DOSSIER TÉCNICO del PALACIO
DOSSIER TÉCNICO del XXXXXXX
XX XXXXXX
CONDICIONES DE CONTRATACIÓN
Promotor Externo
I. GENERAL
Artículo 1. ‐ Organización y personalidad jurídica.
1.1 La Fundación Xxxx xx Xxxxxx. La Fundación Xxxx xx Xxxxxx tiene personalidad jurídica propia e independiente de sus miembros, y capacidad plena de obrar para el cumplimiento de sus fines, sin más limitación que las derivadas de sus estatutos o de la ley. El domicilio de la Fundación Xxxx xx Xxxxxx se establece en el Xxxxx xx xx Xxxxxx, 00‐00, 00000 xx Xxxxxx.
Acontece la finalidad básica de la Fundación el asegurar con la mayor amplitud posible el cumplimiento de los objetivos de promoción y fomento del comercio, la industria y los servicios que le están encomendados, la mejora del sistema productivo del país, la expansión de los intercambios comerciales internos e internacionales y el incremento de la transparencia xxx xxxxxxx.
La Fundación Xxxx xx Xxxxxx tiene como fin la programación, creación, organización y coordinación, con carácter decisorio, ejecutivo y sin ánimo de lucro, de todo tipo de manifestaciones feriales admitidas por la ley, que consistan en exposiciones comerciales periódicas de bienes y servicios, destinadas a acercar la oferta y la demanda de las diferentes ramas profesionales de las actividades agropecuarias, comerciales, industriales, artesanales, servicios y técnicas, que por razón de la oferta exhibida podrán ser ferias de muestras generales o bien ferias o salones sectoriales o monográficos.
La organización y el funcionamiento de la Fundación Xxxx xx Xxxxxx se rige por sus Estatutos. Sin embargo, el comité ejecutivo es el órgano permanente de gobierno y administración de la Fundación con las más amplias facultades en el orden jurídico y económico, salvo las reservadas al Patronato.
1.2 Recinto ferial. El recinto ferial permanente de Xxxx xx Xxxxxx se ubica en el Xxxxxxx xx Xxxxxx, en el Parque de la Xxxxxx xx Xxxxxx. En caso de que excepcionalmente se celebren manifestaciones fuera xxx xxxxxxx ferial permanente, éstas quedarán asimismo sujetos al presente documento en todo lo que les sea de aplicación.
Artículo 2. ‐ Definiciones.
En el presente dossier técnico y condiciones de contratación, el término evento hará referencia a la actividad que tenga lugar en las instalaciones y podrá ser una feria o evento corporativo, un concierto o actividad cultural, así como cualquier otra tipología de evento.
El término Organizador o promotor externo designa la entidad promotora y organizadora de la actividad.
El término Dirección designa el ente titular de la gestión del Xxxxxxx xx Xxxxxx (FUNDACIÓN XXXX XX XXXXXX).
El término Recinto Ferial hace referencia al recinto donde tiene lugar el certamen.
Artículo 3.‐ Aceptación de las Normas y Condiciones de Contratación
Todas las empresas que soliciten alquilar un espacio, dentro xxx xxxxxxx ferial, para la organización de un evento deberán cumplir con las Condiciones de Contratación, así como con el Código Ético de la Fundación Xxxx xx Xxxxxx.
II. DIRECTRICES TÉCNICAS
Artículo 4.‐ Datos técnicos generales del Xxxxxxx xx Xxxxxx.
4.1 Dimensiones nave central
Superficie útil pista planta baja: 3.570 m² Superficie útil planta piso: 2.106 m² Ancho: 49 m
Longitud: 74 m
Altura del techo: 11,5m
4.2 Dimensiones de otros espacios PLANTA BAJA
Superficie útil entrada principal Paseo de la Xxxxxx: 80,1 m²
Superficie útil de zona de carga y descarga entrada Paseo de la Xxxxxx: 176 m² Superficie útil del bar lonja: 215 m²
Superficie útil zona lonja: 503 m² Superficie útil 2 vestuarios: 79 m²
Superficie útil servicios hombres, mujeres y adaptados: 64 m² Superficie útil servicios médicos: 14 m²
PLANTA PISO
Superficie útil cafetería‐restaurante: 321 m² (con licencia de actividades) Superficie útil terraza cafetería‐restaurante: 326 m²
Superficie útil sala de exposiciones y conferencias: 288 m² Superficie útil sala de juntas: 126 m²
4.3 Cargas y pesos
Las resistencias del suelo, en el Xxxxxxx xx Xxxxxx, son las siguientes: Nave Central:
‐ planta baja 600 kg / m2
‐ la planta 600 kg / m2
‐ rampas de acceso 600 kg / m2
Terrassa unión con Xxxxxxx de Congresos:
‐ 1r piso 300 kg / m2
Aceras: 20 Tn / m² (excepto cargas puntuales, para anclaje, con un máximo de 4º / m² por punto).
4.4 Baños y vestuarios PLANTA BAJA
Servicios hombres: 7 urinarios y 5 cabinas. Vestuarios hombres: 4 duchas.
Servicios mujeres: 8 cabinas. Vestuarios mujeres: 4 duchas.
Adaptados: se dispone de un baño adaptado y con cambiador.
PLANTA PISO
Baño cafetería‐restaurante: 1 servicio hombre y 1 servicio mujer
Sala de exposiciones y conferencias: servicios hombres con 2 urinarios y 2 cabinas, y servicios para mujeres con 3 cabinas.
Artículo 5.‐ Escenario
Se prevé la posibilidad de instalación de un escenario de 8m ancho x 11m largo x 1,60m altura para la configuración de espectáculos musicales. Se pueden llevar a cabo otros montajes siempre y cuando no se modifique la superficie ocupada por los asistentes.
Artículo 6.‐ Suministro eléctrico
Se dispone de subcuadros eléctricos en todo el perímetro del establecimiento para la conexión de líneas trifásicas 400 V y monofásicas de 230 V. Los puntos de conexión de las líneas trifásicas son de 16 A.
Artículo 7.‐ Climatización
Se dispone de climatización en todo el edificio. Por razones de ahorro energético no estará operativa la climatización de los pabellones cuando más de una puerta esté abierta.
Artículo 8.‐ Puertas de acceso
El acceso al Xxxxxxx xx Xxxxxx efectuará por las puertas que en cada caso indique la Dirección.
Artículo 9.‐ Soportes publicitarios
El Xxxxxxx xx Xxxxxx dispone de varios soportes donde instalar publicidad estática: estructuras metálicas, balcones planta piso, columnas y fachada exterior.
Ésta siempre requerirá autorización previa de Xxxx xx Xxxxxx y en ningún caso podrá entrar en conflicto con los patrocinadores de Xxxx xx Xxxxxx.
Artículo 10.‐ Animales
Por razones de higiene y seguridad, no se permite la entrada de animales en el Xxxxxxx xx Xxxxxx xx Xxxxxx, salvo en casos en que sea necesario por exigencias propias del objeto del evento, lo que deberá ser comunicado y autorizado expresamente por la Dirección.
Artículo 11.‐ Aparcamiento
Xxxx xx Xxxxxx dispone de un aparcamiento propio de 39 plazas.
La zona de carga‐descarga no se puede utilizar como aparcamiento, por lo tanto, en caso de necesidad de acceder a esta zona habrá que solicitar a Xxxx xx Xxxxxx su autorización. Una vez finalizada la carga y descarga se deberá abandonar inmediatamente esta zona y estacionar el vehículo en alguno de los aparcamientos mencionados en el párrafo anterior.
III. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN Artículo 12.‐ Reserva del espacio
13.1 Formalización de la reserva
El periodo de pre‐reserva se iniciará en el momento en que Xxxx xx Xxxxxx comunique la disponibilidad de fechas y que el promotor acepte iniciar el proceso de pre‐reserva.
Una vez el presupuesto sea aceptado formalmente y por escrito, por parte del promotor, se generará un derecho en favor de este por el plazo pactado entre las partes. Durante este periodo no se podrán ofrecer las mismas fechas a un tercero (iniciar otro procedimiento de pre‐reserva), de modo que estas fechas estarán a disposición del promotor para celebrar el acontecimiento. Sin embargo, estos derechos estarán condicionados a que el promotor, en el plazo establecido, cumpla con las condiciones obligatorias que se detallan a continuación: pagar el 50% de la totalidad del presupuesto.
En caso de que el promotor no cumpla con las condiciones anunciadas en el párrafo anterior, este perderá cualquier derecho en relación al uso de las instalaciones para las fechas pre‐ reservadas, pudiendo Xxxx xx Xxxxxx disponer de las mismas para nuevos promotores.
Formalizada la reserva, el promotor deberá firmar el contrato de alquiler de los espacios para la realización de su evento. Esta formalización del contrato deberá hacerse máximo quince días antes de la fecha de celebración del evento. En caso de que el promotor no firme el contrato en los plazos establecidos, Xxxx xx Xxxxxx incautará, en concepto de penalización, el abono realizado en el momento de formalizar la reserva.
La factura será abonada en su totalidad antes de la celebración del acto. Todo servicio solicitado con posterioridad a la confección del presupuesto será facturado por la administración, de acuerdo con las tarifas oficiales de Xxxx xx Xxxxxx.
En caso de que la actividad no se llegara a celebrar por causas no imputables a Xxxx xx Xxxxxx, ésta podrá reclamar al promotor el 25% de la suma convenida por el arrendamiento, como compensación de los gastos generados y / o reserva de fechas.
12.1 Fianza
La empresa contratante se responsabilizará de todos los desperfectos ocasionados en las instalaciones, previa valoración de daños.
En caso de que el evento o la actividad comporte riesgo manifiesto de daños y / o desperfectos, el promotor deberá depositar 1.000 €, en efectivo o aval bancario, en concepto de fianza para poder hacer frente a posibles desperfectos que se puedan ocasionar durante la celebración del evento. Esta garantía quedará sujeta a la reparación, por parte del promotor, de los desperfectos. Esta fianza no exime, en ningún caso, de la contratación del seguro de daños y cobertura que ésta ofrece.
Artículo 13.‐ Ferias y eventos corporativos
La Fundación Xxxx xx Xxxxxx dispone de unas Normas Generales de Participación. Se trata de un documento que regula detalladamente cuáles son las obligaciones a cumplir por parte de todos y cada uno de los expositores participantes en una feria / salón. Establece los criterios en cuanto al proceso de admisión y / o participación, a las condiciones de montaje e instalaciones de los espacios, las normas de seguridad y las características de funcionamiento y organización en general.
Xxxx xx Xxxxxx dispone también de un Código Ético que establece un conjunto de condiciones, pautas y normas de conducta en el ejercicio de su actividad, con el fin de garantizar y potenciar los principios y valores basados en la cultura de la paz, la defensa de la igualdad y de los derechos humanos.
Cuando la Feria sea promovida y organizada por un promotor externo, éste acepta las presentes Normas Generales de Participación, así como el Código Ético, y se obliga a exigir a sus expositores su cumplimiento.
El promotor se compromete y responsabiliza de transmitir a sus clientes / proveedores toda la información contenida en estas instrucciones y velará por su cumplimiento.
13.1 Zona Exterior
Excepcionalmente se prevé la posibilidad de celebrar manifestaciones feriales u otro evento fuera del Xxxxxxx xx Xxxxxx, concretamente en el Xxxxx xx Xxxxx del Parque de la Xxxxxx. Todos los espacios finalmente ocupados compondrán el recinto ferial.
Esta posibilidad siempre quedará sujeta a la autorización oficial del Ayuntamiento xx Xxxxxx y en caso de que se autorice la actividad, ésta quedará sometida a lo establecido en las Normas Generales de Participación, el Código Ético y al resto de documentos, aprobados por la Fundación Xxxx xx Xxxxxx, y que rigen el marco de comportamiento por parte de los promotores y organizadores externos.
13.2 Documentación a aportar para la formalización del contrato de alquiler y autorización de actividad
El promotor presentará a los responsables de Xxxx xx Xxxxxx la siguiente documentación en el momento de la firma del contrato:
¾ Planos y croquis de la distribución prevista, con una breve memoria de la actividad a desarrollar.
¾ Programa y horarios de preparativos y tareas de montaje y desmontaje.
¾ Cartel o programa del espectáculo.
Para obtener la autorización de la actividad, 15 días antes, Xxxx xx Xxxxxx deberá disponer de la siguiente documentación:
¾ Proyecto de actividades visado, y su correspondiente plan de autoprotección, firmado por un técnico competente en la materia y el certificado final de la instalación. Todo visado por el correspondiente colegio profesional.
¾ Certificado de estabilidad y solidez del escenario, gradas y cualquier otra estructura montada para la celebración del evento, visado y firmado por un técnico competente. También se certificará la adecuación de las cargas máximas establecidas. Los certificados deberán ser expedidos una vez instalados los diferentes elementos.
¾ Legalización de la instalación eléctrica visada y firmada por un técnico competente y entregado a trámite a una Entidad Colaboradora de la Administración autorizada o, en su defecto, y únicamente en caso de no disponer del suficiente tiempo necesario, certificado de la idoneidad de la instalación eléctrica de la actividad.
¾ Certificado de reacción al fuego. El telón, decoración, cuerdas, maderas y en general todos los elementos del escenario y del resto de la instalación deben ser ignífugo de clase M0 o M1. Este requisito deberá certificarlo presentando los correspondientes certificados de laboratorio y técnico competente.
¾ Contrato de vigilancia con una empresa de seguridad privada (de acuerdo con el plan de autoprotección). Un día antes del evento deberá presentar nombre, apellidos y DNI del personal.
¾ Contrato de prestación de servicios médicos.
El promotor se obliga a presentar a los responsables de Xxxx xx Xxxxxx toda la documentación relativa al proyecto de actividades antes de la celebración del evento.
13.3‐ Seguros
El promotor deberá contratar una póliza de seguro colectivo de responsabilidad civil a favor de Xxxx xx Xxxxxx, con una cobertura mínima de 1.000.000 € por siniestro y de 300.000 € por
víctima. La póliza deberá cubrir los posibles desperfectos causados en el Palau Firal en el transcurso del montaje, desarrollo de la actividad y posterior desmontaje.
Se deberá presentar el recibo acreditativo del pago de la póliza de seguro, como garantía de posibles daños que se pudieran causar con motivo de la realización de este evento.
Artículo 14.‐ Conciertos y eventos culturales
El promotor se obliga a realizar todos los trámites necesarios para disponer de la licencia que se precise para poder desarrollar el acto. En caso de que el promotor no disponga de licencia de actividades antes de la fecha del inicio del alquiler del espacio, el contrato quedará resuelto por incumplimiento de las obligaciones del promotor.
14.1 Aforo
La licencia de conciertos xxx xxxxxxx permite un aforo máximo autorizado de 3.470 personas, con la superficie disponible limitada con el aforo máximo autorizado.
En la planta altillo se dispone de una superficie libre disponible con una ocupación máxima autorizada de 1.250 personas, con un acceso y salida diferenciada del resto. Sin comunicación con la planta baja.
14.2 Zona Exterior
Se dispone de una zona exterior de 10.000 m² peatonal aproximadamente, zona de la Xxxxxx, a fin de poder llevar a cabo el control previo al acceso al evento.
14.3 Vigilantes y Controladores de acceso
Según Decreto 112/2010 se deberá disponer de un número suficiente de vigilantes y controladores de acceso para garantizar la seguridad de los asistentes al evento organizado.
Se deberá disponer de un contrato de prestación de servicios de vigilancia de seguridad y controladores de acceso con personal acreditado y autorizado. Se deberá disponer de un mínimo de 4 vigilantes y 6 controladores de acceso para una ocupación prevista de 3.470 personas, este número podrá ser aumentado en función de la naturaleza del público existente y la naturaleza del evento previsto. Previo al inicio del evento, deberán facilitar sus acreditaciones, junto con un listado de nombres de todo el personal, con DNI s y los cargos que ocupan. El personal de seguridad deberá estar informados de las funciones asumidas por cada uno de los eventos y deberá acreditar su información mediante la firma del registro de información de las funciones de cada uno de los cargos.
14.4 Equipos de sonido e iluminación
Se deberá garantizar que los equipos de sonido e iluminación soportados por estructuras auto portantes estarán debidamente instalados y por este motivo, se solicitará el certificado de montaje, expedido por el técnico y la ficha técnica de la estructura donde se indique la carga máxima autorizada. Los equipos de sonido instalados deberán garantizar que no se superen los límites acústicos de 95 dB de emisión, a fin de no afectar a los recintos y / o actividades vecinas en el recinto. Por este motivo se deberá disponer de un limitador acústico con registrador.
14.5 Horarios
Los horarios para llevar a cabo los eventos musicales y espectáculos en ningún caso superarán los establecidos en la orden INT / 358/2011 o la normativa vigente, salvo autorización municipal o de la Generalidad de Cataluña, y que deberán presentarse previamente al inicio del evento. El horario del evento vendrá establecido por la naturaleza del evento y por las fechas del evento.
Siguiendo el cuadro adjunto:
14.6 Documentación a aportar para la formalización del contrato de alquiler y autorización de actividad
El promotor presentará a los responsables de Xxxx xx Xxxxxx la siguiente documentación en el momento de la firma del contrato:
¾ Planos y croquis de la distribución prevista, con una breve memoria de la actividad a desarrollar.
¾ Programa y horarios de preparativos y tareas de montaje y desmontaje.
¾ Cartel o programa del espectáculo.
Para obtener la autorización de la actividad, 15 días antes, Xxxx xx Xxxxxx deberá disponer de la siguiente documentación:
¾ Proyecto de actividades visado, y su correspondiente plan de autoprotección, firmado por un técnico competente en la materia y el certificado final de la instalación. Todo visado por el correspondiente colegio profesional.
¾ Certificado de estabilidad y solidez del escenario, gradas y cualquier otra estructura montada para la celebración del evento, visado y firmado por un técnico competente. También se certificará la adecuación de las cargas máximas establecidas. Los certificados deberán ser expedidos una vez instalados los diferentes elementos.
¾ Legalización de la instalación eléctrica visada y firmada por un técnico competente y entregado a trámite a una Entidad Colaboradora de la Administración autorizada o, en su defecto, y únicamente en caso de no disponer del suficiente tiempo necesario, certificado de la idoneidad de la instalación eléctrica de la actividad.
¾ Certificado de reacción al fuego. El telón, decoración, cuerdas, maderas y en general todos los elementos del escenario y del resto de la instalación deben ser ignífugo de clase M0 o M1. Este requisito deberá certificarlo presentando los correspondientes certificados de laboratorio y técnico competente.
¾ Contrato de vigilancia con una empresa de seguridad privada (de acuerdo con el plan de autoprotección). Un día antes del evento deberá presentar nombre, apellidos y DNI del personal.
¾ Contrato de prestación de servicios médicos.
¾ Certificado de las entradas que se ponen a la venta (en ningún caso podrá superar el aforo establecido para cada supuesto en la licencia de actividades).
¾ Contrato de alquiler de aseos químicos (cuando la licencia lo requiera).
El promotor se obliga a presentar a los responsables de Xxxx xx Xxxxxx toda la documentación relativa al proyecto de actividades antes de la celebración del evento.
14.7 Seguros
El promotor deberá contratar una póliza de seguro colectivo de responsabilidad civil, según art. 80 del decreto 112/2010, a favor de Xxxx xx Xxxxxx, con una cobertura mínima de 2.060.000 € por siniestro y de 300.000 € por víctima. La póliza deberá cubrir los posibles desperfectos causados en el Palau Firal en el transcurso del montaje, desarrollo de la actividad y posterior desmontaje. Se deberá presentar el recibo acreditativo del pago de la póliza de seguro, como garantía de posibles daños que se pudieran causar con motivo de la realización de este concierto.
Artículo 15.‐ Proveedores y servicios de Xxxx xx Xxxxxx
Xxxx xx Xxxxxx cuenta con una serie de proveedores habituales a los que se les contratará un mínimo de servicios para cada evento, con el objetivo de garantizar el buen uso y funcionamiento de las instalaciones y la seguridad de las mismas.
Con el alquiler de las instalaciones de Xxxx xx Xxxxxx, habrá un mínimo de servicios implícitos contratar por parte del promotor externo:
¾ Servicio operario de mantenimiento.
¾ Servicio de limpieza de la instalación, previo, durante la celebración y posterior al evento.
¾ Servicio mínimo de vigilancia durante el montaje / desmontaje y el transcurso del evento.
El promotor se responsabilizará de:
¾ Alquiler del escenario y resto de material necesario para la producción del evento.
¾ Contratar el personal de taquillas.
¾ Contratar el personal de vigilancia y persona de orden necesario en las horas previas al evento y durante el transcurso del mismo. En caso de que el evento sea un concierto, se deberá presentar el contrato con la empresa de seguridad visado por la comisaría de la policía municipal.
¾ Contratar el servicio médico y de enfermería y con una dotación de ambulancia, si es necesario (en función del evento)
¾ Contratar servicio de azafatas.
¾ Contratar el servicio de Bar / Restaurante.
Artículo 16.‐ Clausura del evento
Xxxx xx Xxxxxx podrá anular, clausurar o desalojar un evento si el promotor incumple alguna de las Normas establecidas o si existe una orden judicial que así lo indique, sin ninguna obligación por parte de la Fundación Xxxx xx Xxxxxx a indemnizarlo ni a reintegrarle las cantidades adelantadas.
Girona, 26 xx xxxxx de 2017