INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS SAN JOSÉ-COSTA RICA DIRECCIÓN PROVEEDURIA CARTEL CONTRATACIÓN DIRECTA No. 2018CDS-00022-PRI MARZO 2018

2018CDS-00022-PRI

XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XX XXXXXXXXXX X XXXXXXXXXXXXXXX

XXX XXXX-XXXXX XXXX

DIRECCIÓN PROVEEDURIA

CARTEL

CONTRATACIÓN DIRECTA No. 2018CDS-00022-PRI

“CONTRATACIÓN DE CUSTODIA Y RESGUARDO DE DOCUMENTACIÓN FIANANCIERA"

MARZO 2018

VOLUMEN 1

CONVOCATORIA

Artículo 1:

RECEPCIÓN Y APERTURA DE OFERTAS

El Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, en adelante AyA o el Instituto, cédula jurídica Nº.4000-042138 recibirá ofertas por escrito hasta las 10:00 a.m. (hora del despacho) del día 06 xx xxxxx del 2018 para la “CONTRATACIÓN DE CUSTODIA Y RESGUARDO DE DOCUMENTACIÓN FINANCIERA”.

Las ofertas deberán presentarse en original impreso, 1 copia completa de la oferta en CD en formato PDF, y 1 copia impresa, en sobre cerrado, indicando la siguiente leyenda:

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS.

CONTRATACIÒN DIRECTA No. 2018CDS-00022-PRI

“CONTRATACIÓN DE CUSTODIA Y RESGUARDO DE DOCUMENTACIÓN FINANCIERA"

Dicho sobre deberá entregarse en la oficina de la Dirección Proveeduría del AyA, Edificio en Pavas, Módulo C, piso No. 3.

Consultas o aclaraciones sobre la presente contratación, deben ser remitidas vía fax a los números 2242-54-33 / 2242-54-42 o ser entregadas directamente a la Dirección de Proveeduría, Módulo C, Tercer Piso, Sita: Diagonal al Cuerpo de Bomberos, Pavas. El correo electrónico no está habilitado para estos trámites.

Artículo 2:

PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD SOBRE EJECUCIÓN:

Los servicios motivo de esta contratación será financiada con fondos de AyA, presupuestos del 2018, 2019, 2020, 2021 y 2022, los cuales se utilizarán para realizar los pagos que sean procedentes.

El presupuesto estimado para el presente concurso, considerando el contrato original más la eventual prórroga no podrá superar los ¢18.000.000,00. Para el año 2018 se cuenta con una reserva de fondos de ¢200.000,00

La administradora del contrato será Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx, de la Dirección de la Dirección de Finanzas, quién será el responsable de fiscalizar y verificar la correcta ejecución del contrato, así como de tomar todas previsiones presupuestarias correspondientes.

Artículo 3:

DOCUMENTOS DEL CARTEL

Este cartel está integrado por:

Volumen 1:	Convocatoria.
Volumen 2:	Especificaciones Técnicas
Volumen 3:	Selección de Ofertas

Artículo 4:

REQUISITOS DE LAS OFERTAS:

1. Las ofertas deberán ser redactadas en idioma español, en forma clara y deberán ser presentadas sin manchas, tachaduras, borrones ni otros defectos que las puedan hacer de difícil interpretación. Las correcciones deberán hacerse mediante notas que se presentarán junto con el resto de los documentos de la oferta.

2. En las ofertas deberán indicarse los datos completos del oferente y del representante. Asimismo, debe el oferente indicar el lugar para recibir notificaciones, el cual puede ser número de fax, correo electrónico o dirección exacta. En caso de que en la oferta no se indique lugar para notificaciones, AyA procederá a comunicar las mismas vía fax, para lo cual utilizará la información del oferente que se encuentre en el Registro de Proveedores.

3. Preferiblemente presentar las ofertas sin empastar, en carpeta manila, con dos perforaciones en el margen izquierdo y sujetas con prensa metálica.

4. Las ofertas económicas deberán presentarse utilizando preferiblemente dos decimales.

5. Un timbre del Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica por un valor de ¢200.00 (doscientos colones), de conformidad con el Decreto Nº20014 MEIC (Ley 7105) y un timbre de ¢20.00 (veinte colones) denominado de la Ciudad de las Niñas, de acuerdo con la Ley 6496, publicada en el Alcance 20 A de La Gaceta 151 del 10 xx xxxxxx de 1981.

6. Declaración Jurada de que el oferente se encuentra al día en el pago de los impuestos en Xxxxx Rica. (lo anterior no aplica para ofertas de empresas extranjeras que no radiquen en el país).

7. Para ofertas nacionales: certificación de naturaleza y propiedad de las acciones o cuotas con vista en el libro de accionistas o cuotistas.

8. Declaración Jurada de que el oferente no se encuentra afectado por ninguna causal de prohibición, contenidas en la Ley de Contratación Administrativa su Reglamento y cualquier norma jurídica vigente en el país.

9. El oferente y el subcontratista, si lo hubiese, se encuentra al día en el pago de las obligaciones Obrero Patronales Caja Costarricense del Seguro Social, (en adelante CCSS), o bien, que tiene arreglo de pago aprobado por ésta. En caso de no ser patrono, demostrar que en su calidad de «Trabajador Independiente» se encuentra al día con las cuotas de la CCSS. Las firmas extranjeras que no estén realizando operaciones en el país a la fecha de recepción de ofertas de la presente contratación, no deberán cumplir con lo indicado, pero deberán adjuntar una manifestación de que se encuentran en tal situación; caso contrario, aun siendo firmas extranjeras, sí deberán cumplir con lo establecido en el presente inciso.

10. El oferente y el subcontratista, en caso de que hubiese, de estar al día con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones FODESAF. De conformidad con el artículo 22 de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, reformada por medio de la Ley Nº 8783 del 13 de octubre del 2009, en su inciso e) se considera como incumplimiento contractual el no pago por parte del contratista de las obligaciones con la seguridad social, pudiendo resolverse el contrato sin responsabilidad administrativa.

11. En el caso de sociedades mercantiles y así como toda sucursal de una sociedad extranjero o sus representantes y las empresas individuales de responsabilidad limitada que estén inscritas en el Registro Nacional no inscritos en el Registro Único Tributario en la Dirección General de Tributación, deberán de estar al día en el pago del Impuesto a Personas Jurídicas, Ley N° 9428, publicado en el Alcance Digital No. 64, de La Gaceta No. 58 del 22 xx xxxxx del 2017. Quedan exonerados del pago de este tributo, los contribuyentes que se encuentren realizando actividades productivas de carácter permanente clasificadas como micro y pequeñas empresas (PYMES) e inscritas como tales en el registro que al efecto lleva el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC); asimismo, los pequeños y medianos productos agropecuarios inscritos como tales en el Registro que a tal efecto lleva el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) y que estén debidamente registradas como contribuyentes ante la Dirección General de Tributación, del Ministerio de Hacienda al momento de producirse el hecho generador del tributo.

12. La oferta debe ser firmada por quien tenga poder para ello, en caso de que una oferta sea suscrita por una persona que no cuente con dicho poder, se le prevendrá que, en un plazo no mayor de tres días hábiles, a partir de su notificación, deberá ratificar la oferta, las obligaciones en ella contraídas y todo lo actuado, por quien cuente con personería jurídica para tal efecto, caso contrario la oferta no podrá ser objeto de adjudicación.

12. Los contratos a ejecutar en el país cuyas propuestas provengan de empresas extranjeras, deberán incorporar una declaración de someterse a la jurisdicción y tribunales nacionales para todas las incidencias que de modo directo e indirecto puedan surgir del contrato y de su ejecución, con renuncia a su jurisdicción.

13. Los puntos 9, 10 y 11 serán verificados por el AyA en los respectivos sistemas.

Artículo 5:

Todos los costos relacionados con la preparación y presentación de las ofertas, así como por la obtención de las diferentes garantías mencionadas en este cartel, serán sufragados por el oferente. AyA no reconocerá ningún costo por esos conceptos.

PLAZO DE ENTREGA

Artículo 7:

El plazo del contrato será por 12 meses contados a partir de la fecha que indique la orden de inicio, la cual será emitida la administradora del contrato, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación, pudiendo prorrogarse hasta un máximo de tres periodos iguales (3 prórrogas), en igualdad de condiciones, siempre y cuando la administradora del contrato no manifieste por escrito lo contrario, al menos con un mes antes del vencimiento de cada contrato.

LUGAR DE ENTREGA

Artículo 8:

En las instalaciones del Contratista.

VIGENCIA DE LA OFERTA

Artículo 9:

El plazo de vigencia de las ofertas será de 30 días hábiles, contados a partir de la fecha fijada para la apertura de las ofertas.

PRECIO

Artículo 10:

Las ofertas deberán indicar un desglose de los tributos que afectan la propuesta y en caso que no lo indique se presume que el monto total cotizado los contempla, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuesto xxx xxxxxxx.

Las ofertas presentar su cotización de cuerdo al siguiente detalle:

Número de Posición	Descripción	Costo Mensual por caja
Posición No.1	Custodia de caja con documentos (medida estándar de la caja será de 39cm de largo x 32 cm de ancho y 26 de alto)

Número de Posición	Descripción	Costo por viaje
Posición No.2	Indicar el costo por viaje y el xxxxxx xx xxxxx que podrían trasladar en cada viaje.

Nota: El AyA estima que requiere custodiar y resguardar una cantidad mensual aproximada de 2000 cajas y 3 viajes semanales que se efectuarán dentro de la jornada laboral del AyA.

OFERTAS ALTERNATIVAS

Artículo 11:

Para el presente concurso se aceptará una oferta base y máximo una alternativa.

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

Artículo 12:

Una vez firme el acto de adjudicación, el adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento dentro de los 5 días hábiles, contados a partir de la firmeza de la adjudicación, la cual será por un monto de ¢450.000.000 y con una vigencia de trece (13) meses el plazo de ejecución. En caso de darse las prórrogas, deberá cubrirse el monto y plazo respectivo.

La Dirección de Proveeduría remitirá recordatorio de lo anterior al adjudicatario, per esta circunstancia de ninguna manera afectará o modificará la obligación de éste, de no presentar la garantía de cumplimiento en el plazo arriba estipulado sin justa causa, se realizará los trámites legales correspondientes.

Artículo 13

REQUISITOS COMUNES A LAS GARANTÍAS

Las garantías citadas en este cartel, deberán rendirse en un todo de acuerdo con el Artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Si se desea presentar las garantías en dinero efectivo, para colones costarricenses, deberá depositarla directamente en la cuenta especial de garantías No. 89685‑3 AyA o por transferencia electrónica N°15201001008968531 AyA del Banco xx Xxxxx Rica, para dólares deberá hacer el depósito directamente en la cuenta especial de Garantías Nº 89683-7 AyA o por transferencia electrónica N°15201001008968376 AyA del Banco xx Xxxxx Rica.

Las Garantías mencionadas deberán presentarse en la Proveeduría de AyA para la confección de un recibo y posteriormente serán entregadas – junto con el recibo – a la Dirección Financiera de AyA, en donde le será devuelto el tanto original y la copia del mismo, debidamente firmados y sellados. Esta copia deberá entregarse en la Proveeduría de AyA.

Artículo 14:

DEVOLUCIÓN Y DESTRUCCIÓN DE GARANTÍAS

Las garantías serán devueltas por la Institución, de acuerdo a lo establecido en el artículo 45 del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa. En caso de que los interesados no soliciten las devoluciones de las correspondientes garantías, la Institución procederá según la forma en que éstas hayan sido rendidas, de la siguiente manera:

1.- Si las garantías fueron rendidas mediante cheque certificado, de gerencia, dinero en efectivo o transferencia electrónica de fondos, se procederá al depósito en la cuenta indicada por el oferente o el contratista para realizar los pagos. En caso de que no exista indicación de cuenta para realizar los pagos, se procederá al depósito judicial.

2.- Si las garantías fueron rendidas mediante certificados de depósito a plazo o bonos de garantías, se aplicará la prescripción decenal para su destrucción, previo a la cual se realizará un aviso al público y a los emisores mediante publicación por una sola vez en un medio de circulación nacional.

Artículo 15:

TIMBRES FISCALES

De acuerdo a lo establecido en los artículos 271, 272 y 273 del Código Fiscal el contratista, deberá cancelar el timbre fiscal sobre el monto total adjudicado a su favor (incluye impuestos) a razón de ¢ 2.5 colones por cada mil, los cuales deberán ser entregados a la Dirección de Proveeduría, junto con la garantía de cumplimiento o dentro de los 5 días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación.

Artículo 16:

ADJUDICACIÓN:

El plazo para el estudio y la adjudicación de esta contratación será de 10 días hábiles, contados desde la fecha de apertura de las ofertas.

Por la naturaleza del servicio, esta contratación será adjudicada en sus dos posiciones a un solo oferente.

Artículo 17:

ADJUDICACIÓN PARCIAL

La Institución se reserva el derecho de aplicar lo establecido en el artículo 52 inciso n) del Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa, pero el oferente deberá presentar su oferta de conformidad con el artículo 66 del Reglamento citado.

Artículo 18

FORMA DE PAGO

El servicio será cancelado mensualmente, esto de acuerdo con la cantidad xx xxxxx custodiadas y viajes realizados. Dicho pago se realizará dentro de los 30 días naturales siguientes a la presentación y aprobación de la factura por parte de la administradora del contrato.

Será requisito indispensable para el pago, que el contratista se encuentre al día con sus obligaciones con la CCSS y Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares FODESAF, así mismo la presentación de las planillas correspondientes con cada facturación. Lo cual será verificado por el Administrador del Contrato en cualquier momento, de acuerdo con el Art. 59 (Modificación Parcial) del Reglamento de Adquisiciones de Bienes y Servicios y Construcción de Obras del AyA.

Artículo 19:

REAJUSTE DE PRECIOS:

Con fundamento en lo establecido en los Artículos 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, y demás regulaciones en esta materia, se establece que: Para los precios cotizados en divisas extranjeras se utilizará como mecanismo automático de reajuste, la Política Cambiaria vigente a la fecha por el Banco Central xx Xxxxx Rica (que publica el BCCR en su página en internet ó en los medios de circulación nacional) (vigente al día de realizarse el pago) xxx xxxxx costarricense con respecto a la moneda supracitada. Cualquier otra revisión de precios que el adjudicatario de productos de fabricación extranjera o cotizados en moneda extranjera considere le asiste, deberá ser gestionado por medio de reclamo administrativo con los fundamentos y pruebas xx xxx. Por su parte, para los precios cotizados en colones estarán sujetos a reajustes de acuerdo al Transitorio II ( Reajuste de precios en contratos de ejecución de obra pública de construcción y mantenimiento convenido en colones costarricenses) del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública de Construcción y Mantenimiento, Publicado en La Gaceta No 94, miércoles 17 xx xxxx del 2006; así como las reformas realizadas mediante decreto 36943-MEIC Publicado en La Gaceta No 20, viernes 00 xx xxxxx xxx 0000, xxx xxxxxx se pagarán únicamente en colones costarricense, de conformidad con el artículo 18 de la Ley de Contratación Administrativa.

Se utiliza la formula siguiente coma base de aplicación para cada calculo, según sea la naturaleza del servicio, debiendo ajustarse la misma a cada caso específico:

PV= PC (MO (iMOtv / iMOtc) + I (iItv / iItc) + GA (iGAtv / iGAtc) + U)

Donde:

PV	es el precio variado o el nuevo precio
PC	es el precio en el momento considerado para la cotización.
MO	es el porcentaje de mano de obra en la estructura del precio de cotización.
iMOtv	es el índice de mano de obra en el momento considerado para la variación
iMOtc	es el índice de mano de obra en el momento considerado para la cotización
I	es el porcentaje de insumos en la estructura del precio de cotización.
iItv	es el índice de insumos en el momento considerado para la variación
iItc	es el índice de insumos en el momento considerado para la cotización
GA	es el porcentaje de gastos administrativos en la estructura del precio de cotización
iGAtv	es el índice de gastos administrativos en el momento considerado para la variación
iGAtc	es el índice de gastos administrativos en el momento considerado para la cotización
U	es el porcentaje de utilidad en la estructura del precio de cotización

Los reajustes de precios se pagarán únicamente en colones costarricenses, de conformidad con el artículo 18 de la Ley de Contratación Administrativa y lo establecido en la circular publicada en la Gaceta Nº 232 del 02 de diciembre de 1982.

El oferente dentro de su oferta establecerá, una estructura porcentual del precio de cotización, estructura que deberá contar con el siguiente desglose (Mano de Obra, Insumos, Gastos Administrativos y Utilidad) , misma que será base para la solicitud de reajuste que deberá presentar con los cálculos respectivos en su debido momento, señalando los índices a aplicar de conformidad con las especificaciones del servicio o suministro y condiciones técnicas definidas en el Cartel y la oferta respectiva, tomando como base los índices emitidos por el Instituto Nacional de Estadística y Censos o los emitidos por el Banco Central xx Xxxxx Rica, según sea la necesidad. AyA por su parte, analizará dicha estructura porcentual, la solicitud; así como los índices a aplicar y cualquier otra circunstancia que a su juicio resulte necesaria y resolverá si admite o no dicha solicitud o bien señalará las modificaciones que estime convenientes. Lo anterior apegado a lo establecido en el Voto 6432-98 emitido por la sala constitucional el 04 de septiembre de 1998.

Artículo 20:

AGRUPACIÓN DE EMPRESAS (OFERTAS EN CONSORCIO)

En el caso de que varias empresas participen agrupadas en la licitación, deberán de firmar la oferta los representantes de cada una de ellas o en su defecto, indicar cuál de ellos representará al Consorcio.

El oferente que resulte adjudicatario deberá mantener la designación de tal representante o en su defecto, de otro que lo sustituya, previa acreditación ante el AyA, por todo el plazo que dure la presente contratación. En caso de sustitución, el nuevo representante deberá cumplir con lo señalado en este artículo. El representante deberá residir en forma permanente en Xxxxx Rica durante la ejecución del contrato y hasta la firma del Finiquito.

Deberán tener presente los oferentes que tendrán que cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 72 del RLCA (ofertas en Consorcio). Deberá presentarse la Carta de Compromiso Consorcial.

Artículo 21:

FINIQUITO

En cumplimiento de lo establecido en el memorando de la Sub-Gerencia SB-2003-011 del 23 xx xxxxx del 2003, una vez finalizado el contrato, A y A en la persona de su representante institucional, el Jefe o Director de la Dirección o de la Región y el Contratista suscribirán el finiquito que se adjunta, en un plazo máximo de 3 meses después de recibido el objeto contractual, el cual tendrá por efecto liberar al AyA, sus servidores y representantes, de cualquier responsabilidad contractual o extra contractual frente al contratista, pero no a éste ni a su garante de las respectivas obligaciones de indemnización y garantías, ni de la permanencia de las garantías del contrato. De dicho finiquito deberá remitirse copia a la Dirección de Proveeduría y al Contratista.

MODELO DE FINIQUITO

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS. Xxxxx en que se suscribe el finiquito, día, hora, mes, año. LIQUIDACIÓN Y FINIQUITO de las obligaciones contractuales surgidas entre el AyA y (nombre contratista) a raíz de la licitación o contratación directa número-año, denominada (nombre del procedimiento).

PRIMERO: Que el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados a solicitud de (nombre dependencia solicitante), promovió la licitación o contratación directa número, denominada (nombre del procedimiento) a través de la Proveeduría Institucional.

SEGUNDO: Que en dicha contratación, participó el proveedor (nombre), cuya oferta desde el punto de vista legal y técnico cumplió con todos los requerimientos del cartel, procediéndose por ende a adjudicarle la licitación ó contratación mencionada, por un monto de (dólares, colones, o moneda que corresponda) y con un plazo de (entrega o ejecución) de xxx meses, el cual iniciaba el xx de xx del xxx y finalizaba el xx de xxx del xxxx , (lugar de entrega si procede).

TERCERO: Que habiéndose (entregado el suministro, o ejecutado el servicio o la obra, aquí debe detallarse claramente las cantidades, calidades, características y naturaleza de los bienes, servicios u obras entregadas) dentro del plazo estipulado en la adjudicación, (si han habido prórrogas aprobadas por AyA deberá hacerse mención de las mismas, o si han existido cobro de multas, ejecuciones parciales de garantías de cumplimiento por atrasos imputables al contratista, también deberán ser consignados aquí) el día (poner día, mes, año) se procedió a otorgar el recibido definitivo y a plena satisfacción.

CUARTO: Que a la fecha el contratista (nombre) declara haber recibido, asimismo, a plena satisfacción, la cancelación total del precio integral del presente contrato (poner monto-dólares, colones, o moneda que corresponda), que incluye (poner monto por reajustes, intereses, daños y perjuicios) según corresponda) y se da por satisfecho renunciando a todo reclamo futuro y dando por liquidada y finiquitada la relación con el AyA en cuanto al presente contrato se refiere.

QUINTO: Que, en consecuencia, ambas partes dan por liquidado y finiquitado la presente contratación, renunciando a cualquier reclamo presente o futuro con ocasión de esta contratación. No obstante, para el contratista subsistirá su responsabilidad por defectos o vicios ocultos en los términos de los artículos 35 de la Ley de Contratación Administrativa y 159 y 160 de su Reglamento.

En señal de conformidad y aceptación plena de lo aquí estipulado, firmamos en ------- a las ------ horas del día -------- del mes de ------- del año ----Es conforme. –

(Firma de quien adjudicó) Contratista firma de contraparte institucional)

VOLUMEN 2

TÉRMINOS DE REFERENCIA

TÉRMINOS DE REFERENCIA

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1. Resguardar la documentación financiera contable en un lugar seguro donde ésta permanezca protegida, libre de daño o pérdida, así como de humedad, roedores, bajo techo y ubicada en estantes para facilitar la consulta de la misma.

2. Almacenar y custodiar ordenadamente la información financiera contable para brindar seguridad a dicha documentación la cual respalda las transacciones históricas de la Institución.

OBLIGACIONES DEL OFERENTE:

1- Aportar original o copia certificada notarialmente de la póliza vigente de Riesgos del Trabajo y Póliza contra incendio con el Instituto Nacional de Seguros, o ente asegurador respectivo.

2- Aportar declaración jurada debidamente firmada por el representante legal de la empresa, mediante la cual se manifieste lo siguiente:

• Garantiza que la estantería que posee cuenta con la capacidad y condiciones requeridas, para almacenar, al menos, 2.000 cajas con la medida standard de 39 cm de largo x 32 cm de ancho y 26 cm de alto.

• Que no proporcionará información o documentación del AyA a terceras personas para consulta u otros propósitos.

• Que las instalaciones ofrecidas cumplen con al menos:

1. Dispositivos contra robo, asalto y/o violencia.

2. Con acceso restringido a la documentación financiera que garantice que sólo el personal autorizado tendrá contacto con los documentos.

3. Espacio ventilado, fresco, libre de humedad.

4. Protección contra humedad, incendios y plagas.

5. Son aptas para el almacenamiento y custodia de la documentación financiera contable que asegure la integridad de la información a través del tiempo.

3- Contar con áreas para recepción, sala de consulta debidamente equipada con mesa y sillas y estantería asegurada y debidamente separada, con el fin de visualizar los rótulos del contenido de cada caja con documentación.

4- Para demostrar lo indicado en los puntos 2 y 3 anteriores, podrá aportar fotos, video o planos que permitan corroborar lo indicado. El AyA se reserva el derecho de inspeccionar, sin previo aviso, el sitio propuesto, ya sea, durante el periodo de análisis de las ofertas o durante la ejecución del contrato.

5- Para valorar la experiencia, el oferente deberá aportar original o copia certificadas notarialmente de cuatro contratos ejecutados en los últimos cinco años (en el sector público o privado) similares al que se pretende contratar, de al menos dos mil cajas (2.000) y con al menos un año de duración, cuyos documentos deberán informar lo siguiente:

1. Nombre de la entidad o empresa donde se brindó el servicio.

2. Descripción del servicio y cantidad xx xxxxx custodiadas.

3. Indicar el período en que se brindó el servicio.

4. Nombre, puesto, número telefónico y firma de la persona que emite la certificación o constancia.

5. Que indique si el servicio se ejecutó a satisfacción y sin ejecución de garantías o aplicación de multas.

El AyA se reserva el derecho de verificación de la información presentada.

6- Para que los contratos en ejecución puedan ser tomados en cuenta, deberán estar ejecutados al menos en un 75%. No se aceptarán constancias de servicios realizados mediante la modalidad de subcontratación.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

1. Trasladar, en un plazo no mayor de ocho días hábiles contados a partir de la fecha que se indique en la Orden de Inicio, la documentación de donde se encuentra actualmente custodiada hasta las instalaciones del contratista. Se estima que se cuenta con aproximadamente, 1425 cajas custodiadas actualmente. El costo del traslado deberá estar contemplado en la oferta. El AyA no reconocerá ningún pago por este concepto adicional a lo estipulado en la oferta.

2. Facilitar a los funcionarios autorizados por la Dirección de Finanzas, una sala apta que permita consultar la documentación cuando así se requiere. Posteriormente, el contratista resguardará nuevamente las cajas con la documentación en el lugar de custodia.

3. Demostrar sentido de responsabilidad y proceder con cortesía. Su actitud debe ser de constante atención en todo lo referente a su servicio, sin descuido ni indolencia.

4. La documentación almacenada en cajas deberá estar resguardada en un lugar cerrado seguro donde permanezca protegida, libre de daño, pérdida, humedad, roedores. La misma deberá permanecer bajo techo y estar ubicada en estantes adecuados para facilitar las consultas.

5. Con el propósito de agilizar el desplazamiento oportuno de los documentos y por ende minimizar el trámite de consulta, se requiere que el contratista traslade en un tiempo máximo de hora y media la documentación solicitada al edificio sede de AyA en Pavas.

6. Recibir las cajas con documentación contra lista y será responsabilidad del personal autorizado por la Dirección de Finanzas mantener en estricto orden la documentación que contenga cada caja.

7. Deberá manipular las cajas con documentación de tal forma que no sufra movimientos bruscos, para evitar que el contenido de ésta no afecte la secuencia y orden de los documentos.

8. Mantener, durante el plazo del contrato original y sus eventuales prórrogas, la vigencia de las Póliza Contra Incendio acreditada por un ente asegurador. El AyA se reserva el derecho de solicitar dichos documentos para el trámite de pago o en cualquier otro momento que a su discreción lo estime necesario.

9. Las instalaciones donde se custodia la documentación deberán brindar el servicio, a los funcionarios autorizados por la Dirección de Finanzas de Acueductos y Alcantarillados, de lunes a viernes con horario de 7:00 am a 4:00 pm.

10. En casos especiales y previo aviso remitido vía fax por la Dirección de Finanzas de Acueductos y Alcantarillados, el contratista facilitará la consulta de información los días sábados o feriados.

11. En caso de conclusión del contrato, por cualquier causa, será obligación del contratista mantener en custodia las cajas hasta por ocho días hábiles para el traslado de las mismas a su nueva ubicación. En ningún caso el contratista o arrendatario ejercerá derecho de retención sobre tales documentos públicos. El traslado de la documentación queda bajo responsabilidad de la Dirección de Finanzas de Acueductos y Alcantarillados y el mismo no representará ningún costo adicional para el AyA.

12. Deberá firmar el Contrato de Confidencialidad de la información incluido en el Anexo No.1 del presente cartel.

PÓLIZA:

El Administrador del Contrato, será responsable de verificar, durante la ejecución del servicio, que el personal que labora en la empresa contratada, se encuentre protegido por la Póliza de Riesgos de Trabajo.

XXXXXX	XXXXX ASEGURADO	RIESGOS ASEGURABLES
Riesgos del Trabajo	Adecuado a los niveles de exposición Ley 6727	Cubre accidentes del trabajo y enfermedades laborales

Dicho requisito será igualmente exigible en caso de que se haga uso de la figura de la subcontratación; de manera tal, que las empresas subcontratadas deberán cumplir con el requisito supra indicado; debiendo el oferente cumplir con estos requisitos desde el momento que presenta su oferta ante la Administración.

Artículo 60. Riesgo del Contratista

La ejecución del contrato de obra, se realizará por cuenta y riesgo del contratista y la Administración no asumirá ante él más responsabilidades que las previstas en la contratación.

1- El oferente deberá presentar en su oferta:

Constancia emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS) en la que indique que cuenta con Póliza de Riesgos de Trabajo, con base a la Ley 6727 art. 193.

2- Adjudicada la contratación:

En lo que se refiere a la Póliza de Riesgos de Trabajo, igualmente será exigible la presentación de la certificación emitida por el Instituto Nacional de Seguros.

CONDICIONES GENERALES:

1- Las cajas para almacenar la documentación serán proporcionadas por la Institución, las cuales deben señalar en su exterior, claramente el tipo de documentación que contienen, lo cual es responsabilidad de los funcionarios de la Dirección de Finanzas.

2- La Dirección de Finanzas mantendrá un inventario permanente de la documentación que se encuentra en custodia en las instalaciones del contratista.

3- Únicamente el personal autorizado por parte de la Dirección de Finanzas tendrá acceso a consultar la documentación custodiada, para tal fin se proporcionará al contratista una lista que podrá ser actualizada de acuerdo con las necesidades institucionales.

4- El AyA se reserva el derecho de corroborar la información de cada uno de los documentos solicitadas en el pliego cartelario, en caso de discrepancia o dudas se verificará la autenticidad de los datos declarados y se rechazará la oferta presentada.

5- AyA queda relevado de toda responsabilidad por el deterioro o pérdida de los activos y materiales del contratista.

6- La ejecución del contrato se realizará por cuenta y riesgo del contratista y la Administración no asumirá ante él más responsabilidades que las previstas en la contratación.

VOLUMEN NO. 3

SELECCIÓN DE OFERTAS

SELECCIÓN DE OFERTAS

Toda oferta (incluso ofertas en consorcio) deberá ajustarse a las condiciones establecidas en estos términos de referencia, para determinar su elegibilidad.

Se adjudicará a aquella oferta que cumpliendo con lo estipulado en el párrafo anterior resulte ser la de menor precio total (sumatorio costo mensual por caja con documentos a resguardar más el costo unitario por viaje)

En caso de existir un empate, se aplicará lo siguiente:

Se convocará por escrito a los posibles adjudicatarios, con tres días hábiles de anticipación, indicándoles la hora, día y lugar en que se realizará un sorteo entre ellos, que determine la adjudicación.

Para dicho sorteo se dispondrá de un recipiente en el cual se colocarán los nombres de los oferentes que se encuentren en la posición de empate, posteriormente, el funcionario encargado de la contratación en presencia de los oferentes (si es que quisieran estar presentes) que se encuentren empatados, sacará el adjudicatario respectivo y levantará un acta que será rubricada por todos los presentes que deseen hacerlo o bien dejando constancia de quienes no firman.

COMPARACIÓN DE OFERTAS

En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación, aplicando el tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura.

Xxx Xxxx, 00 xx xxxxx del 2018

___________________________

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx

Área Adquisiciones

Dirección Proveeduría Institucional

ANEXO 1

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

El presente Acuerdo de Confidencialidad (en adelante el “Acuerdo”) se suscribe en _______________, con fecha _____ de _______________ de _______.

Entre, Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AYA), una institución estatal con domicilio en Pavas, con cédula jurídica número ___________, representada para este acto por ____________________________, con facultades de Apoderado Generalísimo sin límite de suma ______________________________, quien es mayor, _______________________, vecino de _____________________, portador de la cédula de identidad número ____________________, personería y constitución inscritas en la Sección Mercantil del Registro Público a los tomos ________________ (en adelante “EL CLIENTE”), y ____________________________, una sociedad costarricense con domicilio en ___________________, con cédula jurídica número ________________, representada en este acto por __________________________________ con facultades de Apoderado Generalísimo _________________________________________, quien es mayor, _________________ vecino de _____________________, portador de la cédula de identidad número _____________, personería y constitución inscritas en la Sección Mercantil del Registro Público a los tomos ______ y _______, folios ___ y ___, asientos ___ y ___ (en adelante “EL CONTRATISTA”). (En adelante y en conjunto “Partes”).

CONSIDERANDO:

QUE, en el curso de la obtención de los Servicios o la relación de negocios con EL CLIENTE, EL CONTRATISTA podrá tener acceso a cierta “Información Confidencial” propiedad del primero y EL CLIENTE podrá tener acceso a “Información Confidencial” de EL CONTRATISTA.

POR LO TANTO, en vista de las premisas descritas y de los acuerdos aquí establecidos, EL CLIENTE y EL CONTRATISTA acuerdan suscribir el presente Acuerdo de Confidencialidad, mismo que se regirá por la legislación costarricense y en especial por las siguientes cláusulas:

a) Definiciones.

Para los efectos de este Acuerdo las palabras y frases detalladas a continuación deberán tener el siguiente significado:

b) “Servicios”: significa los servicios de consultoría en materia de_________________________________________brindados por EL CONTRATISTA.

c) “Equipos”: significa cualquier equipo aportado durante la presente relación, en calidad de venta, préstamo o alquiler por parte del CONTRATISTA.

d) “Información Confidencial”: Es toda aquella información perteneciente a cada una de las Partes que:

e) No es fácilmente accesible, ni generalmente conocida.

f) Esté legalmente bajo el control de una persona que haya adoptado las medidas razonables y proporcionales para mantenerla secreta.

g) Tenga valor comercial por su carácter secreto.

h) Se estipule expresamente en este contrato como información que debe ser mantenida en confidencialidad.

i) Esta Información Confidencial incluye, pero no está limitada a, asuntos relacionados con aspectos técnicos o financieros de las operaciones de las Partes; sus planes de negocios o actividades; secretos industriales, comerciales o profesionales; datos individuales, financieros, estadísticos o de cualquier otra naturaleza; diseños de red; arquitectura de seguridad; ubicación física y lógica de la información restringida al público y su contenido; que sean provistos o a que se tenga acceso- en forma verbal, escrita, gráfica, magnética, impresa, electrónica o de cualquier otra forma- durante la presente Relación Comercial, de Servicio o cualquier otro trabajo realizado entre las Partes.

j) Xxxxx partes acuerdan que todos los trabajos y configuraciones resultado de la presente relación de negocios, se mantengan también en la más estricta confidencialidad y se utilicen únicamente para los efectos acordados.

k) Por ende, no podrá ninguna de las partes darlos a conocer públicamente, transmitirlos, transferirlos, editarlos, publicarlos, traducirlos, modificarlos, implementarlos fuera de los alcances expresamente pactados, ni en/por/hacia terceros ajenos a la Institución, sin el consentimiento expreso de la otra parte de este acuerdo.

l)Compromiso de Confidencialidad.

Cada una de las Partes reconoce que en el curso de la prestación de los Servicios o relación de negocios podrían tener acceso a cierta Información Confidencial que tiene un valor significativo para su contraparte y/o para sus clientes. Las Partes reconocen que el uso de dicho material o su revelación, ya sea en forma oral o escrita- digital o atómica- o de cualquier otra forma, a terceras personas, en situaciones no relacionadas o requeridas por los Servicios, es perjudicial para los intereses de su contraparte. Las Partes manifiestan que cualquier Información Confidencial que les sea provista o a que tengan acceso en virtud de los Servicios, será utilizada única y exclusivamente para los efectos expresamente acordados entre ambas Partes.

Cuando se tenga duda sobre la confidencialidad de cualquier tipo de información de la contraparte, las Partes habrán de considerarla Información Confidencial y tratarla como tal, salvo estipulación expresa y por escrito de su propietaria, en contrario.

m) Protección de Información Confidencial.

Cada una de las Partes tomará las medidas razonablemente necesarias para proteger la Información Confidencial de la otra, incluyendo, pero sin limitarse a:

n) No permitir que personas ajenas al personal que sea estrictamente necesario para brindar los Servicios, tengan acceso a la Información Confidencial

o) No permitir que personas ajenas al personal que administrará, fiscalizará, y/o aplicará los resultados y/o productos de los Servicios, tenga acceso a los ellos

p) No permitir la duplicación, transmisión, publicación y/o reproducción de la Información Confidencial para efectos diferentes a los relacionados con los Servicios

q) Ley Reguladora

El presente Acuerdo se interpretará y regirá por la legislación costarricense.

r) Aspectos varios

Anexos. Para ser incorporado válidamente, todo anexo deberá contener una razón en que se deje constancia de la fecha en que fue integrado al Acuerdo. Dicha razón deberá ser firmada por las Partes.

Divisibilidad. En caso que cualquier cláusula o disposición del presente Acuerdo sea declarada como inválida, nula o ineficaz de conformidad con las xxxxx xx Xxxxx Rica, se le considerará como eliminada de su texto, sin que afecte la validez o eficacia del Acuerdo considerado como un todo, o del resto de sus disposiciones o cláusulas.

Plazo. El presente Acuerdo, tendrá vigencia durante el tiempo que dure la Consultoría o durante la utilización de los bienes y servicios que se adquieran.

Validez de las declaraciones. Las Partes manifiestan y garantizan tener el suficiente poder y autoridad para suscribir el presente Acuerdo. Las Partes a su vez declaran que entienden los compromisos y declaraciones aquí adquiridas por ellas, que son ciertas y válidas y que aceptan cumplirlas a cabalidad.

Titulares. Se han incluido titulares en cada una de las Cláusulas por mera utilidad práctica, de resultar estos confusos o erróneos, prevalecerá el contenido de las cláusulas mismas.

En fe de la seriedad de nuestro compromiso, suscribimos el presente Acuerdo en la fecha y lugar arriba indicados.

___________________________ __________________________________

POR EL CLIENTE POR EL CONTRATISTA

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