TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PÚBLICA No. 04

TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN PÚBLICA No. 04

Positiva Compañía de Seguros S.A desea contratar una agencia de publicidad que preste los servicios ATL, BTL, Planeación Estratégica, Marketing Digital, marketing experiencial, Branding, Comunicaciones Internas y Externas, Relaciones Públicas, Pauta y logística, así como el desarrollo y producción de eventos que permitan posicionar y promocionar la marca, sus xxxxx y productos, tanto a nivel interno, como externo, con clientes, usuarios y prospectos; se incluye investigación de mercados y técnicas de conocimiento de cliente.

También se requiere la planeación y desarrollo de campañas de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales. Asimismo, requiere que la agencia colabore con la comercialización y venta de los seguros que tiene la compañía y sus xxxxx a través de diversos canales alternos, en todo el territorio nacional.

Vicepresidencia de Negocios Mayo de 2017

Contenido

INTRODUCCIÓN 6

CAPITULO 1 10

INFORMACIÓN GENERAL 10

1. OBJETO 10

1.1 REQUISITOS GENERALES 10

1.2 DEFINICIÓN Y ALCANCE DE LOS SERVICIOS OBJETO DE CONTRATACIÓN 12

1.3 NORMATIVIDAD APLICABLE 23

1.4 POTESTAD DE LA COMPAÑÍA 24

1.5 PERFIL DEL CONTRATISTA 24

1.6 FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN 24

1.7 FORMA DE PAGO 27

1.8 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 27

1.9 CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS 27

1.10 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 27

1.11 PUBLICIDAD, CONSULTA, RETIRO Y OBSERVACIONES A LOS PRETÉRMINOS DE REFERENCIA 27

1.12 APERTURA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN 28

1.13 PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS 29

1.14 RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE 30

1.15 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 30

1.16 PROPUESTAS PARCIALES Y ALTERNATIVAS 31

1.17 PRUEBA Y EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 31

1.18 ACLARACIONES A LAS PROPUESTAS PRESENTADAS 32

1.19 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN 32

1.20 INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA 33

1.21 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD 33

CAPITULO 2 34

2 REQUISITOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN 34

2.1. COMPROMISOS ANTICORRUPCIÓN 34

2.2. ASPECTOS JURÍDICOS 34

2.2.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 34

2.2.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL 35

2.2.3. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL COMPETENTE 35

2.2.4. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA 35

2.2.5. RECIBO DE PAGO DE LA PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA O CONSTANCIA 36

2.2.6. PAZ Y SALVO POR CONCEPTO DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES 36

2.2.7. CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL 37

2.2.8. CERTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL 38

2.2.9. FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA 38

2.2.10. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS 38

2.2.11. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO 38

2.2.12. FORMULARIO DE VINCULACIÓN DE PROVEEDORES Y EMPLEADOS, SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA SARLAFT 38

2.2.13. COPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL 39

2.2.14. CERTIFICACIÓN BANCARIA 39

2.2.15. LISTA RESTRICTIVA XX XXXXXX DE ACTIVOS 39

2.2.16 CERTIFICACIÓN DE NO ESTAR INCURSO EN INVESTIGACIÓN PENAL 39

2.2.17 EXCLUSIVIDAD EN EL MANEJO DE LA CUENTA CON POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A 39

2.2.18 LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN 39

2.3. ASPECTOS FINANCIEROS 39

2.3.1. ESTADOS FINANCIEROS Y DECLARACIÓN XX XXXXX 40

2.3.2. TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL 41

2.3.3. CERTIFICADO DE VIGENCIA DE LA INSCRIPCIÓN DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL 41

2.4. ASPECTOS TÉCNICOS 41

2.4.1. DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA - FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE 41

2.4.2. ADMINISTRACION DEL SERVICIO 42

2.4.3. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE - FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE 42

2.4.4. EQUIPO DE TRABAJO - FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE 43

2.4.5. CREDENCIALES. FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE 52

2.4.6. CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL. FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE 52

2.4.7. GARANTÍA DE CONTINUIDAD DEL EQUIPO HUMANO ASIGNADO A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE 53

2.5. OFERTA ECONÓMICA. REMUNERACION AGENCIA 53

2.6. PROPUESTA ESTRATÉGICA - CREATIVA – MEDIOS 55

2.7. COMITÉ EVALUADOR PRESENTACIONES 56

CAPÍTULO 3 57

3. EVALUACIÓN DE CRITERIOS HABILITANTES Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR 57

3.1. HABILITACIÓN JURÍDICA (Factor Habilitante - Sin puntaje) 57

3.2. HABILITACIÓN FINANCIERA (Factor Habilitante - Sin Puntaje) 58

3.3 HABILITACIÓN TÉCNICA (Factor Habilitante - Sin puntaje) 59

3.4 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LAS OFERTAS 59

3.4.1 EVALUACIÓN TÉCNICA. PRESENTACION ESTRATEGICA Y CREATIVA 60

3.4.1 EVALUACION ECONOMICA 63

MENOR COSTO PROPUESTO POR EL RECURSO HUMANO REQUERIDO (350 PUNTOS)63 MENOR PORCENTAJE PROPUESTO POR ADMINISTRACION (150 PUNTOS) 64

3.4.2 VALORES AGREGADOS (100 Puntos) 66

3.4.3 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100 puntos) 66

CAPITULO 4. CONDICIONES DEL CONTRATO 68

4.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 68

4.2 OBLIGACIONES GENERALES 68

4.3 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS 69

4.4 DESCUENTOS 82

4.5 UNA VEZ PERFECCIONADO EL CONTRATO 82

4.6 SUPERVISIÓN 83

4.7 DESEMPATE 83

4.8 CAUSALES DE RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE LAS PROPUESTAS 83

4.9 RETIRO DE PROPUESTAS 85

4.10 PROHIBICIONES, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 85

ANEXO No 1. MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 86

ANEXO No. 2. FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA 88

ANEXO No. 3. FORMULARIO DE VINCULACIÓN DE PROVEEDORES Y EMPLEADOS, SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA SARLAFT 89

ANEXO No. 4. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE 92

ANEXO No. 5A. RESUMEN HOJAS DE VIDA EQUIPO DE TRABAJO 93

ANEXO No. 5B. HOJA DE VIDA DE CADA UNO DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO 94

ANEXO No. 6 CARTA DE COMPROMISO 95

ANEXO No. 7. MODELO DE MINUTA PROPUESTA PARA EL CONTRATO 96

ANEXO No. 8. MATRIZ DE RIESGOS OPERATIVOS 113

ANEXO No. 9A. PROPUESTA ECONOMICA 115

ANEXO No. 9B. PROPUESTA XXXXXXXXX 000

XXXXX Xx. 0X. XXXXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX 000

XXXXX Xx 00. MODELO DE ACUERDO CONFIDENCIALIDAD 118

ANEXO No. 11. BRIEF 123

ANEXO No. 12. VALORES AGREGADOS 131

INTRODUCCIÓN

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., está interesada en adelantar una Invitación Pública con el fin de recibir propuestas para contratar “…una agencia de publicidad que preste los servicios ATL, BTL, Planeación Estratégica, Marketing Digital, marketing experiencial, Branding, Comunicaciones Internas y Externas, Relaciones Públicas, Pauta y logística, así como el desarrollo y producción de eventos que permitan posicionar y promocionar la marca, sus xxxxx y productos, tanto a nivel interno, como externo, con clientes, usuarios y prospectos; se incluye investigación de mercados y técnicas de conocimiento de cliente.”

También se requiere la planeación y desarrollo de campañas de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales. Asimismo, requiere que la agencia colabore con la comercialización y venta de los seguros que tiene la compañía y sus xxxxx a través de diversos canales alternos, en todo el territorio nacional…”

ACERCA DE POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

POSITIVA es una Entidad aseguradora, organizada como sociedad anónima que, como consecuencia de la participación mayoritaria del Estado tiene el carácter de Entidad descentralizada indirecta del nivel nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente sometida al Régimen de Empresas Industriales y Comerciales del Estado.

La Entidad tiene por objeto realizar: operaciones de seguros de vida individual y afines, bajo las modalidades y los xxxxx facultados expresamente; de coaseguros y reaseguros en los mismos xxxxx facultados; como Administradora de Riesgos Laborales mediante la aplicación de la Ley 100 de 1993, sus decretos reglamentarios y demás normas que los modifiquen o adicionen, actividades que por ley sean permitidas.

POSITIVA, dentro de su política Integral de Calidad, Seguridad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, está comprometida en orientar su gestión a la obtención de beneficios y resultados en forma eficiente, eficaz y efectiva para sus asegurados y busca fortalecer las prácticas gerenciales, operativas y administrativas de forma integral, por lo cual se obliga a implantar Sistemas Integrales de Gestión –SIG- y a mejorar continuamente los procesos, con un equipo humano idóneo y competente, ejerciendo un autocontrol integral, encaminados al cumplimiento de su función social y al logro de la rentabilidad esperada por sus accionistas, a través de la mejora continua y los fines esenciales del estado, conforme a los requisitos establecidos en el marco legal, y una adecuada gestión de riesgos.

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., también está comprometida a proteger su talento humano para que no sufra incidentes de trabajo, enfermedades profesionales y a prevenir la contaminación ambiental, mediante la implementación de programas de gestión acordes con los riesgos e impactos y el cumplimiento de los requisitos legales.

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. es una Empresa Industrial y Comercial de estado, de economía mixta, en competencia la cual cuenta con 11 xxxxx autorizados, más de seis

millones de asegurados, los cuales según el lineamiento estratégico debe promocionar y dar a conocer a los colombianos los seguros de la compañía.

El Core de la empresa es el ramo de Riesgos Laborales con más del 90% de los ingresos y se distribuye también su utilidad en los xxxxx de Vida Grupo y Accidentes Personales a los cuales con el acompañamiento de la agencia adjudicada se realizarán campañas de divulgación y posicionamiento en el mercado de seguros, en los diversos medios, ya sean ATL, BTL o Digitales.

Positiva Compañía de Seguros S.A. es una empresa industrial y comercial de estado, de economía mixta, en libre mercado y competencia la cual cuenta con 11 xxxxx autorizados, más de seis millones de asegurados, los cuales según el lineamiento estratégico debe promocionar y dar a conocer a los colombianos los seguros de la compañía.

El core de la empresa es el ramo de Riesgos Laborales con más del 90% de los ingresos y se distribuye también su utilidad en los xxxxx de Vida Grupo y Accidentes Personales a los cuales con el acompañamiento de la agencia adjudicada se les harán realizarán campañas de divulgación y posicionamiento en el mercado de seguros, en los diversos medios, ya sean ATL, BTL o Digitales.

Positiva Compañía de Seguros S.A. es el resultado de la cesión de activos, pasivos y contratos de la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) del Seguro Social a la Previsora Vida S.A. Compañía de Seguros.

Positiva es el fruto de un proceso de trasformación del Seguro Social que se inició con el documento CONPES 3456 de enero 15 de 2007 y el documento CONPES 3494 del 13 de

noviembre de 2007.

Pero a su vez la Compañía trae una historia forjada por La Previsora Vida S.A. Compañía de Seguros que nació con la compra de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (incluyendo Tequendama Vida), por parte de Previsora S.A. El cambio de razón social quedó solemnizado el 17 de octubre de 1995 ante la Cámara de Comercio de Bogotá. Aunque la Compañía parece joven, cuenta con más de cincuenta años en el mercado, pues Seguros Tequendama de Vida se crea y constituye mediante escritura pública 375 del 11 de febrero de 1956. Desde 1995 comienza a formar parte de una de las aseguradoras más sólidas y grandes del país: La Previsora S.A.

Mediante la resolución 1293 del 11 xx xxxxxx de 2008, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, se aprobó la cesión de activos, pasivos y contratos de la Administradora de Riesgos Profesionales del Instituto de Seguros Sociales a La Previsora Vida S.A. Compañía de Seguros. A partir del 1° de septiembre de 2008 comienza a operar Positiva Compañía de Seguros S.A.

Portafolio de productos de la compañía

En la actualidad la Compañía cuenta con 11 xxxxx de seguros aprobados por la Superintendencia Financiera de Colombia, los cuales se enuncian a continuación:

 Riesgos Laborales

 Vida Individual

 Vida Grupo

 Accidentes Personales

 Exequias

 Conmutación Pensional

 Salud

 Rentas Vitalicias

 Pensiones Voluntarias

 Desempleo

 BEPS

Para el año 2016 la distribución de las primas emitidas por la compañía en cada uno de los xxxxx es la siguiente:

XXXX	XXXXXX EMITIDAS EN MILLONES	PARTICIPACION DENTRO DEL PORTAFOLIO
Riesgos Laborales	$ 811.887	91%
Vida Grupo	$ 37.042	4%
Accidentes Personales	$ 20.123	2%
Rentas Vitalicias	$ 10.731	1%
BEPS	$ 8.437	1%
Salud	$ 2.919	0%
Vida Individual	$ 1.741	0%
Exequias	$ 90	0%
TOTAL POSITIVA	$ 892.970	100%

Fuente: Indicadores de gestión, Fasecolda 2016

Dentro de la estrategia comercial de la compañía se definió hacer foco en los xxxxx de: Riesgos Laborales, Vida Grupo, Accidentes Personales y Salud.

Principales nichos xx xxxxxxx

A continuación una breve descripción de los nichos xx xxxxxxx y productos por cada uno de los xxxxx xxxx establecidos:

Riesgos Laborales

A diciembre del año 2016 Positiva contaba con 2.962.556 afiliados, los cuales representan el 30,8% del total de trabajadores afiliados al sistema. Del mismo modo a esta fecha la compañía tenía 404.959 empresas vinculadas lo que representa el 57,06% del total xxx xxxxxxx. (Fuente: Fasecolda)

En la actualidad la compañía cuenta con una participación importante en el sector público, y espera fortalecer su presencia en compañías del sector privado.

Dentro de los sectores económicos donde Positiva piensa enfocar sus esfuerzos comerciales en los próximos años se encuentran:

 Administración pública y defensa

 Financiero

 Educación

 Salud

 Hidrocarburos

En este ramo los principales decisores de compra son directivos de las áreas xx xxxxxxx humano, seguridad y salud en el trabajo, así como Gerentes Generales, Presidentes y Representantes Legales.

Vida Grupo

Dentro de este ramo los nichos xx xxxxxxx y productos a los que se dirige la compañía son:

 Entidades Financieras, Crediticias y Micro financieras, a través de la colocación de seguros de:

o Vida colectivo voluntario: Seguros de vida diseñados para ser comercializados entre los clientes de las entidades de manera voluntaria.

o Vida deudores: producto colectivo contratado para proteger las carteras de crédito.

 Entidades Estatales, mediante seguros de vida colectivos tomados por las instituciones para proteger a los funcionarios y beneficiarios. Estos seguros son contratados principalmente a través de licitaciones, invitaciones directas, etc.

 Empresas de diversos sectores, que adquieren programas de seguros de vida para brindar beneficios a sus trabajadores.

Accidentes Personales

Para este ramo los principales nichos xx xxxxxxx y productos a los que se dirige la compañía son:

 Entidades Financieras, Crediticias y Micro financieras, a través de la colocación de seguros diseñados para ser comercializados entre los clientes de las entidades de manera voluntaria. Principalmente Microseguros.

 Entidades educativas, las cuales adquieren seguros de accidentes personales para la protección de los estudiantes. En este nicho se encuentran colegios, universidades, jardines infantiles, instituciones de educación, entre otros.

Salud

En este ramo se comercializa el seguro de complicaciones en cirugía plástica y bariátrica, donde los principales clientes son clínicas especializadas en estos tipos de procedimientos y médicos de estas especialidades.

CAPITULO 1 INFORMACIÓN GENERAL‌

1. OBJETO

CONTRATAR UNA AGENCIA DE PUBLICIDAD QUE PRESTE LOS SERVICIOS ATL, BTL, PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, MARKETING DIGITAL, MARKETING EXPERIENCIAL, BRANDING, COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS, RELACIONES PÚBLICAS, PAUTA Y LOGÍSTICA, ASÍ COMO EL DESARROLLO Y PRODUCCIÓN DE EVENTOS QUE PERMITAN POSICIONAR Y PROMOCIONAR LA MARCA, SUS XXXXX Y PRODUCTOS, TANTO A NIVEL INTERNO, COMO EXTERNO, CON CLIENTES, USUARIOS Y PROSPECTOS; SE INCLUYE INVESTIGACIÓN DE MERCADOS Y TÉCNICAS DE CONOCIMIENTO DE CLIENTE.

TAMBIÉN SE REQUIERE LA PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE CAMPAÑAS DE PROMOCIÓN DE LA SALUD Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. ASIMISMO, REQUIERE QUE LA AGENCIA COLABORE CON LA COMERCIALIZACIÓN Y VENTA DE LOS SEGUROS QUE TIENE LA COMPAÑÍA Y SUS XXXXX A TRAVÉS DE DIVERSOS CANALES ALTERNOS, EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL.

1.1 REQUISITOS GENERALES

El proponente presentará su oferta ajustada en todos los aspectos a los presentes términos de referencia y anexará la documentación e información exigida.

Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a lo consignado en los textos. En las discrepancias entre textos, que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado, sin tener en consideración en la cifra escrita.

Los documentos de la propuesta no deben presentar tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a diferentes interpretaciones o inducir a error, a menos que se haga la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del proponente o en su defecto, validada(s) en la carta de presentación de la oferta. Sin este requisito las enmiendas no se considerarán válidas.

Las propuestas deberán ser presentadas impresas, sus hojas anilladas y todos sus documentos foliados consecutivamente en orden ascendente, incluyendo los medios magnéticos. En la carta de presentación deberá indicarse el número total de folios, el valor en letras y números de su propuesta y un índice donde se relacione el contenido total de la propuesta.

La propuesta debe presentarse en cuatro (4) capítulos separados que detallen los siguientes temas y en el orden que a continuación se establece:

• Información General, Jurídica, requisitos habilitantes.

• Información Financiera

• Propuesta Técnica, Ejercicio Creativo

• Propuesta Económica

La propuesta deberá ser presentada en original impreso y dos (2) copias, adicional debe contener un (1) medio magnético en formato PDF con seguridad de edición y copia así:

• Un sobre cerrado con la propuesta ORIGINAL con todos los documentos y anexos relacionados y la propuesta en medio magnético, debidamente rotulado y que no permita confusión con otros medios magnéticos entregados y dos (2) copias del original.

• El sobre deberá estar cerrado y rotulado de manera que se identifique el nombre y número de la invitación, el nombre del proponente, su dirección y teléfono. En caso de que haya discrepancias entre la información de los medios magnéticos y la impresa, primará la segunda.

Las propuestas deberán referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en los Términos de Referencia.

Las fotocopias que se anexen a las propuestas deberán ser completamente legibles.

La propuesta debe contener el nombre o razón social, residencia, domicilio comercial, teléfonos, correo electrónico y fax del proponente.

La propuesta, tanto el original como el medio magnético, deberá llevar el nombre del proponente, la firma del Representante Legal o de la persona autorizada para presentarla.

La propuesta deberá ser presentada en idioma español. Sin embargo, se excluyen terminologías propias del ámbito publicitario y mercadológico.

El precio total de la propuesta se indicará en números y en letras, incluyendo todos los costos directos, gastos de legalización, impuestos, etc; y los costos indirectos para la ejecución del contrato, tales como, pago de personal, viáticos y gastos de transporte, compra de materiales, utilidad, entre otros. En caso de discrepancia entre el valor consignado en número y el señalado en letras, se tomará este último. De no especificarse los impuestos, aspectos tributarios y costos adicionales que haya lugar, se asumirán como incluidos dentro de la oferta.

Los presentes términos de referencia incluyen los Anexos que deberán diligenciar completamente los proponentes, a efectos de suministrar la información necesaria para la evaluación de la propuesta. Los Anexos también deben ser entregados en medios magnéticos, preferiblemente en la aplicación utilizada para su publicación y sin restricción para impresión y/o copia de textos.

1.2 DEFINICIÓN Y ALCANCE DE LOS SERVICIOS OBJETO DE CONTRATACIÓN

Positiva Compañía de Seguros S.A., tiene definido dentro del alcance del objeto contractual las siguientes actividades, las cuales deberá realizar el Adjudicatario del presente proceso de selección:

●Asesorar en el desarrollo de estrategias en la planeación, selección, ejecución y compra de plan de medios masivos, en conjunto con la central de medios, siempre y cuando esta disciplina se active. Positiva podrá sugerir medios ATL que hagan parte del plan de medios y podrá sugerir o recomendar medios digitales. Adicionalmente, la agencia y el Media Partner podrán sugerir medios alternativos basándose en los lineamientos de la estrategia de marca y el target acordado. Deberá planear, analizar, recomendar, negociar, comprar y hacer seguimiento a la pauta de medios, audiencias, programas, intensidad, fechas, páginas, formatos de pauta, TRP'S, costos y descuentos logrados, es decir todos los detalles para la implementación entre otros.

●Realizar el chequeo y control de la pauta ordenada con pruebas de medición. Responderá por la pauta y el pago directo y oportuno a los proveedores.

●Coordinar en conjunto con Positiva el análisis de los patrocinios, eventos, activaciones de marca y demás actividades BTL en que la compañía decida participar garantizando los mejores precios, ubicación, exhibición y negociación para Positiva, respetando la imagen de marca.

●Crear y diseñar artes, piezas gráficas, piezas en video, piezas radiales, digitales, de publicidad interior y exterior, prensa, revistas, entre otras piezas que se requieran en diferentes formatos, para apoyar las diversas campañas que la Compañía requiera.

●Realizar el Desarrollo Creativo, la Producción, Postproducción y Ejecución de las campañas publicitarias que Positiva determine.

●Desarrollar, asesorar e implementar estrategias y planes de acción para el sitio web, las redes sociales y otros medios virtuales que Positiva requiera

●Realizar estrategias de Relaciones públicas y de comunicación corporativo, el equipo debe encargarse de la implementación y desarrollo de herramientas tácticas de comunicación, como lo son, entre otras, reuniones de socialización con grupos de interés, visitas a grandes clientes, tours de medios con el vocero de la compañía, entrevistas uno a uno con la prensa, visitas a distintos medios de comunicación para conversar o hacer entrevistas con el director/editor, acompañados con el vocero de la Compañía, atención y manejo de preguntas que tenga la prensa, elaboración de comunicados de prensa, desarrollo de guiones para videos y programas radiales, entre otros.

●Asesorar a la compañía en todo el tema de branding, de imagen de marca, de imagen en punto de atención, señalización interna y externa, demarcación, avisos de fachada y todos los otros avisos o artes que se deriven de la relación contractual.

●Realizar 3 diseños por cada pieza que se solicite, para que el comité que Positiva designe los apruebe. No siempre se deberán entregar 3 diseños, pero esto deberá ser acordado con Positiva previamente y según la pieza que se solicite.

●Prestar sus servicios de apoyo en forma permanente e integral en todos los trabajos referentes a comunicación y publicidad y en general en todo lo referente al objeto del contrato.

●Comprometerse a asistir a las reuniones logísticas, entrega de información, revisiones y presentaciones que solicite el Supervisor del contrato.

●Responder por la adecuada planificación que le permita desarrollar el objeto del contrato con la oportunidad, cubrimiento, eficacia y calidad requeridos.

●Responder por la calidad del servicio del personal utilizado y por la calidad de los equipos, y en general por todos los servicios y los medios que se destinen para la realización y ejecución del contrato.

●Corregir de forma inmediata cualquier falla, error o inconveniente que se cometa en la ejecución del objeto contractual.

●Dar cumplimiento al tiempo de entrega acordado previamente con el Supervisor del Contrato y mantenerlo informado en caso de que estos vayan a cambiar por motivos de fuerza mayor.

●Responder oportunamente las inquietudes planteadas por el Supervisor del contrato y presentar los informes con los respectivos soportes que le sean solicitados.

●Mantener un control administrativo eficiente a nivel financiero y de costos.

Planeación

●Desarrollar inicialmente una labor de planeación estratégica: revisión de status de la marca, diagnóstico actual de la categoría de seguros, revisar la promesa y los valores de marca, definir el posicionamiento, desarrollar estrategia creativa de comunicación para el desarrollo de una comunicación integral.

●Revisar estrategias y resultados de estudios desarrollados para la marca desde su fundación.

●Desarrollar un diagnóstico actual en materia comunicacional de la categoría de seguros.

●Asegurar que las estrategias y acciones que se desarrollen guardarán relación con la identidad y unidad xx xxxxxxx, de acuerdo al brief e información entregada para la ejecución.

●Hacer entrega al Supervisor del contrato de todos los documentos, reportes escritos, desarrollo de herramientas estratégicas, análisis de competencia, revisión de tendencias,

información de consumidor, entre otros, que se hayan realizado y aportado durante la fase de planeación y en general durante la ejecución del contrato.

Administración

●Para el desarrollo del contrato el contratista deberá asignar mínimo un Director de Cuenta y un Ejecutivo de Cuenta, que sirva de enlace desde la agencia, sean el contacto directo con el Supervisor del contrato, asistan a las diferentes reuniones en las que se consideren necesarios, administren el desarrollo y ejecución de todos los trabajos y ayuden a la efectiva realización del contrato. Estas personas actuarán como coordinadores y responsables del contrato de manera permanente.

●El equipo de trabajo asignado por el contratista deberá tener disponibilidad de tiempo para cumplir con los requerimientos y las necesidades de POSITIVA durante el tiempo de vigencia del contrato, según la dedicación que tenga y se destine a la cuenta de estos profesionales.

●Deberá garantizar el equipo de trabajo ofertado. Cualquier cambio en el equipo de trabajo propuesto en la oferta deberá ser remplazado por personas con las mismas o superiores calidades y condiciones exigidas en los términos de referencia y deberá tener el visto bueno del Supervisor. Además, Positiva deberá ser informado por escrito o por vía correo electrónico al menos 10 días hábiles antes del retiro de esta persona. POSITIVA se reserva en cualquier momento, el derecho de solicitar el cambio de cualquiera de los integrantes del equipo, si a juicio del Supervisor no cumple con funciones, perfil y responsabilidades requeridas y acordadas. También Positiva podrá sugerir o solicitar la inclusión de nuevos integrantes que pertenezcan al equipo asignado a cuentas o alguna de sus disciplinas asociadas.

●Mantener un control administrativo eficiente sobre los trabajos y costos involucrados en la cuenta.

●Presentar mensualmente un Informe sobre ejecución de los recursos del contrato que indique el movimiento de las solicitudes y presupuestos aprobados, fecha, beneficiario o destino del recurso y saldo disponible.

●Realizar semanalmente entre el contratista y el Supervisor una reunión de status de trabajos, responsabilidades y fechas de entrega con el fin de llevar una debida planeación y avance de los compromisos acordados. Esta reunión podrá ser presencial, telefónica o por videoconferencia.

●Presentar un cronograma detallado con la planeación y fecha de entrega de las diferentes actividades acordadas con el fin de visualizar la correcta ejecución de la campaña integral.

●El desarrollo y ejecución de los productos está sujeta a la aprobación previa del Supervisor y las personas que POSITIVA destine para la revisión de piezas de comunicación. Toda pieza debe tener su aprobación por escrito antes de su producción, emisión o publicación.

●Toda presentación, acuerdo, y aprobación deberá quedar registrado en actas de reunión que realizará el contratista el día después de la reunión. Estas deberán ser revisadas por el Supervisor del contrato y en caso de no ser aprobada, el contratista deberá proceder a modificarlas en los (3) días siguientes.

●Desarrollar, presentar y entregar cada tres (3) meses un reporte de “Análisis de la publicidad, comunicación e innovación de la categoría” de Seguros y de Riesgos Laborales, en el territorio colombiano y de tendencias y comunicación internacional.

●Asumirá su responsabilidad cuando los errores hayan sido ocasionados por algún miembro del equipo que tenga directa o indirecta relación con el contratista.

●Desarrollo de trabajos creativos y piezas de comunicación, BTL y Digitales

●Desarrollar, diseñar, implementar y ejecutar las campañas de comunicación que se deban realizar según el objeto de la presente contratación.

●Bajo la estrategia definida, deberá desarrollar y presentar concepto(s) creativos, xx xxxxxxx, actividades, propuestas y más de 2 caminos o ideas ejecuciones por cada concepto presentado.

●El equipo creativo presentado por el contratista deberá supervisar y garantizar la calidad de: el excelente nivel creativo en todas las piezas, los copies con buena ortografía y apropiados para el grupo objetivo, calidad de los artes finales, producción impecable (gráfico y audiovisual) sin olvidar ningún detalle, solicitud o sugerencia específica del Supervisor.

●El contratista es responsable por la redacción de los textos de todas las piezas, tanto gramática como ortográficamente; en el caso en que se presenten errores por estos conceptos, POSITIVA no pagará los costos incurridos por el trabajo (arte, producción, publicación, impresión, etc.).

●Se espera que el equipo creativo presentado por el contratista se involucre y recomiende la implementación de piezas complementarias que considere pertinentes para alcanzar los objetivos expuestos, siempre y cuando su elaboración no vaya en contra de los lineamientos de la marca o exceda el presupuesto asignado.

●Se compromete a hacer preproducción, producción y postproducción con la intervención del Supervisor y el equipo de comunicaciones asignado por POSITIVA

●Deberá garantizar el equipo creativo de trabajo con el que se comprometió en su propuesta. No se aceptarán cambios constantes y diferentes responsables para los diferentes desarrollos creativos. El equipo asignado será el que se involucrará y conocerá la categoría y la marca, de tal manera que se podrá facilitar el trabajo, acertar en la creatividad y se manejará de forma eficaz y clara las campañas.

●POSITIVA podrá solicitar al contratista el diseño y la producción de campañas o comunicaciones adicionales con temáticas diferentes a las presentadas en los presentes términos de referencia siempre y cuando sean incluidos y cubiertos por los recursos disponibles de la presente contratación.

●Deberá llevar un archivo de artes finales, organizado e identificado con referencias, tamaños y descripciones especiales.

●Se deberá presentar mínimo 3 cotizaciones de producción para las piezas de audio, video y fotografía que se acuerden producir. Estas cotizaciones deben incluir la descripción del producto que se va a realizar, sus características y servicios que se van a recibir. Esto con el

fin de tomar la decisión del proveedor más conveniente y tener material para soportar el presupuesto. POSITIVA podrá según tiempos y fechas de entrega solicitar una sola cotización.

●Las campañas de comunicación, se deben presentar de forma integral y aplicada a los diferentes medios que sean dirigidas con el target definido: Medios masivos, medios alternos, actividades BTL y digital.

●El contratista podrá hacer recomendaciones estratégicas, ideas y producción para actividades de BTL e Internet que considere pertinentes para alcanzar los objetivos propuestos, siempre y cuando su elaboración no vaya en contra de los lineamientos de la marca o exceda el presupuesto asignado.

●Desarrollar estrategias e ideas para la realización de eventos y actividades promociónales de los productos y programas del sector.

●Diseñar y elaborar los materiales necesarios para la participación exitosa en eventos y en actividades promocionales.

●POSITIVA podrá cotizar el desarrollo de la producción de las ideas de BTL, Digitales y de otro tipo de propuestas realizadas por el contratista, con otras compañías diferentes a las asociadas con el contratista.

●El desarrollo de los productos, su imagen corporativa deberá estar acorde con el manual de Imagen de POSITIVA

 Deberá Realizar pago a proveedores de la agencia

 El adjudicatario con la firma del contrato garantizará la confidencialidad de la información que obtenga de la ejecución contractual y no podrá divulgar ninguna información lograda por un lapso no inferior a 5 años después de terminado el contrato.

El contratista deberá establecer unos tiempos mínimos de respuesta a los requerimientos que haga Positiva y deberá atenderlos ya sea por correo electrónico, vía telefónica, vía digital, personalmente entre otras alternativas.

Producción.

●Realizar la producción del material gráfico necesario para la implementación y puesta en marcha de las campañas requeridas.

●Se deberá presentar mínimo 3 cotizaciones de producción para las piezas de gráficas que se acuerden producir. Estas cotizaciones deben incluir la descripción del producto que se va a realizar, sus características y servicios que se van a recibir. Esto con el fin de tomar la decisión del proveedor más conveniente y tener material para soportar el presupuesto. POSITIVA podrá según tiempos y fechas de entrega solicitar una sola cotización.

 Si POSITIVA encuentra un precio más favorable en el mercado que represente un ahorro igual o superior al 5,0%) con las mismas condiciones de calidad, se debe contratar con el proveedor que ofrece el precio más favorable o igualar el precio y tiempo de entrega.

●Realizar su mejor esfuerzo para que POSITIVA obtenga el mejor precio en la compra y adquisición de productos y servicios por parte de los proveedores.

El contratista deberá presentar las cotizaciones en máximo 72 horas, en caso de no presentarlas en este plazo, se podrá contratar con el proveedor que Positiva encuentre en el mercado, que presente la oferta en el tiempo estipulado, con precios acordes al mercado y tiempo de respuesta adecuado

●POSITIVA podrá solicitar incluir en las cotizaciones y producciones a sus proveedores con quienes ha venido produciendo bajo estrictos niveles de calidad y cumpliendo con todas las exigencias en términos de costos y tiempos de entrega.

●Garantizar y supervisar la calidad de los materiales, los elementos utilizados y el trabajo final en la producción externa de las distintas piezas de Comunicación que se elaboren. Todas las piezas de comunicación y materiales promociónales requeridas por POSITIVA deben estar elaboradas con materiales con altos estándares de calidad.

●Presentar las pruebas previas de impresión o producción para su aprobación antes de proceder a la impresión final. Las pruebas del material gráfico se presentarán en impresión digital.

Señalización o fichas de seguridad para la preparación y atención de emergencias:

Entre los servicios a contratar está contemplado invertir hasta cuatrocientos millones de pesos ($400.000.000) en fichas de seguridad y señalización para la preparación y atención de emergencias.

Para las cuales se debe cumplir con toda la normatividad aplicable, entre estas normas tenemos:

ANSI Z535.1-1991

ANSI A13.1 - 2007 Identificación de tuberías NTC 1461: Colores y señales de seguridad. NTC 3458: Identificación de tuberías y servicios NTC 1692: Transporte de mercancías peligrosas

Algunas características importantes a considerar es que se manejan diferentes calibres y materiales, en especial PVC y Acrílico, algunas sencillas, otras fotoluminiscentes, otras reflectivas, la cantidad a producir está determinada por la demanda de las empresas afiliadas; sin embargo si se realiza una producción en volumen de las señales más sencillas en unidades de 500, 1.000, 2.000 y 5.000 unidades de las referencias más solicitadas.

En pocas oportunidades se maneja también producción por unidades según demanda de las empresas afiliadas.

El servicio de la agencia no incluye instalación.

Todas estas señales deben tener adhesivo doble fas de alto impacto en cuatro puntos, marca 3M.

La medida utiliza con mayor frecuencia es de 30x20 cms.

Medios.

En caso de llegarse a contratar o a requerir la activación de la compañía en medios masivos de comunicación, el proveedor deberá cumplir con:

●Desarrollo de estrategias de medios de comunicación masivos: televisión, radio, revista, prensa, publicidad exterior, pauta online y offline, Internet y en cualquier otro medio alternativo que se considere, basándose en los lineamientos de la estrategia de marca y el target acordado.

●Planear, analizar, recomendar, negociar, comprar y hacer seguimiento a la pauta en medios de comunicación de carácter masivo: televisión, radio, revista, prensa, publicidad exterior, Internet y en cualquier otro medio alternativo que se considere, basándose en los lineamientos de la estrategia de marca y el target acordado.

●Asegurar que el equipo de medios, se capacite y tenga el conocimiento de la categoría de seguros, de la comunicación y beneficios de nuestros competidores y conocer a profundidad todo lo referente a POSITIVA

●Deberá garantizar el equipo de medios con el que se comprometió en su propuesta. No se aceptarán cambios constantes y diferentes responsables para los diferentes desarrollos de planes de medios. El equipo asignado será el que se involucrará y conocerá la categoría y la marca, de tal manera que se podrá facilitar el trabajo, acertar en las recomendaciones de medios y se manejará de forma eficaz y clara las pautas.

●Elaborar y presentar el plan de medios a ejecutarse según el tiempo acordado con el Supervisor. El plan debe incluir la información necesaria como franjas, alcance, frecuencia, objetivos de medios, audiencias, programas, intensidad, fechas, páginas, formatos de pauta, TRP’s, costos y descuentos logrados, es decir todos los detalles para la implementación entre otros.

●Incluir reportes escritos correspondientes al comportamiento y consumo de medios por parte del consumidor, de manera actualizada, mediante herramientas de medición cuantitativa.

●Realizar los ajustes necesarios a la estrategia de comunicaciones y a sus diferentes planes, según los resultados del seguimiento y la medición efectuada.

●Realizar negociaciones especiales y encontrar nuevas oportunidades para negociar directamente con los proveedores nuevos descuentos que por cantidad o por edición especial o por algún caso especial se puedan presentar durante la ejecución, previa aprobación del Supervisor y respetando en todo caso el valor establecido en el proceso de licitación.

●Recomendaciones de medios diferentes o similares a las presentadas en la propuesta inicial serán revisados y aprobados por el Supervisor, previa aprobación de la propuesta y los costos presentada por el contratista, cuyos precios deberán estar acordes con los precios xxx xxxxxxx.

●Chequeo y control de pauta ordenada con pruebas de emisión.

●Entregar con cada cuenta los soportes de las publicaciones y/o de la pauta de acuerdo con los requerimientos de cada proceso, de la siguiente manera:

●Publicidad radial, televisiva y otras: una certificación del Proveedor,

●Publicación en prensa y revistas: un ejemplar por cada publicación.

●Publicidad Exterior: Reporte fotográfico y certificación del medio.

●Responder por la pauta y el pago directo y oportuno a los proveedores.

●Responder por la programación y envío del material audiovisual, cuñas y material gráfico y sus respectivas copias a los medios en los que se vaya a pautar.

●Presentar informe mensual detallando el avance y desarrollo de los planes y actividades de medios ejecutadas, indicando las órdenes y presupuestos aprobados, fechas, producto y saldo disponible. Adicionalmente revisar su cumplimiento versus los objetivos planteados al inicio de la pauta.

●Al final presentar un informe general para cierre del contrato en el cual se realice un resumen de la estrategia de medios, el plan de medios ejecutado, los logros y evaluar el cumplimiento de los objetivos de comunicación comparados con los compromisos iniciales.

Deberá incluir en la propuesta el precio con todos los costos directos e indirectos, incluidas herramientas, equipos, materiales, gastos de personal, de administrativos, imprevistos y utilidades.

Derechos de autor.

●La propiedad intelectual y material de los productos obtenidos es exclusiva de POSITIVA

●La propiedad de los bienes, equipos o elementos adquiridos para el desarrollo del objeto del contrato con los recursos propios del mismo pertenecen exclusivamente a POSITIVA

●Todos los derechos de propiedad intelectual y derechos patrimoniales de autor y títulos sobre todo trabajo creativo creados por empleados laborales del contratista en ejecución de sus funciones laborales para POSITIVA deberán ser cedidos por el contratista a POSITIVA

●El contratista deberá obtener las autorizaciones necesarias para utilización de la imagen de modelos, fotografías, material gráfico, videos y en general respecto de cualquier bien tangible o intangible, sujeto a protección como derecho de propiedad intelectual o de cualquier otra forma de protección, que sean propiedad de terceros.

●Será responsable de los pagos correspondientes a: ACODEM, SAYCO Y ACINPRO, o cualquier agremiación de artistas, modelos o locutores y de la gestión para la utilización autorizada por el autor o los dueños de los derechos patrimoniales de obras ya existentes.

Entrega de Materiales

●Entregar inventariado y en forma física: los archivos digitales master y copias en CD, archivo artes finales en formato digital, abiertos y en jpg´s, fotografías, ilustraciones y material de

video que se haya utilizado para la producción de cualquier tipo de material audiovisual o gráfico durante la ejecución del contrato.

●El contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros, en los términos de la Ley.

●Volúmenes (Volumen total a adquirir por el periodo a ser negociado. Distribución del volumen en el tiempo, frecuencia de entregas. Si se trata de un bien o servicio que se compra tradicionalmente especificar el valor histórico y distribución efectuada en el pasado

De acuerdo a las necesidades de Positiva Compañía de Seguros, y lo contemplado en el Objeto contractual.

●Cobertura: A nivel Nacional

●Entregas: (Periodicidad de entrega, forma de entrega y lugares de almacenamiento o se recibe el bien completo una sola vez)

El proveedor pondrá al servicio del equipo de POSITIVA su conocimiento y experiencia para la creación y puesta en marcha de estrategias de comunicación basadas en las siguientes acciones:

●Asesoría y colaboración en la implementación de la estrategia de potenciación de los medios acorde con los lineamientos de comunicación de POSITIVA.

●Elaboración de contenidos creativos (audiovisuales) que se requieran en la implementación de las estrategias definidas por POSITIVA

●Difusión de mensajes y comunicaciones a través de redes sociales, correo electrónico, SMS y otros medios digitales.

●Asesoría y colaboración en la implementación de la estrategia con los voceros de acuerdo con los lineamientos definidos.

●Elaboración de campañas de comunicación creativas para mejorar el posicionamiento de POSITIVA dentro del ámbito nacional.

●Elaboración de campañas creativas con base en temas claves que consideren necesarios durante la ejecución del contrato; que incluyan el diseño de piezas gráficas, realización de videos, realización de cuñas, realización de comerciales, acciones de impacto, páginas web, email marketing, SMS, conceptos creativos y análisis, formulación estratégica de comunicaciones, planeación, creación de contenidos, RR.PP. Coordinación de entrevistas, taller de voceros, convocatoria de medios, divulgación con medios, bases de datos. Diseño e implementación de experiencias.

●Respuesta pronta y estratégica a coyunturas que requieran la mitigación de crisis y contingencias, además del aprovechamiento de oportunidades en tiempo real.

●Monitoreo de redes sociales y planes de acción que de su análisis se desprendan.

●Cubrimiento en vivo de eventos para la difusión en las redes sociales, así como la planeación de experiencias.

●El contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros, en los términos de la Ley.

Corrección de estilo

Es responsabilidad del contratista la corrección de estilo de los textos desarrollados en todos los documentos, publicaciones y diversos materiales elaborados en el marco del contrato a realizar, con el fin de garantizar la correcta ortografía, gramática y redacción.

El proveedor debe encargarse de la corrección de estilo de todo el contenido informativo del material a producir o digital, con el fin de garantizar que no se presenten errores de ortografía, redacción o digitación.

Respecto a los contenidos de los materiales, en su mayoría serán suministrados por la compañía, pero en algunos casos se deberá digitar la información, u obtener de archivos en Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe Acrobat pdf. y en otros casos se entregará material impreso previamente para reimpresión, pero sin archivos en medio magnético, lo cual puede requerir digitación y este servicio no podrá ser cobrado adicionalmente.

Registro de ISBN (International Standar Book Number)

En el evento que algunas publicaciones realizadas por Positiva Compañía de Seguros S.A. requieran la obtención y registro del ISBN ante la Cámara Colombiana del Libro, por ser de carácter científico o cultural, el registro y obtención del International Standard Book Number estarán a cargo del contratista.

 El contratista debe realizar la respectiva consignación y la respectiva solicitud del registro la realizará Positiva a través del sitio web habilitado para ello por la cámara Colombiana del Libro.

 Todo el proceso para el registro y obtención del International Standard Book Number (ISBN) sería realizado por Positiva Compañía de Seguros S.A., el adjudicatario solamente debe asumir los costos y realizar la(s) respectiva(s) consignación(es). Este valor nunca excederá los $500.000.oo cada año.

 En el siguiente link aparecen las tarifas aplicables en 2017: xxxx://xxxxxxxx.xxx.xx/xxxx/

Plazos de entrega

Para garantizar la oportunidad en el suministro del material solicitado, el contratista debe comprometerse a cumplir con unos plazos de entrega máximos establecidos por cada material:

Tiempos de diseño y diagramación:

Para volantes, folletos, pendones, botones, afiches, plegables, Impresos litográficos, certificados o diplomas, escarapelas, almanaques de bolsillo, adhesivos, tropezones, retablos,

carteleras, invitaciones, libretas, sobres, habladores y cuelgapuertas Plazo máximo: Dos días hábiles.

Para Cartillas, folletos, documentos técnicos y fichas de seguridad o señalización

Plazo máximo: Cinco días hábiles si se suministran textos digitales, Diez días hábiles si no se suministra texto en medio digital.

Plazo de entrega de materiales:

Este tiempo se considera a partir de la aprobación de la prueba digital de impresión Impresos digitales:

 Menos de 500 unidades, un día hábil

 Más de 500 unidades, dos días hábiles

 Pendones hasta 50 unidades, un día hábil

 Pendones más de 50 unidades, tres días hábiles

 Afiches, volantes, folletos, plegables, certificados o diplomas, invitaciones, etc. Plazo máximo: dos días hábiles de entrega y dos días más si tienen acabados como plastificado, lacado, troquelado u otro.

Impresos litográficos:

 Para afiches, volantes, plegables, cuelgapuertas, imanes, folletos, certificados o diplomas, invitaciones y similares. Plazo máximo: Cinco días hábiles y tres días más si contempla acabados como troquelado, plastificado, lacado u otro.

 Para cartillas y material con un número de páginas superior a 24. Plazo máximo: 10 días hábiles hasta 1000 unidades y tres días más por cada 1000 unidades adicionales.

 Para cartillas o folletos y material con un número de páginas inferior a 24. Plazo máximo: 8 días hábiles hasta 1000 unidades y un día hábil más por cada 1000 unidades adicionales.

 Fichas de seguridad y señalización y fichas de seguridad o señalización.

Plazo máximo: 5 días hábiles hasta 100 unidades y 20 días hábiles cuando se realiza producción de más de 100 unidades.

Entrega de materiales promocionales:

La entrega de todo tipo de material promocional o merchandising debe realizarse xxxxxx x xxxx (10) días calendario, a excepción de productos que deban ser importados, los cuales tendrán plazo de entrega entre 30 y 45 días calendario.

Otros ítems no especificados tendrán un plazo máximo de entrega de 8 días calendario y dos días más por acabados respectivos de empaste, argollado, plastificado, lacado, troquelados y demás.

Los productos en sustratos diferentes al papel; como PVC, acrílicos y multimedia podrán entregarse de manera parcial, diez (10) días calendario posterior a la aprobación del arte.

Alistamiento, empaque, embalaje, bodegaje y transporte

Los productos contratados deben entregarse debidamente empacados y embalados, de acuerdo con las directrices que indique el supervisor del contrato o la persona(s), delegada(s) por este en Positiva.

El contratista deberá garantizar los siguientes servicios:

 Realizar el alistamiento y empaque de los elementos.

 Adecuar los embalajes necesarios para garantizar la debida protección de los bienes en tránsito, en aras que lleguen íntegros a su destino. Esto sin descuidar la optimización de volumen, en aras de sostener costos justos dentro del transporte.

 Xxxxxx los embalajes con cintas que contengan una advertencia, en el sentido que si se encuentran abiertos, quien recibe debe confirmar el contenido del empaque en presencia del transportador.

 Remisionar debidamente todas las entregas y llevar la debida trazabilidad sobre sus entregas.

 Diligenciar y asignar la guía de transporte, así como entregar la mercancía al operador logístico dispuesto por Positiva (en los casos que aplique), atendiendo íntegramente las directrices y procedimientos que esta asigne.

 Suministrar el servicio de bodegaje del material elaborado durante la vigencia del contrato.

 Tomar una póliza de seguro todo riesgo para la bodega donde se deposite el material de Positiva.

Entregar el material, de acuerdo con lo siguiente:

 Dentro de la ciudad de Bogotá: según la demanda que se presente y directamente al usuario final de la mercancía (incluye terceros de la Entidad).

 Para destinos fuera de la ciudad de Bogotá: La entrega de bienes debe hacerse directamente al operador logístico dispuesto por Positiva, previas instrucciones y salvo indicación en contrario.

 Para realizar los envíos fuera de la ciudad de Bogotá, Positiva suministrará guías del operador con el cual el área administrativa del a Compañía tiene contrato.

 Manejo de inventario en tiempo real de material en Bodega

 La bodega con la cual se suministre el servicio debe quedar ubicada en el perímetro urbano del a ciudad de Bogotá y nunca en zonas francas.

 La bodega debe tener horarios flexibles, nocturnos y fines de semana y feriados cuando se requiera.

 Las tarifas de bodegaje, embalaje, alistamiento, transporte, operación logística y manejo de inventarios nunca podrán exceder las tarifas que Positiva maneja actualmente

1.3 NORMATIVIDAD APLICABLE

El régimen jurídico aplicable a la presente Invitación Pública y al contrato que de ella se derive será el previsto en la Constitución Política, en lo pertinente en las normas civiles y comerciales, lo establecido en los Estatutos y especialmente lo mencionado en el artículo 17

del Manual de Contratación de la Compañía, en cuanto a la modalidad de selección a utilizar denominada Invitación Pública.

1.4 POTESTAD DE LA COMPAÑÍA

Esta Invitación no obliga a la Entidad a contratar, ni a reconocer ningún tipo de gasto en que incurra la persona jurídica en la elaboración de la oferta, ni a otro tipo de reconocimiento o emolumento. Así mismo, la Entidad se reserva el derecho de modificar, suspender y/o dar por terminado el proceso en cualquier etapa sin que se llegue a la adjudicación del mismo, por las razones y causales objetivas que impidan la continuidad del proceso.

1.5 PERFIL DEL CONTRATISTA

POSITIVA seleccionará una persona jurídica nacional o extranjera, Unión Temporal o Consorcio, cuyo objeto de las empresas que lo conforman comprenda asesoría, creación de productos y servicios relacionados con campañas publicitarias, con una adecuada infraestructura técnica y financiera, con recurso humano idóneo en creación, diseño, desarrollo, gerencia y amplia experiencia en campañas publicitarias.

1.6 FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO ESTIMADO PARA LA CONTRATACIÓN

La fuente de financiación para la ejecución del proyecto se hará con recursos propios de la compañía y el presupuesto incluye el IVA. El Monto del Presupuesto oficial estimado para la presente contratación es de 7.821’740.000 (SIETE MIL OCHOCIENTOS VEINTIUN MILLONES SETECIENTOS CUARENTA MIL PESOS/ Mcte).

El presupuesto destinado para esta contratación está amparado con los siguientes certificados de disponibilidad presupuestal:

Vigencia 2017: $ 3.534.225.150 TRES MIL QUINIENTOS TREINTA Y CUATRO MILLONES DOSCIENTOS VEINTICINCO MIL CIENTO CINCUENTA PESOS. MCTE

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CONTRATO AGENCIA DE PUBLICIDAD

AÑO 2017

ÁREA O DEPENDENCIA Nro. CDP VALOR

MERCADEO Y COMUNICACIONES 2017000224 $ 1.400.000.000

MERCADEO Y COMUNICACIONES

2017000225 $ 500.000.000

MERCADEO Y COMUNICACIONES

2017000244 $ 127.500.000

MERCADEO Y COMUNICACIONES

2017000243 $

80.000.000

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

2017000151 $ 700.000.000

PYP - FICHAS DE SEGURIDAD

2017000216 $ 400.000.000

SEGUROS DE VIDA

2017000156 $ 100.000.000

SEGUROS DE VIDA

2017000262 $

20.000.000

SEGUROS DE VIDA

2017000259 $

50.000.000

CANALES

2017000250 $

60.000.000

CANALES

2017000252 $

6.000.000

CANALES

2017000251 $

40.000.000

EXPERIENCIA AL CLIENTE

2017000254 $

20.000.000

ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO

2017000237 $

13.525.150

INDEMNIZACIONES

Certificación $

7.200.000

INDEMNIZACIONES

Certificación $

10.000.000

$ 3.534.225.150

Vigencia 2018: $ 4.274.640.000 CUATRO MIL DOSCIENTOS SETENTA Y CUATRO MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA MIL PESOS. MCTE

A continuación se aclaran los valores correspondientes a las certificaciones del área de indemnizaciones:

RESERVA TÉCNICA

Gerencia de Indemnizaciones

Reserva SOA (siniestros ocurridos y avisados)

$14.640.000 (Catorce millones seiscientos cuarenta mil pesos. Mcte, Incluído IVA)

NOTA: presupuesto asignado para publicaciones de edictos para la prestación económica sustitución pensional en Riesgos Laborales soportada con cargo a la reserva SOA, así:

$7.200.000 para el año 2017

$7.440.000 para el año 2018

Gerencia de Indemnizaciones Reserva Conmutación Pensional ETB

$23.200.000 (veintitrés millones doscientos mil pesos. Mcte, Incluído IVA)

NOTA: presupuesto asignado para publicación de Edictos de Prensa para Conmutación Pensional ETB, por valor de $23.200.000, los cuales se proyectaron así:

$10.000.000 para el 2017 y $13.200.000 para 2018.

1.7 FORMA DE PAGO

La suma total del valor del Contrato, será pagada de conformidad con el presupuesto asignado y en forma mensual según los servicios prestados por el CONTRATISTA y el valor de cada pago estará sujeto al informe de avance en la ejecución del plan de trabajo, el cual debe ser certificado y autorizado por la supervisión asignada al contrato y dentro de los treinta

(30) días siguientes a la presentación de la respectiva factura.

Para efectos de realizar el desembolso correspondiente a cada pago, el proveedor debe acompañar de copias legibles de los pagos efectuados a los sistemas de salud, pensión, riesgos laborales, aportes a caja de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello hubiere lugar, en cumplimiento de la Ley 789 de 2002.

1.8 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Para la prestación de los servicios que se contratarán como resultado de esta Invitación Pública, se ha establecido un plazo hasta el 31 de diciembre de 2018, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización de los contratos. Este plazo podrá prorrogarse por acuerdo entre las partes.

1.9 CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS

Positiva invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en cada una de las etapas del presente proceso de selección.

1.10 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Para la contratación se aplicará el régimen jurídico de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitución y en las leyes para la contratación estatal.

En cuanto a las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes en el curso del proceso de selección, o una vez adjudicado el contrato y antes de su perfeccionamiento, el oferente deberá renunciar a su participación y a los derechos derivados de la misma.

1.11 PUBLICIDAD, CONSULTA, RETIRO Y OBSERVACIONES A LOS PRETÉRMINOS DE REFERENCIA

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. realizará la publicidad de la Invitación en su página Web.

Los interesados en hacer observaciones a los presentes pre-términos, podrán hacerlo durante las fechas previstas en el cronograma y a través de cualquiera de las siguientes opciones:

CORREO ELECTRÓNICO	xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx xxxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx xxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx
COMUNICACIÓN FÍSICA	Documento radicado en la Casa Matriz de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., ÚNICAMENTE y dirigido a la Vicepresidencia de Negocios de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., Xxxxxxx Xxxxxxx 00 (Xxxxxxxxx Xxxxx) Xxx. 00-00, Xxxx 0 – Correspondencia.

Los escritos deberán indicar en el asunto, “Observación a los Pre-términos de Referencia: INVITACION PUBLICA Nº 04 – 2017”.

Respuestas a la solicitud de aclaraciones: Las respuestas se darán a través de correo electrónico y en ningún caso suspenderán los plazos establecidos en los presentes términos de referencia ni constituirán por sí sola modificación de éstos.

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. se reserva la discrecionalidad de responder o publicar las observaciones recibidas después de la fecha señalada en el cronograma.

Se entiende para todos los efectos del presente proceso, que la única correspondencia oficial y susceptible de controversia será la que se envíe a la Vicepresidencia de Negocios de POSITIVA.

En el evento de considerarse la modificación a los términos de referencia ésta se hará mediante adendas, numeradas en forma consecutiva, las cuales formarán parte integral de los términos de referencia y serán publicadas en la página Web de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

Igualmente, mediante adendas, la Compañía podrá prorrogar el plazo de la presentación de las propuestas. Por lo tanto, carecerá de validez las informaciones, modificaciones o aclaraciones suministradas en forma verbal por cualquier servidor de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS

S.A. En caso de Consorcios o de Uniones Temporales, las adendas y la información sobre preguntas y respuestas que sean enviadas al representante legal de las mismas, se consideran como recibidas por todos los integrantes.

Los términos de referencia y las adendas deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.

1.12 APERTURA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN

Ver numeral 1.19 – Cronograma

El acto de apertura, se entenderá perfeccionado con la publicación de los términos de referencia definitivos.

Para el cierre de la Invitación se diligenciarán los formatos vigentes, establecidos por la Entidad:

1. Formato Recepción Propuestas que deberá ser diligenciado por la persona que haga el depósito de la propuesta en la urna dispuesta para el efecto.

2. Formato Apertura de Propuestas que deberá ser diligenciado por un servidor de POSITIVA de acuerdo con los datos solicitados en el mismo y una vez se haga la apertura de las propuestas, frente a los asistentes al momento del cierre, deberá ser suscrito por los servidores de POSITIVA que asisten al cierre y podrá ser firmado por los terceros asistentes al mismo.

3. Del acto de cierre se dejará un acta en la cual se registrará como mínimo:

 El nombre de los Proponentes.

 La identificación de la garantía de seriedad de la propuesta (compañía aseguradora, vigencia, valor asegurado).

 El número de folios de la propuesta.

El acta de cierre será suscrita por los funcionarios designados por la Entidad y las personas asistentes que deseen hacerlo. Las propuestas originales serán abiertas por funcionarios de POSITIVA.

Cuando POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. lo estime conveniente, podrá prorrogar el plazo de cierre de la convocatoria.

1.13 PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

LUGAR Y FECHA	REGISTRO DE ENTREGA DE PROPUESTAS
Ver numeral 1.19 Cronograma	Contendrá: Xxxxx, hora, nombre o razón social del Proponente y nombre de la persona que en nombre o por cuenta de éste ha efectuado materialmente la entrega de la propuesta.

Las propuestas deben ser depositadas en la urna dispuesta por POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. para los efectos de este proceso y de manera personal. La urna se ubicará en los auditorios del segundo (2) piso, ubicados en la Xxxxxxx Xxxxxxx 00 (Xxxxxxxxx Xxxxx) Xx. 00-00.

No se tendrán en cuenta y por lo tanto, no serán objeto de habilitación y calificación las propuestas que lleguen a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.:

1. Por correo postal

2. Fax

3. Correo electrónico.

4. Después de la hora señalada en los presentes términos, el día del cierre (estas propuestas no se recibirán por parte de la Compañía)

5. O se presenten en medio magnético únicamente.

6. O que sean entregadas en lugar diferente al establecido en los presentes términos.

En estos eventos los sobres respectivos serán devueltos a través de correo certificado.

Los funcionarios de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., en el día y a la hora señalada para el cierre de la contratación, declararán el cierre de manera pública, de tal forma que los asistentes, oferentes y funcionarios presentes en la diligencia de cierre sean testigos del cierre oficial. Así mismo, queda claro que, para la aplicación de la fecha y hora señaladas, se tendrá como lugar de presentación de las ofertas exclusivamente el señalado en este numeral, por tal motivo las ofertas presentadas por fuera de la hora aquí señalada, o en un lugar distinto se devolverán en el estado en que fueron presentadas por los oferentes.

Para evitar discrepancias respecto a la puntualidad de la hora de cierre de la Invitación, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. utilizará la hora legal para Colombia suministrada por el Instituto Nacional de Metrología de Colombia, a través de su página Web. Se solicita a los participantes verificar con anterioridad esta referencia horaria para evitar cualquier incongruencia.

1.14 RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE

El Proponente debe examinar cuidadosamente los documentos de la Invitación e informarse sobre todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar de alguna manera el cumplimiento del objeto de la misma. Con la presentación de la propuesta se entenderá que el Proponente ha aceptado que los documentos son adecuados, suficientes y están completos para atender el objeto de la futura contratación. el proponente declara y entiende que debe verificar los estudios previos y el pliego de condiciones ya que estos documentos no pueden ser vistos de forma aislada, así mismo informará si existe algún tipo de contradicción en sus condiciones.

1.15 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

El Proponente presentará su oferta ajustada en todos los aspectos a los presentes términos de referencia y anexará la documentación e información exigida.

Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a lo consignado en los textos. En las discrepancias entre textos, que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado.

Los documentos de la propuesta no deben presentar tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a diferentes interpretaciones o inducir a error, a menos que se haga la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del Proponente o en su defecto, validada(s) en la carta de presentación de la oferta. Sin este requisito las enmiendas no se considerarán válidas.

Las propuestas deberán ser presentadas impresas, sus hojas anilladas y todos sus documentos foliados consecutivamente en orden ascendente, iniciando desde el 01 e incluyendo las caratulas y hojas de índice, como también los medios magnéticos. En la carta de presentación deberá indicarse el número total de folios, el valor en letras y números de su propuesta y un índice donde se relacione el contenido total de la propuesta.

La propuesta debe presentarse en cuatro (4) capítulos separados que detallen los siguientes temas y en el orden que a continuación se establece:

1. Información General y Jurídica

2. Información Financiera

3. Propuesta Técnica

4. Propuesta Creativa y Económica

La propuesta debe ser presentada en un (1) original impreso y en un (1) medio digital en formato PDF con seguridad de edición, en un (1) sobre cerrado que deberá identificarse como ORIGINAL con todos los documentos y anexos relacionados, la propuesta en medio digital, debidamente rotulado y que no permitan confusión con otros medios digitales entregados.

El sobre deberá estar cerrado y rotulado de manera que se identifique el nombre, número y objeto de la Invitación, el nombre del Proponente, su dirección y teléfono. En caso de discrepancias entre la información de los medios magnéticos y la impresa, primará la impresa.

Las propuestas deberán referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en los términos de referencia.

Las fotocopias que se anexen a las propuestas deberán ser completamente legibles, si las fotocopias no son legibles, se tendrá como un folio no presentado.

La propuesta debe contener el nombre o razón social, residencia, domicilio comercial, números telefónicos fijos y móviles, correos electrónicos y número de fax del Proponente.

La propuesta, tanto el original como el medio digital, deberá llevar el nombre del Proponente, la firma del Representante Legal o de la persona autorizada para presentarla.

La propuesta deberá ser presentada en idioma español.

Los presentes términos de referencia incluyen los Anexos que deberán diligenciar completamente los Proponentes, a efectos de suministrar la información necesaria para la evaluación de la propuesta. Los Anexos también deben ser entregados en medios magnéticos, preferiblemente en la aplicación utilizada para su publicación y sin restricción para impresión y/o copia de textos.

1.16 PROPUESTAS PARCIALES Y ALTERNATIVAS

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., NO aceptará propuestas parciales o alternativas.

1.17 PRUEBA Y EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Al presentar la propuesta, el Proponente acepta la totalidad de los Términos de Referencia y exigencias previstas en los documentos de la presente Invitación; las salvedades, y/o condicionamientos darán lugar a que la propuesta no sea elegible.

Por la sola presentación de la propuesta se considera que el Proponente ha estudiado en forma completa las especificaciones, anexos y demás documentos del proceso; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., sobre

inquietudes o dudas previamente consultadas y aceptan que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los trabajos que se contratarán, que están enterados a satisfacción en cuanto al alcance del servicio y que han tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta, necesarios para la debida ejecución.

El Proponente entiende y acepta que, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación y suscriba el contrato correspondiente, en su calidad de Contratista asume todas las obligaciones necesarias para el debido cumplimiento del objeto de este encargo, y en especial debe actuar con toda la diligencia y cuidado que le son propias a la naturaleza del contrato, de conformidad con el artículo 1603 del Código Civil y normas concordantes.

En el caso que el Proponente con el que se celebre el contrato objeto del presente proceso, no haya estudiado o verificado toda la información que pueda influir en la determinación de su propuesta, no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos o ajustes de ninguna naturaleza.

1.18 ACLARACIONES A LAS PROPUESTAS PRESENTADAS

Dentro del más estricto respeto por el tratamiento igualitario a los Proponentes, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. podrá solicitar a todos o a cualquiera de ellos las aclaraciones o informaciones que estime pertinente, a fin de despejar cualquier punto dudoso o equívoco de las propuestas.

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. se reserva el derecho de analizar las respuestas de los Proponentes en estos casos y de evaluar si ellas aclaran o explican lo solicitado. Estas aclaraciones o explicaciones no servirán para adicionar o modificar la propuesta. POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. tomará de las aclaraciones y explicaciones únicamente los aspectos que satisfagan su interés de aclaración.

1.19 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

CRONOGRAMA
ACTIVIDAD	FECHA - HORA Y LUGAR
Publicación de Pre-términos	Mayo 3 de 2017
Observaciones a los Pre-términos	Hasta el 10 xx xxxx de 2017
Apertura del proceso y Publicación de Términos de Referencia	30 xx xxxx de 2017
Audiencia de aclaración a Términos de Referencia y Revisión Matriz de Asignación de Riesgos	5 xx xxxxx de 2017. Xxxxxxx Xxxxxxx 00 Xx. 00 – 00 xxxxx xx xxxxxxxxxxxx Xxxx 0. 9:00 am.
Cierre de la Invitación (Entrega de Propuestas). Xx Xxxxxxx 00 # 00 – 00 xxxx 0 3:00 pm xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx	12 xx xxxxx de 2017. Xxxxxxx Xxxxxxx 00 Xx. 00 – 00 xxxxx xx xxxxxxxxxxxx Xxxx 0. 3:00 p.m.
Habilitaciones Jurídica, Financiera y Técnica	Del 12 xx xxxxx al 15 xx xxxxx de 0000

XXXXXXXXXX
ACTIVIDAD	FECHA - HORA Y LUGAR
Publicación de resultados de las habilitaciones	15 xx xxxxx de 2017
Observaciones a las habilitaciones Jurídica, Financiera y Técnica	Del 16 al 20 xx xxxxx de 2017
Respuesta a las Observaciones de las habilitaciones	21 xx xxxxx de 2017
Publicación de horario para la presentación de casos	22 xx xxxxx de 2017
Presentación de casos proponentes habilitados (Estrategia Creativa)	23 xx xxxxx de 2017
Calificación Técnica y Económica	28 xx xxxxx de 2017
Publicación resultado evaluaciones	29 xx xxxxx de 2017
Observaciones a la evaluación Técnica y Económica	Hasta el 0 xx xxxxx 0000
Respuesta a las observaciones y Adjudicación	7 de julio de 2017
Contrato: Firma y legalización	Entre el 00 xx xxxxx x xx 00 xx xxxxx xx 0000

1.20 INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los presentes Términos de Referencia deben ser interpretados como un todo, por lo que sus disposiciones no pueden ser entendidas ni interpretadas de manera separada al que indique su contexto general. Los plazos establecidos en estos términos de referencia y en sus anexos se entenderán como días hábiles y los meses como calendario, salvo que de manera expresa se indique lo contrario; cuando el vencimiento de un plazo no corresponda a un día hábil o laborable, el vencimiento del plazo se trasladará al día hábil siguiente; el día sábado no se considera como día hábil.

Los presentes Términos de Referencia harán parte integral del contrato que se celebre.

1.21 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

Se suscribirá entre las partes un acuerdo de confidencialidad, el cual hará parte integral del contrato. (Se adjunta modelo de este acuerdo en el ANEXO No. 10)

CAPITULO 2

2 REQUISITOS MÍNIMOS DE CONTRATACIÓN

2.1. COMPROMISOS ANTICORRUPCIÓN

El Proponente apoyará la acción del Estado Colombiano y de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas, y en este contexto deberá asumir explícitamente y hacer su manifestación por escrito dentro de la presentación de su propuesta, los siguientes compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir la ley colombiana:

 El Proponente se compromete a no ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago o dádiva a ningún funcionario en relación con su Propuesta, con el proceso de Invitación o de contratación, ni con la ejecución del Contrato que pueda celebrarse como resultado de su Propuesta.

 El Proponente se compromete a no permitir que nadie, bien sea empleado suyo o un tercero independiente lo haga en su nombre.

 El Proponente se compromete al cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia, y especialmente de aquellas que rigen la presente Invitación y la relación contractual que podría derivarse de ella, y se impone la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., ni a cualquier otro funcionario público que pueda influir en la Adjudicación de la Invitación, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la Adjudicación, ni de ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., durante el desarrollo del contrato que se suscribiría de ser elegida su Propuesta.

 El Proponente se compromete formalmente a no celebrar acuerdos o realizar actos o conductas que tengan por objeto la colusión en la Invitación.

2.2. ASPECTOS JURÍDICOS

 Participantes

En el presente proceso de selección podrán participar personas jurídicas que no infrinjan las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos de la manera que se exige en estos términos.

Los documentos de la propuesta deben presentarse en el siguiente orden y serán de obligatorio cumplimiento:

2.2.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Aportar en original la Carta de Presentación de la Propuesta (ANEXO No.1), firmada por el Representante Legal del Proponente indicando todos los datos requeridos.

Se debe tener en cuenta:

 La omisión de este documento, la omisión de las firmas, la omisión o modificación de alguno de los compromisos relacionados en el Anexo, no será subsanable y generará el rechazo de la propuesta.

 En caso que la información y soportes suministrados en la propuesta no coincidan con la condición o naturaleza (Persona Xxxxxxxx, Consorcio y/o Unión Temporal) con que fue suscrito el ANEXO 1, este se tendrá como no presentado y generará el rechazo de la propuesta.

 Cuando la carta de presentación de la propuesta no guarde concordancia con lo manifestado en la propuesta económica, predominará la información contenida en la carta de presentación de la propuesta. Para estos efectos, la entidad se reserva el derecho de solicitar aclaración.

2.2.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

Personas Jurídicas Colombianas: Debe anexar el certificado de existencia y representación legal expedidos por la autoridad competente, con los siguientes requisitos:

 Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de cierre de esta Invitación. Cuando se prorrogue la fecha de cierre esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre.

 En caso que el Representante Legal tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la sociedad debe adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor del presupuesto oficial estimado.

 En el caso de los Consorcios y Uniones Temporales el Representante Legal de cada una de las personas jurídicas que los integren, deben presentar este documento con los requisitos anteriores.

La omisión de este documento no es subsanable y generará el rechazo de la propuesta.

Personas Jurídicas extranjeras: Debe anexar los documentos que acrediten existencia y representación legal expedidos por la autoridad competente de su país de origen y conforme a la normatividad aplicable para el efecto.

2.2.3. AUTORIZACIÓN DEL ÓRGANO SOCIAL COMPETENTE

Copia del acta o del extracto del acta del órgano directivo de la sociedad que autorice a su representante legal para participar en el presente proceso y suscribir el contrato, en el caso en que, de acuerdo con el Certificado de Existencia y Representación Legal tenga limitaciones para contraer alguna obligación en caso de aquella. La omisión de este documento no es subsanable y generará el rechazo de la propuesta.

2.2.4. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

El proponente presentará con la propuesta, una garantía de seriedad de la misma a favor de POSITIVA (Entidades Estatales), expedida por una compañía de seguros, legalmente establecida en Colombia, o garantía bancaria.

Dicha garantía debe ser constituida por el diez (10%) por ciento, del valor total del PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO y con una vigencia de tres (3) meses, contados a partir del cierre de la presente Invitación.

Si se llegare a prorrogar el plazo de la Invitación, los proponentes deben ampliar la vigencia de la póliza a solicitud de POSITIVA

Las garantías deben estar acompañadas del recibo o constancia de pago de la prima, de que la póliza no expira por falta de su pago o por revocación unilateral.

Cuando la propuesta la presente un Consorcio o Unión Temporal, la Garantía de Seriedad debe ser tomada a nombre del Consorcio o Unión Temporal indicando sus integrantes, y no a nombre del Representante Legal del Consorcio o de la Unión Temporal.

La omisión de la Garantía no será subsanable en ningún caso y la propuesta será rechazada.

Cuando la Póliza de Seguros no sea expedida de acuerdo con los requerimientos de los presentes términos, el proponente debe modificarla dentro del día hábil siguiente al requerimiento que le efectúe POSITIVA, de lo contrario incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

POSITIVA hará efectiva la Garantía de Seriedad de la Propuesta en los siguientes casos:

a. Cuando un proponente solicite el retiro de su oferta después de la fecha de cierre de la presente Invitación.

b. Cuando el proponente favorecido con la adjudicación no concurra a expedir o a constituir las garantías solicitadas, dentro del plazo señalado por la Entidad.

c. Cuando el proponente favorecido no suscriba el contrato adjudicado.

2.2.5. RECIBO DE PAGO DE LA PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA O CONSTANCIA

El Proponente debe presentar con su propuesta el original o copia del recibo de pago de la póliza de seriedad de la propuesta, Proponente el recibo o constancia de pago de la prima, o una constancia de la compañía aseguradora en la cual se exprese que la póliza no expirará por falta de su pago o por revocación unilateral. En caso contrario incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

2.2.6. PAZ Y SALVO POR CONCEPTO DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES

El Proponente debe presentar con su propuesta, Certificación xx Xxx y Salvo en el pago de aportes a la Seguridad Social Integral y Parafiscales según corresponda, así:

Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a la EPS, al fondo de pensiones y a la ARL. Así mismo deberá acreditar el pago por concepto de los aportes parafiscales (SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar), mediante certificación expedida por el revisor fiscal o por el Representante Legal, según el caso.

Dicho documento debe certificar que ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la presentación de la propuesta, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos, de conformidad con el artículo 50 de la ley 789 de 2002.

En caso de presentar acuerdo de pago con las Entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas, deberá manifestar que existe acuerdo de pago y que se encuentra al día en cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deberá anexar certificación expedida por la Entidad con la cual existe el acuerdo de pago.

2.2.7. CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL

Los integrantes de los Consorcios o Uniones Temporales deben cumplir las condiciones que a continuación se describen:

 Nombre completo de los integrantes con el documento de identidad de cada uno, y NIT en caso de personas jurídicas.

 Domicilio de cada uno de los integrantes.

 Indicar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, en cuyo caso no debe ser inferior al 10% del presupuesto.

 La duración del Consorcio o de la Unión Temporal será igual al término contado desde la presentación de la propuesta hasta la liquidación del contrato y un (1) año más.

 En caso de Unión Temporal señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de POSITIVA.

 Designación del Representante Legal del Consorcio o Unión Temporal.

 Deberá contemplar dentro de la Administración del mismo la forma de facturación de los servicios contratados, si es a nombre de uno o de ambos consorciados o si es a nombre del consorcio, de todas formas se deberá tramitar ante la DIAN, el registro único Tributario con su correspondiente Nit.

 Firmas de los integrantes.

La omisión de este documento o de cualquiera de los requisitos anteriores, con excepción del literal b) (numeral 2.2.4), no es subsanable y genera el rechazo de la propuesta.

Además se debe tener en cuenta:

a. Los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal responderán por todas y cada una de las obligaciones, o de las sanciones en caso que se les apliquen, derivadas de la presentación de la propuesta o del contrato de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.

b. Las personas o firmas que integran el Consorcio o la Unión Temporal deben acompañar los documentos requeridos en los presentes términos de referencia como si participaran en forma independiente.

2.2.8. CERTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Los Proponentes deberán anexar la certificación que expide la Contraloría General de la República vía Web, en la que conste que no se encuentran reportados en el Boletín Fiscal de dicha Entidad.

En caso de no presentarse, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. verificará que los oferentes no se encuentran incluidos dentro del Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

En caso que un Proponente se encuentre relacionado en dicho boletín, se le hará la advertencia que deberá acreditar la cancelación de las obligaciones contraídas o la vigencia de un acuerdo de pagos, hasta el penúltimo día hábil antes de la adjudicación, so pena de rechazo de la propuesta.

2.2.9. FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

Cada Proponente deberá diligenciar el formato único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas del Departamento Administrativo de la Función Pública (Ley 190 de 1995 y Ley 443 de 1998- Resolución 580 del 19 xx xxxxxx de 1999). Dicho formato podrá ser descargado de la página Web del Departamento Administrativo de la Función Pública (ANEXO No.2).

El área usuaria del servicio verificará la información registrada en este formato y lo consignará en el espacio designado para el efecto.

2.2.10. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS

El representante legal del Proponente que firme la carta de presentación de la propuesta, deberá aportar la certificación de antecedentes disciplinarios a su nombre, expedida por la Procuraduría General de la Nación, con fecha de expedición no mayor a tres meses contados a partir del cierre de la presente Invitación.

2.2.11. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO

El Proponente debe adjuntar el Registro Único Tributario, actualizado y expedido por la DIAN.

2.2.12. FORMULARIO DE VINCULACIÓN DE PROVEEDORES Y EMPLEADOS, SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA SARLAFT

El Representante Legal del Proponente deberá aportar debidamente diligenciado (en su totalidad) y en original el formulario que se anexa a los presentes términos, identificado como ANEXO No.3, el cual debe ser leído con detenimiento para su total diligenciamiento, deberá ser firmado y tener impresa la huella legible del dedo índice derecho.

El área usuaria del servicio adelantará la entrevista y verificación respectiva, cuyo resultado hará parte de la habilitación técnica, de igual manera hará la consecución del reporte que arroje la consulta en las bases de datos del Due Diligence Support.

El área usuaria del servicio verificará la información registrada en este formulario y adelantará una entrevista con el Proponente, en aras de conocerle. Si como resultado se obtiene que la

entrevista sea insatisfactoria o el Proponente aparece reportado en alguna lista vinculante sobre lavado de activos, la propuesta será rechazada.

2.2.13. COPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL

El Proponente deberá aportar copia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

2.2.14. CERTIFICACIÓN BANCARIA.

El Proponente deberá aportar certificación bancaria en la cual conste el número de cuenta en la cual se le consignarán los saldos que resulten a su favor de la ejecución del contrato, si llegare a ser adjudicatario de la presente Invitación.

2.2.15. LISTA RESTRICTIVA XX XXXXXX DE ACTIVOS

El representante legal del Proponente deberá aportar certificación la cual se hará bajo la gravedad de juramento, donde manifieste que ni él ni la persona jurídica que representa, se encuentran incluidos en ninguna de las listas restrictivas xx xxxxxx de activos.

2.2.16 CERTIFICACIÓN DE NO ESTAR INCURSO EN INVESTIGACIÓN PENAL

El representante legal del Proponente deberá aportar certificación bajo la gravedad del juramento en la cual indique que no se encuentra investigado penalmente.

2.2.17 EXCLUSIVIDAD EN EL MANEJO DE LA CUENTA CON POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

El proponente deberá aportar un certificado expedido por el representante legal en que conste que, al momento de la presentación de la propuesta, la Agencia de Publicidad y/o Consorcio y/o Unión Temporal que representa no tiene a su cargo cuentas con compañías de seguros, asimismo no podrá tener en la vigencia del contrato de agencia, contratos para este menester con compañías de seguros que estén en competencia con Positiva Compañía de Seguros S.A.

El adjudicatario, no podrá durante la vigencia del contrato tener a su cargo cuentas de la categoría de compañías de seguros, salvo en disciplina de central de medios.

2.2.18 LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en las Entidades del Estado se debe reportar el hecho a la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica, a través de alguno de los siguientes medios: los números telefónicos (00 0) 0000000 (57 1)

0000000; Fax (00 0) 0000000; línea gratis de atención desde cualquier lugar del país 018000- 913040; E-mail:xxxxx0@xxxxxxxxxxx.xxx.xx; o en la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; o en correspondencia o personalmente, en la dirección Xxxxxxx 0 Xx. 0-00, xx Xxxxxx X.X., horario de atención: Lunes a Viernes 8:00 a.m. a 5:45

p.m. o al correo electrónico de la línea ética de Positiva; xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx.

2.3. ASPECTOS FINANCIEROS

Para este numeral se debe tener presente:

 Toda la información financiera deberá ser presentada en moneda legal Colombiana.

 Cuando la información sea expresada en miles se debe indicar tal condición.

 Los integrantes de los Consorcios o uniones temporales presentarán los estados financieros en forma independiente.

 Para el caso de las personas jurídicas extranjeras que tengan domicilio o sucursal en Colombia, la contabilidad se aportará con sujeción a las leyes nacionales.

Los valores de referencia de los indicadores a revisar son:

RENTABILIDAD SOBRE PATRIMONIO
ROE > 3.69%
RENTABILIDA D SOBRE ACTIVOS
XXX > 0.77% Índice de Liquidez (Razón Corriente)=
Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL > 1.19 Nivel de Endeudamiento=
Pasivo Total / Activo Total
NE <= 68.8%

NOTA: Se calculan los indicadores financieros de forma individual para cada participante del Consorcio o Unión Temporal establecidos en los pliegos de condiciones, y con estos se procede a calcular el indicador conjunto a través de un promedio ponderado en función de la participación definida por los oferentes.

2.3.1. ESTADOS FINANCIEROS Y DECLARACIÓN XX XXXXX.

El Proponente deberá aportar junto con su propuesta los siguientes documentos:

1. Fotocopia legible de declaración xx xxxxx del año 2016.

2. Fotocopia legible de los estados de situación financiera firmados, comparativos de los años 2015 y 2016 con corte al 31 de diciembre y anexos compuestos por:

• Balance General.

• Estado de Resultados.

• Notas a los estados financieros.

• Dictamen de revisor fiscal (en caso de estar obligado a tenerlo).

En los casos en que no se esté obligado a contar con revisor fiscal, se deberá anexar:

 Certificación que justifique y demuestre la no obligatoriedad de contar con él, firmada por el representante legal.

Los estados financieros deben contar con la clasificación y discriminación detallada que permita realizar la validación y cálculo de los indicadores que se requieren para la verificación financiera, en los casos en los que la clasificación y discriminación no permita hacer dicha identificación, se debe adjuntar:

 Certificación expedida por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal (en caso de estar obligado a tenerlo), en donde se detallen cada uno de los indicadores su cálculo o resultado y las cifras que los componen.

2.3.2. TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL

Fotocopia ampliada al 150% de la tarjeta profesional, tanto del Contador como del Revisor Fiscal (en caso de que se esté obliga a tenerlo). Estos documentos son subsanables.

En caso de no ser adjuntado, el Proponente debe presentarlo dentro del día hábil siguiente al requerimiento que le efectúe POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., de lo contrario incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

Debe tenerse en cuenta:

• Toda la información financiera deberá ser presentada en moneda legal colombiana y cuando la información sea expresada en miles u otro múltiplo se debe indicar tal condición. En caso de discrepancia entre la información contenida en la declaración xx xxxxx y la información contenida en los estados financieros, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. solicitará las aclaraciones correspondientes.

2.3.3. CERTIFICADO DE VIGENCIA DE LA INSCRIPCIÓN DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL

Se debe presentar fotocopia legible del Certificado de Vigencia de la Inscripción y de antecedentes disciplinarios del Contador y el Revisor Fiscal, expedido por la Junta Central de Contadores, con no más de tres (3) meses calendario de expedición.

En caso de no ser adjuntado o no estar vigente el Proponente debe presentarlo dentro del día hábil siguiente al requerimiento que le efectúe POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., de lo contrario incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.

2.4. ASPECTOS TÉCNICOS

La propuesta debe evidenciar cumplimiento de los siguientes requisitos:

2.4.1. DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA - FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE.

Los oferentes deberán adjuntar con su oferta los requerimientos presentados a continuación y que contemplan aspectos como:

1. Resumen hojas de vidas equipo de trabajo (ANEXO 5A)

2. Hoja de vida de cada uno de los integrantes del equipo (ANEXO 5B), de acuerdo con la estructura definida en el numeral 2.4.4. EQUIPO DE TRABAJO

3. Descripción de las responsabilidades de cada miembro del equipo de trabajo:

4. Herramientas de Software de apoyo

5. Políticas de aseguramiento de la calidad.

6. Certificaciones de experiencia.

7. Demás documentos solicitados en los presentes términos de referencia.

Su inclusión dentro de la oferta es de carácter obligatorio y por lo tanto la no presentación de los mismos es causal de NO CUMPLE TÉCNICAMENTE.

2.4.2. ADMINISTRACION DEL SERVICIO

La empresa contratada deberá contar con una oficina en Bogotá D.C. que permita una comunicación continua con quienes ejerzan el control de ejecución del contrato, que facilite los procesos de información y realimentación, lo cual debe ser evidenciado con el documento de Existencia y Representación Legal aportado al proceso.

Igualmente, debe contar con los equipos y herramientas necesarias para el buen desarrollo del objeto contractual.

2.4.3. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE - FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE

La experiencia requerida para los proponentes que participen en el presente proceso, debe ser:

 En el desarrollo de planeación estratégica.

 Desarrollo de campañas de publicidad (creatividad y producción).

 Planes de medios.

 Desarrollos Digitales.

 Actividades BTL, a nivel Nacional.

Los proponentes deberán presentar certificaciones expedidas por clientes o contratos o actas de liquidación de la siguiente manera:

 Categoría desarrollo de campañas publicitarias, creatividad y producción: Dos

(2) certificaciones de experiencia en contratos cuyo objeto haya sido el Desarrollo de Campañas Publicitarias, creatividad y producción entre el primero de enero de 2012 y el 00 xx xxxxx xx 0000. Xxxx valor mínimo de cada una sea igual o mayor a tres mil millones de pesos ($3.000’000.000) por contrato, estas tres certificaciones deberán ser de clientes diferentes entre sí.

 Categoría desarrollo de eventos, actividades promocionales, y otras actividades BTL: Una (1) certificación de experiencia en contratos cuyo objeto haya sido el desarrollo de eventos, actividades promociónales, y otras actividades BTL ejecutados entre el primero de enero de 2014 y el 00 xx xxxxx xx 0000. Xxxx valor mínimo sea igual o mayor a cuatrocientos millones de pesos ($400’000.000) por contrato, esta certificación deberá ser de clientes diferentes entre sí.

 Categoría de Pauta en Medios: Una (1) certificación de experiencia en contratos cuyo objeto haya sido la Pauta en Medios. Ejecutados entre el primero de enero de 2014 y el 00 xx xxxxx xx 0000. Xxxx valor mínimo sea igual o mayor a mil millones de

pesos ($1.000’000.000) estas tres certificaciones deberán ser de clientes diferentes entre sí.

NOTA: Se pueden presentar certificaciones de experiencia expedidas por los mismos clientes entre las diferentes categorías.

Las certificaciones deberán ser independientes y deberán ser expedidas por el cliente a quien se le prestó el servicio discriminando ATL y BTL. Para medios la certificación deberá ser expedida directamente por la central de medios.

Para los Consorcios o Uniones Temporales se tendrá en cuenta lo siguientes aspectos:

 Las certificaciones podrán ser entregadas de manera integral, por uno o varios miembros del consorcio o unión temporal

 Se aceptarán certificaciones a nombre del consorcio o unión temporal, en la misma se deberá especificar el porcentaje de participación.

En caso que el contrato se encuentre en ejecución, la certificación deberá informar el porcentaje de ejecución en pesos a la fecha de cierre del presente proceso Y dicha ejecución no podrá ser inferior al 60%.

Las certificaciones deberán ser relacionadas en el ANEXO No. 4 de los presentes términos de referencia.

Las certificaciones deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

a. Nombre o razón social del contratante.

b. Nombre o razón social del contratista.

c. Fecha de inicio del contrato.

d. Fecha de terminación del contrato.

e. Objeto del contrato.

f. Valor total del contrato.

g. Calificación del servicio: como por ejemplo: excelente, bueno, satisfactorio, cumplimiento total, se cumplió con las obligaciones establecidas en el contrato, entre otras.

h. La certificación debe venir debidamente suscrita y en papel membreteado de la empresa que la expide.

i. En caso de que la certificación sea expedida a un consorcio o unión temporal, en la misma debe identificarse el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes.

j. Si la certificación incluye varios contratos, se debe identificar en forma precisa si son contratos adicionales al principal o son contratos nuevos, indicando en cada uno de ellos el plazo, valor y calificación individual.

k. Si las certificaciones relacionan más de un contrato, solo se tendrá en cuenta la certificación de aquellos contratos que cumplan con las condiciones solicitadas en este numeral.

l. Para efectos de la certificación de experiencia se tendrán en cuenta los contratos iniciales y sus prorrogas.

2.4.4. EQUIPO DE TRABAJO - FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE

Para garantizar la calidad en la prestación de los servicios a contratar el contratista deberá contar con un equipo de trabajo que incorpore profesionales en distintas áreas del conocimiento, con la formación y la experiencia que se ajusten a la estructura mínima exigida.

El Proponente contratado deberá garantizar la disponibilidad al inicio y durante la ejecución del contrato del Recurso Humano propuestos para el desarrollo del presente contrato.

El equipo de trabajo presentado en la propuesta en caso de ser seleccionado, será el que desarrolle el presente contrato y únicamente podrá ser cambiado con la aprobación escrita del Supervisor del contrato designado por Positiva, previa solicitud, en la que justifique el cambio, teniendo en cuenta las siguientes situaciones:

 Por caso fortuito o fuerza mayor, con previa solicitud y justificación del Gerente Líder del Proyecto. El nuevo recurso debe cumplir con los requisitos exigidos en los términos de referencia para el profesional que se reemplaza.

 Por solicitud de Positiva. El nuevo recurso debe cumplir con los requisitos exigidos en los términos de referencia para el perfil que va a reemplazar.

 Por situaciones administrativas del proveedor, las cuales deberán ser informadas previamente. El nuevo recurso debe tener un perfil igual o superior a la persona que se retira. El perfil profesional de la nueva persona deberá ser igual o superior al anterior.

El Proponente debe garantizar durante el periodo de ejecución del contrato la disponibilidad total del Recurso Humano de acuerdo con la estructura definida independientemente de las situaciones administrativas que se origen en el curso de la ejecución, como por ejemplo: incapacidades, vacaciones, licencias, permisos, entre otros.

FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y DEDICACIÓN

El equipo de trabajo presentado deberá acreditar como mínimo las siguientes condiciones y requisitos:

DIRECTOR DE CUENTA ATL
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Director de Cuenta ATL	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo, Publicidad, Administración de empresas o Economía	8 años en el área de comunicaciones, dirección de cuentas de agencias de publicidad, servicio al cliente o planeación estratégica	6 años como director de cuenta ATL	Es el encargado de efectuar la gerencia integral de la cuenta. Es la persona que debe garantizar el éxito del proyecto y el logro del objeto de la presente contratación. Xxxx liderar todo el equipo del contratista y coordinar los recursos: humanos, técnicos y financieros durante toda la ejecución del contrato. Es la persona que sirve de enlace desde la agencia, el contacto directo con el Supervisor del contrato, asiste a las diferentes reuniones , maneja la integralidad, administra el desarrollo y ejecución de todos los trabajos y el tiempo de ejecución.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	50%
EJECUTIVO DE CUENTA ATL SR
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
EJECUTIVO DE CUENTA SR ATL	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo, Publicidad, Administración de empresas o Economía	5 años en el área de comunicaciones, publicidad, servicio al cliente o planeación estratégica	3 años como Ejecutivo de cuenta..	Es el contacto permanente con Positiva. Debe estar directa y constantemente vinculado con la ejecución del contrato; responderá personalmente a las llamadas, observaciones, inquietudes y requerimientos. Asiste a las diferentes reuniones , coordina y supervisa el desarrollo y ejecución de todos los trabajos y el tiempo de ejecución.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	100%
EJECUTIVO DE CUENTA XXXXXX ATL
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
EJECUTIVO DE CUENTA JR ATL	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad o Administración de empresas	3 años en el área de comunicaciones, publicidad, servicio al cliente o planeación estratégica	2 años como Ejecutivo de cuenta..	Es el contacto permanente con Positiva. Debe estar directa y constantemente vinculado con la ejecución del contrato; responderá personalmente a las llamadas, observaciones, inquietudes y requerimientos. Asiste a las diferentes reuniones , coordina y supervisa el desarrollo y ejecución de todos los trabajos y el tiempo de ejecución. Desarrolla las actas y juntas de tráfico y programa reuniones con otras compañías.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
2	100%

PLANNER SR
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Planner	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Psicología, Antropología o Sociología	6 años en el área de comunicaciones, Investigación de mercados o planeación estratégica	4 años como planner en agencia de publicidad.	Desarrollar inicialmente la labor de planeación estratégica: revisión de status de la marca, diagnostico actual de la categoría de seguros, revisar la promesa y los valores de marca, definir el posicionamiento, desarrollar estrategia creativa de comunicación para el desarrollo de una comunicación integral. Asistirá a las reuniones en que su presencia se considere necesaria. Revisará el trabajo creativo para asegurar que se encuentre bajo la estrategia acordada. Deberá trabajar en equipo y como apoyo de el Director y ejecutivo de cuenta.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	30%
DIRECTOR CREATIVO ATL
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Director Creativo ATL	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Artes visuales, o Diseño gráfico, Diseñador Industrial.	6 años en el área Creativa de agencias de publicidad	5 años como Director Creativo XXX	Xxxxx y responsable del equipo creativo y del trabajo que este grupo desarrolle. Diseño, creación, desarrollo y producción de campañas publicitarias. Asesor y apoyo creativo de Positiva. Responsable del nivel creativo, de la calidad de los copies, fotografías y producción . asistirá a las reuniones que se crea conveniente debe asistir. Responsable de mantener los lineamientos de la marca y la integralidad en las campañas.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	50%
COPY SR ATL
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Copy	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Artes visuales, o Diseño gráfico, Diseñador Industrial.	4 años como copy	3 años como Copy Sr	Encargado de redacción de los textos, tanto gramática como ortográficamente de todas las piezas y trabajos creativos que se realicen para la marca. Es la dupla del Diseñador gráfico y ambos serán los encargados de Desarrollar, diseñar, implementar , ejecutar y producir las campañas de comunicación. Asistirá a las reuniones en que su presencia se considere necesaria.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	50%

DIRECTOR DE ARTE
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
DIRECTOR DE ARTE	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Artes visuales, o Diseño gráfico, Diseñador Industrial.	6 años en el área Creativa y de dirección de Arte.	4 años como Director de arte	Encargado de la concepción, desarrollo y graficación de las campañas publicitarias, estrategias, presentaciones. En general donde la marca tenga presencia.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	10%
DISEÑADOR GRÁFICO SR
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
DISEÑADOR DE ARTE SR	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Artes visuales, o Diseño gráfico, Diseñador Industrial.	6 años en el área Creativa y de dirección de Arte.	4 años como Diseñador Xxxxxxx Xx.	Encargado de la concepción, desarrollo y graficación de las campañas publicitarias, estrategias, presentaciones. En general donde la marca tenga presencia.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
2	100%
1	25%
DISEÑADOR GRÁFICO JR
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
DISEÑADOR DE ARTE JR	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Artes visuales, o Diseño gráfico, Diseñador Industrial.	3 años en el área Creativa y de dirección de Arte	2 años como Xxxxxxxxx Xx.	Encargado de la concepción, desarrollo y graficación de las campañas publicitarias, estrategias, presentaciones. En general donde la marca tenga presencia.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
2	100%
EJECUTIVO DIGITAL SENIOR
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
EJECUTIVO DIGITAL	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Artes visuales, o Diseño gráfico, Diseñador Industrial.	2 años de experiencia laboral como ejecutivo digital	2 años de experiencia laboral como ejecutivo digital	Encargado de la parte digital de positiva.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	30%

COMMUNITY MANAGER
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
COMMUNITY MANAGER	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad,	2 años de experiencia laboral	2 años de experiencia laboral como CM	Manejo y administración de redes sociales. Cubrimiento de evento, análisis de competencia, elaboración de informes y diagnosticos.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	50%
DISEÑADOR DIGITAL
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Diseñador Gráfico Digital	Profesional, técnico o tecnólogo en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Artes visuales, o Diseño gráfico, Diseñador de Medios interactivos	3 años de experiencia como gráfico digital	2 años de experiencia como gráfico digital	Desarrollo y diseño de gráficas para entornos digitales, redes sociales, sitio web
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	25%
DESARROLLADOR WEB
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA COMO PROFESIONAL	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Desarrollo Digital	Ingeniero de Sistemas, Desarrollador, Diseñador de Medios Interactivos.	4 años de experiencia como desarrollador digital	3 años de experiencia como desarrollador digital	Desarrollo e implementación de aplicativos digitales.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	20%
EJECUTIVO DE CUENTA SR BTL
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
EJECUTIVO DE CUENTA SR BTL	Profesional, Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Administración de empresas o Economía	6 años en el área de comunicaciones, dirección de cuentas de agencias ATL O BTL, áreas de publicidad, servicio al cliente .	5 años como ejecutivo senior de cuentas BTL	Encargado de la coordinación de los eventos y activaciones de la marca y experiencias.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	20%

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN GENERAL Y BTL
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Director de Producción General	Profesional, Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Administración de empresas o Economía	6 años en el área de comunicaciones, dirección de cuentas de agencias ATL O BTL, áreas de publicidad, servicio al cliente .	5 años como director de produccion	Supervisar y controlar la producción de los trabajos realizados para el cliente, en sus diversas diciplinas.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	20%
EJECUTIVO DE COMPRAS Sr
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Ejecutivo de Compras Sr	Profesiona en Comunicación Social, Mercadeo y Publicidad, Administrador de Empresas, Economísta	4 años de experiencia como ejecutivo de compras	3 años de experiencia como ejecutivo de compras.	Encargado de supervisar las adquisiciones hechas para el cliente, trabajos, producciones, negociaciones, cotizaciones.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	30%
COMUNICADOR SOCIAL Y PERIODISTA
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
COMUNICADOR SOCIAL Y PERIODISTA	Profesional en Comunicación Social y/o Periodismo.	Experiencia mínima de dos años en reportería (cubrimiento de eventos y realización de entrevistas) y en redacción periodística. Con conocimientos básicos de fotografía.	2 años de experiencia profesional	Cubrir eventos internos y algunos externos. Realización de informes que deben ir con fotografía. Realizar entrevistas y redactar los artículos para alimentar los diferentes medios de comunicación que tiene la compañía.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	100%

EJECUTIVO DE CUENTA PR
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Ejecutivo de Cuenta PR	Profesional en Comunicación Social y/o Periodismo.	Experiencia mínima de dos años en relacionamiento con medios de comunicación nacionales y regionales, en edición de textos periodísticos y en manejo de crisis en comunicación.	2 años de experiencia profesional	Participar en la generación de tácticos a nivel interno. Deberá actualizar la base de datos de comunicación con los periodistas. Convocar a ruedas de prensa y/o entrevistas con el vocero designado. Deberá asistir a reuniones quincenales para coordinar las actividades que el equipo de mercadeo y comunicaciones designe.
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	25%
APOYO ADMINISTRATIVO
CARGO	FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA	EXPERIENCIA GENERAL REQUERIDA COMO PROFESIONAL	EXPERIENCIA ESPECÍFICA REQUERIDA	DESCRIPCIÓN DEL CARGO
APOYO ADMINISTRATIVO	Profesional en contaduría, economia, administrador de empresas, publicista, comunicador social	Experiencia mínima de cuadro años manejo de facturación, ordenes de servicio, control presupuestal, ordenes de compra,	2 años de experiencia profesional	Apoyo presupuestal y financiero a la cuenta
CANTIDAD SOLICITADA	PORCENTAJE DE DEDICACIÓN	COSTO INCLUIDO IVA - UTILIDAD - OVERHEAD
1	100%

RESUMEN EQUIPO DE TRABAJO
CANTIDAD	CARGO	TIEMPO DE DEDICACION MENSUAL
1	DIRECTOR DE CUENTA	50%
1	EJECUTIVO DE CUENTA ATL SENIOR	100%
1	EJECUTIVOS DE CUENTA JUNIOR ATL (M)	100%
1	EJECUTIVOS DE CUENTA JUNIOR ATL (P)	100%
1	PLANNER SENIOR	30%
1	DIRECTOR CREATIVO ATL	50%
1	COPY SENIOR ATL	50%
1	DIRECTOR DE ARTE	10%
1	DISEÑADOR GRAFICO SENIOR (M)	100%
1	DISEÑADOR GRAFICO SENIOR (P)	100%
1	DISEÑADOR GRAFICO SENIOR ( C)	25%
1	DISEÑADOR GRAFICO JUNIOR (M)	100%
1	DISEÑADOR GRAFICO JUNIOR (P)	100%
1	EJECUTIVO DIGITAL SENIOR	30%
1	COMMUNITY MANAGER	50%
1	DISEÑADOR DIGITAL	25%
1	DESARROLLADOR WEB	20%
1	EJECUTIVO DE CUENTA SENIOR BTL	30%
1	DIRECTOR DE PRODUCCIÓN GENERAL Y BTL	20%
1	EJECUTIVO DE COMPRAS SENIOR	30%
1	COMUNICADOR SOCIAL Y PERIODISTA	100%
1	EJECUTIVO DE CUENTA PR	25%
1	APOYO ADMINISTRATIVO	100%

*(M): Mercadeo; (P): Promoción y Prevención; ( C):Comunicaciones.

Se deberá ofrecer una persona para cada cargo del Equipo Mínimo de Trabajo; una misma persona no se podrá ofrecer para desempeñar más de uno de los cargos o perfiles.

El proponente deberá presentar, la documentación que acredite el cumplimiento de los Requisitos exigidos para el equipo mínimo de trabajo.

La valoración de la documentación aportada para efectos de demostrar las Condiciones requeridas para el equipo mínimo de trabajo se sujetará a la presentación de:

1. Hoja de Vida diligenciada, con sus soportes que demuestren el perfil requerido.

2. Documento de identidad.

3. Certificaciones debidamente firmadas por el contratante, que contengan como mínimo, la siguiente información:

- Nombre del contratante y contratista.

- Objeto del contrato.

- Cargo desempeñado.

- Copia de los diplomas o actas de grado de los estudios superiores realizados

- Descripción de las funciones, proyectos y/o actividades con las cuales se evidencie la acreditación de la experiencia exigida.

- Firma del funcionario competente para expedir la certificación.

- Fechas de Inicio y Finalización de los Contratos.

El oferente deberá diligenciar el formato de carta compromiso (ANEXO 6)

Nota aclaratoria:

- Las certificaciones de experiencia en idioma diferente al castellano deberán acompañarse de la traducción oficial correspondiente.

- La experiencia general de los profesionales, sólo podrá ser contabilizada a partir de la fecha de expedición del título.

- Cuando se presenten experiencias simultáneas, (tiempos traslapados) no se realizará doble contabilización.

- Los estudios de educación superior, se acreditarán mediante fotocopia de los diplomas respectivos.

2.4.5. CREDENCIALES. FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE

El proponente deberá adjuntar, una presentación completa de la información general de la compañía, en ella se debe reflejar información como; el origen, servicios, portafolio de clientes con contratos vigentes, facturación anual, organigrama, experiencia, muestra representativa de trabajo (TV, Radio, Digital, BTL y Gráfica), compañías filiales o asociadas y otra información que el proponente crea conveniente adicionar.

Adjuntar adicionalmente las presentaciones completas de la información general de la compañía de BTL, Digital y Central de medios asociada.

Este documento es habilitador, su no presentación dará lugar al rechazo de la propuesta no da puntaje en la evaluación, pero es de carácter obligatorio incluirlo.

2.4.6. CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL. FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE

El proponente deberá demostrar su capacidad administrativa y operacional, a través de un organigrama, explicando en forma detallada, el número de profesionales que conforman la organización de su empresa en las áreas financieras, administrativa, creativa, servicio al cliente, planeación, artes finales y otros departamentos, anexar el organigrama respectivo.

Este documento es habilitador, su no presentación dará lugar al rechazo de la propuesta no da puntaje en la evaluación, pero es de carácter obligatorio incluirlo.

2.4.7. GARANTÍA DE CONTINUIDAD DEL EQUIPO HUMANO ASIGNADO A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. FACTOR HABILITANTE SIN PUNTAJE

El Contratista, debe garantizar la continuidad del recurso humano ofertado. Positiva podrá a través de la suscripción de Acuerdos de Niveles de Servicio, penalizar al adjudicatario en caso en que no se garantice la continuidad del recurso humano en los términos propuestos, para el efecto podrá descontar un porcentaje del (diez por ciento) 10% del FEE en el nivel de directores y Senior, para cargos ejecutivos se aplicará el cinco (5%) de valor del FEE causado en ese periodo.

Se aclara que esto solo se aplicaría en caso de pasar más de nueve (9) días hábiles sin la atención por parte de cada profesional asignado, por causas como incapacidades, vacaciones, licencias, comisiones, permisos, renuncias o calamidades. Solo se exonerará al adjudicatario de esta sanción si notifica por escrito la novedad en el momento de ocurrencia o en el momento que Positiva identifique la ausencia del profesional y lo requiera.

En caso de requerir un cambio por fuerza mayor, el adjudicatario debe adjuntar los documentos que acrediten la asignación de un profesional nuevo con perfil similar al anterior.

2.5. OFERTA ECONÓMICA. REMUNERACION AGENCIA

El oferente deberá presentar una propuesta económica teniendo en cuenta lo siguiente:

 Serán por cuenta del contratista y se consideran incluidos como parte integral del precio todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se originan en desarrollo del contrato, sean estos de carácter Nacional, Departamental, Distrital o Municipal (incluido el de timbre, si hay lugar).

 El único impuesto que debe estar claramente discriminado en la oferta y posteriormente en las facturas de cobro, es el impuesto sobre las ventas (I.V.A.). En todo caso, si el oferente no lo considera, se entenderá, que el precio ofrecido lo incluye y, POSITIVA no reconocerá así ningún valor adicional por este concepto.

 POSITIVA efectuará la verificación aritmética de las operaciones. En caso de presentarse error, el valor corregido se tomará como valor propuesto. En caso de existir discrepancia entre el valor unitario y el valor total, se tomará para todos los efectos, el valor unitario, sin exceder en ningún caso el presupuesto total estimado para la contratación.

En dicho precio se deberán incluir todos los costos directos e indirectos, incluidas las herramientas, equipos, materiales, gastos de personal, administrativos, imprevistos, utilidades e impuestos.

La propuesta económica comprende:

 Un fee o costo fijo mensual expresado en pesos colombianos, por servicios, honorarios, estrategia, creatividad, desarrollo de campañas integrales, servicios de cotización y supervisión, producción externa y desarrollos de artes finales. El valor máximo que se reconocerá será de hasta cien ($100.000.000.oo) millones de pesos mensuales incluido IVA. y el valor mínimo aceptado será de setenta y cinco millones de pesos ($75.000.000.oo) incluido IVA.

NOTA: Para establecer el valor exacto de la oferta, el proponente deberá diligenciar los anexos 9A, 9B Y 9C, así como revisar el numeral 2.4.4.

La oferta económica tendrá los siguientes criterios económicos obligatorios de ejecución:

Servicio	Porcentaje de Administración
Si POSITIVA encuentra un precio más favorable en el mercado que represente un ahorro, con las mismas condiciones de calidad y tiempo de respuesta, se contratara con dicho proveedor.	N/A
Servicios logísticos correspondientes a bodegaje, alistamiento, empaque, embalaje, transporte y entregas de material.	2%
Cuando por necesidades del servicio se requiera que el proponente haga desembolsos para separación de paquetes de pauta en medios o participación en eventos, POSITIVA pagará el financiamiento aquí descrito mes vencido, sobre el valor desembolsado y no sobre el total de la facturación.	6%
Adicionalmente el oferente no podrá cobrar porcentajes de administración cuando la actividad o desarrollo, obedezca al objeto social del mismo.	0%
NOTA: Cuando se requiera transporte de personal de la agencia y viáticos, éstos no podrán exceder las condiciones y la tabla establecida para los funcionarios de Positiva.

1. Para establecer la oferta exacta el proponente deberá diligenciar los ANEXOS 9A – 9B – 9C.

Serán por cuenta del Contratista todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se originen en el desarrollo del contrato sean estos de carácter nacional, departamental, municipal o distrital, régimen tributario que manifiesta conocer el Contratista. Las obligaciones tributarias son las vigentes a la fecha de presentación de la oferta. En consecuencia, si con posterioridad a esta fecha y/o durante los trámites de firma y ejecución del contrato, los impuestos incluidos en la misma aumentan o se crean nuevos tributos, serán estos por cuenta y riesgo del Contratista, salvo en aquellos casos en las que la exigencia respectiva tenga como sujeto pasivo únicamente a Positiva.

El tratamiento tributario que se dé a la operación contratada, corresponderá a la naturaleza de la misma. Significa esto que, todas las retenciones y descuentos a que haya lugar serán los contemplados en la legislación fiscal vigente.

Positiva no efectuará pago alguno que no se encuentre soportado debidamente, de acuerdo con las normas fiscales vigentes en materia de facturación.

Los COSTOS se refieren a aquellos que son indispensables para la ejecución del objeto del contrato de acuerdo con el alcance fijado en los presentes términos de referencia, los cuales incluyen costos por:

 Personal asignado al proyecto.

 Gastos de desplazamiento (Transportes Terrestres y aéreos, alojamiento, alimentación etc.).

 Otros costos como: impuestos, seguros y gastos de legalización del contrato, entre otros.

Los precios deben ser fijos hasta la finalización del contrato. De ninguna manera la compañía hará reajustes económicos al contrato durante su ejecución.

2.6. PROPUESTA ESTRATÉGICA - CREATIVA – MEDIOS.

Los proponentes presentarán personalmente su campaña en la fecha establecida en el cronograma del proceso denominada presentaciones, en la sede de POSITIVA ubicada en Av. Carrera 45 N°94-72. El orden de presentación será inverso al orden de radicación de las propuestas.

Los proponentes por espacio de sesenta (60) minutos realizarán la presentación estratégica, creativa y de medios para la campaña de comunicación, de acuerdo con el brief entregado.

El documento de brief se encuentra en el ANEXO 11 ( Brief )

Sera causal de rechazo el no asistir a la presentación del caso; de llegar tarde al horario citado la demora se le restará del tiempo inicial establecido de 60 minutos.

El contenido mínimo a incluir será:

 Presentación y credenciales del proponente.

 Presentación y desarrollo del caso.

 Concepto creativo.

 Objetivo y estrategia de comunicación.

 Bajada de piezas.

 Cómo la campaña contribuye a los objetivos, requisitos y requerimientos de POSITIVA.

Dicha presentación se realizará ante el comité multidisciplinario calificador.

Para esta reunión se deberá utilizar el material entregado con la propuesta en medio magnético, el proponente no podrá mejorar su propuesta o utilizar un material diferente al entregado, si así fuere, se considerará como inhabilitado.

Una vez escuchados los proponentes, las propuestas serán evaluadas por cada jurado, quien traducirá a valores numéricos su apreciación sobre cada uno de los aspectos evaluados de acuerdo con los ítems que se describirán a continuación.

2.7. COMITÉ EVALUADOR PRESENTACIONES.

POSITIVA asignará un Comité Evaluador conformado por un grupo multidisciplinario de 4 personas, el cual será elegido a través del Comité Asesor de Xxxxxxx y Contratación de Positiva Compañía de Seguros S.A.

Para el desarrollo de este ejercicio se contará con un equipo total de 4 jurados con las siguientes características:

 2 Miembros de la Compañía.

 2 Evaluadores externos con experiencia en la materia.

POSITIVA asegura confidencialidad en el manejo de las ideas, conceptos y material entregado, no obstante no se hará responsable si las propuestas presentadas manejan una línea creativa, ideológica, material o de conceptos similares, toda vez que al ser un ámbito tan restringido (seguros) pueden presentarse similitudes entre las propuestas.

CAPÍTULO 3

3. EVALUACIÓN DE CRITERIOS HABILITANTES Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., efectuará la evaluación de los criterios habilitantes jurídicos, financieros y técnicos de las propuestas.

La selección del Proveedor, se efectuará teniendo en cuenta aquellos Proponentes que haya

(n) sido declarados como HABILITADO(s) en los requisitos jurídicos, financieros y técnicos.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Durante el análisis de las propuestas que será estrictamente reservado, no se permitirá intervención alguna por parte de los oferentes o de sus representantes. No se admitirán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad al cierre.

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., efectuará la evaluación de las propuestas y solicitará aclaraciones a los oferentes, durante el periodo contemplado en el cronograma del proceso de selección.

Cuando el plazo señalado para realizar las evaluaciones, a juicio de la Entidad no sea suficiente para garantizar la selección objetiva del contratista, mediante acto administrativo podrá establecer un nuevo plazo, que no excederá el término inicialmente fijado.

Los requisitos habilitantes serán objeto de verificación y no de calificación, razón por la cual no tienen puntaje.

Aquellas ofertas que hayan sido HABILITADA(s) en los requisitos jurídicos, financieros y técnicos serán objeto de calificación y no de simple verificación, hasta por un puntaje máximo de mil (1000) puntos, teniendo en cuenta los siguientes factores:

Criterios de evaluación	Puntaje
Aspectos Jurídicos	Habilitante
Aspectos Financieros	Habilitante
Aspectos Técnicos	Habilitante

3.1. HABILITACIÓN JURÍDICA (Factor Habilitante - Sin puntaje)

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos de orden legal y normativos estipulados en los presentes términos, verificando el estricto cumplimiento de los requisitos exigidos. Para este efecto se emitirá concepto dando a conocer en forma explícita aquella(s) propuesta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n), verificando el estricto cumplimiento de los requisitos exigidos en el numeral 2.2 ASPECTOS JURÍDICOS, del presente documento.

De conformidad con lo anterior, si una propuesta no cumple con los requisitos exigidos, determinará la causal de rechazo de la misma y su consecuente exclusión de ser considerada para la adjudicación, sin perjuicio de que la respectiva oferta sea estudiada en los demás factores previstos en este capítulo.

Se verificarán los requisitos que deben reunir los Proponentes y los documentos de contenido jurídico que integran las propuestas presentadas y que habilitan a cada oferente para participar en el presente proceso, de acuerdo con lo exigido en estos Pliegos de Condiciones y en las disposiciones legales vigentes.

Este aspecto no dará puntaje pero habilitará o inhabilitará la propuesta para su evaluación económica. Se indicará HABILITADA O NO HABILITADA.

La información requerida y que deba estar consignada en los anexos, formatos indicados y adjuntos a los términos de referencia, deberá ser diligenciada y presentada en forma impresa. Por lo anterior se rechazarán las propuestas presentadas a lápiz, o en forma no impresa que permitan su posterior alteración.

Si el Proponente considera que es conveniente para complementar su propuesta, anexar información adicional a la solicitada por La Entidad en los formularios establecidos, podrá allegarla haciendo referencia al formulario que complementa.

3.2. HABILITACIÓN FINANCIERA (Factor Habilitante - Sin Puntaje)

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos financieros exigidos en los presentes términos, Para este efecto, emitirá el resultado de la evaluación de cada una de las propuestas y el concepto sobre la(s) propuesta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n), verificando el estricto cumplimiento de los requisitos exigidos en el numeral 2.3 ASPECTOS FINANCIEROS, del presente documento.

En caso en que el Proponente no anexe los documentos solicitados en el presente numeral, deberá allegarlos dentro del término establecido en la solicitud efectuada por la Entidad Contratante, los cuales si no se presentan, se procederá a declarar la propuesta como NO HABILITADA.

3.2.1. VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA

De conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013, en el numeral 3 del Artículo 10, la capacidad financiera será objeto de verificación a todos los Proponentes, sin calificarse, por cuanto no es factor de comparación de las ofertas.

Los indicadores a verificar serán los siguientes:

 Liquidez: Razón Corriente = Activo corriente / pasivo corriente. IL > 1.19

 Endeudamiento: Endeudamiento = (Pasivo total / activo total)*100. NE <= 68.8%

 Rentabilidad sobre Patrimonio = Utilidad Operacional / Patrimonio. ROE > 3.69%

 Rentabilidad sobre Activos = Utilidad Operacional / Activo Total. XXX > 0.77%

Para la verificación de los indicadores, los Proponentes deberán aportar la siguiente información:

1. Un certificado del revisor fiscal o del contador, según el caso, en el cual conste cada uno de los valores de los indicadores tomados de la contabilidad, con fecha xx xxxxx al 31 de diciembre de 2016. Para persona jurídica nueva o persona natural que haya iniciado operaciones en el presente año, aportará el certificado teniendo en cuenta la información extraída de la contabilidad, con fecha xx xxxxx al último día calendario del mes anterior al cierre del presente proceso.

2. Estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2016.

En caso de que falte algún indicador o no correspondan con la información financiera con fecha xx xxxxx al 31 de diciembre de 2016, tomará los indicadores del certificado del revisor fiscal o del contador, los cuales deberán coincidir con lo registrado en los estados financieros anexos.

La información financiera deberá ser presentada en moneda legal colombiana, por ser ésta la unidad contable por expresa disposición legal.

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. si lo considera necesario, se reserva la facultad de solicitar información adicional, con el fin de verificar y/o aclarar los datos reportados en los certificados requeridos.

Para establecer la capacidad financiera de las uniones temporales, se determinan separadamente los indicadores financieros de los integrantes. Los índices obtenidos se multiplican por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes de la unión temporal. El índice obtenido por cada integrante se suma para consolidar el total del indicador de la unión temporal

Para establecer la capacidad financiera de los consorcios, se determinan separadamente los indicadores financieros de los consorciados, los índices obtenidos se suman y dividen por el número de integrantes del consorcio, éste resultado consolidado es el indicador del consorcio.

3.3 HABILITACIÓN TÉCNICA (Factor Habilitante - Sin puntaje)

POSITIVA Compañía de Seguros S.A., realizará una verificación del cumplimiento de los requisitos de orden técnico estipulados en los presentes términos, verificando el estricto cumplimiento de los requisitos exigidos en el numeral 2.4 ASPECTOS TÉCNICOS.

Para este efecto se emitirá concepto dando a conocer en forma explícita aquella(s) propuesta(s) que cumple(n) y la(s) que no cumple(n).

De conformidad con lo anterior, si una propuesta no cumple con los requisitos exigidos, determinará la causal de rechazo de la misma y su consecuente exclusión de ser considerada para la adjudicación, sin perjuicio de que la respectiva oferta sea estudiada en los demás factores previstos en este capítulo.

3.4 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LAS OFERTAS

Luego de verificados los requisitos habilitantes, se calificará sobre los aspectos establecidos en el siguiente cuadro

Previo análisis comparativo de las ofertas que se ciñan a los requisitos establecidos en el presente documento, POSITIVA seleccionará el ofrecimiento más favorable para la Entidad y a los fines que ella busca, aplicando los mismos criterios para todas, sobre un total de MIL puntos (1.000) discriminados de acuerdo con los siguientes factores de puntuación

Las variables a calificar y su ponderación es la siguiente, sobre un total de 1.000 puntos así:

Tabla 1

CRITERIO GENERAL	PUNTAJE
EVALUACION ECONOMICA (500 PUNTOS)
Menor costo propuesto por el recurso humano requerido	350 Puntos
Menor porcentaje propuesto por administración	150 Puntos
VALORES AGREGADOS (100 PUNTOS)
Valores agregados	100 Puntos
PRESENTACION ESTRATEGICA Y CREATIVA (300 PUNTOS)
Campaña de comunicación y posicionamiento de marca	200 Puntos
Desarrollo de concepto de producto e innovación	100 Puntos
APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100 PUNTOS)
Componente Nacional	100 Puntos
Componente mixto (nacional – extranjero.)	75 Puntos
Componente extranjero	50 Puntos

3.4.1 EVALUACIÓN TÉCNICA. PRESENTACION ESTRATEGICA Y CREATIVA

El proponente entiende y acepta el resultado de la evaluación objetiva emitida por Positiva Compañía de Seguros S.A. y se compromete a acatar su decisión. (Ver Anexo 6)

La evaluación de la presentación estratégica y creativa, estará conformada por la sumatoria de los resultados en las evaluaciones de:

 Campaña de comunicación y posicionamiento de marca (Máximo 200 Puntos)

 Desarrollo de concepto de producto e innovación (Máximo 100 Puntos)

A continuación la descripción de la metodología de evaluación en cada uno de los aspectos:

Para la definición del puntaje final de cada oferente, se tendrá en cuenta el promedio de calificación de los jurados. (Ver formula) Ejemplo: Para la campaña de comunicación y posicionamiento de marca un jurado determina un puntaje total de 150 puntos, el otro jurado de 200 puntos, otro jurado otorgará un puntaje de 200 y el otro jurado una calificación de 100 puntos, la calificación final para el caso denominado sería de 162 puntos (no aplican decimales).

=

PUNTAJE PARA LA CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN

Calificación Jurado 1

Calificación Jurado 2

Calificación Jurado 3

+

+

+

4

Calificación Jurado 4

=

PUNTAJE PARA DESARROLLO DE CONCEPTO DE PRODUCTO

Calificación

Jurado 1

Calificación Jurado 2

+

Calificación Jurado 3

4

+

+

Calificación Jurado 4

Nota: Los puntajes asignados resultado de las fórmulas enunciadas se aproximarán al número entero correspondiente, por lo tanto no se tendrán en cuenta los decimales.

CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN Y POSICIONAMIENTO DE MARCA

Se tendrá un máximo de calificación de 200 puntos, los cuales corresponderán a la sumatoria de los siguientes aspectos a evaluar. Cada jurado otorgara el puntaje descrito en la tabla, según se cumpla o no se cumpla al 100% con el criterio especifico de calificación:

CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN Y POSICIONAMIENTO DE MARCA
CRITERIO GENERAL DE EVALUACION	CRITERIO ESPECIFICO	SI CUMPLE	NO CUMPLE	PUNTAJE MÁXIMO	PUNTAJE OTORGADO
ESTRATEGIA Y CONCEPTO	La estrategia presentada cumplen con los objetivos de comunicación establecidos en el brief.	40 PUNTOS	0 PUNTOS	100 PUNTOS
	La propuesta conceptual es creativa.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	El tono de comunicación utilizado para la campaña es adecuado para Positiva.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	La estrategia propuesta es sostenible a largo plazo.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	El mensaje utilizado para transmitir el concepto es claro y efectivo.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	La estrategia muestra un conocimiento de la categoria de seguros	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	Se presentaron las herramientas y la forma de medir el impacto, el alcance y otras variables relevantes de la estrategia propuesta	10 PUNTOS	0 PUNTOS
LINEA GRAFICA Y ADAPTACION DE PIEZAS	La linea grafica es visualmente atractiva y actual	10 PUNTOS	0 PUNTOS	50 PUNTOS
	Los elementos de la imagen corporativa estan aplicados adecuadamente.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	Existe unidad grafica en las piezas propuestas	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	La linea grafica se adapta a las caracteristicas sociodemograficas de las diferentes regiones del pais.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	La linea grafica marca un diferencial frente a la publicidad xxx xxxxxxx asegurador.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
MEDIOS PARA LA IMPLEMENTACIO N 360	Los medios propuestos cumplen con la estrategia de comunicación	10 PUNTOS	0 PUNTOS	25 PUNTOS
	Los medios propuestos se complementa de manera adecuada para comunicar el mensaje y lograr los objetivos	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	Los medios propuestos ofrecen el alcance para llegar a nivel nacional con una segmentación acorde con la estrategia	5 PUNTOS	0 PUNTOS
OPTIMIZACION DEL PRESUPUESTO	El presupuesto tiene un manejo adecuado para el tiempo propuesto de la estrategia	5 PUNTOS	0 PUNTOS	20 PUNTOS
	Dentro del presupuesto fueron considerados los aspectos logísticos y de producción.	5 PUNTOS	0 PUNTOS
	Los costos presentados son acordes con la realidad xxx xxxxxxx	10 PUNTOS	0 PUNTOS
RECURSOS PARA LA PRESENTACION	Se cumplió con el tiempo establecido	2 PUNTOS	0 PUNTOS	5 PUNTOS
	La presentación y recursos utilizados son dinámicos, manteniendo la atención xxx xxxxxx.	3 PUNTOS	0 PUNTOS

DESARROLLO DE CONCEPTO DE PRODUCTO E INNOVACION

Se tendrá un máximo de calificación de 100 puntos, los cuales corresponderán a la sumatoria de los siguientes aspectos a evaluar. Cada jurado otorgara el puntaje de descrito en la tabla, según se cumpla o no se cumpla al 100% con el criterio especifico de calificación:

DESARROLLO DE CONCEPTO DE PRODUCTO E INNOVACION B2C
CRITERIO GENERAL DE EVALUACION	CRITERIO ESPECIFICO	SI CUMPLE	NO CUMPLE	PUNTAJE MÁXIMO	PUNTAJE OTORGADO
VIABILIDAD Y RESPUESTA A UNA NECESIDAD XX XXXXXXX	El concepto de producto responde a una necesidad real xx xxxxxxx.	20 PUNTOS	0 PUNTOS	40 PUNTOS
	El concepto de producto puede llegar a ser viable en el mediano plazo (1 año).	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	La propuesta muestra un entendimiento y conocimiento xxx xxxxxxx asegurador	10 PUNTOS	0 PUNTOS
ESTRATEGIA DE LANZAMIENTO	La estrategia de lanzamiento es adecuada para comunicar el concepto de producto	10 PUNTOS	0 PUNTOS	30 PUNTOS
	La propuesta conceptual es creativa.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
	El tono de comunicación utilizado para la campaña es adecuado.	5 PUNTOS	0 PUNTOS
	El mensaje utilizado para transmitir el concepto es claro y efectivo.	5 PUNTOS	0 PUNTOS
LINEA GRAFICA Y ADAPTACION DE PIEZAS	Los elementos de la imagen corporativa estan aplicados adecuadamente.	5 PUNTOS	0 PUNTOS	15 PUNTOS
	La linea grafica marca un diferencial frente a la publicidad xxx xxxxxxx asegurador.	10 PUNTOS	0 PUNTOS
MEDIOS PARA LA IMPLEMENTACION	Los medios propuestos cumplen con la estrategia de lanzamiento.	10 PUNTOS	0 PUNTOS	10 PUNTOS
OPTIMIZACION DEL PRESUPUESTO	Los costos presentados son acordes con la realidad xxx xxxxxxx y se ajustan al presupuesto	5 PUNTOS	0 PUNTOS	5 PUNTOS

3.4.1 EVALUACION ECONOMICA

MENOR COSTO PROPUESTO POR EL RECURSO HUMANO REQUERIDO (350 PUNTOS)

Se asignarán 350 puntos al proponente que presente la oferta económica de menor costo en el FEE para Positiva Compañía de Seguros S.A.

El Fee mensual o costo fijo expresado en pesos colombianos, por Servicios, honorarios, estrategia, creatividad, desarrollo de campañas integrales, servicios de cotización y supervisión, producción externa y desarrollos artes finales, actualmente calculado en ningún caso podrá ser superior a CIEN MILLONES DE PESOS incluido IVA.

Al proponente con menor Xxx se le otorgarán 350 puntos, para los demás proponentes se aplicará la siguiente fórmula para la asignación de los puntos y calificación correspondientes:

=

PUNTOS OBTENIDOS PROPONENTE A CALIFICAR

(PP1- ((PPX-PP1)*2))*350

PP1

En dónde:

PP1 = Valor propuesto por el proponente con la oferta económica de menor costo. PPX= Valor propuesto por el proponente a calificar

En todos los casos ningún proponente podrá obtener una calificación inferior a cero.

En general, el oferente deberá considerar al momento de formular su oferta económica la totalidad de las condiciones exigidas por la Entidad.

Todos los valores que se estimen en la oferta económica deberán presentarse en pesos colombianos.

Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras. Si se presenta alguna discrepancia entre el medio físico y el magnético (para los formatos que deban presentarse en los dos medios), prevalecerá lo expresado en el medio físico.

Nota: Los puntajes asignados resultado de las fórmulas enunciadas se aproximarán al número entero correspondiente, por lo tanto no se tendrán en cuenta los decimales.

SI NO SE PRESENTA OFERTA ECONOMICA SERÁ CAUSAL DE RECHAZO. SI LA OFERTA ECONOMICA SE PRESENTA SIN FIRMA SE PODRÁ SUBSANAR.

MENOR PORCENTAJE PROPUESTO POR ADMINISTRACION (150 PUNTOS)

Para la asignación de estos 150 PUNTOS se tendrá en cuenta lo siguientes criterios:

PAGO A TERCEROS (75 PUNTOS)

Se asignarán 75 PUNTOS al proponente que presente el porcentaje de administración de menor costo para Positiva, frente a pagos a terceros correspondientes a producción gráfica, impresos, audiovisual, señalización de seguridad y demarcación, material promocional (merchandising), patrocinios, material de relacionamiento, pago de locaciones para eventos, catering, personal de protocolo y staff, técnica para eventos, shows, performance, y logística integral de eventos, ordenados por Positiva. DICHO PORCENTAJE NO PODRÁ SER SUPERIOR AL 6%

Al proponente con la oferta de menor costo para Positiva (menor porcentaje) se le otorgarán 75 puntos, para los demás proponentes se aplicará la siguiente fórmula para la asignación de los puntos y calificación correspondientes:

=

PUNTOS OBTENIDOS PROPONENTE A CALIFICAR

(PP1- (PPX-PP1))*75

PP1

En dónde:

PP1 = Valor propuesto por el proponente con la oferta económica de menor costo. PPX= Valor propuesto por el proponente a calificar

En todos los casos ningún proponente podrá obtener una calificación inferior a cero.

En general, el oferente deberá considerar al momento de formular su oferta económica la totalidad de las condiciones exigidas por la Entidad.

Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras. Si se presenta alguna discrepancia entre el medio físico y el magnético (para los formatos que deban presentarse en los dos medios), prevalecerá lo expresado en el medio físico.

Nota: Los puntajes asignados resultado de las fórmulas enunciadas se aproximarán al número entero correspondiente, por lo tanto no se tendrán en cuenta los decimales

SI NO SE PRESENTA OFERTA ECONOMICA SERÁ CAUSAL DE RECHAZO. SI LA OFERTA ECONOMICA SE PRESENTA SIN FIRMA SE PODRA SUBSANAR.

PAUTA EN MEDIOS DE COMUNICACION (75 PUNTOS)

Se asignarán 75 puntos al proponente que presente el porcentaje de administración de menor costo para Positiva, frente a la Pauta en Medios de Comunicación ATL – Online y Offline (Televisión por Cable, Radio, Vallas, Eucoles, Aeropuertos, Digital y otros medios donde Positiva decida pautar). DICHO PORCENTAJE NO PODRÁ SER SUPERIOR AL 2%

Al proponente con la oferta de menor costo para Positiva (menor porcentaje) se le otorgarán 75 puntos, para los demás proponentes se aplicará la siguiente fórmula para la asignación de los puntos y calificación correspondientes:

=

PUNTOS OBTENIDOS PROPONENTE A CALIFICAR

(PP1- (PPX-PP1))*75

PP1

En dónde:

PP1 = Valor propuesto por el proponente con la oferta económica de menor costo. PPX= Valor propuesto por el proponente a calificar

En todos los casos ningún proponente podrá obtener una calificación inferior a cero.

En general, el oferente deberá considerar al momento de formular su oferta económica la totalidad de las condiciones exigidas por la Entidad.

Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras. Si se presenta alguna discrepancia entre el medio físico y el magnético (para los formatos que deban presentarse en los dos medios), prevalecerá lo expresado en el medio físico.

Nota: Los puntajes asignados resultado de las fórmulas enunciadas se aproximarán al número entero correspondiente, por lo tanto no se tendrán en cuenta los decimales

SI NO SE PRESENTA OFERTA ECONOMICA SERÁ CAUSAL DE RECHAZO. SI LA OFERTA ECONOMICA SE PRESENTA SIN FIRMA SE PODRA SUBSANAR.

3.4.2 VALORES AGREGADOS (100 Puntos)

Positiva Compañía de Seguros S.A otorgara hasta 100 puntos a los proponentes que ofrezcan los siguientes valores agregados, según la tabla que se expone a continuación:

Valores agregados (Puntaje máximo otorgado 100 puntos) Ver Anexo Nro 12

Valores agregados	Puntaje otorgado
Un (1) diseñador arte finalista SENIOR con dedicación 100% adicional a los incluidos en el equipo humano mínimo requerido.	50 puntos
Se otorgara el puntaje aquí establecido para el proponente que ofrezca un 5% de unidades adicionales en fichas de seguridad o señalización solicitadas.	15 puntos
Cuatro (4) Servicios de internet móvil LTE4 ilimitados con modem inalámbrico durante la vigencia del contrato para contar con servicio de Internet en las visitas constantes a clientes y eventos donde participa la Compañía.	5 puntos
Servicio de acceso al banco de imágenes xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx para descargar hasta setecientos cincuenta (750) imágenes cada año y Servicio de acceso al banco de imágenes xxx.000xx.xxx durante la vigencia del contrato para descargar hasta ciento cincuenta (150) imágenes por mes.	10 puntos
100 pendones de 2metros de alto x 1 metro de ancho impresos a 1440 DPI, banner 13 onzas con ojaletes a las esquinas, impresos a tinta especial con porta pendón araña y forro.	10 puntos
Acreditar un premio y/o reconocimiento recibido por campañas realizadas en Colombia, durante los últimos 5 años según lo descrito a continuación: a. Por un premio Xxxxx, Cannes o Fiap: 10 puntos. (El puntaje máximo será de 10 puntos, no es sumatoria.) b. Cualquier otro premio en la industria publicitaria: 2 puntos (El puntaje máximo será de 2 puntos, no es sumatoria) *El puntaje otorgado por premios o reconocimientos es excluyente y no es acumulable entre A Y B	10 puntos

3.4.3 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100 puntos)

Se establece dentro de los criterios de calificación de las propuestas el incentivo en la contratación, respecto del factor de ponderación legal de APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL, que se relaciona en los presentes términos de referencia.

Se asignará un puntaje máximo de CIEN (100) puntos en este ítem, a los proponentes nacionales o extranjeros que dentro del equipo humano de trabajo asignado para la ejecución del contrato, incorporen componente 100% de mano de obra nacional.

Lo anterior, se probará con la manifestación expresa del Representante Legal del oferente, contenida en la Carta de presentación de la propuesta.

A los proponentes nacionales o extranjeros que dentro del equipo humano de trabajo asignado para la ejecución del contrato, el componente de mano de obra nacional sea mayor a la mano de obra extranjera, se le asignarán SETENTA Y CINCO (75) puntos.

A los proponentes nacionales o extranjeros que dentro del equipo humano de trabajo asignado para la ejecución del contrato, el componente de mano de obra extranjera sea mayor a la mano de obra nacional, se le asignarán CINCUENTA (50) puntos.

Los proponentes que dentro de su equipo humano de trabajo asignado para la ejecución del contrato incorporen componente 100 % mano de obra extranjera, se le asignaran cero (0) puntos.

Los proponentes que no anexen certificación o no la presenten con los requisitos señalados, tendrán cero (0) puntos.

Para los efectos del presente numeral y de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 679 de 1994 y por el artículo 4.2.2 del Decreto 734 de 2012, se entiende por "servicio de origen nacional" aquel prestado por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional colombiana, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia.

CAPITULO 4. CONDICIONES DEL CONTRATO

4.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.

Para desarrollar el objeto anteriormente mencionado, POSITIVA requiere que el contratista cumpla con las siguientes actividades u obligaciones:

4.2 OBLIGACIONES GENERALES. Contratista:

a. Cumplir con el objeto contractual

b. Entregar los soportes de las actividades realizadas, dentro de los plazos fijados para el efecto por la supervisión del contrato.

c. Guardar absoluta confidencialidad “Know How” de los procesos y directrices de POSITIVA S.A., que conozca con ocasión de la ejecución del contrato

d. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones

e. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho.

f. Mantener reserva sobre la información que legalmente amerite este trato, que le sea suministrada para el desarrollo o con objeto del contrato

g. Radicar las facturas de cobro dentro de los plazos establecidos

h. Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato, en el término del mismo

i. Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral

j. Las demás que por Xxx o contrato le correspondan

El contratista será responsable, ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros.

OBLIGACIONES GENERALES DE POSITIVA:

a. Pagar en la forma establecida, las facturas presentadas por el contratista

b. Suministrar en forma oportuna la información que requiera el contratista

c. Resolver las peticiones que le sean presentadas por el contratista en los términos consagrados en la ley

d. Verificar, revisar y aprobar a través del Supervisor designado, el cumplimiento de los requisitos y documentos de orden técnico exigidos como requisito previo e indispensable para suscribir el contrato.

e. Pagar en la forma establecida, las facturas presentadas por EL CONTRATISTA.

f. Suministrar en forma oportuna la información solicitada por El CONTRATISTA de conformidad con los términos de éste proceso.

g. Resolver las peticiones que le sean presentadas por El CONTRATISTA en los términos consagrados en la Ley.

h. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte.

Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él formen parte

4.3 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS

Obligaciones Especiales:

EL CONTRATISTA en cumplimiento del contrato, estará obligado a:

 Asesorar en el desarrollo de estrategias en la planeación, selección, ejecución y compra de plan de medios masivos, en conjunto con la central de medios, siempre y cuando esta disciplina se active. Positiva podrá sugerir medios ATL que hagan parte del plan de medios. Adicionalmente, la agencia y el Media Partner podrán sugerir medios alternativos basándose en los lineamientos de la estrategia de marca y el target acordado. Deberá planear, analizar, recomendar, negociar, comprar y hacer seguimiento a la pauta de medios, audiencias, programas, intensidad, fechas, páginas, formatos de pauta, TRP'S, costos y descuentos logrados, es decir todos los detalles para la implementación entre otros.

Adicional deberá realizar el chequeo y control de la pauta ordenada con pruebas de medición. Responderá por la pauta y el pago directo y oportuno a los proveedores.

 Coordinar en conjunto con Positiva el análisis de los patrocinios, eventos, activaciones de marca y demás actividades BTL en que la compañía decida participar garantizando los mejores precios, ubicación, exhibición y negociación para Positiva, respetando la imagen de marca.

 Crear y diseñar artes, piezas gráficas, piezas en video, piezas radiales, digitales, de publicidad interior y exterior, prensa, revistas, entre otras piezas que se requieran en diferentes formatos, para apoyar las diversas campañas que la Compañía requiera.

 Realizar el Desarrollo Creativo, la Producción, Postproducción y Ejecución de las campañas publicitarias que Positiva determine.

 Desarrollar, asesorar e implementar estrategias y planes de acción para el sitio web, las redes sociales y otros medios virtuales que Positiva requiera

 Realizar estrategias de Relaciones públicas y de comunicación corporativa, el equipo debe encargarse de la implementación y desarrollo de herramientas tácticas de comunicación, como lo son, entre otras, reuniones de socialización con grupos de interés, visitas a grandes clientes, tours de medios con el vocero de la compañía, entrevistas uno a uno con la prensa, visitas a distintos medios de comunicación para conversar o hacer entrevistas con el director/editor, acompañados con el vocero de la Compañía, atención y manejo de preguntas que tenga la prensa, elaboración de comunicados de prensa, desarrollo de guiones para videos y programas radiales, entre otros.

 Asesorar a la compañía en todo el tema de branding, imagen de marca, de imagen en punto de atención, señalización interna y externa, demarcación, avisos

de fachada y todos los otros avisos o artes que se deriven de la relación contractual.

 Asesorar a la Compañía en el cálculo del valor monetario de la marca Positiva Compañía de Seguros “Brand Valuation”, en el mercado Colombiano.

 Realizar 3 diseños por cada pieza que se solicite, para que el comité que Positiva designe los apruebe. No siempre se deberán entregar 3 diseños, pero esto deberá ser acordado con Positiva previamente y según la pieza que se solicite.

 Prestar sus servicios de apoyo en forma permanente e integral en todos los trabajos referentes a comunicación y publicidad y en general en todo lo referente al objeto del contrato.

 Comprometerse a asistir a las reuniones logísticas, entrega de información, revisiones y presentaciones que solicite el Supervisor del contrato.

 Responder por la adecuada planificación que le permita desarrollar el objeto del contrato con la oportunidad, cubrimiento, eficacia y calidad requeridos.

 Responder por la calidad del servicio del personal utilizado y por la calidad de los equipos, y en general por todos los servicios y los medios que se destinen para la realización y ejecución del contrato.

 Corregir de forma inmediata cualquier falla, error o inconveniente que se cometa en la ejecución del objeto contractual.

 Dar cumplimiento al tiempo de entrega acordado previamente con el Supervisor del Contrato y mantenerlo informado en caso de que estos vayan a cambiar por motivos de fuerza mayor.

 Responder oportunamente las inquietudes planteadas por el Supervisor del contrato y presentar los informes con los respectivos soportes que le sean solicitados.

 Mantener un control administrativo eficiente a nivel financiero y de costos.

Planeación

 Desarrollar inicialmente una labor de planeación estratégica: revisión de status de la marca, diagnóstico actual de la categoría de seguros, revisar la promesa y los valores de marca, definir el posicionamiento, desarrollar estrategia creativa de comunicación para el desarrollo de una comunicación integral.

 Revisar estrategias y resultados de estudios desarrollados para la marca desde su fundación.

 Desarrollar un diagnóstico actual en materia comunicacional de la categoría de seguros.

 Asegurar que las estrategias y acciones que se desarrollen guardarán relación con la identidad y unidad xx xxxxxxx, de acuerdo al brief e información entregada para la ejecución.

 Hacer entrega al Supervisor del contrato de todos los documentos, reportes escritos, desarrollo de herramientas estratégicas, análisis de competencia, revisión de tendencias, información de consumidor, entre otros, que se hayan realizado y aportado durante la fase de planeación y en general durante la ejecución del contrato.

Administración

 Para el desarrollo del contrato el contratista deberá asignar mínimo un Director de Cuenta y un Ejecutivo de Cuenta, que sirva de enlace desde la agencia, sean el contacto directo con el Supervisor del contrato, asistan a las diferentes reuniones en las que se consideren necesarios, administren el desarrollo y ejecución de todos los trabajos y ayuden a la efectiva realización del contrato. Estas personas actuarán como coordinadores y responsables del contrato de manera permanente.

 El equipo de trabajo asignado por el contratista deberá tener disponibilidad de tiempo para cumplir con los requerimientos y las necesidades de POSITIVA durante el tiempo de vigencia del contrato, según la dedicación que tenga y se destine a la cuenta de estos profesionales.

 Xxxxxx garantizar el equipo de trabajo con el que se comprometió en su propuesta. Cualquier cambio en el equipo de trabajo propuesto en la oferta deberá ser remplazado por personas con las mismas o superiores calidades y condiciones exigidas en los términos de referencia y deberá tener el visto bueno del Supervisor. Además Positiva deberá ser informado por escrito o por vía correo electrónico al menos 10 días hábiles antes del retiro de esta persona. POSITIVA se reserva en cualquier momento, el derecho de solicitar el cambio de cualquiera de los integrantes del equipo, si a juicio del Supervisor no cumple con funciones, perfil y responsabilidades requeridas y acordadas. También Positiva podrá sugerir o solicitar la inclusión de nuevos integrantes que pertenezcan al equipo asignado a cuentas o alguna de sus disciplinas asociadas.

 Mantener un control administrativo eficiente sobre los trabajos y costos involucrados en la cuenta.

 Presentar mensualmente un Informe sobre ejecución de los recursos del contrato que indique el movimiento de las solicitudes y presupuestos aprobados, fecha, beneficiario o destino del recurso y saldo disponible.

 Realizar semanalmente entre el contratista y el Supervisor una reunión de status de trabajos, responsabilidades y fechas de entrega con el fin de llevar una debida planeación y avance de los compromisos acordados. Esta reunión podrá ser presencial, telefónica o por videoconferencia.

 Presentar un cronograma detallado con la planeación y fecha de entrega de las diferentes actividades acordadas con el fin de visualizar la correcta ejecución de la campaña integral.

 El desarrollo y ejecución de los productos está sujeta a la aprobación previa del Supervisor y las personas que POSITIVA destine para la revisión de piezas de comunicación. Toda pieza debe tener su aprobación por escrito antes de su producción, emisión o publicación.

 Toda presentación, acuerdo, y aprobación deberá quedar registrado en actas de reunión que realizará el proponente el día después de la reunión. Estas deberán ser revisadas por el Supervisor del contrato y en caso de no ser aprobada, el contratista deberá proceder a modificarlas en los (3) días siguientes.

●Desarrollar, presentar y entregar cada tres (3) meses un reporte de “Análisis de la publicidad, comunicación e innovación de la categoría” de Seguros y de Riesgos Laborales, en el territorio colombiano y de tendencias y comunicación internacional.

 Asumirá su responsabilidad cuando los errores hayan sido ocasionados por algún miembro del equipo que tenga directa o indirecta relación con el contratista.

 Desarrollo de trabajos creativos y piezas de comunicación, BTL y Digitales

 Desarrollar, diseñar, implementar y ejecutar las campañas de comunicación que se deban realizar según el objeto de la presente contratación.

 Bajo la estrategia definida, deberá desarrollar y presentar concepto(s) creativos, xx xxxxxxx, actividades, propuestas y más de 2 caminos o ideas ejecuciones por cada concepto presentado.

 El equipo creativo presentado por el contratista deberá supervisar y garantizar la calidad de: el excelente nivel creativo en todas las piezas, los copies con buena ortografía y apropiados para el grupo objetivo, calidad de los artes finales, producción impecable (gráfico y audiovisual) sin olvidar ningún detalle, solicitud o sugerencia específica del Supervisor.

 El contratista es responsable por la redacción de los textos de todas las piezas, tanto gramática como ortográficamente; en el caso en que se presenten errores por estos conceptos, POSITIVA no pagará los costos incurridos por el trabajo (arte, producción, publicación, impresión, etc.).

 Se espera que el equipo creativo presentado por el contratista se involucre y recomiende la implementación de piezas complementarias que considere pertinentes para alcanzar los objetivos expuestos, siempre y cuando su elaboración no vaya en contra de los lineamientos de la marca o exceda el presupuesto asignado.

 Se compromete a hacer preproducción, producción y postproducción con la

intervención del Supervisor y el equipo de comunicaciones asignado por POSITIVA

 Deberá garantizar el equipo creativo de trabajo con el que se comprometió en su propuesta. No se aceptarán cambios constantes y diferentes responsables para los diferentes desarrollos creativos. El equipo asignado será el que se involucrará y conocerá la categoría y la marca, de tal manera que se podrá facilitar el trabajo, acertar en la creatividad y se manejará de forma eficaz y clara las campañas.

 POSITIVA podrá solicitar al contratista el diseño y la producción de campañas o comunicaciones adicionales con temáticas diferentes a las presentadas en los presentes términos de referencia siempre y cuando sean incluidos y cubiertos por los recursos disponibles de la presente contratación.

 Deberá llevar un archivo de artes finales, organizado e identificado con referencias, tamaños y descripciones especiales.

 Se deberá presentar mínimo 3 cotizaciones de producción para las piezas de audio, video y fotografía que se acuerden producir. Estas cotizaciones deben incluir la descripción del producto que se va a realizar, sus características y servicios que se van a recibir. Esto con el fin de tomar la decisión del proveedor más conveniente y tener material para soportar el presupuesto. POSITIVA podrá según tiempos y fechas de entrega solicitar una sola cotización.

 Las campañas de comunicación, se deben presentar de forma integral y aplicada a los diferentes medios que sean dirigidas con el target definido: Medios masivos, medios alternos, actividades BTL y digital.

 El contratista podrá hacer recomendaciones estratégicas, ideas y producción para actividades de BTL e Internet que considere pertinentes para alcanzar los objetivos propuestos, siempre y cuando su elaboración no vaya en contra de los lineamientos de la marca o exceda el presupuesto asignado.

 Desarrollar estrategias e ideas para la realización de eventos y actividades promociónales de los productos y programas del sector.

 Diseñar y elaborar los materiales necesarios para la participación exitosa en eventos y en actividades promocionales.

 POSITIVA podrá cotizar el desarrollo de la producción de las ideas de BTL, Digitales y de otro tipo de propuestas realizadas por el contratista, con otras compañías diferentes a las asociadas con el contratista.

 El desarrollo de los productos, su imagen corporativa deberá estar acorde con el manual de Imagen de POSITIVA

1. Deberá Realizar pago a proveedores de la agencia y delegados por Positiva 8 días después de haber recibido el pago por parte de Positiva.

2. El adjudicatario con la firma del contrato garantizará la confidencialidad de la información que obtenga de la ejecución contractual y no podrá divulgar ninguna información lograda por un lapso no inferior a 5 años después de terminado el contrato.

El contratista deberá establecer unos tiempos mínimos de respuesta a los requerimientos que haga Positiva y deberá atenderlos ya sea por correo electrónico, vía telefónica, vía digital, personalmente entre otras alternativas.

Producción.

 Realizar la producción del material gráfico necesario para la implementación y puesta en marcha de las campañas requeridas.

 Se deberá presentar mínimo 3 cotizaciones de producción para las piezas de gráficas que se acuerden producir. Estas cotizaciones deben incluir la descripción del producto que se va a realizar, sus características y servicios que se van a recibir. Esto con el fin de tomar la decisión del proveedor más conveniente y tener material para soportar el presupuesto. POSITIVA podrá según tiempos y fechas de entrega solicitar una sola cotización.

 Si POSITIVA encuentra un precio más favorable en el marcado que represente un ahorro con las mismas condiciones de calidad, se debe contratar con el proveedor que ofrece el precio más favorable o igualar el precio y tiempo de entrega.

 Realizar su mejor esfuerzo para que POSITIVA obtenga el mejor precio en la compra y adquisición de productos y servicios por parte de los proveedores.

 El contratista deberá presentar las cotizaciones en máximo 72 horas, en caso de no presentarlas en este plazo, se podrá contratar con el proveedor que Positiva encuentre en el mercado, que presente la oferta en el tiempo estipulado, con precios acordes al mercado y tiempo de respuesta adecuado.

 POSITIVA podrá solicitar incluir en las cotizaciones y producciones a sus proveedores con quienes ha venido produciendo bajo estrictos niveles de calidad y cumpliendo con todas las exigencias en términos de costos y tiempos de entrega.

 Garantizar y supervisar la calidad de los materiales, los elementos utilizados y el trabajo final en la producción externa de las distintas piezas de Comunicación que se elaboren. Todas las piezas de comunicación y materiales promociónales requeridas por POSITIVA deben estar elaboradas con materiales con altos estándares de calidad.

Presentar las pruebas previas de impresión o producción para su aprobación antes de proceder a la impresión final. Las pruebas del material gráfico se presentarán en impresión digital

Señalización o fichas de seguridad para la preparación y atención de emergencias

Entre los servicios a contratar está contemplado invertir hasta cuatrocientos millones de pesos ($400.000.000) en fichas de seguridad y señalización para la preparación y atención de emergencias.

Para las cuales se debe cumplir con toda la normatividad aplicable, entre estas normas tenemos:

ANSI Z535.1-1991

ANSI A13.1 - 2007 Identificación de tuberías NTC 1461: Colores y señales de seguridad. NTC 3458: Identificación de tuberías y servicios NTC 1692: Transporte de mercancías peligrosas

Algunas características importantes a considerar es que se manejan diferentes calibres y materiales, en especial PVC y Acrílico, algunas sencillas, otras fotoluminscentes, otras reflectivas, la cantidad a producir está determinada por la demanda de las empresas afiliadas; sin embargo si se realiza una producción en volumen de las señales más sencillas en unidades de 500, 1.000, 2.000 y 5.000 unidades de las referencias más solicitadas.

En pocas oportunidades se maneja también producción por unidades según demanda de las empresas afiliadas.

El servicio de la agencia no incluye instalación.

Todas estas señales deben tener adhesivo doble fas de alto impacto en cuatro puntos, marca 3M.

La medida utiliza con mayor frecuencia es de 30x20 cms.

Medios.

En caso de llegarse a contratar o a requerir la activación de la compañía en medios masivos de comunicación, el proveedor deberá cumplir con:

 Desarrollo de estrategias de medios de comunicación masivos: televisión, radio, revista, prensa, publicidad exterior, Internet y en cualquier otro medio alternativo que se considere, basándose en los lineamientos de la estrategia de marca y el target acordado.

 Planear, analizar, recomendar, negociar, comprar y hacer seguimiento a la pauta en medios de comunicación de carácter masivo: televisión, radio, revista, prensa, publicidad exterior, Internet y en cualquier otro medio alternativo que se considere, basándose en los lineamientos de la estrategia de marca y el target acordado.

 Asegurar que el equipo de medios, se capacite y tenga el conocimiento de la categoría de seguros, de la comunicación y beneficios de nuestros

competidores y conocer a profundidad todo lo referente a POSITIVA

 Deberá garantizar el equipo de medios con el que se comprometió en su propuesta. No se aceptarán cambios constantes y diferentes responsables para los diferentes desarrollos de planes de medios. El equipo asignado será el que se involucrará y conocerá la categoría y la marca, de tal manera que se podrá facilitar el trabajo, acertar en las recomendaciones de medios y se manejará de forma eficaz y clara las pautas.

 Elaborar y presentar el plan de medios a ejecutarse según el tiempo acordado con el Supervisor. El plan debe incluir la información necesaria como franjas, alcance, frecuencia, objetivos de medios, audiencias, programas, intensidad, fechas, páginas, formatos de pauta, TRP’s, costos y descuentos logrados, es decir todos los detalles para la implementación entre otros. Las tarifas no podrán ser superiores a los valores y porcentajes de descuento presentados en la propuesta.

 Incluir reportes escritos correspondientes al comportamiento y consumo de medios por parte del consumidor, de manera actualizada, mediante herramientas de medición cuantitativa.

 Realizar los ajustes necesarios a la estrategia de comunicaciones y a sus diferentes planes, según los resultados del seguimiento y la medición efectuada.

 Realizar negociaciones especiales y encontrar nuevas oportunidades para negociar directamente con los proveedores nuevos descuentos que por cantidad o por edición especial o por algún caso especial se puedan presentar durante la ejecución, previa aprobación del Supervisor y respetando en todo caso el valor establecido en el proceso de licitación.

 Recomendaciones de medios diferentes o similares a las presentadas en la propuesta inicial serán revisados y aprobados por el Supervisor, previa aprobación de la propuesta y los costos presentada por el contratista, cuyos precios deberán estar acordes con los precios xxx xxxxxxx.

 Chequeo y control de pauta ordenada con pruebas de emisión.

 Entregar con cada cuenta los soportes de las publicaciones y/o de la pauta de acuerdo con los requerimientos de cada proceso, de la siguiente manera:

 Publicidad radial, televisiva y otras: una certificación del Proveedor

 Publicación en prensa y revistas: un ejemplar por cada publicación.

 Publicidad Exterior: Reporte fotográfico y certificación del medio.

 Responder por la pauta y el pago directo y oportuno a los proveedores.

 Responder por la programación y envío del material audiovisual, cuñas y material gráfico y sus respectivas copias a los medios en los que se vaya a pautar.

 Presentar informe mensual detallando el avance y desarrollo de los planes y actividades de medios ejecutadas, indicando las órdenes y presupuestos aprobados, fechas, producto y saldo disponible. Adicionalmente revisar su cumplimiento versus los objetivos planteados al inicio de la pauta.

 Al final presentar un informe general para cierre del contrato en el cual se realice un resumen de la estrategia de medios, el plan de medios ejecutado, los logros y evaluar el cumplimiento de los objetivos de comunicación comparados con los compromisos iniciales.

Deberá incluir en la propuesta el precio con todos los costos directos e indirectos, incluidas herramientas, equipos, materiales, gastos de personal, de administrativos, imprevista y utilidades.

Derechos de autor.

 La propiedad intelectual y material de los productos obtenidos es exclusiva de POSITIVA

 La propiedad de los bienes, equipos o elementos adquiridos para el desarrollo del objeto del contrato con los recursos propios del mismo pertenecen exclusivamente a POSITIVA

 Todos los derechos de propiedad intelectual y derechos patrimoniales de autor y títulos sobre todo trabajo creativo creados por empleados laborales del contratista en ejecución de sus funciones laborales para POSITIVA deberán ser cedidos por el contratista a POSITIVA

 El contratista deberá obtener las autorizaciones necesarias para utilización de la imagen de modelos, fotografías, material gráfico, videos y en general respecto de cualquier bien tangible o intangible, sujeto a protección como derecho de propiedad intelectual o de cualquier otra forma de protección, que sean propiedad de terceros.

 Será responsable de los pagos correspondientes a: ACODEM, SAYCO Y ACINPRO, o cualquier agremiación de artistas, modelos o locutores y de la gestión para la utilización autorizada por el autor o los dueños de los derechos patrimoniales de obras ya existentes.

Entrega de Materiales

 Entregar inventariado y en forma física: los archivos digitales master y copias en CD, archivo artes finales en formato digital, abiertos y en jpg´s, fotografías, ilustraciones y material de video que se haya utilizado para la producción de cualquier tipo de material audiovisual o gráfico durante la ejecución del contrato.

 El contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el

ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros, en los términos de la Ley.

 Especificaciones de calidad (Requerimientos mínimos de calidad que se requieren para la contratación del bien o servicio, así como las condiciones y pruebas necesarias para el efecto) :

 Presentar los documentos, artes y demás piezas publicitarias que se requieran, dentro del plazo establecido en los acuerdos de niveles de servicio, cumpliendo con los requisitos de orden técnico, exigidos como condición previa e indispensable para iniciar el contrato.

 Cumplir con las condiciones jurídicas, técnicas, económicas y comerciales presentadas en la propuesta.

 Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que se reciba a través de comunicaciones escritas, verbales, materiales, presentaciones, conversaciones y reuniones, que se compartan por causa del contrato.

 Responder por el material escrito, medio magnético o audiovisual que le sea entregado o que se desarrolle durante la ejecución del contrato.

 Cumplir estrictamente con la relación del personal presentado en la propuesta y con el porcentaje de tiempo que cada uno de los cargos dedicará a la ejecución del contrato.

 Emplear personal responsable, idóneo y que posea el suficiente profesionalismo, técnica, práctica y conocimiento.

 Desarrollar el objeto del contrato de conformidad con la naturaleza del mismo y asegurar la oportuna, eficaz y eficiente prestación de este y responder por su calidad.

 Realizar plan de trabajo, cronograma de actividades y reuniones de seguimiento y revisión que den cuenta de la evolución del proceso, los cuales deben evidenciar una secuencia lógica de los pasos necesarios que se deben llevar a cabo para la correcta y oportuna ejecución del contrato.

 Atender las indicaciones, observaciones y solicitudes emitidas por el Supervisor del contrato en referencia a la ejecución del mismo. Corregir las fallas y reemplazar los productos solicitados que no se encuentren acorde con lo solicitado, dentro del plazo razonable y acordado.

 Xxxxxxxx informado al Supervisor del contrato y asegurar que él se entere de cualquier novedad, suceso o anomalía tanto verbal como por escrito.

 Volúmenes (Volumen total a adquirir por el periodo a ser negociado. Distribución del volumen en el tiempo, frecuencia de entregas. Si se trata de un bien o servicio que se compra tradicionalmente especificar el valor histórico y distribución efectuada en el pasado):

De acuerdo a las necesidades de Positiva Compañía de Seguros, y lo contemplado en el Objeto contractual.

 Cobertura (Nivel Nacional, Regionales y/o sucursales) : A nivel Nacional

 Entregas (Periodicidad de entrega, forma de entrega y lugares de almacenamiento o se recibe el bien completo una sola vez):

El proveedor pondrá al servicio del equipo de POSITIVA su conocimiento y experiencia para la creación y puesta en marcha de estrategias de comunicación basadas en las siguientes acciones:

 Asesoría y colaboración en la implementación de la estrategia de potenciación de los medios acorde con los lineamientos de comunicación de POSITIVA.

 Elaboración de contenidos creativos (audiovisuales) que se requieran en la implementación de las estrategias definidas por POSITIVA

 Difusión de mensajes y comunicaciones a través de redes sociales, correo electrónico, SMS y otros medios digitales.

 Asesoría y colaboración en la implementación de la estrategia con los voceros de acuerdo con los lineamientos definidos.

 Elaboración de campañas de comunicación creativas para mejorar el posicionamiento de POSITIVA dentro del ámbito nacional.

 Elaboración de campañas creativas con base en temas claves que consideren necesarios durante la ejecución del contrato; que incluyan el diseño de piezas gráficas, realización de videos, realización de cuñas, realización de comerciales, acciones de impacto, páginas web, email marketing, SMS, conceptos creativos y análisis, formulación estratégica de comunicaciones, planeación, creación de contenidos, RR.PP. Coordinación de entrevistas, taller de voceros, convocatoria de medios, divulgación con medios, bases de datos. Diseño e implementación de experiencias.

 Respuesta pronta y estratégica a coyunturas que requieran la mitigación de crisis y contingencias, además del aprovechamiento de oportunidades en tiempo real.

 Monitoreo de redes sociales y planes de acción que de su análisis se desprendan.

 Cubrimiento en vivo de eventos para la difusión en las redes sociales, así como la planeación de experiencias.

 El contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros, en los términos de la Ley.

Corrección de estilo

Es responsabilidad del contratista la corrección de estilo de los textos desarrollados en todos los documentos, publicaciones y diversos materiales elaborados en el marco del contrato a realizar, con el fin de garantizar la correcta ortografía, gramática y redacción.

El proveedor debe encargarse de la corrección de estilo de todo el contenido informativo del material a producir o digital, con el fin de garantizar que no se presenten errores de ortografía, redacción o digitación.

Respecto a los contenidos de los materiales, en su mayoría serán suministrados por la compañía, pero en algunos casos se deberá digitar la información, u obtener de archivos en Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe Acrobat pdf. y en otros casos se entregará material impreso previamente para reimpresión, pero sin archivos en medio magnético, lo cual puede requerir digitación y este servicio no podrá ser cobrado adicionalmente.

Registro de ISBN (International Standar Book Number)

En el evento que algunas publicaciones realizadas por Positiva Compañía de Seguros S.A. requieran la obtención y registro del ISBN ante la Cámara Colombiana del Libro, por ser de carácter científico o cultural, el registro y obtención del International Standard Book Number estarán a cargo del contratista.

El contratista debe realizar la respectiva consignación y la respectiva solicitud del registro la realizará Positiva a través del sitio web habilitado para ello por la cámara Colombiana del Libro. Este valor total cada año no excederá los $500.000 (quinientos mil pesos)

Plazos de entrega

Para garantizar la oportunidad en el suministro del material solicitado, el contratista debe comprometerse a cumplir con unos plazos de entrega máximos establecidos por cada material:

Tiempos de diseño y diagramación

Para volantes, folletos, pendones, botones, afiches, plegables, Impresos litográficos, certificados o diplomas, escarapelas, almanaques de bolsillo, adhesivos, tropezones, retablos, carteleras, invitaciones, libretas, sobres, habladores y cuelga puertas Plazo máximo: Dos días hábiles.

Para Cartillas, folletos, documentos técnicos y fichas de seguridad o señalización

Plazo máximo: Cinco días hábiles si se suministran textos digitales, Diez días hábiles si no se suministra texto en medio digital.

Plazo de entrega de materiales

Este tiempo se considera a partir de la aprobación de la prueba digital de impresión

Impresos digitales:

 Menos de 500 unidades, un día hábil

 Más de 500 unidades, dos días hábiles

 Pendones hasta 50 unidades, un día hábil

 Pendones más de 50 unidades, tres días hábiles

 Afiches, volantes, folletos, plegables, certificados o diplomas, invitaciones, etc.

Plazo máximo: dos días hábiles de entrega y dos días más si tienen acabados como plastificado, lacado, troquelado u otro.

Impresos litográficos:

 Para afiches, volantes, plegables, cuelga puertas, imanes, folletos, certificados o diplomas, invitaciones y similares.

Plazo máximo: Cinco días hábiles y tres días más si contempla acabados como troquelado, plastificado, lacado u otro.

 Para cartillas y material con un número de páginas superior a 24.

Plazo máximo: 10 días hábiles hasta 1000 unidades y tres días más por cada 1000 unidades adicionales.

 Para cartillas o folletos y material con un número de páginas inferior a 24.

Plazo máximo: 8 días hábiles hasta 1000 unidades y un día hábil más por cada 1000 unidades adicionales.

 Fichas de seguridad y señalización y fichas de seguridad o señalización.

Plazo máximo: 5 días hábiles hasta 100 unidades y 20 días hábiles cuando se realiza producción de más de 100 unidades.

Entrega de materiales promocionales:

La entrega de todo tipo de material promocional o merchandising debe realizarse xxxxxx x xxxx (10) días calendario, a excepción de productos que deban ser importados, los cuales tendrán plazo de entrega entre 30 y 45 días calendario.

Otros ítems no especificados tendrán un plazo máximo de entrega de 8 días calendario y dos días más por acabados respectivos de empaste, argollado, plastificado, lacado, troquelados y demás.

Los productos en sustratos diferentes al papel; como PVC, acrílicos y multimedia podrán entregarse de manera parcial, diez (10) días calendario posterior a la aprobación del arte.

Alistamiento, empaque, embalaje, bodegaje y transporte

Los productos contratados deben entregarse debidamente empacados y embalados, de acuerdo con las directrices que indique el supervisor del contrato o la persona(s), delegada(s) por este en Positiva.

El contratista deberá garantizar los siguientes servicios:

 Realizar el alistamiento y empaque de los elementos.

 Adecuar los embalajes necesarios para garantizar la debida protección de los bienes en tránsito, en aras que lleguen íntegros a su destino. Esto sin descuidar la optimización de volumen, en aras de sostener costos justos dentro del transporte.

 Xxxxxx los embalajes con cintas que contengan una advertencia, en el sentido que si se encuentran abiertos, quien recibe debe confirmar el contenido del empaque en presencia del transportador.

 Remisionar debidamente todas las entregas y llevar la debida trazabilidad sobre sus entregas.

 Diligenciar y asignar la guía de transporte, así como entregar la mercancía al operador logístico dispuesto por Positiva (en los casos que aplique), atendiendo íntegramente las directrices y procedimientos que esta asigne.

 Suministrar el servicio de bodegaje del material elaborado durante la vigencia del contrato.

 Tomar una póliza de seguro todo riesgo para la bodega donde se deposite el material de Positiva.

Entregar el material, de acuerdo con lo siguiente:

 Dentro de la ciudad de Bogotá: según la demanda que se presente y directamente al usuario final de la mercancía (incluye terceros de la Entidad).

 Para destinos fuera de la ciudad de Bogotá: La entrega de bienes debe hacerse directamente al operador logístico dispuesto por Positiva, previas instrucciones y salvo indicación en contrario.

 Para realizar los envíos fuera de la ciudad de Bogotá, Positiva suministrará guías del operador con el cual el área administrativa del a Compañía tiene contrato.

 Manejo de inventario en tiempo real de material en Bodega

 La bodega con la cual se suministre el servicio debe quedar ubicada en el perímetro urbano del a ciudad de Bogotá y nunca en zonas francas.

 La bodega debe tener horarios flexibles, nocturnos y fines de semana y feriados cuando se requiera.

 Las tarifas de bodegaje, embalaje, alistamiento, transporte, operación logística y manejo de inventarios nunca podrá exceder las tarifas que Positiva maneja actualmente

 Si el contratista considera pertinente mantener la curva de aprendizaje del proveedor de servicios logísticos de bodegaje, alistamiento, empaque, embalaje, transporte y entrega de material que Positiva ha manejado con anterioridad, el proponente podrá contratar con dicho proveedor.

4.4 DESCUENTOS

En el valor de su propuesta, el proponente debe tener en cuenta que POSITIVA efectuará los descuentos xx xxx del orden Nacional y territorial vigentes, de acuerdo con la información tributaria suministrada por él y con la actividad objeto del contrato. Las retenciones estarán sometidas a las modificaciones que sufran las normas vigentes sobre la materia.

4.5 UNA VEZ PERFECCIONADO EL CONTRATO

El proponente adjudicatario deberá presentar las garantías exigidas.

Si el adjudicatario no emite las garantías a satisfacción de la Entidad dentro del término señalado, quedará a favor de POSITIVA, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía, de conformidad con la normatividad vigente.

En este evento, POSITIVA adjudicará, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta esté dentro de las condiciones de lo solicitado en los presentes términos.

4.6 SUPERVISIÓN

Todas las actividades derivadas de la ejecución del Contrato estarán supeditadas a la Supervisión que ejerza POSITIVA, para la verificación del desarrollo del contrato de acuerdo con las especificaciones y cláusulas del mismo, sin que esa Supervisión releve al Contratista de sus responsabilidades. El Contratista deberá respetar, facilitar y acatar los requerimientos, observaciones y exigencias que le haga el Supervisor, de acuerdo con las actividades señaladas en los presentes términos, en la oferta y en el contrato celebrado.

4.7 DESEMPATE

En caso de existir empate entre los proponentes habilitados serán criterios de desempate en el respectivo orden los siguientes:

 Se preferirá en igualdad de condiciones a las propuestas nacionales.

 De persistir el empate se preferirá la propuesta con mayor puntaje en la evaluación económica.

Si cumplidos los anteriores criterios persiste el empate, se preferirá la primera propuesta en orden cronológico de radicación de la propuesta en la planilla de cierre de la invitación.

4.8 CAUSALES DE RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Se procederá al rechazo de las propuestas, ante la ocurrencia de una cualquiera de las siguientes eventualidades o de una o varias manifestada expresamente dentro de cualquier capítulo de estos términos:

 Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijada para el cierre de la invitación.

 Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados, alterados o inexactos.

 Cuando no se presenten las aclaraciones y/o requerimientos solicitados por POSITIVA, dentro del término establecido para tal efecto.

 Cuando no se firme la carta de presentación de la propuesta o ésta sea firmada por una persona que no tenga autorización para ello.

 En el caso que el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la Constitución o las leyes.

 La no presentación de la garantía de seriedad de la Propuesta.

 La no presentación de alguno de los documentos requeridos para la comparación objetiva de ofertas, o que estos no llenen los requisitos señalados en estos términos de referencia.

 Cuando las sociedades o asociaciones (consorcio o unión temporal) no cumplan con el tiempo de duración exigido en los Términos.

 Cuando el oferente no cumpla con los requerimientos funcionales y técnicos mínimos y que en el momento de verificación no se puedan demostrar

 Cuando las facultades del representante legal no alcancen para los propósitos de este proceso de selección y no se adjunte la respectiva autorización.

 Cuando no se anexe alguno de los documentos exigidos en los aspectos financieros, económicos, técnicos y jurídicos, cuando sea necesario para la comparación objetiva de las ofertas.

 Cuando no se presenten u omitan los requisitos de los estados financieros – Criterios Habilitantes

 Cuando no se cumpla con alguno de los indicadores financieros – Criterios Habilitantes

 Por no anexar las certificaciones solicitadas en el presentes términos.

 Por no anexar la información general de la compañía – credenciales,

 Por no anexar las certificaciones de asociación con la compañía de BTL, Digital y Central de medios, para uniones temporales o para cuando hubiese lugar.

 Por no anexar la presentación donde se demuestre la capacidad administrativa y operacional.

 Por no asistir a la presentación del caso.

 Por no cotizar en pesos colombianos.

 Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes, de acuerdo a lo previsto en el Decreto 2153 de 1992, numeral 9 artículo 47 y demás que lo modifiquen o adicionen.

 Cuando la propuesta sea parcial o condicionada.

 Cuando POSITIVA compruebe que el proponente se encuentra incluido en alguna lista de carácter restrictivo de Gobierno o autoridad extranjera.

4.9 RETIRO DE PROPUESTAS

Los Proponentes podrán solicitar por escrito a POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., el retiro de su propuesta antes de la fecha y hora previstas para el cierre de la contratación, la cual será devuelta sin abrir, en el acto de apertura de las mismas, al Proponente o a la persona autorizada.

4.10PROHIBICIONES, INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El Proponente, el representante legal y los socios de la persona jurídica Proponente no podrán hallarse incursos en prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades legales para participar en el proceso de Selección y contratar POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., de conformidad a lo previsto en la Ley 80 de 1993 y demás disposiciones concordantes y complementarias.

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un Proponente en el curso del proceso de selección se entenderá que renuncia a su participación y a los derechos surgidos del mismo.

Para lo cual el proponente deberá adjuntar a su propuesta certificación firmada por el representante legal, que de cuenta de lo señalado con antelación.

ANEXO No 1. MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Ciudad y fecha Señores

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

Bogotá

REF. Positiva Compañía de Seguros S.A desea contratar una agencia de publicidad que preste los servicios ATL, BTL, Planeación Estratégica, Marketing Digital, marketing experiencial, Branding, Comunicaciones Internas y Externas, Relaciones Públicas, Pauta y logística, así como el desarrollo y producción de eventos que permitan posicionar y promocionar la marca, sus xxxxx y productos, tanto a nivel interno, como externo, con clientes, usuarios y prospectos; se incluye investigación de mercados y técnicas de conocimiento de cliente.

También se requiere la planeación y desarrollo de campañas de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales. Asimismo, requiere que la agencia colabore con la comercialización y venta de los seguros que tiene la compañía y sus xxxxx a través de diversos canales alternos, en todo el territorio nacional.

Respetados Señores:

identificado con cédula de ciudadanía número domiciliado en , actuando en nombre y representación de tal y como consta en el certificado de constitución y representación legal, afirmo bajo la gravedad del juramento que conozco y acepto las siguientes condiciones:

Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, sólo comprometen al Proponente.

Que ninguna Entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato que de ella se derive.

Que no nos hallamos incursos en alguna (o algunas) de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Ley y demás normas sobre la materia y que tampoco nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.

Que nos comprometemos a apoyar la acción del Estado Colombiano y de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas, y en este contexto asumimos explícitamente los compromisos anticorrupción resaltados en los presentes términos de referencia, sin perjuicio de nuestra obligación de cumplir la ley colombiana.

Igualmente declaro que en caso de sobrevenir alguna inhabilidad, me haré responsable frente a la Compañía y ante terceros, por los perjuicios que se ocasionen y me comprometo a ceder el contrato, previa autorización escrita de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., o si ello no fuere posible, renunciaré a su ejecución.

Si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas y a suscribir éstas y el contrato, dentro de los términos señalados para ello, así como a asumir por nuestra cuenta los demás gastos de legalización del mismo.

Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente contratación.

Que los precios de la propuesta son válidos por un término mínimo de tres (3) meses contados a partir de la fecha y hora del cierre de la contratación. Si se amplían los plazos, la propuesta continuará vigente por dicha prórroga.

Que acogemos los requisitos definidos para la conformación del equipo de trabajo, definidos en el numeral 2.4.5 de los términos de referencia del contrato.

Que hemos tomado nota cuidadosa de las especificaciones y condiciones de la presente contratación y aceptamos todos los requisitos de la misma.

Que la presente propuesta consta de folios debidamente numerados, todos los cuales se entienden rubricados con la firma de la presente carta.

Los datos de la empresa son:

Denominación o razón social: Nit Número

Matrícula Mercantil Domicilio, ciudad y país: E-mail

Teléfono y fax:

Con la firma del presente documento manifiesto bajo mi responsabilidad que la información aquí consignada es veraz.

Atentamente,

Nombre y firma del Representante Legal

Cédula de Ciudadanía No. de Cargo

ANEXO No. 2. FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

(xxxx://xxxxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxx/xxxxxx/xxxx/xxxxxxx_xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx)

ANEXO No. 3. FORMULARIO DE VINCULACIÓN DE PROVEEDORES Y EMPLEADOS, SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA SARLAFT

ANEXO No. 4. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE

PROPONENTE:

OBJETO:

Positiva Compañía de Seguros S.A desea contratar una agencia de publicidad que preste los servicios ATL, BTL, Planeación Estratégica, Marketing Digital, marketing experiencial, Branding, Comunicaciones Internas y Externas, Relaciones Públicas, Pauta y logística, así como el desarrollo y producción de eventos que permitan posicionar y promocionar la marca, sus xxxxx y productos, tanto a nivel interno, como externo, con clientes, usuarios y prospectos; se incluye investigación de mercados y técnicas de conocimiento de cliente.

También se requiere la planeación y desarrollo de campañas de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales. Asimismo requiere que la agencia colabore con la comercialización y venta de los seguros que tiene la compañía y sus xxxxx a través de diversos canales alternos, en todo el territorio nacional.

CONTRATO No.	DISCIPLINA (ATL, BTL Y MEDIOS)	CLIENTE/ CENTRAL	DIRECCIÓN	TELEFONO	OBJETO	FECHAS		VALOR	ESTADO EJECUCIÓN DEL CONTRATO
						INICIO (D/M/A)	FIN (D/M/A)
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Firma:

Representante Legal

ANEXO No. 5A. RESUMEN HOJAS DE VIDA EQUIPO DE TRABAJO

Nº	CARGO A DESEMPEÑAR	NOMBRES Y APELLIDOS	TECNICO, TECNOLOGICO O PREGRADO		POSGRADO		MESES DE EXPERIENCIA	NUMERO DE CERTIFICACIONES ADJUNTADAS
			TITULO	AÑO GRADO	TITULO	AÑO GRADO

Firma:

Representante Legal

ANEXO No. 5B. HOJA DE VIDA DE CADA UNO DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO
PROPONENTE:
Nombre:		Cargo a Ocupar:
Profesión:
ESTUDIOS REALIZADOS (Debe adjuntar copia de los diplomas o actas de grado)
TITULO OBTENIDO	INSTITUCION		CIUDAD / PAÍS	FECHA GRAD
EXPERIENCIA LABORAL (Debe adjuntar copia de las respectivas certificaciones)
EMPRESA	CARGO		ACTIVIDADES	FECHA INICIO (D/M/A)	FECHA XXXXXX (X/X/X)

XXXXX Xx. 0 XXXXX XX XXXXXXXXXX

Xxxxxx X.X., xxx 0.000

Yo, identificado con cédula de ciudadanía No. expedida en y en mi calidad de representante legal de la empresa con NIT número , me comprometo a garantizar que cuento con los recursos suficientes para proveer el personal exigido para el cumplimiento del contrato.

Manifiesto con la presente que entiendo y acepto el resultado propio de la evaluación objetiva emitida por Positiva Compañía de Seguros S.A. y me compromete a acatar su decisión; de igual manera a mantener la calidad del recurso humano exigido dentro de los términos de la presente invitación.

FIRMA

Identificación

ANEXO No. 7. MODELO DE MINUTA PROPUESTA PARA EL CONTRATO

Entre los suscritos a saber: XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXXXX, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXXXXXXX, nombrado como VICEPRESIDENTE DE NEGOCIOS mediante resolución No 0161 del 27 de noviembre de 2008 y posesionado mediante Acta No 041 del 01 de diciembre de 2008, debidamente autorizado por la resolución 2166 del 9 de septiembre de 2015, obrando en nombre y Representación legal de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A., Sociedad Anónima con Régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado que para los efectos del presente contrato se denominará POSITIVA, con NIT 860 011153 6 y por la otra parte, XXX.XXXX.XXXX.XXX, también mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. XX.XXX.XXX., expedida en xxxx, quien en calidad de representante legal de XXXX.XXXX.XXXXX.XX, con NIT No XXX.XX.XXX-X quien para los efectos del presente contrato se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido celebrar el presente contrato, contenido en las cláusulas que a continuación se señalan, previas las siguientes consideraciones:

1) Que POSITIVA, como Entidad Aseguradora y organizada como Sociedad Anónima sujeta al Régimen de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, celebra el presente contrato acogiendo el procedimiento de Invitación Pública teniendo en cuenta la cuantía del contrato y de acuerdo a lo establecido en el Manual de Contratación que establece:

Procedimiento para la Invitación pública. Este proceso se utilizará para la contratación de bienes y servicios que tengan una cuantía superior a los quinientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (500 SLMV), el cual se sujetará a las siguientes reglas: (…)”

2) Positiva Compañía de Seguros S.A., a través de la Vicepresidencia de Negocios está interesada en recibir propuestas para CONTRATAR UNA AGENCIA DE PUBLICIDAD QUE PRESTE LOS SERVICIOS ATL, BTL, PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, MARKETING DIGITAL, MARKETING EXPERIENCIAL, BRANDING, COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS, RELACIONES PÚBLICAS, PAUTA Y LOGÍSTICA, ASÍ COMO EL DESARROLLO Y PRODUCCIÓN DE EVENTOS QUE PERMITAN POSICIONAR Y PROMOCIONAR LA MARCA, SUS XXXXX Y PRODUCTOS, TANTO A NIVEL INTERNO, COMO EXTERNO, CON CLIENTES, USUARIOS Y PROSPECTOS; SE INCLUYE INVESTIGACIÓN DE MERCADOS Y TÉCNICAS DE CONOCIMIENTO DE CLIENTE.

3) Que con el fin de realizar la selección objetiva y acorde con el procedimiento establecido en el Manual de Contratación de la Compañía, POSITIVA dio apertura a la Invitación Publica N° 4 de 2017, el día XX de XXXXXX de 2017 y procedió a la publicación de los términos de referencia en la página Web de la Compañía.

4) Que el día XXX de XXXX de 2017, a las XXXX, se realizó el cierre de la Invitación Pública en las oficinas de Casa Matriz de la Compañía, cumpliendo con el cronograma establecido, al cual se presentaron las firmas XXXXXXXXX, y se informó de la adjudicación de este contrato a la empresa xxxxxx, quien obtuvo el mayor puntaje con base en los criterios de selección definidos en los términos de referencia de la Invitación Pública N° 04 de 2017. El acta de adjudicación, fue publicada el día xxxxx de xxxx de 2017 en la página web Positiva.

5) Que EL CONTRATISTA no se encuentra en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

6) Que el presupuesto estimado para la contratación es de QUINIENTOS OCHENTA MILLONES DE PESOS ($580.000.000.oo) Incluido IVA.

CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO

Contratar una agencia de publicidad que preste los servicios ATL, BTL, planeación estratégica, marketing digital, marketing experiencial, branding, comunicaciones internas y externas, relaciones públicas, pauta y logística, así como el desarrollo y producción de eventos que permitan posicionar

y promocionar la marca, sus xxxxx y productos, tanto a nivel interno, como externo, con clientes, usuarios y prospectos; se incluye investigación de mercados y técnicas de conocimiento de cliente.

También se requiere la planeación y desarrollo de campañas de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales. Así mismo requiere que la agencia colabore con la comercialización y venta de los seguros que tiene la compañía y sus xxxxx a través de diversos canales alternos, en todo el territorio nacional.

CLÁUSULA SEGUNDA.- NO EXCLUSIVIDAD

Por este contrato POSITIVA no se obliga a encomendar en forma exclusiva a EL CONTRATISTA todos los asuntos en los cuales requiera los servicios para los mismos efectos aquí contratados. Así mismo, no surge para EL CONTRATISTA, la obligación de prestar sus servicios en forma exclusiva a POSITIVA.

CLÁUSULA TERCERA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

ADEMÁS DE LAS OBLIGACIONES Y ESPECIFICIDADES SEÑALADAS EN LOS TERMINOS DE

LA PRESENTE INVITACIÓN PÚBLICA, EL CONTRATISTA en cumplimiento del contrato, estará obligado a:

- Cumplir con el objeto contractual

- Entregar los soportes de las actividades realizadas, dentro de los plazos fijados para el efecto por la supervisión del contrato.

- Guardar absoluta confidencialidad “Know How” de los procesos y directrices de POSITIVA S.A., que conozca con ocasión de la ejecución del contrato

- Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones

- No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho.

- Mantener reserva sobre la información que legalmente amerite este trato, que le sea suministrada para el desarrollo o con objeto del contrato

- Radicar las facturas de cobro dentro de los plazos establecidos

- Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato, en el término del mismo

- Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral

- Las demás que por Xxx o contrato le correspondan

El contratista será responsable, ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato cuando con ellos cause perjuicio a la Administración o a terceros.

OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA.

- Asesorar en el desarrollo de estrategias en la planeación, selección, ejecución y compra de plan de medios masivos, en conjunto con la central de medios, siempre y cuando esta disciplina se active. De ser así, el proponente deberá suministrar el recurso humano necesario para la atención de la cuenta. Positiva podrá sugerir medios ATL que hagan parte del plan de medios. Adicionalmente, la agencia y el Media Partner podrán sugerir medios alternativos basándose en los lineamientos de la estrategia de marca y el target acordado. Deberá planear, analizar, recomendar, negociar, comprar y hacer seguimiento a la pauta de medios, audiencias, programas, intensidad, fechas, páginas, formatos de pauta, TRP'S, costos y descuentos logrados, es decir todos los detalles para la implementación entre otros.

- Adicional deberá realizar el chequeo y control de la pauta ordenada con pruebas de medición. Responderá por la pauta y el pago directo y oportuno a los proveedores.

- Coordinar en conjunto con Positiva el análisis de los patrocinios, eventos, activaciones de marca y demás actividades BTL en que la compañía decida participar garantizando los

mejores precios, ubicación, exhibición y negociación para Positiva, respetando la imagen de marca.

- Crear y diseñar artes, piezas gráficas, piezas en video, piezas radiales, digitales, de publicidad interior y exterior, prensa, revistas, entre otras piezas que se requieran en diferentes formatos, para apoyar las diversas campañas que la Compañía requiera.

- Realizar el Desarrollo Creativo, la Producción, Postproducción y Ejecución de las campañas publicitarias que Positiva determine.

- Desarrollar, asesorar e implementar estrategias y planes de acción para el sitio web, las redes sociales y otros medios virtuales que Positiva requiera

- Realizar estrategias de Relaciones públicas y de comunicación corporativo, el equipo debe encargarse de la implementación y desarrollo de herramientas tácticas de comunicación, como lo son, entre otras, reuniones de socialización con grupos de interés, visitas a grandes clientes, tours de medios con el vocero de la compañía, entrevistas uno a uno con la prensa, visitas a distintos medios de comunicación para conversar o hacer entrevistas con el director/editor, acompañados con el vocero de la Compañía, atención y manejo de preguntas que tenga la prensa, elaboración de comunicados de prensa, desarrollo de guiones para videos y programas radiales, entre otros.

- Asesorar a la compañía en todo el tema de branding, de imagen de marca, de imagen en punto de atención, señalización interna y externa, demarcación, avisos de fachada y todos los otros avisos o artes que se deriven de la relación contractual.

- Realizar 3 diseños por cada pieza que se solicite, para que el comité que Positiva designe los apruebe. No siempre se deberán entregar 3 diseños, pero esto deberá ser acordado con Positiva previamente y según la pieza que se solicite.

- Prestar sus servicios de apoyo en forma permanente e integral en todos los trabajos referentes a comunicación y publicidad y en general en todo lo referente al objeto del contrato.

- Comprometerse a asistir a las reuniones logísticas, entrega de información, revisiones y presentaciones que solicite el Supervisor del contrato.

- Responder por la adecuada planificación que le permita desarrollar el objeto del contrato con la oportunidad, cubrimiento, eficacia y calidad requeridos.

- Responder por la calidad del servicio del personal utilizado y por la calidad de los equipos, y en general por todos los servicios y los medios que se destinen para la realización y ejecución del contrato.

- Corregir de forma inmediata cualquier falla, error o inconveniente que se cometa en la ejecución del objeto contractual.

- Dar cumplimiento al tiempo de entrega acordado previamente con el Supervisor del Contrato y mantenerlo informado en caso de que estos vayan a cambiar por motivos de fuerza mayor.

- Responder oportunamente las inquietudes planteadas por el Supervisor del contrato y presentar los informes con los respectivos soportes que le sean solicitados.

- Mantener un control administrativo eficiente a nivel financiero y de costos.

Planeación

- Desarrollar inicialmente una labor de planeación estratégica: revisión de status de la marca, diagnóstico actual de la categoría de seguros, revisar la promesa y los valores de marca, definir el posicionamiento, desarrollar estrategia creativa de comunicación para el desarrollo de una comunicación integral.

- Revisar estrategias y resultados de estudios desarrollados para la marca desde su fundación.

- Desarrollar un diagnóstico actual en materia comunicacional de la categoría de seguros.

- Asegurar que las estrategias y acciones que se desarrollen guardarán relación con la identidad y unidad xx xxxxxxx, de acuerdo al brief e información entregada para la ejecución.

- Hacer entrega al Supervisor del contrato de todos los documentos, reportes escritos, desarrollo de herramientas estratégicas, análisis de competencia, revisión de tendencias, información de consumidor, entre otros, que se hayan realizado y aportado durante la fase de planeación y en general durante la ejecución del contrato.

Administración

- Para el desarrollo del contrato el contratista deberá asignar mínimo un Director de Cuenta y un Ejecutivo de Cuenta, que sirva de enlace desde la agencia, sean el contacto directo con el Supervisor del contrato, asistan a las diferentes reuniones en las que se consideren necesarios, administren el desarrollo y ejecución de todos los trabajos y ayuden a la efectiva realización del contrato. Estas personas actuarán como coordinadores y responsables del contrato de manera permanente.

- El equipo de trabajo asignado por el contratista deberá tener disponibilidad de tiempo para cumplir con los requerimientos y las necesidades de POSITIVA durante el tiempo de vigencia del contrato, según la dedicación que tenga y se destine a la cuenta de estos profesionales.

- Deberá garantizar el equipo de trabajo con el que se comprometió en su propuesta. Cualquier cambio en el equipo de trabajo propuesto en la oferta deberá ser remplazado por personas con las mismas o superiores calidades y condiciones exigidas en los términos de referencia y deberá tener el visto bueno del Supervisor. Además Positiva deberá ser informado por escrito o por vía correo electrónico al menos 10 días hábiles antes del retiro de esta persona. POSITIVA se reserva en cualquier momento, el derecho de solicitar el cambio de cualquiera de los integrantes del equipo, si a juicio del Supervisor no cumple con funciones, perfil y responsabilidades requeridas y acordadas. También Positiva podrá sugerir o solicitar la inclusión de nuevos integrantes que pertenezcan al equipo asignado a cuentas o alguna de sus disciplinas asociadas.

- Mantener un control administrativo eficiente sobre los trabajos y costos involucrados en la cuenta.

- Presentar mensualmente un Informe sobre ejecución de los recursos del contrato que indique el movimiento de las solicitudes y presupuestos aprobados, fecha, beneficiario o destino del recurso y saldo disponible.

- Realizar semanalmente entre el contratista y el Supervisor una reunión de status de trabajos, responsabilidades y fechas de entrega con el fin de llevar una debida planeación y avance de los compromisos acordados. Esta reunión podrá ser presencial, telefónica o por videoconferencia.

- Presentar un cronograma detallado con la planeación y fecha de entrega de las diferentes actividades acordadas con el fin de visualizar la correcta ejecución de la campaña integral.

- El desarrollo y ejecución de los productos está sujeta a la aprobación previa del Supervisor y las personas que POSITIVA destine para la revisión de piezas de comunicación. Toda pieza debe tener su aprobación por escrito antes de su producción, emisión o publicación.

- Toda presentación, acuerdo, y aprobación deberá quedar registrado en actas de reunión que realizará el proponente el día después de la reunión. Estas deberán ser revisadas por el Supervisor del contrato y en caso de no ser aprobada, el contratista deberá proceder a modificarlas en los (3) días siguientes.

- Desarrollar, presentar y entregar cada tres (3) meses un reporte de “Análisis de la publicidad, comunicación e innovación de la categoría” de Seguros y de Riesgos Laborales, en el territorio colombiano y de tendencias y comunicación internacional.

- Asumirá su responsabilidad cuando los errores hayan sido ocasionados por algún miembro del equipo que tenga directa o indirecta relación con el contratista.

- Desarrollo de trabajos creativos y piezas de comunicación, BTL y Digitales

- Desarrollar, diseñar, implementar y ejecutar las campañas de comunicación que se deban realizar según el objeto de la presente contratación.