EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
INVITACION PUBLICA N° 10459124
OBJETO
CONTRATAR LOS SERVICIOS INTEGRADOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA PRIVADA PARA LOS BIENES E INSTALACIONES DE ETB
BOGOTA D.C. JUNIO DE 2021
CAPITULO I – CONDICIONES JURIDICAS
1. OBJETO
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. en adelante ETB, está
1.1.1. ALCANCE
El alcance del objeto de la presente contratación está contenido en el capítulo técnico del presente documento.
1.2. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El régimen legal aplicable a los procesos de contratación y a los contratos que celebre ETB, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley 1341 de 2009, es de derecho privado y se regirá por las disposiciones del Manual de Contratación de ETB, el cual debe ser consultado en la página xxx.xxx.xxx.xx, por los Códigos Civil y de Comercio, las Políticas Financieras Generales de Contratación de ETB, así como por las normas especiales que le sean aplicables y las demás que las modifiquen según su naturaleza jurídica y las actividades que realiza de acuerdo con el sector.
1.3. FORMA DE EJECUTAR EL CONTRATO
El contrato se ejecutará mediante órdenes de servicio o pedidos según aplique, cursados por el supervisor del contrato, quien no se obliga con una cantidad mínima ni máxima. Las cantidades informadas en los términos de referencia son estimadas para la ponderación de ofertas, y en la ejecución del contrato pueden aumentar o disminuir; en consecuencia, el precio del contrato será un cupo estimado de recursos, el cual puede o no agotarse.
El oferente debe realizar el análisis de las anteriores condiciones, debido a que, con la presentación de la oferta y la suscripción de la carta de presentación, expresamente manifiesta que las acepta, y renuncia a intentar efectuar reclamación alguna como resultado de la ejecución contractual.
1.4. DISPOSICIONES GENERALES
a) No se acepta la presentación de ofertas parciales;
b) Los presentes términos de referencia no tienen valor y no constituyen oferta mercantil;
c) La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.
d) Se informa a todos los interesados en el presente proceso de selección, que se convocó a la Veeduría Delegada para la Contratación y se encuentran a disposición de todas las personas los documentos correspondientes a la presente Invitación Pública en la página Web xxx.xxx.xxx.xx, para que se formulen las recomendaciones y consultas que consideren convenientes.
1.5. PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB xxx.xxx.xxx.xx
a) Los términos de referencia, del cual hacen parte integral los anexos;
b) Las respuestas a las preguntas recibidas;
c) Las adendas que modifiquen los términos de referencia;
d) El resultado de la adjudicación, de acuerdo con los factores de ponderación definidos.
1.6. COMUNICACIONES
1.7. CRONOGRAMA DEL PROCESO
2. ACTUACIÓN | FECHA DESDE | FECHA HASTA |
Envío Términos de referencia | Junio 08 de 2021 | |
Plazo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia (4 días) | Junio 09 de 2021 | Junio 15 de 2021 |
Reunión informativa | Junio 11 de 2021 a las 10:00 am | |
Plazo para publicar las respuestas a las aclaraciones formuladas (6 días) | Junio 16 de 2021 | Junio 23 de 2021 |
Fecha y hora para presentación de ofertas | Junio 30 de 2021 desde las 9:00 hasta las 10:59 horas. | |
Plazo de estudio de ofertas y solicitud de aclaraciones por ETB (8 días) | Julio 01 de 2021 | Julio 13 de 2021 |
Plazo de negociación (11 días) | Julio 14 de 2021 | Julio 29 de 2021 |
Adjudicación (4 días) | Julio 30 de 2021 | Agosto 04 de 2021 |
Elaboración contrato (3 días) | Agosto 05 de 2021 | Agosto 10 de 2021 |
Suscripción contrato por ETB (1 día) | Agosto 11 de 2021 | Agosto 11 de 2021 |
Suscripción de contrato por proveedor (2 días) | Agosto 12 de 2021 | Agosto 13 de 2021 |
1.8. PRORROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil.
1.9. REUNIÓN INFORMÁTIVA CON PROPONENTES
ETB realizará una reunión informativa de manera virtual mediante la herramienta Microsoft TEAMS con el fin de precisar el alcance de los términos de referencia.
El oferente interesado en participar en la reunión informativa de manera virtual debe remitir el nombre completo y los correos electrónicos de las personas que se unirán a la reunión virtual a la cuenta de correo (xxxxxxxx@xxx.xxx.xx) referente al numeral 1.6, a más tardar hasta el (10 xx xxxxx de 2021 hasta las 17 horas), con el fin de vincularlos a la reunión virtual.
Las preguntas que surjan en el marco de la reunión informativa deberán ser remitidas por el(os) interesado(s) al correo electrónico indicado en el numeral 1.6 Comunicaciones, y serán respondidas en la etapa de aclaraciones prevista en el cronograma de los términos de referencia.
La participación en la reunión informativa no es obligatoria, y por tanto no se constituye en un requisito para presentar oferta.
1.10. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos. Estos documentos deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.
Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos.
Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos, el sábado no se considera hábil.
Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son
por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones.
Con la presentación de la oferta y suscripción del contrato en caso de resultar adjudicatario, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.
1.11. ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los interesados en participar en el presente proceso de selección podrán solicitar aclaraciones o solicitud de modificaciones a los términos de referencia, mediante comunicación escrita dirigida a la cuenta de correo del numeral 1.6.
ETB podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente de que las mismas deriven o no de preguntas de oferentes ya sea dentro o posterior de los plazos establecidos en el presente numeral.
1.12. FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA
Podrán participar en el proceso de invitación las personas consideradas legalmente capaces, los consorcios y uniones temporales o cualquier forma de asociación legalmente válida bajo las leyes colombianas.
El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal, consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo No. 1 “Carta de presentación de la oferta” del presente capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y representación debidamente facultado mediante el respectivo poder. Dicho anexo deberá ser diligenciado por el oferente incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado.
a) La oferta deberá ser presentada en idioma castellano, con excepción de los manuales técnicos que se aceptan en inglés.
b) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán aceptados, y cumplidos. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.
c) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados por ETB, los cuales deben ser presentados con su respectiva firma.
d) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos o medios digitales aportados, ni su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por ETB como parte de aspectos subsanables.
1.13. RESUMEN DE DOCUMENTOS JURÍDICOS QUE DEBEN APORTARSE CON LA OFERTA:
a) Anexo No. 1: Carta de presentación de oferta;
b) Anexo No. 2: Formato de inscripción de proveedores, nacionales o extranjeros, según corresponda; cuando el proveedor no esté inscrito en la base de datos de proveedores de ETB;
c) Anexo No. 3: Acuerdo de buenas prácticas y responsabilidad corporativa;
d) Anexo No. 4: Acuerdo de Confidencialidad.
e) Documentos que acrediten la existencia y representación legal del oferente.
f) Autorizaciones de órgano social competente (actas de junta directiva, asamblea de socios, entre otros);
g) Poderes ante Notaría Pública, cuando aplique (autenticados, consularizados o apostillados, cuando se trate de documentos expedidos en el exterior);
h) Acreditación de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y sistema general de seguridad en el trabajo SG-SST; mediante certificación de revisor fiscal cuando a ello hubiere lugar junto con copia de su tarjeta profesional, fotocopia de documento de identidad y certificado no mayor a 3 meses de la Junta Central de Contadores, según los términos xx xxx, o certificación de representante legal (oferente nacional, o sucursal establecida en Colombia);
i) Póliza de seriedad de oferta;
j) Recibo de pago o certificación de pago de la póliza;
k) Condiciones del contrato de seguro de la póliza de seriedad de oferta (clausulado);
l) Documento de conformación de asociación (unión temporal, o consorcio), cuando aplique.
Lo anterior, con observancia de cada uno de los requisitos exigidos en el presente capítulo.
1.14. CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
El oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras oferentes o integrantes de un oferente (en el caso de propuestas conjuntas o en asociación) cada una de ellas deberá acreditar la existencia, objeto, representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá adjuntar los documentos respectivos a la oferta, y deberá acreditar que:
a) El objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el Contrato;
b) La duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación no puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique;
c) El representante legal o apoderado deberá estar debidamente facultado para actuar en su nombre y representación de la sociedad oferente y para comprometerlas en la presentación de la oferta, la celebración, ejecución y liquidación del contrato.
En caso de que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato, se deberá anexar la autorización o documento, donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y la ejecución del mismo.
1.15. PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS Y EXTRANJERAS
Teniendo en cuenta que el objeto y alcance del presente proceso involucra actividad permanente en el territorio colombiano, se debe observar lo siguiente:
a) El oferente sociedad colombiana debe aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de recibo de presentación de ofertas, y en caso de que el representante legal o apoderado tenga limitaciones, se debe aportar la autorización del órgano social competente.
b) El oferente sociedad extranjera que tenga establecida la sucursal en Colombia bajo las normas
del artículo 263 del código de comercio Colombiano y las demás normas legales vigentes concordantes, deberá aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, expedido con treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de recibo de presentación de ofertas, y en caso que el representante legal o apoderado tenga limitaciones se debe aportar la autorización del órgano social competente.
c) El oferente sociedad extranjera que no tenga establecida sucursal en Colombia debe acreditar su existencia y representación legal con los documentos idóneos expedidos por la autoridad competente en el país de su domicilio, en los que conste: la existencia, el objeto, la vigencia y representante legal de la sociedad. En caso de que el representante legal o apoderado tenga limitaciones, se deberá aportar la autorización del órgano social competente.
d) Teniendo en cuenta que la actividad es permanente y que, en esa medida, la legislación colombiana exige el establecimiento de la sucursal, el oferente con la presentación de la oferta se obliga a establecer la sucursal en Colombia dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación, de conformidad con lo previsto en el artículo 263 del Código de Comercio Colombiano y las demás normas legales vigentes concordantes. El establecimiento de la sucursal en los términos del artículo 263 del código de comercio será requisito suscribir y por ende ejecutar el contrato y su incumplimiento dará lugar a exigir la póliza de seriedad de la oferta y a suscribir el contrato con el segundo oferente.
El contrato se entiende celebrado con la sociedad extranjera, quien, para el establecimiento de la sucursal, debe registrar copias auténticas de la fundación o constitución de la sociedad extranjera ante la autoridad competente en el territorio colombiano.
Así mismo, el miembro o integrante extranjero de una unión temporal o consorcio deberá establecer sucursal en Colombia.
e) Todos los documentos expedidos en el exterior, deberán cumplir todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con el apostille y/o legalización, consularización y traducción oficial de documentos otorgados en el extranjero (traductor inscrito ante el Ministerio de Relaciones Exteriores), exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 251 del Código General del Proceso, 480 del Código de Comercio y la Resolución 10547 de 2018 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio 26 de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.
f) Si no es posible para el proponente aportar junto con su oferta los documentos expedidos en el exterior debidamente apostillados, consularizados o con la respectiva traducción oficial, según sea el caso, éstos deberán ser entregados a más tardar al vencimiento de la etapa de negociación y estudio de contraofertas fijada en el cronograma del presente proceso de selección. Al respecto, se resalta que los documentos apostillados, consularizados o con traducción oficial según sea el caso que el oferente aporte en esta etapa, deberán ser de idéntico contenido a los aportados inicialmente en la oferta, esto con el fin de que puedan ser evaluados.
En todo caso, los proponentes deberán presentar con su oferta los documentos traducidos al castellano con el fin de realizar la evaluación correspondiente.
En el evento que los proponentes no alleguen los documentos con el cumplimiento de los requisitos y dentro del plazo establecido en el presente numeral, la propuesta será rechazada.
En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos antes mencionados, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.
1.16. OFERTAS PRESENTADAS EN ASOCIACIÓN
ETB acepta la presentación de ofertas en asociación, caso en el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Presentar documento que indique:
i. Personas integrantes de la asociación con su respectiva identificación
ii. Tipo de Asociación
iii. Obligaciones y actividades a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución del contrato, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo y escrito de ETB.
iv. Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior.
v. Las sociedades que integran la unión temporal o consorcio deberán facturar de acuerdo con lo definido en el capítulo financiero.
vi. Designación de la persona que para todos los efectos representará a la asociación, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus integrantes en la presentación y negociación de la oferta, suscripción y ejecución del contrato, así como judicial y extrajudicialmente. El representante designado deberá manifestar su aceptación.
vii. La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso comprendido entre el recibo de ofertas del proceso de invitación y la liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que, con posterioridad, los integrantes de la asociación oferente estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución del contrato.
b) En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a ETB por la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución.
c) De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de ETB, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta presentada por la unión temporal, consorcio o cualquier asociación, NO se aplicarán en proporción al porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del mismo como lo dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta normatividad no rige para ETB).
La garantía de seriedad de oferta debe ser tomada por todas y cada una de las personas que integran la asociación.
1.17. GARANTÍA DE SERIEDAD DE OFERTA
El oferente debe constituir y entregar con la oferta garantía de seriedad de oferta, bien sea a través de una póliza de seguros o garantía bancaria, atendiendo los siguientes criterios:
Si es una póliza de seguros, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Se debe designar como asegurado – beneficiario a la Empresa de Telecomunicaciones de
Bogotá S.A. E.S.P. – NIT. 899.999.115-8
b) En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y el NIT.
c) Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
d) Póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos
e) Valor garantizado: El oferente deberá constituir una póliza por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio de su oferta, antes de IVA. Parágrafo: La póliza debe ser constituida conforme a la moneda de cotización de la oferta, por lo anterior, si la moneda de cotización es pesos, debe constituirse en pesos; si la moneda de cotización es dólares debe constituirse en dólares, y si la moneda de cotización es parte en pesos y parte en dólares, deberá constituirse con el valor en dólares y el valor en pesos, según corresponda.
f) Con la sola constitución de la garantía se entienden amparados los siguientes riesgos, con la póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos y que están inherentes en la misma: (i) Retiro de la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.
g) Modalidad: Sancionatoria.
h) Término de la póliza: Tres (3) meses a partir de la fecha de presentación de la oferta. Se deberá ampliar o prorrogar la misma, en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.
i) La póliza deberá estar firmada por el garante y por el oferente.
j) Se deberá anexar el recibo de pago o certificación de pago de las primas respectivas.
k) Se deberá anexar el contrato de seguro de la póliza de seriedad de oferta, esto es el clausulado.
Si es una garantía bancaria, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ordenante: El oferente y su NIT.
b) Garante: Banco que tenga operaciones en Colombia y esté vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
c) Beneficiario: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8
d) Valor garantizado: el oferente deberá constituir una póliza por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio de su oferta, antes de IVA. Parágrafo: La póliza debe ser constituida conforme a la moneda de cotización de la oferta, por lo que, si la moneda de cotización es pesos, debe constituirse en pesos, si la moneda de cotización es dólares debe constituirse en dólares, y si la moneda de cotización es parte en pesos y parte en dólares, deberá constituirse con el valor en dólares y el valor en pesos, según corresponda.
e) Modalidad: A primer requerimiento.
f) Con la sola constitución de la póliza se entienden amparados los siguientes riesgos que se garantizan: (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.
g) Requisitos de Exigibilidad: Presentación de la garantía y la comunicación de ETB suscrita por el representante legal, o apoderado declarando la ocurrencia de uno de los riesgos amparados y el monto a cobrar que corresponderá al valor asegurado.
h) Plazo para pago: La garantía debe estar constituida y paga al momento de la presentación de la oferta.
i) Término de la garantía: Tres (3) meses a partir de la fecha de presentación de la oferta. Se deberá ampliar la misma en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.
j) La póliza deberá estar firmada por el garante y por el oferente.
k) Se deberá anexar recibo de pago de los derechos del garante.
l) El garante debe manifestar expresamente que renuncia al beneficio de excusión.
Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se anexe el comprobante de pago de la prima, o falte algún requisito subsanable, ETB requerirá al oferente para que
subsane los documentos respectivos dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido; si el oferente no da respuesta al requerimiento dentro del plazo establecido, la oferta será rechazada.
Cuando la oferta o garantía bancaria sea presentada en consorcio o unión temporal, la póliza debe ser tomada por todos los integrantes de la asociación.
1.18. ACREDITACIÓN DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO SG-SST. (Empresas nacionales o extranjeras que tengan establecida sucursal en Colombia).
El oferente debe acreditar el pago de las obligaciones laborales, el cumplimiento de los sistemas de salud, riesgos laborales (ARL), pensiones (AFP), aporte a cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar.
Para tal efecto, el oferente debe acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes de sus empleados o subcontratistas, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, acompañada de la tarjeta profesional del revisor fiscal y certificado de la Junta Central de Contadores con antigüedad no mayor a 3 meses; o por el representante legal del oferente, en los términos establecidos en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Este requisito será exigido igualmente para la ejecución del contrato. En caso de presentación de oferta conjunta, cada integrante de la forma asociativa deberá aportar lo pertinente.
1.19. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN
Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo 1 carta de presentación de la oferta, con base en las siguientes consideraciones:
a) Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación y la responsabilidad de rendir cuentas.
b) Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.
c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB.
d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.
1.20. ACUERDO DE BUENAS PRÁCTICAS Y RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
El Oferente deberá diligenciar y suscribir el anexo “Acuerdo de Buenas Prácticas y Responsabilidad Corporativa”, como requisito para suscribir el contrato, el cual hace parte del presente documento como Anexo Jurídico No. 3. Este anexo deberá ser aportado en el capítulo jurídico de la oferta en original debidamente suscrito por el representante legal o apoderado. Dicho anexo no podrá ser modificado por el oferente.
1.21. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
El oferente deberá diligenciar y suscribir con su oferta el Anexo No. 4 “Acuerdo de Confidencialidad” como requisito para suscribir el contrato, el cual hace parte del presente documento y deberá ser aportado en el capítulo jurídico de la oferta en original debidamente suscrito por el representante legal o
apoderado incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado, y ser presentado con firma original.
1.22. FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas deben ser presentadas, dentro de la hora fijada en el cronograma del proceso, en términos del artículo 829 del Código de Comercio observando lo siguiente:
Las ofertas y/o contraofertas serán recibidas por la Gerencia de Abastecimiento a través de la herramienta Microsoft SharePoint o la que esta área defina, la cual permite de forma previa a la hora fijada crear el acceso privado para que cargue todos los documentos dentro del plazo establecido observando las siguientes reglas:
a) Dentro del plazo fijado en el cronograma, el oferente interesado en presentar propuesta deberá diligenciar el formulario denominado “Registro oferentes ETB S.A. E.S.P.” el cual se encuentra publicado en el link.
https://xxxxx.xxxxxx.xxx/Pages/ResponsePage.aspx?Host=Teams&lang={locale}&groupId={groupId}&ti d={tid}&teamsTheme={theme}&upn={upn}&id=5Z051A5LekuZaT41oXLu4gdfuMrmsr9CmUMlopx9Zch UMVVBUEpPWUlUTDlVQkdRQjBFQ1IwT0xJVCQlQCN0PWcu
b) Una vez diligenciado el formulario, ETB proporcionará el link de acceso privado al oferente al correo electrónico que diligenció en el formulario, con habilitación para el cargue de los documentos que integran su oferta dentro de la hora fijada para tal efecto.
c) El link de acceso contendrá tres carpetas a saber:
CARPETA 1: Capítulo jurídico CARPETA 2: Capítulo financiero CARPETA 3: Capítulo técnico
d) Lo anterior, con el fin de que el oferente pueda cargar la información a cada una de las carpetas según el capítulo que corresponda.
e) Para cualquier inquietud relacionada con la herramienta SharePoint dentro del plazo para cargar los documentos, el oferente podrá contactarse con Xxxxx del Xxxxx Xxxxxxxxx de la Gerencia de Abastecimiento al teléfono 0000000000
f) Se acepta la firma digital o escaneada de los documentos de la oferta que sean incluidos en la herramienta SharePoint.
g) Una vez vencido el término para el recibo de ofertas, el líder de la Gerencia de Abastecimiento compartirá el acceso a las carpetas a los equipos técnico, jurídico y financiero para la correspondiente evaluación.
h) El oferente debe ser precavido y cargar los documentos de su oferta con la debida antelación, y ante cualquier inquietud se debe contactar de inmediato a través de los contactos referidos en los numerales 1.6 y 1.22 del presente documento.
i) El oferente debe cargar la oferta dentro del rango de tiempo establecido en el cronograma del
proceso para su recepción. Si la oferta se carga de forma extemporánea no será tenida en cuenta para continuar en el proceso y por ende no será evaluada.
Con la presentación de la oferta, se entenderá la aceptación y cumplimiento del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el Manual de contratación de ETB, en la política financiera y en los demás documentos que forman parte de estos.
No se acepta la presentación de dos ofertas por parte de una misma persona jurídica, ya sea a título individual, o que sea parte de unión temporal o consorcio; en el caso que una misma persona jurídica presente más de una oferta, ya sea a título individual o como miembro de un consorcio o unión temporal, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado.
1.23. PROPUESTAS ALTERNATIVAS
ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras a las establecidas en los presentes términos de referencia.
La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será objeto de consideración por ETB.
1.24. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente vía correo electrónico: las aclaraciones, explicaciones, y solicitar requerimientos subsanables cuando la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos y necesarios para la evaluación técnica, jurídica o financiera.
El oferente deberá responder dentro del plazo estipulado, vía correo electrónico, en la cuenta señalada en el numeral 1.6 “Comunicaciones”.
Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digital).
El oferente deberá tener en cuenta que las respuestas a requerimientos subsanables no podrán mejorar la oferta, y que, si el oferente no da respuesta dentro del plazo señalado, la oferta será rechazada.
ETB realizará el estudio de las ofertas dentro del plazo estipulado en el cronograma.
1.25. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA
a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta.
b) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.
c) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto.
d) Cuando sólo se presente propuesta alternativa.
e) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación.
f) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente
g) Cuando el objeto social del oferente no resulte adecuado con el objeto a contratar
h) Las demás estipuladas en los capítulos técnico y económico, y en el numeral alusivo a negociación, relacionado con el estudio de homologación y de seguridad de los proveedores, socios, apoderados, representantes legales. En dicho estudio se incluyen las inhabilidades e incompatibilidades xx xxx y listas restrictivas.
1.26. NEGOCIACIÓN
ETB podrá adelantar una etapa de negociación dentro del plazo estipulado en el cronograma con todos los oferentes cuya oferta haya resultado hábil luego del estudio jurídico, económico y técnico, y que hayan pasado el estudio de homologación de proveedores, al igual que el estudio de inhabilidades e incompatibilidades, seguridad de los proveedores, socios, apoderados, representantes legales, según aplique, de acuerdo con la política financiera de ETB publicada en la página xxx.xxx.xxx.xx, con el propósito de obtener ventajas económicas. El mecanismo de negociación será definido por la Gerencia de Abastecimiento de ETB, quien ha manifestado que podrá o no hacer uso de la oferta mínima combinada, o informar el precio base de ofertas, según el análisis que realice dicha área.
a) Tradicional, esto es, esto es, solicitando la presentación de contraofertas de forma presencial o no presencial a través de herramientas informáticas, diligenciando los mismos anexos financieros de la oferta
b) Conformación dinámica de ofertas, la cual se desarrollará dentro del plazo establecido, cuya oferta inicial podrá ser mejorada mediante la formulación de posturas sucesivas, hasta la conformación de la oferta definitiva, entendiendo por definitiva la última presentada por cada variable en el transcurso de la reunión que se convoque para tal fin. Para todos los efectos, se tomará como definitiva la propuesta de la oferta inicial o de la última postura de aquel oferente que no haya hecho uso de su derecho a presentar postura.
En cualquiera de los dos casos, ETB convocará por escrito a los oferentes hábiles, indicando fecha, hora, lugar y demás aspectos que se consideren necesarios.
Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 2 personas más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso de que el representante legal de la persona jurídica oferente o el representante del consorcio o la unión temporal no pueda asistir a la negociación podrá delegar mediante poder siempre que sus facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial.
Las contraofertas o las posturas no podrán contener precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta o postura anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la postura anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta.
En caso de que los oferentes decidan ofrecer descuentos estos deben realizarse y ser aplicados a los precios unitarios ofertados.
El líder del Equipo de Compras de la Gerencia de Abastecimiento remitirá las contraofertas al Equipo Financiero de Apoyo a la Contratación de la Dirección Finanzas Corporativas para la respectiva evaluación.
Los puntajes técnicos no serán objeto de negociación.
En caso de empate, se solicitará a los oferentes empatados una nueva contraoferta, o la presentación de una nueva postura, según aplique.
1.27. ADJUDICACIÓN
Si opta por la adjudicación, la misma se realizará al oferente que haya obtenido el mejor puntaje de acuerdo con los criterios de ponderación técnico y económico, de acuerdo con la ponderación definida en las condiciones técnicas y financieras del presente documento.
1.28. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
1.29. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El contrato se elaborará y suscribirá con sujeción a los plazos estipulados en el cronograma.
1.30. DECLARACIONES
Con la presentación de su propuesta se entiende que la persona natural o jurídica declara bajo la gravedad de juramento lo siguiente:
a) Que ha leído y cumple en su integridad con el contenido de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, así como el Código de Ética y Conducta de ETB y en consecuencia, declara que ninguna persona al servicio de ETB ha recibido ni recibirá beneficio directo o indirecto resultante de la adjudicación, celebración o ejecución del contrato, y acepta expresamente que la presente disposición es condición esencial del contrato, por lo que su incumplimiento dará lugar a su terminación y a la aplicación de las sanciones legales pertinentes.
b) Que no se halla incurso al momento de presentar la oferta y, al momento de celebrar el contrato, en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad contempladas en la Constitución Política de Colombia, en la ley y concretamente las aplicables por ETB en virtud de su naturaleza jurídica, correspondientes al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal, en la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes y vigentes en la materia.
c) Que ni su patrimonio ni los recursos que utilice para la celebración y ejecución del contrato, provienen de actividades ilícitas, contempladas en el Código Penal Colombiano o cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o extranjero.
d) Que sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales y contratistas no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional
en internacional y autoriza de manera expresa para que estas puedan ser consultadas por ETB en cualquier momento durante la relación comercial.
e) Que no tengo relación en calidad de cónyuge, compañero (a) permanente o pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, con los administradores o trabajadores de ETB del nivel directivo o ejecutivo, ni directa o indirectamente, ni como miembro de consorcio o unión temporal que funge como proponente, ni existen las referidas condiciones de parentesco con alguno de los socios de personas jurídicas con las que se presenta oferta.
f) Para los fines previstos en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, ni el capital de la sociedad, ni los recursos que se utilizarán para la ejecución del contrato que llegare a suscribirse en virtud de la adjudicación de la oferta, provienen de actividades ilícitas.
g) Que ni la sociedad, ni los socios o accionistas, ni los representantes o administradores tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de ETB.
h) Que, de acuerdo con el Manual de Contratación entiende y acepta que no es permitido presentar propuesta o suscribir contratos con las personas naturales o jurídicas cuyos representantes legales o accionistas hayan sido trabajadores de ETB y hayan sido despedidos en cualquier tiempo con justa causa
i) Que entiende y acepta que se prohíbe a los representantes legales o apoderados de proponentes o contratistas incurrir en las siguientes conductas de manera directa o indirecta: (a) celebrar actos
o contratos con terceros para su beneficio, que impliquen uso de información privilegiada, conflicto de interés o acto de competencia con ETB; (b) ofrecer o recibir remuneración, dádiva , invitación o cualquier otro tipo de compensación o promesa de compensación en dinero o especie por parte de cualquier persona natural o jurídica; (c) hacer uso, en beneficio propio o de un tercero, de la información que conozca por razón del ejercicio de sus funciones; (d) interferir como proponente o contratista de manera directa o por interpuesta persona en el proceso de evaluación, negociación de ofertas y adjudicación, entendiéndose como tal, entre otras, las acciones tendientes a obtener información del avance de los estudios o cualquier conducta que tienda a influenciar o entorpecer el resultado del proceso; (e) actuar de cualquier forma desleal con ETB; (f) incumplir lo estipulado en el código de ética y conducta de ETB publicado en la página web de ETB.
En caso de que el proponente presente propuesta, celebre el contrato o lo ejecute encontrándose incurso en cualquiera de las situaciones descritas, deberá responder por los daños y perjuicios que como cause a ETB o a terceros con ocasión de su conducta. En este evento, ETB procederá a la terminación anticipada del contrato, sin que por ello haya lugar al reconocimiento de indemnización alguna a favor del contratista.
En caso de que el proponente resulte adjudicatario, las anteriores declaraciones se extienden a la ejecución del contrato.
De otra parte, el oferente deberá identificar para suscribir el contrato si la sociedad, los socios o accionistas, los representantes o administradores tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de ETB. De presentarse algún posible conflicto de interés ya sea previo a la presentación de oferta o durante la ejecución del contrato, el oferente deberá informar a ETB a la mayor brevedad con el fin de analizar lo que corresponda desde el área competente. El conflicto descrito en este acápite se predica respecto del área o facultado que adelanta el proceso de contratación.
1.31. CONDICIONES CONTRACTUALES
1.31.1. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo de ejecución del contrato es de veinticuatro (24) meses contados a partir de la orden escrita de inicio, previa aprobación de las garantías contractuales.
1.31.2. OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
a) Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, conforme las descripciones exigidas en los términos de referencia, sus respectivos anexos y presentadas en la oferta.
b) Rendir de manera oportuna los informes de gestión que le sean requeridos por la interventoría o el supervisor del contrato.
c) Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo, evitando dilaciones o acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a ETB y demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o amenazas.
d) Realizar los demás deberes a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato, de los términos de referencia, sus anexos y en la oferta presentada.
e) Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración del contrato, y de la ejecución del mismo.
f) Mantener actualizado su domicilio.
g) Cumplir con las demás obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato, conforme a su objeto, y aquellas otras que en su momento pueda impartir su supervisor para su cabal cumplimiento.
1.31.3. GARANTÍAS CONTRACTUALES
a) CUMPLIMIENTO: por un valor asegurado del veinte por ciento (20%) del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante su plazo de ejecución y hasta su liquidación.
b) SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución del contrato hasta su terminación y tres (3) años más.
c) CALIDAD DEL SERVICIO: por un valor asegurado xxx xxxx por ciento (10%) del precio estimado del contrato antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución y hasta su terminación.
d) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: por un valor asegurado del veinte por ciento (20%) del precio estimado del contrato antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante su plazo de ejecución y hasta su liquidación. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones que pueda iniciar ETB en el evento en que los perjuicios puedan superar el porcentaje establecido.
De acuerdo con lo previsto en las “Políticas Financieras de Contratación” emitidas por la Vicepresidencia Financiera de ETB, ETB implementó un esquema de aseguramiento que le permite, en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas. Resultado de lo anterior, a través de su corredor de
seguros, celebró un convenio en virtud del cual los contratistas que suscriban contratos con ETB, deben adherirse como regla general a las Pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB.
Conforme con lo anterior, para la vinculación como cliente y la asignación inicial, debe entregar los documentos que se encuentran relacionados en el numeral 8 de la Política financiera publicada en la página xxx.xxx.xxx.xx, o directamente en Equipo de Seguros de la Vicepresidencia Financiera de ETB.
Luego de asignado el cupo por la aseguradora, el Contratista y/o el Supervisor remitirán el contrato o las modificaciones [prórroga, adición y/o cualquier otra modificación] dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su formalización al Área de Seguros, ubicada en el piso 2º del edificio 20-56 de ETB o al correo electrónico (GESTION SEGUROS <xxxxxxx_xxxxxxx@xxx.xxx.xx>), para que se emitan los correspondientes certificados de seguros, informándoles a las partes interesadas en cualquiera de estos eventos para el pago de la prima respectiva.
El Contratista contará hasta con cinco (5) días hábiles para pagar la prima estipulada en cada certificado o para definir con la aseguradora su forma de pago. En el evento que el Contratista no pague la prima, el Área de Seguros, ubicada en el piso 2º del edificio 20-56 de ETB reportará el caso, con el fin que ETB pague la prima y a través del supervisor del contrato descuente su monto de las sumas que le adeude al Contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el Contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El Contratista debe renunciar expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx. El Contratista debe aceptar que ETB realice el respectivo descuento o compensación. Para efectos de este cobro, el contrato prestará merito ejecutivo lo cual debe entender y aceptar el Contratista con su suscripción.
En el evento en que sus políticas de suscripción se abstengan de emitir certificados de seguros al Contratista, el Área de Seguros de ETB, le permitirá constituir las pólizas de seguros con cualquier compañía de seguros autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia o para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones en Colombia. Para tal fin, el Contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles contados a partir de la comunicación del supervisor, plazo en el cual deberá realizar la entrega a ETB de la póliza de seguros o garantía bancaria correspondiente, con el fin de realizar el estudio y aprobación correspondiente. En el evento en que sea necesario realizar cualquier subsanación de la póliza, el Área de Seguros de ETB a través del supervisor del contrato, informará el plazo establecido para tal fin.
1.31.4. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO SG-SST.
El Contratista debe dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con modalidad de contratación laboral de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas, acreditando además el pago de las obligaciones laborales, el cumplimiento de los sistemas de salud, riesgos laborales (ARL), pensiones (AFP), aporte a cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar. Para tal efecto, el contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes de sus empleados o subcontratistas, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por revisor fiscal cuando éste exista, de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal en los términos establecidos en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. Adicionalmente, ETB podrá solicitar al contratista entregar al supervisor del contrato, fotocopia o archivo digital de las planillas de pago a las mencionadas entidades del personal que ocupe en Colombia para ejecutar el contrato, inclusive subcontratistas. Igualmente, ETB podrá solicitar al contratista allegar certificación sobre el pago
de obligaciones e indemnizaciones respecto del recurso humano que de una u otra manera participa en la prestación del servicio, independiente de la modalidad de su vinculación, inclusive subcontratistas.
1.31.5. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL
En el caso que aplique por el objeto contratado, El Contratista deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en caso de que se requiera, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas.
ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente.
1.31.6. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
a) El contratista declara que cumple con la normatividad colombiana incluidas aquellas relacionadas con la implementación de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo xx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo y se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todas sus contrapartes, socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF y/o a las autoridades competentes de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas.
b) En caso que el contratista no le resulte exigible la implementación de dicho sistema, el contratista, con la presentación de la oferta, declara que mantiene y ejecuta buenas prácticas en sus procesos, dirigidos a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o sus delitos conexos.
c) El contratista declara que todas las actividades las ejerce dentro de un marco legal y que su patrimonio, los recursos utilizados para la ejecución del contrato que llegare a celebrarse, al igual que sus ingresos son producto de actividades lícitas y no provienen o son fruto de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o en el extranjero.
d) El contratista declara que, en la ejecución del contrato, no contratará ni tendrá vínculos de ningún tipo con terceros que realicen operaciones o cuyos recursos provengan de actividades ilícitas.
e) El contratista declara que toda la documentación e información aportada para la presentación de la oferta, celebración y ejecución del contrato, es veraz y exacta y autoriza para que pueda ser confirmada y verificada por ETB por los medios que considere pertinentes.
f) El contratista se obliga a actualizar su información, mínimo una vez al año o antes si se produjera modificación o cuando sea requerido por ETB, de manera enunciativa más no limitativa, la relativa a su composición accionaria, información financiera, cambios en representantes legales, composición de junta directiva y cualquier otra información que por su naturaleza sea susceptible de cambio. Asimismo, El contratista se obliga a entregar en cualquier momento la información que
sea requerida por ETB y que se considere relevante para la administración del riesgo xx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo.
g) El contratista, declara que ni el representante legal que presenta la oferta o suscribe el contrato, como la persona natural o jurídica que representa, sus filiales, socios, accionistas directos o indirectos, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato, revisores fiscales, contratistas y proveedores, sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes de orden nacional e internacional, investigaciones o procesos penales, condenas por delitos dolosos, ni aquellos originados en delitos conexos al xx xxxxxx de activos o de la financiación de actividades ilícitas o actos contra la administración pública, incluyendo, pero no limitándose a fraudes en licitaciones, soborno o corrupción y que tomará todas las medidas necesarias para no estarlo, encontrándose ETB facultada para efectuar las verificaciones que considere pertinente en bases de datos o informaciones públicas nacionales o internacionales y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que yo o alguna de las personas mencionadas es incluido en listas para el control xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior – OFAC emitida por la Oficina xxx Xxxxxx de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las Naciones Unidas y otras listas de control o vinculantes, tienen investigaciones o procesos o condenas en su contra, o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan colocar a ETB frente a un riesgo legal o reputacional. En caso de que la ejecución del contrato demande la presencia de subcontratistas, le aplicarán las mismas disposiciones, cuya declaración corresponde a el contratista, quien es el que ostenta la relación comercial con ETB.
h) En el evento en que el contratista, tenga conocimiento de alguna de las circunstancias descritas en el literal anterior, se compromete a comunicarlo de inmediato a ETB.
i) El contratista, declara que no tiene presencia en países sancionados por la OFAC y países no cooperantes; de la misma manera certifica que la constitución de la compañía no está bajo el esquema de acciones al portador. En caso de que la ejecución del contrato demande la presencia de subcontratistas, le aplicarán las mismas consideraciones, cuya declaración corresponde al contratista, quien es el que ostenta la relación comercial con ETB.
j) El contratista, declara que con la presentación de la oferta y firma del contrato, tanto el representante legal que suscribe el contrato, como la persona natural o jurídica que representa, otorgan su consentimiento informado, y por lo tanto autorizan a ETB a comunicar a las autoridades nacionales o de cualquiera de los países en los cuales ETB realice operaciones, sobre alguna cualquiera de las situaciones en este documento descritas, así como a suministrar a las autoridades competentes de dichos países, toda la información suministrada, pública, privada o semiprivada que sobre la persona jurídica que represento, ellas requieran. Asimismo, para que ETB efectúe los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo xx xxxxxx de activos y financiamiento del terrorismo y sus programas de cumplimiento, exonerándola de toda responsabilidad por tal hecho.
k) El contratista. declara que conoce y acepta que ETB está en la obligación legal de solicitar las aclaraciones que estime pertinentes en el evento en que se presenten circunstancias con base en las cuales ETB pueda tener dudas razonables sobre nuestras operaciones o las operaciones de la persona natural o jurídica que represento, así como del origen de nuestros activos, en el cual suministraremos las aclaraciones que sean del caso. Si estas explicaciones y soportes entregados no son satisfactorias a juicio de ETB, autorizamos para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica, sin que ello represente costo alguno para ETB.
l) El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones y declaraciones aquí contempladas, faculta a ETB para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con el contratista, sin que por ello haya lugar sanción o indemnización por parte de ETB a el contratista, y
el contratista se obliga a responder frente a ETB y/o terceros por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia del daño reputacional ocasionado.
1.31.7. BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN XXX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El Contratista se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en: i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo permanente de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas.
1.31.8. PROPIEDAD INTELECTUAL
El contratista debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada y, por tanto, librará a ETB de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación, el Contratista asumirá totalmente la responsabilidad.
En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley. Con la suscripción del contrato, todos los derechos patrimoniales sobre las obras creadas en virtud de este contrato quedan en cabeza de ETB, quien podrá hacer uso de ellas en la forma en que lo considere más conveniente para sus intereses, sin perjuicio de los derechos xxxxxxx a que haya lugar, especialmente aquellos definidos en los literales a. y b. del artículo 30 de la ley 23 de 1982 o a aquellos que reconozca la normatividad vigente en la materia.
Toda la información relativa a clientes, o datos conexos son de propiedad exclusiva de ETB, así como la información que se genere en el marco del contrato.
1.31.9. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
La información suministrada por ETB en desarrollo del contrato por cualquier medio al contratista, deberá ser utilizada de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la obligación de mantener su debida reserva, confidencialidad, integridad y disponibilidad. Dicha información únicamente será utilizada para la debida ejecución del contrato. La violación de confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a reclamar indemnización por parte de ETB. No se considera violación de confidencialidad la entrega de información cuando sea de conocimiento público. El Contratista no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por ETB.
1.31.10. HABEAS DATA
Cuando para la debida ejecución del contrato, el Contratista deba acceder, consultar y/o administrar bases de datos en calidad de Encargado del tratamiento de datos personales a nombre de ETB, quien es Responsable del tratamiento de datos personales de sus clientes, trabajadores, contratistas, accionistas, ciudadanía en general o aquellas bases de datos personales que lleguen a surgir, previos los permisos concedidos para el efecto, el Contratista se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir a sus trabajadores sobre los principios de administración de datos de terceros y de tratamiento de datos personales, tales como: legalidad en materia de tratamiento de datos, veracidad o calidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad,
confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Resolución CRC 5111 de 2017, la ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
El Contratista acepta adherirse a la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada en ETB para el manejo de la información personal que gestiona, incluyendo los datos de terceros, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como instruir a su personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dicha política debe ser consultada en la página WEB de ETB xxx.xxx.xxx.xx. Para lo anterior el Contratista, debe designar a una persona o área que asuma la protección de datos personales, adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, realizar el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables, garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad nacional de Datos Personales. ETB se reserva el derecho de verificar y monitorear, en cualquier momento o lugar, el cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales de ETB. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación que le asiste al contratista de responder por los eventuales perjuicios que se generen con ocasión del incumplimiento de esta política.
Si con ocasión del objeto contractual, ETB debe entregar Bases de Datos Personales al Contratista para que éste realice actividades que no están en el marco de la relación contractual que estas personas tienen con ETB, el Contratista podrá ejecutar esas actividades hasta máximo quince (15) días hábiles después de la fecha de entrega de cada base de datos. Lo anterior con el fin de garantizar que los Datos Personales sean tratados sólo cuando cuentan con autorización de los Titulares.
De la misma forma, si dentro de la ejecución del contrato se requiere realizar una transmisión internacional de datos personales, el contratista acepta dar cumplimiento a las disposiciones vigentes en materia de protección de datos sobre “transferencia y transmisión internacional de datos personales”, previstas en los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes aplicables, especialmente el contratista se obliga a dar aplicación a las disposiciones derivadas de la Política de Tratamiento de Datos de ETB y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del contrato que se entienden incorporadas al mismo, el contratista acepta:
a) Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
b) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
c) Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
1.31.11. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL
La contratación es de carácter comercial y civil; por tanto, para la prestación del servicio y cumplimiento del contrato, el contratista goza de autonomía e independencia respecto de su personal, recursos, vehículos y herramientas entre otros aspectos; por lo que no se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el Contratista ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable
por la vinculación de su personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos. El contratista garantiza que el personal su personal esté debidamente seleccionado para prestar el servicio contratado de forma eficiente y dentro de los plazos establecidos. Así mismo, garantiza que la remuneración de las personas que en su calidad de contratista ocupe para la prestación del servicio está acorde con los parámetros de la ley. El contratista, en desarrollo de su autonomía técnica y administrativa, por su propia cuenta y riesgo, es quien realiza el proceso de selección del personal idóneo que le colaborará en la ejecución del objeto contratado, por lo tanto, se obliga a:
a) Realizar el proceso de inducción, capacitación, y entrenamiento necesario de su personal de conformidad con el objeto del contrato.
b) Implementar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.
c) Afiliar a sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, obligándose además a cotizar oportunamente a las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral correspondientes, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes sobre la materia.
d) El Contratista debe garantizar que todo el personal que preste el servicio cuenta con la afiliación y aportes mensuales a los Sistemas de Salud y Pensiones establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
e) El Contratista deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la modalidad de contratación que tenga el personal que requiera para la prestación del servicio contratado y garantizar los pagos de las obligaciones derivadas de la misma, según el marco legal vigente. En caso de vinculación de personal extranjero, el Contratista deberá dar cumplimiento a las obligaciones en materia de derecho migratorio.
f) El Contratista, debe disponer de los medios necesarios para garantizar la no existencia de trabajo infantil en su actividad. Así mismo, el contratista no puede contratar personal a través de cooperativas de trabajo asociado.
g) El Contratista no podrá vincular, para la ejecución de los Contratos, a personal bajo ninguna modalidad de vinculación que afecte los derechos los derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes ni bajo la modalidad de contrato de aprendizaje.
h) La remuneración a pagar al personal del Contratista debe ser acorde al perfil y no debe estar por debajo de los parámetros establecidos por la ley, ni xxx xxxxxxx y sus condiciones deben quedar claras en el momento de la contratación.
i) El contratista se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.
j) El Contratista se obliga a cumplir las normas sobre prevención de riesgos laborales aplicable en Colombia y se obliga a disponer de los medios necesarios en cuanto a la protección y prevención,
así como a prestar la formación e información de los riesgos laborales de sus propios trabajadores que pudieran precisar para la prestación de los servicios. En consecuencia, el Contratista deberá velar por la seguridad de los trabajadores, proporcionar y asegurarse de la utilización de los equipos de protección adecuados para el desarrollo de su trabajo, de conformidad con las normas legales.
k) El Contratista deberá garantizar que el personal que requiera entrenamiento para realizar trabajos seguros cuente con las certificaciones específicas a que haya lugar, según el marco legal vigente.
l) El delegado del Contratista para la ejecución del contrato es el encargado de interactuar con ETB
S.A. E.S.P. S.A. E.S.P en todo lo relacionado con los temas laborales. Así mismo, liderará al personal contratado para el desarrollo del contrato y asegurar la dirección administrativa del mismo, así como realizar mejoras a los procesos establecidos.
1.32.12 INDEMNIDAD
El contratista debe mantener indemne a ETB de toda reclamación o demanda, por los daños y perjuicios que ocasione el personal a su servicio a terceros en desarrollo del contrato o por cualquier otro evento imputable a su responsabilidad.
1.32.13. GESTIÓN AMBIENTAL
El Contratista deberá ejecutar las obligaciones a su cargo en cumplimiento de las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. Por lo anterior, le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a controlar y gestionar riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente y obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas.
1.32.14. GENERACIÓN DE RESIDUOS
El Contratista deberá cumplir las normas legales vigentes sobre gestión ambiental y tratamiento de los residuos en lo que se requiera y obligue de acuerdo con el objeto contratado.
1.32.15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Con la presentación de la oferta se entiende la aceptación del proponente, en caso de resultar adjudicatario, de adherirse a las Políticas de Seguridad de la Información que tiene adoptadas ETB para la protección de su información y la de sus terceros, las cuales se obligan a conocer y cumplir, así como a instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dichas políticas deben ser consultadas en la página web de ETB xxx.xxx.xxx. Así mismo y cuando aplique a partir de la debida ejecución del contrato, el contratista se obliga a cumplir con las políticas de seguridad de la información y de protección o tratamiento de datos personales de los clientes de ETB.
ETB podrá requerir a discreción al contratista la firma de acuerdos de confidencialidad específicos a su personal y demás personas que éste autorice.
Los usuarios entregados al Contratista para acceder a los sistemas de información de ETB deben corresponder a personas que efectivamente estén ejecutando actividades relacionadas con el objeto contractual, en tal sentido, el Contratista se obliga a mantener informado a ETB sobre los usuarios a su
cargo que deben estar vigentes, informando inmediatamente sobre cualquier retiro o cambio que éste realice sobre el personal que accede a los sistemas de información de ETB.
El Contratista se obliga a reportar cualquier debilidad sospechosa que incida en la seguridad de la información y reportar de manera inmediata la ocurrencia de incidentes de seguridad de la información que puedan vulnerar la confidencialidad, integridad y/o disponibilidad de la información de ETB o de sus terceros, tratada en desarrollo del contrato, contribuyendo, además, con todos los medios a su alcance para su remediación. Sin perjuicio de los reportes que realice ante ETB, el contratista deberá responder por los eventuales perjuicios que se generen con ocasión de los incidentes que puedan afectar la seguridad de la información.
El Contratista debe impartir a su personal, con relación a las acciones de toma de conciencia, educación, entrenamiento, actualizaciones regulares en políticas y procedimientos de seguridad de la información, según sea relevante para ejecutar el contrato.
ETB se reserva el derecho de verificar y monitorear, en cualquier momento o lugar, el cumplimiento de las políticas de seguridad de la información de ETB.
Antes de la finalización del contrato, el Contratista deberá devolver los activos físicos y electrónicos encomendados, garantizando que la información pertinente se devuelva a ETB de manera que no podrá usarse para ningún otro fin por parte del Contratista ni de sus trabajadores o sus propios contratistas. Adicionalmente y en caso de que el Contratista o sus trabajadores o sus propios contratistas hayan adquirido un conocimiento importante a partir del desarrollo del contrato, el Contratista se obliga a documentar y transferir a ETB ese conocimiento.
1.32.16. MULTAS
Si hay retardo x xxxx en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contraídas, ETB le podrá descontar al contratista hasta el 20% del precio del contrato. El descuento será del 1.5% del precio de la parte incumplida por cada semana de atraso o proporcional por fracción. Estos descuentos no eximen al contratista del cumplimiento de la obligación principal.
ETB podrá realizar los descuentos de las sumas que se adeuden al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB le indique el valor o saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuanta de cobro que se curse para tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para su constitución en xxxx.
1.32.17. CLÁUSULA PENAL
En caso de incumplimiento parcial o total, definitivo, de cualquiera de las obligaciones del contratista, este se obliga a pagarle a ETB a título de cláusula penal compensatoria el 30% del precio del contrato, antes de IVA. La pena no exime al contratista del cumplimiento de la obligación principal ni del pago de los perjuicios que superen este porcentaje.
ETB podrá descontar el valor de la cláusula penal compensatoria de las sumas que se adeuden al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB le indique del valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.
1.32.18. SUPERVISIÓN
La supervisión del contrato será ejercida por la persona designada por el Facultado para tal efecto, en concordancia con lo previsto en el Manual de Supervisión y el Instructivo de supervisión, así como el Manual de Contratación de ETB.
Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del CONTRATISTA, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato.
1.32.19. CESIÓN DEL CONTRATO
El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita de ETB.
1.32.20. TERMINACIÓN DEL CONTRATO
El contrato que llegue a suscribirse terminará por las causales legales o por las siguientes: (i) Por mutuo acuerdo. (ii) Anticipadamente por ETB, en cualquier tiempo, dando aviso al contratista con una antelación mínima de treinta (30) días calendario, (iii) de manera anticipada por ETB, en cualquier tiempo cuando ETB encuentre que el contratista ha sido incluido dentro de las listas restrictivas vinculantes o no vinculantes nacionales o extranjeras, o se encuentren en curso en cualquiera de las causales de inhabilidad. (iv) La cancelación o pérdida de la(s) licencia(s) requerida(s) para la prestación del servicio, teniendo en cuenta su carácter de servicio regulado. PARÁGRAFO: en todo caso, la terminación anticipada del contrato no da lugar a indemnización alguna por parte de ETB, en este caso, sólo se pagarán las sumas correspondientes a los servicios solicitados y recibidos a satisfacción.
1.32.21. DOMICILIO
Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.
1.32.22. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
El contrato se liquidará por las partes dentro de los siete (7) meses siguientes a su terminación.
1.32.23 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las controversias o diferencias que surjan entre las Partes con ocasión de la firma, ejecución, interpretación o terminación de los contratos regidos por el presente Manual, así como cualquier otro asunto relacionado con los mismos, podrán ser sometidas a la revisión de las Partes para buscar un arreglo directo, en un término no mayor a treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha en que cualquiera de las Partes comunique por escrito a la otra la existencia de una diferencia. Igualmente podrán en caso de que no sean resueltas de forma directa entre las partes, acudir a mecanismos tales como la conciliación, transacción, amigable composición, entre otros mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en el ordenamiento jurídico vigente. Pese a lo indicado, en cualquier momento, las Partes podrán acudir a la jurisdicción competente para resolver los conflictos que se presenten.
CAPITULO II
2. CONDICIONES FINANCIERAS
Las siguientes son las condiciones financieras aplicables a la presente contratación, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento.
2.1 PRECIOS
ETB solicita ofertas a precios unitarios fijos netos, de conformidad con las condiciones técnicas contenidas en el presente documento.
2.2. REAJUSTE DE PRECIOS
Para los servicios Regulados y No regulados y otros servicios del presente contrato los precios permanecerán fijos hasta el 1 de enero del 2022, a partir de esa fecha y para las posibles demás vigencias los precios serán reajustados anualmente en la misma proporción que sea autorizado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada o quien haga sus veces.
Serán por cuenta del proveedor, y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.
De todo pago o abono en cuenta, ETB hará las retenciones xx xxx a que haya lugar.
2.3 VALOR DE LA OFERTA
Para la presentación de la propuesta el oferente deberá diligenciar en su totalidad los siguientes Anexos financieros:
Anexo Financiero N° 1: Relación De Precios Para Servicios De Vigilancia Fija Y Móvil A Nivel Nacional Con O Sin Armas (Regulado)
Anexo Financiero Nº 2: Relación De Precios Para Servicios De Vigilancia Fija Y Móvil A Nivel Nacional Con O Sin Armas (No Regulado Y Otros Servicios)
NOTA 1: Los precios de las ofertas deben ser calculados y diligenciados según lo establecido en la circular externa Nº 20201300000455 del 00 xx xxxxxxxxx xxx 0000 xx xx Xxxxxxxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxx y Seguridad Privada y a lo establecido en los Decretos N° 4950 de diciembre 27 de 2007 y 1464 de 2010 del Ministerio de Defensa Nacional.
Las tarifas que ETB reconocerá por los servicios objeto de la presente contratación corresponderán estrictamente a los establecidos en los documentos mencionados anteriormente. En ningún caso el oferente podrá cotizar tarifas inferiores a las establecidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada para la vigencia 2021. Es el deber de los oferentes revisar que las tarifas ofertadas cumplan con lo establecido en las normas que las regulan y de las cuales hacemos referencia en la Nota 1 del párrafo anterior.
Consideramos importante recalcar sobre la importancia del cálculo de la proporcionalidad referida en la formula descrita a continuación:
(SMLMV x TARIFA DE SERVICIOS) x VARIABLE PROPORCIONALIDAD) /30) x DÍAS QUE SE REQUIERE EL SERVICIO) /JORNADA LABORAL) x HORAS REQUERIDAS DEL SERVICIO.
Para lo cual adicionalmente se debe tener en cuenta la información descrita en los cuadros relacionados a continuación los cuales de igual forma se encuentran establecidos en los documentos a que hace referencia la nota 1:
NOTA 2: Los oferentes deberán diligenciar en su totalidad el anexo financiero.
NOTA 3: El anexo deberá ser suministrado en medio digital formato EXCEL y PDF según los parámetros y lineamientos definidos en los presentes términos de referencia; se debe diligenciar el mismo anexo protegido que ETB adjunta con el proceso. En el evento en que exista discrepancia entre la información contenida en el formato PDF y la presentada en Excel, prevalecerá la información presentada en el formato PDF.
NOTA 4: Es obligatorio diligenciar todos los ítems, de no diligenciarse al menos un ítem, su oferta será descalificada
NOTA 5: Con ocasión de las aclaraciones que surjan en la etapa de evaluación de oferta, bajo ningún motivo se podrán modificar los precios unitarios cotizados inicialmente, ya que la modificación de alguno de los precios unitarios cotizados inicialmente será causal de rechazo de la oferta.
NOTA 6: Las cantidades de servicios son estimadas y serán utilizadas para efectos de evaluación de las ofertas en igualdad de condiciones. Por lo anterior, en ejecución del contrato las cantidades podrán aumentar o disminuir de conformidad con las necesidades reales de ETB S.A. ESP.
NOTA 7: Los Anexos financieros deben estar firmados por el Representante Legal.
2.4 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA
El valor de la oferta deberá incluir todos los bienes y servicios requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de los presentes términos de referencia. Cualquiera de ellos que se requiera para el cumplimiento del objeto contractual y que no haya sido incluido en la propuesta deberá ser suministrado en su totalidad por el contratista sin costo adicional alguno para ETB.
Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del Contratista, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el Oferente por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán asumidos por ETB, ni cargados al precio de forma alguna.
2.5 SITIOS DE REALIZACIÓN DE LOS TRABAJOS
Se considera que el oferente ha realizado su propio examen de los trabajos, objeto de la presente invitación y que ha investigado plenamente los riesgos, medidas de seguridad requeridas, contingencias, además de otros datos necesarios para realizar el contrato y determinar los precios de su oferta.
El oferente no será eximido de su responsabilidad referente a circunstancias que puedan afectar la ejecución normal del contrato y que pudiesen haber sido previstas al momento de la celebración del mismo.
2.6 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN
2.6.1 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
Para la aplicación del Impuesto Sobre las Ventas, el oferente debe efectuar el hecho generador estipulado en el artículo 420 del Estatuto Tributario y discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta.
En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa.
En ningún caso la base gravable del impuesto sobre las ventas podrá ser inferior al valor comercial de los bienes o de los servicios, según lo establecido en el artículo 463 del Estatuto Tributario.
En caso de que el servicio o bien suministrado sea de cuantía indeterminada o no tenga valor, el proveedor deberá responder por el reconocimiento de sus ingresos e impuestos según las normas tributarias vigentes.
Para efectos del impuesto sobre las ventas, los servicios prestados y los intangibles adquiridos o licenciados desde el exterior se entenderán prestados, licenciados o adquiridos en el territorio nacional y causarán el respectivo impuesto cuando el usuario directo o destinatario de los mismos tenga su residencia fiscal, domicilio, establecimiento permanente, o la sede de su actividad económica en el territorio nacional, de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 420 del Estatuto Tributario.
Para los servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia, autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, de servicios temporales prestados por empresas autorizadas por el Ministerio del Trabajo y en los prestados por las cooperativas y pre-cooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra se refiere, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria o quien haga sus veces, a las cuales se les haya expedido resolución de registro por parte del Ministerio del Trabajo, de los regímenes de trabajo asociado, compensaciones y seguridad social, como también a los prestados por los sindicatos con personería jurídica vigente en desarrollo de contratos sindicales debidamente depositados ante el Ministerio de Trabajo, la tarifa será del 19% en la parte correspondiente al AlU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato, de conformidad con el articulo 462-1 del Estatuto Tributario.
2.6.2 RETENCIÓN A TÍTULO DE IVA EN CONTRATOS QUE INVOLUCREN PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL TERRITORIO NACIONAL O DESDE EL EXTERIOR CELEBRADOS CON NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, en el contrato respectivo se deberá discriminar el valor del impuesto sobre las ventas generado, que será objeto de retención por parte de ETB. El contrato servirá como soporte para todos los efectos tributarios.
2.6.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (responsable o no responsable) o si vende o presta servicios excluidos del IVA.
Para los servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia, autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, de servicios temporales la base gravable especial del AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato, se aplicará para efectos de la aplicación de la retención en la fuente sobre el Impuesto sobre la renta.
2.6.4 RETENCIÓN EN LA FUENTE, OFERENTES NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
2.6.4.1 A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la renta se determinará al momento en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, de acuerdo con las normas tributarias vigentes para pagos al exterior.
2.6.4.2 A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre las ventas será equivalente al ciento por ciento (100%) del valor del impuesto de acuerdo con lo estipulado en el parágrafo 1º del articulo 437-1.
2.6.5 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
2.6.5.1 OFERENTE PROVEEDOR NACIONAL
El contratista deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (responsable o no responsable), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.
Para los servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia, autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, de servicios temporales, la base gravable especial del AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato, se aplicará para efectos de la aplicación de la retención en la fuente sobre el Impuesto de Industria y Comercio y Complementarios.
2.6.5.2 PROVEEDOR NO RESIDENTE NI DOMICILIADO EN EL PAÍS
Sobre la enajenación en Colombia de bienes importados y los servicios prestados intermediarios o terceros en el territorio nacional, ETB practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar de acuerdo con las normas tributarias municipales respectivas.
2.6.6 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE
De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que ETB se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional.
2.6.7 REGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN
Si el oferente se ha acogido al régimen SIMPLE establecido para el año 2019, no se le debe aplicar la retención a título xx Xxxxx e ICA de conformidad con el artículo 911 del E.T. y el Decreto 1468 del 2019 respectivamente. Por consiguiente, solo se le aplicara la retención de IVA.
2.6.8 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN A SUCURSAL EXTRANJERA
Si la oferta es presentada por un proveedor extranjero que cuenta con una sucursal constituida en Colombia a través de la cual realizará algunas o todas las actividades tendientes a cubrir el objeto de la presente contratación, deberá especificar en su oferta cuales serán estas labores y el valor correspondiente. Es de anotar que el valor de las actividades desarrolladas por la sucursal no será girado al exterior y debe ser facturado directamente por la sucursal, para lo cual se observarán las condiciones determinadas para la forma de pago para proveedor nacional.
Adicionalmente, para cotizar las actividades a desarrollar por la Sucursal deberá utilizar los anexos financieros correspondientes a nacionales.
2.6.9 FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN
En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o cualquier forma de asociación, los integrantes en caso de prestación de servicios deberán facturar en forma independiente, de acuerdo con el porcentaje de participación el cual debe estar acorde con las actividades a ejecutar. En el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos.
NOTA: En caso de que el CONTRATISTA requiera cualquier tipo o forma de facturación diferente a lo expuesto en el párrafo anterior, deberá ser revisada y aprobada por la Gerencia de Contabilidad e Impuestos.
Cabe anotar que los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación deberán facturar sus ingresos de acuerdo con su participación establecida en el documento de asociación.
Cuando el objeto del contrato corresponda a la entrega de bienes tangibles o intangibles, la factura deberá ser expedida por la unión temporal, consorcio o forma de asociación que corresponda, con su propio NIT, y deberá tener en cuenta lo siguiente:
⮚ Señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros de la unión temporal, consorcio o forma de asociación o razón social y el NIT de cada uno de ellos.
⮚ Además, estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.
⮚ Quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título xx xxxxx, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.
2.6.10 RÉGIMEN TRIBUTARIO DE E.T.B.
ETB es Gran Contribuyente (Resolución 9061 del 10 de diciembre de 2020), Autorretenedor de ingresos gravados con impuesto xx xxxxx (Decreto 2885 del 24 de diciembre de 2001, Resolución DIAN No. 0547 del 25 de Enero de 2002), Autorretenedor de rendimientos financieros (Resolución 2863 de 2018), responsable del Impuesto sobre las Ventas (artículo 792 del E.T.), catalogada como Entidad de Derecho
Público para efectos de la retención por concepto de ICA para la ciudad de Bogotá, D. C. (Artículo 3 Decreto No. 271 del 28 xx Xxxxx de 2002). Código CIIU 6110.
2.6.11 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN
El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece si es responsable del impuesto o no, si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor xx Xxxxx y las disposiciones que lo autorizan. Así mismo deberá discriminar en que municipio presta el servicio.
Si el proveedor factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.
De igual manera se deberá discriminar en la factura el concepto de la comercialización de los productos y servicios, detallando si se tratan de actividades comerciales, o cualquier otra asociada.
2.6.12 RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR O AGENTE SOBRE LOS TRIBUTOS
Es responsabilidad de proveedor o agente la correcta aplicación de los impuestos relacionados en la factura de venta, así como el cumplimiento de los requisitos de factura o documento o equivalente según sea el caso. Los casos o situaciones no contempladas en estos términos ya sea por situaciones particulares, especiales o por desconocimiento de factores inherentes a la operación a realizar no desvirtúan en ningún caso la responsabilidad del proveedor o agente de aplicar correctamente los impuestos.
2.7 CONDICIONES GENERALES
Los servicios objeto de la presente contratación deberán cotizarse en pesos colombianos.
Los valores presentados, se cotizarán en números enteros, es decir sin incluir decimales. ETB se reserva el derecho de ajustar al peso por exceso o por defecto. La aproximación se realizará desde el precio mensual del servicio antes de IVA.
2.8 FORMA DE PAGO
El 100% del precio de los servicios se pagará en pesos colombianos, mediante cortes mensuales, de acuerdo con la cantidad de servicios solicitados en el respectivo mes a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación en el portal de recepción facturas de cuentas por pagar de ETB de la factura comercial, acompañada del acta mensual de recibo de los respectivos servicios a entera satisfacción de la Empresa, acta en la cual se deberá discriminar claramente el número de vigilantes que prestaron el servicio y el valor de los servicios a cancelar. Esta acta deberá estar suscrita por el supervisor del contrato y el contratista.
NOTA 1: Para efectos de la firma de las Actas de recibo de los servicios, el contratista deberá acreditar ante el supervisor del contrato en ETB, el pago de la nómina y demás obligaciones laborales, y de aquellas en materia de seguridad social (ARL, EPS y AFP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), respecto del personal utilizado para ejecutar el contrato.
2.9 ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS
El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Así mismo, en el evento de cambio de la cuenta, el contratista deberá informar de inmediato y por escrito a la supervisión del contrato, quien a su vez deberá revisar y dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva Interna número 00674 “Mediante la cual se establece el procedimiento para la gestión de información relacionada con la administración de datos básicos referentes a cuentas bancarias, cambio de destinatarios de los pagos de los proveedores y acreedores creados en el sistema SAP” del 25 de febrero de 2019; la cual regula el tema.
2.10 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DEL CONTRATISTA CUANDO SE INDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO
Cuando se identifiquen mayores valores entregados al contratista por cualquier concepto, éstos deberán ser desagregados y reintegrados a ETB, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:
• Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.
• Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.
• Se determinará la fecha de devolución por parte del CONTRATISTA.
• Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso, se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.
• En el evento en que el CONTRATISTA no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses xx xxxx liquidados a la tasa máxima de interés xx xxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.
2.11 HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Los oferentes internacionales y nacionales, personas jurídicas y personas naturales, interesados en presentar oferta deberán estar homologados, de conformidad con los requisitos establecidos en las Políticas Financieras Generales de Contratación, documento que se encuentra publicado en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx, excepto en aquellos casos que tales políticas así lo determinen.
La homologación debe estar actualizada con los estados financieros de la última vigencia fiscal y es un requisito adicional al registro en la base de datos de proveedores. Este proceso es administrado por la Gerencia de Abastecimiento.
2.12 RELACIÓN VENTAS – VALOR A CONTRATAR. (REQUISITO HABILITANTE)
Las ventas reportadas por el oferente nacional o extranjero en sus estados financieros en el último año fiscal (2020) NO podrán ser inferiores a 50% del valor estimado de oferta incluido IVA.
❖ Para las ofertas presentadas en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación, para obtener el valor de las ventas, con el cual se verifique la condición se seguirá el procedimiento descrito a continuación:
❖ En el momento de presentación de la oferta el documento consorcial debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, con lo cual se procederá a realizar el siguiente cálculo: Porcentaje de participación dentro del grupo asociado por las ventas, para cada uno de los integrantes del grupo asociado. Las sumas de estos valores corresponderán al valor de las ventas del grupo consorciado.
Nota: Para efectos de validar este requerimiento el oferente deberá adjuntar con el paquete financiero de la oferta, el Estado de Resultados del último año fiscal (2020), debidamente suscrito por contador público, revisor fiscal o quien haga sus veces, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto.
LA CONDICIÓN PREVISTA EN EL ANTERIOR NUMERAL CONSTITUYE UN REQUISITO HABILITANTE DE NATURALEZA FINANCIERA PARA PARTICIPAR EN EL PRESENTE PROCESO DE INVITACIÓN PÚBLICA. LOS OFERENTES QUE NO CUMPLAN CON EL REQUISITO HABILANTE FINANCIERO REFERIDO EN EL PRESENTE NUMERAL, SERÁN DESCALIFICADOS.
2.13 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES DE CARÁCTER FINANCIERO
"Con la presentación de la oferta se entiende ACEPTADO todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.
2.14 ORDENAMIENTO ECONOMICO DE OFERTAS Y CONTRA OFERTAS
De conformidad con lo anterior, las ofertas que cumplan financieramente serán calificadas desde el punto de vista económico como se explica más adelante:
Ponderación Técnica: CUMPLE / NO CUMPLE
Ponderación Económica: Se identificará un ordenamiento de 1 a N siendo N equivalente
al número de ofertas hábiles dentro del rango de oferta.
La calificación económica de las ofertas se efectuará sobre un ordenamiento de 1 a N, los cuales serán asignados mediante la aplicación del siguiente procedimiento:
ETB podrá hacer correcciones aritméticas a los valores consignados por el oferente en los Anexos financieros solicitados en los siguientes casos:
• Cuando al verificar el valor consignado en la columna valor total, este difiera del valor resultante de multiplicar las cantidades del ítem por el precio unitario total respectivo.
• Cuando al verificar las sumas y multiplicaciones totales y parciales de los mencionados anexos se encuentren errores aritméticos.
En caso de presentarse discrepancias entre los valores presentados en el anexo de precios, ETB podrá hacer las correcciones necesarias y tomará para ello el valor que resulte de la aplicación de los precios unitarios, del anexo correspondiente de la oferta.
Es importante anotar que, si se presentan inconsistencias entre los valores presentados PDF y los valores del medio digital, prevalecerán los valores presentados en medio PDF.
Se identificará, dentro del rango de ofertas presentadas, la propuesta que contenga el menor valor estimado de oferta (incluidas las correcciones aritméticas), y a esta se le otorgará el número 1. La
asignación del número dos “SEGUNDA MEJOR” corresponderá a la segunda oferta de menor valor y así sucesivamente hasta completar el número de ofertas hábiles dentro del presente proceso.
NOTA 1: Es importante aclarar que en la ejecución del contrato ETB no se obliga a solicitar un minino de servicios ni de elementos.
2.15 NEGOCIACIÓN
En caso de que ETB decida adelantar una etapa de negociación, en las contraofertas presentadas, las contraofertas no podrán contener precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta. Esta regla aplica para cada uno de los ítems ofertados de forma independiente.
CAPITULO III - CONDICIONES TÉCNICAS Y FUNCIONALES
3.1 OBJETIVO GENERAL
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P., en adelante ETB,
mediante invitación publica requiere contratar los servicios integrados de vigilancia y seguridad privada, para los bienes e instalaciones de ETB de conformidad con el alcance y especificaciones técnicas requeridas
3.2 ALCANCE
El alcance de los servicios comprende la prestación del servicio de Vigilancia y Seguridad Privada fija, móvil y escoltas, con y sin armas y con medios caninos en sectores rurales y urbanos donde requiera esta clase de servicios y demás medios técnicos y tecnológicos que faciliten la gestión de la seguridad. Lo anterior tiene el propósito de disminuir y administrar todo tipo de vulnerabilidades y riesgos de seguridad física que atenten contra la integridad de los empleados, visitantes y contra los intereses de la empresa, a nivel nacional. Para tal fin requerimos contratar los siguientes servicios y cantidades con un cubrimiento a nivel nacional:
Item | Modalidad | Denominacion | Servicios 2021 | Servicios 2022 | Servicios 2023 |
1 | VIGILANCIA 24HRS L-D CON ARMA | REGULADA | 0 | 0 | 0 |
2 | VIGILANCIA 24 HRS L-D SIN ARMA | REGULADA | 560 | 840 | 280 |
3 | VIGILANCIA 24 HRS LAV SIN ARMA SIN FESTIVOS | REGULADA | 1 | 0 | 0 |
4 | VIGILANCIA 24 HRS L-D CON GUIA CANINO | REGULADA | 24 | 36 | 12 |
5 | VIGILANCIA 12 HRS LAS CON ARMA SIN FESTIVOS | REGULADA | 1 | 0 | 0 |
6 | VIGILANCIA 12 HRS LAS SIN ARMA SIN FESTIVOS | REGULADA | 144 | 216 | 72 |
7 | VIGILANCIA 12 HRS LAV CON ARMA SIN FESTIVOS | REGULADA | 1 | 0 | 0 |
8 | VIGILANCIA 12 HRS LAV SIN ARMA SIN FESTIVOS | REGULADA | 200 | 300 | 100 |
9 | VIGILANCIA 10 HRS LAS SIN ARMA SIN FESTIVOS | REGULADA | 48 | 72 | 24 |
10 | VIGILANCIA 10 HRS LAV SIN ARMA SIN FESTIVOS | REGULADA | 24 | 36 | 12 |
11 | VIGILANCIA 08 HRS LAD SIN ARMA | REGULADA | 1 | 0 | 0 |
12 | VIGILANCIA 12 HRS L-D SIN ARMA | REGULADA | 64 | 96 | 32 |
13 | VIGILANCIA 24 HRS L-D SIN ARMA - OPERADOR MEDIOS TECNOLOGICOS | REGULADA | 24 | 36 | 12 |
14 | VIGILANCIA CERROS 8HRS LAS SIN ARMA SIN FESTIVOS | REGULADA | 424 | 636 | 212 |
15 | VIGILANCIA 24HRS L-D CON ARMA - ESCOLTA MOTORIZADO PRESIDENCIA | REGULADA | 8 | 12 | 4 |
16 | VIGILANCIA 24 HRS L-D MOTORIZADA CON ARMA | NO REGULADA | 137 | 193 | 68 |
17 | VIGILANCIA 24 HRS L-V MOTORIZADA SIN ARMA SIN FESTIVOS | NO REGULADA | 1 | 0 | 0 |
18 | VIGILANCIA MOTORIZADA 10 HRS LAV CON ARMA SIN FESTIVOS | NO REGULADA | 72 | 108 | 36 |
19 | VIGILANCIA MOTORIZADA 10 HRS LAD CON ARMA | NO REGULADA | 1 | 0 | 0 |
20 | EQUIPOS DE ALARMA TESORERIA | NO REGULADA | 8 | 12 | 4 |
21 | MONITOREO SISTEMAS ALARMA TESORERIA | NO REGULADA | 8 | 12 | 4 |
22 | ARRENDAMIENTO EQUIPOS CCTV Y ACCESO | NO REGULADA | 8 | 12 | 4 |
23 | MANTENIMIENTO EQUIPOS ELECTRONICOS | NO REGULADA | 8 | 12 | 4 |
24 | SERVICIO VEHICULO BLINDADO | NO REGULADA | 8 | 12 | 4 |
25 | TARJETAS DE INGRESO | NO REGULADA | 300 | 300 | 100 |
En el anexo financiero, se incluye el item vigilante motorizado 10 horas lunes a viernes, con arma y sin festivo (Vicepresidencia de empresas y ciudades inteligentes), el cual corresponde a una necesidad puntual de la operación y es por el primer mes del contrato.
Los servicios objeto de esta invitación pública y que se encuentran regulados por la Super Intendencia de Vigilancia y Seguridad privada deberán ser cotizados con la base mínima decretada por la Supervigilancia.
3.3 CONDICIONES DE PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS
3.3.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN.
Para mayor entendimiento y evaluación de los requerimientos expresados en este capítulo, se efectúa la siguiente clasificación:
REQUERIMIENTO MÍNIMO OBLIGATORIO: Son aquellos requerimientos expresados en términos tales como: “ETB requiere”, “El OFERENTE debe”, indicando que son de cumplimiento obligatorio. Las ofertas que no cumplan con estos requerimientos a cabalidad serán rechazadas.
CONDICIONES DESEABLES: son aquellas condiciones expresadas en términos tales como “DESEABLE”, ETB ESPERA”, “ETB DESEA”, indicando que son de cumplimiento deseable. ETB usa estas características para determinar cuál oferta añade valor al proyecto y su incumplimiento no conlleva el descarte de la oferta. Sin embargo, en caso de que el OFERENTE responda que cumple a una condición deseable, en caso de ser adjudicada la oferta del OFERENTE, efectivamente será solicitada en la operación de los servicios.
El OFERENTE debe responder PUNTO A PUNTO si CUMPLE o NO CUMPLE a las especificaciones técnicas contenidas en este documento y en los anexos técnicos. En los casos en los que el OFERENTE lo considere conveniente, o ETB lo exija, el OFERENTE debe dar explicación consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo cumple. De no cumplirse lo anterior, ETB podrá solicitar el pronunciamiento o explicaciones respectivas durante la etapa de estudio de ofertas, sin que con ocasión de las respuestas pueda mejorar la oferta.
Si la respuesta es referida a un catálogo o documento descriptivo técnico, éste debe ser entregado junto con la oferta indicando el sitio de este, en el que se localiza la correspondiente descripción, para su verificación.
En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en el respectivo numeral o en otro aparte de la oferta, ETB formulará la solicitud de aclaración o explicación en la etapa de estudio de ofertas.
Si la respuesta al requerimiento es evasiva, si no se suministra la aclaración o explicación solicitada, o si a pesar de haberse expresado “CUMPLE”, de la respuesta recibida se deduce que el requerimiento no se satisface totalmente, o su cumplimiento se sujeta a condición, la oferta será descartada por tratarse de un “Requerimiento Mínimo Obligatorio”. De referirse a “Condiciones deseables” se tendrá por no cumplido y se calificará con cero (0).
Los documentos exigidos en el presente capítulo que no hayan sido aportados con la oferta podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de ofertas. De no atenderse el requerimiento dentro de los plazos señalados, la oferta será descartada.
Todos los documentos que integren la oferta deben ser redactados en idioma castellano, a excepción de los catálogos técnicos, los cuales pueden ser presentados en idioma inglés. Si se
presentan los catálogos técnicos en idioma inglés y español conjuntamente, en caso de discrepancia prevalecerá la información suministrada en español.
El OFERENTE debe tener en cuenta que las respuestas que suministre en este capítulo deben corresponder con el alcance y la capacidad real de los servicios ofertados, constituyéndose así en parte integral de su oferta, y por lo tanto del eventual contrato que llegue a celebrarse. El OFERENTE debe mencionar explícitamente cuándo una característica del servicio no viene incluida o no será entregada como parte del mismo, de lo contrario se asumirá que la característica descrita forma parte integral de la propuesta y así será exigida en caso de llegar a celebrarse el contrato.
Durante el estudio de ofertas, ETB se reserva el derecho de solicitar a los OFERENTES una presentación, en la cual se aclaren los aspectos técnicos específicos de la propuesta, sin que sea posible realizar modificaciones a la oferta presentada. La fecha y hora de la presentación serán comunicadas oportunamente por ETB
3.4 ESPECIFICACIONES Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DEL SERVICIO REQUERIDO
3.4.1 Vigilancia Fija
Servicio regulado por la Superintendencia de Vigilancia y requerido en las instalaciones de ETB (Sedes administrativas, tiendas, Centrales y Nodos) donde se requiera personal de seguridad en forma permanente de acuerdo con el análisis de riesgos realizado en cada puesto, puede ser con arma de fuego o no letal y sin arma.
3.4.1.1. Supervisión para servicios de vigilancia en sedes administrativas, tiendas, centrales y nodos en casco urbano
Sin perjuicio de la supervisión realizada por ETB de acuerdo con el objeto del contrato, el contratista deberá supervisar de acuerdo con la modalidad del servicio 2 revistas al día por servicio de 24 horas y una revista al día por servicio diurno. Se podrán considerar opciones de supervisión virtual previa validación y autorización del supervisor del contrato.
3.4.1.2. Comunicaciones – Dotación para servicios de vigilancia en sedes administrativas, tiendas y técnicas en casco urbano
ETB requiere que todos los servicios de vigilancia cuenten con un medio de comunicación adecuado que permita generar y/o enviar los reportes oportunos a la Central de Operaciones de ETB.
Los servicios de vigilancia en sedes administrativas, tiendas, centrales y nodos, deberán contar con la siguiente dotación:
• Uniforme de gala (corbata).
• Kit de invierno (Impermeable, linterna con baterías, sombrilla).
EL CONTRATISTA suministrará 3 dotaciones nuevas al año a su personal, con una periodicidad de 4 meses a partir de la firma del contrato. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
3.4.2 Vigilancia 8 horas diurnas L-S sin festivos en casco urbano o rural
Funciones requeridas para la prestación del servicio:
• Revisión de niveles de ACPM planta y tanques de reserva.
• Reporte de ausencia de fluido eléctrico.
• Reporte xx xxxxxxxxx en sitio.
• Gestión de acompañamiento a contratistas y funcionarios al ingreso a la sede.
• Realizar como un mínimo dos revistas diarias al interior de la instalación asignada y en horarios nocturnos, domingos y festivos de ser necesarios. Contar con el apoyo en sitio para soportar la operación.
ETB requiere que la residencia del personal asignado a la vigilancia en Cerros y Nodos no esté ubicada en un punto cuya distancia sea superior a 5 kilómetros de la instalación técnica asignada. Los casos especiales para sedes con un desplazamiento mayor a la distancia señalada en cerros o al interior de bases militares deberán ser informados y aprobados por el supervisor del contrato de ETB.
3.4.2.1 Supervisión para los servicios de Vigilancia en Cerros y Nodos ubicados en casco urbano o rural
ETB requiriere que EL CONTRATISTA de obligatorio cumplimiento, realice la siguiente supervisión de los servicios:
• Con una periodicidad mínima de cuatro (4) revistas al año en puestos rurales
• Con una periodicidad mínima de seis (6) revistas al año en puestos de ubicación urbana- pueblo
• Con una periodicidad mínima de doce (12) revistas al año en puestos de ubicación urbana- ciudad; de acuerdo con la modalidad del servicio contratado.
3.4.2.2 Comunicaciones – Dotaciones para el personal asignado a la Vigilancia en Cerros y Nodos
ETB requiere que los servicios de Vigilancia en Cerros y Nodos cuenten con un medio de comunicación celular tipo Smartphone con su plan de datos y minutos ilimitados, que permita enviar reportes electrónicos mediante mensajería instantánea o generación de reportes vía voz con la Central de Operaciones de ETB.
Los servicios para sedes técnicas NODOS deberán contar con la siguiente dotación:
• Botas dieléctricas.
• Pantalón en Xxxx.
• Camisa (en zonas cálidas manga corta) con los logos de la empresa de vigilancia.
• Kit de invierno (impermeable, linterna con baterías, sombrilla).
• Elementos de bioseguridad tapabocas y gel antibacterial.
EL CONTRATISTA suministrará 3 dotaciones nuevas al año, con una periodicidad de 4 meses a partir de la firma del contrato. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
3.4.3 Vigilancia fija con medio canino
ETB requiere que los servicios de vigilancia fija con medio canino cuenten con el cumplimiento de las condiciones y exigencias establecidas por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, en especial con todos los requisitos de la Resolución 3776 del 2009 de la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada. Actualmente se requieren servicios caninos de defensa controlada, lo cual podrá modificarse conforme a las necesidades de la operación.
El OFERENTE debe tener la autorización expedida por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, en la que conste que la sociedad está autorizada para utilizar el medio canino en la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada, adicionalmente deberá mantener vigente dicha autorización.
3.4.3.1 Supervisión servicios de vigilancia con medio canino
ETB requiere que, para el servicio de vigilancia con medio canino, el CONTRATISTA realice 2 revistas de supervisión al día por cada servicio 24 horas, lo cual será de estricto cumplimiento.
3.4.3.2 Comunicaciones – Dotación para servicios de vigilancia con medio canino
ETB requiere que el servicio de vigilancia con medio canino cuente con un medio de comunicación adecuado que permita generar y/o enviar los reportes oportunos a la Central de Operaciones de ETB.
La dotación para estos servicios deberá contar con los siguientes elementos:
• Uniforme de overol.
• Kit de invierno (impermeable, linterna con baterías, sombrilla
• Dotación para el canino, incluida su alimentación.
• Elementos de bioseguridad tapabocas y gel antibacterial
EL CONTRATISTA suministrara 3 dotaciones nuevas al año, con una periodicidad de 4 meses a partir de la firma del contrato. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
3.4.4 Operador de medios tecnológicos
Este servicio se pagará con tarifa de un servicio de vigilancia 24 horas, sin arma.
ETB requiere para la administración y correcto funcionamiento de los sistemas tecnológicos, que sean prestados por personal capacitado en el uso y administración de Medios tecnológicos, y que cumplan con las siguientes funciones:
• Manejo de sistemas del monitoreo de alarma.
• Manejo y administración de los Circuitos cerrados de CCTV.
• Control de accesos.
• Control de activos fijos.
• Controles perimétricos y demás controles.
EL CONTRATISTA suministrará las hojas de vida, certificaciones y diplomas que acrediten que el personal cumple con el perfil requerido, dentro de los plazos indicados en las obligaciones del contratista.
Perfil Operador de Medios Tecnológicos:
• Bachiller
• Curso de operador de medios vigente.
• Un año de experiencia como OMT
• Manejo y gestión en sistemas de seguridad electrónica (alarmas y CCTV).
• Conocimientos del paquete office (Excel Intermedio).
3.4.5 Supervisión de operadores de medios tecnológicos
La supervisión de los operadores de medios tecnológicos será realiza por el supervisor de la Central de operaciones del CONTRATISTA.
3.4.5.1 Comunicaciones - Dotación
ETB requiriere que la dotación del operador de medios tecnológicos cuente con comunicación celular tipo Smartphone con plan de datos y minutos ilimitados, que permita enviar reportes electrónicos mediante mensajería instantánea o generación de reportes vía voz con la Central de Operaciones de ETB.
La dotación deberá ser acorde con la respectiva resolución de uniformes emitida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. EL CONTRATISTA suministrará 3 dotaciones
nuevas al año con una periodicidad de 4 meses a partir de la firma del contrato. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
3.4.6 Analista Operativo - Tarifa Vigilancia 12 HRS L-D – Xxxxxx, sin arma
El analista operativo presta el servicio de vigilancia y seguridad privada empleando recursos materiales o tecnológicos distintos de las armas de fuego. Dentro de sus funciones se encuentran las gestiones operativas, la atención del cliente interno y externo, el manejo de sistemas de carnetización, el manejo de llaves remotas, la atención de señales de alarmado en puntos de control remotos, el manejo de bases de datos, el análisis de datos, los cruces de bases de datos, la alimentación y el seguimiento de indicadores inherentes de la operación de seguridad, entre otros.
Este servicio de analista operativo debe contar con dotación de comunicación celular tipo Smartphone con plan de datos y minutos, que permita enviar reportes electrónicos mediante mensajería instantánea o generación de reportes vía voz con la Central de Operaciones de ETB.
Así mismo, deberá contar con equipos de cómputo necesarios para desarrollar su labor en los módulos asignados.
La dotación deberá ser acorde con el manual de vestuario de la empresa contratista. EL CONTRATISTA suministrará 3 dotaciones nuevas al año con una periodicidad de 4 meses a partir de la firma del contrato. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
La supervisión será realizada por el coordinador del contrato suministrado por el CONTRATISTA.
Perfil Analista Operativo
• Mínimo dos años de experiencia en cargos similares.
• Estudios universitarios de IV semestre en adelante administración de empresas, ingeniería industrial, electrónica
• Diplomado o Curso en Gestión Integral de Riesgos
• Manejo de herramientas informáticas
• Generación de Dashboard de gestión.
• Manejo avanzado de Excel
• Habilidades – Competencias:
• Actitud de Servicio.
• Autodesarrollo.
• Trabajo en Equipo.
• Innovación.
El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento del perfil requerido y deberá presentar las respectivas hojas de vida, al menos 10 días hábiles antes de iniciar la ejecución del contrato.
3.4.7 Vigilante Recepcionista – Tarifa 12 HRS L-V- Diurno, sin arma, sin Festivos
Este servicio se pagará con la tarifa de un servicio de vigilante 12 horas L- V diurno, sin arma, sin Festivos.
En la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada se requiere de personal calificado para desempeñarse como recepcionista, empleando recursos materiales o tecnológicos distintos de las armas de fuego. Este personal deberá tener conocimientos en atención del cliente interno y externo, y manejo de clientes.
La supervisión será realiza directamente por el Coordinador del contrato asignado por el CONTRATISTA.
ETB requiere que todos los servicios de recepcionista cuenten con un medio de comunicación adecuado que permita generar y/o enviar los reportes oportunos a la Central de Operaciones de ETB.
Cada servicio deberá contar con los quipos tecnológicos necesarios para el funcionamiento del control del sistema de activos fijos y registro de ingresos tales como PC, cámara web, impresora y lector de código xx xxxxxx. A continuación, se detallan los equipos de cómputo requeridos, señalando que los mismos podrán aumentar o disminuir de acuerdo con las necesidades operativas de los servicios contratados:
Bogotá: Centro | 5 |
Chapinero | 1 |
San Xxxx | 1 |
CUNI | 1 |
Santa Xxxxxxx | 1 |
San Xxxxxx | 1 |
Cali: Santa Xxxxxx | 1 |
La dotación deberá ser acorde con el manual de vestuario de la empresa contratista. EL CONTRATISTA suministrará 3 dotaciones nuevas al año con una periodicidad de 4 meses a partir de la firma del contrato. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
3.4.8 Vigilancia Motorizada
ETB requiere que la siguiente modalidad de vigilancia y seguridad privada con arma o sin arma, realice las siguientes funciones y tengan las siguientes herramientas de trabajo:
• Custodia de la red en las zonas asignadas.
• Acompañamiento de funcionarios y equipos de alto valor.
• Análisis y verificación de incidentes por hurto y/o corte.
• Custodia y seguimiento a los distritos y armarios MSAN en las zonas asignadas.
• Seguimiento a las bandas delincuenciales y habitantes xx xxxxx que afectan la infraestructura.
• Levantamiento de información de tendencias y comportamientos delincuenciales en las zonas asignadas.
• Desplazamiento a las poblaciones aledañas que deberán estar contempladas en la prestación de este servicio a funcionarios que realicen labores propias del negocio de ETB.
El presente servicio deberá contar con la dotación que cumplan los siguientes requerimientos:
• Vigilancia Motorizada con o sin arma.
• Chaleco blindado nivel II resistente a impactos xx xxxxx 9 milímetros.
• Traje de seguridad antifricción tipo motorizado de color oscuro.
• Botas de caña alta.
• Medio de comunicación.
• Linterna con Pilas.
EL CONTRATISTA suministrara 3 dotaciones nuevas al año con una periodicidad de 4 meses a partir de la firma del contrato. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
El modelo de la motocicleta debe ser superior o igual al año 2016. El cilindraje deberá ser igual o superior a 125cc. El promedio de recorrido por turno es de 100 a 120 KM.
La supervisión la realizarán los analistas de investigaciones y el coordinador de contrato asignado por el CONTRATISTA.
ETB requiriere que la dotación de los operarios de vigilancia motorizada cuente con comunicación celular tipo Smartphone con plan de datos y minutos ilimitados, que permita enviar reportes electrónicos mediante mensajería instantánea o generación de reportes vía voz con la Central de Operaciones de ETB. Deberá permitir las siguientes labores:
• Visualización en tiempo real de los movimientos del personal
• Generación de reportes e indicadores con base a las necesidades de la operación ETB.
• Asignación de Geozonas.
• Comunicación vía mensajería instantánea.
La tarifa ofertada deberá garantizar el pago de todas las obligaciones laborales y cubrir todos los todos los costos operacionales.
3.4.9 Servicio Escolta Motorizado Presidencia – Xxxxxx Xxxxxxxxxx 24 HRS L-D- con arma
ETB requiere del servicio de seguridad y vigilancia de escolta, con arma o sin arma, para realizar las siguientes funciones de protección a la alta dirección de la compañía de acuerdo con el análisis de riesgo, y que cumpla con las siguientes características:
• Escolta en moto con cilindraje igual o superior a 650 c.c.
• Conducción del vehículo del protegido en caso de ser necesario.
• Disponibilidad de 24 horas de acuerdo con el servicio, de lunes x xxxxxxx.
Este servicio deberá contar con la dotación que cumplan los siguientes requerimientos:
• Chaleco blindado nivel II resistente a impactos xx xxxxx 9 milímetros.
• Traje de seguridad antifricción tipo motorizado de color oscuro.
• Botas de caña alta
• Medio de comunicación.
• Linterna con Pilas.
• Traje formal de color oscuro.
EL CONTRATISTA suministrará 3 dotaciones nuevas al año con una periodicidad de 4 meses a partir de la firma del contrato. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
El modelo de la motocicleta debe ser superior o igual al año 2016, su cilindraje deberá ser igual o superior a 650cc, la moto puede ser del escolta o de la empresa Contratista.
La supervisión de este servicio será la realizaran por el coordinador del contrato de seguridad de ETB.
ETB requiriere que la dotación de los operarios de servicio de escolta, cuenten con comunicación celular tipo Smartphone con plan de datos y minutos ilimitados, que permita enviar reportes electrónicos mediante mensajería instantánea o generación de reportes vía voz con la Central de Operaciones de ETB.
EL CONTRATISTA suministrará las hojas de vida, certificaciones y diplomas que acrediten que el personal cumple con el perfil requerido,dentro de los plazos indicados en las obligaciones del contratista.
3.4.10 Analista Investigador – Xxxxxx Xxxxxxxxxx 12 HRS L-D- Diurno, sin arma
ETB requiere que este servicio sea el responsable del análisis, la verificación y comprobación de incidentes (hurtos, cortes y otros). Su valoración será remitida a la oficina jurídica ETB y/o a la autoridad judicial competente para que se proceda de acuerdo con la ley.
Experiencia: Los analistas investigadores debe certificar mínimo 5 años de experiencia en procedimientos de investigación y seguimiento, o ser recién retirado de la fuerza pública (Sijin, Dijin, CTI, Fiscalía). Debe contar con experiencia en recopilación de datos y soportes probatorios, capacidad analítica, relacionamiento con autoridades (indispensable), manejo de escenas y cadena de custodia, levantamiento de información por número de cedula o placas de vehículos involucrados en hechos que afecten la compañía.
Antecedentes: Los analistas investigadores propuestos por CONTRATISTA deberán anexar certificados de procuraduría, contraloría y rama judicial, y no deben presentar investigaciones abiertas de ninguna índole por los entes de control del estado.
Conocimientos: Los analistas investigadores demostrar con conocimientos en Modalidades delictivas, seguimiento y desmantelamiento bandas delincuenciales, diseño de estrategias de prevención, trabajo y direccionamiento de equipos, elaboración de informes, manejo de paquete office, generación de indicadores de gestión, procesos de judicialización de personas en flagrancia de hechos delictivos (hurto, suplantación de identidad, suplantación imagen corporativa, fraude). Debe establecer patrones de comportamiento estadístico de los puntos con mayor afectación, que permitan realizar ajustes en el esquema de seguridad, para disminuir las afectaciones por hurto. Así mismo debe saber diseñar estrategias de prevención encaminadas al personal interno, contratistas y proveedores, que generen impactos económicos por disminución en afectaciones a la RED.
La cobertura es a nivel nacional y los gastos en caso de desplazamiento correspondientes al servicio son asumidas por EL CONTRATISTA.
La supervisión la realiza directamente el coordinador del contrato asignado por EL CONTRATISTA.
EL CONTRATISTA debe dotar a su personal con equipos de comunicación tipo smartphone con plan de datos y minutos y elementos tecnológicos (portátil, disco duro externo, memorias USB) necesarios para desarrollar su labor. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento del perfil requerido y deberá presentar las respectivas hojas de vida, al menos 10 días hábiles antes de iniciar la ejecución del contrato.
3.4.11 Vehículo Blindado
ETB requiere que este servicio corresponda al suministro de vehículo blindado tipo camioneta 4X4. Este vehículo debe ser modelo 2020 en adelante, con blindaje nivel III o superior, para ser empleado en los esquemas de VIP de la compañía todos los días durante la ejecución del contrato. De acuerdo con los análisis de riesgo que realiza el coordinador de seguridad de ETB, el automotor deberá contar con toda la documentación reglamentaria para su tránsito y movilización. El mantenimiento correctivo y preventivo, así como los costos asociados al servicio de vehículo blindado, estarán incluidos en los costos mensuales del servicio de seguridad y vigilancia privada contratados, excepto el combustible. Recorrido promedio diario de 50KM.
Adicionalmente, ETB requiere que en caso de que el vehículo titular suministrado se encuentre en mantenimiento, el CONTRATISTA suministre un vehículo sustituto con las siguientes características:
• Blindaje Nivel III
• Modelo 2018 en adelante
• Camioneta 4x4
• Documentación necesaria para la movilidad.
• Cuando se requiera, el automotor podrá ser conducido por personal de ETB o de la empresa contratista sin restricción y las pólizas todo riesgo del Contratista deben contemplar este uso. Previamente se informará las personas autorizadas para conducir el vehículo para su respectiva
identificación.
Nota: El vehículo sustituto solo se usará en caso de que el titular se encuentre en mantenimiento.
3.5 REQUISITOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO ETB
Requiere que el OFERENTE cuente con:
3.5.1.Licencia de Funcionamiento
El OFERENTE y cada uno de sus integrantes cuando se trate de un Consorcio o Unión Temporal, deberán contar con la licencia vigente de funcionamiento expedida por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, con la autorización para operar en las modalidades de vigilancia fija, vigilancia móvil, escolta a personas, con la utilización xx xxxxx de fuego, medio tecnológico y servicio conexo de asesoría y consultoría.
La cancelación o pérdida de esta licencia por parte del ente regulador se establece como causal de la terminación unilateral del contrato, teniendo en cuenta su carácter de servicio regulado.
En caso de que el OFERENTE se encuentre en proceso de renovación de su licencia, su oferta solo será tenida en cuenta, siempre y cuando la solicitud de renovación se haya realizado dentro de los plazos previstos en la normatividad vigente.
3.5.2.Licencia para la utilización de equipos de comunicación
ETB requiere que el OFERENTE cuente con licencia vigente para la utilización de radio frecuencia y espectro electromagnético a nivel nacional para la ejecución del contrato y deberá mantenerla vigente durante su ejecución, en caso de ser adjudicado. Esta certificación debe ser presentada con la oferta y deberá ser expedida por el Ministerio de tecnologías de la información y la comunicación (MIN TIC).
Así mismo, deberá presentar para el caso de los servicios de telefonía celular legalmente establecidos, el certificado de dicho servicio mediante anexo a la propuesta de la copia de los contratos respectivos
En el caso de los consorcios y de las uniones temporales, todas las partes deberán cumplir con lo indicado en este numeral.
3.5.3.Autorización para la utilización del medio canino en la prestación del servicio
El OFERENTE debe tener la autorización expedida por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, en la que conste que la sociedad está autorizada para utilizar el medio canino en la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada.
Las empresas de vigilancia y seguridad privada que tengan autorización para utilizar medio canino, deberán ser propietarias exclusivas de los animales que se destinen al cumplimiento del servicio, por lo tanto, no se aceptarán propuestas donde se ofrezca el arrendamiento o alquiler de caninos.
Si una empresa que tiene licencia de funcionamiento para prestar servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades fija y móvil obtiene autorización para la utilización del medio canino, las modalidades autorizadas en la licencia de funcionamiento se hacen extensivas a las ampliaciones del medio por cuanto éstas últimas son de carácter accesorio, de conformidad con lo conceptuado por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada.
La cancelación o pérdida de esta licencia por parte del ente regulador se establece como causal de la terminación unilateral del contrato, teniendo en cuenta su carácter de servicio regulado.
En el caso de los consorcios y de las uniones temporales, al menos uno de sus partes deberá contar con la autorización para operar con la modalidad de medio canino.
El OFERENTE debe tener la certificación de registro y asignación de código de los caninos expedidos por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada vigente.
3.5.4.Permisos de tenencia o porte xx xxxxx
Las armas y municiones deben estar sujetas a lo dispuesto en el Decreto 2535 de 1993 y demás normas que lo modifiquen o reglamenten.
El OFERENTE debe contar con los permisos de porte o tenencia xx xxxxx vigentes que se utilizarán para la ejecución del objeto contractual, expedido por la autoridad competente, según Decreto 2535/93 para la totalidad del armamento. El OFERENTE deberá aportar el listado INDUMIL.
Si la OFERTA es presentada por un consorcio o unión temporal, todas las partes deben cumplir con este requisito
La cancelación o pérdida de esta licencia por parte del ente regulador se establece como causal de la terminación unilateral del contrato, teniendo en cuenta su carácter de servicio regulado.
3.5.5.Certificación Sanciones
El OFERENTE deberá presentar certificación expedida por la Superintendencia de vigilancia y Seguridad Privada, en la cual se indique que la empresa de vigilancia no presenta sanciones
Si la oferta es presentada por un consorcio o unión temporal, cada uno de sus miembros deberá presentar de manera independiente la anterior certificación.
3.5.6.Acreditación sucursal en la ciudad de Bogotá para la prestación del servicio
En el evento en el que el oferente tenga su sede principal fuera de Bogotá, ETB requiere que cuente con una sucursal debidamente constituida en la ciudad de Bogotá, lo cual se acreditará mediante el certificado xx xxxxxx y comercio y la licencia de funcionamiento.
En caso de consorcio o unión temporal, al menos uno de sus integrantes deberá acreditar dicha sucursal o sede principal en Bogotá.
ETB requiere que el OFERENTE y todos sus integrantes en caso de consorcio o unión temporal, cuenten con una licencia de funcionamiento a nivel nacional.
3.5.7.Sucursales
El OFERENTE deberá contar con sucursal o sede nacional en las siguientes ciudades, debidamente registradas en la licencia de funcionamiento. Considerando que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada otorga autorización para operar SOLO en los lugares previamente autorizados en la licencia de funcionamiento, y que el trámite de aprobación y registro demanda un tiempo importante, lo cual impactaría el tiempo de respuesta del futuro CONTRATISTA para el inicio de las operaciones:
• Bogotá
• Cali
• Villavicencio
El anterior requisito obedece a la dispersión del servicio a prestar, se requiere contar con una empresa que tenga infraestructura consolidada en cada una de las ciudades relacionados, de tal forma que se garantice respaldo operativo y administrativo, así como tiempos de respuesta óptimos. Así las cosas, se logra garantía de conocimiento de la zona y relacionamiento en la misma. De acuerdo con lo anterior, el OFERENTE deberá aportar el certificado de existencia y representación legal la Cámaras de Comercio correspondiente, no mayor a 30 días calendario, a la fecha de entrega de la oferta económica, de cada una de las sucursales o sede nacional anteriormente mencionadas.
En caso de Unión Temporal o Consorcio, el requisito podrá cumplirlo alguno de sus integrantes o entre los miembros en conjunto.
3.5.8.Control al riesgo xx xxxxxx de activos y Financiación del Terrorismo.
De acuerdo con la circular externa 465 del 02 de noviembre de 2017 la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, donde se vinculan los servicios del Sector de la Vigilancia y Seguridad Privada al cumplimiento de las disposiciones establecidas sobre Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, ETB exige presentar una declaración juramentada del representante legal que soporte que el OFERENTE tiene implementado un Sistema integral de Prevención y Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo (SIPLAFT).
De no tenerlo implementado, la oferta no será tenida en cuenta dentro de este proceso.
En el caso de los consorcios y de las uniones temporales, todos sus integrantes deberán contar con la implementación del Sistema integral de Prevención y Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo (SIPLAFT) y cada uno deberá aportar declaración juramentada por parte del representante legal.
3.5.9.Autorización para la utilización de los uniformes
El OFERENTE debe contar con la autorización expedida por la Superintendencia de vigilancia y seguridad privada, por la cual se establecen los diseños, colores y demás especificaciones de los uniformes; los distintivos e identificaciones que debe portar el personal de vigilancia y seguridad privada en las diferentes modalidades.
En el caso de los consorcios y de las uniones temporales, todos sus integrantes deberán aportar la anterior autorización.
En caso de pérdida de esta licencia por parte del ente regulador se establece como causal de la terminación unilateral del contrato teniendo en cuenta su carácter de servicio regulado.
3.5.10. Credenciales emitidas por la super intendencia
ETB requiere que todo el personal del Contratista cuente con las acreditaciones y cursos reglamentarios para la debida prestación de los servicios los cuales podrán ser solicitados en cualquier momento por el área de seguridad de ETB, siendo de estricto cumplimiento para la prestación de los servicios. Para esto deberá aportar una carta bajo gravedad de juramento firmada por el representante legal que certifique este requerimiento.
En el caso de los consorcios y de las uniones temporales, todos sus integrantes deberán aportar este requisito.
3.5.11. Certificación ISO 9001 – Sistema de Gestión de Calidad
El OFERENTE deberá aportar certificación ISO 9001 vigente, la cual acredita la capacidad de las empresas de vigilancia para suministrar productos y servicios que cumplan con los requerimientos del cliente y los reglamentarios aplicables, aumentando la satisfacción de los mismos.
En caso de Unión Temporal o Consorcio, al menos una de las partes deberá cumplir con este requisito.
3.5.12. Certificación ISO 14001 - Sistema de Gestión Ambiental
El OFERENTE deberá aportar certificación ISO 14001 vigente o RUC con calificación mayor o igual a 87%. Esto garantiza que el futuro contratista cuente con procesos estandarizados para la protección del medio ambiente, controlar los aspectos ambientales y disminuir su impacto, alineado con la política de sostenibilidad de ETB.
En caso de Unión Temporal o Consorcio, al menos una de las partes deberá cumplir con este requisito.
3.5.13. Certificación ISO 45001 - Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
El OFERENTE deberá aportar certificación ISO 45001 vigente, garantizando en el futuro contratista el cumplimiento de las obligaciones laborales, la prevención y el control de los riesgos laborales, indispensable para la correcta prestación del servicio.
En caso de Unión Temporal o Consorcio, al menos una de las partes deberá cumplir con este requisito.
3.5.14. Certificación ISO 28000 - Sistema de Gestión de Seguridad en la Cadena de Suministro
El OFERENTE deberá aportar certificación ISO 28000 vigente, garantizando que el futuro contratista cuente con un sistema que le permite evaluar los niveles de riesgo de sus operaciones, aplicar los controles y tomar las medidas necesarias para mitigar y manejar las amenazas, y los peligros en cada uno de los puestos donde presta servicio de vigilancia.
En caso de Unión Temporal o Consorcio, al menos una de las partes deberá cumplir con este requisito.
3.5.15. Experiencia General
Como requisito habilitante, el OFERENTE deberá presentar junto con su oferta, un máximo de tres
(3) certificaciones de contratos, a través de las cuales se acredite la experiencia en servicios de vigilancia y seguridad privada celebrados con entidades públicas o privadas, ejecutados o en ejecución, a través de las cuales acredite un valor igual o superior a 28 mil millones de pesos.
Los contratos certificados deben haber sido suscritos con posterioridad al 1ro de enero de 2016. Esto con el fin de acreditar experiencia en entorno actuales y vigentes, donde han emergido nuevos agentes generadores de riesgo.
Para el caso de contratos en ejecución, se contabilizará el valor efectivamente ejecutado a la fecha de firma de la certificación.
Para el caso de Uniones Temporales o Consorcios, el integrante con mayor participación deberá acreditar como mínimo el 50% de la experiencia, y en todo caso, todos los integrantes deberán aportar experiencia.
Las certificaciones de experiencia deberán registrar como mínimo la siguiente información
a. Nombre o Razón social de la entidad contratante.
b. Objeto del contrato.
c. Fecha inicio, fecha de terminación (día – mes - año).
d. Valor total del contrato.
e. Valor ejecutado. (si está en ejecución)
f. Para el caso de uniones temporales o consorcios se debe incluir en la certificación el porcentaje de participación en el contrato ejecutado o en ejecución., La experiencia que se pretenda hacer valer, será tenida en cuenta en proporción al porcentaje de participación que haya tenido en la forma asociativa.
Así mismo, el OFERENTE deberá aportar los datos de contacto de quien certifica para efectos de las validaciones a las que hubiese lugar durante la respectiva evaluación.
Las certificaciones de experiencia deben estar firmadas por el representante legal, ordenador del gasto, supervisor del contrato o la persona debidamente facultada por la empresa contratante (Cliente).
ETB podrá solicitar copia del contrato o los contratos certificados para validar la información.
3.5.16. Experiencia Específica
El OFERENTE deberá aportar una certificación, cuyo objeto y/o alcance equivalga a servicios de vigilancia y seguridad privada a través de Sistemas de Seguridad Electrónica, celebrados con entidades públicas o privadas, ejecutados o en ejecución, cuya valor sea mínimo de $2.000 millones. Esto responde a la necesidad de implementar diferentes soluciones de Seguridad electrónica (CCTV, Control de acceso, sistema de alarmas, o similares) en las sedes de ETB a nivel nacional. La certificación aportada deberá discriminar discrimine el valor correspondiente a los Sistemas de Seguridad Electrónica.
En caso de Unión Temporal o Consorcio, la experiencia deberá ser acreditada por el integrante que tanga el mayor porcentaje de participación.
Toda la experiencia específica aportada deberá ser acreditada mediante certificación emitida el contratante, no se permitirán certificaciones emitidas por el OFERENTE. La certificación podrá ser de contratos ejecutados o en ejecución, para contratos en ejecución solo se tendrá en cuenta el valor efectivamente ejecutado a la fecha de la firma de la certificación. Las certificaciones aportadas para acreditar la experiencia específica no podrán ser las mismas aportadas para acreditar la experiencia general.
Las certificaciones de experiencia que presente El OFERENTE deben contener los siguientes datos:
a. Nombre o Razón social de la entidad contratante.
b. Objeto del contrato.
c. Fecha inicio, fecha de terminación (día – mes - año).
d. Valor total del contrato.
e. Valor ejecutado.
f. Para el caso de uniones temporales o consorcios se debe incluir en la certificación el porcentaje de participación en el contrato ejecutado o en ejecución., La experiencia que se pretenda hacer valer, será tenida en cuenta en proporción al porcentaje de participación que haya tenido en
la forma asociativa.
Así mismo, el OFERENTE deberá aportar los datos de contacto de quien certifica para efectos de las validaciones a las que hubiese lugar durante la respectiva evaluación.
Las certificaciones de experiencia deben venir firmadas por el representante legal, ordenador del gasto, supervisor del contrato o la persona debidamente facultada por la empresa contratante (Cliente).
ETB podrá solicitar copia del contrato, acta de recibo final, acta de liquidación o cualquier otro documento similar que contenga la información mínima que se requiera validar.
3.5.17. SERVICIOS ESPECIALES Y EQUIPO DE TRABAJO REQUERIDO PARA LA ADMINISTRACION Y SUPERVISION DEL CONTRATO
El OFERENTE debe incluir dentro de su oferta para la administración y supervisión del contrato lo siguiente.
ITEM | CANTIDAD |
Coordinador Del Contrato | 1 |
Líder Administrativo | 1 |
Especialista de Continuidad de Negocio | 1 |
Supervisor Central | 1 |
Analista de Seguridad de la Información y Datos | 1 |
Analista de Gestión de Riesgo | 1 |
Supervisión Motorizada 24hrs | 1 |
Supervisor de Puesto | 1 |
El personal deberá contar con equipo de cómputo portátil (excepto los supervisores), celular smartphone, plan de datos y minutos ilimitados, que permitan el monitoreo remoto de aplicaciones GPS, reportes remotos, edición de video y soporte de los aplicativos que la operación requiera. La asignación salarial para todos los cargos será potestad individual de cada OFERENTE.
3.5.18. Coordinador del contrato – Xxxxxx Xxxxxxxxxx 24 HRS L-D, sin arma
ETB requiere que el coordinador suministrado por el contratista cumpla las siguientes funciones.
• Ejercer el control a la adecuada prestación de los servicios de vigilancia.
• Tener la facultad de relevar en forma inmediata el personal que, a juicio del coordinador del contrato, de la entidad o del CONTRATISTA, no cumpla eficientemente alguna de las obligaciones pactadas o de las órdenes periódicas impartidas por la entidad
• Velar por la protección y vigilancia de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá mediante los servicios de vigilancia instalados, así como de los que se le encomienden bajo su custodia y responsabilidad.
• Capacitar a los guardas de seguridad adscritos al contrato en temas de atención al cliente, modalidades delictivas, reforzar conocimientos de la política ambiental y seguridad y salud en el trabajo.
• Realizara auditorías en los puntos donde exista almacenamiento de material de mercadeo, telecomunicaciones, equipos técnicos, con el objeto de proponer al área de seguridad e ETB medidas preventivas contra el hurto o fraude.
• Entregar informes de gestión previamente acordados de los temas planteados en el inicio del contrato, estos informes deben ser presentados de forma mensual.
• Xxxxxxx y cumplir las instrucciones tanto verbales como escritas, que le sean impartidas por la compañía a través del supervisor del contrato de ETB.
• Asegurar cumplidamente la cancelación de los salarios y prestaciones sociales por parte del
CONTRATISTA al personal que ocupe dentro de ejecución del contrato.
• Reportar de manera inmediata y en forma escrita al supervisor de contrato, sin que transcurra un lapso mayor a 24 horas, cualquier novedad presentada en los puestos de vigilancia contratados.
Perfil del coordinador exigido:
• Conocimiento en infraestructuras de empresas de comunicaciones como centrales, nodos, red externa, infraestructura fibra óptica, data center, puntos de atención, sedes administrativas y sedes técnicas.
• Conocimientos en el levantamiento de información para el diseño de planes de continuidad del negocio.
• Conformación y seguimiento brigadas de emergencia.
• Conocimientos en gestión y administración del recurso humano, acreditados mediante cursos diplomados o posgrados.
• Diseño, elaboración, seguimiento y optimización de esquemas de servicios presenciales de vigilancia y sistemas electrónicos de seguridad.
• Acreditar estudios universitarios, profesional graduado o estudiante, en carreras
administrativas, financieras, seguridad o afines, certificados por la institución educativa.
• Ausencia de antecedentes penales y disciplinarios, los cuales se deben acreditar con copia del certificado judicial vigente y original vigente del certificado de carencia de antecedentes, expedido por la Procuraduría General de la Nación.
• Experiencia mínima xx xxxx (10) años en el desempeño de funciones similares a las del cargo a desempeñar en empresas del sector de las telecomunicaciones.
El coordinador será de dedicación exclusiva y permanente para ETB y deberán gestionar el cumplimiento de resultados, logro y objetivos planteados por ETB en la calidad y adecuada prestación de los servicios para la correcta administración del riesgo, el coordinador no podrá ser reemplazado durante la ejecución del Contrato sin previa notificación al área de seguridad de ETB, en cuyo caso debe nombrarse un reemplazo con perfil igual o superior a las del coordinador saliente
EL CONTRATISTA debe dotar a su personal con equipos de comunicación tipo smartphone con plan de datos y minutos ilimitados y elementos tecnológicos, así como equipos de cómputo necesarios para desarrollar su labor.
El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento del perfil requerido y deberá presentar las respectivas hojas de vida, al menos 10 días hábiles antes de iniciar la ejecución del contrato.
3.5.19. Líder Administrativo – Tarifa Vigilancia 12 HRS L-S- Diurno, sin arma, sin festivos
ETB requiere que el Líder Administrativo suministrado por el contratista debe cumplir las siguientes funciones
• Realización de la programación mensual del dispositivo a nivel nacional y enviarla a los Operadores de Medios y al área de programación de la compañía.
Debe notificar los cambios de personal o de programación a ETB.
Debe mantener actualizada la base de datos del contrato en lo que respecta a puestos, inventarios de elementos.
• Es la persona responsable de que se cubran las novedades operativas en casos de incapacidades, calamidades, personal pendiente por nombrar y todas aquellas novedades que se presenten de más de un día.
• Es el responsable de notificar al personal operativo traslados, turnos adicionales, citaciones a descargos, poligrafías, capacitaciones etc.
• En ausencias del Coordinador del contrato, debe atender las novedades diarias que se presenten en el dispositivo.
• Debe coordinar la correcta realización de la factura mensual de acuerdo con los servicios y a las novedades presentadas durante el mes.
• Además de las funciones y asignaciones de la operación que el supervisor del contrato de
ETB designe.
Perfil del Líder Administrativo suministrado por la empresa contratista:
• Profesional en Administración y/x xxxxxxxx afines.
• Experiencia de 2 años en cargos con funciones similares
• Experiencia de un año en el sector de las telecomunicaciones, al momento de entregar la oferta económica, deberá anexar la certificación corresponde a esta experiencia
• Generación de informes administrativos y/odisciplinarios
• Apoyo a la gestión administrativa del contrato y de la operación de seguridad de ETB.
Deberá contar con equipos de comunicación con plan de datos y minutos ilimitados al igual que los equipos de cómputo necesarios.
3.5.20. Especialista de Continuidad de Negocio – Tarifa Vigilancia 12 HRS L-D- Diurno, sin arma
ETB requiere que el Especialista de Continuidad de Negocio suministrado por el contratista debe cumplir las siguientes funciones
• Gestión de riesgo operativo y continuidad del negocio
• Monitoreo y actualización de las políticas y los procesos de continuidad del negocio
• Análisis de riesgos, registro de eventos y generación de planes de acción
• Ejecución de pruebas y simulacros de planes de continuidad del negocio
• Levantamiento de información y planes de mejora a los procesos corporativos con alto impacto en la continuidad del negocio.
• Planes de acción y seguimiento al plan de continuidad del negocio.
• Seguimiento de estrategias y planes de ejecución al plan de continuidad del negocio
• Planes de recuperación de desastres tecnológicos (DRP)
Perfil del Especialista de Continuidad de Negocio suministrado por la empresa contratista:
• Profesional en Ingeniería de sistemas, de Telecomunicaciones, electrónica, industrial, administrador de empresa o afines.
• Experiencia mínima de 3 años en temas del sistema de continuidad del negocio. Adjuntas las certificaciones laborales al momento del envió de la oferta comercial.
• Certificación en norma ISO/IEC 22301 y/o 27001, estas certificaciones deberán ser adjuntas con la oferta económica.
• Manejo de herramientas informáticas.
• Habilidades – Competencias
✓ Liderazgo
✓ Actitud de Servicio
✓ Autodesarrollo
✓ Trabajo en Equipo
✓ Innovación
Deberá contar con equipos de comunicación con plan de datos y minutos ilimitados al igual que los equipos de cómputo necesarios.
El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento del perfil requerido y deberá presentar las respectivas hojas de vida, al menos 10 días hábiles antes de iniciar la ejecución del contrato.
3.5.21. Supervisor Central Seguridad – Tarifa Vigilancia 12 HRS L-D- Diurno, sin arma
ETB requiere que el supervisor central seguridad suministrado por el contratista cumpla con las siguientes funciones:
• Tener conocimientos en el mantenimiento, configuración y manejo de los sistemas de CCTV, control de accesos, control de activos y señales de alarma, asegurando la operatividad y sostenibilidad de los sistemas.
• Plan de acción, coordinación y gestión de todas las actividades relacionadas con el manejo de los sistemas de CCTV, control de acceso, activos fijos, señales de alarma para ETB.
• Adelantar el adecuado seguimiento al cronograma de mantenimiento del sistema de CCTV, control de acceso y activos fijos planteados por elárea de seguridad de ETB.
• Mantener actualizado los indicadores de gestión relacionados con el funcionamiento de los sistemas de seguridad y sus recomendaciones para la optimización deestos.
• Coordinar los mantenimientos correctivos para la solución a novedades de los sistemas electrónicos.
• Direccionamiento del grupo de trabajo para la administración y gestión de los sistemas de CCTV, control de acceso, activos fijos, señales de alarma para ETB.
Perfil del supervisor central de seguridad suministrado por la empresa contratista:
• Profesional en ingeniería electrónica.
• Experiencia mínima de 3 años en administración, programación y diseño de soluciones de seguridad electrónica
• Conocimientos en la administración de los registros de los sistemas electrónicos.
EL CONTRATISTA debe dotar a su personal con equipos de comunicación tipo smartphone con plan de datos y minutos ilimitados y elementos tecnológicos, así como equipos de cómputo necesarios para desarrollar su labor. Así mismo deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento del perfil requerido y deberá presentar las respectivas hojas de vida, al menos 10 días hábiles antes de iniciar la ejecución del contrato.
3.5.22. Analista de Seguridad de la Información y Datos – Tarifa Vigilancia 12 HRS L-D, Xxxxxx, sin arma
ETB requiere que el analista de seguridad de la información y datos suministrado por el contratista cumpla las siguientes funciones:
• Implementación de Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
• Ejecución de controles de Seguridad/SOX
• Gestión de incidentes
• Análisis de riesgos en el marco de ciberseguridad.
• Aplicación de diferentes modelos de analítica de datos
Perfil del analista de seguridad de la información y datos suministrado por la empresa contratista:
• Profesional en Ingeniería de sistemas, electrónica, de Telecomunicaciones, Industrial, Estadístico, administración de empresas o afines
• Experiencia mínima de 2 desempeñando funciones asociadas a procesos de auditoria de sistemas de gestión, auditorias técnicas de seguridad física y lógica, análisis de riesgos años en el manejo y análisis de datos.
• Experiencia mínima de 3 años en empresas del sector de las Telecomunicaciones. Al momento de la oferta deberán entregar las certificaciones que acrediten esta experiencia.
• Conocimiento en Protección de datos de Datos y/o Norma ISO/IEC 27001.
• Manejo de herramientas informáticas
• Habilidades – Competencias:
• Liderazgo.
• Actitud de servicio.
• Autodesarrollo.
• Trabajo en equipo.
• Innovación.
Deberá contar con equipos de comunicación con plan de datos y minutos ilimitados al igual que los equipos de cómputo necesarios. Así mismo, el contratista deberá suministrar elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial.
El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento del perfil requerido y deberá presentar las respectivas hojas de vida, al menos 10 días hábiles antes de iniciar la ejecución del contrato.
3.5.23. Analista de Gestión de Riesgo - Tarifa Vigilancia 12 HRS L-D Diurno, sin arma
ETB requiere que el Analista de Gestión de Riesgo cumpla con las siguientes funciones:
• Realizar la asesoría en la generación de los documentos para radicación ante las autoridades competentes, de los casos que sean detectados en flagrancia.
• Debe establecer patrones de comportamiento estadístico de los puntos con mayor afectación, que permitan realizar ajustes en el esquema de seguridad, para disminuir las afectaciones por hurto.
• Deberá tener la capacidad de identificar posibles situaciones de fraude de acuerdo con los requerimientos de la compañía, que permitan ajustar los controles corporativos de ETB.
• Diseñar estrategias de prevención encaminadas al personal interno, contratistas y proveedores, que generen impactos económicos por disminución en afectaciones a la RED.
• Conformar alianzas estratégicas con empresas del sector de las comunicaciones, que permitan proponer acciones conjuntas con los estamentos de estado para atacar la problemática por hurto, logrando la desarticulando bandas delincuenciales.
Perfil del Analista de Gestión de Riesgo:
• Profesional en Derecho o Administración de Empresas
• Experiencia mínima de 5 años en el sector de las comunicaciones.
• Manejo de herramientas informáticas.
• Habilidades – Competencias
A. Liderazgo
B. Actitud de Servicio
C. Autodesarrollo
X. Xxxxxxx en Equipo
E. Innovación
Deberá contar con equipos de comunicación con plan de datos y minutos ilimitados al igual que los equipos de cómputo necesarios.
El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento del perfil requerido y deberá presentar las respectivas hojas de vida, al menos 10 días hábiles antes de iniciar la ejecución del contrato.
3.5.24. Supervisor de Puesto – Xxxxxx Xxxxxxxxxx 24 HRS L-D, sin arma
Son los supervisores de puesto, los principales responsables de la correcta y eficiente ejecución de los controles en áreas críticas del sitio asignado, asegurar el cumplimiento de los protocolos de seguridad (ingreso de personal, control de activos, integridad de los equipos al interior de la sede) y también de proteger los bienes de ETB en las Centrales Estratégicas.
Perfil:
• Título xx Xxxxxxxxx
• Curso vigente de supervisor ante la superintendencia de vigilancia
• 2 años de experiencia como supervisor de puesto
• Manejo y direccionamiento de personal
• Capacidad y conocimientos en el manejo en situaciones de crisis
• Redacción de informes
• Conocimientos en identificación temprana de riesgo
3.5.25. Supervisor Motorizado – Xxxxxx Xxxxxxxxxx 24 HRS L-D, sin arma
Son los supervisores motorizados, los principales responsables de la correcta y eficiente ejecución de los controles de los servicios de vigilancia instalados en las diferentes sedes, asegurando el
correcto cumplimiento de los procedimientos de seguridad establecidos (ingreso de personal, control de activos, integridad de los equipos al interior de la sede) y también de proteger los bienes de ETB en las Centrales Estratégicas.
Perfil:
• Título xx Xxxxxxxxx
• Curso vigente de supervisor ante la superintendencia de vigilancia
• 2 años de experiencia como supervisor
• Licencia de conducción: A2
• No presentar comparendos pendientes de pago
• Manejo y direccionamiento de personal
• Capacidad y conocimientos en el manejo en situaciones de crisis
• Redacción de informes
• Conocimientos en identificación temprana de riesgo.
3.5.26. SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO Y CONTROL DE ACTIVOS
ETB requiere los siguientes elementos de seguridad electrónica para la gestión y administración del control de acceso y control de activos:
ETB requiere que la información de consulta suministrada por el control de acceso contenga los siguientes datos con análisis individual de funcionario o análisis masivo de todos los funcionarios ETB:
3.5.26.1. Hora de ingreso – Hora de salida
3.5.26.2. Control de aforo al interior de la instalación por bloques, piso yáreas.
3.5.26.3. Control y niveles de acceso a áreas restringidas.
Los insumos y material requerido para la instalación de estas herramientas de apoyo deberán estar a cargo del CONTRATISTA. El valor de estos equipos al igual que los mantenimientos correctivos y preventivos estarán a cargo del CONTRATISTA y se darán a razón de 2 por año.
La mano de obra e instalación será por cuenta y riesgo del CONTRATISTA, excepto los equipos que sean propiedad de ETB y que posterior a un diagnostico técnico se determine la falla.
Considerando que algunos de estos equipos son propiedad de ETB, los elementos a suministrar por el contratista son: Work Station, Controladoras (12), Lectoras (17), Lectoras de control de acceso con reconocimiento facial (7), Botones de Salida (12), F. Poder (12), Electroiman (12), Torniquetes (1).
3.5.27. SISTEMA DE CCTV
ETB requiere los siguientes elementos de seguridad electrónica para la gestión y administración del Circuito Cerrado de Televisión:
DISTRIBUCIÓN DE CCTV 2020 | ||||||||||||||||
UBICACIÓN | SOFWARE DE GESTIÓN | WORK STATIÓN | DECODER | PANTALLAS VIDEO WALL | CÁMARA MINIDOMO CON INFRAROJO DE MINIMO 2 MEGA PIXELES | CÁMARA PTZ RESOLUCIÓN 1920 X 1080 | CÁMARA PTZ PANORÁMICA 360º | CÁMARA TERMICA | SWITCHES 10 PUERTOS | SWITCHES 16 PUERTOS | SWITCHES 24 PUERTOS | SWITCHES 48 PUERTOS | VIDEO GRABADOR TIPO NVR 64 CANALES 16 BAHIA | VIDEO GRABADOR TIPO NVR 128 CANALES 16 BAHIA | DISCO DURO DE TB | DOS DISCOS DUROS EXTRAÍBLE DE 8TB |
Edificio Centro | 1 | 1 | 1 | 8 | 251 | 2 | 6 | 10 | 13 | 0 | 13 | 4 | 6 | 2 | 79 | 2 |
Centrales | 0 | 0 | 1 | 0 | 150 | 3 | 0 | 3 | 0 | 6 | 6 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Data Center | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 | 3 | 3 | 3 | 0 | 0 | 0 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Colegios | 0 | 0 | 0 | 0 | 8 | 2 | 0 | 2 | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Tiendas | 0 | 0 | 0 | 0 | 45 | 0 | 1 | 5 | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Total | 1 | 1 | 2 | 8 | 457 | 10 | 10 | 23 | 14 | 7 | 21 | 10 | 6 | 2 | 79 | 2 |
El CONTRATISTA debe garantizar a ETB, un almacenamiento de información como mínimo de 60 días. 23 de las cámaras suministradas deben contar con control de temperatura corporal y ser de última tecnología. Adicionalmente, se debe contemplar una solución de control de aforo en 23 sedes
Total, de cámaras a suministrar por el Contratista: 500 cámaras digitales.
Los insumos y material requerido para la instalación de estas herramientas de apoyo deberán estar incluidas dentro de la oferta técnica.
El valor de estos equipos al igual que los mantenimientos correctivos y preventivos (2 por año), mano de obra e instalación, serán por cuenta y riesgo del CONTRATISTA, excepto los equipos que sean propiedad de ETB y que posterior a un diagnostico técnico se determine la falla.
3.5.28. SISTEMAS DE ALARMA MONITOREADO
ETB requiera el servicio de sistemas de alarmas monitoreado que garantice un efectivo control y gestión de la seguridad.
SITIOS | CANTIDAD | ||||||||||
BOGOTÁ | 5 | ||||||||||
REGIONAL | 15 | ||||||||||
TOTAL | 20 | ||||||||||
ITEM | CIUDAD | BARRIO | INSTALACIÓN | PANEL DE CONTROL | TAG | LECTOR TAG Y BOTON XX XXXXXX | BATERIA | SIRENA | SENSORES | SENSOR DE MOVIMIENTO CON CÁMARA | TECLADO |
1 | BOGOTA | CALLE 20 | EDIFICIO CALLE 20 TESORERIA | 1 | 0 | 0 | 1 | 3 | 0 | 1 | |
2 | BOGOTA | XXXXX 00 | XXXXXX XXXXXX | 1 | 0 | 0 | 1 | 9 | 0 | 1 | |
3 | BOGOTA | CHICO | TIENDA CENTRO | 1 | 0 | 0 | 1 | 3 | 0 | 1 | |
4 | BOGOTA | TIBABUYES | CENTRAL TIBABUYES | 1 | 0 | 0 | 1 | 3 | 0 | 1 | |
5 | BOGOTA | XXXX | XXXXXX NIZA | 1 | 0 | 0 | 1 | 3 | 0 | 1 | |
6 | MEDELLI N | LA AMERICA | NODO LA AMERICA | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
7 | MEDELLI N | CRISTO DEL PICACHO | CERRO EL PICACHO | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
8 | MEDELLI N | N/A | CERRO VERDE | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
9 | SOGAMO SO | N/A | CERRO OMBACHITA | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
10 | APULO | NODO APULO | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 | |
11 | SIBATE | NODO MUÑA | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 | |
12 | CUCUTA | LA INSULA | NODO LA INSULA | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
13 | XXXXXXX | XXXXXXXXX Y XXXXXXX | NODO EL ESPINAL | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
14 | BOGOTÁ | N/A | NODO CASCAVITAS | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
15 | SINCELEJ O | Barrio Sierra Flor. | NODO LA FLOR | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
16 | FUSAGAS UGA | N/A | NODO FUSAGASUGA | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 |
17 | PASTO | CERRO PLAZUELAS | 1 | 1 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 4 | 1 | |
TOTAL | 1 7 | 1 2 0 | 12 | 29 | 1 2 | 2 1 | 69 | 17 | |||
EL CONTRATISTA deberá garantizar monitoreo permanente (24 horas) en la central de alarmas con la que cuente EL CONTRATISTA y un espejo en la central de monitoreo de la ETB.
Los sitios no señalados en el cuadro podrán ser asignados y definidos por el supervisor de ETB durante el empalme del contrato.
3.5.29. MEDIOS DE TRANSPORTE REQUERIDOS – AUTOMOTOR
ETB requiere que, para la administración y ejecución del contrato, EL CONTRATISTA suministre los siguientes elementos, donde todos los gastos relacionados con los vehículos tales como combustible, SOAT, certificación técnico-mecánica, permisos de movilidad, seguros todo riesgo, sean responsabilidad del CONTRATISTA.
3.5.29.1. Una motocicleta de cilindraje 150 cc o superior, modelo 2018 o superior, con una disponibilidad de 24 horas para los esquemas de seguridad de la compañía y uso de la operación objeto del presente contrato. El combustible y mantenimiento estarán a cargo del contratista, este vehículo deberá estar disponible en la Sede Centro, en la ciudad de Bogotá. El recorrido promedio mensual es de 400 a 500 KM.
3.5.29.2. Un vehículo tipo camioneta 4x4, 4 puertas, modelo 2018 o superior, con una disponibilidad de 24 horas en la Sede Centro, debe estar exceptuado de restricción pico y placa. Este vehículo es asignado a la administración del contrato. El combustible deberá ser suministrado por EL CONTRATISTA, al igual que los costos por mantenimiento. El recorrido promedio mensual es de 400 a 500 KM.
3.5.29.3. EL CONTRATISTA debe garantizar disponibilidad de un vehículo tipo camioneta 4x4, con blindaje nivel III, sin logos de la empresa de vigilancia en las ciudades principales
fuera de Bogotá donde ETB tenga actividades relacionadas con la operación. Este servicio será por demanda, está sujeto al requerimiento de la DIRECCIÓN DE SEGURIDAD CORPORATIVA de ETB, y debe garantizarse una vez se genere la necesidad por parte de esta área. El promedio de requerimientos es de 4 a 6 días mensuales.
3.5.30. COMITÉ DE RECLAMACIONES
El comité de reclamaciones es un espacio creado con el objetivo de analizar los siniestros como hurtos y daños, a bienes e infraestructura de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, ocurridos durante la ejecución del contrato. Este comité se realizará mensualmente y evaluará la responsabilidad de la empresa de seguridad, si es que esta no cumplió adecuadamente con los protocolos de seguridad establecidos por ETB.
El comité de reclamaciones se realizará una vez al mes en fecha y hora establecida por el supervisor de contrato de parte de ETB. Debe estar conformado por: el coordinador de seguridad de ETB, un delegado del área de operaciones de la empresa contratista y un delegado del área de investigaciones de la empresa contratista.
Para la realización del comité, la empresa de seguridad enviará un informe de investigación y las pruebas para cada caso de reclamación. A su vez, el área de seguridad ETB realizará un informe con la descripción de los hechos ocurridos.
En caso de que la investigación del hurto o del siniestro, por parte del área de seguridad de ETB arroje que es responsabilidad por acción u omisión de la empresa contratista, el proveedor debe responder por el bien en igual o mejores condiciones físicas y técnicas que el xxxxxxx o dañado, en un periodo no mayor a 30 días.
3.5.31. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Para efectos de la prestación del servicio de vigilancia objeto de este proceso de selección, se debe tener en cuenta que EL CONTRATISTA seleccionado se compromete a cumplir, además de las obligaciones inherentes a la naturaleza del contrato y las derivadas de las disposiciones legales vigentes que regulan su actividad, con las siguientes obligaciones, sin que las mismas generen sobrecostos al contrato:
3.5.31.1. EL CONTRATISTA deberá contratar bajo su absoluta responsabilidad y control el personal idóneo y necesario para el total cubrimiento de las instalaciones donde se prestará el servicio de vigilancia, de acuerdo con lo establecido en los presentes términos de referencia y lo estipulado en el contrato, garantizando las exigencias legales que apliquen según el caso.
3.5.31.2. EL CONTRATISTA, deberá aportar información al supervisor del contrato tales como: Informaciones de inteligencia, alertas de movilidad y toda información que ayude a la toma de decisiones de la gestión del riesgo de manera oportuna. Esta información deberá ser suministrada vía correo y Chat (mensajería instantánea).
3.5.31.3. EL CONTRATISTA una vez entre en ejecución el contrato deberá presentar a la
supervisión del contrato un plan de estímulos y reconocimientos (económicos, cursos, cuadro de honor, días compensatorios, celebración de cumpleaños, actividades de fin de año y planes de bienestar) que le agregue valor y motivación al trabajo que desarrollan los diferentes equipos de la operación como reconocimiento a las gestionen que permitan identificar afectaciones a la infraestructura, activos de ETB, o propuestas que permita mejorar las estrategias y optimización a las gestiones del servicio del presente contrato.
3.5.31.4. La dotación mínima con que debe contar el personal que prestará el servicio, deberá ajustarse a lo dispuesto en el artículo 103 del decreto 356 de 1994 y Resoluciones 2350 de 2001, 510 de 2004 y demás normas pertinentes, así como los elementos de bioseguridad.
3.5.31.5. La dotación de los motorizados deberá contener GPS, línea celular con smartphone y plan de datos, traje antifricción; botas de seguridad tipo motorizado, impermeable y casco, elementos de bioseguridad, al igual que todos los elementos de protección exigidos por Ley.
3.5.31.6. Cumplir con el objeto del contrato en los turnos, días y condiciones descritas en los documentos del proceso de invitación pública.
3.5.31.7. EL CONTRATISTA deberá contemplar el personal de relevantes, en caso de ser necesario, que permita coordinar los espacios para la toma de alimentos del personal durante los turnos de trabajo, dando una continuidad constante a los servicios instalados, sin generar sobre costos al contrato.
3.5.31.8. EL CONTRATISTA se obligará a tener un mínimo de cinco personas en la ciudad de Bogotá, capacitadas en el dispositivo de la ETB, que permita cubrir de forma inmediata las novedades que se puedan presentar en la operación (ausencias, incapacidades, cambio de personal), sin que estos relevos generen novedades en la adecuada prestación de los servicios, este personal NO es de asignación exclusiva al contrato.
3.5.31.9. EL CONTRATISTA se obligará a tener un operador de medios tecnológicos capacitado en la operatividad de los sistemas y módulos de la Central de operaciones de ETB, quien cubrirá las novedades del personal contratado se presenten (incapacidades, ausencias, cambios de personal, etc.), esta persona NO es de dedicación exclusiva y se recomienda sea personal asignado a la central de operaciones de la empresa contratista.
3.5.31.10. ETB, se reserva el derecho de solicitar reasignación o cambio del personal cuando lo estime conveniente, mediante oficio y/o correo dirigido al CONTRATISTA, sin justificación alguna del cambio del personal el cual se deberá realizar de inmediato a la
recepción de la solicitud por parte de ETB.
3.5.31.11. En caso de presentarse ausencia de guardas para la prestación del servicio en el sitio asignado, éstos deben ser cubiertos en un plazo máximo de dos (2) horas, de lo contrario, no se reconocerá el valor del turno correspondiente.
3.5.31.12. EL CONTRATISTA deberá destinar personal diferente para cada uno de los turnos programados. Los turnos que conforman el puesto de vigilancia contratados deberán tener una rotación periódica a criterio del supervisor y cuando las necesidades y circunstancias así lo ameriten.
3.5.31.13. El número de servicios contenidos en el presente contrato podrán ser aumentado o reducido en caso de requerirse por parte de ETB sin que se deban garantizar un máximo o mínimo de servicios durante la vigencia del contrato.
3.5.31.14. EL CONTRATISTA prestará el servicio en la totalidad de los sitios especificados en los términos de referencia del proceso de invitación pública.
3.5.31.15. Por razones de seguridad la Carnetización se ajustará al modelo de carné de ETB. A la terminación del contrato o desvinculación de los empleados, el representante del CONTRATISTA hará entrega oficial de los mismos en una fecha no mayor de 3 días, donde se realizarán los procesos de disposición final de estos elementos (label y tarjeta de proximidad) por parte de ETB.
3.5.31.16. EL CONTRATISTA deberá proporcionar la cantidad de equipos de comunicaciones, entiéndase radios, PTT’s o celulares con plan de datos en equipo smartphone u otro medio de comunicación legalmente autorizado, que el supervisor considere necesarios para la prestación de los servicios.
3.5.31.17. EL CONTRATISTA deberá garantizar el suministro constante de elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial a todos los operariosasignados a ETB.
3.5.31.18. Mantener equipos de comunicación disponibles para el reemplazo y préstamo en la sede Centro, en tanto se realiza la reparación y/o la reposición de los equipos que sufran daños, establecidos como stock mínimo en el anexo técnico.
3.5.31.19. Los equipos de comunicación asignados al Grupo de Reacción motorizada, Operadores CCTV, Operador Central de Monitoreo deberán tener plan de minutos ilimitado y plan de datos con equipo tipo Smartphone.
3.5.31.20. El coordinador asignado por EL CONTRATISTA al contrato de ETB debe visitar como mínimo una vez al año los puestos con servicios de vigilancia en las ciudades principales del país, para realizar los informes de vulnerabilidad, recomendaciones y actualización
de información de los planes de continuidaddel negocio de acuerdo a la solicitud del Supervisor del contrato.
3.5.31.21. La Central de Monitoreo debe contar con los medios de comunicación suficientes para tener la capacidad de poder comunicarse con todos los puestos de ETB a nivel nacional.
3.5.31.22. Cada puesto de seguridad donde se realice controles de acceso debe contar con equipos de detectores de metales manuales.
3.5.31.23. Cada puesto donde se realice control de ingreso de vehículos debe contar con espejo cóncavo a la iniciación del Contrato y durante la vigencia de este. EL CONTRATISTA estará obligado a suministrar los siguientes elementos para cada puesto y sostener el suministro de estos durante la vigencia del contrato:
3.5.31.24. Carpetas: Con las consignas correspondientes de cada puesto generales y particulares, para archivar las órdenes de salida y entrada de elementos, para archivar las autorizaciones de entrada y salida de personal, para control de visitantes, manual de responsabilidades y procedimientos de cada puesto.
3.5.31.25. Libros: Minuta para cada puesto, ponchos en los lugares en donde se requiera, linternas con baterías en los lugares en donde se requiera, esferos y de más elementos indispensables para la realización de labores demonitoreo.
3.5.31.26. Cada puesto de seguridad debe contar con equipo de invierno, paraguas, linterna con baterías, libros suficientes para realizar los registros necesarios, bolígrafos y elementos de bioseguridad como tapabocas y gel antibacterial para cada operario. También se debe dotar el puesto de botiquín básico, de acuerdo con la necesidad y análisis que se realice de cada uno.
3.5.31.27. Se deben realizar poligrafías específicas al personal de operadores, analistas operativos y motorizados previo al inicio del contrato y cada vez que la situación lo amerite; estos resultados se deben entregar al supervisor de contrato y son asumidas por EL CONTRATISTA.
3.5.31.28. El armamento requerido para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad, son revólveres calibre 38, corto y/o largo, la munición requerida será de doce (12) cartuchos para los revolver y se deben cumplir los todos los lineamientos establecidos por el Decreto 2535 de 1993 por el cual se expiden normas sobre armas, municiones y explosivos.
3.5.31.29. EL CONTRATISTA deberá realizar 1 polígono al año a todo personal que utilice arma de fuego, con cinco (5) cupos adicionales que serán definidos por el supervisor del
contrato para personal de ETB.
3.5.31.30. El CONTRATISTA deberá acreditar durante toda la vigencia del contrato, que el personal destinado para prestar el servicio de vigilancia con arma, cuenta con el certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia xx xxxxx de fuego, el que debe expedirse con base en los parámetros establecidos en el literal d) del artículo 11 de la Ley 1119 de 2006, por una institución especializada registrada y certificada ante autoridad respectiva y con los estándares xx xxx el cual será realizado sin ningún costo por las ARL a la cual estén afiliados los trabajadores.
3.5.31.31. EL CONTRATISTA entregará al Supervisor del contrato, dentro de los 15 días siguientes a la suscripción del contrato, copia de las hojas de vida del personal que empleará para la prestación del servicio, los documentos relacionados en el presente numeral, y los documentos requeridos por ETB, con el fin de realizar los respectivos estudios de seguridad.
3.5.31.32. Garantizar la supervisión a todos los servicios de seguridad mediante visitas diarias al personal que preste el servicio de vigilancia, estas inspecciones se efectuarán de acuerdo con la modalidad del servicio, dejando constancia de estas acciones en las minutas respectivas y se debe implementar un controlador de rondas o medio electrónico alterno que evidencie la visita realizada por el supervisor.
3.5.31.33. El CONTRATISTA deberá cumplir, con personal de supervisión propio, las frecuencias establecidas en los presentes Términos de Referencia, sin generar sobre costos al contrato.
3.5.31.34. Para el área de Presidencia de ETB, los vigilantes que allí presten el servicio deberán contar con dispositivo de manos libres.
3.5.31.35. EL CONTRATISTA no podrá superar la jornada laboral máxima de 60 horas semanales por vigilante. El personal adscrito al contrato con ETB no podrá ser utilizado en otros contratos para cubrir novedades de la operación DEL CONTRATISTA.
3.5.31.36. EL CONTRATISTA debe informar al Supervisor de contrato los cambios de personal que realice en el dispositivo antes de realizarlos, los cuales deberán ser soportados indicando los motivos de la decisión.
3.5.31.37. El personal que le sean adelantados procesos de selección para ingresar a prestar sus servicios en el Contrato suscrito con ETB deberán cumplir los procesos internos y será validado por el Coordinador de Contrato por parte de ETB. Posteriormente por el Supervisor de Contrato o por quien él designe para esta actividad si así lo amerita.
3.5.31.38. EL CONTRATISTA se obliga a elaborar los siguientes documentos para el desarrollo del objeto del servicio: Consignas generales y particulares tales como: Solicitud de carné, registro de elementos, registro de equipos, entre otros, para la vigilancia en cada instalación donde se preste el servicio a ETB.
3.5.31.39. EL CONTRATISTA se compromete a relevar en forma inmediata, al personal adscrito al presente contrato, a juicio de la Coordinación de Xxxxxxxxx ETB, donde se evidencie deficiencias leves o graves en el cumplimiento de las obligaciones pactadas o de las consignas especiales y/o particulares impartidas por ETB. El reemplazo definitivo de este personal no debe exceder 10 días hábiles, sin que esto genere interrupciones en la continuidad del servicio. Se podrá cubrir con personal disponible de la empresa de vigilancia, mientras se define la persona que cubrirá de manera definitiva el servicio
3.5.31.40. EL CONTRATISTA se obliga presentar medio magnético y/o copia de las planillas de entrega de dotaciones a la supervisión del contrato por parte de ETB, 15 días después de haberse entregado la dotación, de acuerdo con los artículos 230 y 232 del Código Sustantivo del Trabajo y al Decreto 356 de 1994 artículo 3 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
3.5.31.41. EL CONTRATISTA al inicio del contrato, se obliga a entregar al supervisor del contrato por parte de ETB, los folios de vida y las tarjetas de filiación de los caninos. Durante la ejecución del contrato se obliga a actualizar estos datos con una periodicidad de 4 meses.
3.5.31.42. EL CONTRATISTA se obliga con ETB a presentar informes escritos mensuales a la supervisión del contrato sobre las novedades presentadas y actuaciones realizadas durante los primeros 5 días hábiles de cada mes, donde los conceptos de seguimiento serán definidos por el supervisor de ETB, al inicio del contrato, tales como: Accidentalidad en puestos de trabajo, porcentaje de cambio de personal, porcentaje de renuncia del personal, porcentaje de personal con incapacidad, siniestros en puestos con servicios de vigilancia “causas y responsabilidad”, porcentaje xx xxxxxxxxx de nómina que no podrá ser superior al 0,01% a nivel nacional.
3.5.31.43. Hacer rotación y reubicar internamente el personal que presta sus servicios en los puestos de vigilancia objeto del contrato, según las necesidades y requerimientos de ETB y en los predios que le sean entregados bajo su responsabilidad administrativa durante la ejecución del contrato.
3.5.31.44. EL CONTRATISTA debe realizar los contratos de trabajo de las personas asignadas a ETB, únicamente del personal de vigilancia, supervisores, recepcionistas, operadores, motorizados, de tal manera que, en un tiempo no mayor a 6 meses, se realicen evaluaciones de desempeño del personal y se puedan retirar o dar continuidad de
acuerdo con este resultado. Para esto se deberán diseñar una matriz de evaluación que permita la toma de decisión de forma objetiva en pro de la calidad del servicio y la mejora continua de los procesos de control a los activos de la ETB.
3.5.31.45. EL CONTRATISTA, deberá contemplar contratos de trabajo que permitan realizar el cambio del personal si el supervisor del contrato así lo considera, reemplazando de manera inmediata con personal capacitado para dar continuidad de los servicios, sin que la misma genere derecho de indemnización alguna a favor del CONTRATISTA o sus empleados.
3.5.31.46. EL CONTRATISTA está obligado a realizar investigaciones ante hechos o novedades relacionados con el servicio y entregar los resultados de la investigación máximo al quinto día calendario de haber sucedido los hechos. Estas investigaciones deberán ser realizadas por personal no asignado al contrato.
3.5.31.47. El CONTRATISTA deberá reponer, arreglar o pagar los bienes o elementos que se pierdan o dañen por negligencia y/o responsabilidad del CONTRATISTA, como aquellos elementos que sean objeto de sustracción y que hayan sido registrados en cualquiera de los puestos vigilados por el CONTRATISTA, en un tiempo no mayor a 30 días calendario.
3.5.31.48. A solicitud del Supervisor ETB la empresa CONTRATISTA debe tener la capacidad de atender las necesidades de investigaciones de todo evento que afecte la integridad de los bienes de ETB, esto es independiente de las investigaciones de carácter administrativo para determinar la responsabilidad de la empresa.
3.5.31.49. A solicitud del Supervisor del contrato de ETB la empresa CONTRATISTA debe tener la capacidad de atender las necesidades de investigaciones que sean solicitadas por el supervisor del contrato de todo evento que afecte la integridad de los bienes de ETB, en puntos donde NO se cuenten con servicios de vigilancia y serán entregados los informes resultantes de las verificaciones adelantadas en un tiempo no mayor a 3 días calendario. Los costos de estas actividades deberán ser asumidos por EL CONTRATISTA
3.5.31.50. EL CONTRATISTA debe tener en cuenta dentro de sus costos, el suministro de papelería, elementos de oficina y elementos de bioseguridad, que se requieran para la prestación del servicio, tales como: impresoras y sus insumos, libros de minuta para los diferentes puestos, papelería para control de ingreso de visitantes, carpetas, esferos, tapabocas, gel antibacterial y demás requeridos para la correcta prestación del servicio a nivel nacional.
3.5.31.51. El CONTRATISTA deberá garantizar en cada puesto de trabajo, el medio de
comunicación adecuado para la correcta prestación del servicio.
3.5.31.52. EL CONTRATISTA deberá realizar un reconocimiento adicional de rodamiento, en caso de necesidades del servicio se deban desplazar a los municipios aledaños de las ciudades donde se encuentren prestando sus servicios, y esto debe está incluido dentro de la oferta y en la tarifa a cobrar por este servicio.
3.5.31.53. EL CONTRATISTA NO le será permitido subcontratar la ejecución de las obligaciones del presente Contrato, salvo autorización previa, expresa y escrita de ETB.
3.5.31.54. EL CONTRATISTA debe presentar al inicio del contrato un cronograma de incentivos para personal destacado en la operación que será señalado por el supervisor del contrato y acordado de manera conjunta de forma trimestral.
3.5.31.55. EL CONTRATISTA deberá diseñar un programa de capacitación virtual con una periodicidad de 3 veces al año, para personal de ETB con un mínimo de 50 personas por curso, los mismos deberán ser generadas con recursos propios del CONTRATISTA debiendo emitir el certificado correspondiente a los participantes al curso. Los temas para tratar en temas de o similares:
• Autoprotección.
• Delitos informáticos.
• Ciberseguridad.
• Actuación durante emergencias como atentados terroristas, accidentes, perdida de menores, atracos, conciertos y eventos naturales.
3.5.31.56. EL CONTRATISTA deberá presentar al inicio del contrato un programa de capacitación y entrenamiento semestral para los vigilantes, que desarrolle por lo menos los siguientes temas: Atención al cliente, acciones en caso de incendios, primeros auxilios básicos, evacuación, manejo del riesgo, como evitar accidentes laborales.
3.5.31.57. EL CONTRATISTA deberá realizar la formación de 15 personas por año, al personal que presten sus servicios de seguridad en ETB en la ciudad de Bogotá, definidas por el Supervisor del contrato, para ser certificados como brigadistas en academias autorizadas que permitan atender de manera adecuada e integral a las brigadas conformadas por ETB en casos de emergencia. Los costos de estos serán asumidos por EL CONTRATISTA.
3.5.31.58. EL CONTRATISTA es responsable de la capacitación y actualización permanente del conocimiento de sus empleados que suministren el servicio contratado, por tanto, debe disponer de su propia estructura de formación que le permita:
3.5.31.59. Realizar un proceso de inducción sobre ETB (Historia, servicios, estructura, beneficios, contratos, programas de bienestar entre otros propios de la ETB) a su personal al inicio del contrato.
3.5.31.60. Realizar un proceso de inducción a los procesos y aplicativos que utilizarán, suministrarán o administrarán los servicios contratados.
3.5.31.61. Realizar un proceso de actualización de las modificaciones de los procesos y aplicativos, a tiempo tal que no se vea afectada la calidad del servicio.
3.5.31.62. Realizar inducción de los procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo necesarios, que apliquen para asegurar la salud de sus empleados en el suministro del servicio.
3.5.31.63. EL CONTRATISTA seleccionado, evitará conflictos de intereses contratando empleados para el desarrollo de las labores propias del objeto del Contrato que NO se encuentren ligados con empleados de ETB, o empleados de las empresas contratistas o de la empresa de vigilancia, destinado igualmente a suministrar las labores propias del Contrato por una relación de parentesco (hasta cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil, esposos o compañerospermanentes).
3.5.31.64. EL CONTRATISTA, debe disponer de programas al interior de la compañía para garantizar la no existencia de trabajo infantil en su actividad, así como el compromiso de disponer, acciones y mecanismos para contribuir a la abolición efectiva del trabajo infantil, los cuales estarán debidamente documentados.
3.5.31.65. EL CONTRATISTA, debe disponer de programas al interior de la compañía para garantizar la igualdad de género en su actividad, así como el compromiso de disponer, acciones y mecanismos para contribuir al buen trato he igualdad de género y espacios libres de violencias basadas en género, los cuales estarán debidamente documentados
3.5.31.66. EL CONTRATISTA NO podrá utilizar a los vigilantes en su día de descanso para prestar servicio de seguridad en ETB ni en ningún otro cliente sin previa autorización de la coordinación de seguridad de ETB.
3.5.31.67. EL CONTRATISTA deberá proporcionar y asumir los rubros requeridos para los desplazamientos del personal (Coordinador, Analistas y acompañantes a las visitas descritas en el presente documento) que realizan sus actividades en las zonas asignadas y requieran desplazamientos fuera de las ciudades de residencia, para cubrir los siguientes conceptos
• Alimentación (desayuno, almuerzo y comida).
• Peajes.
• Combustible.
• Hospedaje.
• Alquiler de Vehículos (zonas donde la empresa no disponga de vehículo).
• Transporte Entre Aeropuertos.
• Pago de taxis (de acuerdo con la actividad).
• Compra de Tiquetes Aéreos.
• Gastos por investigación debidamente soportados, elaboración de informe e informando previamente la actividad previa a la solicitud de este concepto.
Los costos asociados a gastos de viaje (gasto de transporte aéreo, terrestre, peajes, alquiler de vehículo, rodamiento, manutención, alojamiento, combustibles, los gastos del coordinador, investigador, entre otros), deben ser asumidos por EL CONTRATISTA, sin que se deba exigir soportes de pago de la alimentación y transporte entre aeropuertos, para lo cual deberán informar el cuadro de valores autorizados para estos conceptos.
3.5.31.68. EL CONTRATISTA deberá aportar, de ser necesario, su infraestructura organizacional a nivel nacional para realizar el apoyo en la formalización de denuncias de las afectaciones que se presenten en las instalaciones de ETB a nivel nacional aun en ciudades y zonas donde no cuente con servicios contratados, y deberá llevar un control y registro de las denuncias interpuestas generando un informe mensual de las mismas.
3.5.31.69. Las personas contratadas por EL CONTRATISTA deben tener proceso de selección que cuente con: revisión de antecedentes, entrevistas al personal, prueba psicotécnica, validación información de la hoja de vida y soportes, visita domiciliaria, polígrafo para cargos específicos (Supervisores, Analistas, Especialistas y Coordinador). El estudio y copia de estos documentos junto con la hoja de vida del personal deberán ser remitidos a ETB a la firma del contrato y siempre que se realicen cambios y relevos de personal.
3.5.31.70. Al solicitar el cambio de personal en los puestos de vigilancia, EL CONTRATISTA deberá realizar dicho cambio en un lapso máximo de 2 horas a partir de la solicitud enviada por el supervisor del contrato de ETB, sin restricción u objeción alguna por la empresa prestadora del servicio de seguridad.
3.5.31.71. EL CONTRATISTA realizará apoyos de bienestar al personal de la empresa que se encuentra designada al contrato en eventos deportivos, actividades de bienestar, de integración que sirvan de motivación y de reconocimiento a su labor.
3.5.31.72. EL CONTRATISTA deberá instalar un sistema de GPS a los motorizados encargados a la seguridad de la infraestructura asociados al contrato con ETB, sistema de monitoreo que debe contar con visualización en la Sala de Control de ETB. El supervisor del contrato y Coordinador de seguridad de ETB en tiempo real. Los costos asociados a
este sistema serán asumidos por ELCONTRATISTA.
3.5.31.73. EL CONTRATISTA se obliga a conservar los archivos, consignas, libros, cuadernos de minuta y demás documentación relacionada con la ejecución del Contrato, por un término no inferior a un (1) año después de finalizado el Contrato.
3.5.31.74. EL CONTRATISTA debe garantizar que todo el personal que sea vinculado al contrato de prestación de servicios con ETB, cuente con un acuerdo de confidencialidad para evitar la fuga de información de la operación.
3.5.31.75. El Representante Legal de la Empresa CONTRATISTA deberá respaldar mediante documento firmado que sus empleados se comprometen a mantener la confidencialidad de la información que manejen en el desarrollo habitual de las actividades realizadas en ETB, y cumplirá con los canales de escalonamiento de información definidos por el supervisor del para ETB.
3.5.31.76. El personal de vigilancia, motorizados, recepcionistas y operadores, de ser solicitado su cambio por el coordinador de seguridad de ETB, deberán ser reemplazados de forma definitiva en un plazo no mayor a 10 días hábiles, sin que esto repercuta en la continuidad de los servicios prestados.
3.5.31.77. El personal para el cargo de Analistas Operativos, Analista Investigador y demás servicios objeto de este contrato de ser solicitado su cambio por el coordinador de seguridad de ETB, deberá ser reemplazado de forma definitiva en un plazo no mayor de 10 días hábiles, sin que esto afecte la continuidad y operatividad de los servicios.
3.5.31.78. El CONTRATISTA deberá contar con registro de autorización de la Aeronáutica civil de inclusión en base de datos de la empresa para operar equipos DRONE, así como la respectiva autorización por parte de la Supervigilancia en la licencia de funcionamiento.
3.5.31.79. El CONTRATISTA deberá contar con sucursal o sede principal, debidamente registrada en la licencia de funcionamiento, en Bogotá, Cali, Villavicencio, al inicio del contrato.
3.5.31.80. El contratista durante la ejecución del contrato deberá contar con sucursales en Barranquilla y Cúcuta, por lo cual tendrá hasta 45 días para su registro una vez se inicie el contrato.
3.5.31.81. Especificaciones mínimas de equipos de cómputo de acuerdo con ladescripción:
3.5.31.82. El CONTRATISTA acepta adherirse a la Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada en ETB para el manejo de la información personal que gestiona, incluyendo los datos de terceros, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como instruir a su personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dicha política debe ser consultada en la página WEB de ETB xxx.xxx.xxx.xx. Para lo anterior el CONTRATISTA, debe designar a una persona o área que asuma la protección de datos personales, adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, realizar el Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables, garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad nacional de Datos Personales. ETB se reserva el derecho de verificar y monitorear, en cualquier momento o lugar, el cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales de ETB. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación que le asiste al CONTRATISTA de responder por los eventuales perjuicios que se generen con ocasión del incumplimiento de esta política. Si con ocasión del objeto contractual, ETB debe entregar Bases de Datos Personales al CONTRATISTA para que éste realice actividades que no están en el marco de la relación contractual que estas personas tienen con ETB, el CONTRATISTA podrá ejecutar esas actividades hasta máximo quince (15) días hábiles después de la fecha de entrega de cada base de datos. Lo anterior con el fin de garantizar que los Datos Personales sean tratados sólo cuando cuentan con autorización de los Titulares. De la misma forma, si dentro de la ejecución del contrato se requiere realizar una transmisión internacional de datos personales, el contratista acepta dar cumplimiento a las disposiciones vigentes en materia de protección de datos sobre “transferencia y transmisión internacional de datos personales”, previstas en los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes aplicables, especialmente el contratista se obliga a dar aplicación a las
disposiciones derivadas de la Política de Tratamiento de Datos de ETB y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del contrato que se entienden incorporadas al mismo, el contratista acepta:
• Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
3.5.31.83. El CONTRATISTA debe adherirse a la Política de Continuidad del Negocio que tiene adoptada ETB, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como a instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dicha política debe ser consultada en la página web de ETB xxx.xxx.xxx. ETB se reserva el derecho de verificar y monitorear, en cualquier momento o lugar, el cumplimiento de la política de continuidad del negocio de ETB.
3.5.31.84. El CONTRATISTA debe contar con un método de análisis de riesgos definido, documentado y apropiado que permita mitigar las amenazas sobre su operación, actividades y recursos y cuyos planes de tratamiento puedan ser objeto de seguimiento por parte de ETB. Adicionalmente debe aportar oportunamente toda la información por ETB requerida para realizar los análisis de riesgos que adelante la compañía.
3.5.31.85. El CONTRATISTA debe contar con planes de continuidad, recuperación y contingencia para procurar la continuidad de la prestación de los servicios contratados los cuales deberán ser probados al igual que su personal entrenado de manera que tales planes puedan ser mejorados para garantizar su eficacia. El CONTRATISTA debe aportar oportunamente la información necesaria para el diseño de los planes de continuidad, recuperación y contingencia requeridos por ETB para procurar la continuidad del negocio, así como participar en los entrenamientos y pruebas requeridas para garantizar la eficacia de esos planes y la ejecución de los mismos en la eventualidad de materialización de riesgos.
3.5.31.86. El CONTRATISTA debe impartir a su personal las acciones de toma de conciencia, educación, entrenamiento y actualizaciones regulares en la política y procedimientos de continuidad del negocio, según sea relevante para ejecutar el contrato.
3.5.31.87. El CONTRATISTA deberá suministra e instalar los equipos de seguridad electrónica conforme a las especificaciones técnicas establecidas en los términos de referencia, así mismo deberá garantizar su correcta operación y ejecutar los respectivos mantenimientos preventivos y correctivos.
3.5.31.88. El CONTRATISTA deberá contar con todos los equipos de seguridad electrónica debidamente instalados y en funcionamiento desde el primer día de inicio del contrato.
3.5.32. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
ETB requiere que el contratista realice la capacitación de su personal en los siguientes temas:
• Manejo de Extintores.
• Manejo Kit de Derrames.
• Atención de primeros auxilios.
• Normativa ambiental (establecidas por ETB).
• Violencias basadas en género.