UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO
Bogotá D.C., 5 xx xxxxx de 2010
Señores
UNIVERSIDAD DEL ATLÁNTICO
Atn.: Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Xx. 0 Xxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxx
Referencia: Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xx. 000 xx 0000
Xxxxxx: Observaciones al Pliego de Condiciones
Respetados Señores:
Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, mayor de edad y vecino de la ciudad de Bogotá, identificado con la cédula de ciudadanía número 13.509.462 xx Xxxxxx, actuando en nombre y representación legal de INTERNACIONAL DE NEGOCIOS S.A., sociedad por acciones de naturaleza anónima, identificada tributariamente con el NIT. No. 890.505.089-2, por medio del presente escrito me permito formular a Universidad del Atlántico – en adelante ‘La Universidad’ o ‘la Entidad’– las siguientes observaciones al pliego de condiciones del proceso de la referencia.
1. OBSERVACIÓN AL NUMERAL 1.1 XXX XXXXXX DE CONDICIONES.
La presente observación se encuentra encaminada a solicitar a la Universidad aclaración respecto a los elementos indicados en el numeral 1.1 xxx xxxxxx de condiciones, dado que no se establece de manera clara si los insumos de aseo señalados son las cantidades mensuales, semanales, diarias o por todo el término de ejecución del contrato.
El numeral establece:
“(…)
➢ EQUIPOS Y ELEMENTOS REQUERIDOS PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO.
El proponente debe especificar la marca y el modelo de los equipos ofrecidos adjuntando a su oferta las fichas técnicas correspondientes, con el fin de verificar el cumplimiento de las características mínimas de los
equipos ofrecidos. La Universidad podrá aumentar o disminuir el número de elementos requeridos sin costo adicional, de acuerdo con las necesidades que se presenten en el desarrollo del contrato.
Los equipos y elementos requeridos serán ubicados en los sitios señalados por la Universidad, el traslado entre sedes y la custodia de estos es responsabilidad exclusiva del contratista quien deberá garantizar durante el desarrollo del contrato la permanencia de los mismos en buenas condiciones y en el sitio acordado por las partes, situación que será verificada por el supervisor. En el evento de daño, estos deberán ser reparados en un plazo no mayor a 24 horas o en su defecto remplazarlos por uno de igual o mejores
características.
”
Teniendo en cuenta que no se manifiesta la frecuencia con la cual se debe suministrar el pedido de insumos de aseo y que ésta información es pertinente para efectuar un análisis presupuestal que se encuentre conforme a los consumos mensuales de insumos, solicitamos de manera respetuosa a la entidad se sirva determinar la frecuencia de suministro de los insumos señalados en el numeral 1.1 xxx xxxxxx de condiciones.
2. OBSERVACIÓN AL NUMERAL 1.8 XXX XXXXXX DE CONDICIONES.
La presente observación tiene como fin solicitar a la Universidad se determine e indique el código CUBS del SICE, del cual se debe allegar el certificado.
El numeral mencionado establece:
“Los participantes deberán estar inscritos en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal – SICE de la Contraloría General de la República y deberán allegar la certificación en donde conste el número de certificado de registro de los bienes propuestos, generado por el Portal del SICE. (Artículo 13 Decreto 3512 de 2003). En el caso de uniones temporales ó consorcios el certificado de registro del SICE, debe ser presentado por los integrantes que provean los servicios objeto de registros en el SICE.
Tendrá validez todo registro de precios en el SICE generado en la ciudad donde se encuentre localizada la sede principal del proponente ó los registros generados a nivel nacional.” (Xxxxxxxxx y subrayas por fuera del texto original)
El Estatuto General de Contratación ha establecido como criterio la selección objetiva, en virtud del cual las Entidades deben facilitar a los oferentes información clara, que permita la configuración de ofertas que sean objetivamente comparables.
Xx Xxxxxxxx Xx. 0000 xx 0000 xxx XXXX establece claramente lo siguiente:
“b) En su Artículo 5, la misma ley ordena que “para la ejecución de los planes de compras de las entidades estatales y la adquisición de bienes y servicios de los particulares o entidades que manejan recursos públicos, se deberá consultar el catálogo único de bienes y servicios, CUBS”.
Como consecuencia del mandato legal sobre la consulta del CUBS y los estudios previos a la contratación, debe entenderse que las entidades y particulares que manejan recursos públicos han identificado la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar y han definido el código CUBS para cada elemento, lo cual darán a conocer a los proveedores con la finalidad de que ellos puedan competir en igualdad de condiciones.
(…)
A diferencia de los servicios y obras, la no existencia de un código de un bien a nivel de item (nivel de Propiedades y Especificaciones o quinto y último nivel de clasificación) no exime un proceso contractual. En los casos en los que el bien se encuentre clasificado solo a nivel de subclase o hasta el nivel de grupo, es decir al tercer o cuarto nivel de desagregación, la entidad o particular que maneja recursos públicos deberá informar con rigurosa precisión los códigos hasta el nivel de clasificación encontrado, indicando la subclase o grupo de manera que los proveedores puedan registrar el respectivo precio temporal.
Con dicha información, los proveedores deberán diligenciar los campos de registro de precio temporal, incluyendo el código a nivel de clasificación de subclase o grupo, los calificadores y valores de calificadores y la descripción del bien con las especificaciones y propiedades definidas y solicitadas por la entidad.
(…)
En caso de presentarse alguna duda, los proveedores pueden solicitar aclaración a la entidad o particular que maneja recursos públicos contratante o pedir a la misma se les informe los códigos precisos que corresponden con los elementos solicitados. La aclaración que se le de a un proveedor en virtud de una consulta relacionada con una imprecisión en la identificación de un código, debe ser conocida por todos. (…)
No es exigible la certificación del registro del proveedor o documento alguno que compruebe el registro en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, dado que de conformidad con el Decreto 3512 de 2003 la única obligación de los proveedores frente a las entidades es la presentación en la oferta de los números de certificado de registro de precios de referencia, los cuales no pueden generarse a menos que se esté inscrito y activo. El sistema no genera de manera automática certificados de usuarios activos o registrados, pero en las entidades con la sola consulta de NIT se puede conocer para que elementos ha registrado precios un proveedor.” (Xxxxxxxxx y subrayas por fuera del texto original)
Ahora bien, el SICE tiene como propósito vigilar los precios, con el fin de que proponentes y Entidades no celebren negocios jurídicos de excesiva onerosidad para el Estado. Para verificar los precios es absolutamente
indispensable que esa comparación de precios se haga sobre la base de que existen unos mismos códigos a los cuales deben someterse los oferentes.
Por lo anterior, de manera respetuosa me permito solicitar a la Universidad se sirva suministrar el código CUBS del cual requiere que se xxxxxxx certificado.
3. OBSERVACIÓN AL NUMERAL 2.3.1.7 XXX XXXXXX DE CONDICIONES.
La presente observación se eleva, con el fin de solicitar a la Universidad aclaración respecto a las garantías que se deben presentar con la oferta al momento del cierre del proceso.
El numeral establece:
“2.3.1.7. Garantía de seriedad de la propuesta
El PROPONENTE debe acompañar su propuesta, como requisito indispensable, con una Garantía de Seriedad expedida por una compañía de seguros legalmente constituida y establecida en Colombia. Podrá constar también en una garantía bancaria expedida por el representante legal de la entidad bancaria. Dicha garantía será otorgada incondicionalmente a favor de la Universidad del Atlántico.
(…)
En dicho documento se verificará lo siguiente:
a) Asegurado/Beneficiario: UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO – NIT 890.102.257-3.
b) Cuantía:
* Garantía de seriedad de la propuesta por el 10% del presupuesto estimado para el proceso licitatorio.
* Cumplimiento de la propuesta por el 20% del presupuesto estimado para el proceso licitatorio.
c) Vigencia: Noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha prevista para el cierre de la invitación.
d) Xxxxxxx/Afianzado: la póliza o garantía deberá tomarse con el nombre del PROPONENTE o de la razón social que figura en el Certificado de Inscripción ante la Superintendencia Financiera.
Cuando la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, la garantía de seriedad debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal (indicando cada uno de sus integrantes y su porcentaje de participación).
e) Firma del representante legal: la póliza o garantía deberá firmarse por parte del representante legal del PROPONENTE (tratándose de uniones temporales o consorcios por el representante legal designado en el documento de constitución).
El PROPONENTE deberá ampliar la vigencia de la garantía en caso de presentarse prórrogas en los plazos de la contratación, de la asignación, o de la suscripción del contrato, no cubiertas con la vigencia inicial.
(…)
NOTA: La no presentación de la Garantía de Seriedad de la Propuesta será motivo de rechazo por considerar que no tiene la seriedad exigida. También será causal de rechazo de la propuesta la presentación de la garantía sin el cumplimiento de los requisitos contenidos en los literales a) y d). El contenido de los literales b), c) y e) establecidos en este numeral, podrá ser subsanado.” (Xxxxxxxxx y subrayas por fuera del texto original)
Como puede observarse, la Universidad está requiriendo dos amparos diferentes para la póliza de seriedad, lo cual entra en conflicto con lo establecido en el Decreto 4828 de 2008 y con las garantías futuras que solicite la Universidad.
El decreto 4828 de 2008 ha establecido que la cobertura del riesgo se otorga por parte de los oferentes con el fin de garantizar a la entidad pública contratante la seriedad del ofrecimiento, el cumplimiento de las obligaciones que surjan del contrato y de la liquidación del mismo.1 Indica así mismo que los riesgos que se amparan con la póliza de seriedad son los siguientes:
“(…)
4.1 Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento:
1 Art. 2 del Decreto 4828 de 2008.
La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos:
4.1.1 La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.
4.1.2 La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses.
4.1.3 La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las obligaciones del contrato.
4.1.4 El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.
4.1.5 La falta de pago de los derechos de publicación en el Diario Unico de Contratación previstos como requisitos de legalización del contrato.”
Teniendo en cuenta lo anterior el mismo Decreto establece el valor asegurado mínimo de las pólizas de seriedad, motivo por el cual indica:
“Artículo 7°. Suficiencia de la garantía. Modificado por el art.1, Decreto 2493 de 2009. Para evaluar la suficiencia de la garantía se aplicarán las siguientes reglas:
7.1 Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado, según se establezca en los pliegos de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.
(…)
La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al momento de la evaluación de las propuestas.
La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta será causal de rechazo de esta última.”
Dado que la Universidad está solicitando dos amparos diferentes para una póliza de seriedad que solamente cuenta con un solo amparo conforme a la ley, solicitamos a la Entidad se sirva indicar el porcentaje por el cual se debe expedir la póliza de seriedad. Así mismo se solicita a la Universidad se modifique el literal b) del numeral 2.3.1.7, eliminando la garantía de cumplimiento de la propuesta, dado que con la expedición de la garantía de seriedad se está amparando este riesgo.
4. OBSERVACIÓN AL NUMERAL 2.4.1 XXX XXXXXX DE CONDICIONES.
La presente observación pretende que la Universidad aclare el objeto de las certificaciones de experiencia, en el sentido de establecer claramente si se aceptan certificaciones con objetos similares al del proceso, es decir, aseo y mantenimiento y demás servicios relacionados.
El numeral 2.4.1 establece:
“2.4.1. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EN CONTRATOS SIMILARES
El PROPONENTE deberá allegar con su propuesta mínimo tres (3) y máximo cinco (5) certificaciones de contratos suscritos con entidades o empresas diferentes, debidamente firmadas por la persona autorizada de la empresa o entidad certificadora.
Cada certificación deberá cumplir como mínimo con:
a) Objeto del contrato: Prestación de servicios de aseo y servicios generales. (…)”
Solicitamos a la Universidad la aclaración del objeto de la experiencia a certificar, dado que no siempre se cuenta con experiencia que consagre solamente estos dos servicios, sino que están acompañados por otros servicios como el de cafetería o, puede presentarse del caso que las entidades públicas o privadas entiendan los servicios generales como servicios de mantenimiento, con lo cual no se cumpliría la literalidad de lo establecido en el pliego de condiciones, aún cuando las actividades realizadas en la ejecución del contrato, correspondan a lo que la Universidad ha establecido como tareas de servicios generales.
En virtud de lo anterior, solicitamos a la Universidad la modificación del numeral establecido y en el literal b) se indique que el objeto de la experiencia a certificar sea el siguiente: ‘Aseo y servicios generales u objetos similares.’
5. OBSERVACIÓN AL NUMERAL 2.4.3 XXX XXXXXX DE CONDICIONES
Con la presente observación se solicita a la Universidad indicar los valores agregados que considera pertinentes y que le generarían una mejoría significativa de la oferta frente a las actividades generales establecidas.
El numeral mencionado establece:
“2.4.3. VALOR AGREGADO
El proponente que ofrezca servicios adicionales como valor agregado a la compañía, recibirá una calificación adicional de 2.5 puntos por aspecto ofrecido, hasta 5 puntos.”
Como puede evidenciarse, la Universidad no indica qué entiende por servicios adicionales que signifiquen un valor agregado al servicio solicitado, motivo por el cual se solicita a la Entidad indique claramente los servicios o valores que considera como mejoría al servicio contratado, otorgando de ésta manera uniformidad al proceso y facilitando la comparación objetiva de la ofertas que se le presenten.
Cordialmente,
(Original Firmado)