MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

MANUAL DE CONTRATACIÓN Y DE CONVENIOS

2022

EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL

En uso de la facultad legal que le confiere los artículos 12 de la Ley 80 de 1993 (subrogado por el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995 y adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007), 110 del Decreto 111 de 1996 (modificado por el artículo

124 de la Ley 1957 de 2019), 61 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 del 26 xx xxxx de 2015 y de conformidad con el artículo 3 numerales 2 y 13 del Decreto 1874 de 2021, y,

CONSIDERANDO:

Que conforme a lo dispuesto en el Artículo 209 de la Constitución Política, el Ministerio de Defensa Nacional debe desarrollar su actividad administrativa, bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el Ministerio de Defensa Nacional expidió el Manual de Convenios adoptado mediante la Resolución No. 5342 del 25 xx xxxxx de 2014, estableciendo el procedimiento para la planeación, elaboración, suscripción, ejecución y seguimiento de convenios de colaboración, cooperación y/o coordinación para la defensa y/o seguridad, suscritos por el Ministerio de Defensa Nacional - Fuerzas Militares - Policía Nacional con personas jurídicas públicas y/o privadas que desarrollan actividades de exploración, explotación y/o transporte en el área minero, energética, construcción de la infraestructura y de erradicación de cultivos ilícitos.

Que así mismo, el Ministerio de Defensa Nacional expidió el Manual de Contratación adoptado mediante la Resolución No. 6302 del 31 de julio de 2014, en el que establecieron las pautas aplicables en la actividad contractual del Ministerio de Defensa Nacional, sus Unidades Ejecutoras y dependencias de conformidad con lo establecido en la Ley aplicable, en procura de unificar sistemática y eficazmente los procedimientos en pro de la satisfacción del interés público y a efecto de cumplir los fines de la contratación estatal.

Que la gestión administrativa del Ministerio de Defensa Nacional debe adelantarse de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables. Sin perjuicio de lo anterior, los destinatarios del presente Manual deberán aplicar aquellas disposiciones normativas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia del mismo.

Que el artículo 61 de la Ley 489 de 1998, establece como función de los Ministros, vigilar el cumplimiento de las actividades que por mandato legal se hayan otorgado a dependencias de sus ministerios, así como de las que se hayan delegado en funcionarios de este.

Que mediante el artículo 1° del Decreto 742 de 2021 se modificó el artículo 2.2.22.2.1. del Decreto 1083 del 2015, adicionando la Política de Compras y

Contratación Pública como una política de gestión y desempeño institucional, “con el fin de que las entidades estatales gestionen adecuadamente sus compras y contrataciones públicas a través de herramientas tecnológicas, lineamientos normativos, documentos estándar, técnicas de abastecimiento estratégico e instrumentos de agregación de demanda”.

Que teniendo en cuenta los diferentes cambios normativos que regulan la actividad contractual, como de las políticas internas de la Entidad, se hace necesario realizar la actualización al Manual de Contratación y de Convenios.

Que se ha procurado que en el Ministerio se impartan instrucciones para el debido desarrollo de la actividad administrativa, por lo que se hace necesario expedir el presente Manual, todo lo cual, propendiendo por la transparencia de toda la gestión que realiza en la suscripción de los contratos y los convenios.

1.1. GLOSARIO

1.2. NORMATIVIDAD

PARTE I - GENERAL

PARTE II - DE LA CONTRATACIÓN

CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

1.1. NATURALEZA JURÍDICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

1.2. OBJETIVOS

1.2.1. Objetivo General.

1.2.2. Objetivos Específicos.

1.3. APLICACIÓN, DESTINATARIOS Y/O USUARIOS DEL MANUAL

1.4. PRINCIPIOS.

1.5. COMPETENCIA PARA CONTRATAR.

1.6. FUNCIÓN DE IMPULSO Y SEGUIMIENTO.

1.7. INSTANCIAS DE DECISIÓN EN MATERIA CONTRACTUAL.

CAPÍTULO II. VIGILANCIA Y CONTROL EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

2.1 CONCEPTO PREVIO PARA CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Y PARA LA CONTRATACIÓN QUE REQUIERA RESERVA PARA SU ADQUISICIÓN.

2.2 CONVENIOS CON ENTIDADES PÚBLICAS O PRIVADAS DE ORIGEN NACIONAL, REGIONAL E INTERNACIONAL.

2.3 SEGUNDOS COMANDANTES DE FUERZA Y SUBDIRECTORES.

2.4 HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO.

2.4.1. Visitas a Unidades Delegatarias (Situación Contractual).

2.4.2. Talleres de Capacitación y Seguimiento.

2.5 COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS DE BIENES ASEGURABLES.

CAPÍTULO III. CONSULTA, ASESORÍA E INSTANCIAS DE COORDINACIÓN PROCESOS DE CONTRATACIÓN

3.1 COMITÉ DE ADQUISICIONES

3.1.1. Composición de los Comités de Adquisiciones para Contratos Delegados (Diferentes a las Dependencias Delegatarias de la Unidad de Gestión General) Según las Cuantías que se Indican para Cada Caso, Serán Integrantes del Comité de Adquisiciones en el Comando General de las Fuerzas Militares, el Ejército Nacional, la Armada Nacional, la Fuerza Aérea Colombiana, la Dirección General de Sanidad Militar y la Dirección General Marítima.

3.1.2. Para cuantías comprendidas entre los 5.000 hasta los 8.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (diferentes a las contrataciones indicadas en el numeral 14.1.) De todas las unidades ejecutoras (salvo las dependencias delegatarias de la unidad de gestión general)

3.1.3. Para cuantías superiores a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes y menores a los 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes de todas las unidades ejecutoras (salvo las dependencias delegatarias de la unidad de gestión general)

3.1.4. Para cuantías superiores a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes en el fondo de defensa técnica y especializada de los miembros de la Fuerza Pública – FONDETEC, en la dirección de veteranos y rehabilitación inclusiva (DIVRI) y en la secretaría ejecutiva de la comisión colombiana del océano

3.1.5. Para los Procesos de Contratación Adelantados por la Dirección de la Agencia de Compras FAC.

3.1.5.1. Procesos para mantenimiento de motores y componentes mayores de cuantía superior a USD$200.000.

3.1.5.2. Para procesos de AOG (AIRCRAFT ON GROUND), capacitación y entrenamiento, publicaciones y suscripciones y en general para los procesos de cuantía igual o superior a USD$200.000.

3.1.6. Funciones del Comité de Adquisiciones

3.1.7. Secretario Técnico del Comité De Adquisiciones y sus Funciones

3.1.8. De la Convocatoria y Sesiones del Comité.

3.2 COMITÉS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES

3.2.1 Comité estructurador técnico, jurídico y económico: la

3.2.2 Comité evaluador o de verificación técnico, jurídico y económico

3.2.2.1 Momento y plazo para el ejercicio de la función evaluadora.

3.2.2.2 Los Comités Evaluadores, tendrán las siguientes funciones.

3.3 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

3.4 INSTANCIAS DE COORDINACIÓN EN EL PROCESO CONTRACTUAL

3.4.1 Gerentes de Área Funcional

3.4.2 Gerencias de Proyectos de Unidad Ejecutora.

CAPÍTULO IV. PLANEACIÓN EN LA CONTRATACIÓN

4.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

CAPÍTULO V. CENTRALIZACIÓN LA CONTRATACIÓN Y OTROS LINEAMIENTOS GENERALES EN LA CONTRATACIÓN

5.1 PROCESOS DE CONTRATACIÓN CENTRALIZADOS.

5.2 PAUTAS PARA LA CENTRALIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN.

5.2.1 Plan anual de adquisiciones desagregado

5.3 LINEAMIENTOS PARA PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE BIENES O SERVICIOS AERONÁUTICOS.

5.3.1 Horas de Vuelo

5.3.2 Repuestos y Servicios de Mantenimiento.

5.3.3 Proveedor Exclusivo.

5.4 AGENCIA DE COMPRAS FAC (ACOFA).

5.5 PAUTAS PARA LA CONTRATACIÓN CON RECURSOS DE SANIDAD

CAPÍTULO VI. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

6.1 RESPONSABLES EN CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

6.2 ETAPA PRECONTRACTUAL.

6.2.1 Sección I. Etapa de la Planeación

6.2.1.1 Estudios y Documentos Previos

6.2.1.2 Contenido de los Estudios y Documentos Previos.

6.2.1.3 Descripción de la Necesidad

6.2.1.4 Objeto Por Contratar

6.2.1.5 Especificaciones Técnicas del Objeto a Contratar

6.2.1.6 Modalidad de Selección del Contratista, justificación y fundamentos jurídicos

6.2.1.7 El Valor Estimado del Contrato y la justificación del mismo

6.2.1.8 Criterios para Seleccionar la Oferta más Favorable

6.2.1.9 El Análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo:

6.2.1.10 Las Garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación

6.2.1.11 La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial

6.2.1.12 Trato Nacional a ofertas de origen extranjero

6.2.1.13 Certificado de Disponibilidad Presupuestal

6.2.1.14 Estudios Técnicos y Diseños

6.2.2 Sección II. Modalidades de Selección del Contratista.

6.2.2.1 Licitación pública

6.2.2.2 Selección abreviada

6.2.2.2.1 La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes

6.2.2.2.1.1 Subasta inversa

6.2.2.2.1.2 Subasta Inversa Electrónica

6.2.2.2.1.3 Compra por Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxxx

6.2.2.2.2 Menor Cuantía.

6.2.2.3 Concurso de méritos

6.2.2.3.1 Procedimiento de precalificación

6.2.2.3.2 Procedimiento de selección

6.2.2.4 Contratación directa

6.2.2.4.1 Procedimiento Contratación Directa

6.2.2.4.2 Procedimiento aplicable a los Convenios Interadministrativos

6.2.2.4.3 Contratación de bienes y servicios en el Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para su adquisición.

6.2.2.4.4 Adquisición de bienes y servicios con cargo a Gastos Reservados

6.2.2.4.5 Matriz Acuerdos o Convenios Interinstitucionales Entre Gobiernos

6.2.2.4.5.1 Requisitos Previos a los Acuerdos o Convenios de Ventas Interinstitucionales entre Gobiernos.

6.2.2.4.6 Convenios Especiales de Cooperación de Ciencia, Tecnología e Innovación en el Sector Defensa y Seguridad

6.2.2.5 Mínima Cuantía

6.2.2.5.1 Procedimiento Mínima Cuantía

6.2.2.5.2 Grandes Superficies

6.3 ETAPA CONTRACTUAL

6.3.1 El Contrato

6.3.1.1 Requisitos de suscripción

6.3.1.2 Requisitos de perfeccionamiento

6.3.1.3 Requisitos de Ejecución

6.3.1.3.1 Garantías en los Contratos

6.3.1.3.2 Clases de garantías

6.3.1.3.3 Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías

6.3.1.3.4 Preservación de las garantías

6.3.1.4 Publicación del Contrato

6.3.1.5 El Pago o Desembolso

6.3.1.6 De la supervisión o interventoría de los contratos.

6.3.2 Situaciones Que Pueden Presentarse En La Ejecución Del Contrato

6.3.2.1 Modificación al Contrato

6.3.2.2 Adición del Contrato

6.3.2.3 Suspensión y Reinicio del Contrato

6.3.2.4 Cesión del Contrato

6.3.2.4.1 Procedimiento Cesión del Contrato.

6.3.2.5 Cesión de Pago de Derechos Económicos

6.3.2.5.1 Procedimiento cesión de Derechos Económicos: El trámite de la cesión

6.3.2.6 Resciliación o Terminación Anticipada de Mutuo Acuerdo.

6.4 ETAPA POSTCONTRACTUAL

6.4.1 Acta de terminación

6.4.2 Acta de liquidación

6.4.2.1 Liquidación Unilateral por el Ministerio de Defensa Nacional - Unidad Ejecutora o Dependencias Delegataria

6.4.2.2 Liquidación Judicial

6.4.2.3 Extensión del plazo para la liquidación de los contratos

6.4.3 Cierre del Expediente del Contrato Estatal

6.4.3.1 Cierre del Expediente del contrato estatal – liquidado

6.4.3.2 Cierre del Expediente del contrato estatal – no liquidado

CAPÍTULO VII. RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL CAPÍTULO VIII. RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES,

CONFLICTOS DE INTERESES, POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN Y POLÍTICA ANTISOBORNO

8.1 RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERÉS

8.1.1 Inhabilidades

8.1.2 Inhabilidad sobreviniente

8.1.3 Otras inhabilidades

8.2 INCOMPATIBILIDADES

8.3 CONFLICTO DE INTERESES

8.3.1 Publicación declaraciones de bienes, rentas y registro de conflicto de intereses

8.4 PACTO DE INTEGRIDAD DE LOS FUNCIONARIOS COMPROMETIDOS EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL

8.5 POLÍTICAS ANTICORRUPCIÓN

8.5.1 Cumplimiento de políticas ministeriales

8.6 POLÍTICA ANTISOBORNO

8.6.1 Objetivos del Sistema de Gestión Antisoborno

8.6.2 Prácticas Indebidas

8.7 ACCIÓN DE REPETICIÓN

CAPÍTULO IX. ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO, INCLUYENDO SU ELABORACIÓN, EXPEDICIÓN, PUBLICACIÓN, ARCHIVO Y DEMÁS ACTIVIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CAPÍTULO X. RECOMENDACIONES GENERALES

10.1 NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTÁNDAR

10.2 EN MATERIA ARBITRAL

10.3 DOTACIÓN DE VESTIDO CIVIL PARA EL PERSONAL QUE SE ENCUENTRE PRESTANDO EL SERVICIO MILITAR OBLIGATORIO

10.4 PREFERENCIA A LA INDUSTRIA NACIONAL

10.5 ADQUISICIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

10.5.1 Acuerdos Marco de Precios

10.6 EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD

10.7 MUESTRAS

10.7.1 No exigencia de muestras

10.7.2 En relación con los procesos de Contratación de armamento, blindados, artillería y en general adquisiciones de bienes y servicios por el mecanismo del Acuerdo o Convenio Interinstitucionales entre Gobiernos

CAPÍTULO XI. UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL

11.1 CATALOGACIÓN

CAPÍTULO XII. LINEAMIENTOS FRENTE A LA FUNCIÓN PREVENTIVA DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL

12.1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

12.2 PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

PARTE III - DE LOS CONVENIOS DE COLABORACIÓN MINERO – ENERGÉTICOS INTRODUCCIÓN

CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES

1.1 GLOSARIO:

1.2 CONDICIONES GENERALES

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General

1.3.2 Objetivos Específicos

1.4 DESTINATARIOS:

1.5 PRINCIPIOS

1.5.1 Principios Voluntarios Seguridad y Derechos Humanos

1.6 MARCO ÉTICO

1.7 MARCO NORMATIVO

1.8 COMPETENCIA

CAPITULO II. INSTANCIAS DE DECISIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

2.1 COMITÉ ASESOR DE CONVENIOS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

2.1.1 Presidente y Secretario del Comité Asesor de Xxxxxxxxx:

2.1.2 Sesión del Comité Asesor de Convenios

2.1.3 Quorum para Sesionar y Deliberar en el Comité Asesor de Convenios.

2.2 MISIONES PARTICULARES DE CADA MIEMBRO PARTICIPANTE EN EL COMITÉ ASESOR DE CONVENIOS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

2.2.1 Viceministerio para la Estrategia y Planeación

2.2.2 Secretaría General

2.2.3 Dirección de Seguridad Nacional

2.2.4 Dirección de Planeación y Presupuesto

2.2.5 Dirección de Finanzas

2.2.6 Dirección de Contratación Estatal

2.2.7 Dirección de Convenios de cada una de las Unidades Ejecutoras o quien haga sus veces

2.3 MISIONES PARTICULARES DE LOS OTROS DESTINARIOS

2.3.1 Comando General de las Fuerzas Militares

2.3.2 Segundos Comandantes de las Fuerzas Militares

2.3.3 Dependencia Principal a la cual Pertenezcan las Direcciones de Convenios de cada una de las Fuerzas

2.3.4 Supervisores

2.3.4.1 Funciones Generales de los Supervisores de los Convenios

2.3.4.2 Supervisor General.

2.3.4.3 Supervisores Específicos.

2.3.4.4 Supervisor(es) de la Empresa.

CAPITULO III. INSTANCIA DE COORDINACIÓN

3.1 DIRECTOR DE CONVENIOS DE LA UNIDAD EJECUTORA O QUIEN HAGA SUS VECES

3.1.1 Calidades del Director de Convenios o quien hagas sus veces

3.2 COMITÉ DE COORDINACIÓN:

3.2.1 Integrantes del Comité de Coordinación

3.2.2 Periodicidad de las Reuniones

3.2.3 Funciones del Comité de Coordinación

CAPITULO IV. ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN

4.1 PLANEACIÓN:

4.1.1 Tiempo de la Etapa de Planeación y Estructuración

4.2 ESTUDIOS PREVIOS Y SU CONTENIDO

4.2.1 Descripción de la Necesidad.

4.2.2 Objetivo Común Perseguido

4.2.3 Sectores de Interés y Actividades Objeto de Protección

4.2.4 Cuantificación de los Aportes

4.2.5 Vigencia del Convenio o Acuerdo Derivado.

4.2.6 Estimación, Tipificación y Asignación de los Riesgos que Puedan Afectar la Ejecución del Convenio o Acuerdo Derivado

4.2.7 Vigilancia y Control de la ejecución de convenios o acuerdos derivados

4.2.8 Protocolo de Comunicación

4.2.9 Causales de Terminación

4.2.10 Resultado Esperado por las Partes con la Ejecución

4.3 PROCEDIMIENTO PARA EL AVAL Y SUSCRIPCIÓN DEL CONVENIO O ACUERDO DERIVADO.

4.4 FIRMA DEL CONVENIO O ACUERDO DERIVADO.

CAPITULO V. ETAPA CONTRACTUAL

5.1 EJECUCIÓN DEL CONVENIO O ACUERDO DERIVADO.

5.1.1 Presentación de los Planes de Inversión y/o Necesidades

5.1.2 Revisión de los Planes de Inversión y/o Necesidades

5.1.3 Acciones del Comité de Coordinación

5.1.4 Tercero que Interviene en la Ejecución del Convenio o Acuerdo Derivado (Cuando Aplique)

5.1.5 Aspectos Financieros para tener en cuenta en la ejecución del CONVENIO o ACUERDO DERIVADO.

5.2 SUPERVISIÓN DEL CONVENIO O ACUERDO DERIVADO.

5.2.1 Momento y Plazo para Ejercer la Función de Supervisión y/o Seguimiento:

5.2.2 Facultades y Obligaciones de los Supervisores del Convenio o Acuerdo Derivado.

CAPITULO VI. TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONVENIO O ACUERDO DERIVADO

6.1 LIQUIDACIÓN DE LOS COMPROMISOS CONTRAÍDOS

6.2 PROCEDIMIENTO PARA LA APROBACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN

6.3 LIQUIDACIÓN UNILATERAL

PARTE IV – DISPOSICIONES FINALES

1.1. EL MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL.

1.2. EL COMANDANTE GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES, COMANDANTES DE FUERZAS, DELEGATARIOS CONTRACTUALES, Y EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL (EN LO APLICABLE A DICHA FUERZA), TENDRÁN COMO RESPONSABILIDAD

1.3. EL VICEMINISTERIO DE VETERANOS Y DEL GRUPO SOCIAL EMPRESARIAL DEL SECTOR DEFENSA-GSED.

1.4. LA SECRETARÍA GENERAL.

1.5. LA OFICINA DE CONTROL INTERNO SECTORIAL DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.

1.6. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN

ANEXOS - CONVENIOS DE COLABORACIÓN MINERO – ENERGÉTICOS

Anexo 1. Acta de Estructuración Anexo 2. Estudio Previo

Anexo 3. Conflicto de Interés Anexo 4-1. Preámbulo

Anexo 4-2. Cuerpo Estándar Anexo 4-3. Modelo ANEXO 1

Anexo 5. Informe Supervisor Trimestral / Final Anexo 6. Acta de Liquidación

Anexo 6-1. Cuadro Maestro

PARTE I - GENERAL

1.1 GLOSARIO

Acuerdos comerciales: Tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Acuerdo de Cooperación Industrial y/o Social OFFSET: Contrato estatal suscrito entre el Ministerio de Defensa Nacional y un proveedor de bienes o servicios para la defensa y seguridad nacional y/o de los bienes o servicios que según los términos de la Ley 1150 de 2007 requieren reserva para su adquisición, en virtud del cual, el contratista extranjero (proveedor) se obliga para con el contratante (Ministerio de Defensa Nacional), a celebrar convenios derivados de cooperación industrial y social relacionada con la adquisición en materia de defensa. De conformidad con el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, el alcance de estos convenios se rige por el principio de la “autonomía de la voluntad privada”, a cuyo amparo las partes están habilitadas para acordar los términos que rigen su relación con la mayor amplitud posible, en tanto no se viole la ley, lo que permite adaptar el negocio a las cambiantes exigencias de los offsets.

Acuerdos o Convenios Interinstitucionales entre Gobiernos: Acto jurídico generador de obligaciones suscrito con personas extranjeras de derecho público, que puedan someterse a los reglamentos de estas últimas personas, entendiendo personas extranjeras de derecho público como los Estados y sus correspondientes entidades públicas, con los cuales previamente el Ministerio de Defensa Nacional ha firmado Memorando de Entendimiento que en términos generales permiten el intercambio o adquisición de bienes y servicios con destino a la defensa y seguridad nacional.

Acuerdo Marco: Contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

Adendas: Documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.

Adjudicación: Es la decisión emanada por el Ordenador del Gasto, por medio de la cual determina el adjudicatario del contrato, y a quien en consecuencia corresponderá, como derecho y como obligación, su suscripción y el cumplimiento de las obligaciones allí establecidas.

Acta de Inicio: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha de inicio de la ejecución de ciertos contratos, convenios y negocios jurídicos de naturaleza contractual, cuando así sea pactado. A partir de dicha fecha se contabiliza el inicio del plazo de ejecución, lo cual ocurrirá únicamente cuando ya se haya aprobada la garantía y se haya expedido el registro presupuestal.

Acta de Reinicio: Documento suscrito entre el contratista y el ordenador de gasto, mediante el cual dan reinicio a la ejecución del contrato

Archivo de expediente contractual: Documento mediante el cual consta que se efectuó la verificación documental del expediente del proceso de contratación, procede cuando el Contrato no requiere liquidación, no tiene obligaciones posliquidación y las partes se encuentran x xxx y salvo

Bienes y servicios de características técnicas uniformes: Bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Capacidad Residual o K de Contratación: Aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.

Cierre del Expediente: Documento mediante el cual se deja constancia del cierre del expediente del proceso de contratación, una vez vencidos los términos de las garantías de calidad, estabilidad, mantenimiento o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Con sujeción a lo previsto en el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015.

Contratos o Convenios Estatales: Todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades Públicas.

Documentos del Proceso: Los Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

Estudio xx xxxxxxx: Es el estudio xx xxxxxxx del Proceso de Contratación para seleccionar los Proveedores de un instrumento de agregación de demanda.

Etapas del contrato: Fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Garantías Contractuales: Instrumento de cobertura de los riesgos generados con ocasión de la actividad contractual de las entidades estatales en las etapas precontractual, contractual y poscontractual, así como también de la derivada de la responsabilidad civil extracontractual generada por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas. Las modalidades de estas garantías establecidas por la Ley son el contrato de seguro (póliza), patrimonio Autónomo, Garantía Bancaría.

Gestión Contractual: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los procesos de contratación del Ministerio.

Grandes superficies: Establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Interventoría: Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, esta figura procede cuando el seguimiento del contrato suponga un conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión de este lo justifiquen. No obstante, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar además el seguimiento administrativo, financiero, contable, jurídico social, ambiental, etc. del objeto o contrato dentro de la interventoría. En principio las figuras de la supervisión y la interventoría son excluyentes, salvo que expresamente se justifique la necesidad de contratar ambas figuras de manera concomitante.

Manual de Contratación: Es el documento que da a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública la forma como opera la Gestión Contractual del Ministerio de Defensa Nacional.

Mipyme: Micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

Período contractual: Cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Plan Anual de Adquisiciones: Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente título.

Política Antisoborno: Implementar, mediante la gestión del riesgo, acciones y controles para prevenir, detectar y responder a posibles casos de soborno.

Proceso de Contratación: Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

Proveedor: Cualquier interesado en participar en el Sistema de Compra Pública vendiendo bienes, obras o servicios a las Entidades Estatales.

Riesgo: Evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.

SECOP II: Es la nueva versión del SECOP para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea. Desde su cuenta, las Entidades Estatales (Compradores) pueden crear y adjudicar Procesos de Contratación, registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los Proveedores también pueden tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los Procesos y enviar observaciones y Ofertas.

Servicios nacionales: Servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana.

SIIF: Es el sistema integrado de información financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Sistema de Compra Pública: Es la estructura organizada para tomar decisiones de gasto público con el propósito de poner a disposición de las personas los bienes, obras y servicios a cargo de las Entidades Estatales, el cual está conformado por los actores xxx xxxxxxx, la regulación y los procedimientos aplicables al mercado y sus actores, las autoridades encargadas de aplicar tales regulaciones y procedimientos, los sistemas de información y las relaciones entre los actores, las autoridades y las Entidades Estatales.

Supervisión: Consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos, conforme las previsiones de la Ley 1474 de 2011.

Tienda Virtual del Estado Colombiano: Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores a través del cual deben hacerse las transacciones del instrumento de agregación de demanda.

1.2 NORMATIVIDAD

LEYES:

Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Ley 678 de 2001: Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición.

Ley 816 de 2003: Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través de la contratación pública.

Ley 996 de 2005: Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1089 de 2006: Por medio de la cual se regula la adquisición de bienes y servicios destinados a la defensa y seguridad nacional.

Ley 1150 de 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

Ley 1219 de 2008: Por la cual se establece el Régimen de Contratación con cargo a gastos reservados.

Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1508 de 2012: Por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público-Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones

Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Ley 1751 de 2015: Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones.

Ley 1861 de 2017: Por la cual se reglamenta el servicio de reclutamiento, control de reservas y la movilización.

Ley 1882 de 2018: Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la Ley de Infraestructura y se dictan otras disposiciones.

Ley 1952 de 2019: Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario.

Ley 1955 de 2019: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022.

“Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”.

Ley 2014 de 2019: Por medio de la cual se regulan las sanciones para condenados por corrupción y delitos contra la Administración pública, así como la cesión unilateral administrativa del contrato por actos de corrupción y se dictan otras disposiciones.

Ley 2022 de 2020: Por la cual modifica el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 y se dictan otras disposiciones.

Ley 2024 de 2020: Por medio de la cual se adoptan normas de pago en plazos justos en el ámbito mercantil y se dictan otras disposiciones en materia de pago y facturación.

Ley 2040 de 2020: Por medio de la cual se adoptan medidas para impulsar el trabajo para Adultos Mayores y se dictan otras disposiciones.

Ley 2069 de 2020: Por medio de la cual se impulsa el emprendimiento en Colombia.

Ley 2080 de 2021: Por medio de la cual se reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 1437 de 2011- y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción.

Ley 2160 de 2021: Por medio de la cual se modifica la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.

Ley 2159 de 2021: Por la cual se decreta el presupuesto xx xxxxxx y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 10. de enero al 31 de diciembre de 2022.

Ley 2195 de 2022: Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones.

DECRETOS:

Decreto 393 de 1991: Por el cual se dictan normas sobre asociación para actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y creación de tecnologías

Decreto 591 de 1991: Por el cual se regulan las modalidades específicas de contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas.

Decreto 660 de 2007: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1089 de 2006. (Compilado por el Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”).

Decreto 4170 de 2011: Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, se determinan sus objetivos y estructura.

Decreto 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 1068 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público.

Decreto 1070 de 2015: Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Defensa.

Decreto 1074 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (compiló Decreto 660 de 2007).

Decreto 1081 de 2015: Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del Sector Administrativo de Presidencia de la República.

Decreto 1082 de 2015: Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

Decreto 780 de 2016: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social

Decreto 1676 de 2016: Por el cual se modifican los artículos 2.1.1.2 y 2.2.1.2.4.1.1 del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, en lo relacionado con el ámbito de aplicación del DUR y la aplicación de Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación.

Decreto 092 de 2017: Por el cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.

Decreto 392 de 2018: Por medio del cual se reglamentan los incentivos en los procesos de contratación a favor de personas con discapacidad previstos en la Ley 1618 de 2013.

Decreto 342 de 2019: Por el cual se adiciona la Sección 6 y la Subsección 1 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

Decreto 594 de 2020: Por el cual se modifica el artículo 2.2.1.2.6.1.6. y se adiciona la Subsección 3, a la Sección 6, del Capítulo 2, del Título 1, de la Parte 2, del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

Decreto 1733 de 2020: Por el cual se reglamenta la Ley 2024 de 2020, en lo respectivo a la obligación de pago en plazos justos.

Decreto 2096 de 2020: Por el cual se adiciona la Subsección 2, de la Sección 6, del Capítulo 2, del Título 1, de la Parte 2, del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

Decreto 310 de 2021: Por el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, sobre las condiciones para implementar la obligatoriedad y aplicación de los Acuerdos Marco de Precios y se modifican los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y 2.2.1.2.1.2.12. del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

Decreto 399 de 2021: Por el cual se modifican los artículos 2.2.1.1.2.1.1., 2.2.1.2.1.3.2. y 2.2.1.2.3.1.14., y se adicionan unos parágrafos transitorios a los artículos 2.2.1.1.1.5.2., 2.2.1.1.1.5.6. y 2.2.1.1.1.6.2. del Decreto 1082 de 2015,

Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

Decreto 579 de 2021: Por el cual se sustituyen los parágrafos transitorios del artículo 2.2.1.1.1.5.2., el parágrafo transitorio 1° del artículo 2.2.1.1.1.5.6., así como el parágrafo transitorio del artículo 2.2.1.1.1.6.2. del Decreto 1082 de 2015, Único

Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, para que los proponentes acrediten el mejor indicador financiero y organizacional de los últimos 3 años, con el fin de contribuir a la reactivación económica.

Decreto 680 de 2021: Modifica parcialmente el artículo 2.2.1.1.1.3.1. y se adiciona el artículo 2.2.1.2.4.2.9. al Decreto número 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, en relación con la regla de origen de servicios en el Sistema de Compra Pública.

Decreto 742 de 2021: Por medio del cual se modifica el artículo 2.2.22.2.1. del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, con el fin de incorporar la política de Compras y Contratación Pública a las políticas de gestión y desempeño institucional.

Decreto 1279 de 2021: Por el cual se reglamenta el artículo 6 de la Ley 1920 de 2018 y se adicionan unos artículos a la Subsección 2 de la Sección 4 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

Decreto 1860 de 2021: Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, con el fin reglamentar los artículos 30, 31, 32, 34 y 35 de la Ley 2069 de 2020, en lo relativo al sistema de compras públicas y se dictan otras disposiciones.

Decreto 441 de 2022: Por medio del cual se sustituye el Capítulo 4 del Título 3 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 780 de 2016 relativo a los acuerdos de voluntades entre las entidades responsables de pago, los prestadores de servicios de salud y los proveedores de tecnologías en salud

Decreto 442 de 2022: Por el cual se modifica el Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, con el fin de reglamentar el artículo 36 de la Ley 2059 de 2020 en lo relativo a la promoción de las compras públicas de tecnología e innovación.

Los demás lineamentos, Guías, Circulares y/o Manuales adoptados mediante acto administrativo expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Estatal -Colombia Compra Eficiente y demás normas complementarias en materia contractual.

PARTE II – DE LA CONTRATACIÓN

CAPÍTULO I.

ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Este Capítulo expone los lineamientos generales que el responsable contractual debe tener en cuenta al momento de adelantar cualquiera de los procedimientos de selección de contratistas contemplados en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Se establecen en éste las directrices mínimas a tener en cuenta en cualquiera de las diferentes modalidades de contratación que se adelanten, ya sea Licitación, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa o Mínima Cuantía.

1.1 NATURALEZA JURÍDICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

El Ministerio de Defensa es una entidad pública de orden nacional que hace parte del Sector Central de la Administración Pública Nacional, tal como lo estipula la Ley 489 de 29 de Diciembre de 1998, cuyos objetivos primordiales son: la formulación y adopción de las políticas, planes generales, programas y proyectos del Sector Administrativo Defensa Nacional, para la defensa de la soberanía, la independencia y la integridad territorial, así como para el mantenimiento del orden constitucional y la garantía de la convivencia democrática.

La estructura del Ministerio de Defensa Nacional se encuentra regulada en la actualidad por el Decreto 1874 de 2021, como aparece en el organigrama de la ilustración.

<.. image(Interfaz de usuario gráfica Descripción generada automáticamente) removed ..>

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo General.

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto 1082 de 2015, el objeto del presente Manual consiste en i) establecer la forma como opera la Gestión Contractual del Ministerio de Defensa, (ii) dar a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública la forma en que opera dicha Gestión Contractual. iii) establecer las tareas que en materia contractual deben ser acogidas por los competentes en atención a las delegaciones y desconcentraciones para el efecto existentes en el MDN, iv) fijar las actividades de control y seguimiento que sobre los contratos estatales celebrados por el Ministerio de Defensa deben adelantarse a efecto de verificar el cumplimiento de los fines de la contratación y v) ser un instrumento de Gestión Estratégica puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional del Ministerio de Defensa.

En el anterior contexto, el presente Manual sirve además para dotar a sus destinatarios de un instrumento guía en los procesos de contratación estatal, para garantizar el cumplimiento de los altos niveles de calidad y eficiencia en su gestión, y así cumplir y lograr los cometidos institucionales.

1.2.2 Objetivos Específicos.

Dotar al Ministerio de Defensa Nacional y a sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias de una herramienta que propenda por la efectividad, claridad y transparencia de sus procesos de selección.

Unificar procedimientos para ejercer la actividad contractual a partir de criterios uniformes sobre la aplicación de las normas que rigen la actividad contractual de las entidades estatales.

Propender por la debida y oportuna ejecución de los recursos asignados al Ministerio de la Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias.

Garantizar unidad de criterio sobre preceptos y procedimientos en materia de contratación estatal.

1.3 APLICACIÓN, DESTINATARIOS Y/O USUARIOS DEL MANUAL

Aplica para el Ministerio de Defensa Nacional y todas las Unidades Ejecutoras con sus dependencias que demanden bienes, servicios y obra pública necesarios para el cumplimiento de la misión constitucional. Inicia con la etapa precontractual, en la cual se deben elaborar los estudios y documentos previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios requeridos con base en el Plan Anual de Adquisiciones, continúa con la etapa contractual y culmina con la liquidación del contrato o etapa postcontractual.

Los destinatarios del presente Manual son:

Todos los servidores públicos (funcionarios y contratistas civiles y personal militar) del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras (Comando General de las Fuerzas Militares, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana, Dirección General de Sanidad Militar, Unidad de Gestión General, Dirección General Marítima y la Dirección de Veteranos y Rehabilitación Inclusiva "DIVRI") en desarrollo de los procesos de contratación y en lo que aplique a todas aquellas dependencias que sean objeto de delegación (actualmente la Comisión Colombiana del Océano - CCO, la Dirección del Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los miembros de la Fuerza Pública — FONDETEC y la Agencia de Compras de la Fuerza Aérea Colombiana (ACOFA).

En relación con la Policía Nacional, el alcance del presente Manual será frente a los principios que rigen la actividad contractual y los lineamientos referentes a la contratación centralizada, correspondientes a la PARTE II - DE LA CONTRATACIÓN. En lo que concierne a la PARTE III – DE LOS CONVENIOS MINERO – ENERGÉTICOS Y DE COOPERACIÓN, la misma no le es aplicable a dicha Unidad, por tratarse de una Sección Presupuestal independiente.

Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con el Ministerio de Defensa Nacional, los proponentes, los contratistas y las compañías aseguradoras, Colombia Compra Eficiente, entre otros.

1.4 PRINCIPIOS

La actividad contractual del Ministerio de Defensa Nacional, sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, como una manifestación de la función administrativa, debe desarrollarse de manera cohesionada con los conceptos de satisfacción del interés general, el cumplimiento de los fines estatales y los principios de transparencia, legalidad, buena fe, selección objetiva, moralidad, eficacia, economía, celeridad, eficiencia, imparcialidad y publicidad, entre otros, los cuales deben ser acatados por todos los servidores públicos de la Entidad.

1.5 COMPETENCIA PARA CONTRATAR

Entiéndase por competencia contractual la facultad que le asiste al Ministro de Defensa Nacional por mandato legal y a los distintos servidores públicos del Ministerio de Defensa Nacional en quienes éste, a través de la Resolución de Delegación, asigne dicha facultad, para adelantar los procesos de contratación, incluida la verificación de la ejecución y la liquidación de los contratos.

1.6 FUNCIÓN DE IMPULSO Y SEGUIMIENTO

La Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional, el Director, Jefe o Coordinador de Contratación o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria que tenga delegada la facultad de contratación, tienen la función de impulso y seguimiento en los procesos de competencia de los respectivos delegatarios.

1.7 INSTANCIAS DE DECISIÓN EN MATERIA CONTRACTUAL

Establézcase en el Ministerio de Defensa Nacional como instancias de decisión para absolver consultas y emitir conceptos generales en aspectos contractuales las siguientes:

o Primera Instancia: El Director, Jefe o Coordinador de Contratación o quien haga sus veces en cada Unidad Ejecutora o Dependencia que tenga delegada la facultad de contratación.

o Segunda Instancia: La máxima autoridad en materia contractual de cada Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria.

o Última Instancia: La Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional. En el evento de requerirse asesoría adicional para resolver el asunto sometido a concepto al interior de la Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria, está remitirá solicitud acompañada de los conceptos de la primera y segunda instancia.

Lo anterior, sin detrimento de las funciones atribuidas legalmente en la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.

CAPÍTULO II.

VIGILANCIA Y CONTROL EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

Los artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de las entidades públicas para crear y organizar Comités Internos de Trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas de la entidad. Adicionalmente en los Manuales de Contratación de las entidades estatales al ser una norma de carácter interno, se señalan, además, de los aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual, las acciones que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

En virtud de lo anterior, y a fin de ejercer el control y seguimiento de la contratación delegada para la adquisición de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, se emitirán directrices que fijen el desarrollo del mismo.

2.1 CONCEPTO

PREVIO

PARA

CONTRATOS

Y

CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS Y PARA LA CONTRATACIÓN QUE REQUIERA RESERVA PARA SU ADQUISICIÓN

Los contratos y convenios interadministrativos son una institución importante en el derecho de la organización administrativa del Estado que materializa el deber constitucional de cooperación entre entidades públicas. Estos se han enmarcado en dos principios fundamentales: (i) la libertad de pactos o autonomía de voluntades y

(ii) el principio de legalidad.

En aras impulsar las entidades que componen el Grupo Empresarial del Sector Defensa (GSED) y de obtener economía de escala, será preferente la celebración de contratos interadministrativos con dichas entidades y empresas siempre y cuando las condiciones de la oferta sean favorables para la entidad y satisfagan adecuadamente su necesidad, todo esto sin perjuicio del estricto cumplimiento de lo establecido en la normatividad contractual.

Para la celebración de contratos o convenios interadministrativos de cualquiera de las Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias del Ministerio de Defensa Nacional (este concepto no aplica para las contrataciones a cargo de la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General), se requerirá la emisión de concepto previo por parte de la Dirección de Contratación Estatal para aquellas contrataciones cuyo valor sea superior a 1000 SMLMV1.

1 Los convenios de cooperación para el desarrollo de actividades de ciencia, tecnología e innovación no se encuentran entre aquellos que se deben someter a concepto previo de la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de

El mismo requisito operará para las adquisiciones que se pretendan adelantar por la modalidad de contratación directa cuando los bienes y servicios requieran reserva para su adquisición2 y cuya cuantía sea superior a 1000 SMLMV.

Para tal efecto, la Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria deberá allegar solicitud de concepto a la Dirección de Contratación Estatal, anexando los siguientes documentos:

o Estudio y documentos previos.

o Certificado de Disponibilidad Presupuestal y oficio de autorización de vigencias futuras (cuando aplique).

o Certificado del Plan de Adquisiciones o documento equivalente.

o Documentos que designan Gerente de Proyecto y Comités Estructuradores y Evaluadores.

o Proyecto de Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa (cuando aplique).

o Proyecto de solicitud de oferta y sus anexos.

La revisión de los antecedentes remitidos para emitir el concepto previo del Ministerio de Defensa Nacional será por una sola vez, en consecuencia, en caso de que se formulen observaciones a los documentos revisados, será de responsabilidad exclusiva del competente contractual verificar que se realicen los ajustes y/o modificaciones pertinentes.

Los actos o contratos modificatorios y/o adicionales que se deriven de los procesos antes referidos, no requerirán concepto previo. Tampoco requerirán concepto previo los contratos interadministrativos de arrendamiento (de bienes muebles o inmuebles), comodatos (de bienes muebles o inmuebles), donaciones, contrataciones derivadas de la no existencia de pluralidad de oferentes en el mercado u otros objetos contractuales, cuando la naturaleza pública de la entidad no sea la motivación para la celebración, sino que su causa se sustente en otra causal de contratación directa. Están igualmente exceptuados del concepto previo los contratos o convenios interadministrativos que no impliquen erogación o ejecución del gasto para la Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria del Ministerio de Defensa Nacional.

Este concepto previo no se requerirá para los contratos interadministrativos de competencia de la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General.

Defensa. Dichos convenios se someten en su regulación a los Decretos Leyes 393 y 591 de 1991, la Ley 1286 de 2009 y el Documento CONPES 3582 de 2009 y las Directivas que se expidan para el efecto.

2 Ver nota en el numeral 6.2.2.4.3. relacionada con la causal de contratación directa correspondiente a la “Contratación de bienes y servicios en el Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para su adquisición”.

2.2. CONVENIOS CON ENTIDADES PÚBLICAS O PRIVADAS DE ORIGEN NACIONAL, REGIONAL E INTERNACIONAL.

Los competentes contractuales de las Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias del Ministerio de Defensa Nacional que adelanten la celebración de convenios con entidades públicas o privadas de origen nacional, regional e internacional donde se reciban recursos o aportes, bien sea en dinero o especie, previo a la suscripción de los mismos deberán informar y recibir concepto previo por parte de la Dirección de Planeación y Presupuesto del Ministerio de Defensa Nacional con el fin de llevar el debido control de ingreso de recursos o prestaciones en especie.

2.3. SEGUNDOS COMANDANTES DE FUERZA Y SUBDIRECTORES

Disponer al interior de cada Fuerza, de la Policía Nacional o de la Unidad Ejecutora, las herramientas necesarias para seguir la ejecución de los procesos de selección centralizados en el Ministerio de Defensa Nacional y los que se adelanten al interior de cada Fuerza, Policía Nacional o de la Unidad Ejecutora.

Mantener y fortalecer las oficinas de contratación en las Unidades Ejecutoras, como áreas de apoyo y asesoría para adelantar el control, ejecución e impulso de las tareas inherentes a los procesos de selección de su Fuerza. El Comando de Fuerza dispondrá lo necesario para dotar a este grupo con los recursos físicos, logísticos y técnicos pertinentes.

2.4. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO

2.4.1 VISITAS A UNIDADES DELEGATARIAS (SITUACIÓN CONTRACTUAL): Sin perjuicio del deber de control y seguimiento de la contratación delegada en cabeza de los Segundos Comandantes de cada Fuerza y de los gerentes, jefes o directores de las dependencias delegatarias en materia contractual, la Dirección de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional, en cumplimiento de su función de hacer seguimiento y velar por el cumplimiento de la normatividad en materia de contratación, realizará visitas selectivas y preventivas a las distintas unidades delegatarias con el fin hacer seguimiento a la actividad contractual delegada y velar por el cumplimiento de las normas vigentes.

Esta dependencia expedirá en el transcurso de los dos primeros meses de cada vigencia fiscal, una circular por medio de la cual establezca la metodología y cronograma de las visitas. El informe que resulte de dichas visitas contendrá recomendaciones y oportunidades de mejora para la Unidad o Dependencia visitada y será remitido, además del competente contractual, a la Oficina de Control Interno Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional, al Segundo Comandante y al Inspector de la Fuerza a la que pertenezca la unidad o dependencia visitada para que en el marco de sus competencias y de resultar pertinente procuren las acciones de mejora.

2.4.2 TALLERES DE CAPACITACIÓN Y SEGUIMIENTO: La Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional, programará, liderará y llevará a cabo los talleres de capacitación que permitan la aplicación exitosa de la normatividad vigente y de las políticas impartidas por este Despacho en materia contractual, con el fin de brindar a los funcionarios encargados de la contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, las herramientas y conocimientos que les permita hacer más eficiente y transparente el proceso contractual que tendrán bajo su dirección, responsabilidad y manejo.

Las fechas de realización de dichos talleres serán informadas con la debida antelación a la Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias.

2.5. COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS DE BIENES ASEGURABLES

⮚ Las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias (las indicadas en el numeral 1.3 del presente Manual) del Ministerio de Defensa Nacional, tendrán como Política de Administración de Riesgos y prevención de pérdidas de bienes asegurables, según los siguientes parámetros:

• Establecer planes de mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.

• Priorizar la inclusión de los recursos necesarios en los anteproyectos y proyectos de presupuesto, para la implementación de los planes de mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento, adecuación y aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.

• Emitir planes de mejoramiento para los eventos en que sea necesaria la recuperación de infraestructura, mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, con el fin de garantizar su disponibilidad y adecuado aseguramiento, de acuerdo a los recursos disponibles.

• Adoptar todas aquellas medidas o acciones que sean posibles y que tengan como objetivo la salvaguarda de los bienes asegurables a cargo de cada unidad ejecutora.

• Crear y mantener en funcionamientos Comités de Administración de Riesgos y prevención de pérdidas de bienes asegurables en cada Unidad Ejecutora y Dependencias Delegatarias.

• Establecer un plan de contingencia en caso de presentarse un daño o pérdida, para garantizar la reanudación de las actividades en el menor tiempo posible.

• Hacer seguimiento a los planes de mantenimiento y mejoramiento adoptados.

⮚ En cada Unidad Ejecutora y Dependencia Delegataria (las indicadas en el numeral 1.3 del presente Manual) del Ministerio de Defensa Nacional, deberá conformarse un Comité de Administración del Riesgos y prevención de pérdidas de bienes asegurables el cual se reunirá como mínimo una vez a cada dos (2) meses y tendrá las siguientes funciones:

• Determinar las acciones necesarias para reducir la siniestralidad que presenta la Unidad Ejecutora.

• Realizar de manera periódica el seguimiento al Plan de Mantenimiento de los bienes a cargo de la Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria, incluido cuando se trate de bienes inmuebles la revisión y mejora de la infraestructura.

• Coordinar con las dependencias que correspondan, la verificación de las zonas adyacentes a las construcciones y/o edificaciones a cargo de la Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria para identificar la existencia del riesgo o circunstancias que puedan agravar la condición del mismo y establecer un plan de acción para minimizarlo.

• Programar visitas de inspección a los bienes que presenten o hayan presentado en los dos (2) últimos años mayor índice de siniestralidad para identificar la (s) causa (s) dieron origen o puedan generar el suceso y proponer acciones conducentes a evitar la probabilidad de ocurrencia, así como verificar en estas visitas el estado de sistemas de protección contra rayo y puestas a tierra en los equipos de comunicación instalados en los cerros o sitios en donde se encuentran instalados los mismos.

• Hacer seguimiento a los planes para la implementación de nuevos depósitos de explosivos y municiones tipo para el caso de las Unidades Ejecutoras en que aplique.

• Estructurar un programa de administración del riesgo y prevención de pérdidas de bienes asegurables de la Unidad Ejecutora, que incluya entre otros temas para las Unidades que aplique las buenas prácticas en la instalación de sistemas de protección contra rayo y puestas a tierra en los cerros o sitios en donde se encuentran instalados equipos de comunicación.

• Gestionar la inclusión de los recursos necesarios en los anteproyectos y proyectos de presupuesto, para la implementación de los planes de mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento, adecuación y aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles a cargo de la Unidad Ejecutora.

• Las demás que correspondan a la naturaleza del Comité.

A partir de la expedición del presente Manual de Contratación y Convenios quedan sin efecto las funciones Comité de Administración del Riesgos y prevención de pérdidas de bienes asegurables del Ministerio de Defensa Nacional.

No obstante lo anterior, los diferentes Comités de Administración de Riesgos creados por cada una de las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias en vigencia de la Resolución 0133 del 15 enero de 2018, continuarán desempeñando sus funciones sin ningún cambio, dando aplicación a las reglas contenidas en el presente acápite.

CAPÍTULO III.

CONSULTA, ASESORÍA E INSTANCIAS DE COORDINACIÓN PROCESOS DE CONTRATACIÓN

3.1. COMITÉ DE ADQUISICIONES

El Comité de Adquisiciones en las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias del Ministerio de Defensa Nacional desarrollará su gestión, como un órgano consultivo de las decisiones a tomar por parte del ordenador del gasto frente a los procesos de selección para la contratación.

La función del Comité de Adquisiciones se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual, del Gerente de Proyecto, de los miembros del Comité Estructurador y Evaluador y les aplican las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses previstos en las diferentes disposiciones legales. Este Comité se convocará únicamente para dos instancias contractuales: a) recomendar la aprobación y publicación de los pliegos de condiciones definitivos y la apertura del proceso contractual, sin importar la modalidad de selección (en la contratación directa corresponderá a la recomendación de la invitación a ofertar); b) recomendar la adjudicación (o declaratoria de desiertos) de los procesos de contratación. El Comité de Adquisiciones se convocará exclusivamente en los procesos de contratación cuya cuantía sea superior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV). Para el caso de la Agencias de Compras FAC, se convocará el Comité de Adquisiciones en procesos de contratación en cuantía superior a los doscientos mil dólares de los Estados Unidos de América (USD$200.000,00).

El Comité de Adquisiciones no aplica ni para las para las contrataciones centralizadas y/o estratégicas que sean competencia del Despacho del Ministro de Defensa Nacional o de la Secretaría General, ni para las contrataciones delegadas de la Unidad de Gestión General – Dirección Administrativa.

La conformación de los Comités de Adquisiciones de las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias (diferentes a la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General) será la siguiente:

3.1.1 COMPOSICIÓN DE LOS COMITÉS DE ADQUISICIONES PARA CONTRATOS DELEGADOS (DIFERENTES A LAS DEPENDENCIAS DELEGATARIAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN GENERAL) SEGÚN LAS CUANTÍAS QUE SE INDICAN PARA CADA CASO, SERÁN INTEGRANTES DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES EN EL COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES, EL EJÉRCITO NACIONAL, LA ARMADA NACIONAL, LA FUERZA AÉREA COLOMBIANA, LA DIRECCIÓN GENERAL DE SANIDAD MILITAR Y LA DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA, LOS SIGUIENTES.

Serán integrantes del Comité de Adquisiciones para procesos de contratación en cuantía superior a 8.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes con destino al Comando General de las Fuerzas Militares, los siguientes funcionarios:

a) El Director Administrativo y Financiero del Comando General.

b) El Jefe de la División Financiera del Comando General.

c) El Jefe de la Dependencia usuaria de los elementos o servicios a adquirir.

d) El Gerente del proyecto.

e) El Asesor Legal del Comando General de las Fuerzas Militares.

Serán integrantes del Comité de Adquisiciones para procesos de contratación con destino al Ejército Nacional los siguientes funcionarios:

Para la Dirección de Adquisiciones: (en cuantía superior a 10.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes)

a) El Director Financiero de la Fuerza

b) El Subdirector de Adquisiciones

c) El Oficial Contratación de la Subdirección de Adquisiciones

d) El Oficial de Jurídica del área de contratación de la Subdirección de Adquisiciones

e) El Asesor Jurídico del Segundo Comandante del Ejército

f) El Gerente del proyecto

g) El Oficial de Comercio Exterior o su delegado, cuando el proceso contemple aspectos de comercio exterior.

Para la Subdirección de Adquisiciones (en cuantía comprendida entre 5.000 y 10.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes):

a) El Oficial de presupuesto logístico o su delegado

b) El Oficial Contratación de la Subdirección de Adquisiciones

c) El Oficial de Jurídica del área de contratación de la Subdirección de Adquisiciones

d) El Gerente del proyecto

e) El Oficial de Comercio Exterior o su delegado, únicamente cuando el proceso contemple aspectos de comercio exterior.

Para la Central Administrativa y Contable Especializada de Aviación – CENAC Aviación (en cuantía comprendida entre 5.000 y 15.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes).

a) El Oficial del Área Contratación de la CENAC Aviación

b) El Director Financiero de la Fuerza

c) El Asesor Jurídico para el área de contratación de la CENAC Aviación.

d) El Gerente del Proyecto

e) El Oficial de Comercio Exterior o su delegado únicamente cuando el proceso contemple estos aspectos.

Para la Central Administrativa y Contable Especializada de Ingenieros – CENAC Ingenieros (en cuantía superior a 5.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes)

a) El Oficial del Área Contratación de la CENAC de Ingenieros

b) El Director Financiero de la Fuerza

c) El Asesor Jurídico para el Área de Contratación de la CENAC de Ingenieros

d) El Gerente del Proyecto

e) El Oficial de Comercio Exterior o su delegado únicamente cuando el proceso contemple estos aspectos.

Para las Centrales Administrativas y Contables Especializados de Inteligencia, Telemática, Personal, Convenios y Educación. (en cuantía comprendida entre 5.000 y 10.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes)

a) El Oficial del área Contratación del respectivo CENAC

b) El Director Financiero de la Fuerza

c) El Asesor Jurídico para el área de contratación del respectivo CENAC

d) El Gerente del Proyecto

e) El Oficial de Comercio Exterior o su delegado únicamente cuando el proceso contemple estos aspectos.

Serán integrantes del Comité de Adquisiciones para procesos de contratación en cuantía superior a 8.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes con destino a la Armada Nacional, los siguientes funcionarios:

a) El Director de Economía y Finanzas de la Fuerza.

b) El Jefe de la Jefatura, Comandante o Director de la Dependencia Usuaria de los bienes y/o servicios a adquirir.

c) El Jefe de la Oficina de Contratos de la Armada Nacional.

d) El Jefe de la Oficina Jurídica de la Armada Nacional.

e) El Gerente del proyecto.

f) El Director de Comercio Exterior (Cuando el proceso y/o contrato contemple estos aspectos).

Serán integrantes del comité de adquisiciones para proceso de contratación en cuantía superior a 8.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes con destino a la Fuerza Aérea Colombiana los siguientes funcionarios:

a) El Jefe Departamento Estratégico de Asuntos Jurídicos y Derechos Humanos

b) El Jefe de la Jefatura o Director de la dependencia usuaria del bien y/o servicios a adquirir.

c) El Director Financiero

d) El Director de Compras Públicas

e) El Gerente del proyecto.

f) El Director Material DIMAT (Cuando el proceso y/o contrato contemple aspectos de Comercio exterior).

Serán integrantes del Comité de Adquisiciones para procesos de contratación con destino a la Dirección General de Sanidad Militar, los siguientes funcionarios:

Para la Dirección General de Sanidad Militar en cuantía superior a 10.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes, los siguientes funcionarios:

a) El Subdirector de Salud

b) El Subdirector Administrativo y Financiero

c) El Subdirector Técnico y de Gestión

d) El líder del área de planeación

e) El líder del área financiera

f) El líder del área jurídica

g) El líder del área de contratación

h) El Gerente de Proyecto

i) El Director de Sanidad del Ejército Nacional

j) El Director de Sanidad de la Armada de Colombia

k) El Jefe de la Jefatura de Salud de la Fuerza Aérea

Para las Direcciones de Sanidad del Ejército Nacional, la Armada Nacional y la Jefatura de Salud de la Fuerza Aérea Colombiana (en cuantía comprendida entre

5.000 y 10.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes):

a) El Subdirector líder de la dependencia que genera la necesidad

b) El líder del área de planeación

c) El líder del área financiera

d) El líder del área jurídica

e) El líder del área de contratación

f) El Gerente de Proyecto

Serán integrantes del comité de adquisiciones para procesos de contratación en cuantía superior a 5.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes adelantados por la Dirección General Marítima, los siguientes funcionarios:

a) El Coordinador del Grupo de Coordinación General

b) El Coordinador del Grupo Legal Marítimo.

c) El Subdirector de la Subdirección usuaria del bien y/o servicios a adquirir.

d) El Subdirector de la Subdirección Administrativa y Financiera

e) El Coordinador del Grupo de Planeación

f) El Gerente del Proyecto.

3.1.2. PARA CUANTÍAS COMPRENDIDAS ENTRE LOS 5.000 HASTA LOS 8.000 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES (DIFERENTES A LAS CONTRATACIONES INDICADAS EN EL NUMERAL 3.1.1.) DE TODAS LAS UNIDADES EJECUTORAS (SALVO LAS DEPENDENCIAS DELEGATARIAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN GENERAL)

Para la celebración de todos los contratos por cuantías iguales o superiores a los cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales y hasta las cuantías específicas indicadas el numeral 3.1.1. precedente, cualquiera que sea la Unidad Ejecutora de las arriba citadas con destino a la cual se vaya a contratar, se conformará un Comité de Adquisiciones que estará integrado por mínimo tres (3) miembros, los cuales serán designados por los respectivos competentes contractuales en cada Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria (según la Resolución de Delegación vigente), uno de los cuales debe tener carácter técnico y el otro encontrarse vinculado con el área financiera y/o de presupuesto de la Unidad Ejecutora correspondiente; el tercero deberá ser un abogado con conocimientos en contratación administrativa de la Unidad Ejecutora.

3.1.3. PARA CUANTÍAS SUPERIORES A 100 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES Y MENORES A LOS 5.000 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES DE TODAS LAS UNIDADES EJECUTORAS (SALVO LAS DEPENDENCIAS DELEGATARIAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN GENERAL)

Para la celebración de todos los contratos por cuantías superiores a cien (100) salarios mínimos legales mensuales, y menores a los cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes en todas las Unidades Ejecutoras (salvo las Dependencias Delegatarias de la Unidad de Gestión General), el Comité de Adquisiciones estará compuesto por mínimo (3) tres miembros, designados por el competente contractual, uno de los cuales debe tener carácter técnico, y el otro encontrarse vinculado con el área financiera y/o de presupuesto de la Unidad Ejecutora correspondiente; el tercero deberá ser un abogado preferiblemente con conocimientos en contratación administrativa de la Unidad correspondiente.

3.1.4. PARA CUANTÍAS SUPERIORES A 100 SALARIOS MÍNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES EN EL FONDO DE DEFENSA TÉCNICA Y ESPECIALIZADA DE LOS MIEMBROS DE LA FUERZA PÚBLICA – FONDETEC, EN LA DIRECCIÓN DE VETERANOS Y REHABILITACIÓN INCLUSIVA (DIVRI) Y EN LA SECRETARÍA EJECUTIVA DE LA COMISIÓN COLOMBIANA DEL OCÉANO

Para la celebración de todos los contratos por cuantías superiores a cien (100) salarios mínimos legales mensuales, en Fondo de Defensa Técnica y Especializada de los Miembros de la Fuerza Pública – FONDETEC, en la Dirección de Veteranos y

Rehabilitación Inclusiva (DEVRI) y en la Secretaría Ejecutiva de la Comisión Colombiana del Océano, el Comité de Adquisiciones estará compuesto por mínimo

(3) tres miembros, designados por el delegatario, uno de los cuales debe tener carácter técnico, y el otro encontrarse vinculado con el área financiera y/o de presupuesto de la dependencia correspondiente; el tercero deberá ser un abogado preferiblemente con conocimientos en contratación administrativa de la dependencia correspondiente.

3.1.5. PARA LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ADELANTADOS POR LA DIRECCIÓN DE LA AGENCIA DE COMPRAS FAC

3.1.5.1. PROCESOS PARA MANTENIMIENTO DE MOTORES Y COMPONENTES MAYORES DE CUANTÍA SUPERIOR A USD$200.000 serán integrantes del comité de adquisiciones para procesos de contratación, los siguientes funcionarios:

a) El Jefe Administrativo (JEAD)

b) El Jefe de la Jefatura en la Fuerza Aérea Colombiana o Jefe Logístico o quien haga sus veces en las otras Unidades Ejecutoras usuarias de los elementos o servicios a adquirir.

c) El Director o Jefe de la Dependencia de la Unidad Ejecutora usuaria de los elementos o servicios a adquirir.

d) El Subdirector de la Dependencia de la Unidad Ejecutora usuaria de los elementos o servicios a adquirir.

e) El gerente de proyecto

f) El Subdirector de Adquisiciones de la Dirección Agencia de Compras FAC (ACOFA)

g) El Director de Material de la Jefatura Logística.

h) El Subdirector Financiero de la Dirección Agencia de Compras FAC (ACOFA) para los procesos de la Fuerza Aérea, o el Sub-Director Financiero o su equivalente en las otras unidades ejecutoras.

i) El Jefe Área Especialistas Jurídicos ACOFA

3.1.5.2. PARA PROCESOS DE AOG (AIRCRAFT ON GROUND), CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO, PÚBLICACIONES Y SUSCRIPCIONES Y EN GENERAL PARA LOS PROCESOS DE CUANTÍA IGUAL O SUPERIOR A USD$200.000, serán integrantes del comité de adquisiciones para procesos de contratación, los siguientes funcionarios:

a) El Jefe Administrativo (JEAD)

b) El Director o Jefe de la Dependencia de la Unidad Ejecutora usuaria de los elementos o servicios a adquirir.

c) El Subdirector de la Dependencia de la Unidad Ejecutora usuaria de los elementos o servicios a adquirir.

d) El gerente de proyecto

e) El Subdirector de Adquisiciones de la Dirección Agencia de

Compras FAC (ACOFA)

f) El Subdirector Financiero de la Dirección Agencia de Compras FAC (ACOFA) para los procesos de la Fuerza Aérea, o el Sub-Director Financiero o su equivalente en las otras unidades ejecutoras.

g) El Especialista Jurídico del Área de Especialistas de la Agencia de Compras FAC (ACOFA), o el Asesor Jurídico Contractual o su equivalente en las otras Unidades Ejecutoras.

PARÁGRAFO. - Los miembros del Comité designado deberán aplicar lo previsto en cuanto a las funciones del Comité de Adquisiciones establecidas en este Manual, así como el mecanismo de convocatoria y sesiones.

3.1.6 FUNCIONES DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES

Serán funciones del Comité de Adquisiciones:

• Recomendar al ordenador del gasto la aprobación y publicación de los pliegos de condiciones definitivos, y la apertura del proceso contractual, sin importar la modalidad de selección (para el caso de las contrataciones directa, la emisión de la invitación a ofertar), así como el formulario de preguntas y respuestas de los proyectos de pliegos de condiciones, si es el caso.

• Avalar, solicitar aclaraciones, u objetar, según sea el caso, la recomendación de los Comités Evaluadores de las propuestas presentadas en el proceso de contratación, con fundamento en el Pliego de Condiciones o solicitud de oferta y particularmente los factores de selección establecidos para la selección de la propuesta más favorable.

• De resultar procedente de conformidad con las reglas de selección, solicitar reevaluaciones, requerimientos o visitas en aras de obtener una evaluación integral y objetiva de las ofertas.

• Las demás recomendaciones que resulten necesarias en aras de garantizar una selección objetiva y las que se encuentren relacionadas en el presente Manual de Contratación.

3.1.7. SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y SUS FUNCIONES

El jefe o coordinador de la oficina de contratos o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora o Dependencia ejercerá las funciones de Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones.

Serán funciones del Secretario Técnico del comité de adquisiciones las siguientes:

• Convocar al Comité de Adquisiciones de acuerdo con las necesidades del proyecto.

• Verificar la existencia del quórum.

3.1.8. DE LA CONVOCATORIA Y SESIONES DEL COMITÉ

La convocatoria se efectuará con mínimo dos (2) días hábiles de anticipación, mediante documento suscrito por el Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones, en el cual se indique el proyecto o asunto a debatir.

o QUÓRUM DELIBERATORIO Y XXXXXXXXX: El Comité podrá deliberar y sesionar sobre la recomendación de los comités evaluadores cuando se encuentren presentes la mitad más uno de sus miembros. El quorum decisorio requiere el voto de la mitad más uno de los presentes. En el evento en que no se complete el quórum deliberatorio, el Comité no podrá sesionar y el Secretario Técnico, deberá citar a nuevo Comité.

o SESIONES: El Secretario Técnico del Comité verificará la existencia del quórum deliberatorio.

o DESARROLLO DE LAS SESIONES: Una vez instalado el Comité, el Gerente del Proyecto o el funcionario que lidera el proceso de contratación de la oficina de contratos o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora o Dependencia, presentará los temas de la convocatoria al Comité, entre otros los siguientes:

- Aspectos generales xxx xxxxxx de condiciones o solicitud de oferta y la finalidad esperada dentro del proceso de adquisiciones.

- Cada uno de los comités evaluadores designará un vocero quien presentará el informe de evaluación de las ofertas, las observaciones, respuestas al mismo y la recomendación al competente contractual, de conformidad con las exigencias xxx xxxxxx de condiciones o solicitud de oferta y el cuadro comparativo que demuestra el cumplimiento o no de las ofertas frente a las exigencias xxx xxxxxx o solicitud, señalando el número de folio en la oferta donde se evidencia tal circunstancia.

Los documentos presentados en la sesión del Comité de Adquisiciones, forman parte de los antecedentes del proceso de contratación, así como el formato del acta de deliberaciones y decisiones que suscribe el Secretario Técnico del Comité.

o RECOMENDACIÓN: Los Comités Evaluadores de las ofertas, que son los que recomiendan la decisión del proceso al competente contractual, presentan dicha recomendación ante el Comité de Adquisiciones, quién podrá avalarla o no.

En caso de que el Comité de Adquisiciones no avale la recomendación de los Comités Evaluadores, estos deberán estudiar las razones que motivaron tal rechazo con el fin de emitir un concepto definitivo sobre el particular, para la decisión del competente contractual.

El competente contractual tendrá la absoluta libertad de acoger o apartarse de la recomendación de los comités evaluadores.

o CONSTANCIAS DE LAS DELIBERACIONES DEL COMITÉ: De cada una de las sesiones del Comité de Adquisiciones el abogado líder del proceso de contratación, debe levantar acta respectiva, dejar constancia de las deliberaciones y del resumen de las decisiones votadas y acordadas.

PARÁGRAFO. - El delegatario contractual deberá asistir con voz, pero sin voto, a las sesiones del Comité de Adquisiciones. Su asistencia no es delegable, por lo que de no estar presente, se deberá convocar una nueva sesión del Comité.

3.2. COMITÉS ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES

El Comité estructurador y evaluador es designado por el Ministro de Defensa Nacional o su delegado y está integrado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto. Los designados para hacer parte del Comité por parte del competente contractual (o quien) deben acreditar formación profesional y técnica en relación con el bien o servicio que se va a contratar.

A los miembros de estos comités les aplican las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales contenidos en las diferentes disposiciones legales.

La función de estos comités, es recomendar y asesorar al jefe de la entidad o a su delegado ante el Comité de Adquisiciones (cuando aplique), en el sentido de que la decisión que se adopte, sea acorde con la evaluación realizada.

Las funciones de los comités estructuradores y evaluadores de las ofertas, se ejercerán previa designación del competente contractual.

Los comités harán las recomendaciones e informes respectivos, que serán el soporte técnico, jurídico, económico, financiero y administrativo de que dispondrá el Comité de Adquisiciones (cuando aplique) para revisar y avalar la selección de un contratista; no obstante, el competente contractual o el mismo Comité podrán apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos, informes y recomendación emitidas por los evaluadores, justificando por escrito las razones de su decisión.

La función estructuradora y evaluadora se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y de los miembros del Comité de Adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional o de la Unidad Ejecutora, establecido en el presente Manual.

3.2.1. COMITÉ ESTRUCTURADOR TÉCNICO, JURÍDICO Y ECONÓMICO

La función del Comité Estructurador Técnico, Jurídico y Económico, se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual, de los Gerentes de Área Funcional (para las contrataciones Centralizadas de competencia del Ministro de Defensa Nacional y de la Secretaría General) y Gerente de Proyecto, de los miembros del Comité Evaluador y de Adquisiciones (CUANDO APLIQUE) y les aplican las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses previstos en las diferentes disposiciones legales. La función estructuradora cesará al cierre del proceso, salvo que durante la etapa subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego o documentos del proceso.

Los Comités Estructuradores, tendrán las siguientes funciones:

1) Verificar que los estudios previos que soportan la necesidad que la entidad pretende satisfacer cumplan con las disposiciones legales vigentes mediante el análisis de las condiciones técnicas, jurídicas y económicas del negocio a celebrar en virtud del principio de planeación.

2) Elaborar bajo la dirección y supervisión de los Gerentes de Proyectos los estudios previos bajo los lineamientos y parámetros establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, formulándole a este último por escrito y de manera sustentada los motivos de inconformidad que existan entorno a las especificaciones técnicas, exigencias económicas, financieras y legales, si los hay.

a. En ejercicio de esta función, cuando a ello haya lugar para los contratos o acuerdos en moneda extranjera, deberá verificarse que se incluya la Tasa Representativa xxx Xxxxxxx fijada por la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

b. Conjuntamente con el Estudio Previo, se debe elaborar el Análisis del Sector conforme a los parámetros de acuerdo con la guía publicada por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxx nts/cce_guia_elaboracion_estudios.pdf

3) Elaborar el proyecto xx xxxxxx, el pliego de condiciones definitivo, la invitación a ofertar, o documento equivalente, con responsabilidad, eficiencia y diligencia respetando los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva del futuro contratista, así como los parámetros establecidos por Colombia Compra Eficiente en el manual respectivo y verificar que en los mismos se incluyan las normas técnicas, jurídicas y financieras vigentes.

a. Es deber de los Comités Estructuradores hacer uso de los documentos tipo aprobados por el Gobierno Nacional, de conformidad con la facultad

otorgada por el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018, en particular, los pliegos de condiciones de procesos de selección de licitación pública, de selección abreviada de menor cuantía y de mínima cuantía de obra pública de infraestructura de transporte cuando corresponda, así como los que sean posteriormente adoptados por aquél.

4) Analizar, evaluar las solicitudes presentadas por los interesados con relación al proyecto xx xxxxxx, el pliego de condiciones definitivo, la invitación a ofertar, o documento equivalente y proyectar las respuestas que sean del caso, así como proponer las modificaciones, adendas o alcances a que haya lugar sobre los enunciados documentos.

5) Elevar las consultas que considere pertinentes en materia de comercio exterior, tributaria, financiera, contable o demás a que haya lugar.

6) Para procesos de contratación centralizados o conjuntos, gestionar en lo posible la unificación de criterios entre las Unidades Ejecutoras y dependencias usuarias, en cuanto a plazos de entrega y forma de pago.

7) Presentar al delegatario contractual, por intermedio del Gerente de Proyecto, las recomendaciones que considere pertinentes respecto a la elaboración y estructuración de los estudios y documentos previos, así como el proyecto xx xxxxxx, el pliego de condiciones definitivo, la invitación a ofertar, o documento equivalente.

8) Presentar ante el Comité de Adquisiciones (cuando aplique), los formularios de preguntas y respuestas a las observaciones a los proyectos de pliegos de condiciones y el pliego de condiciones definitivo para recomendar la apertura del proceso contractual, sin importar la modalidad de selección (para el caso de las contrataciones directa, la emisión de la invitación a ofertar),

9) Asistir a todas las reuniones, audiencias, y demás actos que sean programados en el desarrollo del proceso de contratación en que se requiera su presencia.

10) Verificar la suficiencia de recursos presupuestales, físicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso de contratación en todas sus etapas.

11) Coordinar los asuntos que correspondan en el proceso de contratación con los demás intervinientes, según el marco de funciones de cada uno de ellos establecidos en el presente acto administrativo.

PARÁGRAFO.- En aquellos contratos o convenios que no impliquen ejecución o erogación de recursos y por tanto no se requiera la designación de un estructurador económico y/o financiero, se designará un comité estructurador conformado, cuando menos, por un técnico y un jurídico.

PERFILES: A continuación, se definen los perfiles a tener en cuenta para el desarrollo de los procesos contractuales, según se trate de procesos de Compras Centralizadas o contratación delegada de las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, así:

EN COMPRAS CENTRALIZADAS

PERFIL	EXPERIENCIA
Oficiales con grado mínimo xx Xxxxxxxx Coronel o Mayor y/o Capitán de Fragata o Capitán de Corbeta.	Experiencia en el manejo y operación del objeto del proceso.
Profesional relacionado con el objeto del proceso que se encuentre vinculado a la planta y/o contratista del Ministerio de Defensa Nacional y/o sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, o de la Policía Nacional.	Experiencia relacionada con el objeto del proceso no inferior a tres (3) años

COMITÉS ESTRUCTURADORES (APLICA SIN CONSIDERACIÓN A LA CUANTÍA) COMITÉ TÉCNICO

COMITÉ ECONÓMICO

PERFIL	EXPERIENCIA
Profesional en las áreas de economía, administración de empresas, profesionales en finanzas, contaduría e ingeniería industrial o matemáticos.	Mínimo de tres (3) años de experiencia profesional.

COMITÉ JURÍDICO

PERFIL	EXPERIENCIA
Profesional en Derecho	Mínimo de tres (3) años de experiencia profesional en contratación estatal.

PARÁGRAFO.- Para efectos de la estructuración de proyectos, la Dirección de Contratación Estatal podrá nombrar un Comité Técnico Estructurador suplente, conformado por un grupo especial de militares de grado subalterno y/o suboficiales en sus respectivas especialidades, las cuales deben estar relacionadas con el objeto del proyecto, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste al Comité principal.

El personal designado que, en el desarrollo del proceso contractual disfrute de vacaciones, permisos, comisiones o traslados, deberá ser reemplazado por funcionarios de la misma experiencia e idoneidad profesional.

EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN DELEGADOS COMITÉS ESTRUCTURADORES

TÉCNICOS

CUANTÍA	PERFIL	EXPERIENCIA
Cuando el proceso a adelantar corresponda	Oficiales con grado mínimo de Capitán o Teniente y/o Teniente de Navío o Teniente de Fragata.	Experiencia en el manejo operación del objeto del proceso.	y
a una cuantía superior a los 1.000 SMLMV el perfil corresponderá a:
	Profesional que se encuentre vinculado a la planta y/o contratista de personal del Ministerio de	Experiencia relacionada con el objeto del proceso y experiencia profesional no inferior a tres (3)
	Defensa Nacional y/o sus Unidades	años.

	Ejecutoras o Dependencias Delegatarias.
		Experiencia	en el	manejo	y
	Oficiales subalternos o Suboficiales.	operación del	equipo	objeto	del
Cuando el proceso a		proceso.
adelantar corresponda a una cuantía que oscile de 0 a 1.000 SMLMV
	Profesional y/o técnico o tecnólogo que se encuentre vinculado a la planta de personal y/o contratista del Ministerio de Defensa Nacional y/o sus Unidades Ejecutoras o	Experiencia relacionada con el objeto del proceso no inferior a un (1) año.
	Dependencias Delegatarias.

COMITÉ ECONÓMICO (APLICA SIN CONSIDERACIÓN A LA CUANTÍA)

PERFIL	EXPERIENCIA
Profesional en las áreas de economía, administración de empresas, profesionales en finanzas, contaduría e ingeniería industrial o matemáticos.	Mínimo de tres (3) años de experiencia profesional.

COMITÉ JURÍDICO (APLICA SIN CONSIDERACIÓN A LA CUANTÍA)

PERFIL	EXPERIENCIA
Profesional en Derecho	Mínimo de dos (2) años de experiencia profesional en contratación estatal.

PARÁGRAFO.- Para efectos de la estructuración de proyectos, el competente contractual podrá nombrar un Comité Técnico Estructurador suplente, conformado por un grupo especial de militares de grado subalterno y/o suboficiales en sus respectivas especialidades, las cuales deben estar relacionadas con el objeto del proyecto, sin perjuicio de la responsabilidad que le asiste al Comité principal.

El personal designado que, en el desarrollo del proceso contractual disfrute de vacaciones, permisos, comisiones o traslados, deberá ser reemplazado por funcionarios de la misma experiencia e idoneidad profesional.

3.2.2. COMITÉ EVALUADOR O DE VERIFICACIÓN TÉCNICO, JURÍDICO Y ECONÓMICO

La función del Comité Evaluador o de Verificación Técnico, Jurídico y Económico, se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual, de los Gerentes de Área Funcional y de Proyecto, de los miembros del Comité Estructurador y de Adquisiciones (CUANDO APLIQUE) y les aplican las inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses previstos en las diferentes disposiciones legales.

3.2.2.1. Momento y plazo para el ejercicio de la función evaluadora.

De acuerdo con la modalidad de selección, en el pliego se indicará el plazo razonable dentro del cual se hará la evaluación técnica, económica y jurídica, para verificar y

evaluar las propuestas y solicitar las aclaraciones y explicaciones que procedan conforme a la ley.

El Comité designado por el competente contractual3 para evaluar un proceso de selección, inicia su función con el recibo de la comunicación (física o electrónica) de su designación expedido por el ordenador del gasto y xxx xxxxxx, las adendas si las hay, el acta de la audiencia de estimación, tipificación y asignación de los riesgos y de aclaración xxx xxxxxx si procedió, los formularios de preguntas y respuestas, el cronograma del proceso y una copia de las ofertas presentadas. Para cualquier información que requiera confrontar, podrá consultar el expediente original completo en la dependencia del área de contratación o a través de la plataforma SECOP II.

La función evaluadora finaliza cuando esté en firme la resolución de adjudicación o resueltos los recursos que en agotamiento de vía gubernativa sean interpuestos contra el acto de declaratoria de desierta. Lo mismo, en el caso de la contratación directa, cuando se emita la aceptación de la oferta por parte del competente contractual.

Nota: Deberá tenerse en cuenta lo señalado sobre el Comité Evaluador en el artículo 2.2.1.1.2.2.3 del decreto 1082 de 2015.

3.2.2.2. Los Comités Evaluadores, tendrán las siguientes funciones:

1) Analizar de manera integral el pliego de condiciones definitivo, la invitación a ofertar, o documento equivalente, y demás documentos del proceso (entre otros, adendas, actas de las audiencias del proceso, formularios de preguntas y respuestas, etc.). En ningún caso el Comité Evaluador puede modificar, ajustar o precisar el Pliego o la invitación a ofertar so pretexto de interpretarlo, porque tal proceder comporta una clara modificación de las reglas del proceso de contratación quebrantándose los principios de igualdad, transparencia y selección objetiva.

2) Estudiar, verificar, evaluar y suscribir la evaluación de las ofertas o propuestas presentadas y sus aclaraciones y cumplimiento de requerimientos, dentro de los plazos fijados, garantizando el cumplimiento del deber de selección objetiva, evidenciando que las mismas cumplan todos y cada uno de los requisitos exigidos las disposiciones legales vigentes y en los documentos del proceso de contratación.

En ejercicio de esta función deberá:

3 En los procesos de contratación de competencia del Despacho del Ministro de Defensa Nacional o de la Secretaría General, es la Dirección de Contratación Estatal la dependencia a cargo de la designación de los comités estructuradores y evaluadores.

▪ Verificar que, en todos los documentos del proceso, así como en las ofertas o propuestas, se encuentren contemplados los impuestos, tasas, aranceles o contribuciones que apliquen según el bien, obra o servicio a contratar, su origen y la destinación de los mismos. La evaluación económica de las propuestas se realizará después de impuestos (incluidos los impuestos a que haya lugar).

▪ Verificar que los ofrecimientos recibidos estén acordes con los términos INCOTERMS señalados en el pliego y que cumplan con todos los requisitos de orden tributario, cuando aplique.

▪ Verificar que los proponentes no estén presentando ofertas con valor artificialmente bajo, en el evento de evidenciar dicha situación, deberá tenerse en cuenta lo señalado en las disposiciones legales vigentes.

3) Xxxxxx a la dependencia responsable del impulso, seguimiento y trámite del proceso de contratación del que se trate, los requerimientos y solicitudes de aclaraciones de las ofertas o propuestas que considere pertinentes para la evaluación de estas, sin que sea viable en ningún caso que sean solicitadas directamente al proponente por el Comité o sus miembros.

4) Presentar al Comité de Adquisiciones, cuando aplique, el resultado de las evaluaciones y, en todo caso, hacer entrega de la evaluación o verificación con sus soportes a la dependencia responsable del impulso, seguimiento y trámite del proceso de contratación del que se trate.

5) Responder, dentro de los plazos fijados y con destino a la dependencia responsable del impulso, seguimiento y trámite del proceso de contratación del que se trate, las observaciones presentadas a los informes de evaluación o verificación de las ofertas.

6) En los procesos de contratación donde no exista Comité de Adquisiciones, así como en cualquier otro en que la dependencia responsable del impulso, seguimiento y trámite del proceso de contratación del que se trate, lo considere pertinente, se convocará a reunión al Comité Evaluador o de Verificación Técnico, Jurídico y Económico, con el fin de analizar y verificar los informes de evaluación.

PARÁGRAFO.- En aquellos convenios que no impliquen la presentación de una oferta, no será necesaria la designación de un comité evaluador. La verificación de los documentos previos de la futura contratación será por cuenta del Comité Estructurador.

PERFILES: A continuación, se definen los perfiles a tener en cuenta para el desarrollo de los procesos contractuales, según se trate de procesos de Compras Centralizadas o contratación delegada de las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, así:

EN COMPRAS CENTRALIZADAS

COMITÉS EVALUADORES O DE VERIFICACIÓN (APLICA SIN CONSIDERACIÓN A LA CUANTÍA)

COMITÉ TÉCNICO

PERFIL	EXPERIENCIA
Oficiales con grado mínimo xx Xxxxxxxx Coronel o Mayor y/o Capitán de Fragata o Capitán de Corbeta.	Experiencia en el manejo y operación del objeto del proceso.
Profesional relacionado con el objeto del proceso que se encuentre vinculado a la planta y/o contratista del Ministerio de Defensa Nacional y/o sus Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias, o de la Policía Nacional.	Experiencia relacionada con el objeto del proceso no inferior a tres (3) años

COMITÉ ECONÓMICO

PERFIL	EXPERIENCIA
Profesional en las áreas de economía, administración de empresas, profesionales en finanzas, contaduría e ingeniería industrial o matemáticos.	Mínimo de tres (3) años de experiencia profesional.

COMITÉ JURÍDICO

PERFIL	EXPERIENCIA
Profesional en Derecho	Mínimo de tres (3) años de experiencia profesional en contratación estatal.

PARÁGRAFO. - El personal designado que, en el desarrollo de la evaluación del proceso contractual disfrute de vacaciones, permisos, comisiones o traslados, deberá ser reemplazado por funcionarios de la misma experiencia e idoneidad profesional.

TÉCNICOS

EN PROCESOS CONTRATACIÓN DELEGADOS COMITÉS EVALUADORES O DE VERIFICACIÓN

CUANTÍA	PERFIL	EXPERIENCIA
	Oficiales con grado xxxx xx Xxxxxxx o	Experiencia	en	el manejo y
Cuando el proceso a adelantar corresponda a una cuantía superior a los 1.000 SMLMV el perfil corresponderá a:	Teniente y/o Teniente de Navío o Teniente de Fragata.	operación proceso.	del	objeto del
	Profesional que se encuentre vinculado a la planta y/o contratista de personal del Ministerio de Defensa Nacional y/o sus Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias.	Experiencia relacionada con el objeto del proceso y experiencia profesional no inferior a tres (3) años.
Cuando el proceso a		Experiencia en el manejo y
adelantar corresponda a una cuantía que	Oficiales subalternos o Suboficiales.	operación del equipo objeto del proceso.

oscile de 0 a 1.000 SMLMV Profesional y/o técnico o tecnólogo que se encuentre vinculado a la planta de personal y/o contratista del Ministerio de Defensa Nacional y/o sus Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias.
Experiencia relacionada con el objeto del proceso no inferior a un (1) año.

COMITÉ ECONÓMICO (APLICA SIN CONSIDERACIÓN A LA CUANTÍA)

PERFIL	EXPERIENCIA
Profesional en las áreas de economía, administración de empresas, profesionales en finanzas, contaduría e ingeniería industrial o matemáticos.	Mínimo de tres (3) años de experiencia profesional.

COMITÉ JURÍDICO (APLICA SIN CONSIDERACIÓN A LA CUANTÍA)

PERFIL	EXPERIENCIA
Profesional en Derecho	Mínimo de dos (2) años de experiencia profesional en contratación estatal.

PARÁGRAFO. - El personal designado que, en el desarrollo de la evaluación del proceso contractual disfrute de vacaciones, permisos, comisiones o traslados, deberá ser reemplazado por funcionarios de la misma experiencia e idoneidad profesional.

3.3. DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Sin perjuicio de sus funciones, la Dirección de Logística (a través del Grupo de Trabajo de haga sus veces en temas de normalización) del Ministerio de Defensa Nacional, cuando le sea solicitado apoyará los procesos de contratación del Ministerio de Defensa Nacional, sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, emitiendo los conceptos, evaluaciones, certificaciones, y demás aspectos que se requieran en materia técnica con relación a la Norma o especificación técnica de los bienes o servicios a ser adquiridos.

3.4. INSTANCIAS DE COORDINACIÓN EN EL PROCESO CONTRACTUAL

3.4.1. Gerente de Área Funcional

Sólo en los eventos de procesos de contratación centralizados o estratégicos, en los que intervengan dos o más Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias del Ministerio de Defensa Nacional, se adelantará bajo la coordinación general del Gerente de Área Funcional, quién será nombrado por el Director de Contratación Estatal o el funcionario delegado en la Resolución de Delegación Vigente.

El Gerente de Área Funcional de los procesos de contratación centralizados y/o estratégicos y demás de competencia del Ministro de Defensa Nacional o Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional, sin perjuicio de aquellas que le

corresponden a los demás intervinientes en el proceso de contratación, tendrá las siguientes funciones que más adelante se relacionan.

1) Emitir los lineamientos y pautas que deben acatar el (los) Gerente(s) de Proyecto y los miembros del Comité Estructurador Técnico, sobre las condiciones de la futura contratación, así como para la consolidación de la totalidad de los documentos necesarios para la iniciación de un proceso contractual.

2) Consolidar y remitir a la Dirección de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional, entre otros, los siguientes documentos que le deben ser entregados por los Gerentes de Proyecto, para iniciar el proceso de contratación:

o Estudio previo, que debe contener los requisitos mínimos establecidos en las disposiciones legales vigentes y en especial el objeto a contratar, cantidades mínimas a adquirir, riesgos de la contratación, valor proyectado del contrato y forma de pago.

o Estudio xx xxxxxxx y Estudio de Sector.

o Especificaciones técnicas.

o Certificado del Plan Anual de Adquisiciones, Certificado de disponibilidad presupuestal y/o autorización de vigencias futuras.

o Los demás que sean solicitados por la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional

3) Consolidar y refrendar la estructuración técnica, jurídica y financiera del proceso de contratación.

4) Verificar la evaluación técnica, jurídica y financiera y avalar la recomendación del Comité Evaluador al competente contractual la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso o la celebración del acuerdo, contrato o su equivalente, según corresponda.

5) Hacerle seguimiento al debido cumplimiento de las funciones del supervisor del contrato, así como a la rendición de los informes que correspondan.

6) Gestionar la elaboración, trámite y suscripción de la liquidación del acuerdo, contrato o su equivalente.

A continuación, se definen los perfiles a tener en cuenta para el desarrollo de los procesos contractuales, así:

GERENTE DE ÁREA FUNCIONAL (APLICA SIN CONSIDERACIÓN A LA CUANTÍA)

PERFIL	EXPERIENCIA
Oficiales de Insignia, mínimo de grado Brigadier General o Contralmirante.

Directores o Jefes de Oficina de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa. Experiencia en el manejo de proyectos o que en el desempeño de su cargo haya liderado el manejo y operación del objeto del proceso.

PARÁGRAFO.- El Gerente de Área Funcional deberá pertenecer a la Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria que mayor presupuesto tenga para la adquisición, siempre y cuando cuente con la experiencia exigida. En caso contrario, Gerente de Área Funcional será el(la) oficial de insignia de mayor antigüedad de cualquier otra de las Unidades participantes.

El Gerente de Área Funcional designado, deberá ejercer sus funciones desde la etapa de planeación, durante la ejecución del contrato y hasta liquidación. Así mismo, deberá en coordinación con el(los) Gerente(s) de Proyecto y el(los) supervisor(es), atender las obligaciones posteriores a la liquidación del contrato, de que trata el Decreto 1082 de 2015.

El personal designado que, en el desarrollo del proceso contractual, disfrute de vacaciones, permisos, comisiones o traslados, deberá ser reemplazado por funcionarios de la misma experiencia e idoneidad profesional.

3.4.2. Gerencias de Proyectos de Unidad Ejecutora.

En un proceso de selección de contratista, el Gerente de Proyecto de Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria es aquel funcionario propuesto por el Comando de la Unidad Ejecutora y designado por el Director de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional o el funcionario indicado en la Resolución de Delegación Vigente, en la contrataciones centralizadas, y por el competente contractual, en la contrataciones delegadas, para coordinar el proceso de estructuración y trámite del proceso de selección, en forma eficaz, eficiente y efectiva.

El Gerente de Proyecto coordinará el proceso de estructuración y trámite del proceso de contratación con relación al bien o servicio que se pretende adquirir por su respectiva Unidad Ejecutora o dependencia, en todas sus etapas y hasta la liquidación, en forma eficaz, eficiente y efectiva, sin perjuicio de las responsabilidades que le asistan a otros intervinientes en el proceso contractual.

El Gerente de Proyecto, tendrá entre otras (cuando apliquen) las siguientes funciones:

1) Dirigir todo el aprestamiento administrativo y logístico para la elaboración de los estudios y documentos previos de índole legal, presupuestal y técnico del proceso de contratación de su competencia.

2) En ejercicio de esta función dirigirá al personal encargado de proyectar y elaborar el estudio previo que antecede el proceso de selección, el cual deberá

tener los siguientes elementos mínimos: descripción de la necesidad que la Unidad Ejecutora o dependencia pretende satisfacer y definición técnica, modalidad de contratación y su justificación, objeto, cantidades mínimas, plazo, forma de pago, sitio y condición de entrega, soporte económico del valor del contrato y certificado de disponibilidad presupuestal y/o autorización de vigencias futuras, propuesta sobre la asignación o ponderación de puntajes que deben ser contemplados en la selección del futuro contratista.

3) Verificar, consolidar y suscribir los estudios xx xxxxxxx y demás documentos necesarios para el inicio del proceso de contratación correspondiente a su Unidad Ejecutora o dependencia.

4) Gestionar y coordinar con las instancias que sean pertinentes, así como con el Gerente de Área Funcional, cuando corresponda, los conceptos previos a que haya lugar en el desarrollo del proceso contractual.

5) Coordinar las labores del Comité Estructurador, cuando por la naturaleza del proceso no haya Gerente de Área Funcional. En ejercicio de esta función dirigirá el comité técnico designado para estructurar el pliego de condiciones, la invitación a presentar oferta, o los documentos que hagan sus veces según la modalidad de contratación.

6) Coordinar las labores del Comité Evaluador o de verificación técnica, jurídica y financiera de las ofertas o propuestas, cuando por la naturaleza del proceso no haya Gerente de Área Funcional.

7) Liderar el cumplimiento del cronograma establecido para el desarrollo del proceso contractual.

8) Adelantar las gestiones pertinentes ante las dependencias a que haya lugar, tendientes a garantizar la suficiencia de recursos presupuestales, físicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso de contratación en todas sus etapas.

9) Asistir a todas las reuniones, audiencias, y demás actos que sean programados en el desarrollo del proceso de contratación.

10) Dar visto bueno al formulario de preguntas y respuestas, a las adendas o modificaciones al pliego de condiciones o invitación a ofertar o los documentos que hagan sus veces según la modalidad de contratación, cuando las mismas no afecten aspectos sustanciales del proceso de contratación, a la minuta del contrato, al anexo técnico, a los modificatorios o adicionales al mismo.

11) Recibir de la Dirección de Contratación Estatal o quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora o dependencia, las observaciones al informe de evaluación y coordinar la expedición del informe definitivo de evaluación de ofertas.

12) Coordinar la elaboración, trámite y sustentación ante el Comité de Adquisiciones (cuando aplique), de la ponencia y recomendaciones del Comité Evaluador con la presentación oportuna de los documentos que soporten los aspectos a tratar.

13) En los procesos de contratación a cargo de la Unidad de Gestión General, al no aplicar el Comité de Adquisiciones, se debe remitir directamente el informe de evaluación y la sustentación de la recomendación de adjudicación o declaratoria de desierto del proceso a la Dirección de Contratación Estatal, para el caso de la contrataciones de competencia del Despacho del Ministro de Defensa Nacional o de la Secretaría General, o al Director Administrativo en los procesos de competencia de dicha dependencias hasta los 10.000 S.M.L.M.V.

14) Sustentar ante la Comisión Interparlamentaria de Crédito Público, cuando a ello haya lugar, la solicitud de aprobación del concepto previo y definitivo, para lo cual el respectivo Comando de Fuerza brindará el apoyo logístico necesario para elaborar y consolidar los documentos e informes requeridos para la sesión de esta.

15) Gestionar y garantizar que se cumplan con los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del acuerdo o contrato o su equivalente, v.g. registro presupuestal, aprobación de las garantías, entre otros.

16) Para los procesos de contratación delegados en los que exista más de una unidad beneficiaria involucrada en el proceso, el gerente de proyecto se nombrará de acuerdo con la unidad que mayor presupuesto tenga para la adquisición de los bienes y/o servicios a contratar.

17) Las demás funciones que guarden relación con su responsabilidad como Gerente de Proyecto.

A continuación, se definen los perfiles a tener en cuenta para el desarrollo de los procesos contractuales, según se trate de procesos de Compras Centralizadas o contratación delegada de las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, así:

EN COMPRAS CENTRALIZADAS (APLICA SIN CONSIDERACIÓN A LA CUANTÍA)

PERFIL	EXPERIENCIA
Oficiales con grado mínimo xx Xxxxxxxx Coronel o Mayor y/o
Capitán de Fragata o Capitán de Corbeta.	Experiencia en el manejo de proyectos
	o que en el desempeño de su cargo haya liderado el manejo y operación del objeto del proceso.
Directores, Subdirectores, Coordinadores de Grupo o sus equivalentes en Ministerio de Defensa Nacional y/o sus Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias, o de la
Policía Nacional.

EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN DELEGADOS

PERFIL	PERFIL	EXPERIENCIA
Cuando el proceso a adelantar corresponda a una cuantía superior a los 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (en adelante SMLMV)	Oficiales con grado mínimo xx Xxxxxxxx Coronel o Mayor y/o Capitán de Fragata o Capitán de Corbeta.	Experiencia en el manejo de proyectos o que en el desempeño de su cargo haya liderado el manejo y operación del objeto del proceso.
	Directores de dependencias o sus equivalentes en el Ministerio de Defensa Nacional y/o sus Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias.
	Oficiales con grado mínimo de
Cuando el proceso a adelantar corresponda a una cuantía que oscile de 0 a 1.000 SMLMV	Capitán o Xxxxxxxx y/o Teniente de Navío o Teniente de Fragata	Experiencia en el manejo de proyectos o que en el desempeño de su cargo haya liderado el manejo y operación del objeto del proceso.
	Coordinadores de grupo o sus equivalentes en Ministerio de Defensa Nacional y/o sus Unidades Ejecutoras
	o Dependencias Delegatarias.

PARÁGRAFO. - El Gerente de Proyecto designado, deberá ejercer sus funciones desde la etapa de planeación, durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación o acta de cierre (en los eventos que prescribió la competencia legal para liquidar los contratos). Así mismo, deberá en coordinación con el supervisor, para atender las obligaciones posteriores a la liquidación del contrato, de que trata el Decreto 1082 de 2015.

En consecuencia, el personal designado que, en el desarrollo del proceso contractual, disfrute de vacaciones, permisos, comisiones o traslados, deberá ser reemplazado por funcionarios de la misma experiencia e idoneidad profesional.

CAPÍTULO IV. PLANEACIÓN EN LA CONTRATACIÓN

Dentro del Capítulo IV se informará sobre la etapa de planeación, estos lineamientos consignados en el presente capítulo serán aplicados en todas las modalidades de contratación que se adelante por el Ministerio o sus Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias.

Implica todo el trabajo de proyecto de contratación y definición de los requerimientos de esta, esto comprende todas las actuaciones previas, necesarias para soportar legalmente el método de contratación, como los motivos de apertura del proceso de selección de contratistas del Ministerio de Defensa Nacional.

El trámite contractual debe corresponder a una cuidadosa planeación para contribuir en forma eficiente al logro de las funciones y objetivos institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la entidad para el cumplimiento de su deber legal y constitucional, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazo, valor, y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, bien o servicio contratado.

En la etapa de planeación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

o Es vital la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad del proyecto.

o Esta etapa debe efectuarse con previa antelación al inicio del contrato calculando los términos de duración del proceso de selección.

o Se constituye en la base fundamental del proceso para adquirir oportunamente el bien o servicio, en forma adecuada, planificada y articulada, por lo cual es esencial para la satisfacción oportuna de los requerimientos de la entidad, en cumplimiento del régimen contractual que es propio de las entidades públicas.

La etapa de planeación se entiende que inicia desde la definición de la necesidad, que debe estar establecida en el Plan Anual de Adquisiciones, hasta el inicio del proceso en el Comité Estructurador, con los estudios previos como base de tal etapa.

4.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

En la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones para cada vigencia fiscal, las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias cumplirán con las siguientes directrices:

a) Dar aplicación a lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 (elaboración, publicación y actualización del Plan Anual de Adquisiciones).

b) Las Unidades Ejecutoras y Dependencias del Sector Defensa elaborarán el Plan Anual de Adquisiciones teniendo en cuenta el “Formato Plan de Compras Unificado o lineamientos Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones

– Colombia Compra Eficiente”.

c) El Plan Anual de Adquisiciones debe identificar los elementos a ser adquiridos con cargo a los rubros de Gastos Generales e Inversión (Concepto del gasto), de acuerdo con el Decreto de Liquidación de Presupuesto de cada vigencia fiscal y sus correspondientes resoluciones de distribución y el Plan de Inversiones previsto para cada vigencia.

d) En el Plan Anual de Adquisiciones se deberán incluir los convenios interadministrativos que no impliquen erogación para las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias del Ministerio de Defensa Nacional, pero que con independencia de lo anterior conlleven el recibo de bienes, obras o servicios. Lo mismo aplicará para aquellos convenios que ejecuten recursos del Ministerio de Defensa Nacional y en los que igualmente se reciban bienes, obras o servicios. El valor estimado a incorporarse en el Plan Anual de Adquisiciones debe entenderse como la estimación inicial de todos los compromisos económicos que puedan derivarse del convenio, sin importar si es una o varias entidades la que realizan el aporte.

e) La identificación de bienes y servicios de acuerdo con la Clasificación Central de Productos ajustada al Catálogo de Clasificación Presupuestal.

f) Las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias deben actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente.

g) El Plan Anual de Adquisiciones se debe actualizar cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

h) Copia del mencionado Plan Anual de Adquisiciones de cada Unidad Ejecutora se debe entregar al Viceministerio de Veteranos y del Grupo Social Empresarial del Sector Defensa – GSED, indicando los bienes y servicios que son susceptibles de ser adquiridos a dichas entidades, a través de contratos interadministrativos adelantados de manera centralizada por la Dirección de Contratación del Ministerio de Defensa Nacional o por las respectivas

Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias según la delegación vigentes para cada una.

Serán responsables de la elaboración y presentación del Plan de Anual de Adquisiciones en las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias (diferentes a la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General): Las oficinas de planeación de las Jefaturas Logísticas de las Fuerzas o quien haga sus veces, las oficinas de presupuesto o las dependencias que tienen a su cargo la Planeación y el Presupuesto en las Dependencias Delegatarias de la Unidad de Gestión General.

En la Resolución de Delegación vigente se indicará la Instancia o dependencia responsable en las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias de la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones.

Para efectos de Centralización, el respectivo Plan Anual de Adquisiciones deberá enviarse antes del 31 de enero de cada año, en medio físico y magnético a las Direcciones de Planeación y Presupuesto y Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional, con el fin de efectuar los análisis presupuestales y de integración y definición de Centralización de Adquisiciones.

CAPÍTULO V.

CENTRALIZACIÓN LA CONTRATACIÓN Y OTROS LINEAMIENTOS GENERALES EN LA CONTRATACIÓN

5.1. PROCESOS DE CONTRATACIÓN CENTRALIZADOS.

Uno de los pilares esenciales para el adecuado cumplimiento de la misión institucional del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, ha sido la delegación de las competencias contractuales en cada una de las Fuerzas y varias dependencias que conforman la entidad, de manera que sea más eficiente el proceso de ejecución del presupuesto para la adquisición de los bienes y servicios. Sin perjuicio de lo anterior, es una política institucional del Ministerio de Defensa Nacional la centralización de procesos de contratación que por sus características permitan mejores condiciones de adquisición o que por su naturaleza se consideren, por parte de la alta dirección del Ministerio, de especial importancia o valor estratégico.

5.2. PAUTAS PARA LA CENTRALIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN.

Se podrán adelantar de manera centralizada los procesos de contratación que correspondan a uno o más de los siguientes criterios:

La Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional efectuará la clasificación, identificación y definición de los bienes, servicios u obras susceptibles de ser adquiridos a través de procesos centralizados, sus modalidades de contratación de conformidad con la ley y demás aspectos que considere relevantes, además de los siguientes que se han venido teniendo en cuenta como son:

a) Adquisición de elementos de uso común en las Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias, cuando su adquisición centralizada pueda promover economías de escala significativas.

b) Adquisición de bienes o servicios a través de acuerdos o convenios con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional.

c) Adquisición de bienes o servicios a un proveedor exclusivo, cuando su adquisición centralizada pueda promover economías de escala significativas.

d) Contrataciones que por su condición técnica, tengan impacto significativo en el desarrollo de las políticas de defensa y seguridad o se consideren de alto valor estratégico.

e) Contratación de bienes y servicios comunes en las Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias que sean susceptibles de ser provistos por las empresas que conforman el Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa (GSED), cuando su adquisición centralizada pueda promover economías de escala significativas.

f) Contrataciones que recaigan sobre proyectos de inteligencia y comunicaciones que implique interconectividad conjunta.

5.2.1. Plan anual de adquisiciones desagregado

Las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, sin perjuicio de lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 en sus artículos 2.2.1.1.1.4.1, 2.2.1.1.1.4.2.,

2.2.1.1.1.4.3. y 2.2.1.1.1.4.4. Subsección 4, de la Sección 1, del Capítulo 1, del Título 1, de la Parte 2, del Libro 1 y demás normas relacionadas, remitirán a la Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional, a través de la Dirección de Contratación Estatal, la información desagregada del Plan Anual de Adquisiciones para cada vigencia fiscal, a más tardar el 25 de enero de cada vigencia. Para el efecto, la Dirección de Contratación Estatal emitirá los lineamientos de la información a remitir.

Dicha información será analizada por la Dirección de Contratación Estatal a efectos de presentar la propuesta de adquisiciones a centralizar a la Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional, para procesos de contratación centralizados o estratégicos.

5.3. LINEAMIENTOS PARA PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE BIENES O SERVICIOS AERONÁUTICOS.

La estructuración de los procesos de contratación de bienes o servicios en materia aeronáutica (adquisición de aeronaves y repuestos, mantenimiento, prestación de horas de vuelo, entre otros) debe hacerse con la debida planeación y antelación de tal manera que puedan exigirse requisitos técnicos habilitantes que permitan la libre competencia y selección objetiva. En ese sentido se imparten los siguientes lineamientos:

5.3.1. Horas de Vuelo

o Frente a la disponibilidad de aeronaves para ejecutar las horas de vuelo debe establecerse un término suficiente y prudencial entre la adjudicación y el inicio del plazo de ejecución del contrato para tener disponibles las aeronaves con los correspondientes permisos y autorizaciones, teniendo en cuenta entre otros los términos fijados por la Aeronáutica Civil Colombiana para este tipo de trámites.

o El certificado de aeronavegabilidad y/o permiso de operación de las aeronaves en Colombia debe ser exigido como requisito para la ejecución del contrato, esto sin perjuicio de que se pueda exigir que las aeronaves que sean presentadas con la oferta cuenten con el certificado de aeronavegabilidad o permiso de operación expedido en el lugar en el que se encuentren operando a la fecha de presentación de la oferta.

o Debe preverse que las aeronaves ofrecidas para la prestación del servicio de horas de vuelo hayan ingresado y permanezcan en el país debidamente autorizadas bajo cualquiera de las modalidades previstas por la autoridad aeronáutica nacional.

o Deben establecerse criterios diferenciales y objetivos de precio de conformidad con las especificaciones técnicas de los servicios ofrecidos.

5.3.2. Repuestos y Servicios de Mantenimiento.

o Siempre que los lineamientos técnicos aeronáuticos lo permitan, en los procesos contractuales de adquisición y servicios de mantenimiento debe permitirse la participación de fabricantes, distribuidores o representantes autorizados y en todo caso siempre verificando que se mantengan las garantías de los bienes que las tengan vigentes.

o En el evento que, por la antigüedad de los elementos, el fabricante ya no los produzca o no preste el servicio directamente o con empresas autorizadas debe dejarse constancia de esta situación en los estudios y documentos previos. En consecuencia, en el proceso de selección debe exigirse que los posibles proponentes cuenten con certificación o autorización de la autoridad aeronáutica del país de origen

5.3.3. Proveedor Exclusivo.

Cuando la contratación sea con un proveedor exclusivo, esta situación deberá consignarse y justificarse en el estudio previo; análisis del sector y estudio xx xxxxxxx, para lo cual se deberán adjuntar los documentos y soportes exigidos por las disposiciones legales vigentes, donde conste tal calidad.

5.4. AGENCIA DE COMPRAS FAC (ACOFA).

Las Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias que pretendan adelantar adquisiciones a través de la Agencia de Compras FAC (ACOFA) deberán realizar un detallado análisis jurídico, técnico y sondeo xx xxxxxxx a efectos de determinar la procedencia y favorabilidad, en términos de riesgo, costo y oportunidad, de adelantar el proceso de selección de contratista a través de Agencia de Compras FAC (ACOFA), debiendo consignarse claramente este análisis en el estudio previo.

De la misma manera dentro del estudio de previo y análisis de riesgos de cada proceso, las Unidades Ejecutoras que pretendan llevar los procesos de contratación a través de Agencia de Compras FAC (ACOFA), deberán contemplar los posibles costos y efectos que conllevaría la defensa del Ministerio de Defensa Nacional ante las autoridades judiciales del Estado de la Florida en el evento cualquier incumplimiento o litigio derivado de un contrato ejecutado por dicha Agencia.

5.5. PAUTAS PARA LA CONTRATACIÓN CON RECURSOS DE SANIDAD

Las Dependencias Delegatarias pertenecientes al Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares, así como aquellas que ejecutan recursos de dicho subsistema, realizarán sus procesos de contratación de conformidad con lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y los lineamientos generales contenidos en el presente Manual.

Para los aspectos específicos de los procesos de contratación de servicios y tecnologías en salud, darán aplicación a lo dispuesto en el Decreto 441 de 00 xx xxxxx xx 0000, x xx xxxxx que lo complemente, modifique o sustituya, relativo a los acuerdos de voluntades entre las entidades responsables de pago, los prestadores de servicios de salud y los proveedores de tecnologías en salud, en lo que no sea contrario al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, tales como reconocimiento de interés moratorios, prórrogas automáticas de acuerdos de voluntades, incentivos de tipo económico, la adición de los acuerdos en cuantía superior al cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial o el reconocimiento económico ante acciones dilatorias frente al flujo de recursos.

La contratación centralizada para la compra, distribución, dispensación y control de medicamentos y para los usuarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares, está delegada en el Director General de Sanidad Militar. No obstante, su ejecución se efectuará de manera descentralizada en las Direcciones de Sanidad y Jefatura de Salud, mediante el aporte presupuestal que cada una de ellas realiza al respectivo proceso, de acuerdo con su población objeto. Para el seguimiento del contrato de compra, distribución, dispensación y control de medicamentos y para los usuarios del Subsistema de Salud de las Fuerzas Militares, el competente contractual seleccionará una interventoría externa y su ejecución se realizará en los mismos términos del contrato de medicamentos.

El criterio para determinar cuál será la modalidad de selección en el caso de la contratación a cargo de los recursos de la Sanidad, no dependerá de la cuantía, sino del objeto a contratar.

Si se trata de un objeto contractual complejo (que involucra varias prestaciones, ej. medicamentos - operación logística, etc.), la modalidad de selección será la licitación pública. En caso contrario, para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes (ej. medicamentos, insumos médicos-quirúrgicos, tecnologías en salud, etc.), la modalidad será la selección abreviada.

Para el caso de la contratación de servicios de apoyo a la gestión y servicios médicos en salud (misionalidad de la Sanidad), la modalidad de selección será la contratación directa, de acuerdo con la causal que corresponda, según lo definido en el Decreto 1082 de 2015.

CAPÍTULO VI

ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

6.1. RESPONSABLES EN CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

ACTIVIDAD	AREA ENCARGADA	RESPONSABLE	FUNCIONES
El estudio de las necesidades de la Entidad Estatal.	Unidad Ejecutora (dependencia que requiere la necesidad)	Gerente de proyecto	Las estipuladas en: Manual de Contratación.
Los estudios de sector y estudios xx xxxxxxx	Unidad Ejecutora (dependencia que requiere la necesidad, oficina de contratos o quien haga sus veces)	Gerente de proyecto Comité técnico, económico y jurídico estructurador	Las estipuladas en: Manual de Contratación.
La estimación y cobertura de los Riesgos	Unidad Ejecutora (oficina de contratos o quien haga sus veces de la Unidad Ejecutora)	Gerente de proyecto Comités jurídico, económico y técnico estructuradores	Las estipuladas en: Manual de Contratación
Elaboración de los Estudios y documentos Previos.	Unidad Ejecutora (oficina de contratos o quien haga sus veces de la Unidad Ejecutora	Comités jurídico, económico y técnico estructuradores	Las estipuladas en: Manual de Contratación
La definición de los requisitos habilitantes y de los criterios de evaluación de propuestas	Oficina de contratos o quien haga sus veces	Gerente de proyecto, Comités jurídico, económico y técnico estructuradores	Las estipuladas en: Manual de Contratación.
La respuesta a las observaciones a los proyectos de pliegos de condiciones, la publicación de los pliegos definitivos y la apertura del proceso de selección	Oficina de contratos o quien haga sus veces	Comité de Adquisiciones respectivo (cuando aplique), Gerente de proyecto, Comités jurídico, económico y técnico evaluadores, Ordenador del Gasto	Las estipuladas en: Manual de Contratación.
La selección de contratistas	Oficina de contratos o quien haga sus veces	Comité de Adquisiciones respectivo (cuando aplique), Gerente de proyecto, Comités jurídico, económico y técnico evaluadores, Ordenador del Gasto	Las estipuladas en: Manual de Contratación.
El Manejo de los Documentos del Proceso, incluyendo su elaboración, expedición,	Oficina de contratos o quien haga sus veces.	Gerente de proyecto, Comités jurídicos, económicos y técnicos, personal encargado de la elaboración de los	Las estipuladas en: Manual de Contratación, Resolución de Delegación vigente. (para el archivo de los documentos deberá

publicación, archivo, mantenimiento y demás actividades de gestión documental		documentos, personal encargado del archivo.	tener en cuenta la Ley de archivo)
La supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos	Oficina de contratos o quien haga sus veces	Supervisores y/o interventores, Ordenador del Gasto	Las estipuladas en: Normatividad legal vigente, Manual de Contratación.
La comunicación con los oferentes y contratistas.	Oficina de contratos o quien haga sus veces	Ministerio de Defensa - Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias: - Comunicación con los oferentes: • Jefes de la dependencia de Contratos o quien haga sus veces. -Comunicación con los contratistas: • Jefes de la dependencia de Contratos o quien haga sus veces • Supervisor y/o interventor.	Las estipuladas en: Manual de Contratación, Resolución de Delegación vigente.
Los procedimientos presupuestales, financieros y de pago.	Unidad Ejecutora (Oficina de Presupuesto o quien haga sus veces. Direcciones de Finanzas o quien haga sus veces)	Funcionarios que laboran en la oficina de presupuesto o direcciones de finanzas o quienes hagan sus veces.	Las estipuladas en: Normatividad legal vigente, Manual de Contratación, Resolución de Delegación vigente y directivas expedidas por las oficinas de Presupuesto y/o de Finanzas del Ministerio de Defensa y sus Unidades Ejecutoras o Dependencias Delegatarias.
Elaboración del proyecto de acta de liquidación para remisión a la Oficina de contratos o quien haga sus veces	Unidad Ejecutora	Supervisores	Las estipuladas en: Manual de Contratación, Resolución de Delegación vigente.
El seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos	Unidad Ejecutora (Oficina de contratos o quien haga sus veces)	Supervisores	Las estipuladas en: Manual de Contratación, Resolución de Delegación vigente.

El trámite de procesos sancionatorios contra contratistas.	Unidad Ejecutora (Oficina de contratos o quien haga sus veces)	Asesores jurídico, económico y técnico, Supervisores, Ordenador del Gasto	Las estipuladas en: Normatividad legal vigente, Manual de Contratación.
El manejo de las controversias y la solución de conflictos derivados de los Procesos de Contratación	Unidad Ejecutora (Oficina de contratos o quien haga sus veces)	Asesores jurídico, económico y técnico, Supervisores y Ordenador del Gasto	Las estipuladas en: Normatividad legal vigente, Manual de Contratación
Cierre del expediente contractual	Unidad Ejecutora (Oficina de contratos o quien haga sus veces o Supervisor del Contrato)	Supervisor del Contrato o convenio	Las estipuladas en: Normatividad legal vigente, Manual de Contratación

6.2. ETAPA PRECONTRACTUAL.

6.2.1 Sección I. ETAPA DE LA PLANEACIÓN.

Constituye el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Ministerio de Defensa Nacional sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias.

Las actividades que se realizan en esta etapa son:

ACTIVIDAD	RESPONSABLE
Designación del Gerente de proyecto, Comité Estructurador y Evaluador (Acto administrativo).	Ordenador del Gasto o el funcionario señalado en la Resolución de Delegación vigente, según corresponda
Elaboración de Estudios y Documentos Previos	Gerente de Proyecto, Comité Estructurador.
Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).	Ordenador del Gasto y Dirección de Presupuesto o quien haga sus veces
Recomendación del inicio del proceso.	- Gerente de Proyecto y Comité Estructurador - Oficina de Contratación o quien haga sus veces
Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública	Gerente de Proyecto, Comité Estructurador y Oficina de Contratación o quien haga sus veces
Desarrollo de la modalidad de selección: Publicaciones, Resolución de Apertura, observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo de propuestas y evaluación.	Gerente de Proyecto, Comité Estructurador y Evaluador y Oficina de contratación o quien haga sus veces.
Adjudicación o declaratoria de desierto del proceso de selección	Gerente de Proyecto, Comité Estructurador y Evaluador y Comité de Adquisiciones (cuando aplique), Oficina de contratación o quien haga sus veces.

Para los procesos de contratación delegados en la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, la dependencia de la UGG que requiere el bien o servicio a adquirir será la responsable de solicitar ante la Dirección de Finanzas la expedición de los certificados de disponibilidad, registro presupuestal y registros de compromisos de vigencias futuras y remitir dichos documentos a la Dirección de Contratación Estatal – Grupo de Adquisiciones para continuar con los trámites.

• Documentos Tipo adoptados por Colombia Compra Eficiente

Es deber de los Comités Estructuradores hacer uso de los documentos tipo aprobados por el Gobierno Nacional, a través de Colombia Compra Eficiente, de conformidad con la facultad otorgada por el artículo 4 de la Ley 1882 de 2018, en particular, los pliegos de condiciones de procesos de selección de licitación pública, de selección abreviada de menor cuantía y de mínima cuantía de obra pública de infraestructura de transporte cuando corresponda, así como los que sean posteriormente adoptados por aquélla (artículos 2.2.1.2.6.1.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015).

6.2.1.1. Estudios y Documentos Previos

Los estudios y documentos previos de todos los procesos de contratación que se celebren en el Ministerio de Defensa Nacional, sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, incluidos los convenios de cooperación para el desarrollo de actividades de ciencia, tecnología e innovación, así como los convenios de offset y sus derivados, deberán cumplir con todos los requisitos fijados en las disposiciones legales vigentes y se sujetarán a los siguientes lineamientos:

o Serán elaborados y suscritos por el Gerente de Proyecto o en su defecto por el Director o Jefe o quien haga sus veces de la dependencia usuaria y que requiere el bien, obra o servicio a adquirir, bajo los lineamientos y parámetros establecidos en las disposiciones legales vigentes, en tanto se designa el Gerente de Proyecto.

o En los procesos de contratación de competencia del Ministro de Defensa Nacional o del Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional, los estudios previos deberán estar avalados (a través de un Volante) para las Unidades Ejecutoras Comando General de las Fuerzas Militares y Comandos de Fuerza, por el Jefe de Estado Mayor de las Fuerzas Militares o el Segundo Comandante respectivo, para la Dirección General de la Policía Nacional por el Subdirector General, o por un Oficial General o de Insignia, según las instrucciones que para cada proceso sean impartidas por la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional, y para las demás Unidades Ejecutoras por el servidor público de más alto nivel que tenga a su cargo la satisfacción de la necesidad. El Volante que firma cada uno de los precitados servidores, es la constancia de conocimiento y aprobación de la Fuerza(s) a la que pertenece o de la(s) Unidad(es) Ejecutora(s) y

Dependencias Delegatarias de la contratación que se adelantará de manera centralizada.

o Deben contener, cuando corresponda, el análisis del sector conforme a los parámetros de acuerdo con el manual publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.

6.2.1.2. Contenido de los Estudios y Documentos Previos.

Los estudios y documentos previos deberán contener como mínimo:

o Descripción de la necesidad

o Objeto a contratar

o Especificaciones técnicas

o La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

o El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos presupuestales en la estimación de aquellos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

o Los criterios para seleccionar la oferta más favorable

o El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo.

o Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación

o La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

o Certificado de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P.) y/o oficio de autorización de vigencias futuras (cuando apliquen).

o Estudios técnicos y diseños.

No obstante este punto no forma parte de la Estructura y contenido legal de los Estudios y Documentos Previos, se deberá tener en cuenta que si la compra o proceso a realizar es en moneda extranjera (que implica salida de divisas), se deberá verificar la obligación o no de exigir compensación industrial y social – OFFSET.

6.2.1.3. Descripción de la Necesidad

En desarrollo del estudio previo, se debe hacer la delimitación esquemática, precisa y concreta de la necesidad a satisfacer dentro del proceso contractual, acorde con las finalidades estatales.

La descripción de la necesidad según en cada caso corresponda, debe contener como mínimo:

o La identificación y formulación de un problema que genera la necesidad y que está directamente ligada con éste.

o Las causas y los efectos que alimentan y que se producen por la existencia del problema, las cuales conllevan condiciones inadecuadas que deben ser revertidas a través del proceso de adquisición, indicando en qué medida se alivian.

o La definición como tal de la necesidad, de forma sucinta y precisa

o Opciones que existen en el mercado para satisfacer la necesidad.

o Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la unidad ejecutora o dependencia o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

o Relación existente entre la contratación a realizar para satisfacer la necesidad y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

6.2.1.4 Objeto a Contratar

El objeto a contratar es el bien, servicio u obra pública que se requiere adquirir para satisfacer la necesidad.

En la definición del objeto a contratar debe tenerse en cuenta los siguientes lineamientos:

o Establecerse de manera concreta, clara, detallada.

o La descripción general del rubro presupuestal es solo la fuente de financiación no el objeto en si mismo.

o Tipo de contrato y los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos, estos deben ir en las especificaciones técnicas o anexos.

o Evitar incluir dentro de los objetos de los procesos, las obligaciones del contrato

o el alcance del mismo.

6.2.1.5. Especificaciones Técnicas del Objeto a Contratar

Las especificaciones técnicas del objeto a contratar contenidas en los estudios y documentos previos, deberán diseñarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

o Analizar en el estudio técnico con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

o Responder a las preguntas que, por qué, para qué, cuándo y cómo se requiere contratar.

o Definir quiénes serán los usuarios finales de los bienes, servicios u obras a adquirir

o Relación que existe entre la necesidad identificada y las especificaciones del objeto contratar.

o Servicios conexos, entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación y transporte.

o Para los bienes y servicios de características técnicas uniformes la ficha deberá contener, como mínimo:

✓ Denominación de bien o servicio.

✓ La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios.

✓ La identificación adicional requerida.

✓ La unidad de medida.

✓ La calidad mínima.

✓ Los patrones de desempeño mínimos.

o Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.

o Cuando el contrato incluya diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, v.g. cálculos, planos, entre otros, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011.

o En lo posible, se debe contar con conceptos técnicos que avalen las especificaciones técnicas, los cuales debes ser emitidos por unidades especializadas en la materia.

o Codificación del bien, obra o servicio de las Naciones Unidas – UNSPSC, cuando a ello haya lugar.

▪ Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.

▪ Se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la optimización de los recursos públicos.

▪ Se deberá revisar la Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx

6.2.1.6. Modalidad de Selección del Contratista, justificación y fundamentos jurídicos

En todo proceso contractual debe indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la modalidad de selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. El objeto del contrato y, ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.

Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que fundamentan dicha modalidad adjuntando los soportes que así lo demuestren cuando a ello haya lugar, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.

6.2.1.7. El Valor Estimado del Contrato y la justificación del mismo

Corresponde al valor económico proyectado que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo tener en cuenta los siguientes elementos:

o Elaboración y análisis técnico que lo soporte.

o Variables utilizadas para calcular el presupuesto

o Estudio comparativo xx xxxxxxx

o Para contratos con obligaciones de tracto sucesivo, donde no se pueda definir con certeza la necesidad en cantidades exactas, es preciso que se cuenten con estadísticas o estudios técnicos que permitan un acercamiento a la definición de la necesidad real y que justifiquen el presupuesto asignado.

o Cantidades, tiempo de entrega, garantía en meses del producto ofrecido, forma de pago y demás condiciones que afectan directamente los precios con el fin de hacer de los comparativos de precios un instrumento real y homogéneo.

o Evidenciar las razones técnicas y económicas que concluyeron que es conveniente y oportuno pactar anticipos o pagos anticipados con el fin de proteger los recursos públicos y garantizar su correcto funcionamiento e inversión.

o Análisis de sector: necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar. Para dicho análisis, se deberá tener en cuenta lo establecido por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la

Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.

o Disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis xxx xxxxxxx adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.

o Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o postcontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios, financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Dirección de Finanzas del Ministerio, de cada una de las Fuerzas o a las Oficinas de Presupuesto de la respectiva Unidad Ejecutora.

6.2.1.8. Criterios para Seleccionar la Oferta más Favorable

En cumplimiento del principio de selección objetiva del contratista, se deberán establecer los criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales deben permitir:

o La escogencia del contratista se realice de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para el Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias y los fines que busca. Dichos criterios deberán ser acordes con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 o normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

o Criterios de selección ajustados a lo establecido en las disposiciones aplicables, entre ellas las expedidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente v.g. en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación.

o Deberán incluirse los compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán acreditar los proponentes, que serán verificados por la entidad como requisito habilitante, de cumple o no cumple, durante el período de evaluación de las ofertas.

o Los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: Riesgo del Proceso de Contratación, valor del contrato, análisis del sector económico respectivo y el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

o Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

o La evaluación económica se debe realizar sobre el valor ofertado, incluidos impuestos y demás gastos a que haya lugar para el oferente.

o Se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que los puntajes previstos en la ley 816 de 2003. Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directa, ni en los

procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes.

o Debe permitirse la libre competencia, procurando la participación plural de oferentes salvo las excepciones legales y promoviendo la participación de fabricantes o productores y de distribuidores o comercializadores directos autorizados por el fabricante.

o Los criterios de desempate deberán ajustarse a los indicados en la Subsección

2 “Incentivos en la Contratación Pública”, de la Sección 4 “Aplicación de Acuerdos Comerciales, Incentivos, Contratación en el Exterior y con Organismos de Cooperación”, del Capítulo 2 “Disposiciones Especiales del Sistema de Compras y Contratación Pública”, del Título 1 “Contratación Estatal”, de la Parte

2 “Reglamentaciones”, del Libro II “Régimen Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional” del Decreto 1082 de 2015 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

6.2.1.9. El Análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo:

En los estudios y documentos previos se debe incluir la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación de conformidad con lo previsto en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 o normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen, y teniendo en cuenta que:

o Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato y será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

o El análisis de riesgos previsibles se hará siempre en las modalidades de contratación que se utilicen en el Ministerio de Defensa Nacional, sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, El Ministerio de Defensa Nacional y sus y sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias deben evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expide la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.

o Los riesgos deben cuantificarse.

o Debe señalarse el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

o Los riesgos previsibles que no asuma directamente el Ministerio de Defensa Nacional o sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo y así conste expresamente.

o En el estudio de riesgos debe analizarse los antecedentes, incidentes y dificultades que se hayan tenido en la ejecución de contratos.

o En aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.

o Se deberá verificar el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.

6.2.1.10. Las Garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación

La garantía es una de las maneras de mitigar los riesgos previsibles, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 2.2.1.2.3.1.1 del Decreto 1082 del 26 xx xxxx de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, en consecuencia, deberá establecerse en los estudios y documentos previos la garantía

o garantías exigibles en el futuro proceso de contratación. En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.

Las garantías NO serán obligatorias en los contratos de empréstito, los contratos interadministrativos, los contratos de seguro, los contratos que se celebren con grandes superficies, los contratos celebrados por contratación directa y los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía, sin embargo, su no inclusión deberá ser justificada.

6.2.1.11. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial

En los estudios y documentos previos deberá indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas, en consecuencia deberán consultarse las diferentes fuentes sobre la materia entre ellas el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx).

6.2.1.12. Trato Nacional a ofertas de origen extranjero

En los estudios y documentos previos deberá indicarse en qué casos se debe conceder el trato nacional a ofertas de origen extranjero, que de conformidad con el artículo 2.2.1.2.4.1.3 del Decreto 1082 de 2015 procede en los siguientes eventos:

o Los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales.

o Los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores (link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxx-xxx- reciprocidad).

o Los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia (link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxxxx.xxxx).

6.2.1.13. Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Previo al inicio de cualquier proceso de contratación debe existir la disponibilidad presupuestal (y/o autorización de vigencias futuras por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público si la contratación va a cobijar varias vigencias). Lo anterior, salvo que el proceso contractual no implique erogación o ejecución de recursos para la entidad, caso en el cual, no se requiere de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

6.2.1.14. Estudios Técnicos y Diseños

Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, permisos, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros.

Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar nuevos procesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.

Es el caso de los contratos de obra pública, que requieren, además de los estudios previos, esta clase de documentos adicionales.

El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el comité técnico estructurador encargado del proceso.

6.2.2 Sección II. MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.

6.2.2.1. LICITACIÓN PÚBLICA

La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y además, supera una cuantía superior a mil salarios mínimos mensuales legales vigentes (1000 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación Pública.

Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.

TRAMITE	TERMINO	RESPONSABLE
Acto administrativo de conformación del Comité Estructurador y Evaluador. (Artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015, Resolución de delegación Vigente. Estudios y documentos previos. Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad, cuando sea procedente. Certificado de disponibilidad presupuestal (y/o autorización de vigencia futura)	Discrecional (previo al inicio de la estructuración del proceso de selección)	Ordenador del Gasto. Dependencia que requiere la necesidad. Gerente de Proyecto y Comités estructuradores. Oficinas de Contratación y Presupuesto o quien haga sus veces.
Avisos en la página web de la Entidad y en el SECOP II: Artículo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012.	Dentro de los 10 a 20 días calendario anteriores a la apertura de la Licitación, se publicarán hasta 3 avisos de convocatoria con intervalos entre 2 y 5 días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato en la página Web de la entidad y el SECOP II.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Aviso de convocatoria: El cual además de publicarse en el SECOP debe publicarse en la página web de la entidad. Artículo 2.2.1.1.2.1.2del Decreto 1082 de 2015. Convocatorias limitadas a Mipymes, cuando proceda según artículo 2.2.1.2.4.2.2. del Decreto 1082 de 2015	A más tardar con la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con 10 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores

(Artículo 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015).	Este término podrá ser superior dependiendo si el proceso de contratación está cobijado por uno más Acuerdos Comerciales	Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Publicación SECOP II respuestas a las Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones	Se dará respuesta por lo menos un día antes de la apertura.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Aprobación Estudio Previo y Pliego de Condiciones Definitivo	Se debe tener en cuenta el cronograma del proceso.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Comité de Adquisiciones (cuando aplique) Competente Contractual
Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015. Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1083 de 2015. En el evento que el proceso se limite a Mipymes se debe indicar en el acto de apertura.	El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. Es el acto administrativo que dispone las condiciones generales de la licitación pública ordenando su apertura formal, previo concepto de la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional cuando se trate de compras centralizadas. Las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias podrán solicitar concepto presupuestal previo a sus dependencias competentes.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores Competente Contractual Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, cuando a ello haya lugar, de acuerdo a la naturaleza y complejidad del proceso.	Preferiblemente antes de la audiencia de asignación de riesgos y posterior a la apertura del proceso	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores
Audiencia de asignación de riesgos y de aclaración del contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones (Artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015) Si a solicitud de un interesado es necesario celebrar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de riesgos.	Dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas. Artículo 30, numeral 4 Ley 80 de 1993 modificado por el Artículo 220 Decreto 019 de 2012	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores

Como resultado de lo debatido en las audiencias y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles. Esta Audiencia se podrá conducir de manera presencial y virtual en aras de garantizar una mayor participación de los interesados. En caso se surtirse presencialmente, lo interesados en ingresar a las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional o sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, deberán elevar la solicitud de autorización de ingreso con la debida antelación para realizar los trámites pertinentes con las Agrupaciones de Seguridad.
Plazo de la Licitación. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre de la Licitación (Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993). El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas.	El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores
Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 2.2.1.1.1.3.1. y 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015) La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.	De acuerdo con el Articulo 89 de la Ley 1474 de 2011, que modifica el inciso 2º, numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993: “(…) no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo." En concordancia con el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores / Comités Evaluadores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II

Respuesta y publicación en el SECOP II sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas mediante formularios de preguntas y respuestas	Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones. También podrán ser remitidos a los correos electrónicos o direcciones registradas por los oferentes.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores Funcionario encargado del manejo de la página del SECOP
Cierre del proceso licitatorio. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas a través de la Plataforma del SECOP II. Puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011). Generar mediante plataforma SECOP II el acta en dónde se identificarán los sujetos que presentaron oferta en conjunto con los demás datos que se precisen para darle transparencia al procedimiento de selección	Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se les garantice a los proponentes la preparación de ofertas.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores y Evaluadores Funcionarios de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces.
Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007, modificado parcialmente por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. Ingresar al SECOP II para descargar las ofertas El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará de acuerdo con las reglas del artículo 2.2.1.1.2.2.2. del Decreto 1082 de 2015 y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo. El Comité Evaluador verificará que el precio ofertado por la propuesta en el primer orden de elegibilidad es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo	El plazo para la evaluación será estipulado por la dependencia encargada de la licitación, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma.	Comités Evaluadores

2.2.1.1.2.2.4. del Decreto 1082 de 2015 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.
Publicación del informe de evaluación. Es el período durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.	Mínimo 5 días hábiles (Artículo 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993).	Gerente de Proyecto Funcionario que actué como Jurídico encargado del proceso. Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP.	El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar en la audiencia de adjudicación.	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Comité de Adquisiciones: En sesión del comité de adquisiciones y previo a la audiencia de adjudicación se presentará el informe de verificación y evaluación de las ofertas, así como la recomendación de adjudicación y/o declaratoria desierta realizada por los comités respectivos. Esta será avalada por el comité de adquisiciones. A la sesión asistirá el competente contractual. Este Comité no aplica en los procesos de contratación de competencia del Ministro de Defensa Nacional o la Secretaría General, ni en los delegados en la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General	Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación de acuerdo con las sesiones del comité.	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Miembros del Comité de Adquisiciones (cuando aplique) Ordenador del Gasto
Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta: La adjudicación se efectúa en audiencia pública mediante resolución motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido en dicha audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la Ley 1150 de 2007). Esta Audiencia se podrá conducir de manera presencial y virtual en aras de garantizar una mayor participación de los interesados. En caso se surtirse presencialmente, lo interesados en ingresar a las dependencias del Ministerio de Defensa Nacional o sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias, deberán elevar la solicitud de autorización de ingreso con la debida antelación para	De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Ordenador del Gasto

realizar los trámites pertinentes con las Agrupaciones de Seguridad. En el evento de declararse desierta la licitación, una vez en firme el acto administrativo que así lo disponga, la entidad podrá adelantar el proceso de contratación correspondiente aplicando las normas del proceso de selección abreviada de menor cuantía, conforme lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.2.22. del Decreto 1082 de 2015. Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015).
Elaboración minuta del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.	Durante el término establecido en el pliego de condiciones	Comités Evaluadores y funcionario jurídico encargado del proceso. Ordenador del Gasto
Perfeccionamiento: El perfeccionamiento del contrato ocurre cuando esté suscrito por las partes. Se entiende que cumple con los requisitos de ejecución con la expedición de su registro presupuestal, la aprobación de la garantía cumplimiento a favor de la entidad contratante y la acreditación por parte del contratista de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de Seguridad Social Integral, los propios al Sena, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar, según corresponda a cada modalidad de contratación.	Durante el término establecido en el pliego de condiciones	Comités Evaluadores y funcionario jurídico encargado del proceso. Oficina de Presupuesto o quien haga sus veces. Ordenador del Gasto.
Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP.	Posteriormente a la firma del contrato y expedirse en el término establecido en el pliego de condiciones.	Jefe Oficina de Presupuesto y/o de Finanzas o quien haga sus veces
Aprobación Garantía de Cumplimiento	El contratista deberá presentar a través de SECOP II la garantía, máximo dentro de los 5 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato y deberá ser aprobada por el Ordenador del Gasto en el menor tiempo posible, previa verificación de autenticidad de la Garantía, a través del mecanismo dispuesto por el Garante	Ordenador del Gasto - Jurídico encargado del proceso

Remisión de documentos al supervisor	Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución se remitirán al supervisor o interventor según el caso, todos los antecedentes en copia simple y el contrato perfeccionado con sus requisitos de ejecución para que asuma el control de su ejecución.	Funcionario designado en la Oficina de Contratación o quien haga las veces
Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación	Remitidos los documentos al supervisor o interventor según el caso, y cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del mismo, siempre y cuando esta fecha no esté condicionada a la aprobación de la garantía, a lo cual será necesario esperar la aprobación para dar inicio al contrato	Funcionario designado en la Oficina de Contratación o quien haga las veces

Nota: Audiencia de adjudicación. La audiencia de adjudicación se realizará conforme las reglas generales del artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015.

Previo al inicio de la misma, se publicará en el SECOP II, con no menos de dos (2) días de antelación, el cuadernillo de preguntas y respuestas a las observaciones formuladas por los oferentes.

La presidirá el competente contractual e iniciada la Audiencia se celebrará acorde con su reglamento en el que se establecerá:

o La identificación de quienes intervienen.

o La intervención conforme el numeral 10 del artículo 30 de la ley 80 de 1993 del competente contractual, los servidores públicos y quienes elaboraron los estudios y evaluaciones, los proponentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los organismos de control, los medios de comunicación y cualquier persona que lo desee.

o Su desarrollo de acuerdo con lo reglamentado en el pliego de condiciones.

o Las condiciones de intervención del representante legal o apoderado de cada proponente que, en orden alfabético registrado en la planilla de asistencia, por el tiempo determinado en el reglamento de la audiencia.

o Las respuestas de la entidad a las observaciones de los oferentes.

Terminadas las intervenciones de los asistentes, el jefe de la entidad o su delegado adoptará la decisión que corresponda y la notificará a los presentes conforme el artículo 9 de la ley 1150 de 2007.

Elaboración del acta de la audiencia en la que se dejará constancia de las deliberaciones producidas.

Mediante acto administrativo motivado la entidad podrá extender por una sola vez el plazo previsto hasta por un término equivalente a la mitad del inicialmente establecido.

El acto de adjudicación se publicará en el SECOP II con el fin de enterar de su contenido a todos los participantes en el proceso de selección. Dentro de su contenido estarán las respuestas de la entidad a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación.

6.2.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA

Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta modalidad de selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los artículos 2.2.1.2.1.2.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

Las causales de selección abreviada de contratistas son:

a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

b) La contratación de menor cuantía.

c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

d) La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

e) La enajenación de bienes del Estado.

f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.

g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).

h) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad

i) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.

j) Los bienes y servicios no uniformes de común utilización por parte de las entidades públicas, para lo cual la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente-podrá celebrar acuerdos marco de precios y demás instrumentos de agregación de demanda

El Decreto 1082 de 2015 reglamenta cada una de las causales de Selección Abreviada, sin embargo, para efectos de este Manual, se detallarán las causales más utilizadas y comunes al interior del Ministerio de Defensa Nacional y sus Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias que de acuerdo con el reglamento tienen diferente procedimiento:

6.2.2.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes

Para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes deberá tenerse en cuenta las definiciones descritas en el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015.

La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos: Subaste inversa (tanto presencial como electrónica); compra por Acuerdo Marco de Precios, a través de las plataformas dispuestas por Colombia Compra Eficiente y; bolsa de productos. Por tratarse de los dos mecanismos más usualmente empleados en el Ministerio, a continuación, se establecerá el procedimiento para la Subasta Inversa y para las compras por Acuerdos Marco de Precios, precisando que este último está regulado por Colombia Compra Eficiente en sus guías y manuales.

6.2.2.2.1.1. Subasta inversa

En la modalidad de presencial o electrónica a través de la plataforma SECOP II. Sólo cuando la Unidad Ejecutora certifique que no cuenta con los medios o mecanismos para realizarla por medios electrónicos, podrá hacerse presencial de acuerdo al procedimiento establecido en este manual.

TRAMITE	TERMINO	RESPONSABLE
Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 2.2.1.1.2.2.3. del Decreto 1082 de 2015, Resolución de delegación Vigente). Estudios y documentos previos. Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad, cuando sea procedente. Certificado de disponibilidad presupuestal.	Discrecional (previo al inicio de la estructuración del proceso contractual)	Ordenador del Gasto. Dependencia que requiere la necesidad. Gerente de Proyecto y Comités estructuradores. Oficinas de Contratación y Presupuesto o quien haga sus veces.
Verificación, control, vigilancia y aprobación.	Se debe tener en cuenta las fechas para sesionar)	Integrantes de los Comités Gerente de Proyecto Comités estructuradores
Aviso de convocatoria: El cual debe publicarse en el SECOP II, de acuerdo con lo señalado en el Artículo 2.2.1.1.2.1.2. del	A más tardar con la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores

Decreto 1082 de 2015. Convocatorias limitadas a Mipyme. Cuando proceda según artículo 2.2.1.2.4.2.2. del Decreto 1082 de 2015.		Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Artículo 2.2.1.1.2.1.4. del Decreto 1082 de 2015).	El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de expedición del acto administrativo que ordena la apertura del proceso. Este término podrá ser superior dependiendo si el proceso de contratación está cobijado por uno más Acuerdos Comerciales	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Publicación SECOP II respuestas Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones	Se dará respuesta por lo menos un día antes de la apertura.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Aprobación Estudio Previo y Pliego de Condiciones Definitivo	Se debe tener en cuenta el cronograma del proceso.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Comité de Adquisiciones (cuando aplique) Competente contractual
Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015. Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 2.2.1.1.2.1.3. del Decreto 1082 de 2015). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. En el evento que el proceso se limite a Mipymes se debe indicar en el acto de apertura.	Es el acto administrativo que dispone las condiciones generales del proceso ordenando su apertura formal. Las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias podrán solicitar concepto presupuestal previo a sus dependencias competentes. El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores Competente contractual Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015) La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones	A más tardar el día hábil anterior al cierre. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas si fuere necesario	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II

diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.
Respuesta y publicación en el SECOP II sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas mediante formularios de preguntas y respuestas	Hasta un (1) día antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones. También podrán ser remitidos a los correos electrónicos o direcciones registradas por los oferentes.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Cierre del Plazo para presentar propuestas. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. (Numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011). Generar mediante plataforma SECOP II el acta en dónde se identificarán los sujetos que presentaron oferta en conjunto con los demás datos que se precisen para darle transparencia al procedimiento de selección .	Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se les garantice a los proponentes la preparación de ofertas. No debe ser inferior a cinco días hábiles contados desde el día de la fecha de apertura.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores y Evaluadores Comité de Cierre o funcionarios de la Oficina de Contratación o quien haga sus veces.
Evaluación de requisitos habilitantes: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y conforme las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007, modificado parcialmente por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El ofrecimiento más favorable para la	El plazo para la evaluación será estipulado por la dependencia encargada del proceso, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma.	Comités Evaluadores

entidad en la selección abreviada a través de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, será aquél con el menor precio (Numeral 3 del Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007).
Publicación del informe de evaluación en el SECOP II. Es el período durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.	Mínimo tres (3) días hábiles	Gerente de Proyecto Funcionario que actué como Jurídico encargado del proceso. Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de la misma en el SECOP II.	El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar un día hábil anterior a la realización de la subasta.	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
En el evento de un oferente habilitado De quedar solamente habilitado un oferente, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta sea igual o inferior al presupuesto oficial para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta. Si no se presentare ningún proponente para participar en la subasta, el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse nuevamente	Según lo estipulado en el cronograma del proceso.	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Funcionarios que conforma el Comité de Adquisiciones. (Cuando aplique) Ordenador del Gasto.
Procedimiento de subasta inversa. En el evento de resultar 2 o más proponentes habilitados, la subasta podrá hacerse en forma presencial o electrónica para lo cual se observará el procedimiento señalado entre los artículos 2.2.1.2.1.2.3 y siguientes del Decreto 1082 de 2015 y lo establecido en el Pliego de Condiciones. En el Ministerio de Defensa se dispondrá de las herramientas tecnológicas para que las subastas se desarrollen en forma electrónica. La subasta se podrá realizar mediante lotes o ítems, siempre y cuando la naturaleza del objeto a contratar lo justifique, o el análisis sectorial permita concluir que dicha forma de subasta está acorde con las variables económicas del sector del bien o servicio de características	Una vez publicadas las respuestas a observaciones, según el cronograma previsto en el pliego	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Ordenador del Gasto.

uniformes. Cuando la Unidad ejecutora certifique que la Unidad no cuenta con los medios o mecanismos para realizar la subasta por medios electrónicos, podrá hacerse presencial, siguiendo el procedimiento establecido en la normatividad aplicable.
Sesión del Comité de Adquisiciones con subasta. La sesión del comité de adquisiciones será antes de la subasta y adjudicación, previo establecimiento de la lista de habilitados para participar en el evento, la que será presentada por los comités evaluadores. Este Comité no aplica en los procesos de contratación de competencia del Ministro de Defensa Nacional o la Secretaría General, ni en los delegados en la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General.	Con anterioridad a la Adjudicación.	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Miembros del Comité de Adquisiciones (cuando aplique) Ordenador del Gasto
Audiencia de Adjudicación con subasta: Con el desarrollo de la subasta inversa, se efectuará la adjudicación. Es necesario precisar que en la subasta únicamente procede la puja respecto al menor precio	De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Ordenador del Gasto
Resolución de Adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado, contra el cual procede recurso de reposición. Una vez en firme la declaratoria de desierto, la entidad podrá dar inicio a un nuevo proceso. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta.	Se hará en la audiencia en el evento de subasta inversa presencial. O de acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones cuando sea subasta inversa electrónica.	Comités Evaluadores
Elaboración Minuta del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.	Durante el término establecido en el pliego de condiciones	Comités Evaluadores y funcionario jurídico encargado del proceso. Ordenador del Gasto
Perfeccionamiento: El perfeccionamiento del contrato ocurre cuando esté suscrito por las partes. Se entiende que cumple con los requisitos de ejecución con la expedición de su	Durante el término establecido en el pliego de condiciones	Comités Evaluadores y funcionario jurídico encargado del proceso. Oficina de Presupuesto o quien haga sus veces.

registro presupuestal, la aprobación de la garantía de cumplimiento a favor de la entidad contratante y la acreditación por parte del contratista de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de Seguridad Social Integral, los propios al Sena, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar, según corresponda a cada modalidad de contratación.		Ordenador del Gasto.
Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP.	Posteriormente a la adjudicación y expedirse en el término establecido en el pliego de condiciones.	Jefe Oficina de presupuesto o quien haga sus veces
Aprobación Garantía Cumplimiento	El contratista deberá presentar a través de SECOP II la Garantía máximo dentro de los 5 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato y deberá ser aprobada por el Ordenador del Gasto en el menor tiempo posible, previa verificación de autenticidad de la Garantía, a través del mecanismo dispuesto por el Garante	Ordenador del Gasto Jurídico encargado del proceso
Remisión de documentos al supervisor	Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución se remitirán al supervisor o interventor según el caso, todos los antecedentes en copia simple y el contrato perfeccionado con sus requisitos de ejecución para que asuma el control de su ejecución.	Funcionario designado en la Oficina de Contratación o quien haga las veces
Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación	Remitidos los documentos al supervisor o interventor según el caso, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato siempre y cuando esta fecha no esté condicionada a la aprobación de la garantía, a lo cual será necesario esperar la aprobación para dar inicio al contrato	Funcionario designado en la Oficina de Contratación o quien haga las veces

Nota: Este procedimiento aplica en lo que corresponda a la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes a través del procedimiento de Subasta Inversa Electrónica.

6.2.2.2.1.2. Subasta Inversa Electrónica:

Es la presentación de ofertas de manera dinámica mediante subasta inversa, que consiste en la puja dinámica efectuada electrónicamente mediante la cual los

oferentes, durante un tiempo determinado, compiten para ofrecer un bien o servicio con un precio de compra a la baja, con el propósito de proponer el mejor ofrecimiento (menor precio) para la entidad, de conformidad con lo señalado en el pliego. Este proceso se adelantará a través de la plataforma SECOP II, conforme a la “Guía para hacer un Proceso de Selección Abreviada por Subasta en el SECOP II”, que se puede consultar en el siguiente vínculo:

xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxx/00000000_xxxx_ ms_subastainversa_entidadestatal_parte1y2_v4.pdf

6.2.2.2.1.3. Compra por Acuerdo Marco de Precios

El Ministerio de Defensa Nacional - Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria, en aplicación a lo estipulado en el literal (b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, deberá adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de la plataforma dispuesta por Colombia Compra Eficiente cuando para dichos bienes se encuentren vigentes Acuerdos Marco de Precios o cualquier otro instrumento de agregación de demanda celebrado por dicha entidad.

Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1082 de 2015 en los artículos 2.2.1.2.1.2.7 y siguientes, para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional.

Por lo anterior el Ministerio de Defensa Nacional – Unidad Ejecutora o Dependencia Delegataria deberá tener en cuenta la guía para entender los Acuerdos Marco de Precios, el Manual para la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios publicado por Colombia Compra Eficiente. (Ver la Tienda Virtual del Estado Colombiano en: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx)

TRÁMITE	TERMINO	RESPONSABLE
Acto administrativo de designación de gerente de Proyecto, Supervisor, Comité estructurador Certificado de disponibilidad presupuestal (y/o Autorización de Vigencias Futuras): (Diligenciar formato Tienda Virtual del Estado Colombia Compra eficiente). Ver secciones 5 y 6 de la Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano en: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxx.	Discrecional (previo al inicio de la estructuración del proceso contractual)	Ordenador del Gasto. Dependencia que requiere la necesidad. Gerente de Proyecto y Comités estructuradores). Oficinas de Contratación y Presupuesto o quien haga sus veces.

Estudios Previos: Elaboración de los estudios previos y del simulador por parte de la entidad estatal Deben elaborarse observando lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015. Diligenciar el último simulador disponible en el Acuerdo Marco de Precios o Instrumento de Agregación de Demanda.	Discrecional (Teniendo en cuenta los tiempos establecidos por Colombia Compra Eficiente para tal fin)	Gerente del Proyecto – Comités estructuradores
Creación del evento de cotización: La Oficina de Contratación o quien haga sus veces envía al usuario comprador4 de la entidad en la Tienda Virtual del Estado Colombiano el simulador aprobado para crear el evento de cotización. El usuario comprador crea en la Tienda Virtual del Estado Colombiano el evento de cotización y envía el número del evento al Grupo de Contratación	Según tiempo estipulado por Colombia Compra Eficiente	Oficina de Contratación quien haga sus veces. Área solicitante Ordenador del Gasto. Gerente de Proyecto Abogado encargado del proceso.
Cierre evento de cotización. El usuario comprador envía el resultado del evento de cotización a la Oficina de contratación o quien haga sus veces Revisión de las cotizaciones presentadas por parte del Comité Estructurador para que realizan las verificaciones a que haya lugar e incorpora el resultado del evento dentro en los Estudios y documentos Previos.	De acuerdo a la necesidad de la Entidad.	Ordenador del Gasto. Supervisor. Oficina de Contratación quien haga sus veces.
Orden de Compra (Ver la Tienda Virtual del Estado Colombiano en: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx ) Creación Orden de Compra (adherir y ejecutar la operación secundaria del Acuerdo Marco de Precios o del Instrumento de Agregación de Demanda). La Oficina de contratación o quien haga sus veces envía al usuario comprador estudios previos firmados en PDF y en Word, datos del supervisor, lista de gravámenes adicionales (si aplica), CEPA, CDP y/o VF. El usuario comprador crea la solicitud de orden de compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El ordenador del gasto aprueba en la Tienda Virtual del Estado Colombiano la solicitud de orden de compra.	Según tiempos estimados en los documentos del proceso	Funcionario encargado de la oficina de presupuesto o quien haga sus veces. Supervisor del Contrato. Funcionario encargado del SECOP II

4 Administrador de la entidad para la TVEC

El usuario comprador envía orden de compra a la Oficina de Contratación o quien haga sus veces y al supervisor de la orden

El usuario comprador envía los estudios previos firmados y los datos del proveedor consignados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a la Oficina Financiera o quien haga sus veces para lo de su competencia.

Cargar orden de compra (Contrato) en la base de datos de contratación de la oficina de contratación o quien haga sus veces, para las consultas a que haya lugar al

interior de la Unidad Ejecutora.

6.2.2.2.2. Menor Cuantía.

Si el proceso de selección a llevar a cabo no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada y, teniendo en consideración que el presupuesto anual del Ministerio de Defensa Nacional es superior o igual a un millón doscientos mil (1.200.000) salarios mínimos legales mensuales5, el monto de la menor cuantía será hasta los mil salarios mínimos mensuales vigentes (1000 SMMLV), por lo que el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.2.20. del Decreto 1082 de 2015.

Este procedimiento también aplica para las siguientes causales de selección abreviada, de conformidad con lo indicado en el Decreto 1082 de 2015:

o Contratación de servicios de salud.

o Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

o Los actos y contratos con objeto directo, de las actividades de las Empresas Industriales y comerciales del Estado – EICE – y de las Sociedades de Economía Mixta -SEM- con excepción de los contratos que a titulo enunciativos se identifican en el artículo 32 de la ley 80 de 1993.

o Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Exclusión: El procedimiento para la contratación del Programa de Atención Humanitaria al Desmovilizado (PAHD) que se aplicará en virtud del artículo 2 numeral 2, literal h, de la ley 1150 de 2007, está señalado en el artículo 2.2.1.2.1.2.25. del Decreto 1082 de 2015, haciendo uso del procedimiento previsto para la selección abreviada de menor cuantía descrito en el presente manual de contratación.

5 En todo caso, los responsables de la estructuración del proceso de selección deberán verificar el presupuesto anual del Ministerio de Defensa Nacional, para determinar el monto de la menor cuantía de acuerdo con el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

o Bienes y Servicios para la Seguridad y Defensa Nacional (Si los bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional son Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en los términos del artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, se debe utilizar el procedimiento de subasta inversa, compra por Catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios o a través de bolsa de productos).

Las pautas generales de este procedimiento regulado de manera específica, dentro de la modalidad de selección abreviada, para las adquisiciones anteriormente aludidas se enlistan a continuación:

TRAMITE	TERMINO	RESPONSABLE
Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 2.2.1.1.2.2.3del Decreto 1082 de 2015, Resolución de delegación vigente). Estudios y documentos previos. Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad, cuando sea procedente. Certificado de disponibilidad presupuestal (y/o autorización de vigencia futura).	Discrecional (previo al inicio de la estructuración del proceso contractual)	Ordenador del Gasto. Dependencia que requiere la necesidad. Gerente de Proyecto y Comités estructuradores. Oficinas de Contratación y Presupuesto o quien haga sus veces.
Aviso de convocatoria: El cual debe publicarse en el SECOP II. De acuerdo con lo señalado en el Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015. Cuando, según el artículo 2.2.1.2.4.2.2. del decreto 1082 de 2015, la convocatoria del proceso deberá limitarse a las Mipyme.	A más tardar con la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado manejo de la página SECOP	del del
Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Artículo 2.2.1.1.2.1.4.del Decreto 1082 de 2015).	El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado manejo de la página SECOP	del del
Publicación SECOP II respuestas Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones	Se dará respuesta por lo menos un día antes de la apertura.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado manejo de la página SECOP	del del
Aprobación Estudio Previo y Pliego Definitivo	Se debe tener en cuenta cronograma del proceso.	el	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Comité de Adquisiciones (cuando aplique) Competente contractual
Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el	Es el acto administrativo que dispone las condiciones generales	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores

Artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015. Pliego de condiciones definitivo conforme al artículo 2.2.1.1.2.1.3 del decreto 1082 de 2015. Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración.	de la licitación pública ordenando su apertura formal. Las Unidades Ejecutoras y Dependencias Delegatarias podrán solicitar concepto presupuestal previo a sus dependencias competentes. El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.	Competente contractual Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, por tanto, en caso de no presentarse ninguna el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación	Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del Proceso de Contratación (Artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015).	Comité Jurídico Estructurador
Conformación de lista de posibles oferentes. Sorteo: En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la entidad podrá hacer sorteo, para seleccionar máximo diez interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. Se realizará por el sistema de balotas de la siguiente manera: 1. El día y hora señalado en el pliego los interesados que hayan manifestado su intención de participar en el proceso, se registrarán en la planilla destinada para tal fin en estricto orden de llegada a la audiencia. En tal registro se le asignará un número que será el de la balota que lo identifica en el sorteo. 2. Las balotas serán numeradas en la misma cantidad de los participantes en el sorteo de consolidación y se depositarán en presencia de todos los asistentes en una bolsa que impida su visibilidad. 3. En el orden en el que quedaron inscritos en la planilla cada interesado sacará una balota hasta que se completen los diez (10) posibles oferentes. De todo lo anterior la entidad dejará constancia escrita en acta que será publicada en el Portal Único de Contratación, así como de la lista de consolidación. El plazo para presentar ofertas señalado en el pliego comenzará a contarse a partir del día hábil siguiente a	De conformidad con el cronograma establecido en el Pliego de Condiciones	Oficina de Contratación o quien haga sus veces. Gerente de Proyecto Comité jurídico Estructurador

la fecha en que se informe el resultado del sorteo a los interesados.
Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello.	Preferiblemente antes de la audiencia de asignación de riesgos y posterior a la apertura formal del proceso.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores
Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015) La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.	A más tardar el día hábil anterior al cierre. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP
Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas mediante formularios de preguntas y respuestas	Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones. También podrán ser remitidos a los correos electrónicos o direcciones registradas por los oferentes.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP

Cierre del plazo para presentar propuestas. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011). Generar mediante plataforma SECOP II el acta en dónde se identificarán los sujetos que presentaron oferta en conjunto con los demás datos que se precisen para darle transparencia al procedimiento de selección	Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se les garantice a los proponentes la preparación de ofertas. No debe ser inferior a cinco (5) días hábiles contados desde el día de la fecha de apertura.	Gerente de Proyecto Comités Estructuradores y Evaluadores
Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007, modificado parcialmente por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará de acuerdo con las reglas del artículo 2.2.1.1.2.2.2.del Decreto 1082 de 2015 y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo. El Comité Económico Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.4. del Decreto 1082 de 2015 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.	El plazo para la evaluación será estipulado por la dependencia encargada del proceso, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma.	Comités Evaluadores
Publicación del informe de evaluación. Es el período durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.	Durante tres (3) días hábiles (Artículo 2.2.1.2.1.2.20, numeral 4 del Decreto 1082 de 2015)	Gerente de Proyecto Funcionario que actué como Jurídico encargado del proceso. Funcionario encargado del manejo el proceso en la página del SECOP
Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP.	El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta en el	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores

	Acto de Adjudicación.	Funcionario encargado del manejo de la página del SECOP
Comité de Adquisiciones: En sesión del comité de adquisiciones se presentará el informe de verificación y evaluación de las ofertas, así como la recomendación de adjudicación y/o declaratoria desierta realizada por los comités respectivos. Esta será avalada por el comité de adquisiciones. A la sesión asistirá el competente contractual. Este Comité no aplica para los procesos de contratación de competencia del Ministerio de Defensa Nacional o la Secretaría General, ni los delegados en la Dirección Administrativa de la Unidad de Gestión General	Con anterioridad a la expedición del acto de adjudicación.	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Miembros del Comité de Adquisiciones (cuando aplique) Ordenador del Gasto
Resolución de adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. La declaratoria de desierta: deberá hacerse mediante acto motivado, contra el cual procede recurso de reposición, por motivos o causas que impidan la selección objetiva. Una vez en firme la declaratoria de desierto, la entidad podrá dar inicio a un nuevo proceso. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta.	Según la fecha señalada en el pliego de condiciones.	Gerente de Proyecto Comités Evaluadores Ordenador del Gasto
Elaboración Minuta del Contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones.	Durante el término establecido en el pliego de condiciones	Comités Evaluadores y funcionario jurídico encargado del proceso. Ordenador del Gasto
Perfeccionamiento. El perfeccionamiento del contrato ocurre cuando esté suscrito por las partes. Se entiende que cumple con los requisitos de ejecución con la expedición de su registro presupuestal, la aprobación de la garantía de cumplimiento a favor de la entidad contratante y la acreditación por parte del contratista de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de Seguridad Social Integral, los propios al Sena, ICBF, y Cajas	Durante el término establecido en el pliego de condiciones	Comités Evaluadores y funcionario jurídico encargado del proceso. Oficina de Presupuesto o quien haga sus veces. Ordenador del Gasto.

de Compensación Familiar, según corresponda a cada modalidad de contratación.
Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP.	Posteriormente a la adjudicación y expedirse en el término establecido en el pliego de condiciones.	Jefe Oficina de presupuesto o quien haga sus veces
Aprobación Garantía de Cumplimiento	El contratista deberá presentarla a través de SECOP II máximo dentro de los 5 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato y deberá ser aprobada por el Ordenador del Gasto en el menor tiempo posible, previa verificación de autenticidad de la Garantía, a través del mecanismo dispuesto por el Garante	Ordenador del Gasto Jurídico encargado del proceso
Remisión de documentos al supervisor	Cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución se remitirán al supervisor o interventor según el caso, todos los antecedentes en copia simple y el contrato perfeccionado con sus requisitos de ejecución para que asuma el control de su ejecución.	Funcionario designado en la Oficina de Contratación o quien haga las veces
Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación (Cuando aplique)	Remitidos los documentos al supervisor o interventor según el caso, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato siempre y cuando esta fecha no esté condicionada a la aprobación de la garantía, a lo cual será necesario esperar la aprobación para dar inicio al contrato	Funcionario designado en la Oficina de Contratación o quien haga las veces

6.2.2.3. CONCURSO DE MÉRITOS

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último se conforma una lista de precalificados mediante convocatoria pública, pudiendo integrarse listas limitadas de oferentes, utilizando criterios como el de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes.

Mediante el Concurso se contratan los servicios de consultoría enunciados en el numeral 2 del artículo 32 de la ley 80 de 1993, como los estudios necesarios para

ejecutar proyectos de inversión; los estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos; las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión: la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos; la dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos y los proyectos de arquitectura.

Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal.

El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 2.2.1.2.1.3.2. y siguientes del Decreto 1082 de 2012.

Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente numeral.

En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley.

6.2.2.3.1. Procedimiento de Precalificación

La entidad en la etapa de planeación del concurso de méritos puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente, en cuyo caso se deberá seguir el procedimiento señalado en el artículo 2.2.1.2.1.3.3. y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

TRAMITE	TERMINO	RESPONSABLE
Acto administrativo de conformación del Comité Asesor y Evaluador. (Artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015, Resolución de delegación vigente). Estudios y documentos previos. Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad, cuando sea procedente. Certificado de disponibilidad presupuestal (y/o autorización de vigencia futura).	Discrecional (Previo al inicio de la estructuración del proceso contractual)	Ordenador del Gasto. Dependencia que requiere la necesidad. Gerente de Proyecto y Comités estructuradores. Oficinas de Contratación y Presupuesto o quien haga sus veces.
Publicación del aviso de solicitud de expresiones de interés y del proyecto de pliegos. Los cuales deben publicarse en el SECOP II, el cual debe contener la información establecida en el artículo 2.2.1.2.1.3.4. del Decreto 1082 de 2015.	El que se considere razonable para que los interesados alleguen la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II

Presentación manifestaciones de interés y verificación de los requisitos habilitantes	De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de convocatoria	Comités estructuradores
Publicación del informe de precalificación y presentación de observaciones	Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo. Artículo 2.2.1.2.1.3.5. del Decreto 1082 de 2015.	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Comité de Adquisiciones (cuando aplique) Funcionario encargado del manejo del proceso en la página del SECOP II
Audiencia de precalificación. (Ver procedimiento estipulado en el Manual) Si el número de interesados que cumplen con las condiciones de precalificación supera el máximo establecido en el aviso, en esta audiencia se hace el sorteo para conformar la lista. En el caso de no conformar la lista podrá continuarse el concurso de méritos abierto o sin precalificación u optar nuevamente por realizar la precalificación.	Se realizará conforme las reglas establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.3.6. del Decreto 1082 de 2015	Gerente de Proyecto Comités estructuradores Ordenador del Gasto.

Nota: La precalificación se conformará en audiencia pública, la cual se realizará conforme a las reglas señaladas para tal efecto por la entidad, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1) En la audiencia los interesados podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la manifestación de interés.

2) En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la entidad requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

3) Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su manifestación de interés se hayan presentado por los intervinientes.

4) Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el interesado, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado con anterioridad.