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Guía para el manejo de anticipos mediante contrato xx xxxxxxx mercantil irrevocable
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G-MACFMI-01
Guía para el manejo de anticipos mediante contrato xx xxxxxxx mercantil irrevocable
I. Aspectos generales 3
A. Introducción 3
B. Patrimonio autónomo para manejo de anticipos 3
C. ¿En qué casos se debe constituir una fiducia para el manejo del anticipo
en contratos estatales? 4
D. Partes del contrato xx xxxxxxx mercantil para la inversión y administración del anticipo .............. 4
II. Condiciones del contrato xx xxxxxxx para el manejo de anticipos 5
A. ¿Qué tipo xx xxxxxxx mercantil irrevocable debe constituir el contratista? 5
B. ¿Cuáles son las condiciones para administrar los recursos del patrimonio autónomo
y las obligaciones principales de la fiduciaria? ............................................................................... 5
C. No afectación de los recursos del anticipo ................................................................................ 6
X. Xxxxxx de los excedentes 7
E. ¿Las obligaciones de la fiduciaria son de medio o de resultado? 7
F. Marco normativo del contrato xx xxxxxxx mercantil 7
I
Aspectos generales
A. Introducción
Colombia Compra Eficiente como ente rector del sistema de compras y contratación pública desarrolla diferentes mecanismos de apoyo para sus partícipes. Su propósito también es difundir las normas, reglas, procedimientos, medios tecnológicos y mejores prácticas para el sistema.
En desarrollo de tales funciones emite la presente guía del contrato xx xxxxxxx para el manejo de anticipos que tiene como objetivo establecer lineamientos sobre este tipo contractual y junto con el documento estándar, definir los documentos que las Entidades Estatales utilizan para este tipo de contrato.
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas de acuerdo con la definición contenida en el Decreto 1510 de 2013 y se emplean en singular o plural según lo exija el contexto. Los términos no definidos deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.
B. Patrimonio autónomo para manejo de anticipos
Un patrimonio autónomo es un conjunto de bienes o recursos cuyo vocero es una sociedad fiduciaria; los bienes o recursos y sus rendimientos son autónomos. En el caso de la fiducia para el manejo de anticipos, el patrimonio autónomo está integrado por los recursos del anticipo previsto por la Entidad Estatal para la ejecución del contrato estatal.
Cuando la Entidad Estatal gira los recursos del anticipo a la sociedad fiduciaria para integrar el patrimonio autónomo, tales recursos y sus rendimientos ya no son de propiedad de la Entidad Estatal, ni de la fiduciaria, ni del contratista o fideicomitente, puesto que son autónomos. La sociedad fiduciaria administra los recursos de manera separada de sus recursos propios, así como de los demás recursos de sus clientes.
El patrimonio autónomo para manejo de anticipos tiene como finalidad: (i) la correcta y adecuada inversión y administración del anticipo y, (ii) el reintegro de los recursos del anticipo a la Entidad Estatal cuando declara la caducidad, incumplimiento o terminación del contrato estatal o cuando se presenta la nulidad del contrato estatal.
Para constituir un patrimonio autónomo el contratista suscribe con una sociedad fiduciaria un contrato xx xxxxxxx mercantil irrevocable1. La Entidad Estatal gira los recursos del anticipo a la sociedad fiduciaria, quien como vocero del fideicomiso se compromete a administrar esos recursos para cumplir la finalidad prevista.
1. Un contrato xx xxxxxxx mercantil es irrevocable cuando el fideicomitente no lo puede terminar unilateralmente.
C. ¿En qué casos se debe constituir una fiducia para el manejo del anticipo en contratos estatales?
De acuerdo con el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011 en los contratos de obra, concesión, salud y los que se realicen por licitación pública y siempre que no sean de menor o mínima cuantía, el contratista debe constituir un contrato xx xxxxxxx mercantil irrevocable para el manejo de los recursos que recibe a título de anticipo con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente.
D. Partes del contrato xx xxxxxxx mercantil para la inversión y administración del anticipo
Las partes en el contrato xx xxxxxxx mercantil para la correcta inversión y administración del anticipo son las siguientes:
a) Fideicomitente: es el contratista, quien encomienda la gestión y administración de los recursos entregados por la Entidad Estatal al patrimonio autónomo por concepto de anticipo en un contrato estatal. La Entidad Estatal gira los recursos, pero es el contratista quien constituye la fiducia con dichos recursos.
b) Fiduciaria o sociedad fiduciaria: son las sociedades fiduciarias autorizadas y vigiladas por la Superintendencia Financiera, las cuales pueden suscribir contratos xx xxxxxxx mercantil irrevocable.
c) Beneficiario: es (i) El Fideicomitente, en cuyo nombre se realizan pagos a terceros y giros a su favor de los excedentes que resulten a la terminación del contrato xx xxxxxxx y, (ii) la Entidad Estatal en el evento en que la fiduciaria deba transferirle los remanentes de los recursos del patrimonio autónomo, cuando la Entidad Estatal comunica a la fiduciaria la terminación anticipada o unilateral, caducidad o nulidad del contrato estatal.
II
Condiciones del contrato xx xxxxxxx para el manejo de anticipos
A. ¿Qué tipo xx xxxxxxx mercantil irrevocable debe constituir el contratista?
Para el manejo del anticipo, el contrato xx xxxxxxx mercantil irrevocable debe ser de administración y pagos. La fiduciaria administra los recursos del patrimonio autónomo y autoriza los pagos con base en las instrucciones que reciba del contratista, las cuales deben haber sido autorizadas por el supervisor y/o el interventor, siempre y cuando tales pagos correspondan a los rubros previstos en el plan de utilización o de inversión del anticipo. Cuando la Entidad Estatal declara la caducidad, incumplimiento o terminación del contrato estatal o cuando se presenta la nulidad del contrato estatal la sociedad fiduciaria debe reintegrar los recursos del anticipo a la Entidad Estatal.
No son admisibles otro tipo de negocios fiduciarios como los encargos fiduciarios, la fiducia pública o fiducia mercantil de garantía, los cuales no corresponden a la finalidad prevista por la ley para el manejo de anticipos.
B. ¿Cuáles son las condiciones para administrar los recursos del patrimonio autónomo y las obligaciones principales de la fiduciaria?
En los pliegos de condiciones, la Entidad Estatal debe establecer los términos y condiciones de la administración del anticipo a través del patrimonio autónomo. La constitución del patrimonio autónomo para el manejo del anticipo no exime a la Entidad Estatal de exigir la garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo.
Colombia Compra Eficiente establece un documento tipo de contrato xx xxxxxxx mercantil irrevocable para el manejo de anticipos disponible en el siguiente enlace: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxx-xxxx
Según el documento tipo, Colombia Compra Eficiente considera procedente que los recursos del anticipo se mantengan en fondos de inversión colectivos administrados por la fiduciaria que cumplan con las condiciones del artículo 49 del Decreto 1525 de 2008 o en cuentas de ahorro y/o corrientes, mientras se destinan al cumplimiento del objeto del contrato xx xxxxxxx.
Dentro de las obligaciones que debe cumplir la sociedad fiduciaria, las Entidades Estatales deben exigir:
Administrar adecuadamente los recursos que integran el patrimonio autónomo.
Efectuar los pagos ordenados por el fideicomitente, aprobados por el interventor y/o supervisor del contrato estatal, exclusivamente con base en lo establecido en el plan de utilización o de inversión del anticipo. La fiduciaria también puede efectuar el rembolso en el evento en que el contratista haya asumido directamente la compra o suministro de bienes y servicios previstos en el plan de
utilización o de inversión del anticipo, para lo cual el fideicomitente se obliga a adjuntar a la solicitud, los documentos correspondientes que determine la fiduciaria para tal efecto, que acrediten el uso y destinación de los recursos y la autorización del supervisor o interventor del contrato estatal.
Entregar a la Entidad Estatal los recursos entregados por concepto de anticipo así como sus remanentes, cuando esta comunique a la fiduciaria el acto administrativo ejecutoriado donde se declara la terminación unilateral o anticipada del contrato estatal, la caducidad administrativa, o la nulidad del contrato estatal.
No delegar en ninguna persona, ni en otra sociedad fiduciaria sus deberes y obligaciones.
Proteger y defender los bienes que le hayan sido entregados por concepto de anticipo contra cualquier acto de terceros o del fideicomitente, así como cumplir las obligaciones previstas en el artículo 1234 del Código de Comercio Colombiano.
Llevar la contabilidad separada de este negocio, de conformidad con las disposiciones legales que regulan la materia.
Informar mensualmente al fideicomitente y a la Entidad Estatal sobre la situación financiera o estado de cuenta de los recursos del patrimonio autónomo, para lo cual dentro de los quince (15) primeros días de cada mes, debe presentar una relación detallada de los recursos del patrimonio autónomo que son administrados de acuerdo a la finalidad de este contrato, las inversiones realizadas, el saldo por capital y los rendimientos con corte al último día del ejercicio anterior, los giros, y/o traslados realizados.
Registrar contablemente los rendimientos financieros como parte del patrimonio autónomo. Las demás obligaciones previstas por la ley.
En el plan de utilización o de inversión del anticipo, las Entidades Estatales deben incluir los ítems de obra, equipos, materiales, insumos, pagos de personal y demás rubros en los cuales se puede usar el anticipo para garantizar el cumplimiento del contrato estatal. El supervisor y/o interventor del contrato debe dar visto bueno a dicho plan y también autorizar previamente los pagos o rembolsos que efectúe la fiduciaria conforme al mismo plan.
C. No afectación de los recursos del anticipo
De acuerdo con el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, los recursos del anticipo se deben aplicar exclusivamente a la ejecución del contrato estatal.
Por lo anterior, el costo de la comisión fiduciaria debe ser cubierto directamente por el contratista sin afectar los recursos del anticipo. Otros gastos y cargos como el del gravamen a los movimientos financieros o las comisiones por pagos que cobra la fiduciaria también deben ser cubiertos directamente por el contratista para que el valor del anticipo no resulte afectado, por lo cual Colombia Compra Eficiente recomienda que tales sumas se aporten por el contratista desde la constitución del patrimonio autónomo.
X. Xxxxxx de los excedentes
Los recursos excedentes son los recursos que quedan en el patrimonio autónomo cuando se cumple su finalidad y cuando la fiduciaria verifica el cumplimiento de todos los pagos previstos en el plan de utilización o de inversión del anticipo. Estos excedentes pueden resultar por los rendimientos que los recursos generan con la administración que hace la fiduciaria.
Estos excedentes pueden ser entregados al fideicomitente cuando se liquida el patrimonio autónomo. Colombia Compra Eficiente recomienda a las Entidades Estatales incluir en los pliegos de condiciones y en los contratos xx xxxxxxx que dicha entrega se pacta como un abono que realiza la Entidad Estatal de los pagos pendientes al contratista. El documento tipo del contrato xx xxxxxxx mercantil irrevocable para el manejo de anticipos publicado por Colombia Compra Eficiente contempla una cláusula con esa indicación.
Cuando se giren los excedentes al contratista, la fiduciaria debe informar a la Entidad Estatal su valor para que la Entidad Estatal registre el abono en la proporción correspondiente.
E. ¿Las obligaciones de la fiduciaria son de medio o de resultado?
Las obligaciones que asume la sociedad fiduciaria por lo general son de medio y no de resultado, por ejemplo respecto a generar rendimientos de los recursos.
Por otra parte, son obligaciones de resultado atender los pagos que instruye el contratista, verificar la autorización previa del supervisor o interventor y el reintegro de los recursos a la Entidad Estatal cuando hay lugar al mismo.
F. Marco normativo del contrato xx xxxxxxx mercantil
El contrato xx xxxxxxx mercantil está regulado en el Libro Cuarto, Título XI del Código de Comercio. De otra parte, son aplicables las siguientes disposiciones:
El manejo de anticipo en los contratos que se adelanten bajo la modalidad de licitación pública o que su objeto sea obra, concesión y salud, está regulado en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013.
Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia Financiera (C.E. 100 de 1995). Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera (C.E. 007 de 1996).
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993). Decreto 2555 de 2010.