ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LAPRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN (FCT) Fecha 20/05/2014
ANEXO – CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DE BIEN (FCT) | Fecha | 20/05/2014 |
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Concesión de la Producción de Alimentos de Alto Valor Nutricional en las Plantas de Producción del ICBF y su Distribución mensual a los puntos primarios. Entiéndase por Puntos Primarios aquellos que se consignan en el Anexo FT-1.
2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080)
93131600
93131607
93131608
93131602
3. UNIDAD DE MEDIDA
Saco o Bulto de 22,5 kilogramos efectivamente entregado en puntos primarios.
Nota: la Bienestarina será empacada en bolsas de 900 gramos y embalada en sacos o bultos de 25 bolsas cada uno.
La producción de Bienestarina® se proyecta aproximadamente en 23.000 toneladas anuales, en una proporción de 70% Bienestarina ® Más y 30% Bienestarina ® Más saborizada.
4. DESCRIPCIÓN GENERAL
Actualmente el ICBF, cuenta con el suministro del alimento llamado Bienestarina, el cual es un complemento alimentario de alto valor nutricional destinado a la población atendida en los diferentes programas que ofrece y además es altamente costo-efectiva.
La Bienestarina es un alimento complementario fortificado, con marca registrada del ICBF, cuyas materias primas son Harinas y/o Féculas extruidas de cereales (trigo y maíz), harina de soya, leche entera en polvo y micro nutrientes de vitaminas y minerales.
Es un alimento fácil de preparar y se distribuye gratuitamente como complemento alimentario a la población más vulnerable como son los menores de edad a partir de los 6 meses, mujeres embarazadas, madres lactantes y personas en estado de desnutrición.
Es buena fuente de proteína de alta calidad nutricional, debido a que contiene aminoácidos que sobrepasan el patrón de FAO/OMS y el significativo aporte de micronutrientes como hierro, zinc y la vitamina C, se constituye en un aporte importante frente a los problemas de salud pública de la primera infancia en el país.
En el año 2012 el volumen de distribución de Bienestarina alcanzó casi las 24.500 toneladas y en el año 2013 se distribuyeron 23.165 toneladas, en el 2014 y siguientes se proyecta distribuir
23.000 toneladas; proyección que puede variar de acuerdo con el comportamiento de las coberturas de los programas que atiende el ICBF.
La producción de Bienestarina ® se inicia con la descarga de las materias primas tales como Harina xx Xxxxx, Fécula de Maíz, Harina de Soya, y Leche en polvo previamente avaladas por el ICBF y la Interventoria, en las tolvas rompesacos y el envío de estas a los silos específicos que tiene cada una de ellas. La Harina xx Xxxxx y la Fécula de Maíz deben recibir un tratamiento térmico para cocción, razón por la cual son enviadas desde los silos hasta el extrusor, donde se lleva a cabo un proceso de acondicionamiento, a través de la incorporación de agua y vapor de agua, temperatura y presión; como resultado de estas acciones se produce una masa que es empujada por un tornillo sinfín y forzada a pasar por un dado y una xxxxxxxx xx xxxxx, produciendo así una hojuela de Harina xx Xxxxx y Fécula de Maíz con un contenido relativamente alto de humedad.
Para extraer la humedad, estas hojuelas son enviadas a un equipo de secado, que con aire caliente retira la cantidad adecuada de agua del producto, para ser luego enviado a un xxxxxx xx xxxxxxxx que se encarga de pulverizarlas y convertirlas en harina. Este producto en proceso se almacena en silos.
Esta mezcla pulverizada, así como la harina de soya y la leche en polvo son enviadas desde los silos de almacenamiento a un mezclador de cinta, que también recibe una pre-mezcla de Fosfato Tricálcico, Premezcla de Vitaminas y Nutrientes, Aceite en Polvo de Linaza (Omega 3 -ALA) y del Sabor Natural correspondiente – en caso necesario -. El mezclador homogeniza las materias primas y como resultado se obtienen la Bienestarina.
El producto a granel se envía a las máquinas formadoras, llenadoras y selladoras de bolsas, que utilizan como material de empaque el Polipropileno Biorientado Impreso, para allí empacar el producto en su presentación al beneficiario final. En este punto se imprimen los códigos de identificación, la fecha de manufactura y la fecha de vencimiento en cada bolsa.
Las bolsas son introducidas manualmente en sacos o bultos de polipropileno laminado, conteniendo 25 unidades, que sirven como protección al producto durante las labores de almacenamiento y distribución y facilitan su manejo durante estas labores. También los sacos son marcados con los códigos de identificación, la fecha de manufactura y la fecha de vencimiento.
Grafica 2. Flujograma Proceso de Producción
De esta forma, el producto en polvo es empacado en bolsas de 900 gr (las cuales a su vez se embalan en sacos o bultos de 25 bolsas. Los sacos o bultos se llevan inicialmente a las bodegas satélite de las que deberá disponer el concesionario de conformidad con sus obligaciones contractuales y de allí se entregan en aproximadamente 4.500 Puntos Primarios localizados en todos los municipios del país.
A partir de estos puntos el producto es llevado por terceros, ya por fuera del referido contrato, a cerca de 145.000 unidades ejecutoras, en las cuales se prepara y/o entrega el producto a los aproximadamente 6,0 millones de beneficiarios finales.
Grafica 3. Proceso logístico de producción y distribución de Bienestarina:
Fuente: ICBF-Dirección de Nutrición, 2013.
5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)
5.1. Estatuto Tributario, Artículo 4241 (modificado por el artículo 30 de la Ley 788 de 2002).
5.2. Resolución Número 11488 de 1984 del Ministerio de salud, “Por la cual se dictan normas en lo referente a procesamiento, composición, requisitos y comercialización de los alimentos infantiles, de los alimentos o bebidas enriquecidos y los alimentos o bebidas de uso dietético”.
5.3. Resolución Número 5109 de 2005, del Ministerio de la Protección Social, “Por la cual se establece el reglamento técnico sobre los requisitos de rotulado o etiquetado que deben cumplir los alimentos envasados y materias primas de alimentos para consumo humano”.
1 “ARTICULO 424. BIENES QUE NO CAUSAN EL IMPUESTO. Artículo modificado por el artículo 30 de la Ley 788 de 2002. Los siguientes bienes se hallan excluidos del impuesto y por consiguiente su venta o importación no causa el impuesto a las ventas. Para tal efecto se utiliza la nomenclatura arancelaria andina vigente:
(…) 19.01 Bienestarina. (…)”
5.4. Norma Técnica Colombiana 5148, Productos elaborados con base en cereales para la alimentación a partir de los 6 meses de edad.
5.5. Resolución Número 333 de 2011, del Ministerio de Protección Social, “Por el cual se establece el reglamento técnico sobre los requisitos de rotulado o etiquetado nutricional que deben cumplir los alimentos envasados para consumo humano”.
5.6. Decreto 3075 de 1997, mediante el cual se reglamentan las actividades de manipulación de alimentos, o aquellas normas que lo deroguen, modifiquen o reemplacen.
5.7. Resolución 2674 de 2013 por la cual se reglamenta el artículo 126 del Decreto Ley 019 de 2012 y se dictan otras disposiciones.
5.8. Normas que regulan el transporte terrestre, aéreo, fluvial y marítimo de carga en Colombia.
5.9. Las demás que apliquen y/o modifiquen la normatividad anteriormente descrita.
6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR
6.1. Producción
Las especificaciones técnicas mínimas para la Producción de la Bienestarina ® y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional se encuentran contempladas en los siguientes anexos:
1. Anexo 1 “Gestión de la Xxxxxxx”,
0. Xxxxx 0 “Otras Especificaciones Técnicas”:
- Capítulo 1 “Inversiones”,
- Capítulo 2 “Mantenimiento de las Plantas”,
- Capítulo 3 “Plan de Contingencia”,
- Capítulo 4 “Información Sobre la Demanda”,
- Capítulo 7 “Desarrollo de Nuevos Productos”,
- Capítulo 8 “Tenencia, Uso y Goce de los Bienes del ICBF destinados a la Producción de Bienestarina”;
3. Anexo 3 “Fichas Técnicas de Bienestarina y Materias Primas”, las cuales estarán en la Dirección de Nutrición, para consulta de las personas interesadas previa autorización y firma del documento de confidencialidad.
4. Anexo 4 “Xxxxxx xx xx XX0”,
0. Xxxxx 0 “FT1 Ene – Abr. 2014”.
6.2. Distribución
6.2.1. Bodegas
El concesionario debe contar con mínimo 20 bodegas de redistribución (sin incluir las bodegas de las plantas de producción de propiedad del ICBF).
Las bodegas deben estar distribuidas en todo el territorio nacional, de manera que pueda cumplir oportunamente con los requerimientos de distribución definidos en el formato FT1 y que le permitan la conexión ágil y efectiva con los puntos primarios.
Adicional a lo anterior, las bodegas deben cumplir con lo establecido por el Decreto 3075 de 1997, la resolución 2674 de 2013 y las demás que apliquen y/o modifiquen la normatividad anteriormente descrita.
Las bodegas pueden ser propias o alquiladas, conforme a lo señalado en el Anexo No. 2, “Otras Especificaciones Técnicas” Capitulo 5 “proceso logístico”.
Para la aprobación provisional de las bodegas por parte del ICBF, el concesionario debe presentar la siguiente información y/o documentos de cada una de las bodegas:
- Dirección (Departamento, Municipio y nomenclatura).
- Nombre e identificación de la persona responsable de la bodega.
- Área en metros cuadrados de la bodega.
- Capacidad de almacenamiento.
- Concepto sanitario favorable vigente (expedido por la entidad sanitaria competente).
- Carné de manipulación de alimentos del personal encargado.
- Plan de contingencias.
- Ultimo recibo de los servicios públicos.
- Registros fotográficos exteriores e interiores de las condiciones físicas de las bodegas.
En caso de que la bodega sea alquilada el concesionario deberá tener en cuenta que su aprobación definitiva la impartirá el ICBF a más tardar el 30 xx xxxxx del año 2015, razón por la cual debe prever o tomar las precauciones pertinentes en el momento de suscribir el respectivo contrato de arrendamiento. El ICBF no asumirá ninguna responsabilidad por contratos de arrendamientos de bodegas que no hayan previsto ésta eventualidad.
Cuando las bodegas no reciban aprobación definitiva por parte del ICBF el concesionario deberá cambiarla de conformidad con las instrucciones que reciba de la entidad.
6.2.2. Volumen a Distribuir
Durante cada uno de los años de ejecución del contrato, antes de finalizar los meses de Diciembre y Junio, el ICBF establecerá la cantidad estimada de Bienestarina ® a distribuir mensualmente para el semestre siguiente (Enero-Junio y Julio-Noviembre, respectivamente) conforme al ANEXO 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 4 “Información Sobre la Demanda”. La estimación de las cantidades a distribuir en cada semestre será solo indicativa y no obliga al ICBF a hacer ningún reconocimiento económico al concesionario por cambios en dichas cantidades frente a las efectivamente distribuidas.
En razón a que el ICBF contará con inventarios de producto terminado en cada una de las bodegas de las plantas de producción – al finalizar el actual contrato-, el cual está destinado para la distribución en los primeros meses de la vigencia 2015 y se entregará mediante acta de inicio que se suscriba con el concesionario. Éste inventario deberá ser distribuido hasta su agotamiento por el concesionario adjudicado según las cantidades programadas en el formato FT1 respectivo, que será entregado por el ICBF a más tardar la última semana de diciembre de 2014.
El formato FT1 se entregará por el ICBF mensualmente al concesionario a más tardar el día veinte tres (23) del mes previo a la distribución. Cuando éste plazo se venza en un día no hábil, el plazo se ampliara hasta el día hábil siguiente.
En el formato FT1 se consigna la siguiente información: la Regional, Municipio, código, nombre, dirección, responsable, teléfono, la relación de las cantidades para cada servicio y/o modalidad de atención por punto de entrega a los que efectivamente deberá distribuir el concesionario y a los cuales se deberá realizar las entregas para el mes subsiguiente.
Al formato FT1 se podrán aplicar todas las modificaciones en las cantidades a distribuir que resulten de las necesidades deI ICBF.
El número actual de puntos de entrega primarios aproximadamente es de 4.500 sin embargo el ICBF se reserva el derecho de incluir en el formato FT1 cualquier modificación al respecto. El número de puntos primarios y la cantidad a entregar mensualmente puede variar según las necesidades de demanda por parte del ICBF. Solo de manera informativa se xxxxxxx xx Xxxxx 0 (FT1 Ene - Abr 2014).
Se adjunta a la presente Ficha Técnica, un ejemplo del formato FT1 con carácter estrictamente informativo, el cual contiene una estimación de las cantidades promedio que se han requerido distribuir en cada punto de entrega a nivel nacional del periodo de enero x xxxxx del 2014.
Las demás especificaciones técnicas para el Almacenamiento y la Distribución de la Bienestarina y otros Alimentos de Alto Valor Nutricional se encuentran contempladas en el ANEXO 2 “Otras Especificaciones Técnicas” Capítulo 5 “Proceso Logístico” y en el ANEXO 6 “Sistema de Trazabilidad”.
Devoluciones de producto: Las devoluciones pueden suceder entre otras por alguna de las siguientes situaciones:
- Cambio de dirección de punto de entrega.
- Cambio de responsable principal y/o suplente.
- El punto de entrega no se encuentra abierto.
- El punto de entrega no tiene contrato y/o Convenio
- Falta de capacidad de almacenamiento por exceso de producto en el punto.
- Bloqueo o afectación de vías y orden público.
- Cuando al momento de la entrega al punto, el producto haya sufrido deterioro o averías que afecten la calidad del mismo.
Cuando se den las situaciones que puedan generar devolución, el concesionario deberá proceder a informar al ICBF a través de correo electrónico la novedad presentada detallando el Número, Nombre, Regional, Municipio y Dirección del punto primario correspondiente. El ICBF responderá por correo electrónico al concesionario en un tiempo no mayor a cuatro (4) horas, dando las instrucciones respectivas con el fin de evitar que el producto sea efectivamente devuelto. Cuando con el anterior procedimiento no se logre evitar la devolución del producto, el concesionario deberá informar inmediatamente al ICBF, para que la entidad reprograme dicha entrega y su distribución se realice en el mismo mes o período en que se presenta la devolución.
En todos los casos el concesionario deberá realizar las acciones adecuadas que le permitan contribuir a mitigar el desabastecimiento de los puntos primarios, tales como mantener el inventario suficiente en las bodegas satélite y las demás que considere necesarias.
6.2.3. Tiempos de Entrega
Una vez el formato FT1 sea enviado por parte del ICBF al Concesionario, este deberá presentar a la entidad dentro de los cinco días hábiles siguientes, la proyección del cronograma de entregas para cada punto, el cual debe ser aprobado por el ICBF.
En dicho cronograma el rango de fechas de entrega para cada punto no podrá superar los cinco días hábiles.
La entrega de producto se realizará desde del primer día hábil de cada mes al último día hábil de cada mes en los puntos de distribución, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de conformidad con el cronograma debidamente aprobado por el ICBF.
Solo en casos excepcionales el ICBF autorizará la entrega en los días sábado de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Para obtener esta autorización el concesionario deberá hacer la solicitud a la entidad vía correo electrónico el viernes previo a dicho suceso, en horas hábiles de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
El concesionario deberá realizar dentro del rango de fechas específico que le indique el ICBF, aquellas entregas que la entidad denomine como “prioritarias”. Esas prioridades como se ha venido haciendo estará enmarcadas en criterios de razonabilidad, de conformidad con las necesidades del ICBF.
Los tiempos de entrega establecidos por el ICBF son de carácter obligatorio para el concesionario, cualquier modificación debe ser previamente autorizada por la entidad.
Se reconocerán como fecha de entrega las consignadas en el acta de entrega debidamente firmada por el responsable principal y/o suplente del punto primario.
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
7.1. Obligaciones específicas
7.1.1. Producción
7.1.1.1. El concesionario deberá garantizar la producción de Bienestarina ® y demás productos ordenados por el ICBF de acuerdo con las condiciones técnicas, de oportunidad y calidad establecidas en el Anexo 1 “Gestión de la Calidad”, Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas” Capítulo 1 “Inversiones”, Capítulo 2 “Mantenimiento de las Plantas”, Capítulo 3 “Plan de Contingencia”, Capítulo 4 “Información Sobre la Demanda”, Capítulo 8 “Desarrollo de Nuevos Productos”, Capítulo 9 “Tenencia, Uso y Goce de los Bienes del ICBF destinados a la Producción de Bienestarina”; Anexo 3 “Fichas Técnicas de Producto Terminado y Materias Primas” las cuales estarán en la Dirección de Nutrición, para consulta de las personas interesadas previa autorización y firma del documento de confidencialidad, Anexo 4 “Campos de la FT1”, Anexo 5 “Ejemplo FT1 Ene – Abril. 2014”, de la presente Ficha Técnica.
7.1.1.2. Separar y presentar mensual y anualmente la contabilidad de costos de las operaciones relacionadas con éste contrato en forma completamente independiente de sus otras operaciones, llevando la contabilidad y estadísticas de la producción de los productos del concesionario que tienen destino a los programas del ICBF, diferente de cualquier otra de las operaciones que desarrolle en el rol propio de su operación.
7.1.1.3. El concesionario se ajustará a las cantidades estimadas de producción de acuerdo con las necesidades del ICBF y la capacidad de producción de las plantas para la cobertura de sus programas, no teniendo derecho a reclamar valores adicionales o indemnizaciones por este concepto.
7.1.1.4. El concesionario deberá definir la cantidad de Bienestarina ® a producir, con base en los requerimientos de distribución realizados mensualmente en el formato FT1 por el ICBF y los niveles de inventario de seguridad presentes en las bodegas.
7.1.1.5. Cumplir con los requisitos y obligaciones de Gestión de la Calidad, conforme a lo señalado en el Anexo 1 “Gestión de la Calidad”.
7.1.1.6. El concesionario deberá efectuar la gestión de compra de materias primas, insumos y repuestos, así como la gestión de los proveedores, con el fin de evitar las devoluciones de materias primas e insumos, con base en las especificaciones de materias primas proporcionadas por el ICBF (Anexo 3 “Fichas Técnicas de Producto Terminado y Materias Primas”).
7.1.1.7. Cumplir con las especificaciones de almacenamiento de materias primas conforme a lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulos 5 “Proceso Logístico”.
7.1.1.8. Apoyar la investigación necesaria para el desarrollo e innovación de nuevos productos de alto valor nutricional y nuevas presentaciones de la Bienestarina que requiere el ICBF, conforme a lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 8 “Desarrollo de Nuevos Productos”
7.1.2. Distribución
7.1.2.1. Cumplir con las especificaciones de almacenamiento de producto terminado conforme a lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulos 5 “Proceso Logístico”.
7.1.2.2. Garantizar la distribución y entrega oportuna de la Bienestarina ® dentro del mes correspondiente, de acuerdo con los requerimientos realizados por el ICBF en el formato FT1. Cualquier modificación debe ser previamente autorizada por la entidad.
7.1.2.3. Con base en el plan de distribución, el concesionario diseña la red que permita consolidar despachos y maximizar la utilización del transporte, y llegar a los puntos primarios, garantizando el abastecimiento continuo de Bienestarina a todos los usuarios. Para ello, el concesionario deberá determinar los medios de transporte, planificación de la flota de vehículos, organización de la carga y definición de rutas.
7.1.2.4. Garantizar durante el trasporte y distribución de la Bienestarina ®, las condiciones higiénico-sanitarias y de manejo de los productos, de acuerdo con la normativa vigente para que los mismos conserven su calidad sin alteración alguna y considerando lo establecido en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulos 5 “Proceso Logístico”.
7.1.2.5. El concesionario deberá transportar el producto desde las Plantas de Producción o bodega satélite hasta todos los puntos primarios establecidos por el ICBF en el formato FT1.
El ICBF, directamente o a través de la interventoría, realizará las verificaciones que considere pertinente en cualquier tiempo y sobre el sistema de distribución del producto.
7.1.2.6. Utilizar medios de transporte que cumplan la normativa vigente en materia de transporte de alimentos. La flota de vehículos que disponga el concesionario debe estar acorde con las necesidades de transporte tanto de carga masiva como de paqueteo. Los vehículos deben ser sometidos a chequeos de sus condiciones de funcionamiento conforme a las disposiciones del Decreto 3075 de 1997, y las demás normas que lo aclaren, reglamenten y/o modifiquen.
7.1.2.7. Deberá mantener medios y equipos de transporte e instalaciones en condiciones idóneas para el manejo de productos alimentarios para consumo humano.
7.1.2.8. Deberá efectuar el seguimiento y control del transporte del producto desde las plantas hasta los puntos primarios.
7.1.2.9. Llevar un registro e inventario con información de llegadas, salidas, destinos, fechas de vencimiento, entregas, entre otros, del producto, en el aplicativo que se especifica en el Capítulo 6 Sistema de Información logístico del Anexo 2 Otras Especificaciones Técnicas.
7.1.2.10. Mantener la información sobre la localización de producto a disponibilidad del Interventor o del ICBF, para lo cual el Concesionario deberá implementar un esquema de trazabilidad del producto de acuerdo con las especificaciones señaladas en el Anexo 6 “Sistema de Trazabilidad”.
7.1.2.11. Recoger, reponer, destruir y dar disposición final a las averías presentadas en el proceso de distribución, de acuerdo con el procedimiento que defina el ICBF.
7.1.2.12. Cumplir con las entregas establecidas por el ICBF en el formato FT1.
7.1.2.13. El concesionario deberá reprogramar la entrega no efectuada en el momento en que se presenté devolución durante el periodo de entrega establecido en el formato FT1 correspondiente.
7.1.2.14. Para coordinar con el ICBF las actividades de distribución, el concesionario pondrá a disposición de la entidad tres equipos de comunicaciones celulares con mínimo 500 minutos mensuales y cuentas controladas.
7.1.2.15. En caso de que haya que hacer notificaciones previas a los responsables de los puntos primarios relacionados con el proceso de distribución, éstas deberán ser hechas por el concesionario.
7.1.2.16. El formato FT1 podrá sufrir todas las modificaciones en las cantidades a distribuir que resulten de las necesidades deI ICBF.
7.1.2.17. El número actual de puntos primarios aproximadamente es de 4.500 sin embargo el ICBF se reserva el derecho de incluir en el formato FT1 cualquier modificación al respecto.
7.1.2.18. La entrega del producto en el punto primario debe necesariamente constar en el documento denominado acta de entrega el cual debe ser firmado por el Responsable principal y/o suplente del punto primario debidamente registrado por el ICBF. Cualquier duda del concesionario sobre la identidad del responsable principal o suplente del punto primario debe resolverla previamente con el ICBF.
7.1.2.19. EL pago estará sujeto a que la entrega respectiva se hagan como se estableció en el numeral anterior.
7.1.3. Gestión de Activos de propiedad del ICBF (Planta y demás Bienes entregados)
7.1.3.1. Recibir del ICBF, el día de la suscripción del acta de inicio, los siguientes bienes de acuerdo con sus inventarios:
- Inventario físico de producto terminado
- Inventario general de bienes
- En general los bienes que se encuentran afectos a las plantas.
Todos los bienes serán utilizados exclusivamente en el cumplimiento del objeto del contrato resultante de este proceso.
7.1.3.2. Mantener debidamente actualizado el inventario general de los bienes destinados al cumplimiento de este contrato, en el que se incluirán los bienes entregados por el ICBF, los que haya adquirido o construido durante el contrato, así como las bajas, reemplazos o sustituciones que hubiere dispuesto, conforme al Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 9 “Tenencia, uso y goce de los bienes del ICBF destinados a la producción de Bienestarina”.
7.1.3.3. Reportar al ICBF semestralmente el inventario general actualizado de los bienes destinados al cumplimiento de este contrato.
7.1.3.4. Mantener en buen estado las Plantas y los bienes muebles e inmuebles de propiedad de ICBF y los que le sean entregados por el ICBF para la ejecución exclusiva del presente contrato de concesión y restituirlos en las condiciones de que trata el mismo. Los bienes que deberán ser destinados exclusivamente a la obtención de los productos de que trata este contrato, conforme a lo establecido en Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 9 “Tenencia, Uso y Goce de los bienes del ICBF destinados a la producción de Bienestarina”.
7.1.3.5. Suministrar la mano de obra, repuestos, materiales, herramientas y equipos necesarios para proteger las plantas del desgaste, deterioro, perjuicio, daño, avería o pérdida y deberá sostener, mantener, reparar o sustituir los equipos e instalaciones, asumiendo todos los costos, de tal manera que en el momento de su recibo final por el ICBF se encuentren en perfectas condiciones de operación.
7.1.3.6. Efectuar oportunamente los mantenimientos predictivos, preventivos y correctivos, conforme a lo establecido en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 2 “Mantenimiento de las Plantas”, con el fin de garantizar la integridad y funcionamiento de los bienes. De igual manera, desarrollará e implementará el programa TPM (Mantenimiento Total Productivo) para el mantenimiento de la planta.
7.1.3.7. Hacer la devolución formal de los bienes y elementos que le hayan sido entregados para la ejecución de las actividades contractuales de conformidad con la cláusula de reversión y el inventario general de bienes, en buenas condiciones de uso y normal funcionamiento en cualquier evento de devolución y/o reversión, para lo cual deberá:
a. Hacer entrega al ICBF de la infraestructura que debe ser devuelta y la que sea reversible, de acuerdo con el inventario general de bienes, en buenas condiciones de uso y normal funcionamiento.
b. Entregar toda aquella documentación desarrollada durante la ejecución del Contrato y que haga referencia a manuales y procedimientos vinculados a la operación de las plantas y a sus actividades conexas, así como el software, y demás información y tecnología que haya adecuado el CONCESIONARIO para la ejecución del Contrato. De igual manera, entregar del sistema de información que haya elaborado para la operación, administración y gestión de las plantas; licencias de fabricantes, garantías vigentes, pólizas de seguros sobre bienes e instalaciones, la cual se aportará de manera completa, detallada y ordenada.
c. Garantizar mediante una póliza, la buena calidad del último mantenimiento predictivo y preventivo realizado a las plantas, así como la calidad de los repuestos utilizados, por el término de seis (6) meses contabilizados a partir de la fecha de devolución de las plantas y reversión de los demás bienes.
Dicha póliza tendrá como única exclusión la fuerza mayor o caso fortuito o culpa grave de los empleados del CONCESIONARIO o del ICBF que asuman el mantenimiento, administración y operación de la planta, con posterioridad a la devolución y/o reversión. El valor de la póliza o garantía será del 10% del valor de todos los equipos que se reciban.
d. Entrenar al personal del ICBF o al personal designado por la entidad, en número no inferior a diez (10) personas y por especialidades, respecto a las actividades de conservación y operación de las plantas, sin costo alguno para ICBF, dentro del mes anterior al vencimiento del plazo del Contrato.
e. Entregar toda aquella documentación desarrollada durante la ejecución del Contrato y que haga referencia a manuales y procedimientos vinculados a la operación de las plantas y a sus actividades conexas, así como el software, y demás información y tecnología que haya adecuado el CONCESIONARIO para la
ejecución del Contrato. De igual manera el CONCESIONARIO hará entrega del sistema de información que haya elaborado para la operación, administración y gestión de las plantas; licencias de fabricantes, garantías vigentes, pólizas de seguros sobre bienes e instalaciones, la cual se aportará de manera completa, detallada y ordenada.
7.1.3.8. Ejecutar en la planta el 100% de las inversiones definidas conforme a lo establecido en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 1”Inversiones”.
7.1.3.9. A la terminación del Contrato de Concesión, por cualquier causa, el CONCESIONARIO deberá devolver al ICBF las plantas de producción y demás bienes entregados por la entidad estatal para la ejecución del proyecto objeto de la Concesión, así como revertir al ICBF los bienes muebles e inmuebles que el CONCESIONARIO haya adquirido, instalado o implementado para la ejecución de dicho proyecto de acuerdo con el inventario general de bienes, documento que hace parte integral del contrato.
7.1.3.10. El concesionario deberá proponer e implementar cambios tecnológicos previa autorización del ICBF, en el marco de lo señalado en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 1”Inversiones”, relacionados con la eficiencia eléctrica, el control de ruido, el control de elementos particulados en el aire, tecnología para el transporte y manejo de materiales a granel y tecnología de “Big- Bags” que facilita la operación de recepción y el suministro de estos a la planta, mezclado de materias primas y en general el control del proceso productivo.
7.1.4. Sistema de Información
7.1.4.1. La información que le sea entregada o a la que tenga acceso el Concesionario en desarrollo y ejecución del contrato goza de confidencialidad de la información por razón xxx xxxxxxx profesional.
El CONCESIONARIO con la suscripción del contrato reconoce que toda la información entregada por el ICBF para su ejecución, en especial la relacionada con las fichas técnicas y las fórmulas de Bienestarina ®, es de propiedad del ICBF y se obliga y garantiza que él y las personas de su equipo de ejecución que lleguen a tener acceso a la información técnica del proyecto suscriban compromisos de confidencialidad y que realicen un manejo responsable de la misma conforme a buena fe, según lo cual no podrán copiar, migrar, divulgar, dar a conocer, vender, permitir la reproducción y en general realizar la información sino para aquellas actividades conexas a la ejecución del contrato, para lo cual deberá adoptar las medidas necesarias para que aquellos que manipulen, conozcan o manejen directa o indirectamente la información relacionada con la ejecución del presente contrato hagan un uso responsable y conforme a buena fe de la misma.
7.1.4.2. El concesionario deberá implantar, mantener y efectuar ajustes que solicite el ICBF al Sistema de Reportes de Información Logístico, conforme a lo establecido en el Anexo 2 “Otras especificaciones Técnicas”, Capítulo 6 “Sistema Información logístico”. Al mejoramiento de este sistema de reporte, en lo que corresponda, le será aplicada la normativa vigente en materia de propiedad intelectual, de acuerdo con lo establecido en el presente Contrato.
7.1.4.3. El concesionario deberá efectuar un constante monitoreo y seguimiento de las actividades, las cantidades requeridas y su efectiva comunicación al resto de la cadena. Con base en esta información, tanto producción como distribución deben ajustar sus programas de planeación y preparar los recursos necesarios para satisfacer la demanda.
7.1.5. Otras
7.1.5.1. Suministrar toda la información y documentación requerida para la ejecución del contrato de concesión, así como la información relativa a la operación, costos de materia prima, insumos, personal, mantenimiento y en general toda aquella información sobre costos, gastos y conexos en los que incurra dentro del proceso producción y de distribución.
7.1.5.2. Xxxxxx y ser totalmente responsable por todos y cada uno de los daños, deterioros, perjuicios, pérdidas o invasiones de hecho de los terrenos y bienes del contrato que se le haya entregado, o de aquellos que incorpore con sus propios recursos o con recursos de terceros a los bienes entregados, sin perjuicio de su facultad de exigir a los responsables, la reparación o indemnización de los daños causados, cuando a ello haya lugar.
7.1.5.3. Suministrar y mantener, durante el plazo de ejecución del Contrato, todo el personal idóneo, calificado y suficiente para el óptimo desarrollo del mismo.
7.1.5.4. El contrato será ejecutado por el Concesionario con absoluta autonomía e independencia y, en desarrollo del mismo, no se generará vínculo laboral alguno entre EL ICBF y el Concesionario y/o sus dependientes si los hubiere, y toda la responsabilidad derivada de los contratos de trabajo correrá a cargo exclusivo del Concesionario, según el caso.
7.1.5.5. El concesionario deberá contar con planes de contingencia, conforme a lo establecido en el Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 3 “Plan de Contingencia”.
7.1.5.6. El concesionario deberá contar con el personal mínimo requerido conforme al Anexo 2 “Otras Especificaciones Técnicas”, Capítulo 11 “Personal Mínimo Requerido”.
7.2. Obligaciones generales
7.2.1. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, de acuerdo con las obligaciones y requisitos contenidos en la ficha técnica, en el pliego de condiciones y la propuesta en todo aquello que no contradiga lo establecido en documentos anteriores.
7.2.2. Cumplir con los requisitos establecidos en las normas de calidad de procesos y productos de que trata el presente contrato de acuerdo con los procedimientos, normatividad y tiempos establecidos en la ficha técnica, en el pliego de condiciones y sus anexos
7.2.3. Responder por el pago de todos los impuestos que cause la legalización y ejecución del contrato.
7.2.4. Responder por todo daño que se cause a bienes, al personal que se utilice y a terceros en la ejecución del contrato.
7.2.5. Separar contablemente las operaciones relacionadas con el contrato de otras operaciones, llevando la contabilidad y estadísticas de la producción de los productos del concesionario que tienen destino a los programas del ICBF, diferente de cualquier otra de las operaciones que desarrolle en el rol propio de su operación.
7.2.6. Reportar por escrito al ICBF cualquier sugerencia que contribuya a la obtención de mejores resultados.
7.2.7. Acatar las instrucciones que imparta el ICBF para el cabal cumplimiento del contrato.
7.2.8. Guardar debida y completa reserva y confidencialidad sobre la información y los documentos del ICBF que tenga conocimiento o a los que tenga acceso en virtud del objeto del contrato.
7.2.9. Suscribir la garantía única, presentar los amparos requeridos para el cumplimiento del contrato y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula pertinente del contrato.
7.2.10. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales y presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), para efectos del pago.
7.2.11. Mantener los precios presentados en la oferta, utilizados como base inicial. Estos precios se actualizarán conforme lo establece el Anexo 7 “Fórmula de Remuneración”.
7.2.12. Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato actuando con alto grado de profesionalismo, responsabilidad y eficacia en la ejecución de las tareas correspondientes.
7.2.13. Prestar toda su colaboración para la realización y desarrollo de las audiencias públicas que instrumente el ICBF como mecanismo para dar a conocer a las comunidades beneficiarias la información sobre la ejecución, avance y cumplimiento de las obligaciones a su cargo en relación con la entrega y distribución de productos.
7.2.14. Cumplir con las demás instrucciones que le sean impartidas por el ICBF que se deriven del contrato o tengan relación con la naturaleza del mismo.
7.2.15. Suscribir el acta de liquidación del contrato.
7.2.16. Entregar al Grupo Financiero de la Dirección General el formato de autorización para abono directo en cuenta de ahorros o corriente, debidamente diligenciado y firmado, anexando certificación bancaria de la titularidad de la cuenta.
7.2.17. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto contractual y las que sean propias de su naturaleza.
7.2.18. Las estipuladas en el anexo 11 referente a la entrega de papelería a los puntos de entrega.
7.3. Obligaciones del sistema de gestión de calidad
Además de las obligaciones contempladas en el Anexo 1 “Gestión de la Calidad”, el concesionario deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
7.3.1. Para el eje de Calidad
7.3.1.1. El concesionario debe referir el diseño e implementación de un procedimiento para la selección y reclutamiento del personal idóneo y competente para el desarrollo de los servicios a contratar.
7.3.1.2. El concesionario debe socializar con el equipo que realizará las actividades definidas en el contrato, la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y Políticas de los Sistemas de Gestión).
7.3.1.3. El concesionario deberá realizar una encuesta muestral por año para evaluar la percepción del servicio, brindado en cada uno de los puntos primarios relacionados en el formato FT1.
7.3.2. Para el eje de Seguridad y Salud Ocupacional
7.3.2.1. Toda persona que preste el servicio armado de vigilancia o seguridad privada, deberá ser capacitada en el uso xx xxxxx y acreditar su cumplimiento ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de conformidad con lo establecido en el Artículo 78 del Decreto 2535 de 1993.
7.3.2.2. Los servicios de vigilancia y seguridad privada que pretendan desarrollar su actividad con la utilización de un medio canino, deberán obtener autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de conformidad con lo establecido en el artículo 48 del Decreto 356 de 1994.
7.3.2.3. Todo el personal del concesionario deberá estar afiliado al Sistema de Seguridad Social en riesgos laborales.
7.3.2.4. Antes de iniciar cualquier actividad en el ICBF todos los trabajadores del concesionario deben recibir inducción en Seguridad y Salud en el trabajo.
7.3.2.5. Suministrar a sus trabajadores todos los Elementos de Protección Personal requeridos para la realización de sus actividades y garantizar el uso correcto de estos durante la ejecución de los trabajos. En caso de deterioro o daño el remplazo
deberá hacerse de forma inmediata.
7.3.2.6. Designar por escrito un representante de seguridad y salud en el trabajo responsable del tema durante toda la vigencia del contrato, para que coordine, apoye y garantice las condiciones de seguridad y la administración de las actividades de seguridad y salud en el trabajo.
7.3.2.7. El concesionario es responsable del reporte a la ARL y EPS, atención en salud e investigación de los incidentes y accidentes de trabajo presentados durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato.
7.3.2.8. El concesionario deberá garantizar capacitaciones periódicas de su personal directo e indirecto en el manejo de los riesgos propios de las actividades desarrolladas.
7.3.2.9. El concesionario deberá presentar relación de los últimos exámenes médicos ocupacionales realizados a su personal directo e indirecto así como el concepto médico donde indique si el trabajador es apto para trabajar, cumpliendo las disposiciones legales vigentes.
7.3.3. Para el eje Ambiental
7.3.3.1. El concesionario debe establecer el análisis de los aspectos e impactos ambientales asociados al contrato que vaya a ejecutar, establecer las acciones tendientes a reducir, mitigar y corregir los impactos ambientales significativos.
7.3.3.2. El concesionario debe adelantar acciones pedagógicas con los responsables y/o suplentes de los puntos de entrega para la promoción y adopción de Buenas Prácticas Ambientales y deberá transportar y distribuir el material educativo relacionado con alimentos de alto valor nutricional de conformidad con las instrucciones del ICBF hasta los puntos primarios. La periodicidad de las acciones pedagógicas será acordada con ICBF; estas podrán consistir en capacitaciones o talleres.
7.3.3.3. El concesionario deberá garantizar el cumplimiento de la política ambiental en lo concerniente a buenas prácticas de manipulación de alimentos, almacenamiento y manejo de sustancias químicas, ahorro y uso eficiente de los recursos de agua, energía, papel y sustancias de limpieza y desinfección, combustibles, gestión de residuos y manejo de vertimientos.
7.3.3.4. Para el servicio de aseo y cafetería, el concesionario está en la obligación de capacitar a su personal, buenas prácticas de manipulación de alimentos, almacenamiento y manejo de sustancias químicas, ahorro y uso suficiente de los recursos agua, energía, papel y sustancias de limpieza y desinfección, combustible, gestión de residuos y manejo de vertimientos.
7.3.3.5. Para el servicio de vigilancia y seguridad privada, el concesionario está en la obligación de capacitar a su personal en el manejo de residuos sólidos (manejo de pilas), sustancias químicas especificando el generado por caninos, uso eficiente y ahorro de agua, energía y papel.
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
La producción de Bienestarina se efectuará en las Plantas ubicadas en los Municipios de Cartago, Xxxxx del Cauca y/o Sabanagrande, Atlántico según necesidades y capacidades de producción y su distribución se efectuará a aproximadamente 4.500 puntos primarios (Ver Anexo 5 “FT1 Ene
– Abr 2014”) ubicados en todo el territorio Nacional.
9. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución será a partir de la fecha de suscripción y legalización del Contrato hasta el 30 de noviembre de 2018.
10. VALOR Y FORMA DE PAGO
El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial, incluidos todos los costos asociados al suministro de los bienes, el IVA, demás impuestos xx xxx. El ICBF remunerará al concesionario conforme lo establecido en el Anexo 7 “Fórmula de Remuneración”.
La radicación de la factura se efectuará ante el interventor y éste contará con un plazo máximo de 05 días hábiles, a partir de su radicación, para aprobar u objetar las facturas presentadas por el concesionario y remitirlas al ICBF para su correspondiente pago.
Los pagos referentes a inversiones, nuevos productos y otros conceptos que autorice el ICBF relacionados con la ejecución de este contrato se realizara con la presentación de la factura previa autorización de la firma interventora o el ICBF.
Salvo los anteriores conceptos, ninguna de las actividades que deba desarrollar el concesionario para la ejecución de sus obligaciones dará lugar a remuneración adicional.
Los pagos se realizarán previa presentación de la factura y adjuntando las actas originales firmadas a conformidad del recibido del responsable o suplente del punto de entrega correspondiente en forma física y escaneadas.
El Acta de Entrega deberá ser elaborada en un (1) original y dos (2) copias, que se destinarán de la siguiente forma:
Original para el ICBF la cual se adjuntará a la factura correspondiente
Primera (1ra.) copia para el concesionario,
Segunda (2da.) copia para el responsable o suplente del punto autorizado que recibió el producto
Un archivo magnético de acuerdo al formato establecido en el Anexo 11.
Certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
El pago se realizará dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario, siguientes a la radicación de la factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).
11. ANEXOS
Anexo 1: Gestión de Calidad
Anexo 2: Otras Especificaciones Técnicas.
- Capítulo 1 Inversiones
- Capítulo 2 Mantenimiento de las Plantas
- Capítulo 3 Plan de Contingencia
- Capítulo 4 Información sobre la demanda de Bienestarina
- Capítulo 5 Proceso Logístico
- Capítulo 6 Sistema de Información logístico
- Capítulo 7 Desarrollo de Nuevos Productos
- Capítulo 8 Tenencia, Uso y Goce de los bienes del ICBF destinados a la producción de Bienestarina
- Capítulo 9. Inventario General de Bienes
- Capítulo 10. Personal Mínimo Xxxxxxxxx
Xxxxx 0: Fichas Técnicas de Bienestarina y Materias Primas, las cuales estarán en la Dirección de Nutrición, para consulta de las personas interesadas previa autorización y firma del documento de confidencialidad.
Anexo 4: Campos del formato FT1
Anexo 5: “FT1 Ene – Abr 2014” (Medio Magnético) Anexo 6: Sistema de Trazabilidad
Anexo 7: Fórmula de remuneración Anexo 8: Responsabilidad Social
Anexo 9: Disposición final de Bienestarina xxxxxxx x xxxxxxxx Xxxxx 00: Formato Reporte Trámite de pagos (medio magnético).
12. CERTIFICACIÓN (a suscribir por parte de los oferentes)
Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.
Elaboró | Xxxxxx | Aprobó |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Equipo de Bienestarina Profesionales Dirección de Nutrición | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Supervisor Contrato | Xxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Directora Nutrición |