PROYECTO DE PARTICIPACIÓN Y REPARACIÓN COLECTIVA DE LAS VÍCTIMAS ACUERDO COOPERATIVO AID -514-A-14-00006 CODHES- USAID
PROYECTO DE PARTICIPACIÓN Y REPARACIÓN COLECTIVA DE LAS VÍCTIMAS ACUERDO COOPERATIVO AID -514-A-14-00006 CODHES- USAID
ANUNCIO DE OPORTUNIDAD DE FINANCIAMIENTO (AOF) -0742019 NOTICE OF FUNDING OPORTUNITY NUMERO (NOF) - 0742019
ACTIVIDAD
“APORTES A LA CONSTRUCCIÓN DE LA VERDAD SOBRE LA VICTIMIZACIÓN DEL MOVIMIENTO SINDICAL EN EL CONTEXTO ARMADO DESDE UNA PERSPECTIVA DE LAS VÍCTIMAS”
Abril 29 de 2019 SEÑORAS Y SEÑORES
El programa de “PARTICIPACIÓN Y REPARACIÓN COLECTIVA DE LAS VÍCTIMAS”,
que inició el 00 xx xxxxx xx 0000, xxxx xx xxxxxxx cooperativo numero AID -514-a- 14-00006 suscrito entre la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, USAID y la Consultoría para los Derechos Humanos y el Desplazamiento, CODHES, invita a universidades, centros de pensamiento, organizaciones sociales, Sindicatos, Confederaciones o Uniones sindicales, y organizaciones no gubernamentales a presentar propuestas de proyecto, para recibir donaciones para las actividades relacionadas con la consolidación, validación social y gestión de documentos de aporte a la Comisión de la Verdad, sobre Victimización del Movimiento Sindical en el Contexto Armado; hasta por un monto de cien millones de pesos ( $100.000.000) de pesos.
Sujeto a la disponibilidad de fondos se hará una adjudicación a los proponentes que mejor llenen los objetivos de esta oportunidad de financiamiento y de acuerdo a los criterios de selección establecidos; Se anticipa que se adjudicará una donación como parte de esta AOF, sin embargo, CODHES se reserva el derecho de financiar una o ninguna de las propuestas que sean presentados.
Se invita a las organizaciones elegibles a leer estos términos de referencia para entender el tipo de proyecto que se busca, los requerimientos para la presentación de las propuestas y el proceso de evaluación.
Para ser elegible para una adjudicación, el proponente deberá presentar la información requerida en este anuncio (AOF) y llenar los estándares de elegibilidad establecidos en la sección III; Esta oportunidad ha sido publicada en la página web xxx.XXXXXX.xxx; Por favor enviar cualquier pregunta a este AOF a la dirección establecida en la sección 2.4.
La emisión de este AOF no constituye un compromiso de adjudicación por parte de CODHES y no compromete a CODHES en el pago de ninguno de los costos en que incurra el proponente en la preparación o presentación de las propuestas.
Gracias por su interés en participar en el programa de CODHES INTRODUCCIÓN
El Programa de “PARTICIPACIÓN Y REPARACIÓN COLECTIVA DE LAS VÍCTIMAS”,
que inició el 00 xx xxxxx xx 0000, xxxx xx Xxxxxxx Cooperativo número AID -514-A- 14-00006 suscrito entre la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional -USAID- y la Consultoría para los Derechos Humanos y el Desplazamiento Forzado -CODHES-, tiene como objetivos promover la participación de la sociedad civil en la implementación de la ley de víctimas y de
restitución de tierras, e incidir en la formulación de políticas públicas que contribuyan a garantizar los derechos de las víctimas.
El proyecto está focalizado en las siguientes zonas:
Zona1: Santa Xxxxx, Chibolo, Cartagena, Xxxxxx xx Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx x Xxxxxx Xxxx 0: Xxxxxxxxxxxxx, Xxx Xxxxx xxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxx x Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx 0: Xxxxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxxxx x Xxxxxxxxx
Xxxx 0: Xxxxxxxxxxxx
Xxxx 5: Pasto
La estrategia de intervención del proyecto comprende:
1. Capacitación de organizaciones de víctimas sobre sus derechos a la participación, reparación individual y colectiva, fortalecimiento organizativo, e incidencia en política pública.
2. Acompañamiento a los casos estratégicos de reparación colectiva e individual.
3. Apoyo a esfuerzos orientados a garantizar los derechos a la verdad y la justicia y a lograr se concreten medidas de no repetición de lo ocurrido en el conflicto armado interno.
4. Apoyo a esfuerzos orientados a garantizar que las estrategias y medidas establecidas en los acuerdos xx xxx contribuyan a garantizar los derechos de las víctimas.
5. Monitoreo del goce efectivo de los derechos de las víctimas en las regiones de intervención.
6. Incidencia en política pública a nivel nacional y regional.
7. Comunicación de los resultados y del seguimiento del proyecto.
Como parte de la tercera estrategia se busca apoyar iniciativas de universidades, centros de pensamiento, organizaciones sociales, organizaciones de víctimas y organizaciones no gubernamentales, , Sindicatos, Confederaciones o Uniones sindicales para que consoliden aportes, desde la perspectiva de las víctimas, a la construcción de la verdad sobre la violencia asociada al conflicto armado interno; hagan validación social de los resultados de este trabajo y se presenten los productos obtenidos ante la Comisión de Esclarecimiento de la Verdad (CEV) establecida en el Acuerdo Final xx Xxx.
EL SISTEMA INTEGRAL DE VERDAD, JUSTICIA, REPARACIÓN Y NO REPETICIÓN – SIVJRNR- Y LOS DERECHOS DE LAS VICTIMAS.
El gobierno colombiano y la guerrilla de las FARC suscribieron un acuerdo para poner fin al conflicto armado que se dio por más de 60 años entre las partes; logrando la dejación xx xxxxx de esa estructura guerrillera y reincorporar a la mayoría de los excombatientes a la vida familiar, social, política y económica del país. También este acuerdo estableció el compromiso de impulsar estrategias orientadas a garantizar la protección y el cumplimento de derechos de las víctimas afectadas por este conflicto, con el fin de promover transformaciones
políticas, económicas, culturales y sociales que mitiguen las diferentes problemáticas que dieron origen al conflicto y a la vez se agudizaron a raíz de su desarrollo.
El acuerdo sobre los derechos de las víctimas definió que “Resarcir a las víctimas está en centro de los acuerdos”-; más adelante se agregó “La satisfacción integral de sus derechos a la verdad, la justicia, la reparación y las garantías de no repetición está en el centro del acuerdo”. En cumplimiento de ese compromiso se creó el Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición (SIVJRNR), buscando garantizar que esas medidas se apliquen de manera efectiva, articulada y complementaria. En ese contexto, la Comisión para el Esclarecimiento de la Verdad, la Convivencia y la no repetición -CEV-, es el mecanismo para conocer la verdad sobre lo ocurrido en el conflicto: “Colombia necesita saber que pasó y que no debe volver a suceder nuca más, para forjar un futuro de dignificación y de bienestar general y así contribuir a romper definitivamente los ciclos de violencia que han caracterizado la historia de Colombia”.
Para dar cumplimiento a ese propósito la “Comisión deberá contribuir a construir una explicación amplia de la complejidad del conflicto, de tal forma que se promueva un entendimiento compartido en la sociedad”, promoverá el reconocimiento de las víctimas como ciudadanos que vieron sus derechos vulnerados y de las responsabilidades de quienes directa o indirectamente participaron en este conflicto; también el reconocimiento por parte de la sociedad, que ese entramado de violaciones e infracciones a los derechos humanos, son episodios que deben ser rechazados y condenados y que no se deben ni pueden repetir; finalmente, la Comisión propugnará para que la verdad sea un mecanismo que aporte a la construcción de una nueva forma de convivencia social, construida sobre la base de una cultura de respeto, resiliencia y tolerancia de las diferencias y de la solución pacífica de los conflictos.
Dentro de los criterios orientadores que deben guiar los trabajos de la Comisión se encuentran los siguientes:
Centralidad de las Víctimas: En términos de garantizar su participación y su dignificación, teniendo siempre en cuenta el pluralismo y la equidad.
Participación: En términos de que a las víctimas se les briden garantías y condiciones privilegiadas para hacer conocer su voz en medio de las voces de los actores de la guerra y de la sociedad entera.
Enfoque Territorial: En términos de que sí bien debe existir un proceso nacional, los trabajos deberán tener un enfoque territorial para mejorar la comprensión de las dinámicas regionales del conflicto y las particularidades de las poblaciones afectadas.
El Enfoque Diferencial y de Género: Para visibilizar el impacto diferenciado de los diferentes grupos poblaciones, en condiciones de especial vulnerabilidad o particularmente afectados por el conflicto.
Según lo pactado en el Acuerdo xx Xxx, el esclarecimiento se debe orientar a identificar prácticas y hechos que constituyeron graves violaciones a los derechos humanos y graves infracciones al derecho internacional humanitario; establecer las responsabilidades colectivas de la guerrilla, los paramilitares y las instituciones estatales, así como de cualquier otro grupo u organización que haya tenido participación en el conflicto, por las prácticas y hechos señalados anteriormente; visibilizar el impacto humano y social del conflicto, en la sociedad, incluyendo los derechos económicos, sociales, culturales y ambientales entre otros; apoyar en el esfuerzo por establecer un contexto histórico y por entender los orígenes y múltiples causas del conflicto, los factores y condiciones que facilitaron o contribuyeron a la persistencia de la violencia armada; construir un relato sobre la actuación de la guerrilla, los paramilitares y del Estado; visibilizar el desplazamiento y el despojo de tierras; establecer las conexiones entre el conflicto armado con la producción y comercialización de drogas ilícitas y asegurar la visibilización de los procesos sociales afectados por la acción de los violentos y de aquellos que resistieron a las condiciones impuestas por esos actores.
El mandato de la Comisión de Esclarecimiento de la Verdad es de tres años y el marco temporal de la violencia, que debe esclarecer abarca un periodo de 52 años. Durante el conflicto fueron victimizadas más de 8 millones de personas; los temas que se deberían investigar por parte de la Comisión incluyen un abanico amplio de aspectos y podría incluir a una diversidad de tipos de perpetradores cuyas responsabilidades colectivas e individuales deben ser establecidas (guerrilla, paramilitares, agentes de Estado, otros terceros y la sociedad).
De otro lado, la Comisión de Seguimiento a la sentencia T-025 ha planteado que la CEV debe “Alentar la suma plural y articulada de narraciones de las víctimas, con el fin de construir una verdad histórica que además de ser objetiva, debe ser lo suficientemente legitimada como para ser asumida y apropiada por las víctimas y la sociedad, para poder ser transmitida a futuras generaciones”
Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, CODHES ha decidido apoyar la consolidación de ejercicios de construcción de documentos que, recojan la perspectiva de las víctimas sobre el conflicto armado, en este caso relacionados con la víctimización del movimiento sindical en el contexto del conflicto armado, teniendo en cuenta los objetivos, los criterios orientadores y los propósitos del mandato de la Comisión. Con este apoyo se pretende ayudar a la efectiva participación de las víctimas en la construcción de la verdad respecto a la victimización de este colectivo.
1. DESCRIPCIO DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR POR LOS PROPONENTES
OBJETIVO GENERAL
Construir un documento que describa y analice las causas, las características y los impactos del conflicto armado en el movimiento sindical, para ser aportado a la manera de informe, a la Comisión de Esclarecimiento de la Verdad -CEV- y que recoja los aportes de las víctimas, incluso aquellas realizados en los ejercicios previos desarrollados por víctimas, familiares y las organizaciones pertenecientes al movimiento sindical para explicar su propia víctimización.
ACTIVIDADES ILUSTRATIVAS
Para el logro del objetivo las propuestas deben orientarse a elaborar un documento que sea presentado a la manera de informe a la Comisión de Esclarecimiento de la Verdad que incluya algunas o todas las actividades que se enuncian a continuación, u otras similares o relacionadas; la implementación de este proyecto se realizará en cercana coordinación con el equipo de CODHES bajo la figura del comité politico que integrará investigadores de CODHES y representantes de organizaciones sindicales de tercer nivel. Las propuestas deberán tener en cuenta lo planteado por la CEV en sus lineamientos metodológicos y en la guía de presentación de informes.
1. Contar con una narrativa de lo ocurrido durante el conflicto armado en los procesos de víctimización del movimiento sindical, que identifique actores, hechos, periodos, dinámicas, patrones, causas, intereses y factores que explican su surgimiento, así como su perpetuación en el tiempo.
2. Visibilizar el impacto humano y social del conflicto en la sociedad civil, que incluya las principales formas de victimización, teniendo en cuenta los enfoques diferenciales y de género; las afectaciones a la vida colectiva de organizaciones, comunidades y grupos étnicos; la afectación del tejido social y las relaciones de confianza entre personas, familias o comunidades; la estigmatización de que fueron objeto; la afectación a las formas de gobierno, cultura, identidad y prácticas colectivas, etc.
3. Visibilizar el impacto del conflicto sobre el ejercicio de la política y el funcionamiento de la democracia en su conjunto, incluyendo el impacto humano y social del conflicto y el impacto sobre los derechos económicos, sociales, culturales derivados de la victimización del sector sindical.
4. Identificar respecto al colectivo sindical los casos de desplazamiento individual o colectivo; su relación con otros hechos victimizantes como masacres, asesinatos, amenazas de líderes, desapariciones, violencia sexual, etc; los perfiles de las víctimas; los patrones, los elementos comunes y las particularidades relacionadas con zonas geográficas; los mensajes expresos o implícitos que se derivan o pueden derivarse de los hechos victimizantes; los impactos individuales, familiares, comunitarios y sociales (teniendo en cuenta los enfoques étnicos y de género); la respuesta del Estado en cuanto la atención a la población víctima, la investigación y sanción de los presuntos responsables, la prevención de otros hechos violatorios o la mitigación de sus efectos, etc.
5. Establecer una relación entre la victimización del sector sindical y el conflicto armado como dinámica global que se daba en el país, identificando el porqué de las zonas en las cuales se produjo, los actores vinculados (sus zonas de control y de influencia), las dinámicas (momentos y procesos), los intereses y conflictos en las diferentes regiones del país (tráfico de drogas y armas, problemas de tierras, control territorial y electoral, etc).
6. Identificar y visibilizar las formas de resistencia o de resiliencia de las organizaciones sindicales frente al conflicto armado, y las iniciativas xx xxx, memoria y verdad que existieron en a nivel nacional o territorial.
7. Asegurar la participación de las víctimas y organizaciones sindicales en la implementación del proyecto y en particular en la validación de los resultados de las investigaciones. Así mismo, vincularlas a la elaboración de recomendaciones en cuanto convivencia y garantías de no repetición.
8. Realizar actividades orientadas a la visibilización de la tragedia humanitaria que significó para personas, familias, comunidades y organizaciones sindicales el conflicto armado, con el objetivo de sensibilizar a la sociedad, dignificar a las víctimas y generar escenarios de convivencia.
9. Organizar un mecanismo para concertar con la Comisión de Esclarecimiento de la Verdad, su eventual participación en el desarrollo mismo del proyecto y la forma y momento de la entrega del documento final elaborado, buscando que los resultados de la investigación se constituyan en un aporte al informe final que le corresponde adelantar a este Mecanismo.
Se tendrá en cuenta para seleccionar la propuesta que finalmente reciba el acuerdo cooperativo, el abanico de aspectos mencionados que se pretendan incluir en el trabajo, la cobertura geográfica sobre la cual se dirija y la inclusión de los enfoques étnico y de género. Igualmente se valorará positivamente si se presenta como una alianza con organizaciones sindicales.
2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
2. 1 FORMATO DE PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
Teniendo en cuenta lo anterior y en el marco de este convenio, CODHES invita a las organizaciones a presentar un proyecto de máximo 15 páginas que contenga los siguientes elementos:
• TÍTULO O NOMBRE DEL PROYECTO: Debe ser preciso otorgando identidad al proyecto y debe permitir a quien xx xxx, una comprensión inicial de sus propósitos y alcances.
• IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA: Debe indicar cuál es el problema específico y que se busca resolver.
• OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO: Debe ser explicito el principal logro que se espera alcanzar.
• OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Es la desagregación del objetivo general; estos se desglosan de acuerdo con las dimensiones y soluciones del problema que se pretende solucionar.
• ACTIVIDADES: Son las acciones concretas que se llevarán a cabo en el desarrollo del proyecto y cuya realización conducirá al cumplimiento de los objetivos y resultados.
• CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Xxxx describir en detalle el listado de actividades que se ejecutarán durante el proyecto, indicando el resultado que les corresponden y la fecha probable de realización de las mismas mediante un diagrama xx Xxxxx
• PRESUPUESTO Y APORTES DE APALANCAMIENTO El monto máximo de financiación será́ de cien millones de pesos $ 100.000.000; el presupuesto deberá́ totalizar los costos de salarios y honorarios, tiquetes viáticos, eventos, publicaciones, gastos de equipos, materiales, comunicaciones, y otros. No se aceptarán proyectos con montos globales o cálculo de tasas indirectas. El presupuesto no deberá incluir IVA, toda vez que los fondos de cooperación están exentos de dicho tributo; se deberá cuantificar la propuesta de apalancamiento, así sea en especie.
• ESTRUCTURA DEL PERSONAL PROPUESTO PARA EJECUTAR EL PROYECTO: El proponente deberá definir los perfiles y la estructura de personal que pondrá a disposición del proyecto.
2.2 DOCUMENTOS A ANEXAR CON LA PROPUESTA
El proyecto deberá ser presentado anexando los siguientes documentos que no cuentan en el número de páginas de proyecto.
• Breve descripción de la organización responsable de la presentación y ejecución del proyecto (quiénes la conforman, tiempo de existencia, experiencia en ejecución de proyectos, capacidad técnica).
• Certificado actualizado de existencia y representación legal.
• Fotocopia del NIT.
2.3 QUIENES PUEDEN PARTICIPAR
Organizaciones Sociales, organizaciones sindicales, universidades, centros de pensamiento, organizaciones no gubernamentales y otras organizaciones de la sociedad civil relacionadas con los derechos de las víctimas, victimización del movimiento sindical o libertades sindicales; Se recibirán además propuestas presentadas por consorcios, uniones temporales y/o grupos de organizaciones sociales y ONG.
2.4 LUGAR Y FECHA DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Las propuestas deberán enviarse a los correos electrónicos
xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx a más tardar el 14 xx Xxxx de 2019, tomando como hora límite las 5 p.m.
Se aceptarán preguntas a los términos de referencia a más tardar el día 10 xx xxxx, hasta las 5 p.m., en los mismos correos; las respuestas se publicarán en la página web de CODHES.
3. SELECCIÓN Y ADJUDICACION DE LAS PROPUESTAS
3.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS
• CORRESPONDENCIA: Relación y coherencia del proyecto presentado con los objetivos de los términos de referencia.
• COHERENCIA Y PERTINENCIA: La descripción del proyecto, responde a los problemas y necesidades identificadas y que se buscan resolver; debe existir coherencia entre los objetivos, los resultados, las actividades, el cronograma y el presupuesto del proyecto.
• INCIDENCIA: Se busca lograr que exista una incidencia en la CEV para que el documento final sirva de aporte a dicho Mecanismo
• EXPERIENCIA: Se revisará si la organización proponente cuenta con experiencia en el procesamiento y análisis de información, si ha realizado labores anteriores de observación, producción de informes, etc.
• CAPACIDAD TÉCNICA: Respecto a este punto se analizará los perfiles propuestos para el personal para el desarrollo de la propuesta
3.2. PROCESO DE ADJUDICACIÓN
3.2.1. CONFORMACIÓN Y FUNCIONES DE COMITÉ DE ADJUDICACIONES
• Se convocará un Comité́ Interno de evaluación de los proyectos, compuesto por el director del programa; los coordinadores de los objetivos 1,2,3 del Programa, la coordinadora administrativa y financiera de CODHES y la coordinadora de MSD, en el que MSD, subcontratista de CODHES encargada de desarrollar las convocatorias y las evaluaciones de los proyectos que se presenten para el fondo de donaciones, presentará cada una de las propuestas con la evaluación de cumplimiento de requisitos respectiva para discusión y análisis del Comité.
• En el seno del comité se calificarán las propuestas de acuerdo a los criterios de evaluación pre - establecidos
3.2.2 CONFLICTOS DE INTERÉS
Los proyectos finales se revisarán de forma imparcial y se evaluarán todas las solicitudes; Los miembros del comité de evaluación no presentarán ni
generarán ningún conflicto de interés con las organizaciones cuyas solicitudes están siendo revisadas.
“Se considerará que una persona genera un conflicto de interés si esta persona o su cónyuge, pareja, hijo, amigo cercano o pariente trabaja, esta presentando en nombres suyo o de un tercero una propuesta o tiene un interés financiero (incluso si es un miembro sin goce xx xxxxxx de la Junta directiva), en una organización que haya presentado una solicitud que se encuentre bajo revisión del comité”
En tal caso, se establecerá la exclusión del comité para fines de la evaluación de la propuesta que se trate, a la persona que tenga un conflicto de interés con el fin de asegurar la imparcialidad en el otorgamiento de las adjudicaciones.
Los miembros del comité de evaluación no solicitarán ni aceptarán gratificaciones, favores, ni ningún valor monetario por parte de los aspirantes. Los miembros del comité de evaluación deben firmar una certificación de conflicto de interés al entrar a formar parte del mismo.
3.2.3 OTRAS INDICACIONES
• Todo proyecto que sea evaluado y no resulte aprobado no será considerado para un segundo proceso de evaluación
• Las organizaciones podrán presentar sólo una propuesta por convocatoria
• La convocatoria podrá declararse desierta si a juicio de la USAID y de CODHES se considera que las propuestas presentadas no reúnen los requisitos mínimos para su aprobación
• Punto de contacto: Para todo el proceso de licitación se responderá dudas y aclaraciones en los correos: xxxxxxxxx.xxxx@xxxxx.xxx xxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx
3.2.4 DETERMINACIÓN DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL
Una vez se cuente con una oferta pre – seleccionada, se realizará una verificación de la capacidad de implementación de la organización postulante para determinar: si cuenta con un sistema de contabilidad, gestión de registros y sistemas generales de administración financiera y con sistemas de controles internos, incluidos la separación de funciones, el manejo de efectivo, los procedimientos de contratación y adquisición de bienes, las políticas de viaje y de manejo del personal, de acuerdo con los principios de costos correspondientes. USAID (226.30-37).
Para tal efecto las organizaciones pre seleccionadas deberán diligenciar un cuestionario de sistemas de administración que reúne información sobre si el aspirante cumple con los estándares de responsabilidad y cómo lo hace. De esta
manera, el Programa, a través de MSD puede evaluar el nivel de riesgo del beneficiario.
El cuestionario se fundamenta en la lista de verificación del entorno de control del destinatario prescrita en ADS 591 que permite examinar los siguientes sistemas de administración:
• Niveles y procesos aprobación
• Separación de funciones
• Uso de registros contables
• Procedimientos contractuales
• Salvaguarda de activos y registros
• Controles independientes
• Informes contables y financieros por categoría de gasto.
MSD solicitará adicionalmente la siguiente información:
• Copias de los estados financieros de 2018, suscritas por un contador público certificado u otro auditor.
• Tabla organizativa.
• Copia de las normas y procedimientos de contabilidad, compras, gestión de bienes y personal.
Con base en la información anteriormente compilada y analizada, el Programa, a través de MSD elaborará un memorando que determina la responsabilidad del aspirante y el nivel de riesgo.
3. 2.5 CRITERIOS PARA LA DETERMINACIÓN DEL RIESGO
Características de beneficiarios/adjudicaciones de bajo riesgo:
• Organizaciones que cuenten con experiencia previa de donaciones con organizaciones internacionales, entidades de cooperación internacional u organizaciones gubernamentales nacionales o locales ejecutadas de forma exitosa.
• Adjudicaciones de valores menores a los US$ 25 mil dólares.
• Cuando el proyecto no incluye costos indirectos, sólo costos directos.
• Cuando la organización cuenta con declaraciones financieras auditadas sin anotaciones o con hallazgos menores
• Proyectos que no requieren anticipos
• Organizaciones que realizan pagos mediante transferencias electrónicas de fondos/transferencias bancarias.
• Organizaciones previamente capacitadas por el Gobierno de los Estados Unidos (USG) y sus agencias, u otras organizaciones de cooperación internacional.
• Personal capacitado con baja rotación
• Controles internos estrictos
• Entorno de control estricto
• Que manejan su contabilidad de acuerdo a las normas contables internacionales
• Cumple en su totalidad con las necesidades de informes e impuestos nacionales y locales
Características de beneficiarios/adjudicaciones de alto riesgo:
• Adjudicaciones con valor mayor a los US $ 25 mil dólares.
• Informes previos de auditoria con muchos hallazgos
• Que no cuenten con un sistema de asignación de costos indirectos.
• Que requieren anticipos altos.
• Que realizan sus pagos mediante efectivo.
• Que cuentan con personal que no ha recibido capacitación previa o mínimamente capacitado.
• Controles internos insuficientes.
• Entorno de control poco eficiente.
• Rotación alta
• Difícil acceso.
• Falta de cumplimiento con normas contables internacionales.
• Falta de cumplimiento con las necesidades de informes e impuestos nacionales o locales.
• Demoras para entregar informes y otros requisitos.
• Antecedentes de mal desempeño.
• Inestabilidad financiera.
• Incumplimiento de los términos y condiciones de una donación previa.
Cuando se determine documentalmente que existen varias debilidades o riesgos, se realizará una revisión de los sistemas de administración en la oficina del beneficiario que permita obtener información adicional y observar la funcionalidad de los sistemas administrativos de primera mano.
3.2.6 CONDICIONES ESPECIALES PARA ORGANIZACIONES CON ALTO RIESGO
En caso de determinar que la organización representa un alto riesgo se podrán tomar las siguientes determinaciones
• Negar la aprobación del proyecto
• Aprobarlo bajo ciertas condiciones especiales tales como: o Aprobar reembolsos y no pagos en avance
o Dejar pendiente la aprobación de la propuesta hasta que el beneficiario corrija las deficiencias detectadas en el diagnóstico de riesgo.
o Requerir reportes financieros con menor periodicidad y mayor detalle
o Requerir monitoreo adicional al proyecto
o Establecer requerimientos de aprobaciones preliminares
o Realizar un acuerdo de asistencia técnica administrativa y financiera a ser provista por MSD o por un tercero.
La decisión que se adopte debe ser notificada al proponente explicándole: la naturaleza de los requerimientos adicionales, la razón del porqué se imponen estos requerimientos adicionales; la naturaleza de las acciones a realizar internamente para subsanar las deficiencias y el método de reconsideración de los requerimientos adicionales impuestos.
Las condiciones planteadas se podrán eliminar una vez se corrijan las deficiencias encontradas.
3.2.7 ADJUDICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LAS DONACIONES
Una vez aprobada la donación, se le notificará al beneficiario de la donación al igual, que a todas aquellas organizaciones que no fueron seleccionadas.
3.2.8 VERIFICACIONES Y CERTIFICACIONES
VERIFICACIONES
Una vez realizada la selección definitiva y antes de realizar el proceso de contratación se revisará que la organización aspirante:
• No forme parte del “sistema de listas de entidades excluidas” (Excluded Parties List System, EPLS) de la Administración General de Servicios (General Services Administration, GSA) para garantizar que el posible beneficiario no esté suspendido ni excluido. Se puede encontrar la EPLS en: xxxx://xxxx.xxxxx.xxx
• No se encuentre en la lista maestra de personas bloqueadas y ciudadanos especialmente designados que lleva la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos. La lista se encuentra disponible en línea en: xxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxx/xxxx/xxx/x00xxx.xxx
• Finamente se verificará la lista maestra del Comité del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (es decir, “Comité 1267”) en: xxxx://xxx.xx.xxx/Xxxx/xx/xxxxxxxxxx/0000/0000XxxxXxx.xxx
CERTIFICACIONES
El proponente deberá hacer entrega debidamente firmada de las siguientes certificaciones:
• Certificación antiterrorista: El propósito es proporcionar a USAID las garantías de que no se está brindando ayuda a organizaciones que ayudan o han ayudado a terroristas o actividades terroristas. La certificación antiterrorista se puede encontrar en: xxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxx/xxx/xxx/xxxx00_00. pdf
• Certificación de restricciones sobre cabildeo: es obligatoria solamente para las adjudicaciones que excedan los $100.000. El formulario se puede descargar de: xxxx://xxx.xxx.xxx/Xxxxxx/xxx/xx/xxxxxxxxxxxx.xx?xxxxXxxxxXXXXXX&xxxxX d=E0 F5394ACA9DDC4085256A3E005C7420
• Certificación sobre narcotráfico: Tiene como objeto que no se proporcione no se proporcione a traficantes de drogas ni a personas con condenas por narcóticos o a través de ellos. Las "personas clave" (como se define a continuación) de ciertas entidades y los participantes cubiertos deben CERTIFICAR que no están involucrados en el tráfico de drogas y que nunca lo han estado, antes de que se proporcione la ayuda. La certificación se puede descargar de: xxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxx/xxx/000/00000x0.xxx
Estas certificaciones deben ser suscritas por el representante legal de la organización y por el director del proyecto
3.2.9 NEGOCIACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN
A. REVISIÓN DEL PRESUPUESTO: En esta etapa se realizará una revisión profunda del presupuesto con el fin de asegurar que el presupuesto, incluyendo los costos de contrapartida (si aplican), cumple con las políticas de USAID.
Se revisará el detalle de cada línea de costo, la razonabilidad y aplicabilidad de los costos en el presupuesto. La revisión del presupuesto permitirá determinar el entendimiento del receptor de los aspectos financieros del proyecto, y la habilidad de ejecutar las actividades con el monto requerido.
Cualquier duda presupuestal será atendida y deberá ser acordada antes de suscribir el convenio.
B. ARCHIVO: El Programa organizarán el archivo de todos los documentos que soporten la donación de acuerdo con la instrucciones de ASIST (Agency Secure Image and Storage Tracking System, dicho archivo deberá contener todos los documentos relativos a la adjudicación desde la notificación hasta la adjudicación.
3.2.10 ELEMENTOS DE LA ADJUDICACIÓN
Antes de hacer la adjudicación, el Programa deberá asegurar que:
o La descripción claramente identifica el propósito del programa, contiene el plan de implementación que especifica cada elemento del programa, la duración de cada actividad, y la duración total del instrumento de donación.
o Todos los elementos de la adjudicación, incluyendo aspectos tales como el período de ejecución, el monto de la donación, el lugar de ejecución, la descripción del programa refleja coherentemente el entendimiento de las dos partes.
o Que le estrategia de marca / branding and marking plan) reflejan las normas aprobadas en el Plan.
o Que todas las certificaciones estén completas y firmadas
o Se han incluido los requisitos adecuados desde el punto de vista de monitoreo y evaluación
o Que se hayan identificado todas las condiciones y se da cumplimiento a las normas aplicables.
o Para evitar ambigüedades y asegurar el acuerdo del receptor, CODHES deberá en el documento de adjudicación, incluir las provisiones estándares mandatorios, y aplicables a la donación.
Suscripción del contrato o acuerdo, el cual contendrá las cláusulas obligatorias establecidas por USAID para los convenios de donación
a) Antes de la firma del convenio se deberá asegurar que todos los aspectos que comprometen un acuerdo están presentes como son: Las partes competentes, el detalle suficiente del objeto, condiciones especiales, acuerdo mutuo y acuerdo en los términos del instrumento de asistencia. CODHES enviará un borrador del contrato al beneficiario para su revisión antes de la firma.