CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES, TALLERES, SEMINARIOS Y REUNIONES DE TRABAJO QUE REQUIERA LA ENTIDAD, O SE ENCUENTREN DENTRO DEL PORTAFOLIO INTERNACIONAL DEL ICETEX

El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX, se transformó mediante la Ley 1002 de 2005, en entidad financiera de naturaleza especial con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio vinculado al Ministerio de Educación Nacional. Los derechos y obligaciones que se encontraban en cabeza de ICETEX como establecimiento público del orden nacional continúan a favor y a cargo del mismo con su nueva naturaleza jurídica.

La necesidad de transformar la naturaleza jurídica del ICETEX surgió a partir de las limitaciones tanto organizacionales como presupuestales y normativas para responder efectivamente la demanda de crédito educativo y cumplir con la ampliación de cobertura en la educación superior. Por lo anterior, la transformación de la entidad se presentó como una alternativa efectiva para fortalecer financieramente al ICETEX, canalizar un mayor volumen de recursos al sector educativo, ampliar el portafolio de productos y servicios, y realizar nuevas operaciones autorizadas.

Para el cumplimiento de estas funciones y el objetivo misional de la entidad, se requiere i) generar espacios que orienten la promoción y consolidación de los procesos que se adelanten los diferentes niveles que conforman la estructura organizacional de la Entidad, atendiendo al Plan de Acción Institucional definido para el ICETEX, y (ii) atender las reuniones que permitan la implementación de las mejores estrategias para el desarrollo de convenios internacionales, las alianzas para el fortalecimiento de programas académicos, convenios de cooperación interinstitucionales con otros países, entre otros. Por ello durante el año 2014 se requieren realizar reuniones, talleres, eventos de posicionamiento y divulgación, actualizaciones o encuentros entre diferentes actores tanto internos como externos con quienes la entidad establece relación para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

En consideración a la relevancia de la necesidad de sensibilizar, desarrollar, divulgar y sincronizar la gestión efectiva de recursos, servicio orientado al cliente, excelencia operacional, gestión efectiva de los aliados estratégicos, proyección y crecimiento institucional, y gestión y desarrollo xxx xxxxxxx humano, la Entidad en este año 2014 tiene proyectado la realización de eventos, talleres, reuniones, conferencias, etc., así como atender los apoyos logísticos requeridos dentro del portafolio internacional del ICETEX, de conformidad con lo estipulado en el Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 075 del 13 de diciembre de 2013, requiriendo por tanto la vinculación de prestación de servicios logísticos para la realización de estos eventos adelantados por el ICETEX en cumplimiento de sus funciones misionales e institucionales.

Los servicios que se requieren corresponden, entre otros, al alquiler de los espacios físicos con las condiciones adecuadas para la realización de eventos dentro de las condiciones de funcionalidad, seguridad y accesibilidad requeridos, también el acondicionamiento de los espacios con el mobiliario y equipos, materiales y demás elementos que permitan el adecuado desarrollo de los distintos eventos a realizar durante el año 2014 por el ICETEX, conforme a las exigencias misionales, incluyendo los servicios de alimentación (almuerzos y refrigerios) a que haya lugar para los participantes y la provisión de materiales que de acuerdo con las características de los eventos, permitan hacer más efectivo el proceso respectivo.

El operador logístico debe contar con los recursos necesarios que permitan la operación integral de las diferentes actividades programadas y que puedan surgir posteriormente, con estándares de calidad, eficiencia, oportunidad entre otras, y la atención de los demás asuntos que puedan estar relacionados con la realización de un evento.

Teniendo en cuenta la descripción de las necesidades que se requieren satisfacer y que igualmente se evaluó la capacidad institucional del ICETEX para ofrecer los espacios y la atención de las necesidades requeridas para las actividades que se deben desarrollar en cumplimiento de los compromisos contraídos en virtud de la misión institucional, se encuentra que no se cuenta con cinco aspectos a saber:

1. Personal idóneo y capacitado para encargarse de esta operación logística;

2. Escasa disponibilidad de personal para atender la totalidad de los eventos desde el punto de vista de programación, seguimiento, control y provisión de servicios relacionados con dichos eventos;

3. Capacidad suficiente de espacio en caso de eventos de gran magnitud, pues la disponibilidad de salones del ICETEX es de 3 salones con capacidad de 20 personas cada uno, lo cual no permitiría la ejecución de otro tipo de eventos donde: (i) la capacidad sea superior a 30 personas, y/o (ii) asistan otras personalidades que por su representación y distinción nacional o internacional se requiera de un espacio diferente.

4. La participación en eventos en cooperación con otras entidades, donde se requieran características y/o servicios especiales por la naturaleza del evento, tales como salones o auditorios en los lugares requeridos por las entidades organizadoras, y/o con la capacidad para ciertas actividades de capacitación o eventos solicitados.

5. Los elementos de logística especial necesarios para la atención de los participantes en los distintos eventos y/o actividades organizadas o en las que se haga partícipe al ICETEX.

Cabe señalar, que de conformidad con el artículo 113 de la Constitución Política, los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. En este contexto, teniendo en cuenta la misión y las funciones de otras entidades del Estado colombiano, el ICETEX suele trabajar conjuntamente con estas, para desarrollar y fortalecer su razón de ser, su visión, sus planteamientos estratégicos, los procesos de inducción, y de actualización permanente de los funcionarios públicos, así como para apoyar a la alta gerencia de la administración pública; lo cual si no se cuenta con la capacidad operativa y logística para la participación activa, eficiente y eficaz de la entidad, se podrá ver afectado de manera indirecta, el cumplimiento de los lineamientos trazados en el Plan Nacional de Desarrollo (2011-2014).

En conclusión, la entidad no cuenta con los bienes y/o servicios, ni con el personal idóneo y necesario para llevar a cabo eventos de la envergadura que se podrían llegar a realizar, por lo que se hace necesario contratar a un operador logístico que esté en capacidad de coordinar integralmente cualquier tipo de eventos, desde el proceso xx xxxxxxxxxx, pasando por la convocatoria, el desarrollo del evento, el desmontaje y la evaluación del mismo, de forma oportuna y con criterios de calidad para garantizar que los eventos se lleven a cabo de acuerdo a los requerimientos de la Entidad.

Por lo anteriormente expuesto, se hace necesario contratar una firma especializada en organización y logística de eventos, que permita que las actividades o eventos a desarrollar por el ICETEX y que se planean llevar a cabo durante la vigencia 2014, se realicen con la calidad y oportunidad acorde a las necesidades de la Entidad.

CONVOCATORIA A VEEDURÍAS CIUDADANAS

Se convoca a todas la Veedurías Ciudadanas establecidas de conformidad con la Ley, a participar en el presente proceso de Invitación por Lista Corta, a partir de esta convocatoria y durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual, realizando las recomendaciones escritas que consideren necesarias, e interviniendo en las audiencias que se convoquen durante el proceso, caso en el cual se les suministrará toda la información y documentación que soliciten, publicada en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx .

El costo de las copias y las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el Artículo 29 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Resolución interna de la Entidad No. 0971 del 6 de diciembre de 2011.

PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN”

En caso de conocerse situaciones de corrupción en el desarrollo de este proceso de selección, se debe reportar el hecho al Programa Presidencial “lucha contra la corrupción” a través de los números telefónicos: (0) 0000000, (0) 0000000, (0) 0000000, (0) 0000000; vía fax al número telefónico (0) 0000000; la línea transparente del programa, a los números telefónicos: 018000913040 o (0)0000000; en el correo electrónico: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; al sitio de denuncias del programa, en el Portal de Internet: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx; correspondencia o personalmente, en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X.

El proponente deberá diligenciar el Anexo No. 5 - PACTO DE INTEGRIDAD el cual hace parte de los documentos jurídicos habilitantes.

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

1.1. OBJETO DE LA INVITACIÓN POR LISTA CORTA

Contratar la prestación de servicios logísticos para la organización y ejecución de eventos institucionales, talleres, seminarios y reuniones de trabajo que requiera la entidad, o se encuentren dentro del portafolio internacional del ICETEX.

1.2. ALCANCE DEL SERVICIO

Las actividades a desarrollar según la clase de evento conllevan, entre otras, tareas relacionadas con la asistencia (invitaciones, confirmación, registro, certificaciones, etc.), suministro de transporte terrestre según la sede de los participantes, suministro de alimentación fuera de la reunión (desayuno y cena), transporte local entre aeropuerto, hotel, y evento; alimentación durante la reunión (refrigerios AM/PM, y almuerzo), suministro de bebidas durante la reunión (Estación de agua, café, aromáticas y té), alquiler de espacios con áreas, e instalaciones técnicas y tecnológicas apropiadas para permitir condiciones de ventilación, iluminación, sonido, conectividad, uso de equipos eléctricos y comunicación exterior, entre otras; alquiler de equipos de ayuda audiovisual, informática, grabación, copia, e impresión; suministro de materiales a los asistentes, publicidad con el diseño e Instalación de stands, pendones y/o campañas institucionales; y tareas post-evento como elaboración y procesamiento de encuestas de satisfacción y memorias. La inclusión de cada una de estas tareas dependerá de las características del evento, que se fija de acuerdo al proyecto requerido por la Presidencia del ICETEX.

Para el caso del portafolio internacional de la Entidad y atender la llegada y seminarios de inducción en la ciudad de Bogotá de los asistentes de idiomas 2014, el ICETEX requiere contar con el servicio de transporte aeropuerto – hotel – aeropuerto y traslados a los lugares de reunión, alojamiento y alimentación básica para ciento (130) ciudadanos extranjeros provenientes de Alemania, Brasil, Estados Unidos, Francia, Gran Bretaña y El Caribe (Jamaica, Barbados y Trinidad & Tobago), quienes viajan a Colombia con el fin de fortalecer los departamentos de lenguas de las instituciones de educación de diferentes ciudades del país, así como apoyar el Programa para el Fortalecimiento del Desarrollo de Competencias en Lengua Extranjera que impulsa el Gobierno Nacional.

1.3. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

El presente proceso de Invitación por Lista Corta se regirá por la Constitución Política, especialmente por lo consagrado en sus Artículos 209 y 267, por el Artículo 8° de la Ley 1002 de 2005, por los Artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, por el Artículo 38 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 019 de 2012 – Decreto Anti trámite, así como las normas civiles y comerciales que le sean aplicables.

1.4. PRESUPUESTO OFICIAL Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El presupuesto oficial asignado para esta contratación de acuerdo a la cantidad y calidades de las reuniones a realizar durante la vigencia 2014 es hasta la suma de $476.500.000, como monto total agotable a medida que se requieran la realización de los eventos o reuniones, de los cuales $300.000.000 corresponden a presupuesto de la Secretaría General, y $176.500.000 corresponden a presupuesto de la Oficina de Relaciones Internacionales de la Entidad destinados a atender los apoyos logísticos requeridos por dicha dependencia.

Para respaldar presupuestalmente la contratación, la Entidad cuenta con los certificados de disponibilidad presupuestal Nos. CDP EF-2014-027 del 7 de enero de 2014 por valor de $126.000.000, CDP EF-2014-033 del 7 de enero de 2014 por valor de $50.500.000 y CDP EF-2014-183 del 14 xx xxxxx de 2014 por valor de

$300.000.000 expedidos por el Coordinador del Grupo de Presupuesto del ICETEX.

1.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo del presente Contrato será hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2014 o hasta el agotamiento de los recursos asignados al contrato, lo primero que ocurra, contado a partir del acta de iniciación, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato

1.6. FORMA DE PAGO

La forma de pago prevista para el contrato, se realizará como comisión en porcentaje por manejo de evento realizado. El porcentaje de comisión a aplicar a todos los eventos, será el porcentaje resultante de la evaluación del FACTOR PROPUESTA ECONÓMICA establecido en el presente proceso de selección con base en las propuestas presentadas. El valor a pagar resultará de aplicar tal porcentaje intermediación (%) al valor de cada evento antes de IVA, más todos los costos de los eventos aprobados por la entidad y ejecutados por el contratista contra facturación que presente por los servicios efectivamente prestados y previamente autorizados por la supervisión del contrato.

Una vez se cuente con la aprobación de la Supervisión del contrato de cada uno de los eventos, el contratista deberá adjuntar:

- Factura y/o cuenta de cobro;

- Acreditar el pago de los aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, de conformidad con lo señalado en el literal c) del artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013.

- Presentar, de forma escrita y en medio magnético (CD/DVD), un informe que contenga los servicios efectivamente prestados junto con los soportes necesarios que incluirán, en caso de que el evento lo requiera, registro de participantes, registro fotográfico, listado de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento, y un informe financiero de ejecución, indicando el valor detallado de cada uno de los servicios y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, incluyendo las sumas resultantes de la aplicación del porcentaje de intermediación por manejo del evento.

1.7. ENTIDAD CONTRATANTE

La Entidad contratante es el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx” - ICETEX, entidad financiera de naturaleza especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creada por el Decreto Ley N°2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley N°3155 de 1968 y transformada mediante la Ley 1002 de 2005 y el Decreto 380 de 2007.

1.8. DOCUMENTOS DE LA INVITACIÓN POR LISTA CORTA

 Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad.

 Certificados de disponibilidad presupuestal Nos. CDP EF-2014-027 del 7 de enero de 2014 por valor de

$126.000.000, CDP EF-2014-033 del 7 de enero de 2014 por valor de $50.500.000 y CDP EF-2014-183 del 14 xx xxxxx de 2014 por valor de $300.000.000.

 Pliego de Condiciones.

 Publicación xxx xxxxxx de condiciones en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx.

 Invitaciones para presentar propuesta.

 Consolidado de observaciones al pliego de condiciones.

 Publicación de la respuesta a las observaciones xxx xxxxxx de condiciones en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx.

 Adendas (si las hubiere).

 Publicación de los adendas en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx (si las hubiere).

 Acta de cierre del plazo para presentar propuestas y apertura de las mismas.

 Informe de evaluación.

 Consolidado de observaciones a los informes de evaluación (si las hubiere).

 Informe final y decisión de adjudicación.

1.9. CONSULTA XXX XXXXXX DE CONDICIONES

Cualquier persona podrá consultar el pliego de condiciones, de manera gratuita, en la página Web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx.

No son admitidas las consultas telefónicas, ni personales, ni tendrá fuerza vinculante para El ICETEX cualquier pronunciamiento verbal.

Cualquier persona podrá presentar observaciones al pliego de condiciones. Estas observaciones podrán ser presentadas hasta la fecha señalada para el efecto en el cronograma del proceso.

El ICETEX dará contestación a las observaciones recibidas mediante publicación en su página Web, hasta la fecha prevista en el cronograma del proceso. Las áreas o dependencias técnicas que se requieran según cada caso, serán las encargadas de sustentar las correspondientes respuestas a las observaciones formuladas por los interesados en el proceso contractual.

En el mismo término, el ICETEX podrá modificar el pliego de condiciones mediante adenda publicada en su página Web, hasta un (1) día antes del cierre del proceso en días hábiles y horarios laborales, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.

1.10. CONTENIDO E INTERPRETACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES

En el pliego de condiciones, sus anexos y adendas, se describen detallada y claramente, el objeto a contratar los requerimientos para la presentación de la propuesta, los aspectos técnicos, económicos, financieros y de capacidad jurídica y de organización exigidos, los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las propuestas y su evaluación y ponderación, así como las de adjudicación del contrato; las razones y causas para el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierta del proceso, las condiciones de celebración del contrato, disponibilidad presupuestal, forma de pago, mecanismos de cobertura de riesgos y en general todos los asuntos relativos al proceso que estima que el proponente debe tener en cuenta para elaborar y presentar su propuesta.

Todos estos factores deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada, por lo tanto, el pliego de condiciones es uno con los anexos, formatos y adendas. Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propias interpretaciones, conclusiones o análisis, efectúe el proponente, son de su exclusiva responsabilidad.

El detalle y la descripción del objeto, sus características y condiciones técnicas deberán analizarse por los proponentes en el documento que como anexo técnico se acompaña al pliego de condiciones y que hace parte integral del mismo.

El orden de los capítulos y cláusulas de este Pliego de Condiciones, tampoco debe ser interpretado como un grado de prelación entre los mismos y los títulos utilizados en el sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.

Con la presentación de la propuesta, el proponente manifiesta que estudió el pliego de condiciones, sus anexos, formatos, adendas, comunicaciones y todos los documentos del proceso de selección, que obtuvo las aclaraciones solicitadas, que conoce la naturaleza de los servicios objeto de la convocatoria, sus costos y tiempo de ejecución, que formuló su propuesta de manera libre, seria, precisa y coherente, y que además, se acoge a lo establecido en el Manual de Contratación del ICETEX, y demás normas aplicables.

1.11. CORRESPONDENCIA

Para efectos de la radicación de cualquier documento o comunicación dirigida al ICETEX en desarrollo del presente proceso, los proponentes deberán tener en cuenta que para que dichos documentos sean considerados por la Entidad, es necesario que éstos cuenten con el adhesivo (sticker) a través del aplicativo mercurio, el cual contiene número de radicación, fecha y hora asignado en la ventanilla de correspondencia, único punto válido de radicación de correspondencia de la Entidad, ubicado en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, que atiende en jornada continua de las 8:00 horas a 17:45 horas - de lunes a viernes, excepto festivos.

Toda comunicación o solicitud referente al presente proceso deberá formularse por escrito y radicarse en la Oficina de Correspondencia del ICETEX, o por medios electrónicos de acuerdo con lo indicado en el siguiente numeral, debidamente identificada con el nombre, número correspondiente de la Invitación por Lista Corta y dirigida a la Secretaría General del ICETEX; cualquier tipo de comunicación entre los proponentes y EL ICETEX se canalizará a través de la Secretaría General; así mismo las solicitudes se responderán mediante comunicación escrita o documento publicado en la página web xxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx.

1.12. COMUNICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

EL ICETEX, en cumplimiento de lo previsto en el Artículo 58 del Acuerdo N°030 del 17 de septiembre de 2013, aprobado por la Junta Directiva del ICETEX y con el fin de facilitar la comunicación interactiva con los proponentes durante el desarrollo del presente proceso de selección, ha dispuesto la dirección electrónica xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx a través de la cual los proponentes podrán enviar sus observaciones o solicitudes de aclaraciones.

De igual forma se podrán consultar todos los actos de la administración relacionados con el proceso en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx, así como en la Secretaría General en donde estará disponible toda la información del proceso para los proponentes, con el fin de garantizar la transparencia del mismo.

1.13. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN POR LISTA CORTA

Ver Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).

CAPÍTULO II

2. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

2.1. PUBLICACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES

El pliego de condiciones será publicado, y podrá ser consultado gratuitamente, en la página Web xxx.xxxxxx.xxx.xx, a partir de la fecha que se señala en el cronograma del proceso. Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).

Así mismo se encontrará disponible, de manera física, en la Secretaría General del ICETEX ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, donde podrá ser consultado personalmente en el horario de 8:00 horas a 17:45 horas - de lunes a viernes, excepto los días festivos.

No son admitidas las consultas telefónicas y no tendrá fuerza vinculante para la entidad cualquier pronunciamiento verbal por parte de funcionarios de la misma.

2.2. APERTURA DEL PROCESO

EL ICETEX dará apertura al proceso de selección a partir de la publicación xxx xxxxxx de condiciones y de las Invitaciones a presentar propuesta en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx.

2.3. OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES

Cualquier persona podrá presentar observaciones al pliego de condiciones, hasta la fecha prevista para el efecto en el cronograma del proceso de selección.

Estas observaciones podrán ser radicadas en la Entidad o enviarse al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. EL ICETEX dará las correspondientes respuestas, en la fecha establecida en el cronograma del proceso.

Las solicitudes de modificación por parte de los interesados serán procedentes siempre y cuando:

 Hayan sido radicadas en EL ICETEX dentro del horario de atención al público o remitidas al correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, desde la fecha de publicación xxx xxxxxx de condiciones y hasta la fecha señalada en el cronograma para el efecto.

 Se indique claramente el numeral xxx xxxxxx de condiciones, que se solicita modificar y el fundamento de la solicitud.

 Se señale claramente el nombre y cédula de ciudadanía de la persona interesada, la condición en la que actúa y su dirección física y electrónica.

Las consultas y respuestas no suspenderán el plazo para la presentación de las propuestas.

En ningún caso habrá aclaraciones ni comunicaciones verbales con los proponentes que puedan afectar los términos y condiciones de este pliego y sus adendas.

Corresponde a todos los interesados en el presente proceso de selección informarse de todas las modificaciones y hacer seguimiento al proceso por los medios electrónicos mencionados.

EL ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los proponentes para enviar sus observaciones al pliego de condiciones y demás documentos publicados por la entidad.

EL ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos que estén a su alcance, para notificar las respuestas a las observaciones y a las solicitudes de aclaración xxx xxxxxx de condiciones, así como los demás documentos publicados por la Entidad.

2.4. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y ADENDAS

El ICETEX responderá dentro del término señalado en el cronograma, y dando cumplimiento al principio de economía y celeridad previsto en el Artículo 209 de la Constitución Política, las solicitudes de aclaración y/o modificación que cumplan con los requisitos señalados en el numeral anterior.

El ICETEX no asume responsabilidad alguna por la forma o medio electrónico que utilicen los oferentes para enviar sus observaciones, preguntas, solicitudes de aclaración o comentarios al pliego de condiciones y al informe de evaluación.

El ICETEX podrá utilizar cualquiera de los medios virtuales o físicos para notificar la respuesta a las observaciones y a las solicitudes de aclaración al Pliego de Condiciones, así como a las observaciones presentadas al informe de evaluación.

Si con ocasión de las observaciones efectuadas por los interesados al pliego de condiciones se evidencia la necesidad de modificar alguna(s) de las condiciones o especificaciones señaladas, el ICETEX modificará el pliego mediante adendas.

La Entidad sólo expedirá ADENDAS hasta el día anterior a la fecha prevista para el cierre del proceso de selección, la publicación de éstas adendas se realizará en días hábiles y horarios laborales, dando aplicación a lo previsto en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.

La fecha y hora de recepción en el ICETEX de correos electrónicos enviados por interesados o proponentes, serán las registradas en el servidor del ICETEX o del portal (según el caso) en el momento de ingreso de cada correo electrónico; serán tenidos en cuenta todos correos que lleguen siempre y cuando se encuentren dentro del horario de atención al usuario del ICETEX.

En consecuencia, será responsabilidad de los oferentes e interesados el adoptar las medidas pertinentes para que los correos electrónicos que envíen, sean recibidos en el ICETEX dentro los plazos y hora límite establecida en este Pliego de Condiciones.

2.5. PLAZO PARA LA ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

El plazo para la entrega de propuestas es aquel comprendido entre la fecha señalada para la apertura del presente proceso de selección y la fecha establecida en el cronograma para el cierre de la misma, señalado en el Anexo No. 6 (Cronograma del proceso).

Este plazo podrá ser prorrogado hasta por la mitad del término fijado inicialmente, ya sea cuando lo estime conveniente la Entidad, o cuando lo solicite un número plural de posibles proponentes y EL ICETEX así lo apruebe, en aras de garantizar una suficiente participación de proponentes.

2.6. CIERRE DEL PROCESO Y ENTREGA DE PROPUESTAS

Las personas interesadas en participar en el presente proceso de selección podrán presentar propuestas hasta el día y hora señalados en el Anexo No. 6 (Cronograma del proceso) radicándolas por escrito en la ventanilla de correspondencia del ICETEX ubicada en el Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X.

La verificación de la fecha y hora de entrega de las propuestas se hará a través del sistema de gestión documental MERCURIO, en el cual queda registrada de manera automática la fecha y hora de recibo de toda la correspondencia que se recibe de manera personal en la Sede Principal del ICETEX.

2.6.1. Acta de Cierre

Vencido el plazo señalado en el inciso anterior, se trasladarán las propuestas recibidas a la Sala de Juntas de la Secretaría General del ICETEX, en donde se levantará un acta suscrita por los funcionarios asistentes, en la que constará el nombre de los oferentes, el valor de la propuesta, el número de folios de la propuesta y se verificará que las propuestas cumplan con los requisitos exigidos en el presente Capítulo xxx xxxxxx de condiciones y se consignarán las observaciones correspondientes.

Las propuestas presentadas después de la fecha y hora establecida para el cierre del presente proceso de selección no serán tenidas en cuenta para el proceso de evaluación.

2.6.2. Hora Legal

La Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio, link xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/ de acuerdo con lo establecido en el Numeral 5 del Artículo 20 del Decreto 2153 de 1992 y en la Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "la Superintendencia de Industria y Comercio, mantiene, coordina y da la hora legal Colombiana”.

Se entenderán presentadas dentro del término aquí previsto, todas las propuestas que se entreguen oportunamente, en la fecha y lugar indicados en este pliego de condiciones. En ningún caso EL ICETEX se hará responsable del retardo de los proponentes en la entrega de sus propuestas, por lo que resulta de su exclusiva responsabilidad el prever el cumplimiento del horario y sitio establecido.

2.7. RETIRO DE PROPUESTAS

El proponente podrá solicitar el retiro de su propuesta mediante escrito dirigido al ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., hasta la fecha prevista para el cierre del proceso de selección. En tal caso, en la diligencia de cierre del proceso y apertura de propuestas, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la propuesta del proponente que solicitó el retiro y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas.

2.8. SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección podrá ser suspendido por EL ICETEX cuando a juicio de éste se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la culminación del proceso.

2.9. PRÓRROGA DEL PLAZO DEL PROCESO DE INVITACIÓN POR LISTA CORTA

El plazo del proceso de selección, entendido como el término que debe transcurrir entre el primer día de publicación xxx xxxxxx de condiciones y hasta la fecha prevista para la entrega de las propuestas indicada en este pliego, podrá prorrogarse por EL ICETEX antes del vencimiento del mismo.

Cualquier prórroga del plazo de cierre del proceso de selección por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, será comunicada a los interesados por medio de adendas que harán parte del presente Pliego de Condiciones, que se podrán expedir hasta el día anterior a la fecha prevista para el cierre del proceso de selección, y serán publicadas en días hábiles y horarios laborales, en consonancia con lo previsto en el Artículo 89 de la Ley 1474 de 2011.

2.10. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

2.10.1. Comité Evaluador

Las propuestas serán estudiadas y analizadas por el Comité Evaluador constituido en el artículo 19 del Manual de Contratación del ICETEX y recomendará al ordenador del gasto, adjudicar o declarar desierto el presente proceso.

El Comité Evaluador designado por el ICETEX verificará y/o evaluará las propuestas, según lo previsto en el presente pliego de condiciones y teniendo en cuenta los criterios de capacidad jurídica, experiencia, capacidad técnica y capacidad financiera de los proponentes.

El Comité evaluador deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones serán tomadas por mayoría, y constarán en un acta que deberá ser aprobada y firmada por todos los miembros del Comité al finalizar la sesión correspondiente.

Una vez verificados los aspectos habilitantes, se procederá a la ponderación del ofrecimiento más favorable para la Entidad, de acuerdo a lo contemplado en el numeral denominado “Evaluación de las propuestas” del presente pliego de condiciones.

El Comité evaluador presentará a la Secretaria General el informe de evaluación, que será publicado en la página web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx por un término un (1) día hábil para que los proponentes durante dicho plazo presenten observaciones por escrito a la Secretaría General del ICETEX.

2.10.2. Aclaraciones a las Propuestas Presentadas Solicitadas por el Comité Evaluador

De conformidad con el Artículo 20 y siguientes del Acuerdo N°030 del 17 de septiembre de 2013 aprobado por la Junta Directiva del ICETEX, el Comité Evaluador podrá solicitar por escrito al proponente hasta el momento de la adjudicación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las propuestas, sin que por ello pueda el proponente adicionar, modificar, completar o mejorar su propuesta, ni el ICETEX hacer variación alguna a los términos de la misma o violar los principios fundamentales que rigen el presente proceso de selección.

El ICETEX tomará de las aclaraciones de los Proponentes únicamente los aspectos que satisfagan su interés de aclaración.

Las solicitudes de aclaración y las respuestas correspondientes se harán por escrito, estas últimas dentro del plazo previsto en la respectiva solicitud, so pena que su incumplimiento por parte del proponente requerido, generen el rechazo de la propuesta.

2.10.3. Modificación del cronograma del proceso después del cierre del mismo

De acuerdo al número de propuestas presentadas, la complejidad en la evaluación de las mismas, los requerimientos que se realicen a los proponentes para que subsanen las propuestas, y las observaciones que se realicen a los Informes de Evaluación y a las propuestas presentadas, la Entidad podrá expedir adendas para modificar el cronograma del proceso en las etapas pendientes de surtirse, una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, las cuales se publicarán en días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.

2.11. PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN

La Secretaría General del ICETEX publicará el informe de evaluación en la página Web de la Entidad xxx.xxxxxx.xxx.xx por un término de un (1) día hábil, para que los oferentes, dentro de dicho término, presenten las observaciones por escrito en la Secretaría General del ICETEX.

2.12. ADJUDICACIÓN

Una vez concluya el proceso de evaluación, se ordenarán los puntajes de mayor a menor y se le adjudicará el contrato al proponente que tenga el mayor puntaje, siempre que el mismo no sea inferior a Seiscientos (600) PUNTOS.

La adjudicación del proceso de selección se realizará de conformidad con lo establecido en el Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013.

Con base en el informe de evaluación, el Representante Legal de la entidad, o su delegado, comunicará al proponente seleccionado la adjudicación del contrato.

2.12.1. Efectos de la Adjudicación

La adjudicación obliga tanto al ICETEX como al adjudicatario. No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y su suscripción sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad, o si se demuestra que la adjudicación se obtuvo por medios ilegales, EL ICETEX podrá revocar su decisión de adjudicación y podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar si lo hubiere.

2.12.2. Suscripción del Contrato

Una vez comunicada la adjudicación, el proponente favorecido deberá suscribir el respectivo contrato en la sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la comunicación.

2.12.3. Renuencia del Proponente Favorecido a la Suscripción del Contrato

En caso que el proponente seleccionado se negare a suscribir el contrato, se procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía, y se adjudicará el contrato al proponente calificado en segundo lugar, si lo hubiere, siempre que tuviere un puntaje mínimo de seiscientos (600) puntos.

2.12.4. Legalización del Contrato

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes del plazo señalado por el ICETEX, deberán entregarse en la sede principal del ICETEX en la ciudad de Bogotá D.C., los documentos relativos a la legalización del contrato. Dentro de este término, el proponente adjudicado debe constituir la garantía, y cancelar los impuestos a que hubiere lugar.

2.13. ACTO DE DECLARATORIA DE DESIERTA

En caso que no sea posible la adjudicación, el ICETEX declarará desierto el presente proceso de selección por los motivos o causas que impidan la selección objetiva de la propuesta más favorable para la Entidad, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones señaladas en este pliego de condiciones para ser objeto de adjudicación, porque no se presenten propuestas, o por cualquier otra causa que impida su escogencia, mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se señalarán, en forma expresa y detallada, las razones que han conducido a esa decisión y lo notificará a todos los proponentes. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición.

En el evento de declaratoria de proceso desierto, y si persiste para EL ICETEX la necesidad de contratar el servicio objeto del presente proceso, se adelantará dicha contratación conforme lo dispuesto en el Manual de Contratación del ICETEX.

2.14. DEVOLUCIÓN DE LAS PROPUESTAS

Una vez finalizado el proceso de selección, los proponentes no favorecidos con la adjudicación del contrato podrán acercarse a la Secretaría General del ICETEX, para reclamar las copias de sus propuestas, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se expida el acto de adjudicación del proceso. Si no se acercaren a reclamar las copias de sus propuestas dentro del plazo señalado, EL ICETEX procederá al archivo de la propuesta original y a la destrucción de las copias.

2.15. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

Al(los) adjudicatario(s) del contrato no se le devolverá(n) la Garantía de Seriedad de la Propuesta, sino hasta tanto éste(os) haya(n) cumplido a cabalidad con los requisitos previos de perfeccionamiento del contrato celebrado, siempre que haya sido aprobada la Garantía del contrato. A los demás proponentes, se les devolverá después del perfeccionamiento del contrato celebrado con el(los) adjudicatarios del proceso de selección. El ICETEX pondrá a disposición de los demás proponentes la Garantía de Seriedad de la propuesta a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a la adjudicación.

En el evento que se declare desierto el proceso de selección, el ICETEX pondrá a disposición de los proponentes la Garantía de Seriedad de la Propuesta, a partir de los diez (10) días hábiles siguientes a tal declaratoria.

CAPÍTULO III

3. REQUISITOS MÍNIMOS DE PARTICIPACIÓN

Los requisitos mínimos de participación de carácter jurídico, financiero y técnico, determinaran si la propuesta presentada es hábil o no hábil para efecto de ser evaluada y calificada.

Para presentar propuesta el proponente deberá cumplir previamente con los siguientes requisitos mínimos:

3.1. REQUISITOS MÍNIMOS DE ÓRDEN JURÍDICO

 Tener la calidad de persona jurídica o natural debidamente constituida e inscrita en la correspondiente Cámara de Comercio. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán cumplir con este requisito.

 Tener incluido en su objeto social, actividades relacionadas con el objeto a contratar en organización y logística de eventos, lo cual se acreditará con la presentación del Certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio o el documento equivalente. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, al menos uno de los integrantes deberá acreditar este requisito.

 Haber sido constituida como mínimo cinco (5) años antes de presentar la propuesta. Para las propuestas conjuntas por lo menos uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberá cumplir con este requisito.

 Tener la capacidad jurídica para contratar de conformidad con la ley.

 No encontrarse relacionado en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República. Se deberá acreditar este requisito tanto por la persona jurídica como por su Representante Legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los integrantes deberá acreditar, en forma independiente, este requisito tanto por la empresa como por el Representante Legal de cada uno de los consorciados o unidos temporalmente.

 No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni prohibiciones para contratar consagradas en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, en el artículo 127 de la Constitución Política de Colombia y en los demás eventos de prohibición previstos en la Ley 610 de 2000, en el Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013 y en las demás normas vigentes relacionadas con esta materia, artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Artículos 0, 0, 0, 0, 0, 00 de la Ley 1474 de 2011, y demás normas pertinentes, ni encontrarse en conflicto de intereses con el ICETEX.

 En la carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 1) el proponente debe afirmar bajo la gravedad del juramento, el cual se entiende cumplido con la presentación de la propuesta, que no se halla incurso en ninguna de las causales de incompatibilidad o inhabilidad previstas en la constitución y en ley.

 Acreditar que el Representante Legal del proponente ha sido facultado para presentar la propuesta y firmar el contrato, mediante documento expedido por el órgano social competente, en caso de que tenga limitaciones en tal sentido.

3.2. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN FINANCIERO

El proponente deberá acreditar que cumple con los indicadores financieros de Razón corriente igual o mayor a una (1) vez, un capital de trabajo igual o superior al 20% del valor total del presupuesto oficial, un nivel de endeudamiento total máximo del 75% y rentabilidad del patrimonio con resultado positivo.

Los anteriores indicadores financieros deben cumplirse con corte a Diciembre 31 de 2013.

En el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, para la verificación de sus indicadores financieros, se consolidarán los estados financieros, ponderando de acuerdo con el porcentaje de participación de cada integrante previamente establecido en el documento del Consorcio o de la Unión Temporal, con los cuales se determinarán los índices financieros anteriormente establecidos y se ubicarán en el rango respectivo.

3.3. REQUISITOS MÍNIMOS DE ORDEN TÉCNICO

3.3.1. Experiencia

Con el fin de verificar si el proponente cuenta con la experiencia para desarrollar el objeto de la presente contratación se solicita presentar mínimo dos (2) y máximo tres (3) certificaciones suscritas por el representante legal o autorizado para ello de los clientes con los cuales acredite su experiencia en el desarrollo de contratos ejecutados o con niveles de ejecución igual o superior al 50% frente a su valor, con objeto igual o similar al de la presente contratación relacionados con organización y logística de eventos, suscritos o celebrados dentro de los cinco (5) años anteriores al cierre de este proceso de selección, y cuya sumatoria de valores sea igual o superior al presupuesto oficial de este proceso de selección ($476.500.000,oo).

El proponente deberá aportar los datos de las personas con quienes se podrá verificar la información consignada en la relación suscrita por el representante legal o el funcionario competente.

En caso de Consorcios o Uniones Temporales, la experiencia podrá ser acreditada por alguno de los integrantes que conforman el Consorcio o Unión Temporal y será evaluada de acuerdo a la sumatoria de las experiencias que acrediten cada uno de sus integrantes.

3.3.2. Requisitos Técnicos Mínimos

El proponente deberá cumplir con la totalidad de las especificaciones técnicas de la prestación de servicios, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo IV de este pliego de condiciones, para lo cual deberá responder punto a punto cada uno de los aspectos establecidos en el citado capítulo.

3.3.3. Capacidad Administrativa

El proponente deberá acreditar que cuenta con sedes o sucursales o agencias o alianzas en las principales ciudades del país, que para estos efectos son: Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla y Bucaramanga.

Así mismo se podrá dar por satisfecho este requisito, por el hecho de tener convenios o alianzas con otras entidades o empresas que tengan presencia en las ciudades antes mencionadas, para lo cual se deberá presentar manifestación del representante legal del proponente en donde certifique que tiene convenios o ha suscrito alianzas en dichas ciudades.

Igualmente el proponente debe demostrar con certificaciones o los documentos respectivos, que tiene convenios o alianzas con otras entidades o empresas que tengan presencia en el exterior para prestar los apoyos logísticos que eventualmente se requieran realizar fuera del país.

En caso de Consorcios o Uniones Temporales, la capacidad administrativa en cuanto presencia del proponente en las principales ciudades del país y en el exterior, podrá ser acreditada por alguno de los integrantes que conforman el Consorcio o Unión Temporal.

3.4. DE LOS PROPONENTES

3.4.1. Quienes Pueden Participar

Podrán participar en el presente proceso de selección, las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública o privada, consorcios y/o uniones temporales y todos los demás entes legalmente constituidos, en cuyo objeto social esté incluida actividades iguales o similares a las de esta contratación relacionados con organización y logística de eventos, que tengan capacidad legal para contratar y que no se encuentren incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad consagradas en las leyes colombianas vigentes.

Podrán presentar propuesta personas jurídicas o naturales de manera independiente o en forma conjunta a través de Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de asociación permitida por la Ley.

3.4.2. Personas naturales nacionales y extranjeras.

Si el proponente es persona natural nacional deberá anexar los siguientes documentos básicos:

a) Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

b) Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil, si tiene esta obligación de acuerdo con el artículo 19 del Código de Comercio.

Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país, deberán aportar el documento que acredite la inscripción correspondiente en el país donde tienen su domicilio principal. A falta de dicho documento, deberán presentar la certificación de inscripción en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio.

Adicionalmente, deberán además acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, así como para representarlas judicial y extrajudicialmente.

El Registro Mercantil deberá haber sido expedido con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre.

3.4.3. Personas Jurídicas Nacionales de Naturaleza Privada.

Se consideran personas jurídicas nacionales de naturaleza privada, aquellas constituidas con anterioridad a la fecha en la que vence el plazo para la presentación de la propuesta dentro del proceso de selección, conforme la legislación colombiana y con domicilio en Colombia, con aporte de origen privado.

Deberán cumplir con los siguientes requisitos:

En todo caso, deberá mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización para la presentación de la propuesta y para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio que será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contrae mediante la presentación de la propuesta.

 Acreditar que el proponente tiene la capacidad legal para participar en el proceso de selección, presentar propuesta, celebrar y ejecutar el contrato.

3.4.4. Personas Jurídicas de Naturaleza Pública

Se consideran personas jurídicas de naturaleza pública aquellas entidades conformadas bajo las leyes de la República de Colombia, que por virtud de la ley o del acto que autorice su constitución y según la participación estatal que se registre en ellas, deban someterse al régimen de derecho público, trátese de entidades territoriales o descentralizadas funcionalmente de cualquier orden.

Deberán cumplir con los siguientes requisitos:

 Acreditar su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y representación se deriven de la constitución o la Ley. Para el efecto, deberán mencionarse los documentos y actos administrativos que conforme a la Ley fueron expedidos en cada caso por la autoridad competente con las formalidades y requisitos exigidos por la Ley para su eficacia y oponibilidad ante terceros. En todo caso, deberá mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización para la presentación de la propuesta y para la suscripción del contrato, impartida por el órgano competente, sin perjuicio que será responsabilidad de la persona jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos presupuestales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar adecuada y oportunamente las obligaciones que contrae mediante la presentación de la propuesta.

 Acreditar que el ente público proponente tiene la capacidad legal para participar en el proceso de selección, presentar propuesta, celebrar y ejecutar el contrato.

 Permisos de funcionamiento y de operación.

3.4.5. Personas jurídicas, públicas o privadas, de origen extranjero

Para los efectos previstos en este numeral se consideran personas jurídicas públicas o privadas de origen extranjero, las sociedades que no han sido constituidas de acuerdo con la legislación nacional, sea que tengan o no domicilio en Colombia a través de sucursales.

Las propuestas de personas jurídicas de origen extranjero se someterán en todo caso a la legislación colombiana. Para su participación deberán cumplir con los siguientes requisitos:

 Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán presentar un documento expedido por la autoridad competente en el País de su domicilio, expedido con treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha del cierre del plazo de recepción de propuestas, en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del Representante Legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente con indicación de sus facultades, en el cual se señale expresamente que el Representante Legal no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el contrato y comprometerse a través de su propuesta. Cuando el Representante Legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al Representante Legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y su ejecución y para actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar adjudicatario.

 En este certificado debe constar que la persona jurídica de que se trate, está constituida como mínimo cinco (5) años de anticipación a la fecha de presentación de la propuesta y que su término de duración no será inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más;

 El proponente sin domicilio en Colombia deberá presentarse mediante un apoderado en los términos de la Ley y antes de la ejecución del contrato establecer una sucursal en Colombia, y garantizar la atención a clientes y usuarios en las ciudades donde ICETEX tiene puntos de atención, de acuerdo con las estipulaciones del Código de Comercio, cuya existencia no sea inferior al término de vigencia del contrato y un (1) año más;

En todos los casos el proponente deberá cumplir con todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con el propósito de poder obrar como prueba, conforme lo dispuesto en los Artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil, y en las demás normas vigentes.

3.4.6. Apoderado

Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia deberán acreditar en el País un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representado en las diferentes instancias del presente proceso de selección, suscribir los documentos de declaraciones que se requieran así como el contrato ofrecido, suministrar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el presente pliego de condiciones, así como para representarla judicial o extrajudicialmente.

El poder que otorga las facultades, en caso de ser expedido en el exterior, deberá cumplir todos y cada uno de los requisitos legales exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior, con el propósito que puedan obrar como prueba conforme lo dispuesto en los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil y demás normas vigentes.

Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal y, en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio o Unión Temporal. Para proponentes en Consorcio o Unión Temporal, todos sus miembros deben cumplir con este requisito.

3.5. PROPUESTAS CONJUNTAS

Los consorcios o uniones temporales deberán cumplir con todos los requisitos generales que para dichas formas de participación conjunta se señalan en el presente pliego de condiciones, y según con lo señalado en el numeral 5.9.1.3 del mismo.

CAPITULO IV

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO

Dentro de las especificaciones técnicas requeridas para la prestación de los servicios logísticos para el desarrollo de los eventos, se encuentran los siguientes aspectos, los cuales podrán aumentar o disminuir en cantidad y especificaciones, al igual que podrán incluirse otros no enunciados en el presente documento, de acuerdo con la naturaleza y características del evento y las necesidades de la Entidad:

4.1. Gestión de eventos

El adjudicatario del contrato (en adelante “contratista”) deberá organizar, administrar y ejecutar, por demanda, todos los eventos de acuerdo con la solicitud que la Entidad emita a través de la Supervisión del Contrato, en la cual se incluirá el listado probable de asistentes, la información de contacto, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, cantidad de personas que requieren alojamiento, agenda, precisiones y detalles sobre los servicios logísticos necesarios y demás datos que considere relevantes para una debida organización y ejecución del evento.

Los nombres de las personas que recibirán alojamiento/hospedaje durante los días del evento, serán suministrados con anterioridad a su realización, para la confirmación de las respectivas reservas hoteleras. De igual forma, aplicará para las personas objeto de transporte (terrestre, fluvial u otro), para que el contratista organice y coordine la prestación del servicio.

Para la realización de cualquier evento, la Entidad, además de la Supervisión del contrato, podrá designar un Coordinador del Evento. Por su parte, el contratista deberá designar un Coordinador General que será la persona de contacto directo y permanente con el ICETEX, y deberá asistir a las reuniones que convoque la Entidad para la planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos.

Durante la realización del evento, el personal del contratista debe estar uniformado adecuadamente para la clase de evento que se desarrolle, e identificado de forma tal que los asistentes puedan ubicarlos fácilmente para obtener información oportuna y precisa.

El ICETEX se reserva el derecho de modificar las fechas de los eventos y el tiempo de duración de los mismos, e informará al contratista la nueva fecha. De la misma forma, el ICETEX informará con anterioridad a la realización del evento, la cancelación de alguno(s) de los hospedajes o el cambio de nombres de participantes en un evento que lo requiera.

Una vez concluido cada evento, para efectos de pago del mismo, el contratista deberá presentar de forma escrita y en medio magnético (CD/DVD), un informe que contenga los servicios efectivamente prestados junto con los soportes necesarios que incluirán registro de participantes, registro fotográfico, listado de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento, y un informe financiero de ejecución, indicando el valor detallado de cada uno de los servicios y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, incluyendo los honorarios acordados con el contratista.

En caso de que el beneficiario de un servicio de transporte haya efectuado el pago de su tiquete, el contratista debe reembolsar dicho valor contra la factura del tiquete y cuenta de cobro que presente el beneficiario, acompañada de soportes de utilización del tiquete, siempre y cuando se haya autorizado previamente por el supervisión y cumpla con las condiciones de austeridad definidas para este tipo de servicio. De igual manera, aplicará este procedimiento para el reembolso de gastos por otros conceptos, siempre y cuando exista autorización previa de la Supervisión del contrato.

4.2. Producción Técnica

Dentro de estos aspectos el contratista, de acuerdo con los requerimientos, deberá coordinar y apoyar para que el ICETEX cuente con todos los equipos, insumos y elementos necesarios para el desarrollo de cada evento requerido, los cuales comprenden entre otros, pantallas tipo LED, videobeam, pantallas de proyección, videowalls, televisores, reproductores, consolas de sonido, sonido básico y/o profesional, micrófonos bases, micrófonos inalámbricos, computadores, estructuras, carpas, techos y tramos estructurales, iluminación, producción de video, registro de audio, manejo de cámaras, efectos especiales, plantas eléctricas.

4.3. Producción Logística y de campo

Dentro de los aspectos de producción logística y de campo, el contratista prestará todos los servicios logísticos requeridos por la Entidad para la realización de cada uno de los eventos y/o actividades, dentro de los cuales se encuentran los siguientes:

 Consecución y disposición del salón, locaciones y/o lugar adecuado para la realización satisfactoria del evento.

 Suministro y adecuación de mobiliario, carpas, pisos, baños, vallas de cerramiento, muros de contención, calentadores, manteles, floreros, xxxxxx, xxxxx, y demás aspectos, elemento e insumos necesarios para el evento o actividad requerida, relacionados con la adecuación del salón y/o lugar donde se realizará el evento.

 Personal logístico y de protocolo tales como coordinadores logísticos, presentadores y/o moderadores, personal de servicio y apoyo, personal para atención médica y emergencias.

 Equipos de comunicación requeridos dentro del evento, tales como radioteléfonos, avanteles, celulares, u otro, al igual que disponibilidad de acceso a internet.

 De acuerdo con la naturaleza y magnitud del evento o actividad, el contratista deberá prestar los servicios que el evento demande tales como: Manejo de call center, recolección y manejo de base de datos, puntos de registro de asistentes, creación y envío de invitaciones, envíos específicos, escarapelas, suministro de computadores, acreditaciones, certificados de asistencia, suministro de papelería para el evento (libretas y lapiceros para apuntes, entre otros), memorias (impresas, en CD y/o USB).

 Suministro de alimentos y bebidas, refrigerios y menaje, creando estaciones de suministro para los cuales podrá destinarse personal para la atención a los asistentes.

 Disponer del servicio de transporte hacia los sitios sedes de los eventos, en las diferente modalidades que se requieran (terrestre, fluvial, férreo, u otro, o combinación de estos, tanto para pasajeros como para carga).

 Disponer del servicio de bodegaje y almacenamiento de los equipos y elementos de la Entidad necesarios para el evento o actividad.

 Conforme con la naturaleza y magnitud del evento, el contratista deberá efectuar todas las gestiones para la obtención de los permisos necesarios para realizarlo.

4.3.1. Asistencia del personal al evento

Base de datos de asistentes: El contratista conformará una base de datos con la lista de probables asistentes o entidades que asistirán y/o que serán invitados, con datos de contacto, que le suministrará el ICETEX con antelación al evento, acompañada de la solicitud de servicios y programación de los eventos. La base de datos debe mantenerse actualizada y debe ser entregada al concluir el evento.

Invitaciones o convocatoria: El contratista para la divulgación y promoción del evento, elaborará según modelo, medios e instrucciones que le suministre el ICETEX, previa aprobación por parte de la Supervisión del contrato, las invitaciones o convocatoria para participar en el evento, y las entregará para su remisión, difusión o publicación, al igual que podrá participar de la entrega y difusión de las mismas.

Confirmación: El contratista, haciendo uso de uno o varios medios efectivos de comunicación, previamente acordados con la Supervisión, confirmará la asistencia y reportará por escrito y/o en medio magnético (CD/DVD, y/o e-mail) la situación resultante definitiva a la Supervisión, durante el tiempo acordado, para que se autorice la continuación del proceso de realización del evento.

Itinerarios de viaje y agenda (únicamente para el personal asistente residente en lugar diferente al de realización del evento o que no pertenezca a la Entidad): Con los asistentes confirmados que tengan sede/ubicación diferente a la del evento, el contratista coordinará el itinerario de viaje y agenda de los mismos, de manera que teniendo en cuenta las distancias de viaje, rutas y horarios de los medios de transporte (sean dispuestos o no por el contratista), los asistentes lleguen oportunamente antes de la iniciación del evento o de su intervención.

Registro de asistentes: El contratista efectuará el registro de asistentes en el lugar y al ingreso del evento, para lo cual dispondrá de personal suficiente (como mínimo una persona por cada 30 asistentes) y los equipos que requiera, para que esta labor sea ágil y no cause retrasos en el inicio del evento. El registro deberá incluir, al menos, los datos del nombre del asistente, institución y/o entidad, cargo, dirección, teléfono (fijo y celular), departamento, municipio, y correo electrónico.

Identificación: El contratista, cuando no las suministre la Entidad, elaborará las escarapelas según modelo e instrucciones que le suministre la Oficina de Comunicaciones de la Entidad a través de la Supervisión del contrato. En todo caso, estará a cargo del contratista el suministro y marcación de las mismas, y las entregará a los asistentes en el momento del registro.

Certificados de asistencia: Con base en la lista de registro de asistentes, el contratista elaborará y tramitará la firma de los certificados de asistencia al evento, según modelo que le suministre la Entidad, bajo la autorización previa de la Supervisión y dispondrá de los mismos para la entrega a los asistentes en la sesión final del evento.

4.3.2. Transporte (en casos de requerirse)

Transporte terrestre y/o fluvial: El contratista con base en los asistentes confirmados, para quienes autorice la Entidad a través de la Supervisión, suministrará el servicio de transporte terrestre y/o fluvial, y con base en los itinerarios de viaje acordados, efectuará las reservas, remisión y pago de tiquetes terrestres, en recorrido ida y regreso, desde su lugar de origen/ubicación hasta el lugar del evento. En caso de que se requiera otras modalidades de transporte, serán informadas oportunamente a través de la Supervisión del contrato. El servicio de transporte deberá ser prestado por empresas legalmente habilitadas para tal fin por el Ministerio de Transporte.

Transporte local: El contratista dispondrá de acuerdo con la naturaleza del evento y con el requerimiento de la Entidad a través de la Supervisión, los servicios de transporte local colectivo para trasladar al personal asistente autorizado por la Supervisión, desde el aeropuerto al lugar de alojamiento en recorrido ida y regreso, u otros desplazamientos autorizados dentro de la misma ciudad o municipio o hacia otros municipios, en vehículos cómodos, con capacidad acorde con la cantidad de personas a transportar, y los modelos requeridos por la Entidad.

4.3.3. Alojamiento

Clase de hoteles: Para el caso de apoyos logísticos para estudiantes extranjeros en el país, el contratista deberá disponer en las ciudades y/o municipios sedes de los eventos, de servicios hoteleros en hoteles cuya clasificación sea de máximo 4 estrellas (se exceptúan zonas que por su ubicación geográfica y condiciones económicas no cuenten con este tipo de clasificación), o que en ausencia de la clasificación de estrellas, tenga los mismos servicios y calidad, de acuerdo con la Resolución 657 de 08 xx xxxxx de 2005, la Resolución 320 del 21 de febrero de 2006 y la Resolución 2322 de 12 de octubre de 2006 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Para cada evento se deberán presentar, en la medida de las posibilidades del lugar de realización del evento, tres alternativas de hotel a la Supervisión para la selección definitiva.

Para otro tipo de eventos que se requieran previa solicitud de la supervisión del contrato, se deberá ofrecer hoteles de clase superior a la establecida anteriormente.

Acomodación: El contratista organizará la acomodación doble o triple, según las instrucciones que imparta el ICETEX a través de la Supervisión del contrato. El alojamiento se prestará estrictamente durante los días que el beneficiario del servicio esté dedicado al evento, desde la noche anterior al mismo y hasta la noche del día de finalización del evento.

El alojamiento debe incluir los impuestos, seguro hotelero y desayuno tipo americano.

Contingencias en el alojamiento: Si para la fecha prevista por el ICETEX para la realización de un evento, no hay cupo hotelero para la totalidad de los asistentes, el contratista debe garantizar el alojamiento de la totalidad de asistentes en otros hoteles de características similares, con la aprobación previa del ICETEX a través de la Supervisión del contrato.

En caso de que el contratista realice cancelaciones de reservas hoteleras sin previo aviso y aprobación de la supervisión, el contratista asumirá la totalidad de los costos que se generen para el traslado de los asistentes a otro hotel.

Servicios conexos al alojamiento no incluidos: En ningún caso, el ICETEX asumirá el pago de los gastos por conceptos de servicios y suministros adicionales solicitados por los beneficiarios durante el alojamiento, tales como minibar, lavandería, alimentación adicional a la acordada dentro del hotel (según el caso), llamadas telefónicas a cualquier destino fijo o móvil nacional e internacional, propinas o penalidades por cambios de itinerarios, entre otros. Para evitar estas situaciones, el contratista deberá informar a los beneficiarios del alojamiento con anticipación al inicio del servicio de alojamiento.

4.3.4. Alimentación

El contratista deberá garantizar, organizar y pagar el servicio de alimentación para los asistentes al evento, en las condiciones autorizadas por la Supervisión del contrato con fundamento en los requisitos que establezca el ICETEX de acuerdo a la naturaleza del evento y lugar o región de realización del mismo, teniendo como base los siguientes aspectos:

Desayuno: Este debe efectuarse en el sitio de alojamiento, en los lugares donde el hotel cuente con el servicio de restaurante, o en su defecto, en un restaurante cercano al hotel. En lo posible, este servicio debe estar incluido dentro de las tarifas de servicios del hotel. Para el caso de estudiantes extranjeros que se desplacen al país, el desayuno debe ser tipo americano.

Almuerzo: El contratista dispondrá de todo lo necesario para que esta comida se suministre en buffet a los asistentes que indique el ICETEX, en un salón o locación próxima al salón o lugar del evento, o en su defecto en un restaurante cercano al lugar del evento. Esta comida se ajustará a la programación del evento. Para el caso de estudiantes extranjeros que se desplacen al país y que sean relacionados por el ICETEX, el almuerzo será tipo ejecutivo.

Cena: El contratista dispondrá de todo lo necesario para que esta comida se suministre en el sitio de alojamiento, o en su defecto en un restaurante cercano al hotel. Para el caso de estudiantes extranjeros que se desplacen al país y que sean relacionados por el ICETEX, la cena será tipo ejecutivo.

Refrigerios (am/pm): El contratista dispondrá que estos se suministren en un salón diferente al de la reunión o en el mismo sitio si fuera necesario. Sólo podrá suministrarse dos refrigerios al día, uno en la mañana y otro en la tarde, según lo determine la Entidad para cada evento.

Alternativas de comidas y refrigerios: El contratista para la realización de cada evento donde se incluya el servicio de alimentación, deberá presentar mínimo tres (3) opciones por día para cada comida y refrigerio, con la adecuada antelación a la fecha prevista para el evento, con el fin de seleccionar la opción que el ICETEX considere más apropiada.

En todos los eventos, el contratista deberá disponer y garantizar la permanencia de estaciones de café, bebidas aromáticas y agua, acorde con la cantidad de asistentes.

El contratista deberá garantizar y será responsable de la sanidad, higiene e inocuidad de los alimentos que se suministren a los asistentes al evento.

4.3.5. Infraestructura física y mobiliario

Espacio físico: El contratista deberá proveer o contratar el espacio físico cómodo necesario para los eventos, y considerando la cantidad de asistentes debe proveer un área suficiente que permita trabajar en grupos, mesa redonda o auditorio, con iluminación natural o artificial suficiente, adecuada ventilación, aire acondicionado (cuando sea necesario), aislamiento de ruidos exteriores, sonido básico adecuado para el área del salón, conectividad a internet con velocidad adecuada, acceso telefónico y a energía eléctrica, cerramiento perimetral, baños, entre otros. De acuerdo con la naturaleza, características y dimensiones del evento, los tipos de sitios a requerir podrán ser salones, centros de convenciones, coliseo, auditorios, salas, entre otros, los cuales podrán ser alquilados, recibidos en préstamo por parte de otras entidades o instituciones, o se podrá hacer uso de las salas que la misma Entidad cuente para su servicio.

Los salones deberán estar disponibles en los horarios solicitados por la Entidad, incluyendo los tiempos de montaje y desmontaje de las estructuras y elementos necesarios para el evento.

El contratista deberá efectuar todas las adecuaciones que el espacio físico requiera para la satisfactoria realización del evento.

Se espera que los espacios físicos con las instalaciones básicas requeridas, que se encuentren ubicados en los hoteles donde se ha contratado el servicio de alojamiento para los asistentes, sean gratuitos. En todo caso, el contratista se encargará de organizar y pagar el alquiler.

Mobiliario y enseres: El espacio físico para la realización del evento debe disponer de mobiliario cómodo y adecuado para el tipo de evento, comprendiendo sillas, mesas, manteles, floreros, elementos decorativos y de ambientación, entre otros, de acuerdo con la solicitud que efectúe el ICETEX.

Identificación Institucional: Realizar el montaje de los elementos de identificación institucional o de cooperantes nacionales e internacionales, en el lugar de realización del evento. Al finalizar el evento, estos elementos deberán ser retirados y empacados para futuros usos.

Alternativas: El contratista deberá presentar a la supervisión del contrato, diferentes opciones de salón para la realización del evento, con el fin de seleccionar la opción que el ICETEX y el contratista consideren más apropiada. En caso de disponer de un único sitio que cumpla con las condiciones del evento, deberá presentarse la justificación de ello.

4.3.6. Otros servicios y suministros

 De ser necesario, el contratista debe proporcionar otros servicios y suministros asociados al evento, tales como elementos de papelería, cajas, seguros, personal de aseo y vigilancia, brigadas de emergencia, entre otros.

 En caso de ser necesario y de acuerdo a la magnitud del evento, el contratista deberá coordinar con la Policía Nacional, Xxxx Xxxx, Defensa Civil, Bomberos, y demás entidades autorizadas, el apoyo y permisos requeridos para la realización del evento, de acuerdo con las necesidades del evento y cantidad de asistentes, teniendo en cuenta las exigencias de seguridad para eventos masivos establecidas por las autoridades correspondientes.

 Prestar los servicios de traducción simultánea de idioma extranjero al español y/o viceversa, en los casos en que se requiera.

 Efectuar grabaciones de audio y video, en los medios magnéticos acordados, y registrar, transcribir, redactar, editar, corregir estilo, diseñar y entregar en formato digital las memorias del evento, de acuerdo con las solicitudes efectuadas por el ICETEX.

 Efectuar el envío oportuno de los materiales y elementos que se requieran para el desarrollo del evento.

4.3.7. Presentación de cotizaciones

Una vez la Entidad efectúe la entrega al contratista de la solicitud de los servicios para la realización de un evento, éste último en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles deberá presentar a la Supervisión para análisis y aprobación, tres (3) cotizaciones, a precios xx xxxxxxx, acompañadas de un cuadro comparativo de precios y opciones para cada uno de los detalles de los servicios componentes del evento solicitado. La Supervisión deberá pronunciarse respecto a las cotizaciones presentadas en un plazo máximo de tres (3) días, aprobando una de ellas o efectuando las observaciones a que haya lugar para que el contratista efectúe las modificaciones correspondientes.

En caso de no aprobarse ninguna de las cotizaciones presentadas, se deberá repetir el proceso de cotización. La supervisión en su concepto de aprobación debe considerar con prioridad la cotización que presente el menor precio y cumpla con ofrecer las mejores (superiores) especificaciones del servicio en comparación con las requeridas como mínimas para el evento, es decir, que se elegirá la cotización que presente la mejor relación costo/beneficio para la Entidad.

Para la correcta ejecución del contrato, el ICETEX designará una Supervisión quien, previo a la realización de cada evento, analizará las tres (3) cotizaciones a precios xx xxxxxxx, que incluyan la totalidad de los servicios y suministros necesarios e indispensables para realizar el evento que el ICETEX demande acorde con la naturaleza del mismo, y procederá a comunicar al contratista la cotización aprobada para realizar el evento programado.

En caso de disponerse de un único sitio que cumpla las condiciones para el evento, una vez el Contratista presente la única cotización, la Supervisión del contrato analizará la situación y realizará la recomendación y aprobación que corresponda y comunicará al contratista.

Las cotizaciones podrán hacerse a partir de la fecha de inicio del contrato de conformidad con la programación de eventos e instrucciones suministradas por el ICETEX. Las cotizaciones serán válidas durante la vigencia que se establezca en ellas, y podrán servir de soporte para varios eventos.

El ICETEX se reserva la facultad de verificar los precios cotizados para cada evento, con las empresas que presentaron cotización. Será causal de incumplimiento del contrato la no presentación de las cotizaciones y/o que las cotizaciones presentadas por el contratista presenten sobrecostos.

4.3.8. Evaluación del evento

Al finalizar cada evento, con asistencia superior a 15 personas, el contratista aplicará una encuesta a los asistentes acerca de los servicios prestados, según diseño que se elaborará de forma conjunta con la supervisión del contrato. Este formato de encuesta deberá contemplar la evaluación y calificación de los servicios prestados por el contratista, como mínimo, en materia de calidad del servicio, agilidad, disposición del personal del contratista para atender los diferentes requerimientos, así como de las condiciones de los espacios físicos, equipos, ayudas audiovisuales, elementos e insumos utilizados para el evento.

El resultado de la encuesta ser analizado conjuntamente por la supervisión y el contratista. En todo caso, el contratista deberá ejecutar las acciones de mejoramiento acordadas para los próximos eventos de acuerdo con los resultados de la evaluación.

4.4. Diseño y escenografías

Dentro de estos aspectos el adjudicatario del contrato en caso de requerirse y de acuerdo al alcance y naturaleza del evento prestará los siguientes servicios:

 Diseño y producción de escenografías y stands acorde con la naturaleza y magnitud del evento o actividad requerida por la Entidad.

 Elaboración y producción de impresos acorde con la naturaleza y magnitud del evento o actividad requerida, tales como el diseño de artes, impresión de material como volantes, afiches, pendones, backings, señalización, pancartas, folletos, memorias y producciones especiales.

 Adecuación y decoración de las locaciones donde se realizará el evento o actividad, tales como arreglos florales, centros xx xxxx y ambientación.

 Xxxxxxxx y desmontajes de escenografías, estructuras y demás requeridos para el evento.

4.5. Gestión administrativa

El contratista, para todos los efectos relacionados con su gestión administrativa, deberá:

 Ofrecer un Coordinador General que será la persona con capacidad de decisión en representación del contratista, de contacto directo y permanente con la Entidad, y deberá asistir a las reuniones que convoque la Entidad para la planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos.

 Contar con un sistema de comunicaciones de disponibilidad permanente (telefonía fija, móvil celular, avantel) para el contacto permanente de sus representantes con la supervisión del contrato.

 Suministrar el personal idóneo para la ejecución del contrato, compuesto por el Coordinador General, junto con coordinadores, técnicos y auxiliares para cada evento, según solicitud de la Entidad.

 Gestionar la obtención de descuentos frente a los precios xx xxxxxxx en los hoteles, transportes, y demás servicios y suministros, de acuerdo con la cantidad de persona participantes por evento y el tiempo disponible para la organización del mismo.

 Responder por los daños y perjuicios que se causen a los participantes de los eventos y a otras personas con ocasión de la realización del evento.

 Presentar, una vez concluido cada evento, para efectos de pago del mismo, de forma escrita y en medio magnético (CD/DVD), un informe que contenga los servicios efectivamente prestados junto con los soportes necesarios que incluirán registro de participantes, registro fotográfico, listado de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento, y un informe financiero de ejecución, indicando el valor detallado de cada uno de los servicios y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, incluyendo los honorarios ofrecidos por el contratista.

x Presentar un informe final de ejecución del contrato en el cual se registren, entre otros aspectos, los eventos realizados, el valor de los mismos con control presupuestal por dependencia, y novedades reportadas durante la realización del contrato.

4.6. Recurso Humano Coordinador General

El contratista deberá designar un Coordinador General que será la persona con capacidad de decisión en representación del contratista, encargado del contacto directo y permanente con la Entidad, y deberá asistir a las reuniones que convoque la Entidad para la planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos.

Personal para cada evento

Acorde con la naturaleza del evento, el contratista suministrará el recurso humano necesario e indispensable para cada evento, el cual incluye los coordinadores de los eventos y el personal logístico que se requiera.

Todo el personal a utilizar en cada evento, estará debidamente uniformado, identificado con los diferentes logos, símbolos, escudos o colores alusivos a su rol en el evento.

El personal mínimo, que será definido y aprobado por la supervisión del contrato, deberá estar compuesto como mínimo de los siguientes integrantes:

 Coordinador del evento: Profesional universitario en cualquier disciplina y con mínimo dos (2) años de experiencia en coordinación de eventos, quien se encargará de todas las actividades previas al inicio del evento y coordinará la ejecución del evento en el lugar donde éste se realice.

 Técnico: Técnico en ramas tecnológicas afines al evento x Xxxxxxxxx con un año de experiencia en la rama tecnológica requerida y en la participación en la ejecución de eventos similares.

 Auxiliar: Xxxxxxxxx con un año de experiencia en participación de eventos similares y de acuerdo con las necesidades del evento, podrá requerirse capacitación en temas relacionados como lo serían por ejemplo planes de emergencia y/o seguridad preventiva en instituciones autorizadas para ello.

Para el coordinador del evento, su presencia será de obligatorio cumplimiento, mientras que la presencia de los demás integrantes dependerá de la exigencia del evento en relación con la naturaleza y magnitud del mismo. La hoja de vida de este personal, con todos los documentos de identificación personal, soporte de formación y experiencia, deberá ser entregada una vez efectuada la solicitud de cada evento y mínimo tres días antes del inicio del mismo.

La Entidad se reserva el derecho de solicitar el cambio de cualquier integrante del recurso humano cuando advierta que el desempeño de sus labores no es satisfactorio o cuando sus condiciones académicas y de experiencia no se ajusten a los requerimientos de su labor.

Personal de apoyo y otros

Adicionalmente al personal citado anteriormente, el contratista deberá disponer de todo el personal administrativo, técnico y de apoyo necesarios para el desarrollo de los eventos y del contrato en general.

La Entidad se reserva el derecho de pedir información necesaria sobre el personal integrante del equipo de trabajo de cada evento, y en todo caso, el contratista deberá presentar como mínimo la hoja de vida del respectivo personal cuando le sea solicitado por la Entidad.

4.7. Inscripción en eventos

En el caso de requerirse, el contratista deberá realizar la inscripción con cargo a este contrato, en eventos, congresos, ferias, seminarios, foros o cualquier otro tipo de eventos organizados por terceros, en los cuales sea del interés de la Entidad asistir a través de los funcionarios designados para el efecto. Lo anterior se realizará previa solicitud que realice la supervisión del contrato y con la suficiente antelación, con el fin que la inscripción y el pago de la misma se realice dentro de los plazos previstos por las entidades organizadoras de los eventos.

4.8. Eventos tipo

Como información preliminar, el ICETEX relaciona en este numeral los posibles eventos a realizar, con un número estimado de participantes, los cuales tienen una duración estimada individual de un día.

No obstante de acuerdo a los requerimientos de la Entidad y la prestación de los servicios por demanda, podrán organizarse eventos con características, tipos u objetos diferentes a las relacionadas, al igual que el ICETEX podrá hacer presencia en eventos de tipo congresos, ferias u otros, en cuyo caso el contratista deberá garantizar la prestación de los servicios y presentar las cotizaciones para la aprobación del ICETEX.

De igual manera, estos y los demás eventos que el ICETEX requiera se pueden realizar en otras ciudades, municipios o sitios del territorio colombiano, entendiendo que la lista de posibles sitios aquí señalados tiene un carácter enunciativo y no taxativo de tal forma que el ICETEX se abroga el derecho de disponer la realización de eventos en otros municipios del país, cuando por necesidades del servicio lo requiera dentro de la oportunidad y plazos definidos.

EVENTO	CANTIDAD ESTIMADA EN EL AÑO	LUGAR POSIBLE DE EJECUCIÓN	No. ASISTENTES PROMEDIO
Seguimiento Plan de Mejoramiento	10	Bogotá	40
Balance Score Card	10	Bogotá	40
Rondas con universidades a nivel nacional y/o internacional	9	Bogotá	122
Presentación de portafolio nacional e internacional y/o rendición de cuentas con agentes cooperantes	1	Bogotá	300
TOTAL	30

CAPITULO V

5. DE LAS PROPUESTAS

5.1. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS

El proponente deberá elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo, de acuerdo con lo solicitado en el presente pliego de condiciones y las modificaciones producidas por adenda, en caso que la hubiere, e incluir dentro de la propuesta toda la información exigida, allegando los documentos requeridos. La propuesta junto con los ajustes que se puedan presentar por solicitud del ICETEX, formarán parte integral del contrato.

El proponente debe tener en cuenta todos los costos en que incurrirá para alcanzar la realización del objeto del contrato derivado del presente proceso. Los costos para la preparación y presentación de la propuesta correrán por cuenta exclusiva del proponente y a riesgo de éste, razón por la cual EL ICETEX no reconocerá suma alguna, ni efectuará rembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.

Las propuestas deberán venir escritas a máquina o en computador, foliadas en orden consecutivo ascendente y con un índice, donde se relacione el contenido total de la propuesta. Las propuestas no deben presentar enmendaduras o tachaduras en ninguno de sus folios, ya que, de presentarse, pueden ser descalificadas del proceso. Las propuestas deberán entregarse en el lugar y hasta el día fijado para el cierre del proceso.

Cada proponente deberá presentar única y exclusivamente una propuesta, la cual deberá comprender la totalidad del objeto del proceso de selección y ajustarse en todo a los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en el pliego de condiciones.

El proponente deberá allegar toda la documentación exigida en los mismos y en sus anexos o formatos debidamente diligenciados, en el mismo orden en que fueron solicitados.

Las enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las enmiendas no se considerarán válidas.

Por el hecho de presentar la propuesta, el proponente acepta las condiciones y especificaciones xxx Xxxxxx de Condiciones y de sus anexos o formatos, al igual que de cualquier modificación que realice EL ICETEX durante el proceso.

En la propuesta no se deben colocar, pegar, recortar o sobreponer elementos como propaganda, cintas, fotos o autoadhesivos que alteren o impidan conocer su información original.

Los Proponentes presentarán las propuestas en sobres cerrados que incluirán un original y dos (2) copias de la misma.

La información contenida en las copias de las propuestas, debe coincidir en su totalidad con el original de la propuesta.

En caso de presentarse alguna diferencia entre el original de la propuesta y las copias, prevalecerá la información consignada en el original, y entre éste último y las contenidas en los CD´ prevalecerá el texto impreso. Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras.

Los documentos deberán venir debidamente foliados en orden ascendente y en carpetas argolladas.

Todos los formatos que en el pliego de condiciones se indiquen deben estar diligenciados en su totalidad, pudiendo ser requeridos por EL ICETEX cuando se hayan omitido los que sirvan para verificar las condiciones del proponente o soporten el contenido de la propuesta, pero no cuando constituyan factores de escogencia, o se relacionen con la falta de capacidad para presentar la propuesta, o acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, casos en los cuales tales omisiones no podrán ser subsanadas.

Todas las propuestas deberán presentarse personalmente, no se aceptarán propuestas enviadas por correo ordinario o certificado, ni fax; la información contenida en las copias debe coincidir en su totalidad con el original de la propuesta y en caso de presentarse alguna diferencia prevalecerá la información consignada en el original. Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letra y números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras.

En acatamiento a la Ley 2ª de 1979 (Defensa del Idioma) y de su Decreto Reglamentario 2744 de 1980, todos los documentos de la propuesta, correspondencia y los documentos intercambiados entre los proponentes y EL ICETEX, deberán estar escritos en idioma castellano. No se aceptan en otro idioma.

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma castellano, deberán presentarse acompañados de la respectiva traducción, pero deberán presentarse consularizados o apostillados, según el caso. Los documentos expedidos en el extranjero deben estar sujetos a lo dispuesto en las normas legales vigentes del Código de Procedimiento Civil y/o Convenio de la Haya según el país de origen. El proponente que ofrezca personal con títulos académicos otorgados en el exterior, deberá acreditar o certificar en su propuesta que los mismos cumplen con la normatividad vigente y aplicable.

El valor de la propuesta económica debe presentarse en moneda legal colombiana para efectos de dar claridad en la comparación de las propuestas.

No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del contrato producto del mismo.

Los sobres deberán estar dirigidos de la siguiente manera, especificando en cada uno si es Original o Copia y contener la siguiente información, así:

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” – ICETEX-

Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014 Propuesta para contratar: (objeto).

Proponente: (Diligenciar el espacio).

Dirección, Ciudad, Teléfono, Fax, correo electrónico: (Diligenciar el espacio). Contenido Sobre: (original y/o copia).

5.2. EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Presentada la propuesta, y una vez finalizado el plazo previsto para su presentación, ésta es irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, el proponente no podrá retirar ni modificar los efectos ni el alcance de la propuesta, so pena de indemnizar los perjuicios que su revocación le cause a EL ICETEX, aparte de la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta, salvo por la causal de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.

La presentación de la propuesta por parte del proponente constituye evidencia de que estudió completamente las especificaciones, formularios y demás documentos que se le entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de EL ICETEX sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que ha aceptado que este pliego de condiciones es completo, compatible, entendible y adecuado para identificar el objeto del proceso de selección y del contrato que de la propuesta se derive; que ha aceptado los compromisos de confidencialidad y de integridad y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor, plazo y demás aspectos de su propuesta.

5.3. VIGENCIA Y ALCANCE DE LA PROPUESTA

Las propuestas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección o de sus prórrogas si las hubiere.

Durante este período el proponente no podrá retirar su propuesta ni modificar los términos o condiciones de la misma.

5.4. INFORMACIÓN INEXACTA

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 83 de la Constitución Política, EL ICETEX presume que toda la información que el proponente xxxxxxx a este proceso es veraz, y corresponde a la realidad.

En caso de que compruebe que la información suministrada o los documentos aportados no coinciden con la realidad o son contradictorios, será causal de rechazo. Las razones serán expuestas en el informe de evaluación.

El ICETEX podrá designar funcionarios con el fin de verificar la información que los proponentes han consignado en sus propuestas.

5.5. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Los proponentes deberán indicar en su propuesta cuáles de los documentos aportados son de carácter reservado e invocar la norma que ampare dicha reserva, para así dar cumplimiento a lo establecido a la Ley 57 de 1985. Si el proponente no hace pronunciamiento expreso amparado en la Ley se entenderá que toda la propuesta es pública. En todo caso, el ICETEX se reserva el derecho de revelar dicha información a sus funcionarios o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.

5.6. REGLAS DE SUBSANABILIDAD

En este proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal y por lo tanto, no se rechazará una propuesta por la ausencia de requisitos formales o por la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la propuesta, y que NO constituyan factores de escogencia. En estos casos se solicitará aclaración al proponente.

Los requisitos o documentos subsanables podrán ser solicitados por el ICETEX en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, y deberán ser subsanados dentro del plazo señalado por el ICETEX, en todo caso no se permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad jurídica para presentar la propuesta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, ni que se modifique, adicione o mejore el contenido o alcance de la propuesta.

Para efectos de subsanar la no presentación de alguno de los documentos exigidos, o precisar la información sobre los presentados, siempre que sean subsanables, el proponente tendrá el término que señale el ICETEX, contado a partir de la fecha de la comunicación enviada por el ICETEX vía correo electrónico o fax indicados en la propuesta, debiendo presentar dentro de aquel, debidamente subsanado, el documento solicitado, so pena que su incumplimiento genere el rechazo de la propuesta.

5.7. PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES

No se aceptarán propuestas alternativas ni parciales, en caso de que se presenten serán rechazadas.

5.8. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES

Serán por cuenta del PROPONENTE todos los gastos, impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales, en que incurra o deba incurrir para la presentación de la oferta, así como el valor de la prima de la garantía de seriedad de la misma y sus modificaciones.

5.9. DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA

5.9.1. Documentos de Contenido Jurídico

5.9.1.1. Carta de Presentación de la Propuesta

Deberá estar firmada por el representante legal del oferente (para personas jurídicas), por el representante en caso de consorcio o unión temporal, o por apoderado debidamente constituido, evento en el cual se debe anexar el original del poder autenticado donde se especifique si se otorga poder para presentar la oferta, o para participar en todo el proceso de selección y suscribir el contrato en caso de adjudicación. La carta de presentación se deberá diligenciar de conformidad con el formato anexo al pliego de condiciones. (Anexo No. 1).

La oferta será rechazada cuando el oferente no presente la carta o esta no se encuentre suscrita por la persona legalmente facultada para ello o por persona distinta a la autorizada.

Deberá adjuntarse la fotocopia del documento de identidad de quien suscribe la carta de presentación.

5.9.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal

El oferente debe allegar el Certificado de Existencia y Representación Legal o registro mercantil en caso de personas naturales expedidos por la Cámara de Comercio respectiva o del documento idóneo para ello en el cual se pueda verificar que su objeto social incluye actividades que estén relacionadas con el objeto del presente proceso de selección sobre organización y logística de eventos, con una fecha de expedición en ambos casos no mayor a un (1) mes, a la fecha de presentación de la propuesta.

El oferente deberá acreditar que la duración de su empresa o sociedad no es inferior al plazo ofrecido para la ejecución del contrato y un (1) año más, contado a partir de la firma del contrato. El no cumplimiento de este requisito será causal de rechazo de la propuesta.

Cuando el Representante Legal del proponente tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice previamente al Representante Legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y para actuar en los demás actos del proceso de selección y requeridos para la contratación, en el caso de resultar adjudicado. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán presentar este documento, en caso de tener limitación estatutaria.

Cuando la fecha de expedición de los certificados expedidos por la Cámara de Comercio no se encuentre dentro de la requerida o no se anexe la correspondiente autorización de la Junta Directiva del proponente, el ICETEX solicitará el respectivo documento o las aclaraciones que se consideren pertinentes. La autorización de la Junta fechada con posterioridad al cierre del plazo para la presentación de las propuestas será causal de rechazo.

En ofertas conjuntas, cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, deberá aportar dicho certificado y la autorización de la Junta Directiva respectiva si así se requiere.

5.9.1.3. Documento de Conformación del Consorcio o Unión Temporal

Si la oferta es presentada por un Consorcio o Unión Temporal, se debe anexar el documento suscrito por sus integrantes, en el cual se demuestre el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley.

El documento de conformación del consorcio o unión temporal deberá contener la siguiente información:

 Indicar en forma expresa si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal y en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del ICETEX.

 Designar para todos los efectos el representante del Consorcio o la Unión Temporal.

 Señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre los miembros del Consorcio o la Unión Temporal y en este último caso sus respectivas responsabilidades.

 Señalar la duración del Consorcio o la Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior a la duración del contrato y un año más.

 Adjuntar a la propuesta el certificado de existencia y representación legal, atendiendo lo exigido para estos documentos en el presente pliego de condiciones.

En atención a lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el documento de constitución, para efectos del pago, en relación con la facturación deben manifestar:

 Si la facturación la van a efectuar, en representación del consorcio o la unión temporal, uno de sus integrantes, caso en el cual debe informar el NIT de quien factura.

 Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del Consorcio o la Unión Temporal, caso en el cual deben informar el NIT de cada uno de ellos y la participación de cada uno en el valor del contrato.

 Si la facturación la va a realizar el Consorcio o Unión Temporal con su propio NIT, caso en el cual se deberá indicar.

 Además se debe señalar el porcentaje en el valor del contrato que corresponda a cada uno de los integrantes, el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.

El documento de conformación de consorcio y/o unión temporal deberá contener todas sus modificaciones y/o adiciones realizadas a la fecha de cierre del proceso. Una vez presentada la propuesta, el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal no podrá ser adicionado o modificado, sin previa autorización expresa de la Entidad.

El Consorcio o la Unión Temporal que no presente el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal incurrirá en causal de rechazo; Si lo presenta, pero existen dudas sobre su contenido, el ICETEX podrá solicitar aclaración sobre los términos consignados en el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal.

5.9.1.4. Cumplimiento del pago de aportes xx xxx en seguridad social

De conformidad con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por la Ley 828 de 2003, el oferente, deberá allegar certificación expedida por el revisor fiscal, si lo tuviere o a falta de este por su representante legal, en la que se acredite el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus empleados cuando a ello hubiere lugar.

La certificación debe acreditar el pago de dichos aportes durante los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre para la presentación de las propuestas.

Para el caso de los consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá aportar dicho certificado.

El oferente que no se encuentre al día en el pago de dichos aportes incurrirá en causal de rechazo; la no presentación o presentación incompleta de dicho documento será subsanable.

5.9.1.5. Responsabilidad Fiscal

El oferente que participe en el presente proceso de selección no debe estar incluido en el último boletín de responsabilidades fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación. En los casos de consorcios o uniones temporales, ninguno de sus miembros deberá estar incluido en el citado boletín.

El oferente que se encuentre incluido en el boletín de responsabilidades fiscales incurrirá en causal de rechazo.

5.9.1.6. Responsabilidad Disciplinaria

Certificado de antecedentes disciplinarios del Representante Legal del proponente, vigente en la fecha de presentación de la propuesta, expedido por la Procuraduría General de la Nación. Para las propuestas conjuntas todos y cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán presentar este documento.

5.9.1.7. Registro Único Tributario

Los oferentes deberán presentar el Registro Único Tributario (RUT), expedido por la DIAN.

En ofertas conjuntas, cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, deberá aportar dicho documento.

El oferente que no esté inscrito en el RUT incurrirá en causal de rechazo. La no presentación de la certificación, será subsanable.

5.9.1.8. Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública

Los oferentes deberán presentar el Formato de Hoja de Vida de la Función Pública, ya sea para persona natural o jurídica, debidamente diligenciado y firmado por el representante legal.

Este formato podrá ser consultado y se podrá acceder al mismo a través de la página web: xxx.xxxx.xxx.xx

5.9.1.9. Certificación bancaria

Los oferentes deberán presentar certificación bancaria en donde se establezca la cuenta bancaria activa en donde en caso de ser adjudicatario del proceso de selección, se realicen la transferencia de recursos, de acuerdo al valor y forma de pago establecidos en el respectivo contrato.

5.9.1.10.Garantía de seriedad de la propuesta

El oferente para presentar su propuesta deberá constituir en favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX”- ICETEX-

NIT. 899.999.035-7, en FORMATO ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS con una compañía de seguros o entidad bancaria establecida en el país, y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera, GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA por un valor asegurado correspondiente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial, con vigencia de por lo menos TRES (3) MESES contados a partir del cierre del plazo para la presentación de las propuestas.

Este documento deberá presentarse en original. En caso de prórroga del cierre del presente proceso de selección, esta garantía deberá constituirse a partir de la nueva fecha de cierre.

El ICETEX se reserva el derecho de solicitar la ampliación del término de vigencia o el incremento del valor asegurado de la póliza de seriedad de la oferta o cualquier otra modificación en la medida en que ello sea necesario.

La garantía debe tomarse de conformidad con el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Superintendencia Financiera y la Cámara de Comercio respectiva.

Cuando la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, la garantía deberá ser tomada a nombre de todos y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal con su respectivo NIT, indicando en el cuerpo de la póliza, el nombre del consorcio o unión temporal, tal y como aparece en el documento de conformación.

De presentarse errores o inconsistencias en el nombre del beneficiario, tomador, vigencia, monto asegurado, formato, o cuando no se refiera a la presente Invitación por Lista Corta, faltare la firma de la aseguradora o el tomador, cuando se presente en fotocopia o no se allegaren las condiciones generales, el ICETEX podrá solicitar las correcciones o aclaraciones del caso.

Si el oferente no presenta la Garantía de Seriedad de la Propuesta será motivo de rechazo.

La garantía de seriedad de la propuesta de los oferentes que no resultaren favorecidos, será devuelta dentro de los diez (10) días siguientes al perfeccionamiento del contrato que resulte del presente proceso de selección.

Al oferente se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta cuando:

 Solicite el retiro de su propuesta después del cierre del proceso de selección, salvo en caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.

 Si el proponente a quien se le adjudique el contrato no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en este pliego de condiciones o en su propuesta.

 Si el proponente a quien se le adjudique el contrato no suscribiere el contrato, o no cumple con los requisitos para la ejecución del contrato dentro de los términos señalados por la entidad, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados.

Todo lo anterior, sin menoscabo de las acciones conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados.

En estos eventos, el ICETEX podrá adjudicar el contrato al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea favorable para la entidad, para lo cual expedirá una resolución motivada.

5.9.2. REQUISITOS DE ORDEN FINANCIERO

5.9.2.1. Estados Financieros Básicos (Anexo No. 7)

El proponente deberá presentar los estados financieros básicos a diciembre 31 de 2012 y a diciembre 31 de 2013; estos deben estar debidamente certificados y dictaminados, e incluirse sus respectivas notas.

Los estados financieros básicos son el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de flujo de efectivo. Los Balances deberán venir debidamente clasificados (Activo y Pasivo Corriente, a largo plazo, y Fijo y Patrimonio) y los Estados de Resultados (Ingresos Operacionales, no Operacionales, Costos, Gastos Operacionales y no operacionales, Utilidades y provisiones de Impuestos) según sus estructuras. Así mismo, deberán presentarse debidamente firmados por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, en caso de que lo hubiere.

En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos de la elaboración de alguno de los estados financieros básicos, deberán adjuntar copia de la norma que los ampara para tal situación.

5.9.2.2. Tarjetas Profesionales

Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida, por ambas caras, de la(s) tarjeta(s) profesional(es), de quien(es) firma(n) los estados financieros (Xxxxxxxx y/o Revisor Fiscal).

5.9.2.3. Certificados de Antecedentes Disciplinarios

Junto con la propuesta se debe presentar fotocopia nítida de los respectivos certificados de antecedentes disciplinarios, expedidos por la Junta Central de Contadores con una vigencia no mayor a tres (3) meses, del contador y/o Revisor Fiscal.

5.9.2.4. Certificación de los Estados Financieros

De conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, se debe anexar certificación de los estados financieros, la cual consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

5.9.2.5. Dictamen a los Estados Financieros

Los Estados Financieros a diciembre de 2012 y 2013, deben presentarse dictaminados por el revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado (Ley 222/95, artículo 38). Los contadores que firmen, certifiquen o dictaminen los Estados Financieros, deben anexar la certificación de vigencia y antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores (Ley 43/90 y Resolución 074/02 de la Junta Central de Contadores).

En el evento que los proponentes se encuentren exentos o excluidos del dictamen a los estados financieros, deberán adjuntar la norma que los ampara para tal situación.

5.9.2.6. Declaración Tributaria del Impuesto xx Xxxxx y Complementarios

El proponente que esté obligado a ello, deberá presentar la declaración tributaria del impuesto xx xxxxx del año 2012, para lo cual se mantendrá la respectiva reserva.

5.9.2.7. Otros Aspectos Financieros

En propuestas conjuntas (consorcios o uniones temporales), cada uno de sus integrantes debe aportar en forma individual cada uno de los documentos financieros requeridos.

Los estados financieros deben conservar uniformidad en el registro de las operaciones, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad (Decreto 2650/93 artículo 3º).

El ICETEX podrá realizar los cruces de información con las entidades encargadas del control jurídico y/o financiero de los proponentes. Si existieren inconsistencias entre los documentos que soportan la propuesta y las verificaciones realizadas, la propuesta será rechazada.

El proponente que presente la documentación de carácter financiero de forma incompleta, será requerido para que la entregue. Si no lo hace, o si los documentos aportados no cumplen con los requisitos exigidos, la propuesta será rechazada.

La verificación de los requisitos financieros se realizará una vez revisado el cumplimiento de la presentación de todos los documentos financieros requeridos. Se estudiarán y analizarán los requisitos financieros y documentos financieros exigidos en este Pliego de Condiciones, verificando su estricto cumplimiento.

5.9.2.8. Parámetros Financieros Exigidos

El proponente deberá acreditar los siguientes indicadores financieros: una razón corriente igual o mayor a una

(1) vez, un capital de trabajo igual o superior al 20% del valor total del presupuesto oficial, un nivel de endeudamiento total máximo del 75% y rentabilidad del patrimonio con resultado positivo. Los anteriores indicadores financieros deben cumplirse con corte Diciembre 31 de 2013.

En el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, para la verificación de sus indicadores financieros se consolidarán los estados financieros, ponderando de acuerdo con el porcentaje de participación de cada integrante previamente establecido en el documento del Consorcio o de la Unión Temporal, con los cuales se determinarán los factores de verificación y se ubicarán en el rango respectivo.

Para verificar los indicadores financieros estipulados, se utilizarán las siguientes fórmulas:

 Para verificar la liquidez del proponente se aplicará la siguiente fórmula: RAZÓN CORRIENTE: ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE.

 Para verificar el capital de trabajo se aplicará la siguiente fórmula: CAPITAL DE TRABAJO: ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

 Para verificar el nivel de endeudamiento se aplicará la siguiente fórmula: NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: (PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL) X 100

 Para verificar la rentabilidad del patrimonio se aplicará la siguiente fórmula: RENTABILIDAD = UTILIDAD NETA / PATRIMONIO

5.9.3. REQUISITOS DE ORDEN TÉCNICO

5.9.3.1. Propuesta técnica

El oferente deberá presentar oferta técnica de acuerdo a las exigencias establecidas en los Capítulos IV y V del presente pliego de condiciones.

5.9.3.2. Certificaciones de experiencia específica

El proponente deberá acreditar con las certificaciones respectivas, la experiencia mínima establecida en el numeral 3.3.1. del presente pliego de condiciones.

Para ser tenidas en cuenta dichas certificaciones, deberán contener como mínimo el nombre de la entidad contratante, el contratista, el objeto, el valor, el plazo y el cumplimiento satisfactorio del contrato (calificaciones de excelente, bueno o recibido a satisfacción o expresiones similares). La certificación debe contener el nombre, el cargo, la dirección y el teléfono de quien las expida.

En caso de certificaciones de contratos ejecutados como integrante de una unión temporal o consorcio, se deberá discriminar el porcentaje de participación del proponente en el mismo.

En todo caso, el proponente podrá presentar en la propuesta, documentos como contratos, actas de recibo a satisfacción, actas de terminación o de liquidación, en los cuales se pueda inferir la información requerida por la Entidad, para efectos de la verificación de la experiencia mínima requerida en este pliego de condiciones.

Para tal efecto el proponente deberá diligenciar el Anexo No. 7 - Relación de Experiencia del Proponente.

En caso de propuestas presentadas por consorcios y/o uniones temporales, para la verificación de la experiencia específica, se tendrán en cuenta las certificaciones sin importar que integrante la acredite, las cuales deben cumplir en conjunto con lo requerido en el presente numeral.

En caso de discrepancia entre la información contenida en las certificaciones de cumplimiento y en el Anexo No. 7 - Relación de Experiencia del Proponente, prevalecerá la consignada en las certificaciones aportadas en la propuesta.

La entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre esta información y lo establecido por la entidad contratante, el proponente incurrirá en - causal de rechazo.

El oferente que no acredite la experiencia y el cumplimiento mínimo requerido en las certificaciones, incurrirá en causal de rechazo, siempre y cuando el proponente no haya subsanado lo requerido por la Entidad, dentro del plazo dado para el efecto.

5.9.4. REQUISITOS DE ORDEN ECONÓMICO

El Proponente, deberá presentar su propuesta económica, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas establecidas en el presente documento.

La propuesta económica debe expresarse en porcentaje (%) de comisión a cobrar por la prestación de servicios de logística en la organización de eventos, para lo cual el Proponente deberá diligenciar en su totalidad el Anexo No. 8 - Propuesta Económica, so pena de rechazo.

Para que sea válida la corrección, las tachaduras, borrones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del proponente. En caso contrario, se tomará como valido el texto original. Las enmendaduras de precios que aparezcan en la propuesta, deberán confirmarse con nota al margen y firma del Proponente.

Si existiere discrepancia entre cifras y textos, se dará prelación a los textos.

Cualquier modificación que implique afectar el valor del contrato se realizará de ser viable, legal y contractualmente, previa disponibilidad presupuestal.

El valor del presente contrato comprende todos los costos directos e indirectos derivados de su ejecución; incluye entre otros los gastos directos e indirectos, de administración, impuestos a cargo del contratista, las deducciones a que haya lugar y en general, todo costo en que incurra el contratista para la ejecución del objeto del contrato; por consiguiente, el ICETEX no reconocerá valor alguno por reajustes efectuados por el contratista por concepto de costos, gastos, actividades adicionales que aquel requiera para ejecutar el contrato y que fueron previsibles al momento de presentación de su oferta. Se entenderá que todos los impuestos y deducciones generales del contrato corren por cuenta del contratista.

El porcentaje de comisión por realizar la logística de los eventos que debe realizar la Entidad debe incluir el IVA. Si el proponente por alguna circunstancia legal no es responsable del IVA, así deberá determinarlo explícitamente en su propuesta económica.

El ICETEX no reconocerá ningún reajuste de precios durante la vigencia del contrato. Los errores y omisiones de estos precios, serán responsabilidad exclusiva del Proponente.

El Proponente que no presente oferta económica y no indique el porcentaje de comisión por realizar la logística de los eventos requeridos por la Entidad de acuerdo al Anexo 8 - Propuesta Económica, incurrirá en causal de rechazo.

El Proponente adjudicado pagará todos los impuestos, derechos, tasas y similares que se deriven del Contrato y por lo tanto, la omisión en el pago será de su absoluta responsabilidad.

5.9.4.1. Validez de la propuesta económica

Tres (3) meses contados a partir de la fecha de cierre del plazo para la presentación de las propuestas y la apertura de las mismas, incluidas las prórrogas si las hubiere.

5.10. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

Serán causales de rechazo de las propuestas, las siguientes:

a) No adjuntar la carta de presentación de la propuesta, o la presentación de la carta sin firma, o firmada por persona distinta al Representante Legal del Proponente o a quien estatutariamente tenga la facultad de comprometer al Proponente.

b) Presentación de varias propuestas por el mismo Proponente, por si o por interpuesta persona (en Consorcio, Unión Temporal o individualmente).

c) La no acreditación por las personas jurídicas Proponentes que su objeto social le permite desarrollar el objeto del Proceso de Selección o que el término de duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más. En caso de Consorcio o Unión Temporal, la no acreditación por lo menos de uno de sus integrantes, de que su objeto social les permite desarrollar el objeto del Proceso de Selección o que el término de duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más.

d) La limitación de facultades del Representante Legal para presentar propuesta y suscribir el contrato.

e) Encontrarse el Proponente incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de que trata el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y Manual de Contratación de ICETEX.

f) La no conformación del Consorcio o Unión Temporal con anterioridad a la presentación de la propuesta o la no presentación del documento que acredite su conformación. También constituye causal de rechazo no expresar en el documento de conformación del Consorcio o de Unión Temporal que su término de duración o el de sus integrantes no será inferior a la vigencia del contrato y un año (1) año más.

g) No señalar las reglas básicas que regulen las relaciones de los consorciados o unidos temporalmente, o no fijar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes o no designar representante del Consorcio o Unión Temporal o la extralimitación de funciones de este en los términos de este Pliego de Condiciones.

h) Cuando la persona natural o jurídica Proponente o al menos un integrante del Consorcio o la Unión Temporal no acrediten estar debidamente facultados para ejercer actividades similares a las del objeto a contratar en la Cámara de Comercio o en el documento idóneo para ello, o cuando la fecha de expedición del certificado respectivo sea superior a treinta (30) días y no se haya subsanado el documento a pesar del requerimiento que en tal sentido haga ICETEX, o si en el aportado no consta que la persona natural o jurídica se constituyó con anticipación a la fecha de la presentación de la propuesta o no consta que su vigencia es igual a la duración del contrato y un año (1) año más.

i) Cuando el Proponente o su Representante Legal en caso de personas jurídicas, o cualquier integrante de Consorcios o Uniones Temporales o su Representante Legal se encuentren reportados en el boletín de responsables fiscales.

j) No acreditar la debida constitución de apoderado en Colombia y la suficiencia de las facultades a él otorgadas por parte de las Sociedades Extranjeras Proponentes, de acuerdo con lo exigido en el pliego o cuando el término de duración de sus facultades no abarca hasta la constitución de la sucursal en Colombia.

k) La no presentación del poder, cuando la propuesta sea presentada a través de apoderado.

l) Los Proponentes que no estén inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), al momento de presentar la propuesta.

m) Cuando no se presente la propuesta económica o no se indique claramente el porcentaje de comisión por realizar la logística de los eventos requeridos en el presente proceso de selección.

n) Cuando no presente propuesta técnica o no cumpla con todas las especificaciones técnicas mínimas establecidas en el Pliego de Condiciones.

o) Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para el cierre del proceso o haya sido enviada por correo ordinario o certificado, correo electrónico o fax, o entregada en oficina o dependencia diferente a la indicada en el Pliego de Condiciones.

p) Cuando se presente la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad que represente un condicionamiento de la propuesta para la adjudicación del Proceso de Selección.

q) Cuando el Proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución o liquidación de sociedades.

r) Cuando la propuesta no cumpla con los indicadores financieros mínimos establecidos en el presente Pliego de Condiciones.

s) Cuando no presente los estados financieros debidamente certificados y dictaminados dentro del término señalado por ICETEX a pesar de haber sido requerido por ella, o cuando el dictamen sea negativo o cuando se hayan presentado con salvedades que tengan relación o incidencia respecto de la propuesta presentada de conformidad con lo estipulado en la Ley 222 de 1995.

t) Cuando no se presente la Garantía de Seriedad de la Propuesta, o no se presente el certificado de modificación de la misma, pese al requerimiento de ICETEX o presentarlo extemporáneamente.

u) Cuando se compruebe que la información suministrada por el Proponente o los documentos allegados no coincidan con la realidad o sean contradictorios en los aspectos jurídicos, financieros, económicos o técnicos.

v) El no encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales al momento del cierre del presente Proceso de Selección.

w) Cuando el Proponente no aporte a pesar del requerimiento los certificados de antecedentes disciplinarios vigentes de las personas allí indicadas, en donde conste que no hayan sido sancionados.

x) Cuando no se presenten las certificaciones que acrediten la experiencia del Proponente, exigida como requisito de verificación o habilitante en el Presente Xxxxxx a pesar de habérsele requerido o no se demuestre la experiencia exigida.

y) Cuando el Proponente habiendo sido requerido por el ICETEX no xxxxxxx los documentos, información o aclaraciones solicitadas, sin las cuales no sea posible valorar objetivamente y en condiciones de igualdad las propuestas. En ningún caso podrá subsanarse la falta de capacidad para presentar la propuesta, los criterios de calificación establecidos, ni acreditarse circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

z) Cuando se presenten propuestas parciales o alternativas.

aa) Cuando se compruebe confabulación entre un Proponente y funcionarios de ICETEX y/o con otros Proponentes para influir en la evaluación de las propuestas y/o en la decisión de adjudicación que tome la administración.

bb) Cuando se compruebe que al Proponente o a uno de los integrantes de las diversas formas de asociación que presente propuesta se le declaró la caducidad administrativa de algún contrato celebrado con anterioridad, mediante acto administrativo en firme, durante los últimos cinco (5) años, contados a partir de la presentación de la propuesta.

cc) Cuando se compruebe que un Proponente ejerció alguna influencia sobre el proceso de evaluación de las propuestas o sobre la decisión de adjudicación de ICETEX.

dd) Cuando el ICETEX establezca por cualquier medio que el Proponente se encuentra incluido en listas de control para el lavado de activos y financiación del terrorismo, acorde con las políticas aprobadas por la Junta Directiva.

CAPITULO VI

6. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

6.1. COMITÉ EVALUADOR Y PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN

De conformidad con lo señalado en el Artículo 19 del Acuerdo No. 030 del 17 de septiembre de 2013 - Manual de Contratación del ICETEX, las propuestas serán evaluadas por un Comité evaluador, quienes analizarán las propuestas con arreglo a los principios señalados en el Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia y los criterios establecidos en el presente pliego de condiciones.

El Comité Evaluador podrá solicitar a cada proponente las aclaraciones que considere necesarias. Las aclaraciones que rinda el proponente no podrán modificar la propuesta presentada.

El Comité deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones serán tomadas de manera unánime, y constarán en un acta que deberá ser aprobada al finalizar la sesión correspondiente.

El Comité Evaluador presentará a la Secretaría General el informe de evaluación de los aspectos jurídicos, financieros, técnicos y económicos de las propuestas presentadas, el cual será publicado en la página web del ICETEX xxx.xxxxxx.xxx.xx, por un término de un (1) día hábil, de acuerdo con las fechas señaladas en el cronograma del presente proceso de selección (ver Anexo No. 6), para que los oferentes, durante dicho término, presenten sus observaciones por escrito en la Secretaría General del ICETEX, ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x, xx xx Xxxxxx xx Xxxxxx X.X.

El ICETEX expedirá el informe final, que incluirá un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas a las propuestas y las respuestas a ellas y la decisión sobre la adjudicación o no del proceso de selección.

6.2. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS HABILITANTES

Esta verificación tiene por objeto estudiar, analizar y comprobar que los oferentes cumplan con los requisitos mínimos de participación establecidos en los Capítulos III y IV, así como con la presentación de los documentos de orden legal, financiero y técnico establecidos en el Capítulo V del presente pliego de condiciones.

Esta verificación no tendrá puntaje pues se trata de requisitos de participación que habilitan o descalifican las propuestas.

Todos y cada uno de los documentos exigidos en este pliego de condiciones son obligatorios para los proponentes y para cada una de las firmas que conforman la Unión Temporal o el Consorcio, en caso de propuestas conjuntas.

Serán hábiles las propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros mínimos de participación señalados en los Capítulos III, IV y Anexo No. 1 con la presentación de los documentos señalados en el Capítulo V de este pliego de condiciones y adendas, si las hubiere.

6.3. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Una vez el Comité Evaluador verifique el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros habilitantes procederá a la evaluación de las propuestas que cumplan con la totalidad de exigencias establecidas en el presente pliego de condiciones y asignará el puntaje que corresponda a cada propuesta habilitada, de acuerdo con lo señalado en el presente numeral y de acuerdo con la siguiente ponderación:

Criterios de Evaluación	Puntuación
6.3.1. EVALUACIÓN TÉCNICA	500 Puntos
6.3.1.1. Experiencia Específica	300 Puntos
6.3.1.2. Norma Técnica Xxxxxxxxx	000 Puntos
6.3.1.3. Personal Bilingüe	40 Puntos
6.3.1.4. Presencia en otras ciudades	60 Puntos
6.3.2. PROPUESTA ECONÓMICA	400 Puntos
6.3.3. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL	100 Puntos
PUNTAJE TOTAL	1000Puntos

6.3.1. EVALUACIÓN TÉCNICA – 500 PUNTOS

La evaluación técnica de las ofertas se hará sobre la base de 500 puntos, para lo cual se evaluará la experiencia específica que acredite el proponente de acuerdo a lo establecido en el numeral 3.3.1. de este pliego de condiciones, y la calidad del servicio a través de la acreditación de normas técnicas sectoriales, ofrecimiento de personal bilingüe y presencia del proponente en ciudades diferentes a las mínimas establecidas en el numeral 3.3.3. xxx xxxxxx de condiciones.

6.3.1.1. EXPERIENCIA ESPECÍFICA – 300 PUNTOS

Este factor de evaluación otorga puntaje a aquellos proponentes que demuestren experiencia específica en contratos relacionados con organización y logística de eventos en entidades públicas o privadas, adicional a la mínima establecida en los numerales 3.3.1. y 5.9.3.2 de este pliego de condiciones, para lo cual se tendrán en cuenta las mismas certificaciones de experiencia presentadas para acreditar la experiencia general tal y como lo establecen los citados numerales, igualmente el proponente deberá presentar debidamente diligenciado el Anexo No. 7 – Relación de Experiencia del Proponente.

Para el otorgamiento de puntaje, se tomarán los valores certificados de los contratos presentados para acreditar la experiencia mínima establecida en este pliego de condiciones, cuyo objeto tenga relación con relacionados con organización y logística de eventos en entidades públicas o privadas, los cuales serán sumados para totalizar el valor de las certificaciones de experiencia específica.

Dicho valor que supere el mínimo establecido en el numeral 3.3.1 de este pliego de condiciones ($476.500.000,oo) se le otorgará puntaje de acuerdo con la siguiente escala:

Valores certificaciones de experiencia específica que superen el mínimo establecido en el numeral 3.3.1 (Contratos relacionados con organización y logística de eventos en entidades públicas o privadas)	Puntuación
De $ 0 a $10.000.000 adicional al mínimo establecido	50 Puntos
Mayor a $10.000.000 y hasta $20.000.000 adicional al mínimo establecido	75 Puntos
Mayor a $ 20.000.000 y hasta $30.000.000 adicional al mínimo establecido	150 Puntos
Mayor a $30.000.000 y hasta $50.000.000 adicional al mínimo establecido	200 Puntos
Mayor a $50.000.000 adicional al mínimo establecido	300 Puntos

Para ser tenidas en cuenta en el otorgamiento de puntaje, las certificaciones de experiencia específica aportadas deben contener por lo menos la información establecida en los numerales 3.3.1 y 5.9.3.2. de este pliego de condiciones y señalar específicamente que el objeto de los contratos tienen relación con organización y logística de eventos en entidades públicas o privadas. Esta información también podrá ser acreditada a través de copias de contratos, actas de recibo a satisfacción o actas de liquidación de los respectivos contratos.

En caso de certificaciones de contratos ejecutados como integrante de una unión temporal o consorcio, se deberá discriminar el porcentaje de participación del proponente en el mismo, caso en el cual para el otorgamiento de puntaje se ponderará el valor del contrato de manera proporcional al porcentaje de participación del proponente en la unión temporal o consorcio.

La entidad durante la etapa de evaluación de las propuestas, se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los proponentes con el diligenciamiento del Anexo No. 8, para lo cual podrá requerir al proponente la presentación de documentos tales como certificaciones, copias de contratos, actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación u otros que permitan constatar la información suministrada.

6.3.1.2. CERTIFICACIÓN NORMA TÉCNICA SECTORIAL – OPC 001 - 100 puntos

Para el otorgamiento de xxxxxxx, el proponente deberá demostrar que la persona jurídica y/o natural tiene la certificación de normas técnicas sectoriales NTS – OPC 001. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, para el otorgamiento de puntaje, este requisito deberá ser acreditado como mínimo por uno de los integrantes que conforman el Consorcio o Unión Temporal.

Si no se cumple con la totalidad de esta exigencia el puntaje será cero (0).

6.3.1.3. DISPONIBILIDAD PERSONAL BILINGÜE - 40 PUNTOS

Para el otorgamiento de xxxxxxx, el proponente deberá ofrecer a través de una manifestación expresa de su representante legal, que dispondrá de por lo menos dos (2) personas que sean bilingüe (español – inglés), para atender cualquier necesidad, en caso de que el evento así lo requiera, sin costo adicional para el ICETEX.

Si no se cumple con la totalidad de esta exigencia el puntaje será cero (0).

6.3.1.4. PRESENCIA EN OTRAS CIUDADES - 60 PUNTOS

Para el otorgamiento de puntaje, el proponente deberá acreditar que cuenta con sedes o sucursales o agencias o convenios o alianzas con empresas con presencia en ciudades del país distintas a las establecidas como requisito habilitante mínimo en el numeral 3.3.3. xxx xxxxxx de condiciones, a través del certificado de existencia y representación de la Cámara de Comercio respectiva; o certificar la existencia de convenios o alianzas con otras Entidades o Empresas que tengan presencia en las ciudades distintas a las establecidas como requisito habilitante. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, para el otorgamiento de puntaje esta condición deberá ser acreditada como mínimo por uno de los integrantes que conforman el Consorcio o Unión Temporal.

Si no se cumple con la totalidad de esta exigencia el puntaje será cero (0).

6.3.2. PROPUESTA ECONÓMICA - 400 puntos

En este criterio, se busca obtener un beneficio económico para el Instituto, teniendo en cuenta que para el mismo es primordial utilizar sus recursos de manera eficiente, en orden a cubrir todas sus obligaciones y requerimientos con el presupuesto asignado a la entidad, en tal sentido se otorgará el mayor puntaje al proponente que ofrezca el menor porcentaje de administración o intermediación para la prestación de servicios de logística de los eventos que requiera la Entidad.

La propuesta debe presentarse en medio escrito con los respectivos porcentajes de administración. El oferente deberá ajustar máximo dos decimales (0.0%) los porcentajes ofertados.

Los proponentes no pueden ofertar por valor cobrado por logística prestada (administración o intermediación para la prestación de servicios de logística de los eventos que requiera la Entidad) un porcentaje inferior al siete por ciento (7.00%) ni superior al catorce por ciento (14.00%). Dicho rango se ha establecido a partir del estudio xx xxxxxxx que ha realizado el ICETEX, como soporte del estudio previo que sustenta este proceso de contratación. Será causal de rechazo de las propuestas, ofertar un porcentaje de administración que no se encuentre dentro del rango establecido anteriormente.

Para el otorgamiento del puntaje se establecerán los siguientes criterios:

El proponente que ofrezca el menor porcentaje de administración o intermediación para la realización del objeto a contratar de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en este pliego de condiciones, obtendrá el mayor puntaje, es decir 400 puntos.

Los demás proponentes se evaluarán proporcionalmente de acuerdo a la siguiente fórmula: Menor porcentaje de administración por logística

-------------------------------------------------------------------------- X 400 = Puntaje de calificación

Porcentaje de administración por logística a evaluar

Para la evaluación de este factor, se tendrá en cuenta el porcentaje de administración por logística ofertado en el Anexo No. 8 – PROPUESTA ECONÓMICA de las propuestas habilitadas.

Será causal de rechazo no diligenciar todos los ítems del Anexo No. 8.

6.3.3. EVALUACIÓN APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL – 100 PUNTOS

En los términos de la ley 816 de 2003 “por medio de la cual se apoya a la Industria Nacional a través de la Contratación Pública”, el ICETEX asignará el siguiente puntaje:

FACTOR

PUNTAJE

1. Proponente que oferte servicios con el 100% de personal nacional

100

2. Proponente que oferte servicios con personal nacional y extranjero

3. Proponente que oferte servicios con personal extranjero

Para la evaluación del apoyo a la industria nacional, ley 816 de 2003, el proponente deberá presentar debidamente diligenciada y suscrita bajo la gravedad del juramento por el Representante Legal, una manifestación expresa de apoyo a la industria nacional, estableciendo el porcentaje que ofrece de personal de origen nacional o extranjero, de acuerdo al modelo establecido en el Anexo No. 10 - CERTIFICACIÓN APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003) de este pliego de condiciones.

6.3.4. CALIFICACIÓN TOTAL

La calificación total obtenida por cada uno de los Proponentes, será el resultado de la sumatoria de las calificaciones parciales en cada uno de los aspectos calificados es decir, la suma del puntaje obtenido por capacidad técnica, evaluación económica y apoyo a la industria nacional.

6.3.5. PUNTAJE MÍNIMO DE ADJUDICACIÓN

El puntaje mínimo que debe obtener un proponente para ser objeto de adjudicación de esta Invitación por Lista Corta es de Seiscientos (600) PUNTOS.

6.3.6. CRITERIOS DE DESEMPATE

Una vez concluido el proceso de verificación y de evaluación y cumplidos todos los requisitos xx xxx, se procederá a la adjudicación del proceso de selección a las propuestas que haya obtenido el mayor puntaje.

Se entenderá que hay empate entre dos propuestas y proponentes, cuando hayan obtenido igual xxxxxxx. En el caso de empate entre los proponentes habilitados, la adjudicación se resolverá en el siguiente orden:

 Xx proponente que haya acreditado mayor xxxxxxx en la evaluación técnica.

 Xx proponente que haya acreditado mayor xxxxxxx en la evaluación económica.

 Si subsiste el empate, se seleccionará el proponente que acredite que su origen es nacional.

 Si continua el empate se dirimirá mediante sorteo por el sistema de balotas que se realizará en el lugar que designe la Entidad en la ciudad de Bogotá.

CAPÍTULO VII

7. ANÁLISIS DE RIESGOS

ha identificado principalmente los siguientes:

Teniendo en cuenta el objeto a contratar, sus características y especificaciones técnicas, la Entidad al efectuar un análisis de los riesgos previsibles que puedan llegar a afectar el equilibrio económico del contrato,

ITEM

DESCRIPCION

(tipificación)

JUSTIFICACION (SOPORTE)

PORCENTAJE DE

ESTIMACIÓN

ASIGNACION

RIESGOS FINANCIEROS

Por variación abrupta de los precios xx xxxxxxx, por pérdida significativa de clientes, por pérdida de proveedores, por variación ostensible de las tasas representativas xxx xxxxxxx de divisas extranjeras

100%

Contratista

RIESGOS OPERATIVOS

Por falla en la cadena de bienes, contratación del personal y de recursos logísticos que afecte el desarrollo del contrato

100%

Contratista

RIESGO POR INSUFICIENCIA DE RECURSOS

Por dificultades de transporte, ausencia de personal o medios logísticos y tecnológicos, o carencia de calidad en el servicio contratado que causen perjuicios a la Entidad y lleven a afectar la ecuación contractual.

100%

Contratista

RIESGOS POR DESCONOCIMIENTO DE LA LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA DE LOS SITIOS A LOS CUALES DEBE PRESTARSE EL SERVICIO

Por costos adicionales, demoras, insuficiencia de recursos técnicos y humanos, y demás contingencias que se puedan presentar y que por conocimiento insuficiente de las zonas en donde se desarrollará el contrato, que se pudieron mitigar, logrando que afecte de manera importante la ejecución

del contrato

100%

Contratista

ITEM

DESCRIPCION

(tipificación)

JUSTIFICACION (SOPORTE)

PORCENTAJE DE ESTIMACIÓN

ASIGNACION

RIESGOS POR OBLIGACIONES LABORALES DEL PERSONAL QUE PRESTARÁ EL SERVICIO

Por la xxxx e incumplimiento en la cancelación de los salarios y prestaciones sociales del personal al servicio del contratista

100%

Contratista

RIESGOS FORTUITOS

Por catástrofes naturales, por incendio, por condiciones ambientales, inundaciones y terremotos y demás eventos naturales que afecten la ejecución del contrato

50%

Contratante Contratista

CAPÍTULO VIII

8. ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO

8.1. TIPO DE CONTRATO

Contrato de prestación de servicios profesionales.

8.2. OBJETO DEL CONTRATO

8.3. VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato será hasta la suma de $476.500.000, como monto total agotable a medida que se requieran la realización de los eventos o reuniones, de los cuales $300.000.000 corresponden al presupuesto asignado para ello a la Secretaría General, y $176.500.000 destinados a atender los apoyos logísticos requeridos por la Oficina de Relaciones Internacionales de la Entidad.

$300.000.000 expedidos por el Coordinador del Grupo de Presupuesto del ICETEX.

8.4. FORMA DE PAGO DEL CONTRATO

La forma de pago prevista para el contrato, se realizará como comisión en porcentaje por evento realizado. El porcentaje de comisión a aplicar a todos los eventos, será el porcentaje resultante de la evaluación del FACTOR ECONÓMICO – COMISIÓN establecido en el presente proceso de selección con base en las propuestas presentadas. El valor a pagar resultará de aplicar tal porcentaje de comisión (%) al valor de cada evento antes de IVA, más todos los costos de los eventos aprobados por la entidad y ejecutados por el contratista contra facturación que presente por los servicios efectivamente prestados y previamente autorizados por la supervisión del contrato.

Una vez se cuente con la aprobación de la Supervisión del contrato de cada uno de los eventos, el contratista deberá adjuntar la factura y/o cuenta de cobro y acreditar el pago de los aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, de conformidad con lo señalado en el literal c) del artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013.

8.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

8.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

8.6.1. Las obligaciones generales y específicas que se generen de la naturaleza jurídica del contrato de prestación de servicios.

8.6.2. Desarrollar el contrato, de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas por el ICETEX, con el personal ofrecido en la propuesta.

8.6.3. Organizar, administrar y ejecutar, por demanda, todos los eventos de acuerdo con la solicitud que la Entidad emita a través de la Supervisión del Contrato, en la cual se incluirá el listado probable de asistentes, la información de contacto, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, cantidad de personas que requieren alojamiento, agenda, precisiones y detalles sobre los servicios logísticos necesarios y demás datos que considere relevantes para una debida organización y ejecución del evento.

8.6.4. Designar un Coordinador General que será la persona de contacto directo y permanente con el ICETEX, y deberá asistir a las reuniones que convoque la Entidad para la planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos.

8.6.5. Presentar una vez concluido cada evento, de forma escrita y en medio magnético (CD/DVD), un informe que contenga los servicios efectivamente prestados junto con los soportes necesarios que incluirán registro de participantes, registro fotográfico, listado de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento, y un informe financiero de ejecución, indicando el valor detallado de cada uno de los servicios y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, incluyendo los honorarios acordados con el contratista.

8.6.6. Coordinar y apoyar para que el ICETEX cuente con todos los equipos, insumos y elementos necesarios para el desarrollo de cada evento requerido, los cuales comprenden entre otros, pantallas tipo LED, videobeam, pantallas de proyección, videowalls, televisores, reproductores, consolas de sonido, sonido básico y/o profesional, micrófonos bases, micrófonos inalámbricos, computadores, estructuras, carpas, techos y tramos estructurales, iluminación, producción de video, registro de audio, manejo de cámaras, efectos especiales, plantas eléctricas.

8.6.7. Prestar dentro de los aspectos de producción logística y de campo, todos los servicios logísticos requeridos por la Entidad para la realización de cada uno de los eventos y/o actividades, dentro de los cuales se encuentran la consecución y disposición del salón, locaciones y/o lugar adecuado para la realización satisfactoria del evento; Suministro y adecuación de mobiliario, carpas, pisos, baños, vallas de cerramiento, muros de contención, calentadores, manteles, floreros, xxxxxx, xxxxx, y demás aspectos, elemento e insumos necesarios para el evento o actividad requerida, relacionados con la adecuación del salón y/o lugar donde se realizará el evento.

8.6.8. Suministrar el personal logístico y de protocolo tales como coordinadores logísticos, presentadores y/o moderadores, personal de servicio y apoyo, personal para atención médica y emergencias.

8.6.9. Disponer de equipos de comunicación requeridos dentro del evento, tales como radioteléfonos, avanteles, celulares, u otro, al igual que disponibilidad de acceso a internet. De acuerdo con la naturaleza y magnitud del evento o actividad, el contratista deberá prestar los servicios que el evento demande tales como: Manejo de call center, recolección y manejo de base de datos, puntos de registro de asistentes, creación y envío de invitaciones, envíos específicos, escarapelas, suministro de computadores, acreditaciones, certificados de asistencia, suministro de papelería para el evento (libretas y lapiceros para apuntes, entre otros), memorias (impresas, en CD y/o USB).

8.6.10. Suministrar los alimentos y bebidas, refrigerios y menaje, creando estaciones de suministro para los cuales podrá destinarse personal para la atención a los asistentes.

8.6.11. Disponer en caso de requerirse el servicio de transporte hacia los sitios sedes de los eventos, en las diferente modalidades que se requieran (terrestre, fluvial, férreo, u otro, o combinación de estos, tanto para pasajeros como para carga).

8.6.12. Disponer del servicio de bodegaje y almacenamiento de los equipos y elementos de la Entidad necesarios para el evento o actividad.

8.6.13. Efectuar conforme con la naturaleza y magnitud del evento, todas las gestiones para la obtención de los permisos necesarios para realizarlo.

8.6.14. Proveer el espacio físico cómodo necesario para los eventos, y considerando la cantidad de asistentes debe proveer un área suficiente que permita trabajar en grupos, mesa redonda o auditorio, con iluminación natural o artificial suficiente, adecuada ventilación, aire acondicionado (cuando sea necesario), aislamiento de ruidos exteriores, sonido básico adecuado para el área del salón, conectividad a internet con velocidad adecuada, acceso telefónico y a energía eléctrica, cerramiento perimetral, baños, entre otros.

De acuerdo con la naturaleza, características y dimensiones del evento, los tipos de sitios a requerir podrán ser salones, centros de convenciones, coliseo, auditorios, salas, entre otros, los cuales podrán ser alquilados, recibidos en préstamo por parte de otras entidades o instituciones, o se podrá hacer uso de las salas que la misma Entidad cuente para su servicio.

8.6.15. Cumplir con las especificaciones del servicio, tal y como se establecen en el Capítulo IV xxx xxxxxx de condiciones de la Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014.

8.6.16. Acreditar, de conformidad con lo señalado en el artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva de ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013, el cumplimiento del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal según el caso.

8.6.17. Cuando el Proponente sea Consorcio o Unión Temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integran, deberán certificar que se encuentran en cumplimiento de la anterior obligación, al momento de presentar la propuesta.

8.6.18. No aparecer, el proponente (persona natural o jurídica) y/o su representante reportado en el último Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo exigido por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

8.7. GARANTÍAS DEL CONTRATO

EL CONTRATISTA deberá constituir dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, una garantía expedida en el formato “GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO” en favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” -ICETEX. NIT. 899.999.035-7 FORMATO ENTIDADES PÚBLICAS con una

compañía de seguros, establecida en el país y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que ampare los siguientes riesgos:

A) CUMPLIMIENTO: Deberá garantizar el cumplimiento general del contrato, por el veinte por ciento (20%) del valor del mismo, con una vigencia que cubra el plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.

B) CALIDAD DEL SERVICIO: Deberá garantizar la calidad de los servicios contratados por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia que cubra el plazo del mismo y cuatro (4) meses más.

C) PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Deberá garantizar el pago de los salarios y prestaciones sociales del personal utilizado para llevar a cabo la ejecución del contrato equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) años más.

D) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Deberá amparar los perjuicios o lesiones causados a terceras personas con objeto de la ejecución del contrato, por el 10% del valor del contrato o mínimo doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) y una vigencia igual a la duración del mismo

Las vigencias de estos amparos deberán ajustarse a la fecha de iniciación del contrato y de todas las modificaciones que surjan en desarrollo del mismo, igualmente la Garantía Única de Cumplimiento requiere aprobación de la Secretaria General del ICETEX para la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva No. 030 del 17 de septiembre de 2013, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de casa instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

8.8. CLÁUSULA PENAL MORATORIA

Las partes convienen en pactar la imposición de multas sucesivas a favor del ICETEX, en caso xx xxxx o incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato adjudicado, por una suma equivalente al 0.1% del valor del mismo, por cada día xx xxxx o de incumplimiento. (Esta cláusula no se incorporará cuando las leyes así lo prohíban o cuando el contratista se encuentre excluido de la misma según las normas vigentes). El procedimiento para la imposición de las multas será el establecido en el artículo 52 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013 y por el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

8.9. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de presentarse grave incumplimiento de las obligaciones por parte del CONTRATISTA que afecten el normal desarrollo del contrato o que lleven a la paralización del servicio contratado, El CONTRATISTA se obliga para con el ICETEX a pagar una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato adjudicado, a título de indemnización, para imputar al valor de los perjuicios que ésta llegare a sufrir en caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones que por medio del presente documento adquiere, sin perjuicio de lo establecido para el caso de las multas. El valor de la cláusula penal pecuniaria que se haga efectiva se considerará como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados al ICETEX. (Esta cláusula no se incorporará cuando las leyes así lo prohíban o cuando el contratista se encuentre excluido de la misma según las normas vigentes).

8.10. SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA

El contrato será objeto de supervisión ya sea de manera externa o interna a través de los funcionarios que para el efecto sean designados por la Secretaría General del ICETEX.

 Funciones de la Supervisión o Interventoría

Serán funciones de la Supervisión o Interventoría para la vigilancia del contrato objeto de la presente Invitación por Lista Corta, las señaladas en los artículos 50 y 51 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No. 030 del 17 de septiembre de 2013).

8.11. IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES

EL PROPONENTE seleccionado deberá cancelar los impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales, que se generen de la ejecución del contrato.

8.12. MODIFICACIONES AL CONTRATO

El ICETEX podrá acordar con EL PROPONENTE seleccionado las modificaciones que estime convenientes y necesarias mientras se trate de elementos accidentales del contrato. Las modificaciones deberán justificarse en forma expresa y previa.

El contrato podrá ser objeto de adiciones que no superen el cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato.

Cuando la modificación o adición implique un costo adicional, el ICETEX apropiará los recursos necesarios antes de la suscripción del documento respectivo.

8.13. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

En el acta de liquidación constará el porcentaje del objeto contractual ejecutado, el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes, y los saldos a favor de las partes si los hubiere. También se determinarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y, si es del caso, se declararán x xxx y salvo.

Si no se logra un acuerdo en relación con la liquidación, el ICETEX podrá efectuar una constancia de terminación y liquidación unilateral del contrato.

8.14. EXCLUSIÓN LABORAL

El contrato no generará ninguna vinculación laboral entre EL ICETEX y EL CONTRATISTA ni entre el ICETEX y los dependientes del CONTRATISTA. En consecuencia, ni EL CONTRATISTA ni sus dependientes tendrán derecho laboral alguno ni podrán reclamar prestación social alguna al ICETEX. Por lo tanto, el ICETEX sólo contrae la obligación de pagar el precio convenido, ya que son a cargo del CONTRATISTA todos los gastos que ocasione el cumplimiento de las obligaciones que por el contrato adquiere, incluyendo el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a sus trabajadores.

8.15. CESIÓN DEL CONTRATO

EL CONTRATISTA no podrá ceder los derechos y obligaciones que se deriven del contrato, salvo autorización expresa y escrita del ICETEX.

8.16. GASTOS DEL CONTRATO

Todos los gastos que ocasione el cumplimiento del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA. El ICETEX podrá entonces rechazar los servicios que no reúnan la calidad requerida en el contrato.

8.17. SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO

Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, se podrá de común acuerdo entre las partes, suspender temporalmente la ejecución del contrato mediante la suscripción de un acta donde conste tal evento, sin que para los efectos del plazo extintivo se compute el tiempo de la suspensión.

8.18. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

Los conflictos que se presenten durante la ejecución del objeto contractual, se solucionarán mediante los mecanismos de arreglo directo y conciliación. En caso de que estos mecanismos llegaren a fracasar, se acudirá a la jurisdicción competente.

8.19. INDEMNIDAD

EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne al ICETEX, por cualquier situación o hecho que se derive de la celebración, ejecución, desarrollo, terminación y/o finalización de este contrato o cualquier negocio o negocios jurídicos específicos que se deriven de él o por reclamaciones de terceros o usuarios y/o clientes del ICETEX, y por tanto EL CONTRATISTA se obliga a asumir la defensa del ICETEX y las sanciones, sentencias, conciliaciones, costas de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial, EL ICETEX notificará al CONTRATISTA, quien asumirá de inmediato la defensa.

8.20. CONFIDENCIALIDAD

EL CONTRATISTA, con la suscripción del contrato, se compromete a guardar estricta reserva y secreto en relación a la información confidencial que se suministre con ocasión de este contrato o durante su ejecución y hasta su liquidación. En tal sentido, deberá entenderse por "información confidencial" toda la información que EL ICETEX, le suministre, en desarrollo del objeto contractual.

PARÁGRAFO PRIMERO: Que no podrá ser considerada como confidencial la información que sea susceptible de ser conocida mediante la utilización xx xxxxxxx regulares y legales de información ni la información que sea de público conocimiento.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Que de no ser así, se presume que toda información intercambiada entre las partes es confidencial, y debe adecuarse a lo establecido en el presente contrato, salvo que el ICETEX, exprese lo contrario.

PARÁGRAFO TERCERO: Que de conformidad con lo señalado en esta Cláusula, la información confidencial que sea recibida por el CONTRATISTA, será exclusiva y únicamente utilizada para los fines para los cuales fue suministrada y no podrá ser revelada a terceros salvo autorización expresa de la parte que suministró la información.

Dado en Bogotá D. C., 01-04-2014

ORIGINAL FIRMADO CAMPO XXXXX XXXX PERILLA

Secretario General (E) ICETEX

Revisó :

Proyectó :

Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx – Coordinadora Grupo de Contratación Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx – Abogado Secretaría General

ANEXO No. 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

BOGOTA D. C.,

Señores

INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR

¨XXXXXXX XXXXXX XXXXX¨ -ICETEX-

REF.: INVITACIÓN POR LISTA CORTA No. 004 de 2014

El(los) suscrito(s), actuando en nombre y representación de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX y declaramos):

ofrece (mos)

1. Que tengo(tenemos) poder y/o representación legal para firmar y presentar esta Propuesta y, en consecuencia, que esta Propuesta y el Contrato que llegare a celebrarse en caso de Adjudicación, compromete totalmente a la(s) persona(s) jurídica(s)) que legalmente represento.

2. Que ninguna otra persona o Entidad, diferente a las aquí nombradas, tiene participación en esta oferta o en el Contrato que será el resultado de este proceso de selección y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha oferta.

3. Que hemos estudiado, conocemos, entendemos y aceptamos el contenido de todos los documentos que hacen parte xxx Xxxxxx de Condiciones de la INVITACIÓN POR LISTA CORTA No. 004 de 2014 y sus Anexos, así como de todas las adendas a los pliegos de condiciones, ( ), y demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de esta Propuesta, y aceptamos totalmente todos los requerimientos, obligaciones y derechos establecidos en dichos Pliegos y documentos.

4. Que renunciamos a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los documentos del presente proceso de selección.

5. Que reconocemos la responsabilidad que nos concierne en el sentido de conocer técnicamente las características y especificaciones de los productos y servicios que nos obligamos a producir y prestar y asumimos la responsabilidad que se deriva de la obligación de haber realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para presentar la Propuesta, sobre un examen cuidadoso de las características del negocio, de conformidad con lo previsto en el Pliego de Condiciones.

6. Que aceptamos y reconocemos que cualquier omisión en la que hayamos podido incurrir y que pueda influir en nuestra Propuesta, no nos eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que nos lleguen a corresponder como futuros contratistas y renunciamos a cualquier reclamación, reembolso o ajuste de cualquier naturaleza o situación que surja y no haya sido contemplada por nosotros en razón de nuestra falta de diligencia en la obtención de la información.

7. Que nuestra Propuesta básica cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos de la Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014, sin incluir excepción o condicionamiento alguno para la Adjudicación.

8. Que no existe ninguna falsedad en nuestra Propuesta y que asumimos total responsabilidad frente al ICETEX cuando los datos suministrados sean falsos o contrarios a la realidad, sin perjuicio de lo dispuesto en el Código Penal y demás normas concordantes.

9. Que la información suministrada con nuestra Propuesta no fija condiciones artificialmente bajas con el propósito de obtener la Adjudicación del Contrato.

10. Que con la presentación de la propuesta nos comprometemos a cumplir TODOS los requerimientos descritos en el presente pliego de condiciones.

11. Que aceptamos y autorizamos al ICETEX para que verifique la información aportada con nuestra

Propuesta.

12. En la eventualidad de que nos sea adjudicado el Contrato, nos obligamos incondicional y solidariamente a:

i. Firmar y ejecutar el Contrato, en los términos y condiciones previstos en el Pliego de Condiciones de la INVITACIÓN POR LISTA CORTA No. 004 de 2014, en la minuta del Contrato y en sus Anexos.

ii. Asumir todas las obligaciones emanadas de nuestra Propuesta y de la Adjudicación hasta la efectiva suscripción del Contrato.

iii. Cumplir dentro de los plazos fijados en el Pliego de Condiciones y en la minuta del Contrato todos los trámites necesarios para la firma, legalización y ejecución del mismo.

13. Que de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones, adjunto se presenta la totalidad de la documentación solicitada en el mismo.

14. Que a solicitud del ICETEX me(nos) obligo(amos) a suministrar cualquier información necesaria para la correcta evaluación de esta Propuesta.

15. Que la presente Propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados.

16. Bajo la gravedad del juramento manifiesto (manifestamos) que:

(i) No me(nos) encuentro(encontramos) ni personal ni corporativamente, incurso(s) en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en el artículo 8 y 9 de la Ley 80 de 1993; el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 que adicionó el literal j) al Numeral 1° y un inciso al Parágrafo 1° del Artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y en el Numeral 4 del Artículo 38 de la Ley 734 de 2002 y demás disposiciones legales vigentes y no me(nos) encuentro(encontramos) en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar;

(ii) No me(nos) encuentro(encontramos) incurso(s) en ninguna causal de disolución y/o liquidación y que no me(nos) encuentro(encontramos) adelantando un proceso de liquidación obligatoria o concordato;

(iii) No me(nos) encuentro(encontramos) en proceso de reestructuración según lo previsto en la Ley 1116 de 2006 y que no me(nos) encuentro(encontramos) reportados en listas del Sistema de Administración del Riesgo para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT.

(iv) No me(nos) encuentro(encontramos) reportado(s) en el Boletín de Responsables Fiscales vigente, publicado por la Contraloría General de la República, de acuerdo con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

(v) He (hemos) cumplido con mi (nuestras) obligación(es) de aporte con los sub-sistemas de seguridad social en salud, riesgos profesionales y pensiones, así como mi (nuestras) obligaciones de aporte a las Cajas de Compensación Familiar, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, de conformidad con lo señalado artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013.

(vi) Que no he sido (o que ninguno de los miembros de la sociedad que represento o los miembros del consorcio o unión temporal hemos sido) objeto de imposición de multas o incumplimientos dentro de los tres años anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. (En caso de haber sido objeto de imposición de multas o incumplimiento deberá diligenciarse el siguiente cuadro:

Multa
Contrato No.	Cantidad	Vigencia en la que se impuso	Entidad que la impuso

Incumplimientos
Contrato No.	Cantidad	Vigencia en la que se impuso	Entidad que la impuso

(vii) De conformidad con las especificaciones técnicas contempladas en el Capítulo IV del presente pliego de Condiciones de la Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014, hago constar que he leído y acepto en su TOTALIDAD cada uno de los compromisos puntualizados allí. Por lo anterior adjunto a esta propuesta todos los documentos técnicos solicitados, así como la información requerida para el proceso verificación y evaluación de la misma.

La información relativa al Proponente que podrá ser utilizada por EL ICETEX para todos los efectos del presente proceso de selección es la siguiente:

Nombre del Proponente: NIT del Proponente: Régimen:

Representante legal del Proponente: Documento de identidad del representante legal del Proponente: Dirección del Proponente: Ciudad:

Teléfono del Proponente:

Fax del Proponente:

Correo electrónico del Proponente:

ANEXO No. 2 - MODELO CONFORMACIÓN CONSORCIO

Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido el CONSORCIO

para participar en la Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014

que tiene por objeto seleccionar propuesta para XXXXXXX. Integrantes del consorcio:

1. Nombre:

C.C. o NIT:

2. Nombre:

C.C. o NIT: Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante:

Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.

Compromiso: Al conformar el consorcio para participar en la INVITACIÓN POR LISTA CORTA, sus integrantes se comprometen a:

1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el contrato.

2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones que se originen del contrato suscrito con EL ICETEX.

3. Responder en forma solidaria por todas las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato.

4. No ceder su participación en el consorcio a otro integrante del mismo.

5. No ceder su participación en el consorcio a terceros sin la autorización previa de EL ICETEX.

6. No revocar el consorcio durante el tiempo de duración del contrato y un (1) año más.

ORGANIZACIÓN INTERNA DEL CONSORCIO: Para la organización del Consorcio, hemos designado como Representante Legal a , quien tendrá las siguientes facultades:

Para constancia se firma el presente documento en , a los ( ) días del mes de de

NOMBRES Y FIRMAS:

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo, su contenido podrá ser variado por los PROPONENTES.

ANEXO No. 3 - MODELO CONFORMACIÓN UNIÓN TEMPORAL

Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido la UNIÓN TEMPORAL

, para participar en la Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014, que tiene por objeto seleccionar propuesta para XXXXXXXX

Integrantes de la Unión Temporal:

1. Nombre:

C.C. o NIT:

2. Nombre:

C.C. o NIT:

Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante:

Duración: Por el plazo del contrato y un (1) año más.

Compromiso: Al conformar la unión temporal para participar en la INVITACIÓN POR LISTA CORTA, sus integrantes se comprometen a:

1. Participar en la presentación conjunta de la propuesta, así como a suscribir el contrato.

2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones que se originen del contrato suscrito con EL ICETEX.

3. Responder ante las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.

4. No ceder su participación en la unión temporal a otro integrante de la misma.

5. No ceder su participación en la unión temporal a terceros sin la autorización previa de EL ICETEX.

6. No revocar la unión temporal durante el tiempo de duración del contrato y un (1) año más.

ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA UNIÓN TEMPORAL: Para la organización de la Unión Temporal hemos designado como Representante Legal a

, quien tendrá las siguientes facultades:

Para constancia se firma el presente documento en , a los días del mes de

de .

NOMBRES Y FIRMAS:

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser variado por los PROPONENTES

ANEXO No. 4 - MODELO CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO PARAFISCALES

LITERAL C) DEL ARTÍCULO 46 DEL ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA DEL ICETEX N° 030 DEL 17 DE SEPTIEMBRE DE 2013

Yo , identificado con cédula de ciudadanía No.

, en mi calidad de de la empresa con NIT No. , bajo la gravedad del juramento manifiesto que la empresa ha cumplido durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de expedición de la presente certificación, con los pagos al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo, por lo que declaro que se encuentra x XXX Y SALVO con las Empresas Promotoras de Salud -EPS-, los Fondos de Pensiones, las Administradoras de Riesgos Profesionales -ARP-, las Caja de Compensación Familiar, el ICBF y el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA-.

Firma

Identificación No. En calidad de: Ciudad y fecha:

NOTA: El presente anexo constituye sólo un modelo. Su contenido podrá ser ajustado por los PROPONENTES.

ANEXO No. 5 - PACTO DE INTEGRIDAD

El suscrito a saber , domiciliado en la ciudad de

, identificado con No. quien obra en

, (Escribir si obra en nombre propio o en calidad de representante legal de alguna persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal) y en adelante se denominará el PROPONENTE, manifiesta su voluntad de asumir de manera unilateral, el presente PACTO DE INTEGRIDAD, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

PRIMERO: Que EL ICETEX adelanta el proceso de Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014, cuyo objeto es CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES, TALLERES, SEMINARIOS Y REUNIONES DE TRABAJO QUE REQUIERA LA ENTIDAD, O SE ENCUENTREN DENTRO DEL PORTAFOLIO INTERNACIONAL DEL ICETEX.”

SEGUNDO: Que es interés del PROPONENTE apoyar la acción del Estado Colombiano y del ICETEX para promover la cultura de la probidad y fortalecer la transparencia en los procesos de contratación.

TERCERO: Que siendo el interés del PROPONENTE participar en la INVITACIÓN POR LISTA CORTA mencionada en el considerando primero, se encuentra dispuesto a suministrar la información propia que resulte necesaria para aportar transparencia y objetividad al proceso y en tal sentido suscribe el presente documento y asume los siguientes compromisos:

1. EL PROPONENTE no ofrecerá ni dará sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público en relación con su propuesta, con el proceso de INVITACIÓN POR LISTA CORTA, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.

2. EL PROPONENTE no permitirá que nadie, bien sea empleado suyo o un agente comisionista independiente, o un asesor o consultor lo haga en su nombre.

3. EL PROPONENTE impartirá instrucciones a todos sus empleados, agentes, asesores y a cualquiera otro representante suyo, exigiéndole el cumplimiento en todo momento de las Leyes de la República de Colombia en el presente proceso de INVITACIÓN POR LISTA CORTA y la relación contractual que podría derivarse de ella y les impondrá las siguientes obligaciones:

No ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago a los funcionarios del ICETEX, ni a cualquier otro servidor público o privado que pueda influir en la adjudicación de la propuesta, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, pueda influir sobre la adjudicación de la propuesta.

No ofrecer pagos o halagos a los funcionarios del ICETEX, durante el desarrollo del contrato que se suscriba si llegase a ser elegida su propuesta.

4. EL PROPONENTE no efectuará acuerdos o realizará actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de INVITACIÓN POR LISTA CORTA.

5. EL PROPONENTE se compromete a verificar toda la información, que a través de terceros deba presentar a la Entidad para efectos de este proceso de selección.

6. EL PROPONENTE asumirá la responsabilidad por el suministro de información inconsistente, imprecisa o que no corresponda a la realidad, en el presente proceso.

7. EL PROPONENTE actuará bajo los principios de la ética, la moral, las buenas costumbres, la probidad y en general bajo los principios de transparencia que rigen la contratación administrativa.

8. EL PROPONENTE asume a través de la suscripción del presente compromiso, las consecuencias previstas en este pliego de condiciones si se verificare el incumplimiento de los compromisos de integridad.

9. El PROPONENTE manifiesta y garantiza a través de la suscripción del presente documento, que conoce y respetará las reglas establecidas en el pliego de condiciones y, en consecuencia, aceptará las decisiones que en cumplimiento del mismo tome la Administración.

En constancia de lo anterior, y como manifestación de la aceptación de los compromisos unilaterales incorporados en este pliego de condiciones, se firma el mismo en la ciudad de Bogotá, D.C., a los días del mes de de .

NOMBRE Y FIRMA DEL PROPONENTE

ANEXO No. 6 CRONOGRAMA DEL PROCESO

Los plazos señalados en este cronograma podrán ser objeto de modificación según criterio del ICETEX.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 38 del Acuerdo No. 030 de 2013 “Manual de Contratación del ICETEX”, el cronograma de este proceso de selección será el siguiente:

DESCRIPCIÓN

FECHA

Publicación Pliego de Condiciones e invitaciones a presentar propuesta

1º xx xxxxx de 2014

Observaciones a los pliegos de Condiciones por parte de los interesados

Hasta el 7 xx xxxxx de 2014, a las 5:45 pm.

Respuesta a las observaciones y adendas por parte del ICETEX

Hasta el 9 xx xxxxx de 2014

Cierre del Proceso y Recepción de Propuestas

11 xx xxxxx de 2014 a las 3:00 p.m. Las propuestas serán radicadas en el punto de radicación de correspondencia a través del aplicativo mercurio, en EL ICETEX ubicado en la Caxxxxx 0 Xx. 00 – 00 Xxxx 0x xx Xxxxxx X.X.

Evaluación de las propuestas

Del 14 al 22 xx xxxxx de 2014

Publicación del informe de evaluación y término para que los proponentes presenten observaciones al mismo por escrito en la Secretaría General

23 xx xxxxx de 2014

Publicación del pronunciamiento de la Entidad sobre las observaciones planteadas a las propuestas y a los informes de evaluación, y la decisión final de la adjudicación

25 xx xxxxx de 2014

ANEXO No. 7 - RELACIÓN DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

EN EL CASO DE EJECUCIÓN DE CONTRATOS EN UNIÓN TEMPORAL O CONSORCIO, SE DEBERÁ INDICAR LA PARTICIPACIÓN DE LA FIRMA EN PORCENTAJE (%) ANEXAR CERTIFICACIONES EN ORIGINAL O FOTOCOPIA.

Atentamente,

Firma del Representante Legal del proponente

C.C. de

Nombres y apellidos del representante legal del proponente.

Cada una de las certificaciones presentadas por el proponente, deben venir en papelería de la entidad contratante, no se acepta papelería sin el logo y datos de la compañía, a menos que la Entidad Certifique que no expide certificaciones en papelería con logo. La falta de firma de dicha certificación será causal de no evaluación, es decir no se le otorgará puntaje.

(DEBE SER SOPORTADO CON LAS CERTIFICACIONES)


PROPONENTE
FECHA:
CONTRATOS CON LOS CUALES ACREDITA EXPERIENCIA		FECHA INICIACIÓN	FECHA TERMINACIÓN	OBJETO	CUMPLIMIENTO	MODALIDAD DE PARTICIPACIÓN
CONTRATANTE	VALOR	FECHA INICIACIÓN	FECHA TERMINACIÓN	OBJETO	CUMPLIMIENTO	MODALIDAD DE PARTICIPACIÓN




T O T A L

ANEXO NO. 8 - PROPUESTA ECONÓMICA MEJOR PORCENTAJE OFERTADO

De conformidad con lo establecido en los Numerales 5.9.4 y 6.3.2. del xx xxxxxx de condiciones, el suscrito representante legal de MANIFIESTA de manera clara e inequívoca que el porcentaje de logística prestada (administración) a cobrar es del %.

Lo anterior, para que obre dentro del proceso de Invitación por Lista Corta No. 004-2014 cuyo objeto es seleccionar al oferente para “Contratar la prestación de servicios logísticos para la organización y ejecución de eventos institucionales, talleres, seminarios y reuniones de trabajo que requiera la entidad, o se encuentren dentro del portafolio internacional del ICETEX.”

ITEM

PORCENTAJE EN LETRAS

Cobro por logística prestada

Nota: Los proponentes no pueden ofertar por valor cobrado por logística prestada (administración o intermediación para la prestación de servicios de logística de los eventos que requiera la Entidad) un porcentaje inferior al siete por ciento (7.00%) ni superior al catorce por ciento (14.00%). Es causal de rechazo, de las propuestas, ofertar un porcentaje de administración que no se encuentre dentro del rango establecido anteriormente

Atentamente,

Nombre Completo y Firma de Empresa que Oferta

Identificación No. En calidad de: Ciudad y fecha:

ANEXO No. 9 – SERVICIOS ADICIONALES

A continuación presentamos propuesta para el factor de evaluación de Disponibilidad de personal bilingüe dentro del proceso de Invitación por Lista Corta No. 004-2014, cuyo objeto es “CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES, TALLERES, SEMINARIOS Y REUNIONES DE TRABAJO QUE REQUIERA LA ENTIDAD, O SE ENCUENTREN DENTRO DEL PORTAFOLIO INTERNACIONAL DEL ICETEX” a efectos de

tenerse en cuenta para la asignación de puntaje de que trata el pliego de condiciones.

TIPO DE SERVICIO

OFRECE

Disponibilidad de personal bilingüe (por lo menos dos personas durante la ejecución del contrato) sin costo adicional para el ICETEX

Atentamente,

Nombre Completo y Firma de Empresa que Oferta

Identificación No. En calidad de: Ciudad y fecha:

ANEXO No. 10

CERTIFICACIÓN APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (LEY 816/2003)

MARQUE CON X SEGÚN SU PROPUESTA

ORIGEN PRINCIPAL DE LOS

SERVICIOS PROPUESTOS

NACIONAL (*)

IMPORTADO

DILIGENCIAR EL SIGUIENTE CUADRO ÚNICAMENTE SI LA OFERTA CORRESPONDE A SERVICIOS DE ORIGEN EXTRANJERO:

SERVICIOS - PERSONAL - INSUMOS	Componente Nacional (%)	Componente Extranjero (%)

Nombre Completo y Firma de Empresa que Certifica

Identificación No. En calidad de: Ciudad y fecha:

ANEXO No. 11 - MINUTA DEL CONTRATO

Entre los suscritos, xxxxxxxxxxx identificada con la cédula de ciudadanía N° xxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxxxxxxxxxx, quien en su calidad de Secretario General nombrado mediante Resolución N° xxx del XX de XX de XXX, posesionada mediante Acta N° XX del XX° de XXXX de 2014, delegado para contratar, según el numeral 15 del artículo primero de la Resolución N° 1071 del 26 de noviembre de 2013, actúa en nombre y representación del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL

EXTERIOR XXXXXXX XXXXXX XXXXX -ICETEX- NIT. 899.999.035- 7, Entidad Financiera de naturaleza especial, creada mediante el Decreto-Ley 2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley 3155 de 1968 y transformada por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, reestructurada por el Decreto N° 380 de 2007, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, y quien para efectos del presente documento se denominará el ICETEX, NIT. 899.999.035-7 por una parte, y por la otra identificado con cédula de ciudadanía No. expedida en , actuando en nombre y Representación Legal de , NIT

, debidamente facultado para la celebración del presente, quien en lo sucesivo se denominará el CONTRATISTA, hemos convenido en suscribir el presente contrato de prestación de servicios, previas las siguientes consideraciones: a) Que mediante publicación xxx xxxxxx de condiciones e invitación a presentar propuestas el día de de 2014, se dio apertura al proceso de Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014, cuyo objeto es la prestación de servicios logísticos para la organización y ejecución de eventos institucionales, talleres, seminarios y reuniones de trabajo que requiera la entidad, o se encuentren dentro del portafolio internacional del ICETEX. b) Que el proceso de selección se adelantó bajo la modalidad de Invitación por Lista Corta, conforme al artículo 38 del Manual de Contratación del ICETEX. c) Que según consta en el Acta de Cierre de la Invitación por Lista Corta se presentaron propuestas de las siguientes compañías: d) Que una vez evaluadas las propuestas, el comité evaluador recomendó adjudicar la Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014, al(los) proponente(s) indicado(s) en el Acta. e) Que la Entidad cuenta con la disponibilidad presupuestal suficiente para atender las obligaciones que emanen de la suscripción del contrato de seguro adjudicado. f) Que mediante Resolución No. de se adjudicó la Invitación por Lista Corta en comento a la(s) firma(s) g) Que con base en las anteriores consideraciones y conforme a lo dispuesto en el pliego de condiciones, el ICETEX y el CONTRATISTA hemos acordado suscribir el presente contrato de prestación de servicios profesionales, con observancia de lo dispuesto en las normas civiles y comerciales, el Manual de Contratación de la Entidad y sus normas concordantes y reglamentarias, las cuales se establecen así: CLÁUSULA PRIMERA.–OBJETO: Contratar la prestación de servicios logísticos para la organización y ejecución de eventos institucionales, talleres, seminarios y reuniones de trabajo que requiera la entidad, o se encuentren dentro del portafolio internacional del ICETEX. CLÁUSULA SEGUNDA.- PLAZO: El plazo del presente Contrato será hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2014 o hasta el agotamiento de los recursos asignados al contrato, lo primero que ocurra, contado a partir del acta de iniciación, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. CLÁUSULA TERCERA.- VALOR: Para todos los efectos legales, el valor del contrato es hasta por la suma de CUATROCIENTOS SETENTA Y SEIS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE ($476.500.000,oo) incluido IVA, la comisión cobrada por el CONTRATISTA y el costo de los eventos realizados con cargo al contrato. CLÁUSULA CUARTA.- FORMA DE PAGO: La forma de pago prevista para el contrato, se realizará como comisión en porcentaje por evento realizado. El porcentaje de comisión a aplicar a todos los eventos, será el porcentaje resultante de la evaluación del FACTOR ECONÓMICO – COMISIÓN establecido en el proceso de Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014 con base en la propuesta presentada por el CONTRATISTA. El valor a pagar resultará de

aplicar tal porcentaje de comisión (%) al valor de cada evento antes de IVA, más todos los costos de los eventos aprobados por la entidad y ejecutados por el contratista contra facturación que presente por los servicios efectivamente prestados y previamente autorizados por la supervisión del contrato. PARAGRAFO PRIMERO: Cada uno de los pagos por evento se harán previa presentación de los siguientes documentos: (i) La factura o cuenta de cobro correspondiente; (ii) El certificado de cumplimiento a satisfacción expedido por la Supervisión del contrato. (iii) La Certificación expedida por el Representante legal o revisor fiscal, en la que acredite estar al día en los aportes al Sistema General de la Seguridad Social, así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar y parafiscales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 46 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo 030 del 17 de septiembre de 2013). PARÁGRAFO SEGUNDO.- Los pagos se efectuarán a través de transferencia electrónica en la cuenta bancaria que EL CONTRATISTA hay informado por escrito al ICETEX. CLÁUSULA QUINTA.- IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: El valor del contrato de acuerdo con lo previsto en las Cláusulas Tercera – Valor y Cuarta

– Forma de Pago del presente contrato, está disponible en los Rubros G331620001002001 RECIPROCIDAD EXTRANJEROS EN COLOMBIA, G333270001 ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN EXTRANJEROS y G311002004041001 APOYO LOGÍSTICOS EVENTOS INSTITUCIONALES, según consta respectivamente en los Certificados del Disponibilidad Presupuestal CDP EF-2014-027 del 7 de enero de 2014 por valor de

$126.000.000, CDP EF-2014-033 del 7 de enero de 2014 por valor de $50.500.000 y CDP EF-2014-183 del 14 xx xxxxx de 2014 por valor de $300.000.000 expedidos por el Coordinador del Grupo de Presupuesto del ICETEX. CLÁUSULA SEXTA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En virtud del presente Contrato EL CONTRATISTA adquiere las siguientes obligaciones: 1. Cumplir con las obligaciones generales y específicas que se generen de la naturaleza jurídica del contrato de prestación de servicios. 2. Desarrollar el contrato, de acuerdo a las especificaciones técnicas requeridas por el ICETEX, en las condiciones y con el personal ofrecido en la propuesta. 3. Organizar, administrar y ejecutar, por demanda, todos los eventos de acuerdo con la solicitud que la Entidad emita a través de la Supervisión del Contrato, en la cual se incluirá el listado probable de asistentes, la información de contacto, la ciudad donde se realizará el evento, la programación del mismo con fechas, cantidad de personas que requieren alojamiento, agenda, precisiones y detalles sobre los servicios logísticos necesarios y demás datos que considere relevantes para una debida organización y ejecución del evento. 4. Designar un Coordinador General que será la persona de contacto directo y permanente con el ICETEX, y deberá asistir a las reuniones que convoque la Entidad para la planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos. 5. Presentar una vez concluido cada evento, de forma escrita y en medio magnético (CD/DVD), un informe que contenga los servicios efectivamente prestados junto con los soportes necesarios que incluirán registro de participantes, registro fotográfico, listado de entrega de material, actividades realizadas, novedades reportadas durante la realización del evento, y un informe financiero de ejecución, indicando el valor detallado de cada uno de los servicios y/o acciones desarrolladas, relación consolidada de gastos y facturas de soporte que contengan el detalle del gasto, incluyendo los honorarios acordados con el CONTRATISTA. 6. Coordinar y apoyar para que el ICETEX cuente con todos los equipos, insumos y elementos necesarios para el desarrollo de cada evento requerido, los cuales comprenden entre otros, pantallas tipo LED, videobeam, pantallas de proyección, videowalls, televisores, reproductores, consolas de sonido, sonido básico y/o profesional, micrófonos bases, micrófonos inalámbricos, computadores, estructuras, carpas, techos y tramos estructurales, iluminación, producción de video, registro de audio, manejo de cámaras, efectos especiales, plantas eléctricas. 7. Prestar dentro de los aspectos de producción logística y de campo, todos los servicios logísticos requeridos por la Entidad para la realización de cada uno de los eventos y/o actividades, dentro de los cuales se encuentran la Consecución y disposición del salón, locaciones y/o lugar adecuado para la realización satisfactoria del evento; Suministro y adecuación de mobiliario, carpas, pisos, baños, vallas de cerramiento, muros de contención, calentadores, manteles, floreros,

xxxxxx, xxxxx, y demás aspectos, elemento e insumos necesarios para el evento o actividad requerida, relacionados con la adecuación del salón y/o lugar donde se realizará el evento. 8. Suministrar el personal logístico y de protocolo tales como coordinadores logísticos, presentadores y/o moderadores, personal de servicio y apoyo, personal para atención médica y emergencias. 9. Disponer de equipos de comunicación requeridos dentro del evento, tales como radioteléfonos, avanteles, celulares, u otro, al igual que disponibilidad de acceso a internet. De acuerdo con la naturaleza y magnitud del evento o actividad, el CONTRATISTA deberá prestar los servicios que el evento demande tales como: Manejo de callcenter, recolección y manejo de base de datos, puntos de registro de asistentes, creación y envío de invitaciones, envíos específicos, escarapelas, suministro de computadores, acreditaciones, certificados de asistencia, suministro de papelería para el evento (libretas y lapiceros para apuntes, entre otros), memorias (impresas, en CD y/o USB). 10. Suministrar los alimentos y bebidas, refrigerios y menaje, creando estaciones de suministro para los cuales podrá destinarse personal para la atención a los asistentes. 11. Disponer en caso de requerirse el servicio de hospedaje en el sitio de realización del evento y de transporte hacia los sitios sedes de los eventos, en las diferente modalidades que se requieran (terrestre terrestre, fluvial, férreo, u otro, o combinación de estos, tanto para pasajeros como para carga). 12. Disponer del servicio de bodegaje y almacenamiento de los equipos y elementos de la Entidad necesarios para el evento o actividad. 13. Efectuar conforme con la naturaleza y magnitud del evento, todas las gestiones para la obtención de los permisos necesarios para realizarlo. 14. Proveer o contratar el espacio físico cómodo necesario para los eventos, y considerando la cantidad de asistentes debe proveer un área suficiente que permita trabajar en grupos, mesa redonda o auditorio, con iluminación natural o artificial suficiente, adecuada ventilación, aire acondicionado (cuando sea necesario), aislamiento de ruidos exteriores, sonido básico adecuado para el área del salón, conectividad a internet con velocidad adecuada, acceso telefónico y a energía eléctrica, cerramiento perimetral, baños, entre otros. De acuerdo con la naturaleza, características y dimensiones del evento, los tipos de sitios a requerir podrán ser salones, centros de convenciones, coliseo, auditorios, salas, entre otros, los cuales podrán ser alquilados, recibidos en préstamo por parte de otras entidades o instituciones, o se podrá hacer uso de las salas que la misma Entidad cuente para su servicio. 15. Cumplir con las especificaciones del servicio, tal y como se establecen en el Capítulo IV xxx xxxxxx de condiciones de la Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014. 16. Acreditar, de conformidad con lo señalado en el artículo 46 del Acuerdo de Junta Directiva de ICETEX N° 030 del 17 de septiembre de 2013, el cumplimiento del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal según el caso. 17. Cumplir con el pago de salarios y demás normatividad laboral vigente de los empleados que llegare a utilizar durante la ejecución del contrato. 18. Guardar absoluta reserva y confidencialidad de la información que llegare a conocer del ICETEX con ocasión de la ejecución del presente contrato. 18. Suscribir las actas y demás documentos que se produzcan durante la ejecución del contrato, así como la de liquidación por mutuo acuerdo del contrato. 19. Las demás obligaciones que surjan con ocasión de la ejecución del contrato, y que guarden relación con el objeto contractual. CLÁUSULA SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DEL ICETEX: En virtud del presente Contrato EL ICETEX se obliga a: 1. Pagar el valor establecido en la Cláusula Tercera.- Valor del presente contrato. 2. Proporcionar la información y documentación requerida para la normal ejecución del objeto contractual. 3. Entregar a través de la Supervisión del Contrato dentro de los plazos previstos para ello en el pliego de condiciones de la Invitación por Lista Corta No. 004 de 2014, la información relacionada con los lugares, asistentes, condiciones generales y particulares, necesidades de apoyo logístico para el exitoso desarrollo de los eventos programados con cargo a este contrato. 4. Vigilar, supervisar y/o controlar la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato. CLÁUSULA OCTAVA.- GARANTÍAS: EL

CONTRATISTA constituirá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, una garantía expedida en el formato “GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO” en favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX” -ICETEX. NIT. 899.999.035-7 FORMATO ENTIDADES PÚBLICAS con una compañía de

seguros, establecida en el país y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que ampare los siguientes riesgos: A) CUMPLIMIENTO: Deberá garantizar el cumplimiento general del contrato, por el veinte por ciento (20%) del valor del mismo, con una vigencia que cubra el plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más. B) CALIDAD DEL SERVICIO: Deberá garantizar la calidad de los servicios contratados por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia que cubra el plazo del mismo y cuatro (4) meses más. C. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES: Deberá garantizar el pago de los salarios y prestaciones sociales del personal utilizado para llevar a cabo la ejecución del contrato equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y tres (3) años más. D. RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Deberá amparar los perjuicios o lesiones causados a terceras personas con objeto de la ejecución del contrato, por el 10% del valor del contrato o mínimo doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) y una vigencia igual a la duración del mismo. PARÁGRAFO PRIMERO: La vigencia de este amparo deberá ajustarse a la fecha de iniciación del contrato y de todas las modificaciones que surjan en desarrollo del mismo. PARÁGRAFO SEGUNDO: La Garantía Única de Cumplimiento requiere aprobación de la Secretaria General del ICETEX para la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo de Junta Directiva No. 030 del 17 de septiembre de 2013). La aprobación mencionada se dará siempre y cuando la garantía reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de casa instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso. CLÁUSULA NOVENA.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: EL CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad del juramento que no se encuentra incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en el artículo 8 y 9 de la ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, ni en los artículos 1,2, 3, 4 y 90 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y demás normas vigentes, reglamentarias y concordantes, ni encontrarse en conflicto de intereses con el ICETEX. El juramento se entiende prestado con la suscripción del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA.- SUPERVISIÓN: La vigilancia y control de la ejecución del presente contrato estará a cargo para el caso de los apoyos logísticos requeridos en general por la Entidad por el Coordinador(a) del Grupo de Recursos Físicos o quien haga sus veces, para el caso de los apoyos logísticos requeridos dentro del portafolio internacional de la Entidad, por el Jefe de la Oficina de Relaciones Internacionales del ICETEX. Serán funciones de la Supervisión del contrato, las señaladas en el artículo 51 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX No.030 del 17 de Septiembre de 2013, las previstas en los artículos 83 y 84 de la ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y las que se señalan a continuación: a) Colaborar con EL CONTRATISTA para la correcta ejecución del objeto del Contrato. b) Verificar que EL CONTRATISTA cumpla las obligaciones previstas en el presente contrato. c) Determinar de acuerdo con los procedimientos y procesos, el tiempo en que EL CONTRATISTA debe realizar las actividades contratadas. d) En caso de incumplimiento por parte EL CONTRATISTA de cualquiera de sus obligaciones contractuales, adelantar los trámites necesarios para la aplicación de las sanciones contractuales a que haya lugar. e) En los eventos de adición, prórroga, cesión o cualquier modificación del contrato, solicitar el trámite respectivo mínimo con diez (10) días de anticipación a la fecha de vencimiento del contrato para el caso de las adiciones o a la fecha en la cual se pretende suscribir el documento para el caso de las modificaciones. f) Verificar la conformidad de los aportes mensuales al Régimen General del Sistema de Seguridad Social y parafiscales. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.- MODIFICACIONES AL CONTRATO: Cualquier modificación al presente contrato deberá hacerse por escrito. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- RÉGIMEN LEGAL Y

JURISDICCION: El presente contrato está sometido en un todo a la ley colombiana y se rige por las disposiciones civiles y comerciales pertinentes, al Manual de Contratación del ICETEX, adoptado mediante Acuerdo 030 del 17 de 2013; y en todo aquello que no esté regulado de manera expresa por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 213, y demás normas reglamentarias y concordantes. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.- MULTAS: En virtud del deber de control y vigilancia sobre el presente contrato, y de conformidad con lo establecido en los Incisos Primero y Segundo del Artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo No. 030 del 17 de septiembre de 2013), EL ICETEX tendrá la facultad de pactar con EL CONTRATISTA las multas con el fin de conminarla al cumplimiento de sus obligaciones, en los términos que establece en el presente contrato. Para tales efectos, las partes acuerdan que en caso de incumplimiento de alguna de las obligaciones adquiridas EL CONTRATISTA o cumplidas deficientemente o por fuera del término estipulado para cada obligación, se causará una multa equivalente hasta el uno por mil (1/1000) del valor del contrato por cada día calendario transcurrido a partir de la fecha prevista para el cumplimiento de dichas obligaciones. La imposición de la multa atenderá los criterios de razonabilidad, proporcionalidad y gravedad de la obligación incumplida. Si pasaren más de treinta (30) días calendario, sin que EL CONTRATISTA haya cumplido, la actividad obligacional en xxxx, el ICETEX podrá terminar el presente contrato, ya que la xxxx por más de treinta (30) días se considera un incumplimiento grave. El monto máximo de las multas a imponer será equivalente al valor asegurado mediante el amparo de cumplimiento. PARÁGRAFO: El procedimiento aplicable para la imposición de multas será el consagrado en el Parágrafos Tercero del artículo 52 del Manual de Contratación del ICETEX (Acuerdo No. 030 del 17 de septiembre de 2013), o el que se encuentre vigente al momento de aplicación. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.- PENAL PECUNIARIA: En caso de declaratoria de incumplimiento EL CONTRATISTA pagará a EL ICETEX a título de Cláusula Penal Pecuniaria una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presente Contrato. PARÁGRAFO: El procedimiento aplicable para la declaratoria de incumplimiento será el consagrado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) o el que se encuentre vigente al momento de su aplicación. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA.- NATURALEZA DE LA VINCULACIÓN: Este contrato no genera vinculación laboral entre EL ICETEX y EL CONTRATISTA, ni entre EL ICETEX y los dependientes del CONTRATISTA, en consecuencia ni EL CONTRATISTA ni sus dependientes tendrán derecho laboral alguno ni podrán reclamar prestación social alguna a EL ICETEX. PARÁGRAFO: Para todos los efectos, del presente contrato se entiende que EL CONTRATISTA prestará sus servicios por su cuenta y riesgo, con autonomía e independencia técnica y administrativa, en consecuencia, el personal destinado por EL CONTRATISTA no está obligada al cumplimiento de horarios laborares, ni estará bajo subordinación laboral alguna con el ICETEX, y como contrapartida a las labores desarrolladas el Aporte del ICETEX para el proyecto en ningún caso tendrá la naturaleza como salario. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA.- CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION: EL CONTRATISTA se

compromete con el ICETEX a mantener la confidencialidad de la información suministrada por el ICETEX, a guardar absoluta reserva de la información institucional que conozca con ocasión del presente contrato, así como a tomar las medidas necesarias a fin de evitar los riesgos de pérdida, destrucción, alteración y uso no autorizado o fraudulento de la misma. Para este efecto EL CONTRATISTA, se obliga a no disponer, divulgar, circular o negociar la información, ni a mostrarla y entregarla a personas no autorizadas por el ICETEX. En caso de incumplimiento de esta obligación, EL CONTRATISTA responderá por los eventuales perjuicios que se causen al ICETEX. En todo caso, la información solo podrá ser utilizada para la correcta ejecución del objeto contratado. Igualmente, teniendo en cuenta que la marca ICETEX se encuentra debidamente registrada, EL CONTRATISTA, no podrá hacer uso de ella sin que medie autorización previa y expresa por parte del ICETEX. PARÁGRAFO PRIMERO: No podrá ser considerada como confidencial la información que sea susceptible de ser conocida mediante la utilización xx xxxxxxx regulares y legales de información ni la

información que sea de público conocimiento. PARÁGRAFO SEGUNDO: Que de no ser así, se presume que toda información intercambiada entre las partes es confidencial, y debe adecuarse a lo establecido en el presente contrato, salvo que el ICETEX, exprese lo contrario. PARÁGRAFO TERCERO: De conformidad con lo señalado en esta Cláusula, la información confidencial que sea recibida por EL CONTRATISTA será exclusiva y únicamente utilizada para los fines para los cuales fue suministrada y no podrá ser revelada a terceros salvo autorización expresa de la parte que suministró la información CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA.- CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El presente contrato se dará por terminado en los siguientes eventos: 1) Mutuo acuerdo entre las partes. 2) Cuando se presente incumplimiento grave de alguna de las obligaciones por parte de EL CONTRATISTA. 3) Cuando se cumpla el objeto del contrato. 4) Cumplimiento del objeto del contrato antes del plazo señalado para el efecto. 5) Condición Resolutoria, de conformidad con el artículo 1546 del Código Civil. 6) Unilateralmente cuando EL ICETEX establezca por cualquier medio que EL CONTRATISTA se encuentra incluido en listas de control para el lavado de activos y financiación del terrorismo, acorde con las políticas aprobadas por la Junta Directiva. 7) Unilateralmente cuando EL ICETEX establezca por cualquier medio que EL CONTRATISTA ha hecho uso indebido de la información que la Supervisión le entregue, o que llegare a conocer, para la ejecución del presente contrato, sin perjuicio de las demás acciones administrativas, disciplinarias y/o penales a que haya lugar. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA.- SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las partes, en aras de solucionar en forma ágil, eficiente y directa las discrepancias y diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución del presente contrato, acudirán a los mecanismos de solución directa de conflictos, tales como la conciliación, la amigable composición y la transacción. En caso que estos mecanismos llegaren a fracasar, se acudirá a la jurisdicción competente CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA.- OBLIGACIÓN ESPECIAL SOBRE PREVENCIÓN XXX

XXXXXX DE ACTIVOS: EL CONTRATISTA se obliga para el ICETEX, a no utilizar el objeto de este contrato y/o utilizar al ICETEX, como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a actividades delictivas o a transacciones o fondos vinculados con las mismas y a informar al ICETEX, inmediatamente, cualquier sospecha o información que llegare a conocer relacionada con este tema, respecto de las obligaciones derivadas del presente contrato de prestación de servicios. CLÁUSULA VIGÉSIMA.- SUSPENSIÓN: La ejecución del contrato podrá ser suspendida mediante la suscripción de un acta en donde conste tal evento, cuando medie alguna de las siguientes causales: 1) Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito; 2) Por solicitud debidamente sustentada interpuesta por una de las partes. El término de suspensión no será computable para efecto del plazo de ejecución del contrato, ni dará derecho a exigir indemnización, sobrecostos o reajustes, ni a reclamar gastos diferentes a los pactados en la misma. PARÁGRAFO: En caso de suspensión del contrato, EL CONTRATISTA se compromete a modificar el plazo de los amparos de la garantía señalada en el contrato, ajustándola al nuevo plazo de la misma. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.- CESIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente Contrato a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera sin la autorización previa y escrita del ICETEX, pudiendo éste reservarse las razones para negar la cesión, una vez analizada la justificación presentada por EL CONTRATISTA para este fin. La cesión se hará de conformidad con lo previsto en el artículo 887 y siguientes del Código de Comercio. En todo caso, EL ICETEX verificará la idoneidad y experiencia del cesionario. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA.- DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Hacen parte del presente contrato los estudios previos, la Propuesta del CONTRATISTA, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el Registro Presupuestal y los demás documentos requeridos para la celebración del contrato. CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA.-INDEMNIDAD: EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne al ICETEX, por cualquier situación o hecho que se derive de la celebración, ejecución, desarrollo, terminación y/o finalización de este contrato o cualquier negocio o negocios jurídicos específicos que se deriven de él o por

reclamaciones de terceros o usuarios y/o clientes del ICETEX, y por tanto EL CONTRATISTA se obliga a asumir la defensa del ICETEX y las sanciones, sentencias, conciliaciones, costas de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial, EL ICETEX notificará al CONTRATISTA, quien asumirá de inmediato la defensa. CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA.- LIQUIDACIÓN: El presente contrato será objeto de liquidación de conformidad con el artículo 53 del Acuerdo No. 030 del 17 de septiembre de 2013. Para la liquidación, el ICETEX exigirá al CONTRATISTA la extensión o ampliación de la garantía para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato si fuere el caso. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA.- LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Para todos los efectos legales, el lugar de prestación de los servicios contratados será en el territorio nacional de la República de Colombia, y en casos eventuales podrá ejecutarse en otros países del mundo. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA.- REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN.- El presente contrato se perfeccionará con la firma de las partes. Para su ejecución se requiere del Registro Presupuestal y de la aprobación de la Garantía que trata la Cláusula Décima del mismo, la cual deberá entregarse por parte del CONTRATISTA dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del Contrato. Sin el cumplimiento de los anteriores requisitos de ejecución, EL CONTRATISTA no podrá iniciar la ejecución del contrato, por lo tanto EL ICETEX no reconocerá suma alguna si se llegare a presentar algún producto antes del cumplimiento de los citados requisitos.

Para constancia se firma en Bogotá, D.C. a los

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CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES, TALLERES, SEMINARIOS Y REUNIONES DE TRABAJO QUE REQUIERA LA ENTIDAD, O SE ENCUENTREN DENTRO DEL PORTAFOLIO INTERNACIONAL DEL ICETEX

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