MODELO ESTUDIOS PREVIOS PARA CELEBRACIÓN DE CONVENIOS Y CONTRATOS DE ASOCIACIÓN

MODELO

ESTUDIOS PREVIOS PARA CELEBRACIÓN DE CONVENIOS Y CONTRATOS DE ASOCIACIÓN

REPUBLICA DE COLOMBIA

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS

  ESTUDIOS PREVIOS

DEPENDENCIA SOLICITANTE:  _____________________________________

CONVENIOS Y CONTRATOS DE ASOCIACIÓN 

Bogotá, D.C.,  de 201X

1.-DESCRIPCION DEL OBJETIVO O FINALIDAD QUE LA ENTIDAD BUSCA CON LA CELEBRACIÓN DEL CONTRATO
META PLAN DE DESARROLLO	Señalar la Meta del Plan de desarrollo a la que afecta
PROYECTO	(Señalar número del proyecto según ficha EBI) (Señalar nombre general del proyecto).
LÍNEA	(Señalar número de la línea de la ficha EBI) (Señalar la denominación de la línea)
META	(Señalar denominación de la meta asociada con la ficha EBI).
Ficha EBI	Explicar sobre la forma en que el objeto del contrato contribuye al cumplimiento de la meta (ficha EBI)

2. CONDICIONES DEL CONTRATO SOLICITADO

1. OBJETO

(Establecer de manera clara, precisa y concreta el objeto del contrato. Ejemplo: asesorar, apoyar y coordinar jurídicamente las labores necesarias para realizar los procesos contractuales de la Entidad,)

2. ESPECIFICACIONES ESENCIALES:

(Enumerar cada especificación que distinga el contrato de otros. Ejemplo: (perfil profesional, experiencia; obligaciones contractuales, productos entregables, etc)

(Las obligaciones contractuales de cada contrato deben redactarse iniciando la frase con el verbo que corresponda ejemplo: asesorar, apoyar, etc.)

3.-FUNDAMENTOS JURIDICOS DE LA MODALIDAD DE CONTRATACION.

De conformidad con lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en concordancia con las demás disposiciones legales que regulan la materia, las entidades estatales, podrán asociarse con personas jurídicas particulares sin ánimo de lucro, mediante la celebración de contratos de asociación, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley, con el objeto de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el plan nacional o los planes seccionales de desarrollo.

Los contratos de asociación se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes en las cuales se determina con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes y el régimen jurídico aplicable a dichos contratos.

El objeto del contrato, como lo dispone la norma constitucional, se refiriere a programas o actividades de interés público, lo cual hace entender que se trata de la ejecución de proyectos específicos vinculados al objeto propio de la entidad privada sin ánimo de lucro.

4. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

(Incluir el valor de los aportes que efectuará la Unidad.)

4.1. DESTINACIÓN DE LOS APORTES DEL CONTRATO

(Relacionar de manera obligatoria, todas las actividades, costos y demás aspectos que serán cubiertos con los aportes del contrato, para la ejecución del mismo. Ej. Personal, transporte, equipos, etc.)

5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN

Tener en cuenta dentro de la justificación, que solo es posible celebrar este tipo de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro de reconocida idoneidad, cuyo objeto social esté directamente relacionado con los programas o actividades de interés público, que se pretenden ejecutar con el respectivo proyecto.

6. TÉRMINO DE EJECUCION

El plazo de ejecución de este contrato es de (Indique el plazo del contrato en años, meses y/o días según aplique), contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única.

6. VIGENCIA DEL CONTRATO

La vigencia del contrato, será igual al término de ejecución más los cuatro meses contemplados para su liquidación.

6. LUGAR DE EJECUCIÓN Y CENTRO DE TRABAJO

La ejecución se desarrollará en Bogotá D.C. (Señalar el sitio geográfico o la dirección de ejecución del objeto contractual, si las labores del contrato se ejecutarán en una localidad o lugar específico).

9. OBLIGACIONES GENERALES DE LAS PARTES

1. DE LA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO 

2. DE LA UNIDAD

1. Exigir al contratista la ejecución idónea del objeto del contrato.

2. Vigilar la debida y oportuna ejecución del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales

3. Realizar el seguimiento a los recursos que se hayan destinado para la ejecución del proyecto.

4. Desembolsar los aportes del contrato y/o convenio de asocación en la forma pactada.

5. Aprobar la garantía única, en caso de haberse pactada.

6. Suministrar los elementos necesarios para la ejecución del objeto contractual, si a ello hubiere lugar.

7. Efectuar los descuentos xx xxx del orden nacional y distrital en cumplimiento de las normas vigentes, de acuerdo con la información tributaria suministrada y con la actividad objeto del contrato.

8. Verificar y dejar constancia a través del interventor o supervisor del contrato del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, cuando a ello hubiere lugar.

9. Apoyar en forma permanente al contratista en los aspectos relacionados con la ejecución del contrato.

10. COMITÉ TÉCNICO

Con el fin de coordinar actividades y concertar objetivos, a partir de la fecha de suscripción de este contrato, se integrará un comité técnico con los siguientes funcionarios de cada una de las entidades, facultados para actuar con voz y voto. POR LA UAESP: ___________________. Por EL ______________: __________________

De las actuaciones y recomendaciones del comité se dejará constancia en actas.

11. PRODUCTOS FINALES ESPERADOS

(Incluir únicamente los elementos, documentos, bienes que se consideran como producto de la actividad del contratista)

12. APORTES DEL CONTRATO Y DESEMBOLSOS:

1. Aportes del contrato ( si corresponden a aportes en especie se deben cuantificar y describir)

(Indicar valor en letras y números)

2. Forma de desembolsos

(La forma de desembolso de los aportes, la definirá el gerente del proyecto. En la medida en que lo permita el tipo de actividades a desarrollar, cada desembolso se destinará a financiar cada actividad, según plazos de ejecución determinados).

(Aunque el contrato de asociación se rige por las normas del derecho privado y en el mismo, en estricto sentido no existen pagos ni contraprestaciones, por lo cual los aportes pueden ser desembolsados en un solo contado, por seguridad y cuidado en el manejo de los recursos públicos, esta clase de desembolso debe ser eminentemente excepcional, y requerirá motivación y justificación del Director, Subdirector o Jefe de Oficina en atención al amplio reconocimiento nacional o internacional de que goce la entidad privada sin ánimo de lucro, su amplia trayectoria y seriedad, el tipo de actividades a desarrollar, el valor de los recursos, etc…

13. RIESGOS PREVISIBLES.

En el presente contrato de asociación se ha determinado la existencia de los siguientes riesgos y su respectiva asignación (Elegir de la lista los riesgos de acuerdo con el objeto a contratar y la naturaleza del contrato):

• Riesgo legislativo: En el contrato propuesto está representado por los cambios que puedan producirse en la legislación, como por ejemplo en materia impositiva, en general, en los temas que sean competencia de la ley. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.

• Riesgo empresarial: Hace relación a la consecución del equipo de trabajo requerido para desempeñar la labor, por no estar disponible el propuesto con la oferta o por necesidad de producir algún cambio en el mismo. Igualmente, a la dificultad para implementar la metodología propuesta o a la necesidad de hacer ajustes a la misma. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.

• Riesgo de operación: Para el presente caso, comprende las dificultades que se presenten en la ejecución de las actividades definidas en el contrato por causas ajenas a la UNIDAD así como en los efectos relacionados con las variaciones de los precios xxx xxxxxxx, incluido el laboral; en el no cumplimiento de los parámetros de desempeño; en los costos de operación. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.

• Riesgo tributario: Se refiere a las variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes, y en general cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.

• Riesgo laboral: Son los riesgos asociados con las variaciones de la legislación laboral y los que pesan sobre los trabajadores por el desarrollo de su trabajo. Las variaciones favorables o desfavorables hasta del cincuenta por ciento (50%) serán asumidas en un cien por ciento (100%) de la fluctuación dentro de dicho rango, por el contratista.

• Riesgos de Fluctuación de Divisas: Los efectos favorables y desfavorables de la fluctuación de divisas hasta del 30% serán por cuenta y riesgo del oferente adjudicatario. Si la variación llegare a superar el porcentaje arriba fijado, los efectos serán asumidos por partes iguales entre la entidad y el contratista.

RIESGOS NO ASUMIDOS POR LAS PARTES

• FUERZA MAYOR: Eventos fuera del control de las partes, que impiden continuar con la ejecución del contrato temporal o definitivamente. En caso de ocurrencia las obligaciones afectadas se suspenderán hasta que se pueda reanudar el contrato o, en caso de persistir y hacer imposible su continuación, se dará por terminado el contrato. No habrá lugar a reclamaciones, ni reconocimientos de una parte a la otra, por la imposibilidad del cumplimiento de sus obligaciones. Los eventos temporales de fuerza mayor que causen demoras pueden resolverse siempre que las partes acuerden quien asume los costos.

RIESGOS ASUMIDOS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS

• RIESGO POLÍTICO: El riesgo político relacionado con conflictos internos, conflictos de Colombia con otros Estados, y situaciones de orden público que afecten la ejecución del contrato resultante del presente proceso de selección, serán asumidos en su totalidad por la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos.

14. ANÁLISIS DE GARANTÍAS EXIGIBLES

Con el fin de amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del contrato de asociación, la entidad privada sin ánimo de lucro, deberá constituir garantía única que podrá consistir en: Póliza expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz esté debidamente aprobada por la  Superintendencia  Bancaria, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores o depósito de dinero en garantía, con los siguientes amparos

(Aunque este tipo de contratos se rigen por las disposiciones del derecho privado, la Unidad como regla general exigirá la constitución de garantías, en caso que la entidad privada sin ánimo de lucro, presente objeciones insalvables, se podrá prescindir de las garantías, únicamente en caso de asociaciones con trayectoria reconocida o a nivel nacional o internacional, previa autorización de la Secretaría de Hábitat)

Escoger únicamente aquellos amparos aplicables a cada contrato y el valor del mismo. Ejemplo: En el caso de compra de bienes, la garantía de calidad del servicio NO opera; si se pacta anticipo, el amparo será el de correcta inversión del anticipo y NO el de devolución del pago anticipado; el amparo de estabilidad y calidad de obra, únicamente opera para contratos de obra pública.

14.1. BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO. El amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo cubre a la Unidad, de los perjuicios sufridos con ocasión de la no inversión, o el uso indebido o la apropiación indebida (según el caso) que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato.

Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, éstos deberán tasarse en dinero en el contrato.

El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato, con una vigencia igual al término de ejecución del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación, contado a partir de la fecha de expedición de la garantía.

14.2 DEVOLUCIÓN DEL PAGO ANTICIPADO. El amparo de devolución de pago anticipado cubre a la Unidad de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, con una vigencia igual al termino de ejecución del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación, contado a partir de la fecha de expedición de la garantía.

14.3 CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la Unidad de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.

El valor de esta garantía será xxx xxxx por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al termino de ejecución del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación, contado a partir de la fecha de expedición de la garantía.

14.4 PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES. El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la Unidad de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado.

El valor de esta garantía será del cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de ejecución y tres años más contados a partir de la fecha de expedición de la garantía.

14.5 ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA OBRA. El amparo de estabilidad y calidad de la obra cubrirá a la Unidad de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista.

El valor de esta garantía será del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. La vigencia será de cinco (5) años contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción de la obra. Deberá constituirse como requisito para la suscripción del acta de recibo definitivo a satisfacción.

14.6 CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS. El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la Unidad de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.

El valor de este amparo será del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y la vigencia de dos (2) años como mínimo, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción. Debe constituirse simultáneamente con los demás amparos del contrato. (La dependencia solicitante determinará la mayor vigencia de este amparo dependiendo de la naturaleza y características de los bienes)

14.7 CALIDAD DEL SERVICIO. El amparo de calidad del servicio cubre a la Unidad de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.

El valor de esta garantía será xxx xxxx por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al termino de ejecución del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación, contado a partir de la fecha de expedición de la garantía.

14.8 RESPONSABILIDAD EXTRACONTRACTUAL: El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la Unidad con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, será del cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

15. DOCUMENTOS PREVIOS:

Con el fin de proceder a la elaboración de la respectiva minuta de contrato de asociación, se requerirán por lo menos los siguientes documentos:

1. Solicitud de proceso contractual

2. Constancia de estudios xx xxxxxxx

3. Estudios Previos

4. Certificado de disponibilidad presupuestal, cuando se requiera

5. Invitación al posible contratista (Comunicación oficial externa)

6. Manifestación de interés de la entidad sin ánimo de lucro de celebrar el contrato de asociación. Junto con la propuesta del proyecto a ejejcutar.

7. Copia de la ley, decreto, acto administrativo, estatutos o escritura pública de creación o constitución de la entidad sin ánimo de lucro contratista certificado de existencia y representación legal

8. Copia de las normas que contienen las funciones de la entidad privada sin ánimo de lucro

9. Constancia de vigencia de personería jurídica.

10. Acto de nombramiento del Representante Legal, poder, acto de delegación o autorización del órgano directivo

11. Acta de posesión del representante legal o delegado

12. Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal, delegado o apoderado

13. Fotocopia de los documentos que acrediten la experiencia de la entidad futura contratista

14. Copia de la declaración xx xxxxx de los últimos 3 años o certificación de revisor fiscal o contador donde conste que dicha entidad no está obligada a declarar.

15. Certificado de idoneidad

16. Autorización Secretaría de Hábitat

17. Minuta del Contrato suscrito por las partes

18. Certificado de registro presupuestal

19. Garantía Única

20. Aprobación Garantía

21. Comunicación designación Supervisor de contrato

22. Acta de iniciación

23. Informes periódicos del contratista

24. Modificaciones al contrato si las hay (prórrogas, adiciones, otrosí,, suspensiones, modificación de obligaciones, aclaraciones, terminación anticipada

25. Informe final si a ello hay lugar

26. Xxx y salvo

27. Acta de Liquidación del contrato si a ello hay lugar

16. DOCUMENTOS PREVIOS A CARGO DE LA UNIDAD: (enunciativo)

1. Ficha o anexo técnico

2. Estudios previos

3. Invitación al contratista

4. Certificación de idoneidad, en la cual conste que la misma, cuenta con capacidad técnica y administrativa para ejecutar el objeto del contrato que se pretende celebrar, expedida por el Director, Subdirector o Jefe de Oficina que solicita la contratación.

5. Acta de comité asesor para la contratación

6. Autorización de la Secretaría de Hábitat, para la celebración de los contratos de apoyo y de los convenios de asociación a los cuales se refieren el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política y el artículo 96 de la Ley 489 de 1998, que las entidades adscritas y vinculadas a su respectivo Sector requieran.

7. Solicitud de concepto de viabilidad técnica para contratar (cuando se afecten recursos de los proyectos de inversión)

8. Certificado de disponibilidad presupuestal

9. Solicitud de Proceso Contractual.

17. DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DE ASOCIACIÓN.

Dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato interadministrativo, la entidad ejecutora entregará, la garantía única ajustada a lo pactado.

18. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN

El control y vigilancia de la ejecución y cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato estarán a cargo de XXXXXXXXXXXX. (La supervisión debe desarrollarse por el empleado público del nivel directivo del área en la que debe ejecutarse el objeto de contrato)

Fecha de aprobación por el Comité Asesor para la Contratación:

Control de Legalidad (Artículo 12 Acuerdo 001 de 2012)

Proyectó:

Revisó: