidad está refiriéndose a aquella experiencia obtenida en la ejecución de prestaciones iguales y similares, esto es, prestaciones semejantes a las que se desea contratar, entendiéndose como semejante aquello parecido y no necesariamente igual; en ese sentido, para ser considerado como similar, bastará que la prestación ejecutada que se proponga a efectos de la calificación de la experiencia contenga alguna o algunas de las características esenciales que definen la naturaleza de la prestación que se pretende realizar.

Ahora bien, la definición de prestación similar no va dirigida a posibilitar que la experiencia se acredite con prestaciones que han involucrado cualquier característica del servicio a adquirir, sino a asegurar el conocimiento de los postores en el objeto de la convocatoria.

En tal sentido, no resulta razonable restringir la acreditación de experiencia a soluciones que no deberán ser menores a 500 usuarios, si posiblemente existen postores que pueden acreditar prestaciones donde hayan realizado algunas o incluso las mismas actividades requeridas en la presente prestación, pero para menor número de usuarios y que, a su vez, resulten similares al objeto de la presente convocatoria.

En virtud a lo expuesto, la Entidad deberá calificar la experiencia en función a prestaciones iguales o semejantes al objeto de la convocatoria, debiendo eliminar la referencia a que los documentos a presentar a fin de acreditar la experiencia certifiquen soluciones que no deberán ser menores a 500 usuarios.

2. Factor de evaluación “Personal propuesto adicional”

Con relación al citado factor, el Comité Especial deberá:

Establecer rangos o parámetros que permitan a los postores formular sus propuestas de forma adecuada, toda vez que exigir un tiempo exacto de experiencia a fin de otorgar un determinado puntaje, podría limitar la competencia.

3.4.3 Factor de evaluación “Mejoras a las condiciones previstas”

En el literal c) del Capítulo IV de las Bases, se ha previsto la asignación de puntaje por la prestación de mejoras a las condiciones previstas consistente en presentar un sistema que soporte la inclusión de teléfonos en sedes remotas vía internet (sin necesidad de emplear VPN o empleando VPN), sin embargo, el numeral 47 de los Términos de Referencia de las Bases, refiere que las solución de comunicaciones deberá permitir que los teléfonos IP puedan ser conectados a través de enlaces internet sin necesidad de elementos externos que inicien túneles o VPN.

De igual modo, se requiere acreditar como mejora la funcionalidad de movilidad que permita a todos los usuarios registrarse en cualquier teléfono IP de tal forma que las características personales (Voicemail, perfiles de la línea, número de llamadas, etc.) pasen al mismo; no obstante que en el numeral 7, acápite 30 de los Términos de Referencia de las Bases, se indica que los usuarios pueden registrarse a cualquier teléfono de este tipo de tal forma que todas las características personales (Voicemail, perfiles de la línea, número de llamadas, etc.) pasen al mismo. En tal sentido, la Entidad deberá verificar si dichos accesorios comprenden un requerimiento técnico mínimo, y de ser así, dichas condiciones deberán ser suprimidas del factor de evaluación y redistribuido su puntaje, dado que dicha calificación contravendría lo dispuesto en el artículo 43º del Reglamento.

4. CONCLUSIONES

En virtud de lo expuesto, el OSCE dispone:

4.1. ACOGER las Observaciones Nº 1 y Nº 2 formuladas por el participante COSAPI DATA S.A. contra las Bases del Concurso Público Nº 006-2009-MEM, convocado para la “Contratación del servicio de comunicaciones IP para el Ministerio de Energía y Minas”.

4.2. NO ACOGER las Observaciones Nº 3 y Nº 4, formuladas por el participante COSAPI DATA S.A. contra las Bases del Concurso Público Nº 006-2009-MEM, convocado para la “Contratación del servicio de comunicaciones IP para el Ministerio de Energía y Minas”, sin perjuicio de cumplirse con lo dispuesto por este Organismo Supervisor.

4.3. El Comité Especial deberá tener en cuenta las observaciones formuladas por el OSCE en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases del presente proceso de selección.

4.4. Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58º del Reglamento.

4.5. A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas y en el pliego de absolución de observaciones, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 60º del Reglamento.

Xxxxx Xxxxx, 22 de diciembre de 2009

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Directora Técnico Normativa (e)

PHC/.