INSTRUCTIVO PARA LA EMISION DE ACTAS DE CONTRATOS DE SERVICIO CONTINUADO EN EL SISTEMA SIGA-PJ INDICE
INSTRUCTIVO PARA LA EMISION DE ACTAS DE CONTRATOS DE SERVICIO CONTINUADO EN EL SISTEMA SIGA-PJ
INDICE
B. 1 PASOS EN LA CONFECCIÓN DEL ACTA POR RECEPCIÓN DE LOS SERVICIOS EN CONTRATOS: 4
C.2 ACTAS PARA CONTRATOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL PRIMER AÑO DE EJECUCIÓN 17
C. 3 REPUESTOS Y OTROS CONCEPTOS 17
C.5 LINEAS QUE INICIA EL PERIODO DE EJECUCION EL 29, 30 Y 31 18
C.6 ADAPTAR PERIODOS DE COBRO SEGÚN LA FECHA DE INICIO DE LA LÍNEA 19
C.7 TIPO DE CAMBIO UTILIZADO EN EL ACTA DE RECEPCION DE CONTRATOS 20
A) ASPECTOS GENERALES
Previo a confeccionar el Acta de Recepción de Servicios por Contratos, el usuario debe verificar si el precio, periodo a cobro están correctos, de acuerdo al número de línea del contrato, para ello debe:
Ingresar a la pantalla Mantenimiento de Contratos, específicamente el link “Líneas del Contrato” e identificar el número de la línea, la periodicidad, cantidad, el precio y la vigencia. Ruta: Proveeduría / Gestión de Compra / Contratos / Contratos II Etapa / Mantenimiento de Contratos.
Considerar oprimir en editar (primer columna de la izquierda) en la línea para poder visualizar toda la información incluida en el apartado “Características del artículo” ya que en el campo de la descripción no se visualiza toda la información. Ver la fecha inicio y fecha fin de la línea, para determinar si el cobro está dentro de la vigencia de la línea. Se aclara que se han homologado líneas con periodicidad mensual, para que su cobro sea por mes exacto. Para estos casos observar el periodo de vigencia de las líneas, para determinar cuál es la que se requiere asociar en cada caso.
Una vez identificada la línea consultar en el Link “Oficinas” de esa misma pantalla, las oficinas asociadas a la línea. Al seleccionar cada línea, el sistema muestra en un grid al final de la pantalla, la oficina asociada y el porcentaje de participación, o la cantidad de equipos asignados.
Para tales efectos, se indica la dirección para accesar a la pantalla de Mantenimientos de Contratos.
Proveeduría / Gestión de Compra / Contratos / Contratos II Etapa / Mantenimiento de Contratos.
De igual manera, el usuario puede obtener la información del contrato, generando el reporte Listado Contratos Detallado, el cual se visualiza en la siguiente dirección:
Proveeduría / Gestión de Compra / Contratos / Contratos II Etapa / Reportes II Etapa/ Listado Contratos Detallado.
Por otra parte, mediante la pantalla denominada “Mantenimiento del Acta de Recibo creada por Contratos de Servicios Continuados”, el usuario gestionará vía sistema las actas de recepción de servicios por los contratos adquiridos por el Poder Judicial, la cual se puede accesar a través de la siguiente dirección:
Proveeduría / Gestión de Compra / Acta de Recibo de Bienes y Servicios / Mantenimiento del Acta de Recibo / Mantenimiento del Acta de Recibo creada por Contratos de Servicios Continuados
B) ASPECTOS ESPECIFICOS
B. 1 PASOS EN LA CONFECCIÓN DEL ACTA POR RECEPCIÓN DE LOS SERVICIOS EN CONTRATOS:
La confección de Acta de Contratos consta de 3 pasos:
Paso # 1 Incluir la información en el maestro y obtener el número del Acta.
Paso # 2 Crear el o los Subrenglones del acta, para ello se selecciona el periodo de pago de la línea e incluir la cantidad facturada, validando el monto de la línea con el facturado y analizar si procede la modificación del precio que presenta el periodo de pago para confeccionar el acta. Se realiza desde el Link “Detalle de Artículos del Acta de Contrato”.
Paso # 3 Distribuir por oficina las cantidades facturadas y asignar el monto que se carga al o los pedidos. Se realiza desde el Link “Mantenimiento de Oficinas Usuarias”,en esta pantalla es necesario guardar la relación del subrenglón con la oficina y con el pedido.
Xxxx # 0 Xxxxxxx xxx Xxxx, Pantalla “Mantenimiento del Acta de Recibo creada por Contratos de Servicios Continuados”
Xxxxxx en el maestro del Acta:
Al ingresar a la pantalla el usuario debe oprimir las funciones “limpiar” y “nuevo” .
El sistema muestra en pantalla el formato denominado “Maestro del Acta” y los campos que contiene son:
Periodo Presupuestario: Asigna el dato automáticamente con el periodo en ejecución vigente, en este año es 2018.
Número de Acta: Campo vacío, el dato se llena automáticamente con el consecutivo de actas en el momento en que se oprime la función “guardar”.
Fecha Confección: Asigna el dato automáticamente con la fecha actual.
Tipo de Acta: Asigna el dato “contrato” de manera automática.
Indicador Acta Proyectada: Asigna el dato en “No” de manera automática. Únicamente se puede asignar la opción “SI” en los casos que Financiero Contable lo indique por alguna situación de devengado presupuestario.
Indicador Ajuste Cantidad: Asigna el dato en “NO” automáticamente, no obstante, el usuario puede seleccionar en el filtro la opción “SI” cuando el acta sea adicional a una acta ordinaria generada anteriormente para un contrato de consumo variable.
Periodo Contrato: El usuario debe digitar el año del contrato, ejemplo si el contrato tiene numero 2017 054117, el dato que se debe digitar es 2017.
Número de Contrato: el usuario debe digitar el número del contrato, utilizando el ejemplo anterior, se debe anotar el número 054117, o utilizar el filtro “lupa” a la par del campo.
Descripción del contrato: Asigna la información automáticamente cuando el usuario digita el número de contrato. Toma la información del maestro del contrato.
Subpartida: Asigna el dato automáticamente cuando el usuario digita el número de contrato. Toma la información del maestro del contrato.
Vigencia Contrato: Asigna la información automáticamente cuando el usuario digita el número de contrato. Toma la información del maestro del contrato.
Tipo de Identificación del Proveedor: Asigna la información automáticamente cuando el usuario digita el número de contrato. Toma la información del maestro del contrato.
Proveedor: Asigna el dato de la cédula física o jurídica y el nombre de la persona física o jurídica al cual se adjudicó el servicio. Toma la información del maestro del contrato.
Fecha fin servicio: Debe ser digitada por el usuario, esta fecha lo que permite es que para la línea que se recibió a satisfacción, se muestren los periodos de pago pendientes a esa fecha, una vez que ingrese al link “Detalle de Artículos del Acta Contratos”.
El usuario debe:
Conocer de previo el número de línea, monto y la periodicidad de la misma, datos que puede obtener del mantenimiento de contratos en el link “Líneas asociadas al contrato” o en el reporte “Listado Contratos Detallado”, indicados en el apartado de Aspectos Generales.
Conocer si se trata de un contrato donde se recibe el servicio de forma habitual durante todos los días de la vigencia de la línea, o por el contrario el contrato fue pactado por visitas de mantenimiento, o servicios según demanda, donde de puede recibir el servicio a satisfacción antes de que finalice la periodicidad de la línea, ejemplo mantenimiento de ascensores o servicio xx xxxxxx de muebles. En caso de que el servicio se brinde antes de finalizar la vigencia de la línea, se debe consignar como fecha fin servicio, el último día de la periodicidad cobrada o una fecha posterior a esa periodicidad cobrada.
Fecha Ingreso Bien o Servicio: Este dato es de suma importancia indicarlo correctamente, por cuanto se muestra automáticamente en el momento de generar la factura electrónica y no es modificable.
Con base en la fecha de ingreso, el sistema controla si el proveedor presenta la facturación a cobro dentro del plazo administrativo que se incorpora en el cartel de contratación (5 días hábiles después de brindado el servicio a satisfacción) y que afecta por consiguiente al momento de cancelar la obligación. Asimismo, este dato es indispensable para las proyecciones de contratos que se realizan de previo a las modificaciones externas de recursos para determinar faltantes o sobrantes en el rubro de contratos.
Por tanto, seguidamente se detalla situaciones ilustrativas para la definición de la fecha ingreso bien o servicio.
1) Se debe indicar la fecha del último día del periodo cobrado de la línea cuando:
Los contratos brindan el servicio diariamente o con un horario definido en días de la semana, tales como: servicios de limpieza, vigilancia y seguridad, alquiler de dosímetros, alquiler de equipos de comunicación, alquiler de microcomputadoras, servicios médicos por hora profesional.
De igual manera, en los contratos de consumo variable, donde el contrato estipula que deben presentar la factura mensualmente, como servicios de fotocopiado, alimentación de detenidos, servicios médicos por consulta individual, servicios radiológicos practicados a partes del cuerpo humano.
En cobros de reajustes de precio, se debe indicar el último día cobrado en el reajuste.
Ejemplo:
Información del Contrato:
Contrato # 2015 046115
Servicio de Vigilancia y Seguridad diversos circuitos del país
Para el ejemplo se toma la línea #1 Fiscalía Flagrancias de San Xxxxx
El servicio (periodo de ejecución del pago) inicio el día 01-12-2015
La periodicidad asociada a la línea es : mensual
Los periodos de pago los muestra el sistema automáticamente del día primero de cada mes al último día del mes.
Monto mensual: ¢1.166.935,00 a partir del 01-01-2017
Información de la factura comercial:
Contrato # 2015 046115
Servicio de Vigilancia y Seguridad en la Defensa Pública de Desamparados
Periodo a cobro: del 01-03-2018 al 31-03-2018
Monto ¢1.166.935,00
Entregan la factura a cobro el 02-04-2018 en la Oficina que le corresponde velar por el correcto desarrollo del servicio contratado y emitir el Acta.
Dato a registrar en el Acta:
Para este caso, el dato que se debe consignar en el campo "Fecha de Ingreso del Bien o Servicio" del acta que se está confeccionando es "31-03-2018", por cuanto el periodo de 5 días hábiles que tiene el proveedor para presentar la factura a cobro inicia el día hábil siguiente al último día del periodo que debe facturar.
En conclusión no debe indicarse como fecha de ingreso del bien o servicio, la fecha de la factura comercial o bien la fecha que se consignó en el visto bueno de la factura comercial por parte de la Administración.
2) Se debe indicar la fecha de la visita de mantenimiento, es decir el día en que se brindó el servicio a satisfacción, en contratos pactados a un precio por visita de mantenimiento, tales como: mantenimientos de ascensores, mantenimiento de planta de aguas residuales, mantenimiento de centrales telefónicas, mantenimiento de UPS.
Ejemplo
Se tiene un contrato pactado a un precio por visita de mantenimiento con una periodicidad definida (mensual, bimensual, trimestral, etc)
Información del Contrato:
Contrato # 2014 056114
Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de UPS de Tribunales de Cartago
Cuenta con una linea asociada
El servicio (periodo de ejecución del pago) inicio el día 15-01-2015
La periodicidad asociada a la línea es : Bimestral, corresponde a una visita de mantenimiento dentro del periodo facturado.
Los periodos de pago los muestra el sistema automáticamente de la siguiente manera
Fecha inicio pago Fecha fin pago
15-01-2015 14-03-2015
15-03-2015 14-05-2015
15-05-2015 14-07-2015
y así sucesivamente
Monto bimensual: $850,00
Información de la factura comercial:
Contrato # 2014 056114
Servicio de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de UPS de Tribunales de Cartago
Periodo a cobro: del 15-01-2018 al 14-03-2018
Visita de mantenimiento realizada el 15-02-2018
Monto $850,00
Entregan la factura a cobro el 15-02-2018 en la Administración Regional de Cartago
Dato a registrar en el Acta:
Si el servicio se recibió a entera satisfacción, para este caso el dato que se debe consignar en el campo Fecha de Ingreso del Bien o Servicio del acta que se está confeccionando es 15-02-2018, por cuanto una vez realizada la visita de mantenimiento, el proveedor cuenta con 5 días hábiles para presentar la factura a cobro.
En conclusión no debe indicarse como fecha de ingreso del bien o servicio, la fecha de la factura comercial o bien la fecha que se consignó en el visto bueno de la factura comercial por parte de la Administración.
También es importante indicar que el sistema válida que las fechas de recepción de la facturación a cobro en la administración y en Financiero Contable no sean inferiores a la "fecha de recepción del bien o servicio", por lo que es necesario que esa fecha se indique a como se expone en el ejemplo.
3) Se debe indicar la fecha de recibido del servicio en los contratos pactados bajo la modalidad según demanda en los contratos que tienen indicador de formulación en “SI” y clase de contrato “Servicio o servicios Continuados”, con excepción del servicio de limpieza que aplicaría como la fecha de ingreso del servicio, la fecha definida en el ejemplo 1.
Cabe señalar que en estos contratos, el servicio se pactó a un precio unitario por el servicio requerido.
Por ejemplo, mantenimientos de Switch, xxxxxx xx xxxxxxxx, lavado de juegos de muebles, lavado de alfombras, lavado de persianas, xxxxxx xx xxxxxxxx, lavado de faldones, mantenimiento y calibración de equipos médicos.
Ejemplo
Información del Contrato:
Contrato # 2014 062114
Servicio de Xxxxxx xx Xxxxxxxx, Banderas, Manteles, Faldones, Persianas, Alfombras, Juego de Muebles, Sillas.
Cuenta con 22 líneas asociadas, las 14 primeras con periodicidad mensual y las 8 últimas con periodicidad anual.
Para el ejemplo tomamos las líneas mensuales, el servicio (periodo de ejecución del pago) inicio el día 05-01-2015
La periodicidad asociada a las líneas es : Mensual, se les asignó periodicidad mensual por cuanto no existe en el sistema una periodicidad "por requerimiento".
Los periodos de pago para cada línea, los muestra el sistema automáticamente de la siguiente manera
Fecha inicio pago Fecha fin pago
05-01-2015 04-02-2015
05-02-2015 04-03-2015
05-03-2015 04-04-2015
y así sucesivamente
El Monto de cada línea es por unidad.
Información de la factura comercial:
Contrato # 2014 062114
Servicio xx xxxxxx de 2 cortinas de la oficina X
Servicio realizado y recibido de forma satisfactoria el 10-03-2018
Monto ¢2000
Entregan la factura a cobro el 15-03-2018 en la Oficina X
Dato a registrar en el Acta:
Si el servicio se recibió a entera satisfacción por la Oficina X, para este caso el dato que se debe consignar en el campo Fecha de Ingreso del Bien o Servicio del acta que se está confeccionando es 10-03-2018, por cuanto una vez realizado el servicio solicitado, el proveedor cuenta con 5 días hábiles para presentar la factura a cobro.
En conclusión no debe indicarse como fecha de ingreso del bien o servicio, la fecha de la factura comercial o bien la fecha que se consignó en el visto bueno de la factura comercial por parte de la Administración.
También es importante indicar que el sistema válida que las fechas de recepción de la facturación a cobro en la administración y en Financiero Contable no sean inferiores a la "fecha de recepción del bien o servicio", por eso también es necesario que esa fecha se indique a como se expone en el ejemplo.
4) Se debe indicar la fecha del último día cobrado en la semana para los contratos donde se pactó líneas de cobro por semana.
Actualmente no existe en el sistema la periodicidad “Semanal”, por lo que mientras se desarrolla su solución, los contratos bajo esta modalidad se registran con periodicidad mensual, con la particularidad que el Proveedor presentará las facturas de cobro semanalmente.
En este caso los contratos tienen que tener Indicador de consumo “cantidad variable”.
Por lo que en estos casos para la primera semana o primera porción de semana que corresponde al mes X, se debe realizar el acta ordinaria, y para las restantes semanas se debe confeccionar un Acta Adicional a la primera del mes. Todas las actas de ese mes quedan con el mismo periodo de pago, pero se requiere que en el campo "Fecha de Ingreso del Bien o Servicio“se indique la fecha del último día hábil de la semana que se está cobrando.
Ejemplo
Información del Contrato:
Contrato # 2016 069116
Servicio de Alimentación de funcionarios que asisten a cursos en la Escuela Judicial (Desayuno y Almuerzo).
Cuenta con 4 líneas asociadas, las líneas vigentes son la 3 y la 4
El servicio (periodo de ejecución del pago) inicio el día 01-11-2016 para las líneas 3 y 4.
La periodicidad asociada a las líneas es : Mensual, se les asignó periodicidad mensual por cuanto no existe en el sistema la periodicidad " semanal".
Los periodos de pago para cada línea, los muestra el sistema automáticamente del día primero al último de cada mes
El Monto de cada línea es por unidad.
Información de la factura comercial:
Contrato # 2016 069116
Servicio de Alimentación de funcionarios que asisten a cursos en la Escuela Judicial (Desayuno y Almuerzo)
Servicio realizado y recibido de forma satisfactoria la primer semana del mes xx xxxxx 2018, del 5 al 9 xx xxxxx del 2018
Monto ¢ 80.000
Entregan la factura a cobro el 10-03-2018 en la Oficina X
Dato a registrar en el Acta:
En este caso la idea es realizar el acta de la primera semana que esté dentro del periodo de facturación, como acta ordinaria y las actas de las restantes semanas como adicionales.
Para este caso el dato que se debe consignar en el campo Fecha de Ingreso del Bien o Servicio del acta que se está confeccionando es 09- 03-2018, por cuanto es el último día facturado.
Las demás actas del xxxxxxx xxx 00-0-00 xx 00-0-0000 serían adicionales a la anterior.
En conclusión, no debe indicarse como fecha de ingreso del bien o servicio, la fecha de la factura comercial o bien la fecha que se consignó en el visto bueno de la factura comercial por parte de la Administración.
También recordar que el sistema valida que las fechas de recepción de la administración y financiero no sean inferiores a la "fecha de recepción del bien o servicio", por eso también se requiere que se indique la fecha como se expuso en el ejemplo. De igual manera para proyecciones de contratos se requiere que se indique en ese campo la fecha del último día cobrado.
Oficina que confecciona: Muestra automáticamente el código y el nombre de la oficina a que está asignado el usuario en el sistema.
Usuario que confecciona: Muestra automáticamente el usuario y el nombre del funcionario que está confeccionando el Acta
Monto Total Entregado: Lo muestra en ¢0,00, este campo se llena automáticamente cuando se realicen las acciones correspondientes en los link “Detalle de artículos del acta de contrato” y “Mantenimiento de Oficinas Usuarias”
Monto Total Notas de Crédito y Descuentos: Lo muestra en ¢0,00, este campo se llena automáticamente cuando se realicen las acciones correspondientes en el link “Mantenimiento de Oficinas Usuarias”
Monto Total: Lo muestra en ¢0,00, este campo se llena automáticamente cuando se realicen las acciones correspondientes en los link “Detalle de artículos del acta de contrato” y “Mantenimiento de Oficinas Usuarias”
Monto con contenido: Lo muestra en ¢0,00, este campo se llena automáticamente cuando se realicen las acciones correspondientes en los link “Detalle de artículos del acta de contrato” y “Mantenimiento de Oficinas Usuarias”
Monto Faltante: Lo muestra en ¢0,00, este campo se llena automáticamente cuando se realicen las acciones correspondientes en los link “Detalle de artículos del acta de contrato” y “Mantenimiento de Oficinas Usuarias”
Monto Facturado: Lo muestra en ¢0,00, este campo se llena automáticamente cuando se generen las facturas electrónicas con cargo al acta.
Estado Acta: Lo muestra automáticamente “en confección” el usuario lo debe cambiar a “pendiente de aprobación” hasta cuando haya finalizado las acciones en los link “Detalle de artículos del acta de contrato” y “Mantenimiento de Oficinas Usuarias”
Observaciones: En este campo el usuario puede editar datos que considere de importancia, y que se deban revelar en el acta, por ejemplo, si el importe del acta es menor al importe estipulado en la línea del contrato debe quedar la justificación plasmada en el campo de observaciones. De igual forma, medidas administrativas, como cuando en reajustes de precio que rigen desde la fecha de inicio del servicio, que el primer periodo no se muestra en el detalle de artículos del acta, para crear el subrenglón, y se debe adicionar al periodo siguiente, en observaciones debe indicarse el periodo exacto de cobro. También se debe anotar el número de factura comercial.
Observaciones de anulación: únicamente cuando se pretende eliminar un Acta es que el usuario debe incorporar información en este campo.
“Función “Guardar”
Una vez que el usuario digita la “fecha de ingreso del bien o servicio” y las “Observaciones”, procede a oprimir la función “Guardar” , en ese momento el sistema asigna el número consecutivo al Acta, es recomendable que se apunte el número del acta por cualquier pausa en el proceso de confección de la misma que obligue al usuario a tener que reiniciar. El dato se obtiene del campo “Número de Acta”.
Significado de las siglas contenidas en el número del Acta:
AD = Acta Definitiva (En contratos son estas las que se utilizan)
AP = Acta Provisional (Para recepción de obras de construcción)
AA = Acta Adicional (Para Inventarios de Consumibles, Donaciones y Permutas)
Paso # 2 Link “Detalle de Artículos del Acta de Contrato”
Con la información del Acta respectiva en el Maestro del Acta, el usuario debe accesar el link “Detalle de Artículos del Acta de Contrato”, el sistema muestra por cada línea vigente asociada al contrato, los periodos de pago pendientes de confección del acta (sean ordinarios o de reajuste de precios), el usuario conociendo el número de línea debe seleccionar el periodo de pago que corresponde de acuerdo al servicio recibido y que la facturación del proveedor debe consignar en ese sentido.
El usuario selecciona el periodo de pago, luego verifica el monto que se indica en el periodo de pago, en caso de presentar diferencias con el precio facturado, debe verificar a que corresponde dicha diferencia mediante el reporte Listado de Contratos Detallado, el cual se visualiza en la siguiente dirección:
Proveeduría / Gestión de Compra / Contratos / Contratos II Etapa / Reportes II Etapa/ Listado Contratos Detallado.
En ese reporte se utilizan 2 filtros: Periodo presupuestario, en donde el usuario debe escoger el año del contrato y Nº Contrato, en donde el usuario debe seleccionar o digitar el número del contrato. El sistema muestra la información del maestro del contrato en una fila por lo que el usuario debe accesar el subgrid que aparece en la columna “periodo presupuestario” el cual tiene la figura de un cuadrado pequeño y el símbolo de un más dentro, en ese momento el sistema despliega la información de las líneas, los reglones de aumento de cada línea, las oficinas asociadas al contrato y el proveedor asociado al contrato.
Como en este caso lo que interesa es determinar el por qué de la diferencia en el monto facturado con respecto a lo que muestra el sistema en el periodo de pago, el usuario debe observar lo concerniente a los reglones de aumento de la línea que debe hacer el Acta, ver los precios unitarios, las vigencias de cada precio, ver en la columna “Nº Oficio” para ver si existe algún oficio de incremento de precios, en caso de no tener el Nº de oficio en esa columna, debe ver en la información de los reglones, la última columna de la derecha “Observaciones del reglón” para determinar si se incluyó información referente a un incremento en el precio por reajuste o adendum al objeto contractual.
Si el Proveedor cobró a un precio mayor al indicado en el periodo de pago se debe:
Solicitar al Proveedor el documento que sustenta el cobro de ese precio.
En caso que corresponda a un reajuste de precio que no esté incluido en el sistema SIGA, se debe coordinar con el Departamento de Proveeduría a fin de realizar la corrección respectiva por lo que una vez incluida la información, se actualizará el precio en los periodos de pago para incluir el acta de esa línea, conforme a la factura comercial presentada por el Proveedor.
Si el Proveedor cobró a un precio más bajo, se tiene las siguientes opciones:
Coordinar con el Proveedor para que sustituya la factura y cobre por el monto reajustado.
Modificar manualmente el “precio unitario colones” o dólares” en el periodo de pago seleccionado para el acta de recepción y por consiguiente indicar la aclaración en el campo de observaciones
Al momento de modificar el monto del periodo de pago, el sistema crea automáticamente una línea por la diferencia entre el monto reajustado y el importe digitado por el usuario, para que se visualice dicha diferencia, cuando el Proveedor presente la factura por los reajustes de precio retroactivos.
Una vez finiquitado el tema del monto, se debe digitar la “cantidad de servicios recibidos”:
Si es un contrato de consumo fijo, debe de quedar con cantidad igual 1.
Si es un contrato de consumo variable, el usuario debe digitar el consumo facturado en esa línea.
Una vez finiquitada la cantidad, el usuario oprime la función “guardar”.
Una vez que guarda la información del periodo de pago, el sistema muestra ese periodo de primero en la línea, por lo que es indispensable que el usuario visualice en el mismo si todo el monto cuenta con contenido o si existe un monto faltante. Lo anterior se visualiza en las columnas “Monto Contenido” y “Monto Faltante” de ese periodo de pago.
De generarse un faltante para esa línea, se puede cubrir en el tercer paso de la confección del acta, siempre y cuando existan recursos en otros pedidos del contrato de donde se autorice tomar. Primeramente, se muestran los pedidos que pertenecen al programa presupuestario al que pertenece la oficina asociada a la línea del contrato, y luego el resto de pedidos de los otros programas; deben cargar los recursos de acuerdo al gasto real de cada oficina asociada al contrato.
Si el usuario selecciona el reglón que contiene el periodo de pago que se está confeccionando el acta, el sistema en la parte inferior de la pantalla muestra un grid con el detalle presupuestario, y al dar clic en el subgrid, el sistema muestra el ó los números de pedido a que se está cargando el gasto de la línea y periodo de pago seleccionados. Esta distribución previa la realiza de acuerdo a la distribución asignada a cada oficina en cada línea del contrato. Si el gasto no se debe distribuir de esa manera, esa distribución se actualiza en el link “Distribución por Oficinas” que se detalla en el paso # 3.
En el caso que la moneda pactada en el contrato sea dólar, el tipo de cambio que se muestra es el de la proyección de contratos utilizado para generar la requisición y los pedidos de contratos en el rubro.
En caso de que el proveedor cobre de menos, y la moneda cotizada es diferente x xxxxx, el usuario puede modificar el precio hacia abajo.
Paso # 3 Link “Distribución por Oficinas”
En el paso #2 el usuario está ubicado en el Detalle de Artículos del Acta de Contratos, por lo que debe dar clic en “seleccionar” del reglón del periodo de pago que se está confeccionando el Acta, para ingresar al Link “Distribución por Oficinas”.
El sistema muestra en el grid “Lista Distribución Artículos Oficina” la distribución de la cantidad facturada automáticamente, conforme a las oficinas asociadas al contrato y el porcentaje de distribución asignado, por lo que el usuario deberá modificar esa distribución, haciendo clic en “Editar” y modificando la cantidad de servicios recibidos, y eliminando el monto cargado al pedido, para eso se debe ingresar al grid “Detalle Presupuestario” y modificar el monto que se debe cargar al pedido correspondiente, y oprimir la función “guardar”.
En caso de que existan notas de crédito para aplicar a facturas de contratos, se deben aplicar en el Acta, precisamente en el Link “Distribución por Oficina”. Para tales efectos, el sistema muestra en el grid “Lista Distribución Artículos Oficina” la distribución de la cantidad facturada, el usuario oprime “editar” y el sistema muestra en pantalla el grid “Detalle Presupuestario”. Para aplicar la Nota de Crédito, el usuario digita el monto de la Nota de Crédito en el campo denominado “Nota Crédito Colones” y en el campo “Monto Tomado” el usuario digita el monto de la factura menos la nota de crédito, es decir el monto una vez rebajado la Nota de Crédito. Además, el usuario debe llenar la información contenida en el grid “Información Nota Crédito”, específicamente los campos:
Número Nota Crédito
Pedidos Afectados
Número (s) factura(s)
Descripción
Posteriormente oprime la opción “Guardar”.
A pesar de que no se requieran cambios, es necesario que el usuario ingrese al Link “Distribución por Oficinas” y oprima la función “Guardar”.
Una vez finalizada la labor de distribución de cantidades y de cargar los recursos a los pedidos y una vez aplicadas las Notas de Crédito (cuando corresponda), se debe utilizar la función “Salir”, al regresar a la pantalla de Detalle de artículos, se recomienda revisar los datos de las columnas “Monto Contenido” y “Monto faltante” del periodo de pago que se seleccionó, el monto contenido debe ser igual al indicado en el periodo de pago, y no debe existir monto faltante.
Nuevamente se utiliza la función “Salir”, en este caso debe retornar a la pantalla del maestro del Acta, donde el usuario debe verificar que los campos, Monto Total Entregado, Monto Total Notas de Crédito y Descuentos, Monto Total, Monto con Contenido, Monto Faltante y Monto Facturado, tengan el dato correcto.
Si están correctos los datos, el usuario debe modificar el estado del acta, lo realiza del filtro ubicado en el campo “Estado Acta”, seleccionando “Pendiente de aprobación”, y posteriormente oprime la función “Guardar”.
B.2 APROBACIÓN DEL ACTA
Esta acción la ejecuta el usuario que tenga el perfil para esta labor, mediante la pantalla “Aprobación del Acta de Recibo”.
Proveeduría / Gestión de Compra / Acta de Recibo de Bienes y Servicios / Aprobación del Acta de Recibo.
La pantalla mostrará las Actas de recepción de bienes y servicios con estado “Pendiente de Aprobación” y de acuerdo con los permisos asignados a cada usuario y que deben estar debidamente registradas como firmas autorizadas para dar el visto bueno a las facturas comerciales.
Así las cosas, una vez ejecutada la acción, se actualiza el estado del acta a “Aprobado”.
De requerirse incorporar algún documento soporte, el mismo se podrá incluir utilizando la función “Adjuntar documentos”.
En caso de que el acta esté aprobada en último nivel, no tenga facturas electrónicas asociadas y se requiere realizar alguna modificación a la misma, la persona encargada de otorgar el aprobado final también puede desaprobarla, la acción se realiza en esta misma pantalla, seleccionando en el filtro “acción” la opción “Desaprobar” se oprime consultar, se selecciona el acta y se le incluyen observaciones del caso y se oprime “ejecutar”.
Cuando el acta está en estado “Pendiente de aprobación” y se requiere realizar una modificación a la misma, el usuario que la confeccionó ingresa a la pantalla “Mantenimiento de acta de recibo creada por contratos de servicios continuados” y manualmente modifica el estado a “Desaprobado”.
B.3 IMPRESIÓN DEL ACTA
No se requiere imprimir físicamente el acta para el trámite de pago. Con el acta de recepción aprobada, se indica el número del acta en las facturas comerciales que se remiten a Financiero Contable o que se tramitan en las Administraciones Regionales.
La opción de impresión puede utilizarse como un instrumento de revisión de la misma a criterio del usuario, se gestiona desde la pantalla “Mantenimiento del Acta de Recibo Creada por Contratos de Servicio Continuado” en la función “Imprimir del toolbar”. Igual forma del “Reporte de Actas para aprobar” se genera la información del acta.
C) OTRAS CONSIDERACIONES
C.1 ACTAS ADICIONALES
Se utiliza la misma pantalla “Mantenimiento del Acta de Recibo Creada por Contratos de Servicio Continuado”, con el propósito de incluir actas adicionales para un período determinado en los contratos con indicador de consumo variable.
PASO #1 Maestro del Acta:
Para las actas de recepción adicionales es indispensable seleccionar “SI”, en el campo denominado “Indicador de ajuste por cantidad”, luego en el campo “Número de Acta a ajustar” se digita el número del Acta Definitiva (la primera) a la que se desea adicionar o complementar, la cual debe de estar en estado “CANCELADO”, por consiguiente se mostrará los datos del acta que se digitó, en los campos:
Periodo del contrato
Número de Contrato
Descripción del contrato
Subpartida
Vigencia
Proveedor (número de cédula, nombre del Proveedor)
El usuario tiene que digitar los datos en los campos:
Fecha fin servicio
Fecha ingreso Bien o Servicio: De acuerdo a lo indicado en el paso #1 “Maestro del Acta” al inicio del documento.
Posteriormente, el usuario oprime la función “Guardar” y el sistema crea el acta y muestra el número de la misma.
PASO #2 Detalle de Artículos del Acta de Contratos:
Se ingresa al Link “Detalle de Artículos del Acta de Contratos” el sistema muestra únicamente la o las línea(s) con el periodo de pago seleccionado en el primer acta que se confeccionó.
El usuario selecciona la o las líneas que necesite, digita la cantidad y oprime la función “guardar”.
PASO #3 Mantenimiento de Oficinas Usuarias:
Se ingresa al Link “Mantenimiento de Oficinas usuarias” y se realiza la acción de acuerdo a lo indicado en el paso #3 del acta ordinaria.
C.2 ACTAS PARA CONTRATOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL PRIMER AÑO DE EJECUCIÓN
Se utiliza la misma pantalla “Mantenimiento del Acta de Recibo Creada por Contratos de Servicio Continuado”.
Contratos de Primer año de Ejecución: Son los contratos que iniciaron el periodo de ejecución en el año vigente, por ejemplo:
2017 094117 Servicios Mantenimiento sistema contra incendio, inició 24-01-2018
2018 003118 Servicios médicos por hora profesional, inició 01-03-2018
El primer año de Ejecución se tramita con cargo a gastos variables, por lo tanto las Administraciones deben gestionar la requisición tomando en cuenta lo siguiente:
1) Que la requisición debe ser solicitada por la oficina que está asociada a la líneas o líneas del contrato. Pueden verificar el dato en la pantalla “Mantenimiento de Contratos” en el Link “Líneas del contrato” determinan el número de la línea y en el link “Oficinas” determinan la(s) oficina(s) asociada(s) a la línea, y la asignación porcentual.
2) Que los artículos utilizados en la requisición correspondan a los artículos asociados a las líneas del contrato.
3) Que el consumo facturado no puede ser superior al consumo incluido en la línea del pedido.
C. 3 REPUESTOS Y OTROS CONCEPTOS
1) En cuanto a los repuestos que se tienen que comprar producto de los contratos de mantenimiento de: equipos de aire acondicionado, del sistema de Presurización de Escaleras, ascensores, portones y de accesos automáticos, pararrayos, duplicadora, sistema de presión, paneles eléctricos, planta eléctrica, equipo de cómputo, centrales telefónicas, entre otros, deben tramitar con cargo a un pedido de gastos variables, por lo tanto, las Administraciones deben confeccionar de previo una requisición en SIGA PJ con el detalle de los repuestos que le están adquiriendo al proveedor del contrato y adjuntar a esa requisición la cotización y las autorizaciones que correspondan, aprobar la requisición y coordinar con el Departamento de Proveeduría la emisión del pedido.
Por esa razón, el Acta de los repuestos debe realizarse por la pantalla “Mantenimiento del Acta de Recibo Creada por Pedidos” cuya dirección es: Proveeduría / Gestión de Compra / Acta de Recibo de Bienes y Servicios / Mantenimiento del Acta de Recibo / Mantenimiento del Acta de Recibo Creada por Pedidos.
2) Los servicios de emergencia producto de los contratos de mantenimiento de equipo e instalaciones, así como las emergencias en servicios veterinarios a la Unidad Canina, de igual forma se deben cargar a gasto variable; el procedimiento sería el que se indicó en el punto anterior.
3) El mantenimiento correctivo, que en los contratos de mantenimiento se estipula el valor de la hora, serán ejecutados por gasto variable, el procedimiento es el indicado en el punto 1.
C.4 REAJUSTES DE PRECIOS
Si la facturación corresponde a un reajuste de precios, el usuario debe seleccionar los periodos de pago. Con respecto a la cantidad de servicios recibidos, cuando corresponde a contratos de cantidad variable, el sistema asigna la cantidad automáticamente, el usuario debe revisar que están correctos, de previo a guardar en esa pantalla.
Es importante indicar que cuando el primer reajuste de la línea rige a partir de cuando inició esa línea, el sistema no muestra ese primer periodo de reajuste en el detalle de artículos del acta, para crear el subrenglón, por cuanto el sistema no está programado para tener 2 precios diferentes para un mismo periodo, la medida administrativa es adicionarlo al periodo siguiente de reajuste de la misma línea y en observaciones del acta indicar el periodo completo del reajuste a pagar.
C.5 LINEAS QUE INICIA EL PERIODO DE EJECUCION EL 29, 30 Y 31
Para los contratos donde las líneas de ejecución inician los días 29, 30 y 31, el Proveedor deberá:
Presentar una factura para los primeros 3 días, ó dos días o un día de ejecución.
Presentar para los siguientes la factura comercial del 01 al 30 de cada mes calendario.
C.6 ADAPTAR PERIODOS DE COBRO SEGÚN LA FECHA DE INICIO DE LA LÍNEA
Mediante la Circular #13-2015 comunicada a las diferentes oficinas judiciales el 20 xx xxxxx del 2015 y su ampliación el 06 xx xxxxx del 2015, se solicitó que los Proveedores adecuen los periodos de cobros de acuerdo a la fecha de inicio establecida para cada línea del contrato, dado que el sistema controla los periodos de facturación a partir de esa fecha. Deberán presentar las facturas por la periodicidad de la línea del contrato.
C.7 TIPO DE CAMBIO UTILIZADO EN EL ACTA DE RECEPCION DE CONTRATOS
Para los servicios continuados pactados en moneda diferente al colón, el sistema utiliza el tipo de cambio que se registró en la proyección de contratos, el cual corresponde a un tipo de cambio proyectado, con el propósito de cubrir las fluctuaciones cambiarias. No obstante, en el momento que se realiza el pago al Proveedor, conforme con los lineamientos del Banco Central xx Xxxxx Rica, se cancela la deuda con el tipo de cambio vigente, por lo que la variación del monto indicado en el acta de recepción y el importe pagado retorna al disponible para actas del pedido.
C.8 ATENCIÓN DE CONSULTAS
Para la atención de consultas de actas de contratos de servicios continuados, favor remitir las gestiones al correo de Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx, anotar en el asunto “consulta de actas”.
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