Benemérito Cuerpo de Bomberos U NIDAD DE PROVEEDURÍA

Benemérito Cuerpo de Bomberos

UShape2 NIDAD DE PROVEEDURÍA


CBCR-027519-2014-PRB-01043

16 de setiembre de 2014


CONTRATO DIRECTO A014050 (2014CD-014050-UP)

SEGÚN EL ARTICULO131 INCISO G RLCA

REGISTRO DE ELEGIBLES PARA EL “MANTENIMIENTO DE LA FLOTILLA DE VEHÍCULOS DEL CUERPO DE BOMBEROS XX XXXXX RICA”


PLIEGO DE CONDICIONES PARTICULARES


El Benemérito Cuerpo de Bomberos xx Xxxxx Rica, con domicilio en San Xxxx, xxxxx 00, xxxxxxx 0, xxxxxxx xxxxx xx xx xxxxxx de autobuses “La Coca Cola”, recibirá ofertas por escrito hasta las 10:00 horas del 17 de octubre de 2014, con todo gasto pagado e impuestos incluidos, para lo siguiente:


CAPÍTULO I

ASPECTOS TÉCNICOS


  1. DEL OBJETO CONTRACTUAL


El Benemérito Cuerpo Bomberos xx Xxxxx Rica, en adelante Cuerpo Bomberos, con base en lo establecido en el artículo 131 inciso g) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, invita a participar a todos los proveedores (Talleres) interesados en conformar parte del Registro de Elegibles para brindar el servicio de “Mantenimiento de la flotilla de vehículos del Cuerpo de Bomberos”.


La flotilla de vehículos del Cuerpo de Bomberos está compuesta por Unidades extintoras de incendios, minibombas, plataformas aéreas, vehículos articulados con cabezales "tándem" y tanques para transporte de agua, vehículos de primera intervención, vehículos ARAC, vehículos de rescate, unidades extintoras de aeropuerto, ambulancias, botes, lanchas, motos, vehículos de apoyo y administrativos.


En el Anexo 1 “Flotilla del Cuerpo de Bomberos” y Anexo 1.a Botes, que para todos los efectos forma parte integral de este cartel, se encuentra un detalle de las características generales y tipos de vehículo que actualmente conforman la flotilla del Cuerpo de Bomberos. La Administración se reserva el derecho de modificar este listado por el aumento o disminución de la flotilla.


La flotilla de vehículos del Cuerpo de Bomberos está distribuida en todo el territorio nacional, en 73 Estaciones de Bomberos y dependencias administrativas, las cuales se enumeran en el Anexo 2 “Estaciones de Bomberos”, por lo que se requieren servicios en todo el país. El Cuerpo de Bomberos se reserva el derecho de modificar este listado por el aumento o disminución de Estaciones ó dependencias.


Las actividades a contratar para el Mantenimiento de los Vehículos Institucionales por este sistema se detallan en el Anexo 3 “Servicios”.


INICIO DEL SERVICIO

El inicio de este servicio se hará efectivo una vez que venzan los diferentes contratos del Contrato Directo CDA011025, para efectos de referencia la mayoría de dichos contratos vencen en febrero del año 2015.


ZONA GEOGRÁFICA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Se requieren servicios en todo el país, de acuerdo a la distribución de Estaciones que se encuentra en el Anexo 2 “Estaciones de Bomberos”.


Para los talleres que se ubican en la G.A.M y que ofrecieron servicios fuera de dicha área, se reconocerán las horas de traslado, para las reparaciones que se requieran realizar en las Estaciones donde están ubicados las Unidades y vehículos, de acuerdo a lo establecido en el Anexo 8 “Horas de traslado”.


El oferente debe indicar en cuales Estaciones y sus áreas de cobertura van a brindar el servicio.


Por lo tanto se podrán recibir ofertas de servicios para cualquier parte del país en que se encuentre alguno o algunos de los vehículos y de acuerdo con la especialización de los servicios que brinde el oferente.


Los interesados en ofrecer sus servicios, también pueden hacerlo para uno o más de los tipos de servicios requeridos para los vehículos descritos.


El oferente deberá indicar en su oferta las marcas o familias de vehículos a los cuáles ofrece sus servicios y las zonas geográficas donde los brindará. En el caso de ofrecer servicios y sub-servicios específicos de igual modo los deberá incluir en su oferta.


  1. REQUISITOS PARA INTEGRAR EL REGISTRO DE ELEGIBLES


Los requisitos mínimos con que ha de constar la solicitud serán los siguientes:


  1. REQUISITOS LEGALES:


  1. Aportar una declaración jurada de que no le comprenden las prohibiciones del artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.


  1. Aportar declaración jurada de que se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales. (articulo 65 inciso a) del R.L.C.A.


  1. El solicitante deberá encontrarse al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social, de conformidad con el artículo 31 de la Ley de Protección al Trabajador y artículo 74 reformado de la Ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social, tal situación será verificada por la Administración vía accesos informáticos que se cuentan, utilizando el sitio oficial de la CCSS (SICERE) para consulta de morosidad patronal, por lo tanto no se solicita presentar la certificación en tal extremo, en la etapa de oferta.


  1. Aportar certificación de naturaleza y propiedad de las acciones con vista en el Registro de accionistas.


  1. Aportar certificación de la personería y constitución de la empresa con vista en el Registro Público, así como copia de la cédula jurídica de la sociedad.


  1. Las personas físicas deberán aportar su nombre completo, calidades, dirección exacta y copia de la cédula de identidad y aportar la certificación de estar al día en el pago de las obligaciones de seguridad social con la Caja Costarricense del Seguro Social.


  1. El proveedor podrá aplicar para formar parte de cualquiera de las actividades a contratar señaladas en Anexo 4 “Formulario para cotizar” del presente pliego de condiciones.


  1. El Anexo 4 “Formulario para cotizar” deberá venir debidamente firmado. Tratándose de personas jurídicas, deberá ser firmada por el representante legal de la empresa solicitante. No será necesario autenticar la firma.


  1. Deberá señalar un correo electrónico y/o fax o lugar para recibir notificaciones. Este será el mecanismo de notificación que operará en los diferentes procesos de contratación, para la asignación de trabajos.


  1. El solicitante, deberá indicar las personas que se encuentran facultadas para firmar los diagnósticos del estado para el mantenimiento y reparación de los vehículos, cuando la Administración requiera los servicios objeto de este Registro de Elegibles.


  1. El taller deberá contar con pólizas de incendio que cubra los vehículos de Bomberos en caso de siniestro, de responsabilidad civil, daños a terceros y de riesgos del trabajo vigentes, para ello deberá presentar en su solicitud, fotocopia del último recibo pagado vigente.


  1. El taller deberá contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento vigente, y contar con la patente respectiva vigente para ejercer la actividad; para ello deberá presentar copia del mismo.


  1. La información para la inscripción como oferente en el Registro de Elegibles tendrá una validez de un año, pasado este tiempo la Administración solicitará la actualización y su renovación dentro de los 30 días naturales de cada año, a través de publicación en el Diario Oficial La Gaceta.


  1. En el caso de aquellos talleres que estando inscritos para el mantenimiento de la flotilla de vehículos del Cuerpo de Bomberos, y que deban variar la información suministrada inicialmente, deberán presentar la documentación ante la Proveeduría Institucional. La Proveeduría tendrá un plazo de 3 días hábiles para realizar el análisis y cambio solicitado. Durante ese lapso el proveedor seguirá participando dentro del Rol del Registro de Elegibles. Luego del análisis de la información presentada, se realizará el cambio respectivo en dicho registro, salvo en aquellos casos en que la información presentada no se ajuste a los requerimientos técnicos y legales establecidos en el presente pliego de condiciones.


  1. Las certificaciones y declaraciones aquí solicitadas no deberán tener más de 1 mes de emisión a la fecha de apertura de las solicitudes.


  1. REQUISITOS TÉCNICOS:


  1. Los requisitos técnicos a cumplir por los solicitantes en cada actividad, se definen en el Anexo 5 “Requisitos”, según la categoría en la que desean participar.


  1. El Oferente debe especificar claramente en su propuesta (Anexo 4 “Formulario para cotizar”), los servicios en que desea participar, así como la categoría o clase de taller que ofrece.


  1. El Oferente debe tener la maquinaria, equipo y herramientas necesarios que le permitan efectuar adecuadamente los trabajos solicitados con el mínimo indispensable para los servicios de reparación solicitados en el presente cartel.


  1. Xxxxxxx: El Oferente debe especificar y garantizar con claridad un horario de servicio, el cual como mínimo deberá cubrir de 7:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Debe detallarse el horario, si lo hubiera, en otros días (fines de semana, feriados, asuetos, nocturno).


  1. Infraestructura: El Oferente debe indicar el nombre físico o jurídico del taller que brindará el servicio, el número de teléfono y fax. Debe así mismo indicarse la ubicación física exacta de las instalaciones del taller que tiene para hacer frente a los servicios requeridos. Estas instalaciones serán inspeccionadas por el Cuerpo de Bomberos xx Xxxxx Rica para determinar que cumplan con lo solicitado en el cartel y lo ofrecido en la plica.


  1. El Oferente deberá indicar en su oferta los períodos de garantía ofrecidos para repuestos y mano de obra del servicio para el cual cotizó, el cual no podrá ser inferior a lo establecido en este pliego de condiciones.


  1. Garantías del servicio y suministro mínimas

El oferente deberá indicar por escrito, mediante declaración jurada, que está de acuerdo a brindar las garantías aquí establecidas, pues en caso contrario su oferta quedará desestimada inmediatamente.


    1. Garantía para los Talleres Clase “A”


  • Garantía no menor a 12 meses en los repuestos originales suplidos y remanufacturados con garantía de fábrica.

  • Garantía no menor a 9 meses en la mano de obra.

  • Garantías de pintura no menor a 36 meses.

  • Garantía de mano de obra en trabajos de enderezado y pintura no menor a 12 meses.


    1. Garantía para los Talleres Clase “B”


  • Garantía no menor a 12 meses en los repuestos originales suplidos y remanufacturados con garantía de fábrica

  • Garantía no menor a 6 meses en la mano de obra.

  • Garantías de pintura no menor a 24 meses.

  • Garantía de mano de obra en trabajos de enderezado y pintura no menor a 9 meses.


    1. Garantía para los Talleres Clase “C”


  • Garantía no menor a 3 meses en la mano de obra.


    1. Otros repuestos:


  • Repuestos genéricos nuevos: garantía no menor a 3 meses

  • Repuestos usados originales: garantía no menor a 3 meses.


Para los casos de repuestos aportados por los subcontratistas, la responsabilidad caerá sobre el proveedor, tal como lo establece el artículo 69 del RLCA.


  1. Protección contra incendios: El Oferente debe tener en el taller ofrecido los extintores portátiles necesarios y del tipo adecuado de protección contra incendio para los vehículos y unidades que allí se reparen, de acuerdo con lo que establece la legislación vigente.


  1. Vehículos: El Oferente debe disponer al menos de un vehículo de apoyo para realizar las gestiones relativas al servicio requerido. Para verificar si cuenta con vehículo deberá aportar copia de la tarjeta de circulación al día e indicar mediante declaración jurada que dicho vehículo lo destinará para los trabajos propios que se detallan en el presente cartel, a excepción de los talleres clase “C”, los cuáles de acuerdo al servicio ofrecido pueden no requerir del vehículo. El vehículo no debe ser destinado exclusivamente al servicio del contrato con el Cuerpo de Bomberos.


  1. Para los talleres clase “A” y “B”, el Oferente debe tener como mínimo una persona que funja como encargado administrativo o administrador del taller. El Oferente debe indicar el nombre de dicha persona.


  1. El oferente deberá adjuntar una declaración jurada donde manifieste que cumple con toda la normativa vigente, para el manejo de los desechos derivados de las operaciones de mantenimiento de acuerdo a las disposiciones del Ministerio de Salud y el Ministerio de Ambiente, energía y telecomunicaciones.


  1. El oferente deberá adjuntar un listado de los subcontratistas que utilizará durante la ejecución del contrato, todo según lo estipulado en el artículo 69 del RLCA.


  1. Plazos establecidos para la prestación del servicio


    1. Plazo para realizar el diagnóstico

El proveedor contará con un plazo máximo de una semana para realizar el diagnóstico completo de la Unidad o servicio solicitado, en casos que por su complejidad lo requieran, podrá solicitar por una única vez y por escrito con las justificaciones de la solicitud, una ampliación al plazo para concluir con el diagnóstico, la aprobación correspondiente será autorizada o denegada por el Inspector


    1. Plazo de cotización de servicios

El proveedor deberá presentar las cotizaciones solicitadas en el plazo máximo de tres días hábiles después de recibir la solicitud de servicio requerida (autorización preliminar).


    1. Plazo de entrega de cada servicio

El plazo de entrega será establecido en la cotización de cada servicio, será acordado entre el taller asignado para la realización del trabajo y el Inspector de la Contratación por parte del Cuerpo de Bomberos, de acuerdo con los tiempos máximos de reparación (TMR) establecidos (Anexo 6 “Tiempos máximos de reparación” y 7 “Tiempos enderezado y pintura V2”), así como de acuerdo con el procedimiento establecido para la asignación de labores a los Talleres.


En caso de presentarse incumplimiento por parte del Taller en el plazo pactado, se cobrará el porcentaje de multa establecido en el presente pliego de condiciones.


‘Libro de Tiempos’ Máximos de Reparación del fabricante del equipo (LABOR TIME BOOK).

En el Anexo 6 y 7 se adjuntan los Tiempos Máximos de Reparación (Labor Time Book), en adelante TMR, que serán reconocidos a los contratistas por los trabajos realizados, para los servicios de mecánica pesada, transmisiones automáticas y pinturas de vehículos. No se reconocerán horas adicionales en ningún caso.


En el caso que existan trabajos que no se encuentran en dichas tablas, los mismos serán negociados con el Inspector y se cancelará la cantidad de horas acordadas, de acuerdo al procedimiento establecido más adelante.


Este listado será utilizado como base para el establecimiento de los costos de los mantenimientos correctivos, ya que definidos los TMR y los costos por hora, solamente será necesario identificar las actividades que se requieren realizar.


  1. Pólizas:

Todos los Talleres Clase “A” deberán contar, como requisito indispensable, con una póliza de Responsabilidad Civil para Talleres y Afines que cubra la flotilla y su equipo, la misma debe estar al día. La cobertura mínima requerida es ¢50.000.000,00 (cincuenta millones de colones).


Todos los Talleres Clase “B” deberán contar, como requisito indispensable, con una póliza de Responsabilidad Civil para Talleres y Afines que cubra la flotilla y su equipo, la misma debe estar al día. La cobertura mínima requerida es ¢20.000.000,00 (veinte millones de colones).


  1. Calificación para incluir proveedores en el registro de elegibles


  1. Con base en las condiciones y requisitos del Anexo 5, la dependencia técnica encargada determinará, dentro de un plazo máximo de 15 días hábiles, las empresas o personas físicas que resulten elegibles posterior al inicio de la vigencia de este registro precalificado, previo estudio y calificación de los atestados.


  1. Aquellos que no cumplen con los requisitos mínimos establecidos, según inspección y evaluación previa, tendrán la oportunidad de corregir la situación por la cual no fueron aceptados y volver a solicitar su ingreso al Registro de Elegibles.


El Cuerpo de Bomberos enviará a cada proveedor calificado para ingresar al Registro de Elegibles, copia de la documentación, con el resultado de la evaluación.

  1. La Administración realizara visitas e inspecciones previas e incluso posteriores a la conformación del Registro de Elegibles de dichos talleres, para verificar y evaluar la información brindada por el solicitante.


  1. En caso de que un mismo taller desee inscribirse en varias de las actividades señaladas en el Anexo 4 “Formulario para Cotizar”, será calificado para cada actividad por aparte.


  1. Una vez cumplida esta etapa, el Cuerpo de Bomberos comunicará a todos los proveedores participantes los resultados de conformación para el registro de elegibles, el cual será la base para las contrataciones en que puedan participar, de acuerdo a las actividades indicadas en la solicitud de registro.


  1. DE LA INCLUSIÓN Y PERMANENCIA EN EL REGISTRO DE ELEGIBLES


  1. Anualmente la Proveeduría del Cuerpo de Bomberos hará un comunicado en el Diario Oficial La Gaceta, para incorporar nuevos proveedores en el Registro de Elegibles y los que ya se encuentran dentro de éste, actualicen sus atestados.


  1. En la publicación se indicará el tipo de servicios que se requiere y el lugar en el cual se podrá retirar el pliego de atestados.


  1. El ingreso para formar parte del Registro de Elegibles, no está restringido a un período en particular y por tanto los potenciales oferentes podrán presentar sus atestados de inscripción en cualquier momento.


  1. Los proveedores que conforman el Registro de Elegibles, se someterán a inspecciones y calificaciones periódicas de acuerdo con los requisitos xxx Xxxxxx de Atestados vigente. Esto procede incluso cuando el taller declare alguna variación.


  1. Los oferentes ya inscritos en el Registro de Elegibles están obligados a actualizar la información en forma anual.


  1. La Administración procederá de acuerdo con lo estipulado en el régimen de sanciones, de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, cuando detecte algún incumplimiento por parte del oferente, que afecte directa o indirectamente los bienes institucionales o de interés público, previo debido procedimiento.


  1. MÉTODO DE SELECCIÓN:


Inicialmente el rol se confeccionará con los participantes que coloquen sus ofertas en el acto de apertura y cuyas ofertas resulten elegibles. Se conformarán grupos con los talleres por clase, por especialidad y marcas ofrecidas. Los números que se asignen corresponderán a los de las ofertas. El número de oferta más bajo corresponderá al que encabece cada grupo y así sucesivamente. Por ejemplo, si para el grupo de sistemas hidráulicos la primera oferta presentada corresponde al número ocho (08) de la generalidad de ofertas presentadas, en el rol de asignación ese oferente tendrá el número uno (01) de ese grupo.


A los talleres que se incorporen posteriormente se les irá colocando al final de la lista de cada grupo.


La asignación de trabajos se hará en estricto orden de presentación de los daños y siempre en apego al listado ya establecido.


El rol de asignación será operado por la Unidad de Proveeduría. Cada vez que la Unidad de Mantenimiento Vehicular (UMV) deba asignar un trabajo, deberá consultar con la Proveeduría cuál es el taller al que debe enviarse el vehículo. La UMV no podrá enviar el vehículo a otro taller que no sea el designado por la Proveeduría ni trasladar su ejecución para una oportunidad futura.


En los casos de atención de averías en días no hábiles, se escogerán los talleres que ofrecieron sus servicios en estas condiciones. De igual modo los talleres que ofrecieron sus servicios para realizar los trabajos en las Estaciones fuera de la G.A.M.


  1. PROCESO DE CONTRATACIÓN:


      1. Calificación de los Talleres y Contratistas


Talleres Clase “A”

Los talleres Clase “A” serán talleres que brindarán servicios para los vehículos de modelos con una antigüedad máxima de 5 años. Por ejemplo: para el año 2015, brindaran servicios a los vehículos de la flotilla del año 2010 a la fecha de ejecución.

Los talleres clase A realizan reparaciones técnicas altamente sofisticadas, incluyendo: ajustes y montaje de motores, transmisiones y demás agregados.

Los talleres de enderezado y pintura que cumplan con los requisitos establecidos para talleres clase “A”, se ubicaran en esta categoría.

Los talleres clase “A” podrán solicitar en su oferta, brindar servicios a los vehículos definidos para la clase “B”.


Talleres Clase “B”

Los talleres Clase “B” serán talleres que brindarán servicios para los vehículos de modelos con una antigüedad mayor de 6 años. Por ejemplo: para el año 2015, brindaran servicios a los vehículos de la flotilla hasta el año 2009.

Además, serán considerados dentro de esta categoría los talleres que brindan servicios especializados, de acuerdo a lo establecido en los requisitos.


Contratistas Clase “C”

Estos servicios se brindarán en el taller de bomberos, utilizando la infraestructura de la Institución, razón por la cual no se requiere que la tengan.

Los contratistas solamente aportaran sus herramientas y equipos de diagnósticos y serán supervisados directamente en el sitio. Podrán retirar componentes de los vehículos y realizar las reparaciones en sus instalaciones y posteriormente podrán volverlos a instalar y realizar las pruebas de acuerdo al procedimiento indicado en el pliego de condiciones.


  • Servicios específicos:

El caso de la reparación de computadoras, las mismas serán trasladadas al laboratorio del contratista, y serán retiradas una vez reparadas. Salvo los casos en que se autorice su reparación por parte del contratista que está realizando la reparación de la Unidad o vehículo.


De igual modo, en el caso del servicio de torno y fresadora los trabajos se realizaran en las instalaciones del contratista. Cuando se requiera el contratista se presentará la UMV para determinar específicamente el alcance de los trabajos.


      1. Procedimiento para realización de los trabajos


Una vez conformado el Registro de Elegibles, la asignación de talleres para el servicio de Mantenimiento de vehículos del Cuerpo de Bomberos, se dará de acuerdo al rol que se maneje en la base de datos que administrará la Proveeduria Institucional.


Conformado el Registro de Elegibles, cada vez que se presente la necesidad de dar mantenimiento a algún vehículo, el mismo se enviará al taller que corresponda por rol en función de la actividad del taller y su ubicación.


Cuando el Taller designado reciba un equipo para su reparación, debe elaborar un documento o formulario en el cual se especifiquen claramente las condiciones o estado en que recibe el activo bajo responsabilidad del taller. Se deberá entregar una copia al inspector del Cuerpo de Bomberos el día hábil siguiente al ingreso del vehículo a sus instalaciones.


Cómo mínimo deberá contar con una lista de chequeo con aspectos generales del vehículo. Anotar el estado general exterior, pintura, abolladuras, luces quemadas, estado de las llantas y del repuesto, accesorios, fugas. Además, verificar dentro del vehículo: objetos personales, radios, CD, herramientas, kilometraje, cantidad de combustible.


La Unidad de Mantenimiento Vehicular (UMV) enviará las Unidades con una orden de trabajo por los servicios requeridos. En los casos en que la UMV no envíe la orden de trabajo, se remitirá un oficio con un pre-diagnóstico de las fallas presentes, el Taller se compromete a realizar con total esmero un diagnóstico de los daños que manifieste el equipo que se someta a su revisión, determinar los trabajos o tareas requeridos para su reparación, indicar cuáles piezas requieren necesariamente su sustitución y cuáles son reparables. Para realizar este diagnóstico el Taller contará con un plazo máximo de una semana, en casos que por su complejidad lo requieran, podrá solicitar por una única vez y por escrito con las justificaciones de la solicitud, una ampliación al plazo para concluir con el diagnóstico, la aprobación correspondiente será autorizada o denegada por el Inspector designado por el Cuerpo de Bomberos. El Taller deberá enviar el informe de diagnóstico por un medio electrónico y/o forma escrita.


No debe ejecutar sustituciones de piezas que sean reparables. Debe solicitar al personal designado por el Cuerpo de Bomberos, la autorización escrita para iniciar la cotización de los trabajos de reparación que correspondan, mediante el formulario definido para tal fin.


Una vez autorizados los trabajos procederá a realizar una cotización de:

a) mano de obra

b) repuestos

c) servicios y suministros


Indicando claramente el plazo de entrega de los servicios. El plazo de presentación de esta propuesta no deberá exceder tres días hábiles. En caso que la cotización no sea aprobada por la UMV, se procederá a comunicar mediante un oficio las razones por las cuales se rechaza la cotización y así hasta llegar a una propuesta razonable que satisfaga a la Administración. El Taller tendrá un día hábil para entregar la cotización corregida, en caso contrario se aplicarán las multas señaladas para el atraso en la presentación de la cotización.


Una vez Aprobada la cotización, el Inspector del Cuerpo de Bomberos procederá a notificar al Taller en el formulario definido para tal fin. A partir del día hábil siguiente a la recepción de la aprobación correspondiente se inicia el plazo para la entrega de los servicios contratados. Una vez realizada una cotización, si el Cuerpo de Bomberos decide no realizar la reparación por razones técnicas o de costos, no se le reconocerá al proveedor ningún costo por las labores previas realizadas, excepto los conceptos de desarme por diagnóstico y en caso de ser necesario el rearme.


El Taller procederá a realizar el servicio de mantenimiento del equipo del Cuerpo de Bomberos asignado, aplicando los procedimientos y operaciones para una óptima calidad de trabajo conforme el tipo de servicio ofrecido, incluyendo el oportuno y correcto empleo de máquinas, herramientas o equipo requeridos para una óptima ejecución del trabajo. Todos los servicios de mantenimiento se realizarán según los estándares y procedimientos establecidos por los fabricantes de los equipos, normas de seguridad que sean aplicables para nuestro país y las más modernas prácticas. Esta diligencia debe ser observada de igual modo en los mantenimientos preventivos que realice.


El Taller deberá reportar en forma inmediata al Inspector del Cuerpo de Bomberos, todas las situaciones que en forma extraordinaria se presenten con motivo de la prestación del servicio. En el caso de requerir trabajos “adicionales” a los aprobados, el Taller notificará formalmente al Inspector designado por la Unidad de Mantenimiento Vehicular, sobre la necesidad de realizarlos. El Inspector los valorará y autorizará según corresponda, para la respectiva cotización, utilizando los formularios definidos para este fin. El Taller deberá presentar nuevamente una cotización para la aprobación de los trabajos adicionales, según lo descrito en este apartado, siguiendo las mismas reglas que para la cotización original.


El Taller debe brindar los reportes de información que la Institución requiera sobre la revisión, diagnóstico y reparación de las unidades de la flotilla de vehículos del Cuerpo de Bomberos.


En cualquier momento el Inspector procederá a inspeccionar el trabajo. Sus observaciones serán de acatamiento obligatorio para el Taller.


El Taller debe suplir cuando corresponda todos los materiales y repuestos necesarios para brindar un optimo servicio. El Inspector, realizará una supervisión permanente del trabajo que se realiza. En casos especiales, cuando se requiera atender de emergencia una Unidad o vehículo y se realicen reparaciones para reincorporarla al servicio en horas y días no hábiles; el Inspector realizará una visita posterior y documentará lo pertinente para verificar que todos los trabajos, repuestos y suministros reportados fueron realizados e instalados a cabalidad y conforme a los lineamientos del presente contrato.


Cualquier trabajo defectuoso por calidad de los repuestos, materiales, accesorios, descuido o deficiencia de la mano de obra, a juicio del personal del Cuerpo de Bomberos, debe ser sustituido de inmediato por cuenta del Taller. El hecho que el personal del Cuerpo de Bomberos hubiese aprobado la calidad de los repuestos, materiales y accesorios, antes de ser usados, no releva al Taller de la obligación de reponerlos, si posteriormente se encuentran defectuosos.


El Taller no podrá realizar pruebas en carretera a los vehículos en reparación sin obtener, previamente, la correspondiente autorización para ello y en todo caso, dicha autorización solo se entenderá efectiva, si el operario o representante del contratista se encuentra apto para conducir el vehículo, porta la licencia que lo habilite legalmente y dispone de la experiencia suficiente para hacerlo. La autorización para las pruebas de los vehículos se realizará por cualquier medio escrito, previa solicitud del Taller. Además, deberá colocar rótulos visibles a los cuatro costados de la Unidad que indiquen: “Unidad fuera de Servicio” con un tamaño de letra que permita ser leída a ambos lados de la carretera. Estos rótulos deben ser de fácil remoción y no deben generar ningún daño en la pintura o rotulación de las Unidades.


El Taller será responsable de que su personal porte la licencia que lo faculte para conducir el tipo de unidad a la que se deben realizar las reparaciones, según lo estipula la Xxx xx Xxxxxxxx, para cada tipo de vehículo. Si durante el transcurso de la prueba sucede un accidente por colisión u otro motivo, deberá informar de inmediato al Inspector y confeccionar el parte con las autoridades correspondientes, tramitar todos los requisitos y documentos necesarios ante las instancias respectivas. Por ningún motivo podrá llegar a arreglos extrajudiciales.


Para dar por concluido cada servicio, el personal designado por el Cuerpo de Bomberos realizará las pruebas de verificación según corresponda al tipo de reparación efectuada. Emitida la aprobación correspondiente mediante un acta de recepción, retirará el equipo de las instalaciones del Taller en los casos que corresponda. Igualmente, el personal designado por el Cuerpo de Bomberos realizará de inmediato la evaluación y calificación del servicio, que formará parte del expediente del caso.


      1. Manejo de desechos


Los repuestos cambiados y materiales resultantes de las reparaciones serán destruidos y desechados por el contratista. Previo al desecho deberá de realizar un registro fotográfico de las piezas desechadas y suministrar una copia al inspector, de previo a la recepción definitiva de los trabajos.


El manejo de los desechos derivados de las operaciones de mantenimiento debe cumplir con la normativa nacional para su manejo de acuerdo a las disposiciones del Ministerio de Salud y el Ministerio de Ambiente, energía y telecomunicaciones. Es requisito contar con un plan de reciclaje de aceites, lubricantes, llantas, baterías y filtros.


      1. Cotización


Antes de realizar cualquier servicio de mantenimiento y de acuerdo al procedimiento establecido en este pliego de condiciones, se deberá presentar al Cuerpo de Bomberos un detalle de costos de las reparaciones: horas, repuestos y otros; para cada equipo individualmente. La cotización de precios deberá incluir como mínimo lo siguiente:


  • Datos del Proveedor

  • Fecha de la cotización

  • Número de referencia o consecutivo

  • Cliente

  • Atención

  • Número Interno del vehículo

  • Placa del vehículo

  • Descripción detallada del servicio

            1. Detalle de los trabajos a realizar, indicando la cantidad de horas por cada trabajo especificado, mínimo se deberá especificar por sistema.

            2. Detalle de los repuestos a sustituir, una línea por cada tipo de repuesto.

            3. Indicar las horas de traslado para los casos en que aplique

            4. Tiempo de entrega del servicio (días naturales)

            5. Tiempo de entrega de los repuestos ofrecidos

            6. Materiales a utilizar y su costo detallado

            7. Servicios: indicar la Subcontratación de servicios, detalle de costos. Aportar copia de la cotización del subcontratista.

            8. Suministros y su costo detallado

  • Subtotal

  • Impuesto de ventas (Cuando aplique)

  • Total general

  • Condiciones generales

  • Plazo de entrega

  • Plazos de las garantías ofrecidas

  • Vigencia de la oferta

  • Descuentos especiales.

  • Debe estar firmada por el representante de la empresa o por la persona que este designe.


Las cotizaciones o una copia de estas, requieren ser enviadas mediante correo electrónico en formatos editables tales como Microsoft Word o excel. De igual modo también pueden ser entregadas físicamente al Inspector.


La facturación de los servicios se deberá realizar en forma independiente: Mano de obra, repuestos, servicios y suministros. Deberán respetar el mismo detalle solicitado en las cotizaciones de los servicios.


  1. Cotización de Servicios


Los costos aquí descritos corresponden a horas hombre por la prestación de los servicios ofrecidos.


Los repuestos y materiales específicos directos utilizados en cada reparación, no forman parte del precio cotizado, dada su variabilidad y su dificultad de estimación de acuerdo con la diversa complejidad de las reparaciones o mantenimientos.


  • Costo por hora de trabajo efectivo dentro de la zona geográfica de prestación de los servicios. El costo por hora debe considerar todos sus componentes, a saber: cargas sociales, transporte, pólizas, utilidad y gastos administrativos, entre otros.


  • Costo por hora de traslado fuera del área de prestación de los servicios (este costo se refiere al costo de la hora por el traslado del personal del proveedor, al momento de desplazarse a las diversas Estaciones). El costo por hora debe considerar todos sus componentes, a saber: cargas sociales, transporte, viáticos, pólizas, utilidad y gastos administrativos, entre otros. En el Anexo 8 “Horas traslado final” se indican la cantidad de horas que la administración reconocerá por el traslado del área metropolitana las diferentes Estaciones del país.


  1. Suministros


Para la suplencia de suministros y materiales para los servicios de mantenimiento correctivo, el Cuerpo de Bomberos podrá suplir a los adjudicatarios los suministros.


Entre los suministros a suplir se encuentran.


  1. Llantas

  2. Lubricantes

  3. Filtros

  4. Baterías

  5. Otros


El Cuerpo de Bomberos se reserva el derecho de realizar estudios xx xxxxxxx (Consistirá en al menos tres cotizaciones para sondear los precios xx xxxxxxx, de productos con las mismas especificaciones técnicas que se hayan solicitado al proveedor) en caso de considerar que los costos de los suministros se encuentran fuera los xxxxxx xxx xxxxxxx nacional.


  1. Repuestos y materiales.


En los casos en que el Taller requiera adquirir los repuestos mediante un tercero, deberá cumplir con los siguientes pasos:


  • Realizar un mínimo de tres cotizaciones, de los repuestos que se emplearán en cada trabajo o reparación de mantenimiento para garantizar que se obtienen los mejores precios posibles xxx xxxxxxx. Dicha cotización debe establecerse sobre repuestos de iguales condiciones de calidad y especificaciones, para poder garantizar su comparabilidad. Si el mínimo de tres cotizaciones no puede ser cumplido por situaciones especiales, el proveedor deberá demostrar que se efectuaron las invitaciones a las respectivas empresas.


  • Presentar la factura original de repuestos reemplazados emitida por una empresa debidamente inscrita, como vendedora de repuestos, o las copias de las facturas cuando por razones tributarias no puedan acompañar los documentos originales, junto con una factura original de cobro por el servicio realizado. Sin embargo, deberá conservar los originales a disposición del Cuerpo de Bomberos para su inspección cuando lo considere conveniente.


  • Los costos de transporte de materiales y repuestos correrán por cuenta del Proveedor.


  • Los repuestos y materiales utilizados se cancelarán por reembolso, contra presentación de factura, previa aceptación del inspector asignado por parte del Cuerpo de Bomberos.


  • Los proveedores deberán tener en cuenta y apegarse a lo que indica párrafo al final del artículo 8 de la Ley Reguladora de todas las Exoneraciones Vigentes su Derogatoria y Excepciones N° 7293, que textualmente dice:


"(...) Las compras del Cuerpo de Bomberos que se realicen de conformidad con sus funciones, tendrán exención tributaria, arancelaria y de sobretasas para las adquisiciones de las unidades extintoras de incendio, las ambulancias y los vehículos que se convertirán en unidades extintoras de incendio o en ambulancia; los vehículos de apoyo, las plantas eléctricas portátiles, las bombas portátiles; los equipos y artículos para extinción de incendios, para rescate y para emergencias con materiales peligrosos; los equipos de comunicación y equipos electrónicos para atención de emergencias; los repuestos, las llantas y los artículos para mantenimiento de las unidades extintoras, las ambulancias, los vehículos y los equipos para extinción de incendios, el rescate y las emergencias con materiales peligrosos; los equipos de protección personal para extinción de incendios, el rescate y las emergencias con materiales peligrosos; el espumógeno y polvo químico para extinción de incendios; los medicamentos, combustibles y lubricantes; los artículos y bienes de similar naturaleza, necesarios para el cumplimiento de sus fines…"


  • Así mismo debe tener en cuenta los términos de la Resolución DGH-RES-0027-2010 del 00 xx xxxxx 0000, en la que se concedió autorización genérica y permanente a favor del Benemérito Cuerpo de Bomberos xx Xxxxx Rica para adquirir en el mercado nacional, exentos de los Impuestos General sobre las Ventas y Selectivo de Consumo, prescindiendo del trámite de autorización de exoneración ante el Departamento de Gestión de Exenciones, para los siguientes bienes:


  1. Plantas eléctricas, generadores eléctricos, accesorios y equipos eléctricos portátiles.

  2. Bombas portátiles.

  3. Equipos y artículos para prevención y extinción de incendios.

  4. Equipos y artículos para rescate, emergencias con animales, electricidad y materiales peligrosos.

  5. Repuestos, llantas y los artículos para el mantenimiento de: las unidades extintoras, las lanchas, las aeronaves, las ambulancias, los vehículos y los equipos para extinción de incendios, el rescate y las emergencias con materiales peligrosos.


  • Todos los repuestos que se requieran para cualquiera de las reparaciones arriba indicadas deberán contar con el aval del Inspector de la Contratación y se pagarán contra factura. El Cuerpo de Bomberos se reserva el derecho de comparar precios en otros establecimientos dentro y fuera de nuestro país cuando así lo desee, para asegurarse de que se obtienen los mejores precios posibles en el mercado.


  • Todos los materiales y repuestos a utilizar en la realización del servicio deberán ser genuinos, nuevos, de primera calidad y que cumplan las últimas normas UL ó ISO ó su equivalente según el país de origen y según corresponda a satisfacción del Inspector de la Contratación.


Se exceptúan del punto anterior, los repuestos que correspondan a modelos de equipos que por su antigüedad u otras condiciones, presentan limitada existencia en el mercado, siendo la única forma de satisfacer el servicio colocar un repuesto remanufacturado, genérico ó usado, pero que presente óptimas condiciones para su utilización, lo cual será verificado y aprobado previamente por el Inspector de la Contratación.


  • El nivel de prioridad para la sustitución de piezas o partes de repuesto tendrá el siguiente orden de precedencia, el cual necesariamente debe ser observado y cumplido por el Proveedor:


  • Repuestos genuinos nuevos (originales).

  • Remanufacturados con garantía de fábrica

  • Repuestos genéricos nuevos.

  • Repuestos usados originales.

  • Repuestos genéricos usados.


Sin embargo, el Cuerpo de Bomberos se reserva el derecho de cambiar el orden o no utilizar repuestos originales en casos calificados, por ejemplo que la diferencia de costos sea excesiva para un modelo específico. Lo cual se justificará en el expediente.


  • El Taller queda obligado a procurar precios adecuados para las piezas de recambio del equipo. Debe evitar la utilización de intermediarios que aumenten innecesariamente el costo para el Cuerpo de Bomberos, en la compra de repuestos y hacer las cotizaciones necesarias para garantizarse el menor costo posible en el mercado para las piezas que debe cambiar. No obstante, el Cuerpo de Bomberos se reserva la facultad de suministrar en forma directa las refacciones o partes nuevas o remanufacturadas con garantía de fábrica o usadas, necesarias para la reparación. En los descuentos por la compra de repuestos utilizados, será beneficiario directo el Cuerpo de Bomberos.


  • Estará permitido la sustitución o intercambio de componentes (cuando se entrega el componente dañado para recibir uno reparado), siempre y cuando los rebajos sean para beneficio del Cuerpo de Bomberos y solamente se cobren los costos de las reparaciones que debían ser realizadas.


  1. Servicios Subcontratados


En los casos que lo requiera el Taller podrá contratar servicios, sin embargo, deberá ajustarse a lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, que establece que la Sub-contratación no podrá ser superior a un 50% del monto cotizado, excepto en los casos en que la Administración considere que la única manera de alcanzar el fin deseado sea por medio de una subcontratación mayor. La resolución que así lo dicte debe ser debidamente motivada.


Para los talleres clase “A” y “B”, se autorizan los siguientes subcontratos:


  1. Rectificación de motores

  2. Reparación de alternadores y arrancadores

  3. Diagnóstico y reparación de sistemas de aire acondicionado.

  4. Sistemas de inyección.

  5. Reparación de Computadoras


A excepción del ítem N°1, para realizar estos trabajos el contratista deberá contar con el visto bueno del inspector. El Cuerpo de Bomberos se reserva el derecho de realizar estos trabajos con contratistas que formen parte del registro de elegibles y que ofrecieron dichos servicios.

Para la cotización de servicios, se deberá presentar la misma información que se solicita al proveedor en este pliego de condiciones.


En el caso de la sub-contratación de servicios, el contratista deberá entregar en su cotización la copia de la cotización de su sub-contratista. No podrá realizar ningún cobro adicional por la prestación de estos servicios. Se pagará el monto contra factura, de igual modo que en los repuestos.


  1. Reclamos de Garantía


Una vez determinada una falla de los trabajos realizados por el contratista, el Inspector de la Contratación del Cuerpo de Bomberos procederá a comunicar formalmente al Taller los problemas detectados, en el formulario definido para tal fin.


El Taller deberá atender los reclamos por garantía al día natural siguiente, después de recibir formalmente el reclamo por garantía, sin importar si es un fin de semana o un día inhábil. La atención de los reclamos de garantía se tendrá que realizar en la Estación donde se encuentre la Unidad en el momento del reclamo, si por la gravedad de la avería debe ser trasladada al Taller, este deberá cubrir los costos del traslado de la Unidad.


El Taller deberá indicar el día hábil siguiente de recibida la notificación y mediante una nota formal el plazo total que tardará en atender el respectivo reclamo de garantía, el cuál debe ser aprobado por la Unidad de Mantenimiento Vehicular de Bomberos. Deberá corregir los problemas detectados en el menor tiempo posible. En caso de diferencias prevalecerá el criterio del Inspector designado por la Unidad de Mantenimiento Vehicular.


Asimismo deberá suplir todos los repuestos, materiales y suministros, la mano de obra, grúas, traslado, pago de viáticos y cualquier otro gasto relacionado con la avería reportada, sin costo alguno para el Cuerpo de Bomberos.


Será responsabilidad del Taller responder ante las autoridades competentes o ante terceros, si con ocasión de este contrato provoca cualquier daño a un usuario o un bien, si se comprueba de manera razonable que se debió al uso o deficiencia de los repuestos, materiales o suministros sucedáneos o genéricos, que degraden o alteren las cualidades y funcionamiento de los vehículos o sus accesorios. Para el efecto se aplicarán todas las disposiciones de los institutos jurídicos que regulan la responsabilidad contractual y extracontractual y la responsabilidad objetiva (teoría del riesgo creado, culpa aquiliana, culpa in vigilando y culpa in eligendo)


  1. Otras Consideraciones


    1. El Cuerpo de Bomberos xx Xxxxx Rica se reserva el derecho de incluir o excluir vehículos para brindar el servicio, bien sean estos nuevos o usados con características similares o diferentes a las de los vehículos indicados en la lista anexa a este pliego de condiciones.


    1. El Cuerpo de Bomberos se reserva el derecho de realizar cotizaciones entre talleres que formen parte de la lista de elegibles del mismo nivel y tipo de servicio, con la finalidad de monitorear y comparar los precios, en concordancia con el resto xxx xxxxxxx.


    1. En igual forma el Cuerpo de Bomberos se reserva el derecho de realizar cotizaciones de precio de los repuestos y materiales con la finalidad de monitorear y comparar los precios en concordancia con el resto xxx xxxxxxx.


  1. Multas


  1. Por cada día natural de atraso en la entrega del diagnóstico, se cobrará un 1% del monto cotizado, hasta arribar a un máximo del 25% del total cotizado. Todas las multas serán rebajadas del pago mensual por el servicio recibido.


  1. Por cada día natural de atraso en la entrega de una cotización, se cobrará un 1% del monto cotizado, hasta arribar a un máximo del 25% del total cotizado. Todas las multas serán rebajadas del pago mensual por el servicio recibido.


  1. Por cada día natural de atraso sobre el plazo de entrega ofrecido por el Proveedor, para cada trabajo en específico, ya sea en forma total o parcial, se cobrarán un 1% hasta un máximo del 25% del monto total de la reparación. Todas las multas serán rebajadas del pago mensual por el servicio recibido. Esta también se aplicará cuando se exceda el plazo pactado para la atención de garantías.


  1. Son causales de exclusión de la lista de elegibles entre otras, las siguientes cláusulas:


  1. Incurrir en impericia y/o negligencia en el ejercicio de la revisión técnica de los equipos, su diagnóstico, su mantenimiento o en su reparación. Esta condición se tendrá acaecida cuando ocurran rechazos de trabajos efectuados en tres ocasiones consecutivas o bien en cinco alternas en un mismo vehículo.


  1. Incurrir, intentar o colaborar en la comisión de fraudes de seguro o estafas de seguro en perjuicio del Cuerpo de Bomberos xx Xxxxx Rica o de cualquier firma aseguradora. Además, por incurrir, intentar o colaborar en el pago de comisiones, regalías u otro tipo bonificaciones a funcionarios de la Institución.


  1. Facturar la compra de repuestos usados como si fuesen nuevos.


  1. Utilizar facturas de empresas inexistentes o que no ejercen la actividad de reparación de equipos o la de comercialización de repuestos, en perjuicio del sistema de valoración y reparación de los equipos.


  1. Utilizar intermediarios en la compra de repuestos para sobre valorar sus precios, cuando esto no sea necesario.


  1. Omitir deliberadamente información de interés para los procesos de mantenimiento y reparación de daños de los equipos.


  1. Cuando el proveedor realice sin la autorización previa correspondiente del personal del Cuerpo de Bomberos, cualquier cambio, alteración o modificación en los componentes de los equipos en reparación.


  1. Queda prohibido subcontratar a funcionarios del Cuerpo de Bomberos para efectuar trabajos en los equipos entregados a los contratistas para reparar, dar mantenimiento preventivo, diagnosticar o cualesquiera otras de las obligaciones derivadas del presente contrato. El proveedor no podrá subcontratar, ni reconocer ninguna remuneración o recompensa monetaria, en especie o similar, a ningún funcionario del Cuerpo de Bomberos, ni siquiera cuando la supuesta labor se lleve a cabo fuera de las en horas laborales del funcionario.


  1. Incumplir los procedimientos y normas técnicas establecidos por el Cuerpo de Bomberos xx Xxxxx Rica para la revisión, valoración y reparación de vehículos automotores, amparados por esta contratación.


  1. Omitir deliberadamente la prohibición para utilizar los vehículos por reparar bajo su responsabilidad para utilizarlos en labores de remolque u otras acciones para las cuales no está diseñado ni expresamente autorizado.


  1. Cuando el proveedor realice sin la autorización previa correspondiente del Inspector de la Contratación, cualquier cambio, alteración o modificación en los componentes del vehículo en reparación.


  1. FISCALIZACIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL


  1. El Administrador del Contrato es el responsable de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el Cuerpo de Bomberos con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimiento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.


  1. El Inspector del Cuerpo de Bomberos es responsables de verificar en el sitio e informar oportunamente al Administrador de Contrato, sobre la ejecución del contrato respectivo.


  1. Cualquier incumplimiento en los requisitos previamente establecidos por la Administración, por parte del proveedor elegido, faculta al Cuerpo de Bomberos a tomar cualquier acción necesaria dentro del marco de la legislación de contratación administrativa y otras leyes conexas, para protección y satisfacción del servicio y el interés público.

  2. Una vez recibida a satisfacción la reparación, el administrador del contrato deberá establecer el debido finiquito en cada contratación y remitirlo al expediente administrativo.


Consultas de orden formal pueden efectuarse al teléfono 0000-0000, con la funcionaria Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx y de orden técnico con el señor Xxxxx Xxxx al teléfono 0000-0000.

Atentamente,




Lic. Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, Jefe

Proveeduría


Benemérito Cuerpo de Bomberos xx Xxxxx Rica T. (000) 0000-00-00

Dirección Electrónica: xxxx@xxxxxxxx.xx.xx

Página 1 de 26


Document Metadata

Filed: September 8th, 2014