Cartel de Licitación Privada LOC-PR-016-2022
Cartel de Licitación Privada LOC-PR-016-2022
Empresa que brinde Servicio de
Alquiler de generadores eléctricos e instalación del sistema de distribución de potencia; y recarga de combustible -por demanda-
Contenido
1. Introducción 2
2. Objeto de la contratación 2
3. Obligaciones del contratista adjudicado 3
4. Condiciones de la Contratación 4
5. Instrucciones para ofertar 12
6. Documentación legal que debe acompañar la oferta 14
7. Aclaraciones al cartel 15
8. Admisibilidad de las ofertas 15
9. Subsanación y estudio de ofertas 16
10. Evaluación de ofertas 16
11. Plazo y forma de adjudicación 17
12. Garantía de cumplimiento y formalización contractual 17
13. Modalidad y forma de pago 18
14. Ejecución y formalización del contrato 19
15. Penalidades por defectos en la ejecución 20
16. Acreditaciones de personal del Oferente, de sus subcontratos y/o asociados 21
Versión Final 1
1. Introducción
La Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022™ (en adelante “el evento” “la Copa” o “el Torneo”), será organizada por la Federación Internacional de Fútbol (FIFA, en adelante) entre los días 10 y 28 xx xxxxxx del 2022, y tendrá como país sede x Xxxxx Rica.
La responsabilidad de la organización la comparten, junto con FIFA, el Comité Organizador Local (Local Organization Committee, “XXX” x “XXX”, xx xxxxxxxx), célula de trabajo adscrita a la estructura organizacional de la Federación Costarricense de Fútbol (FEDEFUTBOL o “Federación”, en adelante). A este conjunto se le llamará, en adelante, simplemente “La Organización”.
Con la finalidad de que los estadios sede (Estadio Nacional y Estadio Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx) cuenten con adecuada potencia eléctrica para las actividades, se requiere el alquiler de generadores e instalación eléctrica y servicio de recarga de combustible para los generadores existentes en el Estadio Nacional.
2. Objeto de la contratación y servicios requeridos
La contratación tiene por objeto que LA ORGANIZACIÓN cuente con la necesaria potencia eléctrica para el desarrollo de todas las actividades de la Copa Mundial, para lo cual requiere que el contratista le brinde los siguientes servicios para cada uno de los estadios:
Item 1. Estadio Nacional
Línea 1: Alquiler, con todos los requerimientos establecidos en este cartel, de generadores eléctricos para los dos estadios sede de la Copa Mundial Femenina Sub20: Xxxxxxx Xxxxxxxx x Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx.Xxxxx 0: Recarga de combustible de los generadores eléctricos existentes en Estadio Nacional, según demanda. Los servicios serán solicitados al contratista, a requerimiento del COL CR. Únicamente se cancelarán los servicios que se reciban de forma efectiva, de acuerdo con las tarifas contenidas en la oferta que resulte ganadora. Línea 3: Instalación xx xxxxxx de iluminación
Item 2. Estadio Xxxxxx Xxxx
Línea 1: Alquiler, con todos los requerimientos establecidos en este cartel, de generadores eléctricos para los dos estadios sede de la Copa Mundial Femenina Sub20: Xxxxxxx Xxxxxxxx x Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx.
Xxxxx 0: Instalación xx xxxxxx de iluminación
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Los oferentes podrán formular su oferta para ambos ítem o para sólo uno de ellos. Además, podrá cotizar para todas las líneas de cada ítem o para algunas de ellas. En el caso del Ítem 1: Estadio Nacional, los oferentes interesados deberán cotizar conjuntamente las líneas 1 y 2 sin excepción.
3. Obligaciones del contratista adjudicado
La o las empresa(s) que resulten adjudicadas deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
3.1 Entregar todos y cada uno de los servicios descritos en el punto 4 de este cartel con los requerimientos técnicos especificados.
3.2 Proveer toda la flexibilidad necesaria a La Organización para responder de manera satisfactoria a las posibles modificaciones del objeto contractual que surjan tanto antes como durante el evento, de forma colaborativa, dada la naturaleza del proyecto.
3.3 Comprender, implementar y reforzar todas las medidas y recomendaciones brindadas tanto por las autoridades nacionales, como por la FIFA y la Organización, con respecto a las medidas de seguridad, salud pública, seguridad laboral, prevención y protocolos Covid-19 tanto para el personal que trabaje para la empresa contratista como en eventuales ajustes que deban hacerse respecto a los aforos y reglas para el control de acceso.
3.4 Quien resulte adjudicado no podrá ceder a un tercero la responsabilidad y la coordinación por la ejecución de las actividades, ni el cumplimiento de obligaciones que deriven de la adjudicación del presente concurso. Solamente le será permitido realizar las subcontrataciones y/o consorcios necesarios para la entrega de un servicio de alta calidad, de acuerdo con las formas y términos que se indican en este documento y/o en sus ANEXOS.
3.5 Firmar el contrato correspondiente, en el momento en que así lo requiera la Organización contratante, una vez adjudicado el contrato, previa rendición de la correspondiente garantía de cumplimiento.
3.6 Asegurar que todo su personal cumpla con la jornada requerida por la organización para la entrega de cada uno de los servicios, observando puntualmente los tiempos de entrada y salida, presentándose siempre con el uniforme y en posesión de la credencial.
3.7 Proporcionar una solución alimentaria para el personal técnico asignado por el contratista a cada uno de los estadios sedes para brindar el soporte técnico requerido.
3.8 Tener vigente durante todo el evento evento una Póliza de accidentes suficiente para la cobertura de sus colaboradores, así como cualquier otra póliza que cubra equipos, herramientas y otros.
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4. Condiciones de la Contratación
4.1 Generales
4.1.1 Los oferentes deben constituirse como proveedores formales de la Federación: Cada oferente deberá estar debidamente inscrito en el registro de proveedores de la Federación Costarricense de Fútbol, lo cual se podrá realizar durante el periodo de recepción de ofertas (deberán completar el Formulario de Registro de Proveedores y la Declaración de Conflicto de Intereses que se adjuntan como Anexos 1 y 2 de este documento) o bien una vez adjudicado antes de la emisión por parte de la Organización del contrato.
4.1.2 La Organización designa al Gerente de Servicios Técnicos del COL-CR como fiscalizador técnico y administrativo (Encargado del contrato): su obligación será velar por que el proveedor se ajuste al cumplimiento de lo establecido en este cartel, y/o en los cambios que se aprueben y que pasen a formar parte del alcance del proyecto, que deberá documentar de forma adecuada. Así mismo, será el enlace principal entre el Proveedor y la Organización. El Proveedor deberá garantizarle al Encargado del Contrato, en todo momento, el acceso a la información necesaria para verificar el cumplimiento y la calidad de los productos contratados, así como para realizar la planeación y la toma de decisiones para prevenir y/o corregir posibles desviaciones en su alcance. El Oferente que resulte seleccionado tendrá la obligación de ofrecer al Encargado del Contrato todas las facilidades necesarias para fiscalizar el contrato, sus entregables y cumplimiento de objetivos.
4.1.3 El Oferente debe estar dispuesto a ofrecer sus servicios en horarios especiales y cuando así se requieran: fines de semana, días festivos, y en horarios nocturnos y/o rotativos para completar las actividades requeridas.
4.1.4 El Oferente será responsable por cualquier costo de aseguramiento: de sus equipos, herramientas, sistemas, transporte, personal y/o cualquier otro elemento necesario para ejecutar/entregar los servicios contratados. La Organización no cubrirá ningún costo de reposición, reparación, pérdida, hurto, robo, daño, deterioro, limpieza o cualquier otro incidente que se presente con sus recursos materiales, ni tampoco asume ningún tipo de responsabilidad por daños a la propiedad de terceros, incluidas las de las localidades del torneo (estadios, hoteles, oficinas, etc.) por acciones atribuibles al contratista. Tampoco asumirá ninguna responsabilidad para con el personal contratado y/o subcontratado por el Oferente y sus asociados.
4.1.5 El Oferente acepta con el acto mismo de la presentación de su oferta, las condiciones estipuladas en este documento. Además, manifiesta su total acuerdo con las medidas de
penalidad que se detallarán más adelante, las cuales aplicarán en caso de incurrir en alguno de
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los supuestos de incumplimiento establecidos en este documento. Para lo cual deberá presentar firmado el Anexo 3.
4.1.6 Garantía de cumplimiento: previo a la formalización del contrato, el proveedor adjudicado deberá rendir a favor de la organización una garantía de cumplimiento $30.000 (USD) que respalde la correcta ejecución del contrato.
4.1.7 Confidencialidad
Los oferentes tendrán acceso a información, marcas y propiedad intelectual en general de la Organización y de FIFA, por lo que quedan comprometidas a no divulgar la información a la que tengan acceso, antes, durante y después de la ejecución del contrato, a personas u organizaciones distintas a las involucradas en el torneo, bajo pena de ser demandados judicialmente por daños, en caso de incumplimiento.
Las empresas oferentes utilizarán la información suministrada en este documento y sus anexos exclusivamente para los efectos de presentar sus cotizaciones y eventualmente llevar a cabo el servicio contratado, por lo que se obliga a indemnizar a la Organización por cualquier daño y/o perjuicio que esta sufra con motivo de divulgación de información confidencial o no autorizada.
El Contratista que resulte adjudicado estará obligado a devolver toda aquella información de la Organización que utilizara o le fuera facilitada como insumo para el cumplimiento de los términos del proyecto, al finalizar el contrato.
Entre las partes, Organización-Contratista, se establecerá una cláusula de confidencialidad en el contrato. Sin embargo, para efectos de presentación de las ofertas, toda la información contenida en este documento es de carácter confidencial y privado. Se prohíbe el uso o reproducción de toda información de la Organización con fines distintos de los especificados en este documento.
4.1.8 Inspección previa oferta: La empresa adjudicada deberá realizar las inspecciones que sean necesarias en los sitios antes mencionados (Estadio Nacional, Estadio Xxxxxx Xxxx), para tomar medidas, evaluar estructuras y sugerir cualquier tipo de recomendación a LA ORGANIZACIÓN.
Las visitas se programarán 2 días hábiles después de publicado el concurso, siendo el Estadio Nacional la primera sede en inspeccionarse a las 8:00 hrs y el Estadio Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx, a la 1:00pm
La Organización brindará un tiempo prudencial de acuerdo con la ubicación para realizar la inspección correspondiente.
En cada inspección podrá presentarse únicamente dos personas por oferente.
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A todos los potenciales oferentes se les facilitará la misma información. La organización hará constar cada uno de los espacios visitados por los oferentes y abrirá un espacio breve de preguntas que deberán limitarse a aspectos físicos de las infraestructuras, pudiéndose negar el encargado a contestar aquello que implique o pueda implicar ventajas indebidas o que confunda el objeto contractual frente a los participantes de la audiencia informativa.
Las incidencias de estas visitas quedarán documentadas en una minuta.
Los nombres, números de cédula/identificación y puesto de las personas deberán enviarse al correo xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx0000.xx, hasta las 17:00 hrs del día hábil siguiente a la publicación del cartel.
4.1.9 Póliza de Responsabilidad Civil
El oferente deberá indicar que cuenta con póliza de responsabilidad civil y aportar copia respectiva. La póliza debe:
Cubrir cualquier daño que su trabajo pueda ocasionar a la planta física y/o equipos previamente existentes en las localidades.
Ser por un monto no menor a los $200.000.
En caso de que la organización no cuente con una póliza por ese monto deberá presentar declaración jurada indicada en el punto 6.2.8.
En caso de que el Oferente seleccionado ocasione algún daño en la planta física y/o equipos de terceros (incluyendo, pero no limitado a: estadios, oficinas, colaboradores de la organización, patrocinadores y/o proveedores del torneo, autoridades del país, espectadores y/o público en general, etc.), deberá repararlos y/o substituirlos en un plazo máximo de un (1) día natural. Lo anterior no excluye cualquier medida legal que pueda accionar la organización y/o el dueño del equipo, inmueble o bien dañado.
4.2 Específicas
4.2.1 El oferente deberá contar con personal técnico capacitado para realizar las labores asignadas para lo cual deberá entregar una lista completa del personal que se encontrará en sitio dando soporte durante la realización del evento en caso de resultar adjudicado. Dicha lista deberá incluir como mínimo: Nombre completo, teléfono móvil, correo electrónico y contacto en caso de emergencia técnica.
4.2.2 El evento se realizará en temporada de invierno por lo que se espera que todas las instalaciones y los equipos a utilizar sean para uso bajo condiciones climáticas adversas, de modo que el oferente debe tomar las previsiones del caso para formular una oferta apegada a esta realidad
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4.2.3 El proveedor deberá tener los repuestos o componentes necesarios para atender cualquier situación de mantenimiento o reparación inmediata.
4.2.4 El oferente deberá designar a un miembro del equipo eléctrico como líder para el proyecto, el cual de preferencia deberá tener dominio en el idioma inglés para comunicarse con los miembros de La Organización.
El oferente deberá entregar su currículum de experiencia en el desarrollo de eventos masivos e instalaciones eléctricas temporales para lo cual deberá presentar declaración jurada indicada en el punto 6.2.7.
4.3 Requerimientos Estadio Nacional (Ítem 1) El contratista deberá proveer el alquiler con la instalación, operación y mantenimiento de los siguientes equipos:
4.3.1 Línea 1 y Línea 3
Tipo de equipo | Especificaciones técnicas | Fecha de instalación | Fecha de retiro |
2 generadores sincronizados de 250 kVA cada uno | • Voltaje 208/120V • Frecuencia 60Hz • Factor de potencia >0.9 • Una autonomía de combustible mínima de 24 horas con una operación al 100% • Nivel de ruido debe ser <65 dBA a 15 metros de distancia. | 00 xx xxxxx xx 0000 | 0 xx xxxxxxxxxx de 2022 |
1 generador de 200 kVA | • Voltaje 208/120V1 • Frecuencia 60Hz • Factor de potencia >0.9 • Una autonomía de combustible mínima de 24 horas con una operación al 100% • Nivel de ruido debe ser <65 dBA a 15 metros de distancia. • Contar con sistema de monitoreo e interfaz HMI o similar para el adecuado control del sistema. | 00 xx xxxxx xx 0000 | 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000 |
Xxxxxxx Final 7
2 Xxxxxx de iluminación | • Al menos 30400 lúmenes a 5.4 metros. • Altura del mástil no menor a 7 metros. • Nivel de ruido no mayor a 72 dBa a 7 metros. • Autonomía de funcionamiento de 65 horas. | 00 xx xxxxx xx 0000 | 0 xx xxxxxxxxxx xx 0000 |
Xxxxx 1
4.3.2 Los 2 generadores de 250kVA deberán de funcionar las 24 horas del día durante el tiempo establecido del evento.
4.3.3 En caso de contar con un generador con un voltaje mayor al solicitado se podrá utilizar un transformador seco siempre y cuando la conexión del transformador sea delta-estrella.
4.3.4 Los generadores deberán ser sincronizados, ya que los dos generadores se conectarán a un tablero en común y en caso de que falle uno de los dos generadores el generador restante deberá ser capaz de sobrellevar el total de la carga ininterrumpidamente, los equipos deben estar en funcionamiento desde el 1 xx xxxxxx hasta el 31 xx xxxxxx 2022 y se realizarán pruebas de funcionamiento desde el 00 xx Xxxxx 0000 (Fechas pueden variar de acuerdo con requerimientos de la FIFA)
4.3.5 El proveedor será responsable de abastecer el combustible necesario para el funcionamiento de todo el equipo adjudicado, las recargas deberán ser en el período de 6:00 a.m. a 10:00 a.m.
4.3.6 Para la distribución eléctrica es necesario (Línea 3):
Panel de distribución principal con una capacidad de 800A y con la configuración mostrada en el anexo 4.
Todos los equipos por utilizar deberán contar con protección para trabajo a la intemperie, no menor a NEMA 3R o IP65.
Los conductores deberán estar protegidos contra agentes químicos, térmicos y mecánicos.
Los equipos por utilizar deberán ser normados UL o IEC con su debida certificación y hoja técnica.
Los conductores por utilizar deberán ser del tipo H07RN-F o que cumplan características similares.
Conductores deberán ser de cobre (CU).
Será necesario utilizar conectores tipo: CEE-Form, NEMA X0-00, Xxxxxxx, según como se señala en las tablas indicadas en el anexo 5.
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Se deberá instalar una malla de tierras que brinde una resistencia menor a 5 ohms, que esté conectada a todo el sistema de potencia.
El proveedor será responsable de instalar todos los sistemas para el adecuado paso del cableado (Pasacables xx xxxxx (Yellow Jackets), soportería, tuberías y ductos donde sea necesario)
El proveedor deberá coordinar y revisar todos los diseños eléctricos y su instalación con el Ingeniero encargado de la coordinación de la energía del evento.
Las protecciones eléctricas deberán contar con falla por sobrecarga y falla de corto circuito
Las protecciones instaladas deben ser ajustables y cumplir la norma IEC/EN60898 trip curve C.
4.3.7 Combustible para Generadores Estadio Nacional (Línea 2)
Se requiere que el proveedor adjudicado brinde el servicio de recarga de combustible por demanda para los generadores eléctricos del Estadio Nacional, los cuales son utilizados como fuente principal de iluminación.
Tipo de combustible: Diesel
Las recargas se deberán realizar de acuerdo con el cronograma brindado por el encargado del contrato, en el período de 6:00 a.m. a 8:00 a.m
El control de recargas deberá ser diarios y contará con la firma de alguna de las siguientes personas: a) Power Coordinator b) del Ingeniero de Operación del Venue, c) Overlay Manager d) Technical Services Manager
Se detalla la proyección de recargas de combustible en Estadio Nacional:
PROYECCIÓN RECARGA COMBUSTIBLE | |
Fecha | Cantidad de litros |
1 xx xxxxxx de 2022 | 3000 |
2 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
3 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
4 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
5 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
6 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
7 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
8 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
9 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
10 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
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11 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
12 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
14 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
15 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
17 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
18 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
21 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
26 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
29 xx xxxxxx de 2022 | 2700 |
Litros totales 51600
Tabla 2
4.4 Requerimientos Estadio Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx:
4.4.1 El contratista deberá proveer el alquiler con la instalación, operación y mantenimiento de los siguientes equipos (Líneas 1 y 2)
Tipo de equipo | Especificaciones técnicas | Fecha de instalación | Fecha de retiro |
2 generadores sincronizados de 250 kVA cada uno | • Voltaje 208/120V1 • Frecuencia 60Hz • Factor de potencia >0.9 • Una autonomía de combustible mínima de 24 horas con una operación al 100% • Nivel de ruido debe ser <65 dBA a 15 metros de distancia. | 31 de julio de 2022 | 26 xx xxxxxx de 2022 |
2 generadores de 250 kVA para el sistema de iluminación | • Voltaje 480/277V. • Frecuencia 60Hz. • Factor de potencia >0.9. • Una autonomía de combustible mínima de 24 horas con una operación al 100%. • Nivel de ruido debe ser <65 dBA a 15 metros de distancia. | 31 de julio de 2022 | 26 xx xxxxxx de 2022 |
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1 generador de 125 kVA | • Voltaje 208/120V1 • Frecuencia 60Hz • Factor de potencia >0.9 • Una autonomía de combustible mínima de 24 horas con una operación al 100% • Nivel de ruido debe ser <65 dBA a 15 metros de distancia. | 00 xx xxxxx xx 0000 | 00 xx xxxxxx xx 0000 |
Xxxxx 3
4.4.2 Los 2 generadores deberán de funcionar sincronizados, ya que los dos generadores se conectarán a un tablero en común y en caso de que falle uno de los dos generadores, el generador restante deberá ser capaz de sobrellevar el total de la carga ininterrumpidamente.
4.4.3 En caso de contar con un generador con un voltaje mayor entregado se podrá utilizar un transformador seco siempre y cuando la conexión del transformador sea delta-estrella.
4.4.4 Los generadores deberán ser sincronizados, ya que los dos generadores se conectarán a un tablero en común y en caso de que falle uno de los dos generadores el generador restante deberá ser capaz de sobrellevar el total de la carga ininterrumpidamente, los equipos deben estar en funcionamiento desde el 1 xx xxxxxx hasta el 31 xx xxxxxx 2022 y se realizarán pruebas de funcionamiento desde el 00 xx Xxxxx 0000 (Fechas pueden variar de acuerdo con requerimientos de la FIFA)
4.4.5 El proveedor será responsable de abastecer el combustible necesario para el funcionamiento de todo el equipo adjudicado, las recargas deberán ser en el período de 6:00 a.m. a 10:00 a.m.
4.4.6 Para la distribución eléctrica es necesario (Línea 2)
Panel de distribución principal con una capacidad de 800A
Todos los equipos por utilizar deberán contar con protección al menos NEMA 3R o IP65
Los conductores deberán estar protegidos contra agentes químicos, térmicos y mecánicos.
Los equipos por utilizar deberán ser normados UL.
Conductores deberán ser de cobre CU.
Será necesario utilizar conectores tipo: CEE-Form, NEMA L5-20, Camlock.
Las protecciones por utilizar deberán proteger todas las fases, así como el cable neutro del circuito.
Las capacidades y características de las protecciones a utilizar se muestran en el anexo 5.
Deberá ser necesario contar con una malla de tierras que brinde una resistencia menor a 5 ohms
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El proveedor será responsable de instalar todos los sistemas para el adecuado paso del cableado (Pasacables xx xxxxx (Yellow Jackets), soportería, tuberías y ductos donde sea necesario)
El proveedor deberá coordinar y revisar todos los diseños eléctricos y su instalación con el Ingeniero encargado de la coordinación de la energía del evento.
Las protecciones eléctricas deberán contar con falla por sobrecarga y falla de corto circuito
Las protecciones instaladas deben ser ajustables y cumplir la norma IEC/EN60898 trip curve C.
4.4.7 Observaciones eléctricas
La rotación de fases para el sistema eléctrico deberá ser horario.
La alimentación debe tener un único punto de conexión entre el neutro y la tierra.
La configuración xx xxxxx de tierras deberá ser realizada en la configuración tipo estrella.
Todos los sistemas deberán ser etiquetados e identificados con la nomenclatura del diagrama unifilar.
Los transformadores secos que se utilicen en el evento deberán contar con un neutro aterrizado.
El proveedor adjudicado será responsable del suministro de todos los materiales necesarios para la instalación eléctrica.
El proveedor deberá contemplar los requerimientos establecidos en el Anexo 8.
Todas las herramientas y equipos de pruebas eléctricas y mecánicas necesarias para la realización del evento serán suministradas por el proveedor adjudicado.
Se deberán respetar todas las indicaciones, manuales y normas suministradas por el fabricante, NFPA 70E NEC así como también las indicaciones brindadas por el Ingeniero a cargo en energía del evento.
5. Instrucciones para ofertar
5.1 Con la presentación de la oferta, los oferentes entienden y aceptan cada uno de los aspectos contemplados como requisitos, obligaciones y demás condiciones establecidas en todos y cada uno de los apartados de este cartel. El solo hecho de ofertar presupone dicha aceptación.
5.2 Se ofertará atendiendo lo siguiente:
Fecha, hora y lugar de entrega de las ofertas y apertura.
Las ofertas serán entregadas en las oficinas de la Unidad de Proveeduría de la FEDEFUTBOL, ubicadas en San Xxxxxx de Alajuela, 600 metros sur xxx xxxxx de la Panasonic en Complejo
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Deportivo FEDEFUTBOL-PLYCEM, los proveedores tendrán un plazo de 7 días hábiles desde la publicación del cartel hasta las 12 horas para la presentación de ofertas.
El acto de apertura de ofertas se realizará en las mismas oficinas de la Organización, ubicadas en el Complejo FEDEFUTBOL-Plycem en San Xxxxxx de Alajuela, el día y hora de cierre del periodo de recepción de ofertas, sin participación de los oferentes, pero se levantará un acta y se transmitirá la sesión por el canal de YouTube de la Federación Costarricense de Fútbol, para respetar la transparencia del procedimiento.
Antes de la presentación de las ofertas, se realizará una inspección en los estadios, de acuerdo con lo indicado en el punto 4.1.8.
Forma de presentación y entrega de la oferta: La oferta deberá ser presentada en forma física en un sobre que contenga el original y una copia digital en un dispositivo USB que contenga la misma información que la versión original, máximo en la fecha, hora y lugar indicado en este concurso, junto con los documentos anexos que apliquen en el caso particular de cada oferente, según detalles indicados en este cartel. Toda la documentación debe presentarse ordenada y foliada.
La documentación de cada archivo deberá estar ordenada y foliada. La oferta debe presentarse sin tachaduras, borrones y alteraciones que puedan producir dudas sobre el contenido, con la siguiente información mínima: nombre y dirección de la empresa oferente, cédula jurídica y nombre, cédula, dirección del representante legal; correo electrónico para recibir notificaciones y un número telefónico de contacto, aceptación de las condiciones y términos del cartel y oferta económica. El incumplimiento de la forma de entrega de oferta será motivo para rechazar la oferta en el acto de entrega (ad-portas).
La oferta deberá ser firmada por el representante legal de la empresa o quien se encuentre legalmente facultado para ello. Debe aportarse personería jurídica vigente que acredite esa representación. Se permitirá ofertar bajo la modalidad de consorcio con el fin de reunir o completar requisitos contenidos en este cartel debiendo indicar de forma expresa que se está ofertando bajo esta modalidad debiendo presentar en la oferta o en documento privado el acuerdo consorcial protocolizado que indique: calidades y capacidad de cada una de las partes; designación de la representación del consorcio, quien deberá tener poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de las ofertas, formalización, ejecución contractual y trámites de pago; detalle de los recursos materiales o intangibles que aporta al consorcio y su porcentaje de participación en cuanto a la experiencia.
En todo caso los consorciados deberán ofertar y actuar bajo una misma representación
legalmente establecida.
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El Oferente deberá entregar su oferta económica indicando el costo por servicio a brindar en los estadios y demás localidades utilizando el formato del Anexo 9 de este cartel. Dicho documento no podrá ser alterado ni modificado de ningún modo, sino que únicamente completarán los datos solicitados de forma precisa y puntual. Si requiere hacer precisiones o explicaciones adicionales deberá hacerlo en un documento aparte, rotulado como “Documento explicativo de la oferta”.
Se deberá ofertar en dólares americanos (USD) y exonerado de impuestos, de acuerdo con la Ley N. 10.085 “Exención de Impuestos para la organización, realización y promoción de la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022”.
El plazo de vigencia de la oferta deberá ser mínimo de treinta (30) días naturales, a partir de la fecha de entrega y deberá consignarlo de esta forma en la oferta.
6. Documentación legal que debe acompañar la oferta
Los siguientes documentos deben ser aportados por la persona oferente:
6.1 Personería jurídica al día de la empresa oferente y copia simple de la cédula del representante legal de la empresa.
6.2 Declaración jurada autenticada notarialmente emitida por el representante legal de la empresa oferente, en la que declare:
6.2.1 Que la empresa se encuentra inscrita como patrono activo ante la C.C.S.S y está al día con sus obligaciones.
6.2.2 Que la empresa se encuentra inscrita como contribuyente ante la Dirección General de la Tributación Directa y que está al día con todas las obligaciones tributarias nacionales.
6.2.3 Que se encuentra al día en el pago de todo otro tipo de impuestos nacionales.
6.2.4 Que, en caso de resultar adjudicado en la contratación de los servicios, cumplirá con todas las obligaciones descritas en este pliego de condiciones y dispuestas en el contrato de servicios que se suscriba entre las partes.
6.2.5 Que no existe ningún conflicto de interés que puedan comprometer la integridad de las acciones del contratista respecto al contratante y que pueda influenciarlas indebidamente, pudiendo ser éstas de tipo económico, político, personal (sentimental, por afinidad o consanguinidad hasta tercer grado) y que su oferta no derivará ninguna ventaja a una tercera persona.
6.2.6 Que cumple con todos los requisitos de admisibilidad exigidos en el cartel.
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6.2.7 Que cuenta con experiencia en brindar servicios para eventos masivos en los últimos 5 años, para lo cual deberá presentar un listado de eventos que incluya: Nombre del evento, fecha, tipo de evento, servicios brindados en potencia instalada, cantidad de equipos brindados, nombre y contacto del responsable del evento.
6.2.8 Que en caso de resultar adjudicado suscribirá una póliza de responsabilidad civil por el monto de $200.000 (USD) la cual deberá estar vigente antes de la firma del contrato, en caso de que a la fecha de presentación de oferta no posea dicha póliza.
6.3 Documentación de la persona líder del proyecto: copia de la cédula de identidad y de los títulos académicos que le respaldan; así como el currículo vitae y documentos que validen el nivel de idioma inglés. En caso de resultar adjudicado se le podrá pedir que las copias sean certificadas.
6.4 Cartas de recomendación de clientes a los que brindó servicios en los últimos 5 años. Las cartas deben especificar, como mínimo, lo siguiente: servicio brindado, fecha, nombre y tipo de evento, número de personas atendidas y referencia al recibido a satisfacción del servicio. Debe ser firmada por el representante legal o persona autorizada (cliente) a quien brindó el servicio. Si se tratara de servicios brindados a la Fedefútbol no es necesaria la presentación de dichas cartas, pero sí referenciar los eventos en la declaración jurada indicada e el punto 6.2.7.
7. Aclaraciones al cartel
7.1 El interesado podrá formular sus solicitudes de aclaración a los términos del cartel. Toda solicitud de aclaración deberá ser efectuada por escrito al siguiente correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxx0000.xx, las solicitudes de aclaración se recibirán en un plazo máximo de 4 días hábiles después de publicado el cartel.
7.2 No se aceptarán consultas telefónicas o por otro medio que no sea el correo electrónico indicado en el punto anterior, sin excepciones.
7.3 La organización se reserva el derecho de efectuar las modificaciones y/o aclaraciones a las condiciones o especificaciones del proyecto, cuando se consideren necesarias, en el mismo plazo señalado para las aclaraciones y se publicarán en la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx
8. Admisibilidad de las ofertas
8.1 La etapa de admisibilidad se refiere a la valoración inicial que realiza el contratante para determinar si las ofertas de las empresas cumplen con los requisitos esenciales para continuar en el concurso establecidos en este apartado. En caso de que no cumplan serán descartadas y no se considerarán para la fase de evaluación.
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8.2 Únicamente serán subsanables aquellos requisitos de evaluación cuya aclaración se refiera a hechos históricos que no pueden modificarse y siempre que no impliquen la generación de una ventaja indebida para los demás oferentes.
8.3 Criterios de admisibilidad de las ofertas
8.3.1 Persona jurídica habilitada legalmente para llevar a cabo su labor comercial en Xxxxx Rica, constituida al menos cinco años antes de la fecha de publicación de este cartel. Debe aportarse certificación de personería jurídica vigente.
8.3.2 Contar con los permisos requeridos para el transporte de combustible, de acuerdo con el Reglamento para la Regulación del Transporte de Combustible, Decreto 36627-MINAET (salvo que el oferente no cotice las líneas relacionadas con este requerimiento).
9. Subsanación y estudio de ofertas
9.1 La Organización podrá solicitar al Oferente, en cualquier momento, la aclaración de aspectos formales o la presentación de documentos adicionales que sean necesarios para la valoración de las ofertas, los cuales deberán ser aportados por el oferente en el plazo establecido. La no entrega de las aclaraciones solicitadas será interpretada por la Organización como una declaración de no interés por parte del oferente y, por lo tanto, su oferta será excluida del concurso a partir de ese momento.
9.2 La Organización se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad. La oferta será rechazada cuando presente un precio inaceptable según los precios xx xxxxxxx relacionados con el giro propio del negocio, de acuerdo con el objeto de la contratación.
10. Evaluación de ofertas
10.1 Una vez que se determine que los oferentes y/o las ofertas cumplen con las condiciones de admisibilidad y la documentación legal solicitada, se procederá con el análisis de los requerimientos técnicos exigidos en las especificaciones. Su incumplimiento o la falta de respuesta ante una subsanación ocasionará de forma inmediata la descalificación de la oferta. Únicamente avanzarán a la etapa de evaluación las ofertas que cumplan con los requerimientos de admisibilidad, legales y técnicos de forma completa.
10.2 Dichas ofertas se someterán a la metodología de evaluación establecida para este proyecto, por medio de asignación de un puntaje para cada uno de los factores de evaluación que se muestran en la siguiente tabla:
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Criterio | Porcentaje | Descripción de criterio de evaluación |
Oferta económica | 40% | |
Cumplimiento técnico | 30% | Cumple (30%) No cumple (0%) |
Experiencia Se evaluará la cantidad de eventos y la mayor cantidad de potencia instalada por evento en los últimos 5 años. De acuerdo con lo indicado en la Declaración jurada 6.2.7 | 20% | Oferta con mayor número de eventos y potencia instalada (20%) Segunda mejor oferta con mayor eventos y potencia instalada (10%) Otras (5%) |
Líneas cotizadas Se brindará mayor puntaje a los proveedores que coticen la mayor cantidad de líneas solicitadas en el cartel | 10% | Menor al 50% de las líneas solicitadas (3%) Mayor al 50% pero menor al 75% (5%) 100% de las líneas solicitadas (100%) |
100%
Tabla 4
11. Plazo y forma de adjudicación
11.1 La organización tendrá un plazo de tres días a partir de que se tengan subsanadas las ofertas para realizar el análisis de las ofertas, pudiendo ser menor, en cuyo caso se ajustará el cronograma de ejecución una vez adjudicado.
11.2 Las ofertas serán analizadas en forma conjunta por el Gerente de Administración y Finanzas del COL, la persona encargada de Compras, Asesor legal del COL CR, el Gerente de Servicios Técnicos del COL CR y la contraparte FIFA.
11.3 En caso de considerarlo necesario, la organización podría ampliar el plazo para la adjudicación. Si esto ocurre, debe solicitar previamente la ampliación de la vigencia de las ofertas.
11.4 La Organización se reserva el derecho de adjudicar a uno o varios oferentes, atendiendo a la adecuada satisfacción de los requerimientos del evento.
12. Garantía de cumplimiento y formalización contractual
12.1 El oferente deberá entregar una Garantía de cumplimiento de acuerdo con lo establecido en las condiciones específicas de este cartel. La garantía será liquidada previa audiencia escrita
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de descargo al interesado, en caso de que el proveedor no cumpla en tiempo y forma con los alcances del servicio adjudicado, en los términos que indicará el contrato.
12.2 La Garantía podrá realizarse mediante depósito xx xxxx de garantía de instituciones aseguradoras o entidades bancarias, certificados de depósito a plazo, cheques certificados o similares girados a nombre de la Federación Costarricense de Fútbol como beneficiario, y deberá entregarse el documento original, el cual será devuelto una vez que el proyecto haya sido entregado y finalizado conforme a los requerimientos.
12.3 Esta deberá entregarse a más tardar 3 días hábiles después de comunicada formalmente la adjudicación, como requisito para la formalización contractual y deberá mantener su vigencia por todo el plazo contractual.
13. Modalidad y forma de pago
13.1 El monto adjudicado será cancelado al contratista en los siguientes tractos, previo visto bueno del encargado del contrato, que verificará que los entregables a los que se sujeta cada uno se hayan cumplido a satisfacción:
13.2 Primer pago: Del 30% del monto adjudicado sujeto a la entrega de los equipos de acuerdo con el cronograma de entregas brindado por el Gerente Técnico, en los 5 días siguientes a que el Encargado del Contrato apruebe la factura presentada por el proveedor adjudicado.
13.3 Segundo pago: 30% del saldo restante se pagará el 18 xx xxxxxx 2022 previo trámite de factura y visto bueno del Encargado del Contrato.
13.4 Tercer y último pago: El monto correspondiente a los servicios restantes ya brindados se cancelará, previa aprobación de la factura por parte del Encargado del Contrato en el que se detalle la satisfacción de los servicios recibidos y las multas por aplicar, en caso de que así corresponda. El monto restante se pagará en los siguientes 10 días a la aprobación del Gerente de Servicios Técnicos.
13.5 Todos los pagos se llevarán a cabo previa presentación de la factura electrónica, de conformidad con las leyes y reglamentos vigentes en Xxxxx Rica.
13.6 Todas las facturas se rendirán libres del impuesto de valor agregado según la ley N° 10085, Ley de Exención de Impuesto para la Organización, Realización y Promoción de la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la FIFA Xxxxx Rica 2022.
13.7 Todas las facturas deberán hacer referencia directa al número de contrato suscrito.
13.8 Todos los pagos se realizarán mediante transferencia electrónica en moneda (dólar de los Estados Unidos).
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13.9 Todas las facturas deberán ser enviadas al correo electrónico:
xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx0000.xx para su debido trámite.
14. Ejecución y formalización del contrato
14.1 El Contratista iniciará la ejecución del contrato a partir del día siguiente en que reciba la orden de inicio por parte de la Organización. Para girar la orden de inicio de este contrato, ejecutar y supervisar su entrega en tiempo y con altos estándares de calidad se designa al Oficial Médico del COL-CR como gestor encargado del contrato.
14.2 El contratista entiende y acepta que el COL CR, por motivos de fuerza mayor -incluida pero no limitada a las emergencias sanitarias o similares que puedan presentarse-, caso fortuito, o bien por la modificación expresa e inesperada de las fechas de la Copa Mundial por parte de la FIFA, podrá suspender la ejecución del contrato de servicios o modificar los términos de la ejecución. Si llegara a ocurrir alguno de esos supuestos, las partes podrán suscribir una adenda con los nuevos términos del contrato, sea en cuanto a los entregables o las nuevas fechas. De no existir acuerdo se procederá a la terminación anticipada del contrato. Las modificaciones o eventuales suspensiones no implicarán responsabilidad alguna por parte de la Organización, ni otorgará derecho a indemnizaciones al Contratista.
14.3 En casos debidamente justificados, la Organización podrá autorizar la extensión del plazo total de entrega previsto para la contratación cuando existan demoras en la entrega del servicio ocasionadas por ella misma o por causas de fuerza mayor.
14.4 Para la extensión del plazo total de ejecución o la suspensión del contrato se realizará una comunicación formal y motivada al contratista con al menos cinco días de anticipación a la suspensión o la prórroga.
14.5 La cancelación del evento por parte de FIFA o su suspensión indefinida, por los motivos descritos en el literal b) podrá dar lugar a la terminación anticipada del contrato, sin responsabilidad para las partes. El contratista recibirá los honorarios correspondientes al trabajo ya ejecutado y acorde con el cronograma vigente a la fecha de comunicada la cancelación del evento, siempre que se hayan recibido a satisfacción los servicios. En tales casos, la Organización comunicará formalmente al contratista sobre la cancelación del evento o la suspensión indefinida para la preparación de la respectiva liquidación y finiquito.
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15. Penalidades por defectos en la ejecución
Para efectos del servicio, se considerará fecha de entrega al día en la que la Organización requiera las soluciones contratadas funcionando debidamente o bien el día acordado para las entregas de combustible, la organización aplicará las siguientes penalidades al Contratista, en los siguientes casos:
15.1 De producirse incumplimiento por retrasos en el plazo de los entregables definidos en el cronograma, se rebajará al contratista un 0.5% del monto adjudicado, por cada día hábil de atraso porconcepto de cláusula penal, siendo innecesario que la organización pruebe la existencia de daños yperjuicios. El monto correspondiente a la cláusula penal se tomará automáticamente del saldo pendiente por cancelar, a partir del día hábil siguiente del plazo previsto para el entregable hasta alcanzar un máximo del 25% del monto adjudicado.
a. Se considerarán entregas no efectuadas, que acreditan la aplicación de la imposición de la multa, cada uno de los siguientes casos:
ii. La no entrega del todo de una s e r v i c i o o equipo, en la fecha solicitada por la Organización. Aplicará una multa diaria del 1% del monto del total adjudicado.
iii. La entrega incompleta, en la fecha solicitada por La Organización. Aplicará una multa por cada día de atraso del 1% del monto total adjudicado.
iv. La entrega de un servicio o un equipo al momento de su recepción, no cumplan con todo lo requerido en las especificaciones respectivas. Aplicará una multa del 1% del monto total adjudicado.
v. La entrega de combustible 15 minutos después de la hora acordada con el Encargado del Contrato implicará una multa diaria del 1% del monto total adjudicado.
15.2 Incumplimiento en la calidad de los equipos entregados
a) Se aplicará una multa con retención automática del 20% del monto pendiente por pagar, en los casos en que exista un incumplimiento en la calidad de las soluciones y servicios entregados.
15.3 Daños y perjuicios
a) Para resarcir a la organización de los daños y perjuicios motivados en el incumplimiento contractual,excepto para el caso en que aplique la cláusula penal, se procederá a la ejecución de la garantía de cumplimiento; de forma parcial o total, según sea necesario para el resarcimiento.
15.4 Sobre las penalidades descritas debe tenerse en cuenta
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En ningún caso será necesario que la organización constituya en xxxx al adjudicatario y se observarán únicamente las formalidades establecidas en este apartado.
En caso de ser necesario la aplicación de una o varias de estas multas, se realizará la deducción respectiva de la factura pendiente de pago. El Oferente acepta que se realice dicha deducción.
No serán aplicables las penalidades, únicamente, en el caso de que el incumplimiento del oferente obedezca a motivos de caso fortuito, fuerza mayor o responsabilidad directa de la organización.
Si se procediera a la ejecución de la garantía de cumplimiento y el monto resulta insuficiente para indemnizar los daños y perjuicios causados por el incumplimiento, se podrá aplicar el monto faltante de los saldos de pago pendientes. En todo caso, la ejecución de las garantías no excluye el cobro en vía judicial de los daños y perjuicios ocasionados con el incumplimiento, del oferente o del contratista, si éstos fueran mayores a los montos cobrados.
16. Acreditaciones de personal del Oferente, de sus subcontratos y/o asociados.
16.1 El Oferente deberá proporcionar los nombres del equipo asignado y la documentación necesaria para efectuar el proceso de acreditación (número de documento de identidad, nombre completo, puesto dentro del equipo y otros datos personales).
16.2 La lista de personal deberá tomar en consideración al personal de respaldo en caso de que algún miembro del equipo deba ser sustituido o cambiado. El proceso de acreditación toma mucho tiempo por lo que no es posible incluir a alguien una vez haya comenzado el Mundial.
16.3 Durante el proceso de acreditación, la organización se reserva el derecho de realizar revisiones y verificaciones de antecedentes de todas las personas, así como de solicitar más información acerca de ellos. En caso considerarlo necesario, la organización también se reserva el derecho de solicitar el cambio de alguna persona del equipo.
Para tal fin, los Oferentes aceptan que, en caso de ser adjudicados parcial o totalmente para el proyecto, la Organización podrá, en conjunto con las autoridades nacionales competentes, realizar un background check de cada miembro de su equipo para el cual se solicite una acreditación.
16.4 Esta lista, y su documentación complementaria, deberá ser proveída a más tardar 15 días después de la comunicación formal de la adjudicación por parte de la Organización. Este proceso deberá ser efectuado por el Oferente en la herramienta que la organización le instruya oportunamente.
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