MINISTERIO RELACIONES EXTERIORES SECRETARIA GENERAL
MINISTERIO RELACIONES EXTERIORES SECRETARIA GENERAL
PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No. 001 de 2019
OBJETO: CONTRATAR A TRAVÉS DE UNA COMPAÑÍA ASEGURADORA LA ADQUISICIÓN DE LA PÓLIZA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL MINISTERIO QUE LABORAN EN EL EXTERIOR Y SU GRUPO FAMILIAR.
CONDICIONES GENERALES Y ANEXOS
El pliego de condiciones está estructurado de la siguiente manera:
El capítulo 1 contiene la información y descripción general del proceso de contratación. El capítulo 2 contiene los documentos y criterios de evaluación.
NOTA 1: LOS INTERESADOS EN PARTICIPAR EN CUALQUIERA DE LAS ETAPAS DEL PRESENTE PROCESO, DEBERÁN PRECAVER CON LA DEBIDA ANTELACIÓN SU ASISTENCIA A LAS DIFERENTES DILIGENCIAS, ESPECIALMENTE LA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN. LA ENTIDAD NO ASUMIRÁ NINGUNA RESPONSABILIDAD POR LA DEMORA EN LA ENTREGA DE ALGUNA OFERTA POR DIFICULTADES DEL INGRESO AL MINISTERIO, POR LO QUE RESULTA DE EXCLUSIVA RESPONSABILIDAD DE LOS OFERENTES.
NOTA 2: EL PRESENTE PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES CORRESPONDE A UN MODELO ESTÁNDAR UTILIZADO POR EL MINISTERIO EN TODAS SUS ADQUISICIONES DE LOS SERVICIOS, DE ALLÍ QUE LAS CLAUSULAS QUE NO APLIQUEN AL PRESENTE PROCESO, SE INDICARÁ EN CADA CASO CON LA FRASE "NO APLICA".
INVITACIÓN VEEDURÍAS CIUDADANAS:
Conforme con lo dispuesto en la Ley 1150/2007, EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES – SECRETARIA GENERAL se permite convocar A LAS VEEDURIAS CIUDADANAS, a participar dentro del desarrollo del presente proceso contractual, y así acatar estrictamente el cumplimiento de los principios de transparencia, economía, y responsabilidad de los postulados que rigen la función administrativa, que con lleven al éxito del proceso contractual.
CAPÍTULO 1
INFORMACIÓN Y DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
1.1. OBJETO
El presente proceso de selección tiene por objeto Contratar a través de una compañía aseguradora la ADQUISICIÓN DE LA PÓLIZA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL MINISTERIO QUE LABORAN EN EL EXTERIOR Y SU GRUPO FAMILIAR.
CLASIFICACIÓN UNSPSC | SEGMENTO | FAMILIA | CLASE |
84131600 | 84 - Servicios Financieros y de seguros | 13 – Servicios de seguros y pensiones | 16 – Seguros de vida, salud y accidentes |
Lo anterior de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el Anexo No. 2 "Anexo Técnico" del presente pliego de condiciones.
1.2 PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y APROPIACION PRESUPUESTAL.
El valor total del contrato a suscribirse es hasta la suma xx XXXX MIL TRESCIENTOS CUARENTA Y CINCO MILLONES TRESCIENTOS CUARENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS TREINTA Y UN PESOS M/CTE ($
00.000.000.000) incluido XXX y demás impuestos tasas y contribuciones, costos directos e indirectos a cargo del contratista que resulte favorecido en el proceso de selección.
Dicho presupuesto se encuentra respaldado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. XXX del XX de XXX de 2019, expedido por el funcionario encargado de las operaciones presupuestales del Ministerio de Relaciones Exteriores.
El presupuesto anterior equivale a (USD3.330.591,44) dólar estadounidense de acuerdo a lo establecido por la TRM del día jueves 07 xx xxxxx de 2019 a un valor de $3.106,16 del Banco de la República.
Nota: se aclara que el proceso se adjudicara hasta por el presupuesto oficial del presente proceso, en consideración a que los servicios de salud en el extranjero son variables según el número de funcionarios en misión, razón por la cual la entidad pagará por los servicios prestados y liquidará o en su defecto reintegrará los valores no ejecutados en cada una de las vigencias presupuestales.
1.3 CORRESPONDENCIA
Los proponentes presentaran dentro de los términos establecidos para el desarrollo del proceso licitatorio todas sus observaciones y/o inquietudes por la plataforma SECOP II.
1.4. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
El marco legal del proceso de selección y del contrato adjudicado, está conformado por la Constitución Política, las Leyes de la República de Colombia, y específicamente por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus Decreto 1082 de 2015, Ley 1474 de 2011, Decreto Ley 019 de 2012 y las demás normas concordantes con la materia, que rijan o lleguen a regir los aspectos del presente proceso de selección. Las normas actualmente vigentes que resulten pertinentes de acuerdo con la ley colombiana, se presumen conocidas por todos los proponentes.
1.5. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo para ejecutar el contrato resultante de este proceso será Vigencia del contrato: Desde las 00:00 horas del 01 xx xxxx de 2019 hasta las 24:00 horas del 31 de diciembre del 2019.
1.5.1. LUGAR DE EJECUCIÓN Y ENTREGA
El lugar de ejecución del contrato de prestación del servicio será el contrato se ejecutará en cada uno de los países en los que el Gobierno Colombiano tenga Misión Diplomática
1.6. FORMA DE PAGO
El Ministerio del Ministerio de Relaciones Exteriores pagará el valor de las primas al CONTRATISTA, una vez se encuentre aprobado, el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja), dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la entrega de cada uno de los certificados mensuales expedidos, presentación de la factura, presentación del certificado de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y demás trámites administrativos a que haya lugar.
El contratista deberá adjuntar a cada una de las facturas la certificación expedida por el revisor fiscal, o si el mismo se requiere legalmente o por el representante legal, según corresponda, en la que conste que el contratista o sus integrantes si es un consorcio o unión temporal, durante el periodo de ejecución contractual respectivo, han efectuado el pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones, riesgos profesionales) y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA), de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 y en la Ley 1150 de 2007.
Todos los pagos serán consignados en la cuenta bancaria que el contratista acredite como propia, por lo tanto, éste deberá aportar certificación reciente expedida por la entidad bancaria donde conste el número de la cuenta en la cual se le pueden consignar los valores correspondientes a nombre del Contratista.
Si las facturas no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago y/o se presentan de manera incorrecta, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se aporte el último de los documentos y/o se presenten en debida forma. Las demoras ocasionadas por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrán por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
1.7. CONVOCATORIA PÚBLICA
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015 para el presente proceso de selección, el aviso de convocatoria se publicará en el Portal Único de Contratación xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
Dicho aviso contendrá:
1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal.
2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.
3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.
4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato.
6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.
8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.
10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.
De conformidad con lo establecido en el artículo 12º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 152 y siguientes del Decreto 1082 de 2015, este proceso no es susceptible de ser limitado a las Mipyme toda vez que el valor del presupuesto es mayor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000).
En cumplimiento del numeral 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto
– Ley 19 de 2012, se publicarán tres (3) avisos de convocatoria con intervalos de dos (2) a cinco (5) días calendario, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP II-.
1.8. PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES Y ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
1.9. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN.
En concordancia con lo establecido por el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y en desarrollo del artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015, que establece que la entidad debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, se realiza el siguiente análisis de riesgo, a partir del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (Versión 1) publicado en la página xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
DESCRIPCIÓN (QUÉ PUEDE PASARY, CÓMO PUEDE OCURRIR) | CONSECUENCIA DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO | TE | I L I | TRATAMIENTO/CONTROLES A SER IMPLEMENTADOS | IMPACT O DESPU ÉS DEL TRATA MIENTO | AFECTA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO? | PERSONA RESPONSABLE POR IMPLEMENTAR EL TRATAMIENTO | FECHA EN QUE SE INICIA EL TRATAMIENTO | FECHA ESTIMADA EN QUE SE COMPLETA EL TRATAMIENTO | MONITORE O Y REVISÓN | ||||||||||||
I | CATEGORÍA | ¿CÓMO SE REALIZA EL MONITOREO? | PERIOCIDICIDAD ¿CUÁNDO? | |||||||||||||||||||
Fallas en la disponi bilidad del sistema de contrat ación pública SECOP II, en el momen to de publicar los docum entos del proces | Retraso e incumpl imiento de los plazos legales para la publica ción de los actos y/o docume ntos derivad os de los proceso s | M | 4 | En caso xx xxxxx en el servici o del SECO P II se puede publica r en la página oficial de la Entida d, mientr as se solucio na el | 2 | N O | Oficina de contrat os | Una vez ocurr a la falla | duran te el period o de public ación | A travé s | ||||||||||||
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o de contrat ación | contract uales | inconv enient e con el SECO P II | ||||||||||||||||||||
Cambio en la regulaci ón del POS por parte del Minister io de Salud | Genera un cobro adicion al en la prima de la póliza. | M | 6 | LTO | Xxxxx er de primer a mano las política s de regula ción del POS, aun cuand o los servici os a contrat ar busca ser una homol ogació n del POS en Xxxxx bia. | I L | 5 | M I | SI | Grupos de gestión adminis trativa, contrac tual, financie ra y corredo r de seguro s. | Una vez se prese nte el camb io de regul ación . | Xxxxx te el plazo de ejecu ción de futuro contra to. | Revis ión de la norm ativid ad vigent e. | Perm anen te |
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I | Xxxxxx cambia rio | Desfina nciació n del proyect o como consec uencia de variacio nes del mercad o cambiar io | M | 6 | LTO | Xxxxxx iento con mecani smos financi eros con el fin de evitar afectac ión por la tasa de cambio | I L | 4 | SI | CONT RATIS TA | Una vez suscr ito el contr ato | Duran te el plazo de ejecu ción de futuro contra to | Monit oreo al merc ado bursá til | Cuan do el contr atista lo consi dere nece sario . | ||||||||
I L | Riesgo de Colusió n. Que dos o más oferent es, realicen acuerd os de manera fraudul enta, con el fin de lograr que el proces o sea adjudic ado a un propon ente en particul ar | Que el proceso de selecci ón se vea afectad o en cuanto a objetivi dad y transpa rencia. | M | 5 | MED | Realiz ar un buen análisi s de sector y definir requisit os habilita ntes que permit an la pluralid ad de oferent es | 2 | N O | Grupo de gestión adminis trativa | Una sola vez en la fase de plane ación | Una sola vez en la fase de plane ación | Verifi car el estudi o de secto r y estudi os previ os en los que se identif ique que se fijaro n condi cione s que permi ten una plurali dad de ofere ntes | Una sola vez en la fase de plan eació n |
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Deficie ncias en la definici ón de especifi cacione s técnica s y de estudio de mercad o. | 1. Adquisi ción de un bien o servicio que no cumple con los verdad eros requeri mientos y especifi cacione s de la entidad. 2. El proceso puede quedar desierto o revocar se | M | 7 | LTO | Se contrat a un corred or de seguro s para que asesor e la entida d en la formul ación de los Estudi os Previo s y el pliego de condici ones | 4 | N O | Grupo de gestión adminis trativa y Corred or de seguro s | Una sola vez en la fase de plane ación | Una sola vez en la fase de plane ación | Verifi cand o el estudi o de secto r y estudi os previ os en los que se identif ique que se fijaro n condi cione s que permi ten una plurali dad de ofere ntes | Una sola vez en la fase de plan eació n | ||||||||||
I | Ejecuci ón del Contrat o con niveles deficien tes del servicio | La calidad del servicio no cumple los estánda res exigido s | M | 6 | LTO | 1. Comun icacion es perma nentes hacia la Cia de seguro s. 2. Comité s cuand o se requier a. 3. Incluir | I L | 5 | M I | N O | Supervi sor del contrat o y Corred or de seguro s | Desd e los estud ios previ os | hasta la finaliz ación de la xxxxx cia del contra to | Coor dinad or de servic ios admi nistra tivos a travé s de los infor mes de gestió n | Men sual |
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en los pliegos tiempo s de respue sta. | ||||||||||||||||||||||
I | Inadec uada supervi sión del contrat o | Incumpl imiento de los compro misos contract uales | M | 5 | MED | Definir en la design ación de supervi sión las funcion es y periodi cidad de inform es técnico y financi ero en la ejecuci ón del contrat o. Presen tación de inform es trimest rales por partes del supervi sor al grupo de Licitaci ones y Contra tos. | I L | 3 | N O | Grupo de gestión adminis trativa y Corred or de seguro s | Un mes desp ués del inicio del contr ato | Mens ualme nte mientr as estén vigent es las póliza s | Verifi cand o la notific ación y desig nació n de super visión | En la desig nació n de supe rvisió n y en los infor mes men suale s |
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Falta de capacid ad financie ra para la ejecuci ón del contrat o por parte de la asegur adora. | No pago de los siniestr os | 6 | LTO | Exigen cias de requisit os financi eros mínim os. | 2 | N O | Grupo de recurso s financie ros | Desd e los estud ios previ os | hasta la finaliz ación de la xxxxx cia del contra to | |||||||||||||
I | Errores en el proces o de evaluac ión de las propue stas | 1. Demora s en la adjudic ación del contrat o 2. Adjudic ación equivoc ada del contrat o 3. Sancio nes disciplin xxxxx a servidor es público s 4. Proces os jurídico s en contra de la entidad | M | 4 | Revisi ón por parte del comité evalua dor. La evalua ción técnica la realiza un corred or de seguro s contrat ado por la Entida d con el propós ito de tener un expert o con conoci miento en el sector. | 2 | N O | Grupos de gestión adminis trativa, contrac tual, financie ra y corredo r de seguro s | Dura nte la evalu ación de las ofert as | Perm anent x xxxxx te el proce so de calific ación | Verifi cació n de la evalu ación de las propu estas | Dura nte la evalu ación de las ofert as |
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I | Deficie ncias en la estruct uración de la necesid ad en la etapa precont ractual, por parte de los interme diarios de seguro s de la Entidad | 1. No contar con una adecua da cobertu ra para los servicio s e interese s de la entidad 2. Increm ento en el costo de los seguros | M | 7 | LTO | 1. Idonei dad del interm ediario 2. Experti cie del interm ediario . 3. La estruct uració n técnica la realiza un corred or de seguro s contrat ado por la Entida d con el propós ito de tener un | I L | 5 | M I | N O | Grupo de servicio s adminis trativos | Selec ción del corre dor xx xxxxx os | Hasta la public ación definit iva xxx xxxxxx | Comit és xx xxxxx mient o de la labor del inter medi arios y comit es para la contr atción de Comp añías . Xxxxx ncia de aclar ación xx xxxxxx s | Perm anen te dura nte el proc eso |
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expert o con conoci miento en el sector. | ||||||||||||||||||||||
I | Inconsi stencia en los nombre s e identific ación de las person as asegur adas en la póliza por parte de la entidad | 1. No contar con una adecua da cobertu ra para los servicio s e interese s de la entidad 2. No pago del siniestr o y perdida del bien para la entidad | 8 | TR MO | 1. Proces o de avalúo de los servici os de la entida d 2. Verific ación de los listado s de los funcion arios 3. Cláusu las de ampar o autom ático | I L | 4 | N O | Grupo de gestión adminis trativos | Desd e los estud ios previ os | Hasta la public ación definit iva xxx xxxxxx | Comit é a nivel intern o por parte de la entid ad | Perm anen te dura nte el proc eso de contr ataci ón |
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I | Inconsi stencia en los nombre s e identific ación de las person as asegur adas en la póliza por parte del interme diarios de seguro s | 1. No contar con una adecua da cobertu ra para los servicio s e interese s de la entidad 2. No pago del siniestr o y perdida del bien para la entidad | 8 | T MO | Auditor ías interna s | I L | 4 | N O | Corred ores de seguro s y supervi sor del contrat o de corretaj e | Desd e los estud ios previ os | Finali zada la xxxxx cia del contra to | Infor me de gestió n | Men sual | |||||||||
Volatilid ad de las condici ones del mercad o obtenid as durante la etapa de planeac ión | 1. Increm ento en los costos 2. Posible declarat oria de desierto 3. Reproc eso que implica salir nuevam ente al mercad o para definir las condici ones de la contrat ación 4. Ausenci a de | 7 | LTO | Ajuste durant e la etapa de proces o (vigenc ia) | I L | 5 | M I | N O | Comité evaluad or | Estu dios previ os | Pliego definit xxx | Xxxxx ión del comp ortam iento del secto r | Dura nte el proc eso de contr ataci ón |
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xxxxxxx ra de los servicio s e interese s de la Entidad , entre tanto se surte nuevam ente el proceso . | ||||||||||||||||||||||
I | Que no se present en compa ñías asegur adoras, por no encontr ar atractiv o el negocio | 1. Posible declarat oria de desierto . 2. Ausenci a de cobertu ra de los servicio s e interese s de la Entidad , entre tanto se surte nuevam ente el proceso . | 8 | T MO | Ajustar las necesi dades con base al merca do | I L | 5 | M I | N O | Comité evaluad or | Estu dios previ os | Pliego definit xxx | Estud io del secto r y de las obser vacio nes del secto r | Dura nte el proc eso de contr ataci ón |
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I | Que ningun a compa ñía asegur adora cumpla con los requeri mientos técnico s estable cidos en el pliego de condici ones. | 1. Posible declara ción de desierto 2. Ausenci a de cobertu ra de los servicio s e interese s de la Entidad , entre tanto se surte nuevam ente el proceso . | 7 | LTO | Xxxxxxx las necesi dades con base al merca do | I L | 4 | N O | Comité evaluad or | Estu dios previ os | Pliego definit xxx | Estud io del secto r y de las obser vacio nes del secto r | Dura nte el proc eso de contr ataci ón | |||||||||
I | Inadec uado tramite y manejo de la docum entació n por parte de la Entidad para los siniestr os | 1. No obtener la indemni zación u obtener una inferior a la equival ente de acuerd o con las condici ones de la poliza 2. Juicios de respons abilidad fiscal y/o disciplin arios | M | 5 | MED | Manua l de manej o de siniestr os e inform ación a todas las áreas involuc radas | I L | 4 | N O | Grupo de servicio s adminis trativos | Inicio del contr ato | Liquid ación del contra to, prescr ipción ordina ria de dos años y extrao rdinari a de cinco años | Revis ión mens ual de la sinies tralid ad | Men sual |
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para los funcion arios a cargo de la reclama ción | ||||||||||||||||||||||
I | Inadec uado manejo de la reclam ación por parte de la entidad contrat ante, a través de los corredo res de seguro s | No obtener la indemni zación u obtener una inferior a la equival ente de acuerd o con las condici ones de la póliza | M | 5 | MED | Tramit e de siniestr os e inform es mensu ales. La reclam ación se hace por interm edio de un corred or de seguro s contrat ado por la Entida d con | I L | 4 | N O | Corred or de seguro s y supervi sor del contrat o de corretaj e | Inicio de la xxxxx cia del contr ato | Liquid ación del contra to, prescr ipción ordina ria de dos años | Revis ión mens ual de la sinies tralid ad | Men sual |
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el propós ito de tener un expert o con conoci miento en el sector. | ||||||||||||||||||||||
I | Descon ocimien to por parte de los funcion arios de las reclam aciones de la póliza posteri or al vencimi ento de las pólizas | 1. No obtener la indemni zación u obtener una inferior a la equival ente de acuerd o con las condici ones de la póliza 2. Juicios de respons abilidad fiscal y/o disciplin arios para los funcion arios a cargo de la reclama ción | M | 6 | LTO | Imple mentar un instruct xxx de reporte de siniestr os en genera l | I L | 4 | N O | Supervi sor del contrat o | Inicio del contr ato | Liquid ación del contra to, prescr ipción ordina ria de dos años y extrao rdinari a de cinco años | Revis ión mens ual de la sinies tralid ad | Men sual |
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Cancel ación de la póliza por parte de la compa ñía de seguro s como consec uencia de una alta siniestr xxxxxx | Xxxxx sin respald o de la póliza de salud a los funcion arios de la entidad | M | 6 | LTO | CONTRATISTA | DEBID O PROC ESO | 1 | 1 | 2 | SI | COMIT É DE CONT RATAC ION Y SUPER VISOR DEL CONT RATO | UNA VEZ SE CON OCE EL INCU MPLI MIEN TO | CON EL ACTA DE ENTR EGA | CON LA EXPE DICI ON POR PART E DEL SUP ERVI SOR DE LOS INFO RME S | MES UAL ES | |||||||
La inadecu ada proyecc ión de costos econó micos de las pólizas durante la ejecuci ón del contrat o. | Que no sea sosteni ble la propue sta económ ica durante la ejecuci ón del contrat o | 1 | 1 | 2 | CONTRATISTA | DEBID O PROC ESO | 1 | 1 | 2 | SI | COMIT É DE CONT RATAC ION Y SUPER VISOR DEL CONT RATO | UNA VEZ SE CON OCE EL INCU MPLI MIEN TO | CON EL ACTA DE ENTR EGA | CON LA EXPE DICI ON POR PART E DEL SUP ERVI SOR DE LOS INFO RME S | MES UAL ES |
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1.9.1 GARANTIAS DEL CONTRATO: N/X XXX 1150 DE 2007 ARTICULO 7
1.10. OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES
Los interesados en participar en el proceso de selección podrán presentar observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones a partir de la publicación de los mismo y antes de la publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo a la Entidad, las cuales serán resueltas por la Entidad y publicadas en el Portal Único de Contratación- Sistema Electrónico de la Contratación Pública – SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx a través del documento denominado "FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS AL PROYECTO XX XXXXXX DE
CONDICIONES". Las observaciones acogidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores serán reflejadas en el pliego de condiciones definitivo.
El “FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES” se
publicará en el Portal Único de Contratación- Sistema Electrónico de la Contratación Pública – SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015.
NOTA: El Ministerio de Relaciones Exteriores - Grupo Interno de Licitaciones y Contratos, no atenderá consultas personales ni telefónicas. Toda solicitud de aclaración debe presentarse por escrito y en los términos señalados en el presente pliego de condiciones.
1.11. VISITA TECNICA VOLUNTARIA (NO APLICA)
1.12. APERTURA DEL PROCESO.
La Entidad, mediante acto administrativo general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015, en la fecha señalada en el cronograma del presente pliego.
1.13. CONSULTA XXX XXXXXX DE CONDICIONES
El pliego de condiciones estará disponible para su consulta a partir de la apertura del proceso y hasta el día del cierre del mismo.
El pliego de condiciones del presente proceso se podrá consultar en Portal Único de Contratación-Sistema Electrónico de la Contratación Pública – SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
Nota: Será exclusiva responsabilidad del interesado consultar y verificar que la información que adquiere a través del Portal Único de Contratación – SECOP II, corresponda al proceso y la etapa del mismo en el cual desee participar, no siendo de recibo reclamo alguno al respecto, la cual es publicada por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
1.14. MANIFESTACIÓN DE INTERÉS PARA PARTICIPAR (NO APLICA).
1.15. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS.
Dentro del término establecido en el cronograma del proceso, se realizará una audiencia de asignación de riesgos y aclaración xxx xxxxxx de condiciones, en los términos previstos en el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. La fecha, hora y lugar para su realización será la señalada a continuación en el cronograma del presente pliego.
La Entidad analizará las inquietudes presentadas por los interesados y cuando dichas solicitudes impliquen modificaciones al pliego de condiciones, éstas se harán mediante adendas numeradas que serán firmadas únicamente por el competente contractual y formarán parte xxx xxxxxx de condiciones, siendo de obligatorio análisis para la preparación de las propuestas.
Dichas adendas se publicarán en el Portal Único de Contratación- Sistema Electrónico de la Contratación Pública – SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
1.16. ACLARACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES
Las solicitudes de aclaración xxx Xxxxxx de Condiciones se presentarán por medio de la Plataforma SECOP II.
OBJETO: CONTRATAR A TRAVÉS DE UNA COMPAÑÍA ASEGURADORA LA ADQUISICIÓN DE LA PÓLIZA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL MINISTERIO QUE LABORAN EN EL EXTERIOR Y SU GRUPO FAMILIAR.
El interesado indicará en su escrito el número de la página con su correspondiente numeral, subordinal o inciso xxx xxxxxx de condiciones sobre el cual efectúa la observación respectiva.
Las solicitudes de aclaración serán resueltas por la Entidad y publicadas en el Portal Único de Contratación- Sistema Electrónico de la Contratación Pública – SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx a través del documento denominado "FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS AL XX XXXXXX DE
CONDICIONES". Las observaciones acogidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores serán reflejadas a través de adendas.
La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los interesados, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las propuestas.
NOTA: El Ministerio de Relaciones Exteriores –Grupo Licitaciones no atenderá consultas personales ni telefónicas. Toda solicitud de aclaración debe presentarse por escrito y en los términos señalados en el presente pliego de condiciones.
1.17. MODIFICACIONES DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES
La Entidad podrá realizar modificaciones al pliego de condiciones a través de adendas. Las adendas formarán parte xxx xxxxxx de condiciones, siendo de obligatorio análisis para la preparación de las propuestas, y se expedirán numeradas y firmadas únicamente por el competente contractual.
Las Adendas del presente proceso podrán expedirse desde la publicación xxx xxxxxx definitivo hasta tres
(3) días hábiles antes de la fecha del cierre del proceso, de acuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015 y en el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011. Las Adendas se publicarán en el Portal Único de Contratación SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx en días hábiles de 7:00 a.m. a 7:00 p.m.
Luego de realzarse el cierre del proceso de selección y antes de la adjudicación del contrato, la Entidad podrá expedir adendas para modificar el cronograma del proceso.
1.18. DILIGENCIA DEBIDA E INFORMACIÓN SOBRE EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Es responsabilidad del proponente conocer todas y cada una de las implicaciones para el ofrecimiento del objeto de este proceso de selección, y realizar todas las evaluaciones que sean necesarias para presentar su propuesta sobre la base de un examen cuidadoso de las características del negocio.
Por la sola presentación de la propuesta se considera que el proponente realizó el examen completo de todos los aspectos que inciden y determinan la presentación de la misma.
La exactitud, confiabilidad o integridad de la información que tenga a bien consultar el proponente se encuentra bajo su propia responsabilidad, e igualmente la interpretación que haga de la información que obtenga a partir de las declaraciones realizadas durante el transcurso de cualquier audiencia, visita o reunión.
La Entidad no entregará para los fines de presentación y preparación de propuestas para este proceso, material, documentación o manuales de ninguna naturaleza asociados a las descripciones y especificaciones técnicas de los servicios que se van a adquirir, excepto la información suministrada en el pliego de condiciones y/o adendas. En consecuencia, es responsabilidad del proponente, al asumir los deberes de garantía asociados con la adquisición de servicios que se solicitan a través de la presente contratación, conocer plenamente las condiciones técnicas de los servicios a proveer, sin perjuicio de la facultad que asiste a los interesados de solicitar por escrito información puntual que le permita precisar los aspectos que puedan incidir en la formulación de su propuesta.
Se recomienda al proponente que obtenga asesoría independiente en materia financiera, legal, fiscal, tributaria, técnica, económica y de cualquier otra naturaleza que considere necesaria para la presentación de una propuesta. El proponente se informará sobre los requisitos legales aplicables en la jurisdicción del presente proceso de selección, es decir, la legislación vigente en la República de Colombia, el pliego de condiciones y del contrato que se celebrará como consecuencia de la misma.
La circunstancia de que el proponente no obtenga toda la información que pueda influir en la determinación de su oferta, no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos, ajustes de ninguna naturaleza o reconocimientos adicionales por parte del contratante, en el caso de que cualquiera de dichas omisiones deriven en posteriores sobrecostos para el contratista.
Como consecuencia de lo anterior, el proponente, al elaborar su propuesta, tendrá en cuenta que el cálculo de los costos y gastos, cualesquiera que ellos sean, se basarán estrictamente en sus propios estudios técnicos y en sus propias estimaciones.
Cada proponente sufragará todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con la preparación y presentación de su propuesta, por lo cual la Entidad no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del proceso de selección y contratación.
Igualmente, corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir los impuestos, tasas y contribuciones, así como los demás costos tributarios y de cualquier otra naturaleza que conlleve la celebración del contrato, según la asignación de costos previstos para la adquisición del objeto de este proceso, para lo cual se recomienda a los proponentes obtener asesoría calificada.
1.19. PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS
La oferta será presentada en la fecha y hora indicada en la plataforma SECOP II.
Las propuestas se entregarán en el lugar y hasta el día y hora indicados en el numeral 1.22 del presente documento.
El idioma del proceso de selección es el castellano, y por tanto, se solicita que todos los documentos y certificaciones a los que se refiere el pliego de condiciones emitidos en idioma diferente al xxxxxxxxxx, xxxx presentados en su idioma original y en traducción simple al castellano, teniendo en cuenta las excepciones establecidas en el presente pliego de condiciones.
Las enmiendas, entrelíneas y raspaduras serán debidamente salvadas, con una nota a la margen firmada por quien suscribió la carta de presentación de la propuesta.
No se aceptarán propuestas, enviadas por correo o fax, ni con posterioridad a la fecha y hora señaladas para el recibo de las propuestas en el proceso de selección, ni en sitios o condiciones diferentes de los que se han
previsto en el numeral 1.22 del presente pliego de condiciones. En tales eventos la Entidad no asumirá responsabilidad alguna.
La presentación de la propuesta constituye un compromiso entre el proponente y la Entidad, según el cual dicha propuesta, permanece abierta para su evaluación y aceptación durante la vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta, so pena de hacerla efectiva si el proponente la retira, salvo que este retiro obedezca a la configuración de una causal de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.
Nota.- Información Confidencial. A pesar de que la naturaleza de la información solicitada para la presentación de las propuestas no tiene la vocación de constituir información que pueda ampararse en la reserva o el secreto protegido por la ley, los proponentes son responsables de advertir lo contrario en el caso en que las propuestas contuvieren información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, indicando tal calidad y expresando las normas legales que lo fundamentan.
En todo caso, la Entidad se reserva el derecho de revelar dicha información a sus agentes o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.
1.20. PRESENTACIÓN DE PROPUESTA
El oferente presentará su propuesta cumpliendo con todos los requerimientos de carácter obligatorio, establecidos en el presente pliego de condiciones. No se acepta la presentación de propuestas parciales.
1.21. ENTREGA DE LAS MUESTRAS
N/A
1.22. ENTREGA DE LAS PROPUESTAS Y CIERRE DEL PROCESO
El plazo para el recibo de propuestas es aquel comprendido entre la fecha señalada para la apertura del proceso y la fecha y hora establecidas para el cierre del proceso de conformidad como se establece en el cronograma del proceso.
En la fecha indicada los proponentes entregarán cumpliendo con las exigencias xxx xxxxxx de condiciones.
El acta de la diligencia de cierre será suscrita por los funcionarios de la Entidad y por los proponentes asistentes, y será publicada en el Portal Único de Contratación – SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
1.23. PRÓRROGA DEL PLAZO DEL CIERRE
Cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores lo estime conveniente se podrá prorrogar el plazo de cierre antes de su vencimiento a través de adenda, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.1 del decreto 1082 de 2015.
1.24. TÉRMINO PARA RETIRAR LAS PROPUESTAS
Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso; en este caso se les devolverán sin abrir y se dejará constancia de esta devolución.
1.25 VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
1.25.1. ETAPA DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.
La evaluación de las ofertas comprende:
a. La verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes de carácter jurídico, financiero, económico y técnico del proponente.
b. La verificación del cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos excluyentes.
c. La ponderación o calificación económica y técnica, según corresponda, conforme a lo establecido en el Capítulo 2 xxx xxxxxx de condiciones.
El Ministerio de Relaciones Exteriores realizará en primer lugar la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes y de los requisitos técnicos mínimos excluyentes, para posteriormente asignar el puntaje a las ofertas que hayan sido consideradas hábiles de conformidad con lo establecido en el presente pliego de condiciones.
En el evento que se den las circunstancias contempladas en el artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015 “oferta con valor artificialmente bajo” el Ministerio de Relaciones Exteriores requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado y seguirá el procedimiento señalado en el citado artículo.
1.25.2. TÉRMINO PARA VERIFICAR Y EVALUAR LAS OFERTAS.
La Entidad realizará la evaluación de las propuestas dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del proceso, plazo en el cual realizará los estudios necesarios para la evaluación de las propuestas y podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y/o explicaciones que estime indispensables.
Cuando a juicio de la Entidad, el plazo para la evaluación de las propuestas, no permita concluir el proceso de selección, ésta podrá prorrogarlo.
1.25.3. ACLARACIONES DE LAS OFERTAS
La Entidad podrá solicitar hasta la adjudicación aclaraciones a los proponentes en relación con cualquier documento o afirmación efectuada por el proponente en su oferta, siempre que haya expresiones equívocas, confusas o aparentemente contradictorias, de manera que el mismo pueda aclarar su sentido, sin alterar el alcance de su oferta.
En desarrollo de los principios de preclusividad y perentoriedad, el proponente responderá las solicitudes de aclaración a su propuesta dentro del término fijado por la Entidad. En el evento que el oferente no de respuesta dentro del término al requerimiento que le haga la Entidad la oferta será rechazada, de conformidad con lo dispuesto en los artículo 24 y 25 de la ley 80 de 1993. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán mejorar sus propuestas
La Entidad analizará las respuestas de los oferentes en estos casos y evaluará si ellas se ajustan a lo solicitado.
La Entidad verificará los requisitos habilitantes de las ofertas presentadas por los proponentes dentro del plazo señalado en el cronograma, término dentro del cual los comités evaluadores solicitarán a los oferentes, cuando sea necesario hacerlo, que en el término que se fija en el cronograma, realicen las aclaraciones, precisiones y/o alleguen los documentos que se le requieran, sin que por ello pueda el proponente ADICIONAR O MODIFICAR las condiciones o características de su propuesta.
1.25.4. RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN
La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y la recomendación para la adjudicación, no podrán ser reveladas a los proponentes ni a terceros hasta que la Entidad publique y ponga a disposición de los proponentes el primer informe de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes.
1.25.5. PUBLICACIÓN Y PUESTA A DISPOSICIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN
A partir del día hábil siguiente al vencimiento del término de evaluación y por un término de cinco (5) días hábiles, la Entidad pondrá a disposición de los proponentes los informes preliminares de evaluación para que dentro de este mismo término presenten por escrito las observaciones que estimen pertinentes y/o alleguen los documentos que se le requieran.
Los informes evaluación se publicarán además en el Portal Único de Contratación- Sistema Electrónico de la Contratación Pública – SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
La Entidad le concederá un término a los proponentes que según los informes no resultaren habilitados, para que subsanen la ausencia de requisitos o falta de documentos habilitantes.
1.26. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Sin perjuicio de lo establecido por la ley aplicable, serán rechazadas las propuestas cuando por su contenido impidan la selección objetiva, especialmente en los siguientes casos:
1. Cuando se presente la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad.
2. Cuando la oferta se presente en forma extemporánea o en un lugar distinto al señalado en el pliego de condiciones.
3. Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución o en la ley.
4. Cuando la propuesta esté incompleta en cuanto omita la inclusión de información considerada en el pliego de condiciones como excluyente o de alguno de los documentos necesarios para la comparación objetiva. Así mismo, se procederá cuando se modifique el contenido y/o no se comprometa el proponente con las especificaciones técnicas mínimas excluyentes.
5. Cuando el oferente presente más de una oferta para este mismo proceso, como representante de persona jurídica o como persona natural o integrante de consorcio o unión temporal, solo se tendrá en cuenta la primera oferta en el tiempo, para lo cual se dejará constancia de la fecha y hora de recibo de las propuestas.
6. Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que no se ajusten a la realidad por contener datos tergiversados, alterados, contradictorios o tendientes a inducir a error a la Entidad.
7. Cuando la Entidad establezca que un proponente ha interferido, influenciado, u obtenido correspondencia interna, proyectos de concepto de evaluación o de respuesta a observaciones, no enviados oficialmente a los proponentes.
8. Cuando se establezca que ha habido confabulación entre los proponentes que altere la aplicación del principio de selección objetiva.
9. Cuando no se ofrezca la totalidad de los requisitos y condiciones solicitadas en el Anexo Técnico No.2.
10. Cuando no se presente con la propuesta la garantía de seriedad de la oferta.
11. Si el proponente no responde de manera satisfactoria el requerimiento efectuado por la Entidad, y en el tiempo establecido, y en consecuencia no cumple con alguno de los aspectos NO EXCLUYENTES, jurídicos, financieros y técnicos.
12. No encontrarse inscrito en el Registro Único de Proponentes - RUP-, o cuando la información del mismo no esté en firme o actualizada, de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones.
13. Cuando se considere que el precio de la propuesta resulte artificialmente bajo y analizadas las explicaciones del proponente el Comité Asesor y Evaluador considere con fundamentos objetivos y razonables que esa propuesta económica pone en riesgo el proceso y el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de resultar favorecida con la adjudicación
14. Las demás indicadas en el pliego de condiciones.
15. Toda otra causa contemplada en las normas legales vigentes.
1.27. DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO
La Entidad declarará desierto el presente proceso dentro del plazo previsto para adjudicar, cuando entre las propuestas presentadas no se logre adjudicar a ninguna el contrato ofrecido, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones para ser adjudicatarias, porque no se presenten ofertas, o por cualquier otra causa que impida la selección objetiva, o por otra circunstancia señalada en el pliego de condiciones.
La declaratoria de desierto del proceso, se hará mediante acto motivado conforme lo establecido en el numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el cual se notificará a todos los proponentes y se publicará en el Portal Único de Contratación Pública – SECOP II xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. Contra dicho acto procede únicamente el recurso de reposición.
1.28. CRITERIOS DE DESEMPATE
En cumplimiento del artículo 2.2.1.1.2.2.9. del Decreto 1082 de 2015, se entenderá que hay empate entre dos
(2) o más propuestas, cuando presenten un número idéntico en el puntaje final. En el caso en que dos (2) o más propuestas, bajo el anterior criterio, hubieran arrojado un mismo resultado, se aplicarán los siguientes criterios de desempate, en su orden:
1. En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, la Entidad Estatal escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones.
Si persiste el empate, la Entidad Estatal debe utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:
1. Preferir la oferta de servicios nacionales frente a la oferta de servicios extranjeros.
2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.
3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.
4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de
sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.
5. Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá haber sido previsto en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación.
De acuerdo a lo anterior se llevará a cabo el desempate de manera aleatoria por el sistema de balotas así: Se explica a los asistentes que existen unas balotas marcadas cada una con un número de 0 a 9 las cuales pueden ser verificadas por los oferentes presentes. Luego las balotas se introducen en una bolsa que está vacía y se da la oportunidad a los oferentes de extraer solo una (1) balota por cada, uno, quien saque la balota con el número mayor será el que obtendrá el primer orden de elegibilidad para la suscripción del contrato, y así sucesivamente se establece el orden de los proponentes.
1.29. ORDEN DE ELEGIBILIDAD
Por oferentes hábiles, entiéndase, aquellos que han cumplido en su totalidad con los requisitos jurídicos, financieros, económicos, y técnicos exigidos en el pliego de condiciones.
A los oferentes hábiles se les asignará el puntaje de que trata el presente pliego de condiciones.
Se establecerá el orden de elegibilidad de los proponentes, ordenando las propuestas según el puntaje final obtenido por las mismas, de mayor a menor y se asignará el primer puesto en el orden de elegibilidad al mayor puntaje, el segundo al siguiente, y así sucesivamente.
1.30. ADJUDICACIÓN
El Ministerio de Relaciones Exteriores adjudicará el presente proceso de contratación en forma total. No habrá adjudicación en forma parcial.
El valor del contrato a celebrar será por el valor ofertado por el proponente adjudicatario en este proceso de selección.
Se adjudicará el proceso de contratación al oferente que, habiendo presentado una propuesta hábil, obtenga el primer orden de elegibilidad, de acuerdo con lo establecido en el presente pliego de condiciones.
El Ministerio de Relaciones Exteriores hará la adjudicación en Audiencia Pública. Una vez instalada dicha Audiencia y en caso de presentarse pronunciamientos que a juicio de la Entidad requieran de análisis y cuya solución pueda incidir en el sentido de la decisión a adoptar, podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado, conforme con el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1082 de 2015.
La nueva hora y fecha para la continuación de la Audiencia se notificará en estrados; en el evento que el Ministerio de Relaciones Exteriores requiera ampliar la suspensión, comunicará por escrito esta situación a los oferentes con la debida antelación.
De la Audiencia Pública de Adjudicación se levantará un acta.
La adjudicación se efectuará a través de acto administrativo motivado que se notificará al proponente seleccionado o a su representante legal, según el caso, o al apoderado constituido para el efecto, y a los presentes en la audiencia en la forma y términos establecidos en el artículo 2.2.1.2.1.1.2. del Decreto 1820 de 2015 en concordancia del artículo 9° de la Ley 1150 de 2007.
Tanto el acta de la audiencia como el acto de adjudicación se publicarán en el Portal Único de Contratación- Sistema Electrónico de la Contratación Pública – SECOP II xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx o xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx El acto de adjudicación es irrevocable y obliga tanto a la entidad como al adjudicatario, y contra él no procede recurso alguno por la vía administrativa. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del proceso y la suscripción del contrato, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado de acuerdo con lo señalado en el inciso 3º del artículo 9º de la Ley 1150 de 2007, caso en el cual, el Ministerio de Relaciones Exteriores podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
1.31. CRONOGRAMA DEL PROCESO.
El Ministerio Relaciones Exteriores dispondrá del siguiente cronograma para el trámite del presente proceso de selección:
ACTIVIDAD EN CURSO DEL PROCESO DE SELECCIÓN | FECHAS |
Publicación Aviso de Convocatoria Pública en el Portal Único de Contratación – SECOP Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones y Estudios Previos | 8 xx xxxxx de 2019 |
Observaciones al Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones | Del 8 al 21 xx xxxxx de 2019 |
• Respuesta a observaciones al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones si hubiere lugar. • Acto Administrativo de Apertura, publicación xxx Xxxxxx de Condiciones Definitivo en el Portal Único de Contratación – SECOP II. | 27 xx xxxxx de 2019 |
Audiencia de aclaraciones y distribución de riesgos | 28 xx xxxxx de 2019 en el Salón Anexo a Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores. Hora: 9:00 am |
Plazo para que los interesados presenten observaciones al Pliego de Condiciones Definitivo | Hasta el 1 abril de 2019 |
Respuesta a observaciones al Pliego de Condiciones Definitivo si hubiere lugar | 4 xx xxxxx de 2019 |
Publicación de Adendas si hubiere lugar | 5 abril de 2019 |
Presentación de Propuestas y Cierre del proceso | El 11 xx xxxxx de 2019 HORA: 8:00 a.m. SECOP II |
Verificación de los requisitos habilitantes | Del 11 al 15 xx xxxxx de 2019 |
Traslado Informe de verificación | Del 16 al 24 xx xxxxx de 2019 |
Publicación del informe definitivo y respuesta a las observaciones al informe de evaluación | 26 xx xxxxx de 2019 |
Audiencia publica | 29 xx xxxxx de 2019, en el Salón Anexo a Secretaria General del Ministerio de Relaciones Exteriores. Hora: 9:00 am |
ACTIVIDAD EN CURSO DEL PROCESO DE SELECCIÓN | FECHAS |
Firma del Contrato | Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación. |
1.32. FIRMA DEL CONTRATO
El contrato resultante del presente proceso (CONTRATO DE SEGUROS) se suscribirá dentro de los plazos fijados en el cronograma del proceso, en la Coordinación Grupo Interno de Trabajo Licitaciones y Contratos, oficina OH 211 del Ministerio de Relaciones Exteriores., xxxxxxx 0xx Xx. 0-00.
Si por algún motivo no se pudiere firmar el contrato dentro del período de validez de la propuesta, el proponente seleccionado tendrá la obligación de anexar el certificado de modificación de la garantía de seriedad de la oferta sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía.
1.33. XXXXXXXXX DEL PROPONENTE FAVORECIDO A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Si el proponente seleccionado mediante el presente proceso no suscribe el contrato dentro del término previsto, quedará a favor de la Entidad la garantía de seriedad del ofrecimiento, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía, de conformidad con el decreto 1082 de 2015 y demás disposiciones vigentes sobre la materia.
En este evento, la Entidad podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar del orden de elegibilidad, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad.
1.34. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACION Y EJECUCION DEL CONTRATO
El contrato se entenderá perfeccionado con la suscripción del mismo, para la legalización del contrato se requerirá que se efectúe el correspondiente registro presupuestal por parte de la entidad, cuando a ello haya lugar de acuerdo con la ley orgánica de presupuesto y sus disposiciones complementarias.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, el Contratista constituirá la(s) garantía(s) que ampara(n) los riesgos propios de la etapa contractual a favor del MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES NIT Nº 899.999.042-9, la(s) cual(es) será(n) entregada(s) en la Coordinación de Licitaciones y Contratos, Oficina OH 211 y una vez aprobadas por parte de la Entidad iniciará la ejecución del mismo.
1.35. LIQUIDACIÓN
La liquidación del contrato que se suscriba se sujetará a los términos y oportunidades establecidas en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, y en las disposiciones concordantes de la Ley 446 de 1998.
La liquidación se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 164 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma se podrá efectuar en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los términos mencionados anteriormente, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
El (los) contratista(s) tendrá(n) derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.