NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE SALUD S.A NUEVA EPS S.A.
NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE SALUD S.A NUEVA EPS S.A.
INVITACIÓN No. 01 del 2019
PROPUESTA PARA:
Seleccionar al contratista que preste el Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en las instalaciones de Nueva EPS S.A, a Nivel Nacional para Régimen Contributivo y Monitoreo de alarmas para Régimen Subsidiado.
BOGOTÁ D.C. ENERO DE 2019
CONFIDENCIALIDAD DEL DOCUMENTO
Este documento contiene información confidencial de Nueva EPS S.A. A la entrega del mismo, EL INVITADO acepta no reproducir, divulgar y/o distribuir el contenido total o parcial de este documento a personas ajenas al grupo directamente responsable de la evaluación de su contenido.
TABLA DE CONTENIDO
Capítulo I GENERALIDADES
Presentación Justificación
Régimen jurídico aplicable Consideraciones generales de la invitación Reglas para los participantes
Compromiso de los proponentes Causales de rechazo de las propuestas
Capitulo II
PROCEDIMIENTO Y LINEAMIENTOS DE LA INVITACIÓN
Objeto
Lugar de ejecución Proceso de la invitación
Observaciones a las condiciones de la invitación Entrega de propuestas
Evaluación de propuestas Traslado de la evaluación Negociación
Selección del contratista Cronograma de invitación Empate
Capitulo III
REQUISITOS JURÍDICOS, TÉCNICO - ECONÓMICOS Y FINANCIEROS
Requisitos jurídicos Documentos jurídicos Requisitos financieros Documentos financieros Requisitos técnicos mínimos
Experiencia mínima del proponente Licencia de funcionamiento Licencia de medios tecnológicos Parque automotor
Documentos económicos
Autorización de uniformes y distintivos
Autorización de horas extras, expedida por el ministerio protección social Credenciales del personal operativo
Sistema de control de revistas de supervisión Documentos técnicos
Documentos técnicos adicionales Propuesta económica
Capitulo IV
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Criterios de evaluación jurídica Criterios de evaluación financiera Criterios de evaluación técnica
Criterios de calificación técnica adicional
Criterios de evaluación de la propuesta económica
Capítulo V
CONDICIONES CONTRACTUALES
Modalidad de contrato.
Plazo de ejecución del contrato Valor del contrato
Forma de pago Obligaciones del contratista Garantías
Sanciones por incumplimiento Causales de terminación
ANEXOS
CAPITULO I
GENERALIDADES
1.1 PRESENTACIÓN
NUEVA EPS S.A es una Sociedad Anónima que surgió como Entidad Promotora de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado para garantizar la continuidad en la prestación de los servicios a los beneficiarios del Plan Obligatorio de Salud a nivel nacional, dentro del marco y principios de la calidad, eficiencia y compromiso; razón por la cual fue autorizada para operar mediante las Resoluciones No.371 del 03/abr/2008 y No.02664 del 17/dic/2015, emanada por la Superintendencia Nacional de Salud actualizadas mediante la Resolución No.8684 del 18 de julio de 2018.
Somos una Empresa Promotora de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado creada por las Cajas de Compensación Familiar: COLSUBSIDIO, CAFAM, COMPENSAR, COMFENALCO ANTIOQUIA, COMFENALCO XXXXX, y, COMFANDI.
Con posterioridad la constitución de NUEVA EPS S.A., ingresa como nuevo accionista, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.
NUEVA EPS S.A., cuenta con un régimen contractual privado regido por la legislación mercantil y civil, cuyo objeto social le permite administrar el riesgo de salud de sus afiliados procurando disminuir la ocurrencia de eventos previsibles de enfermedad, encaminándose a garantizar las condiciones de salubridad necesarias para sus afiliados.
1.1.1 Misión
Trabajamos constantemente por asegurar y gestionar la protección1 integral de la salud de nuestros afiliados.
1.1.2 Visión 2020
Ser reconocidos como la EPS líder en el aseguramiento y en la protección integral de la salud de nuestros afiliados y en la implementación de modelos exitosos e innovadores de gestión; construyendo sinergias con clientes y proveedores, asegurando la excelencia operacional, con colaboradores comprometidos y generando valor a los accionistas y la sociedad.
1.1.3 Valores
Los valores de la Nueva EPS son:
Respeto: Tratamos con dignidad y equidad Entendemos y aceptamos las diferencias Somos incluyentes
Responsabilidad: Asumimos las consecuencias de nuestros actos
Honramos nuestros compromisos Nos desempeñamos con diligencia
1 Protección integral de la salud: prevenir, mantener y mejorar la salud de la población afiliada
Tomamos medidas preventivas y correctivas para la mejora continua
Honestidad: Actuamos con base en la verdad, de manera justa, coherente e íntegra
Respaldamos lo que decimos con evidencia
Somos transparentes en el manejo de la información
Solidaridad: Unimos esfuerzos para conseguir metas comunes
Nos ponemos en el papel de quien tiene un problema o una necesidad
Actuamos para ayudar a los demás
1.2 JUSTIFICACIÓN
Con el fin de garantizar la gestión logística y administrativa de la Compañía, corresponde a la Gerencia Administrativa y xx Xxxxxxx Humano adelantar los trámites tendientes a obtener la optimización de la calidad xxx xxxxxxx humano y la operatividad de la EPS, para cumplir con el objeto social para el cual fue creada, en especial, el de brindar una efectiva prestación de los servicios de salud en cada una de las oficinas que la Compañía ha dispuesto para este cometido.
Para ello, requiere la contratación de los servicios de seguridad privada que aseguren la conservación, protección, vigilancia y seguridad de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de NUEVA EPS S.A. o que le sean entregados para su uso o custodia, de igual forma la seguridad e integridad de sus colaboradores.
Con la contratación de la empresa seleccionada brindaremos y garantizaremos la seguridad de nuestros funcionarios, como de nuestros afiliados, de igual forma con los servicios de monitoreo que se prestan en nuestras Oficinas de Atención al Afiliado (OAA) podremos vigilar y realizar el seguimiento necesario a nuestras sedes de Régimen Contributivo y Subsidiado para poder contrarrestar cualquier tipo de eventualidad en seguridad a las cuales se encuentren expuestas nuestras oficinas a nivel nacional.
RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE.
El régimen jurídico aplicable al presente proceso de selección y al contrato resultante del mismo, será el contenido en la legislación mercantil y civil vigente.
1.3 CONSIDERACIONES GENERALES
Este documento define las condiciones que rigen el presente proceso de selección, los derechos y obligaciones de los que intervengan, y, la celebración del contrato que se suscriba como resultado del mismo.
El presente proceso de selección y el contrato resultante del mismo, se encuentra sujeto a los cambios normativos que se den en la materia.
Corresponde a los PROPONENTES invitados efectuar los estudios y las verificaciones que consideren necesarias para presentar propuesta, asumiendo todos los gastos, costos y riesgos que ello implique.
La propuesta deberá ceñirse a cada uno de los aspectos establecidos por Nueva EPS, sin condicionamiento alguno.
Los que participen en esta invitación deben leer detenidamente el presente documento y sus adendas (si aplica) y, seguir las instrucciones aquí consagradas.
Las condiciones que se establecen en el presente documento, NO obligan ni constituyen compromiso alguno para contratar por parte de NUEVA EPS.
En el evento en que el PROPONENTE invitado no discrimine los Impuestos a que haya lugar se entenderá para todos los efectos legales y contractuales que el mismo está comprendido dentro de los precios ofertados.
La oferta debe presentarse en moneda legal colombiana.
En los valores propuestos debe incluirse todos los gastos en que incurra el PROPONENTE para el cumplimiento del objeto solicitado.
En el evento en que se presente divergencia entre el valor expresado en números y en letras, valdrá la cantidad expresada en letras.
NUEVA EPS no reconocerá ningún reajuste de tarifas o precios durante la vigencia del contrato; por lo tanto, el PROPONENTE debe proyectar el valor de la oferta por el tiempo de ejecución del respectivo contrato.
REGLAS PARA LOS PARTICIPANTES
El único canal autorizado como contacto entre los invitados y Nueva EPS S.A., es el correo electrónico xxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx; por lo que será obligatorio que en el asunto de su correo señale el número de la invitación y su objeto: “Invitación No. de 2019 Vigilancia y Seguridad.”
Solamente podrán participar en la presente Invitación Privada las Personas Jurídicas legalmente constituidas que hayan sido invitadas por la Nueva EPS S.A.
1.4 COMPROMISO DE LOS PROPONENTES.
En todas las actuaciones derivadas de la presente invitación y del contrato resultante del mismo, NUEVA EPS S.A. y los proponentes deberán trabajar con transparencia y moralidad, so pena de las consecuencias legales que no hacerlo conlleve.
El PROPONENTE se compromete a guardar reserva sobre la información que conozca o sea dada a conocer por parte de NUEVA EPS S.A., con ocasión del desarrollo de la presente invitación, por lo que el PROPONENTE deberá asegurarse que ninguno de sus empleados, agentes o cualquiera otra persona contratada por él, divulgue la información conocida.
Igualmente Nueva EPS S.A. aplicando el principio de reciprocidad, mantendrá reserva de toda la información recopilada o enviada por los proponentes que xxxxx parte del proceso de evaluación y selección, cuando haya sido solicitada por escrito la reserva por el PROPONENTE.
1.5 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS.
1.6.1. Cuando presente propuesta una persona no invitada.
1.6.2. Cuando se presenten dos o más propuestas por el mismo interesado bajo un mismo nombre o con nombres diferentes.
1.6.3. Cuando NUEVA EPS S.A. encuentre inexactitudes en la propuesta que impidan la comparación objetiva y/o induzcan a un resultado erróneo.
1.6.4 Cuando se presente propuesta parcial y/o alternativa o esta contenga cualquier tipo de condicionamiento.
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTO Y LINEAMIENTOS DE LA INVITACIÓN.
2.1 OBJETO
Seleccionar al contratista que preste el Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en las instalaciones de Nueva EPS S.A, a Nivel Nacional para Régimen Contributivo y Monitoreo de alarmas para Régimen Subsidiado.
2.2 LUGAR DE EJECUCIÓN.
Los servicios serán prestados en las Oficinas de Nueva EPS S.A., las cuales comprenden Noventa y Ocho (98) oficinas de Régimen Contributivo (Ver Anexo 5) y Cuarenta y Seis (46) Oficinas de Régimen Subsidiado a Nivel Nacional (Ver Anexo 5.1) . Sedes Nueva EPS a nivel nacional cantidad de Guardas y equipos.).
Con la presentación de la propuesta el interesado se compromete con Nueva EPS que operará en todos los sitios y lugares que se relacionan en el anexo relacionado.
2.3 PROCESO DE INVITACIÓN
El proceso de selección se realizará de acuerdo con lo siguiente:
2.3.1 OBSERVACIONES A LAS CONDICIONES DE LA INVITACIÓN.
Las preguntas-observaciones sobre el presente documento podrán enviarse al correo electrónico xxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx desde la fecha de la invitación y hasta la fecha límite establecida en el cronograma, por lo que en todo correo debe señalar el objeto de la invitación.
Es preciso aclarar que el envío de observaciones y/o sugerencias no implica aceptación de las mismas por parte de NUEVA EPS S.A; pues de requerirse modificar las condiciones inicialmente señaladas en el documento Condiciones de la Invitación y/o sus anexos, estas se realizarán por Xxxxxx, documento que hace parte integral del mismo y que se remitirá vía correo electrónico a la dirección electrónica a la cual se le envió la invitación o al que señale expresamente el invitado.
2.3.2 ENTREGA DE PROPUESTAS
Las propuestas deberán presentarse en original y dos (02) copias, en sobre cerrado y sellado, debidamente foliadas, las cuales deben contener al interior la propuesta económica, y anexar un medio magnético (USB, CD, DVD o en versión editable).
Cada sobre deberá marcarse así:
Dirigido a DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN – SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA de NUEVA EPS S.A.
Determinar el contenido: Propuesta ORIGINAL, Propuesta Primera COPIA, Propuesta Segunda COPIA.
Invitación No. 001
Objeto: “Seleccionar al contratista que preste el Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en las instalaciones de Nueva EPS S.A, a Nivel Nacional para Régimen Contributivo y Monitoreo de alarmas para Régimen Subsidiado.
Dichas propuestas deberán presentarse dentro de las fechas establecidas en el cronograma, en la sede de NUEVA EPS S.A. en Bogotá ubicada en la Carrera 85 K No.
46 A – 66 piso 3°, oficina de correspondencia de ENVIA. Las propuestas que se presenten después del día fijado, no se tendrán en cuenta y se devolverán sin abrir.
NUEVA EPS no será responsable por los costos o expensas en que incurran los invitados para la preparación de su propuesta. Estos serán de cargo exclusivo de los proponentes.
La propuesta se presentará sin borrones, tachaduras o enmendaduras a menos que se haga la respectiva salvedad, la cual se entiende hecha con la firma del Representante Legal.
Las propuestas deberán estar firmadas por el Representante Legal, con facultades para ello. En el evento en que sea firmada por apoderado o por otra persona, deberá contar con la respectiva autorización o poder según corresponda otorgado en forma legal con indicación de las facultades conferidas.
El PROPONENTE con la presentación de su propuesta acepta todas las condiciones y especificaciones del presente documento y de sus anexos, al igual que de cualquier modificación que realice NUEVA EPS S.A. durante el proceso.
La propuesta deberá tener una vigencia mínima de tres (3) meses contados a partir de su presentación y/o hasta que termine el proceso de invitación y le sea informado el resultado del mismo al PROPONENTE. En todo caso, con la sola presentación de la propuesta se entiende que acepta dicho término y se compromete a no modificar su propuesta.
Las condiciones que se establecen en el presente documento, NO obligan ni constituyen compromiso alguno para contratar por parte de NUEVA EPS.
NUEVA EPS NO aceptará propuestas parciales o alternativas.
2.3.3 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS.
NUEVA EPS S.A., evaluará el cumplimiento de los requisitos y condiciones establecidas frente a lo señalado y aportado en las propuestas y verificará el cumplimiento de los requisitos y condiciones establecidas en el presente documento.
A fin de facilitar el examen NUEVA EPS S.A. podrá solicitar a cualquiera de los proponentes las aclaraciones que considere; las cuales se harán vía correo electrónico enviadas única y exclusivamente por el correo contratacion.adtiva
@xxxxxxxx.xxx.xx. El plazo para la respuesta a las aclaraciones solicitadas, se establecerá en la correspondiente solicitud.
Si el proponente no presenta a NUEVA EPS las explicaciones o aclaraciones solicitadas, o las presenta incompletas o, la respuesta no corresponde a lo solicitado, se realizará la verificación con base en lo presentado en la propuesta.
En caso de existir discrepancias entre los documentos y anexos del original y de las copias, prevalecerá la información contenida en el original.
2.3.4 TRASLADO DE LA EVALUACIÓN.
NUEVA EPS enviará a cada PROPONENTE su evaluación. Los proponentes podrán presentar las observaciones que consideren, durante el término de traslado de la evaluación al correo electrónico xxxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx. Las observaciones deberán ser enviadas de la dirección electrónica a la cual se envió la invitación o a la que haya señalado expresamente el interesado.
2.3.5. NEGOCIACIÓN
Luego de adelantar el proceso de contratación el grupo de trabajo técnico económico presenta al Comité de Compras o Junta Directiva según corresponda la recomendación de propuesta por lo que luego del análisis de dicha recomendación se podrá proceder a realizar una revisión de precios ofertados conforme a la realidad xxx xxxxxxx y a los antecedentes de contrataciones anteriores.
2.3.6 SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.
NUEVA EPS seleccionará la propuesta más favorable para sus necesidades, de acuerdo con las condiciones establecidas en el presente documento la recomendación efectuada por el grupo de trabajo y técnico-económico y/o los resultados de la negociación efectuada.
2.3.7 CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN
ACTIVIDAD | FECHA | LUGAR |
Remisión de invitaciones | 8 de enero de 2019 | |
Solicitud de visitas | Hasta el 10 de enero del 2019 | Correo electrónico |
Visita a las instalaciones de nueva EPS a nivel nacional | 14 de enero de 2019 | |
Observaciones a los Términos de Referencia | 15 y 16 de enero del 2019 | |
Respuesta observaciones | 21 de enero de 2019 |
Términos de Referencia | ||
Presentación de propuestas | 28 de enero de 2019 | Entrega en oficina de correspondencia de NUEVA EPS S.A. Xxxxxxx 00 X 00 X - 00 xxxx 0 Xxxxxx X.X. de 8 am a 5 pm. |
Evaluación de propuestas | 04 de febrero de 2019 | |
Traslado de evaluación de propuestas | 5 y 6 de febrero del 2019 | |
Selección del contratista | 15 de febrero de 2019 |
NOTA: Las condiciones que se establecen en el presente documento, NO obligan ni constituyen compromiso alguno para contratar por parte de NUEVA EPS.
2.3.8. EMPATE.
En caso que se presente igualdad en el puntaje total de las propuestas evaluadas se aplicaran los siguientes criterios de desempate, sucesivos y excluyentes:
• PRIMERO: Será favorecida la oferta de servicios que ofrezca la mayor cantidad de valores agregados de monitoreo de acuerdo al Anexo No 10. “Valores Agregados”.
•SEGUNDO: Será favorecido quien no haya sido objeto de sanciones por parte de Superintendencia de vigilancia en los últimos 5 años. Para verificar la anterior información, el proponente deberá presentar certificaciones expedidas por la Secretaria General de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en la que conste que no ha tenido sanciones. Su fecha de expedición no podrá ser superior a un (1) mes contado a partir de la fecha de entrega de las propuestas.
•TERCERO: Si persiste el empate, se realizará sorteo por xxxxxx en presencia de un representante de cada proponente involucrado en el empate, donde la balota ganadora será la marcada con una equis (X). El procedimiento del sorteo será el de introducir en una bolsa un número de balotas igual al número de oferentes que presentaron propuestas y se comenzará a sacar de una (1) en una (1) y a quien le corresponda la ficha marcada será el favorecido.
CAPÍTULO III
REQUISITOS JURÍDICOS, FINANCIEROS Y TÉCNICOS - ECONOMICOS
3.1 REQUISITOS JURÍDICOS
3.1. REQUISITOS JURÍDICOS
El PROPONENTE que desee participar, debe cumplir los siguientes requisitos jurídicos:
3.1.1 Ser persona jurídica debidamente constituida.
3.1.2 Que su objeto social permita la realización del objeto a contratar.
3.1.3 La persona jurídica (matriz y/o sucursal) debe contar con mínimo dos (2) años de constituida.
3.1.4 La persona jurídica debe tener una vigencia superior al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.
3.1.5 La Persona Jurídica no debe estar en liquidación.
3.1.6 La Persona Jurídica, su Representante Legal y/o sus accionistas no deben estar incursos en conflicto de intereses de acuerdo con el Anexo No.02 Extracto del Código de Buen Gobierno y Ética de NUEVA EPS.
3.1.7 La Persona Jurídica, su Representante Legal y/o sus accionistas no deben estar reportados, en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República, ni deben tener antecedentes disciplinarios que constituyan inhabilidad legal para contratar.
3.1.8 La Persona Jurídica, su Representante Legal y/o sus accionistas no deben estar reportados o vinculados con la Orden Ejecutiva 12978 (Lista OFAC o Lista Xxxxxxx publicada por la Oficina para el control de Activos en el Extranjero de Departamento xxx Xxxxxx de Estados Unidos) ni en el listado de sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
3.1.9 Presentar la propuesta suscrita por el Representante Legal, mandatario o persona estatutariamente autorizada para el efecto de acuerdo con la ley.
3.1.10 Las personas jurídicas extranjeras sin domicilio en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta, participar y comprometer a su representada en las diferentes instancias del proceso, suscribir los documentos y declaraciones que se requieran, así como el contrato, entregar la información que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con las condiciones de la invitación, así como para representarla judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar adjudicatario, de conformidad con lo señalado en el título VIII del Libro II del Código de Comercio Colombiano. Deberá mantener dicho apoderado, como mínimo por el término de vigencia del contrato que resulte del proceso de selección y tres (3) años más.
Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal, y en tal caso, bastará para todos los efectos, la presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio o Unión Temporal con los requisitos señalados en las condiciones de la invitación relacionados con documentos extranjeros; particularmente con lo exigido en el Código de Comercio de Colombia. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal.
En cualquier caso, el proponente no deberá estar incurso en las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades para contratar, señaladas por la Constitución y la Ley, manifestación que se entiende hecha bajo la gravedad de juramento con la sola radicación de la propuesta.
3.1.11 Allegar junto con la propuesta y a favor de Nueva Empresa Promotora de Salud - NUEVA EPS S.A.- NIT 900.156.264 – 2, una póliza que ampare la seriedad de su propuesta por el valor equivalente al diez por ciento (10%) de la propuesta económica que presente, con una vigencia mínimo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de entrega de la propuesta, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia. En caso de requerirse la ampliación de la vigencia de la propuesta, es compromiso del proponente ampliarla en los términos indicados por NUEVA EPS SA. La garantía debe ser tomada a nombre del proponente. La póliza de seguro debe acompañarse del recibo de pago de la prima.
3.1.12 Dar cumplimiento de la Circular Externa No.000009 del 21 xx xxxxx de 2016 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud (Anexo No.03).
DOCUMENTOS JURÍDICOS
Para acreditar los requisitos jurídicos mencionados en este numeral, el PROPONENTE deberá anexar los siguientes documentos:
El certificado de existencia y representación legal del proponente expedido con una antelación no superior a tres (3) meses contados a partir de la fecha de la entrega de la propuesta, o el documento que haga sus veces o su equivalente.
La autorización del Representante Legal para comprometer a la persona jurídica hasta por el valor del presupuesto estimado para este proceso y/o para suscribir el contrato en caso de ser seleccionado. Esto cuando su facultad esté limitada.
Carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 1)
Relación suscrita por el Revisor Fiscal o el Representante Legal de la empresa donde conste la identificación (nombres, tipo y documento de identidad) de los socios accionistas.
Cuando los documentos sean expedidos en el extranjero, éstos deben expedirse conforme a las normas vigentes (Art. 480 del X.Xx. y demás normas concordantes). Los documentos en un idioma distinto al castellano, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano. El proponente puede presentar con la oferta una traducción simple al castellano. Si el proponente resulta seleccionado, debe presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados en idioma extranjero. La traducción oficial debe ser el mismo texto presentado.
Garantía de seriedad de la propuesta.
Formulario único de conocimiento SARLAFT (Anexo No. 3 – Formato FJ 01)
3.2 REQUISITOS FINANCIEROS
El proponente que desee participar, debe cumplir los siguientes requisitos Financieros:
Capital de Trabajo superior o igual a TRESCIENTOS OCHENTA (380) SMMLV.
Patrimonio superior o igual a NOVECIENTOS CINCUENTA (950) SMMLV.
DOCUMENTOS FINANCIEROS:
Para acreditar y verificar los requisitos mencionados en el numeral anterior el PROPONENTE deberá anexar los siguientes documentos:
1. Comparativo para los períodos 2016 – 2017 de: Balance General consolidado o Estado de Situación Financiera, Estado de Resultado o Estado de Resultado Integral y notas a los estados financieros, según corresponda por normatividad para cada grupo, expresados en pesos colombianos exclusivamente. (Deberán figurar de manera explícita los valores correspondientes a activos corrientes, pasivos corrientes), debidamente suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y Revisor Fiscal en los casos previstos en la Ley (Art. 203 del Co. de Co. y Art. 13 Parágrafo 2 de la Ley 43 de 1990). Los estados financieros deben estar debidamente certificados y dictaminados de conformidad con lo establecido en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, en las Circulares Externas 030 de 1998 y 037 de 2001, expedidas por la Junta Central de Contadores y en el artículo 2 del Decreto 2649 de 1993 que reglamenta la contabilidad en general, expide los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
2. Las personas jurídicas que por ley no estén obligadas a tener revisor fiscal, deben adjuntar carta firmada por el Representante Legal y Contador donde
dan Fe que están eximidos de este requisito.
3. Dictamen de Revisor Fiscal.
4. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador y del revisor fiscal. En los casos previstos en la Ley (Art. 203 del Co. de Co. y Art. 13 Parágrafo 2 de la Ley 43 de 1990), expedida por la Junta Central de Contadores.
5. Certificado de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios del contador y del revisor fiscal, en los casos previstos en la Ley (Art. 203 del Co. de Co. y Art. 13 Parágrafo 2 de la Ley 43 de 1990), expedido por la Junta Central de Contadores con vigencia no superior a tres meses, contados a partir de la fecha de entrega de documentos para la evaluación respectiva. Copia del Certificado de Existencia y Representación Legal (Art. 117 del Co. de Co.), consistente con los estados financieros a evaluar, con fecha de expedición no superior a tres meses
3.3. REQUISITOS TÉCNICOS.
El PROPONENTE debe cumplir los siguientes REQUISITOS TÉCNICOS así:
3.3.1 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Los requerimientos establecidos en este numeral, constituyen el MÍNIMO exigido, por lo que es necesario satisfacerlos en su totalidad para participar. Existe libertad para que los proponentes mejoren los requerimientos mínimos. El cumplimiento de estos requerimientos mínimos no otorga puntaje.
3.3.1.1 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
Acreditar experiencia en mínimo de cinco (5) contratos ejecutados con objetos contractuales de vigilancia y monitoreo con cobertura nacional, cuyo valor sumado sea igual o superior al presupuesto estimado, ejecutados dentro de los cuatro (4) años anteriores a la presentación de la propuesta.
Las certificaciones que se aporten para verificar este requisito deben ser emitidas por el contratante donde se precise: Objeto - Nombre o razón social del contratante y oferente,
- Dirección y teléfonos. - Fecha de inicio y fecha de terminación del contrato - Prorrogas
- Valor final del contrato - Suscrita por el Representante Legal o quien esté facultado para el efecto.
Sin perjuicio de las verificaciones que Nueva EPS considere realizar, cuando las certificaciones no incluyan algunos de los requisitos señalados en el Anexo No. 04 certificación de experiencia, esta información será solicitada por Nueva EPS S.A.
Los terceros contratantes pueden ser entidades públicas o personas de derecho privado.
3.3.1.2 CONDICIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO
a) Para el cumplimiento de este requisito el invitado se debe comprometer a que cumplirá con todas las condiciones del servicio que hacen parte del presente documento, para lo cual deberá firmar el Anexo No. 12 - Requerimientos técnicos mínimos del servicio.
3.3.2. LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO
Contar y adjuntar la licencia de funcionamiento, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para prestar el servicio de vigilancia y seguridad privada en todo el territorio nacional, en las modalidades de vigilancia fija, con la utilización xx xxxxx de fuego, medios caninos, tecnológicos; la cual deberá estar vigente a la fecha de cierre de la presente invitación y durante toda la vigencia del contrato. Se exigirá que los interesados en el presente proceso cuenten con agencia o sucursal legalmente constituidas en las ciudades de Barranquilla, Medellín, Bucaramanga, Cali, Neiva, Villavicencio.
3.3.3. LICENCIA PARA DESARROLLAR ACTIVIDAD DE TELECOMUNICACIONES, PERMISO DE USO DEL ESPECTRO RADIOELÉCTRICO Y AUTORIZACIÓN DE RED PÚBLICA Y/O PRIVADA.
Contar y adjuntar la copia de la resolución vigente de la licencia para desarrollar actividad de telecomunicaciones, permiso del uso del espectro radioeléctrico y autorización de red privada de conformidad con lo señalado en los artículos 3° y 5° del Decreto 930 de 1992, expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Esto cuando se preste el servicio requerido con el uso del espectro radioeléctrico (radios).
Si el proponente pretende prestar el servicio de comunicaciones a través o comunicación bidireccional, deberá presentar copia de los contratos respectivos vigentes entre el proponente y la prestadora de los servicios de comunicaciones. También podrá acreditarse mediante certificaciones contractuales vigentes.
3.3.4. LICENCIA DE MEDIOS TECNOLÓGICOS.
Contar y adjuntar la copia con la licencia para la operación de medios tecnológicos, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada la cual debe estar vigente a la fecha de cierre de la invitación, de conformidad con lo establecido en los artículos 5 y 95 del Decreto Ley 356 de 1994, el artículo 30 del Decreto 2187 de 2001,
la Resolución 2852 de 2006 y demás normas que los modifiquen o deroguen. El proponente, deberá contar con central de monitoreo propio, para lo cual La Compañía se reserva el derecho de efectuar visitas durante el periodo de evaluación a las instalaciones de la empresa a efecto de verificar tal situación.
3.3.5. CONSTANCIA DE VINCULACIÓN A LA RED DE APOYO DE LA POLICÍA METROPOLITANA DE BOGOTÁ Y/O LAS DEMÁS QUE SE CREEN A NIVEL NACIONAL.
Contar la copia de la constancia de vinculación a la Red de Apoyo de la Policía Metropolitana de Bogotá y demás redes y/o frentes de apoyo que se constituyan para tal fin, vigente a la fecha de cierre de la presente invitación, de conformidad con lo previsto en el Decreto 3222 de 2002, las normas que lo modifiquen o deroguen y el documento Conpes 3521 de 2008.
3.3.8 PARQUE AUTOMOTOR
El proponente deberá contar con vehículos propios o arrendados mediante contratos de leasing, para efectos de la supervisión que deberá realizar como mínimo dos (2) visitas diarias de control a las distintas sedes donde se prestará el servicio, los cuales deberán estar registrados ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Además, debe anexar a la propuesta copia de la Licencia de Transito de al menos dos
(2) vehículos destinados durante la vigencia del contrato para el uso en la ciudad de Bogotá al servicio de la presidencia de Nueva EPS con vehículo de gama alta, tipo WAGON, clase CAMPERO, capacidad 7 PASAJEROS, modelo igual o superior a 2017, El Vehículo deberá mantenerse en perfectas condiciones tecnicomecánicas y de aseo general interior y exterior, este servicio está incluido en el contrato de servicio de seguridad y no genera cobros adicionales de ninguna clase. ,xxxxxxxxxxx Xxxxx 00.
3.3.9 AUTORIZACIÓN DE UNIFORMES Y DISTINTIVOS.
Presentar copia de la autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada sobre aprobación de diseños, colores, materiales, condiciones de uso y demás especificaciones y distintivos, utilizados por el personal de vigilancia y seguridad privada, la cual deberá mantenerse vigente durante el término de ejecución del contrato.
3.3.10 AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS, EXPEDIDA POR EL MINISTERIO PROTECCIÓN SOCIAL
Presentar copia con la autorización de horas extras, expedida por el Ministerio de la Protección Social.
3.3.11 CREDENCIALES DEL PERSONAL OPERATIVO
Presentar las credenciales vigentes debidamente acreditadas del personal operativo expedida por el representante legal del proponente conforme a la circular No. 0011 de 2012 emitida por la Superintendencia de Vigilancia, respecto de la formación del personal que prestará el servicio.
3.1.12. SISTEMA DE CONTROL DE REVISTAS DE SUPERVISIÓN
Contar con un sistema de seguridad para control de revistas de supervisión, el cual deberá estar conectado a la alarma de las oficinas de Nueva EPS para comprobar y generar reportes de visitas de seguridad.
DOCUMENTOS TÉCNICOS MINIMOS
Para acreditar y verificar los requisitos mencionados en el numeral anterior el oferente deberá anexar los siguientes documentos:
Copia de cinco (5) certificaciones que acrediten experiencia con objetos contractuales similares a este proceso, Ver Anexo 4.
Copia o fotocopia de la Licencia de Funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada con fecha no superior a cinco (5) años.
Copia de la resolución vigente de la licencia para desarrollar actividad de telecomunicaciones, permiso del uso del espectro radioeléctrico y autorización de red privada, expedida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Esto cuando se preste el servicio requerido con el uso del espectro radioeléctrico (radios).
Constancia de vinculación a la red de apoyo de la policía metropolitana de Bogotá y/o las demás creadas a nivel nacional, expedida por la Policía Nacional para cada cuidad y/o municipio donde ejecutará el contrato que resulte del presente proceso.
Copia de la Licencia de Transito de al menos dos (2) vehículos destinados durante la vigencia del contrato para el uso en la ciudad de Bogotá al servicio de la presidencia de Nueva EPS con vehículo de gama alta. Ver anexo 13.
Copia de aprobación de uniformes y distintivos, descritos en la Licencia de funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada con fecha no superior a cinco (5) años.
Copia Autorización De Horas Extras, Expedida Por El Ministerio de Protección Social, vigente.
Copia de las credenciales vigentes.
Certificación suscrita por el Representante Legal donde se compromete a dotar de un sistema de seguridad para control de revistas de supervisión conectado a la alarma de las oficinas de Nueva EPS.
Suscripción Anexo No. 6 “Compromiso de cumplimiento de las condiciones del servicio”
Declaración juramentada suscrita por el Representante Legal donde manifieste que las tarifas ofrecidas se ajustan a lo señalado en la normatividad vigente de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Suscripción Anexo No 6 “Perfiles personal del servicio”.
Suscripción Anexo No 9 “Tiempos de Reacción y Supervisión para Oficinas de Nueva EPS.
Suscripción Anexo No 10 “Valores Agregados”.
Suscripción Anexo No 12 “Requerimientos Técnicos del Servicio”.
3.3.1 REQUISITOS TÉCNICOS ADICIONALES
El proponente deberá diligenciar el anexo 10 y por cada uno de ellos recibirá puntaje así:
DOCUMENTOS TECNICOS ADICIONALES
El oferente deberá anexar los siguientes documentos técnicos adicionales y por cada uno de ellos recibirá puntaje así:
DOCUMENTOS | PUNTAJE |
1. Certificado de Gestión de Calidad ISO 9001 | 05 |
2. Certificado OSHAS 18001 | 05 |
3. Cronograma de Programa de Capacitación de temas a tratar durante el año | 05 |
3.5 PROPUESTA ECONÓMICA
Quien desee participar de la invitación, debe cumplir los siguientes requisitos económicos para presentar propuesta, además de diligenciar el Anexo No 11 Propuesta Económica.
RECOMENDACIONES GENERALES.
El valor ofertado, incluye los costos por concepto de todas las actividades definidas en las condiciones de este proceso de selección, y en general todos los gastos que deba hacer el proponente seleccionado para la ejecución a cabalidad su contrato.
Todos los costos y/o gastos necesarios para la ejecución de las obligaciones objeto del contrato resultante de esta invitación, están a cargo del contratista y están incluidos en el valor de su oferta.
Serán de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar el precio de su propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.
El proponente presentará el valor de su oferta económica, en pesos colombianos sin anotar centavos, aproximando por exceso o por defecto al valor más cercano.
El valor de la oferta económica presentada, se mantendrá durante toda la ejecución del contrato resultante de esta invitación.
Los requerimientos establecidos en este numeral, constituyen el mínimo exigido, es necesario satisfacerlos en su totalidad, pero su cumplimiento no supedita para la selección obligatoria de la propuesta.
Incluir el valor neto, el valor del servicio con y sin IVA. En el evento en que el proponente no discrimine el Impuesto al Valor Agregado IVA, se entenderá para todos los efectos legales y contractuales que el mismo está comprendido en los precios ofrecidos.
En el evento en que se presente divergencia entre el valor expresado en números y en letras, valdrá la cantidad expresada en letras.
NUEVA EPS S.A. no reconocerá ningún reajuste de tarifas o precios durante la vigencia del contrato; por lo tanto, el proponente debe proyectar el valor de la oferta por el tiempo de ejecución del contrato respectivo.
El proponente deberá acreditar al momento de presentación de la propuesta si pertenece al Régimen Común o Simplificado, para lo cual deberá anexar copia del Registro Único Tributario (RUT). En caso de ser auto-retenedores, deberá indicarlo y anexar copia del documento que certifique tal condición.
El valor de total de la oferta económica no puede superar el valor del presupuesto asignado.
DOCUMENTOS ECONOMICOS:
La propuesta económica deberá ser presentada en el Anexo No.11 Propuesta Económica debidamente suscrito por el Representante de Legal, o quien tenga la facultad para ello.
CAPÍTULO IV
CRITERIOS DE EVALUACIÓN
4.1 CRITERIOS DE VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
El resultado de la verificación de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos será (n) de ADMISIÓN O INADMISIÓN.
4.1.1. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN JURÍDICA
Para la verificación jurídica se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en el presente documento; su incumplimiento acarreará la INADMISIÓN JURÍDICA de la propuesta.
A esta verificación no se le asignará ningún valor, su resultado será de ADMITIDO o INADMITIDO JURÍDICAMENTE
La verificación jurídica se realizará por proponente.
4.1.2. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN FINANCIERA
Para la verificación financiera se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos financieros establecidos en el presente documento; su incumplimiento acarreará la INADMISIÓN FINANCIERA de la propuesta.
A esta verificación no se le asignará ningún valor, su resultado será de ADMITIDO o INADMITIDO FINANCIERAMENTE.
4.1.3. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA
Para la verificación técnica de los requisitos mínimos se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos en el presente documento; su incumplimiento acarreará la INADMISIÓN TÉCNICA de la propuesta.
A esta verificación no se le asignará ningún valor, su resultado será de ADMITIDO o INADMITIDO TÉCNICAMENTE.
4.2 CRITERIOS DE VERIFICACIÓN ECONÓMICA
Para la verificación económica se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos económico mínimos establecidos en el presente documento; su incumplimiento acarreará la INADMISIÓN ECONOMICA de la propuesta.
A esta verificación no se le asignará ningún puntaje, su resultado será de ADMITIDO o INADMITIDO ECONÓMICAMENTE.
4.3 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
Solo las propuestas que hayan sido admitidas JURÍDICA, FINANCIERA, TÉCNICA y ECONÓMICAMENTE, se les asignará puntaje de acuerdo con los siguientes criterios:
4.5.1 CALIFICACIÓN TÉCNICA ADICIONAL.
La puntuación máxima de la propuesta Técnica, es de 500 puntos, así:
4.5.1.1. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (CALIFICACIÓN: Máximo 15 puntos)
El proponente deberá anexar documentos tales como:
DOCUMENTO | PUNTAJE |
Certificado de Gestión de Calidad ISO 9001 | 05 |
OSHAS 18001 | 05 |
Programa de Capacitación | 05 |
TOTAL | 15 |
4.5.1.2. SERVICIO DE MONITOREO (CALIFICACIÓN: Máximo 207 puntos).
Se asignará un puntaje de DOSCIENTOS SIETE (207) puntos, al oferente que mejore el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos ofrecidos en el servicio de monitoreo a nivel nacional requerido, es decir mayor cantidad de elementos, diligenciados en el Anexo 10 “Valores Agregados”.
5.1.3. SERVICIO DE REACCION Y SUPERVISION (CALIFICACIÓN: Máximo 278 puntos)
Se asignará un puntaje de DOSCIENTOS SETENTA Y OCHO 278 ) puntos, a la empresa que oferte el menor tiempo de reacción en supervisión por oficina y establezca el mayor número de visitas de supervisión (comprobable mediante el sistema de control de revista que deberán entregar para cada oficina), para lo cual deberá diligenciar Anexo 9 “Tiempos de Reacción y Supervisión para Oficinas de Nueva EPS”, para ello deberá cumplir con los siguientes paramentos descritos en la tabla de puntajes:
4.6. EVALUACIÓN PROPUESTA ECONÓMICA. (CALIFICACIÓN: Máximo 500 Puntos) Para la evaluación de este factor, el proponente dentro de su oferta deberá diligenciar el
Anexo No. 11 Propuesta Económica La cual debe diligenciarse basado en la información de los Anexos No. 5 Cobertura nacional oficinas régimen contributivo y Anexo No 5.1 Listado de servicios contratado régimen subsidiado el cual deberá contener los valores unitarios por servicio de seguridad física y de monitoreo de alarmas y cctv por cada oficina.
El mayor puntaje, equivalente a Quinientos (500) puntos, se asignará a la propuesta que cumpliendo todos los requisitos proponga un menor valor; y a los demás participantes se les otorgara puntaje proporcionalmente y en forma decreciente, a partir de la aplicación de la siguiente fórmula:
V1
PO = -------- X 500
V2
PO: Puntaje de la Oferta (500)
V1: Valor de la oferta más económica para el mantenimiento preventivo. V2: Valor de la oferta presentada por el proponente a evaluar.
500: Puntaje máximo para asignar.
La evaluación económica se realizará únicamente sobre las propuestas que han sido habilitados, es decir, aquellas que cumplieron todos los requisitos de verificación establecidos como requisitos mínimos.
Antes de efectuar la evaluación económica de los ofrecimientos habilitados, se verificará que los proponentes hayan presentado su propuesta económica de conformidad con lo solicitado por Nueva EPS.
NOTA: En el evento que sólo exista una propuesta hábil para ser evaluada económicamente, no se aplicará ninguna fórmula de evaluación, solo se verificará que los precios ofrecidos se ajusten a las condiciones xxx xxxxxxx y que la oferta económica cumpla con los requisitos exigidos en el Pliego de Condiciones correspondientes.
No se tomarán en cuenta valores adicionales a los exigidos en los cuadros de evaluación económica, ya que en los mismos se encuentran incorporadas las descripciones y cantidades determinadas por Nueva EPS S.A. para la ejecución del contrato, en concordancia con las especificaciones técnicas exigidas en el pliego de condiciones.
CAPÍTULO V
CONDICIONES CONTRACTUALES
5.1. MODALIDAD DE CONTRATO.
Los contratos a celebrar como resultado de esta invitación serán de Prestación de servicios y se regirá por el derecho privado, la autonomía de las partes y las disposiciones legales especiales vigentes sobre la materia.
Los proponentes seleccionados deberán suscribir los correspondientes contratos, dentro del plazo que para ello establezca Nueva EPS.
5.2 PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo del contrato resultante de este proceso de selección será de veinticuatro (24) meses..
EMPALME
Dentro de las condiciones de la invitación el proponente seleccionado deberá realizar el empalme con el proveedor saliente con un tiempo de 15 días, que le permita conocer el estado, ubicación puesta en marcha del servicio en cada una de las oficinas de Nueva EPS a nivel nacional.
5.3 VALOR
El valor del contrato será el de la propuesta seleccionada después de la negociación.
FORMA DE PAGO
Nueva EPS pagara al CONTRATISTA el valor del contrato, por mensualidades vencidas, según los servicios efectivamente prestados en ese mes, de acuerdo con los valores descritos en el Anexo No 11, pagaderos dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la factura o cuenta de cobro según aplique, siempre que cumpla con los requisitos de la DIAN y se encuentre acompañada del visto de cumplimiento por el supervisor.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los precios por los servicios aquí prestados serán variables durante toda la ejecución del contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO: NUEVA EPS hará descuentos sobre la facturación presentada por EL CONTRATISTA de acuerdo con los retrasos en los tiempos del Anexo No 11 Tiempos de reacción y supervisión, y al Anexo No. 15 Descuentos a la Facturación y en los porcentajes allí establecidos. PARÁGRAFO TERCERO: En caso de presentarse descuentos sobre la facturación, NUEVA EPS los realizará dentro del mes siguiente a aquel en que se generó el retraso por parte de EL CONTRATISTA.
5.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
El CONTRATISTA se obliga para con NUEVA EPS, en general a cumplir cabalmente con el objeto del presente contrato a la luz de las disposiciones vigentes, y en especial a:
Prestar del Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada y Monitoreo para los bienes muebles e inmuebles de la Entidad, los que se adquieran y los que ingresen para el funcionamiento de la misma, así como para las personas que accedan a los mismos.
El personal que prestará el servicio debe estar debidamente identificado y carnetizado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y Monitoreo, entrenado y capacitado, con aptitud psicológica, mental y condiciones físicas para el ejercicio de la función, de buen trato y atención, tanto con los funcionarios, contratistas y visitantes
Soportar los cursos periódicos incluir la periodicidad y los temas que llevan a cabo los guardas y personal de seguridad ante la SVSPM.
Coordinar, programar y realizar el control del personal de vigilancia que prestará el servicio, así como las visitas por parte de los supervisores motorizados a las sedes de la compañía.
Reubicar o cambiar el personal de acuerdo con la solicitud del supervisor del contrato o quien éste autorice.
Entregar los equipos, medios tecnológicos, radios de comunicación y celulares en perfecto estado de funcionamiento, en las cantidades y con las especificaciones técnicas mínimas requeridas para la prestación del servicio, Cada puesto de servicio deberá contar con un celular tipo Huawei Y5 Lite 2018 o superior a este que sea corporativo para su comunicación y 100 min de VOZ a todo operador, el cual es necesario que esté dotado xx xxxxxx igual o superior a 8 Megapíxeles de resolución, tanto para apoyo visual en los casos que así lo amerite, como para la administración del contrato en cada una de las sedes.
Entregar quince (15) radios de comunicación para asignar al grupo de brigadistas de Nueva EPS. Deberán estar registrados en una misma frecuencia de comunicación en un rango de alcance de señal mínimo de 500 Mts., a la redonda de cobertura, así como el mantenimiento y soporte técnico de ser requerido. En el caso que no funcionen correctamente se procederá al reemplazo de los mismos por parte del proveedor en un tiempo máximo de veinticuatro (24) Hrs a partir del reporte del daño o falla. Como referencia sugerida está el radio Motorola DTR-650 o los siguientes a este modelo. - los radios de comunicación del grupo de guardas de seguridad de la dirección nacional deberán ser radios Motorola DTR-620 o los siguientes a este modelo.
Disminuir o aumentar el personal de acuerdo a las necesidades de Nueva EPS y a la programación que efectúe el supervisor del contrato. Sin sobrepasar el Cuarenta
por ciento (40%) del total de servicios relacionados (Anexo 5 y 5.1). El valor de la facturación mensual corresponderá al número de servicios de seguridad prestados y verificados por el supervisor del contrato.
Presentar propuesta de uniformes para el personal que prestará el servicio de seguridad del cual Nueva EPS tendrá la libertad de elegir de acuerdo al servicio que se preste para cada una de las sedes a Nivel nacional.
Los sistemas de monitoreo de alarma deberán emplear una red propia sin afectar otros tipos de redes tales como: eléctricas, datos y voz, existentes en las sedes de Nueva EPS donde se prestara el servicio. El mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y elementos contratados propiedad del proveedor (Equipos de cómputo, teléfonos celulares, y/o avanteles, televisores etc) estará a cargo del Contratista.
Realizar todas las adecuaciones y los trabajos necesarios para las interconexiones instaladas en Nueva EPS a los Sistemas de monitoreo (instalación de sistema espejo de monitoreo en central de seguridad), las cuales deberán estar a cargo del contratista. Incluyen el soporte técnico en el caso que el sistema espejo no funcione perfectamente y sus reportes no puedan ser verificados por el supervisor del contrato.
Recibir, verificar y vigilar todos los bienes existentes en Nueva EPS, los que se adquieran, y los que ingresen para el funcionamiento de la misma, durante la ejecución del contrato.
Conservar los archivos, consignas, investigaciones, cuadernos de minuta y demás documentos que se produzcan durante el desarrollo, ejecución y liquidación del contrato. Mantener en archivo físico las órdenes de entrada y salida de personas, elementos y vehículos, la cual tendrá una duración para consulta por parte de Nueva EPS por un periodo de 2 años a partir de la terminación del contrato.
Proporcionar los bienes muebles necesarios para la instalación de nuevos equipos y medios tecnológicos requeridos, El cableado que sea instalado y empleado para cualquier adecuación o instalación debe ir en canaleta, tubería o coraza debidamente maquillado e identificado, según sea el caso. Esta decisión debe ser consultada y aprobada por el supervisor del contrato. Cumpliendo con normas RETIE de instalación y certificación.
Registrar en libros de pasta dura el cambio de turno, el control de ingreso y salida de personas y vehículos, además de elementos tales como computadores portátiles. La no realización de este proceso de registro y/o control será considerado como falta grave. En el caso que se extravíen, sean hurtados o se pierdan elementos y/o equipos tecnológicos deberán ser repuestos por parte de EL CONTRATISTA una vez se confirme la falta mencionada, el supervisor del contrato tendrá la autonomía de exigir la reposición de los elementos hurtados o extraviados.
Permitir al supervisor del contrato o a quien éste autorice el acceso a los documentos de vigilancia antes mencionados, sin ningún tipo de restricción o condición.
Xxxxxxx oportunamente dentro de las doce (12) horas siguientes el llamado de solicitud de asistencia que realice la supervisión de contrato o los técnicos operadores de turno del Centro de Seguridad y Control, en cuanto a fallas que presenten los equipos de alarmas y sistema de monitoreo instalados.
Trasladar y reubicar, cuando la Entidad lo requiera, los equipos y medios tecnológicos de seguridad y CCTV contratados previa cotización y autorización del servicio.
Responder por las pérdidas de los bienes existentes en Nueva EPS, los que se adquieran y los que ingresen para funcionamiento de la misma y que se encuentren sometidos a su vigilancia, El contratista se obliga a reponer en un término no mayor de ocho (8) días hábiles, posteriores a la fecha de realización del comité de vigilancia (conformado por mínimo 2 representantes por parte del proveedor acreditados para la toma de decisiones y por parte de Nueva EPS el supervisor del contrato y el Gerente administrativo y xx Xxxxxxx Humano), en el que se determinara la responsabilidad del contratista, los bienes y elementos que sean sustraídos bajo su vigilancia, éstos deben ser de las mismas o mejores características y condiciones de las que se encontraban en el momento de la pérdida. Nueva EPS podrá reservarse el derecho de hacer reclamación ante las compañías de seguros, conforme a sus pólizas, pero en todo caso, el contratista del servicio de vigilancia cancelará toda suma de dinero que no quede cubierta con la reclamación, al igual que los descuentos, IVA, y deducibles que se causen.
Responder cuando se produzca un daño físico en las sedes de LA COMPAÑIA con ocasión de la prestación del servicio.
Responder cuando se produzca un daño en los equipos o medios tecnológicos con los que el CONTRATISTA presta el servicio y con ese daño ocasiona daño colateral a la infraestructura eléctrica, ocasionando o no daños a la red de datos y a los datos, generando una limitación a la prestación del servicio administrativo o misional de LA COMPAÑÍA
Responder cuando se produzca un daño o perjuicio por el uso indebido de los elementos de comunicación, seguridad electrónica y otros.
Responder cuando se produzcan daños o perjuicios ocasionados por delincuencia común, a los bienes muebles al servicio de Nueva EPS.
Entregar dos (2) equipos nuevos de telefonía móvil Smartphone, de características técnicas iguales o superiores a IPhone X de 256 GB, suscritos con operadores nacionales, en planes iguales o superiores, de la siguiente manera.
Equipo 1. Conectividad móvil para manejo de información, consulta de correos, Internet y administración de cámaras desde el dispositivo, plan mensual de datos de 30 GB y
plan ilimitado de voz a cualquier operador, incluye mensajes de Texto a Móviles ilimitado, acceso ilimitado a Whatsapp y correo electrónico.
Equipo 2. Conectividad móvil para manejo de información, consulta de correos, Internet y administración de cámaras desde el dispositivo, plan mensual de datos de 20 GB y plan ilimitado de voz a cualquier operador, incluye mensajes de Texto a Móviles ilimitado, acceso ilimitado a Whatsapp y correo electrónico.
Equipo 3. Huawei Y5 Lite 2018 o superior a este que sea corporativo para su comunicación, 100 min de VOZ a todo operador, el cual es necesario que esté dotado xx xxxxxx igual o superior a 8 Megapíxeles
Entregar un (1) modem inalámbrico con plan mensual de datos con una capacidad mínima de 20 GB.
El CONTRATISTA debe garantizar la prestación del servicio de telefonía móvil ininterrumpidamente. En el caso de daño o que queden fuera de servicio, se repondrán en un tiempo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas hábiles a partir del momento en que se reporte la novedad. Cualquier daño técnico o perdida de los equipos queda cubierto bajo el presente contrato.
Cumplir con los lineamientos que en materia de gestión ambiental dicten los entes competentes. Estos serán verificados por el supervisor del contrato.
Asegurar el correcto funcionamiento de los equipos de comunicación medios tecnológicos y demás elementos que suministre EL CONTRATISTA para la prestación de los servicios, conforme a las normas legales que rigen la materia.
Anexar a la factura mensual de prestación de servicios certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal (según el caso) mediante la cual se acredite el pago de los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF, y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
Proporcionar los reemplazos para el caso de descansos, hora de almuerzo y los que tuvieren que hacerse, una vez tenga conocimiento de la ausencia con un tiempo de respuesta inmediato, disponiendo del personal necesario para hacer los relevos.
Presentar trimestralmente reportes de indicadores de gestión del contrato, (reporte de visitas de supervisión por oficina y del coordinador del contrato en dirección nacional, reporte xx Xxxxxxxxx presentadas con usuarios, reportes de fallos de los sistemas de alarmas por oficina generado por el sistema, reporte xx xxxxxxxxx por oficina con el personal de seguridad).
Contar con visitas de supervisión a cada una de las oficinas y sedes administrativas como mínimo dos (2) al día, en caso de no realizarlo estará sujeto a penalidad por incumplimiento según cuadro de descuentos a facturación que serán aplicados de forma conjunta cuando se presenten este tipo de eventos. Este registro deberá llevarse tanto en la minuta como en sistema suministrado por el proveedor de
seguridad para control de revistas de supervisión, el cual deberá estar conectado a la alarma de la oficina para comprobar y generar reportes de visitas de seguridad.
Garantizar la reacción que surja producto de una activación de alarma, esta deberá ser atendida con personal idóneo y capacitado en primer estancia, de presentarse un evento de seguridad en cualquier oficina de Nueva EPS que genere señal de alarma en el sistema, producto de obturación de botón xx xxxxxx en horario de oficina o activación de cualquier otro elemento de la alarma en horario nocturno y fines de semana, deberá ser atendida en los tiempos según el Anexo No. 9 “Tiempos de Reacción y Supervisión para Oficinal de Nueva EPS.
Realizar el pago de los salarios del personal que prestará el servicio en la entidad, a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días siguientes al mes en que éstos prestaron el servicio.
Dotar e instalar en cada una de las oficinas de Nueva EPS Régimen Contributivo y OAA Subsidiado dos (2) cámaras mini domo IP mínimo 1.3 3 MP con puerto XxX, visión día noche junto con grabador local mínimo de 2 terabyte para acceso remoto desde la central de video de Nueva EPS ubicada en la Dirección Nacional, e igualmente se deberá proveer y dotar como parte integral del contrato, 6 monitores industriales de 42” LCD TRANSFLECTIVO DE 42" 1920 X 1080 para su administración en Dirección Nacional. Nueva EPS se hará cargo de suministrar los puntos de red para alimentación en el caso de las Cámaras con dirección IP Fija en red de Nueva EPS
Dotar a manera de servicio con un vehículo blindado de gama alta, tipo WAGON, clase CAMPERO, capacidad 7 PASAJEROS, modelo igual o superior a 2017, full equipo. El cual estará al servicio de la Presidencia de la compañía. En disponibilidad de veinticuatro (24) hrs, los siete (7) días de la semana, sin restricción vehicular que aplique para la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato. En ningún caso podrá coincidir con la placa del vehículo de la compañía. (terminada en número par, cero (0). El Vehículo deberá mantenerse en perfectas condiciones tecnicomecánicas y de aseo general interior y exterior, este servicio está incluido en el contrato de servicio de seguridad y no genera cobros adicionales de ninguna clase. En caso de reparación o mantenimiento debe ser sustituido por uno de iguales o superiores características durante el proceso. Informando al supervisor con un mínimo de tres (3) días para coordinar el proceso de sustitución temporal.
Xxxxxxx acompañamiento, suministro de vehículo y conductor para las ciudades en que nuestro representante legal viaje a Oficinas de Nueva EPS a nivel nacional, sin que este genere costos adicionales al contrato. Mantener en funcionamiento adecuado los sistemas de alarma y cctv en las oficinas de NUEVS EPS.
Realizar el mantenimiento preventivo los sistemas de alarma y cctv en las oficinas de NUEVS EPS.
Trasladar los sistemas de alarma y cctv de las oficinas de NUEVA EPS a los lugares que indique el supervisor del contrato.
Mantener las condiciones originales de los recintos donde realizan las actividades de mantenimiento, garantizando el aseo de las oficinas, puestos de trabajo y la no acumulación de escombros.
Realizar el número de mantenimiento acordados para el presente contrato cronograma revisado y aprobado por el supervisor del contrato.
Instalar repuestos nuevos, de igual o superior calidad que los originales.
Emplear en la ejecución del objeto del presente contrato, personal técnicamente calificado y entrenado con disponibilidad permanente en la cantidad de tiempo y perfiles requeridos.
Designar una persona que brinde soporte durante toda la ejecución del contrato, las 24 horas del día de los 365 días del año.
Entregar para aprobación del supervisor el cronograma con el plan de trabajo de los mantenimientos preventivos dentro de los treinta (30) días siguientes a la suscripción del contrato.
Informar al supervisor del contrato, los cambios de programación del cronograma con una antelación no inferior a 2 días de antelación.
Cumplir con los tiempos establecidos en el cronograma de actividades aprobado por el supervisor.
Informar al supervisor del contrato (cotizar) cada vez que se requiera cambiar un equipo por vida útil.
Atender todas las solicitudes de mantenimiento correctivo, asignación de claves extracción de videos que se presenten en cada una de las oficinas de NUEVA EPS en los tiempos acordados.
Entregar un informe mensual con la relación de los mantenimientos realizados al supervisor del contrato.
Asumir todos los gastos del traslado de personal viáticos etc durante los mantenimientos que se programen a los equipos.
Realizar la facturación en los tiempos acordados con el supervisor.
Entregar en perfecto funcionamiento los equipos alarma y cctv con las pruebas de conectividad suficientes una vez finalice el traslado.
Realizar antes de la iniciación de la ejecución del contrato, durante 15 días de empalme con el contratista actual.
Xxxxxxx oportunamente el reemplazo de personal de acuerdo a la solicitud que haga el supervisor del contrato.
Todas las demás incluidas en el Anexo No 12 Requerimientos técnicos mínimos del servicio.
PREVENCIÓN XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO: 1) Garantizar que los recursos que incorpora para el desarrollo
del objeto del presente contrato procedan de actividades completamente lícitas.
2) Realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas, particularmente xx xxxxxx de activos o financiación del terrorismo. 3) Entregar a NUEVA EPS, la información veraz y verificable que ésta le exija para el cumplimiento de la normatividad relacionada con prevención xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo, diligenciando el Formulario Único de Conocimiento SARLAFT establecido para tal efecto. 4) Actualizar y entregar anualmente el Formulario Único de Conocimiento SARLAFT junto con los demás soportes que le fueron exigidos para la celebración del presente contrato. 5)
Aportar a través del Supervisor del Contrato, como requisito para cada giro, la certificación de los pagos de aportes al Sistema de Seguridad Social y de parafiscales por sus empleados, si los tuviere, emitida por el Representante Legal y/o el Revisor Fiscal (si aplica), del mes inmediatamente anterior.
Mantener vigentes las pólizas de garantía pactadas en el presente Contrato.
Realizar todas las acciones pertinentes para cumplir con los lineamientos normativos de la seguridad y privacidad de la información y acordes con la “Política de Seguridad y Privacidad de la información” de NUEVA EPS.
Cumplir con las demás obligaciones que se deriven de la ley o reglamento o tengan relación con la naturaleza del contrato.
5.6. GARANTÍAS.
El PROPONENTE que resulte seleccionado deberá constituir garantía que ampare los siguientes riesgos:
PÓLIZA ÚNICA DE SEGURO DE CUMPLIMIENTO
Cuya asegurada y beneficiaria sea NUEVA EPS S.A., que ampare los siguientes riesgos:
DE CUMPLIMIENTO: por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (04) meses más.
DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES:
por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, por una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (03) años más.
DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: a favor de terceros afectados, por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato por una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y seis (06) meses más.
En los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución y/o adicione el valor del contrato, el proponente se compromete a mantener vigentes las garantías constituidas y a ampliarlas por el plazo o valor adicionado.
5.7 SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO.-
En caso de incumplimiento parcial o total reiterativo de alguna o algunas de las obligaciones del presente contrato, EL CONTRATISTA pagará a NUEVA EPS, multas diarias y sucesivas hasta del uno por ciento, (1%) del valor anual estimado del contrato, sin que la sumatoria de las multas supere el diez por ciento (10%) del valor total del contrato; para lo cual se adelantará el siguiente procedimiento: (i) NUEVA EPS a través del Supervisor requerirá por escrito a EL CONTRATISTA precisándole el no cumplimiento oportuno de una o varias de las obligaciones pactadas, exigiéndole en plazos ciertos y perentorios que cumpla con ellas, e, informándole las consecuencias de no atender este requerimiento. (ii) Si EL CONTRATISTA persiste en el incumplimiento o no cumple dentro del plazo pactado, NUEVA EPS a través del Supervisor requerirá por segunda vez a EL CONTRATISTA por escrito, con plazos perentorios y ciertos, e, informándole las consecuencias de no atender este requerimiento; se remitirá copia de dicho requerimiento a la compañía aseguradora que expidió las pólizas. (iii) Si persiste el incumplimiento, el Supervisor emitirá un concepto técnico donde precisará la(s) obligaciones incumplidas, el valor de ejecución al que corresponde tal incumplimiento, y, los daños y perjuicios que el incumplimiento genera o puede generar y las demás pruebas documentales pertinentes al caso; con copia a la compañía aseguradora. (iv) A través de comunicación escrita enviada, NUEVA EPS informará a EL CONTRATISTA la imposición de la multa, indicándole de manera clara y precisa los motivos de la misma, el valor y el plazo para cancelarlo. (v) Si vencido el plazo para el pago, EL CONTRATISTA no cancela la multa impuesta NUEVA EPS podrá descontarlo de las sumas que por cualquier concepto le adeude.
PENAL PECUNIARIA: EL CONTRATISTA se obliga a pagar a NUEVA EPS una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del Contrato, por los perjuicios ocasionados por el incumplimiento total o parcial de las obligaciones del mismo que afecten de manera grave su ejecución, a título de sanción, sin necesidad de requerimiento o constitución en xxxx, derechos a los que renuncia EL CONTRATISTA, todo lo anterior, sin perjuicio de que se pueda hacer exigible la indemnización de perjuicios. Para lo cual, el Supervisor emitirá un concepto donde precisará el incumplimiento total o parcial del contrato, el cual será remitido a la Secretaría General y Jurídica junto con las pruebas y antecedentes para los trámites pertinentes; NUEVA EPS a través de comunicación informará a EL CONTRATISTA que se hará efectiva la cláusula penal, indicándole los motivos de la misma el valor y el plazo para cancelarlo. Si vencido el plazo para el pago, EL CONTRATISTA no cancela el valor correspondiente a la cláusula penal, NUEVA EPS lo descontará de las sumas que por cualquier concepto le adeude.
5.7. INDEMNIDAD.- EL CONTRATISTA mantendrá indemne a NUEVA EPS de cualquier acción, reclamación, demanda, requerimiento, procedimiento, bien sea judicial o administrativo, civil, comercial, tributario, penal, laboral o de cualquier otra índole, que surja por parte de terceras personas directa o indirectamente, o en relación con la ejecución del presente contrato, y que tenga relación directa con actos, omisiones o aseveraciones imputables al CONTRATISTA. Así mismo, EL CONTRATISTA indemnizará, defenderá y mantendrá indemne a NUEVA EPS por todo perjuicio, costo, pérdidas, gastos o pasivos de cualquier naturaleza (incluyendo pero sin limitarse a honorarios legales de abogados y costas judiciales), en que incurriere NUEVA EPS, con ocasión de actos, omisiones o aseveraciones imputables al CONTRATISTA.
5.8 CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO:
Son causales de terminación del presente Contrato las siguientes:
El vencimiento del plazo de ejecución y/o el cumplimiento del objeto contractual.
El incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de EL CONTRATISTA.
Por mutuo acuerdo de las partes por escrito.
Por fuerza mayor o caso fortuito demostrado.
Por decisión anticipada y unilateral por parte de NUEVA EPS mediante comunicación escrita con una antelación no inferior a diez (10) días a la fecha en que se desee darlo por terminado, sin tener que indicar el motivo de la terminación. Dicha causal no generará indemnización alguna a favor de EL CONTRATISTA.
Por la aplicación de multas que superen el diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato, si así lo decide NUEVA EPS.
Unilateralmente por NUEVA EPS, cuando EL CONTRATISTA omita el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con las políticas de PREVENCIÓN XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
Por no haberse constituido las pólizas en los términos y condiciones pactadas en la Cláusula de Garantías. NUEVA EPS queda expresamente autorizada, para dar por terminado el presente Contrato por decisión unilateral, si como consecuencia de una investigación administrativa interna, judicial o adelantada por un ente de vigilancia y control, resultare implicado EL CONTRATISTA en actos que afecten la Transparencia, la Buena Fe y/o Lealtad Contractual o la Confianza Legítima de las partes.
5.9. CONFLICTOS DE INTERÉS.- De conformidad con lo establecido en el capítulo IX GRUPOS DE INTERÉS Y CONFLICTOS DE INTERÉS del Código de Buen Gobierno y Ética de NUEVA EPS S.A., Se entiende por conflicto de intereses aquella situación en virtud de la cual, un colaborador de la NUEVA EPS S.A. que deba tomar una decisión o realizar u omitir una acción en razón de sus funciones, tenga que escoger entre el beneficio de la Empresa y su interés particular, el de su familia o de terceros, de forma tal que escogiendo uno de estos tres últimos se genere un indebido beneficio
patrimonial o extra patrimonial, para sí, para su familia o para un tercero que de otra forma no recibiría, desconociendo así un deber legal, contractual, estatutario o ético.
PARÁGRAFO: En todo caso para la presente contratación se aplicarán las disposiciones contenidas en materia de conflictos de interés contenidas en el Código de Buen Gobierno y Ética, cuyo extracto forma parte integral de la invitación y del contrato respectivo, según corresponda
ANEXOS
1. Anexo No. 01 Carta de presentación de la propuesta.
2. Anexo No. 02 Extracto del Código de Buen Gobierno y Ética.
3. Anexo No. 03 Formulario único de Conocimiento SARLAFT.
4. Anexo No. 04 Certificación de experiencia debidamente diligenciada.
5. Anexo No. 05 Cobertura nacional oficinas de régimen contributivo. Anexo No. 05.1 Listado de servicios contratado régimen subsidiado..
6. Anexo No. 06 Perfiles Personal del Servicio.
7. Anexo No. 07 Características Sistema de Control de Alarmas de Nueva EPS.
8. Anexo No. 08 Compromiso de cumplimiento de las condiciones del Servicio.
9. Anexo No. 09 Tiempos de Reacción y Supervisión para Oficinal de Nueva EPS.
10. Anexo No. 10 Valores Agregados.
11. Anexo No. 11 Propuesta Xxxxxxxxx.
00. Xxxxx Xx. 00 Requerimientos técnicos del servicio.
13. Anexo No. 13 Tiempos de Respuesta
14. Anexo No. 14 Descuentos a la Facturación