PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE ACUERDOS DE OBRA Y ACTAS DE SERVICIOS DE INTERVENTORÍA A CONTRATISTAS DEL MISMO GRUPO O DE GRUPOS DIFERENTES A LOS QUE INICIALMENTE FUERON ASIGNADOS

PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE ACUERDOS DE OBRA Y ACTAS DE SERVICIOS DE INTERVENTORÍA A CONTRATISTAS DEL MISMO GRUPO O DE GRUPOS DIFERENTES A LOS QUE INICIALMENTE FUERON ASIGNADOS

De acuerdo con los Términos de Condiciones Contractuales (los TCC) y de los Contratos Marco de la Invitación Abierta No. FFIE 002 de 2015, FFIE 003 de 2015, FFIE 004 de 2016 y No. FFIE 006 de 2016, el Patrimonio Autónomo - Fondo de Financiamiento de la Infraestructura Educativa (el PA-FFIE), a través del Comité Fiduciario, previa recomendación del Comité Técnico podrá asignar proyectos de infraestructura educativa de los contratistas de obra y de interventoría que no continúen la ejecución contractual, en otro contratista del mismo grupo (región) o de un grupo (región) diferente a aquel en el que inicialmente se les asignaron proyectos.

Teniendo en cuenta lo anterior, se aprueba el siguiente procedimiento, para asignar Acuerdos de Obra y Actas de Servicios de Interventoría y solicitar su suscripción a Alianza Fiduciaria, como representante del Consorcio Fiduciario FFIE Alianza – BBVA, quien actúa única y exclusivamente como vocero del PA-FFIE.

PROCEDIMIENTO

1. Imposibilidad de continuación en la ejecución contractual.

Para efectos de determinar la imposibilidad de continuación en la ejecución contractual, la Dirección Técnica deberá contar con documento mediante el cual se evidencie la situación actual del contratista de obra o de interventoría, de tal manera que obre constancia de: i) la terminación de mutuo acuerdo, soportada en Acta de Terminación Anticipada suscrita por las partes; o ii) la terminación en virtud de un incumplimiento, evento en el cual deberá anexarse copia del escrito dirigido al contratista y a su garante en el que ésta se le comunica de manera definitiva.

Previo al inicio del proceso de selección de un potencial asignatario, la Dirección Técnica debe contar con un informe de ejecución contractual a la fecha de terminación anticipada bilateral o por causal de incumplimiento, elaborado por el interventor cuando se trate de un Acuerdo de Obra, y elaborado por el supervisor cuando se refiera a un Acta de Servicios de Interventoría.

I- Procedimiento para la asignación de Acuerdos de Obra y Actas de Servicios de Interventoría a contratistas del mismo grupo (región) al que inicialmente fueron asignados

1. Análisis de viabilidad de asignación conforme las condiciones de los potenciales contratistas asignatarios e invitación a los mismos.

1.1. La Dirección Técnica revisará respecto de los contratistas de obra e interventoría, la última calificación de desempeño en firme, y solamente tendrá en cuenta aquellos cuya calificación se encuentra en nivel sobresaliente, es decir, igual o superior a ochenta (80) puntos.

1.2. Con el fin de garantizar los principios de libre concurrencia, selección objetiva y de transparencia, la Dirección Técnica enviará en simultánea una comunicación a cada uno de los contratistas de obra e interventoría que cumplan con el requisito descrito en el numeral anterior, en la cual se especifique con respecto al proyecto ofrecido en reasignación, lo siguiente: i) la fase de ejecución, entendido como fase de estudios y diseños, obra o construcción o si corresponde a una obra complementaria, ii) las condiciones técnicas especificas en que se reasignaría el proyecto, y iii) el porcentaje de avance de ejecución física y financiera del mismo.

En dicha comunicación deberá especificarse que la misma no representa aceptación, compromiso ni obligación por parte del PA FFIE, respecto de una futura contratación.

1.2.1. Cuando se trate de la reasignación de un Acta de Servicios de Interventoría, cuya causal de terminación se haya originado en la terminación, por cualquier motivo, del Acuerdo de Obra supervisado, se le ofrecerá la reasignación en primer lugar al mismo contratista de interventoría, en atención a su experiencia en el proyecto, a la disposición técnica, administrativa y operativa sobre el mismo, y a su responsabilidad sobre la aprobación de estudios, diseños y sobre el porcentaje de avance obtenido hasta el momento de la terminación de dicho Acuerdo de Obra.

Tal ofrecimiento se realizará siempre que el supervisor del Contrato Xxxxx de Interventoría y/o Acta de Servicio de Interventoría, presente su visto bueno en atención al desempeño del contratista, conforme un análisis de las calificaciones de desempeño tanto de las Actas de Servicios de Interventoría, como del Contrato Xxxxx de Interventoría.

1.2.2. En caso de ofrecer en reasignación el Acta de Servicios de Interventoría de un Acuerdo de Obra al contratista interventor que ya venía conociendo de la ejecución de éste, y de no ser aceptada por el contratista interventor, deberá ofrecérsele en reasignación a los otros contratistas interventores de la misma región.

1.3. Una vez recibida la comunicación a que hace referencia el numeral 1.2., los contratistas contarán con un término perentorio de dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de ésta, para su manifestación de interés respecto de la aceptación de la continuación en la ejecución de proyecto ofrecido. Si la Unidad de Gestión del PA FFIE no recibe comunicación de los contratistas durante dicho término, se entenderá que no se encuentran interesados en participar en el proceso, consecuencia que deberá hacerse explicita en la comunicación enviada por la Dirección Técnica.

1.4. Si los contratistas manifiestan interés en aceptar la asignación, la Dirección Técnica

verificará el plazo del Contrato Xxxxx y la Dirección Financiera informará sobre la existencia de recursos en la bolsa presupuestal del Contrato Marco celebrado con cada contratista interesado, direcciones que .a su vez deberán realizar el análisis técnico y financiero respecto de la posibilidad de realizar la adición del valor y prórroga del contrato marco, de ser necesario

1.5. Las Direcciones Técnica y Financiera deberán emitir un informe del resultado final de las verificaciones señaladas en el numeral anterior, a fin de establecer un contratista asignatario.

2. Selección del contratista asignatario.

2.1. Una vez adelantada la verificación del plazo del Contrato Xxxxx y recibida la información sobre la existencia de recursos en la bolsa presupuestal del mismo, la Dirección Técnica deberá remitir una comunicación al contratista asignatario en la que se le informe sobre la asignación del proyecto.

En dicha comunicación deberá especificarse que la misma no representa aceptación, compromiso ni obligación por parte del PA FFIE, respecto de una futura contratación.

2.2. Si el contratista inicialmente seleccionado para reasignar el Acuerdo de Obra o el Acta de Servicios de Interventoría no acepta dicha reasignación, o incluye condicionamientos en su aceptación, se acudirá a aquel que haya ocupado la segunda posición, y así sucesivamente.

2.3. Una vez recibida comunicación de aceptación por parte del contratista asignatario, la Dirección Técnica presentará ante el Comité Técnico, para la revisión y posterior recomendación, el resultado del proceso de asignación, indicando la viabilidad de hacer la asignación al contratista seleccionado.

2.4. Posteriormente, el Comité Técnico presentará ante el Comité Fiduciario el resultado del proceso de asignación y la recomendación al respecto, a efectos de su aprobación del contratista correspondiente.

2.5. En el evento de no contar con la aceptación de ningún contratista respecto de una posible asignación, el PA FFIE adelantará las acciones necesarias, tendientes a la continuación de los proyectos a que haya lugar.

II- Procedimiento para la asignación de Acuerdos de Obra y Actas de Servicios de Interventoría a contratistas de un grupo (región) diferente al que inicialmente fueron asignados

1. Análisis de viabilidad de asignación conforme las condiciones de los potenciales contratistas asignatarios e invitación a los mismos.

1.1. La Dirección Técnica revisará respecto de los contratistas de obra e interventoría, la última calificación de desempeño en firme, y solamente tendrá en cuenta aquellos cuya calificación se encuentra en nivel sobresaliente, es decir, mayor a ochenta (80) puntos.

1.2. Con el fin de garantizar los principios de libre concurrencia, selección objetiva y de transparencia, la Dirección Técnica enviará una comunicación a cada uno de los contratistas de obra e interventoría que cumplan con el requisito descrito en el numeral anterior, en la cual se especifique con respecto al proyecto ofrecido en reasignación lo siguiente: i) la fase de ejecución, entendido como fase de estudios y diseños, obra o construcción o si corresponde a una obra complementaria, ii) las condiciones técnicas especificas en que se reasignaría el proyecto, y iii) el porcentaje de avance de ejecución física y financiera del mismo.

1.3. Una vez recibida la comunicación a que hace referencia el numeral anterior, los contratistas contarán con un término perentorio de dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de ésta, para su manifestación de interés respecto de la aceptación de la continuación en la ejecución de proyecto ofrecido. Si la Unidad de Gestión del PA FFIE no recibe comunicación de los contratistas durante dicho término, se entenderá que no se encuentran interesados en participar en el proceso, consecuencia que deberá hacerse explicita en la comunicación enviada por la Dirección Técnica.

En caso tal que el contratista manifieste interés en aceptar la asignación, la comunicación indicará que los contratistas tendrán tres (03) días hábiles para remitir los documentos necesarios para evaluar su Capacidad Residual, conforme al ANEXO DETERMINACIÓN CAPACIDAD RESIDUAL FFIE, que se encuentra publicado en la siguiente dirección electrónica xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx.xx/xxxx?xxxXxxxxxXxx00000.

2. Evaluación de las condiciones de los potenciales contratistas asignatarios.

2.1. Sobre los contratistas que manifiesten interés dentro del plazo perentorio mencionado, se establecerá un primer orden de elegibilidad, ubicando en primer lugar aquel que tenga mayor disponibilidad de recursos en su contrato marco y así sucesivamente, de acuerdo con la siguiente fórmula:

Donde:

Balance de Acuerdos de Obra: se entiende como el valor actual de los Acuerdos de Obra (más el valor estimado de mejoramientos) aprobados con corte a la sesión inmediatamente anterior del Comité Fiduciario a la que vaya aplicar el presente procedimiento.

PEA: es el valor máximo del contrato marco de obra a la fecha de su suscripción.

2.2. Con base en el referido orden de elegibilidad, las Direcciones Técnica y Financiera evaluarán la Capacidad Residual, conforme el ANEXO DETERMINACIÓN CAPACIDAD RESIDUAL FFIE. Sólo si el contratista cumple con la capacidad residual requerida para la ejecución de los proyectos ofrecidos, se tendrá en cuenta para la asignación. La evaluación de la capacidad residual se realizará con base en el orden de elegibilidad que resulte del punto

2.3. Si el contratista ubicado en el primer orden de elegibilidad no cumple con la capacidad residual se continuará con el segundo y así sucesivamente.

2.4. La Dirección Técnica deberá emitir un informe del resultado final de la evaluación de las condiciones de los contratistas, determinando el cumplimiento de todos los requisitos y el puntaje obtenido, a fin de establecer un contratista asignatario.

3. Selección del contratista asignatario.

3.1. Una vez adelantada la verificación del plazo del Contrato Xxxxx y recibida la información sobre la existencia de recursos en la bolsa presupuestal del mismo, la Dirección Técnica deberá remitir una comunicación al contratista asignatario en la que se le informe sobre la asignación del proyecto.

En dicha comunicación deberá especificarse que la misma no representa aceptación, compromiso ni obligación por parte del PA FFIE, respecto de una futura contratación.

3.2. Si el contratista inicialmente seleccionado para reasignar el Acuerdo de Obra o el Acta de Servicios de Interventoría no acepta dicha reasignación, o incluye condicionamientos en su aceptación, se acudirá a aquel que haya ocupado la segunda posición, y así sucesivamente.

3.3. Una vez recibida comunicación de aceptación por parte del contratista asignatario, la Dirección Técnica presentará ante el Comité Técnico, para la revisión y posterior recomendación, el resultado del proceso de asignación, indicando la viabilidad de hacer la asignación al contratista seleccionado.

3.4. Posteriormente, el Comité Técnico presentará ante el Comité Fiduciario el resultado del proceso de asignación y la recomendación al respecto, a efectos de su aprobación del contratista correspondiente.

3.5. En el evento de no contar con la aceptación de ningún contratista respecto de una posible asignación, el PA FFIE adelantará las acciones necesarias, tendientes a la continuación de los proyectos a que haya lugar.

4. Consideraciones varias.

4.1. La reasignación se establecerá a través de la celebración de un nuevo Acuerdo de Obra o de una nueva Acta de Servicios de Interventoría, constituyéndose de esta manera un nuevo negocio jurídico.

4.2. Conforme lo anterior, los ANS aplicados al contratista inicial, así como las actuaciones contractuales que sobre el mismo se desarrollen, no afectaran de forma alguna, la ejecución contractual en cabeza de contratista asignatario.

4.3. Cuando un contratista acepte la asignación de un Acuerdo de Obra o Acta de Servicio de Interventoría, en desarrollo de las Invitaciones Abiertas FFIE 002 de 2015, FFIE 003 de 2015, FFIE 004 de 2016 y FFIE 006 de 2016, deberá actualizar las garantías correspondientes previstas en el Contrato Marco de Obra y Contrato Marco de Interventoría, en lo relacionado al lugar de ejecución de las obras y respecto de los valores correspondientes, antes de la suscripción del Acuerdo de Obra o Acta de Servicio asignado. En consecuencia la actualización de las pólizas constituye un requisito de ejecución de los mencionados contratos.

4.4. Igualmente, la referida asignación implica que el monto del proyecto asignado hace parte del PEA previsto en los Contratos Xxxxx suscritos entre el PA FFIE y los Contratistas de Obra e Interventoría.

4.5. El precio de estructuración del valor de los Acuerdos de Obra y Actas de Servicios asignados en grupos (regiones) diferentes a los inicialmente previstos, será equivalente al establecido en el grupo al que corresponde al proyecto asignado y no al que corresponda el contratista asignatario.

4.6. Cuando se aplique este procedimiento, el contratista asignado deberá ejecutar el Acuerdo de Obra o el Acta de Servicio de Interventoría, conforme los TCC y sus anexos.

4.7. Finalmente, cuando se aplique este procedimiento, el Acta de Servicios de Interventoría deberá realizar las actividades de interventoría de acuerdo con los TCC de la invitación abierta a la que corresponda el contratista de obra.

La modificación al presente procedimiento fue aprobada en sesión de Comité Fiduciario No. 266, de fecha 27 de septiembre de 2019, el cual se publicará en xxx.xxxxxxx.xxx y reemplaza el anterior.