ANEXO 4 (MINUTA DEL CONTRATO)

ANEXO 4 (MINUTA DEL CONTRATO)

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

LA CÁMARA se reserva el derecho de hacer las modificaciones al proyecto del contrato que considere pertinentes, según la naturaleza de la contratación

CONTRATO No.
CONTRATANTE	CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTA, Entidad sin ánimo de lucro, creada mediante Decreto 62 del 11 de febrero de 1891, que se rige por lo establecido en el Decreto 410 de 1.971 y demás disposiciones que lo reglamenten, adicionen o reformen, en adelante LA CÁMARA
REPRESENTANTE DE LA CÁMARA
NIT	860.007.322-9
CONTRATISTA
REPRESENTANTE LEGAL
DATOS DE CONSTITUCIÓN
NIT
DOMICILIO
OBJETO	Prestación de servicios de digitación y digitalización de documentos de LA CÁMARA, mediante outsourcing.
A. CONSIDERACIONES GENERALES: 1). LA CÁMARA es una institución de servicios de carácter privado que representa al sector empresarial y a la comunidad en su conjunto y cumple funciones que le fueron delegadas por el Estado. 2) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.38.1.4. y 2.2.2.38.1.6. del Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, LA CÁMARA tiene entre sus funciones y facultades entre otras las siguientes: a) Llevar los registros públicos encomendados a ellas por la ley y certificar sobre los actos y documentos allí inscritos, b) Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido desarrollo de sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios. c) Disponer de los servicios tecnológicos necesarios para el cumplimiento y debido desarrollo de sus funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios, d) Administrar individualmente o en su conjunto cualquier otro registro público de personas, bienes, o servicios que se deriven de funciones atribuidas a entidades públicas con el fin de conferir publicidad a actos o documentos, siempre que tales registros se desarrollen en virtud de autorización legal y de vínculos contractuales de tipo habilitante que celebren con dichas entidades, e) Celebrar convenios entre ellas, asociarse o contratar con cualquier persona natural o jurídica para el cumplimiento de sus funciones. 3) En cumplimiento de las actividades de administración de los registros públicos que le fueron delegados por el Estado, LA CÁMARA realiza la inscripción, digitación, digitalización y conservación de formularios y documentos públicos y privados, presentados por sociedades comerciales, entidades sin ánimo de lucro y proponentes, con base en los cuales expide certificaciones de las inscripciones y copias de los documentos que reposan en sus archivos.4) Para el cumplimiento de tales actividades, se requiere la prestación de servicios de digitación y digitalización de formularios y documentos por parte de un tercero que cuente con suficiente experiencia, idoneidad y confiabilidad, garantizando la calidad de la información y el cumplimiento de los estándares técnicos exigidos por las normas vigentes.5) De otra parte, en cumplimiento de funciones que no obedecen a la gestión registral, la Cámara de

Comercio de Bogotá requiere digitalizar otros documentos, con el propósito de preservarlos electrónicamente. 6) De acuerdo con lo anterior y siguiendo los procedimientos aplicables, LA CÁMARA adelantó la Invitación Privada a Proponer No. 3000000XXX bajo la modalidad de convocatoria privada para la selección objetiva de EL CONTRATISTA que se encargará de la prestación de servicios de digitación y digitalización de documentos de LA CÁMARA, mediante outsourcing. 7) Los servicios objeto de este contrato serán prestados por EL CONTRATISTA de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación, utilizando sus propios medios y bajo su exclusivo riesgo. 8) Que EL CONTRATISTA seleccionado es una persona jurídica independiente, que presta habitualmente servicios relacionados con el objeto del presente contrato, y cuenta con la experiencia necesaria y suficiente para realizar, con los más altos estándares de calidad y cumplimiento, las actividades que por este documento se contratan y actúa con plena autonomía técnica, financiera, directiva y administrativa para la prestación de sus servicios. 9) Este contrato es de naturaleza comercial y no faculta a LA CÁMARA para dar a EL CONTRATISTA órdenes en cuanto al modo, cantidad, tiempo y trabajo, ni para exigirle el cumplimiento de su Reglamento Interno de Trabajo. No se genera relación laboral alguna entre las partes. 10) Los términos y condiciones previstos en este documento y sus anexos son aceptados por las partes y constituye el acuerdo único y total en relación con el objeto contratado, el cual, prevalece sobre cualquier propuesta verbal o escrita, sobre toda negociación previa y sobre todas las demás comunicaciones entre las partes con respecto al objeto del contrato. 11) El proceso de contratación para la apertura de la Invitación fue recomendada por el Comité Asesor de Contratación del día XX de XXXde 2019, mediante acta XXX y se recomendó la adjudicación por el Comité Asesor de Contratación del día XX de XXX de 2019, mediante acta XXX. 12) El presente contrato se realiza de acuerdo con lo establecido en el artículo 166 del Decreto-Ley 019 de 2012 que establece que: “(…) Los ingresos provenientes de los registros públicos y los bienes adquiridos con éstos, continuarán afectos a las funciones atribuidas a las Cámaras de Comercio por la ley o por el Gobierno Nacional en aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio. (…)” y de acuerdo con el artículo 182 de la Ley 1607 de 2012 relativo a la tasa contributiva a favor de las Cámaras de Comercio, en el cual se dispone que: “(…) Los ingresos provenientes de las funciones de registro, junto con los bienes adquiridos con el producto de su recaudo, continuarán destinándose a la operación y administración de tales registros y al cumplimiento de las demás funciones atribuidas por la ley y los decretos expedidos por el Gobierno Nacional, con fundamento en el numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio.” B. ESTIPULACIONES DEL CONTRATO: 1) OBJETO: Prestación de servicios de digitación y digitalización de documentos de LA CÁMARA, mediante outsourcing. 2) FASES DEL CONTRATO: El contrato se ejecutará en tres (3) fases, así: Primera Fase: EL CONTRATISTA cuenta con EL CONTRATISTA tiene hasta cincuenta (50) días calendario para desarrollar la etapa de implementación y puesta en producción de su sistema de digitalización y digitación. Segunda Fase: LA CÁMARA verificará el cumplimiento de todas y cada una de las condiciones requeridas, para dar el visto bueno de inicio de la operación dentro de los diez (10) días calendario siguientes al término indicado para la primera fase. El incumplimiento de uno solo de los requisitos impedirá el inicio de la operación y EL CONTRATISTA deberá: 1) Subsanar en el plazo inmediato este requisito, y 2) Pagar a LA CÁMARA, a manera de indemnización de perjuicios, el valor equivalente a aquel que el proveedor anterior le cobre a LA CÁMARA por continuar prestando el servicio relacionado con el proceso de los formularios que se tengan que tramitar, durante el tiempo de retraso. Tercera Fase: Obedece a la operación, y tendrá una duración de tres (3) años contados a partir de la aprobación del cumplimiento de los requisitos a que se refiere la segunda fase, es decir, cuando se haya comprobado que EL CONTRATISTA cumple todos los requisitos y está listo para entrar en la fase de operación, la cual a más tardar debe iniciar el primero (01) de julio de 2019. 3.) ANEXOS. Forman parte integral del presente contrato como anexos y vinculan jurídicamente a las partes, los siguientes documentos: (i) La invitación a proponer del día XXXXXX de 201x, con sus respectivas adendas y anexos, en adelante, LA INVITACIÓN. (ii) La propuesta

presentada por EL CONTRATISTA el día XXXXXX en adelante, LA PROPUESTA. En caso de contradicción entre lo consignado en el contrato y cualquiera de los anexos, se preferirá lo estipulado en el contrato. En caso de contradicción entre los anexos se preferirá lo estipulado en LA INVITACIÓN. 4) ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: La ejecución del presente contrato se desarrolla con las especificaciones técnicas establecidas en LA PROPUESTA presentada por EL CONTRATISTA de fecha XX de XXX del 201x, la cual forma parte integral del presente contrato.

5) OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Sin perjuicio de otras obligaciones pactadas en el presente documento, EL CONTRATISTA se obliga a:

1. Cumplir con todo lo requerido en las especificaciones técnicas establecidas en la INVITACIÓN y en la PROPUESTA.

2. Realizar todas las actividades requeridas para la satisfacción del objeto contratado, dando estricto cumplimiento a las especificaciones técnicas mínimas requeridas, sin afectar el normal funcionamiento de las actividades de LA CÁMARA.

3. Ejecutar cada una de las actividades de digitación y digitalización de formularios y documentos, y demás actividades administrativas requeridas para el cumplimiento del objeto contractual, en los términos y condiciones previstos en la invitación y sus anexos.

4. Cumplir sus obligaciones en los lugares, plazos y condiciones estipulados en las especificaciones técnicas mínimas.

5. En caso de ser necesario adaptar su plataforma tecnológica para cumplir con los requerimientos descritos en los anexos técnicos de la invitación. LA CÁMARA podrá requerir al contratista para que por su cuenta y riesgo incorpore ajustes en sus procesos y adquiera equipos, programas de computador, actualizaciones tecnológicas y cualquier otro aspecto técnico que sea necesario para hacer más eficiente y segura la transmisión de información hacia LA CÁMARA y viceversa, todo por cuenta y riesgo de EL CONTRATISTA.

6. Abstenerse de subcontratar total o parcialmente las actividades de validación previa, digitalización y digitación. La prestación del servicio deberá realizarla EL CONTRATISTA directamente, a través de sus trabajadores.

7. Contar con la infraestructura física, tecnológica, de sistemas y logística para garantizar la eficiente digitación y digitalización de los formularios y documentos de los registros públicos y el cumplimiento de las demás actividades que le correspondan.

8. Tener instalaciones físicas con buena iluminación, libres de humedad y que cuenten con un área adecuada para los trabajadores que vaya a ocupar en la prestación del servicio.

9. Contar con un protocolo de seguridad con el que debe manejar los documentos de acuerdo con las políticas de LA CÁMARA.

10. Contar en sus instalaciones con un canal dedicado para enlazar su sistema con la red interna de LA CÁMARA.

11. Cumplir con las características tecnológicas mínimas requeridas de hardware y software indicadas en las especificaciones técnicas mínimas.

12. Atender las directrices y recomendaciones de LA CÁMARA sobre todas las actividades de digitación y digitalización de documentos de los registros públicos y de otras áreas.

13. Asumir por su cuenta y riesgo todos los costos y gastos que se deriven del transporte, seguridad y custodia de los formularios, documentos públicos y privados, propios de los registros públicos o de otras áreas de LA CÁMARA, en las mismas condiciones en que le fueron entregados.

14. Verificar la cantidad de documentos que le sean entregados, para lo cual deberá marcar en el sistema de trazabilidad de LA CÁMARA cada uno de los documentos recibidos.

15. En caso de ser necesario, transportar en óptimas condiciones de seguridad, aseo y cuidado, y con las frecuencias que sean requeridas por LA CÁMARA, los documentos y recibos de pago que le sean entregados. Se entiende que cualquier pérdida, extravío,

deterioro o daño de los documentos que estén bajo su poder y custodia, serán imputables exclusivamente al contratista, quien se obliga a mantener indemne a LA CÁMARA por todo concepto que se derive de la responsabilidad frente a los terceros afectados por el deterioro, daño o pérdida de la información mencionada, excepto en los casos de fuerza mayor o caso fortuito.

16. En caso de requerirse, disponer de una mesa de control para llevar la trazabilidad del manejo de documentos de cada uno de los trámites recibidos y realizar las validaciones, revisiones y alistamientos previos establecidos para la digitalización y digitación de los documentos.

17. En caso de requerirse, remitir vía correo electrónico, a la dirección electrónica institucional previamente notificada por LA CÁMARA, la información digitada de los formularios en el formato indicado, con su correspondiente firma digital, según las condiciones señaladas en las especificaciones técnicas dadas.

18. Entregar a LA CÁMARA, diariamente, un reporte de la cantidad de documentos digitados y digitalizados, así como de sus recibos de pago, indicando los errores encontrados que impidieron digitalizar los documentos de manera oportuna, por causas imputables a LA CÁMARA y a cada sede en particular.

19. Entregar a LA CÁMARA, según lo requiera, informes diarios, semanales, quincenales o mensuales consolidados y comparativos de la gestión efectuada. LA CÁMARA podrá solicitar aclaración, corrección o complementación de los informes por parte de EL CONTRATISTA, quien se obliga a efectuar los ajustes a que haya lugar dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes al requerimiento, sin que esto genere costo adicional.

20. Designar por su cuenta y riesgo los coordinadores necesarios para la correcta prestación del servicio, con la experiencia indicada en el Anexo 1. Serán trabajadores idóneos que estarán encargados el 100% del tiempo, de la coordinación y ejecución de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA. Se debe informar a LA CÁMARA su designación, cargo y datos de contacto para su ubicación inmediata, cuando así lo requiera LA CÁMARA.

21. Garantizar las entregas en las fechas y horas indicadas en las especificaciones técnicas mínimas, salvo que existan circunstancias ajenas al contratista que le impidan cumplir con esta obligación.

22. En caso de requerirse garantizar que todos sus procesos de transmisión de datos y de imágenes hacia LA CÁMARA podrán ser efectuados vía internet, mediante la disponibilidad de un sitio web, con un servicio FTP, con la seguridad necesaria para que LA CÁMARA descargue desde ese sitio la información de los formularios digitados.

23. Aplicar procesos de selección de personal que garanticen la idoneidad personal, técnica o profesional y moral de su personal, así como la experiencia, antecedentes judiciales y competencias personales. La verificación de antecedentes debe hacerse a través de la página web de cada una de las instituciones de seguridad o vigilancia del Estado. EL CONTRATISTA será responsable por todas las actuaciones del personal que seleccione y que esté a disposición de la prestación del servicio contratado.

24. Garantizar que el personal de digitadores y digitalizadores asignados preste sus servicios en los horarios que aseguren la prestación oportuna del servicio contratado, en los tiempos y calidades estipuladas.

25. Ejecutar cada una de las actividades de recolección de documentos en los lugares dispuestos en las sedes para tal efecto, dentro del tiempo establecido, con el control de calidad requerido para la documentación, haciendo en debida forma el alistamiento, la captura, la digitalización y el archivo en cajas, para el cumplimiento de la prestación adecuada del servicio ofrecido en los términos y condiciones previstas en la Invitación y sus anexos.

26. Desarrollar el control de calidad de la documentación de los registros públicos (verificación de documento idóneo), que consiste en verificar que el documento corresponda al trámite que se ha pagado en la caja.

27. Desarrollar la ejecución del proceso desde el momento en que se reciben los documentos en los sitios designados en las diferentes sedes de LA CÁMARA.

28. Utilizar el procedimiento y el software de LA CÁMARA para prestar el servicio de digitalización de documentos en las sedes. El hardware requerido deberá ser suministrado por EL CONTRATISTA, con las características técnicas que se encuentran descritas en el Anexo de especificaciones técnicas.

29. Cumplir con las condiciones técnicas y procedimentales establecidas por LA CÁMARA para alcanzar los niveles mínimos requeridos de calidad y servicio durante la vigencia del contrato, incluyendo las épocas de alto volumen de documentos.

30. Dar estricto cumplimiento a los procedimientos y metodología establecidos para digitación y digitalización de formularios y documentos de los registros públicos y otras áreas de LA CÁMARA, teniendo en cuenta los indicadores de gestión definidos para cada actividad, procurando siempre el cumplimiento de las metas establecidas.

31. Prestar los servicios objeto de la presente convocatoria en sus propias instalaciones o en las instalaciones de LA CÁMARA, según corresponda, empleando los recursos tecnológicos asignados por LA CÁMARA o proporcionados por su cuenta, para el desarrollo del objeto contratado, destinando el personal experto e idóneo requerido para cada actividad, de acuerdo con los perfiles definidos por LA CÁMARA.

32. Dar estricto cumplimiento a los tiempos de respuesta y a los horarios para la digitación, digitalización y entrega de los formularios y documentos, definidos por LA CÁMARA.

33. Supervisar continuamente los procesos de digitación y digitalización de los formularios y documentos para evitar errores en su procesamiento y garantizar el 100% de la calidad de la información digitada y digitalizada. En caso de que no se dé cumplimiento a lo establecido en este numeral y se detecten errores o inconsistencias en la información procesada por EL CONTRATISTA, éste estará obligado al pago de las multas y sanciones que se estipulan en la Invitación.

34. Contratar por su cuenta el personal experto e idóneo para realizar las actividades requeridas para la prestación del servicio, de acuerdo con los perfiles exigidos por LA CÁMARA y llevar el control directo del personal que emplee para el cumplimiento del contrato. Para estos efectos, deberá someter a un proceso de selección, así como a un estudio de seguridad, al personal que asigne para el cumplimiento de los servicios propios del contrato, con el fin de garantizar a LA CÁMARA la idoneidad, las competencias personales y laborales, los perfiles, la experiencia y los antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y personales del personal que asigne. Los procesos de selección y el estudio de seguridad deberán realizarse de acuerdo con lo exigido. En todo caso, LA CÁMARA se reserva el derecho de solicitar mayores estudios del personal que a su juicio no ofrezca las garantías de seguridad suficientes. El personal asignado a las labores deberá ser el suficiente para garantizar cada una de las labores a realizar. EL CONTRATISTA debe administrar íntegramente al personal asignado para la labor contratada, sin que pueda delegarse esta responsabilidad a LA CÁMARA. EL CONTRATISTA debe responder por el servicio contratado de manera integral, garantizando que siempre va a estar el personal necesario en cada sede, de acuerdo con la volumetría de documentos, para cumplir la labor encomendada en los tiempos acordados, incluyendo los remplazos de quienes se ausenten por cualquier razón.

35. Capacitar por su cuenta y con el apoyo de LA CÁMARA, al personal que asigne para la correcta ejecución del objeto contractual, de acuerdo con las exigencias establecidas en la Invitación y sus anexos. LA CÁMARA podrá, en cualquier tiempo verificar el

cumplimiento de las capacitaciones que EL CONTRATISTA se obliga a impartir al personal asignado, para el cumplimiento del contrato.

36. Garantizar que el personal de coordinación, soporte técnico, digitadores y digitalizadores asignados al cumplimiento del contrato, presten sus servicios en el tiempo que se requiera para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA, en los tiempos acordados, ya que deberá garantizar la digitación y digitalización de la totalidad de documentos radicados durante el día, incluyendo las sedes que operan en jornadas adicionales y los días sábado.

37. Dar cumplimiento a las obligaciones de carácter legal, especialmente las de carácter laboral, respecto de los trabajadores que destine para la ejecución del contrato, específicamente en lo que se refiere al pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones, aportes fiscales y parafiscales, afiliación y pago de los aportes al régimen de seguridad social en salud, pensión y riesgos laborales. El incumplimiento o retraso en el cumplimiento de esta obligación, a criterio de LA CÁMARA, dará lugar a la terminación anticipada del contrato de manera unilateral por parte de LA CÁMARA, sin lugar a requerimiento previo o al pago de indemnización alguna a favor de EL CONTRATISTA.

38. Exigir y controlar que el personal que asigne a LA CÁMARA para la prestación del servicio ofrecido, porte en lugar visible y permanentemente el carné de la empresa, debidamente diligenciado con foto reciente, durante su permanencia en las instalaciones de LA CÁMARA. Adicionalmente, el personal debe portar además los siguientes documentos: (i) cédula de ciudadanía; (ii) carné vigente de la EPS a la que se encuentre afiliado o en su defecto documento que acredite el derecho para ser atendido en caso de presentarse alguna situación médica; y (iii) carné de la administradora de riesgos laborales (ARL).

39. Hacer respetar y cumplir por parte de sus trabajadores, las regulaciones contempladas en el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de LA CÁMARA, el cual debe ser divulgado por EL CONTRATISTA a sus funcionarios, antes de iniciar la prestación del servicio, así como las normas vigentes sobre la materia y los programas que en desarrollo de las anteriores disposiciones establezca LA CÁMARA.

40. Proporcionar al personal asignado para el cumplimiento del contrato, por su cuenta y riesgo, la dotación xx xxx y los elementos que se requieran para la ejecución de las labores propias del contrato, dando cumplimiento a los estándares de calidad, duración y presentación requeridos para la prestación de los servicios contratados.

41. Suministrar los elementos de protección personal que las normas legales vigentes sobre seguridad y salud en el trabajo prescriban para el desarrollo de las funciones propias de los trabajadores que llegare a contratar para el cumplimiento del objeto del contrato.

42. Contar con un programa de salud ocupacional que incluya la inducción sobre prevención de riesgos, elementos de protección personal y condiciones de seguridad e higiene industrial y medicina del trabajo para los dependientes asignados a realizar las labores propias del contrato.

43. Mantener actualizados y a disposición de LA CÁMARA los libros de vacaciones en los cuales se registre el disfrute de los días de descanso remunerado de los trabajadores asignados para la ejecución del contrato, y la entrega de dotaciones, de acuerdo con lo establecido por ley. Cada vez que las personas cumplan el tiempo para tener derecho al disfrute de vacaciones, deben disfrutarlas. No es viable acumular períodos de vacaciones sin disfrutarlas.

44. Dar las órdenes e instrucciones al personal empleado y fijar las condiciones y circunstancias de modo, tiempo y lugar para realizar las actividades requeridas en la ejecución del contrato.

45. Retirar del servicio al personal cuya remoción sea solicitada por LA CÁMARA, mediante comunicación escrita, sin necesidad de explicar las razones de la determinación. No

obstante, EL CONTRATISTA deberá evaluar continuamente al personal y si considera que alguno de sus trabajadores no cumple con las funciones o con los estándares de calidad requeridos para la adecuada ejecución del contrato, dará lugar a la remoción, garantizando que no se afecte con ello el desarrollo de la operación. LA CÁMARA no responderá por los perjuicios o indemnizaciones que por este motivo reclamen los trabajadores o cualquier personal a cargo de EL CONTRATISTA.

46. Cubrir de manera inmediata y por su cuenta y riesgo las faltas absolutas o temporales de los trabajadores que haya designado para el cumplimiento del objeto del contrato, con personal igualmente idóneo y calificado que cumpla con los requisitos del perfil, proceso de selección y estudio de seguridad, para no alterar la operación normal del servicio de LA CÁMARA, ante cualquier eventualidad o contingencia que se presente con el personal designado, independientemente de si se trata xx xxxxxx por vacaciones, enfermedad, maternidad, accidentes, calamidad doméstica o por cualquier otro motivo que impida o altere el desarrollo de las actividades propias del contrato. El reemplazo deberá realizarse como máximo dentro de las seis (6) horas laborales siguientes al aviso o llamado efectuado al contratista por parte de LA CÁMARA, si se tratare de una situación que no se podía prever. En caso contrario, el reemplazo debe ser programado y no podrá notarse la ausencia del personal.

47. Responder frente a LA CÁMARA y frente a terceros por las actuaciones y omisiones del personal que asigne para el cumplimiento de las labores propias del contrato.

48. Cumplir con las políticas de seguridad informática vigentes en LA CÁMARA y adaptar en sus sistemas mecanismos de seguridad que garanticen que no afectarán por ninguna causa la plataforma tecnológica de LA CÁMARA. En ningún caso se pueden utilizar dispositivos extraíbles para almacenamiento de datos en los equipos destinados a la labor de digitación y digitalización.

49. Adjuntar a cada factura mensual presentada ante LA CÁMARA por concepto del servicio prestado, copia de los siguientes documentos: (i) documentos que acrediten el pago oportuno de los aportes parafiscales (SENA, ICBF, caja de compensación) del personal asignado a LA CÁMARA para la ejecución del objeto contractual; (ii) documentos que acrediten el pago oportuno de salarios, prestaciones sociales y aportes de seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales).

50. Realizar el análisis estadístico sobre la información digitada y digitalizada, de tal manera que se puedan hacer comparaciones cuantitativas y cualitativas mensuales, anuales y comparativas con los mismos períodos de años anteriores, igual que todas aquellas comparaciones que faciliten el establecimiento de relaciones estadísticas entre las diferentes variables que componen la información digitada y digitalizada.

51. Atender las directrices y recomendaciones que dicte LA CÁMARA sobre la ejecución del contrato.

52. Mantener y respetar la confidencialidad, seguridad y tenencia de toda la información a la que tenga acceso en virtud de este contrato. Para los efectos del contrato, EL CONTRATISTA acepta que la información que sea conocida en ejecución de este contrato es de propiedad exclusiva de LA CÁMARA y se abstendrá de utilizarla para cualquier fin distinto a la ejecución del presente contrato, haciéndose responsable de que sus trabajadores atiendan de forma estricta esta obligación, so pena de incumplir el contrato y de hacerse acreedor a la imposición de multas, de la cláusula penal o indemnización de perjuicios.

53. Contar con las autorizaciones, licencias y permisos de las autoridades competentes para realizar las actividades que hacen parte del objeto del contrato y mantenerlas vigentes durante el plazo de ejecución del contrato.

54. Garantizar la custodia y almacenamiento de los documentos entregados por LA CÁMARA, de tal manera que no haya lugar a extravíos o deterioros graves.

55. Garantizar la validación automática y manual de datos en cuanto a existencia, calidad y cantidad que se encuentren en los formularios digitados, e información complementaria correspondiente a las secretarias de hacienda distrital o municipales, a la DIAN y a las entidades con las que LA CÁMARA se obligue a digitar información; y hacer la generación electrónica de reportes donde se hubieren encontrado inconsistencias con la identificación plena de la matrícula mercantil, el número de inscripción de la entidad sin ánimo de lucro o el número de inscripción del proponente.

56. Constituir y mantener vigentes las pólizas que se pacten para el contrato y/o en cualquiera de sus modificaciones, y presentarlas dentro del término señalado para tal fin por LA CÁMARA.

57. Entregar los informes pactados en el contrato y en sus anexos, y los demás que LA CÁMARA solicite en cualquier momento, en relación con la ejecución del objeto del contrato, en los plazos y en la forma solicitados con LA CÁMARA.

58. Aclarar, corregir, complementar o adicionar los informes, reportes y documentos entregados en desarrollo del contrato, como lo solicite LA CÁMARA, sin que esto genere costo adicional para LA CÁMARA.

59. Asesorar oportunamente a LA CÁMARA en los aspectos profesionales y técnicos que se desprendan del objeto del contrato.

60. Atender cualquier requerimiento que haga LA CÁMARA sobre la prestación de sus servicios y asesorarla sobre el particular.

61. Responder ante LA CÁMARA por todas las fallas, errores, negligencias, anomalías o inconsistencias que se presenten en la ejecución del contrato.

62. Indemnizar a LA CÁMARA por los perjuicios que se generen por el retardo en el cumplimiento o por el incumplimiento del objeto pactado en el contrato y las obligaciones que se deriven del mismo.

63. Informar inmediatamente a LA CÁMARA sobre cualquier situación o acontecimiento que impida o retarde el normal cumplimiento del objeto del contrato o que afecte los intereses o derechos de LA CÁMARA en el asunto a su cargo.

64. Asistir a las reuniones a las que cite LA CÁMARA para tratar asuntos relacionados con el desarrollo del objeto contractual.

65. Desarrollar con el mayor cuidado y dedicación la ejecución de las actividades necesarias para la satisfacción del objeto del contrato.

66. Realizar la digitalización y grabación en el sistema de los documentos que componen las solicitudes de conciliación.

67. Desarrollar en las diferentes sedes del centro de Conciliación y Arbitraje de LA CÁMARA, las siguientes actividades como: digitalización, recolección de documentos alistamiento de documentos, proceso de captura, y digitalización y generación de reportes.

68. Digitalizar las solicitudes dentro de las 24 horas siguientes a la radicación en caja y enviar los documentos físicos al supervisor del contrato.

69. Realizar control de calidad de las actividades desarrolladas durante el proceso, de acuerdo a los puntos de control establecidos por LA CÁMARA.

70. Realizar la facturación por imagen digitalizada.

71. Disponer de hasta 4 personas, para realizar la labor de alistamiento, digitalización, cargue y descargue del sistema, foliatura y encarpetado para la remisión al Archivo Central en las instalaciones del CAC donde se brinde el servicio de arbitraje.

72. Desarrollar el servicio de digitalización en las instalaciones que el Centro de Arbitraje y Conciliación disponga para tal fin. EL CONTRATISTA deberá hacer uso de los equipos

de cómputo y de los escáneres con los que cuente LA CÁMARA bien sean propios o alquilados.

73. El personal asignado debe tener la disponibilidad requerida en la INVITACIÓN.

74. Renovar la póliza de responsabilidad civil protección de datos anualmente.

75. Las demás que sean de la naturaleza o se entiendan hacer parte del contrato y garanticen su adecuada y satisfactoria ejecución, y la buena fe contractual.

6) OBLIGACIONES DE LA CÁMARA:

1. Pagar el valor del contrato de conformidad con lo establecido.

2. Suministrar la información que requiera EL CONTRATISTA para la adecuada y oportuna prestación de sus servicios.

3. Entregar al contratista los formularios con los anexos y documentos que correspondan, para la respectiva digitalización y/o digitación, de acuerdo con lo establecido.

4. Instalar a través del área de soporte técnico de la Vicepresidencia de Tecnología de LA CÁMARA el software del gestor documental y del sistema de administración de los registros públicos, en aquellos que se requiera para el correcto desarrollo de la función de digitación y digitalización, en los equipos de EL CONTRATISTA destinados para tal fin.

5. Colaborar con EL CONTRATISTA para la adecuada y oportuna prestación de sus servicios.

6. Autorizar el ingreso del personal designado por EL CONTRATISTA a las instalaciones de LA CÁMARA para la oportuna prestación del servicio, siempre que se cumpla con la política de ingreso para contratistas.

7. Designar al funcionario que hará las veces de supervisor para la coordinación de las actividades objeto del contrato resultante.

8. Destinar áreas e infraestructura necesarias en cada sede de LA CÁMARA, para que el personal que EL CONTRATISTA disponga para la prestación del servicio en sedes de LA CÁMARA cumpla oportunamente con sus funciones.

9. Las demás que se deriven de la naturaleza del servicio.

7) PLAZO DE EJECUCIÓN: Tres (3) años y dos (2) meses, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución. 8) VALOR DEL CONTRATO: El valor del presente contrato es hasta por la suma de XXX ($XXXX) más el IVA o el que haga sus veces, de acuerdo con la tarifa que corresponda conforme con la normatividad vigente. PARÁGRAFO PRIMERO: INCREMENTO DEL PRECIO. A partir del 01 de enero del 2020, y en cada cambio de vigencia, se incrementarán los valores unitarios, en un porcentaje igual al incremento xxx xxxxxxx mínimo mensual legal vigente (SMMLV). PARÁGRAFO SEGUNDO: CONCEPTOS QUE INTEGRAN EL VALOR DEL CONTRATO. El valor total del contrato incluye todos los gastos, costos e impuestos directos e indirectos necesarios para la oportuna y satisfactoria ejecución de los servicios objeto del contrato por parte de EL CONTRATISTA, tales como personal, recursos técnicos, equipos, medios magnéticos, papelería, copias, transporte, administración, seguros, imprevistos, utilidad e impuestos, entre otros. Cualquier costo o gasto adicional que se genere por la suscripción o ejecución del presente contrato será asumido exclusivamente por EL CONTRATISTA. 9) FORMA DE PAGO: LA CÁMARA pagará a EL CONTRATISTA en mensualidades vencidas, de acuerdo con los servicios efectivamente prestados a satisfacción de LA CÁMARA durante el respectivo mes y el valor unitario de los mismos conforme LA PROPUESTA. PARÁGRAFO: Cada pago se realizará dentro de los treinta

(30) días siguientes al recibo de la factura mediante transferencia electrónica. EL CONTRATISTA no podrá facturar sin haber prestado los servicios y presentado los entregables a entera satisfacción de LA CÁMARA.10) REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD PARA LOS PAGOS: Además de los requisitos mencionados en el presente contrato, para que procedan los pagos, EL CONTRATISTA se obliga segun su condición, a presentar a satisfacción de LA CÁMARA los

documentos que acrediten el pago oportuno del Régimen de Seguridad Social Integral, ARL, Parafiscales y el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En el evento en que LA CÁMARA encuentre que EL CONTRATISTA no está dando cumplimiento a éstas obligaciones tendrá la facultad de abstenerse de pagar, mientras EL CONTRATISTA no cumpla con sus obligaciones legales. 11) CAPACIDAD FINANCIERA DE EL CONTRATISTA: EL CONTRATISTA, se obliga durante el plazo de ejecución del contrato, a mantener los índices de la capacidad financiera evaluada con LA PROPUESTA presentada. Por tanto, es obligación de EL CONTRATISTA informar a LA CÁMARA cualquier modificación que pueda afectar la capacidad financiera requerida para asumir el contrato, con el fin que LA CÁMARA pueda evaluar la conveniencia de continuar con la ejecución del servicio contratado o darlo por terminado. LA CÁMARA está facultada para verificar la información en cualquier momento y si evidencia el incumplimiento de algún indicador, está facultada para terminar anticipadamente el contrato. LA CÁMARA está facultada para verificar la información en cualquier momento y si evidencia el incumplimiento de algún índice, está facultada para terminar anticipadamente el contrato. 12) NATURALEZA DE LOS RECURSOS: En razón del objeto específico determinado en este contrato, se entiende que los pagos que sean o llegaren a ser debidos por LA CÁMARA en virtud del mismo serán atendidos con recursos de origen público. Teniendo en cuenta que las prestaciones del contrato serán pagadas con dineros de origen público, EL CONTRATISTA tendrá en cuenta que mediante la ejecución de sus compromisos colabora eficientemente en el logro de las funciones de interés general que corresponde adelantar a LA CÁMARA. Por lo mismo, en la interpretación de las declaraciones de voluntad en estos casos se procurará adecuarse a la que más se ajuste a tales fines. LA CÁMARA se reserva el derecho de modificar el origen de los recursos de manera unilateral, cuando se presenten circunstancias que a su juicio así lo ameriten, caso en el cual notificará por escrito esta circunstancia a EL CONTRATISTA quien acepta que esa modificación unilateral puede tener lugar en cualquier momento. 13) NATURALEZA DEL CONTRATO: Las partes manifiestan que EL CONTRATISTA realiza las actividades objeto del presente contrato en forma independiente, utilizando sus propios medios y recursos, con total autonomía administrativa, sin que medie subordinación alguna respecto de LA CÁMARA. Así mismo, se entiende que con la suscripción del presente contrato no se configura ningún tipo de vinculación laboral entre LA CÁMARA y EL CONTRATISTA o sus dependientes. En este sentido, queda claramente establecido que EL CONTRATISTA para todos los efectos laborales será el único empleador de los trabajadores que requiera en la ejecución del presente contrato, estando exclusivamente a su cargo el pago de salarios, descansos remunerados, prestaciones sociales e indemnizaciones que se causen a favor de dichos trabajadores, al igual que los aportes que establece la ley para entidades como el ISS, EPS, ARL, SENA, BIENESTAR FAMILIAR, etc. Igualmente, LA CÁMARA queda exonerada de toda responsabilidad civil, administrativa o penal por los contratos que realice EL CONTRATISTA con terceras personas jurídicas o naturales para la ejecución del presente contrato. 14) GARANTIAS: EL CONTRATISTA se obliga a favor de LA CÁMARA a constituir y a mantener vigente por su cuenta y a favor de ésta, en una compañía de seguros legalmente establecida en el país, domiciliada en Bogotá, D.C., y aceptada por LA CÁMARA, las pólizas que cubran los siguientes amparos: a) CUMPLIMIENTO: Una póliza que garantice el cumplimiento del presente contrato, por un valor asegurado igual al 20% del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente Contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. b) CALIDAD DEL SERVICIO: Una póliza que garantice la calidad del servicio, por un valor asegurado igual al 10% del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente Contrato y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. c) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES.

Una póliza que garantice los salarios y prestaciones sociales, por un valor asegurado igual al quince por ciento 15% del valor del valor total del contrato, con vigencia igual a la del presente contrato y tres (3) años más. d) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Una póliza que garantice el pago de cualquier reclamo y/o indemnización de terceros derivada de

responsabilidad civil extracontractual, por un valor asegurado equivalente al 30% del valor total del contrato, con vigencia igual a la del plazo de ejecución y dos (2) años más. RESPONSABILIDAD CIVIL PROTECCIÓN DE DATOS: Una póliza de responsabilidad civil de protección de datos, que garantice el pago como consecuencia de cualquier reclamación y/o evento de privacidad, incluyendo una reclamación y/o evento de privacidad por infracción a las disposiciones establecidas en la legislación en materia de protección de datos personales o por incumplimiento involuntario a convenios de confidencialidad, por un valor asegurado equivalente al 30% del valor total del contrato, con vigencia igual a un (1) año, contada a partir de la suscripción del contrato, la cual debe ser renovada y remitida para aprobación de LA CÁMARA anualmente por parte de EL CONTRATISTA. PARÁGRAFO PRIMERO: MODIFICACIONES. En todos los casos en que se modifique las condiciones del contrato, EL CONTRATISTA se compromete a presentar a LA CÁMARA el certificado de modificación de las pólizas, según corresponda. 15) SUPERVISOR: La supervisión del presente contrato será ejercida por la Coordinadora de Certificación y Control de Calidad de la Vicepresidencia de Servicios Registrales, y por la Subdirectora del Centro de Arbitraje y Conciliación de LA CÁMARA o quien haga sus veces. En caso de modificación del supervisor ésta se comunicará por escrito al funcionario que designe el Vicepresidente o Gerente delegado para contratar. 16) FUNCIONES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO: La persona encargada de la supervisión del contrato deberá cumplir con lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría de LA CÁMARA, y velará por que el CONTRATISTA de cumplimiento al SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, establecido en el manual para contratistas expedido por la Jefatura de Calidad de Vida en diciembre de 2018, el cual forma parte integral del presente contrato y el cual será remitido a EL CONTRATISTA por el supervisor del contrato. 17) REVISIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL: Transcurrido un (01) año de ejecución del contrato, se revisará por parte del supervisor el cumplimiento que EL CONTRATISTA ha efectuado en relación con todas las obligaciones pactadas y la satisfacción de LA CÁMARA frente al presente contrato. Lo anterior, para efectos de que LA CÁMARA pueda decidir si continua el contrato hasta la fecha de finalización inicialmente pactada o lo termina anticipadamente en caso de existir insatisfacción en el servicio por falta de cumplimiento en cualquiera de las obligaciones por parte de EL CONTRATISTA, sin que sea necesario previo requerimiento o aviso por parte de LA CÁMARA. Además, EL CONTRATISTA acepta que por éste hecho no se generará ningún tipo de indemnización o reclamación de su parte, en caso de terminar el contrato por alguna de las causas antes mencionadas. 18) FORMA DE COMUNICACIÓN ENTRE LAS PARTES: Las comunicaciones deberán ser enviadas por cualquier medio que asegure su recepción por la otra parte. Será responsabilidad de la parte que envía la comunicación, asegurarse de que la otra parte reciba la comunicación enviada teniendo en cuenta parámetros de seguridad y de integridad de la información. PARAGRAFO PRIMERO: Para las comunicaciones por medios electrónicos se pueden realizar durante las 24 horas del día y se entenderán recibidas el día del envío. Las demás actuaciones inherentes a los actos jurídicos formales del presente contrato, conservaran los procedimientos originalmente establecidos. PARAGRAFO SEGUNDO: En caso de modificación del domicilio EL CONTRATISTA, lo debe comunicar dentro de los 5 días hábiles siguientes al cambio. 19) PROTECCIÓN DE DATOS: Sin perjuicio de los deberes y obligaciones relativos a la aplicación de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en materia de habeas data, EL CONTRATISTA manifiesta conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA CÁMARA y se obliga a dar estricto cumplimiento a las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas establecidas por LA CÁMARA, que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado. En el evento en el cual LA CÁMARA detecte una potencial pérdida, consulta, uso, tratamiento y/o acceso no autorizado o fraudulento, riesgo o vulneración de la Política de Tratamiento por parte de un empleado, funcionario, colaborador o tercera persona, deberá informar de manera inmediata al supervisor del contrato, sobre la respectiva situación, así mismo, EL CONTRATISTA deberá dar cumplimiento de los principios y deberes establecidos por la Ley

1581 de 2012 y las demás normas que regulen sobre esta materia. Esta obligación se hace extensiva al equipo de trabajo que requiera EL CONTRATISTA para la ejecución del contrato. PROHIBICIONES DE EL CONTRATISTA: En la ejecución del presente contrato EL CONTRATISTA deberá abstenerse de: a) Reproducir, comercializar por cualquier medio o usos no previstos en el presente contrato, la información que por este contrato se suministra, así mismos se prohíbe la cesión total o parcial a cualquier persona natural o jurídica de dicha información. EL CONTRATISTA es el encargado y se compromete a velar para que los eventuales usuarios utilicen la información de acuerdo a lo estipulado en este documento y conforme a la ley. b) Realizar cualquier acto que lesione o atente contra el habeas data o derechos de los titulares de los datos consultados. c) Desarrollar aplicativos o herramientas con el propósito de modificar los sistemas de información de LA CÁMARA, la información contenida en las bases de datos o los niveles de acceso a la información establecidos por LA CÁMARA a EL CONTRATISTA. d) Reproducir, publicar, comercializar o transferir a cualquier persona natural o jurídica, de forma no autorizada por LA CÁMARA previamente y por escrito, la información registrada en ejecución de este contrato, ya sea a título gratuito u oneroso. PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA únicamente podrá comercializar la información registrada si realiza alguna labor que dé un valor agregado a la misma, previa autorización por escrito firmado por parte de LA CÁMARA y con reconocimiento de la fuente de la información, que para el efecto es LA CÁMARA. PARÁGRAFO SEGUNDO: Serán de responsabilidad exclusiva de EL CONTRATISTA los daños o perjuicios que se ocasionen a LA CÁMARA o a terceros por la divulgación, publicación o comercialización de la información que realice EL CONTRATISTA incluyendo, pero sin limitarse a los eventos en los cuales comercialice o publique información desactualizada. 20) RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD. EL CONTRATISTA se compromete a guardar estricta confidencialidad y reserva absoluta sobre toda la información que la CCB le suministre, o que lleguen a conocer sus empleados, contratistas, asesores, agentes y subcontratistas, si los hubiere, de manera verbal o por cualquier medio escrito, audiovisual, magnético, vía electrónica y por cualquier otro medio, en desarrollo del contrato (en adelante Información Confidencial). La obligación de reserva y confidencialidad de la Información Confidencial estará vigente desde la fecha de celebración de este contrato y por cinco (5) años más después de su terminación y EL CONTRATISTA será responsable por cualquier revelación, empleo o divulgación de cualquier porción de la Información Confidencial. EL CONTRATISTA, se obliga tanto en la ejecución del contrato como una vez terminado el mismo, a implementar todas las políticas vigentes en materia de protección de la información confidencial de sus clientes tratándola con especial responsabilidad, control y protección. Toda la información confidencial que la CCB le suministre, será utilizada por EL CONTRATISTA, solamente para los efectos descritos en este contrato. Nada en este término implica que las partes tengan la mutua obligación de suministrarse información confidencial, salvo para los efectos del desarrollo del objeto del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: De manera particular y sin limitar lo anteriormente enunciado, EL CONTRATISTA reconoce que las metodologías, procedimientos, “know-how”, técnicas e información personal y corporativa que llegue a conocer de la CCB, o de cualquiera de sus filiales, en desarrollo de los servicios contratados, es información confidencial que pertenece y seguirá siendo de propiedad de la CCB y de cada una de sus filiales, según corresponda, la cual se encuentra sujeta a la obligación de reserva y confidencialidad de la información en los términos de este contrato. Independientemente de las acciones a las que haya lugar por el incumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA, si éste extravía o revela información confidencial, dará aviso inmediato a la CCB y tomará todas las medidas razonables y necesarias para minimizar los resultados de pérdida de la información o divulgación de la misma sin autorización. PARÁGRAFO SEGUNDO: La información confidencial no incluye: a) La información que sea de dominio público con anterioridad al momento de ser entregada a EL CONTRATISTA. b) La información que llegue al poder del CONTRATISTA antes de que la misma le sea comunicada por la CCB y que su obtención no esté relacionada con el objeto del contrato. c) La información que se convierta en disponible para el público en general sin que ello sea resultado de incumplimiento de las

obligaciones contractuales del CONTRATISTA. d) La información que está en posesión o puede ser independientemente adquirida o desarrollada por EL CONTRATISTA sin violar ninguna de sus obligaciones contractuales o legales. e) Información sobre la cual sea aprobada su divulgación por medio de autorización escrita de la CCB y sólo hasta el límite de dicha autorización. PARAGRAFO TERCERO: Si se le solicitare o exigiere a EL CONTRATISTA o a sus representantes revelar la Información Confidencial mediante una orden judicial, requerimiento administrativo u otro mecanismo similar, deberá: 1. Notificar a la CCB de tal solicitud o requerimiento de manera inmediata y con anterioridad a la divulgación, de tal forma que la CCB pueda adelantar la acción judicial o administrativa tendiente a la protección de la Información Confidencial. 2. Cooperar con la CCB, en el caso que presenten cualquier acción para la protección de la Información Confidencial. En cualquier caso, únicamente se revelará la Información Confidencial exacta o la porción de la misma específicamente solicitada. PARÁGRAFO CUARTO: Dentro de los treinta (30) días siguientes a la terminación de este contrato, EL CONTRATISTA devolverá o destruirá, según lo determine la CCB, toda la información confidencial que le fue suministrada por la CCB, incluyendo todos los documentos y soportes que la comprenden, así como todas las copias que existan de la misma y cualquier información o trabajo desarrollado a partir de la Información Confidencial. PARÁGRAFO QUINTO: EL CONTRATISTA se compromete a que todos los empleados que sean asignados por EL CONTRATISTA al proyecto de la CCB por virtud del presente contrato sean debidamente informados y conscientes del alcance y responsabilidades derivadas de tal confidencialidad, y en el mismo sentido, se obliguen al cumplimiento de los requisitos de confidencialidad establecidos en este Contrato. De igual manera, la CCB se abstendrá de divulgar o compartir con personas diferentes al personal de la CCB los documentos, programas, estrategias y tarifas de EL CONTRATISTA. 21) PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Sin perjuicio de los deberes y obligaciones establecidas en el presente contrato el CONTRATISTA, se compromete a dar aplicación de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables vigentes en materia de protección de datos personales. El CONTRATISTA manifiesta conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de LA CÁMARA, la cual puede consultar en: xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. De conformidad con la legislación antes enunciada, LA CÁMARA actuará como RESPONSABLE de la información y el CONTRATISTA asumirá la calidad de ENCARGADO de la información. Se establece que los datos a trasmitir en este CONTRATO son de origen y naturaleza pública, los cuales han sido recaudados de los empresarios y/o inscritos al momento de realizar su inscripción y/o matricula y/o renovación y/o modificación en los registros públicos que administra la Entidad. LA CÁMARA como RESPONSABLE de la información realiza un adecuado tratamiento de los datos al momento de la recolección, los mantiene almacenados bajo estrictas medidas de seguridad y los usa de acuerdo con las funciones asignadas por la Ley y su objeto social. EL CONTRATISTA como ENGARCADO al recibir los datos, se obliga a efectuar el tratamiento de la información contenida en las referidas bases de datos y documentos, única y exclusivamente con fines propuestos en el clausulado anterior, quedando expresamente prohibido cualquier otro uso distinto del señalado. En el tratamiento de los datos EL CONTRATISTA deberá asumir todos los controles necesarios para evitar una utilización distinta de la señalada en el clausulado del contrato, por lo que EL CONTRATISTA se obliga a dar estricto cumplimiento a las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas establecidas por LA CÁMARA, que garanticen la seguridad de los datos entregados por la Entidad o por cualquiera de sus colaboradores con el fin de que se evite su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado. En el evento en el cual LA CÁMARA detecte una potencial pérdida, consulta, uso, tratamiento y/o acceso no autorizado o fraudulento, riesgo o vulneración de la Política de Tratamiento de datos Personales por parte de un empleado, funcionario, colaborador o tercera persona a cargo del CONTRATISTA deberá informar de manera inmediata al Designado Funcional del CONTRATISTA, sobre la respectiva situación; esta obligación se hace extensiva al equipo de trabajo que requiera EL CONTRATISTA para la

ejecución del contrato. En caso de que EL CONTRATISTA detecte una potencial pérdida, consulta, uso, tratamiento y/o acceso no autorizado o fraudulento, riesgo o vulneración de la Política de Tratamiento de datos Personales por parte de un empleado, funcionario, colaborador o tercera persona deberá informar de manera inmediata al Supervisor del Contrato designado por LA CAMARA y al correo: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx. EL CONTRATISTA reconoce expresamente que los datos y las bases de datos a los que tendrá acceso son de exclusiva propiedad de LA CAMARA, por lo que no podrá utilizarlos sino para los fines autorizados y bajo las condiciones establecidas en el presente contrato, tampoco podrá ceder, trasmitir, transferir y/o divulgar la información tratada ya sea total o parcialmente a terceros ajenos a este contrato, salvo en cumplimiento de una obligación legal previa autorización de LA CAMARA. Obligaciones de EL ENCARGADO para el tratamiento de la base de datos de EL EVENTO. 1. Realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con lo señalado en presente contrato.

2. Garantizar que el tratamiento de los Datos Personales se hace cumpliendo con los protocolos de seguridad y demás obligaciones contenidas en la Política de Protección de datos personales de LA CÁMARA (El RESPONSABLE), que hace parte integral del contrato las cuales pueden ser consultadas en xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 3. Contar con una política de tratamiento de datos personales. 4. Dar tratamiento, a nombre de LA CÁMARA, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. 5. Salvaguardar la seguridad de los documentos y las bases de datos en las que se contengan datos tratados. 6. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento realizado. 7. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y LA CÁMARA. 8.

Documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 9. Una vez tratados los datos y documentos entregados por LA CÁMARA y finalizado el tratamiento, eliminar dicha base de datos y emitir una certificación a LA CÁMARA afirmando lo anterior. 10. Mantener la información bajo los parámetros de seguridad establecidos para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 11. Garantizar que la información objeto de tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 12. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data e informar a LA CÁMARA de cualquier solicitud del

titular sobre el uso dado a sus datos, antes de realizar cualquier pronunciamiento. 13. Informar a LA CÁMARA cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 14. Informar al Titular como acceder o consultar la política de Tratamiento de la Información. 15. Permitir únicamente el acceso a los documentos y a las bases de datos a las personas que se requieran para la ejecución del contrato. 16. Garantizar que sus empleados, contratista y personal en general que pueda intervenir en cualquier fase de ejecución del contrato que conozca y cumpla con las obligaciones aquí pactadas. 17. Cumplir con los demás deberes establecidos en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012. PARÁGRAFO: EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne a LA CAMARA por cualquier incumplimiento en la protección de Datos Personales de acuerdo con la normatividad vigente y las obligaciones pactadas en este contrato. LA CÁMARA quedará liberada de toda responsabilidad por el uso indebido que EL CONTRATISTA pudiera dar a la información entregada, reservándose el derecho a ejercer todas las acciones legales tendientes a demandar el reembolso de las sumas que pudiere ser obligado a pagar como consecuencia de lo anterior, más la indemnización de los perjuicios que se hubieren ocasionado. 22) PACTO DE INTEGRIDAD: EL CONTRATISTA declara bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente documento que ni él, ni los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, ni los Representantes Legales, ni el Revisor Fiscal y/o Contadores se encuentran incursos en causal alguna de inhabilidad, incompatibilidad legal o conflicto de interés para contratar con LA CÁMARA. EL CONTRATISTA acepta que ha revisado los documentos denominados Código

de Ética y Buen Gobierno Corporativo, Estatuto de Contratación y el Manual de Procedimientos de Contratación de LA CÁMARA, que se encuentran publicados en la página web xxx.xxx.xxx.xx. Así mismo, EL CONTRATISTA declara que su patrimonio y recursos que permiten desarrollar su objeto social no provienen de actividades ilícitas o de actividades relacionadas con la financiación del terrorismo, razón por la cual, acepta que ni él, ni sus socios o accionistas, ni los miembros de la Junta Directiva o Junta de Socios, ni los Representantes Legales, ni el Revisor Fiscal y/o contadores hacen parte de la lista OFAC (Xxxxxxx), ONU o similares de igual naturaleza, de carácter nacional o internacional, o se encuentran incursos en procesos judiciales o han sido sentenciados judicialmente por delitos relacionados con el Lavado de Activos o Seguridad Pública o hayan sido extraditados. PARÁGRAFO PRIMERO. EL CONTRATISTA con la suscripción del contrato autoriza a LA CÁMARA para realizar las verificaciones correspondientes. PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso de presentarse alguna inhabilidad, incompatibilidad legal o conflicto de interés sobreviniente, EL CONTRATISTA tiene el deber de revelación de esta situación a LA CÁMARA. PARÁGRAFO TERCERO. Tanto los colaboradores que intervengan en el contrato, como EL CONTRATISTA se abstendrán de realizar cualquier conducta o acto que afecte la transparencia y probidad del contrato y su ejecución se realizará con estricto cumplimiento de las normas jurídicas y conforme al principio de la buena fe, transparencia y economía. PARÁGRAFO CUARTO. EL CONTRATISTA certifica que su empresa no tiene presencia en países considerados como paraísos fiscales o países sancionados por la OFAC. PARÁGRAFO QUINTO. Cuando se requiera la presencia de subcontratistas para la ejecución del contrato, le aplicarán las mismas consideraciones de la presente cláusula. PARÁGRAFO SEXTO: EL CONTRATISTA se compromete a poner en conocimiento de la instancia correspondiente de LA CÁMARA cualquier situación que afecte o genere un conflicto de interés durante la ejecución del contrato. 23) CESIÓN DEL CONTRATO. En ningún caso EL CONTRATISTA podrá ceder total o parcialmente los derechos y obligaciones derivados del presente contrato, salvo con autorización previa por escrito de LA CÁMARA. En caso de que la cesión sea aprobada por LA CAMARA, EL CONTRATISTA, garantizará que el cesionario reúne las calidades, condiciones, requisitos exigidos, idoneidad, experiencia, capacidad económica y legal, y todos aquellos presupuestos necesarios para garantizar la adecuada, idónea y debida ejecución del presente contrato. 24) SUBCONTRATACIÓN. En ningún caso, EL CONTRATISTA podrá subcontratar total o parcialmente la ejecución de las obligaciones derivadas del presente contrato, salvo autorización previa de LA CÁMARA, la cual constará por escrito. Para este caso, el subcontratista, quedará obligado sólo frente a EL CONTRATISTA principal, obligándose éste, a imponerle y hacerle cumplir todas las obligaciones asumidas por él en el presente Contrato y quien asumirá la total responsabilidad de la ejecución del contrato frente a LA CAMARA. En ningún caso será oponible a LA CAMARA el incumplimiento dEL CONTRATISTA por el hecho de sus dependientes o subcontratistas. 25) CLÁUSULA PENAL COMPENSATORIA: En caso de incumplimiento del presente contrato, LA CÁMARA tendrá derecho a recibir, sin necesidad de previo requerimiento, a título de estimación anticipada de perjuicios, una suma equivalente al 20% del valor total del mismo. Las partes manifiestan y aceptan que se compense el valor correspondiente que eventualmente resulte de la pena estipulada con las deudas que existan a su favor, ya sea en virtud de este contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes, o por cualquier otro concepto. Estas sumas serán objeto de la corrección monetaria correspondiente al momento de su exigibilidad y su pago extinguirá las obligaciones contraídas por las partes en virtud del presente contrato. 26) CLÁUSULA DE APREMIO. Ante el incumplimiento del plazo estipulado en el contrato, o comunicación expresa en la cual se indique el termino en el que deban cumplirse cualquiera de las obligaciones establecidas en el presente contrato, EL CONTRATISTA pagará a LA CÁMARA, a título de penalidad de apremio, por cada día xx xxxx, el equivalente al 0,1% del valor total estimado del contrato sin que supere el diez por ciento (10%) del valor del mismo, por cada evento. El pago de la de penalidad de apremio y de los perjuicios no extinguirá la obligación principal. PARÁGRAFO: PROCEDIMIENTO. La de penalidad de apremio se aplicará siempre que la causa que le da origen no haya sido subsanada

dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de LA CÁMARA a EL CONTRATISTA. Se aplicará una penalidad de apremio diaria hasta que EL CONTRATISTA cese la conducta que dio origen a la penalidad, sin perjuicio de que LA CÁMARA pueda dar por terminado anticipadamente el contrato por incumplimiento grave de EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA acepta que LA CÁMARA descuente el valor de las penalidades consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude, en virtud del presente contrato o de cualquier otro crédito que exista a cargo de LA CÁMARA y a favor de EL CONTRATISTA. El pago de las penalidades aquí pactadas no indemniza los perjuicios sufridos por LA CÁMARA ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños padecidos. Para la terminación del presente contrato por incumplimiento de EL CONTRATISTA o para la exigencia de la cláusula penal compensatoria, no será necesario que LA CÁMARA imponga previamente éstas penalidades a EL CONTRATISTA. El procedimiento mínimo para la aplicación de cualquier sanción contractual será el siguiente: (i) El Supervisor del Contrato comunicará por escrito a EL CONTRATISTA el presunto incumplimiento presentado. (ii) Recibida la comunicación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, EL CONTRATISTA podrá indicar las razones por las cuales estima que no tiene responsabilidad en relación con el presunto incumplimiento. (iii) El Supervisor del Contrato analizará las explicaciones suministradas por EL CONTRATISTA, y de resultar aceptables, se lo hará saber a éste; en caso contrario le comunicará que se procederá a la sanción contractual (igual comunicación se dará en caso de que EL CONTRATISTA no indique razón alguna). 27) CAUSALES DE TERMINACIÓN. Además de otras causales previstas en el presente documento, este contrato terminará: a) Por incumplimiento de las obligaciones de las partes contratantes. b) Por fuerza mayor o caso fortuito. c) Por mutuo acuerdo entre LA CÁMARA y EL CONTRATISTA. d) Por imposibilidad técnica, administrativa y/o legal de continuar con la ejecución del presente contrato. e) Por el vencimiento del plazo de ejecución o se haya agotado el monto máximo del valor total o por el cumplimiento total del objeto del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: TERMINACIÓN UNILATERAL. Por parte de LA CÁMARA, en cualquier tiempo y en especial cuando: a) EL CONTRATISTA cese los pagos de nómina, seguridad social o ARL del personal que tiene a cargo. b) EL CONTRATISTA entre en concurso de acreedores o se presenten embargos judiciales en contra de éste, que puedan afectar el cumplimiento del contrato. c) Cuando EL CONTRATISTA, sin aducir causa que lo justifique, se abstenga de entregar a LA CÁMARA los documentos requeridos para el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución del contrato, dentro del plazo establecido para ello. d) Cuando EL CONTRATISTA, con posterioridad a la suscripción del contrato, no diere principio a la ejecución del contrato, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar. e) Cuando del incumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA se deriven consecuencias que hagan imposible o dificulten gravemente la ejecución del contrato, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar. f) Cuando EL CONTRATISTA abandone o suspenda los trabajos total o parcialmente, sin acuerdo o autorización previa y escrita de LA CÁMARA, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar. g) Cuando EL CONTRATISTA incurra en las conductas prohibidas en el Capítulo 2 del Título II de la Ley 418 de 1997, prorrogada por las leyes 548 de 1999 y 782 de 2002, y el artículo 25 de la Ley 40 de 1993 (pago de sumas de dinero a extorsionistas u ocultar o colaborar, por parte de algún directivo o delegado de EL CONTRATISTA en el pago por la liberación de una persona secuestrada que sea funcionaria o empleada de EL CONTRATISTA o de alguna de sus filiales) o las que correspondan conforme con la normatividad vigente. h) cuando EL CONTRATISTA se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés para contratar con LA CÁMARA. En cualquiera de los casos se dará aviso a EL CONTRATISTA con cuarenta y cinco (45) días calendario de antelación a la fecha de terminación. i) Cuando EL CONTRATISTA incumpla el Pacto de Integridad. j) Cuando EL CONTRATISTA incumpla las obligaciones de carácter laboral. k) Por las demás causales señaladas en el presente contrato o en la ley. PARÁGRAFO SEGUNDO: EFECTOS DE LA TERMINACIÓN. Las partes renuncian expresamente a reclamar perjuicios o indemnizaciones

entre ellas mismas, con motivo de la terminación del presente contrato por cualquiera de las causales indicadas en la presente cláusula, salvo la establecida en el literal a), pero EL CONTRATISTA tendrá derecho a que se le liquiden y paguen los dineros correspondientes a los servicios ejecutados/bienes entregados a satisfacción de LA CÁMARA. En caso de terminación anticipada de este contrato por cualquier causa, EL CONTRATISTA se obliga a restituir inmediatamente y sin necesidad de previo requerimiento las sumas de dinero que deba cuando el desembolso en su favor exceda el valor de los servicios/bienes hasta entonces ejecutados y recibidos a satisfacción por LA CÁMARA. 28) INDEMNIDAD: EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne a LA CÁMARA por cualquier situación o hecho que se derive de la ejecución del objeto del presente contrato, por tanto se obliga a asumir la defensa de LA CÁMARA y los costos de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar, en caso que LA CÁMARA resultara demandada por hechos derivados de la ejecución del presente contrato y que sean imputables a EL CONTRATISTA. Esta cláusula también se aplicará cuando existan quejas o reclamos por compensaciones laborales de los trabajadores de EL CONTRATISTA y en todo caso de demandas civiles, laborales, penales, administrativas, etc. por dolo o culpa de EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA se obliga a salir en defensa de LA CÁMARA y estará obligado a acudir al llamamiento en garantía que se le dirija, si LA CÁMARA es demandada o recibe algún reclamo por parte de terceras personas en relación con la ejecución del contrato, independientemente de si este reclamo se hace a través de jueces, árbitros, autoridades administrativas o por cualquier otro medio. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial, LA CÁMARA notificará a EL CONTRATISTA, quien asumirá de inmediato la defensa de LA CÁMARA. Si EL CONTRATISTA, después de notificado por LA CÁMARA, no asume la defensa en un término de cinco (5) días hábiles, ésta queda facultada para contratar, a expensas de EL CONTRATISTA, la defensa que considere necesaria, cuyos costos y las indemnizaciones a las que hubiere lugar correrán por cuenta exclusiva de EL CONTRATISTA, pudiendo LA CÁMARA repetir contra EL CONTRATISTA. 29) MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE

CONTROVERSIAS: En caso de suscitarse cualquier diferencia con ocasión del presente contrato, las partes intentarán primero el arreglo directo, y si dentro de los cinco días corrientes siguientes ello no es posible, las partes acudirán a los mecanismos alternativos de solución de controversias regulados en la ley, como la transacción y la amigable composición, si dentro de los cinco (5) días siguientes al surgimiento de la controversia las partes no llegan a un acuerdo en el mecanismo de solución de conflictos a utilizar, la disputa se resolverá a través de la conciliación. 30) CLÁUSULA COMPROMISORIA: Cualquier diferencia, conflicto o incumplimiento que surja entre las partes con ocasión de la suscripción, ejecución, terminación o liquidación del presente contrato, que no haya podido resolverse mediante los mecanismos de solución de controversias extrajudiciales a que se hizo referencia en la cláusula anterior, será sometido a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará a las normas vigentes sobre la materia y se regirá especialmente, por las siguientes reglas: a) El Tribunal estará integrado por tres árbitros nombrados así: cada una de las partes nombrará un (1) árbitro, el árbitro restante será nombrado de común acuerdo entre las partes y si esto no es posible se delega su nombramiento al Director del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá, para que lo designe conforme al reglamento del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá. b) Los árbitros deberán ser abogados colombianos, inscritos en las listas de árbitros del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá. c) La organización interna del Tribunal se sujetará a las reglas previstas para el efecto por el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades – Sede Bogotá, en lo no regulado en la presente cláusula. d) El Tribunal funcionará en la ciudad de Bogotá, en el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades. e) El Tribunal decidirá en derecho y su fallo tendrá efectos de cosa juzgada material de última instancia y, en consecuencia, será final y obligatorio para las partes. f) Los costos que se causen con ocasión de la convocatoria del

Tribunal estarán a cargo de la parte vencida. 31) CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. EL CONTRATISTA, declara bajo la gravedad de juramento que a la fecha ha presentado y está cumpliendo con el plan de trabajo anual para la implementación de Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de conformidad con lo dispuesto en la ley 1072 de 2015. LA CÁMARA en cualquier momento podrá verificar esta información y para el efecto podrá solicitar el plan debidamente firmado por el responsable de SGSST y el empleador (Contratista) el incumplimiento de esta normatividad será causal de terminación unilateral del contrato. 32) INEXISTENCIA DE VÍNCULO LABORAL: Las partes declaran que no existe entre ellas relación de subordinación o dependencia y en consecuencia, en la ejecución del presente contrato las partes actuarán por su propia cuenta, utilizando sus propios medios y recursos y con plena autonomía profesional y administrativa y por consiguiente, asumirán de manera independiente todos los riesgos que se originen en razón del mismo. Así mismo, las partes expresamente reconocen que no existe entre ellas relación laboral, entendiéndose por tal hecho que ninguna de las partes adquiere vínculo u obligación alguna de carácter laboral frente a las personas que la otra parte vincule para el desarrollo de las actividades propias del presente contrato y el cumplimiento de sus compromisos, cualquiera sea la modalidad de la contratación que celebre con sus empleados, colaboradores o dependientes y en consecuencia, no se genera entre las partes solidaridad de carácter laboral por las obligaciones que cada una de ellas adquiera respecto de sus empleados, colaboradores o dependientes o por cualquier tipo de responsabilidad laboral que hayan adquirido individual o colectivamente, directa o indirectamente. Cada una de las partes es totalmente independiente para todos los efectos laborales, por tanto, será el único empleador de los trabajadores o colaboradores que emplee en la ejecución del presente contrato, estando exclusivamente a su cargo el pago de salarios, descansos remunerados, prestaciones sociales e indemnizaciones que se causen a favor de dichos trabajadores, al igual que los aportes que establece la ley para entidades como EPS, ARL, SENA, BIENESTAR FAMILIAR etc., quedando por tanto la otra parte exonerada en todo momento presente o futuro de toda obligación o acción laboral por concepto del presente contrato. Igualmente, cada una de las partes queda exonerada de toda responsabilidad civil, administrativa o penal por los contratos que celebre la otra parte con terceras personas jurídicas o naturales. No obstante lo anterior, en caso que una de las partes sea obligada al pago solidario de salarios, prestaciones sociales o indemnizaciones de los mencionados dependientes asignados por la otra parte, la parte afectada podrá repetir dicho pago en contra de la primera. 32) MODIFICACIONES: Todas las modificaciones que se efectúen al presente contrato deberán constar por escrito suscrito por las partes contratantes. 34) INTEGRIDAD Y DIVISIBILIDAD: Si cualquier disposición del contrato fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiese hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o que no se pueda exigir. 35) LEGISLACIÓN APLICABLE Y DOMICILIO: El contrato se regirá y será interpretado de conformidad con las leyes de la República de Colombia, y tendrá como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C. Si cualquier disposición del contrato fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiese hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o que no se pueda exigir. 36) INSTRUMENTACIÓN: EL CONTRATISTA se obliga a suscribir el presente contrato y aportar los documentos correspondientes establecidos en el mismo, a más tardar dentro de los 4 días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicado por LA CÁMARA que el documento se encuentra listo para ser firmado. EL CONTRATISTA acepta que LA CÁMARA podrá desistir de contratar lo previsto en este documento en caso de que incumpla el término aquí señalado y no entregue oportunamente éstos documentos, sin que se genere indemnización alguna. 37) PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes, para su ejecución se requiere de la aprobación de las pólizas, la

presentación del documento que acredite la afiliación y pago al régimen de Seguridad Social Integral, ARL, aportes parafiscales y cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de EL CONTRATISTA o su personal.

Las partes han consentido en el objeto de este contrato en constancia de lo cual firman a los xxx días del mes de xxx de 2019.

LA CÁMARA

EL CONTRATISTA