CONTRATO DE PARTICIPACIÓN EN ECOEXPO
DILIGENCIAR, IMPRIMIR, FIRMAR Y ENVIAR
ESCANEADO A xxxxxxx@xxx.xxx.xx
CONTRATO No. FACTURA No.
CONTRATO DE PARTICIPACIÓN EN ECOEXPO
Solicitamos nuestra inscripción a ecoexpo 2019, que se realizará del 3 al 5 de octubre en Medellín – Colombia, comprometiéndonos a aceptar en su totalidad el Contrato y Reglamento de participación, así como las demás disposiciones que acuerde el Comité Organizador de ecoexpo y que oportunamente se informen por escrito.
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA PARTICIPANTE E (Para la facturación) | ||||||||
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: | NIT: | |||||||
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: | IDENTIFICACIÓN: | |||||||
DIRECCIÓN: | CIUDAD: | PAÍS: | ||||||
TELÉFONO 1: | TELÉFONO 2: | E-MAIL: | ||||||
PERSONA CONTRATANTE DE LA EMPRESA: | CARGO: | |||||||
EMAIL: | TELÉFONO: | CELULAR: | ||||||
INFORMACIÓN DEL EXPOSITOR Y CONTACTO (Para el nombre en la cenefa del stand e información en lista y plano de Expositores) | ||||||||
NOMBRE EMPRESA EXPOSITORA: | ||||||||
NOMBRE DEL REPRESENTANTE COMERCIAL | DIRECCIÓN: | |||||||
TELÉFONO 1: | TELÉFONO 2: | CIUDAD: | PAÍS: | |||||
E-MAIL: | WEB-SITE: | |||||||
¿REQUIERE CENEFA EN SU STAND? SI | NO | |||||||
¿REQUIERE MOBILIARIO DE DOTACIÓN BÁSICO (mesa y dos sillas)? SI | NO | |||||||
PARA LA EXHIBICIÓN DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS, TOMAREMOS LAS SIGUIENTES ÁREAS DE EXPOSICIÓN | ||||||||
PABELLÓN y/o ÁREA | STAND (S) NUMERO (S) | ÁREA TOTAL (m2) | VALOR TOTAL | |||||
PATROCINIO / AUSPICIO / ALIANZA: VALOR TOTAL (incluido IVA 19 %) | ||||||||
ÁREA DE ACTIVIDAD (marque con una X solo la actividad principal con la que quiere identificar su empresa/producto) | ||||||||
¿Qué OFRECE SU EMPRESA? ECO PRODUCTO ECO SERVICIO | ||||||||
ENERGÍA | MANUFACTURA | USO PERSONAL | OTROS | |||||
RESIDUOS | HOGAR | ENTIDAD PÚBLICA | Especificar otros: | |||||
AGROINDUSTRIA | TRANSPORTE | TURISMO SOSTENIBLE | ||||||
CONSTRUCCIÓN | EDUCACIÓN | SERVICIOS | ||||||
ECO PRODUCTOS Y/O ECO SERVICIOS DE LA EMPRESA, CUYA DESCRIPCIÓN SE INCLUIRÁ EN EL LISTADO DE EXPOSITORES Y FICHAS
TÉCNICAS DE IMPACTO AMBIENTAL (Detallar en forma concisa en un texto de no más de 200 caracteres, incluido espacios. Es importante tener indicadores de su aporte en el ciclo de vida del producto o servicio al medio ambiente). Elaborarlo como anexo a este contrato.
IMPORTANTE: Para que su empresa sea incluida en el Listado y plano de Expositores, esta información debe ser enviada antes del 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000 xx Xxxxxx de Ciencia y Tecnología de Antioquia - CTA (Cra. 46 # 56 – 11 piso 15) o al mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xx FORMA de PAGO: Consignar en pesos colombianos en la cuenta de ahorros de Bancolombia del CTA No. 000-000000-00. Es indispensable adjuntar al presente contrato, copia de la consignación o transferencia efectuada, debidamente validada por la entidad bancaria y enviarla al e-mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xx ES IMPRESCINDIBLE ADJUNTAR COPIA DE LA CONSIGNACIÓN O TRANSACCIÓN, DE LO CONTRARIO NO SE CONSIDERARÁ PAGADO EL STAND.
El presente contrato se firma por las partes, el _ de de 2019.
GERENTE O REPRESENTANTE LEGAL REPRESENTANTE
Empresa Participante CTA
REGLAMENTO DE PARTICIPACIÓN
Ecoexpo se rige por el presente “Reglamento de Participación”, que hace parte integral del Contrato suscrito entre el Expositor, patrocinador, auspiciador y/o aliado y el organizador CTA – Centro de Ciencia y Tecnología de Antioquia.
1. ORGANIZACIÓN: el CTA es la institución que planea, gestiona y realiza ecoexpo.
2. LUGAR Y FECHA: La ecoexpo se realizará en Medellín - Colombia, Plaza Mayor Exposiciones, Pabellón Verde del 3 al 5 de octubre de 2019.
3. PARTICIPANTES: Participarán de acuerdo con los componentes: Muestra Comercial: empresas, comerciantes, inversionistas, desarrolladores de productos, investigadores que promueven eco productos y eco servicios en energía, minería, agroindustria, construcción, manufactura, hogar, transporte, educación, sector público, turismo sostenible y asesorías, entre otros. Evento Académico: está dirigido a personal que diseña, produce, administra, gestiona y comercializa eco productos y eco servicios en pequeñas, medianas y grandes empresas, así como a profesionales de áreas afines interesados en estas temáticas.
4. CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN: 1) Todo interés en participar se formaliza únicamente con el Contrato de Participación, al reverso. 2) Se confirma y cataloga al participante mediante la aceptación y firma de dicho contrato por el Representante Legal del CTA, entidad que se reserva el derecho de aceptar o rechazar el Contrato de Participación, incluso después de su aprobación por el incumplimiento de las condiciones pactadas y no está obligado a justificar su decisión. 3) El Contrato de Participación no es posible transferirlo total o parcialmente. 4) Los participantes respetarán y acatarán las normas éticas del sector, la legislación colombiana, las disposiciones legales y lo dispuesto en este Reglamento de Participación.
5. PROCESO DE RESERVA Y CONFIRMACIÓN DE ESTA: La solicitud del espacio a utilizar durante la feria se realizará por escrito mediante la firma y envío del Contrato de Participación y se confirmará con el pago correspondiente. Si en el término de 15 días hábiles, a partir del envío de la factura, no se ha recibido constancia del pago respectivo, el Contrato de Participación quedará sin efecto y el espacio (stand) se considerará libre y el CTA estará en la libertad de reasignarlo.
6. TARIFAS: Las tarifas de los stands y patrocinios son los que aparecen en el folleto promocional y en el sitio web.
7. OBLIGACIONES: 1) Con la firma del Contrato, el participante se compromete a dar cumplimiento a todas las disposiciones del presente Reglamento de Participación y todas las que imparta el Comité Organizador. 2) El Contrato de Participación compromete al expositor a ocupar únicamente el sitio asignado. 3) No podrá entregar, distribuir material promocional en áreas diferentes al espacio que le ha sido asignado, respetando siempre las áreas de circulación. 4) El expositor respetará tanto el área asignada en metros cuadrados como la altura de uso, siendo máximo 2,40 metros. 5) El expositor se compromete a mantener su espacio debidamente presentado, con personal capacitado y responsable que atienda al público en forma idónea desde la apertura del pabellón hasta el desalojo total de público, durante todos los días de la Feria. 6) Si el expositor luego de la firma del contrato de participación y haber realizado el pago de su participación, decide retirarse y cancelar su participación, deberá notificarlo por escrito. Si lo hace antes del 31 de
julio del 2019 se le devolverá el 70% del valor pagado. Si la cancelación se hace luego del 1° xx xxxxxx y antes del 31 xx xxxxxx, se devolverá el 50% del valor pagado. Con posterioridad a esta fecha no se reconocerá ninguna devolución. 7) Si en caso de fuerza mayor o caso fortuito, los organizadores se vieren obligados a suspender ECOEXPO antes del inicio de esta, se reembolsará a los expositores un 40% del valor pagado, reservándose un 60% por concepto de gastos causados. Si después de iniciado el evento, a causa de fuerza mayor o caso fortuito, la organización se viere obligada a suspenderlo, los expositores, en ninguna circunstancia, tendrán derecho a percibir suma alguna a título de indemnización o devolución.
8. STANDS: 1) El valor del stand de 9 ó 12 m2 incluye, su área de exposición, paneles divisorios, marcación en cenefa, una toma eléctrica a 110v, un escritorio con tres sillas. 2) Para el montaje y desmontaje de los stands debe cumplirse con todas las normas técnicas que exige Plaza Mayor. Para más información consultar el link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xx dicaciones_de_montaje_y_desmontaje.pdf xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxx/xx glamento_de_eventos.pdf 3) No se permite decoración que deteriore (clavar, pintar, perforar, manchar, dañar) panelería, pisos, perfiles, paredes, techos o mobiliario entregado como dotación. En caso de deterioro, daño o mala utilización de cualquiera de estos elementos, el expositor debe pagar a la organización el valor que esta le fije. 4) El expositor será el único responsable por el diseño, montaje y desmontaje, seguridad y estabilidad de su stand, de acuerdo con las Normas Técnicas determinadas por Plaza Mayor Medellín y por el comité organizador, por lo tanto, el CTA no tendrá ninguna responsabilidad en caso de presentarse algún inconveniente. 5) El expositor deberá verificar las características y capacidad de conexión del internet requerido, para evitar la saturación en el ancho de la banda por la cantidad de equipos conectados, que conlleve a un mal funcionamiento. 6) La marcación del stand en la cenefa será con el nombre que la empresa expositora determine en el Contrato de Participación. El mismo nombre aparecerá en los directorios de expositores ya sean impresos y/o con planimetría de señalética. La numeración será la correspondiente a la distribución del plano y no se permitirá más de un nombre en la cenefa. Cualquier cambio en el nombre deberá ser aprobado por la organización y el sobre costo del mismo será asumido por el expositor. 7) El stand no podrá ser desmontado antes de la finalización de la feria. 8) En ningún momento existirá relación laborar entre el CTA y el personal que el expositor contrate.
9. PAZ Y SALVO: 1) Para autorizar el ingreso el día del montaje, se exigirá para la entrega del área de exposición acordada el Paz y Salvo, documento entregado por el CTA una vez efectuado el pago. 2) Este mismo Paz y Salvo, será firmado y sellado por la coordinación logística al momento del desmontaje al hacer la entrega por parte de la empresa a la organización de sus áreas y elementos (Pisos, panelería, mobiliario en buen estado).
10. COMPROMISO DE LOS EXPOSITORES: El cierre del stand se presentará a raíz de: 1) Ceder o subarrendar el área asignada total o parcialmente. 2) Hacer uso de sonidos o ruidos altos que molesten a los visitantes y/o demás expositores. 3) La presentación de grupos musicales, celebración de eventos sociales al interior del stand o áreas de circulación. 4) Distribuir elementos de
promoción o publicidad fuera de su stand. 5) En general cualquier actividad inadecuada, contraria a sanas costumbres, a prácticas comerciales, a la moral y a la ética.
11. ESCARAPELAS: 1) El expositor tendrá derecho a cuatro (4) escarapelas por stand de 9 m2 y seis (6) escarapelas por stand de 12 m2. 2) El expositor enviará con anticipación a la organización la lista de nombres y documentos de identidad de las personas que requieren las escarapelas.
3) Las escarapelas son personales e intransferibles y la reimpresión de la misma por pérdida o deterioro genera un costo de $10.000.
12. ADUANA: Todo material, muestras o maquinaria para la exhibición que llegue del extranjero deberá ingresar con los documentos que lo amparan ante la aduana.
13. VIGILANCIA: 1) La Feria cuenta con el servicio de vigilancia general. 2) El stand debe permanecer siempre atendido por el expositor y este es el responsable de su propia seguridad. Ni la organización, ni Plaza Mayor se hacen responsables por robos o pérdidas que ocurran porque los expositores han dejado su espacio solo o lo han descuidado durante las horas de atención a los visitantes, así como en las horas de montaje y desmontaje de los stands.
14. SEGURO: Es decisión del expositor si toma y con quien, la póliza que asegure la mercancía, los elementos de decoración como la seguridad y estabilidad del montaje del stand. La organización queda exenta de toda responsabilidad por pérdida, robo o daños causados por los expositores en el pabellón, en el stand o a terceros y/o lesiones o muerte a personas causados por hechos accidentales, súbitos, repentinos e imprevistos, imputables a él, ocurridos durante la Feria. El expositor será el único responsable de los daños que sufran sus contratistas o subcontratistas, trabajando directa o indirectamente a nombre de éste o los daños causados por sus dependientes o por cualquier bien material que usen bajo su responsabilidad, así como los causados por su maquinaria o equipos.
15. INFORMACIÓN DE EXPOSITORES: 1) La Feria elabora plegables, listados y planimetría para informar y ubicar a asistentes sobre empresas expositoras, esta información se extrae del Contrato de Participación, por ello si hay algún cambio fuera de las fechas de impresión de estos elementos, y no es informado, la organización no se hace responsable de éste.
16. FECHAS Y HORARIOS: El expositor se responsabiliza por el cumplimiento en los siguientes horarios. 1) Montaje: 1 y 2 de octubre, de 8:00 am a 8:00 pm. 2) Evento: 3, 4 y 5 de octubre de 9:00 am a 8:00 pm. 3) Desmontaje: 6 de octubre de 8:00 am a 4:00 pm. 4) La organización no se hace responsable por pérdidas o robos que se deriven del incumplimiento de estos horarios por parte del expositor.
17. REGLAMENTO: Todas las normas contenidas en el Manual de Expositor y el Reglamento General de Plaza Mayor que podrá consultar en xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx, quedan incorporadas al presente Reglamento de Participación de ecoexpo. Cualquier disposición o norma emanada de autoridad competente que modifique o adicione al presente Reglamente de Participación para toda clase de efectos, queda incorporada a éste y será de obligatorio cumplimiento por todos los expositores. Este contrato tendrá como término de duración desde el momento de compra del espacio, hasta el momento del cierre definitivo de ecoexpo.