DNA1 - D IR E C C IÓ N N A C IO N A L DE A U D IT O R ÍA DE A D M IN IS T R A C IÓ N C E N TR A L

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DNA1 - D IR E C C IÓ N N A C IO N A L DE A U D IT O R ÍA DE A D M IN IS T R A C IÓ N C E N TR A L

DNA1-0007-2017

V IC E P R E S ID E N C IA DE LA R E P Ú B LIC A

INFORME GENERAL

a las operaciones administrativas, financieras y contratos

TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2013-04-01 X XXXX: 0000-00-00

XXXXXXXXXXXXXXX XX XX XXXXXXXXX XXX XXXXXXX

:Ij

j;"

EXAMEN ESPECIAL A LAS OPERACIONES ADM INISTRATIVAS, FINANCIERAS Y CONTRATOS EN LA VICEPRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR, POR

i'E l!i PERÍODO COM PRENDIDO ENTRE EL 1 XX XXXXX DE 2013 Y EL 31 DE

\!p XxXXXXX XX ¿000.

XXXXXXXXX XX XXXXXXXXX XX XXX XXXXXXXXXXX XXXXXXX

Xxxxx - Xxxxxxx

i

SIGLAS UTILIZADAS

SIGLAS	SIGNIFICADO
CUR	Comprobante Único de Registro
CGAF	Coordinación General Ad ministrativa Financiera
DAAC	Dirección de Auditoría de Administración Central
DAI-AI	Dirección de Auditoría Interna
DGD	Dirección de Gestión Documental
eSlGEF	Sistema de Gestión Financiera electrónico
eSByE	Sistema de Bienes y Existencias electrónico
EP	Empresa Pública
IESS	Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
INMOBILIAR	Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público
LOCGE	Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
LOSEP	Ley Orgánica de Servicio Público
LOSNCP	Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
MDT	Ministerio de Trabajo
NCI	Norma de Control Interno
N/A	No aplicable
IN	Incumplida
SNCP	Sistema Nacional de Contratación Pública
SERCOP	Servicio Nacional de Contratación Pública
SIE	Subasta Inversa Electrónica
SETEDIS	Secretaría Técnica de Discapacidades
SSG	Subsecretaría General
RO	Registro Oficial
UARHS	Unidad de Administración de Recursos Humanos
VPR	Vicepresidencia de la República

CONTENIDO	INDICE	PÁGINAS
darta de Presen ación		1
CAPITULO I.* INFORMACION	INTRODUCTORIA
i' ¡,		2
Ojbjetiv'os del ¡examen	1	2
Alcance del examen		2
Láse Legal		2
Estructura orgánica		3
Objetivos de la entidad		5
onto de recursos exam inados		6
Servidores relacionados		6
CAPÍTULO II.- RESULTADOS	DEL EXAMEN
! Seguimiento de recomendacion	es	7

Motivo del examen

1 i

lia entidad no contó con Planes de salud y de Seguridad ocupacional y 10

prevención de riesgos laborales

Falta de estudiois en proceso de contratación para el servicio de custodia, 14

administración vj alm acenamiento de archivos, ocasionó que se incluya

ait’ribuciones Documental

y responsabilidades propias de la Dirección de Gestión

E: aboración de Convenios de pago para legalizar obligaciones adquiridas por 23

Efrfestación d|e

servicios ejecutados fuera del Sistema Nacional de

Cpntratación Pública ;

l ago por alinrienlación para servidores de la 'institución sin fundam ento legal 34

l lago de horas extraordinarias y suplementarias sin controles internos para 38

sustentación |

i

AInexos

Anexo 1: Procesos de contratación

- i:

J^nexo 2: Convenios de pago

Anexo 3: Viáticos

Anexo 4: Horas Extras

: Anexo 5: Servidores Relacionados

Anexo 6: Detalle de CURs de pago del servicio de custodia, adm inistración y alm acenam iento de archivos

Informe aprobado por el:

Xxxxx,

Xxxxx

Xxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx Ciudad

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el exam en especial a las operaciones adm inistrativas, financieras y contratos de la Vicepresidencia de la República del Ecuador; por el período comprendido entre el 1 xx xxxxx de 2013 y el 31 de diciembre de 2016.

La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental em itidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la docum entación examinada, no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualm ente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglam entarias vigentes, políticas y dem ás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recom endaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,

Xxxx, Xxxxxx y Libertad,

MSc. Ing. Xxxxx X. Xxxxxx Xxxxxxx

Directora de Auditoría de Administración Central, encargada

Dirección de Auditoria de Administración Central

CAPITULO I

INFORM ACION INTRODUCTORIA

Motivo del examen

:EI examen especial en la Vicepresidencia de la República del Ecuador se realizó con

.cargo al Plan O perativo de Control del año 2017, de la Dirección de Auditoría de Adm inistración Central de la Contraloría General del Estado, en cum plim iento a la orden de trabajo 0004 -DAAC-2017 de 23 de enero de 2017.

i

¡ ¡

Objetivos del exam en

Determinar ía Iegalidad, veracidad y propiedad, en la ejecución de las operaciones

administrativas, financieras; y, el cumplimiento de las disposiciones legales y

eglamentos xxx xxxxx en la Vicepresidencia de la República.

Alcance del examen

; 'El examen especial cubrió el análisis de las operaciones adm inistrativas, financieras y

¡contratos, por el periodo comprendido entre el 1 xx xxxxx de 2013 y el 31 de diciembre de 2016.

La Directora de Auditoria de Adm inistración Central mediante nota inserta en

m¡'

emorando 9 -VPR-LC-2016 de 4 xx xxxxx de 2017, autorizó la exclusión de las

bperaciones adm inistrativas, financieras, procesos de contratación y seguimiento de liecomendacion 3s de la Secretaría Técnica para la Gestión Inclusiva en Discapacidades

^ la transferenc a de sus derechos y obligaciones a la Vicepresidencia de la República.

lase legal

La Vicepresidencia de la República del Ecuador, se alinea a lo establecido en el segundo Inciso del artículo 000 xx xx Xxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx y con su misión consagrada en los Decretos Ejecutivos 338 y 139 publicados en los Registros Oficiales 97 de 23 xx xxxx de 2007 y 75 de 26 de noviembre de 2009, con los que sustenta su

. dAS

Vicepresidencia de la República del Ecuador

2

Dirección de Auditoría de Administración Central;

filosofía de protección y atención prioritaria a los sectores vulnerables, para lo cual se basa en un enfoque de productos, servicios y procesos, con el propósito de asegurar su ordenamiento orgánico.

i í

El Presidente Constitucional de la República mediante Decreto Ejecutivo 15 de 4 xx xxxxx de 2013, encargó al Vicepresidente la coordinación, formulación y ejecución dé políticas, proyectos y acciones de los sectores estratégicos, de industrias básicas; y, del área productiva; así como el liderazgo de las acciones, políticas, planes, programas y proyectos intersectoriales tendientes o relacionados con el cambioj de la matrizj productiva. Igualmente, de realizar el seguimiento, evaluación y control d¿l cümplimientojj de las políticas de la gestión institucional de los Ministerios Coordinadores de estas¡| áreas y de los proyectos y procesos de los mismos; y, la coordinación de todos losi' acuerdos comerciales que deba negociar la República del Ecuador.

El Vicepresidente Constitucional de la República mediante Acuerdos 004-2013 y 0 0 4 - ; 2015 de 00 xx xxxx xx 0000 x 0 xx xxxxxxx de 2015, respectivamente, delegó sus ! atribuciones adm inistrativas y financieras a los Secretario General, Subsecretario;; Adm inistrativo Financiero, Subsecretario General y Coordinador General Adm inistrativo Financiero. !

Estructura orgánica

El Vicepresidente de la República, mediante Acuerdo 8 de 12 de octubre de 2016,i publicado en Registro Oficial Suplemento 870 de 26 de octubre del mismo año, emitió! la Reforma al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Vicepresidencia de la República, en el que se presenta la siguiente estructura:

1.1 Procesos Gobernantes:

1.1.1 Nivel Directivo

Vicepresidente de la República.

Secretario/a General de la Vicepresidencia de la República.

1.3 Procesos Adjetivos:

1.3.1 Nivel Directivo de Asesoría

-

Vicepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Central

1.3.1.1 Gestión General de la Vicepresidencia

j Subsecretario/a General de la Vicepresidencia

1.3.2 Nivel de Asesoría.-

í .3.2.1 Gestión de Auditoría

-Director/a de Auditoría Interna

.1.3.2.2 Gestión de Comunicación

- Subsecretario/a de Comunicación

Í1.3.2.2.1 Gestión de M onitoreo y Análisis Prospectivo j- Director/a de Monitoreo y Análisis Prospectivo

1.3.2.2.2 Gestión de Medios y Relaciones Públicas

- Director/a de X xxxxx y Relaciones Públicas

1 i í

|1.3.2.2.3 Gestión de Imagen e Identidad Institucional

Director/a de Imagen e Identidad Institucional

1.3.2.3 Gestión de Atención Ciudadana

-iCoordinador/a General de Atención Ciudadana

1.3.2.4 Gestión de Asesoría Jurídica

4 Coordinador/ai General de Asesoría Jurídica

!1.3.2 .41 Gestión de Patrocinio Legal

- Director/a de Patrocinio Legal

¡1,3.2.4.2 Gestión de Asuntos Regulatorios

- Director/a de Asuntos Regulatorios

1.3.2.5 Gestión de Planificación y Gestión Estratégica Coordinador/a General de Planificación y Gestión Estratégica

'1.3.2.5.1 Gesticin de Planificación e Inversión

L Director/a de Planificación e Inversión

1.3.2.5.2 Gestió n de Seguim iento de Planes, Programas y Proyectos Director/a de Seguim iento de Planes, Programas y Proyectos

jí.3.2.5.3 Gestión de Servicios, Procesos y Calidad

- Director/a de Servicios, Procesos y Calidad

I' 1

1.3.2.5.4 Gesticjn del Cambio y Cultura Organizacional

1 Director/a de Gestión del Cambio y Cultura Organizativa

!■ !

1.3.2.5.5 Gesticin de Tecnologías de la Información y Comunicación

- Director/a de Tecnologías de Información y Comunicación

1.3.2.6 Gestión de Estrategia Internacional

- Coordinador/a de Estrategia Internacional

Vicepresidencia de la República del Ecuador

I

Dirección de Auditoría de Administración Central;

1.3.3 Nivel Directivo de Apoyo.-

1.3.3.1 Gestión de Despacho de la Vicepresidencia

Responsable: Subsecretario/a de Despacho de la Vicepresidencia

1.3.4 Nivel de Apoyo.-

1.3.4.4 Gestión Adm inistrativa Financiera

- Coordinador/a General Adm inistrativo/a Financiero/a

1.3.4.4.1 Gestión de Adm inistración xxx Xxxxxxx Flumano

- Director/a de Adm inistración xxx Xxxxxxx Humano

1.3.4.4.2 Gestión Adm inistrativa

- Director/a Adm inistrativo/a

1.3.4.4.3 Gestión Financiera

- Director/a Financiero/a

1.3.4.5 Gestión Documental y Archivo

- Director/a de Gestión Documental y Archivo

1. Gestión Técnica del Comité de Reconstrucción y Reactivación Productiva

- Secretario/a Técnico/a del Comité de Reconstrucción y Reactivación Productiva.

Objetivos

La reforma del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Xxxxxxxx, publicado

I : ;

en Registro Oficial Suplemento 870 de 26 de octubre del mismo año, estableció los

siguientes objetivos.

General

Propiciar el cambio estructural de la matriz productiva nacional, orientada al uso intensivo del conocimiento y el talento humano para garantizar un desarrollo económico . sustentable.

Específicos

- Liderar y coordinar el desarrollo y ejecución de políticas públicas, planes, programas y proyectos orientados al Cambio de la Matriz Productiva.

i

- Ejecutar el seguimiento de las políticas públicas, planes, programas ¡y proyectos de los Ministerios Coordinadores de los Sectores Estratégicos y la Producción, Empleo y Competitividad.

Vícepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Central

Evaluar el impacto que genera a la transform ación productiva del Ecuador con énfasis en los Sectores Estratégicos, las Industrias Básicas y el área productiva.

Coordinar Ecuador relacionadas

dos los acuerdos comerciales que deba negociar la República del articulación con entidadesj gubernam entales y no gubernam entales en el ámbito de los Sectores Estratégicos, las Industrias Básicas y el

área productiva.

Monto de recursos exam inados

¡j Éntre el 1 xx xxxxx de 2013 y el 31 de diciembre de 2016 se consideraron los siguientes I rubros y montos en los que se encontraron las operaciones adm inistrativas y financieras:

Anexo 1	Procesos de contratación	2 113 484 ,66 USD
Anexo 2	Convenios de pago	881 608,90 USD
knexo 3	Viáticos	24 119,00 USD
Anexo 4 total	oras extras	146 708.59 USD 3 165 921 ,15 USD

Servidores relacionados

Se encuentran detallados en Anexo 5

ÍH 3 £ tJ

r

Dirección de Auditoría de Administración Central

CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguim iento de recom endaciones

La Dirección de Auditoría de Adm inistración Central de la Contraloría General del Estado y la Dirección de Auditoría Interna de la Vicepresidencia de la República, ejecutaron acciones de control, relacionadas con el alcance del presente examen especial, cuyos resultados constan en los informes que a continuación se detallan:

N° de Informe y aprobación

Alcance Período Numia

ro d e Reco men< acior es

c N/A IN

Dirección de Auditoria de Adm inistración Central

DAAC-0069-2014

Aprobado: 2014-08-11

Examen especial a las operaciones administrativas y financieras, j

2012-06-01

al

2013-03-31

9 4 2 1

i

DAAC-0087-2014

Aprobado: 2014-09-11

XXXX-0000-0000

Aprobado: 2014-07-15

Examen especial a las operaciones administrativas y financiera¿ de la Vicepresidencia de la República, correspondiente al período comprendido entre el 1 xx xxxxx de 2011 y el 31 xx xxxx de 2012, en el cual se incluyó el análisis del proceso precontractual SIE- VPR-015-2012, desarrollado por la Vicepresidencia de la República, para la adquisición de 2700 colchones anti escaras.

Examen especial a la contratación de asesores para la Vicepresidencia de la República y de las actividades cumplidas por los mismos.

2011-03-01

al

2012-05-31

2010-01-01

al

2013-09-30

27 15 10

4 4

Unidad de Auditoria Interna de la Vicepresidencia de la República del ; Ecuador

DAI-AI-0701-2016

Aprobado: 2016-04-26

Examen especial al proceso de adquisición y utilización de bienes de control y existencias en la Vicepresidencia de la República.

2013-04-01

al

2014-12-31

13 13

'

DAI-AI-0277-2015

Aprobado: 2015-08-11

Examen especial a los gastos de combustibles, mantenimiento y adquisición de repuestos de vehículos en la Vicepresidencia de la República.

2013-04-01

al

2014-12-31

11 11

DAI-AI-0192-2015

Aprobado: 2015-05-21

Examen especial al proceso precontractual, contractual, de ejecución y utilización de bienes y servicios

2013-04-01

al

2013-12-31

10 10

I

i

¿ i etc.

Vicepresidencia de la República del Ecuador

7

Dirección de Auditoría de Administración Central

DAI-AI-0089-2016 Aprobado: 2016 01-13	Examen especial al registro, identificación y custodia de los bienes de larga duración de la Vicepresidencia de la República	2013-04-01 al 2013-12-31	14	13
DAI-AI-1084-2016	Examen especial al proceso precontractual, contractual, ejecución,	2013-04-01 al
	liquidación y pago de los contratos de	2015-12-31
	consultoría realizados por la dirección
	administrativa y su implementación.
	Total Recomendaciones emitidas		89	75	13	1

Del seguimiento al cum plim iento de las 89 recomendaciones que constan en los citados informes, se determ inaron que 75 se cumplieron, 13 son inaplicables en razón del cambio de funciones dispuestas por el Presidente Constitucional de la República, en relación a la Vicepresidencia; y, 1 se encuentran incumplida la que se describe a

¡continuación:

3AAC-0069-2014 aprobado el 11 xx xxxxxx de 2014

Examen especial a las operaciones adm inistrativas y financieras, por el período 2012-

J6-01 al 2013-03-31

“...D iferencia entre registro contable y listado de activos fijos... Al Subsecretario Adm inistrativo Financiero.- 4. Dispondrá a los responsables de las áreas de Gestión Financiera y Administrativa, efectúen una constatación física de activos fijos y conciliación con la información contable, a fin de determ inar las causas de las diferencias y de ser el caso se realicen los ajustes respectivos y las acciones oportunas que correspondan...”

Én la entidad se ejecutaron procesos de constatación física de bienes cuyos resultados bonstan en los Informes de Constatación Física de los años 2015 y 2016 reportados por ja Directora Aclministrativa al Coordinador General Adm inistrativo Financiero con rpemorandos v | 3R -DA-2016-0085 y VPR-VPR 1 -2017 -00112 -0 de 15 de enero de 2016

/ 1 0 xx xxxxx xx 0000, xxx xxxxxxx, no se evidenciaron procesos de conciliación que solventen las observaciones y diferencias establecidas en los referidos informes de

ie

constatación, durante el período sujeto a examen, tam poco se registraron ajustes en los j iRegistros financ ros de los años 2015 y 2016, de las cuentas de m ayor 141 “Bienes de

arga duración” al 31 de diciembre de 2016, presentados por las Direcciones Financiera i

y Administrativa, cuyos saldos se presentan a continuación:

OcA»

;V¡cepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Central

SALDOS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN ENTRE LA DIRECCIÓN FINANCIERA, (eSlGEF) Y ADMINISTRATIVA (eSByE)

Cuenta Mayor

Detalle de Cuentas Saldo de la Dirección Financiera Saldo de la

Dirección Administrativa

Diferencia j de saldos

D F-D A

	(eSlGEF)	Depreciado n	Valor en libros	(eSBjfE)	i
141.01.03 Mobiliarios	216.611,09	145.043,86	000.000 ,00 ;	354. 989,39	6.665.56
141.01.05 Vehículos	533.399,97	812.638,65	1.346.038,62!	1.385. 508,80	-39.270.18
141.01.06 Herramientas	11.917,75	107,84	12.025.59	11. 521,75	203,84
141.01.07 Equipos Sistemas y	462.729,61	745.482,67	1.208.212,28 [	1.207 538,16	374,1'2I

Paquetes Informáticos

TOTAL DE SALDOS 1.685.437,25 1.878.138,68 3.563.575,93 I 3.557.416,29 6.159,64

Como se puede observar en el cuadro anterior, según los reportes del e SlGEF y del eSByE, la Dirección Financiera mantiene un saldo mayor frente al reportado por la Dirección Adm inistrativa en los auxiliares de: Mobiliario, Herramientas y Equipos Sistemas y Paquetes Informáticos, mientras que el saldo es m enor en la cuenta de

Vehículos.

I

Al respecto, posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, la Directora Administrativa, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2017, en relación a las diferencias no conciliadas en las cuentas Mobiliario, Herramientas y Equipos Sistemas y Paquetes Informáticos adjuntó el CUR 72818067 de 25 de noviembre de 2016 con el asiento contable, generado por el Ministerio de Finanzas con afectador a las cuentas de la Vicepresidencia, en el proceso de cierre de la Secretaría Técnica de Discapacidades SETEDIS, valores que hasta el 28 xx xxxxx de 2017, fecha de; presentación del informe final, la entidad no regularizó. I

En relación a la diferencia en la cuenta de vehículos, indicó que no constó en las cuentas : de bienes, por cuanto correspondió a una cuenta de orden originada en un contrato de comodato con CELEC EP por un vehículo, mismo que es custodiado y adm inistrado por la entidad como un bien sujeto a control administrativo mientras concluye el comodato, : por lo que el saldo correcto de la cuenta es el que consta en el eSigef.

Lo manifestado por la Directora Financiera, evidencia las razones por las cuales existen las diferencias, sin embargo, no se presentó la documentación relac ionada con la conciliación y los ajustes contables y registros administrativos para reg xxx xxxxx xxxxxx xxxxxxx.

x 0

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

Dirección de Auditoría de Administración Central

]Por lo expuesto, el Coordinador General Adm inistrativo Financiero, Directora Adm inistrativa, Técnico de Bienes y Transportes no adoptaron acciones correctivas y/o necesarias paré que las recomendaciones sean im plem entadas, inobservando lo dispuesto en el ¡artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

)el seguimiento al cum plim iento de las 89 recom endaciones que constan en los nformes descrito en el presente comentario, se determ inaron que 75 se cumplieron, 13 son inaplicables en razón del cambio de funciones dispuestas por el Presidente (Constitucional de la República, en relación a la Vicepresidencia; y, 1 se encuentra incumplida, lo que ocasionó que las situaciones adm inistrativas y financieras observadas se mantengan.

iRecomendación

Al Coordinador General Adm inistrativo Financiero

í,

j'. ¡

1. En conocirjiiento de los informes de auditoría, cum plirá y vigilará que los responsables de su implementación, ejecuten las recom endaciones impartidas, con el fin de que se adopten oportunamente las medidas correctivas, proceso que se evaluará en form a periódica.

La entidad no contó con Planes de salud y de Seguridad ocupacional y prevención de riesgos laborales

; La Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglam ento General, establecieron que las entidades comprendidas en el ámbito de la LOSEP, deben im plem entar Planes de Salud

L;. ¡Ocupacional Integral; y, Planes de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos; ' ÍTí

que contengan acciones referentes a medicina preventiva del trabajo; higiene ocupacional; seguridad ocupacional; bienestar social; causas y control de riesgos en el trabajo; programas de inducción y entrenam iento para prevenir accidentes; estadísticas

be accidentes de trabajo; y, análisis de las causas de los mismos. 0 - x x(0x

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

10

Dirección de Auditoría de Administración Centralj

Al respecto, se solicitó al actual Director de Recursos Humanos, los referidos planes I aplicables a los años 2013, 2014, 2015 y 2016, quien con oficio VPR -VPR -2017 -0 00 5 6 -! O de 00 xx xxxxxxx 0000, informó: ¡

“...5. Plan de Salud Ocupacional Integral, Plan Integral de Seguridad Ocupacional y prevención de riesgos registrado en el Ministerio de Trabajo. - En el año 2013 se posesiona la actual Administración del Vicepresidente, (...) y comienza el proceso de reestructuración ya que en ese entonces se encontraba vigente el Estatuto Orgánico p or procesos aprobado en el año 2012, en la cual la dirección de Administración de Recursos Humanos contaba solamente con una Gestión la cual se denominaba Gestión Talento Humano y contaba solamente con tres puestos. - Posteriormente, en el año 2015 en el mes de enero se aprueba el Estatuto Orgánico Organizacional p or procesos y se crea la gestión de seguridad y salud ocupacional, concomitantemente en el mes xx xxxx de 2015 se aprueba el nuevo Manual de Clasificación y Valoración de Puestos sin embargo el Ministerio de Trabajo no realiza creación de puestos para la serie de esta gestión y no se crean los puestos de analista de seguridad y salud ocupacional 3 y analista de seguridad y salud ocupacional 2. En tal razón, y en virtud de las políticas de austeridad emanadas por la administración Central de la Vicepresidencia de la república se ha sometido a los'\ ajustes presupuestarios requeridos para todo el sector público, de tal forma que no, se ha podido realizarlas contrataciones de este personal - Se ha coordinado con la Presidencia de la República a fin de que el D r.(...) servidor de la entidad mencionada, atienda las emergencias médicas del personal de nuestra institución atendiendo de esta manera las necesidades de los servidores de la Institución en lo que respecta a la parte de la salud ocupacional, quien lo ha hecho de manera continua y completa, dicho doctor mantiene un programa anual de medicina preventiva y todos los servidores de la Vicepresidencia han podido gozar de esta atención. - La Presidencia de la República a través de su área de Salud Ocupacional hace extensiva su revisión

y prevención de riesgos de trabajo hacia la Vicepresidencia de la República ya que

las instalaciones son compartidas entre las dos entidades.- Se ha preparado un borrador de Plan Integral de Seguridad Ocupacional y prevención de Riesgos de la Vicepresidencia de la República del Ecuador al igual que su reglamento correspondiente, mismo que se ejecutará conforme lo estipulado legalmente una vez . que se cuente con el presupuesto para contratara la persona idónea que cumpla con \ las exigencias mínimas que señala el IESS y el M DT así como el Manual de Puestos \ Institucionales para ejecutar el procedimiento correspondiente en cuanto a la seguridad y salud ocupacional de la Institución.

De lo expuesto, la Vicepresidencia de la República contó con el contingente del! Dispensario Anexo del IESS de la Presidencia de la República, cuyo médico a cargo,

como parte de los programas de medicina preventiva de dicha entidad, coordinó con la ;

ur

i 1Dirección xx Xxxxxxx Humano de la Vicepresidencia de la República d ante los años 2013, 2014, 2015 y 2016, para la ejecución de campañas, realización de exámenes, evaluaciones, charlas y conferencias médicas, además prestó el servicio de medicina curativa a los pacientes de la Vicepresidencia que lo requirieron, es decir con la

asistencia del profesional, la Dirección xx Xxxxxxx Humano cubrieron una de los

cwül ,

Vicepresidencia de la República del Ecuador

11

I I

Dirección de Auditoría de Administración Central

¡elementos que conforman el Plan de salud ocupacional como consta en un informe

¡

¡técnico emitido por el médico del citado Dispensario anexo el 00 xx xxxxxxx xx 0000, xxx

¡xxxxxxx conforme los artículos 220 y 231 del Reglam ento a la Ley Orgánica de Servicio

¡Público, el “Plan de Salud Ocupacional” estará conformado adem ás por elementos de

¡“ Higiene ocupacional’’ y “ Bienestar Social”; para los cuales, la entidad proporcionó al

¡personal del servicio de transporte institucional a través de la contratación de jproveedores privados, y respecto de los programas de “ Higiene ocupacional” tendiente a identificar, reconocer, evaluar y controlar los factores am bientales que se originen en os lugares de trabajo y que puedan afectar la salud de las y los servidores la Dirección síe Adm inistración de Recursos Humanos no docum entó las acciones efectuadas.

lio expuesto fue com unicado al Coordinador General Adm inistrativo Financiero y a los

¡Directores xx Xxxxxxx Humano que actuaron durante el período de examen, con oficios

¡35, 36, 37, 38 y 39-04-DAAC-17 de 21 de febrero de 2017, quienes emitieron las siguientes respuestas:

El Director de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano que actuó entre el 10 de julio de 2012 y el 30 de septiem bre de 2013, mediante comunicación de 9 xx xxxxx de 2017, ratificó las condiciones asum idas por la Vicepresidencia para el cum plim iento de Medicina

Preventiva con la asistencia de un médico de la Presidencia de la República, bajo la

i

figura de comisión de servicios; además indicó que como “ Bienestar Social” existió la administración de contratos de Alimentación, Transporte y Uniformes, cubriendo de

¡orma parcial uno de los elem entos del Plan de Salud Ocupacional.

Él Coordinador General Adm inistrativo Financiero y el Director xx Xxxxxxx Humano que

actuaron hasta el 31 de diciem bre de 2016, conjuntam ente con oficio VPR-CGAF-FQ-

7 -0002 -0 de 00 xx xxxxx xx 0000, xx xxxxxxxx x xxx Xxxxxx de Xxxxxxx, presentaron jn informe del ¡Jefe del Servicio de Protección Presidencial, quien indicó que esta

Dirección dependiente de la Presidencia de la República cuenta con un Plan de

i

¡emergencias de los edificios de Carondelet y El Comercio, instalaciones que son l

compartidas por la Presidencia y Vicepresidencia de la República, observando que esta

jentidad adscrita a la Presidencia tiene entre sus atribuciones las siguientes:

¡ “...a) Planificar, organizar, gestionar y controlar las operaciones de la seguridad

¡i presidencial dentro y fuera del país; b) proporcionar protección y seguridad también al Vicepresidente y sus familiares; c) brindar seguridad a las instalaciones del Complejo Presidencial, residencias particulares y otros lugares donde se encuentren las autoridades (Vicepresidente); es xxxxx . . .”

xXX&

x/xxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

12

Dirección de Auditoría de Administración Central:

Sin embargo, que se han realizado algunas acciones en beneficio de los servidores dej

i '■

la entidad, lo expuesto por los servidores no modifica lo comentado,: por cuanto la;!

Dirección de Adm inistración de Recursos Humanos no presentó el Pian Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos, y en relación al Plan de Emergencias del Servicio de Protección Presidencial, tampoco presentó documento en el que conste un compromiso interinstitucional mediante el cual la referida unidad conjuntam ente con la Vicepresidencia de la República, establezcan el nivel de actuación y responsabilidad de las partes en el desarrollo del citado Plan. Es decir, la entidad no tiene determinado las causas y control de riesgos en el trabajo, el desarrollo de program asjde inducción y entrenam iento para prevención de accidentes, elaboración y estadísticas de accidentes de trabajo, análisis de causas de accidentes de trabajo e inspección y co improbación de

buen funcionam iento de equipos, con el respectivo registro en el Ministerio de

Relaciones Laborales y cobertura a los sitios que la Vicepresidencia no comparte con i la Presidencia de la República.

¡I '!

i

Por lo expuesto, los Directores de Recursos Humanos inobservaron los artículos 52 literal a) de la Ley Orgánica de Servicio Público, LOSEP; 229 y 232 de su Reglamento General; así como lo estipulado en el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos publicado en Registro Oficial 139 de 27 de febrero del 2010 en el punto 2.2, literal b)

numeral 17, literal e) “Productos”, literal c. 1 “Gestión de Recursos Hum anos”, numeral j 14; Acuerdo 007-2014 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos ¡j publicado en el Registro Oficial 253 Edición Especial de 28 de enero de 2015, numeral

3.2.2.1 “A tribuciones y Responsabilidades”, literal a), y en numeral 3.2.2.1.5 “Gestiones Internas” , literales a), b), c), d), y e); además lo dispuesto en el Estatuid Orgánico por: Procesos de la Vicepresidencia de la República Acuerdo Ministerial ¿ publicado en¡ Registro Oficial Suplemento 870 de 26 de octubre de 2016 en el nuiVieral 1.3.4.4.1 “ Gestión de Administración xxx Xxxxxxx Humano", en Atribuciones y Responsabilidades literal a); y, en Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional en los numerales del 1 al 4. ¡

Conclusión

La Vicepresidencia de la República no contó con los “ Planes de Salud O cupacional”; y de “ Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos Laborales” en el período de examen; ejecutando programas que cubrieron de forma parcial algunos elementos que componen los referidos planes, con la colaboración del contingente de las dependencias

administrativas de la Presidencia de la República, debido a que los Directores de

X x xx x . \

\

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

13|

i

Dirección de Auditoría de Administración Central

Recursos Hurr anos que actuaron el período de exam en, no concretaron los

hstrumentos o eguimienteuen apasionó que

docum entos form ales que permitan dar una adecuada cobertura y tem as de salud, seguridad y prevención de riesgos laborales, lo que a entidad no disponga de instrumentos técnicos para planificar y

jesarrollar actividades tendientes a la prevención de enferm edades laborales y de mitigación de riesgos del trabajo que garanticen a los servidores de la entidad el derecho a prestar sus servicios en un ambiente adecuado para su salud ocupacional.

Recomendación

|AI Director de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano

2. Elaborará los Planes de Salud Ocupacional y de Seguridad Ocupacional y

!j Prevención je Riesgos Laborales, y realizará los respectivos trám ites de aprobación

:i !

y legalización ante el Coordinador General Adm inistrativo Financiero y Ministerio de

Trabajo luego de lo cual los impleméntará y socializará con el personal de la institución.

Falta de estudios en proceso de contratación para el servicio de custodia,

¡administración y alm acenam iento de archivos, ocasionó que se incluya atribuciones y responsabilidades propias de la Dirección de Gestión Documental

Antecedentes:

El Director de Gestión Documental en funciones durante el período comprendido entre él 0 xx xxxxx 0000 y el 15 de noviembre de 2013, con varios m em orandos de 6 xx xxxx de 2010 y 6 xx xxxxxx de 2012, dirigidos a los: Subsecretario Adm inistrativo Financiero,

¡Jefe de Bodega, Secretario General y Directora Adm inistrativa, solicitó se dé solución a a problemática del espacio reducido para el archivo general y a las condiciones nadecuadas en las que se encontraba la docum entación generada por la entidad, nclusive sugiriendo la posibilidad de arrendar un local apropiado, dotado de estanterías

/ archivadores que permitan la funcionalidad y seguridades que exigen las normas y

arocedimientos de gestión documental y archivo.

En el expediente del proceso de contratación, consta el m em orando VPR -2012-22294-

I' 1

M de 17 de septiem bre de 2012, con el cual el Director de Gestión Documental, informó

jal Subsecretario Adm inistrativo Financiero, sobre el traslado de los documentos del

Qojora

Vicepresidencia de la República del Ecuador

14

Dirección de Auditoría de Administración Central

archivo pasivo e histórico de la Vicepresidencia que estuvieron en las bodegas del Fuerte M ilitar El Pintado, a las instalaciones de la empresa FILESTORAGE, que fue contratada para prestar estos servicios, en cuyas bodegas la referida em presa efectuó la limpieza y clasificación de los mismos que según las guías de remisión;, ocuparon 560 cajas Box File.

El 16 de enero de 2013 el Director de Gestión Documental, solicitó la renovación del contrato con la empresa FILESTORAGE, por lo que el Subsecretario ¡General de lajj Vicepresidencia de la República y el representante legal de la empresa FILESTORAGE ¡

S.A. suscribieron el 18 de febrero de 2013 un contrato de servicios de “provisión xx xxxxx archivadoras estándar, depósito, conservación, archivo y consulta de documentos de la Vicepresidencia” fijando valores unitarios para cada uno de los servicios a prestarse, con plazo de vigencia de un año, esto es, hasta el 17 de febrero de 2014, observando que el objeto del contrato contempló servicios adicionales a los requeridos por el Director de Gestión Documental, que en primera instancia se centraron en la falta de espacio físico y las condiciones inadecuadas de archivo, situación que evidencia que no se realizó los estudios que contengan criterios técnicos y operativos para la contratación de una empresa, que a más de proveer espacio físico, tam bién se encargue de la adm inistración del archivo, considerando que la Vicepresidenciaj cuenta con la Unidad de Gestión Documental con su respetivo personal. Estos servid os continuaron prestándose a base de convenios de pago hasta el 18 xx xxxxxx de 20' 4, m ientras sé ejecutaban otros procesos de contratación para continuar con estos servicios.

A partir del 1 xx xxxxx de 2013 hasta 18 xx xxxxxx de 2014, con cargo al contrato mencionado el contratista facturó por los servicios ejecutados mes a mes el monto total de 12 204,46 USD.

Procesos de contratación sin estudios:

Posteriormente, la Vicepresidencia inició el proceso de contratación SIE-VPR-011-2014 el 28 de julio de 2014, para “Contratar una empresa especializada en la presentación del servicio de depósito, custodia, conservación y administración de los archivos de la institución, asi como también, el de consulta de documentos, provisión de materiales y\ servicios conexos”, para lo cual, la Directora de Gestión Documental presentó el requerimiento inicial estableciendo como necesidad la falta de espacio físico en la entidad; este proceso fue declarado desierto, por parte del Subsecretario Adm inistrativo

Vicepresidencia de la República del Ecuador ¡

15

Dirección de Auditoría de Administración Central

■Financiero mediante Resolución de 0066 de 2 de julio de 2014, ya que las ofertas no convenían técnica ni económ icam ente a la entidad, además dispuso la reapertura del proceso.

!■

En cumplimiento a la disposición, la Directora de Gestión Documental con memorando VPR-VPR-2014-00938-M de 8 de julio de 2014, presentó los Térm inos de referencia en ios que constó:

1 - ANTECEDENTES: La Vicepresidencia de la República no cuenta dentro de su infraestructura física con una (sic) espacio adecuado para m antener un Repositorio para adm inistrar el Archivo Central, Pasivo e Histórico institucional; por tal razón, se debe contar con el servicio de una empresa especializada, para el depósito, custodia, conservación y administración de los archivos, como también, el de consulta de documentos, provisión de materiales y servicios conexos. ”

Nuevamente, en los térm inos de referencia independientem ente de solucionar la necesidad de espacio físico para el archivo general, no se consideró que los mismos

¡contemplaron la adm inistración de los archivos, responsabilidad de los servidores de

¡Gestión Documental, sin embargo, el Subsecretario Adm inistrativo Financiero de la 'Vicepresidencia autorizó el inicio del proceso de contratación SIE-VPR-013-2014 de 28

!de julio de 2014.

F

Posterior a la i presentación de dos oferentes y el correspondiente proceso de

¡calificación, resultó adjudicada la empresa “ BODEGAS Y COMERCIO S.A.,

BODECOM SA” por consiguiente el Subsecretario Adm inistrativo-Financiero de la

Entidad y el Representante Legal de la contratista, suscribieron el 19 xx xxxxxx de 2014 él contrato 027 -2014 para prestar el servicio de depósito, custodia, conservación y

administración de los archivos de la institución, así como tam bién el de consulta de

documentos, provisión de materiales y servicios conexos por 34 756 ,96 USD, con el alazo de duración de un año a partir de la fecha de suscripción.

i

La Directora de Gestión Documental con memorando VPR -VPR-2015 -00948-M de 7 xx

xxxxxx de 2015, solicitó al Subsecretario General la suscripción de un contrato

jcomplementario, ampliando el plazo de vigencia hasta el 19 de octubre de 2015, por lo i-

!que, el Subsecretario General de la Vicepresidencia y el Gerente General de

BODECOMSA, suscribieron el 18 xx xxxxxx de 2015 el contrato com plem entario del contrato 027-2014, mediante el cual las partes convinieron am pliar el plazo para la

■ ft

¡ i

jirestación de los servicios del contrato referido hasta el 19 de octubre de 2015 por el

!¡

izalor de 5 500,00 USD incluido el IVA.

y

vlcepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Central

La suma de los contratos principal y complementario con BODECOM S.A. ascendió a 40 256,96 USD, sin embargo, el contratista facturó por los dos contratos 34 535,06 USD,j: valores que no fueron desglosados, observándose una diferencia entre lo valores facturados y los establecidos en el contrato, lo que demuestra que no se realizó los , correspondientes estudios.

Una vez concluidos los contratos con BODECOMSA, la Directora de Gestión

Documental con memorando VPR-VPR-2015-01367-M de 5 de noviem bre de 2015 dirigido al Subsecretario General, generó el mismo requerimiento con el que motivó el;

j* |

contrato anterior. !

Al respecto, el Subsecretario General con Resolución 067 de 26 de noviem bre de 2015;, resolvió disponer el inicio del proceso de contratación SIE VPR -012-2015, en el cual sé presentó el oferente FILESTORAGE S.A., que fue adjudicado, cuyo pro ceso generó el contrato 023 el 18 de diciembre de 2015 para la prestación del servic o de depósito, custodia, conservación y administración de los archivos de la institución, así como también el de consulta de documentos, provisión de materiales y servicios conexos por 63 815,74 USD con el plazo de duración de 730 días calendario, a partir de la fecha de; su suscripción, esto es hasta el 17 de diciembre de 2017. !

Entre el 18 diciembre de 2015 y 31 de diciembre de 2016, fecha xx xxxxx de examen !

.¡I

especial, el contratista FILESTORAGE facturó el monto de 24 327,07 USD, sin que se:j detalle los costos unitarios de los servicios.

Durante el período sujeto a examen se ejecutaron pagos a los contratistas, cuyos rubros facturados correspondieron a los servicios contratados y recibidos a satisfacción como constan en 43 CURS por 71 066,59 USD, xxxx xxxxxxx xxxxxx xx xxxxx 0, procesos que no se encontraron respaldados con los estudios correspondientes, qu 3 justifiquen la

contratación de servicios relacionados a las funciones, atribuciones correspondió realizar al personal de la Dirección de Gestión Documenta

y gestión que

Con oficio 33-04-DAAC-VPR-17 de 20 de febrero de 2017, se solicitó a ila Directora de ¡ Gestión Documental proporcione los estudios, consultas, y verificaciones que prueben :¡ la falta de espacio físico en la entidad; quien, con oficio VPR -DG D-2017-0001 de 7 de ;

marzo de 2017, informó que los documentos en los cuales se sustentó la contratación ¡

; i

del servicio de digitalización e indexación de documentos están manifestados en la Ley: I

¡pt<l y S'iC te

Vicepresidencia de la República del Ecuador

17

Dirección de Auditoría de Administración Central

Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información, artículo 10 y el Capítulo VI Conservación de Documentos, expedido por el Consejo Nacional de Archivos el 27 de julio de 2005, criterio que se relaciona con el adecuado archivo de documentos, más no

|con los estudios para el inicio de un proceso contractual.

Respecto a la necesidad de espacio físico, el equipo de control mediante oficios 40 y 42-04-DAAC-VPR-17 de 0 xx xxxxx xx 0000, xxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxx General

¡: '

Adm inistrativo Financiero y al Subsecretario General de la Vicepresidencia,

iespectivamente, indiquen las gestiones realizadas con la Unidad de Gestión inmobiliaria del Sector Público-INM OBILIAR, para solventar dicha necesidad, ya que es

atribución dé la ntidad señalada, gestionar los requerim ientos y adquirir inmuebles para

s'atisfacer necesidades de las entidades públicas.

:l Subsecretario General de la Vicepresidencia con oficio VPR -SSG -2017 -0022 -0 de

,13 xx xxxxx de 2017, indicó que se realizaron diligencias con INMOBILIAR y con la Presidencia de la República, además señaló que resultó preferible contar con el servicio

í ¡de un proveedor externo en razón de optimización de recursos por los elevados costos i .

: Ide mantenimiento, criterios que no fueron respaldados con la docum entación de

; ; ¡sustento respectiva.

En relación a los precios facturados no constó en el proceso contractual, el detalle de i i

jios costos de los servicios prestados, por lo que con oficio 54-04 -DAAC-VPR-17 de 14

xx xxxxx de |20 17, se solicitó a las empresas FILESTORAGE S.A. y BODECOM SA S.A. xxx documentos autorizados con el portafolio de servicios y tarifario que estas empresas

aplicaron a los

¡ontratos.

requerim ientos de la Vicepresidencia durante la ejecución de los

i Al respecto el apoderado de BODECOMSA, mediante com unicación de 24 xx xxxxx de ' |¡

Í2017, indicó que para facturar los servicios efectivam ente brindados, se siguieron los lineamientos de la adm inistración del contrato en cuanto a los precios unitarios por cada servicio; y, tam bién en calidad de apoderado de FILESTORAGE S.A., en la misma comunicación señaló que para facturar los servicios brindados se acordó con la administración del contrato los precios unitarios que figuraban en la oferta, descontando el 8% según apta de negociación, sin embargo, auditoría verificó, que en la oferta

presentada no constaron dichos precios unitarios. 7|V (pfs~ / o eA~>

í '

7icepresidencia de la República del Ecuador

18

Dirección de Auditoría de Administración Central

Con oficios 48-04, 49-04, 50-04, 51-04 y 52-04-DAAC-VPR-17 de 14 de h a rz o de 20171 se comunicaron los resultados provisionales al Subsecretario General, a Subsecretario Adm inistrativo Financiero, al Coordinador General Adm inistrativo Financiero, al Director de Gestión Documental y Archivo y a la Directora de Gestión Documental y Archivo, que actuaron durante el período examinado.

El Subsecretario General de la Vicepresidencia, mediante oficio VPR-SSG-2017-0025-j O de 21 xx xxxxx de 2017, manifestó que el espacio físico en el que funciona la

ü Dirección de Gestión Documental, cuenta con 00 xxxxxx xxxxxxxxx, xx xxx xxxxxx 00¡

; .i

metros cuadrados son asignados a la Directora y su asistente y el resto c e espacio está

ocupado por 7 servidores más, del área que funciona para atención al público, y bajó

|

custodia del contratista se encuentran 3.388 cajas especiales para documentos! también refirió que en el presupuesto institucional no se consideró gastos para adecuaciones y provisión de equipos necesarios para un archivo propio en cualquier

lugar que INMOBILIAR pudiera asignar un inmueble; más aun existiendo la expectativa

i

de la construcción de la Plataforma de Gobierno, que está planificado se ubique a la Vicepresidencia de la República con espacios adecuados para sus dependencias, incluido el Archivo Central, Pasivo, e Histórico; por lo que no se justificaría en este tipo de obras e instalaciones que ya están previstas; es decir a criterio del Subsecretario General, estos servicios deberán mantenerse hasta que entre en funcionam iento la Plataforma de Gobierno.

I

El Subsecretario General de la Vicepresidencia, mediante oficio VPR-SSG-2017-0027-;

O de 12 xx xxxxx de 2017 y como alcance al oficio VPR-SSG -2017 -0025 -0 de 00 xxx xxxxx xx 0000, xxxxxxx xxxxxx comunicaciones de INMOBILIAR, suscritos por él; Gerente del Proyecto “ Plataformas Gubernarjnentales” en las que se hizo referencia a la planificación del nuevo Xxxxxxx de Gobierno-iPresidencia y Vicepresidencia.

El Coordinador General Adm inistrativo Financiero, con oficio VPR-CGAF-2Ó 17 -0032 -0 ;

' í

de 22 xx xxxxx de 2017, manifestó que los puntos de vista han sido debidam ente 1

contestados por el Subsecretario General.

Los criterios expuestos por los servidores no justificaron la falta de estudios en los procesos, ni tampoco las diferencias entre lo contratado y lo facturado en uno de los

i ¿jjCZ- y \jS.

Vicepresidencia de la República del Ecuador

19

Dirección de Auditoría de Administración Central

Contratos; y, la ¡razón por la cual se incluyó en los contratos atribuciones y funciones oropias de los servidores de la Dirección de Gestión Documental.

i^

I

La Directora de Gestión Documental y Archivo, mediante oficio VPR -D G D -2017-0004 de 24 xx xxxxx de 2017 manifestó que en su período de gestión persistió la necesidad de cumplir con lo dispuesto en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por iProcesos, ya que a la Dirección de Gestión Documental y Archivo le corresponde la

¡administración oficial, archivo histórico, como es la custodia, conservación,

¡administración del Archivo Central, Intermedio e Histórico. Tam bién indicó que la i¡

¡Vicepresidencia de la República no cuenta dentro de su infraestructura física con un 'i i

^spacio adecuado para m antener un repositorio para adm inistrar el archivo central,

i 1 ¡

pasivo e histórico; y, el actual contratista presta los servicios de deposito, custodia,

Conservación, administración de los archivos, consulta de docum entos de la institución

) cuenta con el equipam iento para mantener los archivos en buenas condiciones, Criterios que se enfocan al espacio físico, sin embargo no se hace referencia a la falta je estudios que motiven dicha contratación, ya que por ejem plo no se estableció las razones por las cuales los servidores de Gestión Documental no podían cum plir con la administración del archivo general.

Los criterios emitidos no cambian lo comentado por auditoría, en razón de que los procesos de contratación efectuados para el servicio de custodia, adm inistración y almacenamiento de archivos, no contaron con la necesidad m otivada para su ejecución, ni tam poco con estudios completos, definitivos y actualizados.

i ;

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 28 xx xxxxx I ¡

de 2017, el Subsecretario General con oficio VPR -VPR -2017 -0 84 2 -0 de 0 xx xxxx xx

0000, xxxxxx: ¡

".. .la Institución tenía que dar una solución urgente al p roblem a ... en el requerimiento original no se hizo constar conceptos como “consulta de docum entos” es evidente que la alternativa es fácil... o se alquila una bodega o se realiza una cantidad de gastos en adecuaciones específicas para el mantenimiento adecuado de archivos; contratando ! adicionalmente servicios de guardianía... y asignando personal contratado por la Institución para que vaya a trabajar en dicha bodega en la administración de dichos archivos, en el ítem ... “consulta de docum entos”; o se procede a contratar una empresa especializada que preste estos servicios con un solo costo.- La primera opción está totalmente descartada...la Vicepresidencia pasará a form ar parte de la plataforma de Gobierno que se encuentra programada

(con retraso), ejecutarse en el actual cuartel Eplicachima, p o r lo cual sería incorrecto,

¡jetr\ k-

Vicepresidencia de la República del Ecuador

20

Dirección de Auditoría de Administración Central

inconveniente e inclusive sospechoso el arrendar un local ajeno para realizar costosas adecuaciones para un archivo institucional transitorio...”

Los criterios expuestos por el Subsecretario General no modifican lo comentado, ya que entre el 6 xx xxxx de 2010 y el 6 xx xxxxxx de 2012, transcurrieron 2 años 3 meses para que la entidad pueda establecer los estudios necesarios para la solución de la falta de espacio físico, sin em bargo en recurrentes procesos de contratación, ampliaciones y

renovaciones con los mismos contratistas se continuó recibiendo el servicio ofertado sin

I -|

que durante el período sujeto a examen se hayan efectuado los estudios (necesarios qué

establezcan las condiciones más beneficiosas para la gestión

de custodia, I ;!

administración, conservación de archivos; así como tampoco se doc umentaron lasj gestiones con INMOBILIAR u otras entidades del sector público con ;la finalidad de acceder a inmuebles que permitan cubrir la necesidad de espacio físico; gestiones que la entidad si ejecutó en otros procesos para almacenamiento de bienes de largah duración, control adm inistrativo y existencias para consumo, que durante el período sujeto a exam en cubrieron las necesidades de esos espacios físicos, mientras que los servidores de la entidad continuaron cubriendo la gestión en su administración, es decir, correspondió a la Directora de Gestión Documental presentar y al Subsecretario Adm inistrativo Financiero y/o General en su períodos respectivamente, exigir que previo al inicio de un proceso de contratación se cuente con la información necesaria con alternativas, propuestas, escenarios y proyecciones es decir con los estudios necesarios que permitan establecer la alternativa más beneficiosa a los intereses del estado.

Por lo expuesto, la Directora de Gestión documental no realizó los estudios correspondientes para el proceso de contratación, basado en la necesidad de espacio físico para el archivo de la institución, lo que ocasionó que se contraten los servicios! especializados que además de proveer un espacio físico realizaron actividades que les correspondieron ejecutar a los servidores de la Dirección de Gestión Documental, : conforme a lo dispuesto en los Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional p o r ' Procesos .vigentes, situación que no fue observada por los Subsecretario Adm inistrativo Financiero y Subsecretario General, respectivamente, quienes resolvieron iniciar los procesos de contratación, incumpliendo lo establecido en los artículos 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública, y 69 de ¡ su Reglamento; apartado 2.2.2. “Gestión Adm inistrativa y Financiera”, literal b) “Atribuciones y responsabilidades”, número 1, que dispone al Subsecretario

Adm inistrativo Financiero “d irig iry controlarlas actividades administrativas, financieras'/1

¡ jt jn x x x nz>

Vicepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Central

I I:

tecnológicas y de gestión documental de la Vicepresidencia ”-, el apartado 2.2.2.3 “Gestión Documentaría” de responsabilidad del Director de Gestión Documentaría, literal ib) Atribuciones y Responsabilidades, números 1, 2, 3 y 5; y literal e) “ Productos” número 4, de la Reforma al Estatuto Orgánico de Gestión O rganizacional por Procesos de la Vicepresidenci^ de la República publicado en Registro Oficial 139 de 27 de febrero de 2010; el apartado 3.1.2 “Gestión General de la Vicepresidencia”, “Atribuciones y

Responsabilidades” , literal c) que establece “Coordinar y supervisar la gestión y

I I

[procesos adm iristrativos de las dependencias que conforman la Vicepresidencia de la República”; apartado 3.2.3 “ Gestión documental y archivo” de responsabilidad de la [directora de Gestión Documental y Archivo, por sus atribuciones y responsabilidades

establecidas en os literales a),

los literales a), b), d), g) y j); y, “Productos y servicios” establecidos en d), e), f), g) y I) del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos de la Vicepresidencia de la República, publicado en Registro Oficial edición especial 253 de 28 de enero de 2015; el apartado 1.3.2. “Gestión General de la Vicepresidencia” de responsabilidad del Subsecretario General de la Vicepresidencia,

¡literales d) “ Coordinar y supervisar la gestión y procesos administrativos de las

\dependencias que conforman la Vicepresidencia de la República"', y, e) “Evaluar los resultados obtenidos de cada una de las áreas a su cargo, detectando oportunamente los aspectos dé alto impacto que afecten o puedan afectar a la institución, adoptando las medidas necesarias en coordinación con las áreas pertinentes” -, el apartado 1.3.4.5 ‘G estión Documental y Archivo” de responsabilidad de la Directora de Gestión Documental y Archivo, literales a). “Supervisar el cumplimiento de políticas emanadas por la autoridad de conformidad con lo dispuesto en las leyes, normas y reglamentos

Pertinentes”,, d) 'l '

nstitucional” e)

conformidad a

“Adm in istrar y gestionar el despacho y recepción de la documental “O bservar y ejercer las atribuciones que competan a la unidad de las disposiciones establecidas en la Ley del Sistema Nacional de

Archivos"-, y en relación a “ Productos y servicios” los num erales 3, 4, 5, 6 y 7; de la

Reforma al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Vicepresidencia, publicada en Registro Oficial 870 de 26 de octubre de 2016.

Conclusión

[La Directora de Gestión Documental no realizó los estudios para la contratación de

servicios de custodia, adm inistración y almacenamiento del archivo pasivo e histórico I'

institucional, considerando que la necesidad de la entidad se basó en la falta de espacio

físico para el V je .m k / tAV

til

archivo documental ¡nstitucional, lo que ocasionó que se realicen

í/icepresidendia de la República del Ecuador

22

Dirección de Auditoria de Administración Central

contrataciones por servicios que correspondía realizar como parte de sus funciones y atribuciones a la Directora en mención y al personal a su cargo, situación que no fue observada por los Subsecretario Adm inistrativo Financiero y Subsecretario General, quienes mantuvieron vigentes y suscribieron contratos, respetivamente, con d o s : empresas privadas para la prestación de los servicios mencionados no justificando

pagos por 71 066,59 USD, situaciones que se originaron por la falta de gestiones a n te ;

i INMOBILIAR u otras entidades del sector público con la finalidad de cubrir la falta d e '

espacio físico, y establecer las condiciones más beneficiosas para la entidad, previo a i

J

la contratación. j

i

!i

Recomendación

Al Subsecretario General

3. Previo al inicio de los procesos de contratación, verificará que los '•equerimientos

presentados por las áreas requirentes cuenten con los estudios de biénes y servicios a ser adquiridos, en los que verificará que se establezcan de forma claraiy adecuada las condiciones y escenarios más beneficios para cubrir las necesidades institucionales. -

Elaboración de Convenios de pago para legalizar obligaciones adquiridas por! prestación de servicios ejecutados fuera del Sistema Nacional de Contratación Pública

En la Vicepresidencia de la República durante el período sujeto a examen, se realizaron

221 convenios de pago por 2 463 746,05 USD, de los cuales 9 se relacionaron con

servicios de asesoramiento internacional para los procesos de renovación del sistema; general de preferencias plus con la Unión Europea, calificado como urgente, así como

: !

transferencia de obligaciones no previstas ppr cambios en las directrices del Ministerio

j

de Finanzas.

De los 221 convenios, el Subsecretario Administrativo Financiero y el Coordinador General Adm inistrativo Financiero en sus respectivos períodos de gestión, suscribieron 189 convenios de pago equivalentes al 85%, cuyo objeto se relacionó a la provisión de servicios comunicacionales; 15 por varios conceptos para: ampliación del contrato principal en servicios de transporte institucional, arriendo de bodega, pasajes aéreos,

Vicepresidencia de la República del Ecuador

23

Dirección de Auditoría de Administración Central

servicios de correo, monitoreo de medios de comunicación, conservación y custodia de

¡archivos y documentos; tam bién se observó que recibieron servicios por la fcomplementación de obras relacionadas con un contrato principal; así como en la Prestación de servicios permanentes como el arrendam iento de la central telefónica, con

as observaciones siguientes: i

Convenios en servicios recurrentes:

En los casos de aplicación de convenios de pago por la continuación en la prestación de servicios recurrentes de ejecución mensual, m ientras se desarrollaron los procesos

■de contratación a través del portal oficial de contratación pública, se observó que los Subsecretario Adm inistrativo Financiero y Secretario General, respectivamente, suscribieron los convenios, en los que se m antuvieron las condiciones de objeto, monto y servicio, señalando en los expedientes la motivación que originó la continuidad del servicio entre 1 y 3 meses adicionales. Al respecto, dichos pagos, debieron someterse a la normativa establecida a los procesos de contratación enm arcados dentro de la

normativa del Sistem a Nacional de Contratación Pública, para iniciar nuevos procesos i

p aplicar contratos com plem entarios justificando las causas im previstas o técnicas que

motiven su api icación, por lo que no observaron lo establecido en los artículos 7

'■Sistema Nacional de Contratación Pública ” y 9 "Objetivos del Sistema" de la Ley del

i

Sistema Nacional de Contratación Pública.

í

’ aqos directos por servicios

zn el convenio de pago relacionado con el servicio de arrendam iento de una central telefónica por el período com prendido entre julio de 2014 y 25 de julio de 2015, es decir con una duración superior a un año, el Secretario General no estableció las razones por las cuales no se ejecutó un proceso de contratación con la participación de otros proveedores, dentro del Sistema Nacional de Contratación Pública a través del portal de compras públicas.

| I

Convenios en el área comunicacional

Respecto a los pagos por servicios comunicacionales, la Subsecretaría y la Directora de i

,omumcacion presentaron en varios informes de diferentes fechas, como motivación

del requerim iento del servicio la urgencia y poco tiempo para gestionar estos procesos dentro del Portsl web del Sistema de Contratación Pública, sin em bargo estos pagos no

óntaron con autorización expresa de la máxima autoridad para que se inicien procesos

l ’fi. O cm k y XxxXxx

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

24

Dirección de Auditoría de Administración Central

fuera del portal de compras públicas, ni tampoco con el registro del proceso en las

I

diferentes unidades adm inistrativas que intervienen en los procesos de contratación, lo

que ocasionó que no se pueda efectuar un seguimiento oportuno de las obligaciones contraídas.

En uno de los casos gestionados en el área comunicacional, se observo el Informe dej la Subsecretaría y el Director de Comunicación de 16 de noviembre de 20¡16, documento adjunto al expediente del Convenio de pago 14-2016 suscrito el 8 de diciémbre de 2016 ,: que señaló lo siguiente:

"... Mediante informe de 30 xx xxxxxx de 2016 ...la Dirección de Imagen e Identidad Institucional... indica que se tiene pendiente un pago con el señor (...), p o r concepto de locuciones xx xxxxx a septiembre de 2015 ... en esos meses quien estuvo a cargo de la Subsecretaría de Comunicación... verbalmente dio la disposición que se realicen los trabajos... Con estos antecedentes debo indicar que me incorporé a la Vicepresidencia... el 22 de febrero de 2016, como Director de Imagen e Identidad Institucional a m i ingreso a la institución no recibí ningún documento p o r parte de la: directora saliente, donde detalle obligaciones pendientes... 9 de septiembre de 2016 se solicitó la emisión de la certificación presupuestaria... para cum plir con el\ compromiso previamente adquirido con el locutor... que fueron realizados xx xxxxx a: septiembre de 2015 ...”

De lo expuesto, las Subsecretaría y Directora de Comunicación gestionaron el proceso de contratación de un servicio, que no fue procesado de forma oportuna con la documentación que habilite su pago, ocasionando que el siguiente Director de! Comunicación, dé seguimiento al reclamo del proveedor por el pago de sus servicios, y se suscriba un Convenio de Pago y se cancele la obligación adquirida.

En otros casos, referentes a la gestión comunicacional, la Subsecretaría junto con la ; Directora de Comunicación, en el mes de diciembre de 2013, establecieron la necesidad j de la ejecución de una campaña de difusión de las funciones de la entidad en la gestión ¡ de la "M atriz Productiva del País", actividad que no se encontró planificada ni ! programada por la entidad debido a que en ese año fiscal la Vicepresidencia atravesój

un período de transición, por cambio de la gestión relacionada coñ acciones de

i

protección y atención prioritaria a los sectores vulnerables a la gestión dé coordinación, formulación y ejecución de políticas, proyectos y acciones de los sectorés estratégicos del país, por lo que, las servidoras impulsaron una campaña de difusión a través de varios medios de comunicación de prensa, radio, televisión y vallas publicitarias, para lo;¡

cual solicitaron de forma directa los servicios de 181 proveedores a nivel Ipaís, mediante !

x xxx xx x

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

25 .

Dirección de Auditoría de Administración Central

I :!¡

srdenes de transmisión em itidas entre el 26 de diciembre de 2013 y el 20 de enero de

! : i

2014, sin cóntár con la autorización previa de la autoridad com petente como lo

estableció el art|ículo 1, número 1 del Acuerdo 004-2013 de 29 xx xxxx de 2013.

j

j

Posterior a las fechas señaladas, las servidoras m encionadas solicitaron la certificación de fondos para cubrir estas obligaciones y emitieron un Informe Técnico para cada caso jy requirieron al Subsecretario Adm inistrativo Financiero elabore un instrumento legal

|que viabilice los pagos, ante lo cual, mediante la sugerencia del Subsecretario Jurídico

¡contenida en un oficio para cada caso el Subsecretario Adm inistrativo Financiero suscribió 181 Convenios de Pago, por 1 532 421,52 USD

n los informes presentados por la Subsecretaría y la Directora de Comunicación, señalaron que se adquirieron obligaciones por pagar a los medios de comunicación por

| 566 571,79 USD. Dentro de los procesos de pago se observó que éstos se ejecutaron éntre el 28 xx xxxxx de 2014 y el 22 de noviembre de 2016, éstos últimos aproximadamente 3 años después de la última orden de transm isión, observando que os pagos reportados por la Dirección Financiera al 31 de diciem bre de 2016 Ascendieron a i! 532 421 ,52 USD, identificándose una diferencia de 34 150,27 USD, que hasta el 28 xx xxxxx de 2017, fecha de la conferencia final de com unicación de resultados, ho se identificó proceso de pago alguno sobre éste valor.

¡Como ejemplo de convenios de pago se citan los siguientes casos:

Proveedor Servicio prestado Informe Técnico

Convenio de Pago

CUR Fecha Valor USD

Televisión

¡xxx Xxxxxxxx

! Teledos SA

Transmisión xx xxxxxxx publicitaria por televisión

|

2-5-2014 7 0 /

14-5-2014

2971 23-05-2014 176 922,85

i Imaginarios Valias publicitarias

..... i ...........................................

15-04-2014 4 9 /

7-05-2014

3714 21-06-2014 56 224,00

Radio Encantada

Transmisión xx xxxxxxx publicitaria por radio

20-3-2014

i 1

14 /

28-3-2014

2758 14-05-2014 2.732,80

Xxxxx Radio	Transmisión xx xxxxxxx	1-09-20,16	9 /	4743	15-12-2016	2.732,80
! COSRADI	publicitaria por radio		18-11-2016

Estos procesos de pago que las Subsecretaría y la Directora de Comunicación emitieron con la docum entación habilitante contienen facturas em itidas en la fecha de pago, por los servicios prestados entre diciembre de 2013 a m xxxx de 2014, cabe

señalar la última orden de transm isión tiene fecha enero de 2014.

xx xxx y s ÓJ

\ ¡Vicepresidencia de la República del Ecuador

26

Dirección de Auditoría de Administración Central'

Adicionalmente, como se puede observaren los ejemplos citados, los informes técnicos fueron emitidos conforme se recopiló los expedientes de pago, el último emitido e n . diciembre de 2016, es decir cómo se indicó en párrafos anteriores aproxim adamente 3 años posteriores a la prestación de los servicios, pese a que la Dirección Financiera contó con la disponibilidad presupuestaria necesaria para cubrir estas c bligaciones en la partida 530217 “ Difusión de información” en el presupuesto del año 2014:.

Lo comentado se comunicó a la Subsecretaría y a la Directora de Com unicacion, que

I I

actuaron entre el 1 de diciembre de 2013 y el 31 de diciembre de 2016, m ediante oficios

60 y 61-04-DAAC-VPR-17 de 19 xx xxxxx de 2017, respectivamente.

La Subsecretaría de Comunicación, mediante comunicación de 19 de x xxxxx de 2017, presentó un docum ento denominado “Estrategia de Comunicación Noviembre 2013 ” en el que consta inserta la nota “aprobado” y la sumilla del Secretario General de la Vicepresidencia, en este documento se estableció las condiciones generales “4 Campañas Publicitarias”, considerando a este instrumento como la autorización para el inicio del proceso de lanzamiento de la campaña, sin embargo, no corresponde a la

aplicación de procedimientos para dar inicio a los procesos de contratación conforme a

!

la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública. Además, la referida servidora, indicó que la urgencia y disponibilidad del presupuesto aprobado no permitió ejecutarlos dentro del Portal de Compras Públicas, sin embargo, no documentó esta|s gestiones

para la obtención de certificaciones presupuestarias o la justificación de

i

de uso del portal, ni tam poco la autorización del Subsecretario Adm inistr

para iniciar los procesos de contratación. También adjuntó, un

as ¡limitaciones tivó Financiero detalle de los

prestadores de servicios comunicacionales y un acta en la que constan los requisitos que debieron cumplir, de lo cual no documentó gestiones para la solicitud y verificación de la presentación de los mencionados requisitos, sobre todo a quienes se encuentran pendientes de pago.

La Directora de Comunicación Social, mediante comunicación de 19 xx xxxxx de 2017, indicó que inició sus actividades en el mes de enero de 2014, es decir no participó en la definición de la estrategia comunicacional, presentó un detalle con los medios de

comunicación con los que se contrató para la campaña, que ascendió á 1 566 571,79:

j

USD; y el acta de reunión de 31 de enero de 2014 suscrita por los Subsecretarios déj

Comunicación, Adm inistrativo Financiero, Jurídico, Directora de Comilinicación y un' X/0x x/x x x x x x

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

27

Dirección de Auditoría de Administración Central

■- Asesor, en donde establecieron las condiciones para la habilitación de los pagos que

! los medios de comunicación debieron cumplir, mientras los m edios de comunicación ya

¡se encontraron prestando el servicio, indicando además que la dem ora en la obtención de la documentación que habilite los pagos pendientes por los servicios prestados, se ocasionó por cuanto los interesados no presentaron la docum entación requerida,

li criterios que ratifican lo com entado por auditoría.

Por lo expuést o, la falta de autorización previa de la autoridad com petente y por

consiguiente la no planificación y coordinación en materia presupuestaria y financiera

del lanzamiento de una campaña de difusión y sus transm isiones en los medios de comunicación c ontratados, retrasaron la compilación de la docum entación de respaldo cara los pagos, y consecuentem ente el registro contable de las obligaciones contraídas

^ue no fueron reportadas oportunam ente a la Dirección Financiera, ocasionando que no

éxista control sobre las erogaciones por este concepto, y se m antengan obligaciones

i

pendientes de sustentación y pago, que posteriormente motivaron la realización de

trámites extem poráneos ante el Ministerio de Finanzas para la asignación de

í .

¡presupuesto y liquidación de las obligaciones, inclusive, saldos que hasta el 28 xx xxxxx xxx 2017, fecha de presentación del informe, se mantuvieron pendientes de registro y jpago, considerando el informe de la Subsecretaría y Directora de Comunicación,

¡desconociéndose el detalle de acreedores, valores y servicios prestados por 34 150,27 USD, valor que no fue identificado en el detalle de convenios de pago informados al equipo de contr dI.

Por lo tanto, el Dbjeto de los convenios de pago señalados, pese a encontrarse dentro

del ámbito de aplicación de la Ley Orgánica del Sistem a Nacional de Contratación Pública, su Reg am ento y Resoluciones, como son los servicios com unicaciones y otros,

¿e ejecutaron fuera del Sistema y Portal web oficial, es decir sin aplicar los

procedimientos establecidos para el efecto, encaminados a observar los principios de rato justo, igualdad, oportunidad, transparencia y publicidad, adem ás no se contó de

i;

|forma previa y expresa con la aprobación de la autoridad competente, las condiciones

del convenio de las partes como: términos de referencia con el detalle de los servicios

!al proveedor, la disponibilidad de recursos que aseguren el pago de las obligaciones

¡contraídas, plazos, montos, garantías, multas, representantes de las partes y

i:

administradores de los servicios.

Y

Vicepresidencia de la República del Ecuador

28

Dirección de Auditoría de Administración Central

En el caso de la autorización de la autoridad competente no se realizó conforme los artículos 1 y 2 núm eros 1, respectivamente de los Acuerdos 004-2013 ele 29 xx xxxx de 2013 y 004-2015 de 0 xx xxxxxxx xx 0000, xxxxxxxx xxx xxxxxx el Vicepresidente delegó funciones al Subsecretario Adm inistrativo Financiero y Subsecretario G eneral,1 respectivamente, para que realicen los actos administrativos relativos a la contratación pública.

La urgencia de los servicios requeridos, fue expuesta por los servidores respectivos en los informes técnicos, pero de forma posterior a la recepción del servicio, como parte del trám ite de legalización y pago, es decir no se documentó la a utorización de

procedencia del trámite por parte de la autoridad competente; además indicaron que se efectuaron cotizaciones a otros proveedores, sin expedientes de los procesos no contienen estos documentos.

en unos casos embargo, los

Lo expuesto se ocasionó por cuanto el Subsecretario Adm inistrativo Financiero y/o

Subsecretario General no emitieron directrices ni suscribieron autorizaciones para la

1

ejecución de procesos por lo que a través de los servidores de las distintas áreas ¡ requirentes generaron obligaciones a la Vicepresidencia de la República, ocasionando ; la generación de obligaciones mediante Convenios de Pago por 2 463 746,05 USD sin la respectiva certificación presupuestaria, sin sustentación previa y registro oportuno de las obligaciones y actos administrativos, y, sin la participación de otros prestadores d e l: Sistema Nacional de Contratación !

Lo comentado fue puesto en conocimiento de los Subsecretarios Financiero y Coordinador General Adm inistrativo financiero, mediante 04-DAAC-17 de 17 de febrero de 2017.

Administrativo); óficios 68 y 69-

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, el Subsecretario Generalj de la Vicepresidencia con Oficio VPR-VPR-2017 -0842 -0 de 8 xx xxxx do 2017, señaló:’

“.. .La posibilidad de suscribir convenios de pago, se encuentra establecida en el Art. i 91 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación \ Pública para el caso específico de los temas comunicacionales y en térm inos' generales, en el artículo 117 de la Ley Orgánica de Planificación y Finanzas | Públicas... son 189 convenios suscritos con medios de comunicación éstos > responden a un solo proceso comunicacional que fue justificado... por la ex ; Subsecretaría de Comunicación... que fue autorizado por el Secretario General de la Vicepresidencia de la República... Con estas órdenes de trabajo emitidas en forma

t/i/rtA y

Vicepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Central

' ii!

Li'

';i!

l!

i

directa a los medios de comunicación... - La compilación de la documentación de respaldo procede institucionalmente luego de la presentación de los documentos que justifiquen adecuadamente el servicio prestado p o r parte de los ellos; o sea, no puede constar como obligación en los registros contables m ientras no se demuestre documentadamente el servicio prestado... hubiera sido incorrecto pedir una asignación presupuestaria en diciembre del año 2013 en el que se decide la realización de la campaña para ejecutarla desde el 1 de enero de 2014, sabiendo que dicha asignación hubiera incrementado innecesaria e indebidamente el presupuesto\ institucional y consecuentemente el Presupuesto General del Estado justam ente en fechas previas al proceso de cierre del presupuesto del año 2013. Si se analiza dentro de los aspectos presupuestarios hubiera sido imposible para la Vicepresidencia ejecutar desde el 1 de enero de 2014 la campaña comunicacional, ya que el sistema e Sigef con las asignaciones presupuestarias institucionales recién se habilita a partir de la primera semana de enero y consecuentemente no había la posibilidad de em itir la certificación presupuestaria; realizar el proceso de contratación; entregarlos anticipos que se estipulen etc., p o r lo que se decidió emitir las órdenes de transmisión en forma directa a los medios para luego suscribir los convenios que justifiquen los pagos p o r los servicios p restados... la Subsecretaría de Comunicación mantiene el registro de los medios que han prestado el servicio que justam ente habilita el pago cuando completan la documentación requerida en este caso... manteniéndose varios medios impagos p o r no haber completado esta documentación. En este caso el Subsecretario General que es el delegado para todos los procesos de contratación, no puede desconocer las obligaciones si es que se

I cumplen los' requisitos establecidos en el artículo 117 del Código Orgánico de

I Planificación\y Finanzas Públicas y la tramita a través de la suscripción del respectivo convenio de p a g o ...

Lo expuesto po r el Subsecretario General no modifica lo com entado por las siguientes

¡

íonsideracioneá

I H

¡■¡i

1. El artículo 91 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, establece que en el caso de los procesos de contratación directa previstos en el Apartado I de la Sección IV “Com unicación Social” , el pago podrá efectuarse una vez difundidos los productos com unicacionales o ejecutadas las actividades o servicios comunicacionales, sin em bargo es necesario aclarar que de conformidad con lo establecido en el artículo 89 del mismo Reglam ento y sección, establece que corresponde a la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado rev/isar la petición de la unidad requirente e invitación y la oferta efectuadas previamente; las que se adjuntarán a la misma, y, solicitará, de estim ar pertinente que prosiga j el proceso, la respectiva disponibilidad de fondos para atender el requerimiento, hecho lo cual emitirá una resolución fundam entada, señalando los

i motivos que le facultan para acogerse al régimen especial y adjudicará el contrato a

1 : ¡

la oferta presentada, con lo cual se ratifica lo observado por auditoría por cuanto los

procesos primero fueron ejecutados y de forma posterior se realizaron

in a p to

iVicepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Central]

procedimientos de legalización de los compromisos adquiridos sin que se

establezcan las razones fundam entadas por las cuales fue xxxxxx xxX;aplicar una

I

contratación directa y fuera del sistema nacional de contratación públ ca y sin contar

de forma previa con certificación de disponibilidad presupuestaria como |o establece el artículo 115 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

2. En el caso de los compromisos para los cuales se requiera realizqr afectaciones ¡ presupuestarias plurianuales, de conformidad con el artículo 99 del Reglam ento del. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, se podrán emitir ¡ certificaciones presupuestarias plurianuales en gasto de inversión vigente a la fecha ! y en gastos permanentes y de capital, de conformidad con las normas técnicas que li emitan conjuntam ente el Ministerio de Finanzas y la Secretaría Nacional de; Planificación y Desarrollo, para el efecto, el Ministerio de Finanzas emitió los respectivos Acuerdos con disposiciones y directrices para este procedimiento de¡ Certificación presupuestaria plurianual. Por lo que todos aquellos procesos del contratación que se relacionaron con gastos permanentes, así como iq u é llo s que se

relacionaron con gastos de inversión y cápital, requirieron de certificáción previa de

| i

recursos, procedimientos que no fueron ejecutados por la Vicepresidencia dé

! 1 'i

República, legalizando estos compromisos a través de convenios d^e pago, por lo¡

expuesto, si el Secretario General autorizó a la Subsecretaría de Comunicación la¡j estrategia comunicacional en el mes de noviembre de 2013, correspondió a la i Gestión Adm inistrativa Financiera encabezada por el Subsecretario A dm in istrativo; Financiero y Director Financiero, iniciar un proceso de obtención de re cu rso s; económicos ante el Ministerio de Finanzas, sin embargo no se documentó e s ta ; gestión, por lo que los criterios del Subsecretario General, no modifican lo comentado.

3. La falta de documentación que acredite la transmisión de algunos medios de comunicación, por una parte es el impedimento para la cancelación del servicio, sin'

embargo por otro lado no se desconoce el servicio prestado, sin embargo no eS!

i

posible establecer el nivel de cumplimiento de las partes por cuanto no existe uní instrumento contractual que defina sus obligaciones y responsabilidades, quedandd a discreción de las partes, por un lado exigir la presentación de los sustentos y por el otro, su cancelación, sin que existan plazos, multas o sanciones definidas, entre otras| condiciones obligatorias en los procesos de contratación ejecutados! en el Sistema

Nacional de Contratación Pública.

4 f\C ryb y x x

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

Dirección de Auditoría de Administración Central

.a Subsecretaría de Comunicación, en comunicación de 0 xx xxxx xx 0000 xxxxxxx un Informe” de 30 de diciembre de 2016, elaborado por el Director de X xxxxx y Relaciones Públicas, aprobado por la Subsecretaría de Comunicación (E), dirigido al Subsecretario

¡General de la VPR, relacionado con la Campaña denom inada “ M atriz Productiva de la i/icepresidenciá de la República del Ecuador” , docum ento que resume las actividades íque se realizaron durante este proceso comunicacional y en el que consta el detalle de

¡los medios de com unicación que prestaron sus servicios identificando a quienes se

¡canceló, los pendientes de pago y los valores que no se ejecutaron, información que fue cotejada con la reportada por la Dirección Financiera, estableciéndose diferencias en

|los valores presentados, de la siguiente manera:

j- Valores pagac os según la Dirección Financiera

hValores report, ados por la Subsecretaría de Comunicación

-i Valores de lia cam paña según informe de Subsecretaría De Comunica ción y Directora de Comunicación

1 532 421,52 USD

1 541 313,97 USD

1 566 571,79 USD

inclusive realizádo un comparativo del desglose de los valores se determinó otras bbservaciones, así:

Concepto ; Valor USD

Valores no reportados como pagados por Dir. Financiera 14 282,35 Valores pagados por Dirección Financiera no reportados porSubsecretaría de j 8 122,24 Comunicación

Valores no comprometidos en campaña 2 498,44 Valores pendientes de pago por falta de documentación reportados por 13 384,77 Subsecretaría de Comunicación

Valor del IVA estimado pendiente de facturar en procesos pendientes de pago 1 873,87

Las diferencias presentadas ratifican la falta de acciones coordinadas entre la Subsecretaría y la Dirección Financiera que permitan establecer la ejecución y estado xxxx de los com prom isos adquiridos en la campaña com unicacional, cabe señalar que el

?¡tado Informe no contiene la recepción de su destinatario, es decir el Subsecretario general de la V cepresidencia, así como tampoco se conoció sobre acciones adoptadas

¡éspecto de su contenido, por lo que las observaciones se mantienen.

Por lo expuesto, el Subsecretario Adm inistrativo Financiero, el Subsecretario General, la Subsecretaría de Comunicación y la Directora de Com unicación Social, que actuaron

¡durante el período sujeto a examen, legalizaron obligaciones adquiridas por los

/t\crnfc y

iVicepresidencia de la República del Ecuador

[ 32

Dirección de Auditoría de Administración Central

servidores de la entidad, mediante convenios de pago, sin aplicar los procedimientos de contratación que establece el Sistema Nacional de Contratación Pública, lo que no permitió obtener las mejores condiciones para la entidad, por lo que, inobservaron los principios de oportunidad limitando el registro a tiempo de los hechos, como lo establecen las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental 3.1.4 ‘Devengado” y

3.2.1.3 “Obligaciones m onetarias” y artículos 148 inciso 2; y, 153 del Codigo Orgánico;

' l . ¡;

de Planificación y Xxxxxxxx que establecen la revelación oportuna de los hechos económicos en la fecha que ocurran dentro de un período mensual; lo d spuesto en las

i i . i

Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno; las atribuciones y

responsabilidades establecidas en el artículo 2.1.4 Gestión de la Comunicación ej información, literal b), número 3; artículo 2.1.4.1., literal b) número ¡5 y literal c.3) ;l “Proyectos, Publicidad y medios", número 5, del Estatuto Orgánico de Gestión ■

Organizacional por procesos publicado en Registro Oficial 139 de 27 de febrero de 2010.

Conclusiones

- El Subsecretario Adm inistrativo Financiero y Subsecretario General, !

respectivamente, legalizaron a través de convenios de pago, las obligaciones ! adquiridas por los servidores de la entidad que actuaron sin su autoriknación previa y-,

expresa, por concepto de servicios que pese a encontrarse dentro del ámbito de

aplicación de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contrataci ón Pública, su Reglamento y Resoluciones, se ejecutaron fuera del Sistema y Portal web oficial.

En el caso de los convenios de pago referentes a la gestión comunicacional, la Subsecretaría de Comunicación emitió órdenes de transmisión sin contar con autorización previa del Subsecretario Adm inistrativo Financiero para! el inicio de losij procesos, acciones que fueron autorizadas de forma posterior por la citada autoridad, para que sean regulados a través de convenios de pago, inclusive que no í¡ se establezcan obligaciones de las partes previo a la prestación de los servicios, por j lo que, la entidad no contó de forma oportuna con la constancia del servicio recibido, ¡ además la Subsecretaría de Comunicación y la Directora de Comunicación Social, no realizaron las gestiones necesarias para que la documentación sea presentada por los proveedores, lo que no permitió llevar el control, tal es el caso que se mantuvieron pendientes de registro y regulación 34 150,27 USD sin identificación;; detalle ni docum entados que habiliten a sus acreedores como beneficiarios de! valores por los servicios prestados.

(F

Vicepresidencia de la República del Ecuador

33

Dirección de Auditoría de Administración Central

' I!

Situaciones originadas por la falta de procedimientos y disposiciones internas que permitan procesar los requerim ientos de forma oportuna dentro del portal web, las mismas que ocasionaron, que la entidad no cuente con otras alternativas de oferentes habilitados por el SERCOP, con la finalidad de obtener las condiciones más beneficiosas para la entidad aplicando principios de trato justo, igualdad, oportunidad:, transparencia y publicidad; y, con intervención de los demás procesos administrativos como financiero, legal y comunicacional para el respectivo control, registro y pago oportuno de las obligaciones contraías.

Recomendación

i |

II

Al Subsecretario General

Dispondrá a los directores de las áreas requirentes, que previo al inicio de un proceso de:contratación éste se encuentre debidam ente motivado, autorizado y financiado, mismo que deberá ser ejecutado a través del Sistem a Nacional de Contratación Pública, considerando los casos que por excepción la Ley Orgánica de Sistema Nacional de Contratación Pública posibilita aplicar procedim ientos fuera del portal oficial.

Pagos por alim entación para servidores de la institución sin fundam ento legal

Subsecretario Adm inistrativo Financiero, con mem orando VPR-VPR-2014 -0094 -M de 9 de diciembre de 2014 dispuso a la Directora xx Xxxxxxx Humano, la organización de

i

jna reunión de trabajo - almuerzo con los funcionarios, personal de servicios y equipo

:|e seguridad q je labora en la Vicepresidencia, para el 22 de diciem bre de 2014 en jiorario de 12:30 a 17:00 pm.

Este procedim iento no se realizó a través del Sistema Nacional de Contratación Pública y portal oficial, en su defecto, la Directora xx Xxxxxxx Humano gestionó la contratación

-de los servicios de “ Rincón La Ronda Servicios y Banquetes”, para lo cual solicitó con memorando VPR-VPR-2015 -00045-M de 9 de enero de 2015, la certificación presupuestaria para cubrir el evento y la elaboración de un instrum ento legal que permita

!. ¡cancelar las obligaciones adquiridas.

; /n<y/lA> y cUA.)no

í izf

Vicepresidencia de la República del Ecuador

34

Dirección de Auditoría de Administración Central

Con los antecedentes expuestos, el Subsecretario Adm inistrativo Financiero, suscribió; el Convenio de Pago 1 de 13 de enero de 2015 por 10 000 USD más IVA, para la atención de una reunión de trabajo en las instalaciones del edificio de la Vicepresidencia.

En el expediente de pago no se encontró documentación que justifique la razón por la que no fue posible realizar la contratación a través del portal de compras públicas, ni tam poco la fundam entación de la necesidad para la contratación dél servicio, sin embargo, en los sustentos del CUR 61 de 14 de enero de 2015, consta un correo: electrónico de “com unidad.vicepresidencia@ xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx” dirigido para!

“personal@ xxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx”. cuyo asunto describe: “Alm uerzo Navideño” fecha!;

I i i

“lun, 22 de dic de 2014 ...” y en el contenido jdel correo señala “Estim ados c'pmpañeros;\

les esperamos el día xx xxx para compartit; entre amigos el almuerzo Vicepresidencia”.

navideño de la]

La atención de un almuerzo navideño para los servidores de la institución, se constituye.

;í

en una erogación que se contrapone a lo dispuesto en el Decreto 087 de 20 xx xxxxx de ' 2007, en cuyo artículo 2 se prohíbe festejos, agasajos o recepciones a excepción de ¡ aquellos actos conm em orativos o protocolarios.

Sobre lo comentado, la Directora de Administración xx Xxxxxxx Humano gestionó la: contratación y organizó el evento, mientras que el pago fue procesado por la Directora Financiera (E), la encargada de Presupuesto y Xxxxxxxxx, sin realizar observaciones a la ejecución del pago como lo establece el artículo 22 literal d) de la Ley Orgánica de;

Servicio Público; y, las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables del Controlj

i :

Interno" y 402-02 “ Control previo al compromiso". !

; ‘i i

i ! :!

Al respecto, el ex Subsecretario Adm inistrativo Financiero, actual Coord nador Genera!

Adm inistrativo Financiero con oficio VPR-CGAF-2017 -0040 -0 DE 17 xx xxxxx de 2017;

indicó que dispuso se efectúe una reunión de trabajo con 200 servidores cié la Institución y en la cual se iban a abordar el Informe de Labores del año 2014! Lineamientos i

I

relacionados con el Plan Estratégico Institucional para el año 2015 y los avances :

;¡

registrados con el cambio de la matriz energética del país, proceso que no se gestionó!;

'' i

en el portal debido a la apretada agenda del Vicepresidente, sin embargo no se indicó ]

porque las reuniones de trabajo mencionadas conllevaron una contratación con !

¡

servicios de recepción y alimentación.

fric-?nt° y o-r>c* ■

( r

Vicepresidencia de la República del Ecuador

35,

Dirección de Auditoría de Administración Central

'Lo com entado fue com unicado con oficios 67, 70, 71, 72 y 80-04 -DAAC-17 de 00 xx

¡xxxxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxxxxx Adm inistrativo Financiero, a la Directora de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano, Directora Financiera, Xxxxxxxxx y Responsable de

¡Presupuesto que participaron en la gestión, autorización y pago del evento mencionado.

El Subsecretario Adm inistrativo Financiero que participó en el presente proceso con comunicaciones de 17 y 18 xx xxxxx de 2017 indicó que la contratación se requirió como iecesaria para| que el Vicepresidente de la República participe al personal los Lineamientos relacionados con el Plan Estratégico Institucional para el año 2015 y los avances registr ados con el cambio de la matriz energética del país, adjuntando un eporte de la ag enda del Vicepresidente para el día y hora del evento realizado.

La Directora de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano, Directora Financiera y la Responsable de Presupuesto que actuaron en el proceso mencionado, mediante

¡comunicaciones de 20 xx xxxxx de 2017, respectivamente en térm inos similares indicaron

¡

,. ¡que el proceso se ejecutó en cumplimiento del pedido y disposición del Subsecretario

! jAdministrativo Financiero al establecerse necesaria la contratación y su cancelación del 'Convenio de pago.

Ál respecto, lo m anifestado por los servidores mencionados, no justificaron la pontratación dé servicios de recepción para cum plir entre otros con el Informe de Labores del añc 2014; más aún que existe factura y correo electrónico de invitación para almuerzo navideño.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, el Subsecretario Administrativo Financiero que actuó en el proceso, con oficio VPR -C G AF-2017 -0046 -0 de 5 xx xxxx de 2017, señaló:

“...la Vicepresidencia de la República, no cuenta con un lugar apropiado para la realización de este tipo de eventos. Con el propósito de incurrir en los menores costos posibles se consideró conveniente realizarla reunión de trabajo en la terraza ubicada en el cuarto piso del edificio El Comercio, calle Chile y Xxxxxxxxxx de esta ciudad... La única empresa que podía prestar el servicio demandado en la fecha prevista fue (...) esta empresa tuvo que adecuar el lugar... instalando un sistema de amplificación e iluminación apropiado para la reunión de trabajo programada colocando, a más de toldos y carpas para prevenir las posibles lluvias... de la ciudad de Quito, mesa y

| sillas para dar albergue a más de 200 personas. En el costo de dicho evento se incluyó un menú p o r demás sencillo más una bebida para todos los asistentes... lógicamente al term inar dicha reunión de trabajo el Señor Vicepresidente hizo extensivo sus deseos de una xxxxx xxxxxxx 2014 a todo su equipo de trabajo... El

)nGTlk> y

j/icepresidencia de la República del Ecuador

36

Dirección de Auditoría de Administración Central i

contenido del correo electrónico... haciendo una invitación a un almuerzo navideño... lamentablemente fue remitido de manera inconsulta p o r un funcionario de segundo n ivel... la reunión de trabajo que se realizó el día lunes 22 de diciembre de 2014, que fue presidida por el Segundo Mandatario, a la cual asistió todo el personal que labora en la VPR, se realizó conforme la Agenda Oficial del Señor Vicepresidente del día lunes 22 de diciembre de 2014 ... en la que se abordaron... Informe de labores del año 2014; lineamientos generales para la planificación estratégica institucional año 2015; y, los avances registrados con el cambio de la matriz energética del p a ís ...”

Además, adjuntó una certificación de 15 xx xxxx del 2017, emitida por el prestador del servicio observado, con un desglose del valor facturado, en el que consta: "Menú, sugerencia para 2 00 pax USD 2 .400 ,00 ' y "Varios USD 7.600,00" es último correspondió j a (menaje y desmontaje xx xxxxxx, mesas, mantelería y carpas; iluminación, amplificación, decoración del lugar, transporte materiales y personal), jcriterio que es: parcialmente aceptado por auditoría por cuanto la ejecución de una reunión de trabajo en la instalaciones del edificio requirió de una ambientación necesaria en el espacio físico establecido, sin em bargo la atención adicional en bebidas y alim entos no fue¡ procedente.

Por lo expuesto el Subsecretario Administrativo Financiero; las ¡Directoras de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano y Financiera así como la Contadora, y Responsable de presupuesto, que actuaron en el proceso, inobservaron: el Decreto 087 de 20 de a b r il, de 2007 artículo 2; así como con las atribuciones y responsabilidades de los servidores establecidas en el Acuerdo 0119 de 17 de febrero de 2010 mediante el cual se expidió la reforma al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Vicepresidencia de la República, para el Subsecretario Adm inistrativo Financiero en los

numerales 2.2.2., literal b), números 1 y 6; Director Financiero 2.2.;2.2., literal b),

i

números 6 y 9, Presupuesto literal c), número 6, Contabilidad, literal c.2., número 1; Directora de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano 2.2., literal b), números 1 y 2; así como| los deberes y obligaciones establecidas en el artículo 22, literal c) de la Ley Orgánica del Servicio Público, LOSEP; y, las Normas de Control Interno 100-03 'Résponsables del Control Interno" y 402-02 "Control previo al compromiso".

Conclusión

La Directora de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano gestionó y organizó un evento, que | fue autorizado y dispuesto su pago por el Subsecretario Adm inistrativo Financiero, bajo la modalidad de convenio de pago, servicio que incluyó conceptos d e bebidas y alimentos para los servidores de la entidad por 2.400,00 USD, xxxxxxxxx xxxxxxxxx

0 xxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

37

Dirección de Auditoría de Administración Central

¿ontra expresa prohibición de la ley, situación que se presentó por la falta de controles

iobre el corfipr omiso adquirido por parte del Directora de Adm inistración xx Xxxxxxx

!

Humano, sobre la certificación de disponibilidad presupuestaria y pagos, funciones y

atribuciones ¡de la responsable de Presupuesto y de la Directora Financiera encargada, espectivaménté, quienes no objetaron el proceso.

Recomendación

Al Subsecretario General

5. De acuerdo a la necesidad, dispondrá la realización de gestiones interinstitucionales para la obtención de espacios físicos para la ejecución de reuniones de trabajo con

i- el personal, cuidando que no se realice erogaciones no perm itidas en la ley.

¡ ; j

I

Pago de horas extraordinarias y suplem entarias sin controles internos para sustentación

i 1

,

I ¡ L

Durante el péríódo de examen, en el proceso para el pago de horas suplementarias y

xtraordinariás Vicepresidencia

laboradas por servidores de varias unidades adm inistrativas de la de la República, los Directores y responsables de los diferentes

b'rocesos adm inistrativos suscribieron y remitieron en calidad de “Jefe inm ediato”, al

¡Subsecretario Adm inistrativo Financiero y/o al Coordinador General Adm inistrativo Financiero, respectivamente, que para efectos de este proceso se los denomina 'Autoridad Nom inadora”, los “Formularios para pago de horas extraordinarias y suplementarias", autoridad que mediante su firma en cada form ulario y m em orando de autorización, dispuso al Director xx Xxxxxxx Humano proceda con el cálculo y trámite para el pago.

n base a losform ularios aprobados, en la Dirección xx Xxxxxxx Hum ano se elaboró el Detalle dehoras trabajadas”, al cual se adjuntó el reporte del reloj biométrico institucional o reportes manuales elaborados por el servidor beneficiario con el aval de su jefe inmediato; y, para otros casos no se adjuntó ningún docum ento como medio de i/érificación de la jornada laborada, requisito establecido en la Resolución 001 de 23 de julio de 2015, c ue contiene el Reglamento Interno para la adm inistración xxx Xxxxxxx

■¡Humano de la Vicepresidencia de la República del Ecuador, en su artículo 49 “De ¡a

i I

verificación y control’.

1/

jVicepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Central

El Director xx Xxxxxxx Humano remitió a la Autoridad Nominadora, los expedientes del proceso, quien autorizó y remitió a la Dirección Financiera para que ejecute los pagos, en los que se observó lo siguiente:

En el 95% de los casos revisados, el tiempo laborado en jornadas adicionales no

contó con el pre establecim iento de una necesidad ¡nstitucional, no se elaboró la planificación del tiem po suplementario; y/o extraordinario a la je rnada normal:' tam poco estuvo autorizado y dispuesto de forma previa y expresa pa ■a Su ejecución tanto a los Jefes inmediatos como x xxxx servidores solicitantes, corr o lo estableció

el artículo 266 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Servicio Público.

j

En los respectivos form ularios para el pago de horas extraordinarias y j suplementarias a más del registro del número de horas, en el campo “A ctividades : a ejecutarse” constan trabajos o actividades de forma general, como: “soporte técnico”, “archivo y documentación”] en otros casos no se describió nada como actividades realizadas; y, en aquellos casos donde constan descritas actividades,; se verificó según el Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos de la Vicepresidencia de la República, aprobado mediante Resolución MDT-VSP- 2015-0124 de 28 xx xxxx de 2015.

|

Además, en otros expedientes se verificó que la Dirección xx Xxxxxxx Humano

procesó el pago de “ Formularios de solicitud de pago de horas extras” que no

e u

¡ !contaron con la firm a de autorización d la Autoridad Nominadora o s Delegado, sin realizar observaciones.

Las situaciones descritas fueron recurrentes en los expedientes tramitados para el pago, inobservando lo dispuesto en el artículo 114 de la Ley Orgánica de Servicio Público, que establece:

..Cuando las necesidades institucionales lo requieran, y existan las disponibilidades, presupuestarias correspondientes, la autoridad nominadora podrá disponer y autorizara la servidora o servidor de las entidades... a laborar hasta un máximo de sesenta horas extraordinarias y sesenta suplementarias al m es... Se considerarán horas suplementarias a aquellas en que el servidor labore justificadam ente fuera de su jornada legal de trabajo...”

Dichas observaciones fueron puestas en conocimiento a los servidores b enéficiarios del

i ! ;

pago de horas extraordinarias y suplementarias; sus Jefes Inmediatos, lo s Directores de

¡i ,

i¡

i:

;l: I

I ! ' i

Talento Humano y Autoridades Nominadoras, que actuaron durante

b vnA> y

el período dé

Vicepresidencia de la República del Ecuador

39 ;

Dirección de Auditoría de Administración Central

pxamen, mediante oficios de comunicación de resultados provisionales desde el 85 al

¡176-04-DAAC-17 de 24 xx xxxxx de 2017, sin recibir respuesta.

Posterior a la conferencia final de resultados realizada el 28 xx xxxxx de 2017, se 'recibieron las siguientes comunicaciones:

El Subsecretario General mediante oficio VPR -VPR -2017 -0 84 2 -0 de 8 xx xxxx de (2017, señaló lo siguiente:

i i

| “...en cuanto a la justificación de estos pagos en lo que se refiere a las áreas del

- Despacho ¿fe/ señor Vicepresidente;, Agenda; Protocolo; asistencia técnica

1 informática y recepción, ya que éstas áreas tienen características especiales en

\ cuanto a /adores fuera de la jornada laboral... No puede existir una planificación para i el trabajo fuéra de horario normal de oficina para el personal de estas áreas en razón I de que estas, actividades están sujetas a la presencia del señor Vicepresidente... y a sus reuniones programadas o no program adas... Es p o r esta razón que la

: planificación de las actividades del personal de estas áreas siempre se solicita que '■ se considere hasta el máximo de las horas permitidas en la Ley, haciendo énfasis en

que el pago, tanto de las horas extraordinarias como suplementarias dependerán de

i la agenda del señor Vicepresidente. Anexo 3 Estos servidores no pueden detallar

\ los motivos p o r los que se quedó el señor Vicepresidente fuera de los horarios

: normales de oficina o en días no laborables, tampoco las actividades que él desarrolló así como las personas que participaron en las misma.- Para estas personas las instrucciones para que consten en la descripción de las actividades son exactamente

i las mismas q u e ... detalla como generales; esto es, “soporte técnico”, “a ctividades de Despacho”, “turno en el Despacho”, “asistir por pedido de autoridades”, porque no es dable imaginarse siquiera que las actividades específicas que realiza el señor Vicepresidente; las personas que con él se reúnen; y el tipo de asistencia especifica

I que presta el personal de turno requerido, tengan que contestar en un justificativo de

; horas extraordinarias o suplementarias de las personas que tienen que quedarse

! para la asistencia que se requiera en estas reuniones.. .Anexo 4 ”

Ipn el Anexo 4 señalado, el Subsecretario General presentó un “Detalle de Justificación é la comunicación de Resultados Provisionales” , en el que indicó que los procesos de pago de horasj extraordinarias y/o suplementarias observados en las unidades de Gestión del Dóspacho, Tecnología, Secretaría General, Comunicación, Agenda, Gestión Documental, contaron con la disposición y autorización im plícita en el ejercicio de sus cargos para laborar jornadas suplementarias y extraordinarias, pese a que no consten en un docum ento de planificación o en disposiciones expresas de forma imensual.

i I

;Lo comentado por el servidor mencionado, no justifica la ausencia de lineamientos,

¡disposiciones y requerim ientos de la autoridad nominadora, inclusive diferenciando entre los servidores de los procesos del despacho frente a los dem ás servidores de la

L OiArc^-h-

i

Vicepresidencia de la República del Ecuador

Dirección de Auditoría de Administración Centra!.

entidad, es decir no presentó la documentación necesaria para normar el pago xx x x ra s !

i extras a todos los servidores de la entidad, por lo que lo comentado por auditoria se j

mantiene. '

La Directora de Gestión Documental y Archivo, con oficio VPR-DG D-2017 -0011 -0 de

8 xx xxxx de 2017, remitió las justificaciones a las observaciones efectuadas en calidad I !

de jefe inmediato como de su personal, entre ellas planificaciones y aprobación de ¡ actividades descritas en térm inos generales, es decir, el personal cumplió la entrega de información conforme el requerimiento y directrices de su inmediato superior, sin embargo, en el CUR 7167, los formularios para pago de horas suplementarias y extraordinarias en ninguno de los casos está suscrito por la autoridad r ominadora, eqi su defecto presentó la autorización registrada en el requerimiento del jefe inmediato, es decir, no se cumplió con el procedimiento interno; además adjuntó como medios; verificables correos electrónicos de disposición para trabajo fuera de jornada normal y la agenda cumplida por autoridades a las que prestaron contingente, estos documentos se encontraron en el archivo interno de su Dirección y no constaron adjuhtos al CUR de pagos.

Dentro de los justificativos a las observaciones, además presentó el memorando VPR- VPR-2014-01274-M de 9 de julio de 2014 mediante el cual la Directora xx Xxxxxxx Humano instruyó al personal sobre el procedimiento para el pago dé horas extras,

dispuesto por el Subsecretario Adm inistrativo Financiero que actuó entré el 29 xx xxxx

¡

de 2013 y el 2 de febrero de 2015, en el que se estableció la presentación del reporte, del reloj biométrico acom pañado de un memorando del jefe inmediato con la solicitud; del pago del personal y el tiem po en el que debía presentarse esta docümentación, sin

hacer mención que debía contarse con la autorización de la autoridad nominadora para

t

proceder a laborar horas extraordinarias y/o ¡suplementarias.

La Subsecretaría de Comunicación, encargada, mediante oficio VPR-VPR 1-2017 00000 -0 de 8 xx xxxx de 2017, emitió sus criterios en similares térm inos a los expuestos por la Directora de Gestión Documental, con la diferencia de que las labores de sus colaboradores se relacionaron con actividades comunicacionales, ratificando el cumplimiento de la entrega de documentación para el proceso de pago conforme las directrices de la Dirección xx Xxxxxxx Humano contenidas en el citado mem orando VPR- VPR-2014-01274-M de 9 de julio de 2014, ajuntó además un cuadro explicativo por los

casos observados a su personal y los documentos que los servidores presentaron como

r r i ' l y x x x

( x -

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

Dirección de Auditoría de Administración Central

medios verificables del trabajo realizado en jornadas suplem entarias y extraordinarias, justificando de esta manera que los procedimientos ejecutados correspondieron a los fequeridos dispuestos por autoridad superior.

ira Directora ¡de Comunicación Social que actuó entre el 17 de enero de 2014 y el 31 xx

xxxxxx de 2Ó15 con comunicación de 8 xx xxxx de 2017, señaló que en la gestión de

¿ste proceso adm inistrativo fue necesario que su personal cubra las necesidades del

¡fabajo comunicacional en turnos permanentes por cuanto se encontraron directam ente jélacionados con la agenda vicepresidencial, en cuanto a las disposiciones a su Dersonal fue a tiíavés de correos electrónicos y en avisos im presos expuestos en lugares

/isibles de su oficina.

La Directora de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano, que actuó entre el 12 xx xxxx de 2014 y 19 xx xxxxx de 2015 mediante comunicación de 16 xx xxxx de 2017, indicó que las actividades de los servidores, en especial de quienes se relacionaron con el Despacho al encontrarse vinculadas con la agenda Vicepresidencial, no fue prudente

divulgarlas, así tam xxxx ratificó que las directrices que remitió a los jefes inmediatos

■

para la presentación de la docum entación habilitante para el pago de horas extras se

¡debió a la dispo sición del Subsecretario Adm inistrativo Financiero, a quien correspondió

1i !

autorizar el gas! o. I

iLos criterios expuestos por la referida Directora de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano, no justifican las observaciones, por cuanto correspondió a sus funciones y atribuciones 5n calidad de ¡Directora de la UARHS, asesorar en materia de adm inistración de Xxxxxxxx y aplicación de las leyes laborales a la autoridad nominadora, al contrario, no

stableció los instrumentos de administración interna para la aplicación de la normativa

1

tíe pago de horas extras al personal, y en su defecto sin realizar observación alguna al procedimiento y directrices dispuestas por la autoridad nominadora, difundió su aplicación y no requirió al personal la presentación com pleta de los requisitos para el

¡pago de horas suplem entarias y extraordinarias.

Él Director de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano, junto con cuatro Analistas xx Xxxxxxx Irlumano, mediante comunicación de 8 xx xxxx de 2017, en relación a los procesos

¡ramitados con CURs 6004 y 7167 de 2015;; y, 2243 y 4208 de 2016, indicaron que las disposiciones dadas al personal para que laboren en jornadas adicionales fueron dadas

|erbalm ente;coiisiderando la dinámica de la agenda del Vicepresidente. En relación a

Vicepresidencia de la República del Ecuador

42

Dirección de Auditoría de Administración Central

los trámites remitidos por los jefes inmediatos con los expedientes de sus colaboradores!' esos se efectuaron conforme lo dispuesto en el artículo 49 del Reglamerjto Interno para

i

la Adm inistración xxx Xxxxxxx Humano de la Vicepresidencia de la República en el que!

consta que correspondió al Jefe inmediato verificar el cumplimiento del trabajo ejecutado y a la UARHS verificar el tiem po reportado a través del reloj biométrico. Además, adjuntaron un memorando de planificación y solicitud de pago para los servidores deüj área en los que consta inserta la autorización de la autoridad nominadora, d ocum ento' con el cual aprobaron el trámite. '

Lo comentado no justifica la ausencia de lineamientos y requisitos para el procesam iento; de horas extraordinarias, ni la falta de asesoramiento a la autoridad nominadora sobre los procedimientos conforme a la normatividad vigente.

!

La Directora Financiera, subrogante, que actuó entre el 1 de febrero de ¿01¡4 y el 31 dé diciembre de 2016 y siete servidores del área, con comunicación de 8 xx xxxx de 2017, indicaron que solicitaron y se autorizó el pago de horas extras de su áre a conforme los;

requerimientos dispuestos por la autoridad nominadora y a la vez apuntaron lál

documentación aprobada y autorizada tanto por el jefe inmediato como ¿or ¡la autoridad nominadora, como son los justificativos de la asignación de tareas en correos electrónicos relacionados a actividades programadas o planificadas, así como¡ memorandos del archivo departamental con asignación de tareas, tam bién se adjuntan cuadros de programación de turnos rotativos para jornadas de 17H00 a 20H00, adoptado de forma periódica metodologías que se ajustaron a las directrices dadas p o r , la autoridad nominadora y UARHS.

Por lo expuesto, el Subsecretario General Adm inistrativo Financiero; él Coordinador: General Adm inistrativo Financiero; y, los Directores de la Adm inistrac ón xx Xxxxxxx Humano, que actuaron durante el período de. examen, no establecieron los lineamientos y directrices conforme a la normativa vigente para la solicitud y pago de horasr extraordinarias y/o suplementarias, lo qúe se vio reflejado en I a falta de laj

documentación necesaria de motivación, planificación, disposición, e metodologías estandarizadas a todo el personal de la institución,

informes, bajoj conforme las

estructuras organizacionales vigentes, ocasionando que cada área éstablezca sus

propios procedimientos y en otros casos carezcan de los mismos, es decir sin el control,

I

adecuado, lo que se evidenció en la falta de sustento en los com probantes únicos de

C < ^ í> í X x 'x - x x

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

Dirección de Auditoría de Administración Central

egistro, docum 3ntos que se mantuvieron archivados en algunos casos en las unidades

¡' '■ i

ádm¡nístrativ|as solicitantes.

: !

>or lo tanto, los m encionados servidores, inobservaron lo dispuesto en los artículos 114 de la Ley Orgánica de Servicio Público; 117 y 266 del Reglam ento a la citada Ley; el Acuerdo 004-2013, artículo segundo, número 1 y Acuerdo 004-2015, artículo 3, número 4, vigentes al 00 xx xxxx xx 0000 x 0 xx xxxxxxx de 2015, respectivam ente; los números

2.2.1 Gestión de Recursos Humanos - UARHs literal a) Atribuciones y responsabilidades, número 2, literal e) Productos, núm ero 19 “ Reporte de Horas Extras’’

y 3.2.2.1. “Atribuciones Responsabilidades” literales a) y j), “ Gestión de Remuneraciones

í :

V Nomina” literal b), de los Estatuto Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos

!de la Vicepresiclencia de la República vigentes hasta y desde el 28 de enero de 2015, Respectivamente, el artículo 49 de la Resolución 001 de 23-07 -2015 Reglam ento Interno Para la adminis ración xxx xxxxxxx humano de la Vicepresidencia de la República regido

P

por la LOSEP,

¡; |

nterno 403-08

Conclusión

publicado en R.O. 559 de 5 'xx xxxxxx de 2015; y, la Norma de Control Control Previo al Pago”

El Subsecretario Adm inistrativo Financiero y el C oordinador General Adm inistrativo Financiero, autorizaron los pagos de horas extraordinarias y suplem entarias, sin que los expedientes del pago cuenten con documentación necesaria de motivación, planificación, disposición, e informes, bajo metodologías estandarizadas, debido a la falta de lineamientos, directrices y controles de la Autoridad Nom inadora y del Director

¡3e Adm inistración Talento Humano y Recursos Humano, respectivam ente conforme las kstructuras org'anizacionales vigentes, ocasionando que cada área establezca sus propios procedim ientos y en otros casos carezcan de los mismos, es. decir sin los (debidos controlas.

IR

Recomendaciones

i i : i

Al Coordinado r General Adm inistrativo Financiero

3. Dispondrá ál Director de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano, elabore un instrumento I de adm inistración interna para el pago de horas extras que establezca directrices,

Xxx?xX*'\Xx x .

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

44

Dirección de Auditoria de Administración Central'

formatos estandarizados, que solventen los procedimientos para el trabajo en ¡ jornadas extraordinarias y suplementarias, entre ellos: la fundam entación del requerimiento, la planificación, la disposición al personal para su cumplimiento, las formas y medios de verificación del trabajo realizado, la descripción resumida de las actividades en los form ularios respectivos; y, en cada procedimiento se deje sentada la autorización respectiva hasta la conclusión del pago.

Al Director de Adm inistración xx Xxxxxxx Humano

7. Elaborará y pondrá a consideración del Coordinador Adm inistrativo Financiero, un; instrumento de administración interna para el pago de horas extras, de conformidadíj a la normativa legal vigente, para lo cual conjuntamente con los jefes inmediatos por; área, establecerá la metodología del trabajo suplementario y extraordinario, que ;i permita solventar y sustentar los requerimientos de información para el procesamiento de los pagos, considerando que todos y cada uno de los

requerim ientos sean motivados.

¡

8. Realizará evaluaciones periódicas del proceso de implementación del instrumento de adm inistración interna, con la finalidad que se puedan realizar ajustes y correctivos que se adapten tanto a la opératividad de la entidad como a los cambios

en la norma general, de ser el caso socializará estos cambios hacia todo el personal

I

de la entidad. !

r y , xxx&x?

MSC. Ing. Xxxxx X. Xxxxxx Xxxxxxx

Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx, xxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx

4 5 :