AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA DE NEIVA EN LA VIGENCIA 2013, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO DE NEIVA EN LA VIGENCIA 2012 –...

11 1.

AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2013, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012 – SEGUNDO AVANCE

JULIO/2013

12 1.

ÍNDICE

1. INTRODUCCION _3

2. OBJETIVOS _4

3. MARCO LEGAL _5

4. METODOLOGÍA _6

5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2013, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012

– SEGUNDO

AVANCE 7

6. COMENTARIOS AL MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO

XX XXXXX 74

7. OBSERVACIONES GENERALES 77

8. RECOMENDACIONES 78

9. CONCLUSIONES 80

1. INTRODUCCION

31 1.

La Oficina de Control Interno de la Alcaldía Municipal xx Xxxxx, de conformidad a las facultades señaladas en el artículo 267 de la Constitución Política, en la Ley 87 de 19931 y los decretos que lo reglamentan y lo modifican, y en cumplimiento al Plan de Acción de Control Interno previsto para la vigencia 2013, enmarcado en los roles de evaluación, seguimiento, asesoría y acompañamiento, realizará AUDITORIA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2013, LA EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO PRODUCTO DE LA AUDITORIA PRACTICADA A LA CONTRATACION DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012, con la

finalidad de contribuir al mejoramiento continuo del proceso contractual, como apoyo al logro de los objetivos y metas de la Entidad Territorial.

1 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”

GENERALES

14 1.

Realizar la AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2013, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA

VIGENCIA 2012, con la finalidad de verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente sobre contratación estatal en los contratos celebrados en el primer semestre de 2013, como también comprobar la implementación de las acciones de mejoramiento suscritas en el Plan de Mejoramiento resultado de la auditoría a los contratos del segundo semestre de la vigencia 2011 y del primer semestre de 2012, suscrito por 12 dependencias de la Administración Municipal.

ESPECÍFICOS

 Verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente en el proceso precontractual, contractual y postcontractual realizado en el Municipio xx Xxxxx durante la vigencia 2012 y primer semestre de 2013.

 Verificar la eficacia y efectividad en la implementación de las acciones de mejora en pro de la mitigación de los hallazgos, contenidos en el plan de mejoramiento suscrito en la vigencia 2012.

 Evidenciar soportes de la implementación de las acciones de mejora propuestas para la mitigación de los hallazgos identificados por las auditorías efectuadas.

 Verificar el grado de conocimiento y de concientización de los servidores públicos en la adopción e implementación de las acciones de mejora suscritas en el plan de mejoramiento evaluado.

 Evidenciar la administración de los riesgos asociados al proceso contractual.

 Identificar los responsables de la mitigación de hallazgos plasmados en los planes de mejoramientos evaluados.

1. Constitución Política de Colombia.

15 1.

2. Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones"

3. Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”

4. Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.”

5. Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

6. Decreto Nacional 1537 de 2001, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado"

7. Decreto Nacional 2145 de 1999, “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Publica del orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”.

8. Decreto Nacional 734 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.”

9. Decreto Municipal 316 de 2010 “Por el cual se derogan los Decretos 011 y 053 de 2010 y se adoptan los procesos de Contratación en la Administración Municipal y se hacen unas delegaciones”, y demás decretos modificatorios, derogatorio y/o aclaratorios.

10..Resolución 163 de 2008 expedida por la Contraloría Municipal xx Xxxxx, “Por la cual se adopta el sistema electrónico de rendición de cuentas – SIA y se establecen los métodos y la forma de rendirla”.

16 1.

Para el desarrollo del presente informe, se hizo indispensable solicitar a la Oficina Asesora de Contratación como a la Secretaría General, la relación de los contratos suscritos por el Municipio xx Xxxxx durante el año 2012 dando un total de 1.1582 contratos celebrados por estos dos ordenadores de gasto, de los cuales se seleccionó una muestra de cuatro (4) contratos suscritos por el Municipio xx Xxxxx en la vigencia 2012, equivalentes al 0,34%; así mismo se solicitó a los mismos ordenadores de gasto, la relación de contratos suscritos por el Municipio xx Xxxxx durante el primer semestre del año 2013 para un total de 5233 contratos por estos dos ordenadores de gasto, de los cuales se seleccionó una muestra de tres (3) contratos suscritos por el Municipio xx Xxxxx durante el primer semestre año 2013, equivalentes al 0,57%, los cuales se requirieron para su revisión y análisis, conforme a la AUDITORIA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2013, LA EVALUACION Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO PRODUCTO DE LA AUDITORIA PRACTICADA A LA CONTRATACION DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012, como

segundo informe de cinco informes parciales mensuales, que se condensarán en un solo informe final y cuyas observaciones evidenciadas fueron plasmadas en el cuerpo del informe.

2 De los cuales 899 fueron suscritos por la Oficina de Contratación y 259 fueron suscritos por la Secretaría General.

17 1.

5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA XX XXXXX VIGENCIA 2013, LA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX EN LA VIGENCIA 2012 – SEGUNDO AVANCE

Del total de 1.1584 contratos suscritos por la Oficina de Contratación y la Secretaría General, se seleccionó una muestra de cuatro (4) contratos suscritos por el Municipio xx Xxxxx durante el año 2012, equivalentes al 0,34% del total de la vigencia 2012, fueron inspeccionados un (1) contrato que supervisó la Dirección de Vivienda, dos

(2) contratos que supervisó la Oficina de Control Interno Disciplinario, un (1) contrato que supervisó la Secretaría General.

De conformidad con lo anteriormente expuesto, se efectuó el análisis de las etapas precontractual, contractual y postcontractual que se tienen que surtir dentro de los procesos de contratación regidos por la Ley 80, demás leyes y decretos reglamentarios, los siguientes expedientes contractuales:

1. Contrato 757 de 2012 “CONTRATO DE COMPRAVENTA DE MUEBLES Y ENSERES, SEGÚN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS Y EN LA CANTIDAD SOLICITADA CON DESTINO A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE VIVIENDA SOCIAL DEL MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx

Modalidad de contratación: Selección de Mínima Cuantía No. 103 de 2012

Oficina donde nació la necesidad: Dirección Administrativa de Vivienda.

Oficina Ordenadora de Gasto: Oficina de Contratación

Valor del contrato: $6.380.000.oo

Páginas 10 a 17 del presente informe

2. Contrato 51 de 2012 “EL CONTRATISTA se compromete para con el Municipio xx Xxxxx a PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA REALIZAR LA ASESORÍA Y APOYO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO DE MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx

Modalidad de contratación: Contratación directa

Oficina donde nació la necesidad: Oficina de Control Interno Disciplinario.

4 De los cuales 899 fueron suscritos por la Oficina de Contratación y 259 fueron suscritos por la Secretaría General.

Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General

Valor del contrato: $26.250.000.oo

Páginas 18 a 25 del presente informe

18 1.

3. Contrato 56 de 2012 “EL CONTRATISTA se compromete para con el Municipio xx Xxxxx a PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA REALIZAR LA ASESORÍA Y APOYO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO DE MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Xxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Modalidad de contratación: Contratación directa

Oficina donde nació la necesidad: Oficina de Control Interno Disciplinario.

Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General

Valor del contrato: $29.968.000.oo

Páginas 26 a 37 del presente informe

4. Contrato 380 de 2012 “EL CONTRATISTA se compromete para con el MUNICIPIO XX XXXXX PARA REALIZAR EN LA TEMPORADA DE FIESTAS SANPEDRINAS LA ACITIVIDAD DE INTEGRACIÓN DE LOS PENSIONADOS DEL MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx

Modalidad de contratación: Invitación pública No. 057 de 2012

Oficina donde nació la necesidad: Secretaría General Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General Valor del contrato: $12.288.000.oo

Páginas 38 a 45 del presente informe

5. Contrato 406 de 2013 “ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL RURAL (VISR), EN LA MODALIDAD DE VIVIENDA NUEVA y MEJORAMIENTO DE VIVIENDA, UBICADAS EN LA ZONA ORIENTE Y OCCIDENTE DEL MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Yudigzon Xxxxxx Xxxxx

Modalidad de contratación: Selección abreviada de mínima cuantía

Oficina donde nació la necesidad: Dirección de Vivienda Social.

Oficina Ordenadora de Gasto: Oficina de Contratación

Valor del contrato: $35.884.000.oo

Páginas 46 a 52 del presente informe

6. Contrato 365 de 2013 “CONTRATO DE COMPRA DE VEHÍCULO TIPO VANS – SERVICIO ESPECIAL CON DESTINO AL ESTABLECIMIIENTO PENITENCIARIO DE MEDIANA SEGURIDAD Y CARCELARIO XX XXXXX - HUILA”

Contratista: Autocom S.A

Modalidad de contratación: Selección abreviada No. 062 de 2012

19 1.

Oficina donde nació la necesidad: Secretaría General Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General Valor del contrato: $83.580.000.oo

Páginas 53 a 67 del presente informe

7. Contrato 404 de 2013 “CONTRATO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES, ACEITES, ENTRE OTROS PARA VEHÍCULOS MAQUINARIA, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS DEL MUNICIPIO XX XXXXX – DEPARTAMENTO DEL HUILA”

Contratista: Inversiones Flota Huila S.A

Modalidad de contratación: Selección abreviada por subasta inversa No. 02 de 2013

Oficina donde nació la necesidad: Secretaría General Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General Valor del contrato: $150.000.000.oo

Páginas 68 a 73 del presente informe

De la muestra contractual antes mencionada, se realizó el análisis que se describe a continuación:

1101.

1. Contrato 757 de 2012 “CONTRATO DE COMPRAVENTA DE MUEBLES Y ENSERES, SEGÚN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS Y EN LA CANTIDAD SOLICITADA CON DESTINO A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE VIVIENDA SOCIAL DEL MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx

Modalidad de contratación: Selección de Mínima Cuantía No. 103 de 2012

Oficina donde nació la necesidad: Dirección Administrativa de Vivienda.

Oficina Ordenadora de Gasto: Oficina de Contratación

Valor del contrato: $6.380.000.oo

HALLAZGO No. 1

Falta de una debida tipificación, estimación y asignación de riesgos

En la revisión de los estudios previos del proceso contractual5, esta auditoría pudo verificar, que no se realizó un análisis juicioso frente a la tipificación, estimación y asignación de riesgos conforme a lo previsto en el Decreto 423 del 14 xx xxxxx de 20016, la política de riesgo contractual del Estado está conformada por los principios, pautas e instrucciones que determine el Gobierno Nacional, para la estipulación de las obligaciones contingentes a su cargo. Así mismo, determina que el Consejo de Política Económica y Social -CONPES-, orientará la política del riesgo contractual del Estado a partir del principio que corresponde a las entidades estatales asumir los riesgo propios de su carácter público y del objeto social para el que fueron creadas o autorizadas, y a los contratistas aquellos determinados por el lucro que constituye el objeto principal de su actividad7.

En el capítulo denominado “SOPORTE QUE PERMITA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN

AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO” de los estudios previos8 no se tipifica ningún riesgo, ya que allí sólo se consigna que: “De conformidad con lo establecido en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, dentro de la ejecución del futuro contrato, se estima, tipifica y asigna el siguiente riesgo previsible por la Administración9” y continúa en un párrafo aparte diciendo que: “Una vez realizado el análisis de riesgos tanto para la administración como para el contratista, el

5 Disponibles a folios 11 a 14 del expediente contractual.

6 (Marzo 14) "Por el cual se reglamentan parcialmente las leyes 448 de 1998 y 185 de 1995".

7 Según lo dispone la sección 2 del Decreto nacional 423 de 2001

8 Disponible a folio 11 del expediente contractual.

9 Ibídem

incumplimiento en el objeto y obligaciones contractuales los cuales serán asignados al contratista, se aprecia como riesgo previsible que pudiera afectar el contrato”10.

1111.

Entre tanto, dentro del texto de la invitación pública No. 103 de 201211, esta auditoría verificó que tampoco se tipificaron los riesgos contractuales, evidenciando que la Oficina de Contratación del Municipio no realizó una revisión jurídica a los estudios previos que le fueron radicados para que diera inicio al proceso de selección, dando cuenta de una falta de armonía entre las oficinas intervinientes en el proceso precontractual que atenta de manera clara el principio de la planeación contractual consignado en el Artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

Corresponde al CONPES, en materia de política de riesgo contractual del Estado recomendar las directrices que deben seguir las entidades estatales al estructurar proyectos, con participación de capital privado en infraestructura y, de manera específica, en lo concerniente a los riesgos que puedan asumir contractualmente como obligaciones contingentes.

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley, en el documento CONPES 3107 xx xxxxx 3 de 2001, modificado por el documento CONPES 3133 del 3 de septiembre de 2001, se encuentra la política de riesgo contractual para los procesos de participación privada en infraestructura, la cual a pesar de tener una orientación particular, entrega lineamientos generales que pueden contribuir a que las distintas entidades del sector público, en todos sus órdenes, para que tengan el soporte necesario para la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio contractual del contrato de la siguiente manera:

1. Por la parte que esté en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos.

2. Por la parte que disponga de mejor acceso a los instrumentos de protección, mitigación y/o de diversificación.12

La tipificación de los riesgos es la xxxxxxxxxxx que la entidad hace de aquellos que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

La estimación del riesgo es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido.

10 Ibídem

11 A folios 15 al 35 del expediente contractual.

12 Criterios desarrollado en el capítulo V. Criterios de asignación de riesgos del CONPES 3107 xx Xxxxx 3 de 2011.

La asignación del riesgo es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancias tipificada, asumiendo su costo. Como regla general, los pliegos buscarán asignar los riesgos a la parte que este en mejor capacidad de soportarlos.

1121.

Conclusión:

A partir de la transcripción anterior, se evidencia que en el proceso contractual que dio como resultado el contrato No. 619 de 2012 no se tomaron en cuenta los riesgos que podrían haber tenido xxxxxxxx dentro de su plazo de ejecución, de conformidad con el tipo de contrato que se celebró y la cuantía del mismo, ya que se debieron haber contemplado elementos de orden empresarial13, de orden económico14 y de orden técnico operativo15.

Recomendación:

Al momento de realizar la preparación de los estudios y documentos previos, se debe hacer un análisis de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio contractual del contrato, realizando una debida tipificación, estimación y asignación de los mismos, tomando como guía el documento CONPES 3107 xx xxxxx 3 de 2001, modificado por el documento CONPES 3133 del 3 de septiembre de 2001 y tomando en cuenta lo previsto en el Artículo 2.1.2 del Decreto 734 de 201216.

13 Son aquellos inherentes al funcionamiento de una organización empresarial, entre los que se incluyen iinfidelidad de empleados, fuga de información, hurto, perdida o daño de equipos, etc.

14 Corresponden a las variaciones xxx xxxxxxx que afectan el precio ofertado y contratado, entre los que se incluyen, la variación de los precios por mejoras u obsolescencias en el mobiliario, la pérdida de proveedores en el transporte, embalaje, almacenamiento e instalación de los muebles, equipos y enseres, Pérdida significativa de clientes. Quiebra de la empresa o malos manejos financieros, corresponde al giro ordinario de la empresa (contratista) y que deben ser previstos por el contratista al momento de presentar la oferta, etc.

15 Son inherentes a la fabricación, manipulación de los muebles, equipos y enseres, así como a la prestación del servicio entre los que se incluyen el daño, pérdida o hurto en el transporte, almacenaje o cadena de suministro de los elementos antes de la entrega a entera satisfacción del objeto contratado, Demoras en el desarrollo de los proyectos, por retardos en la línea de producción, que los muebles, equipos y enseres no cumplan con las especificaciones técnicas.

16 “Artículo 2.1.2. Determinación de los riesgos previsibles. Para los efectos previstos en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

En las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, la entidad deberá tipificar en el proyecto xx xxxxxx de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

1131.

Una vez sean radicados los estudios previos en las oficinas ordenadoras del gasto de la Alcaldía de Neiva17, estas oficinas deben realizar una revisión jurídica de los mismos, con el fin de que estos-los estudios previos- tengan una armonía con lo que la Ley dispone para cada tipo de modalidad de selección y para cada objeto contractual en cuanto a la tipificación, estimación y asignación de los riesgos contractuales se trata.

HALLAZGO No. 2

La información general del proceso publicado en la página web

xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx se encuentra incompleta

Efectuando la revisión de la información general del proceso disponible en el link xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-00-0000000 esta auditoría pudo establecer que no se encuentran publicados los estudios previos que dieron base al proceso de selección.

Conclusión:

Si bien es cierto, en el Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 no se menciona de manera taxativa la publicación en el SECOP de los estudios previos, la misma norma dispone que: “La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) cuyo sitio web será indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección:...” (Negrillas fuera del original), dentro de la frase entre otros se podrían incluir los pluricitados estudios previos.

Recomendación:

La Oficina de Control Interno de la Alcaldía xx Xxxxx recomienda la publicación en el SECOP de los estudios previos, recordando que la omisión de publicación de los documentos precontractuales y contractuales en el SECOP, constituye sanción disciplinaria a la luz de lo dispuesto en el parágrafo 1° de Artículo 2.2.5 del Decreto

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, obligatoria dentro del procedimiento de licitación pública y voluntaria para las demás modalidades de selección en los que la entidad lo considere necesario, caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión acontecida.

La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en el pliego definitivo, así como la justificación de su inexistencia en determinados procesos de selección en los que por su objeto contractual no se encuentren. La presentación de las ofertas implica la aceptación, por parte del proponente, de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en el respectivo pliego.”

17 Oficina Asesora de Contratación, Secretaría General y Secretaría de Salud Municipal.

734 de 201218 y dentro de la frase entre otros podrían incluirse los estudios previos con el fin de evitar potenciales sanciones disciplinarias

HALLAZGO No. 3

1141.

Al acta de liquidación del contrato No. 757-2012 le hacen falta la consignación de manifestaciones y de constancias necesarias en el documento que da por terminada la relación contractual

En lo que respecta al acta de liquidación del contrato No. 757-2012 suscrito entre el Municipio xx Xxxxx y Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx esta auditoría observa que la misma carece de elementos necesarios que deben existir en el documento que da por terminada la relación contractual.

Recomendación:

Por lo evidenciado en el acta de liquidación del contrato No. 757-2012, esta auditoría recomienda que a toda acta de liquidación se le incluyan los siguientes elementos:

Manifestaciones del siguiente o de similar tenor:

1. Que las partes previo el cumplimiento de todas las etapas y requisitos contenidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de 2012, así como también de las demás normas legales y reglamentarias vigentes que rigen la contratación estatal, procedieron a firmar el contrato en mención, para lo cual se contó con la expedición previa del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

2. Que como consecuencia de lo anterior, y en cumplimiento del artículo 7° de la ley

1150 de 2007 y la cláusula octava de, contrato de garantía única a favor de entidad estatal, la cual fue aprobada, el

, se constituyó la

de , cuyo amparo de cumplimiento se extiende hasta el de de

así como también fue objeto de aprobación la garantía de responsabilidad civil extracontractual la cual fue aprobada, el de de , cuyo amparo de cumplimiento se extiende hasta el de de .

3. Que igualmente se obtuvo el debido Registro del compromiso identificado con el consecutivo No. de de , por parte de la Secretaría de Hacienda.

18 Decreto 734 de 2012, Artículo 2.2.5 “Parágrafo 1°. La falta de publicación en el Secop de la información señalada en el presente artículo constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único.”

 Que una vez cumplidos todos los requisitos de legalización, se procedió a firmar el acta de constitución de veeduría el de de , así como la correspondiente acta de inicio de actividades el de de

, por parte del supervisor designado por la Alcaldía xx Xxxxx y El contratista.

1151.

 Que en el transcurso del periodo comprendido para la ejecución del objeto contractual se han presentado las siguientes eventualidades, de las cuales el supervisor del contrato deja constancia de:

Constancias del siguiente o de similar tenor:

CONSTANCIAS

1. Que el contratista ha cumplido a cabalidad el objeto contractual, así como todas y cada una de las obligaciones establecidas en el contrato, hasta la fecha de liquidación del contrato.

2. Que en cumplimiento de las obligaciones contractuales y con ocasión de la actividad de supervisión, se produjeron las certificaciones de cumplimiento de actividades por parte de la supervisión del contrato, acorde con los informes de actividades entregados por el contratista y avalados por el supervisor del contrato.

3. Que producto de lo anterior, EL MUNICIPIO, procedió a realizar los pagos en las fechas establecidas en el contrato, las cuales estaban sujetas al cumplimiento de los procedimientos administrativos internos, de conformidad con las normas que al respecto rigen, de lo anterior se produce el siguiente balance de lo ejecutado y lo pagado:

BALANCE DE PAGOS

RELACIÓN DE PAGOS (Comprobantes de egreso)	FECHA DEL COMPROBANTE DE EGRESO	VALOR	EJECUTADO	SALDO

Comprobante de egreso No.	///	$	$	$

Acuerdos:

Teniendo en cuenta lo anterior las partes acuerdan:

1. Dar por terminado y liquidar el contrato número de teniendo en cuenta que EL CONTRATISTA cumplió a entera satisfacción del MUNICIPIO con el objeto del contrato y las obligaciones en él pactadas.

1161.

2. Que a la fecha existe un saldo por pagar a favor del CONTRATISTA por la suma de PESOS MONEDA LEGAL ($ .oo) incluido IVA.

3. Que la ejecución financiera del contrato fue:

Valor del contrato (incluido IVA)	$ .oo
Valor adiciones al contrato	(SI APLICA)
Valor ejecutado del contrato(incluido IVA)	$ .oo
Valor girado al contratista	(SI APLICA)
Saldo a favor del contratista (incluido IVA)	$ .oo
Saldo a favor del MUNICIPIO	(SI APLICA)

4. PAZ Y SALVO. Las partes declaran que una vez pagado el valor adeudado al contratista y firmada la presente acta, todas las obligaciones derivadas del Contrato No. de quedan x XXX Y SALVO.

5. TRANSACCIÓN Y RENUNCIA A RECLAMACIÓN JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL. El contenido de la presente acta de terminación y liquidación constituye TRANSACCIÓN sobre los derechos y obligaciones derivados del Contrato Nº de de conformidad con lo previsto por el Artículo 2469 del Código Civil; igualmente, las partes declaran que RENUNCIAN a cualquier RECLAMACIÓN JUDICIAL O EXTRAJUDICIAL por razón de derechos y obligaciones que tengan o pudieran surgir del Contrato Nº de y de la presente acta de terminación y liquidación.

6. La presente acta de terminación y liquidación se perfecciona con la firma de las partes.

Forman parte de la presente acta de terminación, los siguientes documentos:

- Certificado de cumplimiento expedido por el Supervisor.

- Constancia de pago de los aportes a la seguridad social, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

- Informe final de actividades presentado por el periodo comprendido entre el de

de hasta el de de .

Para constancia ser firma en Neiva a los ( ) días del mes de de

Por el Municipio El Contratista

1171.

2. Contrato 51 de 2012 “EL CONTRATISTA se compromete para con el Municipio xx Xxxxx a PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA REALIZAR LA ASESORÍA Y APOYO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO DE MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx

Modalidad de contratación: Contratación directa

1181.

Oficina donde nació la necesidad: Oficina de Control Interno Disciplinario.

Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General

Valor del contrato: $26.250.000.oo

Hallazgo No. 1

Los riesgos que se tipificaron, asignaron y estimaron en el estudio previo fueron insuficientes

A juicio de esta auditoría, los riesgos que se tipificaron, asignaron y estimaron en el estudio previo19 del contrato No. 51 de 2012, fueron insuficientes para el tipo de contrato que se celebró, por las siguientes razones:

 Los riesgos que se tipificaron y se asignaron en los estudios previos fueron los siguientes:

1.1 “Incumplimiento en el pago de honorarios que será asumido por el contratista20”

1.2 “Hurto y vandalismo, refiriéndose a los efectos desfavorables o cualquier daño, o pérdida de los bienes del contratista causados por terceros diferentes al Municipio que será asumido por el contratista.21”

1.3 “Riesgo por incremento de impuestos, en caso de que surja un nuevo impuesto o se incremente el porcentaje de lo establecido durante la etapa de ejecución del contrato que será asumido por el contratista que no supere el 2% del valor del contrato22”.

 A juicio de esta auditoría, los riesgos que debieron tipificarse, estimarse y asignarse debieron haber sido los siguientes:

19 A folios 8 y 9 del expediente contractual.

20 Ibídem

21 Ibídem

22 Ibídem

TIPIFICACIÓN	ASIGNACIÓN	ESTIMACIÓN
Riesgo por entrega de información errada. Se materializa cuando el Municipio xx Xxxxx entrega, para la, ejecución del contrato, información errada o desactualizada y el contratista ejecuta actividades propias del objeto contractual y de sus obligaciones con dicha información.	Lo asume el Municipio xx Xxxxx	100% a cargo del Municipio xx Xxxxx. 1191.
Riesgo por uso o información errada. A contrario del anterior riego, este tiene su xxxxxxxx cuando el contratista en cumplimiento de sus obligaciones debe recopilar la información o usar la que se encuentra en su poder y esta no corresponde para el desarrollo del contrato.	Lo asume el contratista	100% a cargo del contratista, ya que no se reconocerá costo alguno al contratista por la entrega de productos con fundamento en información errada.
Riesgo por servicios adicionales. Este riesgo se asume cuando se requieren servicios complementarios o adicionales a las actividades contratadas necesarias para que el objeto del servicio profesional satisfaga completamente la necesidad de contratación funcionalidad de la obra contratada.	A cargo de la entidad: Si son necesarias y en beneficio del interés general la asumirá la Entidad previa al cumplimiento de los requisitos legales contractuales; esto es, disponibilidad de presupuesto y documento adicional registrado con la consecuente ampliación de las garantías. A cargo del contratista:	El riesgo será asumido conforme el valor correspondiente a los servicios adicionales.

Si realiza los servicios sin las autorizaciones legales y disponibilidades mencionadas lo asume el contratista.

1201.

Estos riesgos son diferentes a los que por ley debe asegurar el contratista tales como: calidad del bien o servicio, cumplimiento del contrato, salarios y prestaciones sociales, estabilidad de la obra y de responsabilidad civil extracontractual que deberán ser garantizados de conformidad con lo establecido en el Artículo 5.4.3 del Artículo 734 de 2012..

Conclusión:

Cuando el Municipio xx Xxxxx asuma un riesgo, debe proceder a ejercer todas las actividades de administración del riesgo y evitar su materialización a través de los controles respectivos, mediante la reglamentación interna de mecanismos para la mitigación de los potenciales riesgos que se puedan generar en las distintas etapas de los procesos de selección, e indicar roles en los procesos dependiendo de la posición del miembro de la cadena, tanto como los que componen la oficina donde nace la necesidad, como los que componen la oficina ordenadora de gasto para de esta forma tener un control expedito del riesgo por la identificación del responsable de manejarlo-mitigarlo, además de las variaciones que puedan presentarse durante la ejecución del contrato y su posterior liquidación.

Recomendación:

Se debe atender con mayor rigurosidad la vigilancia de la ejecución contractual en cuanto a los riesgos que asume el Municipio, y para ello desde los actos y documentos preparativos para la debida estructuración de los estudios previos, pasando por la correcta y armónica propuesta del contrato de prestación de servicios profesionales23 debe atenderse al principio de la planeación contractual y dentro del mismo, se encuentra el concepto de estudios previos, que fue esbozado en los numerales 7° y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, haciendo referencia a ellos como el análisis de conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar, la tramitación de las autorizaciones y las aprobaciones necesarias para la contratación o el desarrollo de los estudios, diseños y proyectos requeridos para tal fin. Posteriormente, el artículo 8° del Decreto 2170 de 200224 definió los estudios previos como aquellos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación, determinar las especificaciones técnicas y el valor del bien o servicio, y analizar los riesgos en los que incurrirá la entidad al contratar.

23 Que es elaborada por el ordenador del gasto.

24 Subrogado por el Artículo 9.2 del Decreto 73de 2012.

HALLAZGO No. 2

Dentro del expediente contractual no obra el acta de constitución de veeduría

1211.

Esta auditoría en la revisión documental que le hizo al expediente del contrato No. 51 de 2012, estableció que no reposa el acta de constitución de veeduría25.

Conclusión:

La presencia y el sentido que tiene el acta de constitución de veeduría ciudadana en todo contrato, que tenga presencia de recursos públicos como contraprestación al cumplimiento a satisfacción de las obligaciones contractuales, se constituye en la vigilancia ciudadana de la calidad y ejecución del objeto contractual, en la facultad de solicitar de los supervisores, interventores, contratistas y autoridades contratantes los informes, presupuestos, fichas técnicas, etc. que permitan conocer el cumplimiento de los contratos, el poder remitir a las autoridades correspondientes los informes que se desprendan de la función de control y vigilancia en relación con los asuntos materia de veeduría, el denunciar ante las autoridades competentes los hechos o actuaciones irregulares de los funcionarios públicos, el comunicar a la ciudadanía mediante asamblea general o en reuniones los avances de los procesos de control y vigilancia que se estén desarrollando en el Municipio xx Xxxxx.

Por lo anterior, no es un documento que sea un convidado xx xxxxxx y sirva sólo para engrosar un expediente contractual, sino que es la piedra angular que garantiza una presencia directa de la comunidad en la ejecución del contrato estatal.

Recomendación:

Todos los supervisores deben como primer ejercicio de las facultades de supervisión impuestas en el Capítulo VII del Decreto Municipal No, 316 de 2010-Manual de Contratación, realizar la verificación de los documentos para dar inicio al contrato, no sólo porque sea una imposición legal (dando cumplimiento a lo previsto en la Ley 850 de 2003), sino que en términos de moral pública se constituye en la materialización de los principios de la transparencia de la actividad estatal.

25 Que se constituye por veedores representantes de la conciudadanos del Municipio xx Xxxxx.

HALLAZGO No. 3

Al acta de liquidación del contrato No. 51-2012 le hacen falta la consignación de manifestaciones y de constancias necesarias en el documento que da por terminada la relación contractual

1221.

En lo que respecta al acta de liquidación del contrato No. 51 de 2012 suscrito entre el Municipio xx Xxxxx y Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, esta auditoría observa que la misma carece de elementos necesarios que deben existir en el documento que da por terminada la relación contractual.

Conclusión:

Esta etapa poscontractual nace desde que finaliza el término del contrato, y termina que acta de liquidación (bilateral o unilateralmente) quede en firme. Al respecto, el tratadista Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, en su obra denominada “Contratación Administrativa26” se refiere a la etapa poscontractual de la siguiente forma:

“La etapa poscontractual comprende desde la expiración del término del contrato hasta que quede en firme la liquidación, osea, una vez ocurrida la terminación normal o anormal del vínculo contractual, tiene lugar su consiguiente liquidación, con el objeto de finiquitar respecto de como se cumplieron por las partes, sus correlativas obligaciones y determinar el estado económico en que se encuentra el contrato, o si existe equilibrio total entre obligaciones y prestaciones contractuales para poder declararse x Xxx y Salvo27.” (Negrillas fuera del original)

De acuerdo a lo anterior, se puede afirmar que la liquidación contractual es el trámite que finalizado el vínculo contractual, se llevan a cabo reconocimientos, ajustes y revisiones de las prestaciones recíprocas que haya lugar.

Pasando al tema jurisprudencial, ha sido el Consejo de Estado quién se ha referido a la liquidación como el momento culmen que pone fin al contenido obligacional de los extremos contractuales aseverando que “Pues solo hasta la etapa de la liquidación del contrato concluye el negocio jurídico, puesto que hasta entonces existen obligaciones pendientes que debían resolverse con el propósito de hacer el ajuste de cuentas necesario”28

26 Contratación Administrativa. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx. Ediciones Doctrina y Ley Ltda. Bogotá DC. Cuarta Edición-Actualizada.

27 Ibídem

28 Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Sección Tercera, auto del 8 de Septiembre de 2005, expediente 25.827. Consejero Ponente: Xx. Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.

Recomendación:

1231.

Por lo evidenciado en el acta de liquidación del contrato No. 51-2012 y la imperiosa necesidad de que el acta de liquidación esté nutrida con manifestaciones, constancias y acuerdos que den cuenta de manera inequívoca que las prestaciones mutuas nacidas del negocio jurídico se encuentran x xxx y salvo, esta auditoría recomienda que a toda acta de liquidación se le incluyan los siguientes elementos:

Manifestaciones del siguiente o de similar tenor:

2. Que como consecuencia de lo anterior, y en cumplimiento del artículo 7° de la ley

1150 de 2007 y la cláusula octava de, contrato de garantía única a favor de entidad estatal, la cual fue aprobada, el

, se constituyó la

de , cuyo amparo de cumplimiento se extiende hasta el de de

3. Que igualmente se obtuvo el debido Registro del compromiso identificado con el consecutivo No. de de , por parte de la Secretaría de Hacienda.

4. Que una vez cumplidos todos los requisitos de legalización, se procedió a firmar el acta de constitución de veeduría el de de , así como la correspondiente acta de inicio de actividades el de de , por parte del supervisor designado por la Alcaldía xx Xxxxx y la contratista.

5. Que en el transcurso del periodo comprendido para la ejecución del objeto contractual se han presentado las siguientes eventualidades, de las cuales el supervisor del contrato deja constancia de:

Constancias del siguiente o de similar tenor:

CONSTANCIAS

Que el contratista ha cumplido a cabalidad el objeto contractual, así como todas y cada una de las obligaciones establecidas en el contrato, hasta la fecha de liquidación del contrato.

Que en cumplimiento de las obligaciones contractuales y con ocasión de la actividad de supervisión, se produjeron las certificaciones de cumplimiento de actividades por parte de la supervisión del contrato, acorde con los informes de actividades entregados por el contratista y avalados por el supervisor del contrato.

1241.

Que producto de lo anterior, EL MUNICIPIO, procedió a realizar los pagos en las fechas establecidas en el contrato, las cuales estaban sujetas al cumplimiento de los procedimientos administrativos internos, de conformidad con las normas que al respecto rigen, de lo anterior se produce el siguiente balance de lo ejecutado y lo pagado:

BALANCE DE PAGOS

RELACIÓN DE PAGOS

(Comprobantes de egreso)

FECHA DEL COMPROBANTE DE EGRESO

VALOR

EJECUTADO

SALDO

Comprobante de egreso No.

///

Acuerdos:

Teniendo en cuenta lo anterior las partes acuerdan:

2.Que a la fecha existe un saldo por pagar a favor del CONTRATISTA por la suma de PESOS MONEDA LEGAL ($ .oo) incluido IVA.

3. Que la ejecución financiera del contrato fue:

Valor del contrato (incluido IVA)	$ .oo
Valor adiciones al contrato	(SI APLICA)
Valor ejecutado del contrato(incluido IVA)	$ .oo
Valor girado al contratista	(SI APLICA)
Saldo a favor del contratista (incluido IVA)	$ .oo
Saldo a favor del MUNICIPIO	(SI APLICA)

4. PAZ Y SALVO. Las partes declaran que una vez pagado el valor adeudado al contratista y firmada la presente acta, todas las obligaciones derivadas del Contrato No. de quedan x XXX Y SALVO.

1251.

6. La presente acta de terminación y liquidación se perfecciona con la firma de las partes.

Forman parte de la presente acta de terminación, los siguientes documentos: Certificado de cumplimiento expedido por el Supervisor.

Constancia de pago de los aportes a la seguridad social, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Informe final de actividades presentado por el periodo comprendido entre el de

de hasta el de de .

Para constancia ser firma en Neiva a los ( ) días del mes de de

Por el Municipio El Contratista

3. Contrato 56 de 2012 “EL CONTRATISTA se compromete para con el Municipio xx Xxxxx a PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA REALIZAR LA ASESORÍA Y APOYO A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO DE MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Xxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx

Modalidad de contratación: Contratación directa

1261.

Oficina donde nació la necesidad: Oficina de Control Interno Disciplinario.

Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General

Valor del contrato: $29.968.000.oo

Hallazgo No. 1

Los riesgos que se tipificaron, asignaron y estimaron en el estudio previo fueron insuficientes

A juicio de esta auditoría, los riesgos que se tipificaron, asignaron y estimaron en el estudio previo29 del contrato No. 56 de 2012, fueron insuficientes para el tipo de contrato que se celebró, por las siguientes razones:

 Los riesgos que se tipificaron y se asignaron en los estudios previos fueron los siguientes:

1.1 “Incumplimiento en el pago de honorarios que será asumido por el contratista30”

 A juicio de esta auditoría, los riesgos que debieron tipificarse, estimarse y asignarse debieron haber sido los siguientes:

29 A folios 7 y 8 del expediente contractual.

30 Ibídem

31 Ibídem

32 Ibídem

TIPIFICACIÓN	ASIGNACIÓN	ESTIMACIÓN
Riesgo por entrega de información errada. Se materializa cuando el Municipio xx Xxxxx entrega, para la, ejecución del contrato, información errada o desactualizada y el contratista ejecuta actividades propias del objeto contractual y de sus obligaciones con dicha información.	Lo asume el Municipio xx Xxxxx	100% a cargo del Municipio xx Xxxxx. 1271.
Riesgo por uso o información errada. A contrario del anterior riego, este tiene su xxxxxxxx cuando el contratista en cumplimiento de sus obligaciones debe recopilar la información o usar la que se encuentra en su poder y esta no corresponde para el desarrollo del contrato.	Lo asume el contratista	100% a cargo del contratista, ya que no se reconocerá costo alguno al contratista por la entrega de productos con fundamento en información errada
Riesgo por servicios adicionales. Este riesgo se asume cuando se requieren servicios complementarios o adicionales a las actividades contratadas necesarias para que el objeto del servicio profesional satisfaga completamente la necesidad de contratación funcionalidad de la obra contratada.	A cargo de la entidad: Si son necesarias y en beneficio del interés general la asumirá la entidad previa al cumplimiento de los requisitos legales contractuales; esto es, disponibilidad de presupuesto y documento adicional registrado con la consecuente ampliación de las garantías. A cargo del contratista: Si realiza los servicios sin las autorizaciones legales y disponibilidades mencionadas lo asume el contratista.	El riesgo será asumido conforme el valor correspondiente a los servicios adicionales.

Estos riesgos son diferentes a los que por ley debe asegurar el contratista tales como: calidad del bien o servicio, cumplimiento del contrato, salarios y prestaciones

sociales, estabilidad de la obra y de responsabilidad civil extracontractual que deberán ser garantizados de conformidad con lo establecido en el Artículo 5.4.3 del Artículo 734 de 2012..

Conclusión:

1281.

Recomendación:

Se debe atender con mayor rigurosidad la vigilancia de la ejecución contractual en cuanto a los riesgos que asume el Municipio, y para ello desde los actos y documentos preparativos para la debida estructuración de los estudios previos, pasando por la correcta y armónica propuesta del contrato de prestación de servicios profesionales33 debe atenderse al principio de la planeación contractual y dentro del mismo, se encuentra el concepto de estudios previos, que fue esbozado en los numerales 7° y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, haciendo referencia a ellos como el análisis de conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar, la tramitación de las autorizaciones y las aprobaciones necesarias para la contratación o el desarrollo de los estudios, diseños y proyectos requeridos para tal fin. Posteriormente, el artículo 8° del Decreto 2170 de 200234 definió los estudios previos como aquellos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación, determinar las especificaciones técnicas y el valor del bien o servicio, y analizar los riesgos en los que incurrirá la entidad al contratar.

33 Que es elaborada por el ordenador del gasto.

34 Subrogado por el Artículo 9.2 del Decreto 73de 2012.

HALLAZGO No. 2

Incumplimiento por parte del contratista de la obligación pactada en el numeral

8) del parágrafo de la cláusula segunda del contrato 56 de 2012

1291.

Haciendo una revisión del cumplimiento de las obligaciones contractualmente pactadas, y que el contratista debía satisfacer a plenitud conforme al objeto del contrato, dimanado del estudio previo35 y aceptado en la propuesta36 presentada por el contratista, esta auditoría pudo establecer que el contratista no cumplió de manera satisfactoria la obligación pactada en el numeral 8) del parágrafo de la cláusula segunda del contrato 56 de 2012, como a continuación se dará cuenta:

 El numeral 8) del parágrafo de la cláusula segunda del contrato 56 de 2012, a su tenor literal reza:

“CLÁUSULA SEGUNDA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Fuera de las

obligaciones inherentes al adecuado ejercicio del desarrollo del objeto del Contrato señalado en la Cláusula anterior, el Contratista responderá por la oportuna ejecución del presente Contrato en términos pactados. PARÁGRAFO: Sin perjuicio de la dirección general y del control y vigilancia que el Municipio debe ejercer sobre la ejecución del presente Contrato, el Contratista responderá por la oportuna ejecución de este Contrato dentro de plazo previsto y responderá por los hechos y omisiones que le fueran imputados. Además de las obligaciones usuales para este tipo de Contratos tendrá entre otras, las siguientes:....8) Se hará entrega mediante acta de reparto de 168 expedientes al contratista, quien deberá instruir, y proyectar lo que en derecho corresponda a la etapa procesal en que se encuentren cada uno de los procesos, de los cuales se fija una meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo; además recibirá por reparto proporcionalmente los procesos nuevos que a la fecha lleguen.37” (mayúsculas y negrillas dentro del original).

 Haciendo una revisión de los informes mensuales38, que tratan sobre las actividades desarrolladas por el contratista en cumplimiento del objeto del

35 Disponible a folio 4 del expediente contractual.

36 Disponible a folio 20 del expediente contractual.

37 Obligación disponible a folio 53 del expediente contractual.

38 Informes de actividades (o de “Gestión contrato 056/12” como los denomina el contratista) que están disponibles a folios del expediente contractual:

- 68 Primer informe de actividades,

- 73 Segundo informe de actividades,

- 79 Tercer informe de actividades,

- 85 Cuarto informe de actividades,

- 93 Quinto informe de actividades,

- 100 Sexto informe de actividades,

- 107 Séptimo informe de actividades,

1301.

contrato, esta auditoría evidenció que la obligación de “instruir, y proyectar lo que en derecho corresponda a la etapa procesal en que se encuentren cada uno de los procesos, de los cuales se fija una meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo39” impuesta en el numeral 8) del parágrafo de la cláusula segunda del contrato No. 56-2012 antes transcrita, no se cumplió ya que desde el primer informe de actividades, que da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Febrero 15 y Marzo 14 de 2012, se evidencia que el contratista realizó dos apertura de investigación a dos (2) procesos40, y proyectó cuatro (4) resoluciones de fondo para un total de cuatro (4) procesos fallados de fondo41 lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

 El segundo informe de actividades, que da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Marzo 15 y Abril 14 de 2012 ,se evidencia que el contratista realizó dos (2) aperturas de investigación igual número de procesos disciplinarios42, efectuó tres (3) indagaciones preliminares, realizó un (1) inhibitorio, proyectó tres (3) resoluciones de fondo, y realizó lo que el contratista denomina “Asesoría asuntos varios43” para un total de cuatro (4) procesos fallados de fondo44, lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

 El tercer informe de actividades, que da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Abril 15 y Mayo 14 de 2012, se evidencia que el contratista realizó cuatro (4)

- 115 Octavo informe de actividades,

- 123 Noveno informe de actividades y

- 138 Décimo informe de actividades.

39 El término “fallar de fondo” responde a la expedición de acto administrativo que resuelve la situación jurídica del disciplinado ó la resolución de los recursos de la vía gubernativa, más nunca corresponderá a la mera sustanciación del proceso disciplinario, en punto a que esta mera sustanciación se encuentra enmarcada procesalmente dentro de los actos conocidos como “de mero trámite o interlocutorios”, entre los que se incluyen el auto que inicia la indagación preliminar y el auto que abre la etapa probatoria y que, según el artículo 302 del Código de Procedimiento Civil, "son sentencias las que deciden sobre pretensiones de la demanda o las excepciones que no tengan el carácter de previas, cualquiera que fuere la instancia en que se pronuncien, y las que resuelven los recursos de casación y revisión." y, "son autos todas las demás providencias de trámite o interlocutorias".

40 Es decir realizó la sustanciación ya que esta providencia se considera procesalmente como de trámite.

41 Ya que las otras actuaciones no se consideran procesalmente como de fondo

42 Es decir realizó la sustanciación ya que esta providencia se considera procesalmente como de trámite.

43 Que a juicio de esta auditoría la frase “Asuntos Varios” es muy gaseosa, por lo tanto no se puede determinar sobre qué asuntos realizó asesoría, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

44 Resultado que se da de la sumatoria de las tres (3) resoluciones de fondo más el fallo inhibitorio que puede considerarse como una actuación de fondo, no sumando las otras actuaciones que no se consideran procesalmente como de fondo.

indagaciones preliminares, proyectó tres (3) resoluciones de fondo, y realizó lo que el contratista denomina “Asesoría asuntos varios45” para un total de tres

(3) procesos fallados de fondo46 lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

1311.

 El cuarto informe de actividades, que da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Mayo 15 y Junio 14 de 2012, se evidenció que proyectó cinco (5) resoluciones de fondo, y realizó lo que el contratista denomina “trámites de sustanciación47” para un total de cinco (5) procesos fallados de fondo48 lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

 El quinto informe de actividades, que da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Junio 15 y Julio 14 de 2012, se evidencia que el contratista realizó cinco (5) prácticas de pruebas, proyectó tres (3) resoluciones de fondo, llevó a cabo lo que el contratista denomina “trámites de sustanciación49” y realizó lo que el contratista denomina “Asesoría asuntos varios50” para un total de tres (3) procesos fallados de fondo51 lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

 El sexto informe de actividades, que da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Julio 15 y Agosto 14 de 2012, se evidencia que el contratista proyectó catorce (14) resoluciones de fondo, lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

 El séptimo informe de actividades, da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Agosto 15 y

45 Que a juicio de esta auditoría la frase “Asuntos Varios” es muy gaseosa, por lo tanto no se puede determinar sobre qué asuntos realizó asesoría, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

46 Resultado que es el resultado de las tres (3) resoluciones de fondo, no sumando las otras actuaciones que no se consideran procesalmente como de fondo

47 Que a juicio de esta auditoría, estos “Trámites de sustanciación” son muy gaseosos para efectos de cuantificar cuantos y de qué categoría fueron, por lo tanto no se puede determinar sobre qué procesos realizó la sustanciación, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

48 Resultado que es el resultado de las cinco (5) resoluciones de fondo, no sumando las otras actuaciones que no se consideran procesalmente como de fondo

49 Que a juicio de esta auditoría, estos “Trámites de sustanciación” son muy gaseosos para efectos de cuantificar cuantos y de qué categoría fueron, por lo tanto no se puede determinar sobre qué procesos realizó la sustanciación, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

50 Que a juicio de esta auditoría la frase “Asuntos Varios” es muy gaseosa, por lo tanto no se puede determinar sobre qué asuntos realizó asesoría, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

51 Resultado que es el resultado de las tres (3) resoluciones de fondo, no sumando las otras actuaciones que no se consideran procesalmente como de fondo

Septiembre 14 de 2012, se evidencia que el contratista proyectó veinte (20) resoluciones de fondo, y realizó lo que el contratista denomina “Asesorías varias52”, lo que demuestra que el contratista cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo y la superó en cinco (5) procesos más.

1321.

 El octavo informe de actividades, da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Septiembre 15 y Octubre 14 de 2012, se evidencia que el contratista proyectó quince (15) resoluciones de fondo, y realizó lo que el contratista denomina “Asesorías varias53”, lo que demuestra que el contratista cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

 El noveno informe de actividades, da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Octubre 15 y Noviembre 14 de 2012, se evidencia que el contratista proyectó siete (7) resoluciones de fondo, sustanció dos (2) procesos y realizó lo que el contratista denomina “Asesorías varias54”, lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

 El décimo informe de actividades, da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Noviembre 15 y Diciembre 14 de 2012, se evidencia que el contratista sustanció nueve (9) procesos y realizó lo que el contratista denomina “Asesorías varias55”, lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

 El undécimo informe de actividades, da cuenta de las actividades realizadas por el contratista dentro del periodo comprendido entre Diciembre

15 y Diciembre 30 de 2012 -últimos 15 días del plazo de ejecución del contrato-, se evidencia que el contratista sustanció nueve (9) procesos y realizó lo que el contratista denomina “Asesorías varias56”, lo que demuestra que el contratista no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

52 Que a juicio de esta auditoría la frase “Asesorias Varias” es muy gaseosa, por lo tanto no se puede determinar sobre qué asuntos realizó asesoría, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

53 Que a juicio de esta auditoría la frase “Asesorias Varias” es muy gaseosa, por lo tanto no se puede determinar sobre qué asuntos realizó asesoría, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

54 Que a juicio de esta auditoría la frase “Asesorias Varias” es muy gaseosa, por lo tanto no se puede determinar sobre qué asuntos realizó asesoría, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

55 Que a juicio de esta auditoría la frase “Asesorias Varias” es muy gaseosa, por lo tanto no se puede determinar sobre qué asuntos realizó asesoría, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

56 Que a juicio de esta auditoría la frase “Asesorias Varias” es muy gaseosa, por lo tanto no se puede determinar sobre qué asuntos realizó asesoría, dando cuenta de una falta de precisión en sus labores.

Conclusión:

1331.

De los hallazgos anteriormente descritos, se desprende que de los 10 meses y medio que tuvo el plazo de ejecución del contrato No. 56-2012, sólo en dos meses se cumplió a cabalidad con las obligaciones del contrato, específicamente en la obligación de cumplir con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo, incumplimiento que en los informes de supervisión no se informó y por el contrario en estos, el supervisor del contrato dio el aval para que se efectuaran los pagos en los 8 meses y medio en que el contratista -se repite- no cumplió con la meta de 15 procesos al mes para fallar de fondo.

Es claro para esta auditoría que la supervisión contractual del contrato No. 56 de 2012 no ejerció a cabalidad lo dispuesto en el Artículo 83 de la Ley 1174 de 201157 que a su tenor literal reza:

“Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda....” (Subrayas fuera del original).

Adicional a lo anterior, la supervisión del contrato al no verificar el cumplimiento total de las obligaciones a cargo del contratista, y al haber autorizado 9 de los 11 de los pagos consistentes como contraprestación de la prestación del servicio profesional, para esta auditoría el actuar de la supervisión va en contra de lo dispuesto en el numeral 34, del Artículo 48 de la Ley 734 de 2002, modificado por el numeral 1 del Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, que a su tenor literal reza:

“Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores.

….

Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así:

No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.”

57 LEY 1474 DE 2011 (Julio 12) “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

Recomendación:

1341.

El ejercicio de la supervisión contractual, exige que se haga un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre la ejecución donde se incluye la certificación de cumplimiento parcial y total del contrato, base para que se realicen los pagos del valor del contrato de acuerdo a como se encuentre pactada en el instrumento contractual y su liquidación, por ello, el espectro de responsabilidades a cargo de la supervisión contractual es muy variada, por lo anterior, la vigilancia que se ejerce a un contrato debe ser integral.

HALLAZGO No. 3

Al acta de liquidación del contrato No. 56-2012 le hacen falta la consignación de manifestaciones y de constancias necesarias en el documento que da por terminada la relación contractual

En lo que respecta al acta de liquidación del contrato No. 56 de 2012 suscrito entre el Municipio xx Xxxxx y Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, esta auditoría observa que la misma carece de elementos necesarios que deben existir en el documento que da por terminada la relación contractual.

Conclusión:

Esta etapa poscontractual nace desde que finaliza el término del contrato, y termina que acta de liquidación (bilateral o unilateralmente) quede en firme. Al respecto, el tratadista Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, en su obra denominada “Contratación Administrativa58” se refiere a la etapa poscontractual de la siguiente forma:

58 Contratación Administrativa. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx. Ediciones Doctrina y Ley Ltda. Bogotá DC. Cuarta Edición-Actualizada.

59 Ibídem

1351.

Recomendación:

Por lo evidenciado en el acta de liquidación del contrato No. 56-2012 y la imperiosa necesidad de que el acta de liquidación esté nutrida con manifestaciones, constancias y acuerdos que den cuenta de manera inequívoca que las prestaciones mutuas nacidas del negocio jurídico se encuentran x xxx y salvo, esta auditoría recomienda que a toda acta de liquidación se le incluyan los siguientes elementos:

Manifestaciones del siguiente o de similar tenor:

2. Que como consecuencia de lo anterior, y en cumplimiento del artículo 7° de la ley

1150 de 2007 y la cláusula octava de, contrato de garantía única a favor de entidad estatal, la cual fue aprobada, el

, se constituyó la

de , cuyo amparo de cumplimiento se extiende hasta el de de

3. Que igualmente se obtuvo el debido Registro del compromiso identificado con el consecutivo No. de de , por parte de la Secretaría de Hacienda.

4. Que una vez cumplidos todos los requisitos de legalización, se procedió a firmar el acta de constitución de veeduría el de de , así como la correspondiente acta de inicio de actividades el de _ de , por parte del supervisor designado por la Alcaldía xx Xxxxx y la contratista.

5. Que en el transcurso del periodo comprendido para la ejecución del objeto contractual se han presentado las siguientes eventualidades, de las cuales el supervisor del contrato deja constancia de:

60 Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Sección Tercera, auto del 8 de Septiembre de 2005, expediente 25.827. Consejero Ponente: Xx. Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.

Constancias del siguiente o de similar tenor:

CONSTANCIAS

1361.

Que el contratista ha cumplido a cabalidad el objeto contractual, así como todas y cada una de las obligaciones establecidas en el contrato, hasta la fecha de liquidación del contrato.

BALANCE DE PAGOS

RELACIÓN DE PAGOS

(Comprobantes de egreso)

FECHA DEL COMPROBANTE DE EGRESO

VALOR

EJECUTADO

SALDO

Comprobante de egreso No.

///

Acuerdos:

Teniendo en cuenta lo anterior las partes acuerdan:

2. Que a la fecha existe un saldo por pagar a favor del CONTRATISTA por la suma de PESOS MONEDA LEGAL ($ .oo) incluido IVA.

3. Que la ejecución financiera del contrato fue:

Valor del contrato (incluido IVA)

$ .oo

Valor adiciones al contrato	(SI APLICA)
Valor ejecutado del contrato(incluido IVA)	$ .oo
Valor girado al contratista	(SI APLICA)
Saldo a favor del contratista (incluido IVA)	$ .oo
Saldo a favor del MUNICIPIO	(SI APLICA)

1371.

4. PAZ Y SALVO. Las partes declaran que una vez pagado el valor adeudado al contratista y firmada la presente acta, todas las obligaciones derivadas del Contrato No. de _ quedan x XXX Y SALVO.

6. La presente acta de terminación y liquidación se perfecciona con la firma de las partes.

Forman parte de la presente acta de terminación, los siguientes documentos: Certificado de cumplimiento expedido por el Supervisor.

Constancia de pago de los aportes a la seguridad social, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Informe final de actividades presentado por el periodo comprendido entre el de

de hasta el de de .

Para constancia ser firma en Neiva a los ( ) días del mes de de

Por el Municipio El Contratista

4. Contrato 380 de 2012 “EL CONTRATISTA se compromete para con el MUNICIPIO XX XXXXX PARA REALIZAR EN LA TEMPORADA DE FIESTAS SANPEDRINAS LA ACITIVIDAD DE INTEGRACIÓN DE LOS PENSIONADOS DEL MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx

Modalidad de contratación: Invitación pública No. 057 de 2012

138

Oficina donde nació la necesidad: Secretaría General Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General Valor del contrato: $12.288.000.oo

Hallazgo No. 1

No se exigió la constitución xxx xxxxxx de calidad del servicio

Al haber analizado tanto el texto de los estudios previos como el de la invitación Xxxxxxx Xx. 000-0000, que dio lugar a la celebración del contrato No. 380 de 2012, esta auditoría estableció que, dentro de los amparos del contrato no se exigió el de la calidad del servicio, amparo que cubre a los contratantes (en el caso que nos ocupa es el Municipio xx Xxxxx) contra el incumplimiento de las especificaciones y requisitos mínimos fijados en el contrato del bien o del servicio contratado. Por otro lado no obra dentro de los estudios previos justificación del por qué no se incluyó como amparo dentro de la póliza única de seguro de cumplimiento a favor de entidades estatales que el contratista adjudicatario debía constituir.

Conclusión:

No se comprende, como no se aseguró la calidad del servicio en un contrato en cuyo objeto y alcance se exigía el suministro de alimentación, bebida, espacio locativo y servicio de transporte, en donde el riesgo por la mala calidad del servicio y de los bienes, en el evento que el riesgo tuviera su xxxxxxxx, fuera más expedito de controlar y el proceso de cobro de los perjuicios causados fuera de igual manera más ágil por la existencia de este amparo incluido dentro de la póliza única de seguro de cumplimiento a favor de entidades estatales arriba mencionada.

Es el Artículo 5.1.4 del Decreto 734 de 2012, en donde de manera enunciativa dan los lineamientos acerca de la forma de amparar los perjuicios que se deriven del incumplimiento del contrato y es el sub artículo 5.1.4.2.7 en donde se trata de la calidad del servicio.

El artículo 5.1.4 del Decreto 734 de 2012 a su tenor literal reza:

“Artículo 5.1.4. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones. La garantía deberá amparar los perjuicios o sanciones que se deriven

del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa se señalan en el presente artículo:

….

139

5.1.4.2.7 Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.” (Negrillas fuera del original).

Recomendación: Al momento de llevar a cabo dentro de los estudios previos, el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas del contrato a celebrar, se deben analizar minuciosamente cuales se incluyen y cuales no debidamente justificados, atendiendo a que existen excepciones a la exigencia de algunos mecanismos de cobertura que por regla general se exigen en objetos contractuales similares, sin embargo, hay que decir que cada proceso contractual tiene es un universo en si mismo, por lo tanto, generalizar en la exigencia de iguales mecanismos de cobertura sería muy riesgoso, por ello, la invitación, tal y como en líneas precedentes se djio, es a que se realice juiciosamente el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura contractual.

Hallazgo No. 2

Incumplimiento por parte de la supervisión del contrato No. 380 de 2012 en tratándose de la verificación documental para que procedieran los pagos mensuales y el pago final.

A juicio de esta auditoría, la supervisión del contrato, al haber avalado el cumplimento de la totalidad de actividades contempladas las cláusulas segunda61 y tercera62 del contrato No. 380 de 2012, no cumplió a cabalidad su función como a continuación se demostrará:

La cláusula sexta del contrato No. 380 de 2012, a su tenor literal reza:

“CLÁUSULA SEXTA.- FORMA DE PAGO: EL MUNICIPIO pagará al CONTRATISTA,

suma que se pagará el valor del contrato al finalizar la ejecución contractual por el sistema de precios unitarios no reajustables, previa presentación de las respectivas actas de suministro del servicio, elaborados por el contratista y aprobados por el supervisor. En todo caso, para el pago se cancelará una vez el contratista entregue a el Municipio xx Xxxxx: a) Una relación completa de los suministros ,

61 Presupuesto

62 Obligaciones y funciones del contratista

discriminando por cada uno de ellos, el valor cancelado por su concepto, b) El acta de recibo a satisfacción de todas las actividades objeto del contrato, c) Acta de liquidación debidamente soportada y sus respectivos anexos (Informes sobre el pago de parafiscales, pagos de seguridad social, conformación de veedurías certificado de la veeduría certificación de pagos entre otros)63 ” (Negrillas fuera del original).

140

De lo transcrito en el párrafo anterior, y en especial de lo resaltado, se desprende que el contratista debía cumplir una serie de condiciones para que se pudiera hacer efectivo el único pago del contrato, mediando siempre la aprobación del supervisor, especialmente que el contratista debía presentar “actas de suministro del servicio, elaborados por el contratista y aprobados por el supervisor.” y “Una relación completa de los suministros, discriminando por cada uno de ellos, el valor cancelado por su concepto”, documentos que no reposan en el expediente contractual, que es el lugar natural donde debe reposar la totalidad de documentación que hace parte del proceso contractual en sus fases precontractual, contractual y poscontractual, y más aún, deben reposar los documentos que dan cuenta del cumplimento del contrato.

Xxxxxxx las exigencias impuestas al pago del contrato arriba relacionadas, sea el momento para que se revise el actuar de la supervisión frente a esas exigencias, y es en donde esta auditoria estableció que el supervisor en el informe de supervisión denominado “1° informe de ejecución contrato de servicios64” hizo la manifestación de que el contratista “ DESARROLLÓ LAS ACTIVIDADES QUE SE DERIVAN DEL

CONTRATO N° 380 DEL 2012/06/05 Y DEL CUAL SOY SUPERVISOR”65

(mayúsculas y negrillas dentro del original), cuando allí -ni en el acta de liquidación- no existe, la manifestación de que el supervisor haya verificado esas “actas de suministro del servicio, elaborados por el contratista y aprobados por el supervisor.” y la “...relación completa de los suministros, discriminando por cada uno de ellos, el valor cancelado por su concepto”.

Conclusión:

Como se observa de lo arriba descrito, es claro para esta auditoría que la supervisión contractual del contrato No. 380 de 2012 no ejerció a cabalidad lo dispuesto en el Artículo 83 de la Ley 1174 de 201166 que a su tenor literal reza:

“Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de

63 Disponible a folios 118 y 119 del expediente contractual.

64 A folios 136, 137 y 138 del expediente contractual.

65 A folio 136 del expedienrte contractual.

66 LEY 1474 DE 2011 (Julio 12) “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.”

tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda....” (Subrayas fuera del original).

141

Adicional a lo anterior, la supervisión del contrato al no exigir al contratista la totalidad de documentación necesaria para acreditar el cumplimiento del objeto contractual, y al tiempo, el haber autorizado el que se efectuara el único pago pactado como contraprestación del objeto del contrato, sin el lleno de estos requisitos, para esta auditoría el actuar de la supervisión va en contra de lo dispuesto en el numeral 34, del Artículo 48 de la Ley 734 de 2002, modificado por el numeral 1 del Artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, que a su tenor literal reza:

“Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores.

….

Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así:

Recomendación:

HALLAZGO No. 3

Al acta de liquidación del contrato No. 380-2012 le hacen falta la consignación de manifestaciones y de constancias necesarias en el documento que da por terminada la relación contractual

142

En lo que respecta al acta de liquidación del contrato No. 380 de 2012 suscrito entre el Municipio xx Xxxxx y Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, esta auditoría observa que la misma carece de elementos necesarios que deben existir en el documento que da por terminada la relación contractual.

Conclusión:

Esta etapa poscontractual nace desde que finaliza el término del contrato, y termina que acta de liquidación (bilateral o unilateralmente) quede en firme. Al respecto, el tratadista Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, en su obra denominada “Contratación Administrativa67” se refiere a la etapa poscontractual de la siguiente forma:

67 Contratación Administrativa. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx. Ediciones Doctrina y Ley Ltda. Bogotá DC. Cuarta Edición-Actualizada.

68 Ibídem

69 Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Sección Tercera, auto del 8 de Septiembre de 2005, expediente 25.827. Consejero Ponente: Xx. Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.

Recomendación:

143

Por lo evidenciado en el acta de liquidación del contrato No. 380-2012 y la imperiosa necesidad de que el acta de liquidación esté nutrida con manifestaciones, constancias y acuerdos que den cuenta de manera inequívoca que las prestaciones mutuas nacidas del negocio jurídico se encuentran x xxx y salvo, esta auditoría recomienda que a toda acta de liquidación se le incluyan los siguientes elementos:

Manifestaciones del siguiente o de similar tenor:

2. Que como consecuencia de lo anterior, y en cumplimiento del artículo 7° de la ley

1150 de 2007 y la cláusula octava de, contrato de garantía única a favor de entidad estatal, la cual fue aprobada, el

, se constituyó la

de , cuyo amparo de cumplimiento se extiende hasta el de de

3. Que igualmente se obtuvo el debido Registro del compromiso identificado con el consecutivo No. de de , por parte de la Secretaría de Hacienda.

Constancias del siguiente o de similar tenor:

CONSTANCIAS

Que el contratista ha cumplido a cabalidad el objeto contractual, así como todas y cada una de las obligaciones establecidas en el contrato, hasta la fecha de liquidación del contrato.

144

BALANCE DE PAGOS

RELACIÓN DE PAGOS

(Comprobantes de egreso)

FECHA DEL COMPROBANTE DE EGRESO

VALOR

EJECUTADO

SALDO

Comprobante de egreso No.

///

Acuerdos:

Teniendo en cuenta lo anterior las partes acuerdan:

2. Que a la fecha existe un saldo por pagar a favor del CONTRATISTA por la suma de PESOS MONEDA LEGAL ($ .oo) incluido IVA.

3. Que la ejecución financiera del contrato fue:

Valor del contrato (incluido IVA)	$ .oo
Valor adiciones al contrato	(SI APLICA)
Valor ejecutado del contrato(incluido IVA)	$ .oo
Valor girado al contratista	(SI APLICA)
Saldo a favor del contratista (incluido IVA)	$ .oo
Saldo a favor del MUNICIPIO	(SI APLICA)

4. PAZ Y SALVO. Las partes declaran que una vez pagado el valor adeudado al contratista y firmada la presente acta, todas las obligaciones derivadas del Contrato No. de quedan x XXX Y SALVO.

145

6. La presente acta de terminación y liquidación se perfecciona con la firma de las partes.

Forman parte de la presente acta de terminación, los siguientes documentos: Certificado de cumplimiento expedido por el Supervisor.

Constancia de pago de los aportes a la seguridad social, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Informe final de actividades presentado por el periodo comprendido entre el de

de hasta el de de .

Para constancia ser firma en Neiva a los ( ) días del mes de de

Por el Municipio El Contratista

5. Contrato 406 de 2013 “ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL RURAL (VISR), EN LA MODALIDAD DE VIVIENDA NUEVA y MEJORAMIENTO DE VIVIENDA, UBICADAS EN LA ZONA ORIENTE Y OCCIDENTE DEL MUNICIPIO XX XXXXX”

Contratista: Yudigzon Xxxxxx Xxxxx

Modalidad de contratación: Selección abreviada de mínima cuantía

146

Oficina donde nació la necesidad: Dirección de Vivienda Social.

Oficina Ordenadora de Gasto: Oficina de Contratación

Valor del contrato: $35.884.000.oo

Hallazgo No. 1

Falta de una debida tipificación, estimación y asignación de riesgos

En la revisión de los estudios previos del proceso contractual70, esta auditoría pudo verificar, en el capítulo denominado “SOPORTE QUE PERMITA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN

AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL COTRATO” de los estudios previos71 no se tipificó ningún riesgo, y sólo se consignó que: “De conformidad con lo establecido en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, dentro de la ejecución del futuro contrato, se estima, tipifica y asigna el siguiente riesgo previsible por la Administración. Una vez realizado el análisis de riesgos tanto para la administración como para el contratista, el incumplimiento en el objeto y obligaciones contractuales los cuales serán asignados al contratista, NO se aprecia como riesgo previsible que pudiera afectar el equilibrio del contrato”72, (Mayúsculas dentro del original).

De la anterior transcripción hay que decir que en casi todo el universo de contratos existe(n) un(os) riesgo(s) previsible(s) que es (son) susceptible(s) de tipificarse(n), estimarse(n) y asignarse(n) siguiendo lo dispuesto en el Artículo 4° de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 2.1.273 del Decreto 734 de 2012 conforme a lo previsto en el

70 Disponibles a folios 6 a 10 del expediente contractual.

71 Disponible a folio 7 del expediente contractual.

72 Ibídem

73 Artículo 2.1.2. Determinación de los riesgos previsibles. Para los efectos previstos en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el marco de las condiciones inicialmente pactadas en los contratos y se excluyen así del concepto de imprevisibilidad de que trata el artículo 27de la Ley 80 de 1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

147

Decreto 423 del 14 xx xxxxx de 200174, la política de riesgo contractual del Estado está conformada por los principios, pautas e instrucciones que determine el Gobierno Nacional, para la estipulación de las obligaciones contingentes a su cargo. Así mismo, determina que el Consejo de Política Económica y Social -CONPES-, orientará la política del riesgo contractual del Estado a partir del principio que corresponde a las entidades estatales asumir los riesgos propios de su carácter público y del objeto social para el que fueron creadas o autorizadas, y a los contratistas aquellos determinados por el lucro que constituye el objeto principal de su actividad75.

Entre tanto, en la invitación pública No. 014 de 2013, no se hizo mención de la existencia de riesgos, así como tampoco había justificación de su inexistencia, ya que, en determinados procesos de selección en los que, dado su objeto contractual no se encuentran presentes en su ejecución de conformidad con lo señalado en el Artículo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012.

Por lo anterior, se evidencia que la Oficina de Contratación del Municipio no realizó una revisión jurídica a los estudios previos que le fueron radicados para que diera inicio a la invitación Xxxxxxx Xx. 000 xx 000000, dando cuenta de una falta de armonía entre las oficinas intervinientes en el proceso precontractual que atenta de manera clara el principio de la planeación contractual consignado en el Artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

74 (Marzo 14) "Por el cual se reglamentan parcialmente las leyes 448 de 1998 y 185 de 1995".

75 Según lo dispone la sección 2 del Decreto nacional 423 de 2001

76 Que dio como resultado el contrato No 406 de 2012.

particular, entrega lineamientos generales que pueden contribuir a que las distintas entidades del sector público, en todos sus órdenes, para que tengan el soporte necesario para la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio contractual del contrato de la siguiente manera:

148

1. Por la parte que esté en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos.

2. Por la parte que disponga de mejor acceso a los instrumentos de protección, mitigación y/o de diversificación.77

La tipificación de los riesgos es la xxxxxxxxxxx que la entidad hace de aquellos que en su criterio pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

La estimación del riesgo es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que hace la entidad de ellos, de acuerdo con la tipificación que ha establecido.

La asignación del riesgo es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancias tipificada, asumiendo su costo. Como regla general, los pliegos buscarán asignar los riesgos a la parte que este en mejor capacidad de soportarlos.

De conformidad con lo anterior, a juicio de esta auditoría, los riesgos que debieron tipificarse, estimarse y asignarse debieron haber sido los siguientes, sin perjuicio de los riesgos que, tanto la oficina donde nació la necesidad como en la oficina ordenadora del gasto tengan a bien incluir (o excluir) para futuros procesos de selección que tengan igual o similar objeto del contrato 406 de 2013:

TIPIFICACIÓN	ASIGNACIÓN	ESTIMACIÓN
Modificaciones en el alcance, especificaciones técnicas, requerimientos o informes que afecten los resultados esperados del proyecto	Contratista	100,00%
Cambios en las metodologías a aplicar en el desarrollo del proyecto	Contratista	100,00%
El plazo de ejecución del	Contratista	100,00%

77 Criterios desarrollado en el capítulo V. Criterios de asignación de riesgos del CONPES 3107 xx Xxxxx 3 de 2011.

contrato resulta insuficiente para desarrollar el proyecto
Nivel de precisión y confiabilidad de los productos resultados del contratos	Contratista	100,00%

149

Los riesgos arriba mencionados, son diferentes a los que por ley debe asegurar el contratista tales como: calidad del bien o servicio, cumplimiento del contrato, salarios y prestaciones sociales y de responsabilidad civil extracontractual que deberán ser garantizados de conformidad con lo establecido en el Artículo 5.4.3 del Artículo 734 de 2012.

Conclusión:

Recomendación:

Una vez sean radicados los estudios previos en las oficinas ordenadoras del gasto de la Alcaldía de Neiva78, estas oficinas deben realizar una revisión jurídica de los mismos, con el fin de que estos-los estudios previos- tengan una armonía con lo que la Ley dispone para cada tipo de modalidad de selección y para cada objeto contractual en cuanto a la tipificación, estimación y asignación de los riesgos contractuales se tratan

78 Oficina Asesora de Contratación, Secretaría General y Secretaría de Salud Municipal.

150

Se debe atender con mayor rigurosidad la vigilancia de la ejecución contractual en cuanto a los riesgos que asume el Municipio, y para ello desde los actos y documentos preparativos para la debida estructuración de los estudios previos, pasando por la correcta y armónica propuesta del contrato de prestación de servicios profesionales79 debe atenderse al principio de la planeación contractual y dentro del mismo, se encuentra el concepto de estudios previos, que fue esbozado en los numerales 7° y 12 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, haciendo referencia a ellos como el análisis de conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar, la tramitación de las autorizaciones y las aprobaciones necesarias para la contratación o el desarrollo de los estudios, diseños y proyectos requeridos para tal fin. Posteriormente, el artículo 8° del Decreto 2170 de 200280 definió los estudios previos como aquellos encaminados a establecer la conveniencia y oportunidad de la contratación, determinar las especificaciones técnicas y el valor del bien o servicio, y analizar los riesgos en los que incurrirá la entidad al contratar.

HALLAZGO No. 2

La información general del proceso publicado en la página web

xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx se encuentra incompleta

Efectuando la revisión de la información general del proceso disponible en el link xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxXxxxxxx.xx?xxxXxxxxxxxxxx00-00-0000000# esta auditoría pudo establecer que no se encuentran publicados los estudios previos que dieron base al proceso de selección, así como tampoco el texto del contrato No. 406 de 2013.

El día 5 de Julio de 201381, fecha en la cual esta auditoría revisó el link arriba referido, se encontró que el proceso tiene la siguiente leyenda:

“Este proceso se encuentra posiblemente desactualizado, comuníquese con la entidad responsable para obtener detalles.”

El artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, enumera los documentos que las entidades estatales contrantantes deben publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Pública -SECOP- con el fin de garantizar todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, con la salvedad de aquellos que estén sometidos a reserva.

79 Que es elaborada por el ordenador del gasto.

80 Subrogado por el Artículo 9.2 del Decreto 73de 2012.

81 Siendo que el contrato No. 406 de 2013 se suscribió el día 11 xx Xxxxx de 2013, es decir el contrato lleva 56 días hábiles sin que hubiese sido publicado en el SECOP

Los dos primeros párrafos del encabezado del Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 a su tenor literal reza:

151

“Artículo 2.2.5. Publicidad del procedimiento en el Secop. La entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.

La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) cuyo sitio web será indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información, según corresponda a cada modalidad de selección:...” (Negrillas fuera del original).

A su turno, el numeral 18 del Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 a su tenor literal reza:

“18. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.”

Conclusión:

Por otro lado, es necesario que se publique en el SECOP el contrato No. 406 de 2013, ya que como arriba se referenció , esta auditoría verificó en el SECOP el estado del proceso verificando que el contrato llevaba con corte a 05/07/2013 (fecha de la consulta al SECOP), 56 días hábiles sin que aún fuera publicado.

Recomendación:

disciplinaria a la luz de lo dispuesto en el parágrafo 1° de Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 201282 y dentro de la frase entre otros, podrían incluirse los estudios previos con el fin de evitar potenciales sanciones disciplinarias.

152

82 Decreto 734 de 2012, Artículo 2.2.5 “Parágrafo 1°. La falta de publicación en el Secop de la información señalada en el presente artículo constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único.”

6. Contrato 365 de 2013 “CONTRATO DE COMPRA DE VEHÍCULO TIPO VANS – SERVICIO ESPECIAL CON DESTINO AL ESTABLECIMIIENTO PENITENCIARIO DE MEDIANA SEGURIDAD Y CARCELARIO XX XXXXX - HUILA”

Contratista: Autocom S.A

Modalidad de contratación: Selección abreviada No. 062 de 2012

153

Oficina donde nació la necesidad: Secretaría General Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General Valor del contrato: $83.580.000.oo

HALLAZGO No. 1

El proceso de selección que se debió adelantar fue el Selección Abreviada de Menor Cuantían en cumplimiento del principio de la selección objetiva.

Analizando el objeto del proceso de selección que se adelantó por parte del Municipio xx Xxxxx, el cual fue la selección abreviada de condiciones técnicas uniformes y de común utilización83, a juicio de esta auditoría, en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 5 de la Ley 1150 de 200784 el proceso de selección que

83 Son bienes de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Por bienes y servicios de común utilización entiéndase aquellos:

- Ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quienes los solicite en términos de prestaciones mínimas.

- Suficientes para la satisfacción de sus necesidades.

No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

Para la adquisición de estos bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilizació, las entidades públicas realizan los siguientes procedimientos:

- Subasta Inversa (que fue el que se utilizó en el proceso que nos ocupa)

- Compra por acuerdo marco de precios

- Compra a través de bolsas de productos.

84 “Artículo 5°. De la selección objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de lo previsto en el numeral 4 del presente artículo. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las

debió adelantarse fue el de Selección Abreviada de Menor Cuantía seguido bajo el procedimiento consignado en el Artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012 por las siguientes razones:

154

1. En el proceso de selección abreviada de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización, bajo el procedimiento de subasta inversa presencial, regido por el literal a), numeral 2, del artículo 2º, de la ley 1150 de 200785, y el articulo 3.2.1.1 del Decreto 0734 de 201286, el oferente debe cumplir con la totalidad de las especificaciones jurídicas, financieras y técnicas descritas en el pliego de condiciones, las cuales serán verificadas por el comité jurídico, financiero y técnico como CUMPLE O NO CUMPLE, resultando la oferta ganadora la que presente el mejor precio final obtenido al término de la subasta, o en caso de que se presentare sólo un

Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la presente ley, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-713 de 2009

2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

3 Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1 del presente artículo, en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.

4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.

En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores.

...“

85 Que a su tenor literal reza que: “La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Para la adquisición de estos bienes y servicios las entidades deberán, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos”

86 Que a su tenor literal reza que: “Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y compartes patrones de desempeño y calidad objetivamente definidas.

Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite”

155

(1) oferente habilitado como único participante asistente a la subasta87 y a efecto del ajuste de la oferta, la entidad invitará al proponente habilitado a una negociación en la que, en aplicación de los principios de economía y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del único habilitado, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuento mínimo indicado en el pliego, de acuerdo con lo establecido en el Parágrafo 1°, Articulo 3.2.1.1.5°, Decreto 734 de 2012. El (los) bien (es) a adquirir.

En conclusión de lo anterior, resultará adjudicatario del proceso de selección el proponente que estando habilitado jurídica, técnica y financieramente presente el menor precio en el escenario de la subasta inversa.

2. En el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía seguido bajo el procedimiento consignado en el Artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012, las propuestas serán verificadas en cuanto a los requisitos habilitantes88, posteriormente se procederá a calificar los criterios que otorgan puntaje: precio y calidad, donde se seleccionará el ofrecimiento más favorable a la entidad contratante, teniendo en cuenta para el efecto lo dispuesto por el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

Conclusión: Es precisamente en el numeral 3° del Artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 201289, que, confrontándolo con el objeto contractual y las obligaciones que de él

87 Como ocurrió en la subasta del proceso de seección que nos ocupa.

88 CRITERIO VERIFICACIÓN CAPACIDAD JURÍDICA Habilitado/No Habilitado CRITERIO VERIFICACIÓN CAPACIDAD FINANCIERA Habilitado/No Habilitado

CRITERIO VERIFICACIÓN CAPACIDAD ORGANIZACIONAL Habilitado/No Habilitado CRITERIO VERIFICACIÓN EXPERIENCIA PROPONENTE Habilitado/No Habilitado

En este contexto, serán habilitadas, las propuestas que obtengan en todos los criterios de verificación el concepto de “HABILITADO” y los proponentes cuyas propuestas sean “HABILITADAS”, podrán participar en la Selección Abreviada en los términos establecidos en los Pliegos de Condiciones, y en los artículos 6.2.1.1 a

6.2.1.7 del Decreto 0734 del 2012.

89 “Artículo 2.2.9. Ofrecimiento más favorable a la entidad. El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, se determinará de la siguiente manera:

3. En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y para los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones;

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo- beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones establecerá:

dimanan, es por lo que, a juicio de esta esta auditoría debió seguirse el proceso de selección abreviada de menor cuantía, ya que el objeto del proceso de selección abreviada de condiciones técnicas uniformes y de común utilización No. 062 de 2012 fue el de “CONTRATO DE COMPRA DE VEHÍCULO TIPO VANS – SERVICIO ESPECIAL CON DESTINO AL ESTABLECIMIIENTO PENITENCIARIO DE MEDIANA SEGURIDAD Y CARCELARIO XX XXXXX – HUILA”, el cual, dentro de las

156

obligaciones a cargo del futuro contratista está la de “debe contarse con respaldo mundial y mantenimiento en la ciudad de Neiva90” (Negrillas fuera del original)”, por lo cual debió exigirse dentro del proceso de selección que los oferentes presentaran el factor de calidad de los bienes, en donde se encuentra incluido el tiempo de garantía del vehículo y sus partes, así como también el tiempo de mantenimiento preventivo; sin embargo, al haber adoptado el procedimiento de selección abreviada de condiciones técnicas uniformes y de común utilización por subasta inversa, este factor de calidad no se incluyó, ni tampoco podía haberse incluido.

Para dejar más decantado el por qué se debió haber surtido el proceso de selección abreviada de menor cuantía para la compra de un vehículo tipo vans, ya que esta hubiese resultado más favorable en términos de calidad y precio para el Municipio

I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

II. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

III. Las condiciones económicas adicionales que para la entidad representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de riesgos previsibles identificados, servicios o bienes adicionales a los presupuestados por la entidad y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en los estudios previos.

Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo-beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor relación costo-beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja.

La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la mejor relación costo- beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.

...”

90 Olbigación inserta en numeral No. 9 xxx xxxxxx de condiciones, disponible a folio 194 del expediente contractual.

xx Xxxxx, todo redundando en la preservación y efectiva inversión del erario público, esta auditoría a modo de ejemplo91, citará a continuación la que hubiese sido la forma más conveniente de satisfacer la necesidad citada:

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

157

El Municipio xx Xxxxx, seleccionará el ofrecimiento más favorable a la Entidad, teniendo en cuenta para el efecto lo dispuesto por el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.

Se calificará según la ponderación de elementos de calidad y precio, a las propuestas que se valoren como HABILITADAS en todos los criterios jurídicos, técnicos y financieros, como se detalla a continuación:

FACTOR A EVALUAR	PUNTOS	TOTAL PUNTOS
CALIDAD De los bienes (tiempo de garantía del vehículo, sus repuestos y mantenimiento preventivo)	500	500
PRECIO Precio Total de la oferta	500	500
PUNTAJE MÁXIMO	1000	1000

1. TIEMPO DE GARANTÍA DEL VEHÍCULO (500 PUNTOS)

Se asignará el puntaje al proponente, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

La garantía mínima combinada a suministrar será de seis (6) meses ó 50.000 km (lo que primero ocurra) que incluye mano de obra e insumos gratuitos para mantenimientos preventivos durante mínimo los primeros 20,000 kilómetros; en adelante, y hasta el cumplimiento de la garantía, las rutinas de mantenimiento preventivo serán cubiertas por el oferente en lo relacionado con la mano de obra asociada, mientras que los insumos que se requieran, tales como fluidos, filtros u otros serán cubiertos por el MUNICIPIO.

El Mantenimiento Preventivo durante el tiempo de garantía se entenderá como: las rutinas de mantenimiento preventivo, que corresponden a las revisiones

91 Ya que la oficina donde nace la necesidad puede diseñar con asistencia de la parte técnica que ayuda a estructurar desde su óptica los estudios previos diversos criterios de evaluación, conforme al objeto del proceso de selección.

recomendadas por el fabricante que se realizan cada cierto kilometraje, que incluyen lo insumos que se requieran, tales como fluidos, filtros u otros, con excepción de aquéllas partes o materiales cubiertas por la garantía del vehículo y que presentaren fallas durante el tiempo en el cual los fabricantes garantizan su funcionamiento.

La siguiente es la tabla de puntajes de referencia para evaluar el tiempo de garantía:

158

TIEMPO DE GARANTÍA	PUNTOS
Igual a 6 meses ó menor a 50.000 km que incluyen mano de obra gratuita, mantenimientos preventivos, insumos y mantenimientos preventivos en los primeros 20.000 km.	50
Mayor a 12 meses ó Mayor o Igual a 50.000 km que incluyen: Mano de Obra Gratuita, Mantenimientos Preventivos, Insumos y Mantenimientos Preventivos en primeros 20.000 km.	120
Mayor a 12 meses ó Mayor o Igual a 100.000 km que incluyen: Mano de Obra Gratuita Mantenimientos Preventivos e Insumos Mantenimientos Preventivos en primeros 20.000 km.	240
Mayor a 24 meses ó Mayor o Igual a 100.000 km que incluyen: Mano de Obra Gratuita Mantenimientos Preventivos e Insumos Mantenimientos Preventivos en primeros 20.000 km.	350
Mayor a 30 meses ó Mayor o Igual a 100.000 km que incluyen: Mano de Obra Gratuita Mantenimientos Preventivos e Insumos Mantenimientos Preventivos en primeros 20.000 km.	500

2. PRECIO DE LA OFERTA (500 PUNTOS)

A este factor se le asignarán un máximo de 500 puntos, los cuales se otorgarán de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. La propuesta de menor precio obtendrá el máximo puntaje, es decir, 500 puntos.

2. Las demás propuestas, serán evaluadas de acuerdo a la siguiente fórmula:

Pmp

Pp= X 500= Puntaje obtenido

Prp

Donde: Pp = Puntaje de la propuesta Pmp = Propuesta de menor precio Prp = Precio propuesta a evaluar

Del anterior ejemplo, se desprende que hubiese sido mucho más favorable el haber satisfecho la necesidad mediante el proceso de Selección Abreviada de Menor

159

Cuantía seguido bajo el procedimiento consignado en el Artículo 3.2.2.1 del Decreto 734 de 2012, en el cual, los factores de calificación -que otorgan puntaje- serían los de precio y calidad, para así seleccionar el ofrecimiento más favorable a la entidad contratante, teniendo en cuenta para el efecto lo dispuesto por el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, cumpliendo con el principio de economía, que entraña el desarrollo del principio de la selección objetiva.

Respecto del principio de la economía y la incidencia que tiene dentro de la materialización de la selección objetiva, el Consejo de Estado92, al respecto ha referido:

“El principio de economía pretende que la actividad contractual “no sea el resultado de la improvisación y el desorden, sino que obedezca a una verdadera planeación para satisfacer necesidades de la comunidad” (…). Este principio exige al administrador público el cumplimiento de “procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable (…)”. En efecto, el artículo 25 de la Ley 80 de 1993 especifica que dichos requisitos deben cumplirse con anterioridad a la apertura de los procesos licitatorios o invitaciones a proponer, y en todo caso, nunca después de la suscripción de los contratos. (…)93” (Subrayas fuera del original).

Recomendación:

Es en la definición de la forma de solventar la necesidad, en donde ya el (los) funcionario(s) que interviene(n) en la estructuración de los estudios y documentos previos tiene(n) que tener perfilada la modalidad de selección que se adelantará para satisfacer la necesidad, en donde se debe tener procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable, en cumplimiento de los principios de economía y de selección objetiva.

92 SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCION TERCERA SUBSECCION C Consejera ponente: Dra. XXXX XXXXXX XXXXX DE DE LA HOZ Bogotá D.C., treinta y uno (31) de enero de dos mil once (2011) , Radicación número: 25000-23-26-000-1995-00867-01(17767). Actor: XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX. Demandado: DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA; SECRETARIA DE HACIENDA

93 Ibídem.

HALLAZGO No. 2

Los riesgos que se tipificaron, asignaron y estimaron en los estudios previos fueron insuficientes

160

A juicio de esta auditoría, los riesgos que se tipificaron, asignaron y estimaron en los estudios previos94 del contrato No. 365 de 2013, fueron insuficientes para el tipo de contrato que se celebró, ya que se tipificaron los siguientes:

“No disponibilidad del adquirente para recibir los bienes, Almacenamiento de los bienes luego de la entrega95”, que fueron asignados a cargo del Municipio xx Xxxxx, “vicios ocultos, evicción, disponibilidad de los bienes, financiamiento del contrato, creación o incremento de impuesto, modificaciones del contrato y variación de los bienes a xxxxxxx00”, que fue asignado a cargo del contratista.

Conclusión:

Adicional a los riesgos que arriba fueron citados, a juicio de esta auditoría, debieron tipificarse otros riesgos que complementarían el esquema de riesgos previsibles dentro de la ejecución del contrato, por lo anterior, los riesgos que esta auditoría sugiere cuando el escenario contractual sea la adquisición de accesorios, repuestos para vehículos o se trate de la adquisición de vehículos como lo es el caso que nos ocupa en punto como los siguientes:

 Fabricación inadecuada de los bienes: Se materializa cuando el contratista incumple con los requisitos técnicos definidos por la administración para la elaboración de bienes o prestación del servicio, de acuerdo a los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.

 Incumplimiento en la entrega de los bienes: Se origina por el daño en las partes o elementos que integran y contribuyen a la elaboración del bien o los bienes cuando en gran porcentaje son

piezas que requieren de su importación.

 Incumplimiento de la entrega del material en el plazo pactado.

 Riesgos originados en el Transporte del (os) bien(es) Bienes: Se hace referencia al (os) bien(es) objeto del contrato que se derive del proceso de contratación hasta el lugar de entrega final del (os) mismo(s), así como el pago de las primas de los seguros de transporte por robo, destrucción y/o

94 A folios 185 y 186 del expediente contractual.

95 Disponible folio 185 del expediente contractual

96 Disponible folio 186 del expediente contractual

pérdida de los mismos, factores que, en caso de ocurrencia deberán ser asumidos por cuenta y riesgo del contratista en un 100%.

161

 Riesgo de Operación: Hacen referencia a los riesgos logísticos de operación e importación, de los bienes objeto del futuro contrato, deberán ser asumidos por el contratista en un 100%, de igual forma, y tienen xxxxxxxx cuando las situaciones desfavorables surjan de la variación en los precios xxx xxxxxxx de los diferentes insumos y/o materiales, mano de obra y todo lo relacionado con la fabricación de los bienes. Estos estarán a cargo y riesgo del adjudicatario y lo asumirá en un 100%.

 Riesgo Jurídico: Las partes no serán responsables ni se considera que han incurrido en incumplimiento de sus obligaciones recíprocamente adquiridas, si se presentaren durante su ejecución circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, de conformidad con las definiciones del artículo 1º de la Ley 95 de 1890. El CONTRATISTA se obliga a notificar por escrito al MUNICIPIO XX XXXXX las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, acompañando la exposición de los motivos correspondientes. Tal notificación se presentará al MUNICIPIO XX XXXXX dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de las posibles causas de la demora. Así mismo, el CONTRATISTA acompañará a la mencionada notificación los documentos de soporte debidamente legalizados que acrediten o justifiquen la demora ocasionada por la fuerza mayor o el caso fortuito, manifestando el tiempo dentro del cual cumplirá su obligación.

En caso de persistencia de la causal o causales de fuerza mayor o caso fortuito, el CONTRATISTA informará por escrito al MUNICIPIO XX XXXXX, dicha circunstancia o circunstancias cada quince (15) días calendario hasta por un término máximo de sesenta (60) días, se levantará un acta suscrita por las partes contratantes con el fin de suspender los términos del contrato y desaparecida la causal de fuerza mayor o caso fortuito se reiniciará la ejecución del contrato mediante acta suscrita entre las partes. Evento en el cual el CONTRATISTA se obliga a prorrogar igualmente la vigencia de la garantía, respecto de los amparos requeridos.

Recomendación:

Se recomienda que al momento de estructurar los estudios previos en los cuales se desarrolla y se justifica la necesidad de la contratación se haga un análisis más juicioso y preciso de los riegos previsibles de conformidad con lo establecido en el Artículo 4° de la Ley 1150 de 2007, ya que al tipificar, asignar y estimar los riesgos desde la etapa precontractual, tanto el Municipio xx Xxxxx, como la persona natural o jurídica que resulte adjudicatario del proceso de selección conocerá los riesgos previsibles para así tener un mayor control de como mitigarlos.

HALLAZGO No. 3

No se exigió la constitución de los amparos de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones

162

Al haber analizado tanto el texto de los estudios previos como el de la invitación Xxxxxxx Xx. 000-0000, que dio lugar a la celebración del contrato No. 365 de 2013, esta auditoría estableció que, dentro de los amparos del contrato no se exigió el de salarios y prestaciones sociales legales e indemnizaciones.

Conclusión: El Artículo 5.1.4 del Decreto 734 de 2012, es en donde de manera enunciativa dan los lineamientos acerca de la forma de amparar los perjuicios que se deriven del incumplimiento del contrato y en el sub artículo 5.1.4.2.4 es en donde se trata el amparo del pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones.

El artículo 5.1.4 del Decreto 734 de 2012 a su tenor literal reza:

“Artículo 5.1.4. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones. La garantía deberá amparar los perjuicios o sanciones que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa se señalan en el presente artículo:

….

5.1.4.2.4 Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado en el territorio nacional.

Esta garantía no se aplicará para los contratos que se ejecuten en su totalidad fuera del territorio nacional por personal contratado bajo un régimen jurídico distinto al nacional.” (Subrayas fuera del original).

De la anterior transcripción se desprende que, el amparo de pago de salarios, prestaciones sociales leales e indemnizaciones, cubre a los contratantes contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionados con el personal utilizado para la ejecución del contrato.

Por el concepto anteriormente anotado, no se comprende cómo no se aseguró el amparo de salarios y prestaciones sociales legales e indemnizaciones en un contrato en el que una de las obligaciones a cargo del contratista es la que “debe contarse

163

con respaldo mundial y mantenimiento en la ciudad de Neiva97” (Negrillas fuera del original), ya que se debe considerar que ese mantenimiento en la ciudad de Neiva98 a cargo del contratista, comporta que el mantenimiento lo efectúe personal, que esté vinculado por algún tipo de vinculación laboral directamente con el contratista o con el subcontratista, y que con el amparo de salarios y prestaciones sociales, el Municipio xx Xxxxx quedaría asegurado frente a eventuales reclamaciones de tipo laboral que nacieran por el incumplimiento de las obligaciones laborales realizado por trabajadores que hubieren intervenido dentro del mantenimiento del vehículo tipo vans que la Alcaldía xx Xxxxx adquirió.

Recomendación:

Al momento de llevar a cabo dentro de los estudios previos, el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas del contrato a celebrar, se deben analizar minuciosamente cuales se incluyen y cuales no debidamente justificados, atendiendo a que existen excepciones a la exigencia de algunos mecanismos de cobertura que por regla general se exigen en objetos contractuales similares, sin embargo, hay que decir que cada proceso contractual tiene es un universo en sí mismo, por lo tanto, generalizar en la exigencia de iguales mecanismos de cobertura sería muy riesgoso, por ello, la invitación, tal y como en líneas precedentes se dijo es a que se realice juiciosamente el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de cobertura contractual, ya que de un correcto análisis de los amparos y coberturas que el Municipio xx Xxxxx exigirá dentro de la ejecución de un contrato, dependerá en el futuro del pago de dineros que el Municipio tenga o no que cancelar.

HALLAZGO No. 4

Al acta de liquidación del contrato No. 365-2013 le hacen falta la consignación de manifestaciones y de constancias necesarias en el documento que da por terminada la relación contractual

En lo que respecta al acta de liquidación del contrato No. 365 de 2013 suscrito entre el Municipio xx Xxxxx y Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, esta auditoría observa que la misma carece de elementos necesarios que deben existir en el documento que da por terminada la relación contractual.

Conclusión:

97 Olbigación inserta en la cláusula No. 9 del contrato No. 365-2013, disponible a folio 361 del expediente contractual.

98 Que entre otras cosas no se menciona la duración en número de meses de ese mantenimiento,

Esta etapa poscontractual nace desde que finaliza el término del contrato, y termina que acta de liquidación (bilateral o unilateralmente) quede en firme. Al respecto, el tratadista Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, en su obra denominada “Contratación Administrativa99” se refiere a la etapa poscontractual de la siguiente forma:

164

Recomendación: Por lo evidenciado en el acta de liquidación del contrato No. 365- 2013 y la imperiosa necesidad de que el acta de liquidación esté nutrida con manifestaciones, constancias y acuerdos que den cuenta de manera inequívoca que las prestaciones mutuas nacidas del negocio jurídico se encuentran x xxx y salvo, esta auditoría recomienda que a toda acta de liquidación se le incluyan los siguientes elementos:

Manifestaciones del siguiente o de similar tenor:

99 Contratación Administrativa. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx. Ediciones Doctrina y Ley Ltda. Bogotá DC. Cuarta Edición-Actualizada.

100 Ibídem

101 Consejo de Estado, Sala de lo contencioso Administrativo, Sección Tercera, auto del 8 de Septiembre de 2005, expediente 25.827. Consejero Ponente: Xx. Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.

2. Que como consecuencia de lo anterior, y en cumplimiento del artículo 7° de la ley

1150 de 2007 y la cláusula octava de, contrato de garantía única a favor de entidad estatal, la cual fue aprobada, el

, se constituyó la

de , cuyo amparo de cumplimiento se extiende hasta el de de

165

3. Que igualmente se obtuvo el debido Registro del compromiso identificado con el consecutivo No. de de , por parte de la Secretaría de Hacienda.

5. Que en el transcurso del periodo comprendido para la ejecución del objeto contractual se han presentado las siguientes eventualidades, de las cuales el supervisor del contrato deja constancia de:

Constancias del siguiente o de similar tenor:

CONSTANCIAS

Que el contratista ha cumplido a cabalidad el objeto contractual, así como todas y cada una de las obligaciones establecidas en el contrato, hasta la fecha de liquidación del contrato.

BALANCE DE PAGOS

RELACIÓN DE PAGOS

(Comprobantes

FECHA DEL

COMPROBANTE DE EGRESO

VALOR

EJECUTADO

SALDO

de egreso)
Comprobante de egreso No.	///	$	$	$

166

Acuerdos:

Teniendo en cuenta lo anterior las partes acuerdan:

2. Que a la fecha existe un saldo por pagar a favor del CONTRATISTA por la suma de PESOS MONEDA LEGAL ($ .oo) incluido IVA.

3. Que la ejecución financiera del contrato fue:

Valor del contrato (incluido IVA)	$ .oo
Valor adiciones al contrato	(SI APLICA)
Valor ejecutado del contrato(incluido IVA)	$ .oo
Valor girado al contratista	(SI APLICA)
Saldo a favor del contratista (incluido IVA)	$ .oo
Saldo a favor del MUNICIPIO	(SI APLICA)

4. PAZ Y SALVO. Las partes declaran que una vez pagado el valor adeudado al contratista y firmada la presente acta, todas las obligaciones derivadas del Contrato No. de quedan x XXX Y SALVO.

6. La presente acta de terminación y liquidación se perfecciona con la firma de las partes.

Forman parte de la presente acta de terminación, los siguientes documentos:

Certificado de cumplimiento expedido por el Supervisor.

Constancia de pago de los aportes a la seguridad social, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Informe final de actividades presentado por el periodo comprendido entre el de

167

de hasta el de de .

Para constancia ser firma en Neiva a los _ ( ) días del mes de de

Por el Municipio El Contratista

7. Contrato 404 de 2013 “CONTRATO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES, ACEITES, ENTRE OTROS PARA VEHÍCULOS MAQUINARIA, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS DEL MUNICIPIO XX XXXXX – DEPARTAMENTO DEL HUILA”

Contratista: Inversiones Flota Huila S.A

168

Modalidad de contratación: Selección abreviada por subasta inversa No. 02 de 2013

Oficina donde nació la necesidad: Secretaría General Oficina Ordenadora de Gasto: Secretaría General Valor del contrato: $150.000.000.oo

XXXXXXXX Xx. 0

Xxxxxxxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxx 00 xxx Xxxxxxx 316 de 2010 en cuanto a exigir al contratista la constitución de la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual

Habiendo revisado el expediente contractual, esta auditoría pudo establecer que tanto en los estudios previos102, como en el pliego de condiciones103, así como también en la cláusula sexta del texto contractual104, no se exigió el amparo denominado “Responsabilidad Civil Extracontractual”, contraviniendo de manera clara lo dispuesto en el Artículo 14 del Decreto 316 de 2010 en cuanto a que el amparo de Responsabilidad Civil Extracontractual no se exigió habiendo sido necesaria su presencia como garantía por la naturaleza del contrato celebrado como en líneas posteriores se expondrá .

El Código de Comercio105, al referirse al tema de los seguros, en los aspectos aplicables al asunto que nos ocupa, señala lo siguiente:

"Art. 1082. Clasificación de los seguros. Los seguros podrán ser de daños o de personas; aquellos, a su vez podrán ser reales o patrimoniales".

"Art. 1083. Interés Asegurable. Tiene interés asegurable toda persona cuyo patrimonio puede resultar afectado, directa o indirectamente, por la realización de un riesgo.

Es asegurable todo interés que además de lícito, sea susceptible de estimación en dinero".

102 A folio 2 del expediente contractual en donde se desarrollan las garantías a exigir.

103 A folio 111 del expediente contractual en el capítulo 6.4 denominado “Garantía de Cumplimiento”.

104 A folio 202 del expediente contractual

105 DECRETO 410 DE 1971 (marzo 27) Diario Oficial No. 33.339 del 16 xx xxxxx de 1971 “Por el cual se expide el Código de Comercio”

"Art. 1084. Concurrencia de intereses. Sobre una misma cosa podrán concurrir distintos intereses, todos los cuales son asegurables, simultánea o sucesivamente, hasta por el valor de cada uno de ellos. Pero la indemnización, en caso de producirse el hecho que la origine, no podrá exceder del valor total de la cosa en el momento del siniestro. Su distribución entre los interesados se hará teniendo en cuenta el principio consignado en el artículo 1089".

169

“Art. 1055. Actos inasegurables. El dolo, la culpa grave y los actos meramente potestativos del tomador, asegurado a beneficiario son inasegurables. Cualquier estipulación en contrario no producirá efecto alguno; tampoco lo producirá la que tenga por objeto amparar al asegurado contra las sanciones de carácter penal o policivo".

"Art. 1127. Naturaleza del Seguro de Responsabilidad Civil. El seguro de responsabilidad impone a cargo del asegurador la obligación de indemnizar los perjuicios patrimoniales que cause el asegurado con motivo de determinada responsabilidad en que incurra de acuerdo con la ley y tiene como propósito el resarcimiento de la víctima, la cual en tal virtud, se constituye en el beneficiario de la indemnización, sin perjuicio de las prestaciones que se le reconozcan al asegurado.

Son asegurables la responsabilidad contractual y la extracontractual, al igual que la culpa grave, con la restricción indicada en el artículo 1055".

El Artículo 14 del Decreto Municipal 316 de 2010106, en su aparte denominado “DE LA PÓLIZA DE GARANTÍA ÚNICA DEL CONTRATO” regula lo pertinente a los amparos y coberturas que el Municipio xx Xxxxx debe exigir en todos los contratos de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 4828 de 2008, derogado por el Artículo 9.2 del Decreto 734 de 2012.

El Artículo 14 del Decreto 316 de 2010, en su aparte xxx xxxxxx y cobertura de la responsabilidad civil extracontractual de manera literal reza:

“RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Sólo puede ser amparada mediante póliza de seguro, cuyo monto será equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 smmlv) al momento de la expedición de la póliza, por el término de vigencia y dos (2) años más y ampara al MUNICIPIO por daños ocasionados a terceros por el contratista, sus subcontratistas, su personal o a su equipo, con ocasión de la construcción de la obra. De acuerdo con lo establecido por el Artículo 7 del Decreto 4828 modificado por el Artículo 1 del decreto 2493 del 3 de Julio de 2009. (Negrillas y mayúsculas dentro del original).

106 “Por el cual se derogan los decretos 011 y 053 de 2010 y se adpotan los procesos de contratación en la Administrción Municipal y se hacen unas delegaciones”

Por su parte, el Decreto Nacional 734 de 2012107 en su Artículo 5.1.5 trata acerca del otorgamiento de pólizas de seguros que protejan a la entidad pública de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad civil extracontractual. El Artículo 5.1.5 del Decreto 734 de 2012 a su tenor literal reza:

170

“Artículo 5.1.5 Cubrimiento de otros riesgos. En adición a las coberturas de los eventos mencionados en el artículo anterior, la entidad pública deberá exigir en los contratos de obra y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario, el otorgamiento de pólizas de seguros que la protejan de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.(Negrillas fuera del original).

Cuando en algunos de los contratos de que trata el parágrafo anterior la entidad contratante autorice previamente la subcontratación, se exigirá al contratista que en la póliza de responsabilidad extracontractual se cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños que sus subcontratistas puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de los contratos, o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto.

Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contratante deba evaluar los demás riesgos a que puede estar expuesta, en cuyo caso exigirá al contratista las demás garantías que la mantengan indemne frente a esos eventuales daños.”

Conclusión:

A juicio de esta auditoría dada la naturaleza y el objeto del contrato No. 404 de 2013, el Municipio xx Xxxxx debió exigir dentro de las garantías que debían constituirse al momento del inicio del suministro, la de responsabilidad civil extracontractual conforme a lo dispuesto en el Artículo 14 del Decreto 316 de 2012, ya que, dentro del periodo de ejecución del contrato se puede causar un perjuicio a terceros, tales como daños materiales, corporales o pérdidas económicas; y detrás de un error, se expondría el erario público a responder por esos perjuicios. Por ello, con el Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual tanto el Municipio como el contratista protegen su patrimonio frente a reclamaciones de terceros como arriba se explicó.

Por mandato de la ley, se debe hacer una reparación económica cuando se ha causado algún daño, independiente de la causa que lo haya originado. Este seguro se encuentra adaptado a las necesidades de una empresa o una persona que ejerce una actividad profesional y cuenta con las coberturas más adecuadas a la situación

107 "Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones”

de cualquier persona que se encuentre como extremo contractual en una relación negocial.

Recomendación:

171

Al momento de la estructuración de los estudios previos, los funcionarios sobre los que recae la responsabilidad de su elaboración, deben analizar con rigor los amparos a exigir de conformidad con la naturaleza y con el objeto contractual; si por alguna circunstancia particular del objeto contractual a desarrollar no se atienda lo dispuesto en el manual de contratación del Municipio xx Xxxxx, en cuanto a los amparos y coberturas exigidas al contratista, estas particularidades deben ir debidamente soportadas en los estudios previos.

HALLAZGO No. 2

Los riesgos que se tipificaron, asignaron y estimaron en los estudios previos fueron insuficientes

A juicio de esta auditoría, los riesgos que se tipificaron, asignaron y estimaron en los estudios previos108 del contrato No. 365 de 2013, fueron insuficientes para el tipo de contrato que se celebró, ya que se tipificaron los siguientes:

“No disponibilidad del adquirente para recibir los bienes, Almacenamiento de los bienes luego de la entrega109”, que fueron asignados a cargo del Municipio xx Xxxxx, “vicios ocultos, evicción, disponibilidad de los bienes, financiamiento del contrato, creación o incremento de impuesto, modificaciones del contrato y variación de los bienes a proveer110”, que fueron asignados a cargo del contratista.

Conclusión:

Adicional a los riesgos que arriba fueron citados, a juicio de esta auditoría, debieron tipificarse otros riesgos que complementarían el esquema de riesgos previsibles dentro de la ejecución del contrato, por lo anterior, los riesgos que esta auditoría sugiere cuando el escenario contractual sea el suministro de combustible, lubricantes y demás productos afines como es el caso que nos ocupa en punto como los siguientes:

Fabricación inadecuada de los bienes: Se materializa cuando el contratista incumple con los requisitos técnicos definidos por el Municipio para la

108 A folio 6 del expediente contractual.

109 Ibídem.

110 Ibídem.

elaboración de los combustibles, lubricantes y demás productos afines, de acuerdo a los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.

172

Incumplimiento en la entrega de los bienes: Se origina por el daño en las partes o elementos que integran y contribuyen a la elaboración de combustibles, lubricantes y demás productos afines cuando en gran porcentaje son piezas que en todo o en parte requieren de su importación.

Riesgos originados en el Transporte del (os) bien(es) Bienes: Se hace referencia al (os) bien(es) objeto del contrato que se derive del proceso de contratación hasta el lugar de entrega final del (os) mismo(s), así como el pago de las primas de los seguros de transporte por robo, destrucción y/o pérdida de los mismos, factores que, en caso de ocurrencia deberán ser asumidos por cuenta y riesgo del contratista en un 100%.

Riesgo de Operación: Hacen referencia a los riesgos logísticos de operación e importación, de los bienes objeto del futuro contrato, deberán ser asumidos por el contratista en un 100%, de igual forma, y tienen xxxxxxxx cuando las situaciones desfavorables surjan de la variación en los precios xxx xxxxxxx de los diferentes insumos y/o materiales, mano de obra y todo lo relacionado con la fabricación de los bienes. Estos estarán a cargo y riesgo del adjudicatario y lo asumirá en un 100%.

Riesgo Jurídico: Las partes no serán responsables ni se considera que han incurrido en incumplimiento de sus obligaciones recíprocamente adquiridas, si se presentaren durante su ejecución circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, de conformidad con las definiciones del artículo 1º de la Ley 95 de 1890. El CONTRATISTA se obliga a notificar por escrito al MUNICIPIO XX XXXXX las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, acompañando la exposición de los motivos correspondientes. Tal notificación se presentará al MUNICIPIO XX XXXXX dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de las posibles causas de la demora. Así mismo, el CONTRATISTA acompañará a la mencionada notificación los documentos de soporte debidamente legalizados que acrediten o justifiquen la demora ocasionada por la fuerza mayor o el caso fortuito, manifestando el tiempo dentro del cual cumplirá su obligación.

Recomendación:

173

HALLAZGO No. 3

Dentro del expediente contractual no reposan los pagos de seguridad social

Dentro del expediente contractual contentivo de los documentos precontractuales, contractuales y poscontractuales que integran el contrato No. 404 de 2013, esta auditoría verificó los documentos que hacen parte del primer y único pago que a la fecha se ha realizado al contratista, verificando que los pagos de seguridad social del periodo comprendido de los meses xx Xxxxx y Mayo de 2013 no reposan en el mismo, aún cuando el supervisor del contrato, en el documento denominado “CERTIFICADO DE SUPERVISIÓN PARA PAGO Nro. 1 EXPEDIDO POR EL SUPERVISOR”111, dio

constancia de que verificó esos pagos por valor de $3.850.900.oo.

Conclusión:

Los pagos de seguridad social realizados por el contratista con ocasión del contrato No. 404 de 2013, correspondientes a los meses xx Xxxxx y Mayo de 2013 no reposan dentro del expediente contractual debiendo estarlo, ya que es allí donde debe reposar la totalidad de la documentación que hace parte, de lo que dio origen al contrato (fase precontractual), del desarrollo del contrato (fase contractual) y de la fase de terminación del contrato (fase poscontractual).

Recomendación:

Dentro del cumplimiento de los procedimientos que impone la Ley General de Archivo Ley 000 xx xxxxx 00 de 2000, se debe archivar la totalidad de documentos que hacen parte de los procesos contractuales, y más aún en tratándose de los pagos de seguridad social efectuados por el contratista, ya que esta es una de las obligaciones que se encuentran a cargo del contratista, cuya verificación corresponde al supervisor del contrato, quién una vez, constate el cumplimiento de la obligación, debe archivar al expediente contractual los pluricitados pagos.

111 A folios 244 a 246 del expediente contractual.

6. COMENTARIOS AL MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO XX XXXXX

174

El Manual de Contratación del Municipio xx Xxxxx presenta debilidades en cuanto a su armonización con las novedades a la contratación pública que el Decreto 734 de 2012 realizó; adicional a lo anterior, al Manual de Contratación le hace falta el desarrollo específico de la etapa precontractual112, contractual y poscontractual y que se asignen puntualmente los roles que cada servidor público tiene dentro de las precitadas fases, para así poder establecer controles efectivos de mitigación de riesgos. Por lo anterior, a continuación, la Oficina de Control Interno del Municipio xx Xxxxx dará unas recomendaciones puntuales, frente a lo que a su juicio tiene que incluirse al Manual de Contratación-Decreto 316 de 2010 y sus decretos modificatorios.

1. El artículo 5 del Decreto 316 de 2010 en lo que atañe al contenido mínimo de los estudios previos debe actualizarse con lo dispuesto en el Artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, que incluyó novedades en lo que debe contener los estudios previos, en especial la inclusión de que se debe indicar si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012.

2. Dentro de la fase precontractual, que está desarrollada en el Artículo 6 del Decreto 316 de 2010, a juicio de esta auditoría se deben consignar el desarrollo de la etapa de la planeación contractual, que resulta ser un actor preponderante para gerenciar lo público; por lo anterior, con el fin de indicar roles en los procesos dependiendo de la posición del miembro de la cadena, tanto como los que componen la oficina donde nace la necesidad, como los que componen la oficina ordenadora de gasto para de esta forma tener un control expedito del riesgo113 por la identificación del responsable de manejarlo-mitigarlo, además de variaciones que puedan presentarse durante la ejecución del contrato y posterior liquidación114.

112 Ya que la etapa contractual desarrollada en el capítulo IV del Manual de contratación, en su Artículo 14 trae definiciones de objeto del contrato, alcance del contrato, obligaciones de las partes, plazo de ejecución del contrato, valor total del contrato, forma de pago.

En cuanto a la fase poscontractual esta es desarrollada en el Capítulo VI del Manual de contratación, en donde en los artículos que desarrollan este título se hace la definición de interventorías, su alcance, los principios que la rigen, sus finalidades, sus facultades, las funciones del interventor, las calidades que se debe ostentar para ser interventor, las prohibiciones del inteventor, las actas que el interventor debe levantar.

113 Con el fin de que se creen mecanismos para la mitigación de los potenciales riesgos que se puedan generar en las distintas etapas del proceso.

114 Elaborando un mapa de riesgos en los que las variables sean la etapa del contrato en que se puede producir, el tipo de riesgo y el mecanismo de mitigación del mismo.

Por lo anterior, a continuación de manera enunciativa, esta auditoría hará mención, lo que a su juicio debe adicionársele al manual de contratación con el fin de fortalecer la fase precontractual de los distintos procesos de selección que adelanta la Alcaldía xx Xxxxx.

175

2.1 ETAPA DE LA PLANEACION, hay que definirla y hacer mención de las actividades que se realizan en esta etapa y haciendo mención de quién o quienes es (son) lo(s) responsables de adelantar la planeación.

2.1.1 Estudios y documentos previos: (hacer una definición y a cargo de quién(es) se encuentra)

2.1.2 Se tiene que hacer una definición de lo que se conoce como “La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación”.

2.1.3 La forma de satisfacer tal necesidad

2.1.4 Se tiene que hacer una definición de lo que se conoce como “La modalidad de selección del contratista”, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección.

2.1.5 Se debe realizar una definición de lo que se conoce como “El valor estimado del contrato”, y explicar la forma en que se toman las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación.

2.1.6 Hacer una definición de Estudio xx xxxxxxx o de costos, incluso haciendo un ejemplo de estudio xx xxxxxxx.

2.1.7 Hacer la definición de las Condiciones Comerciales que la contratación va a tener (forma de pago, el tiempo de entrega, validez de la oferta, la garantía en meses del producto ofrecido.

2.1.8 Forma de Pago. Debe precisarse en qué eventos puede proceder el anticipo ó el pago anticipado, definir el concepto de porcentaje y explicar la forma de determinar los pagos al contratista (es decir pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).

2.1.9 Definir que impuestos de manera general son los que recaen sobre los contratos, definir de manera general los aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales.

2.1.10 Hacer mención de manera general cual es la forma de justificar los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

2.1.11 Definir el concepto de riesgo, definir el concepto de tipificación de los riesgos. La forma de estimarlo y qué extremo contractual puede soportarlo (asignación de riesgo).

2.1.12 Definir lo que se conoce como “Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual.”

176

2.1.13 Definir y explicar la forma de si la contratación respectiva esta cobijada por un Acuerdo internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012.

2.1.14 Desarrollar el concepto de Promoción al desarrollo y protección de la industria nacional, que en los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mypes y a Mipymes de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 4.1.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012.

2.1.15 Explicar a qué hacen referencia y en que modalidades de contratación corresponden los Estudios técnicos y diseños.

2.1.16 Explicar a qué hacen referencia y en que modalidades de contratación la Ficha técnica del bien o servicio (si aplica para el objeto de la necesidad a satisfacer y/o para proceso de selección que se pretende adelantar).

3. En cuanto a lo que se refiere al capítulo tercero del manual de contratación, que define los procesos contractuales, define las modalidades de contratación, y desarrolla la estructura de cada proceso de selección, se sugiere que cuando se menciona la estructura de cada proceso de selección115, se consigne de manera clara las etapas, los trámites necesarios, términos de tiempo y el responsable de llevar a cabo cada etapa, con el fin de que se identifique de manera clara los actores que participan en la contratación de la entidad, para claridad de la comunidad en general, de las veedurías ciudadanas, y para conocimiento de los servidores de la Alcaldía xx Xxxxx.

115 Artículo 9 Estructura del proceso de licitación pública, Artículo 10 estrucutura del porceso de selección abreviada

Artículo 11 estructura del proceso de Selección abreviada en la modalidad de subasta inversa

presencial

Artículo 12. invitación pública de Selección abreviada de mínima cuantía para la adquisición de

bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes.

Artículo 13 Concurso de méritos

7. OBSERVACIONES GENERALES.

 Se constató una significativa presencia de las actas de inicio, de constitución de veeduría, de liquidación y de recibo de veeduría.

177

 Se verificó un cumplimiento en la foliación de los documentos precontractuales, contractuales y poscontractuales que reposan dentro del expediente contractual, acatando lo que dispone en ese aparte la Ley General de Archivo.

 En el 14% de la muestra seleccionada, se verificó los estudios, previos no obra y así como dentro de los pliegos de condiciones la justificación del por qué el amparo de salarios y prestaciones sociales legales e indemnizaciones, no se exigió que fuera constituido conforme a lo dispuesto en el Artículo 14 del Decreto 316 de 2012.

 En el 14% de la muestra seleccionada, se verificó los estudios, previos y así como dentro de los pliegos de condiciones la justificación del por qué la póliza de responsabilidad civil extracontractual, no se exigió que fuera constituido conforme a lo dispuesto en el Artículo 14 del Decreto 316 de 2012.

 Se evidenció que no hay armonía entre las oficinas intervinientes en el proceso precontractual, desatendiendo el principio de la planeación contractual, con consecuencias no sólo para la realización efectiva de los objetos pactados, sino también respecto del patrimonio público.

 El principio de planeación resulta ser un actor preponderante para gerenciar lo público; por lo anterior, sólo se invita a dar cumplimiento a la normatividad vigente, y a cumplir lo dispuesto reglamentariamente en el manual de contratación del Municipio xx Xxxxx, especialmente lo dispuesto en el Artículo 4° del manual de Contratación del Municipio xx Xxxxx, atendiendo las responsabilidades que cada área (oficina que genera la necesidad y oficina ordenadora del gasto), tiene desde su competencia.

8. RECOMENDACIONES.

178

 Al momento de realizar la preparación de los estudios y documentos previos se debe hacer un análisis juicioso de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio contractual del contrato realizando una debida tipificación, estimación y asignación de los mismos, tomando como guía el documento CONPES 3107 xx xxxxx 3 de 2001, modificado por el documento CONPES 3133 del 3 de septiembre de 2001 y tomando en cuenta lo previsto en el Artículo 2.1.2. del Decreto 734 de 2012.

 Dentro de la tipificación de los riesgos que puedan sobrevenir en la ejecución contractual, se deben contemplar elementos de orden empresarial, de orden económico y de orden técnico-operativo.

 Se recomienda la publicación oportuna en el SECOP de los estudios previos, y los demás documentos recordando que la omisión de publicación de los documentos precontractuales y contractuales en el SECOP, constituye sanción disciplinaria a la luz de lo dispuesto en el parágrafo 1° de Artículo

2.2.5 del Decreto 734 de 2012116 y dentro de la frase entre otros podrían incluirse los estudios previos con el fin de evitar potenciales sanciones disciplinarias.

 Si por alguna circunstancia particular del objeto contractual a desarrollar no se atiende lo dispuesto en el manual de contratación del Municipio xx Xxxxx en cuanto a los amparos y coberturas exigidas al contratista, estas particularidades deben ir debidamente soportadas en los estudios previos.

 El ejercicio de la supervisión contractual, exige que se haga un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre la ejecución donde se incluye la certificación de cumplimiento parcial y total del contrato, por ello, el espectro de responsabilidades a cargo de la supervisión contractual es muy variada, por lo anterior, la vigilancia que se ejerce a un contrato debe ser integral.

116 Decreto 734 de 2012, Artículo 2.2.5 “Parágrafo 1°. La falta de publicación en el Secop de la información señalada en el presente artículo constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único.”

71 9

 La supervisión contractual debe, dar aplicación a lo dispuesto en el Artículo 26 del Decreto Municipal 316 de 2010 en punto de que los supervisores tienen dentro de sus facultades las de “exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado”117.

 Todos los supervisores deben como primer ejercicio de las facultades de supervisión impuestas en el Capítulo VII del Decreto Municipal No, 316 de 2010-Manual de Contratación, realizar la verificación de los documentos para dar inicio al contrato, no sólo porque sea una imposición legal (dando cumplimiento a lo previsto en la Ley 850 de 2003), sino que en términos de moral pública se constituye en la materialización de los principios de la transparencia de la actividad estatal.

 Se debe archivar la totalidad de documentos que hacen parte de los procesos contractuales, y más aún en tratándose de los pagos de seguridad social efectuados por el contratista, ya que esta es una de las obligaciones que se encuentran a cargo del contratista, cuya verificación corresponde al supervisor del contrato, quién una vez, constate el cumplimiento de la obligación, debe archivar al expediente contractual los pluricitados pagos en cumplimiento de la Ley General de Archivo Ley 594 de julio 14 de 2000.

 Toda acta de liquidación debe estar nutrida con manifestaciones, constancias y acuerdos que den cuenta de manera inequívoca que las prestaciones mutuas nacidas del negocio jurídico se encuentran x xxx y salvo.

117 Apartes del Artículo 26 del Decreto Municipal 316 de 2010.

9. CONCLUSIONES

180

La Alcaldía xx Xxxxx constituye la célula básica de la organización administrativa estatal a nivel municipal, la cual tiene por objeto, dentro de su autonomía el cumplir las funciones que constitucional, legal y reglamentariamente posee; por cuanto, ejecuta recursos públicos, y vela por el bienestar y los intereses de sus ciudadanos. Adicional a lo anterior, tiene a su cargo la ejecución de los recursos públicos mediante los diversos procesos de selección, están enfocados en el mejoramiento continuo de su calidad de vida, mediante la ejecución de programas en salud, vivienda, seguridad, educación, infraestructura vial, orden público entre otros.

Por lo anterior, la Administración Municipal requiere de que cada uno de sus servidores públicos coordinen sus esfuerzos, en pro del mejoramiento continuo de la institución, reflejado en el cumplimiento de sus labores con el más alto nivel de calidad y productividad, minimizando riesgos, que entorpezcan la consecución de las metas y objetivos organizacionales.

Elaborado por:

XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX

CONTRATISTA

Revisado y aprobado por:

XXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXX

Jefe Oficina de Control Interno

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AUDITORÍA INTERNA A LA CONTRATACIÓN ESTATAL DE LA ALCALDÍA DE NEIVA EN LA VIGENCIA 2013, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO, PRODUCTO DE LA AUDITORÍA INTERNA PRACTICADA A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO DE NEIVA EN LA VIGENCIA 2012 –...

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