PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN, POR PROCEDIMIENTO ABIERTO, DE UN SERVICIO PARA LA
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN, POR PROCEDIMIENTO ABIERTO, DE UN SERVICIO PARA LA
GRABACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS PROCEDENTES DEL REGISTRO DE ENTRADA DE LA ADMINISTRACION DEL PRINCIPADO XX XXXXXXXX
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ÍNDICE
1. OBJETO DEL CONTRATO 3
2. ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN 5
I. TABLA RESUMEN DE SERVICIOS DE TRATAMIENTO DOCUMENTAL 16
3. MEDIOS MATERIALES Y PERSONALES 17
Página 2 de 19 18/08/2009
1. OBJETO DEL CONTRATO
El presente contrato tiene por objeto la gestión y ejecución de los trabajos de grabación, digitalización y custodia de la documentación administrativa procedente del Registro General, de los registros de las Consejerías. y del registro electrónico de la Administración del Principado xx Xxxxxxxx.. El servicio objeto de este contrato incluye tanto a la Administración del Principado xx Xxxxxxxx como sus Organismos públicos.
En concreto el servicio tiene como objeto:
1.Consultoría en la que se concretarán, a partir del Cuadro General de Clasificación del Principado xx Xxxxxxxx, los documentos y el tratamiento concreto a realizar sobre los mismos, ajustándose en todo caso a la Norma Técnica nº 1 de Digitalización del Principado xx Xxxxxxxx . El resultado de esta consultoría deberá de incluir al menos:
❑ Un listado de las series documentales o fracciones de serie susceptibles de grabación, y digitalización, justificando la necesidad e interés de los citados trabajos.
❑ Por cada serie documental, la definición de los servicios de tratamiento documental y custodia a realizar, justificando la necesidad e interés de los citados trabajos.
2. La prestación de los servicios de tratamiento documental que incluirán:
• Ordenación, limpieza y eliminación de duplicados de documentos. El adjudicatario deberá realizar la destrucción de los documentos de conformidad con la Norma DIN/CEN 32757 (nivel 3).
• Captura y tratamiento documental, según la norma ISO 23081, para la obtención de las imágenes digitalizadas de los documentos, con la finalidad de construir un archivo digital de las mismas, que permita y facilite su correcta validación, inspección y conservación.
• Grabación de los datos y metadatos de los documentos en la herramienta corporativa utilizada en cada caso, con la finalidad de su posterior implantación en un sistema de información del propio Principado, que permita su explotación y tratamiento.
• Custodia física de la documentación procesada hasta la resolución del procedimiento administrativo.
• Destrucción documental, de los documentos de conformidad con la Norma DIN/CEN 32757 (nivel 3) y de acuerdo con las medidas de seguridad requeridas para este tipo de procesos, requiriéndose la emisión de un CERTIFICADO DE DESTRUCCION a la finalización de las operaciones.
• Control exhaustivo de calidad.
• Transferencia al Archivo Central del Principado xx Xxxxxxxx de los expedientes finalizados en soporte papel e incorporación de las imágenes digitalizadas y los metadatos a SIGIA
3. Aportar la arquitectura tecnológica necesaria para soportar todas las necesidades definidas en marco del proyecto, incluyendo todos sus componentes. Dichas arquitectura deberá estar alineada en todo momento con las directrices tecnológicas establecidas por la Organización.
4. Disponer de nuevo entorno de gestión documental corporativa en el ámbito del Principado xx Xxxxxxxx.
5. Desarrollo y ejecución de un plan de formación que cubra todas las fases del proyecto, y que garantice tanto la capacitación funcional como técnica de los usuarios y profesionales del Principado xx Xxxxxxxx implicados en el proyecto, cualquiera que sea la función que realicen tanto durante su ejecución como tras su finalización.
6. La documentación de las propuestas de cambios normativos, organizativos o en los métodos de trabajo, y el diseño e implantación de las mejoras que se identifiquen en los procesos administrativos.
7. Coordinación, administración, organización y dirección de los diferentes ámbitos del proyecto; integración de equipos, procesos y sistemas.
8. El establecimiento de los niveles de seguridad y confidencialidad adecuados para el tratamiento la información manejada en el proyecto, en cumplimiento de la legislación vigente.
9. La enumeración precedente no tiene carácter exhaustivo sino meramente enunciativo ya que el adjudicatario tomará a su cargo la ejecución de todos los trabajos, gestiones y actuaciones que procedan.
Requisitos generales del sistema.
El sistema, debe cumplir con una serie de requisitos generales que se agrupan en dos niveles:
• Fines estratégicos.
• Fines procedimentales.
Los fines estratégicos serán aquellos perseguidos en el ámbito estructural para la organización del Principado xx Xxxxxxxx, como son:
• Agilización y racionalización de los circuitos administrativos y de gestión de cara a la consecución del expediente electrónico.
• Acercamiento de la información el Órgano que necesite su utilización, con los requisitos que el nivel de autorización de acceso determine.
• Facilidad de exportación de datos cuantitativos y cualitativos para su tratamiento en otras plataformas.
• Interactividad: Es este objetivo prioritario. En todas las tareas se debe obtener una respuesta a las instrucciones del usuario del sistema con la suficiente rapidez como para que éste pueda trabajar de forma continuada.
• Modularidad: El sistema debe ser descompuesto en un conjunto de módulos, cada uno de los cuales tenga un tamaño manejable, una finalidad bien definida y una relación, también bien definida, con el exterior.
• Parametrización: La aplicación será diseñada de forma que permita realizar fácilmente los cambios necesarios en los parámetros fundamentales.
• Eficacia: Debe permitir mediante la integración de sus funciones dar respuesta a todas las necesidades del sistema.
• Eficiencia: En el diseño de los procedimientos administrativos y cuando se establezcan comunicaciones se ha de procurar minimizar las transmisiones a través de las líneas, la utilización de los recursos y el tratamiento de los datos.
• Flexibilidad: Debe permitir la fácil inclusión de nuevas funciones que puedan complementar el Sistema en el futuro.
En cuanto a los fines procedimentales, se resumen en posibilitar la gestión electrónica de la actividad administrativa.
Los objetivos esenciales a conseguir durante la ejecución del servicio, y que deben de ser garantizados en todo el proceso, serán los siguientes:
1. Calidad de la información obtenida, la cual debe materializarse en una máxima calidad en la grabación de los datos y la digitalización de los expedientes, así como en que se garantice la grabación de todos los datos que se establecen en este pliego y la digitalización del total de los documentos que componen un expediente.
2. Cumplimiento de los plazos previstos en este pliego.
3. Seguridad física y lógica de la información.
4. Confidencialidad de la información, de acuerdo a la normativa vigente en cuanto a protección de datos de carácter personal.
2. ALCANCE DE LA CONTRATACIÓN
Los servicios a ofertar por el adjudicatario deberán contemplar, al menos, cada uno de los puntos que se determinan a continuación, estableciendo el protocolo de flujo en cada uno de ellos, con especial desarrollo de los procedimientos de control y medidas de seguridad y de adecuación a la LOPD.
a) Tratamiento previo
El Catálogo de Procedimientos establece los actos administrativos y los documentos generados a partir de los mismos. Una vez identificadas fases y actos, la clasificación de la documentación de cada expediente se realizará bajo criterio de la Consejería o delegados, teniendo estos la potestad de supervisar esta clasificación y realizar un control de calidad.
Para iniciar el trabajo de digitalización, será necesario preparar el material, teniendo en cuenta su tratamiento para todos aquellos documentos que estén grapados o unidos mediante cualquier método, garantizando la integridad de cada hoja.
b) Traslado de la documentación
Se entiende por traslado de los documentos a efectos del presente contrato, el que se realice directamente desde su ubicación actual hasta los depósitos del contratista según se detalla en el presente pliego.
El traslado de los expedientes desde las diferentes unidades gestoras hasta el centro de tratamiento lo realizará la empresa adjudicataria. La periodicidad de estos traslados se acomodará en función de las necesidades del proyecto.
Los expedientes se entregarán al adjudicatario en cajas o lotes, acompañadas de un justificante en el que se hará constar el contenido de cada uno de ellos.
El traslado de expedientes garantizará en todo momento la confidencialidad.
c) Digitalización
El adjudicatario establecerá un sistema que permita la obtención de las imágenes de los documentos que conforman un expediente, atendiendo a la Norma Técnica nº1 del Principado xx Xxxxxxxx.
Los escáneres utilizados para la digitalización de la documentación deberán garantizar la mejor calidad en las imágenes, utilizando escáneres con la posibilidad de digitalizar en color, en escala de grises, teniendo en cuenta que los expedientes son heterogéneos y pueden contar con papel de distinto tamaño y gramaje.
Los datos contenidos en las imágenes de los documentos digitalizados se deberán leer fácil y nítidamente, así como todos los sellos o marcas que lleven impresos, disponiendo de medios tecnológicos y escáneres en color por si fuera necesario su uso. La calidad de la digitalización de los documentos, garantizará la optima relación entre nitidez de la imagen y el espacio que ocupa y los escáneres deberán disponer de hasta 400 dpi..Se realizará una asociación de información física y lógica, integrando la documentación digital en la base de datos que gestiona los procedimientos.
Para la máxima calidad en la digitalización se utilizará tecnología de optimización de las imágenes.
d) Digitalización certificada
Para el digitalización certificada de facturas existe un marco legal, que regula el proceso de digitalización y archivo de las imágenes de las facturas, permitiendo la destrucción de las facturas papel. Concretamente existen dos disposiciones legales emitidas por el Ministerio de Hacienda:
▪ La Orden EHA/962/2007 de 10 xx xxxxx: desarrollo reglamentario de la e-factura Reconoce la DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
▪ La RESOLUCIÓN de 24 de Octubre de 2007 de la AEAT establece un procedimiento para homologación de software de Digitalización certificada.
El adjudicatario deberá proporcionar asesoramiento jurídico para avanzar en la digitalización certificada de otros tipos de documentos diferentes de las facturas. Concretamente proporcionará un estudio sobre el marco legal vigente y una propuesta de regulación para el Principado xx Xxxxxxxx.
e) Grabación de los metadatos.
En base a optimizar los procedimientos de grabación de datos, la empresa adjudicataria deberá disponer de software de reconocimiento automático de datos. Se identificará la información relevante de cada expediente y documento que lo componen según las instrucciones recogidas en norma ISO 23081, de tal forma que se recojan en el sistema los datos identificativos y descriptivos precisos de cada documento y a su vez de cada expediente.
Estos metadatos deberán permitir realizar una buena explotación de la gestión, con búsquedas ordenadas y sencillas de cada documento y a su vez de cada expediente.
En la fase de consultoría la empresa adjudicataria presentará el modelo de datos que deberá de ser aprobado por el comité de seguimiento del proyecto. El comité de seguimiento podrá modificar el modelo de datos para adecuarlo a futuras necesidades o requerimientos.
Gestor documental
El Principado xx Xxxxxxxx dispone de una versión del gestor documental Alfresco Enterprise, producto basado en fuentes de código abierto para la gestión de contenido
empresarial (ECM), que proporciona los servicios de gestión documental, colaboración, gestión de registros, gestión de información, gestión del contenido web e imágenes.
La empresa adjudicataria deberá proporcionar los servicios de instalación, configuración, formación, soporte y mantenimiento del gestor documental Alfresco Enterprise para la Administración del Principado xx Xxxxxxxx que se utilizará como gestor de documentos para el almacenamiento y categorización de la documentación. La propiedad intelectual de todas las parametrizaciones realizadas en el gestor documental realizadas en el ámbito de este contrato pertenecerá a la Consejería. Durante la ejecución del contrato el adjudicatario entregará toda la documentación del proyecto siguiendo las metodologías MEDEPA y MEGEPA, tal y como viene expresado en el presente pliego.
Se considera incluido en el presente contrato el coste del soporte y mantenimiento del gestor documental a proveer durante la ejecución del mismo, el tipo y la clase de soporte a incluir deberá ser el de mayores prestaciones ofrecido por el proveedor del producto. Todas las parametrizaciones del producto o productos derivados necesarias para el cumplimiento del contrato serán propiedad de la Consejería de Administraciones Públicas.
Se consideran incluidas en el ámbito del presente contrato las sesiones de formación que se estimen necesarias para proporcionar el conocimiento suficiente al personal técnico de la Consejería para desarrollar las tareas de administración, configuración y nuevos desarrollos sobre la nueva plataforma de gestión documental.
f) Procedimientos de control sobre la grabación y digitalización
A lo largo del proceso de grabación y digitalización, y a la finalización del mismo, se realizarán los controles de verificación necesarios para garantizar la fiabilidad de la grabación y digitalización de los expedientes, y detectar posibles errores, procediéndose a su corrección, utilizando para ello, bien la imagen del documento o el original del mismo.
El adjudicatario deberá establecer todos los procedimientos y controles de seguridad que estime necesarios para asegurar la grabación completa y la digitalización de todos y cada uno de los documentos, garantizando la corrección de las posibles deficiencias detectadas.
El adjudicatario establecerá controles específicos para garantizar la calidad de las imágenes digitalizadas, con especial atención a verificar la legibilidad de la información digitalizada y de los datos escritos manualmente.
También establecerá procedimientos específicos de control y verificación para garantizar la calidad de la grabación de los datos, diferenciando los controles a aplicar sobre datos de lectura automática y los grabados manualmente. En todos los casos deberá garantizarse la corrección de los posibles errores detectados.
En todos los procedimientos de verificación que se establezcan, el adjudicatario detallará los controles a implantar, manuales o automáticos, métricas a realizar, así como la frecuencia y localización de los mismos y en caso de realizarlos por muestreo expondrá el plan de muestreo que tenga previsto efectuar. También especificará el índice de error a partir del cual se realizará una reverificación completa.
Además del control de calidad realizado por la propia empresa, la consejería se reserva el derecho a realizar las comprobaciones que considere oportunas para la correcta supervisión de los trabajos ejecutados por la empresa adjudicataria.
g) Custodia física:
Se entiende por depósito, el acopio e instalación ordenada de los documentos en depósitos especialmente acondicionados para la conservación y de acuerdo a las condiciones que se detallan en este pliego.
Se entiende por custodia, todos las operaciones, recursos y medios técnicos que aseguran el control de la custodia y la integridad de los fondos por parte del adjudicatario y según se detalla en el pliego.
Una vez efectuada la grabación de los datos de los documentos y su digitalización, el adjudicatario deberá custodiar los datos digitales y los expedientes físicos.
El almacén de custodia podrá ser un local diferente al propio de digitalización y grabación, y deberá reunir las medidas, dispositivos e instalaciones adecuadas en orden a garantizar la imposibilidad de acceso a los fondos de toda persona ajena al proceso, así como sistemas de alarma, sistemas de detección y extinción de incendios, humos, aguas y humedades, de acuerdo con la normativa vigente de edificación contra incendios y normativa relativa al almacenamiento de documentación.
El almacén de custodia deberá de ser accesible en cualquier momento por las personas que designe la Consejería y estar a una distancia no superior a 50km xx Xxxxxx.
Se entiende por préstamo, todas las operaciones, recursos y medios técnicos necesarios para llevar a cabo el préstamo de expedientes. Así mismo se deberán proporcionar servicios xx xxxxxxxx, de forma ilimitada y con un tiempo de entrega nunca superior a 6 horas.
Las instalaciones para la custodia física deberán contar, al menos con las siguientes zonas y servicios:
▪ Zona de carga y descarga:
• Con capacidad para la entrada integral de los vehículos de transporte utilizados, operaciones de carga y descarga, acopio de carros y cajas y otros medios auxiliares.
• Bajo techo y cerrada al exterior con portón de seguridad.
▪ Zona de tratamiento de fondos:
• Preparación de documentación para traslado y reparto.
• Recepción y cotejo de fondos devueltos.
• Almacenamiento de carros y cajas de transporte de los fondos y otros materiales auxiliares.
▪ Zona de despachos y oficinas:
• Tareas administrativas.
• Procesamiento informático.
• Gestión y control documental.
• Consultas de personal técnico.
▪ Zona de depósitos:
• Instalación de fondos.
• Accesos y pasillos.
• Equipos de transporte horizontal y vertical.
▪ Zona de servicios:
• Baños y servicios.
• Almacenes.
• Centrales de alarma.
El servicio de custodia llevará aparejado los servicios de destrucción documental conforme a los criterios de Selección y Valoración establecidos en el Cuadro General de Clasificación del Principado xx Xxxxxxxx.. Se requiere la emisión de un CERTIFICADO DE DESTRUCCION a la finalización de las operaciones de acuerdo con la Norma DIN/CEN 32757 (nivel 3) y con todas las medidas de seguridad requeridas para este tipo de procesos.
El adjudicatario deberá así mismo previo a la destrucción emitir el informe de selección documental para el proceso de destrucción
h) Custodia digital:
Respecto a la custodia digital se utilizará un sistema de gestión documental (ver apartado e) que deberá de estar debidamente personalizado para el acceso por parte del personal del Principado xx Xxxxxxxx, tanto a través de un aplicativos de consulta (adaptado a la imagen corporativa del Principado) como a través de mecanismos tipo
WebServices para la consulta automatizada desde los sistemas de gestión del Principado.
El adjudicatario deberá de detallar las características técnicas de la implantación del sistema de gestión documental, incluida la infraestructura de ejecución del servicio y su capacidad para albergar grandes volúmenes de información sin pérdida de rendimiento.
En cualquier caso la aplicación de consulta será tipo Web y tendrá que ejecutarse perfectamente en IE-explorer y Mozilla-Firefox en su versión para la familia Windows, y deberá estar desarrollada con FWPA y acorde a la infraestructura tecnológica de referencia en el pliego.
La empresa deberá de suministrar toda aquella documentación funcional y técnica que se le sea requerida por parte de la Consejería.
i) Transferencia al Archivo Central del Gobierno del Principado xx Xxxxxxxx de los expedientes finalizados
Se realizarán tantas transferencias como sea necesario para cubrir el envío al archivo de los expedientes finalizados. Las imágenes de cada uno de los expedientes se incluirán en Sistema de Gestión e Información de Archivo del Principado xx Xxxxxxxx (SIGIA) .Para esto el adjudicatario deberá cumplir con la normativa y directrices existentes en el Archivo Central del Gobierno del Principado xx Xxxxxxxx.
Cada transferencia ha de incluir sobre un expediente finalizado:
• Imágenes
• Metadatos de gestión y descripción de los documentos
• Metadatos de gestión y descripción de los expedientes
• El envío de los documentos físicos, debidamente identificados y descritos en el módulo de transferencias de SIGIA
j) Entrega de soportes y trazabilidad
El plazo para la puesta en marcha del proyecto e inicio de los trabajos no podrá ser superior a un mes.
El plazo para la primera entrega de los soportes informáticos con los datos e imágenes de los documentos digitalizados, y cargados en la custodia digital, no podrá ser superior a tres semanas desde la recogida de la documentación en las dependencias del Principado xx Xxxxxxxx, para un volumen estimado de 50.000 páginas.
El plazo de entrega de los soportes informáticos correspondientes a las sucesivas recogidas, no podrá ser superior a 1 semana por cada 50.000 páginas.
Se entregará un informe de producción con los datos del proceso de digitalización (imágenes tratadas, tipología, tratamiento efectuado, posibles incidencias, etc.) con cada proceso de tratamiento documental.
k) Repositorio de custodia de documentos electrónicos.
Se realizarán las tareas de análisis, revisión y migración del actual repositorio de custodia de documentos electrónicos al nuevo sistema de gestión documental.
Se entiende como repositorio de custodia el almacén de los documentos electrónicos generados en los procesos de solicitud telemática de servicios por parte de los ciudadanos. Se incluirá la funcionalidad para almacenar a su vez los documentos electrónicos generados en los procesos de firma interna de los empleados públicos y los mensajes transmitidos en los procesos de intercambio de datos con otras administraciones públicas.
l) Migración de los documentos generados por el sistema de tramitación de expedientes SPIGA
Se deberán realizar las tareas de análisis, revisión y migración de los documentos generados por la aplicación de gestión de expedientes SPIGA, asi como de realizar los cambios que se consideren necesarios en dicha aplicación para facilitar el almacenamiento y consulta de los documentos generados o como resultado de los procesos de digitalización.
m) Requisitos técnicos del sistema.
• Características técnicas mínimas de la arquitectura
La arquitectura tecnológica del entorno de gestión documental deberá ser diseñada, dimensionada y proporcionada por la empresa adjudicataria, si bien es requisito fundamental la disponibilidad de tres entornos independientes y en alta disponibilidad y de acuerdo con la siguiente descripción:
o Entorno de desarrollo
El entorno de desarrollo no requerirá de alta disponibilidad, si bien las características de sus servidores serán análogas a las del resto de entornos.
o Entorno de integración
El entorno de integración deberá ser idéntico al entorno productivo.
o Entorno productivo.
El entorno productivo del gestor documental ha de ser dimensionado para soportar una carga mínima de 2000 usuarios potenciales y 125 transacciones concurrentes.
• Características técnicas mínimas de la arquitectura
La arquitectura a aportar por la empresa adjudicataria, ha de responder como mínimo a las siguientes necesidades:
o El sistema operativo Unix de 64Bits licenciado para todas las unidades de procesamiento de los servidores ofertados, ha de estar certificado para las versiones de los aplicativos de gestión documental propuestas.
o El software de alta disponibilidad (Clúster) deberá disponer de las licencias suficientes para todas las unidades de procesamiento de los sistemas ofertados.
o Cada servidor deberá disponer de CPUs con unidades de procesamiento (cores), en cantidad suficiente para el dimensionamiento propuesto para el sistema.
o Se debe proporcionar memoria RAM en cada servidor en cantidad suficiente de acuerdo con el dimensionamiento propuesto para el sistema.
o Se dispondrá de redundancia xx xxxxxxx de alimentación y ventiladores
o Los discos de arranque de cada sistema operativo deben de estar redundados.
o Se habilitarán 4 interfaces Gbit Ethernet por máquina y elementos de cableado.
o Se habilitarán interfaces de acceso a los sistemas de almacenamiento corporativos así como elementos de cableado.
o Se debe poder acceder al almacenamiento por caminos redundados, con failover automático y balanceo de carga.
o Se deben Incorporar herramientas de gestión para todos los equipos.
o Se dispondrá de software de gestión de clúster
o Se dispondrá de software de gestión de volúmenes de almacenamiento.
o Se deberá proporcionar la infraestructura necesaria para el alojamiento de los equipos en el CPD del Principado xx Xxxxxxxx, según las directrices tecnológicas de la organización.
o Todo el hardware y software deberá estar soportado 24x7 durante el periodo de ejecución del contrato.
• Características técnicas mínimas del sistema de almacenamiento.
Todos los entonos del sistema definidos anteriormente deberían tener la posibilidad de crecer a través de la cabina de discos del Principado xx Xxxxxxxx Symmetrix DMX4, y para que esto sea así es necesario proporcionar el
almacenamiento que se considere necesario para la prestación del servicio y su incorporación a dicha cabina de almacenamiento.
El entorno de almacenamiento ha de ser consolidado, de alta disponibilidad y rendimiento, de crecimiento modular y ha de permitir almacenamiento separado para cada uno de los entornos.
o El sistema se conectará directamente a la red con FC a 4Gbps
o Al menos 2 interfaces de fibra por controladora
o Posibilidad de configurar doble camino desde los servidores
o Se deberán proporcionar licencias para el uso del almacenamiento compartido desde los servidores de la infraestructura, de acuerdo a los requisitos del Principado xx Xxxxxxxx
o Todo el hardware y software deberá estar soportado 24x7 durante el periodo ejecución del contrato.
• Características técnicas mínimas del sistema de BACKUP
En este apartado se describen los requerimientos específicos para el sistema de backup:
o Se deberán incluir los cartuchos de cinta tipo LTO necesarios para realizar la copia de seguridad del entorno con las políticas de retención utilizadas en el Principado xx Xxxxxxxx.
o Se deberá proporcionar el almacenamiento necesario en la cabina EDL (EMC Disk Library) 4100 del Principado xx Xxxxxxxx para la realización de las copias de seguridad.
o Se deben proporcionar las licencias de software necesarias para la realización de las copias de seguridad de todos los elementos de la arquitectura del gestor documental que la requieran.
o Todo el hardware y software deberá estar soportado 24x7 durante el periodo de ejecución del contrato.
• Requerimientos de explotación del sistema.
La empresa adjudicataria deberá aportar los elementos hardware, software y de comunicaciones necesario para garantizar la explotación del sistema, de acuerdo con los siguientes criterios:
o Entorno de desarrollo: Se deberá planificar y gestionar un entorno de trabajo donde se puedan llevar a cabo las tareas de mantenimiento (de acuerdo con los diferentes conceptos descritos en el presente pliego) del sistema
o Entorno de integración: Se deberá planificar y gestionar un entorno de trabajo donde se puedan llevar a cabo las pruebas de calidad de los
productos generados en cualquiera de las formas de mantenimiento descritas en el presente pliego.
o Entorno de explotación: Servirá para facilitar y gestionar la correcta ejecución de los procesos del sistema.
• Requisitos de integración con otros sistemas de información.
De forma general se deberá garantizar la integración del sistema con otros sistemas internos o externos al Principado xx Xxxxxxxx, con los cuales se comunica o deberá comunicar el sistema de gestión documental.
El sistema de gestión documental a instalar dispondrá de mecanismos predefinidos de carga de datos e integración con otras aplicaciones de gestión, tanto en modo síncrono como asíncrono.
Los requerimientos de interconexión (On-line-batch) de cada una de ellas se determinarán en la fase inicial de desarrollo del proyecto.
En relación a la integración del nuevo sistema a desarrollar con el resto de los sistemas del Principado xx Xxxxxxxx debe seguirse lo expuesto en el documento ‘Infraestructura tecnológica’ contenido en la documentación referente a la metodología a seguir, esto es MEDEPA-FrameWork PA.
Estos estándares servirán de referencia para las comunicaciones, lógica de red, servidores, equipos de trabajo, dispositivos de almacenamiento, correo electrónico, acceso a Internet, software base, herramientas de desarrollo y operaciones de explotación.
El sistema deberá proveer una capa de servicios web, integrada en la plataforma de integración de sistemas del Principado xx Xxxxxxxx, que posibilite a las aplicaciones del Principado xx Xxxxxxxx acceder a las funcionalidades ofrecidas por el gestor documental.
• Requisitos de seguridad del sistema.
Este sistema se considera crítico en cuanto a la seguridad de los datos, debiendo cumplir los principales requisitos generales de seguridad:
o En el acceso al sistema la identificación y autenticación del usuario se hará mediante un sistema de claves y contraseñas configurables e integrado en los sistemas de autenticación e identificación del Principado xx Xxxxxxxx al que se accederá a través del Módulo Común de autenticación del Principado xx Xxxxxxxx.
o Implantación de perfiles de usuario, es decir, el conjunto y niveles de permisos de uso de los recursos, datos y aplicaciones del sistema para cada usuario, y una herramienta amigable para su configuración.
o El sistema dispondrá de un fichero de trazas en el que quedará constancia permanente de los accesos al sistema y de las acciones más agresivas del usuario, tales como la eliminación de ficheros o el borrado de información.
o Ninguna operación del usuario podrá producir una pérdida de la consistencia de los datos almacenados en la base de datos.
• Requisitos de implantación de equipos en el Centro de Proceso de Datos.
Será responsabilidad de la empresa adjudicataria realizar la instalación de los recursos hardware y software del gestor documental en el CPD donde se encuentran ubicados el resto de servidores y equipos de comunicaciones del Principado xx Xxxxxxxx, obteniendo una estructura ordenada y documentada en el CPD del Principado xx Xxxxxxxx.
I. Tabla Resumen de servicios de tratamiento documental
Se detalla en las siguientes tablas estimaciones de volumen y características por tratamiento, entendiendo que los metadatos serán los necesarios y suficientes para una descripcicón acorde con los criterios técnicos y normativos establecidos en los sistemas de gestión del Principado xx Xxxxxxxx
Digitalización y procesado estimados:
Expedientes estimados | Total páginas estimadas | Carga de datos relevantes estimados |
250.000 expedientes | 15.000.000 | De 10 a 15 metadatos por documento aproximadamente De 5 a 10 metadatos por expedientes aproximadamente |
Custodia física
Páginas estimadas | Total Cajas | Características de la custodia |
15.000.000 | 9.375 | Cajas normalizadas de archivo |
Periodo de retención y expurgo determinado por serie documental |
Custodia digital
Ficheros estimados | Total ocupación | Características de la custodia digital |
1.000.000 | 400 Gb | 1.000.000 imágenes de expedientes |
3. MEDIOS MATERIALES Y PERSONALES
Para cubrir los servicios objeto de este contrato, será obligación de la empresa adjudicataria:
▪ Disponer de al menos un local propio para custodia de documentos a una distancia no superior de 50km xx Xxxxxx.
▪ Disponer de todos los medios informáticos y materiales, necesarios para realizar la grabación de los datos y digitalización de los expedientes para la obtención de su imagen, detallando las características de los equipos y del software puesto a disposición del Principado xx Xxxxxxxx, indicando las características de los equipos en cuanto a las memorias, número de scanner, número de terminales de videocorrección y software de Data Entry.
Se exigirán como mínimo los siguientes medios materiales:
o 3 escáneres de alta producción, con sus ordenadores correspondientes.
o Software de captura y videocorrección.
o Software de digitalización certificada.
o 3 ordenadores para verificación y control de calidad.
o 1 servidor.
o 6 ordenadores para labores administrativas en la preparación de la documentación.
▪ Disponer del equipo técnico necesario para la ejecución del Contrato.:Se designará un responsable que deberá satisfacer unos requerimientos mínimos de formación y experiencia contrastada como Jefe de Proyecto en el Área de gestión de la documentación, en Dirección y Gestión de
proyectos con grandes equipos de recursos humanos, que estará en contacto permanente y periódico con la Consejería.
Se considerarán mínimos los siguientes recursos humanos:
o Responsable de Proyecto (1)
o Consultor de sistemas (1)
o Consultor de gestión documental(1)
o Analista (1)
o Analista programador (2)
o Documentalistas (5)
o Supervisor (1)
o Personal de escaneo (3)
o Personal de verificación y control de calidad (1)
o Mozos (1)
Para el puesto Responsable de proyecto deberá cumplir alguno de los siguientes requisitos:
- Titulado superior en Informática y dos años de experiencia como Responsable de proyectos.
- Titulado medio en Informática y cinco años de experiencia como Responsable de proyectos.
- Siete años de experiencia como Responsable de proyectos.
Para el puesto de Consultor de sistemas, deberá cumplir alguno de los siguientes requisitos:
- Titulado superior en Informática y dos años de experiencia como Consultor de sistemas.
- Titulado medio en Informática y cuatro años de experiencia como Consultor de sistemas.
- Cinco años de experiencia como Consultor de sistemas.
En cualquier caso se requiere para este perfil una experiencia de 2 años como Consultor de Sistemas en el entorno tecnológico del proyecto.
Para el puesto de Consultor de gestión documental, deberá cumplir alguno de los siguientes requisitos:
- Titulado superior en Informática y un año de experiencia como Consultor de gestión documental.
- Titulado medio en Informática y dos años de experiencia como Consultor de gestión documental.
- Cuatro años de experiencia como Consultor de gestión documental.
En cualquier caso se requiere para este perfil una experiencia de 1 año como Consultor de gestión documental en el entorno tecnológico del proyecto.
Para el puesto de Analista, deberá cumplir alguno de los siguientes requisitos:
- Titulado superior en Informática y un año de experiencia como Analista.
- Titulado medio en Informática y dos años de experiencia como Analista.
- Cuatro años de experiencia como Analista.
Para el puesto de Analista programador, deberá cumplir alguno de los siguientes requisitos:
- Titulado medio en Informática y un año de experiencia como Analista programador.
- Título de Técnico Superior (FP II) en Informática y dos años de experiencia como Analista programador.
- Tres años de experiencia como Analista programador.
Oviedo, 15 xx xxxx de 2009.EL DIRECTOR GENERAL DE MODERNIZACIÓN, TELECOMUNICACIONES Y SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN. Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx