CÓDIGO: D-GS-I-001 CONTRATACIÓN VERSIÓN: 3
CÓDIGO: D-GS-I-001 | CONTRATACIÓN | |
VERSIÓN: 3 |
TABLA DE CONTENIDO | |||||
2.2.2.ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
3.PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
3.1. PRINCIPIO DE LA BUENA FE:
3.2. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA:
3.4. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD:
3.5. PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO:
3.6. PRINCIPIO DE LA SELECCIÓN OBJETIVA:
3.8. PRINCIPIO DE LA CONTINUIDAD:
3.9. PRINCIPIO DE LEGALIDAD: 4.MARCO LEGAL Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN
5.CAPACIDAD Y COMPETENCIA PARA CONTRATAR
6.2. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
6.3. ELEMENTOS MÍNIMOS DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
6.4. COMITÉ ASESOR DE EVALUACION
6.5. PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES E INVITACIÓN
6.6. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES
7.2. APROBACIÓN DE PÓLIZAS: 8.SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
8.2. RESPONSABILIDADES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES
8.3. OBLIGACIONES Y/O FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES
8.4. PROHIBICIONES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES
8.5. DE LA DESIGNACIÓN Y CAMBIO DE SUPERVISORES
9.2. TERMINACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO
9.3. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
9.4. LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES
9.5. LIQUIDACIÓN UNILATERAL 10.OTROS ASPECTOS EN MATERIA CONTRACTUAL
10.1. MODIFICACION DE CONTRATOS
PARTES 10.5. | ||||||
10.8. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE LAS MULTAS SANCIONES Y DECLARATORIA | ||||||
RESTRICCIONES DE USO: |
Este documento de apoyo de Contratación es propiedad exclusiva de la contraloría General de Medellín, y no puede ser reproducido total, ni parcialmente, ni facilitado a terceros excepto con la autorización expresa de la Secretaria General de la Entidad. |
INTRODUCCIÓN |
La Contraloría General de Medellín tiene el deber de asegurar el eficiente, económico y eficaz manejo de los recursos que le son asignados para el desarrollo de la función pública de Control fiscal que le han encomendado la Constitución Política y la ley. La contratación es una de las actividades que para el desempeño de sus competencias debe realizar, la cual debe ejercer de manera transparente, idónea, responsable y asegurando en toda modalidad de contrato que celebre, el cumplimiento de los principios propios de la función administrativa, entre otros, los relativos a la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, tal como lo prevé el artículo 209 superior y la normativa vigente en materia de contratación estatal. Con la finalidad de asegurar el cumplimiento de las normas que le son exigibles y conforme a las |
previsiones de la ley 1150 de 2007 y el articulo 8.1.11 del decreto reglamentario 0734 de 2012, el órgano de control fiscal establece el presente Manual de Contratación, permitiendo con ello que las dependencias que intervienen en el proceso contractual, así como todo aquel que contrate con esta Entidad, tengan al respecto una orientación en materia contractual que guíe y facilite la aplicación de normas y procedimientos contractuales vigentes.
Las instrucciones contenidas en el presente documento de apoyo cubren todas las etapas del proceso contractual, quedando establecida en cada una de ellas las funciones internas, las tareas que deban acometerse, en virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y el control de la ejecución contractual en toda sus modalidades.
1. GENERALIDADES, OBJETIVO Y ALCANCE.
1.1. OBJETIVO |
Este documento de apoyo de Contratación está orientado a que en los procesos de contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo de riesgos y publicidad y transparencia. EI presente documento de apoyo de Contratación tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos que requiera la Contraloría General de Medellín para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales, con el fin de eliminar, en lo posible, o mitigar y controlar los riesgos que la contratación pueda generar para la entidad o frente a contratistas o terceros. |
1.2. ALCANCE |
Este documento de apoyo aplica en todos los procesos de contratación que adelante la Contraloría General de Medellín, garantizando así el estricto cumplimiento a los principios y procedimientos |
establecidos en la normativa vigente, con el propósito de procurar el logro de los objetivos del sistema de compras y contratación pública definidos por Colombia Compra Eficiente.
Este documento de apoyo complementa el Proceso Gestión Suministro de Bienes y Servicios que determina los pasos a seguir en la contratación a través de las siguientes modalidades:
Licitación pública.
Selección Abreviada de Menor Cuantía
Selección Abreviada por el sistema de subasta inversa presencial. Concurso de Méritos.
Contratación Directa. Contratación de Mínima Cuantía.
2. DEFINICIONES Y CONTROL DEL DOCUMENTO DE APOYO
2.1. DEFINICIONES
2.1.1.DIFERENCIA ENTRE INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD. |
La inhabilidad tiene carácter general e impide celebrar contratos con cualquier entidad estatal, mientras que la incompatibilidad solo impide realizarlos con una entidad en particular respecto de la cual puede predicarse la causal. Las inhabilidades restringen la capacidad contractual futura, y por vía general, a aquellas personas que han sido sancionadas como consecuencia de conductas que atentan contra la moralidad administrativa. Las incompatibilidades limitan la aptitud contractual y, de manera específica de determinados sujetos, derivada de su fuero laboral administrativo, para realizar actos jurídicos con determinada entidad estatal. |
Ambas tienen la virtud de extender sus efectos en el tiempo aunque diferenciados, la incompatibilidad se da hasta de dos años después de la perdida de la calidad personal del sujeto o de la cesación en el ejercicio de la función o incluso indefinida según el asunto de que se trate; la inhabilidad se puede dar tres, cinco o hasta diez años según la sanción impuesta.
NOTA: Las inhabilidades deben ser expresas, taxativas y no pueden aplicarse por analogía ni por vía de extensión.
2.1.2.TIPOS DE CONTRATOS |
Los Contratos que comúnmente celebra la Corporación, se definen a continuación: Contrato de Obra Son los que celebra Contraloría General de Medellín para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Contrato de consultoría Son los que celebra Contraloría General de Medellín relacionados con los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Igualmente los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos de arquitectura. Contrato de prestación de servicios Acorde con el artículo 32 numeral 3 de la ley 80 de 1993, “son contratos de prestación de servicios |
los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la misma. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.” La característica general de estos contratos es que no general relación laboral ni prestaciones sociales, la contraprestación se denomina honorarios.
De conformidad con el artículo 81 del decreto 1510 de 2013, “Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de contrata¬ción directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.
La entidad estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan en¬comendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.”
Así mismo, se le debe asignar a cada contratista el documento que lo acredite como tal y los bienes que requiera para la prestación del servicio; una vez finalizado el contrato, el carné debe devolverse a la Contraloría Auxiliar xxx Xxxxxxx Humano y los bienes a la Contraloría Auxiliar de Recursos Físicos y Financieros para expedir el último recibo a satisfacción.
El Supervisor debe verificar la devolución de los anteriores elementos y dejar ésta constancia en el acta de liquidación del contrato, de la cual debe remitir copia a la Contraloría Auxiliar xx Xxxxxxx Humano para la Historia Laboral donde debe reposar además copia del contrato y del acta de inicio.
Convenio con Practicantes
En el caso de los Practicantes el jefe o director de la Dependencia donde desarrolle las actividades el practicante, realizará la coordinación, supervisión y evaluación de las prácticas conforme el convenio realizado.
Inicialmente, el Auxiliar Administrativo debe exigirle al practicante el diligenciamiento del formato único de hoja de vida el cual debe remitir posteriormente a la Contraloría Auxiliar xxx Xxxxxxx Humano.
Se le deben asignar los bienes que requiera para la prestación del servicio, los que deben ser devueltos al finalizar el Convenio, a la Contraloría Auxiliar de Recursos Físicos y Financieros para que se le dé el último recibo a satisfacción y la correspondiente certificación.
Se le debe suministrar el Documento que lo acredite como practicante de la Contraloría, el que debe devolver a la Contraloría Auxiliar xx Xxxxxxx Humano, para que se le dé último recibo a satisfacción.
El Supervisor debe verificar la devolución de los bienes que se le haya asignado y el Documento que lo acredita como practicante, para poder darle la certificación.
Contrato de Encargos fiduciarios y Fiducia pública
Los encargos fiduciarios que celebre Contraloría General de Medellín con las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Bancaria, tienen por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que ésta celebre.
Contraloría General de Medellín solo puede celebrar encargos fiduciarios y contratos xx xxxxxxx pública con estricta sujeción a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, únicamente para objetos y con plazos precisamente determinados.
A la fiducia pública le serán aplicables las normas del Código de Comercio sobre fiducia mercantil, en cuanto sean compatibles con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993.
Contratos de Arrendamiento
Es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.
Contratos de Comodato
Es un contrato en el que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo a restituir la misma especie, después de terminar su uso.
Contratos de Compraventa
Transferencia del dominio sobre una cosa a cambio de un precio determinado o determinable.
Contratos Interadministrativos
El contrato interadministrativo, es aquel en que una entidad pública requiere de unos bienes y/o servicios y otra entidad, también pública, lo provee a cambio de una contraprestación económica, para lo cual la ley, en razón de la naturaleza jurídica del "contratista" autoriza que se pueda hacer mediante la contratación directa y lo denomina interadministrativo.
Lo más importante es que las obligaciones derivadas del contrato que se celebre tengan relación directa con el objeto de la entidad pública ejecutora señalado en la ley o en sus reglamentos.
Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades territoriales sean las ejecutoras. Estos contratos
podrán ser ejecutados por las mismas, siempre que participen en procesos de licitación pública o contratación abreviada.
Contratos de Suministro
Contrato por el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra en forma independiente entregas periódicas o continuadas, de bienes muebles.
Contratos Atípicos o innominados
Son aquellos que no están definidos expresamente en la ley, que se celebran obedeciendo a la voluntad de las partes y se requieren para el cumplimiento de los fines del estado.
Cuando la Contraloría General de Medellín requiera celebrar un contrato atípico o innominado, cuando el mismo no responda a un molde específico regulado de manera completa por la ley, pero si se encuentra previsto en la misma, resulta importante examinar tanto la procedencia de su celebración el régimen legal que a ellos debe aplicarse.
La doctrina internacional aplicable también en Colombia, desde hace tiempo ha considerado que en materia de contratación administrativa resulta perfectamente viable la celebración de contratos
atípicos, lo cual permite sostener que a las entidades estatales también les está permitido “crear”, en virtud de su autonomía contractual, nuevas formas de contratación, sin que deban sujetarse, únicamente, a los moldes o tipos contractuales expresamente previstos en la ley.
2.2. CONTROL DEL DOCUMENTO DE APOYO
2.2.1.RESPONSABILIDADES: |
El Secretario General o líder del porceso Gestión Suministro de Bienes y Servicios, es responsable de aprobar por resolución el contenido del documento de apoyo por primera vez y de su actualizacíón permanente de acuerdo con los cambios que se deriven de la legislación. Para los cambios parciales |
se debe registrar en el documento la fecha de la actualización y la naturaleza del cambio, pero si los cambios son significativos se procede a modificar la versión.
Cualquier empleado de la Contraloría, puede sugerir por intermedio del Líder del Proceso, cambios o modificaciones al mismo.
Todo cambio al documento de apoyo se hace siguiendo los parámetros establecidos en el Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos y/o Registros.
2.2.2.ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN |
•Elaboración: El documento de apoyo es elaborado por funcionario designado por el líder del proceso Gestión de Suministro de Bienes y Servicios. •Revisión: El documento de apoyo es revisado en cuanto al contenido, por el funcionario designado por líder del proceso Gestión de Suministro de Bienes y Servicios; y en cuanto a la forma, por la Oficina Asesora de Planeación. •Aprobación: La aprobación la hace el líder del proceso Gestión de Suministro de Bienes y Servicios. |
2.2.3.CONTROL DE COPIAS |
Las copias impresas del documento de apoyo que tengan los usuarios se consideran copias no controladas. |
3. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL |
Los principios establecidos en la Constitución, las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y el decreto 1510 de 2013, son punto xx xxxxxxx para toda actividad contractual, ellos apuntan al cumplimiento de los fines estatales, la satisfacción del interés colectivo y los inherentes al desarrollo de las funciones propias de la Entidad, los cuales se aseguran desde la etapa preparatoria hasta la de liquidación de |
los contratos.
Es por ello que todos los que intervienen en la actividad contractual de la Contraloría General de Medellín, en orden a garantizar el cumplimiento de las finalidades propias del interés público, deben observar los siguientes principios generales:
3.1. PRINCIPIO DE LA BUENA FE: |
En la actuación que se adelanta con ocasión de la actividad contractual, las partes deben obrar siempre con seriedad, diligencia y rectitud, presumiéndose ésta siempre en toda gestión desarrollada. |
3.2. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: |
La actividad contractual debe realizarse de manera pública e imparcial, respetando los procedimientos establecidos en la ley 1150 de 2007 y en el decreto reglamentario 1510 de 2013, para las diferentes modalidades de contratación. Se debe asegurar en todo momento la igualdad de oportunidades en el acceso a la contratación, la selección objetiva de los contratistas y la moralidad en la contratación, estableciendo reglas claras, concretas, precisas y objetivas en los procesos contractuales. Permite a los particulares controvertir informes, conceptos, decisiones, además de hacer públicas las actuaciones del proceso contractual. |
3.3. PRINCIPIO DE ECONOMÍA: |
Las actuaciones de la actividad contractual se harán con celeridad y eficacia, donde los procedimientos serán los estrictamente necesarios, buscando así, suprimir trámites, requisitos y autorizaciones innecesarias, que entraban, encarecen y dilatan el proceso de contratación. Igualmente se asegurará la escogencia de la propuesta más favorable en iguales condiciones de calidad. |
3.4. PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD:
Se concentra en todos los que intervienen en la actividad contractual desde el representante de la entidad, hasta los servidores públicos, consultores, interventores, asesores y contratistas de la misma.
Cada uno de los funcionarios que intervienen en el proceso contractual, están en la obligación de cumplir con los fines de la contratación, de vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y de proteger los derechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan afectarse con la ejecución del contrato. Se tendrá en cuenta que los servidores públicos de la Contraloría General de Medellín que intervengan en el proceso contractual comprometen su responsabilidad cuando incurran en actuaciones y omisiones antijurídicas, y en tales eventos estarán obligados, si a ello hubiere lugar, a indemnizar los daños causados.
Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.
Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.
3.5. PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO: |
En los contratos estatales se debe mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer y durante la ejecución del contrato. Si dicha igualdad o equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, procede su restablecimiento. |
3.6. PRINCIPIO DE LA SELECCIÓN OBJETIVA: |
La escogencia del contratista debe fundamentarse siempre en el ofrecimiento más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca, mediante la formulación clara de criterios de selección y previamente establecidos, los cuales deben observarse, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y en general cualquier tipo de motivación subjetiva. |
3.7. PRINCIPIO DE PLANEACIÓN: |
En la ley 1150 y en el decreto 1510 de 2013, la planeación adquiere una mayor relevancia, se pretende que ninguna Entidad contrate sin tener claro qué específica necesidad se va a satisfacer, por ello antes de iniciar cualquier proceso contractual, deben realizarse los estudios que permitan definir de manera concreta qué bien, objeto o servicio se requiere adquirir o contratar. |
3.8. PRINCIPIO DE LA CONTINUIDAD: |
En todo proceso contractual se garantizará que los bienes y productos adquiridos prestarán los servicios para los que se adquieren, de manera permanente y continua. |
3.9. PRINCIPIO DE LEGALIDAD: |
Se asegurará en todo momento el cumplimiento de los principios, de las normas vigentes al momento de iniciar el proceso contractual, de manera sistémica y holística, se respetarán tanto las normas específicas de la contratación estatal como las que se deban cumplir con ocasión de esta específica función administrativa. |
4. XXXXX XXXXX Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN |
Naturaleza jurídica de la Contraloría General de Medellín y su ubicación dentro de la estructura del Estado. La Contraloría General de Medellín está considerada constitucionalmente dentro de la estructura del |
Estado, como un órgano autónomo e independiente, de control, y por lo tanto no hace parte de ninguna de las ramas del poder público. Tampoco tiene personería jurídica, dado que la ley no se las ha atribuido. Además, de conformidad con los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993 y el literal b) del numeral 1° del Artículo 2 de la ley 80 de 1993, la Contraloría General de Medellín, ejerce la vigilancia de la gestión fiscal de la administración municipal, de sus entidades descentralizadas en todos sus grados y niveles y de los particulares que administren fondos o bienes públicos de carácter municipal, y goza de autonomía administrativa, presupuestal y contractual.
Marco legal y régimen de contratación.
De acuerdo con lo establecido en los artículos 1 y 2 la ley 80 de 1993, por la naturaleza jurídica de la Contraloría General de Medellín, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación aplicable es el consagrado en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, el decreto 1510 de 2013 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
También forman parte del marco legal de contratación de la entidad el estatuto orgánico de presupuesto, las leyes y decretos de presupuesto, las normas sobre austeridad del gasto, la Ley 1474 de 2011, el Decreto 0019 de 2012 y las relacionadas con la ejecución del presupuesto en la Contraloría General de Medellín.
Teniendo en cuenta lo anterior, en las contrataciones que adelante la entidad, se deberán tener en cuenta, entre otros los siguientes aspectos:
Cláusula General de competencia – inciso primero artículo 13 de la ley 80 de 1993.
Los contratos que celebre la Contraloría General de Medellín se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, el decreto 1510 de 2013 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan; o en regímenes particulares, como el caso de los contratos de ciencia y tecnología o los que se celebren en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Política.
Por esta razón, las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 y los regímenes particulares, correspondan a su esencia y naturaleza.
Reglas aplicables a la contratación de la Contraloría General de Medellín: de conformidad con lo establecido en las disposiciones constitucionales y legales vigentes deben considerarse, entre otras, las siguientes reglas:
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollaran con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa y la gestión fiscal establecidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución política, al tenor de lo cual les son aplicables igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos -régimen de inhabilidades e incompatibilidades-, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.
A los servidores públicos, sólo les está permitido realizar aquello que esté autorizado expresamente en la ley.
Los contratos celebrados por la Contraloría General de Medellín se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, se eleve a escrito y cuente con el correspondiente registro presupuestal.
Los contratos no podrán cederse sin previa autorización expresa de la Contraloría, por cuanto se celebran en consideración a la persona del contratante. (Intuito persona).
Todo contrato legalmente celebrado es una obligación para las partes y no puede ser invalidado sino por consentimiento mutuo o por causa legales.
5. CAPACIDAD Y COMPETENCIA PARA CONTRATAR | |||||||||||
Para | la | celebración | de | los | contratos, las | partes | deben | tener | capacidad | y | competencia. |
Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. También podrán celebrar contratos con las entidades estatales, los consorcios y uniones temporales.
Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más.
La capacidad legal de una persona consiste en poder obligarse por sí misma y sin la autorización de otra, por tanto en principio toda persona es legalmente capaz, excepto aquellas que la ley declara incapaces. Son absolutamente incapaces los dementes, impúberes y sordomudos, que no puedan darse a entender por escrito.
Para que una persona se obligue por un acto o declaración de voluntad, es necesario: 1) Que sea legalmente capaz, 2) Que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio, 3) Que recaiga sobre un objeto lícito y 4) Que tenga una causa lícita.
La competencia es la aptitud de obrar de las personas públicas o de sus órganos dentro de los límites fijados para actuar válidamente, que en materia contractual será del jefe del organismo o representante legal de la entidad, según el caso, quien podrá delegarla total o parcialmente, en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o sus equivalentes.
Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.
En la Contraloría General de Medellín, mediante resolución 257 del 28 de diciembre 2012 se delegó el proceso contractual en la Secretaría General y se le ha facultado para la ordenación del gasto y la suscripción de contratos, previo el cumplimiento de los trámites y requisitos establecidos en las normas de contratación y de presupuesto.
La Secretaría General tiene las siguientes funciones: ˉOrdenar el gasto, en todo lo relacionado con el normal funcionamiento de la Entidad.
ˉAdelantar los procesos de selección de contratistas a través de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y de mínima cuantía, acorde a la normativa de contratación pública.
Dentro de esta actividad se entienden incorporadas, entre otras, las siguientes funciones:
ˉExpedir el acto de apertura, convocatoria pública. ˉExpedir y modificar pliegos de condiciones. ˉDirigir audiencias públicas.
ˉAdjudicar el respectivo contrato. ˉDeclarar desiertos los procesos de selección. ˉSuscribir, aclarar, modificar, adicionar y prorrogar los contratos o convenios. ˉExpedir el acto administrativo de suspensión de la ejecución de un contrato e imposición de las multas y demás sanciones cuando a ello hubiere lugar. ˉLiquidar el contrato en los términos y condiciones establecidas en la ley. ˉExpedir en general los actos que se produzcan o se requieran en la ejecución de los contratos, conforme a lo previsto en las normas de contratación pública. ˉInformar al Contralor General de Medellín sobre el desarrollo de la actividad contractual, las reclamaciones que se formulen, las dificultades que se presenten y sobre las funciones delegadas cuando éste lo requiera.
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES EN MATERIA CONTRACTUAL
La capacidad y la competencia para contratar sufren restricciones bajo las reglas de la moralidad administrativa denominadas inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones, las cuales se orientan a alcanzar la plena realización del principio de transparencia en el desarrollo del proceso contractual y se encuentran establecidas en las siguientes normas básicas, Constitución Política, artículos 8, 9 y
10 de la Ley 80 de 1993, 60 inciso final de la ley 610 de 2000, Ley 734 de 2002, titulo 4, capítulo 4,
Acto Legislativo 01 de 2004, Ley 1150 de 2007, Acto legislativo No. 01 de 2009, Ley 1474 de 2011 y demás que regulen el tema.
6. ETAPA PRECONTRACTUAL
6.1. PLANEACION DE LA CONTRATACIÓN |
Con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente y transparente, la Contraloría General de Medellín, elaborará y publicara en el SECOP anualmente el Plan Anual de Adquisiciones a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal. Este plan describe la programación de adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales que permitan el funcionamiento de la entidad durante una vigencia fiscal. En consecuencia, le corresponde a cada dependencia presentar las necesidades de bienes y servicios para realizar la programación de contratación requerida para la ejecución de los proyectos y sólo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando este se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisiciones. |
6.2. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS |
De conformidad con la normativa vigente, los contratos que celebre la Contraloría General de Medellín estarán precedidos de los estudios y documentos previos realizados por el jefe de la dependencia que solicita el bien y/o servicio, en los que se establezca la necesidad, conveniencia y oportunidad de la celebración del contrato y se presente un estudio de los precios, condiciones xxx xxxxxxx y potenciales proveedores. Los estudios y documentos previos servirán de base para la elaboración xxx xxxxxx de condiciones y/o del contrato a suscribir. |
6.3. ELEMENTOS MÍNIMOS DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS |
Sin perjuicio de los demás requisitos que establezcan las normas legales y reglamentarias para cada modalidad de selección, los estudios previos se deberán diligenciar acorde con los formatos F2 y F10 según la modalidad (ver formatos proceso compras). Artículos 20 y 84 del Decreto 1510 de 2013. |
Publicidad: en desarrollo de las políticas internas de la Contraloría General de Medellín relacionada con la transparencia y selección objetiva, la Secretaria General publicará los contratos en la página web xxx.xxx.xxx.xx; y en las carteleras ubicadas en la sede de la entidad. Igualmente se enviará la relación de la contratación suscrita en el mes anterior a la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana para que realice la difusión correspondiente.
6.4. COMITÉ ASESOR DE EVALUACION |
El Secretario General en el acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección, designará el comité asesor para la evaluación de las propuestas en procesos de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, el cual estará conformado por un número impar deliberante y calificado de servidores públicos o por particulares contratados, para el efecto, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 27 del decreto 1510 de 2013. El comité deberá realizar la evaluación de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. El comité evaluador estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales y recomendará al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión. La verificación y evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el Secretario General (ordenador del gasto) sin que se requiera un comité plural. Funciones del comité asesor de evaluación: ˉVerificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes en los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y la contratación de mínima cuantía adelantados por la entidad. |
ˉCalificar o Evaluar las propuestas económicas acorde con los factores puntuales de evaluación en los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada de menor cuantía y contratación de mínima cuantía adelantados por la entidad, de conformidad con los pliegos de condiciones o la invitación según el caso.
ˉIndicar el orden de elegibilidad de las propuestas económicas como resultado de la evaluación efectuada sin que ello obligue al ordenador del gasto.
ˉRecomendar la declaratoria de desierta de los procesos de contratación que se adelanten en los casos a que haya lugar.
ˉResolver las observaciones presentadas por los oferentes. xXxxxxxxx un acta de cada sesión con lo discutido y decidido. ˉLas demás funciones que le sean asignadas.
6.5. PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES E INVITACIÓN |
En el caso de licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos, el proyecto xx xxxxxx de condiciones será elaborado por el profesional universitario (abogado), con la colaboración del respectivo jefe que solicitó el bien y/o servicio, con base en los estudios previos y criterios técnicos, teniéndose en cuenta los parámetros establecidos en el artículo 22 del decreto 1510 de 2013. En caso de contratación de mínima cuantía la Contraloría General de Medellín debe hacer una invitación a participar acorde con los numerales 1, 2 y 3 del artículo 85 del decreto 1510. |
6.6. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES |
Los proyectos xx xxxxxx de condiciones serán publicados de conformidad con lo establecido en la normativa vigente, con el objeto de proporcionarle amplia publicidad y divulgación ante los interesados en participar y recibir las observaciones que estimen pertinentes en procura de ajustar y perfeccionar las reglas que regularan el proceso de contratación. La entidad analizará las |
sugerencias recibidas, acogerá las que estime conducentes y las consignará en el pliego de condiciones definitivo.
Con el proyecto xx xxxxxx de condiciones se expedirá y publicará en el SECOP un AVISO DE CONVOCATORIA que deberá contener la información establecida en el artículo 21 del decreto 1510 de 2013, requisito éste que no es necesario en los procesos de contratación adelantados bajo la modalidad de selección de mínima cuantía y contratación directa.
Esta tarea corre a cargo del Auxiliar de Servicios Generales 2, o en su defecto, el Auxiliar Administrativo.
6.7. PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVOS |
Documento en el cual la Contraloría General de Medellín consigna el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado por la entidad para la contratación, los requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos que, de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes, y que los participantes (personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones temporales y de mas formas asociativas permitidas por la ley) xxxxx acreditar, junto con la preparación y presentación de las propuestas en el respectivo proceso de selección. En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto al proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos. Con el Pliego de condiciones se expedirá el acto administrativo de apertura del proceso de selección el cual contendrá la información estipulada en el artículo 24 del decreto 1510 de 2013. El pliego definitivo será elaborado por el profesional universitario (abogado), con la colaboración del |
respectivo jefe que solicitó el bien y/o servicio.
La publicación corre a cargo del Auxiliar de Servicios Generales 2, o en su defecto, el Auxiliar Administrativo.
7. ETAPA CONTRACTUAL
7.1. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO |
El adjudicatario, suscribirá el contrato dentro los términos señalados en el pliego de condiciones, de lo contrario la Contraloría General de Medellín hará efectiva la garantía constituida para amparar la seriedad de la propuesta. Perfeccionado el contrato, el contratista deberá presentar ante la Contraloría General de Medellín dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones, los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de legalización y necesarios para la ejecución del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrá imponerse las sanciones previstas en la ley y en el contrato. |
7.2. APROBACIÓN DE PÓLIZAS: |
la Secretaría General es la dependencia encargada de revisar y aprobar las pólizas exigidas por la Contraloría al contratista. Se verificarán los amparos, plazos y cuantía, de acuerdo con lo establecido en el respectivo contrato. El proyecto de acta de aprobación lo elaborará el profesional universitario (abogado) |
8. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA |
Para los efectos de este manual de contratación, se entiende por supervisión y/o interventoría, la vigilancia, cuidado, control y seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales, de los contratos suscritos por terceros con cargo a los recursos de la Contraloría General |
de Medellín y de las obligaciones que se deriven del acto de liquidación.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento y objeto del contrato. El supervisor no requiere conocimiento especializado y para ello la Contraloría General de Medellín, podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
Según lo previsto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Contraloría General de Medellín, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión del mismo lo justifiquen.
No serán concurrentes respecto a un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría.
La Contraloría puede separar la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato de interventoría se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Contraloría a través del supervisor.
El contrato de interventoría será supervisado directamente por la Contraloría.
8.1. PERFIL DEL SUPERVISOR: |
El servidor público o contratista encargado de ejercer la supervisión de un contrato, deberá tener conocimiento sobre el tema objeto del contrato y preferiblemente haber participado en la fase previa a la celebración del contrato así como pertenecer a la dependencia que solicitó la contratación, salvo que existan condiciones excepcionales que impongan la necesidad de designar como supervisor a un profesional de una dependencia distinta. |
8.2. RESPONSABILIDADES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES
La responsabilidad de los interventores y supervisores está señalada en la Ley y se configura por el incumplimiento de sus deberes y/u obligaciones y por los hechos y omisiones que causen daño o perjuicio a la Contraloría General de Medellín, en relación con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan o intervienen.
La responsabilidad que se les pueda imputar a quienes ejercen labores de supervisión e interventoría puede ser de tipo civil, penal, disciplinaria y fiscal, sin importar el tipo de vinculación que tenga con la Contraloría General de Medellín.
8.3. OBLIGACIONES Y/O FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES |
Las funciones y obligaciones de los supervisores son de orden técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. 1. Efectuar la vigilancia, cuidado, control, seguimiento, verificación y evaluación del bien, servicio u obra contratados, de conformidad con las condiciones señaladas en el contrato, o los exigidos por las normas técnicas obligatorias, los contenidos en la propuesta, los pliegos de condiciones, en el cronograma de ejecución y cualquier otro documento que haga parte del contrato, desde su inicio hasta la liquidación o hasta el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del acta de liquidación, a fin de lograr la ejecución adecuada y oportuna del contrato. 2. Verificar, hacer seguimiento y análisis de los aportes de las otras entidades estipulados en los contratos y/o convenios interadministrativos y/o de cooperación, para lo cual deberán aportar los soportes correspondientes. 3. Atender las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes elevadas por el contratista dentro de un término razonable, resolviendo aquellas que sean de su competencia y dando traslado de las que no le sean a la dependencia competente, adjuntando su concepto al respecto. Igualmente debe evitar vencimiento de términos legales y contractuales. 4. Suscribir las actas a que haya lugar con ocasión a la ejecución del contrato, entre las cuales se |
encuentran las actas de inicio y acta de recibo total o parcial.
5. Rendir oportunamente los informes que solicite el Ordenador del Gasto y los órganos de control del Estado.
6. En caso de presentarse cambio, renuncia, o terminación del contrato del supervisor, el saliente deberá presentar un informe pormenorizado sobre la ejecución del contrato a la fecha en que cesan sus funciones u obligaciones, para lo cual deberán suscribir un acta de entrega con el supervisor entrante y si es posible, con el contratista.
7. Velar porque la ejecución del contrato no ocasione daños a terceros y, si esto llegaré a suceder, tomar las medidas necesarias para evitar o aminorar el riesgo de futuras reclamaciones a la Contraloría General de Medellín.
8. Antes de cualquier actuación, verificar que el contratista cumpla con todos los requisitos previstos en la ley para la ejecución y legalización del contrato, al igual que verificar que las vigencias de los amparos de las garantías contractuales están de conformidad con lo pactado por las partes y lo establecido por la ley, así mismo, exigir con la debida anticipación su renovación y/o modificación, si fuere el caso.
9. Autorizar el pago de los anticipos y pago anticipado pactados en el contrato, llevar un control de los dineros girados durante su desarrollo, para que los desembolsos efectuados al contratista no excedan el valor del contrato y que esos se realicen en la forma pactada en el mismo.
10. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la materialización de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral que deban adoptarse en desarrollo del contrato, sustentando las razones que dan lugar a su imposición, con el visto bueno del jefe de la dependencia que solicitó la celebración del contrato.
11. Requerir por escrito al contratista por los hechos que puedan constituir incumplimiento del contrato, cuya información servirá de sustento para la posible imposición de multas o las sanciones a
que hubiere lugar.
12. Solicitar al Ordenador del Gasto, durante la ejecución del contrato, la imposición de multas, cuando los trabajos, actividades, obras o servicios no estén siendo ejecutados en forma correcta y/u oportuna, para lo cual debe presentar un informe en el que sustenten las razones que dan lugar a la imposición de dicha medida y tasando los perjuicios causados y la eventualidad.
13. Solicitar al Ordenador del Gasto, el trámite de arreglo directo, la declaratoria de incumplimiento o hacer efectiva la cláusula penal del contrato, para lo cual debe presentar un informe en el que sustenten las razones que dan lugar a ello, tasando los perjuicios causados.
14. Solicitar al Ordenador del Gasto las modificaciones aclaraciones, adiciones, prórrogas, cesiones, suspensiones o terminaciones de mutuo acuerdo con mínimo diez (10) días de antelación, acompañadas de la correspondiente justificación y demás documentos soportes.
15. Realizar todas las gestiones necesarias y pertinentes para que los saldos no ejecutados del contrato sean liberados en la vigencia fiscal correspondiente.
16. En caso de que el contratista tenga bajo su responsabilidad equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, verificar su estado y cantidad y coordinar el reintegro de los mismos.
17. Diligenciar a la finalización del contrato el formato de evaluación de proveedores de bienes y servicios de la Contraloría General de Medellín y remitirlo al Secretario General.
18. Presentar el informe final requerido para la liquidación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, dentro del término legal, y proceder a proyectar el acta de liquidación.
Una vez suscrita el acta de liquidación, copia de la misma será remitida al Supervisor del contrato, para que vigile el cumplimiento de las obligaciones que del acto de liquidación se deriven, si a ello hubiere lugar.
Estas mismas obligaciones y/o funciones le serán exigibles a los interventores cuando en el contrato de interventoría se contrate el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 217 del Decreto Ley 0019 de 2012, para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no es obligatoria la liquidación del contrato.
Cuando la supervisión de un contrato sea asignada a mas de una persona, los informes de supervisión que se produzcan en desarrollo del contrato así como los demás trámites que se requieren como las solicitudes de modificaciones, adiciones, suspensiones y declaración de incumplimiento, deberán ser firmadas por todos los que tengan a su cargo la labor de supervisión.
Cuando en el proceso de control y seguimiento del contrato participen otras dependencias distintas a la que solicitó la contratación, se entenderá para todos los efectos legales que esta labor de acompañamiento se realizará en calidad de supervisor.
8.4. PROHIBICIONES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES |
A los Supervisores e interventores se les aplican las siguientes prohibiciones: 1. No podrá ser designado supervisor o interventor quien se encuentre en situación de conflicto de interés, de tipo legal y ético que pueda afectar el servicio imparcial y objetivo de la supervisión y/o interventoría. 2. No podrá ser supervisor o interventor, el servidor público o contratista que se encuentre incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en le ley. 3. No podrá disponer para su uso personal o de terceros los bienes que le sean entregados a la Contraloría General de Medellín, con ocasión del contrato. |
4. No podrá autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores cantidades de dinero con los cuales se modifique el valor, plazo u objeto del contrato, sin la debida justificación y visto bueno del Ordenador del Gasto
5. Tendrá que abstenerse de certificar el cumplimiento parcial o total de la ejecución del contrato, de recibo a satisfacción de bienes o servicios cuando existan dudas sobre el cumplimiento de las obligaciones, hasta tanto se clarifiquen la situación o novedades que se consideren confusas y/o irregulares.
6. No podrá permitir la iniciación de las actividades del contrato con antelación a la fecha estipulada en el mismo y previo cumplimiento de los requisitos legales y fiscales exigidos para su ejecución.
7. No podrá obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con los contratos.
8. No podrá exonerar al contratista de sus obligaciones, ni autorizar la ejecución de objetos diferentes al estipulado en el contrato.
8.5. DE LA DESIGNACIÓN Y CAMBIO DE SUPERVISORES |
Por regla general, la supervisión del contrato estará a cargo del Jefe de la dependencia que solicita el bien y/o servicio, sin perjuicio de las designaciones que se haga en otra persona que labora en dicha dependencia. En el evento en que se requiera el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito o ausencia temporal o definitiva, el Jefe de la dependencia que solicitó la contratación reasumirá de manera automática la supervisión del contrato hasta tanto se haga una nueva designación. El supervisor saliente suscribirá un informe pormenorizado a la fecha en que cesan sus funciones que da cuenta del estado de ejecución del contrato, la relación de los documentos que entrega y las observaciones que considere pertinentes. |
En todo caso, el nuevo supervisor que se designe podrá dejar constancia del estado en que se encuentra el contrato al asumir el ejercicio de sus funciones de vigilancia, control y seguimiento.
9. ETAPA POST CONTRACTUAL
9.1. TERMINACIÓN DEL CONTRATO |
Normalmente el contrato termina cuando cesan las obligaciones para las partes con el cumplimiento del objeto contractual; pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo señala el artículo 17 de la ley 80 de 1993, por causales provenientes del contratista como la muerte, la incapacidad física permanente, la disolución de la persona jurídica, la interdicción judicial, la cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato. Así mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista consistentes en exigencias del servicio público o del orden público que requieran una terminación unilateral. |
9.2. TERMINACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO |
Causales de terminación unilateral del contrato: artículo 17 de la ley 80 de 1993. La Contraloría General de Medellín, mediante acto administrativo debidamente motivado podrá dar por terminado unilateralmente el contrato en los siguientes casos: ˉCuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación del orden público lo imponga. ˉPor muerte, incapacidad física permanente si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista. ˉPor interdicción judicial o liquidación obligatoria del contratista. |
ˉTerminación del contrato por existir causal de nulidad absoluta. ˉLas demás consagradas en la ley.
La terminación unilateral debe ordenarse mediante acto administrativo motivado, contentivo de la justificación y la comprobación de la causal que dio origen a la terminación. Cuando la causal es ajena al contratista, en el mismo acto administrativo y si a ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la indemnización, así como la liquidación del contrato.
9.3. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS |
EI período de liquidación de los contratos es la etapa en la cual las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas, con el fin de que las partes se puedan declarar x xxx y salvo. No todos los contratos deben ser liquidados. Se liquidan aquellos cuya ejecución se prolonga en el tiempo e implican una verificación de los pagos y los saldos por pagar, o aquellos que por diferentes circunstancias lo requieran. La liquidación del contrato no libera al contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios suministrados. En consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio a la entidad, esta deberá adelantar las correspondientes acciones administrativas y/o judiciales previstas en la ley para cada caso. El supervisor o interventor, según sea el caso, deberá elaborar el proyecto de liquidación definitiva a la terminación del contrato dentro de los plazos establecidos para este efecto, de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones, teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 modificado por el artículo 217 del decreto 0019 de 2012, en concordancia con el artículo 11 de la ley 1150 de 2007. En todo caso, el supervisor o interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidación del mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo |
contractual. Es por esto que el supervisor o interventor es el funcionario que debe realizar toda la inspección y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deberá presentar informe final anexo al acta de liquidación, cuando se requiera, la que deberá contener: el objeto del contrato, el plazo de ejecución del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el día de aprobación de la garantía única, los datos de las adiciones, la información relacionada con las prórrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o bienes recibidos, entre otros.
De conformidad con lo dispuesto en el inciso último del artículo 217 del decreto 0019 de 2012 que modificó el artículo 60 de la ley 80 de 1993, la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
9.4. LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES |
Generalmente la liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo por las partes. EI término para liquidar un contrato es el fijado en el mismo. Si este término no se contempló, deberá hacerse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución del contrato, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. |
9.5. LIQUIDACIÓN UNILATERAL |
Si no es posible realizar la liquidación por mutuo acuerdo, la Contraloría General de Medellín puede liquidar el contrato en forma unilateral mediante acto administrativo motivado expedido dentro del término de dos (2) meses contados a partir del vencimiento del plazo para realizar la liquidación por mutuo acuerdo. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá efectuarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes, de mutuo acuerdo o unilateralmente sin perjuicio de lo previsto en el Artículo 141 de C.P.A.C.A. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes y las salvedades a la liquidación, donde en este último caso la liquidación solo procede en |
relación a los puntos en que se llegare a un acuerdo, para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 141 del C.P.A.C.A.
En esta etapa el supervisor y/o interventor del contrato deberá diligenciar el acta de liquidación de acuerdo con el formato diseñado para tal fin, en el cual deben registrarse como mínimo los siguientes datos, además de los establecidos en el formato F-GS-I-008 Versión 2:
ˉFecha y número de la orden o del contrato ˉObjeto
ˉIdentificación del contratista ˉLugar y fechas de ejecución. ˉDuración.
ˉFecha de inicio y de terminación ˉModificaciones o adiciones ˉNueva fecha de terminación ˉActa de entrega y/o recibo oficial ˉValor final del contrato ˉDocumentos para su liquidación. (Órdenes de pago y soportes de las mismas)
El supervisor y/o interventor del contrato, remitirá el proyecto de acta de liquidación para la revisión del Secretario General u ordenador del gasto con todos los soportes de ejecución previo visto bueno del profesional universitario (abogado), como son:
ˉCertificados de cumplimiento a satisfacción ˉInformes de ejecución ˉFacturas
ˉÓrdenes de pago y soportes.
Una vez el acta de liquidación haya sido firmada por el Secretario General u ordenador del gasto, el supervisor y/o Interventor del contrato citará al contratista para que la suscriba. De no ser posible suscribir el acta de liquidación de común acuerdo entre las partes, dentro del término estipulado para
ello, o en su defecto a más tardar antes del vencimiento de los dos meses siguientes a la finalización del plazo anterior, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica procederá a liquidar el contrato unilateralmente de conformidad con el inciso 2 del artículo 11 de la ley 1150 de 2007, elaborando resolución para firma del ordenador del gasto, la cual deberá notificarse al contratista de acuerdo con lo establecido en la ley.
10. OTROS ASPECTOS EN MATERIA CONTRACTUAL
10.1. MODIFICACION DE CONTRATOS |
Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan los aspectos contractuales inicialmente previstos y pactados entre las partes. En dichos casos, el supervisor deberá solicitar oportunamente la modificación del contrato para que se adicione o prorrogue su plazo o modificación, según el caso. |
10.2. SUSPENSIÓN DE LOS CONTRATOS |
Durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, debido a circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impiden en forma temporal su normal ejecución, en estos eventos las partes pueden, de mutuo acuerdo, pactar su suspensión. EI supervisor del contrato debe solicitar, por escrito y oportunamente al ordenador del gasto, la suspensión del contrato indicando el tiempo exacto durante el cual tendrá lugar. Al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de las garantías. |
10.3. CESIÓN DE LOS CONTRATOS |
Se presenta cuando el contrista o la entidad contratante transfieren a otra u otras personas, su posición contractual. La cesión requiere la previa aprobación del ordenador del gasto. |
10.4. TERMINACIÓN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES
Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado.
10.5. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL |
El incumplimiento por parte del contratista del objeto y obligaciones contractuales puede ser total o parcial. Es obligación del supervisor requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas e informar al ordenador del gasto cuando los requerimientos no hayan sido atendidos a satisfacción o en forma oportuna, con el fin de determinar la procedencia de la aplicación de sanciones, de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato. Xxxxxx: procede su imposición en los casos en que el contratista ejecute en forma tardía sus obligaciones o las incumpla parcialmente. La cuantificación de la multa se estipula en los contratos y podrá hacerse efectiva de los saldos debidos al contratista. Sin perjuicio de que la entidad pueda imponer y cobrar la cláusula penal pecuniaria, puede hacer efectivas las garantías y declarar la caducidad, según el caso. |
10.6. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA |
En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, este deberá pagar a la Contraloría General de Medellín, a titulo xx xxxx, la suma establecida en el contrato y su valor se imputara al pago de los perjuicios causados. |
10.7. CADUCIDAD |
La caducidad es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los actos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por motivado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre. |
La declaratoria de caducidad deberá proferirse mediante decisión motivada de la entidad contratante, haciendo efectivas la cláusula penal y las multas contractuales a que hubiere lugar. Dicha resolución presta mérito ejecutivo contra el contratista y las personas que hayan constituido las respectivas garantías y se hará efectiva por jurisdicción coactiva. En firme la providencia de caducidad se procederá a liquidar el contrato sin que haya lugar al pago de indemnización alguna a favor del contratista.
Los contratistas a quienes les sea declarada la caducidad quedarán inhabilitados para celebrar por sí, o por interpuesta persona, contratos con las entidades estatales en los términos que indica la ley.
10.8. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE LAS MULTAS SANCIONES Y DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO: |
para la imposición de multas, sanciones y declaratoria de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la Contraloría General de Medellín se observara el procedimiento previsto en la ley 1150 de 2007, articulo 17, en concordancia con el artículo 86 de la ley 1474 de 2011. El procedimiento será el establecido en el artículo 86 de la ley 1474 y será adelantado por la Oficina Asesora Jurídica, previa solicitud del supervisor o interventor del contrato. La Oficina Asesora Jurídica proyectará los diferentes actos administrativos para la firma del Secretario General u ordenador del gasto. |
10.9. DE LA INTERPRETACIÓN Y MODIFICACIÓN UNILATERAL DEL CONTRATO |
Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de algunas de sus estipulaciones que puedan conducir a parálisis o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado, de no lograrse acuerdo, la Contraloría General de Medellín, mediante acto administrativo debidamente motivado, interpretará las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia o la modificará mediante la supresión o adiciones de obras, trabajos, suministro o servicios. |
10.10. FORMA DEL CONTRATO |
En la Contraloría General de Medellín deberán suscribirse contratos con el cumplimiento de las formalidades legales. Se entiende por formalidad la estructuración de un documento contractual escrito completo y detallado, estableciendo elementos esenciales según su naturaleza y las cláusulas a que haya lugar, precedido de unos estudios previos y pliegos de condiciones en donde consten de manera clara los fines pretendidos con la contratación, consecuentes con el acuerdo de voluntades suscrito y los pormenores de la ejecución. Las formalidades son los requisitos esenciales que deben observarse en la celebración del contrato y pueden ser anteriores como el estudio y documentos previos, pliego de condiciones, concomitantes como la adjudicación o posteriores como la aprobación de garantías, en todo caso hace referencia a la formalización escrita del acuerdo de voluntades entre esta Entidad y el contratista conforme a lo señalado en este manual y en las normas que regulan el procedimiento para la contratación pública. |
10.11. PUBLICACIONES |
Las publicaciones que se deban realizar durante las etapas de las diversas modalidades de selección, en la página web de la contraloría o en el Portal Único de Contratación (SECOP), según sea el caso, serán realizadas por el Auxiliar Administrativo o el Auxiliar de Servicios Generales 2. |
VERSIÓN | FECHA | NATURALEZA DEL CAMBIO |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
Nombre: vsantamaria Cargo: Fecha: 20/Nov/2013 | Nombre: Xxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxx Cargo: Jefe Oficina Asesora Fecha: 22/May/2014 | Nombre: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx: Secretario General Fecha: 12/Abr/2014 |