Contract
Presentación de Informes de Contratistas Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión | |
Informe final de Actividades | |
Contrato No. 013 del año 2018 | |
Objeto del Contrato: Prestar servicios profesionales en la Dirección de Desarrollo Organizacional de Función Pública para apoyar la implementación, seguimiento, monitoreo y evaluación de la tercera fase de la Estrategia de Gestión Territorial. | |
Periodo reportado: Del 09 de enero al 08 de julio de 2018. | |
Obligaciones del Contrato | Actividades realizadas por el Contratistas |
Obligaciones específicas | |
Obligación 1) Apoyar la articulación de las acciones que desarrolle el Sector Función Pública en la Estrategia de Gestión Territorial, de acuerdo con la fase prevista para la vigencia 2018. | Se apoyó la incorporación de los recursos del Convenio Interadministrativo No.001 celebrado entre la Función Pública y la Escuela Superior de Administraticón Pública - ESAP por valor de $4,000,000,000 en el proyecto: "Desarrollo y fortalecimiento de Capacidades de las entidades territoriales de la circunscripción nacional", para financi ar la Estrategia de Gestión Territorial, en los temas de competencia del sector. Enero 17: contacto telefónico con el Coordinador del Pr oyecto "Gobernanza para la paz" de la ESAP (proyecto del Sector del tablero de control de Presidencia de la República), con el fin de buscar articula ción con el Director de Desarrollo Organizacional y conocer unos nuevos municipios que asesoró el proyecto, más allá de los 224 de 2016 y 201 7. Se proyectó la carta Modelo de invitación a la ESAP por parte del Director DDO, a las asesorías grupales y durante la ejecución del contrato, se gestionaron las cartas de invitación. Se insistió en la reunión entre el Director de Desarrollo Organizacional y el Subdirector de Proyecci ón Institucional, hasta que el 24 xx xxxxx por instrucción del Director DDO, se realizó reunión en la ESAP, con la Asesora de la Subdirección de Proyección Institucional Xxxxx Xxxxxxx y dos integrantes del equipo del proyecto Gobernanza para la paz, donde se les explicó la lectura d e los resultados del Índice de desempeño Institucional - IDI e inquietudes. En mayo 21 se realizó la reunión con la Subdirección de Proyección Institucional de la ESAP y la Dirección DDO. Se trató el interés de complementarse como sector y cómo hacer fortalecimiento de capacidades para que la ESAP replique el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG en territorio. La ESAP explicó el proyecto Gober nanza para la paz en 400 municipios, el kit de herramientas y las áreas temáticas desarrolladas. Se acordó que Función Pública haría la transferencia de metodología al proyecto de la ESAP, a través de talleres MIPG, uno por cada Región y así se realizron entre el 00 xx xxxx x xx 0 xx xxxxx. Se le facilitó al Proyecto de la ESAP la relación de implementadores con sus contactos para que les consulten algunas inquietudes y también, el listado de alcaldías donde Función Pública viene realizando la implementación entre los 400. Se acompañó el taller realizado en la REgión Eje Cafetero, en Medellín y se remitieron a la ESAP los registros de asistencia y fotográficos. Se propició reunión para que la Dirección de Gestión y Desempeño Institucional diera a conocer al Proyecto Gobernanza para la paz, la importancia de no trabajar con una guía propia, sino que acogiera el Manual Operativo aprobado por el Consejo Nacional para el Desempeño Institucional como herramienta única de consulta e implementación. De la reunión surgió el Acuerdo entre Función Pública y el proyecto Gobernanza para la paz, el proyecto realizará la implementación en los municipios xx Xxxxxxxxxx y Samaná del departamento xxx Xxxxxx y se impartieron lineamientos para la elaboración de la r espectiva comunicación. |
Obligación 2) Apoyar la implementación, seguimiento y monitoreo de la Estrategia de Gestión Territorial, que articule las acciones que desarrolle el Sector Función Pública, de acuerdo con la fase prevista para la vigencia 2018. | Se impartieron líneas para la sistematización de los PAT suscritos con entidades en 2017, al contratista encargado de los aspectos técnicos y metodológicos de la Estrategia y se consolidó la base de PAT y se le requirió validación interna de PAT de SUIT con la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano y a la DEP sobre lo s compromisos con SIGEP. Se introdujo la subregionalización. En la cuarta semana de enero se desarrolló proceso d e planeación estrategica de la Acción Integral Territorial, con el fin de lograr la mayor claridad para la organización y ejecución de la Estrategia . Se trazaron lineas para la elaboración del PAC de febrero y conjuntamente con el contratista Xxxxx Xxxxxx, previo el análisis de los perfiles de los implementadores MIPG, se realizó la asignación de las políticas del Modelo, para su estudio y liderazgo, sin embargo, no se logró el liderazgo de los asignados. Con el apoyo de la Contratista Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx, se elaboró el potencial de profesionales pendientes por realizar el nivel básico, avanzado y nivel 3. en síntesis se realizaron cinco talleres durante el primer semestre de 2018. Asimismo, se impulsó la observación de talleres en campo, por parte del experto formador de talleristas. Se elaboraron cinco (5) lineamientos Técnicos conjuntos, junto con el contratista metodólogo de la Estrategia Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx y se le remitieron a los Gestores e Implementadores para al inear la Estrategia en campo y unificar los criterios entre Gestores Regionales e |
n
v
Implementadores. Se revisaron las propuestas de seguimiento mensual de los diferentes sistemas de reporte, elaborados por la Contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx, complementado en las metas del SPI y reportados a la líder de segumiento de la DDO para el SGI, con su correspondientes rutas Yaksa con las evidencias, sobre los meses de enero, febrero, marzo, abri l, mayo y junio de 2018. En apoyo al Director DDO como Supervisor de los contratos del proyecto "Desarrollo y fortalecimiento de capacidades de las entidades territoriales de la circunscripción nacional", se revi só conjuntamente con el Director, las cuentas de cinco (5) informes mensuales correspondientes a siete Gestores Regionales, Cuatro Temáticos DDO, seis integrantes del equipo territorial y por muestreo se revisaron unos siete informes de implementadores MIPG, durante los dos pri meros meses, pero de este grupo, se revisaron conjuntamente con el Director DDO, los meses 3, 4 y 5. Se realizó la revisión y análisis de la ejecución mensual de recursos de comsiones y tiquetes y se mantuvo aún sin aprobar la Guía de comisiones, debido a que se presentó una alternativa de pago de coms iones por caja menor y fue necesario incorporarlo en la guía. Durante los meses xx xxxxx y mayo, se impulsó el diligenciamiento de la Matriz Estratégica xx Xxxxxxx Humano de los municipios PDET, con los Gestores Regionales, hasta lograr culminar su consecució n, excepto en tres municipios del Chocó. Se institucionalizaron los IMA (Intercambio, Monitoreo, Avances) virtuales vía Skype, desde el 26 xx xxxxx, de hora y media para Gestores y una hora para implementadores. Son con todo el Equipo Xxxxx torial. En promedio se realizó uno por mes. Se organizaron las evidencias de cumplimiento del compromisos del Director DDO ante el Comité Sectorial y con el apoyo de la contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx se cargaron al Sistema. Se orientó a la contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx para que elaborara una propuesta de adquisición de los insumos mínimos para talleres de asesoría integral, el Director DDO solicitó la incorporació n en el PAA. | |
Obligación 3) Apoyar la evaluación de las fases ejecutadas y por ejecutar de la Estrategia de Gestión Territorial. | Se trabajó en el documento de sistematización de la Es trategia de Gestión Territorial, elaborado en diciembre de 2017, pero incluyendo unos nuevos elementos del detalle de los tipos de asesoría y otros aspectos ampliados. Se adjunta documento de la Sistematización en la experiencia de la segunda fase de la estrategia de Gestión Territorial, ejecutada, en la carpeta, evaluación fase 2. Para la fase por ejecutar durante 2018, se definieron los criterios para incorporación de entidades territoriales al PAI 2018 y conjuntamente con el contratista Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx se seleccionaron las entidades, las cuales se convierten en el referente para la tercera fase de la estrategia de gestión territorial. Estos criterios indican en color turqueza que pertenecen a las 155 entidades territoriales de la muestra; 55 a las PDET, naranja a los cooperantes y los de las celdas blancas, tienen PAT y hay que cumplirles. y se asistió a la presentación de la sistematización de la experiencia 2017 del Director DDO al Comité Directiv o. Se obtuvo retroalimentación importante, incluyendo la necesidad de organizar la información de los proyectos financiados por la ESAP. Seguidamente se presentó la Tercera fase de la Estrategia. Se apoyó al Director de Desarrollo Organizacional - DDO con la organización de la jornada de seguimiento a la estrategia de gestión territorial para el primer trimestre de 2018, realizada el 7 xx xxxxx , la cual, tuvo como resultados, la definición de criterios técnicos únicos por parte de Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx, trabajo conjunto entre gestores e implementadores para seleccionar las entidades que asesorarían por disponer de PAT, por decisión del Director DDO se organizará un espacio web para que los gestores entreguen el material de evidencias y la promoción de los equipos transversales territoriales. También se les facilitó la in formación sobre el nuevo procedimiento a través de Orfeo. Posteriormente, s apoyó al Director DDO en la sistematización de los compromiso s y acuerdos de la jornada, se presentó a consideración del Director, quien lo ajustó y notificó a Gestores e Implementadores. Se revisó la base de entidades que fueron concertadas entre Gestores e implementadores, elaborada por la Contratista Xxxxxx Xxxxx Xxxxx, que totalizó 414 entidades entre gobernaciones, alcaldías y entidades descentralizadas del orden territorial. Se solicitó a la Contratista Xxxxxx Xxxxx Xxxxx, para MIPG, el balance de cada Implementador respeto si iniciaron dicho proceso en las entidades que le fueron asignadas y que posteriormente concertar on con los Gestores el 7 xx xxxxx. También le solicité la relación por departamento, sobre los PAT que a diciembre de 2017 quedaron suscritos con entidades que no se han asignado, con el fin de que el Director DDO y Supervisor de los contratos, conociera el estado, pero la contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx, solicitó apoyarse en el contratista Ingeniero de Sistemas del proyecto, Xxxxxxx Xxxxxx, quien después de realizar dos escenari os, el segundo fue depurado y se estableció que existen 46 entidades con PAT 2017 por acompañar. Se impartieron lineamientos a la Contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx con la que elaboró una primera versión a junio 15 de 2018, de la evaluación del apoyo del Programa de Gobernabilidad Regional de USAID a la Estrategia de Gestión Territorial de Función Públicay, concluido el trabajo conjunto a junio 30 de 2018, elaboró una versión final del trabajo conjunto, remitida al Director DDO para su análisis y posterior envío al Programa RGA y a USAID, en dicha presentación se resalta la atención a los municipios priorizados por la Cooperación y la visibilidad del Programa y del Cooperante. Se revisaron los estimativos de distribución de contratos a realizar durante 2019 con los recursos del Presupuesto General de la Nación del Proyecto, en varios escenarios de cálculo, elaborados po r la Contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx y presentados para la validación del Director DDO y posterior radicación del Director a la Jefa de la Oficina As esora de Planeación. |
Obligación 4) Apoyar a la Dirección de Desarrollo Organizacional en la articulación con las direcciones técnicas y demás dependencias | Enero 24: se realizó jornada de planeación de la intervención con las Direcciones Técnicas, en la cual, se les presentó el proceso construido por el equipo, se recogieron aportes de los participantes y se di eron a conocer las mejoras introducidas. También se presentó el equipo de trabajo de la estrategia, fortalecido con la profesional para la programación de comisiones. Participación en reunión con el Director DDO y la Directora DGDI para la presentación de los PAT MIPG consolidados y establecer acuerdos para |
de Función Pública, en el marco de la de la implementación del MIPG.
Estrategia de Gestión Territorial, para la Se articuló previamente con las Direcciones Técnicas:
asesoría integral de competencia de la inducción a un equipo nuevo de 7 contratistas.
DPTSC, DEP, DGDI, DDO, DJ y Grupo xx xxx, quienes en cada Dirección, le brindaron
Entidad.
Obligación 5)
Con la DEP se organizó la participación de la DDO en la inducción de los pasantes de Estado Jóven y con el apoyo de la contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx se estructuró una presentación, con el apoyo d el profesional Xxxx Xxxxxx, se realizó la dinámica presentación de preguntas DDO con la dinámica de quien quiere ser millonario. Asimismo, apoy ada con el ingeniero de sistemas del Grupo Territorial, se estructuró un video.
Se organizaron 24 Jornadas departamentales de Inducción a nuevos Jefes de Control Interno, realizadas 21 y por realizar tres (3). En la mayoría se contó con la vinculación de la Dirección de Regalías del D NP con un profesional.
Se asistió a reunión a la Secretaría General para el conocimiento del procedimiento del trámite de cuentas de cobro de contratistas a través de Orfeo.
Sesión de trabajo con el Coordinador de Asesoría y Gesti ón de la DPTSC para la elaboración de una agenda que integre las políticas MIPG y pasó al Director DPTSC para su aprobación.
Reunión con el Subdirector, La Directora de la DGDI y dos líderes del equipo territorial, acerca de como hacer la lectura de MIPG, para ir midiendo el proceso.
Apoyo y seguimiento a la programación y ejecución de las comisiones a territorio, con el fin de seguir mejorando el proceso.
Con los titulares del equipo DDO y el Director, se asistió a reunión con el Director de Empleo Público, donde se definieron como prioridades, conseguir la matriz estratégica xx xxxxxxx humano y que los viajes a territorio no se harían solo para SIGEP, sino para la Política xx Xxxxxxx Humano.
Se articuló de manera permanente con la Coordinadora de Asesoría y Gestión de la DGDI Xxxxxx Xxxxxxxx, para la asignación de los Profesionales que atenderían las Jornadas de Inducción a Jefes de Contr ol Interno, con muchos cambios de asignaciones, pero que finalmente con el apoyo en la convocatoria de los Gestores Regionales y de las Goberna ciones, se logró realizar hasta ahora la mayoría.
Se acompañó a la teleconferencia realizada por la Coordi nadora Xxxxxx Xxxxxxxx, con la cual, asesoró a la consultura RGA Xxxxxxx Xxxxx en cuanto a la inducción a Jefes de Control Interno.
En compañía del equipo territorial, se realizó reunión con la DPTSC sobre la Estrategia Territorial, para explicar la Estrategia 2018, los aspectos técnicos, metodológicos, de cumplimiento de PAI, de pr iorizaciones y lo administrativo para el desplazamiento a territorio, También estuvo la Coordinadora Financiera explicando el procedimiento y ti empos para el pago de viáticos y gastos de desplazamiento.
Reunión con el Coordinador de la Estrategia de Constru cción xx Xxx y de Integridad, Xxxxxxx Xxxxxxx, se priorizaron nueve (9) talleres, todos convocados y al corte, se realizaron cinco quedando por r ealizar cuatro (4).
Durante la ejecución del contrato, articulación con la S ecretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en la organización de un
Facilitar la articulación de la Función Pública evento junto con las Gobernaciones, la Agencia Naciona l de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente y las Comisiones Regionales de con entidades del orden nacional, para Moralización. Se realizaron con el acompañamiento de Función Pública las jornadas TET, en las capitales de los departamentos de: Xxxxx del organizar y participar en mesas Cauca, Cundinamarca, Tolima, Santander y La Guajira.
interinstitucionales, eventos, actividades Se asistió a reunión con la Agencia para la Renovación del Territorio, equipo de fortalecimiento institucional, la DEP y el Grupo xx xxx. Se les y/o comités técnicos internos o externos, explicó la estrategia de asesoría integral. , que existían planes de trabajo-PAT suscritos con un grupo importante de municipios y entidades. Se relacionados con la Estrategia de Xxxxxxx contró con el acompañamiento a la reunión de la experta en temas DDO, Xxxx Xxxxxxxxx, quien explicó, que había diagnósticado los planes de
Territorial.
desarrollo municipales frente a los temas de la DDO. Como compromiso, se les entregó a la ART a través del Grupo xx xxx, el Diagnóstico DDO y el consolidado de PAT.
Reunión con el Subdirector de Descentralización, para buscar articulación de la política de "planeación institucional" del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG
Asistencia al foro "Balance de la descentralización y propuestas para el futuro: hacia un nuevo Plan Nacional de Desarrollo", organizado por la Red Rinde, DNP y USAID.
Encuentro entre el Director DDO y el Director del Archivo General de la Nación, Xxxxxxx Xxxxxxxx, para MIPG, la respuesta fue positiva.
asistencia a reunión a la Procuraduría General de la Naci ón, en compañía del Director DDO y del Asesor de la Dirección General, ante el interés de la Procuraduría Delegada para la Descentralización en realizar un balance de la descentralización.
Reunión con el Programa de Fortalecimiento de Capacida des Institucionales del DNP, a cargo de Xxxxx Xxxxxx y por Función Pública, también con Xxxxx Xxxxxx, sobre herramientas compartidas y el traba jo conjunto hacia lograr unos proyectos pilotos de plantas temporales por tipologías de municipios. La servidora de la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas DIFP, actuó de manera virtual, pero dijo que las plantas temporales se financiaban con gastos de funcionamiento y no es así, l o hacen con recursos de inversión. En conclusión, se acordó que se consiguieran unos proyectos ejecutados como ejemplos, inclusive, uno xx Xx nción Pública.
Articulación con la Dirección de Seguimiento a las Pol íticas Públicas del DNP, para el alistamiento de la información de seguimiento a los compromisoso con el departamento del Chocó. Se xxxx xxxx la búsqueda de información al interior de la DPTSC sobre lo desarrollado por la alianza ACTÚE en la Gobernación del Chocó, Alcaldías de Quibdó e Istmina. Se diligenció la primera verisón de la matriz de seguimiento, se remitió, se ajustó y se envió versión final.
Contactos con el Programa Energía para la paz de la Empresa de Energía de Bogotá, que permitió adelantar la primera jornada de trabajo con los municipios del Huila, el 16 xx xxxx en Neiva y la segunda con los municipios del Valle del Cauca, en Cali el 18 xx xxxx.
Reunión en Función Pública con Equipo Territorial y los dos Representantes de OIM, Xxxx Xxxx y Xxxx Xxxxxxxx, soibre las principales actividades desarrolladas con el proyecto, que en conclusión, se i ndicó que el proyecto propició un importante valor agregado a la Entidad. Se espera concertar fechas para presentar los resultados a la Direc tora Función Pública. Participación en la sesión conjunta DNP-Subdirección Institucional y DDO, donde los contratistas Xxxxx Xxxxxx y Xxxx Xxxxxxxxx presentaron la propuesta para plantas temporales, hubo muchas preguntas, algunas se resolvieron, otras debían consultarse y llevar los resultados a nueva | |
Obligación 6) Apoyar las alianzas con la Federación Colombiana de Municipios, la Federación Nacional de Departamentos, la Asociación Colombiana de Ciudades Capitales y otros aliados, en el marco de estrategias que contribuyan al fortalecimiento de capacidades territoriales. | Se apoya al Director DDO para concretar al Programa RGA de USAID, como aliado estratégico, desde el 22 de enero de 2018 y se preparó la presentación de cinco (5) candidatos para reforzar a los Gestores Regionales en nueve departamentos del área de influencia del cooperante. Esta actividad implicó la consecución y revisión de muchas hojas de vida, para la escogencia de los candidatos y el ajuste de los estudios previos propuestos por el cooperante. También implicó que un a vez contratados, se revisara mensualmente el informe a dos contratistas. Los cinco candidatos fueron presentados al USAID-MSI, el 6 de febr ero de 2018 y contratados desde la segunda quincena xx xxxxx, hasta el 30 de febrero de 2017. Se contactó al Jefe de Control Interno de la Federación Na cional de Departamentos, para manifestarle la realización de jornadas departamentales y se le remitió tanto a el como a la Coordinadora de Territorio, Xxxxxxx Xxxxx, la distribución de Gestores Regionales Participación de la presentación de los resultados sobre competencias diferenciadas y municipios PDET, a cargo de Xxxxx Xxxxxxxx y presidido por el Subdirector. ver convocatoria en el outlook. Marzo 8: reunión con Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx y el contrati sta Xxxxx xxxxxx Xxxxxx, con el fin de estimar el escenario de contratación de MSI y de disponibilidad de los cinco contratistas para permanecer en Bogotá, durante tres días a la inducción. Se iniciaron los contactos para conocer acerca de la programación del Congreso Nacional de Municipios 2018, del 18 al 20 xx xxxxx en Cartagena, labor que se articuló con la Coordinadora de Comunicaci ones, responsable del alistamiento de un stand. Se mantuvieron contactos telefónicos con miembros del equipo de la Federación Nacional de Departamentos, con elfin de articular las Jornadas departamentales de Control Interno, haciéndoles llegar la programación de eventos. Inicio de contactos para conocer acerca de la programac ión del Congreso Nacional de Municipios 2018, del 18 al 20 xx xxxxx en Cartagena, labor que se articuló con la Coordinadora de Comunicaciones, responsable del alistamiento de un stand. Asistió el Director DDO con dos una servidora de su Dirección y otra de la Dirección Jurídica. Se mantuvieron contactos telefónicos con miembros del equipo de la Federación Nacional de Departamentos, con elfin de articular las Jornadas departamentales de Control Interno, haciéndoles llegar la programación de eventos. |
Obligación 7) Apoyar la elaboración de estudios previos y requerimientos técnicos necesarios para el desarrollo de procesos de selección o suscripción de contratos, convenios y/o acuerdos institucionales, que le permitan a Función Pública trabajar con aliados estratégicos, para avanzar en la implementación de la Estrategia de Gestión Territorial, de acuerdo con la fase prevista para la vigencia 2018. | Desde el 9 de enero se elaboraron los estudios previos pa ra la contratación de los equipos de la Estrategia y territoriales, con recursos de la ESAP, los cuales, fueron ajustados, a partir de las observaciones planteadas por la Coordinación de Gestión Contractual, para un total de 11 Estudios previos que permitieron la contratación de 34 profesio nales. También se revisó y ajustó el estudio previo apra la compra de tiquetes. Para apoyar éstas contrataciones, también se revisaron mucha s hojas de vida, hasta encontrar las que cumplieran los requisitos establecidos. También se revisaron y ajustaron unos términos de referencia de USAID, en la búsqueda de fortalecer el equipo de gestores regionales hasta junio de 2018. Durante el mes de enero se apoó la elaboración de estudios previos para la contratación de Gestores Regionales, Implementadores MIPG, Temáticos DDO y Equipo de la Estrategia Gerritorial. En tró en vigencia Ley de Garantías y no hubo más contratación hasta cuando se cumplió la segunda vuelta de las elecciones presidenciales. Concluído el período xx Xxx de Garantías, a finales de juni o se elaboraron y ajustaron Estudios previos para la contratación de tres integrantes del equipo territorial. Se apoyó al Director DDO en el trámite para la cesión del contrato No.072 de 2018 de la Implementadora MIPG Xxxxxxx Xxxxxxx a Xxxxx Xxxxxxx. También se apoyó con las pr opuestas de estudios previos para nuevos contratos hasta el 20 de diciembre de los integrantes del equipo territorial: Xxxx Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx y Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, los cuales fueron revisados y ajustados por el Director y los radicó en el Grupo de Coordinación Contr actua Se emitió lineamientos para la justificación de un Otros í para ampliación de plazo por un mes, a tres (3) contratistas de la Estrategia Territorial, debido a que se requiere den soporte y gestión a la tercer a fase de la Estrategia que tiene muchos compromisos en ejecución y requiere desplazar profesionales a territorio a realizar las asesorías. Se preparó la gestión de una propuesta de Memorando de Entendimiento recibido de PNUD en alianza con EPM Antioquia, que fue radicada en esa fecha en el Grupo de Contratos para su revisión. El 18 xx xxxx se recibe devuelta porque la dependencia no era competente para su revisión. El 22 xx xxxx se radicó a través del Director DDO en la Dirección Jurídica y a la fecha xxx xxxxx del informe, no ha existido respuesta. Entre tanto, el Cooperante y el Gestor Regiona l para Antioquia, solicitan insistentemente respuesta y una vez recibida de la Dirección Jurídica se remitió sin ningún comentario. |
Obligación 8) Apoyar la elaboración y revisión de informes y documentos técnicos que den cuenta de la planeación, implementación, seguimiento, monitoreo de la Estrategia de | Se apoyó en la elaboración del informe integrado de las c uatro (4) evaluaciones de percepción realizadas en 2017, presentado en Comité Directivo por el Director de Desarrollo Organizacional, el 2 de f ebrero de 2018, se recibieron aportes de los aprticipantes. Diapositivas en la carpeta "informes". Previamente, el 31 de enero, el equipo de cuatro (4) contratistas del proceso, se reunió con el Director Xxxxxxxxx Xxxxxx para nuevamente (la primera fue en diciembre 20) realizarle la presentación de los resultados. Se le realizaron ajustes finales al documento de sistema tización 2017, como la incorporación de las rutas en Yaksa de los documentos que se |
Gestión Territorial, de acuerdo con la fase prevista para la vigencia 2018 y evaluación de las fases ejecutadas. | constituyen en insumos claves para la estrategia 2018. Ver ANEX 6. Se hizo la revisión detallada de los documentos de bal ance de la incorporación de los temas de Función Pública en los planes de desarrollo territoriales, agrupados por regiones, se mostraron con c ontrol de cambios. Se realizó revisión y ajustes a las diapositivas que presentaría el Director DDO ante el Comité Directivo. También se contribuyó con la elaboración xxx xxxxx para el video que consolidó la experiencia xxxxx torial 2017, presentado también al Comité Directivo. Se revisaron las presentaciones elaboradas por la Contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx, a solicitud del Director DDO, para reuniones diferentes internas y externas. |
Obligación 9) Servir de enlace entre la Dirección de Desarrollo Organizacional y la Oficina Asesora de Comunicaciones de Función Pública, para suministrar la información asociada con la Estrategia de Gestión Territorial. | Se revisaron propuestas de boletines para difundir la Estrategia de Gestión Territorial , de manera articulada con la Oficina Asesora de Comunicaciones. Con la amplia realización de talleres de asesoría integral y masivos, se alimentó el chat "Gestores Territoriales" con fotos y mensajes de identificación como insumos para que el Equipo de Comu nicaciones difundiera las jornadas a través de las redes sociales. Se impartieron lineamientosa la contratista Xxxx Xxxxx Xxxxxxx, para que elaborara un informe de avance con estadísticas de la Estrategia, solicitado por Comunicaciones |
Obligación 10) Apoyar la ejecución de proyectos de inversión y/o de gestión de la Función Pública con impacto en el nivel territorial. | Se revisó el proyecto en formulación del programa Inclusión para la paz de USAID y se organizará reunión para denifir la propuesta que se les realizó de contratación de un profesional. Feb 22: se realizó reunión con el Consultor de IPA-OIM, sobre el proyecto en formulación del programa Inclusión para la paz de USAID y se organizará reunión para denifir la propuesta que se les realizó de contratación de un profesional y con Xxxx Xxxx se establecieron tiempos para entregar los reusltados del proyecto 1. A la sesión fue invitada Xxxxx Xxxxxx de la DGDI para definir lo relacionadocon el piloto de rendición de cuentas en Xxx Xxxx xxx Xxxxxxxx x Xxxxxx. Se articuló y se mantuvieron lineamientos durante el mes, para la contratista en seguridad y gestión de las comisiones, con el fin de avanzar en unos aspectos nuevos relacionados con el cuidado de los servidores y contratistas. Asistencia a reunión en la DGDI con una contratista del Componente 4 de MSI, con el fin de conocer el nivel de avance que poseen en la contratación de un equipo de profesionales para el apoyo a la implementación, buscando articular ésto con el componente 2 también de MSI. Se gestionaron los correos institucionales de los implementadores MIPG ante la oficina de TIC. Con el contratista xxxxx Xxxxxx, despues de evaluar el r itmo de avance del arranque de la estrategia en 2018, se hizo sesión telefónica con cada Gestor Regional, con el fin de monitorear la validación política y las programaciones por entidades priorizadas y, de cada uno se analizó algunas entidades con quien se va avanzando, pero concretando f echas de asesorías en campo. Se realizaron reuniones de articulación con el Programa de Gobernabilidad Regional R.G.A. de USAID, con los plazos de inicio el 15 xx xxxxx; se apoyó la realización de la jornada de inducción del 20 al 22 xx xxxxx, por parte del contratista Xxxxx Xxxxxx y la respectiva jornada en RGA. Se acompañó a través de correos, el proceso de contrata ción por parte de RGA y se mantiene articulación con la Consultora RGA Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx. Se constituyó un chat para darle apoyo a los cinc o profesionales RGA. Se mantuvo comunicación con el Gestor Regional del Chocó Xxxxxxx Xxxxxxx y con la Implementadora MIPG Xxxxx Xxxxxxxxxx, con el fin de ir conociendo el avance en la presencia territorial e irlos or ientando. Reunión con el Director DDO y el contratista Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx, para conocer de parte del Experto en metodología, Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx, sus resultados de observador de unos talleres. Los dos profes ionales observados deben mejorar, pero más Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx. Reunión con el Director DDO para darle a conocer la propuesta de trabajo con integrantes del equipo de la Estrategia Territorial, con cada Gestor Regional de Función Pública y de RGA y, con los implementadores que no tengan compromisos en las fechas. El Director recomendó que algunos se podrían trabajar en Bogotá, por ejemplo, para que RGA l os trasladara a esta ciudad, pero que el resto, que era mejor que se trabajaran en sus lugares, así se organizaron los puntos de trabajo en el mes xx xxxx: Xxxxx Xxxxx (00), Xxxxxxxx (25) y Cúcuta (25), en tanto que el resto de Gestores acudieron a Bogotá D.C. y con el Gestor del Choc ó se realizó virtual, como se sintetiza a continuación. Teleconferencia para el seguimiento detallado al Gestor Regional del Chocó, con el apoyo de la contratista Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx y en la parte final interactuó la Implementadora MIPG Xxxxx Xxxxxxxxxx. El balance fue el siguiente: ocho (8) PAT MIPG municipales; tres (3) PAT con entidades del orden departamental; Tres (3) municipios PDET Istmina, Medio San Xxxx y Condoto, para iniciar MIPG el 5 y 6 xx xxxxx; Posibles a ser visitados Medio San Xxxx y Río Iró, pero son de dificil acceso. El Gestor reclamó la programación de unos temas solicitados por la Gobernación del Chocó: 1) Gestión Estratégica xx Xxxxxxx Humano, se tiene en espera, para hacer una asesoría colectiva con las entidades MIPG de la capital Quibdó, las |
Obligación 11) Apoyar la realización de eventos y actividades asociados a la Estrategia de Gestión Territorial. | Se apoyó la organización y realización de la inducción para los Gestores Regionales, Implementadores MIPG y temáticos DDO, del 6 al 9 de febrero. Se adjunta en la carpeta inducción con las dos a gendas de las jornadas, material persentado y entregado. Se apoyó la organización y realización de un taller para talleristas básico, los días 13 y 14 de febrero, un taller avanzado y un taller No.30 y uno avanzado la inducción para los Gestores Regionales, Implementadores MIPG y temáticos DDO, del 6 al 9 de febrero. Se adjunta en la carpeta inducción con las dos agendas de las jornadas, material persentado y entregado. Se adjuntan evidencias en ANEX 7. Reunión con la Gobernadora Encargada de la Guajira, Xxxxx Xxxxxxxx y miembros de su equipo, con el fin de concertar compromisos para la implementación del PAT MIPG con la Gobernación y municipios. Se solicitó informaciónsobre el avance en las actividades para el Manual de Funciones y no han avanzado, debido a los constantes cambios en el equipo de Secretarios de Xxxxxxxx, se solicitó un cronograma de lo pendiente, para ver la necesidad de enviar nuevamente a Xxxx Xxxxxxxxx y se le ofreció la inducción a nuevos Jefes de Control Interno. Se hizo acompañada del Gestor Xxxxxxx Xxxxxxx y del Implement ador MIPG Xxxxxxxx Xxxxxxx. Reunión con Xxxxxxx Xxxxxxx y Xxxxxxxx Xxxxxxx para repasar los lineamientos sobre la llegada a territorio y la fijación de fechas para las |
asesorías, se atendieron muchas preguntas y se deliminar on unas actividades. Se adelantó e hizo sesión de trabajo con los contratistas para el Choco Xxxxxxx Xxxxxxx y Xxxxx Xxxxxxxxxx con los cuales, se analizaron detalladamente los compromisos existentes y se clasificó la matriz del Chocó, entre asesoría integral e implementación MIPG. Se realizó reunión con le Gabinete departamental del Chocó, debido a ausencia repentina del Gobernador que tuvo que viajar a Bojayá, en dicha reunión presidida por el Secretario General, se hizo la presentación del nuevo Gestor Regional Xxxxxxx Xxxxxxx y de la Implementadora MIPG Xxxxx Xxxxxxxxxx. Se presentó el equipo de refuerzo de la Gobernación para la implementación. Posteriormente, se asistió a la Alcaldía de Quibdó con cita previamente acordada con el Secretario de Planeaci ón departamental y en vista que no llegaba se dejó al equipo, mientras la contratista se desplazó hasta las oficinas del PNUD donde también se hizo reunión para intercambiar las ofertas y prioridades y finalmente a las 4:00 pm, en la Secretaría de Planeación Departamental se realizó r eunión con las entidades descentralizadas: ESE San Xxxxxxxxx xx Xxxx; Asamblea departamental; Aguas del Chocó e INDECHO. Se adjuntan todas las fotos en la carpeta reuniones en ANEX 2. | |
Obligaciones generales | |
Obligacion 1) Cumplir con el objeto contratado de acuerdo con los requerimientos definidos por la Entidad. | Mes a mes se cumplieron todas las obligaciones del contr ato, por tanto, se cumplió el objeto del contrato. |
Obligación 2) Elaborar, de común acuerdo con el supervisor del contrato, un plan de trabajo que establezca el cronograma y actividades a desarrollar para el cumplimiento del objeto, el cual deberá ser presentado dentro de los cinco (5) días siguientes al inicio del plazo de ejecución y estar suscrito por las partes. | El plan de trabajo suscrito con el supervisor del contrato fue presentado con el informe del primer mes. |
Obligación 3) Asistir a las reuniones programadas, relacionadas con la ejecución del objeto contractual y elaborar las actas y/o ayudas de memoria respectivas. | Durante el período de ejecución del contrato se asistió a todas las reuniones convocadas, relacionadas de manera directa o indirecta con la Estrategia de Gestión Territorial. |
Obligación 4) Efectuar seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos en las reuniones relacionadas con el objeto contractual. | Se realizó seguimiento a todas las reuniones y compromisos, tanto de la contratista como del equipo, a través del instrumento de tablero de control. |
Obligación 5) Entregar al supervisor del contrato el examen médico pre-ocupacional o de ingreso, como requisito para efectuar el primer pago. | Con el informe No.1, se entregó al Supervisor el exámen médico pre-ocupacional. |
Obligación 6) Presentar un (1) informe mensual de ejecución de las obligaciones del contrato y un (1) informe final que dé cuenta del cumplimiento integral del mismo, como requisito para el respectivo pago. Así mismo, presentar los informes que la Función Pública solicite en desarrollo del objeto contractual. | Se presentaron seis (6) informes mensuales. Este es el inf xxxx final. |
Obligación 7) Acreditar el pago al Sistema Integral de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Laborales, de conformidad con la normativa vigente, presentando los soportes de pago correspondientes, anexos a los informes de ejecución, con el | Durante la ejecución del contrato se acreditó mes a mes , el pago de la seguridad social entre los meses de enero y julio de 2018, mediante la presentación del soporte y el diligenciameinto del Formato de Declaración Juramentada. |
fin de tramitar cada pago. | |
Obligación 9) Actualizar la hoja de vida en el SIGEP, en caso de que durante el plazo de ejecución contractual se presenten modificaciones a la información inicialmente registrada en dicho Sistema. | Suscrito el contrato se actualizó en el SIGEP. También se actualizó el OTROSÍ No.1 |
Contratista Supervisor del contrato Nota: Co rrespo nde al Superviso r revisar que las o bligacio nes y pro ducto s que co nstituyen el o bjeto del co ntrato sean ejecutadas, repo r tadas en el info rme y con lo s so po rtes co rrespo ndientes, así como el seguimiento técnico , administrativo y financiero , según lo establecido en la Ley 1474 de 2011 F. Version 1 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su 1de 1 Julio 1de 2015 vigencia. La version vigente reposa en Calidad DAFP |
t