RESPUESTAS A OBSERVACIONES LICITACION PUBLICA No SA-LP-010-2016
RESPUESTAS A OBSERVACIONES LICITACION PUBLICA No SA-LP-010-2016
OBJETO: “CUSTODIA, ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LOS RECURSOS DEL CONTRATO DE CONCURRENCIA 0858 DE 1998 PARA EL PAGO DEL PASIVO PRESTACIONAL DEL SECTOR SALUD EN EL DEPARTAMENTO DE RISARALDA¨.”
RESPUESTAS A OBSERVACIONES FIDUOCCIDENTE
1. NUMERAL 2. DESCRIPCION O ALCANCE DEL OBJETO: Agradecemos explicar las razones por las cuales es necesario constituir un encargo fiduciario y no un patrimonio autónomo para el pago de pasivos pensionales. Lo anterior teniendo en cuenta lo siguiente:
De conformidad con lo establecido en el Decreto 810 de 1998, artículo 1, “Con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de sus bonos pensiónales y de las cuotas partes que les correspondan por bonos y pensiones reconocidas con efectividad posterior a la entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones, las entidades territoriales y sus descentralizadas que tenían a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones y que no hubieren sido sustituidas por fondos de pensiones públicas del orden territorial, deberán constituir patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, de acuerdo con las reglas del presente decreto.
También deberán constituirse patrimonios autónomos en los términos del presente decreto cuando se trate de proveer recursos para el pago de obligaciones pensiónales a cargo de las entidades sustituidas por los fondos de pensiones públicas del orden territorial, de conformidad con el numeral 5 del Artículo 5º del Decreto 1296 de 1994 y demás normas pertinentes”.(Subrayado fuera de texto).
A su turno, el artículo 1 del Decreto 941 de 2002 dispone lo siguiente:
“Cuando proceda la normalización pensional, las entidades públicas y privadas y los empleadores de cualquier naturaleza que tengan a su cargo el pago de pensiones, podrán conmutar parcialmente dichas obligaciones mediante la creación de patrimonios autónomos pensionales autorizados por la Ley 550 de 1999 y el parágrafo 2° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, de conformidad con lo previsto en el presente decreto.
Para efectos de este decreto se entiende que hay conmutación pensional parcial, cuando se adoptan los mecanismos previstos en el presente decreto respecto de todos los pensionados, así como de las personas con derechos eventuales de pensión a cargo del empleador, con el fin de facilitarle el cumplimiento de sus obligaciones en materia contable-pensional, pero sin liberarlo totalmente de éstas. Por consiguiente, el empleador continuará
respondiendo directamente por el valor de las obligaciones que no haya conmutado. Así mismo, el empleador responderá del monto conmutado en los términos de este decreto, cuando quiera que el respectivo patrimonio autónomo no cumpla con las obligaciones pensionales a su cargo.
En todo caso, en la conmutación parcial de pensiones, se conservará el principio de igualdad entre trabajadores o pensionados de la empresa o entidad. Por lo tanto, los valores a conmutar serán proporcionalmente iguales para todas las personas que tengan derechos actuales o eventuales de pensión”. (Subrayado fuera de texto).
En virtud de lo señalado en las disposiciones anteriormente transcritas, de manera atenta solicitamos a ustedes ilustrarnos las razones de orden jurídico que hacen posible para el caso que nos ocupa, la constitución de un encargo fiduciario y no de un patrimonio autónomo.
Respuesta: los recursos que dan razón de ser al proceso licitatorio actual provienen de un Contrato de Concurrencia entre el Ministerio de Salud y el Departamento de Risaralda, este contrato de concurrencia creo un fondo especial por el origen de sus recursos, denominado fondo del Pasivo Pensional del Sector Salud de Risaralda, PERO el mismo Contrato de Concurrencia en su Parágrafo Tercero de la Cláusula Tercera que trata sobre la Concurrencia; autoriza el manejo de los recursos bien sea por un Encargo Fiduciario o por un Patrimonio Autónomo, luego entonces como el fin de la concurrencia es un encargo de administración y pagos y se necesita tener una liquidez absoluta de los recursos para el cumplimiento de los pagos, la figura que se necesita es un Encargo Fiduciario y no un Patrimonio Autónomo, el cual por su régimen de inversión constreñiría el flujo de efectivo y pondría en peligro el fin que determina la concurrencia, el cual es el pago oportuno de las obligaciones que se tienen con los beneficiarios de la salud en el Departamento de Risaralda, además, por ser recursos públicos y ser el Departamento de Risaralda el garante del manejo de ellos, no podría en ningún caso realizar la transferencia de la propiedad, como se utiliza en los Patrimonios autónomos, sino que es el fideicomitente quien debe conservar la propiedad de los mismos, pero se los entrega a EL FIDUCIARIO para el cumplimiento de una finalidad, por ello se realiza un encargo fiduciario.
2. NUMERAL 2.1 OBLIGACIONES MÍNIMAS DEL PROPONENTE Y/O CONTRATISTA:
2.1. Teniendo en cuenta que la causa que da origen al presente proceso, así como al contrato fiduciario a suscribir es el Contrato de Concurrencia 0858 del 30 de diciembre de 1998, solicitamos publicar el texto del mismo en el SECOP con el fin de conocer su contenido.
Respuesta: El Contrato de Concurrencia suscrito entre el Ministerio de salud y el Departamento de Risaralda será publicado en la página del SECOP
2.2. Obligación 4: Solicitamos confirmar si los recursos administrar pueden invertirse en FIC’s que cumplan con el decreto 1525 de 2008 (Hoy Decreto 1068/15). Favor aclarar.
Respuesta: Es correcta su apreciación.
2.3. De acuerdo a la respuesta anterior solicitamos definir y publicar las políticas de inversión que el administrador debe tener en cuenta al momento de invertir los recursos.
Respuesta: Solicitamos muy respetuosamente ver el decreto 1525 de 2008.
2.4. Calificación del riesgo de la fiduciaria, obligación f) Agradecemos precisar a qué tipo de certificación se refiere la entidad.
Respuesta: se explicara en el ítem g del mencionado numeral y el texto quedara así:
f) Calificación de riesgo administrativo operacional y calificación de contraparte o sus equivalentes de acuerdo a la calificadora que tenga, dichas calificaciones deben estar: Periodicidad Semestral
2.5. Obligación 10: Dado que una de las obligaciones es preservar y custodiar el “archivo histórico” del manejo de los recursos en la vigencia de ENCARGO FIDUCIARIO, nuestra inquietud al respecto es ¿si la custodia de este archivo hace referencia a un archivo físico que está en custodia de otra fiduciaria?
Respuesta: Apreciación incorrecta, el archivo histórico que lleva la fiduciaria actual lo entregara al fideicomitente al termino del encargo, la fiduciaria que obtenga la administración deberá archivar los soportes de cada pago realizado y constituir, preservar y custodiar el archivo histórico de su vigencia como administrador.
2.6. En caso afirmativo a la pregunta anterior solicitamos se publique el inventario actual del archivo, volumen, espacio, cantidades.
Respuesta. No aplica.
2.7. Entendemos que los gastos generados por la custodia del archivo es a cargo de los recursos administrar. Favor confirmar.
Respuesta. Muy amablemente le informamos que su apreciación es incorrecta, la custodia del archivo hace parte de las funciones del administrador por lo tanto los gastos generados por esta función deben ser asumidos por el administrador del encargo.
2.8. Obligación 11: Agradecemos precisar en el pliego de condiciones definitivo, los recursos con cargo a los cuales la fiduciaria que resulte seleccionada debe llevar a cabo la defensa de los recursos administrados. Sobre el particular, entendemos que si las causas que dan origen a la presentación de demandas en contra de los mismos no son imputables a la fiduciaria, los gastos de defensa no deben ser asumidos con cargo a recursos propios de la misma.
RESPUESTA: Observación acertadas se corregirá el numeral quedando de la siguiente manera:
11) en caso de demanda judicial o reclamación extrajudicial, la fiduciaria y EL FIDEICOMITENTE acordaran de acuerdo con la naturaleza de la reclamación a quien corresponderá la defensa judicial.
Solo podrán asumirse gastos de defensa judicial o extrajudicial de un acto que atente contra los recursos del Encargo Fiduciario cuando estos sean o estén vinculados directamente al negocio fiduciario.
Si las causas que dan origen a la presentación de demandas en contra de los mismos no son imputables a la fiduciaria, los gastos de defensa no deben ser asumidos con cargo a recursos propios de la misma”
2.9. Obligación 13: Entendemos que la dispersión de los pagos a los pensionados la realiza el Hospital Universitario San Xxxxx xx Xxxxxxx. Favor confirmar nuestro entendimiento.
Respuesta: muy amablemente le informamos que en lo referente a mesadas es correcta su apreciación, en cuanto a bonos los pagos son individualizados y se realizaran a los fondos de pensiones.
2.10. Obligación 15: Solicitamos precisar las razones por las cuales la fiduciaria que resulte seleccionada debe verificar que los beneficiarios por bonos se encuentren registrados en el Certificado de Calidad Número 9 del 17 de septiembre de 1997. Adicionalmente, dicho documento no fue publicado en el SECOP, razón por la cual solicitamos divulgar su contenido a través de dicho medio. Agradecemos eliminar esta obligación a cargo del administrador fiduciario.
Respuesta: Los registros de los beneficiarios de los bonos se deben validar como protocolo de control, puesto que son recursos públicos y se deben minimizar los riesgos de algún error procedimental, corresponde no solo a la fiduciaria esta validación, la realiza también el Hospital San Xxxxx y la oficina de la Dirección Financiera. En cuanto a los datos de la validación de pago, en la resolución emanada del Departamento que legitima el pago, se detalla el nombre y el documento de identidad del beneficiario, se debe confrontar contra el libro de beneficiarios Certificado de Calidad Número 9 del 17 de septiembre de 1997 el cual SI fue publicado en la página del SECOP como documento adicional.
2.11. Obligación 17: Solicitamos precisar los pagos y traslados (conceptualmente) que debe efectuar la fiduciaria durante la ejecución del negocio fiduciario.
Respuesta: muy amablemente le informamos que se corregirá en el pliego y en la minuta el Sub numeral al que hace referencia, el nuevo texto quedara así: “Los pagos de bonos y/o mesadas los efectuara la FIDUCIARIA dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la presentación de los documentos requeridos para ello.”
2.12. Obligación 18: Solicitamos eliminar esta obligación al igual que la obligación No. 15, toda vez que la fiduciaria no realizará la dispersión de los pagos por ende no tiene la información para verificar los beneficiarios registrados ni los pagos efectuados o las canceladas por cualquier circunstancia. Favor responder y aclarar.
Respuesta: Dentro del protocolo de pago, el fideicomitente en lo referente a los pagos de Bonos Pensionales le envía a la Fiduciaria la Instrucción de Giro, además le anexa formato de Excel que lleva los datos de la transacción, información xxx xxxxxxx (fondo de pensiones) tales como nombre, Nit, número de cuenta y clase (corriente- de ahorros), valor del giro y otras informaciones referentes, además le envía copia de la Resolución y de la Orden de Pago a Tesorería Departamental, firmada por el encargado en el Departamento (En la Resolución se detalla el nombre y documento de identidad de la persona beneficiaria el cual se debe confrontar con el libro de beneficiarios Certificado de Calidad Número 9 del 17 de septiembre de 1997), De igual manera en lo referente a mesadas se le enviara a la fiduciaria las copias de las resoluciones y de las órdenes de pago para que pueda realizar la verificación.
2.13. Adicionalmente y en relación con la Obligación No. 18 solicitamos aclarar a qué hacen referencia “las no canceladas por cualquier circunstancia, deberán ser devueltas inmediatamente. Indicando la razón del porque no se
llevó a cabo el pago.” No es claro el alcance de la gestión del administrador fiduciario como quiera que no será este el que realice los pagos a cada pensionado, según se entiende, el alcance que estará a cargo del administrador fiduciario será el de transferir los recursos de nómina a la cuenta bancaria del fideicomitente para que este ordene la dispersión de los pagos a pensionados. .
Respuesta: muy amablemente le informamos que se corregirá el texto en el pliego y en la minuta, el nuevo texto será así: “Las certificaciones, los comprobantes de pago o los exitosos de las transferencias electrónicas que se generen cuando se realice un pago ya sea de bonos o de mesadas deberán ser enviadas al fideicomitente dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes del pago”.
2.14. Obligación 22: Solicitamos precisar las razones en virtud de las cuales la fiduciaria que resulte seleccionada debe cumplir bajo su Nit las obligaciones tributarias inherentes al negocio fiduciario, así como los motivos por los cuales la fiduciaria debe atender con sus propios recursos los descuentos y retenciones por concepto de impuestos a la DIAN y al Departamento de Risaralda en lo relacionado con las cargas impositivas y otros gastos a que tenga lugar la puesta en ejecución del ENCARGO FIDUCIARIO. Lo anterior teniendo en cuenta que, salvo los impuestos que se generen por concepto de estampillas al momento de la suscripción el contrato y los que apliquen por el cobro de la remuneración fiduciaria, el administrador fiduciario no puede ser considerado como sujeto pasivo de los demás impuestos que se generen durante la ejecución del negocio fiduciario. Favor ajustar pliegos.
Respuesta: este numeral indica que la fiduciaria no podrá pagar con cargo al Encargo Fiduciario ninguna descuento o retención que se desprenda de este encargo, es decir por ejemplo las deducciones que le realice el Departamento de Risaralda por concepto de estampillas, o alguna que pueda realizar la DIAN.
De igual forma no podrán cargarse al encargo los gravámenes financieros ni cualquier otro impuesto bancario ya que sus recursos son de destinación específica, además según el artículo 879 numeral 9 de la Reforma Tributaria dice textualmente: “Exenciones del Gravamen a los Movimientos Financieros: El manejo de Recursos Públicos que hagan las Tesorerías de las Entidades Territoriales”, (Impuesto del 4 x 1000, o Gravamen Movimiento Financiero).
Así mismo El artículo 476 del Estatuto Tributario consagra dentro de los Servicios Excluidos del Impuesto sobre Ventas y Comisiones: “Los Servicios de Administración de Fondos del estado”, (IVA y COMISIONES).
2.15. Obligación 26: Entendemos que mantener vigente una póliza integral de seguro que ampare todos y cada uno de los riesgos que deriven de la ejecución del negocio, esta hace referencia a la Póliza Global Bancaria. Favor confirmar nuestro entendimiento.
Respuesta: Apreciación correcta
2.16. Obligación 29: Solicitamos precisar a qué tipo de fondo se refieren cuando se hace alusión al “Fondo de Gobierno”, acaso se trata una inversión de Fondo de Inversión Colectiva cuya política sea los parámetros de inversión del Decreto 1525 Capítulo IV? Favor responder y aclarar.
Respuesta: Apreciación correcta
2.17. Obligación 30: La Fiduciaria procurará generar la mayor rentabilidad posible conforme a lo establecido en la normatividad vigente aplicable. Por lo anterior solicitamos publicar la normatividad vigente aplicable para conocimiento del adjudicatario.
Respuesta: se regirán las inversiones por lo dictado en el Decreto 1525 de 2018. Le solicitamos muy respetuosamente consultar la normativa referida.
3. NUMERAL 3. PREVALENCIA NORMATIVIDAD VIGENTE: Agradecemos precisar si al negocio fiduciario a suscribir le son aplicables las disposiciones del Decreto 810 de 1998 o el Decreto 941 de 2002.
Respuesta: No le son aplicables puesto que el negocio a suscribir es un Encargo Fiduciario, no un Patrimonio Autónomo.
4. NUMERAL 7.2 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y/O PRESUPUESTO OFICIAL: Sobre el particular, agradecemos realizar las siguientes precisiones:
4.1. Se indica que “El Presupuesto Oficial para la Presente Contratación es de CUARENTA Y TRES MILLONES, CUATROCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL, SEISCIENTOS DOS PESOS ($ 43.435.602 M/L, a razón de TRES MILLONES, SEISCIENTOS DIECINUEVE MIL, SEISCIENTOS TREINTA Y CUATRO PESOS MENSUALES…”, sin embrago, más adelante se indica que la duración del negocio fiduciario será hasta el 31 de diciembre de 2016. Favor confirmar tiempo de duración del negocios fiduciario a suscribir.
Respuesta: El valor anual del presupuesto oficial es de $ 43.435.602, a razón de $ 3.619.634 mensuales. Y su duración será desde el la firma del acta de inicio hasta el 31 de Diciembre de 2017, se corregirá en el pliego.
4.2. Solicitamos unificar criterio frente a si el pago de la comisión por administración es excluido de IVA toda vez que el numeral 2.2 (Obligaciones del el Fideicomitente) establece que es sin IVA pero en el numeral 7.2 (valor estimado del contrato y/o presupuesto oficial), el numeral 16.1 (componente económico) y la Carta de presentación de las ofertas numeral 16 establece que el proponente que oferte el menos costo incluido IVA. Favor aclarar
Respuesta: El costo de administración del encargo está excluido de iva por ser manejo de recursos públicos, se corregirá la mención al IVA en el numeral 7.2 (valor estimado del contrato) y en la carta de presentación de ofertas Numeral 16, en el numeral 16.1 Componentes de calidad no hace mención al impuesto referido.
4.3. Respetuosamente solicitamos revisar los criterios que tuvo en cuenta la entidad para determinar el presupuesto oficial, teniendo en cuenta que dos de las cuatro fiduciarias a las que la entidad solicitó que presentaran estudio xx xxxxxxx no presentaron con claridad ningún valor.
Respuesta: Muy respetuosamente nos permitimos aclarar que los criterios que determinaron el valor del presupuesto son de aceptación general, los cuales se explican en los estudios previos, entendemos que por efecto del régimen de inversiones el cual permite una comisión por inversión; algunas fiduciarias dejan de lado el pago de la administración, más aun cuando el componente económico es un factor fundamental en la evaluación final.
5. NUMERAL 7.7 INDEMNIDAD: Agradecemos precisar en el pliego de condiciones definitivo, los recursos con cargo a los cuales la fiduciaria que resulte seleccionada debe llevar a cabo la defensa de los recursos administrados. Sobre el particular, entendemos que si las causas que dan origen a la presentación de demandas en contra de los mismos no son imputables a la fiduciaria, los gastos de defensa no deben ser asumidos con cargo a recurso propios de la misma.
Respuesta: Muy amablemente le informamos que se mejorara la redacción del numeral en referencia, el cual quedara así:
7.7. INDEMNIDAD
La FIDUCIARIA mantendrá indemne y defenderá a su propio costo a EL FIDEICOMITENTE de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza, incluyendo costos y gastos provenientes de actos y omisiones del contratista en el desarrollo de este contrato.
Si el FIDEICOMITENTE estima que sus intereses no están siendo adecuadamente defendidos, lo manifestará por escrito La FIDUCIARIA, caso
en el cual acordará la mejor estrategia de defensa o, si EL FIDEICOMITENTE lo estima necesario, asumirá directamente la misma.
6. NUMERAL 7.8 PLAZO DE EJECUCIÓN: Solicitamos aclarar cuan es el plazo de ejecución del contrato, entendemos será hasta diciembre de 2017, favor responder.
Respuesta: Apreciación correcta
7. NUMERAL 9.5 FIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS: Entendemos que este numeral hace referencia a la Póliza Global Bancaria, así mismo como lo indica el numeral 12.5 del estudio previo. Favor confirmar nuestro entendimiento.
Respuesta: Apreciación correcta
8. NUMERAL 10 CAUSALES DE RECHAZO: En el literal a) establece que no anexar los documentos habilitantes es causal de rechazo. Por lo anterior y revisando los documentos de la licitación solicitamos informar cuales son los documentos habilitantes de la propuesta toda vez que no está claro en ninguno de los documentos publicados.
Respuesta: Muy respetuosamente le informamos que en el numeral 15 - factores de selección y revisión de los requisitos habilitantes, se describe lo siguiente: “La Entidad debe verificar con el Registro Único de Proponentes el cumplimiento de los requisitos habilitantes. Esta verificación se hará de acuerdo con el Artículo 2.2.1.1.1.5.3 del Decreto 1082/2015 y el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra Eficiente”
9. NUMERAL 11.15. Entendemos que los antecedentes penales son los disciplinarios que expide la Policía Nacional. Favor confirmar.
Respuesta: muy respetuosamente le informamos que su apreciación es incorrecta, Los antecedentes penales y los disciplinarios son totalmente diferentes y los certifican entidades diferentes, los penales los certifica la Policía Nacional y los disciplinarios la Procuraduría General de la Nación.
10. NUMERAL 11.18. Carta de Compromiso de Personal Discapacitado: De conformidad con lo establecido en la Ley 361 de 1997, tal y como ustedes lo consignaron en el literal B del numeral 17, la contratación de personal discapacitado aplica únicamente para dirimir empates, razón por la cual solicitamos eliminar dicho requisito para la firma del contrato.
RESPUESTA: le asiste la razón, ese requisito solo quedara como factor de desempate.
11. NUMERAL 11.20. Solicitamos aclarar si el proponente debe adjuntar a la propuesta los certificados de Calidad - Administradores de Activos de Inversión, antes denominada Fortaleza en Administración de Portafolios y Calidad en la Administración de portafolios o ¿solo una de las dos?
Respuesta: una de las dos que se asimile en el rango que se solicita en los pliegos.
12. NUMERAL 14.1 APLICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN: Encontramos contradictorio que el proponente pueda subsanar en caso que no lo haya presentado en la propuesta, toda vez que las causales de rechazo son claras en caso que no adjunte algunos de los documentos que relaciona ese numeral. Solicitamos revisar el alcance.
RESPUESTA: Muy respetuosamente le informamos que todos los documentos de carácter habilitante que no otorguen algún puntaje pueden ser subsanados
13. NUMERAL 15.3.1 CERTIFICADOS DE CONTRATOS:
13.1. En relación con el contenido de las certificaciones, solicitamos eliminar el tiempo de ejecución toda vez esta información ya está contemplada o es verificable con la fecha de iniciación y terminación del contrato.
Respuesta: muy respetuosamente le aclaramos que el tiempo de ejecución no siempre coincide ni se refleja por las fechas de inicio o de terminación, puede ocurrir que se termina anticipadamente o tener una prorroga o una suspensión dentro del tiempo inicialmente pactado. No se cambiara en el pliego.
13.2. Entendemos que los tres (3) contratos a acreditar como experiencia son aquellos que su fecha de firma o inicio así como su terminación o ejecución se encuentran dentro de los últimos 5 años contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso. Favor confirmar.
Respuesta: en estos pliegos no se determina el tiempo, la experiencia no se puede supeditar a 5 años puesto que la experiencia y el conocimiento no se deteriora con transcurrir del tiempo por el contrario se acumula y se hace más importante en cualquier proceso.
13.3. En relación con la experiencia entendemos que el proponente debe acreditar mínimo tres (3) contratos de encargos fiduciarios debidamente registrados en el RUP y de acuerdo a las condiciones establecidas en este numeral. Favor confirmar.
Respuesta: Apreciación correcta
14. NUMERAL 16.2 COMPONENTE DE CALIDAD: En este numeral nos solicitan la rentabilidad promedio de la cartera colectiva abierta, al respecto solicitamos precisar lo siguiente:
14.1. Favor aclarar y/o definir qué periodo se debe acreditar, toda vez que en este numeral establece que el año anterior (2015), pero en los estudios previos se indica que la rentabilidad promedio 2015-2016.
Respuesta: se debe acreditar la rentabilidad del año 2015, se corregirá en los estudios previos.
14.2. En caso de requerirse el año 2016, ¿hasta qué mes debe certificarse?
Respuesta: Solo se acreditara el año 2015 Enero – Diciembre.
14.3. Solicitamos aclarar con un ejemplo y con reglas claras como se debe calcular la rentabilidad promedio neta, con el fin que todos los oferentes acrediten este numeral sobre el mismo calculo.
Respuesta: La Fiduciaria A y la Fiduciaria B toman las fichas técnicas publicadas en sus respectivas páginas web, en las cuales se discrimino la rentabilidad neta promedio del año 2015 obtenida por sus clientes en las inversiones de carteras colectivas regidas por el decreto 1525 del 2008 así: Fiduciaria A: 0.8 %
Fiduciaria B: 1.1 %
Basado en estos datos sus respectivos revisores fiscales y representantes legales emiten una certificación donde se informa el valor o porcentaje obtenidos por los clientes en el mencionado año, esas certificaciones junto con las fichas técnicas se presentaron al comité evaluador cuya revisión arrojo que la Fiduciaria B entrego una mayor rentabilidad a sus clientes en el año 2105 en las inversiones de carteras colectivas regidas por el decreto 1525 de 2008, así las cosas las Fiduciaria B se hace acreedor a los 40 puntos que otorga el componente de Xxxxxxx y la fiduciaria A se gana 30.
14.4. Dado que la información para calcular la rentabilidad es con base a las fichas técnicas, solicitamos que esta información sea extraída de la Superintendencia Financiera de Colombia, toda vez que según los rangos de tiempos requeridos, no se encuentran dispuestas las fichas técnicas de todas las sociedades fiduciarias desde el año 2015, vale la pena mencionar que es obligación de la entidad fiduciaria publicar las fichas técnicas de los últimos seis meses, información que con seguridad se encuentra en todas las páginas web de las sociedades fiduciarias, no así las fichas técnicas con mayor tiempo de antigüedad. Favor considerar este aspecto.
Respuesta: Es obligación de las Fiduciarias publicar la fichas técnicas en su página web, lo que solicita el Fideicomitente son las fichas pertenecientes al 2015 que debieron ser publicadas en la fecha en referencia, por ello deber ser certificadas por el revisor Fiscal y el Representante Legal.
14.5. Qué pasa y cómo se evalúa la rentabilidad neta (qué rentabilidad neta se toma) cuando una sociedad fiduciaria maneja su Fondo de Inversión Colectiva por tipos de participación, ¿cuál de las rentabilidades netas se tomará para otorgar puntos? Favor responder.
Respuesta: Se solicita puntualmente la rentabilidad del compartimiento correspondiente al rango del valor en el que se encuentra el negocio a administrar.
15. NUMERAL 16.2 COMPONENTE DE CALIDAD: Muy respetuosamente solicitamos sea eliminado este criterio de puntaje como quiera que como se menciona en el punto anterior, no es clara la fuente y posibilidad de constatar la información solicitada, inclusive este criterio de evaluación pude generar discrepancias desde la misma evaluación por parte de la entidad contratante, reiteramos respetuosamente, eliminar este criterio.
Respuesta: A criterio del Fideicomitente, este componente está claro; de hecho es la única fiduciaria que se ha referido a este numeral, a nuestro entender el criterio mide equitativamente a todos los proponentes. En lo referente a la información a acreditar es un documento de cotidiano uso y no creemos que sea difícil su presentación, ¿favor aclarar a qué tipo de discrepancias se refiere?
16. NUMERAL 16.4 CORRECIÓN ARITMETICA: Dado que el proponente debe registrar las multas o incumplimientos que se establecen en el Registro Único de Proponentes (RUP), no es claro dentro de la licitación desde qué periodo van tener en cuenta y así disminuir el puntaje total de según el caso para cada oferente.
Respuesta: La observación está resuelta dentro del mismo numeral cito puntualmente “Disminuir Un (1) punto del Puntaje Total al proponente que tenga registrada multas o incumplimiento en el Registro Único de Proponente (RUP). Multas registradas en el último año contado hacía atrás a partir del día del cierre”.
17. MATRICES DE RIESGOS: Al respecto, solicitamos precisar lo siguiente:
17.1. En CCE fueron publicadas dos matrices diferentes. Por favor indicar cuál de estas debe ser tenida en cuenta por los interesados para su revisión.
Respuesta: hemos revisado nuevamente la publicación en el SECOP y solo se encuentra un documento denominado ANEXO 3 MATRIZ DEL RIESGO 2017.
17.2. La entidad estableció dentro de dichas matrices, un riesgo consistente en “circunstancias de desorden público o económico que afecten directamente al sector financiero; entorpeciendo la operación del mismo”. Sobre el particular agradecemos preciar a qué tipo de sucesos hace referencia la entidad, así como establecer que las consecuencias derivadas de las mismas sean asumidas por parte de la fiduciaria que resulte seleccionada, siempre y cuando los hechos que las originen sean imputables a acciones u omisiones del fiduciario, de lo contrario no deben ser asignadas a este.
Respuesta: en el numeral 30 de las Obligaciones de la Fiduciaria en referencia a la rentabilidad del encargo se establece que “cada que se advierta que una situación xx xxxxxxx afectará negativamente esta rentabilidad, la FIDUCIARIA trasladará los recursos a cuentas de ahorro, para que no sean susceptibles de pérdidas o detrimento patrimonial.” Como ejemplo podríamos decir que si se presenta otro ataque terrorista a EEUU y la experiencia indica que el mercado sufrirá algún desorden económico la fiduciaria deberá poner a buen resguardo los recursos del encargo.
18. CONTENIDO XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEFINITIVO: Solicitamos tener en cuenta que de conformidad con lo señalado en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3. Del Decreto 1082 de 2015, los pliegos de condiciones deben contener entre otros, los siguientes aspectos que no fueron identificados en el proyecto de pliegos publicados en el Secop:
19. “(…)
2. La modalidad del proceso de selección y su justificación (…)
13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir Adendas. (…)”
RESPUESTA: Muy respetuosamente le informamos que su observación no es del todo cierta; ya que la información referente a las Modificaciones a los pliegos y las adendas, se encuentra en el Numeral 7.21 y 7.22 del presente
pliego, de otra parte se incluirá la modalidad del proceso de selección y su justificación en los pliegos definitivos.
20. ANEXO MINUTA CONTRATO:
20.1. Entendemos que la minuta modelo del contrato pueda ser modificada toda vez que se trata de un modelo base para el contrato xx xxxxxxx a suscribirse. Favor confirmar.
Respuesta: muy amablemente le comunicamos que todo contrato administrativo puede sufrir modificaciones realizadas por convenio entre las partes o de manera unilateral
2.2. CLAUSULA TERCERA - INVERSIONES DEL ENCARGO FIDUCIARIO. Solicitamos nos ilustren las razones por las cuales “EL FIDUCIARIO en la ejecución del presente contrato invertirá los recursos del presente ENCARGO FIDUCIARIO, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1861 del 06 de septiembre de 2012…”.
Respuesta: los recursos del presente Encargo Fiduciario se invertirán de acuerdo a Decreto 1525 de 208, se corregirá en la minuta.
2.3. CLAUSULAS VIGESIMA SEGUNDA - MODIFICACIONES, ADICIONES Y TERMINACIÓN UNILATERALES Y CLAUSULA VIGESIMA QUINTA – CADUCIDAD Y SUS EFECTOS:
Sobre el particular, solicitamos la eliminación de estas cláusulas, teniendo en cuenta que la Sección Tercera del Consejo de Estado, con ponencia de la Consejera Xxxx Xxxxxx Xxxxx de la Hoz del trece (13) xx xxxx dos mil quince (2015), en virtud de la cual dicha Corporación manifestó lo siguiente en relación con las cláusulas de terminación, interpretación, modificación unilateral y de caducidad:
“(…) No obstante, no todos los contratos estatales regidos por la ley 80 de 1993 incorporan estas cláusulas. En realidad sólo es posible en seis de ellos, de los cuales cuatro, obligatoriamente, deben incluirlas, y en caso de que no lo hagan se entienden pactadas. La doctrina, en esta circunstancia específica, las denomina cláusulas virtuales. Esos contratos, según el numeral segundo del art. 14 de la ley 80, son:
"2o. Pactarán las cláusulas excepcionales al derecho común de terminación, interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad en los contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya monopolio estatal, la prestación de servicios públicos o la explotación y concesión de bienes del Estado, así como en los contratos de obra. En los contratos de explotación y concesión de bienes del Estado se incluirá la cláusula de reversión.
(...)
"En los casos previstos en este numeral, las cláusulas excepcionales se entienden pactadas aun cuando no se consignen expresamente." (Negrillas fuera de texto)
Sin embargo, en otros dos contratos la ley admite la posibilidad de pactar estas cláusulas, de manera que en esta hipótesis si no se pactan no se entienden incluidas en el convenio, luego su estipulación no es virtual, sino que tiene que ser expresa. El fundamento normativo de esta circunstancia está en el inciso segundo, del numeral segundo, del art. 14 de la ley 80, según el cual: "Las entidades estatales podrán pactar estas cláusulas en los contratos de suministro y de prestación de servicios."
Del mismo modo, el artículo 14 también establece que en otro grupo de contratos no se pueden pactar las cláusulas excepcionales, por razones que seguramente varían de un contrato a otro, pero que en común tienen el hecho de que el legislador prohíbe que el régimen de la exorbitancia opere en ellos. El parágrafo de esta norma dispone:
"PARÁGRAFO. En los contratos que se celebren con personas públicas internacionales, o de cooperación, ayuda o asistencia; en los interadministrativos; en los de empréstito, donación y arrendamiento y en los contratos que tengan por objeto actividades comerciales o industriales de las entidades estatales que no correspondan a las señaladas en el numeral 2o. de este artículo, o que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, así como en los contratos de seguro tomados por las entidades estatales, se prescindirá de la utilización de las cláusulas o estipulaciones excepcionales."
Finalmente, existe un grupo o conjunto de contratos que no pertenece a ninguno de los tres relacionados. Se trata de cualquier otro negocio jurídico, es decir, de los no enunciados hasta ahora -por ejemplo: la interventoría, la compraventa, la permuta, etc.- sobre los cuales surgió la duda, entre los operadores jurídicos, acerca de si era posible pactar en ellos las cláusulas exorbitantes, fundado en el principio de la autonomía de la voluntad, que también rige en materia contractual, en virtud de los artículos 13, 32 y 40 de la ley 80. El Consejo de Estado respondió la inquietud en la sentencia de noviembre 30 de 2006 -Sección Tercera. Exp. 30.832- la cual consideró que los poderes excepcionales sólo se pueden pactar y ejercer en los contratos autorizados por la ley; si ella no lo hace entonces las partes no pueden convenirlos, porque necesitan cobertura legal.
(…)”
De lo anterior puede concluirse que los contratos de encargo fiduciario y fiducia mercantil no se encuentran dentro de la lista de los citados en el artículo 14 de la ley 80 de 1993, razón por la cual las entidades públicas no pueden pactar las cláusulas de terminación, interpretación, modificación unilateral y de caducidad.
RESPUESTA: se acepta la observación. El artículo 14 de la Ley 80 de 1993, presenta tres opciones, sobre la aplicación de la terminación unilateral,
interpretación y modificación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad en los contratos, en la primera indica en que contratos se tienen que pactar las clausulas exorbitantes, en la segunda plantea en cuales podrá pactarlas y en la tercera indica en cuales se prescindirá de ellas, contemplando allí todos los que no estén en el numeral segundo de dicha norma.
20.4. Conforme a lo establecido en la Parte II, Título II, Capítulo I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, entidad que ejerce la inspección, vigilancia y control sobre las sociedades fiduciarias, existen una serie de cláusulas de obligatorio cumplimiento para éstas que deben ser incorporadas a la clausulado de los contratos xx xxxxxxx, tales como gestión de riesgos, regulación de conflictos de intereses, rendición de cuentas, entre otras. Al respecto, solicitamos establecer expresamente en la minuta si dichas estipulaciones pueden ser adicionadas al texto del contrato.
RESPUESTA: se acepta la observación, la minuta del contrato será modificada al respecto. Se incorporar así: CLAUSULA QUINCUAGESIMA PRIMERA – INCORPORACION DE NUEVAS CLAUSULA: Podrán ser incorporadas a este contrato otro tipo de cláusulas, en este caso lo clausulado de los contratos xx xxxxxxx, tales como gestión de riesgos, regulación de conflictos de intereses, rendición de cuentas, entre otras
20.5. CLAUSULA DECIMO TERCERA: Solicitamos unificar el plazo y duración toda vez que los Pre pliegos numeral 7.8 no coincide la duración.
Respuesta: se corregirá en los Pre pliegos
20.6. CLAUSULA TRIGESIMA PRIMERA: Entendemos que las garantías que debe suscribir el adjudicatario sobre la Garantía de Fidelidad y Riesgos Financieros es la misma que la Global Bancaria. Favor confirmar.
Respuesta: Apreciación correcta
20.7. El adjudicatario debe constituir una póliza de cumplimiento, pero revisando los pre pliegos (numeral 9.2), la minuta modelo (literal a Clausula trigésima primera) y los estudios previos evidenciamos que la duración no es la misma en cada uno de los documentos. Solicitamos favor revisar, definir y ajustar.
Respuesta: la duración de la póliza de cumplimiento deberá ser desde el afirma del acta inicial hasta seis (6) meses luego del término del contrato, se corregirá en la minuta.
20.7. XXXXXXXX XXXXXXXX SEXTA - PENAL PECUNIARIA: En caso de declaración de la caducidad del contrato EL FIDEICOMITENTE impondrá como sanción penal pecuniaria y hará efectiva la suma equivalente al 1% del valor inicial de los recursos administrados objetos del contrato”. En este orden y teniendo en cuenta la normatividad que rige este tipo de contratos ley 80/1993, leyes y decretos modificatorios. La cláusula penal pecuniaria se debe estimar por el valor asegurado para el amparo de cumplimiento, ya que este amparo se extiende a cubrir las multas y dicha cláusula guardando proporcionalidad.
Por lo anterior y bajo el numeral 9.2 CUMPLIMIENTO, no es coherente el valor asegurado para el amparo de cumplimiento toda vez que la garantía es sobre el presupuesto oficial y no sobre los recursos administrar tal como lo establece esta cláusula. Favor revisar y ajustar
Respuesta: muy respetuosamente le comunicamos que la cláusula referida hará efectiva la suma equivalente al 1% del valor inicial de los recursos administrados objetos del contrato”. En este orden y teniendo en cuenta la normatividad que rige este tipo de contratos ley 80/1993, leyes y decretos modificatorios.
21. NUMERAL 23 ACUERDO INTERNACIONAL O TRATADO DE LIBRE COMERCIO: Solicitamos tener en cuenta que las actividades financieras no son cobijadas por estos acuerdos.
Respuesta: esta observación es aclarada en el pliego de condiciones, pero es una obligatoriedad su observancia dentro de cualquier contratacion estatal.
22. ANEXO No. 10: De conformidad con lo establecido en la Ley 361 de 1997, tal y como ustedes lo consignaron en el literal B del numeral 17, la contratación de personal discapacitado aplica únicamente para dirimir empates, razón por la cual solicitamos eliminar dicho requisito para la firma del contrato, pero porque además se entiende de obligatoria presentación para todos los proponentes.
Respuesta: Se acepta la observación, solo procede como factor de desempate, no es requisito habilitante ni obligatoria su presentación, pero en caso de requerirse para desempate el proponente que no haya presentado esta formalidad no obtendrá puntaje.
23. ESTUDIOS PREVIOS:
NUMERAL 8.2.1 CERTIFICADOS DE CONTRATOS: Solicitan certificar una experiencia mínima requerida con la suscripción de 3 contratos que estén ejecutados en los últimos 5 años, por lo anterior solicitamos aclarar qué periodo debe tenerse en cuenta toda vez que en el numeral 15.3.1 del pre pliego no lo
indica. ¿Se debe entender que son contratos suscritos y terminados durante los últimos cinco (5) años? Favor definir y ajustar,
Respuesta: se debe acatar lo que indica el Pre Pliego, se corregirá en los estudios previos.