CONCURSO DE OFERTAS No. 01-2009-INFOM-PDRL Contratación Servicios de Auditoría Financiera y de Cumplimiento de la Unidad Técnica Operativa (UTO) Proyecto de Desarrollo Rural y Local, Guatemala.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
CONCURSO DE OFERTAS
No. 01-2009-INFOM-PDRL
Contratación Servicios de Auditoría Financiera y de Cumplimiento de la Unidad Técnica Operativa (UTO) Proyecto de Desarrollo Rural y Local, Guatemala.
1. INFORMACIÓN GENERAL 2
1.1 País beneficiario 2
1.2 Órgano de contratación 2
1.3 Información relevante sobre el país 2
1.4 Situación actual del sector correspondiente 2
1.5 Programas relacionados y otras actividades de los donantes: 2
2. OBJETIVOS DEL CONTRATO 3
2.1 Objetivo general 3
2.2 Objetivos específicos 3
2.3 Resultados que debe alcanzar el Consultor 4
3. HIPÓTESIS Y RIESGOS 4
3.1 Hipótesis de base de la intervención del proyecto 4
3.2 Riesgos 4
4. ÁMBITO DE LAS ACTIVIDADES 5
4.1 General 5
4.2 Actividades específicas 6
4.3 Gestión del proyecto 11
5. Logística Y CALENDARIO 13
5.1 Localización 13
5.2. Fecha de inicio y período de ejecución 13
6. REQUISITO 15
6.1. Personal 15
6.2 Instalaciones que debe proporcionar el consultor 16
6.3 Equipo 16
7. INFORMES 17
7.1 Normas sobre preparación de informes 17
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 País beneficiario
Guatemala
1.2 Órgano de contratación
Instituto de Fomento Municipal -INFOM-
1.3 Información relevante sobre el país
Guatemala forma parte del Istmo Centroamericano y del conjunto económico y geopolítico de Centroamérica. Tiene límites fronterizos con México, Belice, Honduras y El Xxxxxxxx. Sus costas están bañadas por el Océano Pacífico y el Mar Caribe. Cuenta con una superficie de 108.890 kilómetros cuadrados y su población es de algo más de 12 millones de habitantes.
1.4 Situación actual del sector correspondiente
Todo tipo de información se describe y detalla en el POG del Programa. El POG forma parte integrante de la documentación que será entregada al Consultor.
1.5 Programas relacionados y otras actividades de los donantes:
En el marco de la estrategia país (CSP 2002-2006) la CE ejecuta actualmente en Guatemala otros programas y proyectos que se articulan y complementan en el mismo objetivo estratégico y se concentran en una amplia zona de intervención común.
El proyecto de "Descentralización y Fortalecimiento Municipal" actualmente en fase de cierre, contribuye al desarrollo de los procesos iniciados por el Estado y la sociedad guatemalteca en materia de democratización y convivencia política en una nación multiétnica y pluricultural, principalmente en lo que se refiere a la organización y el funcionamiento de las instituciones, y su reforzamiento y modernización, desde una perspectiva de gestión territorial descentralizada. Se pretende fortalecer las capacidades generales y sectoriales de las instituciones municipales, así como la gestión en general de las políticas públicas del Estado en el territorio, activando y consolidando en ese proceso las condiciones y los mecanismos que garanticen mejor su relación democrática con una sociedad más articulada y participativa.
El proyecto "Fortalecimiento de la Sociedad Civil", en fase de implementación, busca reforzar la participación equitativa de la Sociedad Civil en la definición, aplicación y el control de las políticas públicas, especialmente en el ámbito local.
El “Proyecto de Desarrollo Rural y Local” complementa estas dos intervenciones, promoviendo la coordinación de los actores, fortaleciendo la articulación estratégica y la inversión en torno del proceso de planificación municipal, apoyando su instrumentación. De manera conjunta, estas estrategias complementarias pondrán especial atención a la necesidad de asegurar la representatividad de la participación ciudadana en los procesos de planificación estratégica y su articulación con las políticas nacionales.
Al nivel local, todas las acciones desarrolladas por los cooperantes y por el gobierno en la región, son coordinadas a través de las Oficinas Municipales de Planificación (interinstitucionales), donde en el marco de la estrategia definida se aseguran las necesarias complementariedades.
En el marco de este proceso se trabaja actualmente en particular coordinación con un proyecto aprobado en el 2005 por el Banco Mundial (47 M$) en Guatemala. Sobre una base estratégica territorial, el Gobierno y el BM buscan desarrollar dinámicas socioeconómicas productivas que generen nuevas oportunidades para mejorar las condiciones de vida en la región de Huehuetenango.
En su actual diseño, este préstamo se destinará al financiamiento de accesos y caminos rurales para mejorar la eficiencia de los flujos económicos y comerciales de la región. Ahora se espera que los estudios realizados en algunos sectores potencialmente competitivos sean incorporados en la planificación municipal, orientando la inversión productiva del proyecto comunitario.
2. OBJETIVOS DEL CONTRATO
2.1 Objetivo general
El objetivo general del proyecto del cual forma parte el presente contrato es el siguiente: Realización de una auditoría financiera y de cumplimiento de la Unidad de Técnica Operativa (UTO).
El objetivo general del auditor es presentar su opinión sobre los sistemas de gestión establecidos por el programa. El auditor tiene que formular sus observaciones para permitir a las partes involucradas y a la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala que puedan hacer su propio seguimiento.
Se espera que el auditor presente su opinión.
2.2 Objetivos específicos
Los objetivos del presente contrato son los siguientes:
- El trabajo de auditoría incluye, entre otras actividades:
- Reconciliar información financiera con el balance de ejecución y la contabilidad del programa;
- Verificar que la integralidad de los gastos sea correctamente reportados en la contabilidad;
- Verificar la legalidad y regularidad de los gastos, en acuerdo con las disposiciones contractuales, con las reglas de contrataciones públicas establecidas en la Guía Práctica de los Procedimientos
Contractuales para las Acciones Exteriores de la Comisión Europea;
-Verificar la situación de los bienes fijos el programa (adquiridos directamente por programa y/o contratos operativos);
- Verificar la existencia de eventuales gastos anormales;
- Verificar las políticas de cambio de monedas aplicadas por la UG (periodos, taza de cambio…);
- Verificar la materialidad y naturaleza de los gastos;
- Verificar las cantidades suministradas o los servicios ejecutados conforme a las condiciones establecidas (precios acordados) y documentos (facturas…);
- Realizar inspecciones físicas en el terreno;
- Verificar el respecto de las reglas de origen y de admisibilidad;
- Revisar el sistema de control interno en base a las normas internacionales de auditorías. La revisión de sistema de control interno se realiza habitualmente en dos etapas. La primera consiste en dar su opinión sobre el diseño del sistema de control interno. La segunda consiste luego en realizar unas pruebas del sistema y de sus procedimientos. Estas pruebas deben incluir, entre otras revisiones, una revisión crítica de los procedimientos establecidos en los manuales haciendo pruebas en base a muestreos de transacciones. El objetivo de estos procedimientos es prevenir irregularidades y fraudes.
- Análisis de los circuitos de decisión entre la UG y el Beneficiario; así que de la capacidad operacional y financiera de los órganos de decisión del Beneficiario.
- Identificación y asesoría de riesgos;
- Revisión de las estructuras administrativas, operacionales, financieras e informáticas;
- Revisión especificas de los procedimientos contractuales tal como licitaciones o Procedimientos Negociados.
2.3 Resultados que debe alcanzar el Consultor
Enfoque y metodología:
El auditor tomará en cuenta las siguientes disposiciones, afín de ejecutar su auditoria:
La eventual disponibilidad de otras auditorias/verificaciones/controles ya realizadas, tanto por órganos internos como externos.
Los resultados de su análisis de riesgo sobre el entorno del sistema de control/gestión interno.
El auditor realizará su auditoria en base a las “Normas Internacionales de Auditorias” aplicable a los entes públicos.
El auditor también formulará recomendaciones relativas a problemas o debilidades detectadas, con el objetivo de eliminar cualquier anomalía.
El informe de auditoría tiene que incluir un cuadro de ejecución sobre el periodo y un cuadro de ejecución acumulado desde el comienzo del programa, tanto en moneda local como en Euros, confirmando la buena aplicación de las políticas de cambio conforme a las bases legales.
El objetivo de la auditoria no es una revisión de los procedimientos internos de la Comisión Europea.
3. HIPÓTESIS Y RIESGOS
3.1 Hipótesis de base de la intervención del proyecto
Se parte del supuesto que todas las partes involucradas en el proceso de auditoría entreguen todos los documentos requeridos y faciliten toda la información escrita y verbal necesaria para que la auditoria pueda cumplir con los objetivos estipulados en el presente contrato y obtenga los resultados indicados.
3.2 Riesgos
Existe el riesgo que una u otra institución (bancos, etc.) al cual el auditor le solicite información complementaria no entregue a tiempo la información requerida.
4. ÁMBITO DE LAS ACTIVIDADES
4.1 General
4.1.1 Descripción del proyecto
- Mayores componentes:
El proyecto se enfoca al sector del desarrollo rural y local y tiene como fin contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de la población de los 29 municipios del Departamento de Huehuetenango, mejorar las capacidades de incidencia de las políticas y programas públicos de los Gobiernos municipales y de las Mancomunidades en la mejora de las condiciones de vida de las poblaciones, aumentando los niveles de inversión en la infraestructura social y productiva.
- Las actividades vinculadas a los resultados mencionados son:
Los 9 municipios de la Mancomunidad de los Huistas, los 14 de la Mancomunidad Mamsohue y los 6 municipios xx Xxxxxxxx del Norte tienen capacidad para articularse entre sí a través de las mancomunidades, para generar en forma conjunta alternativas de desarrollo rural que mejoran la competitividad local y el desarrollo social.
En 29 municipios mejoran las condiciones de inversión, producción, competitividad y comunicación a nivel local y regional, a través del diseño e implementación de manera coordinada, de planes de inversión en infraestructura social, económica y ambiental.
- Presupuesto del programa, POA 1, en Euros (€):
|
Rubros |
Contribución CE |
Contribución del beneficiario |
Total |
1 |
SERVICIOS |
1,998,000 |
|
1,998,000 |
1.1 |
Asistencia Técnica International (ATI) (*) |
|
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1.2 |
Asistencia Técnica Local (ATL) |
347,000 |
|
347,000 |
1.3 |
Evaluaciones, auditorias y monitoreo externos (*) |
|
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1.4 |
Estudios, diagnósticos (consultorías) |
1,061,000 |
|
1,061,000 |
1.5 |
Intercambio de experiencias y talleres |
335,000 |
|
335,000 |
1.6 |
Formación y capacitación |
255,000 |
|
255,000 |
2 |
SUMINISTROS |
191,690 |
156,000 |
347,690 |
2.1 |
Equipamiento (tecnología, mobiliarios y equipos) |
191,690 |
156,000 |
347,690 |
2.2 |
Otros (Vehículos y mantenimiento) |
|
|
|
3 |
OBRAS (Infraestructura social y productiva) |
1,266,500 |
|
1,266,500 |
3.1 |
Apoyo a infraestructura social |
|
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3.2 |
Apoyo a infraestructura productiva |
1,266,500 |
|
1,266,500 |
4 |
INFORMACION Y VISIBILIDAD |
40,000 |
|
40,000 |
5 |
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO |
|
836,806 |
836,806 |
5.1 |
Personal local |
|
189,400 |
189,400 |
5.2 |
Otros gastos de funcionamiento |
|
647,406 |
647,406 |
6 |
OTRAS PARTIDAS |
40,000 |
|
40,000 |
7 |
IMPREVISTOS |
|
|
|
|
TOTAL |
3,536,190 |
992,806 |
4,528,996 |
* Rubros directamente gestionados por la CE.
- Estado financiero del Programa a la fecha del 00 xx xxxxx 0000:
Monto total gastado EUR 600.000
- Información complementaria:
El Convenio de Financiación prevé una auditoria, como mínimo, anual.
- Riesgos internos:
No se han verificado, hasta la fecha, circunstancias que representen riesgos internos.
- Problemas identificados:
Información incompleta sobre la metodología de control interno, pago y reembolsos.
A la fecha el proyecto no dispone de un sistema contable debido a que se está contratando la empresa distribuidora y los equipos informáticos están en fase de entrega.
Es importante evidenciar que los fondos europeos fueron depósitos al banco en febrero 2008 (cuenta madre) y 13 xx xxxxxx 2008 (cuenta hija)
4.2 Actividades específicas
4.2.1 Programa del sistema de control interno gerencial
- Objetivos de auditoría:
El auditor evaluará el sistema de control interno establecido por la UTO del programa, para determinarse si éste:
está operado de acuerdo con la base contractual del programa;
permite que el programa sea conducido de una manera ordenada y eficaz;
permite el resguardo de los activos fijos;
presenta un grado razonable de prevención y detección de irregularidades y de fraude;
presenta un grado de confiabilidad necesaria para la incorporación de todos los gastos del programa en la contabilidad y en el sistema de reporte financiero.
El auditor examinará si el sistema:
incluye medidas apropiadas de segregación de funciones;
incluye medidas apropiadas para impedir que la gerencia no respecte los mecanismos de control;
ha funcionado correctamente a través del período de referencia y garantiza la aplicación de los procedimientos contractuales así que del marco jurídico guatemalteco;
prevé los procedimientos apropiados para evitar conflictos del interés;
prevé la existencia de un sistema apropiado para la autorización de operaciones.
- Las funciones del auditor:
Los ejemplos de los procedimientos de la auditoria y de los controles a realizar se mencionan a continuación. La lista no es exhaustiva y se puede adaptar conforme a los requisitos específicos de la auditoria.
Los siguientes aspectos serán particularmente examinados:
Estructura organizacional:
estructura interna de la UTO y del Beneficiario;
relaciones con otras organizaciones;
Planificación:
preparación de los planes de trabajo anuales y de los planes de desembolso;
planificación de las actividades en función de los procedimientos contractuales previstos en el Convenio de Financiación y la Guía Práctica;
Ejecución de los planes de trabajo anuales y de los planes de desembolso;
Manejo de cuentas bancarias.
Personal:
reclutamiento del personal y procedimientos de selección;
entrenamiento, experiencia y habilidades del personal;
control de los sueldos pagados al personal, en comparación con escalas nacionales y programas similares;
existencia de una descripción de funciones y aplicación conforme;
sistema de vigilancia del personal con, por ejemplo, hojas de tiempo: control del tiempo laborable y control del buen desempeño del personal.
Procedimientos contables para controlar el uso de fondos y de activos fijos:
existencia de una contabilidad específica para el Programa o de un sistema analítico apropiado que proporciona la información sobre la situación financiera de los fondos UE, como de los fondos de contraparte (la contabilidad debe presentar estados de cuenta y de ejecución consolidados) – en curso de organización:
uso de una cuentas bancarias especificas y exclusivas para el programa;
procedimientos para asegurar que todos los gastos del programa sean contabilizados y que no se compensan gastos e ingresos;
procedimientos de toma de decisión y autorización de transacciones, incluyendo la modificación y la eliminación de datos;
políticas contables, incluyendo el proceso informático de datos contables;
procedimientos de reporte financiero y de conservación de todos los datos contables con sus documentos de soporte;
protección del software, de los sistemas de back - up y control de acceso.
Función de vigilancia:
existencia de manuales con reglas, instrucciones y procedimientos escritos;
autorizaciones y delegación de responsabilidades y firmas;
respecto de los circuitos de decisión establecidos.
Respecto de los procedimientos contractuales
Actas pre-contractuales: documentos de prueba de elegibilidad y admisibilidad, documentos de pruebas relativos a los criterios de exclusión y de selección…
Actas contractuales: contratos originales completos, pagos realizados conforme a disposiciones sobre informes y garantías bancarias…
Compatibilidad de los términos de los contratos con las prácticas y la legislación local de Guatemala
Inventario de activos fijos usados en el programa
Inventario de cuentas bancarias y de las reglas aplicables para su uso
Los plazos de ejecución y de reporte fijados en el programa
Respecto de las reglas de libre competencia en la contratación pública
Procedimientos para manejar y resolver disputas
Separación de funciones apropiada
En caso de detectar debilidades y hallazgos durante la auditoria, el auditor debe determinar el riesgo y las consecuencias financieras para poder proponer recomendaciones sobre las medidas que se deben tomar para subsanar la situación, así que definir el grado de urgencia de la implementación de tales medidas. El auditor debe también comunicar cualquier problema detectado y que no haya sido detectado por la gerencia.
- Opinión de auditoría:
El auditor emitirá una opinión sobre el sistema de control interno. Indicará si el sistema está aplicando conforme con las bases legales del Programa.
El auditor insertará, en su informe, la declaración siguiente:
"[Nombre de la firma auditora] ha examinado los sistemas de control internos del Programa de Desarrollo Rural y Local, Huehuetenango, Guatemala. En nuestra opinión, con la reserva sobre los hallazgos mencionados en el anexo “lista de hallazgos”, los procedimientos de control interno establecidos por El Instituto de Fomento Municipal (INFOM) para ejecutar el Programa durante el período auditado funcionan satisfactoriamente, están operados de acuerdo con la base legal del Programa y provén un nivel satisfactorio de detección de errores, irregularidades y fraude."
En los puntos para los cuales se emite una reserva o una opinión desfavorable, el auditor debe proponer las medidas que la Comisión Europea podría tomar y, en todo caso, debe indicar si la Comisión Europea puede solicitar el reembolso de fondos.
4.2.2 CONTROL FINANCIERO
- Objetivos de auditoría:
Para emitir la opinión de auditoría, el auditor debe asegurarse de que los criterios mencionados abajo han sido respetados:
Los montos reportados a la Comisión Europea se consideran gastos elegibles:
Los gastos han sido realizados por el beneficiario.
Los gastos están relacionados con el programa:
las acciones financiadas con los fondos del programa fueron ejecutadas conforme a la base legal del programa. El auditor comprobará que el gasto no se haya efectuado para los propósitos privados;
los gastos están imputados en un rubro especifico del presupuesto del Programa;
no existen sobregiros en las líneas presupuestarias del programa. Si existen, el auditor debe comprobar que el sobregiro se ubica dentro los márgenes autorizados.
Los gastos son soportados por los documentos apropiados e incorporados correctamente en la contabilidad.
Los gastos han sido incurridos y realizados dentro del periodo legalmente autorizado para las operaciones efectuadas dentro del período cubierto por la auditoria.
Los gastos realizados se han autorizados correctamente, de acuerdo con las bases legales.
Compruebe que el gasto incurrido no esté mencionado como gasto inelegible en las bases legales.
Compruebe que el gasto esté incurrido de acuerdo con las bases legales del programa y del sistema legal de Guatemala.
Todos los ingresos del Programa (las contribuciones de la CE, de los otros donantes y cualquier otro ingreso) se deben indicar correctamente en los informes financieros:
Todos los ingresos están correctamente reportados en los informes financieros.
Los ingresos recibidos por el Beneficiario se han utilizado de acuerdo con las bases legales, o, si es aplicable, conforme al acuerdo explícito dado por la Comisión al Beneficiario.
Las contribuciones financieras de los otros donantes han sido realizadas conforme al cronograma establecido y a los otros requisitos de las bases legales.
Los activos fijos han sido adquiridos y se usan conforme a las bases legales.
Los activos fijos están correctamente registrados, son propiedad del beneficiario y son correctamente evaluados.
Los procedimientos usados para adquirir los activos fijos, así que su naturaleza, corresponden a las bases legales.
Los activos fijos se utilizan exclusivamente con fines previstos para ejecución del Programa. Particularmente, no existe un uso privado de los bienes (vehículos…), salvo disposición contractual contraria.
Todas las deudas y todos los compromisos de pago se han asumido de acuerdo con las bases legales y se reportan correctamente en los informes financieros.
Solamente las deudas y los compromisos de pago referentes a gastos elegibles del Programa se reportan en los informes financieros.
Solamente las deudas y los compromisos de pago referentes a la ejecución del programa se registran.
Las otras condiciones administrativas y financieras de los contratos han sido respetadas.
- Implementación:
El alcance de los procedimientos substantivos de la auditoria será basada en la evaluación del sistema de control interno en aplicación de las técnicas de muestreo.
Una lista no exhaustiva de ejemplos de los procedimientos de la intervención que se realizarán se da abajo. El Auditor adaptará esta lista en conformidad a los requisitos específicos de la auditoria.
Cheques soportados por documentación original;
Conciliaciones bancarias;
revisión, de acuerdo con los procedimientos específicos de la auditoria, que él todos los ingresos recibidos por el Beneficiario se registran por completo en los informes financieros:
ingresos referentes al Programa;
uso y retiro de los activos fijos del programa.
revisión física de la existencia física de los activos;
procedimientos específicos de auditoría para comprobar la evaluación y las eventuales autorizaciones para contribuciones en especies;
cuando existan contribuciones financieras no directamente recibidas por el Beneficiario, análisis del uso de estas contribuciones antes de que se transfieran a las cuentas bancarias del Programa;
obtener la confirmación de los bancos sobre saldos en cuentas, registro de firmas y estatuto de las garantías.
obtener confirmación de abogados en caso de conflictos abiertos.
El Auditor cuantificará los problemas y los ajustes financieros encontrados en base a la aplicación de los procedimientos de auditoría. El Auditor indicará las medidas correctivas a la Comisión Europea. Si las técnicas de extrapolación se deben utilizar para proponer correcciones financieras, deben ser verificadas y claramente documentadas. En caso de encontrarse una repetición de diferencias significativas, el auditor evaluará la necesidad de extender la muestra inicial para tener un resultado más completo sobre la población total vinculada con el error. En caso de ser requerido estas pruebas suplementarias, el Auditor debe entrar en contacto con la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala inmediatamente para evaluar el impacto en la planificación del trabajo.
- La opinión de auditoría:
El auditor emitirá una opinión sobre el uso tanto de los fondos desembolsados tanto por la Comisión Europea como de las aportaciones de las otras fuentes de financiamiento. El Auditor indicará si estos fondos se han utilizado de acuerdo con las bases legales del Programa. El informe de auditoría debe incluir un cuadro de ejecución del periodo auditado y un cuadro de ejecución consolidada desde el comienzo de las actividades del Programa.
La opinión calificada del auditor debe incluir siempre el párrafo estándar siguiente:
“[Nombre de la firma auditora] ha realizado una auditoria de los fondos usados para la ejecución del Programa de Desarrollo Rural y Local, Huehuetenango, Guatemala, para el cual el gasto total es de EUR… en compromisos adquiridos y EUR…. en pagos realizados. La auditoria cubrió el período del 17-09-2007 al 30-06-2009. Las revisiones de auditoría fueron realizadas en base a muestreos conforme a la metodología y al alcance descritos en [refiera al lugar en el informe en donde se describen estos puntos].
Los hallazgos de auditoría están listados a continuación (si fuera aplicable):
El monto de ingresos que asciende a EUR… no se ha registrado correctamente en la contabilidad y los estados financieros.
El monto de EUR… constituye gastos no elegibles y/o no se ha registrado correctamente en la contabilidad y los estados financieros.
Los activos fijos que representan un monto de EUR… no fueron adquiridos o usados conforme a las bases legales del Programa.
Los compromisos contractuales de un monto de EUR… no se han registrados en las cuentas conforme a las bases legales.
Y cualquier otro eventual hallazgo financiero
En conclusión de estos hallazgos y de acuerdo con las bases legales del Programa, la Comisión Europea debe recuperar del beneficiario el monto de EUR…. [Cualquier otra recomendación importante se debe mencionar].
En nuestra opinión, a excepción de los puntos arriba mencionados, los fondos del programa cubiertos por esta auditoría se han utilizado en conformidad con la bases legales del Programa.”
4.3 Gestión del proyecto
4.3.1 Órgano responsable
La autoridad de tutela del Proyecto es El Instituto de Fomento Municipal -INFOM-.
4.3.2 Estructura de gestión
Las principales instituciones beneficiarias del proyecto DRL son las Mancomunidades Mamsohue y Los Huistas y Frontera de Norte.
Las actividades podrán ser ampliadas a municipios vecinos en acciones de ámbito territorial.
Los beneficiarios intermedios del proyecto son las administraciones públicas locales, en especial las municipalidades de las tres Mancomunidades. También lo son las entidades públicas centrales y territoriales, las empresas y las organizaciones de la sociedad civil con presencia en el territorio, así como las entidades locales responsables de la planificación, transporte, agua, saneamiento, medioambiente, etc.
Los beneficiarios finales del Proyecto son los 500,000 habitantes de los ya mencionados 29 municipios del departamento de Huehuetenango, miembros de la Mancomunidad de Municipios de los Huistas (Mancomunidad Los Huistas) y de la Mancomunidad de Municipios del Sur Occidente de Huehuetenango (Mamsohue) y Frontera de Norte.
4.3.2.1 Entidad Gestora
El Beneficiario de contraparte, aun conservando la responsabilidad frente a la Comisión, delega la ejecución de las actividades del Programa a la UTO (Unida Técnica Operacional), constituida por el director nacional del programa, la asistencia técnica local y el personal de la asistencia técnica internacional, en particular, el jefe de la asistencia técnica internacional y otros profesionales como los técnicos internacionales permanentes y los de corta duración.
La UTO bajo el mandato de la contraparte, será responsable de la ejecución, de la dirección, del control y de la coordinación de las tareas que le son conferidas en virtud del presente convenio, del acuerdo de delegación, del plan operacional global y de los planes operacionales anuales aprobados.
El mandato de la UTO al Beneficiario precisa las funciones delegadas, las modalidades de su ejercicio, y en particular, las disposiciones relativas a la preparación de planes operacionales, las convocatorias para las licitaciones, las conclusiones de contratos y otros actos jurídicos, las órdenes de pago y su ejecución, los informes…el Beneficiario/Contraparte someterá dicho acuerdo a la aprobación de la Comisión antes de la fecha de comienzo de este Programa.
El director nacional lo selecciona el Beneficiario/ente de contraparte, por concurso público, y lo pone a disposición del programa, previo acuerdo de la Comisión. El jefe de la Asistencia técnica europea lo contrata la Comisión, con el acuerdo previo del ente de contraparte.
En el caso de que durante la ejecución del programa haya que sustituir al director/a nacional o al jefe de la asistencia técnica se procederá de la misma manera para el nombramiento de los mismos.
La colaboración de la Comisión se concreta en una serie de acciones relativas a la aprobación de planes operativos, informes, ciertos expedientes de licitación, ciertas adjudicaciones de contratos, incluso firma de algunos contratos en nombre de la Contraparte nacional, desembolso de fondos, monitoreo, control, evaluación y auditoria. Esta colaboración no exime, sin embargo, a la Contraparte de su responsabilidad.
En el ámbito de su competencia, definida en el presente convenio y en el convenio marco entre la Comunidad Europea y la República de Guatemala, la UTO:
- Es responsable de la ejecución del programa ante el ente de contraparte;
- Goza de autonomía en los aspectos operativos de las áreas administrativas, financiera y técnica, dispone del control total de los medios necesarios para la ejecución del programa y elabora su propio reglamento interno y su organigrama.
4.3.2.2 Monitoreo y seguimiento
El Proyecto DRL dispondrá de un sistema de monitoreo, seguimiento y evaluación interno (MSE) {in curso de contratación}.
Para efectos de la ejecución del contrato de servicios de auditoría, se prevé que el/la titular del contrato se relacionará con los órganos y área de la Entidad Gestora, de la siguiente manera:
Para efectos de suscripción de contrato y pagos, con la Administradora
Para efectos de la propia ejecución del contrato con la Administradora y el Contador del Programa
Para efectos de informes: con el Director del Programa, la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala y el Beneficiario: El Instituto de Fomento Municipal –INFOM.
Personas de Contacto
Delegación de la Comisión Europea en Guatemala
Sección Operacional
Gestor operacional: Xxxxxx Xxxxxx
Tel (x000) 00 00 00 00
Fax (x000) 00 00 00 00
E-mail: Xxxxxx.XXXXXX@xx.xxxxxx.xx
Sección Contratos y Finanzas
Gestor financiero: Xxxxx Xxxxx
Tel (x000) 00 00 00 00
Fax (x000) 00 00 00 00
E-mail: Xxxxxx.XXXXX@xx.xxxxxx.xx
Responsable de auditorías:
Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx
Tel (x000) 00 00 00 00
Fax (x000) 00 00 00 00
E-mail: Xxxx-Xxxx.XXXXXXXXX@xx.xxxxxx.xx
Beneficiario
Nombre: Instituto de Fomento Municipal –INFOM-)
Dirección: 0x. Xxxxx 0-00 Xxxx 0,
Xxxxxx xx Xxxxxxxxx
Personas de contacto: INFOM
5. Logística Y CALENDARIO
5.1 Localización
El trabajo tendrá lugar en las oficinas del proyecto DRL en Huehuetenango Sector 1, 01-00 Xxxxx Xx Xxxxxxx xxxx 00, x xx xx XXXXX xx Xxxxxx xx Xxxxxxxxx 0x. Xxxxx 0-00 Xxxx 0, Xxxxxx xx Xxxxxxxxx donde se puede tener acceso a toda la documentación necesaria, en particular:
Base legal: Convenio de Financiación ALA/2006/18152
Documentos contables: contratos, facturas, conciliaciones bancarias y documentación varia.
Planes operativos: POP-POG-POA primer año.
Marco lógico
Manuales de procedimientos de la Comisión Europea en internet en la página: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxx/xxxxx_xx.xxxXxxxxxxx internos
El organigrama del beneficiario
Otros documentos de interés: Reglamento interno del POA 1º
5.2. Fecha de inicio y período de ejecución
La auditoria empezará con la firma del presente contrato de servicios y el período de ejecución del primer contrato será de 15 días calendario a partir de la firma del mismo.
EJECUCION DE LA AUDITORIA:
Reunión de apertura
Una reunión de apertura será organizada entre la firma auditora y la Comisión Europea a tener lugar, antes del comienzo de la auditoria, en la sede de la Delegación de la Comisión Europea en Ciudad de Guatemala 5ª. Avenida 5-55, zona 14, edificio Euro Plaza, Torre II, Nivel 17.
Para poder preparar esta reunión, el Auditor puede solicitar las copias de algunos de los documentos listados en el anexo C.
Preparación del programa de trabajo
Durante la auditoria, todos los documentos necesarios serán puestos a disposición del Auditor.
Con una semana de antelación antes del inicio de la auditoria, el Auditor someterá a la Dirección del PDRL un programa de trabajo que describirá precisamente las tareas a realizar.
Documentos de trabajo
El auditor tiene que conservar todos los documentos de trabajo usados durante la auditoria y para la redacción de su informe. Los documentos serán conservados para un periodo de 5 años a partir del pago final para que puedan ser consultados por la Comisión Europea en las oficinas del Auditor.
Carta de representación
La carta de representación es un documento en que se pedirá a la entidad auditada que confirme por escrito todas las declaraciones hechas al auditor durante el curso de la auditoria, incluidos sus comentarios por escrito sobre los resultados de auditoría discutidos durante la reunión de cierre y que toda la documentación justificativa pertinente se puso a disposición del auditor. El propósito de esta carta es documentar la responsabilidad de la entidad auditada en lo que se refiere a la información presentada durante la auditoria. El auditor elaborará y presentará esta, cuyo contenido dependerá del alcance de la auditoria y del papel de cada parte implicada.
Reunión de cierre
A final del trabajo de campo, se realizará una reunión de cierre. Los participantes a esta reunión serán designados conforme a la naturaleza de los eventuales hallazgos, siendo obligatorios la presencia del auditado y del Auditor. La Delegación de la Comisión Europea en Guatemala será invitada.
El objetivo de esta reunión de cierre es:
Comentar todos los hallazgos para entenderlos y clarificarlos;
Conseguir la aprobación de la entidad auditada sobre los hallazgos;
Informar todas las partes sobre la finalización del informe de auditoría y el seguimiento de los resultados;
Explicitar todas las recomendaciones y solicitar su implementación
Será presentado un ayuda memoria (ver punto 1.6) durante esta reunión de cierre. El Auditor analizará los comentarios mencionados y los tomará en cuenta en su informe final de auditoría.
Borrador e informe final
El auditor someterá un borrador de informe a la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala. Si es necesario, está podrá solicitar al Auditor realizar otros controles suplementarios para complementar el informe. Estos controles, y eventuales otros comentarios, serán tomados en cuenta en el informe final.
Una vez redactado el informe final, el Auditor lo mandará al ente auditado, que tendrá 15 días para aprobar/comentar el informe final. Una vez aprobado el informe final, la UTO realizará el pago final. El informe final esta entregado en paralela a la Comisión Europea.
Seguimiento de hallazgos y procedimiento contradictorio con el ente auditado
Luego de ser aprobado el informe final por las partes, la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala establecerá con el ente auditado un procedimiento contradictorio para que se puedan implementar las recomendaciones. En este procedimiento, se requiere del auditado que no exprese sus comentarios sobre el informe final sino solamente sobre las acciones/decisiones que quiere tomar la Comisión Europea.
La Comisión tiene la posibilidad de ser asesorado posteriormente por el Auditor para ejecutar este procedimiento. Si es necesario un contrato adicional puede ser realizado con el Auditor.
Informaciones complementarias
En el caso donde el auditor decide que algunos hallazgos específicos deben ser revelados inmediatamente a la Comisión Europea, será esta última que tomará la decisión de cuándo informar a las autoridades nacionales y al beneficiario.
El auditor deberá informar inmediatamente la Comisión Europea si se produce cualquier intento de entorpecer o bloquear la realización de la auditoria, por parte del beneficiario o de cualquier otra parte involucrada, o si existe cualquier sospecha de fraude o irregularidad.
Al existir dudas sobre la capacidad profesional de uno de los expertos, la UTO podrá, después de consultar con la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala, solicitar al auditor el reemplazo del experto en cualquier momento de la ejecución de la auditoria.
Los expertos auditores tendrán que disponer de computadoras con conexión a Internet para facilitar el intercambio de documentos e informaciones.
La UTO asegurará que el Auditor dispone de las mejores condiciones de trabajo para efectuar su auditoria. En particular, se pondrá a disposición del auditor una oficina con acceso a fotocopiadora, línea de teléfono/fax.
6. REQUISITO
6.1. Personal
6.1.1 Expertos principales
Todos los expertos que tienen un papel crucial en la ejecución del contrato se considerarán expertos principales.
El equipo de expertos incluye un socio que firme el informe y 1 experto. Sus perfiles para el presente contrato son los siguientes:
El socio
Calificaciones:
- Un título universitario (licenciatura) en auditoria, derecho, contabilidad o equivalente.
- El Auditor tiene que ser miembro de la Federación Internacional de Contables (IFAC) o cualquier otro un instituto profesional reconocido internacionalmente. En caso de no ser miembro de la IFAC, el Auditor se compromete a asumir el presente compromiso de conformidad con las normas y principios de la IFAC aplicables. Su pertenencia debe ser probada por la debida documentación (anexada al CV del socio)
Experiencia general:
- 10 años de experiencia profesional en el campo de la auditoria y contabilidad.
Experiencia especifica:
- Haber auditado proyectos de cooperación de la Unión Europea y/o de otros donantes internacionales en Guatemala.
Los expertos (2)
Calificaciones:
- Un título universitario en auditoria, derecho, contabilidad o equivalente y ser profesional acreditado en el campo de auditoría.
Experiencia general:
- 5 años de experiencia profesional en el campo de la auditoria y contabilidad.
Experiencia especifica:
- Haber auditado proyectos de cooperación de la Unión Europea y/o de otros donantes internacionales en Guatemala.
El Socio y los Expertos no deben presentar ningún vínculo con las entidades auditadas y declarar inmediatamente cualquier conflicto de interés que pueda afectar la neutralidad y objetividad de la auditoria.
6.2 Instalaciones que debe proporcionar el consultor
El consultor garantizará el apoyo y equipamiento adecuado de los expertos. En particular, garantizará la existencia de una prestación de servicios administrativos, de secretaría suficiente que permita a los expertos concentrarse en sus responsabilidades primarias.
El Órgano de Contratación facilitará una oficina para los trabajos de la auditoría así como un vehículo con piloto para aquellos viajes en los que se debe comprobar la entrega de suministros por el Programa. El combustible corre a cargo del Programa, los demás gastos (viáticos, gastos de seguros de todo tipo, etc.) quedan a cargo del auditor y deben ser incluidos en el precio global de la presente oferta. Para los viajes en vehículos del Programa, el auditor debe tener asegurado a su personal contra todo tipo de riesgo. El precio para este seguro debe estar incluido en el precio global de la oferta.
Si el consultor es un consorcio, los acuerdos deberán permitir una máxima flexibilidad en la ejecución del proyecto. Deberán evitarse los acuerdos que ofrezcan a cada miembro del consorcio un porcentaje fijo del trabajo que debe realizarse en virtud del contrato.
6.3 Equipo
No deberá comprarse ningún equipo en nombre del órgano de contratación/del país beneficiario como parte del presente contrato de servicio o transferirse al Órgano de Contratación/país beneficiario al final del presente contrato. Cualquier equipo relacionado con este contrato que deba ser adquirido por el país beneficiario deberá adquirirse mediante una licitación de suministros independiente.
7. INFORMES
7.1 Normas sobre preparación de informes
A) Ayuda-memoria
Al finalizar el trabajo de campo, el Auditor someterá al auditado una ayuda memoria que resuma los principales hallazgos. Este documento retomará también las recomendaciones del Auditor para subsanar los hallazgos y las observaciones de la entidad auditada formuladas durante la auditoria. Servirá de documento de base para la reunión de cierre y el posterior borrador de informe.
B) Borrador de informe
En un periodo de máximo de 15 días después de la finalización del trabajo de campo, el Auditor deberá trasmitir a la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala un borrador de informe que tendrá 10 días para comentar/aprobar el borrador. El borrador se presentará también con una versión electrónica.
C) Informe de auditoría (informe final)
El informe de auditoría tiene que describir detallamente los objetivos y el desarrollo de la misión. Tiene que incluir también una lista de los hallazgos de auditoría y los cuadros financieros requeridos.
El informe presentará los hechos y los evaluará de una manera clara, objetiva y limitados a los aspectos relevantes. El informe será presentado de manera estructurada y de seguimiento fácil. Una mayor atención deberá ser dedicada a los resultados de la auditoria, las recomendaciones aportadas, los comentarios del ente auditado. Los hallazgos serán listados en un cuadro único a fin de facilitar el trabajo de seguimiento de la Comisión Europea.
El informe será presentado en una versión papel y una versión electrónica, con textos en versión Word para formato Windows y cuadros financieros en formato Excel.
El Auditor trasmitirá el informe final a la Comisión Europea en un lapso de 10 días a partir de la recepción de sus comentarios sobre el borrador de informe.
D) La carta complementaria
El objetivo de la carta complementaria es de trasmitir de manera confidencial a la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala los hallazgos que afecten directamente los intereses de la Comisión Europea.
La carta complementaria mencionará la opinión del auditor sobre varios asuntos como:
Las relaciones entre el Beneficiario, UTO y Comisión Europea;
cualquier caso de irregularidad o fraude identificado, como por ejemplo uso privados de fondos públicos, falsas declaraciones contables, falsas facturas…);
falta de cooperación por parte del Beneficiario durante la auditoria;
eventuales recomendaciones a la atención de la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala para mejorar su gestión del programa;
cualquier otro aspecto que pueda afectar los intereses de la Delegación de la Comisión Europea en Guatemala;
impresión general sobre el programa.
Esta carta complementaria es independiente del informe final de auditoría pero será trasmitida en mismo tiempo al Representante de la Comisión Europea en Guatemala.
CONCURSO DE OFERTAS 01-2009/INFOM/PDRL Pàg. 2 de 18